Agendapunt 5
VOORSTEL AUDITCOMMISSIE 14 MEI 2013 Portefeuillehouder R.T.A. Korteland
Datum 25-04-2013
Steller A. Tolsma
E-mail
[email protected]
Telefoonnummer 078-7702521
Onderwerp
Stand van zaken opvolging adviezen follow-up lijst en management letter 2012 Voorstel Kennisnemen van de huidige stand van zaken met betrekking tot de follow-up lisjt en de adviezen die zijn uitgebracht bij de management letter 2012. Samenvatting In dit voorstel wordt de huidige stand van zaken met betrekking tot de follow-up lijst en de adviezen die zijn uitgebracht bij de management letter van 2012 weergegeven. Toelichting op het voorstel Sinds medio 2010 is er gestart met de to-do lijst. De to-do lijst bevatte aanbevelingen van de accountant en daarnaast verdere noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsvoering. De punten met betrekking tot bedrijfsvoering waren in begin 2012 afgerond, dan wel opgenomen in de P&C kalender. Punten die nog open stonden op de to-do lijst betroffen bevindingen van de accountant bij de interimcontrole en de jaarrekening controle. Deze bevindingen worden door de accountant opgenomen als bijlage (genaamd follow-up lijst) in de management letter, de rapportage die de accountant opstelt na aanleiding van de interim controle. Tijdens de auditcommissie van 5 februari 2013 is een stand van zaken gegeven rondom de opvolging van de follow-up lijst zoals die door de accountant is opgenomen in de management letter van 2012. Totaal gaat het om 49 uitgebrachte adviezen waarvan er 10 zijn afgerond. De resterende adviezen opgepakt. Een van deze adviezen was het zichtbaar vastleggen van de controle op de juistheid van de parameters rondom de salarissen. Vanaf 2013 wordt per kwartaal dit nu vastgelegd door de afdeling P&O van het SCD. Daarnaast heeft er een interne controle naar de rechtmatigheid van Europese aanbestedingen plaatsgevonden en zijn de processen rondom de overlopende activa en passiva bij de jaarrekening aangescherpt. De door de accountant uitgebrachte adviezen in het rapport van bevindingen behorende bij de jaarrekening controle 2012 zullen worden opgenomen in de follow-up lijst. Deze bevindingen zullen dan ook worden opgepakt en de opvolging hiervan wordt door de accountant bij de interim controle beoordeeld. Consequenties Financiële consequenties Geen Personele en organisatorische consequenties Geen Juridische consequenties Geen Consequenties voor andere beleidsvelden en organisaties Geen Advies en draagvlak NVT
pagina 2 Stand van zaken follow-up lijst en adviezen ML2012
Verdere procedure, communicatie en uitvoering NVT Onderliggende stukken 20130125 Follow-up lijst stand van zaken en opvolging adviezen ML2012
Openstaande punten uit de follow-up lijst van Deloitte In onderstaande tabel zijn de punten opgenomen uit de follow-up lijst van Deloitte zoals zij deze hebben gepresenteerd in de bijlage van de management letter. Hierbij gaat het om bevindingen die zijn gedaan bij de interim controles en jaarrekening controles. De punten waarbij Deloitte in de management letter heeft aangegeven dat het advies is uitgevoerd en afgerond zijn niet in deze tabel opgenomen. In de tweede kolom wordt weergegeven welke prioriteit het heeft. Dit is gelijk aan de lijst zoals deze is gepresenteerd in de bijlage van Deloitte (H= hoog, M= midden en L= laag). Daarnaast is hierbij aangeven wat de status was ten tijde van de interim controle (N= advies is nog niet ten uitvoer gebracht, N/A= advies wordt uitgevoerd, maar is nog niet afgerond). Onderwerp
Pri
Korte omschrijving
Oplossing/advies
Follow up van accountant bij intrim controle 2012
Stand van zaken
Er is door Deloitte geen ontwikkeling geconstateerd met betrekking tot deze bevinding in 2012
De meeste mutaties uit het investeringsfonds Manden maken hebben in de jaren tot en met 2011 plaats gevonden. Een deel van de cofinanciering vanuit de Provincie is niet aan de Drechtsteden beschikt, maar rechtstreeks aan de gemeenten. Daarnaast is voor een aantal afrekeningen van projecten een bestuursverklaring of een accountantsverklaring ontvangen.
Investeringsfonds Manden Maken
HN/A
De handhaving van de naleving van de subsidievoorwaarden door de gemeenten ligt onvoldoende vast. Een zichtbare toets op de provinciale regelgeving ontbreekt nog.
De gemeenten een accountantsverklaring te laten overleggen in dien de provincie meefinanciert voor meer dan € 50.000. Wij hebben geadviseerd de provinciale eisen expliciet in de verordening Investeringsfonds op te nemen. Daarnaast hebben wij geadviseerd de toets met de provinciale regelgeving zichtbaar te maken door gebruik van checklisten.
Opdrachtverstrekking aan IBD
L- N
Procesgang opdrachtverstrekking moet voldoen aan de Europese aanbestedingsregels en aan de normen van integriteit.
Periodiek (minimaal jaarlijks) de procedures rondom de opdrachtverstrekking en integriteit te monitoren.
In 2012 is geen ontwikkeling op dit punt te melden, de periodieke monitoring hiervan ligt niet vast.
Periodieke controle is opgenomen in het jaarplan.
Niet alle tussenrekeningen hebben een verklaarbaar saldo, risico op onverwachte financiële resultaten
Geadviseerd wordt om de ondernomen acties om tot afwikkeling over te gaan toe te lichten in de specificaties. Analyseer de tussenrekening periodiek en zorg voor administratieve afwikkeling van de saldi.
In 2012 is vastgesteld dat er tussentijdse actuele specificaties aanwezig waren. Inhoudelijk kan het beheer nog verder worden aangescherpt.
Het (inhoudelijk)beheer van de tussenrekeningen is de verantwoordelijkheid van de klantorganisaties. SCD stelt de specificaties op en benadert de klant m.b.t. snelle afhandeling van deze posten.
Tussenrekeningen (GRD, SDD, SCD)
HN/A
Aanbestedingen
HN/A
Naleving intern aanbestedingsproces vindt onvoldoende plaats
De naleving van de Europese aanbestedingsregels en de interne richtlijnen aan te scherpen.
SDD Waardering dubieuze debiteuren
LN/A
De waardering van de debiteuren wordt tussentijds niet aangepast.
Beoordeel periodiek de waardering van de debiteuren en pas de voorziening hierop aan.
Dit proces maakt onderdeel uit van de interne controle rechtmatigheid. Deloitte zal op dit punt terug komen als de interne controle rechtmatigheid is uitgevoerd. Tussentijds heeft wel een analyse plaatsgevonden, maar deze is niet in de financiële administratie en burap zichtbaar gemaakt.
Bij de interne controle 2012 zal dit punt worden meegenomen. e
Bij de 1 bestuursrapportage 2013 zal de begroting op dit punt worden aangepast. Conform besproken met Deloitte
1
Onderwerp
Verbijzonderde interne controle IBD, OCD en BD
Pri
HN/A
Korte omschrijving
De verbijzonderde interne controle vindt niet gespreid over het jaar plaats.
SCD Verbijzonderde interne controle
HN/A
De verbijzonderde interne controle vindt te laat plaats.
SCD Verplichtingenadministratie
MN/A
Als gevolg van het niet tijdig inboeken van inkoopfacturen is er onvoldoende zicht op nog te verwachte kosten
SDD interne controle - risicoanalyse
LN/A
SDD interne controle - structurele of incidentele fouten
MN/A
De omvang van de deelwaarnemingen wordt bepaald door een risicoanalyse. In 2010 is er voor alle regelingen uitgegaan van een “midden” risico. Hier ligt echter geen gestructureerde risicoanalyse per regeling aan ten grondslag. In de RMO rapportages worden fouten gespecificeerd naar soort. Een analyse of sprake is van een structurele of incidentele fout
Oplossing/advies
Follow up van accountant bij intrim controle 2012 Op aangeven van SDD heeft Deloitte meegekeken met de huidige systematiek van begroten. De in de afgelopen jaren gehanteerde systematiek behoeft aanpassing. Gebleken is dat zowel de baten als lasten in voorgaande jaren te laag zijn verantwoord in 2011. Dit heeft geen effect op het financiële resultaat. Afgesproken is om voor 2013 de boekingsgang aan te passen.
In het 3e kwartaal 2013 zal er in integrale aanpak met betrekking tot interne controles voor de kleine dochters en verbijzonderde interne controle worden opgesteld.
Gespreid over het jaar de interne controle laten plaatsvinden en over de uitvoering hiervan afspraken maken met de directeuren van de dochters.
Gespreid over het jaar de interne controle laten plaatsvinden.
Invoeren verplichtingenadministratie
Stand van zaken
De werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle zijn in 2012 in een keer tot en met september uitgevoerd. De bedoeling is om de interne controle in 2013 per kwartaal uit te voeren. De verbijzonderde interne controle dekt momenteel niet de juistheid en rechtmatigheid van de personeelslasten af. Daarover zullen nog afspraken moeten worden gemaakt tussen Deloitte en SCD. Bij uitvoering van de interne controle nadrukkelijk aandacht besteden aan de boring van de volledigheid van de verplichtingen door het uitvoeren van een analyse op de werkvoorraad bij budgethouders.
Control en Bedrijfsvoering SCD heeft inmiddels alle verbijzonderde interne controles (inclusief de rechtmatigheid van de personeelslasten) uitgevoerd. Een afrondende afspraak met Deloitte is gehouden (23 jan) en Deloitte stelt een conclusie met bevindingen op. De doelstelling om in 2013 per kwartaal controles te gaan uitvoeren blijft staan.
Verplichtingenadministratie is ingevoerd binnen de GRD. In 2013 zal de verplichtingenadministratie onderdeel zijn van de interne controle.
Risicoanalyse per regeling opnemen in controleplan, waarmee u aantal deelwaarnemingen zo kan verdelen over de massa dat u de meeste aandacht geeft aan regelingen met een hoog risico.
In het controleplan 2012 is een onderscheid gemaakt tussen laag, midden en hoog risico per regeling. De afweging is mondeling toegelicht, maar ligt niet vast in het controleplan.
In het jaarplan 2013 is in de bijlage de risico-overweging toegelicht op de controle gebieden/ onderdelen
Alsnog de analyse uit te voeren.
Er is vastgesteld dat een toereikende analyse wordt uitgevoerd, maar dat de toelichting op incidentele of structurele fouten nader toegelicht kan worden.
Het incidentele karakter cq structurele karakter wordt “ondervangen” door de “beslisboom” methodiek.
2
Onderwerp
Pri
Korte omschrijving
Oplossing/advies
Follow up van accountant bij intrim controle 2012
Stand van zaken
ontbreekt tot nu toe. Een dergelijke analyse is van belang om af te wegen of de geconstateerde fout moet worden vertaald naar de massa en of aanpassing van de interne beheersing noodzakelijk is.
SDD interne controle – Follow-up
LN/A
In de RMO rapportages ontbreekt een follow up van eerdere aanbevelingen.
Opnemen van follow-up in de kwartaalrapportages
SDD interne controle – Ondertekening van contracten
LN/A
Er vindt geen zichtbare controle plaats op de ondertekening van contracten overeenkomsten.
Uitbreiden van de interne controle met de toetsing op rechtmatige ondertekeing van majeure contracten.
GBD- Opleggen rioolrecht
MN/A
Voor het opleggen van het rioolrecht maakt GBD gebruik van gegevens van het waterleidingbedrijf. Deze gegevens worden door het waterleidingbedrijf in een bestand aan GBD aangeleverd. De autenciteit van dit bestand wordt niet zichtbaar door GBD vastgesteld.
Vermogen en resultaat algemeen
MN/A
De reservepositie en uw weerstandvermogen is niet op orde.
Kortlopende schulden
HN/A
Van het UWV zijn een aantal ontvangsten opgenomen op een tussenrekening. Het is onbekend voor
Deloitte adviseert de interne controlesop dit bestand te versterken door minimaal het generaal totaal van het verbruik te laten bevestigen door de directeur of controller van het waterleidingbedrijf. Beter zou zijn een generieke mededeling (Assurance rapport) op te vragen waarin de accountant van het waterleidingbedrijf rapporteert over de kwalitatieve aspecten van de administratieve organisatie en interne controle en daarbij een oordeel met een redelijke mate van zekerheid uitspreekt over de toereikendheid daarvan ten behoeve van de waarboring van de verbruiksgegevens. Deloitte adviseert om te komen met een plan om de reservepositie en uw weerstandsvermogen verder op orde te brengen. Uitzoeken van de ontvangsten
In het 2e kwartaalrapport 2012 staat een korte opmerking dat de bevindingen van het eerste kwartaal nog niet voldoende zijn opgevolgd. Over de bevindingen van voorgaande jaren zijn geen opmerkingen geplaatst. De follow up moet nog explicieter zichtbaar worden gemaakt in de rapportages. Contractbeheer monitoort aan de voorkant op de contracten naar de juiste personen voor ondertekening worden verzonden. Het is een bewuste keuze dat het RMO team achteraf geen controle op de juiste ondertekening van de mandaatregeling uitvoert. Daarom dit advies laten vervallen.
Het model/ layout van de kwartaal rapportages wordt aangevuld met een “follow-up” lijst ter borging en controle op aanbevelingen.
Gezien opmerking van Deloitte in de management letter niet meer relevant.
In 2012 is een contract afgesloten met een drinkwaterbedrijf. IN dit contract is het advies van Deloitte niet opgenomen. Wel analyseert de GBD de ontvangen gegevens van de waterbedrijven om te kijken of er belangrijke afwijkingen zijn, die aanvullende aandacht behoeven.
Dit punt zal in het 2 kwartaal worden e opgepakt en naar verwachting in 3 kwartaal worden afgrond. Overigens zijn de drinkwaterbedrijven wettelijk verplicht de opgaven naar waarheid te leveren.
U bent bezig met een actualisatie van de nota reserves en voorzieningen waarin dit wordt meegenomen.
In het voorjaar komt de GRD met een actualisatie van deze nota.
De omvang van de grootboekrekening is in 2011 afgenomen. In september 2012 stond er nog een saldo van €
P&O beheert de tussenrekeningen met ontvangsten en uitgaven van het UWV. Dit wordt wekelijks bijgewerkt.
e
3
Onderwerp
Pri
Korte omschrijving
Oplossing/advies
welke klantorganisatie deze ontvangsten zijn.
Inhuur externe deskundigheid
Uurtarieven
SDD Verplichtingen administratie
Prognose nog op te leggen belastingen
HN/A
De GRD loopt risico ten aanzien van de rechtmatigheid van de aanbesteding van de inhuur van Deloitte adviseert de naleving van de derden. Aangezien de meeste inhuur Europese aanbestedingsregels aan te binnen de GRD valt te bestempelen scherpen. als zogenaamde 2B-diensten, heeft dit geen gevolgen voor de controleverklaring van de accountant.
L- N
Er worden verschillende uurtarieven gehanteerd bij het detacheren van medewerkers binnen het Drechtsteden-netwerk. Geeft aanleiding tot discussie.
MN/A
Cliënten die moeite hebben met het participeren in de maatschappij kunnen extra ondersteuning en begeleiding nodig hebben. De SDD zorgt dan voor extra begeleiding, cursussen of trainingen in de vorm van een traject. Bij de start van een traject registreert de klantmanager gegevens over het traject in de uitkeringsadministratie. Op basis van het soort traject wordt er automatisch een verplichting opgeboekt. Het bedrag van deze verplichting is door een aantal functiegroepen handmatig aan te passen.
De SDD heeft aangegeven de autorisaties tot het muteren van verplichtingen te heroverwegen.
LN/A
Vanaf boekjaar 2011 heeft de GBD zelf de prognose voor de begroting 2011 opgesteld voor de gemeenten. In praktijk passen de gemeenten deze prognoses op basis van eigen inschatting soms aan, waardoor de
Wij adviseren bij dergelijke begrotingswijzigingen te bepalen of aanpassing van de prognose nog op te leggen belastingen realistisch is en met objectieve gegevens kan worden onderbouwd.
Follow up van accountant bij intrim controle 2012 136.000 open met betrekking tot ontvangen van het UWV. Opmerking blijft van kracht.
Door de toekomstige invoering van Inkoop Nieuwe Stijl, waaronder het uitvoeren van een inkoopscan, is het de bedoeling dat jaarlijks meer inzicht zal komen in de bestaande contracten en bijbehorende contractacties. Deze proactieve houding streeft onder andere naar het waarborgen van naleving van het aanbestedingsbeleid.
Overwegen om te komen tot een meer eenduidige calculatie van uurtarieven voor het detacheren van medewerkers in het Drechtstedennetwerk. Hierbij verdient ook aanbeveling met een eenduidige kostprijs voor alleen de directe kosten te werken zonder opslag voor overhead dan wel met slechts één tarief voor overhead.
Stand van zaken Stand van zaken op dit moment € 66.500 verdeeld over 8 posten. Voor een aantal oude posten (ontvangsten) is (nogmaals) contact opgenomen door de senior medewerker crediteuren SCD met het UWV om de herkomst te achterhalen.
De inkoopscan is met het concern en de controllers van de GRD besproken.
Eén van de punten uit het ontwikkelprogramma betreft het uitwisselen van medewerkers in het Drechtsteden netwerk. Onderdeel hiervan is het tarief waarvoor medewerkers in het netwerk werkzaam zijn. Ten tijde van de interim-controle begin oktober 2012 was de SDD bezig met de afronding van de opschoonactie van de verplichtingenadministratie. Bij deze opschoonactie zijn alle openstaande verplichtingen doorgelopen en indien nodig gecorrigeerd. Na deze opschoonactie wordt een nieuw proces ten aanzien van de verplichtingenadministratie ingevoerd en is het risico dat meer voor een traject wordt betaald dan is afgesproken geminimaliseerd. De werking van dit proces wordt bij de volgende controle getoetst door Deloitte. Dit heeft niet gespeeld in 2012. Voor 2013 is echter één gemeente die een andere begroting aanhoudt voor de belastingopbrengsten, omdat de gemeente over andere informatie beschikt. De GBD en de
Opschoning heeft plaats gevonden. Uitwerking van proces vindt nu plaats (januari 2013).
Werkwijze 2013 wordt aangepast. Voor de behandeling van de kadernota/ voorjaarsnota geeft de GBD een eerste prognose af. Wordt ook in het vooroverleg 2013 met de gemeenten afgestemd.
4
Onderwerp
Pri
Korte omschrijving
Oplossing/advies
taakstelling voor de GBD wijzigt. Wij zijn van mening dat een de prognose nog op te leggen belastingen niet afhankelijk moet zijn van een taakstelling, maar van een realistische prognose. Het opnemen van een post “nog op te leggen” in de jaarverslaggeving is gebonden aan de verslaggevingsregels van het BBV. Het BBV vraagt om een inhoudelijke onderbouwing van de posten. Treausry Financiering GRD
MN/A
Algemeen aandachtspunt is de bevoorschottingsstructuur van uw GR. Bij bijvoorbeeld het IBD en OCD is veelal sprake van voorfinanciering. Bij de controle van de opgenomen kasgeldleningen 2011 was bij 3 van de 13 kasgeldleningen geen schriftelijke bevestiging van de bank aanwezig, maar een e-mailbericht. Een e-mailbericht is een onvoldoende betrouwbaar document om de juiste verantwoording van de kasgeldlening vast te stellen. Tussentijds is geen totaal overzicht van de stand van zaken van de investeringskredieten Tussentijds worden geen afschrijvingen geboekt, hierdoor risico van te lage raming bij burap
Stand van zaken
Wij adviseren u de financiering in relatie tot de benodigde kasstromen voor uw activiteiten nader te beoordelen en te onderzoeken of hier op een andere wijze invulling aan gegeven kan worden
In het 2 kwartaal 2013 zal de financieringsstructuur van de GRD worden herzien.
Bij alle kasgeldleningen een schriftelijke bevestiging van de bank opvragen.
In 2012 zijn geen kasgeldleningen afgesloten.
In de geldmarkt (kortlopende transacties) worden de door de bemiddelende kantoren naar de wederzijdse partijen gezonden emailbevestigingen als afdoende beschouwd. Een schriftelijke bevestiging wordt dan ook niet verstrekt.
Overzicht opnemen in burap
Overzicht wordt toegevoegd aan burap
Dit punt wordt in de eerst volgende e burap opgepakt. Dit is de 1 burap van 2013.
Beheer kasgeldleningen
H- N
Investeringskredieten
L- N
Afschrijvingen
LN/A
Tussenrekening verkeer
LN/A
Voor beide tussenrekeningen (Verkeer en RPV MJP) wordt één kostenplaats Kosten op aparte grootboekrekeningen boeken gebruikt, risico van verkeerde toerekening van kosten
Vooruitontvangen RAS subsidies
MN/A
Personeelkosten ten laste van de subsidie, worden tussentijds niet geboekt
M- N
Gedurende 2011 heeft geen actualisatie van de omvang van de voorziening plaatsgevonden.
Voorziening oninbare vorderingen
Follow up van accountant bij intrim controle 2012 desbetreffende gemeente zijn hierover in overleg. Wij adviseren om dergelijke afwijkingen vooraf met elkaar af te stemmen voor een juiste en realistische bepaling van de begrootte belastingopbrengsten.
Periodiek boeken van afschrijvingen gedurende het boekjaar
e
In 2012 gedurende het boekjaar de afschrijvingskosten voor het gehele jaar geboekt. Op één tussenrekening staat een saldo over de periode 2009-2011. Dit wordt in 2012 afgerond, zodat deze tussenrekening kan worden afgesloten.
Werkwijze voor boeken zal ook in 2013 worden gehanteerd. De tussenrekening met het saldo over de periode 2009-2012 staat inmiddels op € 0 en zal worden afgesloten.
Tussentijds personeelskosten toerekenen en boeken in de financiële administratie
Specificaties zijn aanwezig, maar de daadwerkelijke boeking in de financiële administratie heeft tussentijds niet plaatsgevonden.
De werkelijke boeking zal plaats vinden bij het opmaken van de jaarrekening 2012. In 2012 is reeds de administratie hierop tussentijds aangepast.
Tussentijds bepalen van de omvang van de voorziening.
De voorziening oninbare vorderingen bestaat grotendeels uit de voorziening dubieuze uitkeringsdebiteuren. Aan het einde van het boekjaar wordt deze voorziening door de SDD in de
In 2013 is dit in het proces in gebed en zal naast alleen de berekening ook daadwerkelijk in de financiële administratie worden verwerkt
5
Onderwerp
FUWA voorziening/ ID-banen
Overlopende activa en passiva
Borging van subsidievoorwaarden van ontvangen subsidies
Pri
LN/A
HN/A
LN/A
Korte omschrijving
Tussentijds is de omvang van de voorziening in de financiële administratie niet aangepast, terwijl in de tweede burap is aangegeven dat de besteding heeft plaatsgevonden en een gedeelte van de voorziening kan vrijvallen
De presentatie en waardering van de overlopende activa en passiva was niet conform BBV-richtlijnen.
Een centrale coördinatie van de subsidies via een subsidieregister ontbreekt
Oplossing/advies
Tussentijds actualiseren van de omvang van de voorziening
Kennis over de toepassing van het BBV in de organisatie aan te scherpen
Follow up van accountant bij intrim controle 2012 financiële administratie verwerkt. Deloitte adviseert om periodiek de mutaties op een juiste wijze in de financiële administratie te verwerken. In de 2e burap SDD is aangegeven dat de voorziening FUWA en IDbanen kan komen te vervallen. De daadwerkelijke boeking zal bij het opstellen van de jaarrekening plaatsvinden.
Dit punt zal bij de eindejaarscontrole door Deloitte worden getoetst.
Stand van zaken
Bij de jaarrekening zal worden voorgesteld om deze voorziening te laten vervallen.
In december zijn medewerkers van het SCD en SDD op een actualiteiten BBV-bijeenkomst van Deloitte geweest. In het jaarrekening proces zijn met betrekking tot de overlopende activa en passiva extra controles ingeboekt.
Een centrale coördinator voor het subsidieregister aanwijzen
Centrale coördinator is aangewezen in 2012 en beheert het subsidieregister. Uit inhoudelijke beoordeling van tussenrekeningen komen correctieboekingen op voorgaande jaren naar voren in verband met kosten die ten onrechte ten laste van project zijn gebracht. De naleving van de subsidievoorwaarden inhoudelijk (rechtmatigheid van de geboekte kosten) is nog een aandachtspunt.
De tussenrekeningen, waarop de vooruitontvangen subsidies worden geboekt in de administratie zijn volledig in beeld. Bij het opstellen van de buraps wordt een aansluiting gemaakt met de werkelijke cijfers en de prognose uit de exploitatie en de tussenrekening.
6
Management letter 2012 In de managementletter 2012 heeft de accountant op een aantal punten adviezen uitgebracht. Deze adviezen zijn in onderstaande tabel opgenomen. In de laatste kolom is weergegeven wat de huidige stand van zaken is met betrekking tot de opvolging van dit punt.
Onderwerp
Korte omschrijving
Oplossing/advies
Ouderdomsanalyse debiteuren (SDD)
Op dit moment vindt er een intensivering plaats van oude openstaande vorderingen. Bij deze actie wordt, vooralsnog voor de meeste relevante groep vorderingen, per vordering beoordeeld of deze nog inbaar is en welke vervolgstappen moeten worden genomen. Deze intensivering kan gevolgen hebben voor de opbouw en omvang van de voorziening dubieuze debiteuren.
Deloitte adviseert bij het opstellen van de eindejaarsverantwoording 2012 hier rekening mee te houden.
Afboeking vordering
De afboeking van vorderingen kan inde uitkeringsadministratie door één persoon plaatsvinden. Hierdoor wordt het risico gelopen dat er onterecht een afboeking plaatsvindt.
Controle parameters salarisadministratie
De salarisverwerking is uitbesteed aan Raet. Dit betekent dat wijzigingen in de parameters zoals percentages voor de loonheffing en sociale lasten door Raet worden ingevoerd. De verantwoordelijkheid voor een juiste en rechtmatige salarisverwerking ligt echter bij het SCD.
Variabele vergoeding
Inkoopfacturen
Voorziening frictiekosten
Deloitte heeft vastgesteld dat via de salarisadministratie aan één medewerker een vergoeding is betaald zonder dat het declaratieformulier ondertekend is door de leidinggevende. Daarnaast is deze declaratie niet onderbouwd met onderliggende kwitanties of andere bewijsstukken. Dit betekent dat de SCD een niet-geautoriseerde declaratie heeft uitbetaald. Het SCD heeft een procedure voor het verrichten van spoedbetalingen. Spoedbetalingen brengen veelal hoger frauderisico, dan wel een risico op fouten (dubbele betaling) met zich mee. Het SCD ontmoedigt daarom het gebruik van spoedbetalingen. Uit de verbijzonderde interne controle van het SCD is naar voren gekomen dat bij 4 van de 30 gecontroleerde spoedbetaling geen controleerbare parafen van de klantorganisatie aanwezig is. Volgens de procedure moet de spoedbetaling door de budgethouders en de controller van de klantorganisatie vooraf worden goedgekeurd. Voor de frictiekosten dient nog een voorziening te worden gevormd.
Geadviseerd wordt, vanuit het oogpunt van risicobeheersing, om afboekingen boven een bepaald bedrag door het afdelingshoofd te laten autoriseren. De salarisadministrateurs controleren de juistheid van de gehanteerde parameters aan de hand van de (individuele) salarisstroken. Deze controle wordt echter niet zichtbaar gemaakt. Wij adviseren de controle van de salarisstroken zichtbaar vast te leggen door elk kwartaal 5 salarisstroken volledig en zichtbaar na te rekenen op de juistheid van het bruto-netto traject.
Stand van zaken Wanneer uit de intensivering blijkt dat er gevolgen zijn voor de opbouw en omvang van de voorziening dubieuze debiteuren wordt dit meegenomen. Bij de jaarrekening is het eerstvolgende moment dat de voorziening dubieuze debiteuren worden herzien. Bij de interne controles zal dit in 2013 steekproefsgewijs worden gecontroleerd.
Met ingang van 2013 rekent P&O ieder kwartaal 5 salarisstroken handmatig na. De eerste follow up volgt met de kwartaalcontrole van 2013.
De afdeling P&O heeft naar aanleiding van deze bevinding een fout-analyse is uitgevoerd. Deze omissie is ontstaan door het inregelen van het nieuwe systeem E-HRM.
Aan Deloitte is aangegeven dat het proces inmiddels is geoptimaliseerd. Deze optimalisatie van het proces en de fout-analyse zal Deloitte betrekken bij de eindejaarscontrole.
Deloitte adviseert om een parafenlijst op te stellen en actueel te houden. Daarnaast adviseert Deloitte om alleen opdrachten voor spoedbetalingen te accepteren die door de budgethouder en de controller expliciet per mail worden goedgekeurd.
Spoedbetalingen worden zoveel als mogelijk via de reguliere route uitbetaald. Wanneer dit niet mogelijk is wordt via mail toestemming gegeven door gemachtigden binnen de desbetreffende klantorganisatie. Veelal zijn dit de beleidsmedewerker/ kredietbeheerder en een P&Cmedewerker. Deze mailberichten worden bij de betaling bewaard Bij de jaarrekening van 2012 zal er een voor de fricitekosten een voorziening worden gevormd. Op dit moment wordt de hoogte en uitgangspunten hiervan bepaald.
7
Bij het OCD is door Deloitte een waarneming uitgevoerd op een project dat niet onder het basispakket valt. Voor dit project is geen getekende overeenkomst aangetroffen. Wel was er een ondertekend intern projectstartformulier en mailwisseling met de klantorganisatie Projectovereenkomst over het project aanwezig. De mailwisseling gaat vooral inhoudelijk over het project, maar niet over de financiële afspraken. Het ontbreken van een getekend productovereenkomst brengt een risico met zich mee voor de facturatie van de opdracht. Het GBD werkt met meerdere procedurebeschrijvingen voor haar processen en actualiseert deze indien dit nodig wordt geacht. Door Deloitte is vastgesteld dat niet alle procedure beschrijvingen zijn Procedurebeschrijving voorzien van een versienummer en een datum waarop deze is vastgesteld. Hierdoor kan het onduidelijk zijn welke beschrijving de meest actuele en geldende versie is. De organisatiestructuur is binnen de GBD gewijzigd in 2012. Deze wijziging heeft geen directe gevolgen voor functiescheiding, bevoegdheden en interne controlemaatregelen. Echter in het Organisatiewijziging mandaatbesluit regeling tekenbevoegdheid van de GBD, waarin ondermandaat wordt verleend aan de desbetreffende functionarissen, sluit de benaming van de functies niet aan op de gewijzigde functies volgens de nieuwe organisatiestructuur.
Prognose nog op te leggen
Deloitte heeft vastgesteld dat er de raming van de nog op te leggen afwijkt van de realisatie.
Deloitte adviseert voor elk project de klantorganisatie de projectvoorwaarden (inclusief projectbegroting) te laten goedkeuren.
In de mailwisseling zal nu er naast de inhoudelijke afspraken nu ook expliciet afspraken met betrekking tot financiën worden opgenomen.
De afdeling GEO zal worden geïntegreerd binnen het GBD. Deloitte adviseert om het versienummer en de Als gevolg hiervan worden de AO/IB gewijzigd. Het advies e datum van vaststelling voor elke van Deloitte zal hierin worden opgenomen. Dit zal in het 2 procedurebeschrijving vast te leggen. kwartaal 2013 worden opgepakt.
Deloitte adviseert om het mandaatbesluit aan te passen.
Door Deloitte wordt geadviseerd om bij de jaarverantwoording na te gaan in hoeverre de verschillen gevolgen kunnen hebben voor de omvang van de belastingopbrengsten over 2012, inclusief de raming nog op te leggen. De onderbouwing van de berekening zal door Deloitte bij de eindcontrole worden gecontroleerd.
Mandaatbesluit moet worden aangepast. Wordt meegenomen bij de overige wijzigingen als gevolg van de integratie met de afdeling Geo. Dit zal opgepakt worden in e e het 2 kwartaal van 2013 en naar verwachting afgerond in 3 kwartaal. GBD levert bij de Buraps aan de gemeenten altijd een onderbouwd advies over het al dan niet bijstellen van de e begroting (opbrengstprognoses). De realisatie wijkt in de 2 Burap altijd af van de raming. Enerzijds vanwege het moment van rapporteren (jaar is nog niet voorbij) en ten tweede omdat een deel van de opbrengst eerst één of twee jaar later kan worden opgelegd. Vanzelfsprekend is de onderbouwing van eventuele afwijkingen of geprognosticeerde afwijkingen onderdeel van de controle.
8
