Bijlage 7 Agendapunt 9
Vergadernotitie voor het Drechtraad op 19 maart 2008
datum
19 februari 2008 ambtelijk pfh. NDD
H. Wesseling
Onderwerp
Juridische documenten SCD Bijlagen a. b. c.
bestuurlijk pfh.
H. van Kooten
steller B. Kokx, procesregisseur
Overeenkomst Basisafspraken aansluiting Regio Zuid-Holland Zuid bij SCD, versie 1.3, d.d. 24.01.08 Bevoegdhedenovereenkomst SCD t.b.v. Regio Zuid-Holland Zuid, versie 1.3, d.d. 24.01.08 Besluit SCD t.b.v. de 6 gemeenten en de Drechtsteden, versie 1.4, d.d. 31.01.08
Gevraagde beslissing 1. Instemmen met de Overeenkomst Basisafspraken en de Bevoegdhedenovereenkomst 2. Vaststellen van het Besluit SCD Verdere procedure Na gebleken wederzijdse instemming van de Drechtraad en het Algemeen Bestuur van de Regio Zuid-Holland volgt ondertekening van de beide overeenkomsten. Communicatie In dit stadium n.v.t. Financiële consequenties Geen Toelichting Bijgaande stukken worden voorgelegd in het kader van het proces van inrichting van het Servicecentrum. Deze stukken zijn een uitwerking van de besluiten en afspraken die in de afgelopen periode gemaakt zijn in het kader van het proces van totstandkoming van het SCD. Het Bestuursplan SCD en de besluiten die de gemeenteraden, het Algemeen Bestuur van Zuid-Holland Zuid (hierna GR ZHZ) en de Drechtraad hierover begin 2007 genomen hebben vormen de basis. De afspraken die in het verdere proces op verschillende momenten gemaakt zijn, zijn eveneens in bijgaande stukken verwerkt. Er gaat om codificatie van wat eerder besloten is. Op onderdelen hebben de activiteiten die ondernomen zijn om het SCD tot stand te brengen geleid tot meer inzicht in de manier waarop het functioneren van het SCD en de verhouding tussen het SCD en de deelnemers binnen de bestuurlijk vastgelegde kaders het beste kan worden ingevuld. Deze inzichten zijn meegenomen bij het opstellen van de documenten. Belangrijk uitgangspunt bij het opstellen van de stukken is verder geweest de verschillende rollen die de deelnemers hebben (eigenaar, opdrachtgever en klant) scherp te blijven onderscheiden. In bijgaande documenten wordt vooral de rol van de deelnemers als eigenaar uitgewerkt. In de documenten die nog volgen ligt het accent op de rol van opdrachtgever en klant. Dat betreft het dienstverleningshandvest, inclusief productencatalogus en handboek kaderstelling, het model van de mantelovereenkomst en het model van de dienstverleningsovereenkomst. De stukken worden
pagina 2
de komende maanden in de colleges en het Drechtstedenbestuur behandeld. Waar het Handboek Kaderstelling beleidsaspecten bevat die behoren tot de bevoegdheid van de Drechtraad resp. de gemeenteraden komt het Handboek ook voor in die organen in behandeling. Positie GR Regio Zuid-Holland Zuid De positie van de GR Regio Zuid-Holland Zuid (GR ZHZ) in relatie tot het SCD is een bijzondere, omdat deze GR geen deelnemer is in de GR Drechtsteden. Met de GR ZHZ zijn daarom in het traject van besluitvorming over het Bestuursplan SCD eind 2006 afspraken gemaakt over de positie van deze GR als 8e partij jegens de andere 7 aan het SCD deelnemende organisaties, specifiek de GR Drechtsteden, en de betrokkenheid bij belangrijke besluiten inzake het SCD. Feitelijk gebeurt dat sinds de besluitvorming ook al zo. Vertegenwoordigers van GR ZHZ nemen sindsdien deel aan de vergaderingen van de Netwerkdirectie Drechtsteden en het PFO Middelen Drechtsteden als er voorstellen aan de orde zijn die betrekking hebben op het SCD. En ook in de projectorganisatie SCD en de projectorganen die er ingesteld zijn speelt GR ZHZ een actieve rol. In het Bestuursplan is gesuggereerd een eigenaarconvenant te sluiten, als instrument om de verhouding tussen alle 8 de organisaties te regelen. Bij de uitwerking is dat vanuit juridisch oogpunt gezien een niet te realiseren opgaaf gebleken. Publiekrechtelijk en privaatrechtelijke verhoudingen laten zich niet in één document vangen. Daarom is ervoor gekozen de oplossing te vinden in enerzijds een basisdocument en bevoegdhedenovereenkomst (documenten op privaatrechtelijke grondslag) tussen de twee GR-en en anderzijds een besluit SCD (document op publiekrechtelijke grondslag), regelende het interne verkeer binnen de hiërarchie van de GR met de 6 gemeenten. Dit onverlet latend het beoogde inhoudelijke doel om GR ZHZ in een gelijkwaardige positie jegens het SCD te brengen als de andere 7 organisaties. Dat is ook terug te vinden in soms nagenoeg identieke teksten van artikelen uit de bevoegdhedenovereenkomst ZHZ – SCD en het Besluit SCD. Deze aanpak betekent dat de Drechtraad en het Algemeen Bestuur van GR ZHZ beiden moeten instemmen met de twee overeenkomsten voordat deze rechtskracht krijgen. Overeenkomst Basisafspraken GR ZHZ In de Overeenkomst basisafspraken ZHZ is vastgelegd wat de uitgangspunten en condities van aansluiting van GR ZHZ bij het SCD zijn. Daarbij gaat het om een afname- en betalingsverplichting van GR ZHZ van het op maat gesneden pakket aan diensten en het feit dat de kosten voor deze dienstverlening van het SCD gemaximeerd zijn op het budget dat GR ZHZ in haar begroting van 2008 voor deze diensten heeft opgenomen. Deze afspraak is gemaakt in december 2006 bij de besluitvorming over het Bestuursplan en stond ook verwoord in de toen voorliggende voorstellen. De gevallen waarin deze bijdrage, naast een jaarlijkse indexatie, kan worden verhoogd zijn vastgelegd. Verder geldt er een overgangsituatie voor wat betreft de transitiekosten die GR ZHZ heeft. Deze lopen mee in de garantieafspraak. Hoe dat praktisch werkt is vastgelegd door middel van een bepaling omtrent voor- en nacalculatie. Vaststelling van de hoogte van de in aanmerking te nemen transitiekosten vindt plaats in het kader van het begrotingstraject van het SCD. Voor 2008 zal een oplossing naar analogie worden gevolgd; de begroting voor dat jaar is immers al vastgesteld. Daarnaast legt dit document de inhoud van de dienstverlening vast en regelt het de personele en financiële gevolgen van een eventuele toekomstige beëindiging van de aansluiting van GR ZHZ bij het SCD. Bevoegdhedenovereenkomst GR ZHZ Alle besluiten over het SCD lopen via de structuur en het bestuurlijk stramien van de GR Drechtsteden. Met behulp van de bevoegdhedenovereenkomst ZHZ, welke wordt gesloten tussen het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur van GR ZHZ enerzijds en het Drechtstedenbestuur en de Drechtraad anderzijds, wordt de positie van GR ZHZ vormgegeven. De bevoegdhedenovereenkomst legt vast dat in geval van ‘belangrijke besluiten’ op bestuurlijk niveau (in de Drechtraad en Drechtstedenbestuur) overeenstemming moet zijn bereikt tussen GR ZHZ en de GR Drechtsteden voordat zo’n besluit kan worden genomen. Er is zekerheidshalve een hardheidsclausule opgenomen voor het geval er voor het Drechtstedenbestuur of de Drechtraad op enig moment een publiekrechtelijke belemmering mocht zijn om met GR ZHZ tot overeenstemming te komen. Ook in het ambtelijk voortraject zal bij de voorbereiding van zogeheten belangrijke besluiten een afgevaardigde van GR ZHZ deelnemen aan de NDD, in de vorm van de NDD+. Hetzelfde geldt op bestuurlijk niveau voor het PFO-Middelen, in de vorm van het PFO-M+. Zo
2
pagina 3
wordt de werkwijze die al ruim een jaar wordt gevolgd, geformaliseerd. Voorafgaand aan besluitvorming door het Drechtstedenbestuur en de Drechtraad wordt op bestuurlijk niveau overlegd met de GR ZHZ. Een gevolmachtigde afgevaardigde van het bestuur van GR ZHZ zal ook aanwezig zijn in vergaderingen van de Drechtraad, waarin een belangrijk besluit aangaande het SCD wordt genomen. De gevolmachtigde kan in deze vergadering geen stemrecht hebben; betrokkene is immers geen bestuurder van de GR Drechtsteden. De bedoeling is echter dat de gevolmachtigde het standpunt van GR ZHZ kan toelichten en mee kan discussiëren om uiteindelijk, eventueel via schorsing van de vergadering, te komen tot overeenstemming over het betreffende voorgenomen belangrijke besluit, opdat de Drechtraad ook daadwerkelijk dat besluit kan nemen. De zogenaamde ‘belangrijke besluiten’ hebben betrekking op de kaders van het SCD, inclusief de financiële bijdrage en productverandering en innovatie. Besluit SCD Het besluit SCD regelt binnen de structuur van de GR Drechtsteden de eigenarenkant en legt de nadere invulling van het SCD vast. In het Besluit staan de kerntaak van het SCD en de uitgangspunten en de structuur van het dienstverleningsaanbod (basispakket, additionele dienstverlening, pluspakketten). Daarnaast legt het besluit de wijze van verdeling van de adviesdiensten onder de deelnemers vast en de ‘opdrachtverlening’ ten aanzien van pluspakketten en additionele dienstverlening. Het besluit legt een aantal verplichtingen van de deelnemers en prestatieverplichtingen van het SCD vast en geeft een kapstok voor het afsluiten van het dienstverleningshandvest, de mantelovereenkomsten en de dienstverleningsovereenkomsten door de directeur SCD. Tenslotte regelt dit besluit de condities en de personele en financiële gevolgen van een eventuele uittreding uit het SCD. Besluitvorming De afspraken over dienstverlening, prestaties en verplichtingen zijn met deze documenten duidelijk en inzichtelijk vastgelegd, voor het SCD daadwerkelijk haar dienstverlening start. Het Algemeen bestuur van de GR ZHZ behandelt deze stukken op 5 maart 2008. Over het resultaat daarvan wordt de Drechtraad tijdens vergadering geïnformeerd.
3
CONCEPT
Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling ‘regio Zuid-Holland Zuid’, krachtens volmacht van de voorzitter van het algemeen bestuur rechtsgeldig vertegenwoordigd door …
en
het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden, krachtens artikel 33 van de Wet gemeenschappelijke regelingen jo. artikel 171, eerste lid van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door R.J.G. Bandell, voorzitter, Overwegende dat: z
het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling ‘regio Zuid-Holland Zuid’ bij besluit d.d. 28 februari 2007 heeft besloten zich aan te sluiten bij het Servicecentrum Drechtsteden;
z
in de Drechtraad van 21 maart 2007 ingestemd is met het aansluiten van de Gemeenschappelijke regeling ‘regio Zuid-Holland Zuid’ bij het Servicecentrum Drechtsteden;
z
dat ter voorbereiding van beide hiervoor bedoelde besluiten overleg op bestuurlijk niveau heeft plaats gevonden over en overeenstemming is bereikt tussen de GR Drechtsteden, haar deelnemende gemeenten en de GR ZHZ over de uitgangspunten en condities van aansluiting
z
dat afgesproken is deze overeenstemming nader uit te werken
Komen in dat kader overeen de volgende
Basisafspraken aansluiting Gemeenschappelijke regeling ‘regio Zuid-Holland Zuid’ bij het Servicecentrum Drechtsteden Hoofdstuk 1:
Artikel 1:
Algemene bepalingen
Begripsbepalingen
a. GR ZHZ:
Gemeenschappelijke regeling ‘Regio Zuid-Holland Zuid’
b. GR Drechtsteden:
Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden
c.
Servicecentrum Drechtsteden
SCD:
d. Partijen:
Vs 1.3, d.d.24.01.08
De partijen bij deze overeenkomst
1
Artikel 2:
Doel
Het doel van deze overeenkomst is het vastleggen van de uitgangspunten en condities van aansluiting van GR ZHZ bij het SCD.
Hoofdstuk 2:
Artikel 3:
Basisafspraken aansluiting bij SCD
Aansluiting GR ZHZ bij het SCD
1. De GR ZHZ is met ingang van 1 januari 2008 voor onbepaalde tijd aangesloten bij het SCD. 2. De aansluiting van de GR ZHZ bij het SCD is op basis van een inhoudelijk gelijkwaardige positie als de gemeenten die deelnemen aan de GR Drechtsteden. 3. Om deze gelijkwaardige positie van GR ZHZ vorm te geven sluiten de partijen een bevoegdhedenovereenkomst.
Artikel 4:
Uitgangspositie GR ZHZ
1. De GR ZHZ is gehouden het dienstenpakket als bedoeld in artikel 6 van deze overeenkomst van het SCD af te nemen en de daarvoor verschuldigde jaarlijkse bijdrage te voldoen 2. De jaarlijkse bijdrage van GR ZHZ voor de dienstverlening van het SCD bedraagt maximaal de kosten die de GR ZHZ in haar begroting 2008 heeft opgenomen voor de taken die naar het SCD over gaan, en wordt jaarlijks geïndexeerd conform de accresontwikkeling in het Gemeentefonds. 3. De in het tweede lid bedoelde bijdrage wordt verhoogd indien sprake is van toename van het volume aan formatie van GR ZHZ. 4. De in het tweede lid bedoelde bijdrage worden tevens verhoogd indien er, met inachtneming van het bepaalde in de Bevoegdhedenovereenkomst, sprake is van a. Aantoonbare kwaliteitsverbetering, of; b. Uitbreiding van de dienstverlening. Artikel 5:
Overgangsbepaling
1.
Indien en voor zolang GR ZHZ, te rekenen vanaf de start van de aansluiting bij het SCD, aantoonbaar transitiekosten heeft, maken deze kosten onderdeel uit van de garantieafspraak als bedoeld in het tweede lid van artikel 4 van deze overeenkomst, in dier voege dat deze kosten in mindering worden gebracht op de bijdrage aan het SCD en wel met een zodanig bedrag dat het totaal van de transitiekosten en de jaarlijkse bijdrage aan het SCD in dat jaar niet uitkomt boven het –geïndexeerde- bedrag uit de begroting 2008 van GR ZHZ.
2.
Onder transitiekosten als bedoeld in het eerste lid van dit artikel worden verstaan: a. desintegratiekosten in de vorm van verminderde dekking van kapitaallasten en overige indirecte lasten;
Vs 1.3, d.d.24.01.08
2
b. frictiekosten in de vorm van kosten van boventallig personeel en ontbindingskosten van doorlopende contractuele verplichtingen in het domein van de diensten die overgenomen zijn door het SCD, een en ander als bedoeld in het Bestuursplan SCD, versie 1.2, d.d. 15 december 2006. 3. De dagelijkse besturen van GR ZHZ en GR Drechtsteden stellen in gezamenlijk overleg uiterlijk op 1 april van enig jaar op voorcalculatorische basis de hoogte van de transitiekosten als bedoeld in het eerste lid van dit artikel voor het eerst daaropvolgende begrotingsjaar vast. Het aldus vastgestelde bedrag wordt betrokken bij de vaststelling van de jaarlijkse bijdrage op de wijze als bedoeld in het eerst lid van dit artikel. Uiterlijk op 1 april van het jaar volgend op het desbetreffende begrotingsjaar wordt door genoemde besturen op nacalculatorische basis de werkelijke hoogte van de transitiekosten van het verstreken jaar vastgesteld. Een eventueel verschil tussen de voorcalculatorische en de nacalculatorische vaststelling wordt op de in het eerste lid van dit artikel beschreven wijze betrokken bij het vaststellen van de jaarlijkse bijdrage van het eerstvolgende jaar. 4.
In afwijking van het bepaalde in het eerste lid van dit artikel kunnen de dagelijkse besturen van GR ZHZ en GR Drechtsteden overeenkomen dat de transitiekosten als bedoeld in het tweede lid van dit artikel op andere wijze worden gecompenseerd.
Artikel 6: 1. 2.
3.
Dienstenpakket
Het basispakket aan diensten bestaat uit diensten op het terrein van administratie, beheer, beleid en advies. Het basispakket aan diensten voor GR ZHZ is een op maat samengesteld pakket en wijkt af van het uniforme basispakket dat de gemeenten die deelnemen aan het SCD afnemen op basis van het vastgestelde Dienstverleningshandvest. De artikelen 7, 8 en 9 van het Besluit Servicecentrum Drechtsteden zijn op de dienstverlening aan GR ZHZ van overeenkomstige toepassing.
Artikel 7:
Dienstverleningshandvest
1. Conform artikel 17, eerste lid van het Besluit Servicecentrum Drechtsteden, wordt het dienstverleningshandvest mede gesloten met de GR ZHZ. 2. Voor het afsluiten van het dienstverleningshandvest als bedoeld in het eerste lid is overeenstemming tussen de deelnemende gemeenten, de GR Drechtsteden en de GR ZHZ vereist. 3. De directeur SCD sluit met GR ZHZ een mantelovereenkomst voor een periode van drie jaar, waarin de afspraken over de dienstverlening van het SCD en de verlenging van de mantelovereenkomst na drie jaar voor GR ZHZ worden vastgelegd. 4. De directeur SCD sluit voor de nadere invulling van de mantelovereenkomst met elk organisatieonderdeel van GR ZHZ waarvoor dat aan de orde is een algemene dienstverleningsovereenkomst met een looptijd van een jaar. In deze dienstverleningsovereenkomst wordt ook voorzien in de wijze van verlenging ervan na ommekomst van dat jaar.
Vs 1.3, d.d.24.01.08
3
Artikel 8:
Beëindiging van de aansluiting door GR ZHZ
1. De GR ZHZ kan haar aansluiting bij het SCD beëindigen door toezending aan de Drechtraad van een daartoe strekkend besluit van haar daartoe bevoegde bestuursorgaan. 2. Dit besluit treedt niet eerder in werking dan nadat twee volledige kalenderjaren zijn verstreken na het besluit tot beëindiging van de aansluiting als bedoeld in het eerste lid van dit artikel. 3. GR ZHZ kan een besluit tot beëindiging van de aansluiting bij het SCD niet eerder nemen dan drie jaar na de aansluiting bij het SCD. 4. GR ZHZ compenseert de personele en financiële gevolgen voor het SCD van haar besluit tot beëindiging van de aansluiting bij het SCD volledig. 5. De Drechtraad besluit over de compensatie als bedoeld in het vierde lid van dit artikel en hanteert daarbij de kaders en spelregels volgens het zesde lid van dit artikel. 6. Voor zover de financiële gevolgen betrekking hebben op personeel dat door de beëindiging van de aansluiting van GR ZHZ bij het SCD bovenformatief is geworden, kan GR ZHZ voor de compensatie daarvan uit twee opties kiezen: a.
het herplaatsen van het bovenformatief geworden personeel bij GR ZHZ waarbij de kosten die dit meebrengt voor de GR ZHZ zijn; of
b.
Het vergoeden van de kosten van het bovenformatief geworden personeel als gevolg van het uittreden, op de volgende wijze: {
vaststellen van de verschillende categorieën functies met bijbehorende functieschaal, die door het SCD ingevuld zijn in het kader van de dienstverleningsafspraken met GR ZHZ;
{
bepalen van de salarislasten op jaarbasis, met inbegrip van alle persoonlijke emolumenten van de betrokken functionarissen, behorend bij de diverse aldus bepaalde functie-categorieën;
{
vaststellen van de uitkomst per categorie functies volgens de formule: het aantal voor de dienstverlening aan GR ZHZ werkzame medewerkers vermenigvuldigd met de salarislasten op jaarbasis. Dit bedrag wordt vermenigvuldigd met de factor twee en verhoogd met een opslag voor overhead, waarvan de hoogte gelijk is aan de opslag voor overhead zoals deze opgenomen is in de SCD-begroting;
{
totaliseren van de uitkomsten van de berekeningen per functiecategorie tot een totaalbedrag;
{
uitbetalen door GR ZHZ van de aldus bepaalde schadevergoeding in twee gelijke termijnen binnen respectievelijk 18 maanden en 24 maanden na het besluit tot uittreding.
Artikel 9:
Beëindiging aansluiting GR ZHZ door GR Drechtsteden
1. De Drechtraad kan een besluit tot beëindiging van de aansluiting van GR ZHZ bij het SCD nemen door toezending van een daartoe strekkend besluit aan het algemeen bestuur van GR ZHZ.
Vs 1.3, d.d.24.01.08
4
2. Dit besluit treedt niet eerder in werking dan nadat twee volledige kalenderjaren zijn verstreken na de toezending van het besluit tot beëindiging van de aansluiting aan GR ZHZ als bedoeld het eerste lid van dit artikel. 3. De Drechtraad kan een besluit tot beëindiging van de aansluiting van GR ZHZ bij het SCD niet eerder nemen dan drie jaar na de datum van aansluiting bij het SCD. 4. De GR Drechtsteden vergoedt de schade die het besluit als bedoeld in het eerste lid van dit artikel voor GR ZHZ met zich meebrengt. Deze schade bestaat uit de kosten die door GR ZHZ aantoonbaar noodzakelijkerwijs gemaakt moeten worden om het ontstane gemis aan dienstverlening op te vangen, voor zover deze kosten uitkomen boven de bijdrage die GR ZHZ verschuldigd is voor het jaar waarin het besluit als bedoeld in het eerste lid wordt genomen. 5. De Drechtraad en het Algemeen Bestuur van GR ZHZ bepalen in overleg de hoogte van de schadevergoeding en hanteren daarbij de spelregels en kaders als bedoeld in het zesde lid van dit artikel. 6. De in het vijfde lid van dit artikel bedoelde schadevergoeding wordt overeenkomstig de formule voor het bepalen van de door GR ZHZ bij beëindiging van de aansluiting verschuldigde schadevergoeding als uitgewerkt in artikel 8, zesde lid van deze overeenkomst bepaald, met dien verstande dat uitbetaling in een bedrag ineens plaats vindt uiterlijk 6 maanden voor expiratie van de beëindiging.
Hoofdstuk 3:
Artikel 10:
Afwijken, wijzigen en ontbinden van de overeenkomst
Afwijken van de overeenkomst
Partijen kunnen met wederzijdse instemming schriftelijk van deze overeenkomst afwijken. Artikel 11:
Wijziging van de overeenkomst
1. Partijen kunnen deze overeenkomst schriftelijk wijzigen. 2. Een wijziging treedt in werking op het tijdstip bepaald in het besluit tot wijziging.
Hoofdstuk 4 :
Artikel 12:
SLOTBEPALINGEN
Geschillen
Op geschillen is de regeling conform artikel 40 GR Drechtsteden van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat in plaats van het college van de gemeente het dagelijks bestuur van de GR ZHZ wordt gelezen en dat in plaats van het Gedeputeerde Staten de burgerlijke rechter wordt gelezen.
Artikel 13:
Inwerkingtreding
1. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 april 2008.
Vs 1.3, d.d.24.01.08
5
2. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Artikel 14:
Citeerwijze
Deze overeenkomst kan worden aangehaald als: ‘Basisafspraken aansluiting Gemeenschappelijke regeling ‘Regio Zuid-Holland Zuid’ bij het Servicecentrum Drechtsteden.’
Aldus overeengekomen te Dordrecht,
Datum…… De Drechtraad
het Algemeen Bestuur van de Regio ZHZ
(naam)
(naam)
Vs 1.3, d.d.24.01.08
6
CONCEPT Het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling ‘regio ZuidHolland Zuid’, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft, rechtsgeldig vertegenwoordigd door …
en
het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft, krachtens artikel 33 van de Wet gemeenschappelijke regelingen jo. artikel 171, eerste lid van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door R.J.G. Bandell, voorzitter, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft, Overwegende dat: •
op 1 januari 2008 het Servicecentrum Drechtsteden wordt ingesteld als onderdeel van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden;
•
de vormgeving van het Servicecentrum Drechtsteden nader is uitgewerkt in het Besluit Servicecentrum Drechtsteden;
•
het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling ‘regio Zuid-Holland Zuid’ bij besluit d.d. 28 februari 2007 heeft besloten aan te sluiten bij het Servicecentrum Drechtsteden en het algemeen respectievelijk het dagelijks bestuur van Gemeenschappelijke regeling ‘regio Zuid-Holland Zuid’ voor wat betreft de zeggenschap over het Servicecentrum Drechtsteden in een materieel gelijke positie dienen te worden gebracht als de Drechtraad respectievelijk het Drechtstedenbestuur;
•
op de zeggenschap over het Servicecentrum Drechtsteden de besluitvormingsprocedures van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden van toepassing zijn;
Komen overeen de navolgende: BEVOEGDHEDENOVEREENKOMST SERVICECENTRUM DRECHTSTEDEN HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1: begripsbepalingen a.
GR ZHZ:
Gemeenschappelijke regeling ‘Regio Zuid-Holland Zuid’
b.
GR Drechtsteden:
Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden
c.
SCD:
Servicecentrum Drechtsteden
d.
NDD+:
Netwerkdirectie Drechtsteden, aangevuld met de regiodirecteursecretaris van de GR ZHZ
Versie 1.3, d.d.24.01.08
1
e.
PFO-M +:
Het portefeuillehoudersoverleg Middelen van de GR Drechtsteden, aangevuld met de portefeuillehouder middelen van de GR ZHZ
f.
Partijen:
De partijen bij deze overeenkomst
g.
Belangrijke besluiten:
Alle besluiten als bedoeld in de hoofdstukken drie en vier van deze overeenkomst
Artikel 2: Doel overeenkomst Het doel van deze overeenkomst is om het algemeen bestuur respectievelijk het dagelijks bestuur van de GR ZHZ voor belangrijke besluiten over het SCD, materieel in een gelijke positie te brengen als de Drechtraad respectievelijk het Drechtstedenbestuur, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft. HOOFDSTUK 2: BESLUITVORMING Artikel 3: Voorbereiding belangrijke besluiten
1.
De ambtelijke voorbereiding van belangrijke besluiten vindt plaats in de NDD+.
2.
De bestuurlijke voorbereiding van een belangrijk besluit vindt plaats in het PFO-M+ indien de bevoegdheid tot het nemen van het besluit bij het Drechtstedenbestuur berust.
3.
De bestuurlijke voorbereiding van belangrijk besluit vindt plaats in achtereenvolgens het PFO-M+ en het Drechtstedenbestuur indien de bevoegdheid tot het nemen van het besluit bij de Drechtraad berust.
4.
De ambtelijke respectievelijk bestuurlijke voorbereiding van belangrijke besluiten vindt op een dusdanig moment plaats dat de ambtelijke organisatie respectievelijk het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur van de GR ZHZ redelijkerwijs voldoende tijd en informatie hebben om hun standpunt te bepalen.
Artikel 4: Besluitvorming
1.
Het Drechtstedenbestuur respectievelijk de Drechtraad neemt belangrijke besluiten over het SCD niet dan nadat over de inhoud van het te nemen besluit overeenstemming is bereikt met het dagelijks bestuur respectievelijk het algemeen bestuur van de GR ZHZ.
2.
Een gevolmachtigd lid van het dagelijks bestuur van GR ZHZ neemt deel aan de vergadering van de Drechtraad, doch niet aan de besluitvorming, indien en voor zover in die vergadering een belangrijk besluit wordt genomen betreffende het SCD.
3.
Voorafgaand aan de vergadering van het Drechtstedenbestuur respectievelijk de Drechtraad over belangrijke besluiten, voert het Drechtstedenbestuur overleg met het dagelijks bestuur van de GR ZHZ over de standpuntbepaling van de GR ZHZ. Dit overleg is gericht op het bereiken van de overeenstemming als bedoeld in het eerste lid van dit artikel.
Versie 1.3, d.d.24.01.08
2
HOOFDSTUK 3: KADERS SCD Artikel 5: Kaderstellende cyclus
1.
Het Drechtstedenbestuur en het dagelijks bestuur van de GR ZHZ stellen de kaders voor het inhoudelijke beleid, op die terreinen waarop één uniform beleid gewenst wordt geacht, nadat daarover overeenstemming is bereikt, elk voor de eigen organisatie vast.
2.
Het Drechtstedenbestuur kan nadere regels stellen inzake de wijze van kaderstelling, bedoeld in het eerste lid van dit artikel.
Artikel 6: Jaarlijkse bijdrage 1. Het Drechtstedenbestuur stelt jaarlijks in de procedure van begrotingsvoorbereiding de bijdrage van GR ZHZ aan het SCD vast op basis van artikel 4 van de overeenkomst ‘Basisafspraken aansluiting GR ZHZ bij het SCD’. 2. De vastgestelde bijdrage wordt opgenomen in de Dienstverleningsovereenkomst die gesloten wordt voor het jaar waarop de bijdrage betrekking heeft. HOOFDSTUK 4: VERANDERING EN INNOVATIE Artikel 7: Productverandering en innovatie dienstverlening
1.
Het Drechtstedenbestuur stelt binnen de kaders van de begroting het aanbod aan producten en dienstverlening van het SCD en daarop aan te brengen wijzigingen en innovaties nader vast.
2.
Het dagelijks bestuur van de GR ZHZ kan voorstellen voor wijziging of innovatie van het aanbod aan producten en dienstverlening van het SCD als bedoeld in het eerste lid van dit artikel bij het Drechtstedenbestuur indienen.
HOOFDSTUK 5: AFWIJKING, WIJZIGING EN ONTBINDING VAN DE OVEREENKOMST Artikel 8: Afwijken van de overeenkomst 1.
Partijen kunnen met wederzijdse instemming schriftelijk van deze overeenkomst afwijken.
2.
Het Drechtstedenbestuur kan in bijzondere omstandigheden, waarbij toepassing van deze overeenkomst naar redelijkheid en billijkheid niet van de GR Drechtsteden kan worden gevergd, van deze overeenkomst afwijken en legt terzake verantwoording af aan de Drechtraad.
Artikel 9: Wijziging van de overeenkomst
1.
Partijen kunnen deze overeenkomst schriftelijk wijzigen.
2.
Een wijziging treedt in werking op het tijdstip bepaald in het besluit tot wijziging.
Versie 1.3, d.d.24.01.08
3
Artikel 10: Opzegging van de overeenkomst Partijen kunnen deze overeenkomst schriftelijk opzeggen. HOOFDSTUK 6: SLOTBEPALINGEN Artikel 11: Geschillen Op geschillen is de regeling conform artikel 40 GR Drechtsteden van toepassing, met dien verstande dat in plaats van het college van de gemeente het dagelijks bestuur van de GR ZHZ wordt gelezen en dat in plaats van het Gedeputeerde Staten de burgerlijke rechter wordt gelezen. Artikel 12: Inwerkingtreding
1.
Deze overeenkomst treedt in werking op 1 april 2008.
2.
Deze overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.
Artikel 13: Citeerwijze Deze overeenkomst kan worden aangehaald als: ‘Bevoegdhedenovereenkomst Servicecentrum Drechtsteden’.
Aldus overeengekomen te Dordrecht
dd.
dd.
De Drechtraad
het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling ‘regio Zuid-Holland Zuid’
R.J.G. Bandell
[naam]
Het Drechtstedenbestuur
het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling ‘regio Zuid-Holland Zuid’
R.J.G. Bandell
[naam]
Versie 1.3, d.d.24.01.08
4
CONCEPT
De Drechtraad
Overwegende dat: •
Op 1 januari 2008 het Servicecentrum Drechtsteden als onderdeel van de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden in werking is getreden;
•
Het SCD vanaf 1 april 2008 diensten verleent aan de deelnemers, aan de gemeenschappelijke regeling ‘regio Zuid-Holland Zuid’ en aan de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden;
•
Gezien artikel 8 van de Organisatieverordening Drechtsteden, de vormgeving van het Servicecentrum Drechtsteden nadere invulling behoeft;
•
Gelet op artikel 27 van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden
Besluit vast de stellen het navolgende BESLUIT SERVICECENTRUM DRECHTSTEDEN
HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1: Begripsbepalingen a.
SCD
Servicecentrum Drechtsteden
b.
GR Drechtsteden
Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden
c.
Deelnemer(s)
Een gemeente die deelneemt aan de GR Drechtsteden en aan het SCD, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en wethouders, alsmede de gemeenschappelijke regeling Zuid-Holland Zuid en de GR Drechtsteden.
Artikel 2: Doel Het doel van dit besluit is het nader invullen van de vormgeving en inrichting van het SCD. Artikel 3: Kerntaak van het SCD De kerntaak van het SCD is het verlenen van facilitaire diensten aan de deelnemers, teneinde hen in staat te stellen zich te richten op de kerntaken die zij vervullen voor de bewoners, bedrijven en instellingen.
Vs. 1.4, d.d. 31.01.08
1
HOOFDSTUK 2: HET DIENSTVERLENINGSAANBOD Artikel 4: uitgangspunten dienstverlening 1.
De dienstverlening van het SCD vindt plaats binnen het kader van de wet- en regelgeving , waaraan de deelnemers gebonden zijn.
2.
Het SCD stemt waar relevant de uitvoering van de dienstverlening af op de planning en control cyclus van de deelnemers;
Artikel 5: Structuur dienstverleningsaanbod De dienstverlening van het SCD is onderverdeeld in: a.
het uniforme basispakket;
b.
additionele dienstverlening;
c.
pluspakketten.
Artikel 6: Het uniforme basispakket 1.
Het uniforme basispakket bestaat uit diensten op het terrein van administratie, beheer, beleid en advies.
2.
De Drechtraad stelt jaarlijks het uniforme basispakket op hoofdlijnen, inclusief het volume aan adviesdiensten, voor het daaropvolgende kalenderjaar vast bij de begrotingsvaststelling.
Artikel 7: Adviesdiensten binnen het uniforme basispakket 1.
Het onderdeel adviesdiensten in het uniforme basispakket bestaat uit a.
adviesdiensten die het SCD op uniforme wijze voor alle deelnemers centraal invult en
b.
adviesdiensten die ter eigen invulling aan de deelnemer ter beschikking worden gesteld.
2.
Het Drechtstedenbestuur maakt in het vastgestelde volume aan adviesdiensten voor een kalenderjaar een onderverdeling in volume per type adviesdienst als bedoeld in het eerste lid, onder a en b, van dit artikel.
3.
Het Drechtstedenbestuur stelt het beschikbare volume aan adviesdiensten, als bedoeld in het eerste lid onder b van dit artikel, per deelnemer per kalenderjaar vast, op basis van het aandeel van de formatie van de deelnemer in het afgelopen kalenderjaar in de formatieomvang van de deelnemers tezamen.
4.
Het aantal formatieplaatsen per deelnemer wordt bepaald op basis van de door de gemeenteraad van de betreffende deelnemer voor dat voorafgaande kalenderjaar vastgestelde begroting en op basis van de door het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Zuid-Holland Zuid en de Drechtraad van de GR Drechtsteden vastgestelde begrotingen.
Vs. 1.4, d.d. 31.01.08
2
5.
De directeur SCD kan de verhouding tussen de volumes van de twee typen adviesdiensten als bedoeld in het eerste lid van dit artikel gedurende een kalenderjaar aanpassen binnen de kaders van het totale volume. De deelnemers dienen hiermee in te stemmen.
6.
De hoeveelheid adviesdiensten als bedoeld in het eerste lid onder b van dit artikel, per deelnemer wordt uitgedrukt in het aantal beschikbare uren op jaarbasis per deelnemer, waarbij een bandbreedte wordt aangehouden van plus en min 5%.
7.
Indien een deelnemer het aantal voor een kalenderjaar voor hem vastgestelde uren voor adviesdiensten als bedoeld in het eerste lid onder b van dit artikel niet volledig benut, vervalt het aantal onbenutte uren aan het einde van dat kalenderjaar.
8.
Het SCD rapporteert eenmaal per kwartaal aan de deelnemers over de benutting van het aantal uren aan adviesdiensten per deelnemer, teneinde de deelnemer in staat te stellen op het benutten van het toegewezen volume binnen het kalenderjaar te sturen.
9.
Het Drechtstedenbestuur kan nadere regels stellen ter uitvoering van dit artikel.
Artikel 8: Additionele dienstverlening 1.
Additionele dienstverlening is dienstverlening aan een deelnemer door het SCD op terreinen die deel uitmaken van het basispakket, maar waarvoor de standaard omvang in het basispakket dienstverlening door die deelnemer ontoereikend wordt geacht.
2.
De Drechtraad stelt het beschikbare budget voor additionele dienstverlening vast in de begroting.
3.
Een deelnemer kan gedurende het kalenderjaar aan de directeur SCD een verzoek om additionele dienstverlening richten.
4.
De directeur SCD honoreert dit verzoek voor zover het past binnen het vastgestelde budget voor additionele dienstverlening.
5.
Het Drechtstedenbestuur stelt nadere regels over het tot stand komen van afspraken naar aanleiding van een verzoek als bedoeld in het derde lid.
Artikel 9: Pluspakketten 1.
Een pluspakket is een pakket aan extra dienstverlening van het SCD aan een deelnemer op één of meerdere terreinen die niet in het uniforme basispakket zijn opgenomen.
2.
Een deelnemer kan jaarlijks voor 1 maart aan het Drechtstedenbestuur een verzoek richten één of meerdere beschikbare pluspakketten af te nemen.
3.
Indien het Drechtstedenbestuur dit verzoek honoreert worden de consequenties hiervan verwerkt in de begroting van het SCD.
4.
De Drechtraad stelt de pluspakketten op hoofdlijnen vast bij de begrotingsvaststelling.
5.
Het Drechtstedenbestuur stelt nadere regels over het tot stand komen van afspraken naar aanleiding van een verzoek als bedoeld in het tweede lid.
Vs. 1.4, d.d. 31.01.08
3
Artikel 10: Productverandering en innovatie dienstverlening 1.
De Drechtraad stelt in het kader van de vaststelling van de begroting het aanbod aan producten en dienstverlening van het SCD op hoofdlijnen voor het komend jaar vast.
2.
Het Drechtstedenbestuur stelt binnen de kaders van de begroting het aanbod aan producten en dienstverlening van het SCD en daarop aan te brengen wijzigingen en innovaties nader vast.
Artikel 11: Kaderstellende cyclus 1.
Het Drechtstedenbestuur stelt de kaders vast voor het inhoudelijke beleid van het SCD, voor zover betrekking hebbend op de GR Drechtsteden. Op die terreinen waarop één uniform beleid gewenst wordt geoordeeld, stelt het Drechtstedenbestuur de kaders vast in overeenstemming met de deelnemers.
2.
Elke deelnemer kan een voorstel ter vaststelling van de kaders als bedoeld in het eerste lid van dit artikel indienen.
3.
Het Drechtstedenbestuur stelt de kaders vast voor de uitvoering van het inhoudelijke beleid, nadat de directeur SCD de voorgestelde wijze van uitvoering aan een uitvoeringstoets heeft onderworpen en deze toets positief is doorlopen.
4.
Het Drechtstedenbestuur kan nadere regels stellen inzake de wijze van kaderstelling, genoemd in het eerste lid van dit artikel.
HOOFDSTUK 3: WEDERZIJDSE VERPLICHTINGEN Artikel 12: Verplichtingen van de deelnemers 1.
Alle deelnemers nemen het basispakket van het SCD af.
2.
Elke deelnemer die voornemens is diensten die het SCD in het pluspakket aanbiedt niet langer zelf uit te voeren, doch elders af te nemen, is gehouden deze dienst af te nemen bij het SCD.
3.
Indien een deelnemer een pluspakket afneemt geldt een afnameverplichting voor dat pakket voor een periode van tenminste drie kalenderjaren.
4.
Een deelnemer kan de afname van één of meerdere pluspakketten uiterlijk 1 maart van het derde kalenderjaar van afname van een pluspakket opzeggen. De afname eindigt zodoende op 31 december van het derde kalenderjaar van afname.
5.
Indien een deelnemer niet opzegt voor 1 maart als bedoeld in het vierde lid, wordt de periode van afname van dat pluspakket telkens automatisch met twee kalenderjaren verlengd.
6.
Indien een deelnemer besluit de afname van een pluspakket tussentijds te beëindigen blijft de verplichting tot betaling van de specifieke bijdrage gedurende de resterende periode van twee jaar in stand.
Vs. 1.4, d.d. 31.01.08
4
Artikel 13: Prestaties van het SCD 1.
De directeur SCD evalueert de prestaties van het SCD periodiek, doch tenminste eenmaal per twee jaar door het uitvoeren van een klanttevredenheidsonderzoek.
2.
De uitkomsten van het klanttevredenheidsonderzoek worden door de directeur SCD gepresenteerd aan een representatieve afvaardiging van de opdrachtgevers.
3.
De uitkomst op dezelfde aspecten van minimaal twee opeenvolgende klanttevredenheidsonderzoeken leidt, indien een meerderheid van de deelnemers hiertoe besluit, tot aanpassing van de wijze van dienstverlening door het SCD.
Artikel 14: Stuur- en Verantwoordingsinformatie 1.
De directeur SCD stelt de deelnemer, om hem in staat te stellen te sturen op de prestaties van het SCD, de door de deelnemers gewenste stuur- en verantwoordingsinformatie ter beschikking.
2.
Het Drechtstedenbestuur kan, gehoord de deelnemers, regels stellen over de wijze en frequentie van de informatievoorziening als bedoeld in het eerste lid van dit artikel.
Artikel 15: Jaarlijks overleg 1.
De deelnemers voeren eenmaal per jaar gezamenlijk overleg met de directeur van het SCD over de algemene gang van zaken ten aanzien van het SCD.
2.
De portefeuillehouder SCD uit het Drechtstedenbestuur treedt daarbij op als voorzitter.
Artikel 16: Evaluatie 1.
Het Drechtstedenbestuur evalueert het functioneren van het SCD drie jaar na inwerkingtreding van het SCD.
2.
Het Drechtstedenbestuur bepaalt in overleg met de directeur SCD en met de deelnemers de inhoud van de evaluatie.
HOOFDSTUK 4: NADERE REGELS Artikel 17: Dienstverleningshandvest 1.
De directeur SCD sluit met de gezamenlijke deelnemers een dienstverleningshandvest, waarin de inhoudelijke afspraken over de dienstverlening van het SCD, de wijze van totstandkoming van deze inhoudelijke afspraken en de wijze waarop de dienstverlening wordt uitgevoerd nader worden uitgewerkt.
2.
Het dienstverleningshandvest wordt afgesloten voor onbepaalde tijd.
3.
De inhoud van het dienstverleningshandvest beweegt zich binnen de kaders van dit besluit.
Vs. 1.4, d.d. 31.01.08
5
Artikel 18: Mantelovereenkomst 1.
De directeur SCD sluit met elke deelnemer een mantelovereenkomst voor een periode van drie jaar, waarin de afspraken over de dienstverlening als bedoeld in de artikelen 6 tot en met 9 van dit besluit, voor deze deelnemer gedurende deze periode worden vastgelegd.
2.
De inhoud van de mantelovereenkomst beweegt zich binnen de kaders van dit besluit en is gebaseerd op het dienstverleningshandvest.
Artikel 19: Dienstverleningsovereenkomst 1.
De directeur SCD sluit voor de nadere invulling van de mantelovereenkomst met elk organisatieonderdeel van de deelnemer waar dat aan de orde is een generieke dienstverleningsovereenkomst met een looptijd van een jaar.
2.
De directeur SCD kan met een deelnemer een specifieke dienstverleningsovereenkomst sluiten die ziet op de uitvoering van een additionele dienst.
3.
De inhoud van de generieke en de specifieke dienstverleningsovereenkomst beweegt zich binnen de kaders van de mantelovereenkomst.
HOOFDSTUK 5: UITTREDING UIT SCD Artikel 20: Beëindiging deelname SCD door een deelnemer 1.
De deelnemer kan zijn aansluiting bij het SCD beëindigen door toezending aan de Drechtraad van een daartoe strekkend besluit van zijn daartoe bevoegde bestuursorgaan.
2.
Dit besluit treedt niet eerder in werking dan nadat twee volledige kalenderjaren zijn verstreken na het besluit tot beëindiging van de aansluiting als bedoeld in het eerste lid van dit artikel.
3.
Een deelnemer kan een besluit tot beëindiging van de aansluiting bij het SCD niet eerder nemen dan drie jaar na inwerkingtreding van het SCD.
4.
Een deelnemer die uittreedt compenseert de personele en financiële gevolgen voor het SCD van haar besluit tot beëindiging van de aansluiting bij het SCD volledig.
5.
De Drechtraad besluit over de compensatie als bedoeld in het vierde lid van dit artikel en hanteert daarbij de kaders en spelregels met inachtneming van het zesde lid van dit artikel.
6.
Voor zover de financiële gevolgen betrekking hebben op personeel dat door de beëindiging van de aansluiting van de deelnemer die uittreedt bij het SCD bovenformatief is geworden, kan de uit het SCD uittredende deelnemer voor de compensatie daarvan uit twee opties kiezen: a. het herplaatsen van het bovenformatief geworden personeel bij de deelnemer waarbij de kosten die dit meebrengt voor de deelnemer zijn; of b. Het vergoeden van de kosten van het bovenformatief geworden personeel als gevolg van het uittreden, op de volgende wijze:
Vs. 1.4, d.d. 31.01.08
6
♦
vaststellen van de verschillende categorieën functies met bijbehorende functieschaal, die door het SCD ingevuld zijn in het kader van de dienstverleningsafspraken met de deelnemer;
♦
bepalen van de salarislasten op jaarbasis, met inbegrip van alle persoonlijke emolumenten van de betrokken functionarissen, behorend bij de diverse aldus bepaalde functie-categorieën;
♦
vaststellen van de uitkomst per categorie functies volgens de formule: het aantal voor de dienstverlening aan de deelnemer werkzame medewerkers vermenigvuldigd met de salarislasten op jaarbasis. Dit bedrag wordt vermenigvuldigd met de factor twee en verhoogd met een opslag voor overhead, waarvan de hoogte gelijk is aan de opslag voor overhead zoals deze opgenomen is in de SCD-begroting;
♦
totaliseren van de uitkomsten van de berekeningen per functiecategorie tot een totaalbedrag;
♦
uitbetalen door de deelnemer van de aldus bepaalde schadevergoeding in twee gelijke termijnen binnen respectievelijk 18 maanden en 24 maanden na het besluit tot uittreding.
HOOFDSTUK 6: SLOTBEPALINGEN Artikel 21: Geschillenregeling Op geschillen die ontstaan naar aanleiding van dit besluit is artikel 40 van de GR Drechtsteden van overeenkomstige toepassing. Artikel 22: inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op 1 april 2008 Artikel 23: citeerwijze Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Besluit Servicecentrum Drechtsteden.’
Aldus vastgesteld tijdens de vergadering van de Drechtraad op 19 maart 2008. De coördinerend griffier,
De voorzitter,
J.G.A. Paans
R.J.G. Bandell
Vs. 1.4, d.d. 31.01.08
7
