Van B tot Z De beleving van de huisvesting van het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag geëvalueerd L. Groot, ir. L.E.M. Mascini & ir. L. Volker Center for People and Buildings, Delft - februari 2005
Samenvatting Onderzoeksopzet Dit rapport beschrijft de resultaten van een evaluatief onderzoek naar de beleving van de huisvesting van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa). BuZa is een ministerie dat het buitenlandse beleid coördineert en uitvoert. Het is de spil in communicatie tussen de Nederlandse regering, de regeringen van andere landen en internationale organisaties. Niet iedereen van BuZa werkt dan ook in Nederland. Ruim één derde van de medewerkers werkt in Den Haag in het hoofdgebouw of in Boschlust. In verband met de vervanging van de klimaatinstallatie in het hoofdgebouw in 2006 en verder, heeft de departementale leiding het idee opgevat om de gehele huisvesting te evalueren. Deze evaluatie dient als input voor een nieuw te ontwikkeling huisvestingsbeleid en wordt over een aantal jaar gekoppeld aan een nameting. Op deze wijze kunnen de effecten van de veranderingen in de huisvesting op een verantwoorde wijze worden gemeten. De evaluaties worden uitgevoerd met het Werkomgevingsdiagnose-instrument (WODI), ontwikkeld door het Center for People and Buildings. De achtergronden en doelstellingen van de huisvesting zijn door het houden van interviews en een documentenanalyse in kaart gebracht. Door middel van een schriftelijke enquête onder alle medewerkers (respons = 41%, N=951) en bezoekers (N=87) is vastgesteld hoe verschillende aspecten van de werkomgeving worden beleefd. Algemene beoordeling Hoewel de medewerkers van BuZa over twee verschillende locaties in Den Haag verspreid zijn, beoordelen zij hun organisatie en het werk ongeveer hetzelfde. De tevredenheid over de organisatie wordt beoordeeld met gemiddeld een 6,9 en het werkproces met een gemiddelde van 7,0. Dit is vrij hoog vergeleken met andere organisaties. De faciliteiten worden beoordeeld met een 6,5 gemiddeld en de ervaren arbeidsproductiviteit met gemiddeld een 6,3. Gemiddelde cijfers vergeleken met andere organisaties. De belangrijkste positieve resultaten hebben betrekking op de eigen vaste plek, de voldoende beschikbare ruimte, het meubilair en de centrale ligging. De meeste negatieve punten gaan over de slechte klimatologische omstandigheden, de kleurstelling en aankleding van het gebouw en de beperkte ruimte (een aspect dat dus zowel positief als negatief scoort) waardoor een vol en krap gevoel ontstaat. De interne communicatie wordt erg goed ondersteund maar de representativiteit naar buiten toe laat iets te wensen over.
1
Organisatie en werkproces De organisatie wordt zowel door de bezoekers als de medewerkers gezien als hiërarchisch, enigszins gesloten, formeel, traditioneel, top down, representatief en internationaal. Meer dan de helft van de tijd (59%) wordt besteed aan bureauwerk (lezen, schrijven, computeren) en de medewerkers geven aan 65% van hun tijd geconcentreerd te moeten kunnen werken. Hiertoe wordt door 31% van de medewerkers een éénpersoonskamer gebruikt en voor 22% een tweepersoonskamer. Gemiddeld zijn de medewerkers 90% op kantoor aanwezig, waarbij maandag, dinsdag en donderdag de drukste dagen zijn. Er wordt weinig thuis gewerkt. Over de collega’s, de teamgeest en de zekerheid over het werk zijn veel medewerkers tevreden. Collega’s en collegialiteit scoren hoog bij de meest positieve aspecten van de werkomgeving. Over de manier van leidinggeven en het carrièreperspectief is 30% van de medewerkers ontevreden. De inhoud en complexiteit van het werk, vrijheid in werkwijze en het informele overleg leiden tot veel tevredenheid. De inhoud van het werk, de collega’s, de arbeidsvoorwaarden en het carrièreperspectief zijn voor de meeste medewerkers belangrijker dan de fysieke werkomgeving. Veel medewerkers zeggen vertrouwelijk om te kunnen gaan met informatie op hun werkplek. Men voelt zich zeer verantwoordelijk voor het werk en over het algemeen vrij in het doen en laten. Functionaliteit en diensten De medewerkers van BuZa zijn erg tevreden over de bureaustoelen en ook het oppervlak van de werkplek is over het algemeen naar tevredenheid. Over de grootte van de werkplekken, de verstelbaarheid van het bureau, de indeling van de werkplek en de indeling van het kantoor is ongeveer 30% van de medewerkers ontevreden. Slechts 10% zegt onvoldoende op de hoogte te zijn van de verstelbaarheid van het meubilair en meer dan de helft van de medewerkers kan een comfortabele houding aannemen bij de werkzaamheden. Vooral in Boschlust is men tevreden over de aanpasbaarheid van het meubilair. Bij de meest positieve punten worden het meubilair en de beschikking over voldoende ruimte veelvuldig genoemd. Krapte rond de werkplekken komt echter ook bij de negatieve aspecten naar voren, evenals het niet kunnen verstellen van het meubilair en kleine bureaus. Waarschijnlijk is dit te verklaren doordat een deel van de medewerkers nog met het oude, moeilijk verstelbare meubilair werkt en een ander deel met geheel verstelbare nieuwe bureaus. Met betrekking tot de ruimtebeleving is een aantal punten op te merken. Het aantal medewerkers is de afgelopen jaren flink toegenomen en het ontwerp van het gebouw zorgt voor veel hoeken en kolommen waardoor er relatief veel loze ruimte ontstaat. Ruimten voor zowel formeel als informeel overleg voldoen voor meer dan de helft van de medewerkers. Er zijn geluiden dat er te weinig vergaderplekken zijn voor kleinere groepen en onvoldoende representatieve ontvangstruimte voor bezoek. Slechts 18% is ontevreden over de oriëntatie in het kantoor. Over de stellingen dat het gebouw een prettige ruimte is om in te werken en een prettige sfeer biedt, zijn de meningen verdeeld. De hoeveelheid archiefruimte is voldoende. De openingstijden van het gebouw, receptie, beveiliging en bewaking, afvalverwerking en -scheiding en lunchruimte worden erg positief gewaardeerd.
2
In Boschlust is ongeveer de helft van de medewerkers ontevreden over de postbezorging. Het reserveren van vergader- en teamruimten en het verstrekken van presentatiehulpmiddelen verloopt naar alle tevredenheid op beide locaties. Binnenklimaat Beide locaties geven ongeveer hetzelfde beeld wat de klimatologische omstandigheden betreft. Ruim 70% van de medewerkers is ontevreden tot zeer ontevreden over de ventilatie, de luchtkwaliteit en de mogelijkheden om dit zelf te regelen. Bijna 60% is ontevreden over de temperatuur. Het slechte klimaat komt ook als meest negatief aspect van de werkomgeving naar voren. De verlichting is op beide locaties goed maar in het hoofdgebouw minder goed te regelen. De toetreding van daglicht is in Boschlust voor ruim 30% van de medewerkers onvoldoende. Er is weinig overlast van de klimaatinstallatie en ook de akoestiek is in orde. Esthetiek en imago In het hoofdgebouw heerst grote ontevredenheid over het kleurgebruik in het interieur (65% ontevredenheid), de aankleding van de inrichting (52% ontevredenheid) en het materiaalgebruik (50% ontevredenheid). Over het uitzicht is de mening verdeeld, 40% tevredenheid tegenover 30% ontevredenheid. Ongeveer 40% van de medewerkers staat neutraal t.o.v. de architectuur, terwijl 40% hier ontevreden over is. In Boschlust is men beduidend positiever over de esthetiek: zowel over het materiaal, de kleur als over de aankleding en het uitzicht is ongeveer 30% ontevreden. De architectuur geeft hetzelfde beeld als het hoofdgebouw: 40% ontevredenheid. De uitstraling en kleurgebruik van het gebouw staan op de tweede plaats in het rijtje over negatieve aspecten van de huisvesting en zorgt voor negatieve reacties op de stellingen over de mate waarin het imago positief bijdraagt aan de organisatie. Slechts 12% van de medewerkers zegt trots te zijn op de werkomgeving. In de hoofdzetel is ongeveer 60% van de medewerkers het niet eens met de stellingen dat de huisvesting aantrekkelijk is voor klanten, bezoekers en sollicitanten. Het is geen goed visitekaartje voor BuZa en heeft geen voorbeeldfunctie voor andere organisaties. In Boschlust is dit beeld nog iets negatiever. De bezoekers denken er ongeveer hetzelfde over en karakteriseren de huisvesting als saai, degelijk en zakelijk. Meer dan de helft van de bezoekers zou door de sfeer en uitstraling niet in het gebouw willen werken. Psychologische aspecten Vooral in Boschlust is er grote ontevredenheid over het niet gehoord en gestoord worden (58% resp. 50% ontevredenheid) en de visuele privacy (38% ontevredenheid). Ook in het hoofdgebouw is 40% van de medewerkers ontevreden over niet gehoord en gestoord worden. Hier zijn echter geen problemen met de visuele privacy. Op beide locaties heerst er grote tevredenheid over het onderscheid in werkplekken naar status en de ruimte voor persoonlijke attributen. De inrichting werkt slechts voor 4% inspirerend en 16% van de medewerkers ervaart een prettige mate van openheid en transparantie. Slechts 20% is ontevreden over de mate van openheid en transparantie maar ruim 40% staat hier neutraal tegenover.
3
Ervaren arbeidsproductiviteit en kosten De communicatie met collega’s, leidinggevenden en externen wordt door de huisvesting goed ondersteund. Alleen op Boschlust is men niet uitgesproken positief of negatief over de communicatiemogelijkheden met externen. In het hoofdgebouw worden alle activiteiten, zoals bureauwerk, overleg en telefoneren, volgens ruim 40% van de medewerkers, naar tevredenheid ondersteund. In Boschlust vindt bijna 40% van de medewerkers dat formeel overleg niet wordt ondersteund en ook telefoneren leidt voor bijna 30% van de medewerkers tot ontevredenheid. In Boschlust heeft men ook problemen met concentreren (42% ontevreden over de ondersteuning hiervan en 30% over het geconcentreerd kunnen werken) terwijl dit in het hoofdgebouw voor 30% resp. 25% van de medewerkers geldt. In Boschlust zijn de medewerkers het minder vaak eens met de stelling dat het gebouw stimuleert tot het leveren van werk met hoge kwaliteit (50 % versus hoofdgebouw 37%). Ruim 40% is het eens met de stelling dat een transparant kantoor goed aansluit bij de werkprocessen en dat een innovatief kantoor bij de organisatie past. Dat er voldoende uitwisseling van kennis en ervaring plaats vindt en de omgeving communicatie met collega’s stimuleert, stuit op verdeeldheid van meningen. Hetzelfde geldt voor de stimulatie van de productiviteit hoewel men daar iets minder positief over is. Vast gebruik van werkplekken en het niet delen van de werkplekken sluiten volgens de medewerkers het beste aan bij de werkprocessen. Men kan veilig werken en ziekte is in de meeste gevallen volgens de medewerkers niet te wijten aan de huisvesting. Ook is de medewerkers gevraagd om een aantal vragen over kostenbewustzijn te beantwoorden. Slechts 6% van de medewerkers was op de hoogte van het feit dat de werkplek tussen de 20.000 en 25.000 euro kost. Bijna de helft van de medewerkers denkt dat de kosten lager zijn dan in het bedrijfsleven en 57% denkt dat de kosten vergelijkbaar zijn met andere ministeries. De kosten liggen volgens de NFC-index op € 12.700 per werkplek. Conclusie en reflectie Samenvattend kunnen we dit onderzoek concluderen dat de huisvesting van het ministerie van Buitenlandse Zaken op veel aspecten positief wordt gewaardeerd. Vooral de eigen werkplek, de beschikbare ruimte, het meubilair en de centrale locatie worden gewaardeerd. Tevens worden de collegialiteit, het werk zelf en de voorzieningen genoemd. Minder goed gewaardeerd worden het klimaat en het uiterlijk cq. imago van het gebouw. Ook komen er negatieve aspecten naar voren zoals te kleine en volle werkruimten en overlegruimten, viezigheid en onhandig meubilair. In vergelijking met andere organisaties scoort BuZa over het algemeen goed De waardering voor het werkproces is hoog, de waardering voor de organisatie en ondersteuning van de productiviteit en waardering van de faciliteiten gemiddeld. Het huisvestingsconcept scoort relatief laag. Deze vraag blijkt echter voor de medewerkers moeilijk te interpreteren en biedt daarom niet veel houvast. Aanbevelingen voor verder onderzoek De vervanging van de klimaatinstallatie vormt een natuurlijke aanleiding om het
4
huisvestingsconcept aan te passen aan de huidige gang van zaken. De oplossing die gekozen wordt als nieuwe klimaatinstallatie moet aansluiten bij het huisvestingsconcept. Dit geldt ook voor aanpassingen in de ICT structuur. Huisvesting en ICT zijn tegenwoordig niet meer los van elkaar te zien. Er moet meer aandacht besteed worden aan de aankleding, het kleurgebruik en representativiteit van het gebouw omdat dit een negatieve invloed heeft op het imago van BuZa. Er heerst enige ontevredenheid over de mate waarin de concentratiewerkzaamheden worden ondersteund. Oplossingenrichtingen hiervoor zijn waarschijnlijk te zoeken in het niet gehoord en gestoord worden. Op de tiende verdieping bij HDPO is een aantal jaar geleden een innovatieve pilot gestart met flexibel werken op activiteitgerelateerde plekken. Op basis van de ervaringen bij HDPO en voortschrijdend inzicht zou voor BuZa verder uitgezocht moeten worden hoe het begrip 'innovatief huisvesten' ingevuld kan worden, met of zonder gedeeld gebruik van werkplekken. Thuiswerken zou een oplossing kunnen zijn voor het creëren van meer flexibiliteit. Indien er overgegaan wordt op een nieuwe verdeling van de ruimte en de ontwikkeling van een huisvestingsconcept dat gestoeld is om het gebruik van de ruimte, verdient het aanbeveling om het daadwerkelijke gebruik van de werkplekken in kaart te brengen door middel van bezettingsgraadmetingen. Het belevingsonderzoek bood geen ruimte voor onderzoek naar de investeringskosten en exploitatiekosten van de huidige huisvesting en mogelijkheden voor kostenreductie, terwijl daaraan, o.a. vanwege de taakstelling 'inkoop huisvesting' , wel behoefte is. Het valt daarom aan te bevelen op dit terrein verder onderzoek te doen.
5
