bijlage
12 agendapunt
11
Vergadernotitie voor de Drechtraad van 18 juni 2008
datum
19 mei 2008 steller
J. van Dijk
Onderwerp
Rapportage besteding diverse kredieten Bijlagen
doorkiesnummer
078 6398513 e-mail
[email protected]
Rapportage besteding kredieten Gevraagde beslissing Kennisnemen van de rapportage over de besteding van de beschikbaar gestelde investeringskredieten Verdere procedure en communicatie Niet van toepassing Financiële consequenties Geen. Toelichting De rapportage geeft de stand van zaken weer van de besteding van de investeringskredieten die in 2007 door de Drechtraad beschikbaar zijn gesteld. Het betreft de financiële stand per 31 maart 2008. Geen van de kredieten is per die datum volledig afgerond. De rapportage leidt nu niet tot voorstellen voor bijstelling van de kredieten. De stand van zaken van de kredieten zal voortaan een regulier onderdeel van de marap worden. Voor zover nodig zullen daarbij bijstellingsvoorstellen worden gedaan.
Rapportage besteding kredieten Deze rapportage geeft de financiële stand per 31 maart 2008 weer. In 2007 zijn door de Drechtraad de volgende kredieten beschikbaar gesteld: Krediet 1 2 3 4 5 6
Huisvesting panden Hellingen en Noordendijk 248 Inrichting SCD-gebouwen Informatiseringsprojecten SCD (IP&A-plan deelprogramma IV) Regionaal Rekencentrum en ontsluiting Drechtnet (IP&A-plan deelprogramma I A) Meubilair SDD Leerplichtapplicatie BLVS
Drechtraad 2007 maart, juni
Bedrag (x € 1.000) 11.080
oktober oktober
4.000 2.500
december
6.240
december december
700 275
1. Panden Hellingen en Noordendijk 248 Bij het huisvestingsconcept is voor de volgende huisvesting gekozen: - Sociale dienst Hellingen - Ingenieursbureau Hellingen - Servicecentrum Noordendijk 248 - Belastingdienst gemeentehuis Sliedrecht - Onderzoekcentrum gemeentehuis Zwijndrecht Een deel van het Servicecentrum is ook in het pand aan de Hellingen gehuisvest. Panden Hellingen en Noordendijk 248 zijn eigendom van de gemeente Dordrecht. Mede in verband met de BTW-positie van de gemeente is er voor gekozen de verbouwing door GR Drechtsteden te laten financieren. Na de verbouwing worden de panden voor 15 jaar door de GRD van de gemeente Dordrecht gehuurd. De kapitaallasten van de verbouwing worden daarbij met huurprijs verrekend. De werkzaamheden aan de panden zijn in het 2e kwartaal van 2008 afgerond. De SDD gebruikt nu alle voor hen bedoelde delen van het pand Hellingen. Het IBD is op 11 april naar de 2e en 3e verdieping van het gebouw verhuisd. Daarnaast is een deel van de serviceeenheid Communicatie in de Hellingen gehuisvest. Noordendijk 248 is in de loop van april en mei geleidelijk in gebruik genomen door het SCD. Er is een enkel onderdeel nog niet in het gebouw getrokken: de service-eenheid Geo verhuist naar verwachting na de zomer. De service-eenheid Implementatie Verandertrajecten heeft in verband met het IP&A-plan veel tijdelijke medewerkers, die niet in Noordendijk 248 kunnen worden gehuisvest. Deze worden elders ondergebracht.
De stand van de investeringen is per 01-04-2008 als volgt: Bedrag x € 1.000
Krediet
Noordendijk 248 Hellingen Tijdelijke huisvesting Inrichting en project Programmamanagement Totaal
6.700 3.530 250 150 450 11.080
Uitgegeven of verplicht 6.821 3.286 150 100 368 10.725
Nog te besteden 162 147 15 0 31 355
Totaal 6.983 3.433 165 100 399 11.080
Ter toelichting De kolom Krediet: geeft de bedragen die door de Drechtraad met het investeringskrediet beschikbaar zijn gesteld. Uitgegeven of verplicht: dit zijn de door leveranciers gefactureerde bedragen en lopende verplichtingen/opdrachten die nog niet (geheel) zijn gefactureerd. Nog te besteden: bedragen waar nog opdrachten voor moeten worden gegeven Totaal: de som van Uitgegeven of verplicht en Nog te besteden. Er is binnen de onderdelen van het krediet een kleine budgetverschuiving De totale uitgaven bevinden zich binnen het beschikbare krediet. Mogelijk onstaat door nagekomen kosten bij de afwerking van de panden een kleine kredietoverschrijding. 2. Inrichting SCD-gebouwen Het krediet heeft betrekking op de inrichting van de panden waar het SCD, de GBD en het OCD worden gehuisvest, en de ICT-, en telefoon-voorzieningen voor met name Noordendijk 248. Ook de inrichting van de servicepleinen wordt via dit krediet bekostigd. Voor het SCD is nieuw meubilair aangeschaft. In de Hellingen wordt voor het IBD het bestaande, nog relatief nieuwe, meubilair gebruikt. Voor het meubilair van de SDD is een afzonderlijk krediet beschikbaar gesteld. Het OCD zal gebruik gaan maken van het nieuwe meubilair dat de gemeente Zwijndrecht aanschaft. Voor de GBD zal gedeeltelijk nieuw meubilair worden aangeschaft. De ICT- en telefoon-voorzieningen van de Noordendijk 248 zijn vanaf maart fasegewijze, per etage gerealiseerd. Bedrag x € 1.000 Inventaris en interieur ICT-voorzieningen Telefonie Programmamanagement en onvoorzien Totaal
Krediet 2.300 1.000 450 250 4.000
Uitgegeven of verplicht 2.010 1.003 202 160 3.375
Nog te besteden 390 0 145 90
Totaal 2.400 1.003 347 250
625
4.000
Er is binnen de onderdelen van het krediet een kleine budgetverschuiving. Tot nu toe blijven de kosten binnen het krediet, maar naar verwachting is er in totaal een beperkte overschrijding.
3. Informatiseringsprojecten SCD Het krediet heeft betrekking op het implementeren van de standaardapplicaties die SCD en GBD gaan gebruiken volgens de kernbeslissingen uit het Bestuursplan. Het betreft ondermeer het financiële pakket, salarispakket, applicaties voor facilitaire zaken, documentaire informatievoorziening, virtuele servicepleinen, en de standaardapplicaties voor belastingen. Een aantal werkzaamheden/applicaties zijn in april afgerond, zoals de virtuele servicepleinen, de inrichting van het salarispakket en een deel van de financiële administratie, invoering van IPS (gegevens van alle medewerkers via het intranet te raadplegen), en communicatie. In mei en verder worden de resterende applicatie in productie genomen. Bedrag x € 1.000 Totaal
Krediet 2.500
Uitgegeven of verplicht 2.000
Nog te besteden 500
Totaal 2.500
De uitgaven blijven binnen het beschikbare krediet. Naar verwachting is er in totaal een beperkte onderschrijding. 4. Regionaal rekencentrum en ontsluiting Drechtnet Voor het regionaal rekencentrum worden de kelderruimten van Noordendijk 248 voorzien van specifieke installatietechniek voor een grootschalig rekencentrum. Die installatietechniek bestaat uit (nood)stroomvoorzieningen, koelinstallaties, beveiligingsvoorzieningen, rekken voor computers. Oplevering van het regionaal rekencentrum staat gepland voor oktober 2008. Tot die tijd werkt het SCD als tijdelijke voorziening met het rekencentrum van de gemeente Dordrecht dat hiertoe wordt versterkt. Ontsluiting Drechtnet omvat het ontsluiten van het glasvezelnet voor alle, ruim 3300, werkplekken van de SCD-deelnemers. De eerste fase is afgerond, waarbij vanuit alle gemeentehuizen en andere werklocaties verbinding is met het SCD. De tweede fase wordt naar verwachting opgeleverd in november 2008, en betreft het volledig integreren van de netwerken binnen en tussen de panden waarbij er sprake is van één transparant en alle locaties, werkplekken, computers en randapparatuur omvattend geheel. Bedrag x € 1.000
Krediet
Uitgegeven of verplicht 2.750 1.193 857
Nog te besteden 400 0 0
Totaal 3.150 1.193 857
Rekencentrum - (Nood)stroomvoorziening - Koel- en overige voorzieningen - Installatiekosten - Tijdelijke functionaliteit - Projectleiding
3.150 1.200 900 600 300 150
519 0 181
0 300 100
519 300 281
Drechtnet - Netwerk back bone - Redundante aansluitingen - Update LAN, verbinden alle locaties - Migraties naar centraal niveau - Projectleiding
2.850 1.000 200 1.000
1.069 380 145 109
1.781 600 45 800
2.850 980 190 909
500
218
281
499
150
217
55
272
Programmamanagement (4% opslag)
240
240
-
240
6.240
4.059
2.181
6.240
Totaal
De kosten van projectleiding vallen hoger uit dan geraamd. Er is minder eigen personeel beschikbaar, waardoor extra externe inhuur noodzakelijk is. De meerkosten kunnen vooralsnog binnen het totaalkrediet worden opgevangen. Een deel van de benodigde hardware is via een lease-contract aangeschaft. Dit betekent dat een deel van het krediet kan worden verlaagd. Deze verlaging is nog niet in dit overzicht verwerkt. De lease-constructie leidt tot wat lagere jaarlijkse lasten. De verwachting is dat de totale uitgaven binnen het beschikbare krediet blijven. 5. Meubilair SDD Voor de aanschaf van het meubilair voor de Sociale Dienst is een krediet beschikbaar gesteld van € 700.000. Het meubilair is in april afgeleverd. De kosten vallen wat lager uit dan het beschikbare krediet. 6. Leerplichtapplicatie BLVS Voor een adequate uitvoering van de taken van Bureau Leerplicht en Voortijdig Schoolverlaten wordt de leerplichtapplicatie vervangen. Hiervoor is een krediet van € 275.000 beschikbaar gesteld. Een deel van de applicatie is inmiddels in gebruik genomen, volledige oplevering volgt nog. Tot nu toe is € 130.000 aan kosten gemaakt. Voor de realisatie van de leerplichtapplicatie worden bijdragen van derden ontvangen uit de middelen voor “aanval op de uitval”. De netto kapitaallasten zullen hierdoor lager uitvallen dan begroot.
