VOORSTEL DRECHTRAAD CARROUSEL MIDDELEN 14 MEI 2013 VOORSTEL DRECHTRAAD 11 JUNI 2013

Bijlage M1

VOORSTEL DRECHTRAAD CARROUSEL MIDDELEN 14 MEI 2013 VOORSTEL DRECHTRAAD 11 JUNI 2013 Portefeuillehouder H.L.J. Mirck

Datum 12-03-2013

Status behandeling Carrousel Opiniërend

Steller M.J.A. van Bijnen

E-mail [email protected]

Telefoonnummer 078-7703935

Onderwerp

Transitieplan I&A Drechtsteden Voorstel 1. Instemmen met het Transitieplan I&A Drechtsteden en de daarin gehanteerde uitgangspunten. 2. Een krediet beschikbaar stellen van € 14.844.000,- voor het realiseren van investeringen binnen de ICT-functie, zoals opgenomen in het Transitieplan I&A. 3. Ten aanzien van de dekking van de eenmalige inhaalafschrijvingen van € 4.100.000,- besluiten dit te betrekken bij het bestemmingsresultaat GRD 2012. Deze kosten maken geen onderdeel uit van de onder 2 genoemde kredietaanvraag. Bevoegdheid Drechtraad (art. 7 GrD). Samenvatting Het Transitieplan I&A Drechtsteden bevat een integraal voorstel, inclusief kredietaanvraag,voor het structureel op orde houden van de I&A-dienstverlening binnen de Drechtsteden. Hiermee wordt geïnvesteerd in de huidige en toekomstige dienstverlening van de gemeenten aan hun inwoners en bedrijven. Toelichting op het voorstel Aanleiding De regionale samenwerking in de Drechtsteden is gebouwd op gedeelde ambities. Ambities die in gezamenlijkheid zijn uitgesproken over bijvoorbeeld economische ontwikkeling en over het op orde houden van ons sociaal voorzieningenniveau. Over de kwaliteit van onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven en over het als professionele organisaties samen kunnen werken met strategische partners. Bij deze ambities speelt informatie- en communicatietechnologie (ICT) een steeds grotere rol. ICT is randvoorwaardelijk voor de impulsen die de regio op economie, dienstverlening, voorzieningen en partnerschap heeft uitgesproken. De afhankelijkheid van deze ICT voor onze vitale bedrijfsprocessen is groter geworden dan wij enkele jaren geleden hadden kunnen vermoeden. Ook het belang van informatie heeft een enorme sprong genomen. Informatie vormt voor ons steeds meer de grondstof voor onze processen en producten. Ook de omgeving waarin onze medewerkers hun taken uitvoeren verandert. Wij maken steeds meer onderdeel uit van ketens en moeten daarin in staat zijn informatie te genereren en te delen. Het is een grote opgave om met ons organisatienetwerk mee te gaan in deze ontwikkelingen en de ICT daartoe als middel optimaal in te vullen. Het Shared Service Centrum Drechtsteden en de regionale I&A-functie bestaan sinds 2008. Op basis van destijds afgesproken uitgangspunten is het SCD praktisch aan de slag gegaan en is werkende weg invulling gaan geven aan de opdracht voor het shared service concept op basis van een aantal uitgangspunten. Inmiddels zijn er veel ervaringen beschikbaar, evenals uitgevoerde evaluaties en memo’s over actuele uitdagingen. We zijn trots op wat er is gerealiseerd, maar beseffen goed dat het nu tijd is voor een nieuwe fase waarin nieuwe normen van toepassing zijn op de I&A-functie van de Drechtsteden.

pagina 2

De I&A-functie omvat het geheel van taken, verantwoordelijkheden, afspraken en functionele (software) en technische onderdelen (hardware en infrastructuur) die moeten worden uitgevoerd om de informatisering en automatisering vorm te geven, zowel bij het SCD, de GRD als de deelnemers. Om daarmee de continuïteit van de primaire processen van de klantorganisaties te kunnen blijven garanderen en een goed toekomstbestendig fundament te leggen voor de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening, de randvoorwaarden voor economische ontwikkeling, het kunnen blijven bieden van sociale ondersteuning en het kunnen participeren in ketens en strategische partnerships. Daartoe is het Transitieplan I&A Drechtsteden opgesteld. Beoogd resultaat Met dit plan wordt beoogd te investeren in de huidige en toekomstige dienstverlening van de gemeenten. Door het structureel op orde houden van het ICT-fundament kan de goede gemeentelijke dienstverlening ondersteund blijven en worden randvoorwaarden ingevuld voor het realiseren van inhoudelijke ambities, bedrijfsprocessen en ontwikkeling van de organisaties. Argumenten Het ‘nieuwe normaal’ Er is sprake van een tijdsgewricht waarin de druk vanuit de klanten en ontwikkelingen vanuit de rijksoverheid snel toenemen (ongeduld over uitgestelde invoering van gewenste ontwikkelingen en wettelijke verplichtingen) in combinatie met en elkaar steeds sneller opvolgende technologische ontwikkelingen. Zo stelt de rijksoverheid steeds hogere eisen aan de informatievoorziening bij én vanuit gemeenten aan burgers en bedrijven, Dit is een logische (en deels maatschappelijk geïnitieerde) ontwikkeling, maar het is goed te beseffen dat tegenover deze nieuwe eisen, geen directe financiële baten staan. Dit alles vraagt daarom ook een concrete inhoudelijke koers/richting. De noodzaak van investeringen ligt daarmee niet alleen in het ‘technisch’ kunnen blijven ondersteunen van de dienstverlening aan onze inwoners. ICT is niet langer een technisch hulpmiddel maar een fundamentele factor voor de effectiviteit van onze organisaties. Ook voor onze beleids- en uitvoeringsopgaven is een adequate ICT-omgeving geen ambitie maar simpelweg een noodzaak. De invoering van de Participatiewet, de decentralisaties binnen het sociale domein, de doorontwikkeling van het organisatienetwerk, de steeds grotere rol van strategische allianties, kunnen alleen worden gerealiseerd als de uitvoeringsorganisaties optimale effectiviteit binnen hun bedrijfsvoering kunnen behalen en technisch in staat zijn om de gevraagde dienstverlening te leveren en (keten-)processen te kunnen ondersteunen. Een kwalitatief hoogwaardige ICT-omgeving is daarbij randvoorwaardelijk. Een I&A-functie met daarbinnen een passende ICT-omgeving die dit alles mogelijk maakt, is geen luxe, maar is veel meer te beschouwen als het ‘nieuwe normaal’. ICT zal aan belang winnen en dus ook een groter deel van de kosten en capaciteit bepalen. De baten in relatie tot deze investeringen/kosten zullen in andere onderdelen van de Drechtsteden en de GRD gevonden moeten worden. Bij de eerste en tweede bestuursrapportage van 2012 is het dossier rondom de I&A-functie al als risicovol benoemd. Om een compleet en onderbouwd voorstel aan uw bestuur en raad te kunnen voorleggen heeft de afgelopen maanden een grondige analyse van de ICT-functie plaatsgevonden met een verificatie door een externe partij. Nu weten we tot in detail en onderbouwd waar we staan. Samenvattend kunnen we zeggen dat we een volgende stap moeten zetten in volwassenheid en een structureel fundament moeten leggen voor de huidige én toekomstige Drechtstedelijke dienstverlening. Fundamentele verschuiving van ICT De rol van ICT in organisaties is de afgelopen jaren fundamenteel veranderd. Was ICT voorheen vooral een technisch middel om onze processen zo efficiënt mogelijk in te richten, inmiddels is het een domein dat een duidelijke toegevoegde waarde biedt aan de gehele organisatie. Van een ondersteunende infrastructuur naar een volwassen onderdeel waarop een groot deel van onze dienstverlening draait maar dat ook randvoorwaardelijk is voor inhoudelijke ambities van onze regio. ICT is daarmee nog steeds geen doel op zich, maar het is wel de achilleshiel van een organisatie. Een deel van de I&A-functie is in 2008 geconcentreerd in het SCD met de kennis van toen. De snelheid van technische ontwikkelingen neemt toe, terwijl onze hardware, software, capaciteit en financiële middelen daar onvoldoende op zijn toegesneden. Gevolg is dat we in toenemende mate prestatieproblemen hebben én krijgen en onvoldoende kunnen inspelen op veranderende eisen van onze inwoners. Om het goed functioneren van onze organisaties te kunnen blijven garanderen is een grote stap te maken om de IT-infrastructuur toekomstbestendig te maken.

pagina 3

Veel gerealiseerd binnen omvangrijke opdracht Het SCD is in 2008 gestart met een omvangrijke opdracht in de vorm van het programma Informatisering, Processen en Automatisering (IP&A). Dit programma richtte zich op het op orde krijgen van de (gezamenlijke) onderdelen van de I&A-functie van de Drechtsteden. Bij centralisatie van de meeste I&A-taken vanuit de gemeenten aan het SCD zijn synergievoordelen gerealiseerd: - gebouwonafhankelijk werken is mogelijk gemaakt door invoering van het GRID - het aantal gebruikte applicaties is teruggebracht met 70% - een regionaal rekencentrum is ingericht - minder lokale kwetsbaarheid op de I&A-functie - schaalvoordelen bij onderhandelingen met leveranciers. Dit heeft geleid tot financiële voordelen ten opzichte van de situatie dat iedere gemeente voor zich had moeten investeren en beheren. We zijn echter op een omslagpunt terecht gekomen en staan voor belangrijke investeringsbeslissingen over de toekomstige I&A-functie. Investeringen in technologie onvermijdelijk Zelfs in deze tijden van bezuinigingen moeten we als lokale overheden investeren in technologie. Kijkend naar ICT-budgetten zien we dat dit vooral draait om investeringen, afschrijvingstermijnen, onderhoudsbudgetten, personeelbudgetten en dergelijke. Als overheden moeten bezuinigen is het uitstellen van investeringen c.q. korten van het onderhoudsbudget op ICT danwel het verlengen van een afschrijvingstermijn makkelijker dan het schrappen van bijvoorbeeld een subsidie in het sociale domein. Dat is in deze crisistijden begrijpelijk, maar we moeten beseffen dat we daarmee grote risico’s lopen: 1. Risico’s binnen de dienstverlening Inwoners accepteren niet langer dat zij op vaste openingstijden naar het gemeentehuis moeten komen. Mensen willen op elk moment via hun PC, tablet of mobieltje toegang kunnen krijgen tot de gemeentelijke dienstverlening. De 24/7-maatschappij laat zich niet remmen door openingstijden van gebouwen. De harde werkelijkheid is dat wij deze trend nauwelijks bij kunnen houden met de huidige technologie en onderliggende technische infrastructuur vanwege de krappe ICT-budgetten. 2. Risico’s in de bedrijfsprocessen Hardware en software gaan niet oneindig mee. Dertig procent van de systemen en apparaten zou eigenlijk elk jaar vernieuwd moeten worden. Waarom is dat zo belangrijk? Het beste voorbeeld zijn de PC’s op het bureau van de medewerkers, waarvan de prestaties geleidelijk verminderen en worstelen met de verouderde versies van ondersteunende software. Tegelijkertijd is het dataverkeer enorm toegenomen wat de prestaties van de technische infrastructuur enorm beïnvloedt. Ook moeten de computers kunnen communiceren met netwerken van andere organisaties voor de gewenste ketensamenwerking. Als de hardware op de bureaus daarop niet wordt afgestemd, komen de primaire processen van de organisatie in gevaar, wat gevolgen heeft voor de kwaliteit van de dienstverlening én de kosten daarvan. Ook de markt van pakketten is continu in beweging en dwingt ons steeds sneller om met nieuwe versies mee te gaan, omdat oudere versies niet goed meer functioneren, koppelingen aangepast moeten worden en gelieerde software haperingen gaat vertonen. Tenslotte accepteert de leverancier het ‘te ver achterop lopen’ niet meer en stopt met het onderhoud van te oude versies. 3. Kostenrisico’s In een tijd van budgettaire krapte wordt hardware over het algemeen minder vaak vervangen en worden upgrades van software langer uitgesteld. Dit ‘uitrekken van het elastiekje’ kan niet oneindig doorgaan. Er komt een moment dat het elastiekje knapt. En als dat gebeurt, zijn de kosten ineens veel hoger en is de impact daarvan op de primaire processen groot. Een realistisch en eigentijds vervangingsprogramma kan juist hoge ad hoc kosten en risico’s voorkomen. Daarnaast gaat er bij het langer in stand houden van verouderde systemen onevenredig veel tijd zitten in onderhoud en beheer. Medewerkers werken dan niet aan kwaliteitsverbetering maar aan het plakken van pleisters op systemen en apparaten waarvan de technische levensduur eigenlijk al verstreken is. Dit is zeer inefficiënt. De geschetste risico’s herkennen we heel duidelijk in de huidige staat van de I&A-functie binnen de Drechtsteden. Twee jaar geleden heeft het bestuur fors ingezet op de kwaliteit van de bedrijfsvoering binnen de GRD en ook van het SCD. Na vervanging van het toenmalige management van het SCD en de CIO werd duidelijk dat er binnen de I&A-functie problemen waren. Vanaf dat moment is continu ingezet op een doorlichting van het I&A-domein aan de kant van het SCD en is veel werk verzet om de onderste steen boven te krijgen in dit zeer complexe dossier.

pagina 4

Conclusie is dat onze hardware, software, capaciteit (kwantiteit en op sommige plekken kwaliteit) en beschikbare financiële middelen onvoldoende zijn om de hierboven risico’s weg te nemen. We zijn aan herijking toe. Dit wordt bevestigd door de grondige analyse die wij hebben uitgevoerd en hebben laten verifiëren en laten vergelijken door PwC met andere soortgelijke organisaties. Van evaluatie naar huidige verbetervoorstellen: het proces tot nu toe Evaluatie SCD en Realisatieplan SCD In juni 2011 stelde het Drechtstedenbestuur het document Evaluatie SCD: ‘evalueren om door te ontwikkelen’ vast, inclusief de daarin geformuleerde veranderopgaven. Met deze evaluatie, opgesteld door PwC, was beoogd om drie jaar na de start van het SCD, terug te kijken naar wat was bereikt en lessen te trekken voor de toekomst. De evaluatie heeft geresulteerd in een opdracht aan de portefeuillehouder Organisatie tot het opstellen van het Realisatieplan, dat in november 2011 is behandeld in het Drechtstedenbestuur en waarin de veranderopgave ‘doorontwikkeling van het SCD’ is uitgewerkt. Onderdeel daarvan was de zogenaamde ‘Fijnstructuur’. Fijnstructuur en OR-aanvraag Bij de evaluatie is geconstateerd dat de procesketens niet helder waren en er onduidelijkheid bestond over taken en verantwoordelijkheden. Daarnaast was het, door het gebrek aan inzicht in processen, voor het management niet of nauwelijks mogelijk om te sturen op resultaten. Heldere, goed lopende en meetbare processen staan aan de basis van het sturen op resultaat, efficiëntie en duidelijkheid over rollen en taken. Om deze reden zijn alle processen van producten en diensten die het SCD aan haar klanten levert – ook binnen de afdeling ICT- in 2012 opnieuw tegen het licht gehouden. De afdelingen – op ICT na - zijn opnieuw ingericht. De afdeling ICT van het SCD (hierna te noemen SCD-ICT) is de laatste afdeling waar de fijnstructuur moet worden geïmplementeerd. Het Transitieplan biedt daarvoor een onderbouwde basis.

Lessen uit het verleden Hebben we nu in het verleden verkeerde besluiten genomen? Nee, dat vinden wij niet. Met de kennis van toen zijn bij de start in 2008 door bestuur en raad op dat moment met de inzichten van toen logische besluiten genomen en is veel bereikt. De wereld van ICT is sinds die tijd echter dusdanig veranderd dat het voor gemeenten moeilijk is gebleken de ontwikkelingen bij te benen. Landelijke benchmarks laten zien dat de ICT kosten per inwoner behoorlijk zijn gestegen. Deze stijging is aan de orde in de periode dat juist ook de crisis een grote impact heeft op de bestedingsruimte van onze organisaties. Investeringen zijn noodgedwongen uitgesteld en daarvan zien we nu het effect. Na een grondige analyse (waarbij de zijde van de andere dochters en deelnemers zelf niet tot in detail is onderzocht), kunnen we specifiek voor onze organisatie een aantal verklarende factoren benoemen en kwantificeren. •

Bij de start van het SCD is een voorschot genomen op destijds verwachte rendementen. Inmiddels weten we dat bij een grote operatie als het opzetten van een servicecentrum, de kosten in de eerste fase juist fors voor de baten uitgaan en onder de nullijn uitkomen, om pas later positieve effecten te kunnen brengen. Er konden onvoldoende noodzakelijke investeringen worden gedaan omdat de positieve effecten al waren ingeboekt. Er is nu een grote inhaalslag nodig om op een structureel toekomstbestendig ICT en dienstverleningsniveau te komen.

pagina 5

•

•

•

Al jaren heeft het SCD veel meer applicaties ondersteund en beheerd dan bij de start van het SCD was geïnventariseerd en begroot. Aan de klanten is op verzoek veel maatwerk geleverd. Het SCD werkte in feite meer ‘klantgezwicht’ dan klantgericht. Dit heeft gevolgen gehad voor de inzet van capaciteit en middelen. Achteraf gezien is er te veel ondersteund, te weinig ingezet op uniformering en standaardisatie en is gewerkt met een te laag budget om door te kunnen ontwikkelen. Begrijpelijk, maar onwenselijk voor de toekomst. Een deel van de capaciteit wordt op dit moment ingezet voor het operationeel houden van verouderde apparatuur. Apparatuur die nog niet vervangen kan worden in verband met de destijds gekozen (lange) termijnen voor afschrijving en vervanging. Organisatorisch is het lastig geweest de rol- en taakverdeling helder te krijgen tussen SCD enerzijds en gemeenten en gemeenschappelijke regelingen als eigenaar en klant anderzijds. Ook de interne taakverdeling tussen SCD en de Chief Information Officer (CIO) is lange tijd niet helder genoeg geweest.

Basisprincipes voor ‘het nieuwe normaal’ Om de huidige situatie het hoofd te bieden en een goed fundament voor de toekomst te leggen, moeten we een aantal strategische uitgangspunten hanteren: 1. Uniformering, standaardisering, rationalisatie en flexibilisering wordt maximaal nagestreefd uit oogpunt van bedrijfscontinuïteit en efficiency. 2. Alle niet wettelijke projecten worden pas uitgevoerd bij een positieve businesscase waarin alle kosten en opbrengsten inzichtelijk zijn gemaakt. 3. De klantorganisatie conformeert zich aan Drechtstedenbreed ontwikkeld Informatiebeleid- en strategie én de werkwijzen, applicaties en structuren die nodig zijn om de in het Transitieplan geformuleerde opgave zo efficiënt en effectief mogelijk uit te kunnen voeren. 4. De I&A-functie betreft het hele speelveld en zowel de klanten als GRD, CIO en SCD-ICT hebben hierin een gezamenlijke (investerings)verplichting hun deel van de I&A-functie professioneel in te richten. 5. De regie en uitvoering van taken worden daar gelegd (klanten, intern GRD, SCD-ICT, dan wel extern: outsourcing) waar sprake is van toegevoegde waarde. Mogelijkheden tot (bij)sturing (flexibilisering), duur van de werkzaamheden, continuïteitsvraagstukken en benodigde inspanningen om kennis en kunde op peil te houden vormen daar de criteria voor. 6. De klant is eigenaar, initiator, opdrachtgever en financieel drager van ambitieprogramma’s en projecten en innovaties. 7. Binnen de I&A-functie wordt ruimte in tijd en geld gecreëerd om innovaties na te streven en te initiëren. 8. Het SCD-ICT is geen softwarehuis, daarom wordt niet of nauwelijks zelf ontwikkeld. Eventueel noodzakelijk maatwerk wordt ingekocht en bestaand zelf ontwikkeld maatwerk moet worden heroverwogen (bijvoorbeeld Mid-Office). 9. Bij eventuele uitbreiding van de klanten wordt het ‘sharing’ concept en niet het ‘hosting’ concept toegepast. Helder beeld over de functie van I&A Duidelijk is dat de I&A-functie van de Drechtsteden een tweeledige functie te vervullen heeft, te weten: • Het garanderen van een ongestoorde en adequate ondersteuning aan de bedrijfsvoering bij de klantorganisaties, te realiseren door het organiseren van een up-to-date stelsel aan afspraken (over proces, inhoud en middelen), organisatorische opzet, proactieve houding, basis technische infrastructuur, applicatielandschap en continue optimalisatie hiervan als fundament. • Het naar vermogen ondersteunen bij de realisatie van de ambities van de klantorganisaties. Het in gezamenlijke verbondenheid verkennen en realiseren van innovaties en flexibele oplossingen, waarmee toekomstige ontwikkelingen - extern dan wel zelf geïnitieerd – het hoofd geboden kan worden. Financieel realisme Voorheen dachten wij dat door samenwerking de ICT-kosten aanzienlijk lager konden zijn. Inmiddels moeten we met elkaar concluderen dat ICT als totaal component binnen de bedrijfsvoering niet goedkoper zal worden, omdat ICT voor onze organisatie steeds belangrijk wordt en dat baten steeds meer elders in de organisatie (deelnemers en dochters) vallen in plaats van binnen de bedrijfsvoering van SCD-ICT. Wél zal ICT door onze regionale samenwerking altijd goedkoper zijn dan de som der afzonderlijke delen. Eenmalige en structurele financiële correcties zijn nu nodig om de reguliere dienstverlening op peil te houden én om een fundament te leggen voor toekomstige opgaven. Hiermee wordt de door de Drechtraad en het Drechtstedenbestuur gekozen lijn van ‘nieuwe bedrijfsvoering’ bekrachtigd. Dit betekent een solide, degelijke manier van begroten waarin financieel realisme centraal staat. Dit betekent ook dat we een einde maken aan in het verleden gekozen uitgangspunten die in de huidige tijd niet meer realistisch zijn.

pagina 6

Fasering in de opgave De transitie start in 2013 met de onvermijdelijke ICT-projecten en wettelijke verplichtingen, waaraan we parallel starten met het voorbereiden van de applicatieconsolidatie. Daarna ontstaat ruimte voor projecten die een bijdrage kunnen leveren aan efficiency en kwaliteitsverbetering voor de Drechtsteden. Concreet betekent dit dat we in 2013 starten met het ‘toekomstbestendig fundament’ (niveau 1): • Projecten die wettelijk gezien uitgevoerd moeten worden in 2013 en die geen bijdrage leveren aan de interne bedrijfsvoering van de regio Drechtsteden (categorie A); • Projecten die wettelijk gezien uitgevoerd moeten worden in 2013 en die daarnaast ook een bijdrage hebben aan de interne bedrijfsvoering van de regio Drechtsteden (categorie B); • Projecten die wettelijk gezien uitgevoerd moeten worden maar met mogelijkheid van uitstel tot 2014 of zelfs 2015 (categorie C); • Projecten die geen wettelijke grond hebben maar die wel noodzakelijk zijn voor het op peil brengen/ houden van de interne bedrijfsvoering van de regio Drechtsteden omdat anders stagnatie optreedt in de ontwikkeling (Categorie D). • Projecten die als ‘laaghangend fruit’ kansen bieden voor de regio Drechtsteden binnen,de 1 2 applicatieconsolidatie (Categorie E) ; Aansluitend starten we met de ‘toekomstbestendige dienstverlening’ (niveau 2): • Projecten met grote kansen voor de regio Drechtsteden, op het terrein van efficiency (applicatieconsolidatie (Categorie E); • Projecten die een bijdrage leveren aan kwaliteitsverbetering van producten en dienstverlening voor de regio Drechtsteden, de regionale Projectportfolio (Categorie F). • Deze projectportfolio maakt geen onderdeel uit van de kredietaanvraag die nu wordt gedaan. Ook op dit moment bestaat deze projectportfolio al en deze wordt reeds gedeeltelijk gefinancierd uit een gemeentelijke bijdrage van € 6,50 per inwoner. De gemeenten hebben deze middelen in hun begroting gereserveerd en betreft de bestaande werkwijze. De projecten uit deze projectportfolio zijn wel opgenomen in het bijgevoegde Transitieplan om een compleet inzicht te hebben in de opgave, maar de kosten daarvan zijn niet van invloed op de hoogte van de totale kredietaanvraag. Wat we nog niet in beeld kunnen brengen zijn de benodigde investeringen én opbrengsten van de businesscases van de regionale projectportfolio. Duidelijk is dat voor het uitvoeren van dergelijke projecten (met een positieve businesscase) additionele financiering noodzakelijk zal zijn. Bij het ‘toekomstbestendig fundament’ (niveau 1) zijn geen keuzes te maken. Dit zijn wettelijk verplichte projecten en noodzakelijke technische ingrepen. Bij de ‘toekomstbestendige dienstverlening’ (niveau 2) zijn wel keuzes te maken. Deze keuzes kunnen worden gemaakt op basis van de opgeleverde businesscases. Alleen positieve businesscases worden uitgevoerd, pas nadat daartoe afzonderlijk besluitvorming heeft plaatsgevonden. In het bijgevoegde Transitieplan zijn categorieën verder uitgewerkt. Daarin leest u een toelichting op de per categorie opgenomen onderdelen en de noodzakelijkheid daarvan in wettelijk, technisch en/of kwalitatief opzicht (effectiviteit en efficiëntie van onze dienstverlening). Tevens wordt onderbouwd hoe budgetten worden ingezet ten behoeve van personele kosten, projectkosten en/of businesscases. Consequenties Financiële consequenties Financiële uitgangspunten Bij de financiële uitwerking van het transitieplan zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Essentieel is het om niet onnodig accounts, werkplekken en applicaties over te hoeven zetten naar de nieuwe omgevingen en deze daarna ook nog te moeten onderhouden op structurele basis. Het continu sturen op volumes binnen de klantorganisaties en het doorvoeren hiervan binnen de SCDorganisatie past in deze tijd. Er zullen zeer strakke afspraken worden gemaakt over de reductiedoelstellingen en de sturing op de beoogde volumes. Daartoe leveren de de klantorganisaties ambities aan (lees reductiedoelstellingen) per ultimo 1 april 2013). • Indien een klantorganisatie de reductiedoelstellingen niet haalt zal de eventueel ontstane rekening bij de betreffende klantorganisatie worden neergelegd (vervuiler betaald). Indien blijkt dat bij de realisatie van het Transitieplan de reductiedoelstellingen binnen de klantorganisaties worden gehaald, zal het restantkrediet worden teruggegeven.

2

Daar waar in het kader van applicatieconsolidatie sprake is van quick winners waarvoor geen grote onderzoeken nodig zijn, zullen deze zoveel als mogelijk al worden opgepakt bij het ‘toekomstbestendig fundament’.

pagina 7

De capaciteit bij het SCD en CIO wordt in evenwicht gebracht met de I&A-opgaven. Dit is inclusief het in behandeling nemen van de ICT projectportfolio die de noodzakelijke vervangingsinvesteringen omvat in verband met achterstallig onderhoud, wettelijke (onvermijdelijke) regionale projecten (beiden niveau 1) en het in behandeling nemen van de regionale projectenportfolio van niveau 2 (géén uitvoering). Bij capaciteitsuitbreiding zal rekening worden gehouden met de toekomstverwachtingen van de I&A-functie in de Drechtsteden (flexibilisering van kosten en capaciteit). • De financiering van de bestaande ICT-projectportfolio (waarin o.a. werkplek migratie Windows 7 + Office, upgrade Oracle database, Citrix etc.) vindt plaats middels een door de raad beschikbaar te stellen krediet (niveau 1). • De financiering van wettelijke regionale projecten (niveau 1) is opgenomen in het Transitieplan. • Kosten voor het kunnen opstellen van businesscases voor projecten uit Categorie F (de ambitieprojecten uit het Regionale Projectportfolio) maken geen onderdeel uit van de kredietaanvraag die nu wordt gedaan. De bestaande afspraak over een gezamenlijke projectportfolio en de dekking daarvan uit lokaal gereserveerde middelen (in totaal €1.700.000) blijft bestaan, met dien verstande dat zoals uit de bijlage blijkt, hiervan jaarlijks €1.400.000 nodig is voor de uitvoering van wettelijke en noodzakelijke projecten (categorie A t/m D). Daarnaast wordt in 2013 eenmalig € 300.000 ter beschikking gesteld waarmee een zichzelf in stand houdend fonds wordt gecreëerd. Vulling van het fonds dient plaats te vinden vanuit de businesscases zelf, die voornamelijk uit de Categorie E projecten voortkomen. Mocht het fonds toch opdrogen door te weinig positieve businesscases zal deze door de deelnemers en dochters opnieuw worden aangevuld tot € 300.000. • De begroting 2013 dient als basis. De actuele begroting 2013 is in januari door de Drechtraad vastgesteld en is daarmee vertrekpunt voor de kostenramingen en (gemeentelijke) bijdragen. Na besluitvorming wordt met de 1e Bestuursrapportage de Begroting 2013 gewijzigd en worden de bijdragen uit het financiële overzicht zoals nu opgenomen in het transitieplan; • Er worden geen kosten geboekt in het boekjaar 2012. Op dit moment wordt de jaarrekening opgesteld en het is niet wenselijk dat besluitvorming over het transitieplan het jaarrekeningproces doorkruist. Bij de jaarrekening wordt wel een bestemmingsvoorstel gedaan, waar nodig/ mogelijk/ gewenst ook over ICT; • Ook voor de meerjarenbegroting is de actuele begroting 2013 de basis. Alle financiële mutaties worden opgenomen t.o.v. begroting 2013, structurele kosten worden doorberekend tot en met 2017; • De vorming van een negatieve algemene reserve is niet zinvol, omdat deze in drie jaar tijd moeten worden aangevuld; • De lasten worden in de begroting afgezonderd van de reguliere SCD-exploitatie • Er worden geen inhaalafschrijvingen gedaan voor de éénmalige migratie (van 8 naar 1). Dat legt nu een te grote druk op de financiën van de gemeenten. Er vinden geen inhaalafschrijvingen plaats voor het rekencentrum en Drechtnet (de afschrijvingstermijn voor bouwkundige voorzieningen blijft 15 jaar, en voor de technische infrastructuur 10 jaar). • Passend bij het huidige financieel realistische beleid is het voorstel om de financiële correctie (de eenmalige inhaalafschrijvingen) in één keer te nemen, evenals het terugbrengen van de afschrijvingstermijnen voor hard- en software, die vervangen moet worden van 5- naar 3 jaar. • Er vinden wel inhaalafschrijvingen plaats voor activa die in 2013 en 2014 worden vervangen en voor "overige" activa waarvan de afschrijvingstermijn wordt teruggebracht van 5 naar 3 jaar. Daarmee kan verouderde hardware en software worden vervangen en actueel worden gehouden. • De inhaalafschrijvingen worden gedaan ten laste van 2013 en naar de boekwaarde per 1 januari 2013; • De afschrijvingen van de nieuwe investeringen vindt plaats in 3 jaar. Afschrijvingen starten per 1 januari van het jaar volgend op de ingebruikneming; • De gehanteerde rekenrente blijft 4%. Een eventueel renteverschil wordtop begrotingsbasis verrekend binnen het ICT-domein. Er wordt geen rente toegerekend aan de investeringen, de rentelasten worden uit het renteverschil gefinancierd. • Berekeningen zijn gebaseerd op huidig inzicht in veroudering en achterstanden in hardware, software etc. Er is uitgegaan van geen toetreding van nieuwe klanten, geen ontvlechting/uittreding en bestaand beleid. • In het financieel overzicht zijn de bij de MPO gepresenteerde achterblijvende frictiekosten voor de GRD door het vertrek van de Veiligheidsregio als klant op ICT verwerkt. • Het kredietvoorstel wordt vastgesteld op de aantallen per 1 januari 2013. •

pagina 8

alle bedragen x € 1.000

2013

2014

2015

2016

2017

Huidige begroting Capaciteit Kapitaal en materieel

€ €

4.200 € 4.100 € 4.100 € 4.100 € 4.100 10.200 € 10.200 € 10.200 € 10.200 € 10.200

Totaal

€

14.400 € 14.300 € 14.300 € 14.300 € 14.300

Toekomstige operationele kosten niveau 1+2 ICT capaciteit niveau 1 capaciteit niveau 2

€ €

5.100 € 5.100 € 5.100 € 5.100 € 5.100 € 100 € 100 € 100 € 100

€ €

6.600 € 8.000 € 8.600 € 7.600 € 7.100 5.500 € 5.600 € 5.900 € 5.900 € 5.900

Totaal ICT

€

17.200 € 18.800 € 19.700 € 18.700 € 18.200

CIO capaciteit niveau 1 capaciteit niveau 2

€ €

Totaal CIO

€

1.000 € 1.100 € 1.100 € 1.100 € 1.100

Totaal ICT + CIO

€

18.200 € 19.900 € 20.800 € 19.800 € 19.300

Extra nodig t.o.v. huidige begroting

€

3.800 € 5.600 € 6.500 € 5.500 € 5.000

Inhaalafschrijving i.v.m. termijn van 5 naar 3 inhaalafschrijving

€

4.100 €

-

€

-

€

-

€

-

€

4.100 €

-

€

-

€

-

€

-

€ € €

3.800 € 5.600 € 6.500 € 5.500 € 5.000 4.100 7.900 € 5.600 € 6.500 € 5.500 € 5.000

kapitaallasten materiële kosten

Totaal Inhaal-kap.last.

Recapitulatie extra nodig structureel niveau 1+2 extra nodig eenmalig Totaal nodig

Noot: -

800 € 200 €

800 € 300 €

800 € 300 €

800 € 300 €

800 300

Eventuele rente-effecten vanaf 2014 zijn nog niet meegenomen in dit overzicht en worden ten laste of ten gunste gebracht van de ICT-begroting.

Toelichting op de kredietaanvraag In het financiële overzicht zijn opgenomen de kapitaallasten van een kredietaanvraag van €14.844.000. Deze kredietaanvraag is gericht op strikt noodzakelijke investeringen tot en met 2014. De totale projecten portefeuille bedraagt € 16.000.000 Hiervan is bij de begroting 2013 van de GRD al € 1.200.000 ter beschikking gesteld. Daarom resteert hier de aanvraag van € 14.800.000. De projecten starten direct na goedkeuring van deze kredietaanvraag en lopen deels tot in 2014 door. ICT Projecten Project Windows 7 en Office 2010 Project Werkplek virtualisatie Project Vervanging werkplek hardware (FAT + Thin) Project Vervanging serveromgeving Project Vervanging van de storageomgeving Project Vervanging van de netwerkapparatuur Randvoorwaardelijke projecten en Tooling Totaal Verkregen krediet, opgenomen in begroting 2013 Resteert voor huidige kredietaanvraag

5.742.000 1.202.000 1.225.000 3.020.000 1.242.000 1.946.000 1.667.000 16.044.000 1.200.000 14.844.000

pagina 9

Naar verwachting worden de eerste projecten in het derde kwartaal 2013 opgeleverd. Dat betekent dat de kapitaallasten voor dit krediet vanaf 2014 gaan starten. E.e.a. volgens onderstaand schema:

kapitaallasten

€

2013 n.v.t. €

2014 3.243 €

2015 5.766 €

2016 5.766

Bedragen x € 1.000

In het Transitieplan is een gedetailleerde opbouw van de kapitaallasten opgenomen. De financiële consequenties van deze kapitaallasten zijn opgenomen in het eerder in deze oplegnotitie opgenomen financiële overzicht. Verwerking ambities klantorganisaties De klantorganisaties hebben aangegeven uiterlijk 1 april hun ambities (lees reductiedoelstellingen) kenbaar te maken inzake het aantal accounts, werkplekken en lokale applicaties. Deze gegevens worden verwerkt in het definitieve kostenoverzicht. Daarmee zullen naar verwachting de totale kosten naar beneden kunnen worden bijgesteld. Er zullen zeer strakke afspraken worden gemaakt over de reductiedoelstellingen en de sturing op de beoogde volumes. De kredietaanvraag die nu wordt gedaan is gebaseerd op huidige gegevens, dus voor ambitiestelling. Indien een klantorganisatie de reductiedoelstellingen niet haalt zal een eventueel extra ontstane rekening bij de betreffende klant worden neergelegd (vervuiler betaald). Indien blijkt dat bij de realisatie van het Transitieplan de reductiedoelstellingen binnen de klantorganisaties worden gehaald, zal het restantkrediet worden teruggegeven. Dekking: concrete voorstellen en aanvullende bestuursopdracht De opgave waar we voor staan is financieel omvangrijk. In deze paragraaf wordt een concreet dekkingsvoorstel geformuleerd. We vinden het belangrijk om daarbij op te merken dat – door de verschuiving van ICT van een technische omgeving naar de reguliere dienstverlening – het steeds moeilijker wordt om lasten en baten direct aan elkaar te verbinden. Investeringen in technologie hebben hun positieve effect op de kwaliteit van de dienstverlening, op de doorlooptijden, op het beperken van risico’s in vitale bedrijfsprocessen, op het efficiënter kunnen organiseren van werkprocessen. Zichtbare voordelen, maar niet eenvoudig direct financieel te verbinden aan de gedane ICT-investering, In het dekkingsvoorstel zijn daarom geen taakstellingen op andere (beleids-)terreinen ingeboekt, maar zijn alleen concrete voorstellen opgenomen die verwerkt kunnen worden in de begroting. Bestuursopdracht ‘sturen op standaardisering en efficiency’ De voorgestelde investeringen stellen wij voor, mede uit de overtuiging dat daarmee kwalitatieve en kwantitatieve voordelen binnen de bedrijfsprocessen van de klantorganisaties te behalen zijn. Zeker ook als uniformering en standaardisering door de klantorganisaties als uitgangspunt wordt ondersteund en daar, ook lokaal, maximale inspanning op plaats vindt. Bijvoorbeeld door het dwingend terugdringen van het aantal applicaties en het ontdubbelen van taken en functies binnen het netwerk. Voorgesteld wordt om harde afspraken te maken over inspanningen per klantorganisatie en deze vast te leggen in een bestuursopdracht van het DSB aan de portefeuillehouder ICT. Waar mogelijk wordt verbinding gelegd met de businesscases zoals deze zijn geformuleerd in het Ontwikkelprogramma Drechtsteden. De bestuursopdracht bevat de volgende elementen: Elke klantorganisatie geeft aan met welke hoeveelheden het aantal lokale applicaties, werkplekken en accounts binnen kan worden teruggedrongen inclusief de daarvoor benodigde termijn. Er zullen zeer strakke afspraken worden gemaakt over de reductiedoelstellingen en de sturing op de beoogde volumes. -

De afgelopen jaren is al fors ingezet op reductie van het aantal applicaties. Het aantal regionale applicaties wordt dwingend substantieel verder teruggedrongen, waarbij eerst wordt gestart met het laaghangend fruit, en vervolgens die applicaties waar de grootste efficiencywinst voor het totale netwerk behaald kan worden. De structurele voordelen hiervan worden inzichtelijk gemaakt en ingezet ter verlaging van de in dit plan opgenomen kosten.

-

Er wordt inzichtelijk gemaakt welke regionale programma’s en processen aantoonbare efficiencyvoordelen hebben van de in het Transitieplan opgenomen en door de raad vastgestelde investeringen. Dit wordt betrokken bij de uitwerking van het Ontwikkelprogramma Drechtsteden en– op basis van businesscases- worden voorstellen gedaan om deze voordelen taakstellend op te leggen, ter verlaging van de in de begroting opgenomen kosten voor ICT.

Over de voortgang van de bestuursopdracht zal in de reguliere p&c-cylus worden gerapporteerd.

pagina 10

Dekking van het Transitieplan Dekkingsvoorstel ICT (bedragen x € 1.000) Incidentele kosten Inzet restant van de lokaal begrote € 6,50 per inwoner voor regionale informatiseringsprojecten Inzet van een deel van het jaarrekeningresultaat GRD of via reguliere bijdrageverordening Extra bijdrage eigenaren Structurele kosten klantorganisaties extra bijdragen van de klantorganisaties

2013 eenmalig € 4.100 €

2013

2014

2015

2016

2017

800 PM PM € 3.800 € 5.600 € 6.500 € 5.500 € 5.000 € 3.800 € 5.600 € 6.500 € 5.500 € 5.000

Dekking van de incidentele kosten: Het is gebruikelijk incidentele kosten te dekken uit incidentele middelen. Voorgesteld wordt om een deel van deze kosten (inhaalafschrijvingen) te dekken uit het restant van de lokaal begrote € 6,50 per inwoner voor de regionale projectportfolio van 2012. De dekking van het restant van de incidentele kosten kan betrokken worden bij het raadsbesluit over het rekeningresultaat GRD 2012. Uw raad neemt, indien u instemt met het Transitieplan, dan ook nog geen besluit over deze eenmalige kosten en de dekking daarvan. De kosten voor de eenmalige afschrijvingen maken geen onderdeel uit van de kredietaanvraag. Toelichting: Bij de behandeling van de Geactualiseerde Begroting 2013 in de Drechtraad van januari 2013 heeft de raad gevraagd om een voorstel hoe om te gaan met eventuele rekeningoverschotten bij de GRDdochters. De centrale vraag daarbij is of deze gelden eerst terugvloeien naar de eigenaren en van daaruit – na lokale besluitvorming – weer ingezet worden ten gunste van de regiobegroting, of dat een positief resultaat van een GRD-dochter al in het rekeningresultaat direct bestemd mag worden ten gunste van negatieve resultaten bij andere onderdelen van de GRD. Deze uitspraak is van invloed op de mogelijkheid om een deel van de kosten direct ten laste te kunnen brengen van een positief rekeningresultaat. Bestemming van het rekeningresultaat is nu nog niet aan de orde en betreft een raadsbesluit. Voor de dekking van het Transitieplan in dit voorstel wordt daarom vooralsnog geen aanspraak gedaan op een eventueel positief rekeningresultaat. Kosten per gemeente en de effecten van de nieuwe kostenverdeelsystematiek Het Drechtstedenbestuur heeft ingestemd met het hanteren van een nieuwe verrekensystematiek per 1 januari 2013. De kosten van dit Transitieplan zullen via deze nieuwe methodiek worden verdeeld over de klantorganisaties als onderdeel van een totale herverdeling van kosten voor SCD-dienstverlening. Daarbij ontstaan voordeelgemeenten en nadeelgemeenten. Omdat de nieuwe ambities (reductiedoelstellingen) van de gemeenten ten aanzien van aantallen accounts, werkplekken en lokale applicaties om het moment van schrijven nog niet bekend zijn, is het nog niet mogelijk om in dit voorstel al een herberekening van de kostenverdeling op te nemen en volledig inzicht te hebben in de effecten van de nieuwe kostenverdeelsystematiek. Hoe om te gaan met deze effecten en de lokale mogelijkheden tot dekking daarvan, wordt in een apart voorstel aan uw raad voorgelegd. Overige klantorganisaties Vanaf 2014 zullen – bij contractverlenging – de kosten inzake de transitie I&A mede toegerekend worden aan RAV en PG&J. Dit is nu niet meegenomen in het overzicht omdat huidige offertes vaste prijsafspraken bevatten. Voor OZHZ kunnen kosten pas worden meegenemen na de contractperiode van 4 jaar. Personele en organisatorische consequenties Formatie Onderdeel van de fijnstructuur is het kwalitatief goed bezetten van de posities in de I&A-kolom en als gevolg daarvan het reduceren van ingehuurde externen op cruciale functies. Naar verwachting zal dit in het 2e en 3e kwartaal zijn volledige beslag krijgen. Deze functies zullen voor een groot worden ingvuld door vaste medewerkers, en daar waar nodig zal met een flexibele schil worden gewerkt. Gedurende de transitie zal een “warme” overdracht door de externen plaatsvinden. Met het uitvoeren van een stevig management ontwikkelprogramma zal ook borging van de veranderingen gerealiseerd worden. Vanwege de complexiteit en achterstallig onderhoud is er voor de fijnstructuur van de I&A-kolom veel tijd nodig geweest. In november 2012 was deze fijnstructuur gereed en zijn twee adviesaanvragen aan de ondernemingsraad verzonden: het herinrichten van de afdeling SCD ICT en het vormgeven van een

pagina 11

CIO Office. Uit metingen vanuit de fijnstructuur en aanvullende vergelijkingen met soortgelijke organisaties uitgevoerd door PWC is naar voren gekomen dat, om te komen tot een adequate dienstverlening, er meer capaciteit nodig is voor de totale I&A-functie (SCD & CIO). Op 8 januari jl. heeft de OR een positief advies gegeven over de voorgenomen organisatiestructuur en formatie. Met de medewerkers is het proces van belangstellingsgesprekken en (voorlopige) plaatsing in de nieuwe structuur gestart (februari 2013). Zowel voor de medewerkers die geplaatst worden als de niet functie volgers (potentiële bovenformatieven) is het van belang om zo snel mogelijk duidelijkheid te hebben. Deze duidelijkheid kan pas definitief worden gegeven als ingestemd is met het Transitieplan en de middelen voor uitbreiding van capaciteit ter beschikking zijn gesteld. Ondertussen kan al wel gestart worden met de werving van de teamleidersfuncties die nu en ook in de nieuwe organisatie van cruciaal belang zijn en die nu nog voor een belangrijk deel wordt ingevuld door externen. Een besluit over het beschikbaar stellen van de benodigde middelen voor capaciteitsuitbreiding zal de raad op zijn vroegst in mei kunnen nemen. Tot die tijd kan de kanteling naar de nieuwe ICT fijnstructuur en de daarbij behorende procesverbeteringen, evenals de invulling van de cruciale en benodigde functies niet volledig plaatsvinden. Binnen de op dit moment al wel beschikbare middelen (SCDBegroting 2013) wordt – in afwachting van besluitvorming – al wel gestart met de kanteling en invulling van een aantal functies. Toezicht: Een goed toezicht op juiste uitvoering van het transitieplan en de correcte besteding van de daartoe ter beschikking te stellen middelen vinden wij van groot belang. De governance op het plan zal worden ingericht op een zelfde wijze als in het verleden is gebeurd bij het IP&A-programma. De destijds gekozen vorm van toezicht is beoordeeld door PwC en met enkele aanpassingen voldoende passend bevonden. Het toezicht op het transitieplan wordt in lijn met de governance rond destijds het IPA programma opgezet en kent op hoofdlijnen de volgende vier elementen, te weten: • Transitieplan I&A als kapstok; • Betrokkenheid verantwoordelijk portefeuillehouders; na vaststelling van het Transitieplan I&A Drechtsteden in de Drechtraad is er slechts één portefeuillehouder verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het plan, te weten portefeuillehouder ICT. Deze kan worden ondersteund in de voorbereiding tot vaststelling door de portefeuillehouders Financiën en Organisatie. • Escalatiepaden; • Programmatische uitvoering; • Evaluaties op capacitaire inschattingen voor projecten danwel kwaliteit van uitvoering en in beheername Voor een verdere uitwerking van deze elementen wordt verwezen naar bijlage 5 van het Transitieplan: Uitwerking Toezicht. Juridische consequenties NVT Consequenties voor andere beleidsvelden en organisaties Het onderwerp is een uitwerking van en past binnen de Financiële Strategie van de Drechtsteden (verbeteren bedrijfsvoering). Kanttekeningen De transitie is een zeer complexe opgave. De risico’s als gevolg van deze complexiteit kunnen kostenverhogend werken, maar deze zijn nu nog niet te berekenen. -

De in het Transitieplan voorgestelde doorontwikkeling van de I&A-functie is voor de eerste fase gericht op het realiseren van een toekomstbesteding fundament. Om dit te kunnen doen, dienen ook direct een aantal urgente zaken te worden opgepakt. Tot het moment van besluitvorming door de Drechtraad zijn de mogelijkheden hiertoe nog beperkt. Op dit moment (maart) is de budgettaire investeringsruimte van € 1,2 miljoen reeds volledig aan verplichtingen gekoppeld. Alle projecten die noodzakelijk zijn voor de technische upgrade zijn daarom getemporiseerd en afgehecht en contracten met externe projectleiders zijn stopgezet. Hiermee ontstaan een aantal risico’s: • Uitstel investeringen storage: opslag van meer data niet meer mogelijk, uitbreiding van schrijven technisch niet meer mogelijk (limiet bereikt), uitval van centrale applicaties, scanstraat voor post werkt niet meer, geen back-ups en het niet kunnen uitvoeren van de primaire processen.

pagina 12

Geen nieuwe licenties Microsoft: Support stopt, boetes, werkplekken vallen uit, problemen ontstaan met bedrijfsapplicaties die het primaire proces ondersteunen (GBA, GWS) • Geen investeringen in netwerk: delen van het netwerk vallen uit. • Oracle upgrade stopt: Upgrades niet mogelijk en problemen met Mozaïek, GBA, BAG, AutoCAD, Belastingen, Key2Finance, GWS etc. • Investeringen hardware: projecten en changes niet meer mogelijk voor uitbreidingen (nieuwe servers) door de technische grenzen die zijn bereikt, leverancier heeft de cruciale onderdelen niet meer Naast deze risico’s zijn er ook risico’s van kapitaalvernietiging (weglopen van kennis) en op termijn nog hogere kosten in verband oplopende complexiteit en problemen. •

-

Opmerking verdient dat niet alleen binnen de GRD (en afdeling SCD-ICT en het bureau van de CIO) maar ook aan de kant van de deelnemers en dochters verbeteringen zullen moeten worden doorgevoerd op het terrein van de I&A-functie om deze stap in gezamenlijkheid te kunnen maken. Zo zullen ook de lokale informatiefuncties passend moeten worden ingericht, zullen de nog aanwezige lokale toepassingen geen lacunes meer in de beheerorganisatie mogen bevatten en zal de klantorganisatie een actieve rol in inhoudelijke én financiële zin moeten vervullen bij het opstellen van businesscases en realisatie van projecten.

Advies en draagvlak Alle relevante gremia hebben de gelegenheid gehad hun vragen en opmerkingen te leveren op het concept Transitieplan. Op basis van behandelingen in het PFO Middelen hebben informatierondes plaatsgevonden en zijn opmerkingen verwerkt. Verdere procedure, communicatie en uitvoering De voortgang wordt gemonitord via periodieke audits op de processen en implementatie van het Transitieplan. Gelet op de importantie van het onderwerp en de betrokkenheid van uw Raad daarbij zullen wij via afzonderlijke rapportages uw Raad nader informeren over de voortgang in de kwaliteitsverbetering die we met het Transitieplan I&A Drechtsteden voor ogen hebben. Tevens vindt rapportage plaats via de reguliere P&C-cyclus. Besluitvormingstraject: 24-01-2013 PFO Middelen, eerste behandeling 14-02-2013 PFO Middelen, tweede behandeling 21-02-2013 PFO Middelen, informatiebijeenkomst stand van zaken 04-03-2013 PFO Middelen, derde behandeling 05-03-2013 PFO Middelen, definitieve behandeling 06-03-2013 Drechtstedenbestuur 02-04-2013 Informerende Carrousel Middelen 14-05-2013 Opiniërende Carrousel Middelen 11-06-2013 Drechtraad Communicatie: Omdat deze transitie I&A een grote impact heeft op zowel het SCD, de CIO-office, als de business (lees: deelnemers en dochters van de GRD), er grote investeringen moeten worden gedaan en het van belang is dat er draagvlak en eenduidigheid rondom ingezette koers en prioriteiten is vereist, zal er veel inspanning moeten worden geleverd op het terrein van interne en externe communicatie. Daartoe wordt een communicatieplan opgesteld dat zich richt op een goede ondersteuning van de leden van de Drechtraad, lokale raden, colleges, organisaties en de interne en externe omgeving. Voldoende tijd moet worden geïnvesteerd in goede informatieoverdracht alsmede een zorgvuldig te doorlopen proces. Voor een verdere uitwerking van deze elementen wordt verwezen naar bijlage 6 van het Transitieplan: Uitwerking Communicatie. Onderliggende stukken Transitieplan I&A Drechtsteden Concept raadsbesluit kredietaanvraag