VOORSTEL DRECHTRAAD 11 juni 2013 Portefeuillehouder H.L.J. Mirck
Datum 29 mei 2013
Steller
E-mail
J.A.J. Hijzelendoorn
[email protected]
Telefoonnummer
Onderwerp
Aanvullende informatie Transitieplan I&A Drechtsteden en eerste kredietaanvraag Voorstel 1. Instemmen met het Transitieplan I&A Drechtsteden en de daarin gehanteerde uitgangspunten. 2. Instemmen met het krediet van € 14.800.000,3. Vrijgeven van een eerste tranche van dit krediet voor een bedrag van€ 4.356.000,=voor het kunnen uitvoeren van de noodzakelijke investeringen tot 1 oktober 2013. 4. Vrijgeven van het restant van het krediet ter uitvoering van het Transitieplan opschorten tot uiterlijk 1 oktober a.s. tot het onafhankelijk onderzoek / second opinion naar het Transitieplan I&A Drechtsteden gereed is en behandeld in de Drechtraad. Bevoegdheid Drechtraad, artikel 7 GrD Samenvatting Het Transitieplan I&A Drechtsteden bevat een integraal voorstel, inclusief kredietaanvraag,voor het structureel op orde houden van de I&A-dienstverlening binnen de Drechtsteden. Hiermee wordt geïnvesteerd in de huidige en toekomstige dienstverlening van de gemeenten aan hun inwoners en bedrijven. In de raadscarrousel van 14 mei is een motie aangenomen tot uitvoering van een onafhankelijk onderzoek/second opinion naar het Transitieplan I&A Drechtsteden. Daarbij heeft de portefeuillehouder toegezegd in beeld te brengen welke investeringen geen uitstel meer verdragen en na besluitvorming in de drechtraad in juni a.s. per direct zouden moeten worden doorgevoerd. Gezien de urgentie van de noodzakelijke investeringen is het van cruciaal belang dat het restant budget (het betreft immers ICT noodzakelijke projecten) zo snel mogelijk na de besluitvorming op 1 oktober a.s. ter beschikking wordt gesteld voor de verdere uitvoering van het Transitieplan I&A. Toelichting op het voorstel Kortheidshalve wordt verwezen naar de bijlagen Consequenties Financiële consequenties Project Project centrale omgeving Project Werkplek Virtualisatie Project Windows en Office Werkplek Totaal
Kapitaallasten
2013 n.v.t
2014 € 1.570.000,=
Omvang investering € 1.540.000,= € 2.500.000,= € 316.000,= € 4.356.000,= 2015 € 1.570.000,=
2016 € 1.570.000,=
2017 n.v.t
pagina 2
Personele en organisatorische consequenties Conform voorstel Drechtraad Transitieplan I&A d.d. 7 maart 2013, met dien verstande dat gestart wordt met een minimaal instroomschema. Juridische consequenties NVT Consequenties voor andere beleidsvelden en organisaties Conform voorstel Drechtraad Transitieplan I&A d.d. 7 maart 2013 Advies en draagvlak Conform voorstel Drechtraad Transitieplan I&A d.d. 7 maart 2013 Verdere procedure, communicatie en uitvoering Conform voorstel Drechtraad Transitieplan I&A d.d. 7 maart 2013 bijlage 6 Onderliggende stukken Concept raadsbesluit Overzicht en onderbouwing noodzakelijke investeringen
BESLUIT DRECHTRAADd.d. 11 juni 2013 Portefeuillehouder H.L.J. Mirck
Steller J.A.J. Hijzelendoorn
Onderwerp
Kredietaanvraag Transitieplan I&A Drechtsteden
DE DRECHTRAAD Gezien het voorstel van het Drechtstedenbestuur 6 maart 2013; Gelet op artikel 7 van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden; Gezien de Motie Onafhankelijk onderzoek Transitieplan I&A Drechtsteden van 14 mei 2013; Overwegende dat voor het bereiken van een stabiele situatie binnen de I&A-functie en een fundament te leggen voor toekomstbestendige dienstverlening noodzakelijk is een aantal ICT-projecten uit te voeren, zoals omschreven in het Transitieplan I&A Drechtsteden; Overwegende dat de Drechtraad in afwachting van de uitkomsten van het onafhankelijk onderzoek alleen krediet beschikbaar wil stellen voor noodzakelijke en onoverkomelijke investeringen in de periode tot 1 oktober 2013; BESLUIT: Een krediet beschikbaar te stellen van € 4.356.000, =voor het realiseren van investeringen binnen de ICT-functie tot 1 oktober 2013, zoals opgenomen in de bijlage ‘Een overzicht van zaken die geen uitstel meer kunnen verdragen’. Aldus besloten in de openbare vergadering van 11 juni 2013. de coördinerend griffier,
de voorzitter,
A. Overbeek
drs. A.A.M. Brok
1. De strategische I&A-visie; Richting bepalende ontwikkelingen We zitten midden in een informatierevolutie. De smartphone is een jaar of vijf op de markt en de tabletcomputer is pas sinds 2010 te koop. Toch vinden we het nu al de normaalste zaak van de wereld dat iedereen hier de hele dag mee rondloopt. De mogelijkheden van deze mobiele apparaten zijn dan ook enorm. Dit komt door de beschikbaarheid van heel veel apps en heel veel data. Hierdoor zijn het mobiele persoonlijke toolboxen die we overal mee naar toe nemen. Ook naar het werk. Dit heet ook wel Bring Your Own Device (BYOD). Traditioneel zorgde de werkgever voor de werkomgeving, stelde bedrijfsmiddelen beschikbaar en zorgde dat je er mee kon werken. Dit wordt vervangen door zelfredzame medewerker die ook deels zelf verantwoordelijk is voor de hulpmiddelen en daarvoor noodzakelijke kennis. Het Nieuwe Werken (HNW) is steeds meer regel dan uitzondering. Binnen de Drechtsteden wordt een deel van de uitgangspunten vrijwel overal al gepraktiseerd. In HNW is de medewerker mobiel geworden en organiseert afhankelijk van de aard van zijn werkzaamheden zijn eigen digitale toolbox. De opkomst van cloud computing maakt het toepassen van BYOD nog eenvoudiger. Gegevens en programma’s staan steeds vaker in de cloud, zijn apparaatonafhankelijk en via internet overal opvraagbaar. Social media, de ontwikkeling van apps en de beschikbaarheid van snel internet hebben de wijze waarop de nieuwe generatie communiceert, samenwerkt en handelt drastisch veranderd. Jongeren bellen nog nauwelijks, onderhouden hun relaties via social media en werken samen in opdrachten via bijvoorbeeld Facebook. Ze ontsluiten dit alles via zowel de smartphone als tablet, laptop of PC. De jongste generatie medewerkers organiseren zich rondom die inhoud dwars door organisatiestructuren heen en realiseren in cocreatie hun doelen. Nederland vergrijst. Dat blijft tenminste de komende 25 jaar ook zo. De gemiddelde leeftijd van een gemeenteambtenaar is inmiddels 46,3 jaar. De leeftijdsgrens voor pensionering gaat versneld naar 67 jaar. Tegelijkertijd blijkt dat de leeftijdsgroep tot 35 jaar sterk ondervertegenwoordigd is bij gemeenten. Lastig is dat juist dit de leeftijdsgroep is die midden in de informatierevolutie acteert. Hierdoor vindt die nauwelijks de weg bij de gemeentelijke overheid naar binnen. Daarmee ontstaat een kloof tussen de jongere en de oudere generatie. Deze kloof bestaat niet alleen binnen de organisatie, maar ook in de interactie met de omgeving. Hierdoor vergroot de afstand tussen overheid en maatschappij. Dat is lastig in een periode waarin drie grote decentralisaties op de gemeente afkomen. Tegelijkertijd verandert de rol van die overheid richting de maatschappij. De overheid zet in op het vergroten van de zelfredzaamheid van burgers (bijvoorbeeld Partner in Zelfstandigheid van de SDD). De overheid wil op veel dossiers niet alleen bepalen, maar de samenleving in staat stellen om te participeren in het bedenken van oplossingen voor maatschappelijke problemen. Daarvoor ontwikkelt de overheid zich steeds meer tot regisseur en vraagt maatschappelijke partners (burgers, bedrijven, instellingen) om in cocreatie aan nieuwe ontwikkelingen te werken. Dit wordt ook wel geduid als de terugtredende overheid. Tegelijkertijd wordt ze ook steeds vaker teruggedrongen. De samenleving organiseert zich rondom bepaalde thema’s en gaat het zelf regelen. Dat wordt vergemakkelijkt doordat steeds meer overheidsinformatie openbaar wordt. De informatie van de overheid heeft steeds meer waarde. In 2011 is de Digitale Agenda aan de tweede kamer aangeboden. Een belangrijke actielijn daarin is Open Data. Daarbij gaat het om overheidsinformatie en –data die op grond van de WOB openbaar is. Data is de economische grondstof voor veel bedrijven. Inmiddels wordt gesproken over Big Data, waarbij 90% van de data op de wereld de afgelopen 2 jaar is gecreëerd. De Wetenschappelijke Raad voor Regeringsbeleid (WRR) staat in het door haar in 2011 gepubliceerde rapport iOverheid ook stil bij de informatierevolutie. Informatie ontstaat uit verschillende, in het kader van de eOverheid ingevoerde, applicaties en digitaliseringslagen. Informatie die zich een weg baant binnen, tussen en over beleidsterreinen en de verschillende overheden heen, maar ook over de grenzen van publieke en private sector. Probleem is dat niemand zich eigenaar voelt van het geheel. Het resultaat is dat informatie vervuilt, onduidelijk is wie verantwoordelijk is voor informatiestromen en dat burgers, bedrijven en ook instanties binnen de overheid zelf, verst(r)ikt raken in de datakluwen. Het wordt door de grote hoeveelheid data ook steeds interessanter voor kwaadwillenden om in te breken in die digitale overheid. De incidenten rondom beveiliging van informatie zijn dan ook legio. Denk alleen maar aan de DigiNotar affaire. Informatiebeveiliging zit echter niet alleen in de systemen, maar ook in de mensen. We hebben er continu mee te maken. Op het werk, maar ook onderweg en thuis. We leven immers in een tijdperk waarin gegevens en informatie in grote hoeveelheden beschikbaar zijn. We kunnen gegevens kwijtraken door USB-sticks te vergeten of te verliezen, maar ook door gegevens die op onze tabletcomputer, laptop of smartphone aan misbruik bloot te stellen door bijvoorbeeld gebruik te maken van
1
onbeveiligde wifi-netwerken . Mensen zullen minder elektronische willen afhandelen als de overheid haar zaken niet op orde heeft.
Visie op het werken in de Drechtsteden 2018 De Drechtsteden hebben kans gezien de ambtelijke samenwerking in de Drechtsteden op een hoger niveau te krijgen. De organisaties zijn minder kwetsbaar geworden, het dreigende kennisverlies door pensionering is opgevangen en de Drechtsteden hebben een vooraanstaande positie op de krappe arbeidsmarkt weten te bemachtigen. Ook zijn de Drechtsteden er in geslaagd de bezuinigingsgolf in combinatie met de opgaven van de decentralisaties te absorberen. Door deze ontwikkeling worden de besturen maximaal geholpen om de potentiële kwaliteiten van de Drechtsteden te ontwikkelen en de ambities te realiseren. Via maatschappelijke interactie en cocreatie wordt alle energie gemobiliseerd om de aantrekkelijkheid van de Drechtsteden te vergroten. Daarbij is de inzet en eigen verantwoordelijkheid van burgers, instellingen en bedrijven het uitgangspunt. De Drechtsteden werken samen en partijen spreken elkaar hierop aan. Samenwerking is daarmee een vanzelfsprekendheid geworden, minder complex dan vroeger, meer daadkracht en nog meer flexibel. De lijnen binnen de Drechtsteden, qua sturing en verantwoording zijn helder. De Drechtsteden bejegenen de burgers in onze dienstverlening volwassen. Er wordt geleverd wat wordt gevraagd en gezocht naar de vraag achter de vraag. De mensen worden op de eigen verantwoordelijkheid aangesproken en ondersteund waar nodig. Er is sprake van externe oriëntatie en er wordt van buiten naar binnen gedacht. De huidige ambtenaar onderhoudt intensief contact met bestuurders, klanten, burgers en belanghebbenden en dit is de normaalste zaak van de wereld. Er wordt gewerkt vanuit professionele kennis en vanuit de opdracht. Iedere ambtenaar is inzetbaar in de gehele Drechtsteden. Bestuur en ambtelijke leiding beschrijven doelen en randvoorwaarden in de opdracht. Binnen die opdracht geldt het mandaat van de behandelaar (de opdrachtnemer) waarbij de inhoud centraal staat. De opdrachtnemer zoekt actief de input die nodig is, organiseert het proces en weegt af binnen de kaders van de opdracht. Er wordt door leidinggevenden niet voortdurend over de schouder meegekeken, maar achteraf verantwoording gevraagd. In dat proces put de behandelend ambtenaar uit de voorkennis die al in de Drechtsteden aanwezig is. En wat een behandelend ambtenaar zelf niet weet, gaat hij/ zij halen bij collega’s, bestuurders en betrokkenen gebruik makend van moderne middelen. Er is oog voor efficiëntie en effectiviteit en daardoor zijn lokale en professionele kennis op de juiste manier ontwikkeld, behouden en gecombineerd. In de Drechtsteden wordt altijd gezocht naar het optimum van lokale geworteldheid én professionele uitwisseling. De gemeenten blijven zelfstandige organisaties, maar de gemeenten organiseren bedrijfsvoering als ware het één organisatie. Hierdoor worden de voordelen die dit biedt in kwaliteit, effectiviteit en efficiency ook daadwerkelijk benut. De extra schakelmomenten die ontstonden door de toenemende uitwisseling zijn weggenomen en de backoffices zijn geconvergeerd. Uniformering van alle applicaties en processen is afgerond. Alle onnodige variatie in de backoffice is verdwenen zodat naadloos kan worden omgeschakeld, uitgewisseld en samengewerkt. Ook alle overbodige overhead binnen de Drechtsteden is verwijderd. Uitstekende medewerkers, met veel kwaliteit en ervaring, werken vanuit verschillende disciplines aan uiteenlopende taken: uitvoerend, dienstverlenend, beleidsmatig en beheersmatig. Medewerkers weten kansen om zich te ontwikkelen ook te verzilveren, door het contact met vakgenoten, door samenwerking aan bovenlokale/regionale klussen en door flexibele inzet in andere gemeenten. Landelijk zijn de Drechtsteden vooraanstaand in de flexibiliteit. Dankzij deze flexibiliteit lukt het om steeds de juiste kwaliteiten in te zetten. De flexibiliteit wordt mogelijk gemaakt door daarop toegesneden faciliteiten. Werkplekken, telecommunicatie en huisvesting zijn op elkaar afgestemd en het principe van ‘het nieuwe werken’ is netwerkbreed ondersteund en draagt bij aan een maximale duurzaamheid. De personeelsregelingen zijn geharmoniseerd, tezamen met de realisatie van één gezamenlijke interne arbeidsmarkt en gemeenschappelijke rechtspositie. Een groot deel van het werk wordt afgehandeld in projectmatige stijl: deskundige medewerkers werken samen in tijdelijke teamverbanden onder functionele en operationele leiding van een projectleider/opdrachtnemer. De onderliggende organisatie structuren zijn hierbij niet meer relevant. “De structuur volgt de inhoud” is vervangen door “De structuur volgt de inhoud niet meer...”. Binnen de Drechtsteden wordt gewerkt via ‘poolen’ (capaciteit uitwisselen en werk samen doen vanuit de lokale organisaties), ‘hosten’ (de medewerkers voor bepaalde taken bijeenbrengen binnen één van de lokale gemeentelijke organisaties) en ‘regionaal clusteren’ (de medewerkers voor bepaalde taken bijeenbrengen binnen de GrD-organisatie). Buiten de Drechtsteden is het ook mogelijk om bovenregionaal te clusteren of om taken uit te besteden aan marktpartijen. Ook is het nu mogelijk op grotere schaal diensten van goede
2
kwaliteit voor een redelijke prijs aan derden aan te bieden in de vorm van het sharing concept. Dit kunnen andere gemeenten zijn, maar ook ketenpartners zoals zorginstellingen.
De vitaliteit van I&A in de Drechtsteden 2018 Uitgangspunt voor I&A is dat technologie de innovaties mogelijk maakt en ondersteunt. De bestuurlijke en ambtelijke samenwerking die is gerealiseerd vraagt om flexibel en snel samenwerkingsverbanden over de organisatiegrenzen heen te kunnen vormen en faciliteren. Verschillen in facilitering van organisaties, processen en applicaties belemmerden deze samenwerking en deze zijn daarom ook weggenomen. I&A binnen de Drechtsteden heeft een transformatie ondergaan tot een moderne, geharmoniseerde en gestandaardiseerde organisatie die dienstverlening van hoog kwalitatief niveau verleent aan haar klanten. Alle medewerkers binnen de Drechtsteden hebben gelijke I&A ondersteuning. “HNW” wordt volledig ondersteund door de introductie van een diversiteit aan werkplekken op basis van de behoeften van medewerkers. Tijd en plaats onafhankelijk werken door een vergrote keuzevrijheid in instrumentarium, passend bij het werk en de persoon, is hiermee een realiteit. Op het vlak van delen van informatie hebben de Drechtsteden een grote stap gezet. Zaak- en procesgericht werken is volledig geïmplementeerd. De keten en het proces zijn bepalend en niet de organisatiestructuur. Informatie kan op basis van behoeften eenvoudig gedeeld worden en er kan flexibel in cocreatie gewerkt worden aan dossiers. Bij het delen van informatie zijn de grenzen van de eigen organisatie niet meer maatgevend. Alle data wordt gedeeld als open data aan de maatschappij, tenzij dit niet mag of kan. Intern wordt dezelfde regel gehanteerd. Een goede toepassing van informatietechnologie levert ook waarde op voor de maatschappelijke interactie. Niet alleen intern moeten samenwerkingsverbanden snel en flexibel georganiseerd worden, maar ook extern, met partners, burgers, bedrijven en instellingen. ‘Social media’ wordt ingezet en biedt steeds rijker wordende informatie om te volgen wat leeft in de maatschappij. Daarnaast wordt het ook ingezet als nieuw dienstverleningskanaal aan de burgers. Daarbij heeft digitale veiligheid een sterke ontwikkeling laten zien binnen Drechtsteden. Omdat de Drechtsteden de processen/ketens en onderliggende systemen goed op orde hebben, is het steeds beter mogelijk om te ‘rightsourcen’ en voor onderdelen in een regieorganisatie te veranderen.
Strategische I&A planning In cycli van twee jaar werken de Drechtsteden toe invulling van de visie zoals vastgelegd in “Werken in de Drechtsteden” van ONS-D van december 2012 en de daarop gebaseerde Informatievisie Drechtsteden 2018. Die perioden van 2 jaar helpen ons om stappen te zetten en vervolgens weer een heroriëntatie te doen. Het is belangrijk om te realiseren dat er geen einddoelen zijn beschreven, maar een ontwikkelperspectief met de kennis van nu en met grotere onzekerheid dan de na te streven doelen op kortere termijn. Na 2018 stopt het ook niet. Ons lonkend perspectief zal steeds verder opschuiven in de tijd. In de uitvoering van het ontwikkelprogramma speelt I&A een belangrijke rol. I&A is randvoorwaardelijk en maakt mogelijk en het ontwikkelprogramma vraagt ook een ontwikkeling van I&A. De uitdaging is een parallelle ontwikkeling te schetsen waarin beide aspecten (business en I&A) in balans blijven. Voorkomen moet worden dat de organisatie vraagt wat I&A (nog) niet kan leveren of dat wat I&A levert niet afgestemd is op de organisatiebehoeften. Vanuit de visie op het werken in de Drechtsteden wordt het mogelijk toe te werken naar een volgende cyclus. Hier is alles wat tot 2018 is bereikt duurzaam verankerd. Voordat de visie op het werken in de Drechtsteden bereikt kan worden zijn er nog twee cycli te benoemen De jaren 2013 en 2014 om het toekomstbestendig fundament te realiseren en de jaren 2015 en 2016 waarin de werking bewezen is en het absorptievermogen van de Drechtsteden op een niveau ligt dat nieuwe klanten toe kunnen treden. Het toekomstbestendig fundament (2013 – 2014) is het meest dichtbij en meest concreet. In deze periode zijn de voorwaarden geschapen om het ontwikkelprogramma succesvol af te kunnen ronden. Dit betekent dat de organisatie hiervoor ingericht is door verschillen tussen organisatiedelen (arbeidsvoorwaarden, overheadkosten) op te heffen, de sturing binnen het netwerk in te regelen en de uitvoeringsorganisatie vorm te geven. I&A heeft deze fase gerealiseerd door de infrastructuur te vernieuwen en de organisatie die nodig is voor een adequate ondersteuning van de business in te richten zoals beschreven in het Transitieplan Drechtsteden. In deze periode wordt er duidelijkheid gecreëerd over de beleidsdossiers doelarchitectuur, informatiebeveiliging en sourcing en dit beleid geeft richting aan het vervolg. Met de doelarchitectuur wordt richting gegeven aan de optimalisatie van de processen en de consolidatie van de systemen.
3
Ook de financiële structuur is beschreven en stelt klanten in staat meer te sturen in de kosten. In deze fase is vooral aandacht besteed aan de wettelijke verplichtingen en maatregelen die onvermijdelijk zijn, er is nog weinig ruimte voor ambitie. De projecten van de jaarschijven 2013 en 2014 worden uitgevoerd en GRID 2.0 wordt ingevoerd. Het toekomstbestendig fundament biedt de mogelijkheid een volgende stap te zetten in “Het Nieuwe Werken”. Nog niet 100 % van wat gewenst is, maar met gedoseerde functionaliteiten, in lijn met de organisatieontwikkeling waarin gewerkt wordt aan competenties, gedrag, cultuur en sturing. De voor I&A noodzakelijke projecten staan beschreven in het transitieplan. Het toekomstbestendig fundament heeft zijn werking bewezen (2015 – 2016) bewezen en het ontwikkelprogramma ligt op volle snelheid, mede mogelijk gemaakt door de I&A voorzieningen die in de vorige fase zijn bereikt. 50 % Van de processen is geoptimaliseerd en worden ondersteund door geconsolideerde systemen, zaakgericht werken en goede informatievoorziening. Op het gebied van dienstverlening aan burgers en bedrijven zijn belangrijke stappen gezet door de implementatie van de bouwstenen van het NUP die er mede voor zorgen dat het concept Antwoord© ingevoerd is en gegevensmanagement (stelsel van basisregistraties) zich ontwikkeld heeft tot een volwassen taakgebied. Ook de interne dienstverlening is op een hoger niveau gebracht en mede dankzij de schaalbare, flexibele infrastructuur en de in- en uittredingsregels zijn de eerste nieuwe klanten opgenomen in het netwerk. Deze fase biedt ook de mogelijkheid bij te sturen in de ontwikkeling. De maatschappelijke ontwikkelingen hebben ook niet stilgestaan, de vernieuwing van de infrastructuur moet voorbereid worden om in 2018 ingevoerd te zijn en ook de informatievisie moet bijgesteld worden. Business en I&A werken inmiddels zo nauw samen dat het mogelijk is een integraal plan (projectportfolio 2017 en 2018) voor de komende jaren te maken waarmee weer een volgend ontwikkelingscyclus bereikt wordt. De fundamentele basisprincipes van I&A in de Drechtsteden 1. 2. 3.
4.
5.
6. 7. 8.
9.
Uniformering, standaardisering, rationalisatie en flexibilisering wordt maximaal nagestreefd uit oogpunt van bedrijfscontinuïteit en efficiency. Alle niet wettelijke projecten worden pas uitgevoerd bij een positieve businesscase waarin alle kosten en opbrengsten inzichtelijk zijn gemaakt. De klantorganisatie conformeert zich aan Drechtstedenbreed ontwikkeld Informatiebeleid- en strategie én de werkwijzen, applicaties en structuren die nodig zijn om de in het Transitieplan geformuleerde opgave zo efficiënt en effectief mogelijk uit te kunnen voeren. De I&A-functie betreft het hele speelveld en zowel de klanten als GRD, CIO en SCD-ICT hebben hierin een gezamenlijke (investerings)verplichting hun deel van de I&A-functie professioneel in te richten. De regie en uitvoering van taken worden daar gelegd (klanten, intern GRD, SCD-ICT, dan wel extern: outsourcing) waar sprake is van toegevoegde waarde. Mogelijkheden tot (bij)sturing (flexibilisering), duur van de werkzaamheden, continuïteitsvraagstukken en benodigde inspanningen om kennis en kunde op peil te houden vormen daar de criteria voor. De klant is eigenaar, initiator, opdrachtgever en financieel drager van ambitieprogramma’s en projecten en innovaties. Binnen de I&A-functie wordt ruimte in tijd en geld gecreëerd om innovaties na te streven en te initiëren. Het SCD-ICT is geen softwarehuis, daarom wordt niet of nauwelijks zelf ontwikkeld. Eventueel noodzakelijk maatwerk wordt ingekocht en bestaand zelf ontwikkeld maatwerk moet worden heroverwogen (bijvoorbeeld Mid-Office). Bij eventuele uitbreiding van de klanten wordt het ‘sharing’ concept en niet het ‘hosting’ concept toegepast
4
2. De rapportageopzet t.b.v. sturing op uitvoering van het Transitieplan; Voortgangsrapportage Transitieplan I&A Drechtsteden
versie 4.0 28 mei 2013
Het transitieplan I&A vraagt naast een forse organisatorische inspanning ook om forse investeringen die de komende jaren zullen moeten worden gedaan. Dit vraagt om een nadrukkelijker vinger aan de pols en transparantie aangaande de voortgang. Daarnaast is het managen van de verwachtingen en sleutelpersonen en gremia en het bewaken van de samenhang der uit te voeren projecten cruciaal voor het welslagen van het geheel. Zoals toegezegd in de Raadscaroussel van 14 mei jl. en in zijn basis opgenomen in het voorliggende Transitieplan I&A (relevante passage zie bijlage 1 van dit memo), wordt in dit memo een voorstel gedaan voor de wijze waarop vanuit het Transitieproces I&A, de Drechtraad gedurende het proces zal worden geïnformeerd. Over de voortgang van het transitieplan I&A zal, zoals te doen gebruikelijk bij grote programma’s en projecten, worden gerapporteerd middels een voortgangsrapportage. Deze voortgangsrapportage zal opgenomen worden in de Buraps en de jaarrekening van de P&C-cyclus van de Drechtsteden. Ten aanzien van het Transitieplan I&A zal daarbij over de volgende onderwerpen worden gerapporteerd: •
•
•
•
•
De belangrijkste behaalde mijlpalen in de afgelopen periode; • We rapporteren hier in kwalitatieve termen wat de belangrijkste functionele en technische progressie is geweest; Waar we staan in de ontwikkeling van de realisatie van de doelstellingen in de ontwikkelingscyclus 2013-2014; • We rapporteren hier in kwalitatieve termen welke progressie we hier hebben gemaakt om zoals in het transitieplan genoemd ‘via niveau 1 naar 2’ te komen en lichten dit met voorbeelden toe; Naleving van de basisprincipes I&A; • Wetende dat de realisatie van deze basisprincipes (in het Transitieplan genoemd van het nieuwe normaal) tijd vergt, rapporteren we hier in kwalitatieve termen over de opgedane ervaringen over de afgelopen periode die succesvol maar ook als ontwikkelpunt moeten worden aangemerkt; Voortgang in de realisatie van de reductiedoelstellingen in termen van accounts, werkplekken en applicaties; • We rapporteren hier op het niveau van de individuele gemeente de mate waarin in termen van absolute cijfers de gestelde reductiedoelstellingen zijn gehaald. Voortgang realisatie projecten en besteding verkregen krediet(en). • Op hoofdlijnen rapporteren we de voortgang van de projecten en bestede kredieten. Daar waar afwijkingen zijn opgetreden dan wel worden verwacht wordt een nadere toelichting gegeven.
Afgesloten zal worden met een overzicht van conclusies en voorliggende vragen, keuzen en aanbevelingen voortkomend uit de voorgaande punten. In bijlage 2 is het format van de voorgestelde rapportage opgenomen.
Bijlage 1 (passage toezicht uit het Transitieplan I&A):
Toezicht Een goed toezicht op juiste uitvoering van het transitieplan en de correcte besteding van de daartoe ter beschikking te stellen middelen vinden wij van groot belang. De governance op het plan zal worden ingericht op een zelfde wijze als in het verleden is gebeurd bij het IP&A-programma. Het toezicht op het transitieplan wordt in lijn met de governance rond destijds het IPA programma opgezet en kent op hoofdlijnen de volgende elementen, te weten: •
•
•
• •
Transitieplan I&A als kapstok; bij de opzet en uitvoering van de totale transitie zal het onderhavige transitieplan I&A leidend zijn voor de koers, principes en inhoudelijke/financiële afwikkeling. Betrokkenheid verantwoordelijk portefeuillehouders; na vaststelling van het Transitieplan I&A Drechtsteden in de Drechtraad is er slechts één portefeuillehouder verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het plan, te weten de portefeuillehouder ICT. Deze kan worden ondersteund in de voorbereiding tot vaststelling door de portefeuillehouders Financiën en Organisatie. Escalatiepaden; in het traject zullen op bestuurlijk niveau een tweetal escalatiepaden voor handen zijn, te weten: • driehoek (ambtelijk opdrachtgever, bestuurlijk opdrachtgever en CIO/SCD-ICT); • lokale bestuurders bij vastlopen in de dagelijkse uitvoering; Programmatische uitvoering; Evaluaties op capacitaire inschattingen voor projecten danwel kwaliteit van uitvoering en in beheername
Programmatische uitvoering: Programmatische uitvoering; de uitvoering van het transitieplan I&A vindt plaats in de vorm van een programma met (deel)projecten; aangezien er allerlei afhankelijkheden zijn tussen de uit te voeren I&A projecten wordt het geheel in één programma uitgevoerd mede ter bewaking voortgang, samenhang, afhankelijkheden en financiën. Besturing programma: • •
•
• •
•
Voor de uitvoering van het programma is een programmamanager verantwoordelijk, deze stuurt de projectleiders van de projecten binnen het progamma aan. De programmamanager is tevens voorzitter van het programmaoverleg (overall besturing programma). Het programmaoverleg vergadert wekelijks gedurende het tijdsbestek van het programma. Het programmaoverleg bestaat uit minimaal, programmamanager (=de voorzitter), projectleiders binnen het programma, ICT-beleidsmedewerker (bewaking beleid en architectuur) (GRD-CIO), de solution architect (SCD-ICT), de programmasecretaris en een controller. Het programma richt een programmabureau op waarin ondersteunende taken worden georganiseerd (Financial control, project control, communicatie, secretariaat, enz.). Het programmaoverleg stelt de prioriteit aan de uit te voeren projecten en maakt keuzes bij prioriteringsvraagstukken die voortkomen uit de projecten maar ook uit (voor het programma) externe conflicten. Het programma kent één stuurgroep, waarin zijn vertegenwoordigd: een klantvertegenwoordiger (COB lid), opdrachtgever (directeur SCD), vertegenwoordiger supply organisatie (hoofd SCD-ICT) en de programmamanager. De projectborging van de stuurgroep
• • •
• • •
wordt o.a. ingevuld door de controller en een ICT- beleidsmedewerker van de GRD-CIO, daarmee zijn de disciplines P-F-C vertegenwoordigd. Het programma voert een verplichtingenadminstratie. Het programma kent een voortgangsrapportage cyclus (o.a. vast template, vaste periode van opleveren door projectleiders) die gekoppeld wordt aan de P&C cyclus. Het programma levert naast de geplande rapportages in het kader van de P&C cyclus, desgewenst (voortgangs)rapportages op aan de verantwoordelijk portefeuillehouder ICT ten behoeve van diverse bestuurlijke gremia; het programma stemt voor alle projecten af met het IPD. Het programma wordt uitgevoerd onder architectuur en gebruikt de geldende ICT beleidsregels, welke het inhoudelijke kader geven voor het programma. Afsluitend wordt een evaluatie/audit op het programma uitgevoerd. Het programma stelt een programmaprotocol op (dit document vormt de basis daarvoor) welk het kader voor de uitvoering van het programma vormt.
Uitvoering projecten: • • • •
• • •
Geen project start zonder de aanstelling van een projectleider voor het project. Geen project start zonder een goedgekeurd projectvoorstel (conform vastgestelde template) door programmaoverleg en de stuurgroep. Projecten pas starten na goedkeuring op beleid, architectuur, informatiebeveiliging, financiën, beheer; Buiten de standaardcomponenten (opgenomen in de template) van het projectvoorstel is er specifiek of extra aandacht voor: • Duidelijke scope bepaling (in-out scope) • Afhankelijkheden • Risico’s en maatregelen • Technische fasering (Opstellen Programma van eisen (PVE) en Projectstartarchitectuur (PSA), ontwerp, bouw, test, implementatie/uitrol, nazorg) met vaste op te leveren documentcomponenten. • Kosten/baten analyse • Quality Assurance Alle op te leveren documentproducten kennen minimale kwaliteitseisen en een (vastgelegd) reviewproces. Elk project levert maandelijks een voortgangsrapportage op conform template. Elk project levert aan het einde van het project een opleveringsdocument op conform template. Hierin wordt extra aandacht gegeven aan: • De tijdens het project ontdekte discussiepunten die later of in een ander project opgelost moeten worden
Evaluaties •
Voorstellen voor aanpassen van beleid, PSA, beheer die voortkomen uit de opgedane kennis tijdens de projectfase Evaluaties: Gezien de omvang en complexiteit van het transitieplan zullen periodiek (momenten nog nader te bepalen) evaluaties moeten worden uitgevoerd. Dit zal op een tweetal terreinen gebeuren, te weten: • Voor de categorie E en F projecten zal jaarlijks worden gekeken in hoeverre de ingeschatte benodigde capaciteit recht doet aan de werkelijkheid en of de structureel geachte omvang in stand moet worden gehouden. • De CIO kan op verzoek maar ook eigen initiatief audits op projecten (in uitvoering en/of beheer) in gang zetten.
Bijlage 2 (Format voorgestelde voortgangsrapportage):
Voortgangsrapportage Transitieplan I&A Versie x.xx Datum xx-xx-xx
Opstellers:
Inhoudsopgave:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Behaalde mijlpalen Realisatie doelstellingen in de ontwikkelingscyclus 2013-2014 Naleving van de basisprincipes I&A Realisatie van de reductiedoelstellingen Realisatie projecten en besteding verkregen krediet(en) Conclusies, voorliggende vragen, keuzen en aanbevelingen
1. Behaalde mijlpalen De belangrijkste behaalde mijlpalen in de afgelopen periode. Beschrijving in kwalitatieve termen wat de belangrijkste functionele en technische progressie is geweest . Dit zal worden vormgegeven in de vorm van een opsomming:
… …
Samenvattend zal dit worden weergegeven in de vorm van een kleurenrepresentatie of we op koers liggen en wat de verwachting zal zijn
2. Realisatie doelstellingen in de ontwikkelingscyclus 2013-2014 We beschrijven waar we staan in de ontwikkeling van de realisatie van de doelstellingen (in het transitieplan I&A genoemd ‘via niveau 1 naar 2’). Het wordt een beschrijving in kwalitatieve termen van de progressie die er is gemaakt en presentatie toelichtende voorbeelden. Tevens geven we een verwachting weer of dit naar de korte termijn toekomst zal verbeteren, neutraal zal blijven dan wel verslechteren.
3. Naleving van de basisprincipes I&A Wetende dat de realisatie van deze basisprincipes I&A (in het Transitieplan I&A genoemd de 9 basisprincipes van het nieuwe normaal) tijd vergt, beschrijven we hier in kwalitatieve termen over de opgedane ervaringen over de afgelopen periode die succesvol maar ook als ontwikkelpunt moeten worden aangemerkt en waarom dat zo is; Dit zal in de vorm van een tabel worden weergegeven waarin per principe eventuele bijzondere ervaringen worden opgetekend: Basisprincipe 1. Uniformering, standaardisering, rationalisatie en flexibilisering wordt maximaal nagestreefd uit oogpunt van bedrijfscontinuïteit en efficiency. 2. Alle niet wettelijke projecten worden pas uitgevoerd bij een positieve Business case waarin alle kosten en opbrengsten inzichtelijk zijn gemaakt. 3. De klantorganisatie conformeert zich aan Drechtsteden breed ontwikkeld Informatiebeleid- en strategie én de werkwijzen, applicaties en structuren die nodig zijn om de in het Transitieplan geformuleerde opgave zo efficiënt en effectief mogelijk uit te
Opgedane ervaring
kunnen voeren. 4. De I&A-functie betreft het hele speelveld en zowel de klanten als GRD, CIO en SCD-ICT hebben hierin een gezamenlijke (investerings)verplichting hun deel van de I&A-functie professioneel in te richten. 5. De regie en uitvoering van taken worden daar gelegd (klanten, intern GRD, SCD-ICT, dan wel extern: outsourcing) waar sprake is van toegevoegde waarde. Mogelijkheden tot (bij)sturing (flexibilisering), duur van de werkzaamheden, continuïteitsvraagstukken en benodigde inspanningen om kennis en kunde op peil te houden vormen daar de criteria voor. 6.De klant is eigenaar, initiator, opdrachtgever en financieel drager van ambitieprogramma’s en projecten en innovaties. 7.Binnen de I&A-functie wordt ruimte in tijd en geld gecreëerd om innovaties na te streven en te initiëren. 8.Het SCD-ICT is geen softwarehuis, daarom wordt niet of nauwelijks zelf ontwikkeld. Eventueel noodzakelijk maatwerk wordt ingekocht en bestaand zelf ontwikkeld maatwerk moet worden heroverwogen (bijvoorbeeld Mid-Office). 9.Bij eventuele uitbreiding van de klanten wordt het ‘sharing’ concept en niet het ‘hosting’ concept toegepast
4. Realisatie van de reductiedoelstellingen Hier presenteren we in absolute cijfers en in een grafiek, in welke mate het de deelnemer is gelukt om het aantal accounts, de hoeveelheid werkplekken en functionele punten in applicatie omvang te terug te dringen.
Ambitie Stoplichtenoverzicht
Transitie programma
aantallen (Ambitie)
Norm aantal = ambitie
maand april 2013
werkelijk aantal
afwijking
actuele status
Totaal Applicaties Accounts Werkplekken Alblasserdam Applicaties Accounts Werkplekken Dordrecht Applicaties Accounts Werkplekken Hendrik Ido Ambacht Applicaties Accounts Werkplekken Papendrecht Applicaties Accounts Werkplekken Sliedrecht Applicaties Accounts Werkplekken Zwijndrecht Applicaties Accounts Werkplekken GR Drechtsteden excl scd Applicaties Accounts Werkplekken DG&J /RAV Applicaties Accounts Werkplekken
5. Realisatie projecten en besteding verkregen krediet(en)
Op hoofdlijnen rapporteren we de voortgang van de projecten en bestede kredieten. Daar waar afwijkingen zijn opgetreden dan wel worden verwacht wordt een nadere toelichting gegeven. Financieel Stoplichtenoverzicht
Legenda
projectnaam
Transitie programma
maand april 2013
begroting conform strategisch programma plan eindbeeld is de verwachting bij afronding van het (deel)project restant budget (+ is over; - is tekort) plan is in projectvoorstel opgenomen einddatum actueel is de gesanctioneerde nieuwe opleverdatum F=functioneel F=functioneel T= tijdigheid T= tijdigheid G=Geld G=Geld
nr. 1 2 3 4
project Vervanging serveromgeving PJ13-002 Aanbesteding Server hardware PJ13-011 Windows 2008 migratie PJ13-010 Server consolidatie PJ12-002 OTAP
Totaal
begroting 2013 werkelijk € € € €
11.500 391.000 391.000 188.600
€
982.100
€
2013 prognose
- €
2014
- €
eindbeeld
restant
verplichting
€ € € €
-
€ € € €
11.500 € 391.000 € 391.000 € 188.600 €
50.000 150.000 -
- €
-
€
982.100
€
200.000
einddatum plan actueel 01-05-08 01-04-08 01-04-08 01-09-08
21-07-08 21-07-08 01-04-08 15-07-09
actuele status F T G
F
eindbeeld T G
Baten
6. Conclusies, voorliggende vragen, keuzen en aanbevelingen Afgesloten zal worden met een overzicht van conclusies en voorliggende vragen, keuzen en suggesties voortkomend uit de voorgaande punten.
3. Een overzicht van zaken die geen uitstel meer kunnen verdragen. Versie 4.0 29 mei 2013 In de Drechtraadcarrousel van 14 mei jl. heb ik in het kader van de behandeling van het Transitieplan I&A Drechtsteden toegezegd een overzicht aan te leveren van zaken die geen uitstel meer kunnen verdragen, dan wel zaken die later zouden kunnen worden uitgevoerd. Om invulling te geven aan deze toezegging heb ik de volgende uitgangspunten gedefinieerd ten aanzien van de investeringen:
Het onafhankelijke onderzoek wordt op zo’n termijn afgerond dat definitieve besluitvorming op het Transitieplan I&A uiterlijk in uw vergadering van 1 oktober a.s plaatsvindt; Uitstel van de investeringen tot 1 oktober a.s. brengt de bedrijfscontinuïteit van primaire processen van de Drechtsteden in gevaar; Uitstel van de investering tot 1 oktober leidt tot juridische aansprakelijkheid in verband met onrechtmatig gebruik; Naar aanleiding van het onderzoek en daaruit volgende eventuele aanpassingen op de kredietaanvraag van het Transitieplan I&A, wordt het resterende aangevraagde krediet uiterlijk vrijgegeven op 1 oktober 2013; De in het Transitieplan I&A beschreven governance is van toepassing.
Het vervolgbesluit op 1 oktober a.s. zal naar de huidige verwachtingen wederom een urgent karakter hebben. In bijlage 1 treft u de kredieten aan en de tijdelijke materiele exploitatiekosten, inclusief toelichting die na toepassing van de uitgangspunten moeten worden vrijgegeven in uw vergadering van 11 juni . Het gaat om een totale omvang van € 4.356.000,- voor de investeringen en € 25.000,- per maand exploitatiekosten voor de duur van 6 maanden. Naast de investeringen is ook gekeken naar een minimaal instroomschema voor personeel tot 1 oktober. Hiervoor worden tijdelijke dienstverbanden aangegaan van 1 jaar. Het instroomschema leidt tot een uitbreiding in structurele zin van personele kosten, te weten bij:
BDR-CIO van € 20.000,- per maand; SCD-ICT van € 29.000,- per maand;
Tenslotte vind ik het goed om te melden dat vanuit reguliere vervanging op dit moment wordt onderhandeld met Microsoft over de urgente vervanging van de licenties als gevolg van het verlopen van het contract. Deze onderhandelingen zijn vorig jaar gestart, omdat na een onderzoek van Microsoft begin 2012 bleek dat we onrechtmatig gebruik maakten van licenties. Microsoft heeft meerdere keren de deadline voor het ondertekenen van het contract naar achteren willen schuiven, maar dreigt inmiddels met juridische stappen. Verder uitstel achten we met name in het licht van de juridische rechtmatigheid daarom niet verantwoord. Hiervoor hoeft geen krediet te worden aangevraagd, maar afhankelijk van het onderhandelingsresultaat zal dit leiden tot en maandelijkse stijging van de exploitatielasten van maximaal €100.000,-
29 mei 2013 v4.0
Bijlage 1 Noodzakelijk materiële kredieten tot 1 oktober 2013
1. Project Centrale omgeving Applicatie distributie In dit project worden tot 1 oktober alleen de voorwaardelijke en onvermijdelijke acties opgepakt om de projecten ‘Windows en Office Werkplek’ en ‘Werkplek Virtualisatie’ te kunnen starten. Totale krediet
€ 100.000
Vervanging storage Met de maandelijkse groei van 1,5 TB aan storage is binnen 5-6 maanden het absolute maximum bereikt. Extra storage kan niet meer dynamisch worden toegevoegd. Hierdoor hebben storage onderdelen al het maximum bereikt. Het productie gereedmaken van de nieuwe storageomgeving (incl. backup omgeving) duurt 6 maanden, uitstel is derhalve niet verantwoord. Als gevolg van dit project ontstaat een tijdelijke (tot einde project in 2014) stijging in de exploitatie door dubbele (oude en nieuwe omgeving tegelijkertijd) onderhoudskosten van € 25.000,- per maand Totale krediet Tijdelijke ophoging exploitatie
€ 1.200.000 € 25.000 per maand
Oracle update 11g De huidige Oracle versie wordt per oktober 2013 niet meer ondersteund. Veel applicaties maken gebruik van Oracle, hier vereist de leverancier minimaal Oracle 11g. Het project moet gecontinueerd worden om de planning van oktober te kunnen realiseren. Totale krediet
€ 240.000
2. Project werkplek Virtualisatie (Vervanging Citrix) De huidige Citrix omgeving heeft zijn maximale capaciteit bereikt. De software dateert uit 2006 en wordt nu al niet meer ondersteund. De onderliggende hardware kan niet langer voldoen aan de continue stroom van applicatie updates (nieuwe generatie software) en geeft in toenemende mate problemen met de performance. Hier worden de gebruikers dagelijks mee geconfronteerd. Het vervangen van de huidige Citrix omgeving is randvoorwaardelijk om te kunnen starten met de migratie van de applicaties en kent een doorlooptijd van 4 maanden. Totale krediet
€ 2.500.000
3. Project Windows en Office Werkplek Windows XP is in 2001 geïntroduceerd en is inmiddels ruim 12 jaar oud. Het komt nu al regelmatig voor dat nieuwe applicaties en hardware niet meer werken met Windows XP. Microsoft stopt de ondersteuning op 8 april 2014. Voor deze tijd moeten alle applicaties zijn overgezet naar minimaal Windows 7. Verder uitstel houdt in dat we 8 april 2014 niet meer halen. Langer wachten betekent dat de support stopt voor alle applicaties (Bijvoorbeeld Key2Finance, GBA, BAG, GEO, GWS, Beaufort maar ook Mail). Het migreren van applicaties betreft een arbeidsintensief traject van vele maanden. Nu geen actie nemen betekent dat vanaf Q1 en Q2 2014 problemen niet langer worden opgelost door leveranciers. Totale krediet
€ 316.000 1
