Vergadernotitie voor de Drechtraad op 18 juni 2008

Bijlage 6 Agendapunt 7

Vergadernotitie voor de Drechtraad op 18 juni 2008

datum 16 mei 2008 steller B.J.P. Kokx, procesregisseur doorkiesnummer

Onderwerp

Strategisch plan Informatisering, Processen & Automatisering Drechtsteden 2007 – 2010, deelprogramma 1B in het bijzonder

e-mail

[email protected]

Bijlage - Strategisch IP&A plan d.d. 26 maart 2008 Gevraagde beslissing 1. Instemmen met het in uitvoering nemen van deelprogramma IB uit het Strategisch IP&A-plan 2007 – 2010 2. In dat kader een krediet beschikbaar te stellen van € 5,9 miljoen voor de investeringen in 2008, alsmede een krediet beschikbaar te stellen van € 2,6 miljoen voor het voldoen van de vergoedingen aan gemeenten en regio ZHZ voor de in eigendom aan de GR over te dragen ICTactiva. 3. Te besluiten dat de bijdragen van de aan het SCD deelnemende organisaties in de jaarlijkse lasten van investering en exploitatie van deelprogramma 1B worden gebaseerd op het aantal in gebruik zijnde werkplekken. 4. Te besluiten dat het SCD met ingang van 1 januari 2008 het werkplek tarief van € 1.904, (prijspeil 2008) aan de deelnemende organisaties in rekening brengt. 5. Kennisnemen van het Strategisch Plan IP&A Communicatie Dit onderwerp wordt toegelicht tijdens de raadsinformatieavond op 2 juni jl. Toelichting en financiële consequenties In juni 2007 is - in opdracht van de Netwerkdirectie Drechtsteden en met instemming van het Portefeuillehouderoverleg Middelen- het programmamanagement Informatievoorziening, Processen en Automatisering Drechtsteden (IP&A Drechtsteden) ingesteld. Dit programma is enerzijds een vervolg op het project Drechtsteden Digitaal, anderzijds kon het beschouwd worden als de voorloper van het Servicecentrum Drechtsteden, omdat in het programma projecten zijn opgenomen die het SCD nodig heeft om de diensten te kunnen verlenen. Op verschillende momenten heeft u kennis gemaakt met delen van dit programma. Recent is het integrale plan voor de komende jaren rond gekomen. We noemen dat het Strategisch IP&A-plan 2007 – 2010 Drechtsteden; dit plan is bijgevoegd. In dit plan worden de relevante ontwikkelingen op het terrein van de e-Overheid beschreven als opmaat en perspectief voor het Informatiseringsen Automatiseringsbeleid van de Drechtsteden. En in dit plan is een groot aantal projecten opgenomen die de komende jaren binnen de Drechtsteden uitgevoerd zullen worden. Deels gebeurt

pagina 2, agendapunt

dit op lokaal niveau ten behoeve van de eigen gemeentelijke organisatie, deels op regionaal niveau gezamenlijk ten behoeve van eigen gemeentelijke organisaties en deels op regionaal niveau voor de regionale organisaties. Uit deze opsomming valt af te leiden dat de verantwoordelijkheid voor het initiëren en het financieren en realiseren van de onderscheidene projecten verschillend ligt en niet zonder meer op één moment afgeprocedeerd kan worden. Uit oogpunt van beheersing en het managen van de beschikbare middelen (geld en menskracht en tijd) en het besturen en managen van de samenhang tussen de projecten is er niettemin voor gekozen alle projecten in één samenhangend Strategisch Plan onder te brengen en de uitvoering in één programma te bundelen. Het Strategisch Plan is daarmee het richtinggevende document voor alle bestuurlijke en uitvoeringstechnische aspecten. De verschillende verantwoordelijkheden worden uiteraard gerespecteerd en dat is er ook de reden van dat zowel de Gemeenteraden als de Drechtraad de afgelopen periode voorstellen voorgelegd hebben gekregen en in sommige gemeenten nog krijgen, die betrekking hebben op een bepaald onderdeel van het integrale programma. Anders gezegd; er is niet één orgaan bevoegd om alle noodzakelijke besluiten te nemen. Zowel de Gemeenteraden als de Drechtraad zijn bevoegd, afhankelijk van het project dat het betreft, een besluit te nemen en soms behoeft een project zowel een besluit van de Gemeenteraden als van uw raad. Zo wordt de finale besluitvorming over het Strategisch Plan de facto in meerdere deelbesluiten vervat. Hierna zullen we aangeven wat de actuele stand van zaken op dit punt is. Met het in deze vergadernotitie opgenomen voorstel over deelprogramma 1B maken we de besluitvorming over de verschillende inhoudelijke onderdelen van het integrale Strategisch Plan in de vorm van de beschreven projecten en de financiering ervan overigens compleet. Wat dan rest is een beslissing over de programmastructuur en organisatie, inclusief de contramal1. Besluitvorming hierover op bestuurlijk niveau wordt de komende maanden separaat voorbereid. IP&A-programma op hoofdlijnen De kern van het Strategisch IP&A-plan 2007 – 2010 wordt gevormd door vier deelprogramma’s met projecten. Dat zijn de volgende: • De projecten uit deelprogramma 1 hebben ten doel een integrale en gestandaardiseerde regionale infrastructuur te implementeren, die geldt als randvoorwaarde om te kunnen functioneren als netwerkorganisatie, om gegevens uit te kunnen wisselen tussen regionale en lokale organisaties, om het SCD te laten draaien èn om ambities op het terrein van Edienstverlening niet alleen inhoudelijk maar ook technisch te kunnen realiseren. Dit programma bestaat uit tweede onderdelen. Onderdeel IA heeft betrekking op het ontsluiten van het Drechtnet en het realiseren van regionaal rekencentrum. Uw raad heeft op 12 december 2007 de inhoudelijke plannen geaccordeerd en het voor realisatie benodigde krediet gevoteerd. Dit betrof een bedrag van € 6.240.000, = met een daaruit voortvloeiende jaarlast van € 930.000, =. Deze jaarlast wordt conform uw besluit volledig ten laste van de SCD-begroting gebracht door aanwending van de daarin opgenomen post van € 1 mln. initiële investeringslasten. Op deel IB, waarbij het nu voorliggende voorstel specifiek handelt, komen we hierna uitgebreider terug. z

1

De projecten uit deelprogramma 2 zijn gericht op realisatie van de inhoudelijke ambities op het terrein van de informatiseringsarchitectuur en de E-dienstverlening aan burgers, instellingen en bedrijven. De projecten hebben deels een verplicht karakter en deel een facultatief karakter. Met een verplicht karakter wordt bedoeld dat de uitvoering van het betreffende project noodzakelijk is om de beoogde voordelen van de samenwerking op het terrein van dit deelprogramma te kunnen realiseren. Facultatieve projecten zijn wettelijke projecten. Facultatief wil zeggen dat de deelnemer voor de keuze staat om de betreffende projecten zelfstandig of in regionale samenwerking te doen. Immers door de landelijk programma’s en de wetgeving moeten gemeenten deze projecten ter hand nemen. Voor een deel lopen deze projecten al vanuit het project Drechtsteden Digitaal en is de financiering ervoor al geregeld in Zie het hoofdstuk 9 van het Strategisch Plan.

2


de vorm van de bijdrage van € 3, = per inwoner. Voor een deel is aanvullende financiering nodig, geraamd op € 3,50 per inwoner. De verantwoordelijkheid voor de financiering van deze projecten ligt bij de gemeenten. In februari jl. is vanuit het IP&A-programma een model voorstel bij de gemeenten aangereikt dat gebruikt kan worden als basis voor een raadsvoorstel. Ons is bekend dat de besluitvorming over dit deelprogramma inmiddels in de gemeenten loopt. • De projecten uit deelprogramma 3 betreft lokale projecten van uiteenlopende aard. Dit cluster wordt volledigheidshalve hier vermeld, maar is en blijft - behoudens regionale coördinatie op doublures, capaciteitsvraag en cumulatie van wijzigingen - een aangelegenheid van de betreffende organisaties, zowel inhoudelijk als qua financiering en uitvoering. • De projecten uit deelprogramma 4 zijn gericht op het kunnen functioneren als SCD met gebruikmaking van uniforme, gestandaardiseerde systemen en applicaties voor alle deelnemers. Het gaat hier in belangrijke mate om de effectuering van de kernbeslissingen die opgenomen zijn in het Bestuursplan SCD van december 2006. De uitvoering van deze projecten is in volle gang. De financiering is 3 oktober 2007 geregeld in de Drechtraad en de kapitaallasten zijn opgenomen in de SCD-begroting 2008, die vastgesteld is in de Drechtraad van 12 december 2007. Bij de stukken voor uw vergadering van 18 juni treft u overigens een brief met een verantwoording van de aanwendingen tot nu toe van de verschillende hiervoor genoemde kredieten en de kredieten, die verstrekt zijn voor realisatie van de huisvesting van het SCD, de GBD en het OCD.

Deelprogramma IB nader toegelicht Het onderhavige voorstel richt zich op de inhoud en financiering van deelprogramma 1B, reden om dit nader toe te lichten en te onderbouwen. Deelprogramma 1B betreft de vernieuwing van de regionale infrastructuur gericht op (a) de integratie van 8 infrastructuren, (b) een verbetering van de kwaliteit en (c) een verlaging van de beheersinspanning i.v.m. de geplande afname van de personeelsomvang (target SCD). Hiervoor wordt de gehele infrastructuur in een periode van ca. 3 jaren vervangen door een nieuwe geïntegreerde en ondeelbare infrastructuur. De nieuwe infrastructuur die tot stand komt als de aangedragen projecten worden uitgevoerd, is qua opzet ondeelbaar en apparatuur is nog maar beperkt locaal of aan een regionale organisatie(-onderdeel) toewijsbaar en moet voldoen aan strikte centrale specificaties. Daarmee ligt het voor de hand om in het verlengde van de verantwoordelijkheid voor het beheer, ook het eigenaarschap van deze nieuwe infrastructuur en apparatuur bij het Servicecentrum te leggen. Een belangrijk voordeel van deze aanpak is, dat beheer en eigendom in één hand komen, waarbij aanzienlijke kostenbesparingen te realiseren zijn, zowel in de aanschaf als in het beheer. Binnen dit deelprogramma 1B worden de volgende projecten gerealiseerd: project uitwijkvoorziening (nog PM), project (ontwerp en bouw) Kantoorautomatisering, Project uitrol kantoorautomatisering per klant, Basisvoorzieningen telefonie, uitrol telefonie per werkplek en enkele overige projecten, zoals werken op afstand, service bus koppelingen, technisch beleidsplan en instrumentering I&A. We lichten deze kort toe. Project uitwijkvoorziening Dit project is nog niet uitgewerkt, maar er is wel een PM-post opgenomen om in 2009 een uitwijkvoorziening te realiseren. De NDD+ heeft in verband met prioriteitstelling ingestemd met uitstel van dit project tot 2008 (vooronderzoek) resp. realisatie in 2009. Het programma zal in 2008 een voorstel indienen. Hoewel onderzoek moet plaatsvinden, wordt in ieder geval overwogen of dit kan in één van de bestaande rekencentra van de deelnemende gemeenten. Project (ontwerp en bouw) Kantoorautomatisering

3


Dit project heeft tot doel de gehele nieuwe GRID-architectuur· te ontwerpen, selecteren en initieel te bouwen. Er vindt binnen dit project een eerste totale installatie plaats op basis waarvan alle aanloopissues uitgetest kunnen worden en een stabiel platform beschikbaar kan worden gesteld alvorens uitrol plaatsvindt (initiële installatie). Project uitrol per klant Doel van dit project is het daadwerkelijk migreren van klanten van de oude naar de nieuwe situatie in tranches van ca. 100-150 werkplekken. Activiteiten zijn het overhalen en inregelen van de applicaties; het ontsluiten van die applicaties in de nieuwe infrastructuur, het overzetten van bedrijfs- en gebruikers data, het plaatsen van nieuwe en weghalen en afvoeren van oude werkplekken. Gedurende de uitrol wordt de initiële installatie opgeschaald, wat mogelijk is omdat de nieuwe infrastructuur zeer flexibel schaalbaar is. Daarom valt binnen de scope de verwerving van nieuwe hardware, van nieuwe software licenties incl. Citrix etc., het verwerven van servercapaciteit en randapparatuur. Dit is omgerekend in een gemiddelde investering per werkplek. Basisvoorzieningen telefonie Binnen dit project valt de ontwikkeling, selectie en initiële bouw van het telefonie concept (kernbeslissing). Voorts valt eronder de verwerving van de benodigde AVAYA basiscentrale, het inrichten van het technisch beheer en het inrichten van het functioneel beheer. Belangrijk element is het inregelen van de content in de vorm van nummerplannen etc. Uitrol per werkplek Doel van dit project is het daadwerkelijk migreren van klanten van de oude naar de nieuwe situatie. Hieronder valt ook het migreren van smartphone/PDA indien en voor zover dit, door het lijnmanagement is geautoriseerd. In de opstelling zijn onder exploitatie tevens de gebruikstikken begrepen. Het aantal laptops, smartphones en PDA’s is gelimiteerd: bovenmatige afname zal door het betreffende lijnmanagement additioneel moeten worden bekostigd. Kredietbehoefte en jaarlast voor deelprogramma 1B In onderstaand overzicht zijn de benodigde investeringen voor de diverse projecten uit deelprogramma 1B opgenomen. Het in totaliteit benodigde krediet is bepaald op € 15,9 miljoen. Op grond van de spelregels van de GR Drechtsteden vloeit hier een jaarlast uit voort van € 6.341.000, -. Deze jaarlast ligt ca € 0,6 miljoen onder de huidige jaarlast van de acht organisaties2 volgens de begrotingen 2008 en leidt tot een gemiddeld tarief van € 1.904, - voor de som van kapitaallast en exploitatielasten per werkplek per jaar. De reden om deze jaarlast in een tarief per werkplek in plaats van in een bedrag per formatieplaats uit te drukken is, dat hiervan een sterkere prikkel uitgaat naar de deelnemers om bij te dragen aan volumebeheersing en er een betere aansluiting is met de daadwerkelijk in gebruik zijnde werkplekken terwijl het systeem eenvoudig uitvoerbaar blijft. Het SCD draagt binnen de vastgestelde kosten van dienstverlening overigens haar eigen toegerekende aandeel in het gebruik van de infrastructuur i.c. ca. 1/7e deel.

2

Gedoeld wordt hier op de GR Drechtsteden zelf, de 6 gemeenten en de regio Zuid-Holland Zuid.

4


Deelprogramma I-B GRID GR ICT-infrastructuur Drechtsteden investering afschrijving kapitaallasten

post Telefonie * Basis (vast) * Uitrol (variabel) * Gebruik Data * LAN (lease) * Uniforme werkplek * Basisbouw (vast) * Uitrol en vervanging apparatuu * werkpleklicenties * Technisch beleidsplan * Instrumentering I&A Telling aantal werkplekken gemiddeld te verwachten werkplektarief

exploitatie

€ €

390.000 854.000

10 € 5 €

51.000 197.000

€ € €

€

-

0 €

-

€

€ € € € € €

624.000 10.005.000 2.457.000 936.000 588.000 15.854.000

81.000 2.301.000 902.000 216.000 136.000 3.884.000

€ € € € € €

10 5 3 5 5

€ € € € € €

18.000 167.000 771.000

totale jaarlasten

€ € € € 838.000 € € 30.000 € 603.000 € - € - € 30.000 € 2.457.000 € € €

69.000 364.000 771.000 838.000 111.000 2.904.000 902.000 216.000 166.000 6.341.000 3.330 1.904

De uitrol van de projecten kent een tijdshorizon van 3 jaar. Dat leidt ertoe dat het krediet in jaartranches kan worden opgenomen. Dat ziet er als volgt uit. INVESTERING IN JAARTRANCHES kredietaanvragen Jaartranche 2008 Jaartranche 2009 Jaartranche 2010 Totaal

bedrag € 5,9 miljoen € 5,0 miljoen € 5,0 miljoen € 15,9 miljoen

Overdracht van activa als belangrijke randvoorwaarde Omdat er gedurende de planperiode een gefaseerde overgang van oude naar nieuwe infrastructuur plaatsvindt en het beheerpersoneel al over is naar het SCD, leidt overdracht van de verantwoordelijkheid en eigendom naar het SCD tot een duidelijkere verantwoordelijkheidsstelling en eenvoudiger beheer. Daarom vindt overdracht van de (economische) eigendom van de huidige infrastructuur, voor zover die in de nieuwe situatie ook bruikbaar is, plaats aan formeel de GR Drechtsteden, materieel het SCD. De overdracht zorgt voor een directe gelijkschakeling in kosten tussen deelnemers en er is geen sprake van concurrentie tussen oude en nieuwe situaties. Het voorstel is 1 januari 2008 als datum van overdracht te hanteren en de overdracht te laten plaats vinden tegen vergoeding van de boekwaarde per ultimo 2007. Die vergoeding wordt bepaald op basis van de spelregels die de deelnemers met elkaar vastgelegd hebben in het kader van de besluitvorming over de SCD-begroting 2008. Conform voorschriften van de GR Drechtsteden zal geen hogere boekwaarde worden vergoed dan opgenomen in de begroting van de deelnemer. Investeringen die door gemeenten noodzakelijkerwijs nog worden gedaan tussen 1 januari 2008 en de datum van besluitvorming in de Drechtraad over dit voorstel, vallen eveneens onder deze afspraak, indien en voor zover deze ICT-voorzieningen ook na overgang naar het SCD technisch en functioneel nog goed bruikbaar zijn en ook overigens passen binnen de afgesproken spelregels. Het verstrekken van een vergoeding is een afwijking van het Bestuursplan SCD, waarin is bepaald dat geen boekwaarden worden overgenomen en eventuele vervroegde afschrijvingen ten laste van de deelnemer blijven. De rechtvaardiging hiervoor is dat deze afspraak was gericht op de middelen die de SCD zelf gebruikt en niet op de lokaal gebruikte middelen. Ten tijde van het maken van

5


deze afspraak was niet aan de orde dat ook deze middelen aan het SCD zouden worden overgedragen. De overnamewaarde loopt mee in dit voorstel; ook hiervoor wordt een krediet gevraagd. Deze overnamewaarde is als volgt vastgesteld.

Boekwaarde omschrijving totale boekwaarde waarvan reeds eigendom van de GR Drechtsteden Overnamebedrag

Bedrag € 3.733.000,00 € 1.175.000,00 € 2.558.000,00

De specificatie per deelnemer is als volgt (afrondingsverschil):

Boekwaarden per deelnemer: Deelnemer

Alblasserdam Dordrecht Hendrik Ido ambacht Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht RegioZuid Holland Zuid Overname bedrag GR Drechtsteden Totale boekwaarde

Boekwaarde per deelnemer € 32.000 € 1.354.000 € € 294.000 € 61.000 € 684.000 € 134.000 € 2.558.000 € 1.175.000 € 3.733.000

Aantal werkplekken als verdeelsleutel en ingangsdatum Op basis van eerdere besluitvorming wordt de bijdrage van de deelnemers aan de kosten van het basispakket van het SCD gebaseerd op de formatieve omvang (aantal fte) van de klantorganisatie. Voor de jaarlasten van deelprogramma 1B is dit een minder voor de hand liggende verdeelsleutel. We stellen dan ook voor om het feitelijk aantal werkplekken te hanteren als verdeelsleutel voor de jaarlijkse lasten van deelprogramma 1B. Het aantal werkplekken heeft een meer causaal verband met de kosten van ICT-voorzieningen en vormen een betere prikkel voor kostenbeheersing. Het aantal werkplekken wordt jaarlijks vastgesteld op basis van het aantal in gebruik zijnde vaste en mobiele computers, die aangemeld zijn voor service bij het SCD. Omdat de activa van de gemeenten en de regio Zuid-Holland Zuid met terugwerkende kracht op 1 januari 2008 worden overgenomen ligt het voor de hand het nieuwe werkplektarief ook per die datum door te voeren. Besluitvormingsproces De besluitvorming over deelprogramma 1B is een voorbeeld van de hiervoor aangeduide mogelijkheid, dat er besluitvorming nodig is door zowel de Gemeenteraden als uw Raad. Dat heeft te maken met het feit, dat de gemeenten moeten instemmen met het overdragen van hun activa en het afnemen van de ICT-infrastructuur als een dienst van het SCD tegen een vergoeding per werkplek per jaar in het kader van het in uitvoering nemen van deelprogramma 1B, terwijl uw Raad het eigendom van die activa moet willen aanvaarden, de benodigde kredieten voor deze uitvoering moet voteren en het leveren van de ICT-infrastructuur als een dienst moet organiseren (SCD). Concreet betekent dit dat dezer weken een soortgelijk voorstel in de Gemeenteraden behandeld wordt. Vanwege de gebondenheid aan vastgestelde vergaderschema’s is het voor sommige

6


gemeenten niet mogelijk de besluitvorming hierover vóór 18 juni af te ronden. Het lijkt ons geen bezwaar het besluit in uw Raad toch te nemen, maar dat te doen onder het voorbehoud van instemming met de voorstellen door alle betrokken Gemeenteraden. Zo kan eind juni de balans worden opgemaakt en worden doorgewerkt aan de uitvoering van dit deelprogramma, als daar positief over besloten is. Tenslotte merken we op dat de begroting SCD moet worden gewijzigd, wanneer u conform de voorstellen besluit. Voor uw vergadering van september 2008 wordt hiervoor een voorstel voorbereid.

7

STRATEGISCH PLAN PROGRAMMA IP&A DRECHTSTEDEN 2007 tot 2011

Opgesteld i.o.v.: H.W.M. Wesseling, Netwerkdirectie Drechtsteden Portefeuillehouder Informatievoorziening, Processen & Automatisering door: M.A. Muijres, programmamanager IP&A Drechtsteden i.s.m. B.J.P. Kokx, procesregisseur Drechtsteden versie 26-03-2008 (Vorige versies: 9/11/2007 en 13/12/2007)

STRATEGISCH PLAN PROGRAMMA IP&A DRECHTSTEDEN 2007 T/M 2010

Inhoudsopgave

Blz.

1.

INLEIDING ..................................................................................................... 4

2.

STRATEGISCHE PARAPLU ........................................................................... 7 2.1 ONTWIKKELINGEN ..................................................................................................................... 7 2.2 STRATEGIE ............................................................................................................................... 8 2.3 INRICHTINGSCONCEPT ............................................................................................................... 9

3.

ÉÉN PROGRAMMA VOOR SAMENHANG, ORDENING EN PRIORITERING ....... 10

4.

KOSTEN-BATEN PERSPECTIEF IP&A-PLAN .................................................. 11 4.1 BEOOGDE BATEN ..................................................................................................................... 11 4.2

RECAPITULATIE INVESTERINGEN ............................................................................................... 12

4.3 FINANCIËLE EFFECTEN VOOR DEELNEMERS............................................................................... 14 5.

DEELPROGRAMMA I REGIONALE ICT INFRASTRUCTUUR ............................. 14 5.1 INLEIDING................................................................................................................................ 14 5.2

BELEIDSKADER DEELPROGRAMMA REGIONALE ICT INFRASTRUCTUUR

........................................ 15

5.3 MIGRATIESTRATEGIE: GELEIDELIJKE VERNIEUWING EN GEEN BIG BANG ....................................... 19 5.4 PROJECTENPORTFOLIO ........................................................................................................... 21 5.5 KOSTEN EN FINANCIERING ....................................................................................................... 23 6.

DEELPROGRAMMA II REGIONALE INFORMATIE -EN PROCESINRICHTING .... 28 6.1 INLEIDING................................................................................................................................ 28 6.2 AMBITIENIVEAU ....................................................................................................................... 29 6.3 INHOUD DEELPROGRAMMA II REGIONALE INFORMATIE- EN PROCESVOORZIENING ....................... 30 6.4 VERPLICHTE EN FACULTATIEVE PROJECTEN .............................................................................. 34 6.5 DYNAMISCH BESTUREN VAN DE PORTFOLIO............................................................................... 35 6.6 BEKOSTIGING VAN DEELPROGRAMMA II REGIONALE I&P-PROJECTEN ......................................... 36

7.

DEELPROGRAMMA III LOCALE PROJECTEN ................................................. 38 7.1 INLEIDING................................................................................................................................ 38 7.2

PROJECTENPORTFOLIO ............................................................................................................ 38

7.3 FINANCIERING EN BESTURING .................................................................................................. 39 8.

DEELPROGRAMMA PROJECTEN SCD ........................................................... 40 8.1 INLEIDING................................................................................................................................ 40

Versiedatum 26 maart 2008

pagina 2 van 52


8.2 PROJECTENPRORTFOLIO ......................................................................................................... 40 8.3 SAMENHANG MET ANDERE DEELPROGRAMMA’S ......................................................................... 41 8.4 FINANCIERING EN RISICO’S ....................................................................................................... 41 9.

PROGRAMMASTRUCTUUR EN ORGANISATIE INCL. CONTRAMAL ................. 42 9.1 INLEIDING................................................................................................................................ 42 9.2 DE ROLLEN ............................................................................................................................. 42 9.3 DE PROGRAMMASTRUCTUUR.................................................................................................... 43 9.4 TAKEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN, BUDGETHOUDERSCHAP, CONTROL EN AANBESTEDINGEN .... 44 9.5 DE FINANCIERING VAN HET PROGRAMMAMANAGEMENT .............................................................. 46 9.6 STRUCTURELE ORGANISATIE PROGRAMMA EN REGIE IP&A DRECHTSTEDEN ............................... 46 9.7 DE ORGANISATIE VAN AFSTEMMING EN BESLUITVORMING (CONTRAMAL IP&A) ............................ 48

10.

MEERJARIG UITVOERINGSPLAN .................................................................. 51


pagina 3 van 52


1.

INLEIDING

Drechtsteden Drechtsteden is een samenwerkingsverband dat geformaliseerd is in de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD) die rechtspersoonlijkheid bezit. Hierin nemen de 6 gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht uit het gebied deel 1. Deze 6 gemeenten maken ook onderdeel uit van het samenwerkingsverband regio Zuid Holland Zuid. Ook dit is een gemeenschappelijke regeling met rechtspersoonlijkheid Beide samenwerkingsverbanden hebben een duidelijk eigen profiel en takenpakket, maar er is veel bestuurlijke en organisatorische samenhang en samenwerking tussen beide samenwerkingsverbanden, mede omdat de 6 gemeenten het cement in beide verbanden vormen. Dat is er ook de reden van dat de 6 gemeenten, Drechtsteden en Regio Zuid-Holland Zuid veel samen optrekken op het terrein van beleid, vernieuwing, onderhoud en beheer van processen, informatievoorziening en automatisering. De komst van het Servicecentrum Drechtsteden (SCD), dat diensten gaat verlenen op onder andere het terrein van informatisering en automatisering, biedt een unieke kans om deze samenwerking een krachtige impuls te geven, gericht op kwaliteitsverbetering, borging van continuïteit en het verbeteren van de doelmatigheid. Dit zijn geen op zichzelf staande doelen maar dienen samen een hoger doel, namelijk het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, bedrijven in instellingen in het gebied. In de planvorming rondom de komst van het SCD heeft het accent aanvankelijk gelegen op de organisatorische vormgeving van de dienstverlening op het terrein van IP&A (Drechtsteden (Informatievoorziening, Processen & Automatisering). Taken, werkprocessen, organisatiestructuur en manier van werken waren hierbij de dominante thema’s. Gaandeweg dit proces van planvorming is duidelijk geworden, dat ook de inhoudelijke kant van de ontwikkeling van IP&A in de scoop betrokken moet worden. Die inhoudelijke kant kreeg op dat moment vorm in het programma Drechtsteden Digitaal. Maar de samenhang tussen de inhoudelijke ontwikkelingen op terrein van IP&A en de impact van de vorming van de SCD op IP&A werd allengs duidelijker en prangender. Niet in de laatste plaats vanwege zichtbare concurrentie tussen projecten vanuit enerzijds de inhoudelijke - vaak betrekking hebbend op de dienstverlening aan de burger- ambities op het terrein van IP&A en anderzijds de ambities om het SCD als dienstverlenende organisatie een goede start te geven. Een euro kan nu eenmaal maar een keer worden uitgegeven en de personele capaciteit is niet onuitputtelijk. Het is juist deze concurrentie tussen ambities die aanleiding is geweest het programma IP&A Drechtsteden in te stellen en die tevens de basis heeft gevormd voor de opdracht om met een integrale visie en werkagenda voor de opgaven op het gebied van IP&A voor de jaren 2007 – 2010 te komen. Dit met als doel vanuit die integraliteit met daadkracht en passie aan de slag te gaan met de uitvoering.

Programma Drechtsteden Digitaal als katalysator voor belangrijke vernieuwingen In het kader van dit programma zijn veel innovatieve initiatieven ontwikkeld en in uitvoering genomen. Dit heeft erin geresulteerd dat de regio een toonaangevende positie inneemt in gemeenteland als het gaat om digitalisering en elektronische dienstverlening aan de burger. Wat hiermee is bereikt is zeer waardevol en moet goed geborgd en vastgehouden worden. Drechtsteden komt daarmee in een volgende fase. In de pioniersfase was er ruimte om ontwikkelenderwijs de grenzen, vormen en inhoud van de samenwerking op te zoeken. Dat heeft

1

Binnenmaas is weliswaar deelnemer aan Drechtsteden, maar niet voor dit programma.


pagina 4 van 52


geleid tot een veelheid aan initiatieven en projecten die of in uitvoering zijn of binnenkort in uitvoering genomen moeten worden. Over enige tijd leidt dat vanzelf tot de behoefte aan meer beheercapaciteit; projecten worden dan reguliere producten en diensten die beheerd moeten worden. Tegelijkertijd staan de ontwikkelingen niet stil. Veranderingen op het terrein van weten regelgeving en de door het kabinet ingezette lijn van decentralisatie van rijkstaken naar gemeenten vereisen voortdurende aanpassingen van gemeenten in hun organisatie en dienstverlening en daarbij vormt I&A een dominant instrument.

De komst van het Servicecentrum als kans om te borgen en te blijven verbeteren. Op het terrein van de ondersteunende functies en de noodzakelijke doorontwikkeling biedt het Servicecentrum mooie nieuwe kansen. Er ontstaat een dienstverlenende organisatie waarin de acht deelnemers hun krachten op het terrein van de middelenfuncties, waaronder I&A bundelen, met als doel zich meer te kunnen richten op hun primaire taken ten behoeve van de samenleving. Zo ontstaat een platform voor overleg, afstemming en uitvoering. Tijdelijke hulpstructuren die de afgelopen periode vruchtbaar hebben geopereerd kunnen nu worden geformaliseerd. Deze formalisering in Drechtsteden-verband zorgt ervoor: (1) Dat de continuïteit van de aan de SCD over te dragen dienstverlening geborgd wordt; (2) Dat de ontwikkelingsagenda op een gestructureerde wijze georganiseerd en gerealiseerd kan worden; (3) Dat nieuwe informatietechnologische condities gecreëerd worden om de regio als geheel en vooral ook de SCD zelf, alsmede de SCD in haar interactie met de deelnemende organisaties goed te laten functioneren en de nieuwe processen en de beoogde efficiency daadwerkelijk te kunnen realiseren. De SCD is daarmee een sterke vorm van samenwerking in zichzelf, maar tevens ook een katalysator voor veel meer samenwerking op het gebied van vernieuwingen, dienstverlening, processen, informatievoorziening en automatisering. Deze brede doelstelling is onderbouwd met resp. een visienota IP&A Drechtsteden2 en het Informatieplan Drechtsteden3. Uit het informatieplan vloeit een projectenportfolio voort. Het programma IP&A Drechtsteden heeft de opdracht om de projectenportfolio van de 8 samenwerkende organisaties te realiseren. Het Programma IP&A Drechtsteden is een tijdelijke hulpstructuur onder leiding van (de portefeuillehouder IP&A van) de NDD+. De visie is opgebouwd vanuit een aantal gestructureerd in kaart gebrachte ontwikkelingen, die vervolgens om een antwoord vragen van gemeenten, individueel of samenwerkend. Dit antwoord is in eerste instantie een conceptueel inzicht in welke regionale strategische doelen bereikt moeten worden (richten). Vervolgens is de vraag hoe de strategie gerealiseerd kan worden. Dit kan door een visie te ontwikkelen op de toekomstige inrichting van processen, informatievoorziening en technologie (inrichten). Ten slotte is de vraag hoe het totaalpakket aan gevraagde veranderingen te adresseren en organiseren: de projectenportfolio (verrichten).

Naar een slagvaardige aanpak die recht doet aan belangen en verantwoordelijkheden De realisatie van de locale en regionale ambities op het gebied van IP&A, die in dit plan beschreven worden, vergen veel van de betrokken organisaties en hun medewerkers. Aanpassingsvermogen,

2

Strategisch beleidsconcept Informatisering Drechtsteden, opgesteld door Dhr. Pijpers i.o.v. portefeuillehouder; behandeld in beleidsgroep Kaderstelling op 6 september 2007, commentaar verwerkt. ;bijgevoegd als bijlage 1 . 3 RAPPORTAGE I-PLAN DRECHTSTEDEN, opgesteld door een werkgroep o.l.v. Dhr. Pijpers en vastgesteld in de NDD+ van 24 mei 2007. Versiedatum 26 maart 2008

pagina 5 van 52


capaciteit en geld zijn noodzakelijke randvoorwaarden voor een succesvolle uitrol. Even belangrijk is dat er een slagvaardige manier van werken komt, die recht doet aan de belangen van iedere partij afzonderlijk, maar ook voldoende kracht organiseert om wat gemeenschappelijk is ook gemeenschappelijk te realiseren. Dit plan borduurt voort op eerdere discussies die hierover gevoerd zijn in de NDD+ en het PFO Middelen in juni 2007, waar draagvlak bleek voor een verdere krachtenbundeling op dit terrein 4. Eerste stap hiervoor is het instellen van een krachtig programmamanagement met voldoende inhoudelijke kennis en adequate ondersteunende capaciteit. De basisfilosofie in dit plan is dat de integrale projectenportfolio van Drechtsteden onder leiding van dit programmamanagement in interdisciplinaire teams wordt uitgevoerd. Veel van de IP&A-activiteiten zullen straks vanuit het SCD ondersteund worden, immers de meeste professionele resources zitten in de service-eenheden van klantcluster 4 van de SCD. In verband met een goed evenwicht tussen vraag, regie en aanbod is een goede verankering met het bestuurlijk niveau van de deelnemers en het topmanagement in de regio essentieel. . De colleges, het DB van ZHZ en het Drechtstedenbestuur moeten zich voldoende gehoord en betrokken weten in het veranderproces dat loopt. Het PFO Middelen+ zal daarom dienen als platform, waarop de belangrijkste inhoudelijke en financiële aspecten van de planuitvoering worden besproken en voorbereid voor besluitvorming, ofwel in het Drechtstedenbestuur, ofwel in de andere besturen, danwel in beiden . Het PFO+ zal de uitvoering van het plan monitoren en krijgt over de voortgang ervan periodiek gerapporteerd. Bij excepties gebeurt dat tussentijds. De leden van het PFO+ kunnen de verkregen informatie gebruiken om de eigen organisatie op de hoogte te houden van het verloop. Om de verantwoordelijkheid van de ambtelijke top voor bedrijfsvoering te borgen en het commitment te verankeren, wordt de NDD+ structureel in positie gebracht. Dat gebeurt langs drie lijnen, namelijk in de vorm van het voorbereiden van het bestuurlijke traject, in de vorm van het optreden als gesprekspartner voor de portefeuillehouder en programmamanager en als beslisorgaan voor zaken die door het topmanagement mogen worden afgedaan. In de verschillende hoofdstukken van dit plan wordt dit nader ingevuld. Kostenontwikkelingen in onderlinge samenhang Ook hier geldt, de kosten gaan voor de baat. Zo onderkennen we in deze context de volgende kostenontwikkelingen: (1) De herinrichting van de infrastructuur in de regio om zowel de beheersefficiency te bewerkstelligen als de processen in de regio zonder infrastructurele beperkingen conform de einddoelen van de ontwerpateliers SCD in te kunnen richten i.c. deelprogramma Regionale ICT infrastructuur; (2) De intensivering van de samenwerking om de veranderopgave vanwege e-Overheid en wetgeving tegen aanzienlijk minder meer kosten uit te voeren dan het geval is bij individuele uitvoering i.c. deelprogramma regionale informatieen procesinrichting; (3) Het coördineren van de uitvoering van lokale projecten i.c. deelprogramma locale projecten. Dit wordt in de navolgende hoofdstukken verder uitgewerkt. Daarbij wordt voor wat betreft de financiële aspecten een relatie gelegd naar budgetten uit het voormalig project Drechtsteden digitaal, naar de budgetten uit lopende begrotingen van de deelnemers en naar de businesscase uit het Bestuursplan SCD 5. (4) De oprichting van de SCD als zodanig, met:

4 5

Zie in dit kader de startnotitie ‘financiële sturing SCD-proces 2007; kredieten en budgetten’ d.d. 19.06.07 Versie d.d. 15-12-2006, die de basis vormde voor de besluitvorming over de komst van het SCD.


pagina 6 van 52


a.

een structurele besparing van de jaarlast van ondersteunende diensten voor de gezamenlijke deelnemers op macroniveau door concentratie van die dienstverlening bij het SCD;

b.

eenmalige transitiekosten voor de oprichting van de SCD in enge zin resp. de Inrichting van informatievoorziening, processen en automatisering voor de SCD i.c. deelprogramma 4 projecten SCD.

2.

STRATEGISCHE PARAPLU

2.1

O N T W I K K EL I N GE N

6

In de agenda van de e-Overheid zijn veel ontwikkelingen opgenomen, die een veranderopgave vormen voor de gemeenten. Samengevat zijn de ontwikkelingen de volgende.

Maatschappelijke norm Het maatschappelijk gevoel van bijdetijdse service wordt de norm voor service van publieke instanties, zoals verwoord serviceconcepten 7. Dit leidt tot nieuwe eisen aan diversiteit aan kanalen, zoals balie, telefoon, papier en digitaal (e-loket). Deze kanalen moeten onderling consistent zijn en steeds meer tot snelle en directe afhandeling leiden. Hieraan verbonden is de norm van integraal afhandelen: burgers en bedrijven komen voor een “one stop shop”; voor één transactie aan één loket. Volgende aspect van die maatschappelijke norm is niet meer uitvragen wat de overheid collectief al weet of had moeten weten: de overheid mag één feit maar één keer uitvragen en alle overheidsinstanties moeten die informatie met elkaar delen. Ten slotte zijn er de verwachtingen inzake toelaten, handelen en handhaving, die de norm zijn voor de informatie die de publieke sector redelijkerwijs beschikbaar moet hebben en onderling moet delen om: (1) met juiste informatie toestemming te verlenen om iets te mogen doen (vergunningen); (2) tijdig en juist te handelen op basis van informatie, bijv. kindsituatie, speeltoestellenconditie, crimineel verleden, ondergrondse leidingen en wat dies meer zij; (3) misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsvoorzieningen zoveel mogelijk te beperken of te corrigeren.

Vertrouwen in de overheid Het vertrouwen in de overheid kende in de afgelopen jaren enkele dieptepunten. Het slim gebruik van moderne concepten voor dienstverlening kan een bijdrage leveren aan het verbeteren van dat vertrouwen. Een overheid die duidelijk is in wat er nodig is, wat er mogelijk is en hoe zaken lopen: kunnen een transparant en leverbetrouwbaar imago ontwikkelen.

Van verleidingsstrategie naar wettelijke opdracht De centrale overheid volgde aanvankelijk een verleidingsstrategie om de gehele publieke sector de bovenstaande vernieuwingsslag te doen maken. Allengs worden steeds meer van deze concepten

6

Dit hoofdstuk bevat een samenvatting van het rapport ”Strategisch beleidsconcept Informatisering Drechtsteden”. 7 Burger Service Code, [email protected], Nora 2.0 25 april 2007. Versiedatum 26 maart 2008

pagina 7 van 52


opgenomen in wetgeving. Daardoor krijgen de ontwikkelingen een wettelijk en dus dwingend karakter. Voorbeelden zijn omgevingsvergunning, WKPB en Basis registraties.

Organiseren naar continue veranderingen De sectorale opzet van de centrale overheid had tot gevolg dat de gemeenten overspoeld werden door initiatieven. Hoewel een tegenbeweging 8 voor enige dosering zorgde is er sprake van een zeer breed en ambitieus veranderpakket. Organisaties staan voor grote uitdagingen om deze ontwikkelingen door te voeren. Die uitdagingen liggen in het verwerven en behouden van nieuwe en hogere (op voortdurende verandering gerichte) competenties van management, staf en personeel in een steeds krappere arbeidsmarkt resp. in grote investeringen in ontwerp, ontwikkeling en implementatie van processen en systemen. Samenwerking en standaardisatie zijn manieren om minder personeel te hoeven aan te trekken of behouden, een aantrekkelijker werkgever te zijn voor de hoogwaardige functies en investeringen te delen (schaalgrootte).

Kwaliteit- en kostenbesef De gemeenten staan onder druk en ervaren ook de maatschappelijke verantwoordelijkheid om betere diensten te verlenen met een hogere kwaliteit tegen lagere kosten. Dit legt een druk op voortdurende rationalisering van processen, systemen en bedrijfsvoering, waarbij ICT een grote rol speelt.

Gemeentelijke ICT-markt In de ICT-industrie zien we dat de dominante software leveranciers voor de gemeentelijke sector dit verandertempo niet bij kunnen benen. Het gevolg is dat er veel nieuwe toetreders zijn voor de ondersteuning van deeltaken van gemeenten. Deze qua inhoud nuttige specialisatie leidt tot nieuwe problemen van integratie en afstemming over informatieketens heen, waarvoor gemeenten zelf een oplossing moeten vinden. Een tegenreactie van de publieke sector is het ontwikkelen van een gemeenschappelijke architectuur die basis is om invloed te nemen op de markt om deelproducten te maken die als een bouwstenensysteem in elkaar passen 9.

2.2

S T RA TE G IE

De strategie van Drechtsteden kan als volgt worden samengevat. Drechtsteden wil de noodzakelijke ontwikkelingen pro actief ter hand nemen. Drechtsteden heeft qua digitalisering een voorhoede positie bereikt en wil die vasthouden zonder persé aan kop te willen staan. Drechtsteden heeft – zich bewust van de voor- en nadelen van samenwerking – gekozen voor vergaande samenwerking tussen de deelnemers en wil de in 2006 om andere, beleidsinhoudelijke en strategische redenen opgerichte netwerkorganisatie Drechtsteden –ook voor dit doel gebruiken. Doel van de samenwerking is: 8

Van ballenbak naar routeplanner, EGEM, december 2006, programma Andere Overheid. Een goed voorbeeld is het initiatief GovUnited; op 28 juni 2007 heeft het PFO Middelen ingestemd met lidmaatschap m.u.v. Alblasserdam, o.a. aanbesteding Andez III. 9


pagina 8 van 52


(1) de veranderopgave tegen aanzienlijk minder meer kosten uitvoeren dan het geval is bij individuele uitvoering; (2) de operationele kosten van het primaire proces van dienstverlening structureel te verlagen door vergaande stroomlijning en digitalisering van processen en (3) de operationele kosten van bedrijfsvoering te verminderen door samenwerking in de SCD. Vanwege de oprichting van de SCD per 1 januari 2008 en de start van de dienstverlening per 1 april 2008 ligt de prioriteit (urgentie en belang) bij het opnieuw inrichten van de processen en systemen voor de bedrijfsvoeringondersteuning binnen de SCD. Ter bewerkstelliging van de voorhoedepositie heeft Drechtsteden (i.c. trekker Dordrecht) weliswaar een eigen ontwikkeling van digitale oplossingen in gang gezet, maar tevens aansluiting gezocht bij het landelijk initiatief GovUnited. Drechtsteden consolideert die eigen ontwikkeling in 2008 en beziet of en met name hoe overschakeling op het landelijk initiatief plaats kan vinden.

2.3

I N RI CH T IN G S C ON CE P T

Omdat er sprake is van landelijke en voor een toenemend groot deel via wetgeving aangestuurde veranderingen, zijn de volgende inrichtingsconcepten in essentie niet uniek voor Drechtsteden. De snelle, geïntegreerde, multi channel dienstverlening zorgt voor een ontwikkeling naar een Front Office. In dit Front Office kan de dienstverlening samenhangend worden ingericht en uitgevoerd. Balie, telefoon, papier en e-loket worden in samenhang gemanaged (bijv. publieke dienstverlening en klant contact centrum). Er wordt zoveel mogelijk intelligentie naar dit Front Office toegebracht om routinematige transacties met burgers en bedrijven direct af te kunnen handelen. Dat wil zowel zeggen breed opgeleid en goed ondersteund personeel aan balies en call center(s), als internetprogrammatuur die zelfservice biedt in de vorm van de “Overheid geeft antwoord” tot het afhandelen van standaard transacties. De positie van de Back Offices verandert hierdoor naar een 2e lijns expertisecentrum dat de ontwerpen voor de 1e lijns diensten voor hun expertisegebied met name qua inhoud inbrengt, de niet routinematige zaken in behandeling neemt en de totale uitvoering van hun expertisegebied evalueert en zonodig bijstuurt. De positie van Back Offices verandert voorts doordat gegevens niet meer bij burgers en bedrijven worden uitgevraagd als die nodig zijn, maar pro actief en eenmalig worden verzameld. Dit verzamelen gebeurt met name in nieuwe Basis Registraties waarvan de gemeenten de beheerder zijn en die fysiek bij Drechtsteden aanwezig zullen zijn. Voor een ander deel vindt het verzamelen plaats in basisregistraties van landelijke instanties en overige gegevensverzamelingen, waardoor Drechtsteden volcontinue in staat moet zijn die gegevens digitaal op te vragen. De ontkoppeling van Front Office en Back Office maakt het ook mogelijk om de interne en externe dienstverlening dicht bij de klant te organiseren, maar de uitvoering toch op afstand te plaatsen zoals in regionale uitvoeringsorganisaties. Hiermee behaalt de regio schaalvoordelen terwijl gelijktijdig de kwaliteit en servicegraad kan toenemen. Front Office (FO), Back Office (BO) en Basis Registraties (BR) moeten onderling verbonden zijn. Hiervoor is in de gemeentelijke sector het begrip Mid Office (MO) geïntroduceerd. Het Mid Office draagt primair zorg voor de koppelingen tussen de verschillende systemen (“dun” mid office). Maar veel functionaliteit is niet specifiek voor Front Office of Back Office of Basis Registraties, maar generiek. Deze functionaliteit wordt ook in de Mid Office omgeving gepositioneerd (“dik” mid office). Hierbij is te denken aan de inter- en intranet omgeving, aan documentmanagement systemen, aan identificatiesystemen (DigiD extern; Mozaïek intern), aan voortgangsbewaking (zaken), gezamenlijke Versiedatum 26 maart 2008

pagina 9 van 52


interactie met landelijke voorzieningen e.d. Omdat gegevens in praktische zin niet altijd goed ontsloten kunnen worden, worden gemeenschappelijk gebruikte gegevens geplaatst in een in het Mid Office opgenomen gegevensmagazijn. De informatietechnologie (applicaties en infrastructuur) moet deze ontwikkelingen mogelijk maken en daarin boven haar eigen doelstellingen qua flexibiliteit, beheersbaarheid, beveiliging en continuïteit waar maken. Al deze veranderingen vertonen een grote samenhang tussen organisatie, processen, informatievoorziening en ICT. Het concept FO-MO-BO-BR is daarom zeker niet alleen een technologisch concept. De ontwikkeling heeft een grote invloed op interne verhoudingen, op processtromen en op competenties van personeel.

3.

ÉÉN PROGRAMMA VOOR SAMENHANG, ORDENING EN PRIORITERING

Het inrichtingsconcept is vertaald in een projectenportfolio, de zog. Top-3510 Deze portfolio is onderverdeeld in vier deelprogramma’s, die qua verdeling recht doen aan verschillende belangen en daarmee een afgewogen geheel is. Deelprogramma 4, projecten SCD, is één van de onderdelen van een totaal inrichtingsconcept van het SCD. Daarom zijn sommige projectdelen zelfstandig uit te voeren (vaak specifiek IP&A georiënteerd). Maar andere delen zijn direct afhankelijk van (bijv. Serviceplein van doorontwikkeling Mozaïek) ) of randvoorwaardelijk voor (scannen; DIV voor digitaliseren dienstverlening en processen) de projecten in deelprogramma 2 regionale informatieen procesinrichting en omgekeerd. Waar nodig worden binnen deelprogramma 4 voorlopige ICT-infrastructuurvoorzieningen geboden om de voortgang te bespoedigen, maar dit leidt tot niet wenselijke beheercomplexiteit, kosten en risico’s. De integratie en vernieuwing van de technologie binnen deelprogramma 1B Regionale ICT infrastructuur is de mogelijkheid om dit structureel op te lossen. Zonder dit deelprogramma zullen de kosten van de SCD structureel hoger worden dan nu voorzien. Dit geldt met name ook voor de afhankelijkheid van één DIV-proces van het product Mozaïek. Maar tegelijkertijd werkt de technologie uit deelprogramma 1 Regionale ICT infrastructuur na implementatie voor alle andere onderdelen van de deelnemende organisaties. Het is qua gebruik dus geen exclusief domein van het SCD als het eenmaal draait, ook al ligt het beheer wel volledig bij het SCD. Dat roept vragen op over het eigendom en de bekostiging. Hierop wordt in paragraaf 4.3 terug gekomen. De deelprogramma’s worden in de volgende volgorde behandeld: •

Deelprogramma 1 Regionale ICT Infrastructuur: hoe om te gaan met regionale (ondeelbare) infrastructuur;

•

Deelprogramma 2 Regionale informatie –en procesinrichting: hoe om te gaan met regionale informatievoorziening;

•

Deelprogramma 3 locale projecten: wat locaal is en blijft;

•

Deelprogramma 4 projecten SCD: wat noodzakelijk is om als SCD diensten te verlenen.

En slotte wordt behandeld de besturing van het programma.

10

Zie Rapportage I-plan Drechtsteden.


pagina 10 van 52


4.

KOSTEN-BATEN PERSPECTIEF IP&A-PLAN

4.1

B E O O GD E

B ATE N

Doel van de samenwerking is: (1) de veranderopgave op het terrein van IP&A tegen aanzienlijk minder meer kosten uit te voeren dan het geval is bij individuele uitvoering; De raming van deelprogramma 2 regionale informatieen procesinrichting leidt tot een financiële last van 3,5 jaren ad € 6,50 per inwoner per jaar= totaal € 22,75 per inwoner. Per saldo mag van gemeenschappelijke projecten een aanzienlijk voordeel worden verwacht in vergelijking met lokale uitvoering (herhalingsvoordeel). Vergelijking van de raming van deelprogramma 2 regionale informatieen procesinrichting (3,5 jaren ad € 6,50= € 22,75) met de vuistregel van EGEM (1 keer € 50,00) kan een eerste indruk geven van het besparingspotentieel i.c. 260.000 (inwoners) * (€ 50-/-€ 22,75) = € 7 miljoen. (2) de operationele kosten van het primaire proces van de gemeenten en dus de dienstverlening aan burgers en bedrijven structureel te verlagen door vergaande stroomlijning en digitalisering. De achterliggende argumentatie voor samenwerking op het gebied van IP&A is dat niet alleen de investering, maar ook de kennis en competenties om de grote ontwikkelingen aan te kunnen, individueel niet meer te organiseren is. De samenwerking IP&A is de basis voor modernisering van dienstverlening en processen. Hoewel de business case alleen per specifiek projectvoorstel te maken is, zijn deze potentiële baten aanmerkelijk. In de financiële dienstverlening circuleert een besparingspotentieel van enkele 10-tallen procenten.

Communicatie via meerdere kanalen We gaan klanten verleiden om gebruik te maken van het voor de klant beste en voor D rechtsteden goedkoopste kanaal Euro per contact (relatief)

€

Contactmoment Eerste contact

Kanalenstrategie

Middelen

Massam edia

Krant, tv/radiospot, poster, mailing, brochure, etc.

Lopend contact

€

Meer weten (informatie)

Digitaal

Zelfhulp

Klanten perjaar ( schatting)

Factor 27

W ebsite Klantdossier on-line

Factor 9

DHZ-Applicaties @mail

€

Vraag

Telefonie

Melden

Telefoon (KCC) Klantbeeld

Factor 3

Ondersteunen

€ Versiedatum 26 maart 2008

Keuren Intensief b egeleiden Vragen 2e lij n

Telefoon Medewer ker

Klantbeeld

Factor 1

Spreekkamer

pagina 11 van 52


4.2

RE CAPI TUL A TIE I NVE STE RI N GE N

Recapitulerend is het overzicht van het programmabudget IP&A als volgt (actueel prijspeil):

programma IP&A Drechtsteden totaal resume Cluster IA Regionale Basisinfrastructuur Cluster IB Regionale Infrastructuur Cluster II: Regionale I-projecten Cluster III: lokale projecten Cluster IV Projecten SCD Cluster IV B ICT-middelen projecten Totaal

€ € € € € € €

project begroting 6.240.000 15.854.182 5.699.200 1.788.800 2.500.000 1.450.000 33.532.182

Deelprogramma I betreft een investeringskrediet incl. de projectleiding voor volledige vernieuwing van de infrastructuur en afbouw van de oude infrastructuren. Deze investeringen vinden plaats in 2007 t/m 2010 met een accent in 2008. Met name in verband met de onderscheiden financieringsconstructie en de daarbij behorende besluitvormingsprocedure is Programmacluster I onderverdeeld in: (1)

Deelprogramma I.A basisinfrastructuur Drechtnet en Rekencentrum Drechtsteden

Dit investeringskrediet van € 6.240.000 is door de Drechtraad op 12 december 2007 verstrekt en resulteert incl. kapitaallasten, rente en exploitatie in een totale jaarlast van ca.€ 870.000. Voor deze jaarlast wordt de post initiële investeringslast, die in de begroting van het SCD is opgenomen aangewend. Het betreft een krediet onder verantwoordelijkheid van de GR Drechtsteden. (2)

Deelprogramma I.B Integratie regionale ICT-infrastructuur

Dit investeringskrediet € 15.854.182,-- resulteert incl. kapitaallasten, rente en exploitatie in een totale jaarlast van ca. € 6.341.000,--. Deze jaarlast wordt opgenomen in de begroting van het SCD (begrotingswijziging) en versleuteld in de bijdrage van de deelnemers. Het betreft een krediet onder verantwoordelijkheid van de GRD; de kredietaanvraag is aan de orde in de Drechtraad van 18 juni 2008. Overigens wil hiermee niet gezegd zijn dat er in 2008 al meteen een financieringsbehoefte is van 15,9 miljoen euro. Het krediet is het saldo van investering die tijdens de gefaseerde uitvoering van het programma successievelijk gedaan worden en ontvangsten door de SCD t.g.v. in de bijdrageregeling opgenomen kapitaallasten. De investering wordt in een drietal tranches gedaan: jaartranche 2008 (voorjaar 2008), jaartranche 2009 (najaar 2008) en jaartranche 2010 (najaar 2009). De directeur SCD is accountable voor het leveren van diensten tegen deze doelstelling. Het aandeel van de SCD in deze kosten kan worden gedekt uit de reguliere post uit zie de begroting SCD. . In de begrotingen van vallen de kosten van eigen technisch beheer en kapitaallasten op infrastructuur en apparatuur vrij. Dit biedt de ruimte om de verhoging van de bijdrage aan het SCD grotendeels te dekken. Waar dit ontoereikend is volgt suppletie uit eigen middelen die altijd lager is dan wanneer deze investeringen stand alone zouden worden gedaan. De in dit voorstel over te nemen bestaande ICT-middelen worden op uniforme11 wijze vergoed tegen boekwaarde per ultimo 2007, maar maximaal tot de boekwaarde van de deelnemer. Het totaalbedrag van de vergoeding bedraagt € 3.700.000 (afgerond), incl. de eigendommen van de GR Drechtsteden zelf. (3)

11

Deelprogramma II regionale informatieen procesinrichting

Conform de gedragslijn voor kernbeslissingen volgens regels van de GRD.


pagina 12 van 52


Deze projecten tot een bedrag van € 5.699.200 betreft de vorming van een door de samenwerkende gemeenten tot stand te brengen reservering voor het uitvoeren van regionale projecten, die dynamisch worden bestuurd. Deze projecten bestaan in feite uit een drietal clusters. Een eerste deel betreft verplicht te achten projecten m.a.w. onlosmakelijk verbonden aan de samenhangende informatiesystemen. Dit is een vaste jaarlast van ca. € 1,-- voor het verplichte deel en dit valt ruim binnen de reeds eerder overeengekomen bijdrage van € 3,00 per inwoner per jaar. Voor een ander deel bestaan deze uit facultatieve projecten (met name digitalisering dienstverlening en processen) en projecten voor de invoering van weten regelgeving (facultatief qua samenwerking, maar uiteraard door iedere gemeente verplicht door te voeren). Met de facultatieve projecten wordt bedoeld dat er voor sommige projecten de keus ligt deze lokaal of regionaal te realiseren. Voor het deel van de projecten dat het label ‘verplicht’ draagt, maakt de inmiddels besloten regionale opschaling van andere onderdelen van het IP&Aprogramma (Rekencentrum o.a.) het noodzakelijk ook deze projecten samen op regionaal niveau te realiseren. De termen ‘ verplicht’ en ‘facultatief’ hebben dus geen betrekking op de vraag ‘of een gemeente aan een project deelneemt; op grond van nieuwe wettelijke verplichtingen moeten alle projecten de komende jaren uitgevoerd worden. Duidelijk is, dat gezamenlijke uitvoering op regionaal niveau voordeliger is dan uitvoering van deze projecten per gemeente. De ramingen in dit plan zijn gebaseerd op gezamenlijke, regionale uitvoering. Het totale pakket kost € 6,50 voor het geheel per inwoner per jaar, onder de aanname dat alle partijen deelnemen. Immers anders vervalt een gedeelte van het herhalingsvoordeel. Dit geldt voor 3,5 jaren i.c. 2008 t/m 2011 (2011 half jaar) voor de deelnemers. De kosten komen in plaats komt van de eigen reserveringen voor (overeenkomstige) projecten, indien en voor zover die zijn getroffen. De reservering loopt beheersmatig (administratief) via de SCD en qua besturing via de NDD+ als vertegenwoordiging van de deelnemende gemeenten. De deelnemers treffen zelf de voorziening in hun locale begroting. Voor de SCD is dit een 0-begroting, immers de diensten worden tegen kostprijs geleverd. De gemeenten hebben in februari 2008 een model voorstel voor besluitvorming over dit deelprogramma ontvangen. (4)

Deelprogramma III locale projecten

Deze projecten tot een totaalbedrag van € 1.788.800 betreft locaal gefinancierde projecten. Besluitvorming op het niveau van de Drechtsteden is hier niet aan de orde. Eventuele additionele kosten die het programma resp. de SCD maakt voor inzet in een locaal project worden conform projectovereenkomst doorberekend aan de locale organisatie. (5)

Deelprogramma IVA projecten SCD

Dit deelprogramma tot een totaalbedrag van € 2.500.000 betreft de projecten die direct gericht zijn op de inrichting van informatievoorziening en automatiseringssystemen van de door de SCD te leveren diensten. Het betreft een investeringskrediet van de GR Drechtsteden, dat al verstrekt is op 3 oktober 2007. Het krediet levert een al voorziene kapitaallast incl. rente op, die opgenomen is in de SCDbegroting. (6)

Deelprogramma IVB Inhuizing SCD

Deze projecten tot een totaalbedrag van € 1.450.000 betreft de projecten die tot doel hebben om de kantoorautomatisering en de telefonie in te richten in met name het Dienstengebouw, alwaar het SCD wordt gehuisvest . Het betreft een investeringskrediet dat al verstrekt is door de Drechtraad op 3 oktober 2007 als onderdeel van het huisvestingskrediet van de SCD c.s.. Het krediet levert een al voorziene kapitaallast incl. rente op, die opgenomen is in de SCD-begroting.


pagina 13 van 52


(7)

Kosten van programmamanagement

De kosten van het programmamanagement – de programmamanager, ondersteunende capaciteit en ad hoc advies zoals second opinions – zijn bepaald als een opslag van 4% van alle programmakosten en inbegrepen in bovenstaande bedragen.

4.3

F INA N CIË LE

EF FE CT EN V O O R DEE LN E MER S

De effecten van de financiële voorstellen zijn per deelnemersorganisatie wisselend. Deelprogramma I.A basisinfrastructuur Drechtnet en Rekencentrum Drechtsteden is begrepen in het basispakket van de SCD en leidt niet tot additionele uitgaven. De kosten-baten moeten worden bezien in de context van de vorming van de SCD. Deelprogramma I.B Integratie regionale ICT-infrastructuur vervangt de eigen kosten van ICTinfrastructuur (vrijval). Afhankelijk van het huidige kostenniveau is er sprake van een klein voor – of nadeel per gemeente, maar de totale kosten voor de regio nemen af van nu ca. € 6,9 miljoen naar na realisatie van dit plan ca. € 6,3 miljoen (actueel prijspeil), m.a.w. meer functionaliteit en kwaliteit bij een een ca. 10% lager kostenniveau De specificatie is opgenomen in hoofdstuk 5. Deelprogramma II regionale informatieen procesinrichting leidt – bij volledige deelname - tot een last van € 6,50 per inwoner per jaar. Dit vervangt echter grotendeels onvermijdelijke locale lasten. Afhankelijk van de volledigheid waarmee een deelnemer geanticipeerd heeft op de betreffende ontwikkelingen is er sprake van een wel of niet toereikende locale reservering. De afweging is een locale, immers van gezamenlijke realisatie van de betreffende – onvermijdelijke – veranderingen mag een voordeel worden verwacht ten opzichte van locale uitvoering. Deelprogramma III locale projecten is in blijft een locale aangelegenheid en daarmee is er – behoudens 4% coördinatielasten – geen sprake van een financieel effect voor het collectief van de Drechtsteden. Deelprogramma IVA projecten SCD en Deelprogramma IVB Inhuizing SCD zijn qua jaarlast begrepen in de begroting van het SCD en leiden niet tot additionele uitgaven. De kosten-baten hiervan moeten eveneens worden bezien in de context van de vorming van de SCD. Kosten van programmamanagement zijn inbegrepen in de bovenstaande ramingen van de deelprogramma’s d.m.v. een vaste opslag van 4%.

5.

DEELPROGRAMMA I REGIONALE ICT INFRASTRUCTUUR

(HOE OM TE GAAN MET REGIONALE INFRASTRUCTUUR) 5.1

I N LE I DI N G

Deelprogramma 1 regionale ICT infrastructuur I betreft de vernieuwing van de regionale infrastructuur gericht op (a) de integratie van 8 infrastructuren, (b) een verbetering van de kwaliteit en (c) een verlaging van de beheersinspanning i.v.m. de geplande afname van de personeelsomvang. Hiervoor wordt de gehele infrastructuur in een periode van ca. 3 jaren vervangen door een nieuwe geïntegreerde en ondeelbare nieuwe infrastructuur. Dit cluster komt tegemoet aan de volgende afgeleide doelen: •

het - vanwege centralisatie van organisatieonderdelen en applicaties - transparant en ongehinderd in de regio kunnen (samen)werken zonder infrastructuur belemmeringen;


pagina 14 van 52


•

het - vanwege toenemende afhankelijkheid van ICT – met minimale risico’s voor beschikbaarheid en continuïteit kunnen werken;

•

het - vanwege nieuwe dienstverleningsconcepten – realiseren van een beschikbaarheid van dienstverlening(ssystemen) voor burgers en bedrijven buiten kantoortijden;

•

het - vanwege het grote aantal vernieuwingen en veranderingen - adaptief, flexibel en schaalbaar kunnen inspelen op de vraag;

•

het - vanwege de openheid beveiligingsvoorzieningen;

•

het - vanwege de met de oprichting van de SCD beoogde personeelsreductie – beperken van de beheerskosten door een, met beperkt, maar overigens goed gekwalificeerd personeel en tegen zo laag mogelijke integrale kosten, beheersbare infrastructuur.

van

informatievoorzieningen

–

bieden

van

goede

Projecten zijn housing rekencentrum, Drechtnet, vervanging computers en servers door een nieuw server based computing systeem, vervanging telefonie en inhalen van achterstallig onderhoud dat direct van belang is voor de vernieuwing. 5.2 5.2.1

BELE IDSKA DER DEE LP R OGRAM MA RE GI ONA LE

ICT

I NF RA S T R UC T UU R

scope van infrastructuur / Dienstenpakket

Deelprogramma regionale ICT infrastructuur betreft de materiële kant van de basisdienst van het SCD i.c. de technische infrastructuur. De SCD draagt niet alleen zorg voor het in stand houden en beschikbaar stellen van een technische infrastructuur aan de deelnemers (de beheersactiviteiten door de medewerkers van de SCD: oorspronkelijk business plan SCD), maar ook het beschikbaar stellen en in standhouden van de infrastructurele middelen zelf (de hardware, systeemsoftware en generieke kantoorautomatisering, maar niet de bedrijfssoftware: uitbreiding op het oorspronkelijk voorziene dienstenpakket). M.a.w. de deelnemers beschikken over een volledig werkende kantoorautomatisering en de infrastructuur voor het draaien van hun bedrijfsapplicaties en de communicatieverbindingen voor spraak en data en dit alles volgens de modernste standaards. Deze is eigendom van de SCD en de SCD brengt daarvoor een bijdrage in rekening bij de deelnemers via een gemiddeld integraal bedrag per werkplek per jaar (ICT as a service) Onder infrastructuur wordt in dit verband de totaal benodigde spraak en data technologie bedoeld, nl.: •

systeemsoftware zoals Microsoft, Oracle etc.

•

applicatieservers

•

exchangeservers

•

storage servers

•

telecomvoorziening (centrale, werkplek en mobiele apparatuur)

•

netwerkvoorzieningen en externe koppelingen (excl. bekabeling)

•

kantoorautomatisering zoals:

•

o

werkplekken, laptops, telefoons, PDA

o

Officepakketten voor tekstverwerking, agenda, mail e.d.

o

Randapparatuur zoals printers, copiers en scanners en/of multifunctionals;

Kosten van gebruik (aansluitingen externe koppelingen, kosten van spraak (tikken)).


pagina 15 van 52


5.2.2

Geïntegreerde en ondeelbare infrastructuur

In de huidige situatie is de infrastructuur specifiek per deelnemende organisatie. De integratie zou op zichzelf beschouwd kunnen plaatsvinden door aanpassingen op de huidige infrastructuur. Dit vergt een miljoenen investering, die niet bijdraagt aan de andere doelstellingen, te weten verhoging kwaliteit, flexibiliteit en adaptief vermogen en vermindering beheerspersoneel. Zo zouden 8 verschillende werkplekconcepten en 8 locale rekencentra in stand blijven. Daarom is een tweede optie in beeld, nl. de ontwikkeling van een geheel nieuwe infrastructuur vanuit één nieuw professioneel rekencentrum en met een gestandaardiseerde en op afstand vanuit het Servicecentrum te beheren werkplekconcept. De nieuwe infrastructuur is door haar technische eigenschappen – server based computing en één flexibel schaalbaar rekencentrum – ondeelbaar geworden. M.a.w. er is – behoudens een “leeg” SBC-werkstation 12 - nagenoeg geen onderdeel van de infrastructuur direct toewijsbaar aan een klant en de specificaties moeten Drechtsteden breed exact gelijk zijn. Deze ondeelbare infrastructuur heeft (tot dusver nog niet onderkende) consequenties voor financiële verhoudingen en eigendomsverhoudingen. Voor de nieuwe ondeelbare infrastructuur is geen directe kostentoerekening mogelijk, dus ontstaat het vraagstuk van kostenverdeling m.b.v. verdeelsleutels. Door dit nieuwe concept vindt tevens een complete vernieuwing van de bestaande infrastructuur plaats. Bij sommige organisaties is sprake van verouderde, dus op korte termijn te vervanging, infrastructuur. Andere organisaties kunnen bijv. de vanuit een verhuisplan geplande investeringen achterwege laten en gebruik maken van deze algemene vernieuwing. In een enkel geval zal op termijn niet inpasbare apparatuur vervroegd moeten worden afgeschreven. Dit leidt tot enige frictiekosten, waarmee overigens binnen de ramingen rekening is gehouden. In de nieuwe situatie is er sprake van één geïntegreerde en SCD stelt als eigenaar en investeer een generieke SCD beheert decentrale ondeelbare nieuwe infrastructuur ter infrastructuren criterium infrastructuur. Dit heeft twee beschikking redenen: LL L M H HH LL L M H HH • Faciliteren van de samenwerking, want het in stand houden van gescheiden infrastructuren is een beperking voor de samenwerking, die gebaat is bij het kunnen werken op iedere Drechtstedenwerkplek op iedere applicatie van Drechtsteden.

Personeel Efficiency Kwaliteit continuiteit kaderstelling snelheid van implementatie mate van connectiviteit aanpasbaarheid aan nieuwe omstandigheden toekomstvastheid Standaardisatie + uniformering

X X

X X X X X

X X X X

X

X

X

X

X

X

X

X X • Bereiken van de Financieel in investering Financieel in jaarlast X X beoogde efficiency, want één geïntegreerde infrastructuur is kosteneffectiever te exploiteren, zeker met inachtneming van hogere beschikbaarheids- en continuïteitseisen.

Beide varianten zijn in de bijgaande tabel vergeleken.

12 SBC staat voor server based computing. Bij Server Based Computing worden bijna alle taken terug gehaald naar de server (lees Rekencentrum Drechtsteden). De uitwisseling van data bestaat alleen nog uit beeldscherminformatie, toetsenbordaanslagen en muisbewegingen. Hierdoor wordt het mogelijk om goedkope en centraal te beheren “thin clients” toe te passen. Een “thin client” hoeft zelf over zeer weinig bronnen te beschikken, en is zeer sterk afhankelijk van de server. Daardoor is het tevens eenvoudig om vanuit alle locaties alle applicaties te benaderen. Vandaar dat het concept met name in gedecentraliseerde omgevingen veelvuldig wordt toegepast.


pagina 16 van 52


Volledige vernieuwing vergt weliswaar een aanzienlijk hogere directe investering en neem meer doorlooptijd in beslag, maar presteert op alle andere fronten en zeker op de langere termijn aanzienlijk beter. Deze variant is uitgewerkt in de projecten van deelprogramma I en impliceert tevens de positionering van de SCD als eigenaar en investeerder van de nieuwe infrastructuur. Inmiddels is de “second opinion” op dit programma-onderdeel door een onafhankelijk (want niet bij ontwerp en realisatie betrokken) adviesbureau afgerond. Uit deze “second opinion” blijkt dat de inhoud en omvang van de architectuur en investeringsvoorstellen wordt onderschreven. Dit bureau adviseert om op onderdelen een iets modernere technologiekeuze te maken (bijv. nog verder gaande virtualisatie van servers), omdat de markt heeft aangetoond dat deze technologie zich ten opzichte van de periode van opstellen van de ICT-architectuur inmiddels voldoende heeft bewezen. Wij zullen die adviezen nader onderzoeken en waar mogelijk volgen. Dit zou kunnen leiden tot een nog hogere beschikbaarheid en flexibiliteit, maar gezien het gecombineerde volume van Drechtsteden zal dat geen materiële impact hebben op de verwerving en installatie van servers en opslagcapaciteit en dus de projectbegroting. Deze “second opnion” onderschrijft – behoudens ondergeschikte wijzigingsvoorstellen - het technologiebeleid van Drechtsteden.

5.2.3

Eigendomssituatie

In de vorige paragraaf werd aangegeven dat de nieuwe infrastructuur door zijn aard en opzet niet deelbaar is. Daarmee geeft de inhoudelijke status al een oplossing voor de betreffende eigendomssituatie, nl. voor rekening en risico van het SCD tegen standaard versleuteling van kosten over de deelnemers. Vervolgvraag betreft de eigendomssituatie van de bestaande infrastructuur. Hiervoor kunnen twee opties worden onderkend, nl.: (1)

De oude infrastructuur blijft eigendom van de deelnemers en de nieuwe infrastructuur wordt op basis van de verdeelsleutels voor dienstverlening door de SCD toegerekend aan de gebruikersorganisatie.

(2)

De oude infrastructuur wordt overgedragen aan de SCD en de SCD belast ongeacht samenstelling de infrastructuurkosten op basis van de verdeelsleutels voor dienstverlening door de SCD door aan de gebruiker.

De vernieuwing van de infrastructuur vindt gefaseerd plaats, volgens gezamenlijke – nog te bepalen prioriteitsstelling. Omdat er gedurende de planperiode een gefaseerde overgang van oud naar nieuw plaatsvindt en het beheerpersoneel reeds over gaat naar de SCD, leidt overdracht van de verantwoordelijkheid en eigendom naar de SCD tot een duidelijkere verantwoordelijkheidsstelling en eenvoudiger beheer (optie 2). De overgangsfase heeft twee gevolgen: (1)

De deelnemende organisaties hebben geen kennis en capaciteit meer in huis om de kosten te kunnen managen en zijn afhankelijk van de SCD;

(2)

De deelnemende organisatie mogen geen financiële last hebben van deze migratie en het moment waarop de migratie plaatsvindt.

Daarom vindt overdracht van de (economische) eigendom plaats aan de GRD / SCD, die de kosten van de ICT-infrastructuur, ongeacht de technische achtergrond van die werkplek, via de begroting in rekening brengt bij de deelnemers . De doorbelasting vindt plaats met behulp van de feitelijk op nader te bepalen peildata in gebruik zijnde werkplekken in dienstverlening door de SCD. De overdracht van deze activa vindt plaats tegen vergoeding van de boekwaarde per ultimo 2007, die wordt bepaald op


pagina 17 van 52


basis van de spelregels die de deelnemers met elkaar vastgelegd hebben in het kader van de besluitvorming over de SCD-begroting 2008 13. Dit is een afwijking van het Bestuursplan, waarin is bepaald dat geen activa worden overgenomen en eventuele vervroegde afschrijvingen ten laste van de deelnemer blijven. De overdracht zorgt voor een directe gelijkschakeling in kosten tussen deelnemers en er is geen sprake van concurrentie tussen oud en nieuw. De SCD draagt binnen de vastgestelde kosten van dienstverlening haar eigen toegerekende aandeel in het gebruik van de infrastructuur i.c. ca. 15 %. 5.2.4

Ontwikkeling van de kwaliteit

De nieuwe infrastructuur betreft zowel integratie van 8 bestaande, als kwalitatieve verbetering en vervanging van de bestaande infrastructurele voorzieningen. De verbeteringen zijn: (1)

Geïntegreerde infrastructuur (alle applicaties vanuit alle locaties en werkplekken én ambulant beschikbaar volgens één met minder personeel (target SCD) te beheren technisch concept);

(2)

Grotere robuustheid (beschikbaarheid; meer applicaties op bedrijfskritisch niveau in service);

(3)

Hogere bedrijfscontinuïteit (uitwijkvoorziening);

(4)

Grotere flexibiliteit bij toenemende (bijv. meer digitalisering papier en tekeningen) of afnemende (bijv. saneren applicaties) capaciteitsvraag;

(5)

Groter adaptief vermogen om de veelheid van wijzigingen door te kunnen voeren.

(6)

Hoger beveiligingsniveau volgens de laatste methodieken en door gebruik van een geïntegreerde infrastructuur.

5.2.5

Overige beleidsuitgangspunten

M.b.t. volume: •

In de begroting van het deelprogramma Regionale ICT infrastructuur is opgenomen het aansluiten van alle in Drechtnet (de glasvezelring, zoals die medio 2007 feitelijk in gebruik was) verbonden locaties; het inpassen van niet aangesloten locaties vergt een separaat te financieren project ten laste van de deelnemer.

•

Het volume van de in de begroting van het deelprogramma Regionale ICT infrastructuur opgenomen te vervangen werkstations c.s. bedraagt - naar organisatie-eenheid geoormerkt 3330 stuks.

M.b.t. methode: •

De financiering van deelprogramma Regionale ICT infrastructuur – te verwerven middelen en projectleiding en migratiekosten – vindt plaats door middel van een kredietaanvraag door GR Drechtsteden. Omdat niet het gehele investeringsbedrag tegelijk nodig is, kan dat in nader overeen te komen tranches plaatsvinden.

•

Het (economisch) eigenaarschap van de oude infrastructurele middelen wordt aan de SCD overgedragen tegen boekwaarde per ultimo – conform boekhoudregels van de GRD - per 1 juli 2008. Dit heeft een terugwerkende kracht tot 1 januari 2008, omdat de besluitvorming in stappen in de eerste helft van 2008 wordt geëffectueerd.

•

De kosten van de ICT-infrastructuur worden –via de bijdrage van de deelnemers,- conform de aantal werkplekken in gebruik per peildatum van de kosten van dienstverlening door de SCD aan de deelnemers in rekening gebracht.

13

Zie de brief van het Drechtstedenbestuur aan de colleges van 19 oktober 2007.


pagina 18 van 52


M.b.t. financieringsbehoefte: •

De investeringsaanvraag vindt plaats bij de Drechtraad als beoogd eigenaar van de nieuwe infrastructuur.

M.b.t. procedure: •

Het deelprogramma Regionale ICT infrastructuur wordt ingevoegd in de SCD-begroting via begrotingswijziging en door het bevoegd gezag ingediend.

•

Concerncontrollers van de deelnemende organisaties brengen de uit deze besluiten voortvloeiende wijzigingen in de begrotingen van de deelnemende organisaties in procedure en rapporteren voor de coördinatie terug aan de programmamanager IP&A.

•

De SCD stelt – geassisteerd door de programmamanager IP&A - inventarislijsten van de ICTinfrastructuur op en bewerkstelligt de overdracht van de( economische) eigendom.

5.3

M I GRA T IE S T RA TE GI E :

5.3.1

GE L E I DE L I J K E V E R N I E UW IN G E N GEE N B IG B A N G

inleiding

De (niet realistische) werkmodaliteit (van voor de opstart van het programma IP&A Drechtsteden) was dat er volgens een big bang scenario per 1 januari 2008 één nieuwe geïntegreerde infrastructuur aanwezig zou zijn. Het huidige realistische scenario is dat er tot in het vierde kwartaal 200814 gebouwd wordt aan de nieuwe infrastructuur, waarna in de twee volgende jaren een geleidelijke overgang van de oude naar de nieuwe infrastructuur mogelijk is. Er zal gedurende een overgangsfase van ruim drie jaren sprake zijn van een geleidelijke afbouw van de oude infrastructuren en opbouw van de nieuwe infrastructuur. Deze migratie zal plaatsvinden in kleinere tranches van 100 tot 150 werkplekken van vergelijkbare samenstelling, dus waarschijnlijk niet voor een integrale deelnemende organisatie of locatie. De deelnemende organisaties hebben ondermeer in relatie tot de dienstverlening van de SCD vooralsnog beperkingen, omdat niet vanuit iedere werkplek alle systemen te ontsluiten zijn. Hiervoor worden wel voorlopige voorzieningen ingericht. 5.3.2

Planning en urgentie van programmacluster I

In de gesprekken is tussen de deelnemers en het programma eerder een gedeeld inzicht ontstaan dat de voortgang van Drechtnet en Rekencentrum op het kritieke pad lag en dat dit urgent was in de besluitvorming. Vanuit Dordrecht werd – naar huidige inzichten volkomen terecht – opgemerkt dat het belangrijk is om de activiteiten als bedoeld onder de noemer van het Technisch Beleidsplan Dordrecht (TBD) met grote voorrang uit te voeren, mede omdat krediet is verstrekt en een commitment is aangegaan. Rekencentrum en Drechtnet vallen buiten de scope van dit TBD. Echter alle partijen beseften dat door de regionale ontwikkelingen het Rekencentrum en Drechtnet op het kritieke pad waren komen te liggen van het TBD. 5.3.3

Problematiek van kredieten en besluiten in relatie tot voortgang

In de gesprekken is naar voren gebracht dat het in de denklijnen belangrijk is om een onderscheid aan te brengen tussen kosten die onvermijdelijk samenhangen met de SCD-vorming en de overige infrastructuurkosten. Deze benadering leidt er toe dat de kosten van Rekencentrum Drechtsteden, Drechtnet kunnen worden verbonden aan de oprichting van de SCD in enge zin 14

Was 1 juli 2008; later i.v.m. besluitvorming over gunning rekencentrum c.s.


pagina 19 van 52


Een grotere toegevoegde waarde kan worden gecreëerd door de infrastructuur te standaardiseren en integreren. In de uitrol van de nieuwe technologie zit een eenmalige inspanning, nl. het eenmalig bij het tot stand komen van de samenwerking integreren van 8 verschillende infrastructuren naar 1 gestandaardiseerde infrastructuur. Uiteraard is dit in projectactiviteiten niet te scheiden, maar vanuit vuistregels is te beredeneren dat de integratie ongeveer een dubbele inspanning is ten opzichte van een gewoon vervangingsproject (ca. 1,3 m€). Voor deelprogramma Regionale ICT infrastructuur is – indien en voor zover nog niet gedekt i.c. deelprogramma I-B – een krediet van de Drechtraad noodzakelijk en voor dat krediet is instemming van de deelnemers nodig met de doorbelasting van jaarlijkse kosten. Omdat dit niet geheel budgetneutraal verloopt is hiervoor instemming van de besluitvormende organen van de deelnemers nodig. Voor de voortgang was het nodig de procedure op te knippen zonder het zicht op de samenhang te verliezen. Daarom is de handelwijze als volgt: handhaven van het integrale plan 2007 – 2010, echter te realiseren in drie plateaus (zie hierna). Plateau 1 (programmacluster IA): Rekencentrum en Drechtnet Deze investeringen resp. de daaruit voortvloeiende kapitaallast kan worden gedragen door de SCD. Voor de SCD was een post initiële investeringslast gereserveerd van € 1,0 miljoen per jaar. Wij denken met de verdieping op de gevolgen van de samenwerking in de regio en het hebben van een SCD voor de infrastructuur - als opgenomen in het strategisch plan programma IP&A – voldoende te hebben aangetoond dat er een structurele noodzaak is om beroep te doen op de reservering. De Drechtraad heeft hiermee inmiddels ingestemd. Voor het programma ligt dit in de periode 4e kwartaal 2007 tot derde kwartaal 2008. Plateau 2 (tussenprogramma op naam van Dordrecht): Technisch Beleidsplan Dordrecht (TBD) Dit plateau is erop gericht om de activiteiten van het TBD zo spoedig mogelijk uit te voeren. Dit is immers een geprioriteerde activiteit voor de gemeente Dordrecht en van belang voor de noodzakelijk mitigatie van continuïteitsrisico’s. Dit kan -– door onder de kredieten van de gemeente Dordrecht het TBP uit te voeren. Additionele bepaling is dat de formele en financiële uitvoering teruggedraaid wordt op het moment dat een regionaal akkoord op Programmacluster I het TBP overruled. Voor het programma ligt dit plateau in de eerste helft van 2008.

Plateau 3 (programmacluster IB): regiobrede vervanging van de infrastructuur Dit plateau is erop gericht om de infrastructuur in de regio op een uniforme standaard tot stand te brengen door vervanging van de huidige middelen door een standaardvoorziening. Dit plateau komt in de plaats van een zelfstandig vervangingstraject door de deelnemers zelf. Voor het programma ligt dit met name in de tweede helft van 2008 (met terugwerkende kracht tot begin 2008) tot en met 2010.


pagina 20 van 52


5.4 5.4.1

P R OJ E C TE N P O R TF O LI O Projecten van de portfolio

Deelprogramma I Regionale infrastructuur omvat de volgende projecten en investeringen:

Deelprogramma I Regionale ICT-infrastructuur nr. 1 4

2 3a b 5a b 8 9 10

5.4.2

Project regionaal rekencentrum Drechtnet TOTAAL DEELPROGRAMMA IA

€ € €

begroting 3.432.000 2.808.000 6.240.000

regionaal remote support (inbegrepen in 9) regionale vernieuwing telefonie uitrol telefonie ontwerp uniforme werkplek en RC Uitrol uniforme infrastructuur en werkplek technisch beleids plan overig (6, 7, 8 oud) instrumentering I&A (a. en b.) regionale uitwijkvoorziening TOTAAL DEELPROGRAMMA IB

€ € € € € € € € €

390.000 854.000 624.000 12.462.000 936.000 588.000 15.854.000

TOTAAL GENERAAL

€

22.094.000

Project conditionering ruimte regionaal rekencentrum.

Dit project heeft tot doel de kelderruimten van het dienstengebouw aan de Noordendijk te voorzien van specifieke installatietechniek voor een grootschalig rekencentrum. Om de gedachten te bepalen: hierin moeten straks ca. 300 zogenaamde bladeservers worden geplaatst. De installatietechniek bestaat uit: •

(nood)stroomvoorzieningen;

•

Koelinstallaties

•

Overige voorzieningen, zoals rekken voor computers, beveiligingsvoorzieningen e.d.;

•

Installatiewerkzaamheden door leverancier.

Hiervoor is een aanbesteding gedaan. De bouwtechnische voorzieningen zijn opgenomen in het huisvestingsplan. De tijdelijke rekencentrumfunctionaliteit betreft de versterking van het rekencentrum van de gemeente Dordrecht indien en voor zover de capaciteit hiervan – vooruitlopende op de totstandkoming van de definitieve oplossing in het dienstengebouw – opgeschaald moet worden voor de SCD. Hierbij is bijvoorbeeld te denken aan het draaien van het financieel pakket en de salarisadministratie van de SCD. De afschrijving is gesteld op 10 jaar in lijn met de reëel te verwachten gebruiksduur van deze installatietechnische voorziening. 5.4.3

project Drechtnet

Dit project heeft tot doel om: •

het netwerk binnen het Reken Centrum Drechtsteden tot stand te brengen (de zog. Back bone), dat alle computers en de opslagapparatuur in het rekencentrum verbindt;

•

het Drechtnet tussen de panden van de deelnemers van Drechtsteden aan te leggen;

•

het integreren van de netwerken binnen en tussen de panden alsof er sprake is van één transparant en alle panden, werkplekken, computers en randapparatuur omvattend geheel.


pagina 21 van 52


Er bestaat weliswaar een fysiek Drechtnet in de vorm van glasvezelnet, maar de actieve componenten om e.e.a. daadwerkelijk te gebruiken zijn nog niet voorzien. Binnen de scope valt het verbinden van alle locaties Drechtsteden, het tot stand brengen van een QOS (quality of service) voor zowel spraak (VOIP telefonie) als data, het screenen en (door de deelnemende organisaties) zonodig doen upgraden van het LAN en het inpassen van alle actieve componenten (één nummerplan opstellen en implementeren). De projectraming omvat de volgende posten: •

(extern bemenste) projectleiding;

•

netwerk back bone Reken Centrum Drechtsteden

•

idem, redundante aansluitingen

•

Drechtnet (QOS spraak en data; screenen en upgrade LAN; verbinden alle locaties Drechtsteden) i.c.: o

organisatie koppelvlakken

o

aanpassingen breedbandnet

o

centraal extern koppelvlak

o

migraties netwerken naar Drechtnet en externe koppelvlak naar centraal extern koppelvlak

De afschrijving is – vanwege overwegend actieve componenten = gespecialiseerde computers gesteld op 5 jaar in lijn met de reëel te verwachten gebruiksduur en de gebruiksduurondersteuning van de leverancier. 5.4.4

project uitwijkvoorziening

Dit project is niet uitgewerkt, maar er is wel een PM-post opgenomen om in 2009 een uitwijkvoorziening te realiseren. De NDD+ heeft in verband met prioriteitstelling ingestemd met uitstel van dit project tot 2008 (vooronderzoek) resp. realisatie in 2009. Het programma zal in 2008 een voorstel indienen. Hoewel onderzoek moet plaatsvinden, wordt in ieder geval overwogen of dit kan in één van de bestaande rekencentra van de deelnemende gemeenten.

5.4.5

overige projecten

Hieronder zijn samengevat een aantal projecten dat het deelprogramma completeert. Het betreft: •

werken op afstand, een geprioriteerde voorziening voor thuis en/of op dienstreis op de bedrijfssystemen te kunnen werken.

•

service bus, betreft een standaard middel voor digitale koppeling een pilot die anticipeert op de geleidelijke invoering van het concept van Front Office, Mid Office, Back Office en Basis Registraties, waarin veel koppelingen nodig zijn. Vanuit de gebruikersorganisaties is veel vraag naar koppelingen.

•

technisch beleidsplan, betreft die onderdelen van het technisch beleidsplan Dordrecht die regiobreed ingezet worden met name de zog. Back end voorziening. De specifieke elementen voor Dordrecht zijn inmiddels ondergebracht als locaal project.

•

instrumentering I&A, betreft alle hulpmiddelen voor de I&A-afdelingen om hun eigen beheerswerkzaamheden voor projecten, licentiebeheer, budgetbewaking, service levels en de ITIL-processen goed uit te kunnen voeren op de nieuwe infrastructuur.


pagina 22 van 52


5.4.6

project (ontwerp en bouw) Kantoorautomatisering

Dit project heeft tot doel de gehele nieuwe GRID-architectuur 15 te ontwerpen, selecteren en initieel te bouwen. Er vindt binnen dit project een eerste totale installatie plaats op basis waarvan alle aanloopissues uitgetest kunnen worden en een stabiel platform beschikbaar kan worden gesteld alvorens uitrol plaatsvindt (initiële installatie). 5.4.7

Project uitrol per klant

Doel van dit project is het daadwerkelijk migreren van klanten van de oude naar de nieuwe situatie in tranches van ca. 100-150 werkplekken. Activiteiten zijn het overhalen en inregelen van de applicaties; het ontsluiten van die applicaties in de nieuwe infrastructuur, het overzetten van bedrijfs- en gebruikers data, het plaatsen van nieuwe en weghalen en afvoeren van oude werkplekken. Gedurende de uitrol wordt de initiële installatie opgeschaald, hetgeen mogelijk is omdat de nieuwe infrastructuur zeer flexibel schaalbaar is. Daarom valt binnen de scope de verwerving van nieuwe hardware, van nieuwe software licenties incl. Citrix etc., het verwerven van servercapaciteit en randapparatuur. Dit is omgerekend in een gemiddelde investering per werkplek. Afschrijving was aanvankelijk gesteld op 4 jaren, maar in verband met de accountingvoorschriften bijgesteld naar 5 jaren. 5.4.8

Basisvoorzieningen telefonie

Binnen dit project valt de ontwikkeling, selectie en initiële bouw van het telefonie concept (kernbeslissing). Voorts valt eronder de verwerving van de benodigde AVAYA basiscentrale, het inrichten van het technisch beheer en het inrichten van het functioneel beheer. Belangrijk element is het inregelen van de content in de vorm van nummerplannen etc. In verband met VIOP (voice over internet protocol) wordt uitgegaan van – in lijn met de accountingvoorschriften - een gebruiksduur van 5 jaren (was 4 jaren). 5.4.9

uitrol per werkplek

Doel van dit project is het daadwerkelijk migreren van klanten van de oude naar de nieuwe situatie. Hieronder valt ook het migreren van smartphone/PDA indien en voor zover dit, door het lijnmanagement is geautoriseerd. In de opstelling zijn onder exploitatie tevens de gebruikstikken begrepen. Het aantal laptops, smartphones en PDA’s is gelimiteerd: bovenmatige afname zal door het betreffende lijnmanagement additioneel moeten worden bekostigd. 5.5 5.5.1

K OS TEN

E N FI NA NC IE RI N G

Jaarlast van de regionale ICT infrastructuur

De financiering is bij de keus voor variant 2 een aangelegenheid van de GR, die daarvoor een tweetal kredietaanvragen indient. De eerste kredietbehoefte betreft de basisvoorzieningen Drechtnet en Rekencentrum Ruimte(programmacluster IA). Dit krediet is op 12 december 2007 door de Drechtraad verstrekt en deze investering leidt tot een basisinfrastructuur Drechtnet en Rekencentrum Drechtsteden (conditionering ruimte), die op jaarbasis ca. € 0,9 miljoen kost. Deze jaarlijkse kosten worden gedekt binnen de apparaatskostenbegroting van de SCD.

15

GRID (Gemeenschappelijke Regionale Infrastructuur Drechtsteden) is een server based computing architectuur (feitelijke verwerking niet op de bureaucomputer, maar op de rekencentrumcomputer), kosten- en ruimte besparende “thin clients” en tevens een uniform serverpark voor applicatie hosting (bladeservers) en collectieve data opslag (SAN = storage aria network). Versiedatum 26 maart 2008

pagina 23 van 52


De tweede kredietaanvraag (of aanvragen) betreft de integratie en vervanging van de totale ICTinfrastructuur (programmacluster IB). Deze wordt voorgelegd aan de Drechtraad van 18 juni 2008. De jaarlijkse lasten van de infrastructurele middelen ter grootte van € 6,3 miljoen worden via de SCDbegroting versleuteld naar de deelnemende organisaties, die daarentegen geen eigen investeringen behoeven te doen en geen eigen kapitaal- en exploitatielasten meer hebben. Dit is een wijziging volgende op het Bestuursplan, dat er nog vanuit ging dat de infrastructuur met uitsluitend aanpassing van Drechtnet integreerbaar zou zijn. De integratie en vervanging van de regionale infrastructuur is derhalve een zelfstandig op het Bestuursplan volgend nieuw besluit. Dit leidt tot de volgende opstelling.

investering en jaarlast Deelprogramma I Regionale ICT-infrastructuur Programma onderdeel Deelprogramma IA Deelprogramma IB Totaal Deelprogramma I

omschrijving Totale investering Drechtnet en rekencentrum € 6.240.000,00 Regionale (integratie en vervangin € 15.854.000,00 22.094.000,00 €

Jaarlast € 870.000,00 € 6.341.000,00 € 7.211.000,00

De jaarlast die voortvloeit uit de integratie en vervanging van de regionale ICT-infrastructuur bestaat uit de kapitaallasten en de exploitatiekosten. Dit leidt tot een kostenniveau van € 6,3 miljoen per jaar gemiddeld en dat is bij de in gebruik zijnde werkplekken een gemiddeld werkplektarief van € 1.904,--. Dit is in de volgende tabel gespecificeerd.

Deelprogramma I-B GRID GR ICT-infrastructuur Drechtsteden investering afschrijving kapitaallasten

post Telefonie * Basis (vast) * Uitrol (variabel) * Gebruik Data * LAN (lease) * Uniforme werkplek * Basisbouw (vast) * Uitrol en vervanging apparatuu * werkpleklicenties * Technisch beleidsplan * Instrumentering I&A Telling aantal werkplekken gemiddeld te verwachten werkplektarief

exploitatie

€ €

390.000 854.000

10 € 5 €

51.000 197.000

€ € €

18.000 167.000 771.000

€

-

0 €

-

€

838.000

€ € € € € €

624.000 10.005.000 2.457.000 936.000 588.000 15.854.000

10 5 3 5 5

€ € € € € €

81.000 2.301.000 902.000 216.000 136.000 3.884.000

€ 30.000 € 603.000 € € € 30.000 € 2.457.000

totale jaarlasten € € € € € € € € € € € € € €

69.000 364.000 771.000 838.000 111.000 2.904.000 902.000 216.000 166.000 6.341.000 3.330 1.904

De kredietbehoefte ligt verspreid over de planperiode, omdat de invoering en met name de uitrol gefaseerd plaatsvindt in de jaren 2007 t/m 2010. De kredietaanvragen kunnen derhalve worden onderverdeeld in jaartranches. INVESTERING IN JAARTRANCHES kredietaanvragen Jaartranche 2008 Jaartranche 2009 Jaartranche 2010 Totaal


bedrag € 5,9 miljoen € 5,0 miljoen € 5,0 miljoen € 15,9 miljoen

pagina 24 van 52


De overnamewaarde van de activa van de deelnemers loopt als onderdeel van de kredietaanvraag mee. . Deze overnamewaarde is als volgt vastgesteld (vlootschouw, zie NDD+ d.d. 6 maart 2008):

Boekwaarde omschrijving totale boekwaarde waarvan reeds eigendom van de GR Drechtsteden Overnamebedrag

Bedrag € 3.733.000,00 € 1.175.000,00 € 2.558.000,00

De specificatie per deelnemer is als volgt (afrondingsverschil):

Boekwaarden per deelnemer: Deelnemer

Alblasserdam Dordrecht Hendrik Ido ambacht Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht RegioZuid Holland Zuid Overname bedrag GR Drechtsteden Totale boekwaarde

Boekwaarde per deelnemer € 32.000 € 1.354.000 € € 294.000 € 61.000 € 684.000 € 134.000 € 2.558.000 € 1.175.000 € 3.733.000

In de volgende paragrafen worden de huidige en toekomstige jaarlasten in kaart gebracht, alsmede de consequenties voor de deelnemers. 5.5.2

Inventarisatie huidige (materiële) kosten ICT-infrastructuur

In de afgelopen periode heeft een inventarisatie plaatsgevonden van de huidige materiële kosten van technisch ICT- beheer. Dit inzicht was nodig om (1) na te kunnen gaan hoe de daadwerkelijke kostenontwikkeling is bij invoering van de nieuwe regionale ICT-infrastructuur en (2) om inzicht te kunnen geven wat de impact hiervan is op de jaarlast van de deelnemende organisaties. Onder materiële kosten van technisch beheer worden in dit verband verstaan alle ICT-kosten aan leveranciers – zowel kapitaallasten als exploitatiekosten – voor netwerken, datacommunicatie, spraak communicatie, kantoorautomatisering (incl. de standaardpakketten zoals Office en e-mail) en centrale verwerking (rekencentrum/servers voor verwerking van bedrijfsapplicaties zoals financiële administratie en dataopslag). De jaarlast van de huidige 10 infrastructuren van de 8 deelnemende organisaties (dus voor invoering van de ICT-infrastructuur IB) is in samenwerking met de controllers van de deelnemende organisaties als volgt vastgesteld. De in de begrotingen van de deelnemers en GRD opgenomen ICT-kosten zijn in totaal ca. € 6,9 miljoen. In totaal zijn 3330 werkplekken (PC’s en laptops) geïnventariseerd. De huidige ICT-kosten bedragen gemiddeld per werkplek € 2.081,--. Het betreft het kostenniveau jaar 2008 na toerekening SCD. Dit wil zeggen dat de deelnemende organisaties van hun interne ICT-kosten een bedrag hebben afgetrokken dat toegerekend is aan de aan de SCD overgedragen activiteiten, mensen en middelen. De ICT-begroting van de GRD is inclusief de nieuwe dochters. Versiedatum 26 maart 2008

pagina 25 van 52


De kosten per deelnemer zijn in de volgende tabel opgenomen.

Jaarlasten nu (voor deelprogramma IB ICT infrastructuur I-B) per deelnemer en in totaal (afronding op € 100,--)

Deelnemer Jaarlast

Alblasserdam Dordrecht Hendrik Ido ambacht Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht RegioZuid Holland Zuid GR Drechtsteden TOTAAL

5.5.3

€ 206.200 € 1.801.600 € 453.000 € 272.300 € 237.800 € 416.800 € 849.000 € 2.694.100 € 6.930.800

Aantal Werkplek tarief werkplekken na toerekening SCD € € € € € € € € €

90 1.059 146 160 130 270 512 963 3.330

€ € € € € € € € €

2.291 1.701 3.103 1.702 1.829 1.544 1.658 2.798 2.081

Begrotingseffecten op totaal niveau en per deelnemende organisaties

In de huidige situatie komen de infrastructuurkosten direct ten laste van de deelnemende organisatie. In de nieuwe situatie is er sprake van één geïntegreerde en ondeelbare nieuwe infrastructuur. Daarom is een directe toerekening aan deelnemende organisaties niet meer mogelijk. Een veel toegepaste verdeelsleutel is die per werkplek (o.a. shared service center Oosterhout). De verandering van methodiek, die afgedwongen wordt door de nieuwe inhoudelijke infrastructuur, kan op het niveau van de individuele deelnemende organisaties leiden tot een verschuiving in de kostenbelasting. De wijze van kostentoerekening is een belangrijk gesprekthema geweest. Netto betalen of ontvangen was een thema, maar ook het effect van de status van de huidige ICT-middelen. Verder de vraag of de verdeelsleutel van de formatie voor de kosten van de SCD-dienstverlening ook representatief is voor de verdeling van de kosten van de infrastructuur c.q. of andere verdeelsleutels minder verschuiving teweeg zou kunnen brengen. Tegenover de doorbelaste kosten staat de verlaging van de interne kosten als gevolg van het wegvallen van de eigen kapitaal- en exploitatiekosten uit de begroting. De gekozen kostenverdeling op basis van aantal werkplekken is een alternatief, dat als voordeel heeft dat het meer recht doet aan de verschillende besluiten van de deelnemers en er een prikkel uitgaat naar kostenbeheersing door deelnemers. Een juiste beoordeling van de begrotingseffecten voor deelnemers kan plaatsvinden door de kosten van de deelnemers – na aftrek van de aan de SCD toe te rekenen ICT-kosten en correcties vanwege de uitplaatsing van activiteiten, personeel en middelen naar regionale organisatie ZHZ en GR – te vergelijken met de begrote doorbelasting van ICT–kosten per werkplek per jaar. Bij deze comptabele cijfers moet echter mee gewogen worden, dat dit niet altijd een juiste weergave is van het meer structurele kostenbeeld. Immers de laatste jaren zijn investeringen – anticiperend op de komst van de SCD - soms aangehouden en de kapitaallasten niet meer representatief (veel reeds afgeschreven middelen). Dit leidt tot het volgende begrotingstechnische effect op regionaal niveau (huidige cijfers).


pagina 26 van 52


Uit de voorgaande situatie is te af te leiden dat de kosten dalen: •

Was

:

€ 6.930.800,--

•

Wordt

:

€ 6.341.000,--

•

Minder

:

€ 589.800,--

De effecten per deelnemer afzonderlijk zijn aangegeven in de onderstaande tabel.

Jaarlasten voor- en na invoering ICT infrastructuur I-B per deelnemer en in totaal (afronding op € 100)

Deelnemer



Jaarlast voor invoering I-B € 206.200 € 1.801.600 € 453.000 € 272.300 € 237.800 € 416.800 € 849.000 € 2.694.100 € 6.930.800

€ € € € € € € € €

Jaarlast na invoering I-B 171.400 2.016.600 278.000 304.700 247.500 514.100 975.000 1.833.700 6.341.000

Effect op de jaarlast na invoering I-B € (34.800) € 215.000 € (175.000) € 32.400 € 9.700 € 97.300 € 126.000 € (860.400) € (589.800)

pagina 27 van 52


De effecten per gemiddelde werkplek zijn aangegeven in de onderstaande tabel. Werkplektarieven voor- en na invoering ICT infrastructuur I-B per deelnemer en in totaal: Deelnemer


6.

Aantal Werkplek tarief Werkplek tarief werkplekken voor na na invoering invoering toerekening I-B I-B SCD € € € € € € € € €

90 1.059 146 160 130 270 512 963 3.330

€ € € € € € € € €

2.291 1.701 3.103 1.702 1.829 1.544 1.658 2.798 2.081

€ € € € € € € € €

1.904 1.904 1.904 1.904 1.904 1.904 1.904 1.904 1.904

€ € € € € € € € €

Verschil werkplek tarief na invoering I-B (387) 203 (1.199) 202 75 361 246 (893) (177)

DEELPROGRAMMA II REGIONALE INFORMATIE -EN PROCESINRICHTING

(HOE OM TE GAAN MET REGIONALE INFORMATIEVOORZIENING EN PROCESSEN) 6.1

I N LE I DI N G

Deelprogramma 2 regionale informatieen procesinrichting betreft de vernieuwing van de informatievoorzieningen als gevolg van e-overheid en de wettelijke maatregelen. Dit deelprogramma cluster operationaliseert het inrichtingsconcept dat hiervoor is aangeduid met FO-MO-BO-BR 16. Met dit cluster wordt tegemoet gekomen aan de strategische doelen: (1) het pro actief te hand nemen van de noodzakelijke ontwikkelingen; (2) het vasthouden van de voorhoede positie van Drechtsteden qua digitalisering; (3) het realiseren van de veranderopgave tegen aanzienlijk minder meer kosten dan het geval is bij individuele uitvoering. Projecten zijn e-dienstverlening (doorontwikkelen functionaliteit en meer diensten), afmaken mid office systeem; invoeren basisregistraties, BSN, WKPB e.d. Programmacluster II Regionale I-projecten betreft verschillende categorieën, nl. projecten die: A.

de algemene informatiearchitectuur moderniseren (het zog. Dik midoffice);

B.

de digitale dienstverlening stapsgewijs verder uitbouwen (fase 1, 2, 3 en 4 e-dienstverlening) en

C.

zorg dragen voor de door wet, regelgeving of bedrijfsvoering geïnitieerde nieuwe informatievoorziening te realiseren (bijv. Basisregistraties).

Bij de ramingen is het principe “paard naar de haver brengen” gehanteerd. D.w.z. dat er niet alleen softwareresultaten worden opgeleverd, maar implementeerbare processen en systemen incl. gegevensschoning en completering. Daarmee wordt tevens voorkomen dat deelnemers op het moment van implementatie met onverwachte kosten worden geconfronteerd.

16

Front Office, Mid office, Back Office, Basis Registraties.


pagina 28 van 52


De status van de onderdelen van het programmacluster II is wisselend. Sommige projecten zijn in uitvoering en leveren op korte termijn resultaten. Een programma-onderdeel als basisregistraties strekt zich uit over een 8-tal basisregistraties, waarvan de eerste in 2008 wettelijk operationeel moeten zijn en andere nog wachten op definitieve weten regelgeving. In deze toelichting is nadere informatie opgenomen over de opgenomen projecten de raming en de kostenverdeling naar deelnemende gemeenten. Van alle projecten zijn zog. projectvoorstellen opgesteld, die details bevatten van doel, middelen, onderlinge afhankelijkheden, risico’s en delivarables. Feitelijk ontstaat met dit voorstel voor de uitvoering een nieuw plus-pakket voor de SCD en wordt vooral ook invulling gegeven aan paragraaf 3.3. van het O&F rapport met betrekking tot projectmatig werken in het I&A-domein. Dit pluspakket betreft de beschikbaarstelling van projectkennis en capaciteit. Deze kennis en capaciteit is door middel van een trekkingsrecht voor een deel binnen de basisformatie (en dus kosten) van de SCD beschikbaar, maar voor een deel zal aanvullende capaciteit nodig zijn waarvoor deelnemers via de projectbegrotingen zorg dragen voor bekostiging.

6.2 6.2.1

A MB IT IE NIVE AU Inleiding

De indruk uit de (eerste) afstemronde is dat de lijn van denken en werken (gemeenschappelijke projecten; gemeenschappelijk fonds op bijdrage per inwoner) – afgezien van precieze invulling en praktische uitwerking – steun heeft. Dat geldt ook voor de onderkenning dat met name de mid office systemen een dermate centrale plaats in de informatiehuishouding innemen dat deze de facto als verplicht worden geaccepteerd. Wel is ook sprake van een dringende behoefte om de (investeringskosten) in de doorontwikkeling strikt te kunnen besturen en beperken. Daarom is in dit plan een scherpe afbakening van door te ontwikkelen functionaliteit aangebracht en wordt de besturing gekanteld van aanbod gestuurd naar vraag gestuurd (budget voor modificatie komt uit een vraagproject) Uit de wijze van bespreken blijkt ook dat cluster II als een dynamisch programmacluster wordt gezien en een intensieve samenwerking en afstemming duurzaam nodig maakt. Daartoe wordt in dit document ruim aandacht gegeven aan de inrichting van de samenwerking. 6.2.2

Ambitieniveau Mid office

Inhoudelijk bespreekpunt inzake mid office betreft met name het ambitieniveau. Dordrecht was bang dat de bepaling “na 2008 geen doorontwikkeling van het Dortse mid office” Dordrecht zou blokkeren in het kunnen realiseren van haar ambities. De meeste andere deelnemers zijn (of waren) bang dat er sprake zou kunnen zijn van te hoge ambities die uitgaan boven de in die gemeenten gewenste ambitie en dus bereidheid tot medefinanciering. In het voorstel programmacluster II is een zeer expliciet ambitieniveau opgenomen, nl. vier (releases van) benoemde functionele verrijkingen van het midoffice. Hierna wordt een pas op de plaats gemaakt en worden de ontwikkelingen van met name Govunited beoordeeld om (gezamenlijk) vast te stellen wat de volgende stappen zijn17. Het beeld van de 17

Mozaïek is de naam van een “dik” midoffice systeem, dat door de gemeente Dordrecht zelf is ontwikkeld. De scope van het midoffice – dik – is afgestemd op de dominante trend die zich aftekende en dit is o.a. bevestigd in de Europese aanbesteding Midoffice suite 2006 (Alphen aan de Rijn, Nieuwegein, Delft, Ede en Zoetermeer (Andez), begeleid door Wouter Keller van M&I/Argitek. Inmiddels is dit traject in uitvoering gebracht bij Govunited. De architectuur van Mozaïek sluit naadloos aan op de door Govunited gehanteerde architectuur en Drechtsteden heeft als de facto voorhoede gemeente een sterke inbreng gehad in die landelijke architectuur. De locale uitwerking is o.a. gedocumenteerd in het document “Programma van eisen Regionale midoffice architectuur Drechtsteden Digitaal”, opgesteld door het programma Drechtsteden digitaal. Deze regionaal overeengekomen scope blijft de maat voor het doorontwikkelen binnen het programma IP&A Drechtsteden. De relatie tussen de Drechtstedelijke ontwikkeling en de landelijke ontwikkeling via Govunited is en blijft zeer intensief. De scope die Versiedatum 26 maart 2008

pagina 29 van 52


programmamanager na de besprekingen is dat het expliciet gemaakte ambitieniveau voor Dordrecht toereikend is om haar ambities te realiseren en voor de andere deelnemers voldoende afgepaald is om er steun aan te kunnen verlenen. Dordrecht heeft nadere informatie gevraagd over de vergoeding van de boekwaarde van de applicatieportfolio mid office Dordrecht. Er is geen vergoeding gepland en dus is de huidige lijn dat het gebruiksrecht van de applicaties om niet is gegund aan de deelnemers van Drechtsteden. Ten slotte is informatie uitgewisseld over de betekenis van het mid office concept in de onderlinge samenwerking en het functioneren van de SCD i.r.t. de deelnemers. Inhoudelijk wordt onderkend dat het mid office een harde randvoorwaarde voor samenwerking in Drechtsteden verband is. 6.2.3

Ambitieniveau e-dienstverlening

Een tweede inhoudelijke bespreekpunt betreft de uitrol van de e-dienstverlening. Met name twee gemeenten vinden dat het aantal in 2008 te ontwikkelen zaken/proces (25) te weinig is. Vanuit het programma is aangegeven dat dit project slechts tot op zekere hoogte opschaalbaar is. De reden is dat de opschaling plaats vindt met externe capaciteit en er een minimale eigen betrokkenheid moet zijn en de invoering zich op één punt – mid office beheer - concentreert. Het project uitrol edienstverlening 2008 is in deze versie (ten laste van de latere jaren) opgeschaald tot 100 zaken/processen of meer, echter tegen hogere gemiddelde kosten (meer externe inhuur). 6.2.4

Ambitieniveau en scope project Basisregistraties

Een derde inhoudelijke bespreekpunt betreft de basisregistraties. Deelnemers merken op dat ze de lijn van implementeerbare resultaten (paard naar haver principe) onderschrijven, maar wijzen erop dat het oplossen van aanmerkelijk meer dan gemiddeld vervuilde of incomplete gegevens niet afgewenteld moet worden op de gemeenschappelijkheid. Een suggestie is om gegevensconversie en schoning en completering aan te merken als een locale aangelegenheid. In dit plan zijn deze reacties geadresseerd door de volgende clausule op te nemen: in voorkomende gevallen met een substantiële problematiek van gegevensschoning en completering worden de meerkosten teruggelegd bij de betreffende deelnemer(s) (de vervuiler betaald). Alblasserdam heeft aangegeven voor de planperiode al gecommitteerd te zijn aan een andere samenwerking op het gebied van basisregistraties. Dit was al aangemerkt als een facultatief onderdeel, waarmee de positie van Alblasserdam finaal is en recht doet aan de samenwerking (comply or explain). 6.3 6.3.1

I N H O UD

DE E LPR O G RA MM A

II R E G I ON ALE I NF ORM ATI E -

EN

PROCESVOORZIENING

De portfolio

Met voorloper Drechtsteden Digitaal is een ontwikkeling op gang gekomen om de vernieuwing van de informatievoorziening naar het regionale niveau te trekken. De aanleiding hiervoor is het feit dat deze ontwikkelingen aanspraak doen op hoogwaardige schaarse capaciteit en grote kennis en investeringsmiddelen. Het strategische uitgangspunt “door samenwerking minder meer kosten veroorzaken dan afzonderlijke uitvoering” speelt hier met name. Deelprogramma regionale informatieen procesinrichting betreft vanuit oogpunt van eOverheid en wetgeving onvermijdelijke projecten. De projecten werden tot dusver overwegend lokaal opgepakt. Digitalisering Drechtsteden was tot dusver een speerpunt in gemeenschappelijk op te pakken projecten. Als uitvloeisel van het regionale I-plan worden een 35-tal projecten, waaronder 10 regionale I-projecten, gemeenschappelijk opgepakt.

Govunited op dit moment met fase drie afdekt (de zog. Andez III aanbesteding) omvat nog lang niet alle functionaliteit die de locale Mozaïek suite omvat. Versiedatum 26 maart 2008

pagina 30 van 52


Het bepalen en besturen van de veranderopgave is primair de verantwoordelijkheid van de deelnemers (de contramal), Hierbij moet op regionaal niveau de consolidatie plaatsvinden, waarbij tegenwicht moet worden geboden aan de bottom up geventileerde wensen. Dit heeft voor de eerste keer plaatsgevonden in het proces van totstandkoming van de Rapportage I(nformatie)plan Drechtsteden. Dit heeft geleid tot de in de onderstaande tabel opgenomen projectenportfolio: De portfolio Regionale I-projecten betreft verschillende categorieën, nl. projecten die: A. de algemene informatiearchitectuur moderniseren (midoffice) B. de digitale dienstverlening stapsgewijs verder uitbouwen (fase 2, 3 en 4e-dienstverlening; loket en gedigitaliseerd proces) C. zorg dragen voor de door wet, regelgeving of bedrijfsvoering informatievoorziening te realiseren (bijv. Basisregistraties).

geïnitieerde

nieuwe

Deze categorieën worden in de hierna volgende paragrafen toegelicht.

6.3.2

Ad 1. midoffice architectuur en intranetportaal

De functionaliteitsontwikkeling van het mid office (project 1) kent nog twee releases. Release 2007/1 betreft het afmaken van de geplande functionaliteit in de configuratie Dordrecht. Dit is eind 2007 afgerond en de functionaliteitsontwikkeling voor Dordrecht wordt dan bevroren. Release 2007/2 betreft het omvormen van de configuratie Dordrecht naar de configuratie Drechtsteden. Dit leidt niet tot nieuwe functionaliteit maar tot oplossingen voor het kunnen functioneren van het mid office voor alle deelnemende organisaties in de regio. Na release 2007/2 is sprake van bevroren functionaliteit en wordt een pas op de plaats gemaakt in de autonome ontwikkeling van het mid office en ook t.o.v. de koploperspositie die Drechtsteden in het algemeen en Dordrecht in het bijzonder hebben bereikt. Het beleid is om vanaf dit functionele niveau: •

alleen nog vraag gestuurd door te ontwikkelen;

•

De landelijke ontwikkelingen te monitoren, met name GovUnited, om vast te stellen of c.q. wanneer een overstap naar een landelijke ontwikkeling aan de orde is.

De doorontwikkeling betreft het zo nodig – expliciet vraaggestuurd - inspelen op ontwikkelingen binnen Drechtsteden die een verdere modificatie van het mid office verlangen. Deze modificaties drukken dan ook op het programma dat die hogere eisen stelt. De volgende modificatiebehoefte wordt op dit moment voorzien: •

FAQ’s, BAVAK en Intelligente webformulieren (zie hierna par. 2.4) vanuit project 8 doorontwikkelen e-dienstverlening (door deelnemers geuite behoefte) resp. correspondentie/document-generator vanuit deelprogramma 4 projecten SCD Communicatie, fase eindplateau;

•

krachtiger gegevenspakhuis vanuit de behoefte van het project basisregistraties, project 2.

Het intranet portaal (project 9) betreft het tot stand brengen van een regio breed intranet op basis van het beleid van Dordrecht, m.a.w. regio-proof maken en geen nieuwe functionaliteit.

6.3.3

Ad 2. fase 1, 2, 3 en 4 e-dienstverlening

Dit project heeft de opdracht om de digitale dienstverlening stapsgewijs verder uitbouwen.


pagina 31 van 52


Het project omvat enerzijds het uitbouwen van geplande functionaliteit en anderzijds het daadwerkelijk ontwikkelen en implementeren van zaaktypen. De functionaliteitsontwikkeling (project 8) betreft : •

(1) invoeren frequent asked questions pakket (FAQ’s), incl. conversie van content, het uitbreiden van de content van de 25 eerste P&D met FAQ’s 18; gepland in 2008, projectbudget 285.000,--;

•

Het uitbreiden van de functionaliteit met (1) maken van afspraken (BAVAK) en (2) intelligente webformulieren, gepland in 2008 (met mogelijk overloop naar 2009), projectbudget € 75.000,--;

•

Het selecteren en integreren van een correspondentie/documentgenerator vanuit cluster IV Communicatie, fase eindplateau.

De uitrolactiviteiten betreffen: Plateau 1 (niet in dit deelprogramma; wel opgenomen in deelprogramma locale projecten) betreft het afronden van de uitrol van de huidige functionaliteit bij de laatste twee gemeenten *Sliedrecht 4/9 live; Zwijndrecht volgt) met een eerste set van zaaktypen en geïmplementeerde gedigitaliseerde processen. Implementatie startbeeld Zaaktypen

Dordrecht

Papendrecht

Hendrik Ido Ambacht

Alblasserdam

Sliedrecht

Zwijndrecht

150

150

20

15

15

10

0

Plateau 2 (project 7.a) betreft:

Het programma voor het jaar 2008;

Het ontwikkelen van 100 19 aanvullende zaaktypen tot een totaal van 250;

Het implementeren van 100 zaaktypen met gemiddeld 4 varianten voor iedere deelnemende organisatie als een locaal te prioriteren selectie uit de 250 beschikbare zaaktypen;.

Deze uitrol is begroot op: o

25 * * € 2.500,-- is € 62.500,--

o

75 * € 3.750,-- is € 281.250,--

o

Totaal afgerond € 350.000,--

18

Hierbij wordt hergebruik gemaakt van de kennis en resultaten van het Klant Contact Centrum van Dordrecht. 19

In de eerste versie zijn wij uitgegaan van een volume van 25 zaaktypen en daaruit voortvloeiende implementaties. Op verzoek van 2 gemeenten is nagegaan of en zo ja tot hoever dit volume uitbreidbaar is. Wij achten een uitbreiding tot een volume van 100 haalbaar. Hieraan zijn 2 voorwaarden verbonden: • Externe inhuur (50% hogere kosten per zaaktype; was € 2.500,--, wordt € 3.750,--); • Vergaande harmonisatie per zaaktype per gemeenten (dus geen grote variatie tussen gemeente ter borging van het herhalingsvoordeel); • een collectief ontwerpproces (alle gemeenten nemen tegelijk deel aan één ontwerpatelier voor een zaaktype of conformeren zich aan de uitkomst). Indien een gemeente een afwijkend ontwerp en implementatie van een zaaktype wenst, moet die rekening houden met een extra uitgave van € 3.750,--.

wil


pagina 32 van 52


Plateau 3 (project 7.b) betreft:


Het ontwikkelen van 200 aanvullende zaaktypen tot een totaal van 450;

Het implementeren van 150 zaaktypen met gemiddeld 4 varianten voor iedere deelnemende organisatie als een locaal te prioriteren selectie uit de 450 beschikbare zaaktypen;

Deze uitrol is begroot op € 500.000,--.

Plateau 4 (project 7.c) betreft:


Het ontwikkelen van 100 aanvullende zaaktypen tot een totaal van 550;

Het implementeren van 100 zaaktypen met gemiddeld 4 varianten voor iedere deelnemende organisatie als een locaal te prioriteren selectie uit de 550 beschikbare zaaktypen;

Deze uitrol is begroot op 250.000,--.

Na plateau 4 is het volgende eindbeeld bereikt: Implementatie eindbeeld plateau

Zaaktypen

Dordrecht

Papendrecht

Hendrik Ido Ambacht

Alblasserdam

Sliedrecht

Zwijndrecht

1

150

150

20

15

15

10

0

2

+100 =250

250

120

115

115

110

100

3

+200=450

450

320

315

315

310

300

4

+100=550

550

420

415

415

410

400

6.3.4

Ad 3. wet-, regelgevings- of bedrijfsvoeringsprojecten

In het informatieplan heeft Drechtsteden samenwerking de volgende projectenportfolio opgenomen. •

Basisregistraties (project 2): dit project strekt zich uit over een 8-tal basisregistraties, waarvan de eerste in 2008 wettelijk operationeel moeten zijn en andere nog wachten op definitieve weten regelgeving. Voor de definitieve goedkeuring en de uitvoering zullen deelprojecten worden gedefinieerd en moet een besturing met een regionale stuurgroep worden ingericht 20.

•

GIS (project 3): de scope van dit top-35 project is op grond van de voorhanden informatie niet goed te bepalen en de projectleider heeft de opdracht om een goed vooronderzoek te doen op basis waarvan de scope nader kan worden bepaald.

20

Voorbeeld BAG De noodzakelijk activiteiten voor de opbouw en beheer van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen zijn o.a.: • Het opbouwen van een referentiebestand (Opbouw) • Uitzoeken van verschillen (Opbouw) • Archiefonderzoek (Opbouw) • Voorbereiden en vaststellen van formaliseringsbeslissing (Opbouw) • Aansluiting op de Landelijke voorziening inclusief VROM-audit (Opbouw) • Aanschaf BAG-applicatie door SVHW (Opbouw+Beheer) • Inrichten van de gegevensstroom van bronproces naar BAG-beheerder (Beheer) • Inrichten van terugmeldingen (uitzoeken van geconstateerde afwijkingen) (Beheer)


pagina 33 van 52


•

WKPB (project 4): deze nieuwe wetgeving omvat een digitale en integrale informatieplicht van gemeenten in enkele fasen. De voorhanden verkenningen zijn ontoereikend om een projectvoorstel te kunnen doen. Er is een vooronderzoek opgenomen om de scope en aanpak en middelen aan te kunnen gegeven.

•

BSN (project 5): dit is een kleiner project dat op korte termijn afgerond moet en kan worden. Actueel is ons door de wetgever de ingangsdatum bekend gemaakt i.c. 1 november 2007.

•

Bouw Vergunningen Volg Systeem (project 6): dit betreft een specifieke toepassing op basis van meer algemene middelen, dat minder urgent is en in 2008 na een gedegen vooronderzoek en regionale afstemming kan worden opgestart. Er is een nog ander te bestuderen samenhang met de omgevingsvergunning. Een vooronderzoek moet aangeven hoe dit traject daadwerkelijk opgepakt kan worden.

•

Leerplicht Administratie GRD (project 10): dit betreft een specifieke toepassing op basis van meer algemene middelen, dat urgent is en in 2007 afgerond moet worden. Dit wordt echter door de GR zelf bekostigd en is qua uitvoering en financiering aan te merken als een locaal programmacluster III project en als vervallen aangemerkt in programmacluster II Regionale Iprojecten

•

Regionaal KCC betreft een zeer recent initiatief om na te gaan of en in welke vorm en op welke wijze eventueel een regionale samenwerking voor de toepassing van moderne concepten van inrichting van klant contacten mogelijk is. Ter facilitering van dit proces is een stelpost voor de verzorging van een haalbaarheidsonderzoek c.q. vooronderzoek 21.

6.4

VERPLICHTE

E N F A C U L TA TI E V E P R OJ E CT E N

De 10 onderkende Regionale I-projecten hebben deels een verplicht karakter en deel een facultatief karakter. Met een verplicht karakter wordt bedoeld dat de uitvoering van dit project noodzakelijk is om de beoogde voordelen van de samenwerking op het terrein van de cluster II projecten te realiseren. De verplichte projecten betreffen: 1. (afronden) regionaal mid office i.c. het afronden van openstaande – dus geoormerkte ontwikkelpunten en het positioneren als regionale oplossing (1*) in plaats van een van een centrale oplossing afgeleide locale oplossing (6*1); 2. Afronden functionaliteit e–dienstverlening i.c. het upgraden van de – geoormerkte functionaliteit voor e-dienstverlening op basis van klantwensen; 3. Het herpositioneren en implementeren van de intranetoplossing van Dordrecht – onlosmakelijk deel van het mid office – als regionale intranet, met name ook als regiobreed toegangskanaal tot alle informatie en systemen. De facultatieve projecten betreffen op de eerste plaats de invoering van die generieke projecten (zoals uitrol e-dienstverlening). De uitrol e-dienstverlening betreft de gefaseerde ontwikkeling en invoering van nieuwe zaaktypen 22 incl. de aansluiting met c.q. aanpassing van back office processen. Immers

21

In de eerste afstemronde in oktober 2007 werd door enkele deelnemers de vraag gesteld of er niet sprake kon zijn van een regionaal initiatief t.a.v. KCC. In de tweede afstemronde in november is reeds sprake van een regionaal initiatief KCC. Dit betreft een initiatief van de hoofden dienstverlening onder de noemer van “14078 nr.” Binnen dit initiatief wordt achtereenvolgens een position paper opgesteld, vindt een regionale mini-conferentie plaats en wordt bij positieve resultaten tot op dat moment vervolgstappen genomen naar telefooncentrum in de context van (Multi-channel) klantcontact, een geharmoniseerde visie op dienstverlening en een implementatiestrategie (routepad 2010). 22 Zaaktype: een zaak is transactie die een burger of bedrijf opent bij een gemeente – Multi channel, dus ongeacht of dit door middel van een e-formulier, een brief, een formulier, telefonisch of persoonlijk contact plaatsvindt –, waarvan een eerste vastlegging in een voortgangbewakingssysteem plaatsvindt, die doorgeleid wordt naar de Versiedatum 26 maart 2008

pagina 34 van 52


voor een effectief en efficiënt proces is het nodig dat front office, mid office en back office goed op elkaar afgestemd zijn. Facultatieve projecten zijn voorts wettelijke projecten. Het is wel zo dat de keuzevrijheid hierbij bestaat uit gezamenlijke organiseren of lokaal, immers aan wettelijke projecten kan zich een gemeenten niet onttrekken.Facultatief wil zeggen dat de deelnemer voor de keuze staat om de betreffende projecten zelfstandig of in regionale samenwerking te doen. Immers door de landelijk programma’s en de wetgeving moeten gemeenten deze projecten ter hand nemen. Zo onderkennen we vier clusters van projecten, nl.:

Onderdeel A regionale midoffice ontwikkeling;

Onderdeel B digitalisering dienstverlening en processen;

N.B. Onderdeel A en B kunnen worden gezien als de voortzetting van Drechtsteden Digitaal. •

Onderdeel C1 wetgevingstrajecten;

•

Onderdeel C2 tot stand brengen initiële gegevensverzameling voor basisregistraties onder verantwoordelijkheid van het regionale programma IP&A Drechtsteden.

6.5

D YNAM ISC H

BES TU RE N V AN DE P OR T F OL I O

Het samenstellen van de portfolio van regionale informatievoorzieningprojecten is een verre van eenmalige aangelegenheid. Bedrijfsvoering en wetgeving zijn voortdurend in beweging en zelfs de nu gedefinieerde portfolio is qua scope en impact niet op alle delen helder. Consolidatie is niet louter een proces van optellen, maar ook van toetsen van kansen en bedreigingen, haalbaarheid en prioritering (niet alleen willen, maar ook moeten en kunnen) en dat in een dynamische besturingscyclus. Deze enorme dynamiek en het strategische doel om pro actief en in de voorhoede de noodzakelijke vernieuwing aan te pakken vereist op twee punten een besturingsmaatregel. (1) De eerste maatregel betreft een pro actief proces van het organiseren van besluitvorming en financiering van projecten. Dit kan door op regioniveau structureel een bedrag bijeen te brengen (fonds) en de besteding te delegeren aan de NDD+. Zo kan er daadkrachtig en gestructureerd worden gewerkt aan regiobrede vernieuwing vanuit bedrijfsvoering en/of vanwege wettelijke verplichtingen, zonder complexe besluitvorming in jaarlijkse en/of tussentijdse begrotingscycli per onderscheiden project. Er wordt gewerkt met een meerjaren informatieplan, waarover jaarlijks ex post en ex ante evaluatie en bijsturing plaats kan vinden door het bevoegd gezag. (2) De tweede maatregel betreft het aanstellen van een autoriteit 23 op regioniveau, die: dit proces van tot stand komen van de strategische lange termijn agenda kan organiseren en kan vertalen in een projectenportfolio; de besluitvorming kan voorbereiden voor de NDD+ en de bovenliggende bestuurlijke colleges; de uitvoering en zo nodig bijsturing van het totale veranderprogramma in onderlinge samenhang kan organiseren en monitoren.

behandelaar en waarvan de voortgang wordt bewaakt en te raadplegen is door management en via internet door burger of bedrijf. 23 In de vakliteratuur wordt zo’n functionaris aangeduid met CIO (chief information officer). Dit is een functionaris op of dicht tegen bestuurlijk niveau aan die op een strategische wijze zorg draagt voor opstellen en uitvoeren van de IP&A- agenda. Drechtsteden zou met het aanstellen van een intergemeentelijk CIO een spraakmakende primeur hebben. Versiedatum 26 maart 2008

pagina 35 van 52


In feite wordt hier voorgesteld om een transformatie door te voeren van (tijdelijk) programmamanagement naar een (structurele) positie van een CIO (chief information officer) of programmadirecteur IP&A (zie hoofdstuk Besturing). 6.6

B E K OS T I G I N G

VAN DEELPROGRAMMA

II R E GI O NA LE I&P- P R O J E C T E N

De onderliggende businesscase is dat het goedkoper en minder risicovol is om voor alle deelnemers een gezamenlijk project te doen in vergelijking met door alle deelnemers zelf uit te voeren projecten. Een dergelijke kostenvergelijking is echter niet mogelijk omdat de deelnemers geen of slechts ten dele een projectbegroting hebben gemaakt. Per saldo mag van gemeenschappelijke projecten een aanzienlijk voordeel worden verwacht in vergelijking met lokale uitvoering (herhalingsvoordeel). Het regionale fonds voor informatievoorzieningprojecten kan gevormd worden door een veelvuldig gebruikte bijdrage per inwoner. Uitgangspunten m.b.t. methode: •

bekostiging van de projecten door een bijdrage per inwoner per jaar per deelnemer;

•

opdeling in verplichte en facultatieve projecten;

•

bekostiging bouwt verder op de bestaande bijdrage per inwoner van € 3,00 per jaar per deelnemer voor het binnen het programma IP&A Drechtsteden.

Uitgangspunt m.b.t. financieringsbehoefte: •

de raming van programmacluster II bedraagt € 5,7 miljoen voor de periode juli 2007 tot en met december 2010.

Uitgangspunt m.b.t. verdere procedure: •

Concerncontrollers nemen de voorbereiding ter hand om wijzigingen in de begrotingen van de deelnemende organisaties door te voeren.

•

Het fondsbeheer wordt belegd bij de NDD+, die een fondsbeheerder kiest.

De bijdrage per deelnemer is in de volgende tabel opgenomen, waarbij tevens – voor zover opgegeven – de reeds voor corresponderende projecten gereserveerde gelden van de deelnemers zijn vermeld. De projectramingen zijn opgesteld tegen de achtergrond van een regiobrede aanpak van de facultatieve projecten. Als het herhalingsvoordeel minder is kunnen de kosten per deelnemer oplopen. De raming van Programmacluster II leidt tot een financiële last van 3,5 jaren ad € 6,50 per inwoner per jaar, in totaal voor 3,5 jaren € 22,75 per inwoner. Sommige gemeenten hebben al aanzienlijke bedragen gereserveerd voor lokale projecten met dezelfde doelstelling, andere gemeenten hebben nog geen reservering aangebracht voor deze projecten. Gemiddeld is al ca. 40% over de planperiode gereserveerd met een spreiding van 0% tot 60%, als teken van verschillen in beleid om wel of niet pro actief te reserveren voor voorzienbare veranderingen. De effecten van regionalisering van deze projecten op de locale begrotingen is daarmee ook divers. In de begrotingen van de deelnemende organisaties is wisselend geanticipeerd op de veranderingen die de aanleiding zijn voor de projecten van deelprogramma regionale informatie –en procesinrichting. In het algemeen is er te weinig geanticipeerd op zekere veranderingen. Een gemeente moet op enig moment onvermijdelijk (alsnog) aanvullende financiële middelen vrij maken voor de zekere veranderingen, al dan niet te realiseren via regionale samenwerking. Het deelprogramma heeft een aantal onderdelen, waaruit gemeenten een keuze kunnen maken. •

Onderdeel A regionale midoffice ontwikkeling, hetgeen leidt tot een bijdrage van € 1,01 per inwoner per jaar voor de planperiode van 2008 t/m 2010 in totaal € 3,55.


pagina 36 van 52


•

Onderdeel B digitalisering dienstverlening en processen, hetgeen leidt tot een bijdrage van € 1,28 per inwoner per jaar voor de planperiode van 2008 t/m 2010 in totaal € 4,48.

N.B. Onderdeel A en B kunnen worden gezien als de voortzetting van Drechtsteden Digitaal en kunnen worden afgewikkeld binnen de structurele reservering die reeds is overeengekomen ad € 3,00 per inwoner per jaar, oftewel € 9,00 voor de planperiode 2008 t/m 2010. •

Onderdeel C1 wetgevingstrajecten leidt tot een bijdrage van € 1,92 per inwoner per jaar voor de planperiode van 2008 t/m 2010 in totaal € 6,72.

•

Onderdeel C2 tot stand brengen initiële gegevensverzameling voor basisregistraties onder verantwoordelijkheid van het regionale programma IP&A Drechtsteden leidt tot een bijdrage van € 2,25 per inwoner per jaar voor de planperiode van 2008 t/m 2010 in totaal € 7,87.

Zie ook de hierna volgende tabel.

Deelprogramma Regionale I-projecten nr. A

1 8 9

B

Project ontwikkeling regionaal midoffice

project begroting € 364.000

Afronden functionaliteit e-Dienstverlening Regionaal Intranet portaal telling

€ € €

374.400 187.200 925.600

€ € € €

7 a Uitrol e-Dienstverlening, plateau 2 b Uitrol e-Dienstverlening, plateau 3 c Uitrol e-Dienstverlening, plateau 4 vooronderzoek gemeenschappelijke KCCvoorziening 11 telling

inwoners 261061 € 261061 261061

€ € €

1,43 0,72 3,55

364.000 520.000 260.000

261061 261061 261061

€ € €

1,39 1,99 1,00

€ 26.000 € 1.170.000

261061 1044244

€ €

0,10 4,48

€ €

8,03 10,50

subtotaal eGovernment gereserveerd (Drechtsteden Digitaal) C1

3 4 5

6 10 2

C2

per inwoner totaal per jaar 1,39 € 0,40 0,41 0,20 1,01 0,40 0,57 0,28

€ € € € € € € € €

0,03 1,28 2,29 3,00 0,01 0,01 0,11

€ € € € € € 7,87 € 7,87 € € € 22,62 € 22,75 €

0,28 1,50 1,92 2,25 2,25 6,46 6,50

regionaal GIS / vooronderzoek WKPB / vooronderzoek Invoering Burger Service Nummer Bouw Vergunningen Volg Systeem (eventueel over te gaan in omgevingsvergunning) vervallen basisregistraties/ontwikkeling telling

10.400 10.400 104.000

261061 242647 261061

€ € €

0,04 0,04 0,40

€ 260.000 € € 1.272.960 € 1.657.760

261061 261061 242647 1529538

€ € € €

1,00 5,25 6,72

basisregistratie/gegevens telling

€ € 1.909.440 € 1.909.440

242647 242647

€ €

Totaal afgerond


€ € € €

€ € € € € € € €

€ € 5.662.800

€ €

pagina 37 van 52


7.

DEELPROGRAMMA III LOCALE PROJECTEN

(WAT LOCAAL IS EN BLIJFT) 7.1

I N LE I DI N G

Deelprogramma locale projecten betreft coördinatie van lokale projecten. Dit deelprogramma zorgt ervoor dat: (1) er een beperkte speelruimte is om tegemoet te komen aan locale projectmatige veranderingen; (2) gestuurd kan worden op de totale vraag naar personele capaciteit voor veranderingen in verhouding tot de beschikbare capaciteit; (3) bewaakt kan worden dat projecten – indien en voor zover relevant – niet handelen in strijd met regiobrede beleidskaders, architecturen en richtlijnen; (4) gestuurd kan worden op het totale verandervermogen van de regio. De door de NDD+ geprioriteerde locale projecten worden weliswaar vanuit resourceplanning van personele capaciteit en (bij)sturing op eventuele samenloop in wijzigingen door het programma gecoördineerd, maar de realisatie vindt plaats onder eigen verantwoordelijkheid van de gemeenten, ZHZ en de GR Drechtsteden. Indien en voorzover aan de orde komt neemt het programma vanaf 1-42008 de uitvoeringsverantwoordelijkheid op zich. Immers de lokale capaciteit is ten gevolge van de oprichting van de SCD. 7.2

PR OJ E C TEN PO R TF O LI O

De vastgestelde locale projecten zijn in de volgende tabel opgenomen. ‘cluster’veranderen!

cluster III (coördinatie) Locale projecten Project

nr.

begroting

verhuizing ICT gemeentehuis Z 1 Systemen beheer openbare ruimte S 2 Uitrol uniforme werkplek Zwijdrecht 3 doorontwikkeling RIS D en P en HIA 4 digitaliseren werkprocessen D 2007 5 6 a V&H digitaliseren 2007 / D 6 b V&H digitaliseren 2007 /M.ZHZ KCC burgers D 7 Tijdelijke uitbreiding Rekencentrum D 8 Bouw Vergunningen Volg Systeem S 9

€ € € € € € € € € €

150.000 105.000 100.000 180.000 140.000 250.000 30.000

Uitrol e-dienstverlening, (rest) plateau 1 Z project invoering technisch beleidsplan (overige zaken) 11 Leerplichtadministratie GRD 12 Cluster III: lokale projecten

€

80.000

€ € €

450.000 235.000 1.720.000

10

opslag programma management 4% € 6.000 4% € 4.200 4% € 4% € 4.000 4% € 4% € 7.200 4% € 5.600 4% € 10.000 4% € 4% € 1.200

begroting incl. programma management € € € € € € € € € €

156.000 109.200 104.000 187.200 145.600 260.000 31.200

3.200 €

83.200

4% € 18.000 € 4% € 9.400 € € 68.800 €

468.000 244.400 1.788.800

4% €

Ten opzichte van de “rapportage I–plan Drechtsteden” (ook wel top 35) zijn enkele wijzigingen aangebracht: Versiedatum 26 maart 2008

pagina 38 van 52


(1)

de specifiek voor Dordrecht bestemde activiteiten uit het technische beleidsplan zijn toegevoegd aan de generieke activiteiten onder cluster I regionale Infrastructuur;

(2)

Voor uitrol van te vervangen werkplekken voor Dordrecht, GR, Zwijndrecht en anderen wordt het volgende beleid gevoerd: de werkplekken worden conform oud beleid vervangen ten laste van de opdrachtgever, echter gebruik makend van de nieuw gesloten leveranciersovereenkomsten. Hierdoor blijft de apparatuur ook in de nieuwe GRID-architectuur inzetbaar en is tegen de hoge boekwaarde overdraagbaar. Ook de uitrolkosten komen ten laste van de opdrachtgever, maar kunnen niet overgenomen worden omdat de inrichting van de apparatuur niet conform GRID-architectuur plaatsvindt.

(3)

tijdelijke uitbreiding Rekencentrum Dordrecht a.g.v. extra belasting voor tijdelijke ondersteuning van de SCD wordt aangemerkt als een regio-issue (uitbreidingsbehoefte SCD, geraamd onder programmacluster I), zodat voor Dordrecht slechts specifieke maatregelen resteren o.g.v. autonome ontwikkelingen van Dordrecht zelf;

(4)

digitaliseren werkprocessen 2007 is voor Dordrecht een doublure ten opzichte van het regiobrede I-project en kan als eerste fase van het regioproject worden ingebracht, mede ter vermijding van dubbele kosten voor de “first mover”;

(5)

Leerplichtadministratie is een project voor één enkelvoudige opdrachtgever, die zelf doorberekend aan deelnemende gemeentes binnen en buiten Drechtsteden en is om die reden overgekomen van cluster II;

(6)

Op verzoek van Papendrecht worden 2 locale projecten (nrs. 2 en 4) afgevoerd, omdat de projecten af zijn.

(7)

Met Regio ZHZ is afgesproken dat hun projectenlijst nader wordt afgestemd op basis van een door Regio ZHZ in afstemming met het programma te ontwikkelen informatieplan.

(8)

De gemeenten Dordrecht heeft voorgesteld een aantal locale projecten toe te voegen aan de top-35. Samen met het programma is beoordeeld in hoeverre dit strikt noodzakelijk is. Deze analyse heeft geleid tot het intrekken van een aantal projecten, het inpassen van locale projecten binnen de scope van bestaande projecten (minimale scopewijziging) en tot een tweetal vervolgprojecten in het kader van de leerplicht. Dit conform procedureafspraak ter besluitvorming voorgelegd aan de NDD+.

Er zijn vragen gesteld over locale projecten, die echter voor alle gemeentelijke deelnemers gelden of zouden kunnen gelden. Met name KCC, V&H en Vergunningvolgsysteem. Er blijkt behoefte aan nadere afstemming te zijn of sommige locale initiatieven niet tot een regionaal niveau opgetild kunnen worden. Dit sluit aan bij de door ons voor deelprogramma regionale informatie –en procesinrichting onderkende dynamiek. Dit onderwerp wordt conform die gedragslijn in behandeling genomen en kan leiden tot bijstellingen in de projectenlijst. Op basis van de reacties van deelnemers wordt verwacht dat het aantal locale projecten nog toeneemt. 7.3

F I N A N C I E RI N G

EN BESTURING

De financiering is een locale aangelegenheid. Hiervoor worden in het kader van de SCD of van het programma IP&A geen kredietaanvraag gedaan. Er is instemming met de lijst van projecten en de verhouding tussen programma (coördinatie op samenloop met veranderingen en capaciteitsvraag) en locale management (opdrachtgever; budgethouder). Tot bijstelling in de lijst van locale projecten wordt besloten door de NDD+ op initiatief van de deelnemende organisatie na impactstudie en advies van de manager Programma IP&A Drechtsteden.


pagina 39 van 52


Locale IP&A-projecten c.q. projecten met een belangrijke IP&A-component kunnen alleen op deze wijze ingesteld worden (onder regionale coördinatie en afstemming van prioriteiten).

8.

DEELPROGRAMMA PROJECTEN SCD

(WAT NOODZAKELIJK IS OM ALS SCD DIENSTEN TE VERLENEN) 8.1

I N LE I DI N G

Deelprogramma projecten SCD betreft de inrichting van de bedrijfsvoeringondersteunende processen en systemen, zoals personeelsadministratie, financiële administratie, Facilitaire zaken, DIV, communicatie. In deelprogramma 4 wordt nadrukkelijk onderscheid gemaakt tussen het startplateau per 1 april 2008 (de SCD kan functioneren in de nieuwe organisatie met de nieuwe functies op de nieuwe locatie, maar zonodig met de oude processen en systemen) resp. het eindbeeld als beschreven in de ateliers 24. Waar nodig worden tussenplateaus gedefinieerd om deelresultaten op te kunnen leveren, bijv. eerste stap is gemeente a, tweede stap is gemeente b. 8.2

P R OJ E C TE N P R O RT F O LI O

Vertrekpunt voor de projectenportfolio is het deelprogramma van de Rapportage I-plan Drechtsteden. Deze projectenlijst is bijgesteld naar aanleiding van het opstellen van de inmiddels opgeleverde projectvoorstellen. Dit heeft geleidt tot bijstelling van zowel projectscope en planning als de projectraming.

Deelprogramma IV Projecten SCD nr.

Project Cluster IV A I&P projecten 1 serviceplein 2 personeelsadministratie 3 financiële administratie 4 DIV (incl. DMS) 5 Communicatie 6 Belastingapplicatie 7 Facilitaire Zaken (topdesk) 8 Juridische Zaken 9 I&A informatiesystemen (naar cluster I) 10 digitalisering Weving & Selectie 11 regionale scanvoorziening 12 invoering IPS (bijgekomen) 13 voorlopige infrastructuur voorzieningen 14 regionaal contractbeheer (bijgekomen) stelpost onvoorzien Totaal

projectbegroting € € € € € € € € € € € € € € € €

270.400 321.200 219.440 275.600 208.000 156.000 369.200 4.160 72.800 83.200 104.000 364.000 52.000 2.500.000

Cluster IV B ICT-middelen projecten Kantoorautomatisering telefonie Totaal

€ € €

1.000.000 450.000 1.450.000

Totaal Generaal

€

3.950.000

Bovenop de in de top-35 vastgestelde projecten is bij nadere analyse gebleken dat de volgende projecten onlosmakelijk verbonden zijn aan het inrichten van de processen van SCD: 24

Ateliers zijn de ontwerpgroepen, ingesteld voor de voorbereiding van de realisering van de SCD.


pagina 40 van 52


(1) regionale scanvoorziening; (2) regionaal contractbeheer; (3) voorlopige infrastructuur voorziening (tot aan afronding nieuwe infrastructuur); (4) Mozaïek Medewerkers IPS 25 integraal personeelsregistratie systeem voor o.a. systeemtoegang, digitale documententoewijzing (mozaïek) en zelfservice (serviceplein). Ook zijn projecten samengevoegd i.c. DMS met DIV. De wijzigingen zijn ten laste gebracht van de posten onvoorzien, maar blijven binnen de kredietaanvraag. Tevens is volledigheidshalve als deelprogramma IV B toegevoegd de kredieten die binnen huisvesting bestemd zijn voor de inrichting van kantoorautomatisering en telefonie in het nieuwe Dienstgebouw en eventuele andere i.v.m. oprichting SCD c.s. aan te passen huisvestingssituaties. De projecten en de ramingen zijn opgenomen in de bijgaande tabel. 8.3

S AME N HA NG

ME T A N DE RE DEEL PROGRAM MA ’ S

Er is sprake van onderlinge afhankelijkheid van projecten van zowel deelprogramma Regionale ICT infrastructuur als deelprogramma Regionale informatie –en procesinrichting. De afhankelijkheid van deelprogramma Regionale ICT infrastructuur is er, omdat vanuit het Dienstengebouw en soms op locatie informatiesystemen worden gebruikt die ook op locatie resp. centraal beschikbaar moeten zijn. Daarvoor moeten de 8 verschillende infrastructuren geïntegreerd worden. De afhankelijkheid van deelprogramma regionale informatieen procesinrichting is er ook. Een voorbeeld is DIV, waarbij mid office toepassingen voor zaken en digitale documenten en de ontwikkeling en invoering van digitale processen noodzakelijk zijn om het eindbeeld van het DIV-atelier te kunnen realiseren om vanuit het Dienstengebouw alle documenten digitaal beschikbaar te kunnen stellen aan de 3330 werkplekken in de regio. 8.4

F INA N CIE RI N G

EN R ISI C O ’ S

De financiering vindt plaats in het kader van de transitiekosten van de oprichting van de SCD. Hiervoor is inmiddels door de Drechtraad separaat een kredietaanvraag van € 2,5 miljoen goedgekeurd.Tevens is binnen een verstrekt krediet van € 4,0 miljoen voor de huisvesting van de nieuwe dochters van de GR Drechtsteden (SCD resp. Noordendijk 248 met name) een krediet van 1,45 miljoen voorzien voor de kantoorautomatisering en telefonie voor dit pand. De kapitaallasten zijn opgenomen in de exploitatiebegroting 2008 van het SCD. Niet voor alle projecten is het projectvoorstel helemaal sluitend op het in de ontwerpateliers beoogde eindbeeld. Daardoor is er sprake van een nog niet bepaald financieel risico met name vanaf 2009. De nadere analyse wordt opgepakt als de deliverables voor de startdatum 1 april 2008 zijn veiliggesteld. Door deelnemers is in de eerste afstemronde van oktober 2007 een kanttekening geplaatst bij het oplossen van achterstallige situaties bij deelnemers. Indien en voor zover deelnemers de huidige situatie niet op orde hebben, kan en mag dit probleem niet naar de `gemeenschappelijkheid` worden doorgeschoven. In concreto is de aandacht gevestigd op belastingssysteem. Op grond van deze kanttekening is de clausule opgenomen dat in voorkomende gevallen met een substantiële problematiek de meerkosten teruggelegd worden bij de betreffende deelnemer (s) (de vervuiler betaald). Voor de goede orde dit betreft uiteraard niet het proces van convergeren naar één standaard oplossing in de regio (bijv. één DIV-pakket), want dit is niet achterstallig.

25

I-personeelsregistratie systeem t.b.v. gebruik serviceplein, toegang tot systemen, toewijzing documenten in mozaïek etc.


pagina 41 van 52


9.

PROGRAMMASTRUCTUUR EN ORGANISATIE INCL. CONTRAMAL

9.1

I N LE I DI N G

Voor de realisatie van het Programma IP&A Drechtsteden is een hulpstructuur in het leven geroepen onder leiding van een programmamanager. In verband van Drechtsteden onderscheiden we: (1) Drechtsteden als samenwerkingsverband;: de regierol en vraag coördinatie van de NDD+; (2) Drechtsteden als leveranciers van I&A producten en diensten: de aanbodrol van het SCD i.o resp. tot aan oprichtingsdatum de huidige I&A-afdelingen; (3) De individuele gemeenten en directies: de vraagrol van de gebruikersorganisaties, waarbij rekening gehouden moet worden met de grote diversiteit binnen gemeenten (multi business concern). In feite raakt dit het thema “contramal”, dat in het bestuursplan SCD is vermeld maar nog geen uitwerking heeft gekregen. Vanuit het programma IP&A wordt het niet ingeregeld zijn van de contramal als een serieus risico gezien, reden waarom initiatieven genomen zijn om deze contramal voor dit domein tot stand te brengen. Deze initiatieven zijn gebaseerd op de drie hierna beschreven hoofdrollen, nl. regie, vraag en aanbod. Het programma kent drie niveaus: programma(manager), programmacluster(manager) en project(leider). De contramal moet dusdanig inricht zijn dat op alle drie de niveaus eenduidige counterparts zijn benoemd. Belangrijk aspect is ook de organisatie van de afstemming binnen de deelnemende organisaties, bijv. tussen inhoud, locale vraag en financiën. 9.2

DE

9.2.1

R OL LE N

De Regierol

De regie op niveau van Drechtsteden wordt ingevuld door het betreffende topmanagement i.c. de algemeen directeuren, de secretaris Drechtsteden en de regiodirecteur/secretaris Zuid-Holland Zuid, die een bestaand afstemmingsoverleg voeren in de vorm van de Netwerk Directie Drechtsteden+. De NDD+ is verantwoordelijk voor de overkoepelende besturing van een aantal concernportefeuilles en dienstenportefeuilles. De NDD+ heeft een portefeuillehouder IP&A benoemd. In NDD+ worden de hoofdlijnen afgestemd van:

Koers van de informatievoorziening en ICT

Prioritering van projecten binnen het belang van de koers en de onderhanden projectenportfolio

Instellen van projecten o.b.v. projectvoorstellen

Strategische control op de uitvoering van de projectenportfolio.

De programmamanager IP&A draagt zorg voor processen en producten die het NDD+ in staat stellen aan deze verantwoordelijkheid invulling te geven. De accountability van de programmamanager is als volgt: (1) Doen verrichten van taken op het gebied van informatievoorziening, processen –en automatisering (pakketten, maatwerk en infrastructuur); (2) Sturen op het optimum over alle projecten, zo nodig sub optimum enkelvoudig project; (3) Coördineren van vraag en aanbod van schaarse resources voor de inzet op IP&A-projecten; (4) Coördineren van de vraag en aanbod van nieuwe projectvragen;


pagina 42 van 52


(5) Sturen op de volledige scope van projecten i.c. ontwerp, ontwikkeling én implementatie (paard naar de haver principe). 9.2.2

De aanbodrol

De directie van het SCD is verantwoordelijk voor het inrichten en instandhouden van een apparaat voor de levering van I&A producten en diensten dat aansluit bij de ambities van de samenwerkende Drechtsteden. Deze aanbodrol wordt op afzienbare termijn formeel tot stand gebracht door overdracht van activiteiten, mensen en middelen aan de SCD. Nu is de aanbodrol nog belegd bij de I&A afdelingen van de afzonderlijke gemeenten. Gezien de zeer nabije oprichting van het SCD voor o.a. I&A en de vele relaties en bewegingen die daardoor ontstaan wordt het resourcemanagement daarvan belegd bij de managers van de service-eenheden I&A beleid en advies, implementatie verandertrajecten en applicatie & technisch beheer. Deze treden z.s.m. in het programma op als “senior supplier”26. 9.2.3

De vraagrol

De gemeenten en directies zijn georganiseerd in onderscheiden directies/beleidsterreinen en in een hiërarchie in 3 of 4 echelons. De informatiehuishouding is steeds minder een eiland en de verbeteringen van de bedrijfsvoering vereisen steeds vaker gemeenschappelijke voorzieningen en koppelingen. Daarmee is de vraagrol er een van vrijheid in gebondenheid. Voor beheer kan de vraagzijde een beroep doen op de mantelovereenkomst. Deze is tussen directie SCD en klantorganisatie leidend voor beheerstaken. Onder beheer wordt verstaan klein onderhoud (< €25.000 en geen nieuwe applicatie anders dan stand alone PC applicatie) en exploitatie. Groot onderhoud en projecten vallen onder de scope van deelprogramma regionale informatieen procesinrichting en hiervoor is afstemming in Drechtstedenverband nodig. De capaciteitsvraag en de inhoud van besluiten kunnen op gespannen voet staan met de gemeenschappelijke ambities. Besluiten over toevoeging van projecten aan deelprogramma II – en indien en voor zo ver van toepassing over de overige deelprogramma’s - worden genomen door de NDD+. 9.3

DE

PROGRAMMASTRUCTUUR

Het programma wordt geleid onder integrale verantwoordelijkheid van een programmamanager IP&A. Hij stuurt in het verlengde van de vier onderkende deelprogramma’s een viertal Programmadeelmanagers aan, die verantwoordelijk zijn voor het realiseren van de met de betreffende projecten beoogde businessdoelen. •

De deelprogrammamanagers stellen projectleiders aan voor de uitvoering van elk afzonderlijk project.

•

De projectleiders sturen operationeel de projectmedewerkers, die functioneel rapporteren aan de lijnchef (dit kan ook een manager van de SCD zijn, indien en voor zover hij eigenaar is van een project).

•

De programmamanager IP&A heeft twee ondersteuningsgroepen, nl.:

26

o

Een designoffice dat verantwoordelijk is voor een integraal samenhangend ontwerp voor zowel ontwerp als architecturaal toezicht op de realisatie;

o

Een bureau programmacontrol dat verantwoordelijk is voor de opzet en onderhoud van de handreikingen voor programmamanagement I&A en de monitoring van de opzet en

Senior supplier is een term uit de Prince-methodologie voor projectmanagement.


pagina 43 van 52


voortgang van de projectportfolio. Deze monitoring omvat procesmatige beoordeling van functionaliteit (resultaat en deliverables), tijd en geld (=projectbudgetbeheer). •

De programmamanager I&A rapporteert hiërarchisch, functioneel en operationeel aan de (portefeuillehouder van de) NDD (+).

•

De programmaclustermanagers rapporteren hiërarchisch aan de going leidinggevende resp. functioneel en operationeel aan de programmamanager I&A.

•

De projectleiders rapporteren hiërarchisch aan de going concern leidinggevende resp. functioneel en operationeel aan de clustermanager. De projectleiders rapporteren d.t.v. de programmaclustermanagers tevens aan de klanteenheden.

•

De projectmedewerkers rapporteren hiërarchisch aan de going concern leidinggevende resp. functioneel en operationeel aan de projectleider.

concern

Op alle drie de niveaus van het programma vindt afstemming plaats met de klanteenheden. Dit leidt tot de volgende organisatieplaat:

Uitwerking Programmastructuur Deelnemers Algemene directie

Portefeuillehouder NDD (+)

Drechtbestuur

Programmamanager IP&A

SCD

NDD +

Klanteenheid: directies

Design office

9.4

Programma control

Controller SCD

Klanteenheid: management

Deelpr. I

Klanteenheid: gebruikers

Project 1 Project x Project Y Project z Cluster ClusterII Cluster I Cluster I Cluster I

T AKE N ,

Deelpr.II

V E RA N TW O O RD E LIJ K H E D E N ,

Deelpr.III Deelpr. IV

Klantcluster Klantcluster Klantcluster Klantcluster

B U D GE T H OU DE R S C HAP ,

ServiceServiceeenheid eenheid

C ON T R OL

EN

AANB ES TE DI N GE N

De SCD is zowel klant van het programma (deelprogramma Regionale ICT infrastructuur en deelprogramma projecten SCD) als – met name na oprichting SCD – resourcemanager (de serviceeenheden belast met IP&A-taken). Dat betekent dat die verhouding niet wijzigt door de oprichting van de SCD. In de gesprekken is gebleken dat per deelprogramma eenduidig het opdrachtgeverschap resp. budgethouderschap moet worden belegd:


pagina 44 van 52


Voor deelprogramma 1, Regionale ICT infrastructuur wordt voorgesteld dit eenduidig te beleggen bij de zakelijk directeur GRD. Voor deelprogramma 2, regionale informatieen procesinrichting is vanwege de dynamische samenwerking en de impact in de interne bedrijfsvoering en processen en de dynamische besluitvorming binnen de deelnemende organisaties het voorstel om dit te beleggen bij de NDD+, die nadere afspraken kan maken over budgethouderschap van het gemeenschappelijke fonds en feitelijk administratief beheer kan beleggen bij de betreffende Service-eenheid van de SCD. Deelprogramma 3, locale projecten betreft locale projecten, waardoor opdrachtgeverschap en budgethouderschap eenduidig zijn. Deelprogramma 4, projecten SCD betreft de SCD i.o., waardoor formeel opdrachtgeverschap en budgethouderschap bij de zakelijk directeur GRD belegd wordt. De programmamanager is verantwoordelijk voor de verplichtingenprocedure (voortdurende beheersing van reserveringen, verplichtingen en betalingen) en de aanbestedingsprocedure (toepassen en handhaven aanbestedingsbeleid; gevraagd en ongevraagd signaleren en adviseren over risico’s). Tussen programmamanager en klanteenheid bestaat op alle niveau;s een klant-leverancier verhouding, waarbij het hogere niveau daarenboven een coördinerende verantwoordelijkheid heeft. Dit is als volgt •

•

•

1e echelon o

De portefeuillehouder samenwerkingsagenda.

NDD+

coördineert

IP&A

in

relatie

tot

o

De programmamanager is opdrachtnemer van de portefeuillhouder NDD+.

de

integrale

e

2 echelon o

De programmamanager coördineert de gehele IP&A portfolio.

o

De Programmacluster manager is opdrachtnemer van de stuurgroepvoorzitters (programmacluster II) resp. de secretaris GR (programmacluster I en IV)

3e echelon o

Programmacluster manager coördineert de portfolio, mede in relatie tot de andere programmaclusters.

o

Projectleider is opdrachtnemer van lijndirecteur of manager.

De spelregels worden geleidelijk aan ontwikkeld. Vooruit lopende op definitieve uitwerking heeft de programmamanager opdracht gegeven om een verplichtingenadministratie in te richten en alle verplichting – voor zover niet reeds gedaan - in kaart te brengen. Bij het aangaan van verplichtingen wordt de bovenstaande opdrachtgevers- en budgethoudersconstructie gevolgd, waarbij de programmamanager na toets en advies de voorstellen voor aangaan van een verplichtingen doorleidt naar de budgethouder. Belangrijk aspect van organisatie betreft ook volgen en handhaven (Europese) aanbestedingsregels. De programmamanager heeft voor een (risico)analyse reeds onderzoek ingesteld. Deze analyse heeft geleid tot een aanbestedingsbeleid voor het programma dat door de NDD+ is geaccepteerd als kader voor het programma. Dit is in samenwerking met de staf van de GRD uitgevoerd. Het mag vanzelfsprekend worden geacht dat de budgethouder verantwoordelijk is voor handhaving van de voorschriften.


pagina 45 van 52


9.5

DE

FI NA N CIE RI N G V AN HE T P R OGRAM MAMA NA GEM EN T

Voor het managen van de totale portfolio van 4 programmaclusters en (nu) 35+ projecten heeft de NDD+ een programmamanagement in het leven geroepen, waarbij de programmamanager extern is aangetrokken en de overige rollen als clustermanager, design office en programmabureau vooralsnog intern zijn belegd. Dit programmamanagement functioneert voor de periode juni 2007 t/m december 2010. De kosten van het totale programma bedragen meer dan 30 miljoen euro. De potentiële inzet betreft: •

De programmamanager voor ca 3 - 4 dagen per week;

•

Een beperkte reservering voor ondersteuning voor programma planning en control in de brede zin des woords;

•

Een beperkte reservering voor inschakeling van second opinions, doorlichting, quality assurance en advisering.

Het budget wordt gevormd door een opslag op de projecten toe te passen. Het formele budgethouderschap ligt bij het Drechtstedenbestuur dat de uitvoering ervan opdraagt aan de zakelijk directeur. De portefeuillehouder IP&A van de NDD+ kan optreden als materieel budgethouder voor dit budget. De hoogte van het bedrag is afgestemd op 4% van de som van de projectbegrotingen. Dit percentage is het kengetal voor de besturing en control in een context van “tight control”. De inzet van de programmamanager betreft ca. 50% van het gevraagde budget. Een financiële belasting van gemiddeld € 375.000,-- per jaar voor alle deelnemers samen, voor de duur van de uitvoering van dit programma (juli 2007 t/m/ december 2010) in totaal voor deze periode 1,2 m€. Het is niet bij voorbaat aan de orde om het volledige bedrag in te zetten, maar de portefeuillehouder uit de NDD+ moet over een bedrag kunnen beschikking om in voorkomende gevallen daadkrachtig te kunnen reageren op onvoorziene problemen, met verantwoording achteraf aan het Drechtstedenbestuur, dat het budget beheert. 9.6

S T R UC T URE LE

OR GA NIS ATI E P R OGR AMMA E N RE GI E

IP&A D RE CH TS TE D EN

De IP&A-projecten worden op dit moment vorm gegeven in een integraal regionaal programma. De programmamanager betreft een coördinerende rol op de totale portefeuille IP&A, waaronder meerdere opdrachtgevers en budgethouders fungeren. De programmamanager rapporteert voor de coördinatie aan de NDD+ en rapporteert voor de uitvoering van de programmaclusters aan de betreffende opdrachtgever. Daarbij is de programmamanager verantwoordelijk voor het opstellen, opstarten en realiseren van de projecten (het werkend opleveren van nieuwe of gewijzigde processen en systemen) in hun onderlinge samenhang. Vervolgens worden deze in beheer genomen bij de organisaties zelf (inhoudelijk en functioneel) resp. de SCD als leverancier van diensten op IP&A-terrein aan de 8 deelnemers (Serviceeenheid Applicatie en Technisch Beheer). Tevens is voorzien in een service-eenheid Advies & Beleid, bedoelt om de regio en deelnemende organisaties van beleidsvoorstellen en adviezen te voorzien op IP&A-terrein. Waar het huidige programmamanagement een tijdelijke organisatie betreft, staat vast dat er in de regio duurzaam sprake is van samenwerking en dus van IP&A projecten. Tegelijkertijd is de verwachting gewettigd dat in het IP&A-domein de komende jaren sprake zal zijn van een continue verandering. Wet- en regelgeving noopt daartoe en ook de ambities van gemeenten leveren die behoefte op. In een beperkt aantal gesprekken is de positie van de programmamanager besproken resp. het advies om over te gaan tot het aanstellen van een regionale “CIO”.


pagina 46 van 52


Het voorstel is de regie over deze veranderagenda op regionaal niveau te beleggen en wel bij de portefeuillehouder Organisatieontwikkeling uit de NDD+, die de rol van CIO krijgt. De ontwikkeling van een organisatie en het doorvoeren van veranderingen in procesarchitectuur, informatiseringmodellen en automatiseringsvoorzieningen gaan immers veelal hand in hand. In de uitvoering ervan wordt hij ondersteund door een regionaal aangestelde IP&A-strateeg (programmadirecteur). Als opdrachtgevers treden dan de gezamenlijke organisaties in de vorm van de NDD+ en het PFO-M+ op. Door deze verantwoordelijkheid buiten het SCD te beleggen blijven de rollen van opdrachtgever, opdrachtnemer/leverancier en regievoerder scherp onderscheiden en blijft het profiel van het SCD eenduidig aanbod/dienstverlening. De kosten van het creëren van deze functie worden meegenomen bij de verdere uitwerking van de portefeuille Organisatieontwikkeling. De besluitvorming richt zich in deze fase op de principiële vraag of de regio de regieverantwoordelijkheid door creatie van deze functie op regionaal niveau structureel wil beleggen. Indien de regio besluit tot het structureel maken van deze rol, zijn er mogelijkheden om de kosten van programmamanagement terug te managen (van tijdelijke programmamanager naar structurele IP&A-strateeg/CIO). De uitvoering van het Programma IP&A Drechtsteden vindt plaats in multidisciplinaire projectteams. De IP&A-capaciteit voor deze projectteams wordt betrokken van de service-eenheden van de SCD die

Beleidscyclus: Programmadirecteur CONTRAMAL: (Service-eenheid I&A Beleid & Advies) Beleidsgroep Kaderstelling ureau mma b Progra

CONTRAMAL: Verandermanagement

CONTRAMA: Going concern

Verandercyclus: (Service-eenheid Implementatie verandertrajecten) e Chang

er manag

Beheercyclus Serviceteam Applicatie & Technisch beheer

belast zijn met IP&A-taken. De SCD heeft hiervoor een beperkte capaciteit standaard beschikbaar in het formatievolume voor het basispakket dienstverlening. De SCD kan door en boven worden aangesproken op het organiseren van voldoende aanvullende capaciteit van toereikend kwalitatief niveau: een pool van projectleiders en O&I-adviseurs indirect van SCD. Bekostiging van deze aanvullende capaciteit moet dan plaatsvinden uit de continue stroom aan projectgelden. Zo wordt voorkomen dat teveel externe inhuur moet plaatsvinden tegen hoge kosten en met weinig mogelijkheid tot behoud van kennis en ervaring. Tevens moet de SCD zorgen voor voldoende betrokkenheid in de projecten (gewild zijn) en dat zorgt ervoor dat zich niet ongemerkt ‘vet’ in de organisatie nestelt.


pagina 47 van 52


9.7

DE

O R GA NI S ATI E V AN A F STE MMI N G E N B ESL UI TV O RMI N G ( C O NT RA MAL

IP&A)

Profielen rollen IP&A programma en functionaris Het programma IP&A heeft behoefte aan de invulling van een aantal rollen voor de implementatie en realisatie van het programma. Nu het programma IP&A door de opstartfase begint te geraken wordt die behoefte ook praktisch gevoeld op de verschillende niveaus voor aansluiting en afstemming met de gemeenten en organisaties waarvoor het programma de project uitvoert. Hiertoe worden twee regelkringen onderscheiden: 1.

Voor het formuleren en vaststellen van beleid, kaders, architecturen en plannen;

2.

Voor afstemming inzake realisatie en implementatie.

Ad 1 Voor formuleren en vaststellen Beleid en kaders De rol van de gemeentelijke vertegenwoordiger in de beleidgroep kaderstelling t.b.v. de regionalisering in brede zin is al ingevuld per gemeente. Die werken we hier niet uit. We adviseren tot het oprichten van een subgroep kaderstelling en beleid voor informatieplanning, dienstverlening en procesontwerp de zogenaamde strategische informatieplanning. Deze rol kan worden vervuld door: •

E

Beleidsfunctionaris Informatie- en procesmanagement of Concern informatieen procesmanager.

AD E BELEIDSFUNCTIONARIS INFORMATIE- EN PROCESMANAGEMENT De beleidsfunctionaris I&P zorgt voor inhoudelijke afstemming van de informatieplanning in de eigen gemeente en is de vertegenwoordiger in de regionale beleidsgroep kaders op het gebied van informatieen procesmanagement. Hij/zij: • Vertaalt de regionale informatieplanning naar lokaal beleid, • Is de adviseur van de lokale directieraad, • Heeft zitting in de regionale beleidsgroep kaderstelling, • Werkt mee aan kaders en regels op het gebied van de Informatievoorziening, • Werkt mee aan de ontwikkeling van de gemeentelijke procesmodellen voor o.a. dienstverlening en communicatie, • Heeft zitting in de lokale stuurgroep innovatie/informatie. Ad 2

Voor afstemming inzake realisatie en implementatie

Deze regelkring behelst alle aspecten die te maken hebben met realisatie van het programma en implementatie van de resultaten. Hiertoe dienen een aantal rollen te worden vervuld op managementniveau, op stafniveau en op uitvoeringsniveau. Deze rollen zijn: • A Bruggenhoofd informatieen procesmanagement • B Stuurgroepvoorzitter informatieen proces ontwikkeling • C Coördinator voor de planning en implementatie v/d technische infrastructuur • D Financieel bestuurlijk vertegenwoordiger IP&A Hieronder geven we per rol een opsomming van de elementen per rol. AD A

BRUGGENHOOFD INFORMATIE- EN PROCESMANAGEMENT

Deze rol is nodig bij de invoering en coördinatie van de verschillende informatiemanagement projecten per gemeente/ regionale organisatie.


pagina 48 van 52


Hij/zij: • vertegenwoordigt de organisatie op IP&A uitvoeringsgebied in de regio en intern en ziet het belang van regionale samenwerking in en ondersteunt deze beweging, • ziet de regio Drechtsteden als netwerkorganisatie en niet de eigen organisatie als klant van de Drechtsteden, • heeft kennis van de eigen organisatie en weet voor het juiste vraagstuk de juiste mensen te betrekken en te mobiliseren, • is in staat veranderingen in de organisatie te bewerkstelligen en om complexe veranderprojecten zoals de invoering van de basisregistraties te vertegenwoordigen, • heeft een denken werkniveau om de organisatie van innovatieve veranderingen, zoals implementatie midoffice, te overtuigen, • herkent de gevolgen van bepaalde acties/keuzes binnen de eigen organisatie en organiseert draagvlak, • is op de hoogte van landelijke ontwikkelingen en wetgeving op IP&A gebied; • zorgt voor de eigen betrokkenheid in het regionale IP&A programma, • is enthousiast en kan enthousiasmeren, • heeft communicatieve en organisatorische vaardigheden, • heeft voldoende mandaat, • heeft een helikopterview / en kan over de gemeentelijke kokers kijken en handelen, • heeft een analytisch denkvermogen, • is doelgericht, • kan goed luisteren, • is proactief in denken en handelen, • is een regisseur met overtuigingskracht, • Voorziet de gemeentelijk opdrachtgevers van rapportages, • Is lid van de lokale stuurgroep innovatie. AD B STUURGROEPVOORZITTER INFORMATIE- EN PROCES ONTWIKKELING De houder van deze rol is over de gemeentelijke afdelingen heen aangewezen als de lijnverantwoordelijke voorzitter en sponsor van de ontwikkelingen en projecten in de eigen organisatie. Hij/zij: • Is lid van het directieteam en zit de lokale Informatie & Proces innovatie vergaderingen voor, • Zorgt in een driehoek met gemeentesecretaris en financieel bestuurlijke vertegenwoordiger voor afstemming op lokaal bestuurlijk niveau, • Bespreekt de voortgang van de afzonderlijke projecten, • Bewaakt de samenhang in de gemeente als het gaat om mogelijke raakvlakken van projecten en planning, • Baant de weg vrij voor het bruggenhoofd indien weerstanden zich voordoen. AD C COÖRDINATOR PLANNING EN IMPLEMENTATIE V/D TECHNISCHE INFRASTRUCTUUR Deze rol richt zich volledig op de lokale invoering van de projecten in cluster 1, de technische infrastructuur. Hij/zij: • Zorgt voor frequente afstemming met clustermanager 1 en de aangestelde projectleiders, • Zorgt voor aansluiting van de planning van cluster 1 binnen de eigen organisatie en ziet toe op een goede communicatie, • Rapporteert intern aan de stuurgroep over de voortgang van de invoering van cluster 1 projecten en de migratie van de eigen IT infrastructuur.


pagina 49 van 52


AD D FINANCIEEL BESTUURLIJK VERTEGENWOORDIGER IP&A De houder van deze rol is nodig bij de afstemming op bestuurlijk niveau op het gebied van financiële inpassing en verantwoording. Hij/zij: • Zorgt voor frequente afstemming met de gemeentesecretaris, • Ziet op borging van de financiële aspecten in de begroting(en) binnen de gemeente en verzorgt de control daarvan, • Heeft zitting in de regionale IP&A commissie. De contramal is hierna schematische weergegeven.

Schematische weergave contramal IP&A


pagina 50 van 52


10.

MEERJARIG UITVOERINGSPLAN

Het programma organiseert de projecten in plateaus. Die plateaus zorgen ervoor dat de diverse projecten die samen nodig zijn om een resultaat te bereiken in de bedrijfsvoering op een afgestemd moment opleveren. Inmiddels zijn nagenoeg alle projectvoorstellen beoordeeld en waar nodig bijgesteld op haalbaarheid en onderlinge samenhang. Hierbij is het adagium geweest zowel willen als moeten en kunnen. In de plateaus is tot uitdrukking gebracht wat per se bij de aanvang van de SCD gereed moet zijn om de dienstverlening ongestoord te doen verlopen. Er is een kruisverband gelegd tussen projecten van alle programma’s en de in te richten service-eenheden om vast te stellen of iedere eenheid qua condities in staat is de continuïteit van diensten te kunnen verlenen. Vanuit het grote veranderperspectief zijn de volgende data in ieder geval cruciaal.

Plateauplanning en deliverables Eind 2010: I = eindbeeld Ateliers; Basisregistraties ingevoerd, A = één (volledig vernieuwde) infra 1/1/2010 één PSA; één Digitaal Document Proces; ten minste 400 gedigitaliseerde werkprocessen; delen van Basisregistraties 1/1/2009 één Financiële Administratie; alle gemeenten Digitaal Document Proces ( één DIV proces); één mid office; ten minste 150 nieuwe gedigitaliseerde werkprocessen 11/2008 Drechtnet Fase 2; oplevering GRID: eerste tranche applicaties en werkplekken 10/2008 alle gemeenten Digitaal Document Proces ( één DIV proces); één mid office 1/4/2008 Start SCD: O,F en P integraal; I werkbaar niveau; regionaal mozaiek; Serviceplein Regiobreed; SCD van ICT voorzien, interim connectiviteit tussen alle hoofdlocaties 1/1/2008 Drechtnet Fase 1; PSA naar Beaufort; financieel pakket K2F

1 januari 2008 Drechtnet fase I operationeel. Vanaf dat moment is interim connectiviteit te realiseren over de met Drechtnet verbonden locaties (specifieke ontsluiting van een werkplek naar een applicatie op een ander rekencentrum). Dit is belangrijk voor de migratie Personeel en Salaris Administratie van Zwijndrecht en Sliedrecht en de inhuizing van de medewerkers van de SCD in de PSA van Dordrecht. Omstreeks april 2008 inrichting Dienstengebouw met de infrastructuur voorzieningen telefonie en kantoorautomatisering en de basisfunctionaliteit voor de service-eenheden. Die basisfunctionaliteit ligt per project anders, afhankelijk van de mogelijkheden in organisatie, proces en systemen. Een selectie is:

Één virtueel serviceplein, benaderbaar vanuit alle 3330 werkplekken in de regio;

Één intranet als centrale toegang (conversie content in kwartaal 2 en 3);


pagina 51 van 52


Het midoffice systeem Mozaiek is regionaal beschikbaar (daarna volgt geleidelijke invoering);

Financiële administratie geconcentreerd en voor SCD en Papendrecht in de doeladministratie Dordrecht en de overige in de oude systemen.

In oktober 2008 wordt het plateau bereikt waarop ook voor de twee nog niet met digitale documenten werkende gemeenten alle post digitaal wordt aangeboden, de ontwikkeling van het midoffice functioneel afgerond is en DIV de finale integratie van het werkproces rond heeft en dus alle post en documenten op één wijze worden behandeld, doorgeleid en gearchiveerd. Eind 2008 is de eerste beschikbaarstelling van een eerste tranche van applicaties en werkplekken op de nieuwe infrastructuur mogelijk. Nadere prioritering moet uitwijzen welke service-eenheden resp. applicaties in de eerste tranche worden opgenomen. Dan is ook Fase 2 van Drechtnet (volledige integratie van de netten, centrale externe koppelingen) operationeel. Eind 2008 zijn per gemeente ca. 100 zaaktypen (gedigitaliseerd proces van afhandeling van burgerdiensten over FO en BO) bovenop het huidige aantal ontworpen en ingevoerd. Eind 2010 is het eindbeeld van de ateliers gerealiseerd, is de infrastructuur volledig vernieuwd en transparant voor gebruik en beheer en zijn in totaal ruim 400 zaaktypen gedigitaliseerd. De basisregistraties zijn ingevoerd (onder voorbehoud van de wetgevingstrajecten). Van alle projecten zijn de projectvoorstellen opvraagbaar. Vanuit deze projectvoorstellen een “project deliverables kalender” opgesteld. Deze deliverables zijn de basis voor de sturing binnen het programma, maar ook voor het afstemmen van de implementatieplanningen met de deelnemersorganisaties. De kalender wordt beheerd door het programmabureau.


pagina 52 van 52

Vergadernotitie voor de Drechtraad op 18 juni 2008

Recommend Documents