Notulen van de vergadering van de Auditcommissie d.d. 14 mei, in het voormalige gemeentehuis te Varsseveld.
Aanwezig:
Dhr. P. van de Wardt, voorzitter Dhr. A.H. Jolink, plv. griffier
De leden:
Dhr. H. Schreurs, CDA Dhr. J.H. van Bergen, CDA Dhr. J.B.H. Rutjes, PvdA Dhr. G.Th. Colenbrander, Lokaal Belang GVS Mw. W.M. Nijhof-Groen, Lokaal Belang GVS Dhr. J.M.H.W. Sluiter VVD, Dhr. H. Bruins, VVD
Voorts aanwezig:
Dhr. G.A. van Balveren, wethouder Lokaal Belang GVS Dhr. J. Jansen, adjunct-directeur e Mw. S. Koster, 1 medewerkster afdeling PIF Dhr. M.J.C.M. Bekker Regio Achterhoek, Deloitte Accountants B.V. Dhr. Van Arkel, Deloitte Accountants B.V. Mw. M.J.E. Wassink-Greven, notuliste
1. Opening. De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. De voorzitter heet in het bijzonder de heer Bekker en de heer Van Arkel van harte welkom. De heer Bekker zal een toelichting geven op het conceptrapport van bevindingen bij de accountantscontrole 2007. 2. Behandeling jaarstukken 2007. - Toelichting door accountant van zijn bevindingen m.b.t. de jaarrekening (doelmatigheid en rechtmatigheid); - Gelegenheid tot het stellen van vragen. De heer Bekker zegt dat de controle een goedkeurende verklaring oplevert, zowel qua getrouwheid als qua rechtmatigheid. Spreker licht de rapportage in hoofdlijnen toe. Voor de goedkeurende verklaring is in de afgelopen periode behoorlijk veel werk verzet, met name voor de ‘verbijzonderde interne controle’. Spreker heeft het college geadviseerd om de verbijzonderde controles al eerder in het jaar te laten plaatsvinden. Zo kunnen betere sturingsmogelijkheden worden gerealiseerd. Daarop zal dit jaar worden ingestoken. In de rapportage is aangegeven dat er een correctie is doorgevoerd. De correctie is als erratum bij het jaarverslag gevoegd. De correctie is gebeurd op grond van verslagleggingstechnische redenen. Er verandert niets qua budgettaire consequenties. Alleen de wijze waarop het plaatsvindt verandert, doordat het verkoopresultaat niet rechtstreeks in mindering wordt gebracht op de investering maar naar een bestemmingsreserve gaat, waarvan naar evenredigheid vrijval ten gunste van de exploitatie zal plaatsvinden, zodat uiteindelijk de kapitaallasten daardoor weer worden gecompenseerd en gedempt zoals dat oorspronkelijk de bedoeling was.
Begrotingsrechtmatigheid.
Notulen Auditcommissie
14 mei 2008
1
Hier heeft de gemeente in de jaarrekening/het jaarverslag een afzonderlijk hoofdstuk voor opgenomen waarin de overschrijdingen worden weergegeven en waarin ze ook worden geanalyseerd en toegelicht. Mede naar aanleiding daarvan komt de accountant tot de conclusie dat er weliswaar een aantal overschrijdingen is op een aantal programma’s, maar dat die zich niet kwalificeren als onrechtmatig om als zodanig meegenomen te worden in het accountantsoordeel. Deze worden óf direct gedekt uit direct daaraan gerelateerde inkomsten of de overschrijdingen hebben binnen het raadsbeleid plaatsgevonden. Voor de totstandkoming van de jaarrekening gebeurt er heel veel. De wijze van weergeven van kosten en opbrengsten in de jaarrekening wordt in belangrijke mate beïnvloed door de kwaliteit van de bedrijfsvoering. De accountant vindt de bedrijfsvoering en het planning- en controlinstrumentarium uitermate belangrijk en besteedt daar vooral tijdens de tussentijdse controle aandacht aan. De bevindingen worden opgenomen in de managementletter, die wordt aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders. De hoofdlijnen daarvan worden in deze accountantsrapportage opgenomen, zodat de raad kennis kan nemen van de stand van zaken. Het is duidelijk te zien dat de gemeente op het gebied van bedrijfsvoering het afgelopen jaar duidelijk vooruitgang heeft geboekt. Het resultaat daarvan is vaak terug te vinden in de jaarrekening. Met betrekking tot ‘fouten” is een aantal zaken gecorrigeerd. Spreker zegt dat een ‘fout’ een kwestie is van interpretatie van de verslaggevingsregels. Uiteraard zijn er op het gebied van de bedrijfsvoering de nodige aandachtspunten aan te geven. Deze punten zijn uitgebreid besproken met het college en het management. De accountant heeft geadviseerd om de gerapporteerde zaken en de zaken die uit eigen onderzoek naar voren zijn gekomen – zoals de verbijzonderde interne controles - op te nemen in een soort actieplan. Dit actieplan kan als managementinstrument worden gehanteerd, zodat beredeneerd kan worden aangegeven wat de bevindingen zijn, welke bevindingen concreet zullen worden aangepakt, wanneer het resultaat wordt verwacht en wie daarvoor verantwoordelijk is. Zo wordt het minder vrijblijvend en het kan dienen als instrument om te bewaken of de voortgang op schema ligt of achterloopt. Het college zal dit advies overnemen en in 2008 invoeren. De VVD vraagt of de aanbevelingen passen in de lijn van voorgaande jaren of dat het nieuwe aanbevelingen zijn. Hoe is de relatie? De heer Bekker antwoordt dat het aanbevelingen zijn die enerzijds passen in de lijn van de aanbevelingen van voorgaande jaren en anderzijds zijn ze ook nieuw. Als de bedrijfsvoering op een hoger niveau komt, dan betekent dat dat nog niet alles is gedaan wat de accountant enkele jaren geleden heeft geadviseerd, maar dat wel veel zaken al zijn gerealiseerd. Sommige zaken moeten nog worden opgepakt. Ook als zaken zijn gerealiseerd, zijn er steeds zaken die ook kunnen worden gedaan. Dat betekent wel dat de aard van de adviezen verandert. In het begin betreft het vaak basale zaken die niet goed gaan. De adviezen die daarna komen liggen op een hoger niveau. Het is belangrijk dat de gemeente zich op het gebied van de bedrijfsvoering zelf ook heel nadrukkelijk afvraagt welk niveau zij eigenlijk nastreeft. Het is mogelijk om alles zodanig te regelen, dat er niets fout kan gaan. Men kan zich afvragen of het wenselijk is om een organisatie te hebben waar niets fout gaat. Als duidelijk is welk niveau men wenst, is het voor de accountant gemakkelijker om daarover te rapporteren. De adviezen liggen dus enerzijds in lijn met een aantal zaken die een aantal jaren geleden zijn gedaan. De aard van de adviezen komt op een steeds hoger niveau te liggen. De gemeente werkt in een dynamische omgeving waar veel verandert, vooral op het gebied van de wet- en regelgeving. Het bedrijf en de bedrijfsvoering moeten daarom continu aan de gewijzigde omstandigheden worden aangepast. Geconcludeerd kan worden dat stilstand achteruitgang betekent. De rechtmatigheidscontrole heeft in een relatief laat stadium plaatsgevonden. De controle is wel goed uitgevoerd en vooral goed gedocumenteerd. Deze inspanning heeft geleid tot een goedkeurende verklaring voor 2007 op het gebied van rechtmatigheid. Het dient ook als bouwstenen om het beheersingsniveau op het gebied van rechtmatigheid naar een hoger niveau te tillen. Het zou goed zijn om de onderzoeken op meerdere momenten in het jaar uit te voeren, om zo bijsturingsmogelijkheden te hebben. Deze onderzoeken zouden niet het karakter van een vangnet moeten hebben. Het zou eigenlijk procesmatig moeten worden ingestoken, omdat zo behalve aan juistheids-, volledigheids- en rechtmatigheidsaspecten ook meer aandacht kan worden besteed aan doelmatigheidsaspecten. Daarmee kan de gemeente veel winnen. De accountant is van mening dat daar voor de komende jaren op zou moeten worden gefocused.
Jaarverslag en verantwoording.
Notulen Auditcommissie
14 mei 2008
2
Hier gaat het enerzijds over het geld en anderzijds over prestaties, te realiseren effecten, begroting, jaarrekening, jaarverslag. Dat zijn voor het college belangrijke documenten om invulling te geven aan hun rol. Wat betreft de informatiewaarde van het jaarverslag wordt stap voor stap vooruitgang geboekt. Een aantal zaken is gerealiseerd, ook op het gebied van definiëren en terugrapporteren over de prestatie-indicatoren. De jaarrekening volgt de begroting, dus zodra in de begroting vooruitgang wordt gerealiseerd, zal dat terug te vinden zijn in de jaarrekening en het jaarverslag. Spreker adviseert om door te gaan op de ingezette lijn. Besluit begroting en verantwoording. De verslaggevingsregels waar gemeenten zich aan moeten houden veranderen elk jaar. De ‘stellige uitspraken’ van 2007 zijn in de controle betrokken. De conclusie is dat de gemeente zich er aan gehouden heeft. Ook voor 2008 zijn er weer een aantal wijzigingen. Met het college en het management zal worden afgesproken om al in een vroeg stadium de gevolgen daarvan te bespreken en hoe dat op een zo praktisch mogelijke manier kan worden opgelost. Spreker wijst op de verandering ten aanzien van middelen van derden, zoals het Rijk, die gemeenten krijgen met een soort bestedingsklem. Deze werden voorheen verwantwoord onder de voorzieningen, dit wordt met ingang van het verslagjaar 2008 verantwoord onder de ‘vooruit ontvangen bedragen’. Bij bijvoorbeeld het rioleringsplan is vaak sprake van een gemengd karakter. Enerzijds zijn daarin opgenomen de geraamde onderhoudslasten en anderzijds de geraamde vervangingsinvesteringen. De consequentie is dat onderhoudslasten eigenlijk in een voorziening thuishoren. Dit is vreemd vermogen, het onderhoud moet worden gepleegd. Vervangingsinvesteringen zijn investeringen; als daarvoor geld wordt gereserveerd, hoort dat thuis onder ‘bestemmingsreserves’. Bestemmingsreserves behoren bij ‘eigen vermogen’. Het is belangrijk om dit zo aan te geven om te weten wat onder vreemd vermogen en eigen vermogen valt. Het is eveneens belangrijk te weten dat het college primair gaat over de voorzieningen en dat de raad primair gaat over de reserves. In het kader van het budgetrecht is het belangrijk om dat onderscheid aan te brengen. Deze zaken staan voor 2008 op de rol. Hierover zal met de organisatie goed overleg worden gevoerd om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen. Single information - single audit – SIZA. Dit is in 2007 nogmaals uitgebreid. Vorig jaar waren er 29 regelingen die daarvoor in aanmerking zouden komen, dit jaar zijn dat er 80. SIZA heeft als doel om administratieve lastendruk en bureaucratie te voorkomen. Dat betekent dat de gemeente niet voor elke subsidie een afzonderlijke verantwoording hoeft op te stellen en deze te laten controleren door de accountant. Dat gebeurt in één keer bij de jaarrekening. De gemeente legt verantwoording af door middel van de bijlage. De accountant heeft de genoemde regelingen gecontroleerd. De conclusie is dat dat goed is gegaan en dat, rekening houdend met de rapporteringstolerantie, daarover niets behoeft te worden gerapporteerd. Op dit vlak heeft de gemeente het dit jaar goed gedaan. Resultaatontwikkeling. Er is een fors resultaat gerealiseerd. Op verzoek van mevrouw Koster zijn de bedragen in tact gelaten en is geen rekening gehouden met de correctie van € 517.000,--. De correctie heeft als effect dat het resultaat vóór de resultaatbestemming, zonder dat rekening is gehouden met mutatie en reserves met € 500.000,-- , hoger is geworden. Uiteindelijk, omdat de raad al heeft besloten om dat geld in te zetten voor demping van de kapitaallasten van het gemeentehuis, heeft het geen effect op het resultaat ná het resultaat. Dit zal in het definitieve rapport worden aangegeven en er zal worden verwezen naar het erratum in de jaarrekening. Op basis van de oude cijfers was er een resultaat voordeling vóór resultaatbestemming van ruim 5 miljoen euro. De raad heeft besluiten genomen waardoor er per saldo 3,7 miljoen euro al aan de reserves was toegevoegd. Er was al 1,7 miljoen onttrokken, zodat er nu een voorstel voor resultaatbestemming aan de raad wordt voorgelegd van 3 miljoen euro. Daarover moet de raad nog een besluit nemen. Het CDA vraagt of de 3,7 miljoen euro toevoeging en de onttrekking van 1,7 miljoen euro – per saldo ongeveer 2 miljoen euro – plus de 3 miljoen euro het bedrag is waaraan de raad zijn goedkeuring moet geven. Dit is het resultaat vóór bestemming. Wat daarna komt, plus de 3 miljoen euro die voorgesteld wordt om die als zodanig te bestemmen, daarover moet de raad nog beslissen. De heer Bekker antwoordt dat het wat genuanceerder ligt. Er is een voorresultaatbestemming van 5,1 miljoen euro. Er zijn mutaties in reserves – toevoegingen en onttrekkingen – waarover de raad al een besluit genomen heeft. Die worden via de 980-functie verantwoord. Daarover hoeft de raad niet nog een keer een besluit over te nemen. Het CDA vraagt of dit gebeurt op basis van eerdere raadsbesluiten. De heer Bekker antwoordt bevestigend. Nu resteert een bedrag van 3 miljoen euro waarover de raad een besluit moet nemen.
Notulen Auditcommissie
14 mei 2008
3
Wethouder Van Balveren zegt dat 2,5 miljoen euro bestemd is bij raadsbesluit. De PvdA stelt dat er sprake moet zijn van voortschrijdend inzicht als op een raadsbesluit wordt teruggekomen. De correcties kunnen worden gedaan binnen de 3 miljoen euro die nog moet worden bestemd. De heer Bekker zegt dat de raad de vrijheid heeft om besluiten terug te draaien. De raad gaat namelijk over de reserves. Volgens de regels heeft de raad besluiten genomen ten aanzien van dotaties en onttrekkingen aan reserves, die als zodanig zijn verwerkt in de jaarrekening. Dat is getoetst. Over het resterende bedrag van 3 miljoen euro moet de raad nog een besluit nemen. De VVD heeft de indruk dat de heer Van Bergen vraagt of hierover een besluit is genomen. Spreker stelt vast dat het CDA dit niet ter discussie stelt. De PvdA is van mening dat dit een goede mogelijkheid is om de reserves gezond te houden. De heer Bekker zegt dat ten aanzien van de financiële positie is ingegaan op de financiële structuur. Het is belangrijk dat er een goede verhouding is wat betreft de financiering van de diverse activa. Het is regel dat de vaste activa in principe ook gefinancierd moeten zijn door langlopende middelen. De gemeente voldoet daar ruimschoots aan. Weerstandsvermogen. Wat betreft risicomanagement heeft de gemeente nog een weg te gaan. Vooralsnog blijkt uit de paragraaf weerstandsvermogen dat de risico’s die worden afgezet tegen de weerstandscapaciteit, dat er vooralsnog voldoende weerstandscapaciteit is om de risico’s te kunnen opvangen, zodat onverwachte financiële tegenvallers niet snel invloed zullen hebben op de wijze van bedrijfsvoering. Wat dat betreft heeft de gemeente nog voldoende vlees op de botten. Desondanks is de gemeente onderhevig is aan risico. Het blijft dus belangrijk om alert te blijven. Op dat vlak is het instrumentarium voor planning en control goed in te richten. Grondexploitatie. Hier komen vaak revenuen uit die voor andere doelen kunnen worden ingezet. Er is beoordeeld of de kostprijsopzetten actueel genoeg zijn, of voorzieningen zijn getroffen als ze moesten worden getroffen en hoe de resultaatontwikkeling is. Dat ziet er positief uit. In 2007 is een voordeel genomen uit de grondexploitatie van ruim € 900.000,--. Daar zit nog een winstpotentie in van tussen 1,5 en 2 miljoen euro. Hier zijn geen bijzonderheden. Balans, post reserves en voorzieningen. Hier zijn de nieuwe bestemmingsreserves die middels raadsbesluiten zijn gevormd, beschreven en aangehaald. De reserves die hier genoemd staan maken onderdeel uit van de dotaties op de voorgaande bladzijde. De accountant toetst iedere mutatie die als zodanig is verantwoord en waaraan een raadsbesluit ten grondslag moet liggen, of het is als zodanig in de begroting of in een begrotingswijziging opgenomen. M.b.t. de voorzieningen staat in de paragraaf verslaggevingsvoorschriften staat dat het belangrijk is dat als de gemeente onderhoud als voorziening heeft, daar een concreet actueel beheersplan onder ligt. Als dat niet zo is moet de voorziening verplicht vrijvallen ten gunste van het resultaat en daarna eventueel aan een reserve worden toegevoegd, maar het mag zich dan niet meer kwalificeren als een voorziening. Dat is belangrijk voor het onderscheid tussen reserves en voorzieningen, namelijk eigen vermogen en vreemd vermogen, het geeft een indicatie van de financiële positie van de gemeente. Anderzijds is daarmee ook het budgetrecht gediend is. Als er nl. gelden in een voorziening zitten waar geen onderbouwing onder ligt, dan zijn die gelden in het algemeen buiten het zicht van de raad om zouden kunnen worden aangewend voor zaken waar de raad geen besluit over heeft genomen. Als er een concreet beheersplan is, ligt het anders. Dat is een van de redenen waarom de regels hier zijn aangescherpt. In de bijlage van SIZA staan streepjes, hetgeen betekent dat er geen sprake is van rapporteringswaardige feiten. Het CDA vraagt op welke wijze de raad zou moeten worden geïnformeerd over de financiële voortgang van de projecten. Informatie in het programma I waarin een aantal grote projecten dat deel uitmaakt van OWN 2020 zijn opgenomen en de toelichtingen op de investeringen ontbreken. De gemeente heeft een groot aantal langdurige risicolopende projecten, die dwars door de begroting heen lopen. Spreker vraagt naar de mening van de accountant. Het CDA mist een stuk verantwoording over de stand van zaken ten aanzien van de budgetten. Waar lopen we uit de pas? Dat geldt ook voor budgettair neutrale projecten. Waar worden grote risico’s gelopen en zijn die voldoende afgedekt? In het algemeen is het CDA van mening dat er te weinig toezicht is op het verloop van de kredieten. Sluiten deze daarbij aan? Daarmee worden de andere investeringskredieten bedoeld. Hierin bestaan grote risico’s. Op welke wijze heeft de accountant het risicobeheer gecontroleerd? Elders in de jaarrekening wordt aangegeven dat het risicobeheer nog niet op orde is. De heer Bekker ondersteunt het punt van de heer Van Bergen. In het algemeen kan bij gemeenten
Notulen Auditcommissie
14 mei 2008
4
worden geconstateerd dat de focus, ook vanuit de raad, veelal ligt op de jaarlijkse exploitatiebegroting. Daarmee wordt het jaarlijkse beleid gemaakt. Bij investeringen is het vaak wat moeilijk te overzien, dat loopt door een aantal jaren heen. Spreker is van mening dat in het algemeen bij gemeenten de aandacht vanuit de raad voor investeringen en grondexploitatie veel te gering is. Daar is namelijk veel geld mee gemoeid. Het is belangrijk dat de raad zich daarover goed laat informeren. Niet alleen in de jaarrekening of het jaarverslag, maar vooral ook tussentijds. Spreker ziet te weinig dat in bestuurlijke rapportages een paragraaf is opgenomen waarin wordt ingegaan op de voortgang rondom investeringsprojecten en de voortgang rond de grondexploitatie. Spreker vindt dat jammer, omdat het om flinke bedragen gaat en de gemeente loopt enorme risico’s. Vooral bij de grondexploitatie is er sprake van flinke revenuen en de risico’s die er zijn m.b.t. de grondexploitatie hebben niet alleen betrekking op de complexen die verliezen opleveren c.q. waar een voorziening voor zou moeten worden getroffen. Er bestaat ook het risico dat er een verwachting is dat er een belangrijk voordeel uit komt, daar min of meer al een claim op wordt gelegd en dat uiteindelijk blijkt dat het lager uitvalt. Dat heeft vaak grote financiële, budgettaire consequenties. Spreker zou graag zien dat gemeenten daar meer aandacht aan besteden in het jaarverslag en in de tussentijdse berichtgeving. Er wordt vaak vergeten dat als het gaat over begrotingsrechtmatigheid, het enerzijds gaat over mogelijke overschrijdingen op het gebied van lasten – lasten die in de jaarlijkse exploitatie zijn opgenomen – en anderzijds over overschrijdingen in de zin van uitgaven. Bij de uitgaven gaat het om investeringen. Ook daar zou de aandacht groter moeten zijn. De raad zou zich daarover uitdrukkelijker moeten willen laten rapporteren. Bij veel gemeenten ontstaat hiervoor een vorm waarin wordt gerapporteerd aan de raad in de gevallen van uitzonderingen of afwijkingen. Dat betekent dat de raad niet over elk project gerapporteerd hoeft te worden. Een eenvoudige vorm daarvoor is een gekleurde statistiek. Lokaal Belang GVS zegt dat in de vml. gemeente Gendringen de raad een paar keer per jaar door middel van een A-4 over de stand van zaken werd geïnformeerd. Het CDA antwoordt dat die informatie bedoeld is als een signaalcontrole, waarbij alleen wordt gerapporteerd over afwijkingen. Het is goed om daar tussentijds verantwoording over af te leggen. Een A-4 zou voldoende kunnen zijn. De fractie zegt dat dit letterlijk is opgenomen in het artikel 212 van de verordening dat dit zou moeten. De PvdA stelt dat de organisatie voor deze rapportage zorgt. Spreker vraagt het college op welke wijze daaraan kan worden voldaan. De heer Bekker licht toe dat in de managementletter bij grondexploitatie aandacht is besteed aan het belang van tussentijdse informatievoorziening. Er is vastgesteld dat er actuele kostprijscalculaties zijn t.a.v. de grondexploitatie. Het is belangrijk dat die er zijn. Vervolgens zal van daaruit moeten worden gewerkt aan het informeren van de raad op het juiste niveau. Op die manier kan op basis van de aanwezige informatie de raad worden geïnformeerd. Daar zou de komende tijd meer nadruk op moeten worden gelegd. Het is inderdaad zo dat de adviezen van de accountant gaan veranderen. Tot nu toe waren de adviezen gericht op het goed onderbrengen van de jaarlijkse lasten en opbrengsten in de jaarrekening. Nu verschuift het advies naar een ander niveau, het gaat over grotere investeringsprojecten. Daarover zal nu meer worden gerapporteerd. Er is al veel voorhanden maar het moet nu nog worden vervat in bestuurlijke rapportages en jaarverslagen aan de raad. Lokaal Belang GVS vraagt of dat via de Berap kan. De heer Jansen zegt dat de bedrijfsvoering een voortschrijdend proces is. Spreker is blij dat er goed grip is op de exploitatie. Bij de vaststelling van de begroting voor 2008 is besloten om enkele gaten te dichten. De investering daarvoor is achter de rug. Het overzicht zal worden meegenomen in de productenrealisatie; die komt na de programmaverantwoording. Het is mogelijk om een rapportage uit te brengen met een signaalfunctie. Over de vorm kan nader van gedachten worden gewisseld. Het huidige overzicht roept geen onrust op. Vanaf pag. 114 is er een overzicht grondzaken. Daarin worden alle exploitaties van het afgelopen jaar doorgenomen. Daarin worden de risico’s genoemd. Samen met een planeconoom is gekeken naar de kwaliteit van een aantal zaken. Op dit moment is er een gesprek gaande om meer grip te krijgen op de grondexploitatie. De PvdA is van mening dat met de productbegroting teveel de diepte in wordt gegaan. De raad wil besturen op hoofdlijnen. De fractie was juist benieuwd naar de manier waarop de afwijkingen worden gerapporteerd. De fractie zou graag zien dat er op korte termijn iets op tafel komt over hoe wordt omgegaan met de normale investeringen en met OWN 2020. De heer Jansen zegt dat het overzicht van de investeringen helemaal klaar is. Zoals afgesproken
Notulen Auditcommissie
14 mei 2008
5
wordt het in de productenrealisatie voor het college opgenomen. Dat zegt niets over hoe het college wil en kan rapporteren aan de raad. Spreker zegt dat de raad niet zal worden lastiggevallen met de productenrealisatie. Qua bedrijfsvoering is er nu schoon schip gemaakt. De PvdA zegt dat de raad praktische informatie wenst op een manier die voor de organisatie praktisch goed realiseerbaar is. Het moet zowel voor de raad als voor het college werkbaar zijn. Uit de woorden van de heer Van Bergen proeft spreker dat het ieders verantwoordelijkheid is en spreker sluit zich daarbij aan. De heer Jansen zegt dat er nu een compleet overzicht is. Bij de investeringen zijn alle investeringen van de grote projecten opgenomen. De heer Bekker licht toe dat er bij investeringen en grondexploitatie twee zaken van belang zijn. Heeft de gemeente inzicht in de situatie? Hoe wordt vervolgens over dat inzicht gerapporteerd en geïnformeerd? De eerste vraag is het belangrijkst. Zonder een goed inzicht is er geen goede rapportage mogelijk. Nu gaat het om de vorm van rapporteren aan de raad. Daar is sprake van een wederzijdse verantwoordelijkheid. Enerzijds de verantwoordelijkheid van de organisatie en het college om de raad daarover te informeren in de vorm van rapportages. Anderzijds heeft de raad de verantwoordelijkheid om daarover geïnformeerd te willen worden. De ervaring leert dat raad en college moeten zoeken naar een geschikte vorm voor de rapportage. De voorzitter stelt vast dat deze rapportage een actiepunt moet worden en moet worden uitgezet in de tijd. De heer Jansen stelt voor om na het zomerreces te overleggen over de vorm van de rapportage. Wethouder Van Balveren zegt dat een voorselectie is ontvangen van alle inmiddels afgesloten kredieten. Daarvan komt een rapportage die in september/oktober verwacht mag worden. Daarmee heeft de raad ruim voor de behandeling van de begroting inzicht in de situatie. M.b.t. de claims op de toekomstige winsten op de grond zegt spreker dat het momenteel alleen de opbrengst betreft van de Essenkampschool. Er liggen momenteel geen claims op gronden. De PvdA ziet meer heil in het maken van een structurele afspraak. De heer Jansen licht toe om na het zomerreces de wijze van communicatie te bespreken. Het CDA stelt vast dat de rapportage zal worden opgenomen in de structuur van de Berap. De heer Jansen antwoordt bevestigend. Het CDA geeft als tip dat er een handreiking informeren raadsleden bestaat. Deze kan gratis worden gedownload via www.minfin.nl. . De VVD stelt vast dat het CDA enigszins de draad kwijt is met betrekking tot de majeure projecten. In het verleden hebben zowel Lokaal Belang GVS als de VVD gehamerd op de vraag waarom het niet op die manier gebeurt. Daarvoor was toen geen meerderheid, anders was de opzet al anders geweest. De fractie vraagt wat de accountant vindt van het forse resultaat en van de manier waarop dat is behaald. Spreker vraagt tevens naar de mening van de accountant over de brief van de Provincie m.b.t. de eerste begrotingswijziging 2008. Wethouder Van Balveren licht toe dat de begrotingswijziging voortkwam uit de gecalculeerde hoogte van de salarissen en het aantal woningen. Nu er een positief resultaat is van 3 miljoen euro lijkt het vreemd dat er eerst een bijsturing heeft plaatsgevonden van € 600.000,--. Dat raadsbesluit is genomen in februari. De accountant heeft slechts de rekening van 2007 gecontroleerd. De heer Bekker zegt dat de accountant van mening is dat de analyse van de afwijkingen adequaat is. Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd m.b.t. de begroting. Substantiële afwijkingen zijn gedurende het jaar goed gevolgd, gerapporteerd en bij de raad onder de aandacht gebracht. Het is uitermate belangrijk om gedurende het jaar de ontwikkelingen in de financiën goed inzichtelijk te maken in de managementrapportages, daarmee wordt het opstellen van de jaarrekening makkelijk. Naarmate het instrumentarium voor planning en control beter wordt, zullen de verrassingen en hun omvang afnemen. In de analyse van de jaarrekeningresultaat vindt spreker het heel belangrijk dat behalve de oorzaak ook wordt aangegeven of het een incidentele danwel structurele afwijking betreft. Wat wordt er met een structurele afwijking gedaan? Deze moet in de volgende begroting worden opgenomen. De kwaliteit van planning en control is afhankelijk van de mate waarin de gemeente in staat is om die analyses uit te voeren en dus tijdig ook structurele resultaatafwijkingen op te nemen in een meerjarenperspectief. Zo zullen de resultaatafwijkingen steeds kleiner worden en krijgt de gemeente steeds beter zicht op de ontwikkeling ervan. Het positieve gevolg ervan is dat naarmate het planning- en controlinstrumentarium naar een hoger niveau gaat, er minder weerstandscapaciteit nodig is. Als het instrumentarium nog niet van een niveau is dat alle zaken goed inzichtelijk zijn, moet rekening worden gehouden met het feit dat zich iets onverwachts voordoet en dat er geld op de plank moet liggen om de tegenvallers op te kunnen vangen. Als de zaak beter inzichtelijk is, kan met minder weerstandscapaciteit worden volstaan.
Notulen Auditcommissie
14 mei 2008
6
Bij gemeenten komt vaak onderuitputting op de kapitaallasten voor. In een enkel jaar is dat geen ramp. Als het elk jaar het geval is, dan is een belangrijke oorzaak vaak dat een gemeente te ambitieus is. Er wordt dan geen of onvoldoende rekening gehouden met de beperkingen vanuit de eigen beschikbare capaciteit, de externe capaciteit – aannemers, leveranciers – en de stroperigheid van vergunningen die vaak een belangrijke rem zijn op de snelheid waarmee grote investeringsprojecten kunnen worden uitgevoerd. Dat betekent dat investeringen later worden gerealiseerd en dat – als daar onvoldoende rekening mee wordt gehouden – de exploitatie jaarlijks teveel mee wordt belast met kapitaallasten. Het gaat dan vaak om enorme bedragen. De verschillen die er zijn, worden in het jaarverslag goed geanalyseerd. Het verdient aanbeveling om nog meer dan nu uit te zoeken of het een structurele oorzaak heeft en in hoever de gemeente in staat is om daar snel genoeg rekening mee te houden in toekomstgerichte informatie. M.b.t. de structurele resultaatafwijking zegt spreker dat dit moet worden opgenomen in de begroting en in de meerjarenbegroting. Daarvan is het positieve effect dat de jaarrekening een wat ander karakter en doel krijgt. Nu wordt de jaarrekening nog vaak gezien als een verantwoordingsdocument. Als men op die manier naar de jaarrekening kijkt en er op een adequate manier inzicht geeft in hoeverre er structurele afwijkingen zijn, dan krijgt de jaarrekening een veel dynamischer in de planning- en control-proces. Dan is het behalve een verantwoordingsdocument ook een springplank naar de toekomst en dan zal de jaarrekening, die vaak een ondergeschoven kindje is, een andere waarde krijgen. De waarde neemt toe. De heer Jansen licht toe dat in het jaarverslag de grondexploitatie zowel de begrote winstneming als de gerealiseerde te zien is. m.b.t. de planning- en controlcyclus wil het college voor 2009 van tevoren de uren voor investeringen meebegroten op reële basis. Wethouder Van Balveren zegt dat de onderuitputting was begroot op € 250.000,-- en is uitgekomen op € 157.000,--. Daarmee is de onderuitputting al behoorlijk aan het inlopen. Voor dit jaar is geen onderuitputting opgenomen. De heer Bekker vraagt of de winstneming in de grondexploitatie was begroot. De heer Jansen antwoordt dat die groter was begroot. De heer Bekker zegt dat dit een euvel is in veel gemeentelijke jaarrekeningen. Dat betekent in het algemeen dat de gemeenteraden er dichter op gaan zitten. Vaak worden voordelen die in de grondexploitatie tussentijds worden gerealiseerd, niet als zodanig zijn begroot. Vaak gaat het om enorme bedragen die niet in een Berap aan de raad zijn gemeld. De raad wordt er dan niet eerder mee geconfronteerd dan wanneer het jaarverslag op tafel ligt. Spreker adviseert om deze zaken tussentijds op te nemen in de Beraps, zodat de raad tijdig wordt geïnformeerd. Lokaal Belang GVS vraagt hoe de heer Bekker aankijkt tegen te ambitie om qua inwoneraantal te willen groeien. De groei wordt steeds meegenomen in de meerjarenbegroting. Hoe kan de raad hier verstandig op de rem trappen? De heer Bekker antwoordt dat gemeenten over het algemeen ambitieuze groeidoelstellingen hebben. Men moet echter wel realistisch zijn. Wethouder Van Balveren zegt dat in de voorjaarsnota zeer nauwkeurig wordt aangegeven hoe de woningen voor 2009 zijn gepland. Daarbij is de factor ‘demografische ontwikkeling’ meegenomen De PvdA zegt m.b.t. erfpacht dat hiervoor een klein bedrag is opgenomen. Er is een landelijke discussie gaande over het te gelde maken van de erfpacht. De fractie vraagt naar de mening van de heer Bekker. De heer Bekker antwoordt dat dat een afweging is die de gemeente zelf moet maken. Behalve de financiën kunnen er ook andere aspecten zijn waarom een gemeente aan erfpacht doet. 3. Sluiting. De voorzitter bedankt de heer Bekker en de heer Van Arkel voor hun toelichting en de beantwoording van de vragen. Spreker bedankt eveneens de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om 21.20 uur.
Notulen Auditcommissie
14 mei 2008
7
Aldus opgemaakt en vastgesteld in de vergadering van 11 juni 2008.
de plv. griffier,
de voorzitter,
A.H. Jolink
P. van de Wardt
MW./14-05-2008
Notulen Auditcommissie
14 mei 2008
8
