UNIVERSITEIT GENT FACULTEIT ECONOMIE EN BEDRIJFSKUNDE ACADEMIEJAAR 2010 – 2011
De voornaamste hindernissen bij de implementatie van de boekhoudhervorming voor vzw’s: Een analyse vanuit het managementperspectief
Masterproef voorgedragen tot het bekomen van de graad van Master in de bedrijfseconomie
Stefanie Andries en Alexander Heirman onder leiding van Prof. dr. Johan Christiaens
UNIVERSITEIT GENT FACULTEIT ECONOMIE EN BEDRIJFSKUNDE ACADEMIEJAAR 2010 – 2011
De voornaamste hindernissen bij de implementatie van de boekhoudhervorming voor vzw’s: Een analyse vanuit het managementperspectief
Masterproef voorgedragen tot het bekomen van de graad van Master in de bedrijfseconomie
Stefanie Andries en Alexander Heirman onder leiding van Prof. dr. Johan Christiaens
Ondergetekenden verklaren dat de inhoud van deze masterproef mag geraadpleegd en/of gereproduceerd worden, mits bronvermelding.
STEFANIE ANDRIES en ALEXANDER HEIRMAN
I
Woord vooraf Het is niet altijd eenvoudig om met twee personen aan eenzelfde masterproef te werken. We zijn hier bijgevolg niet zonder enige twijfel aan begonnen. Maar nu, een jaar later en een afgewerkte masterproef rijker, kunnen we opgelucht adem halen. We hebben het gehaald! Het totstandkomen van deze masterproef is evenwel niet alleen onze verdienste geweest. We zouden van dit voorwoord gebruik willen maken om enkele mensen te bedanken voor hun hulp en/of steun. We willen vooreerst onze promotor prof. dr. Johan Christiaens bedanken voor het aanreiken van het onderwerp van deze masterproef en voor de richtinggevende gesprekken bij aanvang van het academiejaar. De concrete uitwerking van dit onderzoek werd evenwel begeleid door Elke Demeulenaere. Zij verdient een bijzondere dankjewel, omwille van haar uitgebreide en niet-aflatende ondersteuning, zelfs na een carrièrewending van harentwege. We hebben dit enorm weten te appreciëren. Zonder haar hulp hadden we dit dankwoord misschien nooit kunnen schrijven. Natuurlijk verdienen onze ouders een woord van dank, omdat ze ons gesteund hebben in onze keuze om verder te studeren en omdat ze het geduld hadden om ons tijdens dat jaar te blijven steunen. Ook familie en vrienden willen we hierbij vermelden, omdat ontspanning ook belangrijk is. Tot slot onze welgemeende dank aan de betrokken vzw’s en hun management, voor de waardevolle en enthousiaste medewerking aan dit onderzoek.
Stefanie & Alexander
II
INHOUDSOPGAVE Woord vooraf
II
Inhoudsopgave
III
I. Inleiding: probleemstelling & invalshoek
1
II. Management & accountancy bij vzw’s: een verhaal apart
4
1/ Management in de non-profitsector
5
1.1 Een bijzonder type organisatie: vereniging zonder winstoogmerk
6
1.2 Van filantroop naar business man: het management van een vzw
7
1.2.1 New Public Management en de invloed vanwege de overheid
7
1.2.2 De evolutie van vzw’s en de ontwikkelingen in het management
9
2/ Accountancy in de non-profitsector 2.1 Vzw’s en hun boekhouding: “Accountancy zonder winstoogmerk” 2.1.1 Vzw’s en hun boekhouding: een relatie in evolutie
11 11 12
2.2 Het belang en de toegevoegde waarde van een goede boekhouding
13
2.3 De gebrekkige kwaliteit van non-profit accounting
15
2.4 Digitalisering van de praktijk
17
3/ Integratie van management en accountancy: Management accounting 3.1 Financial accounting versus management accounting
19 19
III. Vzw’s en hun boekhouding: het leven na de boekhoudhervorming
22
1/ De nieuwe boekhoudkundige verplichtingen voor de vzw
23
III
1.1 Doel van de nieuwe vzw-wet en de voornaamste veranderingen
23
1.2 Onderscheid naar grootte: kleine, grote en zeer grote vzw’s
26
1.2.1 Het bepalen van de grootte van een vzw: de criteria
26
1.2.2 De verplichtingen voor kleine vzw’s
27
1.2.3 De verplichtingen voor grote en zeer grote vzw’s
28
1.3 Dura lex, sed lex? Sancties in het geval van nalatigheid
29
IV. Hindernissen van de boekhoudhervorming: een documentair onderzoek 31
1/ Methodologie
32
2/ Hindernissen vanuit het managementperspectief
33
2.1 Problemen i.v.m. boekhoudkundige en rapporteringsverplichtingen
33
2.2 Accountancy als een taal apart: de nood aan expertise
35
2.3 Management met cijfers: de boekhouding als bestuursinstrument
35
2.3.1 Competent management als conditio sine qua non
36
2.3.2 Decoupling : de breuk tussen management en accountancy
36
2.3.3 Het belang van de social benefits en social inputs
37
2.4 Digitalisering en accountingsoftware
38
2.5 Koken kost geld: de kostprijs van de boekhoudhervorming
39
2.5.1 Investeren in de medewerkers en software
39
2.5.2 Openbaarmakingskosten
40
2.5.3 De kostprijs van een commissaris
40
2.5.4 Vertalingskosten voor anderstalige vzw’s
40
2.5.5 Besluit: de nieuwe vzw-wet als bron van extra kosten
41
2.6. Mentaliteitskwestie
41
IV
V. Toets aan de praktijk: een bevraging van bevoorrechte getuigen
44
1/ Selectie van de vzw’s: verantwoording en methodiek
45
1.1 Verantwoording voor de keuze van vzw’s
45
1.2 Methodiek voor de selectie van vzw’s
47
2/ Ervaring aan het woord: een bevraging van bevoorrechte getuigen
49
2.1 Problemen met het voeren van een (volledige) boekhouding
49
2.2 Het balanceren tussen kleine en grote vzw
51
2.3 Extra complicaties en/of gebrek aan expertise?
51
2.4 Mentaliteitskwestie
53
2.5 Aanstellen van en werken met een bedrijfsrevisor
54
2.6 De digitalisering van de boekhouding
55
2.7 Het neerleggen van de jaarrekening
56
2.8. Aantrekken van expertise en de kostprijs
57
2.9 Het opstellen van de begroting
58
2.10 Controle op de boekhouding
59
2.11 Het management gebruik van boekhoudkundige informatie
60
2.12 Plannen voor de toekomst? Verbeterpunten en opmerkingen
63
2.13 Besluit: de boekhoudhervorming in de praktijk
65
V
VI. Algemeen besluit
67
VII. Referentielijst
73
VIII. Bijlage
1.1 Korte introductie van de vzw’s 1.2 De bevraging van de contactpersonen 1.3 Vragenlijst
VI
I. Inleiding: probleemstelling & invalshoek
1
Deze masterproef behandelt in essentie een proces van professionalisering binnen de vzw’s in Vlaanderen en de impact die dit heeft gehad op het management van deze vzw’s. Het eigenlijke vertrekpunt voor dit onderzoek is het koninklijk besluit van 2 mei 2002 betreffende verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen (K.B. 2 mei 2002). Concreet betreft het een nieuwe wettelijke regeling, waarbij in de eerste plaats de vzw’s het voorwerp waren van een diepgaande transformatie die hun structuur en werking grondig moest veranderen. Hierbij werden door de wetgever in de eerste plaats de begrippen professionalisering en transparantie voorop gesteld (VTOM nr.2, 2006; Christiaens en Vanhee, 2007). De voornoemde vzw-wet heeft in zijn geheel betrekking op verschillende facetten van de organisatie. Het omvat met name een juridisch-statutair luik, een administratief luik en tot slot ook een boekhoudkundig luik (Informatief, 2003/123). Het is precies dit boekhoudkundige aspect dat centraal zal staan in deze masterproef. Deze boekhoudhervorming komt later uiteraard nog uitgebreid aan bod, maar kort gezegd betreft het een nieuwe wettelijke regeling voor de boekhouding van vzw’s, waarbij kleine, grote en heel grote vzw’s elk aan hun specifieke regels worden onderworpen. Deze boekhoudhervorming speelde destijds in op de al te beperkte verplichtingen voor vzw’s inzake boekhouding en financiële rapportering. Sinds 1 januari 2006 is de overgangsperiode waarbinnen vzw’s zich moesten aanpassen aan de nieuwe reglementering verstreken, zoals gestipuleerd in het K.B. van 2 mei 2002. Dit impliceert dat vandaag alle vzw’s moeten beantwoorden aan deze wettelijke bepalingen inzake de te voeren boekhouding en de financiële rapportering (VZW Review nr.115, 2005). Maar is dit ook daadwerkelijk het geval? Of anders gezegd: hoe vlot is deze boekhoudkundige transformatie voor de vzw’s verlopen? Dergelijke vragen staan voorop in deze masterproef. Ze raken aan de eventuele tekortkomingen van de nieuwe vzw-wet en de moeilijkheden die ermee gepaard gingen. Het is evenwel niet de bedoeling om deze kwestie vanuit een puur boekhoud-technisch perspectief te bekijken. Dit gebeurde immers reeds uitvoerig in zowel de wetenschappelijke literatuur als de eerder populaire bijdragen bijvoorbeeld uitgaande van het Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzw’s (VSDC). Vanuit die wetenschap werd ervoor geopteerd om deze thematiek hoofdzakelijk te belichten vanuit het perspectief van het management van de vzw’s. Er zal met andere woorden concreet gepeild worden naar de specifieke moeilijkheden die managers van vzw’s hebben ondervonden (of tot op heden ondervinden) ten gevolge van de nieuwe reglementering. Daarenboven zal ook gepeild worden naar de houding van dat management ten aanzien van de boekhoudhervorming. Bovenstaande vragen moeten in deze optiek dus 2
enigszins hertaald worden om tot de eigenlijke probleemstelling van deze masterproef te komen: -
Heeft het management tijdens de implementatie van de nieuwe vzw-wet bepaalde hindernissen ervaren en indien dit het geval is, waar zijn de voornaamste hindernissen dan te situeren?
-
Hoe staat het management van vzw’s tegenover deze boekhoudhervorming, die werd opgelegd door het K.B. van 2 mei 2002?
Deze vragen worden beantwoord aan de hand van (1) een documentair onderzoek en (2) een bevraging van het management van enkele vzw’s, waarbij ook de perceptie van het management aan bod komt. Zeker voor wat betreft het beantwoorden van de tweede onderzoeksvraag is een bevraging van bevoorrechte getuigen een absolute noodzaak. In welke mate wordt accounting beschouwd als een noodzakelijk kwaad, dan wel als een toegevoegde waarde voor de vereniging? En in hoeverre maakt het management concreet gebruik van de boekhouding? Bestaan beide functies los van elkaar of werd de boekhoudhervorming daadwerkelijk aangegrepen om tot een meer professioneel beheer van de vzw te komen? Dergelijke vragen raken heel concreet aan de praktijk en kunnen bijgevolg het best beantwoord worden door mensen die met beide voeten in de praktijk staan. In dit onderzoek zijn dit de managers van de vzw’s. In deze masterproef wordt geprobeerd om op een logische wijze toe te werken naar het thema van de boekhoudhervorming en haar implicaties. Uiteraard dient dit verhaal over boekhouding en management gekaderd te worden binnen de bredere context van de nonprofitorganisaties. Het is immers belangrijk om de specificiteit voor ogen te houden van een sector waar accounting en management vaak anders bekeken worden dan in de ondernemingswereld (Anheier, 2000). Vanuit dit idee zal eerst dieper worden ingegaan op de eigenheid van de vzw’s als type organisatie en op de thema’s management en accounting in de non-profitsector. Vervolgens zal de boekhoudhervorming zelf besproken worden, met inbegrip van de eventuele hindernissen die ermee gepaard gingen. Hiermee zal de eerste vraag uit de probleemstelling ten dele beantwoord worden. In het derde en laatste deel van dit onderzoek zal tot slot het theoretische luik gekoppeld worden aan de concrete praktijk. Enerzijds zullen de resultaten van het documentair onderzoek er bevestigd of ontkracht worden. Anderzijds zal de houding van het management ten aanzien van boekhouding in het algemeen en de boekhoudhervorming in het bijzonder aan bod komen. 3
II. Management & accountancy bij vzw’s: Een verhaal apart
4
Management en accounting. Het zijn begrippen die gemeengoed zijn in de ondernemingswereld, maar die niet echt thuis lijken in de non-profit sector (Heene en Desmidt, 2005). Deze perceptie is gebaseerd op het idee dat non-profitorganisaties gericht zijn op het dienen van een maatschappelijk belang. De dominante gedachte is bijgevolg vaak dat dit altruïsme niet samen kan gaan met de focus op geld en winst waarmee management en accounting vaak vereenzelvigd worden (Groot en Van Helden, 2007). Deze masterproef toont aan dat management en accounting wel degelijk hun plaats kunnen hebben binnen de non-profit sector en binnen vzw’s in het bijzonder. Centraal staan immers de hervorming van de boekhouding van vzw’s enerzijds en de hindernissen voor hun management ten gevolge van deze hervorming anderzijds. De thematiek van de boekhoudhervorming komt later in deze masterproef nog uitgebreid aan bod. Vanwege hun enigszins specifieke karakter is het evenwel nuttig om eerst, bij wijze van theoretische omkadering, dieper in te gaan op de thema’s management en accounting binnen de nonprofit sector. Verder zal in dit hoofdstuk ook dieper worden ingegaan op de opmerkelijke trend die zich sinds geruime tijd doorzet en waarbij publieke en non-profitorganisaties meer en meer concepten zijn gaan overnemen uit de ondernemingswereld. Deze ontwikkelingen worden in de wetenschappelijke literatuur samengevat onder de term New Public Management (Heene, 2005; Anheier, 2009).
1. Management in de non-profitsector Management werd gedurende een lange tijd eerder pejoratief benaderd binnen de context van de non-profitsector. Onder meer onder belangrijke impuls van het New Public Management is daar geleidelijk aan verandering in gekomen (Anheier, 2000; Groot en Van Helden, 2007). Het is echter niet de volledige non-profitsector die hier centraal staat. Dit is immers geen monolithisch blok, maar het gaat daarentegen om een heel diverse sector met een veelheid aan organisaties: vzw’s, internationale vzw’s (ivzw’s) en stichtingen van allerlei aard (Christiaens en Vanhee, 2007). In deze masterproef ligt de focus nadrukkelijk op een type van organisatie binnen deze non-profitsector, met name de vereniging zonder winstoogmerk (vzw). Alvorens dieper in te gaan op de concrete thema’s management en accounting van vzw’s is het interessant om uit te diepen wat voor soort organisatie deze vzw’s eigenlijk zijn. Wat maakt een vzw tot een vzw en waarin onderscheidt dit type van
5
organisatie zich precies van andere organisaties, in het bijzonder van de private ondernemingen?
1.1 . Een bijzonder type organisatie: vereniging zonder winstoogmerk Het K.B. van 2 mei 2002 richt zich specifiek op de vzw als organisatie, maar het is geen evidente opdracht om concreet te omschrijven wat vzw’s precies zijn en om accuraat de grenzen te definiëren van dit type organisatie ten opzichte van andere organisaties. In de meest eenvoudige omschrijving zijn vzw’s organisaties die niet op winst zijn gericht (Groot en Van Helden, 2007). Dit betekent overigens geenszins dat deze organisaties geen winst mogen maken. Het mag alleen niet de primaire drijfveer zijn en voor zover vzw’s toch winst maken, moet deze binnen de vereniging gebruikt worden voor de realisatie van haar doelstellingen. Het is bijvoorbeeld uitgesloten dat deze winsten verdeeld worden onder de leden van de vereniging (Christiaens en Vanhee, 2007). De bestaansgrond van vzw’s is doorgaans geworteld in een specifiek maatschappelijk ideaal of een sociaal-maatschappelijke bekommernis. Het betreft in de praktijk een veelheid aan organisaties van sterk uiteenlopende aard. Zoals later in deze masterproef nog aan bod zal komen kunnen deze organisaties sterk variëren in omvang. Bovendien kan ook de aard van hun activiteiten sterk verschillen. Deze organisaties kunnen onder meer actief zijn op diverse terreinen van gezondheidszorg, sociaal welzijn, scholing en cultuur (Groot en Van Helden, 2007; Anheier, 2009). Echter, ondanks de grote verscheidenheid
onder
de
vzw’s
weten
Salamon
en
Anheier
toch
enkele
gemeenschappelijke kenmerken te onderscheiden, met name: vzw’s (Anheier, 2000, p. 2): a. vormen een institutionele realiteit b. zijn privaat, ze staan met andere woorden los van de overheid c. zijn niet op winst gericht d. zijn autonoom, ze hebben controle over de eigen activiteiten e. rekenen in principe (op zijn minst ten dele) op vrijwilligers. Shoham (2006) vult dit aan met enkele bijkomende karakteristieken. Zo zijn vzw’s in hoofdzaak aangewezen op externe middelen om hun doelstellingen te bereiken, al dan niet aangevuld met werkingsmiddelen uit commerciële activiteiten (Shoham, 2006, p. 455). De afhankelijkheid van externe, niet-commerciële inkomsten maakt dat vzw’s ook extra gevoelig zijn aan druk van buitenaf, bijvoorbeeld inzake wettelijke regulering opgelegd door de subsidiërende overheid (Shoham, 2006; Christiaens en Vanhee, 2007).
6
Deze kenmerken gelden niet allemaal voor elke vzw en ze zullen ook niet allemaal even sterk doorwegen binnen de verschillende non-profit organisaties zelf. Dit bevestigt nogmaals dat het bijzonder complex is om de non-profitorganisaties als een specifieke categorie te gaan beschrijven (Falk, 1992, Anheier, 2000).
1.2. Van filantroop naar business man: het management van een vzw De voorgaande opmerkingen met betrekking tot de verschillen in grootte, evenals de uiteenlopende aard van de activiteiten waarmee vzw’s zich bezighouden, laten toe daar de volgende conclusie aan vast te knopen: dé vzw als eenvormig organisatiemodel bestaat niet (Falk, 1992). Bijgevolg zal ook de wijze waarop het management gevoerd wordt sterk variëren, al naargelang de aard en de omvang van de vzw’s (Jegers en Houtman, 1993; Verbruggen, Christiaens en Milis, 2011). De evolutie van filantroop tot business man, die hier aan bod komt, is dan ook niet van toepassing op elke bestuurder van eender welke vzw. Het merendeel van de vzw’s in België wordt bevolkt door vrijwilligers, die dit lidmaatschap of bestuur beschouwen als een invulling van hun vrije tijd (Smets, 2009). Of zoals Yvan De Bie, algemeen directeur van Ryhove vzw, het zegt: “Voor de leden van een kleine sportclub primeert het plezier”1. Zonder abstractie te maken van de interne verschillen tussen vzw’s onderling kan er desalniettemin een evolutie onderscheiden worden binnen verschillende vzw’s naar meer professionalisme. Een belangrijke invloed ging hierbij onder andere uit van het New Public Management (Burns en Scapens, 2000; Anheier, 2009). 1.2.1. NEW PUBLIC MANAGEMENT EN DE
INVLOED VANWEGE DE OVERHEID
New Public Management (NPM) verwijst niet naar een specifieke methode. Het betreft een hele reeks hervormingen binnen de non-profit en publieke sector, waarbij management tools uit de ondernemingswereld worden overgenomen (Christiaens en Vanhee, 2007). In oorsprong had NPM enkel betrekking op de publieke sector, als reactie op de malaise die internationaal in deze sector heerste tijdens de jaren tachtig van de vorige eeuw. Het herpositioneren van de publieke organisaties kwam tot uiting in een veelheid aan diverse administratieve hervormingen, met als basisidee dat de introductie van bedrijfsgerichte waarden de efficiëntie van deze organisaties in positieve zin zou beïnvloeden (Heene en 1
Yvan De Bie werd in het kader van deze masterproef geïnterviewd op datum van 14 april 2011 te
Gent.
7
Desmidt, 2005). In de loop der jaren heeft de NPM-beweging meer en meer ingang gevonden
in
de
non-profitsector,
alwaar
begrippen
als
kostenbeheersing
en
performantieverbetering een steeds belangrijkere rol gingen/gaan spelen (Anheier, 2009). Salamon spreekt in dit verband van een zogenaamde “marketization” of vermarkting van de non-profitsector (Eikenberry en Kluver, 2004, p. 132) New Public Management heeft uiteindelijk tot doel om een managementcultuur te implementeren, waarbij een betere dienstverlening en een hogere accountability voorop staan (Barbera, Van den Holen en Vervaet, 2007). In die zin sluit de nieuwe vzw-wet van 2 mei 2002 met inbegrip van een boekhoudhervorming heel nauw aan bij de NPM-filosofie. De wortels van deze hervormingen in de richting van meer accountability liggen evenwel verder terug in de tijd. Een overheid die onder invloed van NPM steeds meer redeneert in termen van efficiëntie en accountability zal deze aspecten immers geleidelijk aan ook weerspiegeld willen zien in de private non-profitverenigingen die (financieel) van haar afhangen (Anheier, 2009). Reeds in 1987 legde het toenmalige Ministerie voor Gezin en Maatschappelijk Welzijn als subsidiërende overheid een boekhoudreglementering op aan “erkende inrichtingen, tehuizen en diensten die in het kader van het Fonds voor medische, sociale en pedagogische zorg voor gehandicapten werkingstoelagen genieten”2. De hervorming van 2002 betekende een verdere evolutie in deze richting van meer transparantie en betere controle, maar dan met betrekking tot alle vzw’s. Heene en Desmidt (2005) schrijven hierover het volgende: “Via wettelijke bepalingen en beperkingen tracht de overheid steeds meer het gedrag van private organisaties te beïnvloeden, om deze in te schakelen voor de realisatie van haar maatschappelijk beleid. Op deze manier worden private organisaties eigenlijk een verlengstuk van de publieke beleidsinstrumenten” (Heene en Desmidt, 2005, p. 59). Onder impuls van het New Public Management gaan ook de begrippen efficiëntie en effectiviteit een belangrijke rol spelen in de non-profitsector. Centraal staat niet enkel wat men doet, maar ook en steeds meer hoe men dit doet. Een bewustzijn van de eigenlijke kosten en de concrete resultaten die men hiermee bereikt staat voorop (Heene en Desmidt, 2005; Barbera et al., 2007). Ook vandaag zijn efficiëntie en effectiviteit nog belangrijke 2
Bron: De boekhoudreglementering uitgaande van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap
(1987)
– Bijlage A: Besluit van de Vlaamse Executieven betreffende de boekhouding, de
jaarrekening en het rekeningstelsel voor de voorzieningen erkend in het kader van het Fonds voor medische, sociale en pedagogische zorg voor gehandicapten, p. 2.
8
thema’s. Zo is er het voorbeeld van de welzijnssector, waar een campagne loopt met de naam “Samen ondernemer in welzijn”. De kerngedachte is meer doen met dezelfde middelen. In het kader van deze campagne zullen ook in 2012 nog studiedagen georganiseerd worden (Vlaams Welzijnsverbond, persbericht 17 mei 2011). Dit toont aan dat de bekommernis om efficiëntie en effectiviteit een blijvend en belangrijk gegeven is binnen de non-profitsector. 1.2.2. DE EVOLUTIE VAN VZW’S EN DE
ONTWIKKELINGEN IN HET MANAGEMENT
De professionalisering van de vzw’s mag niet louter beschouwd worden als het resultaat van een toenemende overheidsreglementering. Deze ontwikkeling ging immers samen met een evolutie van de vzw’s zelf. Zij zijn in de loop der tijd uitgegroeid tot belangrijke spelers binnen hun werkveld. De non-profitsector werd een volwaardige component binnen de nationale economieën en tevens een werkgever voor vele personen (Anheier, 2009). Ten gevolge van de toegenomen vraag naar sociaal-maatschappelijke dienstverlening kent het aantal non-profitorganisaties al ettelijke jaren een sterke groei (Eikenberry en Kluver, 2004). Ook binnen België is dit het geval. In 2002 bestonden er naar schatting zo’n 100.000 vzw’s in België. Vijf jaar later werd dit aantal reeds geschat op meer dan 111.000 vzw’s (Periodieke berichten IBR nr. 5, 2002, p. 1; Smets, 2009, p. 2). Dit toont aan dat het belang van de vzw als organisatievorm ook hier reeds enige tijd een steile opgang kent. Door hun veranderende rol binnen de maatschappij werden de vzw’s mettertijd geconfronteerd met sterk verhoogde eisen en verwachtingen, niet enkel vanwege de wetgever, maar tevens vanwege de overige stakeholders en de publieke opinie in het algemeen (Groot en Van Helden, 2007). De vzw’s spelen vandaag niet enkel een grote maatschappelijke rol, ook op economisch gebied zijn ze niet meer weg te denken. Op datum van 7 april 2011 schreef De Standaard in dit verband nog het volgende: “De winstloze economie groeide tussen 2000 en 2008 liefst 70 procent sneller dan de hele economie. Eén beroepsactieve Belg op de negen is er nu in tewerkgesteld [...] De instellingen en verenigingen zonder winstoogmerk waren dus goed voor ruim een derde van de jobcreatie tussen 2000 en 2008. Die sterke banengroei ging onverminderd door, zelfs in de periode 2002-2003, toen de rest van de economie te kampen kreeg met netto banenverlies” (Coppens, 2011, p. 44). De sterke groei van de sector, ook in financieel opzicht, vereist een meer professioneel bestuur van de vzw’s (Torres en Pina, 2003). Vzw’s zijn dynamische organisaties geworden, die hun activiteiten meer en meer ontplooien zoals private ondernemingen. Bij de meeste vzw’s 9
volstaat het als bestuurder niet meer om zich enkel en alleen op filantropische aspiraties te baseren bij het leiden van de vzw. Leidinggeven is geen vrijblijvende activiteit en de bestuurder wordt een business man; een manager met andere woorden (Lohmann, 2007). De professionalisering van het management ging in vele gevallen gepaard met de overname van management tools uit de ondernemingswereld (Groot en Van Helden, 2007). Het management van vzw’s heeft echter een aantal specifieke karakteristieken, die nopen tot voorzichtigheid. Het is meer bepaald de complexe aard van hun activiteiten, evenals de context waarin de vzw’s zich bevinden, die ertoe bijdragen dat het management een heel eigen karakter heeft. Om te beginnen zijn vzw’s niet gericht op het realiseren van zoveel mogelijk winst of om het met de woorden van Frank Cuyt (Vlaams Welzijnsverbond) te zeggen: “Winst mag nooit de leiddraad zijn” (Vlaams Welzijnsverbond, persbericht 17 mei 2011). Dit heeft als keerzijde dat de performantie moeilijk meetbaar is (Anheier, 2002; Groot en Van Helden, 2007). Bovendien is het verband tussen de dienstverlening enerzijds en de concrete effecten anderzijds niet altijd duidelijk. Nadenken in termen van efficiëntie en effectiviteit wordt op deze manier enigszins bemoeilijkt (Barbera et al, 2007). Tot slot is het ook belangrijk dat het management van een vzw ten allen tijde deze eigenheid van de vzw als organisatie in gedachte houdt. Succes in ondernemingen wordt vaak gelijkgesteld aan zuinigheid en winst. Het overnemen van management tools uit een dergelijke context kan ertoe leiden dat het sociaal-maatschappelijk karakter van de non-profitorganisaties verwatert en dat de focus te eenzijdig op efficiëntie wordt gelegd (Heene en Desmidt, 2005). Een tweede karakteristiek is de invloed van de (politieke) omgeving. Vzw’s ontlenen hun bestaansrecht vaak grotendeels aan de financiering die ze ontvangen van de overheid, een financiële instelling of via fundraising. Vermits de werking niet functioneert op basis van eigen winstcijfers zijn vzw’s afhankelijk van de omgeving, waaraan zij zich ook ten dele zullen moeten conformeren. Zo overheerst bijvoorbeeld vaak politieke besluitvorming, in plaats van een puur economische beoordeling op basis van efficiëntie en effectiviteit (Anheier, 2000; Groot en Van Helden, 2007). Dit brengt ons naadloos bij de boekhouding van een vzw als een instrument om het beleid te verantwoorden ten aanzien van de stakeholders.
10
2. Accountancy in de non-profit sector De accountability of rekenplicht van de non-profit sector is een belangrijk thema in het kader van deze masterproef. De vzw’s zijn immers organisaties waar heel wat geld in omgaat dat voor het overgrote deel niet afkomstig is uit de eigen werking (Eikenberry en Kluver, 2004). De geldschieters willen daarom ten minste weten of hun geld goed besteed is en of het daadwerkelijk de vooropgestelde doelstellingen dient. Accountability is met andere woorden een heel belangrijk aspect in de werking van non-profit organisaties. Het betreft enerzijds het afleggen van rekenschap over de besteding van de middelen en anderzijds het aantonen van de resultaten die met deze middelen werden gerealiseerd. Accountability gaat dus verder dan financiële rapportering: het behelst ook de verantwoording van het gevoerde beleid (Buckmaster, 1999; Christiaens en Vanhee, 2007). Desalniettemin vormt ook het voeren van de boekhouding en de financiële rapportering door vzw’s een heel belangrijk aspect van hun accountability. Een gedegen boekhouding is het instrument bij uitstek om bij te dragen tot meer transparantie (Mordecai, 2004). Overeenkomstig het K.B. van 2 mei 2002 worden vzw’s onderworpen aan stringente boekhoudkundige en rapporteringsverplichtingen. De concrete betekenis van deze boekhoudhervorming, evenals de hindernissen die deze hervormde wetgeving met zich meebracht, komen later in deze masterproef nog uitgebreid aan bod. Omdat deze boekhoudhervorming evenwel geen eenzijdig negatief verhaal hoeft te zijn, zullen hier enkele voordelen en mogelijke opportuniteiten belicht worden. Immers, de bestuurders van vzw’s zouden van de nood een deugd kunnen maken. De boekhoudkundige informatie die hun vereniging conform de wetgeving produceert kan immers benut worden om deze vereniging beter te beheren (VZW Info nr. 2, 2010). Vervolgens komen ook aan bod: de kritiek op non-profit accounting en het thema van de digitalisering van de accountingpraktijk.
2.1. Vzw’s en hun boekhouding: “Accountancy zonder winstoogmerk” Het belang van boekhouding voor de non-profit sector wordt vaak onderschat en dit in belangrijke mate omwille van de houding tegenover accountancy binnen de sector zelf. Het is namelijk een wijdverspreid idee, ook binnen deze verenigingen, dat vzw’s edelmoedige en onbaatzuchtige organisaties zijn die zich sterk onderscheiden van ondernemingen, net omdat ze niet gericht zijn op het generen van winsten (Bulckaert, 1996). In deze context 11
lijkt het voeren van een boekhouding weinig nuttig en bijgevolg niet opportuun. Het volgende citaat illustreert deze gedachte uitstekend: “Emphasising the monetary bottom line, we may loose sight of what non-profit are truly all about” (Anheier, 2000, p. 6). 2.1.1. VZW’S EN HUN BOEKHOUDING: EEN RELATIE IN
EVOLUTIE
Het werd eerder al aangehaald: de non-profit sector heeft in de loop der jaren een sterke ontwikkeling doorgemaakt en is uitgegroeid tot een belangrijke sector in de nationale economie. Dit heeft de behoefte aan kwalitatieve (financiële) informatie sterk doen toenemen. Oorspronkelijk werd de boekhouding van vzw’s echter louter als toezichtmiddel beschouwd en dus in de eerste plaats beïnvloed door de controlerende overheid. Dit heeft tot gevolg dat voor de hervorming van 2 mei 2002 vele vzw’s werden gekenmerkt door een cameralistische boekhouding (Anheier, 2000; Christiaens en Vanhee, 2007)3. Onder invloed van het New Public Management is daar geleidelijk aan verandering in gekomen. Meer en meer financiële modellen uit de ondernemingswereld vonden ingang in de nonprofit sector en op boekhoudkundig vlak werd de vermogensboekhouding geïntroduceerd in de non-profitsector (Christiaens en Vanhee, 2007). Dit heeft tot enkele resultaten geleid, zoals een betere financiële rapportering en verhoogde verantwoordingsplicht, een grotere focus op efficiëntie in de werking en een groter besef ook van de waarde van geld (Anheier, 2000; Barbera et. al, 2007). Er is natuurlijk een zeker verschil in het management van private organisaties en dit van non-profitorganisaties. Dit verschil wordt niet alleen weerspiegeld in het management maar ook in de concrete praktijk van het boekhouden (Torres en Pina, 2003). Het objectief van non-profit organisaties bestaat erin een sociaal wenselijke dienst aan te bieden zonder winstoogmerk. Non-profit organisaties werken in een omgeving die anders is dan die van gewone ondernemingen in termen van operationele activiteiten, organisatorische karakteristieken en onderliggende sociale en economische overwegingen die geassocieerd worden met non-profit organisaties. Om consistent te zijn met dit type van omgeving moeten de objectieven van de jaarrekeningen van non-profit organisaties verschillend zijn 3
De cameralistische boekhouding is een manier van boekhouden waarbij de te ontvangen
en te spenderen bedragen voor het komende jaar worden vastgelegd. Men spreekt van ontvangsten en uitgaven, in plaats van opbrengsten en kosten. Typisch is het opvolgend en autoriserend karakter van deze boekhoudtechniek, die specifiek is afgestemd op het werken met publieke gelden (bron: Christiaens en Vanhee, 2007, p. 97)
12
van deze van profit organisaties. De jaarrekeningen van profit organisaties moeten het dienstenverhaal van de organisatie weerspiegelen. (Trigg en Nabangi, 1995). Een andere karakteristiek van non-profit accounting heeft betrekking op de aard van de werkingsmiddelen. Deze middelen zijn in vele gevallen het resultaat van financiering door derde partijen. De boekhouding van een vzw is dan ook specifiek gericht op het systematisch registreren van deze geautoriseerde middelen. Er moet worden geregistreerd waar de middelen vandaan komen en voor welk specifiek doel ze werden aangewend (Torres en Pina, 2003; Christiaens en Vanhee, 2007). Verder worden vzw’s ook gekenmerkt door een onduidelijke relatie tussen inkomsten enerzijds en uitgaven anderzijds. Bij veel vzw’s zijn de inkomsten immers niet afkomstig uit de eigen productie, waar de organisatie geld in investeert (Torres en Pina, 2003). Er is uiteraard ruimte voor nuance. Een organisatie zoals Ryhove vzw uit Gent toont aan dat er wel degelijk vzw’s bestaan die zelf winst generen en deze vervolgens investeren in de eigen werking4. Echter, bij de meeste vzw’s worden de economische inputs niet volledig vertaald naar economische output. Er is ook een sociaal of maatschappelijk aspect waarbij geen directe link kan worden gelegd tussen bepaalde opbrengsten of resultaten enerzijds en de kosten die daar tegenover staan anderzijds (Christiaens en Vanhee, 2007).
2.2. Het belang en de toegevoegde waarde van een goede boekhouding Deze masterproef focust in de eerste plaats op de nadelige implicaties van de boekhoudhervorming van 2 mei 2002 (cfr. infra). Het is echter belangrijk om te benadrukken dat het voeren van een boekhouding op zich een meerwaarde kan betekenen voor elke organisatie. Of om het met de woorden van Kaplan en Norton te zeggen: “What cannot be measured cannot be managed” (Torres en Pina, 2003, p. 279). De toegevoegde waarde van boekhouding en financiële rapportering hangt in belangrijke mate af van de kwaliteit ervan. Het is belangrijk om als organisatie te beschikken over en te werken met financiële gegevens van goede kwaliteit (Verbruggen et. al, 2007). Benevens de interne bereidheid om hier tijd en middelen in te investeren, speelt ook de wetgever een bepalende rol.
Doorheen
de
regelgeving
en
de
voorschriften
worden
als
het
ware
kwaliteitsstandaarden opgelegd aan de vzw’s (Carruthers, 1995). Een belangrijke opmerking in dit verband is dat de gepercipieerde kwaliteit van de boekhouding nauw 4
Deze informatie is gebaseerd op het interview op datum van 14 april 2011 te Gent met
Yvan De Bie als algemeen directeur van Ryhove vzw .
13
samenhangt met het concrete gebruik van deze informatie door verschillende vzw’s in de verschillende sectoren (Verbruggen et. al, 2011). Voor een kleine vzw die de boekhouding louter ziet als een toezichtinstrument voor de controlerende overheid zal een cameralistische boekhouding voldoende kwalitatieve informatie opleveren. Zij zullen bijkomende verplichtingen waarschijnlijk eerder beschouwen als onnodige verzwaring van de werking. Voor grotere vzw’s die de boekhouding willen gebruiken ter ondersteuning van het management zal de lat hoger liggen (Christiaens en Vanhee, 2007; Smets, 2009). Ondanks het feit dat het voor bepaalde vzw’s wordt ervaren als administratieve overlast, biedt het voeren van een volledige boekhouding toch mogelijkheden en dit zowel extern als intern. Enerzijds is het een belangrijk middel om afhankelijke en/of geïnteresseerde derden te informeren. Anderzijds laat het toe om de activiteiten van een vzw op een kwantitatieve manier voor te stellen. Het biedt de opportuniteit om via boekhoudkundige informatie de situatie, inzonderheid de financiële situatie, van de vzw’s beter in kaart te brengen. Dit is belangrijke informatie voor zowel een vzw zelf als voor personen van buitenaf (Torres en Pina, 2003). Verder kan de boekhouding in het bijzonder een meerwaarde betekenen voor een organisatie wanneer zij geïntegreerd wordt in de eigenlijke praktijk van het management. Deze integratie betreft het gegeven management accounting en komt later in deze masterproef nog uitgebreid aan bod. Gezien het belang van de non-profitsector in de hedendaagse economie en de tewerkstelling, is een bewust en verantwoord financieel beheer niet meer of minder dan een absolute noodzaak (Jegers en Houtman, 1993; Groot en Van Helden, 2007). Een belangrijk instrument om dit te realiseren zijn de jaarrekeningen. Net als bij gewone ondernemingen, vormen zij voor het management van vzw’s een essentiële tool voor het evalueren van de financiële situatie en het gevoerde beleid (Jegers en Houtman, 1993). Managers kunnen op deze manier een zicht krijgen op de kosten van de dienstverlening waarin hun organisatie voorziet. Dergelijke inzichten zijn van primordiaal belang indien men op een rationele en doordachte manier de voorziening wil besturen (Torres en Pina, 2003). Zo kan men bijvoorbeeld aan de hand van de jaarrekening een doelbewust positief netto financieel resultaat nastreven, met het oog op het aanleggen van reserves, ten einde de continuïteit van de dienstverlening ook naar de toekomst toe veilig te stellen (Groot en Van Helden, 2007) De duidelijkheid en de kwaliteit van financiële informatie die door vzw’s wordt geproduceerd is evenwel niet enkel belangrijk in het kader van het interne management. Ook vandaag nog wordt de boekhouding in de eerste plaats gebruikt als een instrument om derden te informeren over de gang van zaken binnen de vzw (Torres en Pina, 2003). Het is 14
mede vanuit deze redenering dat de wetgever in 2002 een boekhoudhervorming heeft doorgevoerd. Een grotere doorzichtigheid van de sector was een van de belangrijkste drijfveren (Prims en Cuypers, 2009). Via de boekhouding kan het management van een vzw aan haar stakeholders immers aantonen dat de organisatie goed functioneert, dat er op een serieuze manier gewerkt wordt en dat men ook daadwerkelijk inspanningen levert om bepaalde doelstellingen te verwezenlijken (Torres en Pina, 2003). Het openbaar maken van dergelijke informatie is in de eerste plaats belangrijk naar de financiering van de instelling toe. Immers, vzw’s zijn voor hun voortbestaan vaak grotendeels aangewezen op geld dat van buiten de vereniging afkomstig is. De boekhouding en de financiële rapportering zijn een hulpmiddel om de stroom aan middelen veilig te stellen of, indien nodig, te versterken (Torres en Pina, 2003; Groot en Van Helden, 2007; Verbruggen et. al, 2011). Het is vooral belangrijk om hier voldoende aandacht aan te besteden wanneer de vzw voor haar financiering afhankelijk is van een financiële instelling. Hier werken immers professionals die deze financiële informatie met aandacht zullen analyseren, alvorens beslissingen te nemen in verband met de financiering (Jegers en Houtman, 1993; Verbruggen et. al, 2011). Samengevat kan de boekhouding een meerwaarde betekenen op volgende terreinen: om te beginnen draagt het bij tot de transparantie van de organisatie, het maakt haar accountable. Het is ook een voornaam instrument om de verschillende uiteenlopende stakeholders te informeren over die aspecten die hen het meest aanbelangen (bvb. kredietwaardigheid, doelmatigheid, etc.). Tot slot kan het ook intern gebruikt worden in het kader van het dagelijkse bestuur van de vereniging (Torres en Pina, 2003; Christiaens en Vanhee, 2007; Verbruggen et al., 2011)
2.3. De gebrekkige kwaliteit van non-profit accounting De situatie vòòr de nieuwe vzw-wet van 2 mei 2002 was voor de vzw’s een periode waarin ze voor het voeren van een boekhouding hoofdzakelijk op zichzelf waren aangewezen. Vanuit de overheid werden er immers nauwelijks verplichtingen opgelegd of richtlijnen voorgesteld (Christiaens en Vanhee, 2007; Prims en Cuypers, 2009). Het hoeft niet te verwonderen dat in deze context de kwaliteit van de gevoerde boekhouding in vele gevallen te wensen overliet (Lohmann, 2007). Men moet er zich uiteraard altijd voor hoeden om dergelijke uitspraken niet te veralgemenen. Er waren wel degelijk ook voor de boekhoudhervorming vzw’s die wel degelijk een kwalitatief hoogstaande, volledige boekhouding voerden (Christiaens en Vanhee, 2007; Anheier, 2009). Vele verenigingen
15
kregen immers doorheen eigen specifieke wetten de verplichting opgelegd om een bepaalde vorm van boekhouding te voeren. Voorbeelden van dergelijke organisaties zijn ziekenhuizen, kinderdagverblijven, onderwijsinstellingen en andere betoelaagde of gesubsidieerde instellingen (Activa, nr. 1, 2003). Buiten die vzw’s die onderhevig waren aan een sectorale regeling moeten de verenigingen met een uitvoerige boekhouding evenwel dun gezaaid geweest zijn, zeker indien ze hoofdzakelijk bevolkt werden door vrijwilligers die zich volledig belangeloos inzetten voor hun vereniging (Smets, 2009). De doelstellingen van een vzw zijn immers op een totaal ander niveau dan het financiële georiënteerd, waardoor het financiële aspect binnen vzw’s vaak stiefmoederlijk behandeld wordt (Bulckaert, 1996). Daarom is het voeren van de boekhouding en vooral het gebruik van de boekhoudkundige informatie in de meeste gevallen onderontwikkeld in vergelijking met vergelijkbare praktijken bij ondernemingen (Torres en Pina, 2003). In de internationale literatuur vormt de boekhouding van non-profitorganisaties een regelmatig terugkerend punt van kritiek. Zo schrijft Lohmann (2007) dat de uiteindelijke financiële informatie die door een non-profitorganisatie wordt geproduceerd veelal te wensen over laat. De boekhouding leunde in veel gevallen aan bij een eenvoudige kasboekhouding en de informatie die dit voortbracht is wel voldoende om bijvoorbeeld de oorsprong van bepaalde financiële middelen te traceren, maar is absoluut ontoereikend in het kader van een meer diepgaand beleid. Vragen zoals “waar staan we?” of “wat hebben we gerealiseerd?” worden hiermee niet beantwoord (Lohmann, 2007). De minder goede kwaliteit van non-profit accounting werd eerder ook al door onder meer Williams en Patton (1998) bevestigd. Zij poneren overigens de vooronderstelling dat grote non-profitorganisaties door de band genomen een betere boekhouding hebben en minder problemen kennen dan de kleinere organisaties (Williams en Patton, 1998). Deze stelling werd eerder al vooropgesteld door Jegers en Houtman (1993) die schreven dat de financiële informatie van grote instellingen minder fouten bevatte (Jegers en Houtman, 1993, p. 271). De gebrekkige betrouwbaarheid van financiële informatie is evenwel een kritiek die kan gelden voor vzw’s in het algemeen (Verbruggen et. al, 2011). Een veelvuldige vaststelling in verschillende studies over accounting bij nonprofitorganisaties betreft het complete gebrek aan uniformiteit dat gedurende lange tijd kenmerkend was voor dit type van organisaties (Falk, 1992). Dat dit gebrek aan uniformiteit een oud zeer is, wordt bewezen door het feit dat reeds in 1988 Harvey en Sorkin daar het volgende over hebben geschreven: “Every possible combination of accounting techniques is presently in use by one non-profit organisation or another” (Falk, 16
1990, p. 471). Zelfs nog een decennium eerder werd het gebrek aan eenvormigheid bij nonprofit accounting al op de korrel genomen. Anthony (1978) beschreef het als volgt: “A lack of unanimity as to items disclosed by NFP, and users’ needs and [the items’] relative important [to them]” (Falk, 1990, p. 471). Maar ook in de meer recente literatuur, zoals bij Torres en Pina (2003), wordt het gebrek aan standaardisering en de daaruit voortkomende divergentie als hinderlijk ervaren. In een dergelijke situatie wordt het zowel voor externe gebruikers als voor het eigen management immers nagenoeg onmogelijk om de resultaten van de vzw in kwestie te vergelijken met de resultaten van andere vzw’s. In het bijzonder voor de controlerende overheid was het op die manier moeilijk werken. Verschillende types van financiële rapportering bieden een verschillende kijk op de financiële positie en de resultaten van de vzw’s. Hierdoor bestaat het risico op window dressing en zelfs flagrante misbruiken (Torres en Pina, 2003). Dit gebrek aan uniformiteit was een van de belangrijke drijfveren voor de boekhoudhervorming, via de aanpassing van originele vzw-wet van 27 juni 1921 (cfr. infra).
2.4. Digitalisering van de praktijk De oprukkende digitalisering binnen de maatschappij laat ook de accountingpraktijk niet onveranderd. De digitalisering van het boekhouden is in feite tweeledig. Het betreft enerzijds het toenemende gebruik van accounting software bij het voeren van de boekhouding en anderzijds een almaar meer prominente rol van het internet (Deshmukh, 2006). Het gebruik van accounting software brengt enkele moeilijkheden met zich mee (cfr. infra, pp. 39-40), maar er zijn uiteraard ook positieve aspecten aan verbonden aan een digitalisering van de praktijk. Informatie in een digitale vorm kan sneller en op grotere schaal verspreid worden. Aldus werkt een digitalisering een verbetering van de interne én externe informatiestromen in de hand (Ahrendt, 2009). Verder bevordert het ook de controleerbaarheid van de boekhouding en verhoogt het aldus de veiligheid en doorzichtigheid (Deshmukh, 2006; Groot en Van Helden, 2007) Niet alleen in de eigenlijke activiteit van het boekhouden, maar ook bij de publicatie van de financiële informatie manifesteert zich een modernisering en dus digitalisering van de praktijk. De nieuwe vzw-wet verplicht grote en zeer grote vzw’s er immers toe om een dubbele boekhouding te voeren. Het opstellen en neerleggen van de jaarrekening dient te gebeuren via een nieuwe drager, zijnde het XBRL-formaat (VZW Info nr. 4, 2010). Voor deze boekhoudhervorming van 2 mei 2002 konden (zeer) grote vzw’s hun jaarrekening op
17
twee manieren neerleggen: ofwel op papier ofwel via het internet in pdf-formaat (VZW Info nr. 18, 2007). XBRL staat voor eXtensible Business Reporting Language en het is een gestructureerd databestand. Het is een vorm van computertaal voor de elektronische uitwisseling en standaardisering van financiële rapportering. Het principe werkt als volgt: elk concept wordt geïdentificeerd en opgenomen in een taxonomie. De aldus op gestructureerde wijze samengebrachte concepten kunnen verder op een uniforme wijze worden verwerkt en voorgesteld (VZW Info nr. 18, 2007). Het gebruik van XBRLrapportering laat vzw’s toe om de kwaliteit van hun financiële informatie sterk te verhogen. De kans op fouten, hetzij uit slordigheid of gebrekkige kennis, hetzij door bewuste manipulatie, wordt hierdoor alvast verkleind. De vzw’s zullen aldus meer correctie informatie openbaar kunnen maken dan voorheen het geval was (De Haas, 2002; Ahrendt, 2009). Maar ook wat betreft het interne gebruik kan een dergelijke digitalisering een meerwaarde betekenen. Het XBRL-formaat maakt het immers mogelijk om op een vrij eenvoudige manier financiële gegevens van allerlei aard te analyseren en te verwerken (Ahrendt, 2009).
18
3. Integratie van management en accountancy: Management accounting In het voorgaande deel van deze masterproef werden respectievelijk het management en de boekhouding binnen vzw’s besproken. Hier werd reeds duidelijk dat beide elementen niet noodzakelijk strikt gescheiden hoeven te zijn. Integendeel zelfs, een gedegen boekhouding kan voor het management van elke vzw een meerwaarde betekenen. Er zijn in dit verband wel enkele doelstellingen uitgewerkt inzake het gebruik van de boekhouding (cfr. infra). In de praktijk blijkt er evenwel in heel weinig vzw’s in Vlaanderen daadwerkelijk sprake van een doorgedreven verwevenheid tussen management en boekhouding (Christiaens en Vanhee, 2007). In dit deel van de masterproef zal dieper worden ingegaan op de verschillende manieren waarop de boekhouding kan gebruikt worden en vooral op de integratie van management en accountancy in het zogenaamde management accounting. De mate waarin deze praktijk de dag van vandaag reeds doorgedrongen is in de dagdagelijkse werking van vzw’s is een onderwerp dat later aan bod komt.
3.1. Financial accounting versus management accounting Een gezond financieel beheert impliceert dat men als vzw op zijn minst break-even draait en bij voorkeur zelfs financiële overschotten nastreeft. Vzw’s die in hun rekeningen op systematische basis in het rood gaan, brengen immers hun eigen continuïteit in het gedrang. Om dergelijke situaties te vermijden, is het niet alleen belangrijk om als organisatie een boekhouding te voeren, maar ook om de financiële informatie die hieruit voortkomt daadwerkelijk te gebruiken (Bulckaert, 1996). Het aanwenden van de boekhouding met het oog op het verbeteren en ondersteunen van de managementprocessen binnen de non-profit sector is een belangrijke doelstelling van de wetgever (Christiaens en Vanhee, 2007) De boekhouding kan op verschillende manieren aangewend worden ter ondersteuning van de organisatorische werking. Ten eerste kan de boekhouding een werkmiddel zijn in functie van kosteninformatie, in het bijzonder om informatie aan te leveren inzake het gebruik van investeringen. Ten tweede zou de boekhouding een belangrijke bron kunnen zijn voor informatie over management en beheerscontrole. Ten derde kan de boekhouding hulp bieden bij het meten en opvolgen van de fysische activa die
19
worden gebruikt bij de dienstverlening. Men kan zich afvragen of het bestand van fysisch patrimonium op peil wordt gehouden. En ten vierde is de boekhouding een interessant middel voor het bekomen van kosteninformatie per dienst (Christiaens en Vanhee, 2007, p. 76). Bij het gebruik van boekhoudkundige informatie wordt over het algemeen een onderscheid gemaakt tussen het zogenaamde externe en interne gebruik. Het externe gebruik van de boekhouding heeft in hoofdzaak te maken met het informeren van betrokkenen of geïnteresseerden die buiten de organisatie zelf staan. Het gaat met andere woorden om de eigenlijke financiële rapportering (Groot en Van Helden, 2007). Deze externe verslaggeving vormt uiteraard een belangrijke functie van de boekhouding. Het is een manier om derden die op een of andere wijze in relatie staan tot de vzw op een periodieke manier van de algemene informatie te voorzien. Dit kan gaan over de controlerende en/of subsidiërende overheid, kredietverleners, maar ook bijvoorbeeld de publieke opinie in het algemeen (Christiaens en Vanhee, 2007). De publicatie van gestandaardiseerde financiële informatie draagt in belangrijke mate bij tot de transparantie van een organisatie en stelt de stakeholders in staat om de resultaten en de financiële positie van een vzw te analyseren en eventueel te vergelijken met die van andere organisaties (Torres en Pina, 2003). Het interne gebruik van boekhoudkundige informatie oriënteert zich, zoals de naam doet vermoeden, binnen de muren van een vzw. Hierbij wordt gebruik gemaakt van informatie over de omvang en de samenstellingen van de beschikbare middelen enerzijds en de bestedingen anderzijds, om aldus op een verantwoorde manier het financieel management te kunnen uitvoeren (Groot en Van Helden, 2007). Het zijn in de eerste plaats de leidinggevenden binnen de vzw’s die de boekhouding op deze wijze zullen gebruiken. Zij moeten de instellingen immers leiden en beslissingen nemen, bijvoorbeeld inzake allocatie van de middelen en dergelijke meer. Hierbij hebben zij nood aan operationele, maar tevens ook aan financiële informatie. De boekhouding kan dienst doen als leverancier van deze financiële gegevens (Christiaens en Vanhee, 2007). In de wetenschappelijke literatuur valt de tweedeling tussen het interne en het externe gebruik van boekhoudkundige informatie grosso modo samen met het onderscheid tussen ‘financial accounting’ en ‘management accounting’ (Lukka, 2007). Financial accounting is de boekhoudkundige praktijk, die gericht is op de externe verslaggeving met betrekking tot financiële informatie van een organisatie. Concreet komt het erop neer dat de organisatie ex post gegevens zal vrijgeven, ten behoeve van verschillende mogelijke 20
categorieën
van
belanghebbenden
of
geïnteresseerden.
Management
accounting
daarentegen is gericht op de interne verslaggeving en een intern gebruik van de boekhoudkundige informatie. Bij management accounting zal deze informatie met andere woorden gebruikt worden in het kader van de interne besluitvorming (Groot en Van Helden, 2007; Lukka, 2007). Het concrete nut van accounting in het kader van interne besluitvorming is volgens Carruthers drieledig (1995, pp. 318-319): Ten eerste zorgt accounting voor meer efficiëntie binnen de organisatie. Het wordt immers mogelijk om aan de hand van de boekhouding die kostenplaatsen te identificeren waar de organisatie verspilling kent. Ten tweede kunnen er met de hulp van accounting meer rationele beslissingen genomen worden. Men kan op basis van informatie over het verleden beter de impact van bepaalde beslissingen inschatten. Ten derde draagt accountinginformatie bij tot een optimale strategie. Immers, er kunnen lessen getrokken worden uit het verleden om beredeneerde projecties te maken naar de toekomst toe (Carruthers, 1995). Accounting kan dus veel meer zijn dan louter een spiegel van de werking van een organisatie. Het kan ook meer fundamenteel bijdragen tot een betere werking. De aandacht is hier met andere woorden in de eerste plaats op de toekomst gericht, dit in tegenstelling tot financial accounting dat eerder een evaluatie impliceert. Bij management accounting kunnen de interne gebruikers bovendien zelf bepalen welke gegevens ze al dan niet kunnen of zullen gebruiken en op welke manier ze dit zullen doen. Financial accounting is daarentegen veel meer onderworpen aan wettelijke voorschriften inzake de openbaarmaking van financiële informatie (Carruthers, 1995; Groot en Van Helden, 2007). Vanuit de wetenschappelijke literatuur ter zake, zoals Meyer en Rowan (1977) of Carruthers (1995), kunnen ook tegenstemmen onderscheiden worden, die zich afzetten tegen de integratie van management en accounting tot de eigenlijke praktijk van ‘management accounting’. In deze bijdragen maakt men immers gewag van een vermeende breuk tussen het management en de boekhouding. De boekhoudingactiviteiten zouden volgens deze logica ten hoogste kunnen bijdragen tot de rechtvaardiging van het gevoerde beleid, vanuit een ondersteunende rol met andere woorden (Carruthers, 1995). Dit betreft evenwel
het
verschijnsel
van
de
decoupling
en
komt
later
nog
aan
bod.
21
III. Vzw’s en hun boekhouding: het leven na de boekhoudhervorming
22
In de inleiding werd reeds vermeld dat het K.B. van 2 mei 2002 een antwoord was op de gebreken van de vzw-wet van 27 juni 1921. Deze initiële wetgeving introduceerde enkel heel algemene, weinig gespecificeerde regels en liet de vzw’s in de praktijk nagenoeg volledig vrij in hun doen en laten (Verbruggen, Christiaens en Milis, 2011). De verschillende verplichtingen voor VZW’s inzake het beheer en de rapportering van de boekhouding waren met andere woorden uitermate beperkt (Smets, 2009). Vzw’s konden zelf beslissen op welke manier de ontvangsten en uitgaven werden bijgehouden. Verder werd de beheerraad van deze verenigingen er door de wetgever enkel toe verplicht om jaarlijks de jaarrekening en de begroting voor het komende jaar ter goedkeuring voor te leggen aan de algemene vergadering. Deze eerder vrijblijvende situatie voor de vzw’s veranderde drastisch met de introductie van de nieuwe wet van 2 mei 2002 (Christiaens en Vanhee, 2007; Prims en Cuypers, 2009). Vanaf dit deel van deze masterproef verschuift de focus naar de eigenlijke thematiek die reeds in de inleiding werd vooropgesteld, met de name de nieuwe vzw-wet en de veranderingen die deze met zich mee heeft gebracht voor de verschillende types vzw’s. Achtereenvolgens zullen meer concreet de boekhoudkundige verplichtingen van de vzw’s besproken worden, gevolgd door de sanctiebepalingen bij het niet nakomen van deze verplichtingen.
1. De nieuwe boekhoudkundige verplichten van de vzw 1.1. Het doel van de nieuwe vzw-wet en de voornaamste veranderingen Het voornaamste doel van de nieuwe vzw-wet is in feite tweeledig. Enerzijds is het de bedoeling om via een professionalisering van hun werking de vzw’s te laten uitgroeien tot volwaardige spelers en dit zowel op economisch als op maatschappelijk gebied. Men wil de vzw’s met andere woorden op hun verantwoordelijkheid wijzen, daar zij een steeds belangrijkere rol gingen spelen in de maatschappij (VZW Info nr. 18, 2005). Anderzijds is het de bedoeling om meer transparantie te verkrijgen binnen de non-profit sector en meer fiscale controles op vzw’s mogelijk maken, met als doel misbruiken in de vzw-wereld zoveel mogelijk tegen te gaan en een grotere veiligheid voor derden te waarborgen (Christiaens en Vanhee, 2007; Prims en Cuypers, 2009). Om een waarheidsgetrouw beeld te bekomen van de vzw en haar financiële situatie is het belangrijk dat haar informatie objectief is, periodiek wordt bekend gemaakt en met de nodige omzichtigheid wordt
23
opgesteld. De hervormde wetgeving moet de vzw’s in deze richting sturen (Verbruggen et. al, 2011).Verder voorziet de nieuwe wet bijvoorbeeld dat iedere persoon het recht heeft om kosteloos kennis te nemen van documenten die door de vzw moeten worden neergelegd (Periode berichten IBR nr. 7, 2002). Doorheen deze wetswijziging werd komaf gemaakt met de onduidelijke, vage regeling die sinds 1921 de norm was geweest. Het verplichte voeren van een boekhouding en de standaardisatie van de financiële informatie zou de nonprofit sector en haar afzonderlijke organisaties toegankelijk én bevattelijk moeten maken voor een brede groep van betrokkenen (Verbruggen et al., 2011). Verder werden ook de diensten, die belast waren met het onderzoek van vzw’s, gereorganiseerd om de controle te optimaliseren. Per provincie werden er controlecellen ingericht. Op deze manier heeft men het vzw-landschap duidelijker in kaart proberen brengen, wat de administratie toelaat gerichte controles te doen op allerlei vlakken. De hervormde vzw-wet van 2 mei 2002 is dus in de eerste plaats een antwoord op het gebrek aan transparantie en uniformiteit bij de meeste vzw’s. Enkele van de voornaamste krachtlijnen van de hervorming zijn (Periodieke berichten IBR nr. 5, 2002; Prims en Cuypers, 2009): -
Grotere doorzichtigheid door alle verenigingen aan dezelfde boekhoudkundige regels te onderwerpen en dit geïnspireerd door het ondernemingsboekhouden.
-
Een eenvoudige, maar volledige regeling aangaande de bekendmaking van de akten van de vzw.
-
Het opheffen van bepaalde overtollige formaliteiten.
-
Een rationele sanctieregeling, voor het geval de verplichtingen niet worden nagekomen.
-
Een modernisering van de taal en de terminologie.
De boekhoudkundige verplichtingen voor vzw’s zijn specifiek opgenomen in artikel 17 van de nieuwe vzw-wet. Sinds het in werking treden van deze nieuwe wet zijn alle vzw’s ertoe verplicht om al hun inkomsten en uitgaven minutieus bij te houden. Deze hervormde regeling ging met andere woorden gepaard met belangrijke administratieve en boekhoudkundige verplichtingen voor de verenigingen, zoals daar zijn het opmaken én openbaar maken van de jaarrekening en het professionaliseren van de boekhouding (VZW Info nr. 18, 2005). Bovendien worden ze geacht alle uitgaven te kunnen staven, aan de hand van verantwoordingsstukken, in de vorm van een factuur of een eenvoudig kasticket (VZW Review nr. 143, 2010).
24
Er wordt door de wetgever een onderscheid gemaakt tussen de kleine vzw’s en de grote en zeer grote vzw’s voor wat betreft de concrete invulling van de nieuwe reglementering. Respectievelijk dienen ze een vereenvoudigde boekhouding, dan wel een dubbele, economische boekhouding aan te leggen (VTOM nr. 2, 2002). De veranderingen die gepaard gingen met het invoeren van de nieuwe vzw-wet komen verder in deze masterproef nog ruimschoots aan bod. Er zijn echter ook de zogenaamde “speciale vzw’s”. Dit zijn verenigingen die omwille van de aard van hun activiteiten onderworpen zijn aan een bijzondere regelgeving. Zij blijven in principe onderhevig aan de reeds gangbare wetgeving en reglementering, voor zover deze min of meer strookt met de nieuwe vzw-wet (Periodieke berichten IBR nr. 5, 2002). In samenhang met de boekhoudkundige hervormingen, werd door de nieuwe vzwwet ook een standaardmodel voor de boekhouding ingevoerd: het zogenaamde ABC-model. ABC staat hier voor Activity Based Costing. Dit model bestaat uit drie delen, waarbij elk van de letters ABC voor één bijlage staat (Activa nr. 1, 2003). Bijlage A omvat de zogenaamde “mutaties in contant geld of op de rekeningen” (Activa nr.1, 2003, p. 7). Deze worden ingeschreven in een ongesplitst dagboek. Dit dient gedurende tien jaar te worden bewaard maar werd enkele jaren geleden verminderd tot zeven jaar. Bijlage B betreft een staat van ontvangsten en uitgaven die door vzw’s nauwkeurig moeten worden bijgehouden. Bijlage C tot slot slaat op het feit dat elke vzw eenmaal per jaar een inventaris moet opstellen van alle bezittingen, rechten, schulden en verplichtingen van de vereniging (bron: www.vsdc.be). Het opstellen van een inventaris impliceert tevens de noodzaak om alle bezittingen en investeringen te waarderen (Christiaens en Vanhee, 2007). Het VSDC beschrijft dit op haar website als “een pak extra werk voor de vzw’s”. Waar bijlagen A en B geen concreet beeld geven van de werkelijke bezittingen en schulden van een vzw, bevat bijlage C wel zulke informatie. Dit maakt deze bijlage heel belangrijk bij het beheer van de vereniging (Activa nr. 1, 2003). De nieuwe vzw-wet geeft een aanzet tot uniformisering, zowel wat betreft de toepassing van de boekhoudwetgeving als wat betreft de controle op de boeken. Er wordt als regel gesteld dat de raad van bestuur elk jaar, ten laatste zes maanden na afsluitingsdatum van het boekjaar, de jaarrekening en de begroting van het voorbije jaar ter goedkeuring voorlegt aan de algemene vergadering. Dit heeft uiteraard als onmiddellijke gevolg dat de jaarlijkse algemene vergadering ook binnen deze termijn moet samenkomen. In het vaktijdschrift VZW Review raadt men aan om dit ook als dusdanig in de statuten van de vzw op te nemen. Het toont alvast aan dat implicaties van de hervormde 25
boekhoudkundige verplichtingen ruimer gaan dan louter het voeren van de boekhouding op zichzelf (VZW Review nr. 102, 2002, p. 12). Aanvankelijk werden vzw’s geacht om op 1 januari 2005 te starten met het voeren van een boekhouding overeenkomstig de nieuwe vzw-wet. In de loop van het jaar 2005 heeft men evenwel beslist om de aanpassingstermijn met één jaar te verlengen. Sinds 1 januari 2006 is de overgangsperiode, waarvan de vzw’s gebruik konden maken om de transformatie geleidelijk te laten verlopen, definitief afgelopen (VZW Review nr. 112, 2004; VZW Review nr. 115, 2005). Het is hierbij wel belangrijk om in gedachten te houden dat de boekhouding van vzw’s geen vaststaand gegeven is. Dit betekent dat er sinds de hervorming door het K.B. van 2 mei 2002 alweer nieuwe hervormingen zijn doorgevoerd. Een voorbeeld van zo’n recentere boekhoudkundige verandering is deze van 1 januari 2011: de kosten voor het neerleggen van de jaarrekening zullen variëren tussen 59 en 140 euro. Deze betaling kan op twee manieren verricht worden. Als de jaarrekening op papier wordt neergelegd, dient de betaling te gebeuren met een gewaarborgde cheque. Indien de jaarrekening wordt neergelegd via internet, gebeurt de betaling online met een kredietkaart of via een overschrijving. Enkel kleine vzw’s kunnen kosteloos de jaarrekening neerleggen. (VZW Review 144, 2010). De focus in deze masterproef ligt evenwel op de hervorming van 2002 en het mag duidelijk wezen: met de nieuwe vzw-wet van 2 mei 2002 kregen de vzw’s heel wat nieuwe verplichtingen opgelegd. Gezien het enorme aantal VZW’s in België kan het belang van deze vernieuwde VZW-wetgeving ook niet worden ontkend (Periodieke berichten IBR nr. 5, 2002; Smets, 2009). Het valt evenwel te verwachten dat een dergelijke grondige transformatie van het vzw-wezen niet zonder problemen heeft plaatsgegrepen. Alvorens in te gaan op de moeilijkheden die de boekhoudhervorming met zich mee heeft gebracht, zal nog even kort worden stilgestaan bij het onderscheid tussen “kleine”, “grote” en “zeer grote” vzw’s.
1.2. Onderscheid naar grootte: kleine, grote en zeer grote vzw’s 1.2.1. HET BEPALEN VAN DE GROOTTE VAN EEN VZW: DE CRITERIA Vermits de eigenlijke grootte van een vzw van doorslaggevend belang is voor het boekhoudkundig regime dat de vzw in kwestie moet volgen, is het interessant en bijzonder nuttig om even dieper in te gaan op de criteria te gehanteerd worden om de verschillende categorieën vzw’s van elkaar te onderscheiden (VZW Review nr. 118, 2005). Traditioneel
26
wordt een onderscheid gemaakt tussen kleine, grote en zeer grote vzw’s. Deze begrippen worden niet letterlijk vermeld door de wetgever, ze werden afgeleid uit de wettelijke definitie aangaande de omvangscriteria (Periodieke berichten IBR nr. 5, 2002; Christiaens en Vanhee, 2007). De criteria om deze verschillende types te definiëren, worden als dusdanig reeds opgesomd in artikel 17, §§ 3 en 5 van de oude vzw-wet van 27 juni 1921. De wetgever schrijft in artikel 17, § 3 van de voornoemde wet voor dat een vzw als “groot” moet worden beschouwd, wanneer minstens twee van de volgende criteria op de vereniging van toepassing zijn: -
de vereniging heeft vijf of meer voltijds equivalente werknemers (VTE), gemiddeld over het jaar, ingeschreven in haar personeelsregister
-
de vereniging heeft in totaal minstens € 250.000 aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, exclusief de belasting over toegevoegde waarde
-
de vereniging heeft een balanstotaal van minstens € 1.000.000
Opdat er sprake kan zijn van een “grote” vzw volstaat het dus niet om aan slechts één van de bovenstaande criteria te voldoen. Daarenboven is er ook sprake van een bepaalde bovengrens die men niet mag overschrijden, indien men het status van “grote” vzw wil behouden. Meer concreet wordt in het artikel 17, § 5 van de wet van 27 juni 1921 gestipuleerd dat een vereniging als “zeer groot” moet worden beschouwd, indien het aantal tewerkgestelde personen gemiddeld over het jaar minstens 100 voltijds equivalenten bedraagt. Bovendien worden ook die verenigingen als zeer grote vzw’s beschouwd, die bij het afsluiten van het boekjaar ten minste aan twee van de onderstaande drie criteria beantwoorden: -
de vereniging heeft 50 of meer voltijds equivalente werknemers (VTE), gemiddeld over het jaar, ingeschreven in haar personeelsregister
-
de vereniging heeft in totaal minstens € 6.250.000 aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, exclusief de belasting over toegevoegde waarde
-
de vereniging heeft een balanstotaal van minstens € 3.125.000
Benevens de grote en zeer grote vzw is er ook nog sprake van de zogenaamde kleine vzw. Deze mag slechts één van voornoemde criteria overschrijden (VZW Review nr. 118, 2005). 1.2.2. DE VERPLICHTINGEN VOOR KLEINE VZW’S Verenigingen
van
het
kleine
type
zijn
niet
verplicht
om
een
volwaardige
vermogensboekhouding te voeren. Voor hen volstaat een vereenvoudigde boekhouding (VZW Review nr. 102, 2002). De kleine vzw moet hierbij gebruik maken van een dagboek 27
van ontvangsten en uitgaven. Bovendien moet jaarlijks een inventaris worden opgemaakt, waarin alle bezittingen, vorderingen, schulden, rechten en verplichtingen moeten worden opgelijst. De wetgever legt geen voorwaarden op over hoe een inventaris er moet uitzien (Activa nr. 1, 2006) Uiteindelijk dient deze vereenvoudigde boekhouding uit te monden in een jaarrekening die overeenkomstig de wetgeving moet bestaan uit volgende onderdelen (Christiaens & Vanhee, 2007): -
Een staat van ontvangsten en uitgaven
-
De toelichting, met inbegrip van een samenvatting en eventuele aanpassingen van de waarderingsregels, eventuele bijkomende inlichtingen en een vermogenstaat.
Kleine vzw’s kunnen echter vrijwillig kiezen om een volledige boekhouding te voeren. Als men hiervoor kiest, dan is dit minimum voor drie jaar. Bovendien zal de vzw in kwestie na afloop van deze drie jaar de keuze om opnieuw over te schakelen naar een vereenvoudigde boekhouding moeten onderbouwen in de toelichting (Christiaens en Vanhee, 2007). 1.2.3. DE VERPLICHTINGEN VOOR GROTE EN ZEER GROTE VZW’S Grote en zeer grote vzw’s zijn verplicht om een volledige boekhouding te voeren, naar het beeld van ondernemingen en overeenkomstig het algemeen boekhoudrecht voor vennootschappen. (VZW Review nr. 102, 2002). Een jaarrekening van (zeer) grote vzw’s dient dus te bestaan uit een balans (i.e. een overzicht van het vermogen van de vereniging), een resultatenrekening (i.e. een overzicht van de financieel-economische resultaten doorheen het jaar) en een toelichting. Ook tussen grote en zeer grote vzw’s zijn er evenwel verschillen in de concrete wettelijke verplichtingen. Deze verschillen hebben enerzijds betrekking op de aard van de boekhouding zelf en anderzijds op de controle van de verenigingen (Christiaens en Vanhee, 2007). Wat het verschil inzake het voeren van de boekhouding betreft, dit situeert zich op het vlak van het model van de jaarrekening. In tegenstelling tot zeer grote vzw’s, hebben grote vzw’s immers de mogelijkheid om deze jaarrekening in verkorte vorm op te stellen. Het verschil inzake controle situeert zich in de eerste plaats op het niveau van de audit. Voor de zeer grote vzw’s is het in dit verband verplicht om minstens een commissaris aan te stellen, die onder meer belast wordt met de controle van de financiële toestand van de vereniging. Grote vzw’s kunnen hier ook voor kiezen, maar dan geheel vrijwillig. De controle van vzw’s in het algemeen en het benoemen van de commissarissen in het bijzonder is een belangrijk gegeven. Immers, de non-profit sector oefent een niet28
geringe invloed uit op onze economie. Het aanstellen van commissarissen moet zorgen voor meer boekhoudkundige transparantie in de vzw-wereld, naar analogie met de vennootschapswereld (Activa nr. 1, 2003, pp. 15-16). Een commissaris dient te worden benoemd onder de leden van het Instituut der Bedrijfsrevisoren (IBR). De commissaris is volgens de wet belast met de controle van de financiële toestand, van de jaarrekening en van de regelmatigheid in het licht van de wet en de statuten en van de verrichtingen die in de jaarrekening moeten worden vastgesteld. Hij controleert de jaarrekening en de financiële en boekhoudkundige verrichtingen tijdens het boekjaar (Periodieke berichten IBR nr. 5, 2002). De commissaris moet hierover ook een uitgebreid schriftelijk verslag opmaken. Uit dit verslag zou dan moeten blijken of de boekhouding en jaarrekening van de betrokken vzw zijn bijgehouden in overeenstemming met de wettelijke bepalingen terzake. Daarenboven dient een commissaris na te gaan of de jaarrekening effectief een getrouw beeld geeft van het vermogen en van de financiële toestand van de betrokken vereniging. Het verslag moet worden neergelegd bij de Nationale Bank van België, samen met de jaarrekening van de vzw. (VZW Review nr. 130, 2008)
1.3. Dura lex, sed lex? Sancties in het geval van nalatigheid De boekhoudhervorming is geen vrijblijvende aangelegenheid. Vzw’s die nalatig zijn en zich niet conformeren aan de hervormde wetgeving lopen het risico om hiervoor gesanctioneerd te worden (VZW Info nr. 8, 2010). Een eerste mogelijke sanctie bij het persistent negeren van de wetgeving bestaat uit de ontbinding van de vzw (K.B. 2 mei 2002, art. 18). Deze sanctie kan meer bepaald gevorderd worden voor die verenigingen die onder meer: -
Niet in staat zijn hun verbintenissen na te komen
-
Hun vermogen of de inkomsten uit dat vermogen voor een ander doel aanwenden dan dat waarvoor zij zijn opgericht
-
In ernstige mate in strijd handelen met de statuten, of in strijd handelen met de wet of de openbare orde
-
Minder dan drie leden tellen
Specifiek met betrekking tot de boekhoudkundige verplichtingen kan een vzw volgens art. 18 ontbonden worden, indien de vereniging gedurende drie opeenvolgende boekjaren haar jaarrekening niet heeft neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel of de 29
Balanscentrale. De vordering kan meer bepaald worden ingesteld na het verstrijken van een termijn van dertien maanden, te rekenen vanaf het afsluiten van het derde boekjaar. Als een vzw alsnog haar ontbinding wil voorkomen, dan is dit mogelijk wanneer zij al de ontbrekende jaarrekeningen toch nog neerlegt. Dit moet dan wel gebeuren voor het sluiten van de debatten omtrent de eventuele ontbinding (IAB Jaarverslag, 2002). Een andere mogelijke sanctie ten gevolge van het niet neerleggen van de jaarrekening is het opschorten van elke vordering van de vereniging in kwestie. In dit geval wordt er door de rechter een regularisatietermijn bepaald, die in het geval van niet-naleving van de wet, uiteindelijk zal leiden tot het onontvankelijk verklaren van de vordering (VZW Info nr. 8, 2010). Een derde mogelijke sanctie raakt aan de schenkingen van de vzw. Het niet neerleggen van de jaarrekening kan immers tot gevolg hebben dat de betrokken vzw verstoken blijft van een koninklijke machtiging met het oog op het verkrijgen van schenkingen met een waarde die hoger ligt dan € 100.000 (IAB Jaarverslag, 2002). Een lezing van de vaktijdschriften voor vzw’s leert dat vzw’s zich weinig aantrekken van deze sancties, omdat het algemeen geweten is dat het parket niet meteen prioriteit geeft aan het opspeuren van vzw’s die eventueel niet volledig in regel zouden zijn met de wetgeving (VZW Info nr. 11, 2005). En ondanks het feit dat een betere controle van de boekhouding één van de vier krachtlijnen van de boekhoudhervorming was, blijkt daar in de praktijk weinig van in huis te komen. Uit de lectuur van relevante tijdschriften en artikels komt naar voor dat er eerder weinig controle is, zowel op het navolgen van de wettelijke bepalingen enerzijds als op de kwaliteit van de boekhoudkundige informatie anderzijds. Aldus schiet de hervorming haar doel enigszins voorbij (Smets, 2009, Verbruggen et al., 2011). Jegers en Houtman (1993) schreven reeds in de vroege jaren negentig over de gebrekkige opvolging van de jaarlijkse boekhoudkundige verplichtingen (zij het specifiek voor ziekenhuizen) en ook tot op vandaag blijkt de wetgever er niet in te slagen een effectief controleregime op te zetten.
30
IV. Hindernissen van de boekhoudhervorming: een documentair onderzoek
31
1. Methodologie Met de voorgaande, verkennende literatuurstudie werd de basis gelegd van deze masterproef. De vooropgestelde vraag naar de hindernissen die het management heeft ervaren bij de implementatie van de boekhoudhervorming werd echter nog niet beantwoord. In dit deel van de verhandeling staat het beantwoorden van de eigenlijke onderzoeksvraag centraal. Deze fase in het onderzoek bestond uit een zogenaamd documentair onderzoek. Vermits er vooralsnog eerder weinig literatuur bestaat over de hindernissen voor vzw’s ten gevolge van de boekhoudhervorming, waren we voor dit onderzoek aangewezen op de voornaamste Vlaamse vaktijdschriften voor vzw’s enerzijds en andere boekhoudkundig gerelateerde bijdragen. In het kader van deze verhandeling werden de volgende bijdragen geconsulteerd: -
Accountancy en Bedrijfskunde
-
Activa – Tijdschrift voor accountants en boekhouden
-
Maandblad voor accountancy en bedrijfseconomie
-
Periodieke berichten van het Instituut der Bedrijfsrevisoren (IBR)
-
Tijdschrift voor economie en management
-
Vlaams Tijdschrift voor Overheidsmanagement (VTOM)
-
VZW Info
-
VZW Review
Concreet bestond dit documentair onderzoek uit een zorgvuldige lectuur van alle bovenstaande tijdschriften of artikels, op zoek naar vermeldingen van (potentiële) hindernissen of moeilijkheden die de boekhoudhervorming met zich meebracht voor het management van vzw’s. Het leverde een uitgebreide opsomming op van mogelijke hindernissen. Later in deze masterproef zullen deze potentiële hindernissen getoetst worden aan de concrete praktijk, om na te gaan in welke mate deze moeilijkheden daadwerkelijk als hindernissen worden gepercipieerd door het management van vzw’s.
32
2. Hindernissen vanuit het managementperspectief In dit deel van de masterproef verschuift de focus naar de vermeende schaduwzijde van de nieuwe vzw-wetgeving. Centraal staat de vraag welke hindernissen het management van vzw’s kan ervaren hebben, ten gevolge van de nieuwe wet en de daaruit voortspruitende regelgeving. In het tijdschrift VZW Review zijn bijwijlen bijzonder scherpe commentaren op de nieuwe vzw-wet te lezen. Zo werd in 2002 onder meer het volgende geschreven over de nieuwe boekhoudwet: “Zelfs de vzw’s worden er niet beter van” (VZW Review nr. 101, p. 5). Of meer uitgebreid: “De nieuwe wet is uiteindelijk een academisch onderonsje geworden van mensen die helemaal niet weten hoe de praktijk in een vereniging in mekaar zit en die gewoon zijn hun ideeën door een ander te laten uitvoeren, zodat het ‘allemaal niet zoveel werk vraagt’, omdat ze het immers niet zelf moeten doen, maar door een ander laten opknappen” (VZW Review nr. 101, p. 5). Hieruit blijkt dat het VSDC meent dat de wetgever de impact van de hervormde VZW-wetgeving danig heeft onderschat. Nog volgens het VSDC heeft de nieuwe boekhoudwet gezorgd voor een kluwen aan administratieve verplichtingen, dat verre van transparant is. Dit terwijl de hervorming net werd doorgevoerd met het oog op vereenvoudiging en méér transparantie. Bovendien zou de hervorming nog te veel afgestemd zijn op het vennootschapsrecht. De algemene teneur binnen het VSDC is dat men zich niet voldoende heeft beraad over de inhoud van de concrete wetsartikelen, waardoor het geheel net complexer is geworden, in plaats van de vereenvoudiging die de wetgever voor ogen had (VZW Review nr. 102, 2002).
2.1. Problemen i.v.m. boekhoudkundige en rapporteringsverplichtingen De algemene kritieken van het VSDC vertalen zich naar drie meer specifieke moeilijkheden. Een eerste probleem houdt verband met het feit dat bepaalde vzw’s balanceren op de grens tussen een kleine en een grote vzw. Stel dat een kleine vzw op een gegeven moment een zekere groei kent en beantwoordt aan twee van de drie criteria van de grote vzw, dan dient zij ook op boekhoudkundig vlak een transformatie te ondergaan. Vanaf het volgende boekjaar zal een vereenvoudigde boekhouding dan immers niet meer volstaan, maar zal een volledige boekhouding moeten gevoerd worden. Dit impliceert dan weer dat deze vzw een beginbalans zal moeten opstellen. De verplichting voor kleine vzw’s om een inventaris bij te houden is ten dele een antwoord op deze problematiek, maar toch wordt in de vaktijdschriften geschreven dat de wetgever te weinig aandacht heeft besteed
33
aan de concrete problematiek van de overgang (IBR Periodieke berichten nr. 5, 2002; Christiaens & Vanhee, 2007). Deze eerste moeilijkheid toont meteen aan dat de effecten van de boekhoudhervorming niet noodzakelijk een korte overgangsperiode behelsden, maar zich ook pas op langere termijn kunnen manifesteren. Bepaalde vzw’s worden immers heen en weer geslingerd tussen een eenvoudige, dan wel een volledige boekhouding. Een tweede probleem heeft betrekking op het jaarrekeningmodel dat gebruikt wordt. De boekhoudhervorming voorziet immers in het invoeren van een jaarrekening voor vzw’s als onderdeel van de (volledige) boekhouding, gebaseerd op het ondernemingsboekhouden. Vanuit professionele kringen van accountants en revisoren, zoals het Instituut der Bedrijfsrevisoren (IBR), wordt echter de opmerking gemaakt dat er een groot verschil bestaat tussen de jaarrekening, zoals deze door vzw’s ter goedkeuring moet worden voorgelegd aan de algemene vergadering, en het document dat door vennootschappen moet worden neergelegd bij de Nationale Bank van België. In beide gevallen wordt de term jaarrekening gebruikt, maar deze vlag dekt een verschillende lading. Dit creëert verwarring en in de eerste plaats in boekhoud-technisch opzicht, vermits het gebruikte model van de jaarrekening afhankelijk is van het gehanteerde boekhoudsysteem (VZW Review nr. 102, 2002; IBR Periodieke berichten nr. 5, 2002). Nog in verband met de specifieke boekhoudkundige verplichtingen bestaan er potentiële struikelblokken voor die vzw’s die voorheen reeds onderhevig waren aan een sectorale regelgeving. De wetgever schrijft voor dat deze vzw’s hun boekhouding mogen voeren zoals voorheen, voor zover deze sectorale regelgeving gelijkwaardig is aan de hervormde boekhoudregels (Christiaens en Vanhee, 2007). Indien de boekhouding opgelegd door een sectorale regeling evenwel niet gelijkwaardig wordt bevonden, dan zal een vzw twee verschillende boekhoudingen moeten bijhouden. Dit betekent een administratieve verzwaring (Smets, 2009). Een andere moeilijkheid betreft het neerleggen van de jaarrekening bij de Balanscentrale. Dit betreft dus in de eerste plaats een probleem voor “grote” en “zeer grote” vzw’s. Concreet bestond er veel discussie over de zogenaamde onnodige kosten die deze verplichting met zich mee zou brengen en ook over de complexiteit van deze praktijk, die immers in schril contrast staat met de vermeende eenvoud die de boekhoudhervorming met zich mee zou brengen (IBR Periodieke berichten nr. 5, 2002). Verder vormt ook de duur van de overgangsperiode een punt van kritiek. Ondanks het feit dat deze aanpassingsperiode met een jaar verlengd werd tot en met 31 december 2005, wordt geopperd dat de vzw’s te weinig tijd hebben gekregen om zich te conformeren 34
aan de nieuwe bepalingen. Hierbij wordt ook de vergelijking gemaakt met een soortgelijke omschakeling bij vennootschappen in 1975-1976 (Chevalier, 2009). Zij kregen als professionele organisaties immers vijf jaar de tijd om alle noodzakelijke veranderingen door te voeren, dit terwijl vele vzw’s hoofdzakelijk bestaan uit vrijwilligers (Smets, 2009).
2.2. Accountancy als een taal apart: de nood aan expertise Een belangrijk probleem waarmee vzw’s, geconfronteerd met de boekhoudhervorming, te maken kunnen krijgen is een gebrek aan expertise. Dit hoeft uiteraard niet te verrassen, vermits accountancy een vak apart is. Het is een financieel-economische taal, die men zich eigen moet maken, en hier blijft men binnen de non-profitsector al eens in gebreke, daar het financieel-economische aspect binnen deze sector vaak onderbelicht blijft (Bulckaert, 1996). Of dit zou althans het geval zijn geweest voor de boekhoudhervorming. Volgens het vaktijdschrift VZW Info zou dit probleem zich in de eerste plaats manifesteren bij de kleine vzw’s, waar men met beperkte middelen tracht bij te dragen tot de realisatie van een bepaald maatschappelijk doel en waarbinnen de bestuurders zich in vele gevallen op vrijwillige basis engageren. Deze managers beschikken vaak over een gebrekkige kennis van het boekhouden (VZW Info nr. 6, 2008). Bovendien ontbreekt het hen vaak ook aan tijd en motivatie om zich hier in te verdiepen, vermits zij hun engagement binnen een vzw invullen in hun vrije tijd (Smets, 2009). Het probleem hoeft zich evenwel niet te beperken tot de “kleine” vzw’s of andere verenigingen die hoofdzakelijk werken met vrijwilligers. Immers, ook bij betaalde krachten kan het voorkomen dat de kennis van het boekhouden weinig tot niet aanwezig is. Als organisaties niet beschikken over medewerkers met de nodige kennis en competenties met betrekking tot accountancy in al zijn facetten, maakt dit het bij voorbaat bijzonder moeilijk om te beantwoorden aan de wetgeving inzake boekhouding en rapportering. Grote vzw’s zouden in dit verband minder problemen kennen, vermits zij doorgaans over voldoende financiële middelen beschikken om te investeren in expertise, indien deze nog niet aanwezig is (Verbruggen et. al, 2011).
2.3. Management met cijfers: de boekhouding als bestuursinstrument De boekhouding werd lange tijd beschouwd als een louter technische aangelegenheid binnen een organisatie. Het was de verantwoordelijkheid van de boekhouder en verder bestond er in feite weinig interesse voor. Dit is uiteraard niet geheel onbegrijpelijk, omwille van het voornoemde feit dat accountancy inderdaad een specifieke financieel-economische
35
taal betreft. Desalniettemin kan een breder gebruik van de boekhouding binnen een organisatie heel verrijkend en betekenisvol zijn (Carruthers, 1995). Het nut en de toegevoegde waarde van de boekhouding kwamen eerder in deze masterproef reeds aan bod (cfr. management accounting). Hier ligt de focus op die verschillende aspecten die verhinderen dat de boekhouding daadwerkelijk een meerwaarde kan betekenen voor een vereniging en meer bepaald op de rol die het management hier al dan niet in speelt. 2.3.1. COMPETENT MANAGEMENT ALS CONDITIO SINE QUA NON Het spreekt voor zich dat ook voor de bestuurders van een vzw enige notie van accountancy onontbeerlijk is, indien men boekhoudkundige informatie wil gebruiken bij het management van de organisatie. Dit betekent dat men niet alleen dient te investeren in de medewerkers, maar dat er ook voldoende aandacht is voor de opleiding van het management (Verbruggen et al, 2011). De professionalisering van vzw’s die men met de boekhoudhervorming voor ogen had, impliceert immers dat het management van vzw’s de financieel-economische informatie die door hun vereniging wordt voortgebracht ook daadwerkelijk intern gaan aanwenden, om aldus tot een beter beheer te komen. Dit betekent geenszins dat elke manager tegelijk een boekhouder moet worden, maar enige kennis van de terminologie en de boekhoudkundige concepten is wel belangrijk (Smets, 2009) Het is met andere woorden niet voldoende om zich als vereniging louter te beperken tot het invoeren van de nieuwe wettelijke voorschriften. Het is cruciaal dat ook het management mee evolueert en een ruimer palet aan competenties weet te ontwikkelen. VZW Info vermeldt in dit verband een studie van de vereniging “Excellence for non profit” uit 2008, waaruit bleek dat bijna zeventig procent van de bestuurders van een vzw geen bijkomende (management)opleiding had gevolgd, naar aanleiding van de nieuwe wet van 2 mei 2002 (VZW Info nr. 16, 2008). 2.3.2. DECOUPLING: DE BREUK TUSSEN MANAGEMENT EN ACCOUNTANCY In de wetenschappelijke literatuur terzake wordt regelmatig gewag gemaakt van het potentiële nut dat kwalitatieve boekhoudkundige informatie kan hebben voor en bij het management van een vereniging. Dit wordt onder meer vanuit het New Institutionalism genuanceerd, waar men spreekt van een zogenaamde decoupling (i.e. een ontkoppeling tussen management en boekhouding) (Groot en Van Helden, 2007). Concreet betreft het een vermeende breuk tussen het management van een organisatie en de accounting-praktijk, 36
waardoor er dus geen link zou bestaan tussen het institutionele facet van een organisatie en het technische (boekhoudkundige) facet ervan (Carruthers, 1995). Volgens de logica van de decoupling zal een organisatie bepaalde regels of procedures niet zozeer toepassen om daadwerkelijk de effectiviteit en de efficiëntie in haar werking te verbeteren. Men zou dit in de eerste plaats doen om efficiënt en effectief te lijken in de ogen van de belanghebbende derden. Centraal staat met andere woorden de perceptie van de stakeholders. Er worden bepaalde nieuwigheden geïntroduceerd binnen een organisatie, zonder dat dit noodzakelijk een meerwaarde betekent voor de organisatie en zonder enige relatie met wat zich op de eigenlijke werkvloer afspeelt. Externe partijen tevreden stellen, daar draait het om volgens deze strekking. Een dergelijke ontkoppeling tussen het management enerzijds en de boekhouding anderzijds heeft als direct effect dat de organisaties in kwestie aan de wettelijke verplichtingen beantwoorden, zij het slechts pro forma (Groot en Van Helden, 2007). Uit de literatuur blijkt dat non-profitorganisaties extra gevoelig zijn voor het fenomeen van decoupling, veel meer dan private ondernemingen (Groot en Van Helden, 2007). De verklaring hiervoor zou in de eerste plaats liggen bij de enorme institutionele druk die deze organisaties ervaren. Aldus bestaat het risico dat deze verenigingen onder druk van institutionele eisen de bedrijfsvoering gaan loskoppelen van de concrete taakuitvoering. Op dat moment wordt dan wel de schijn gewekt dat er veel zou veranderen, maar in se hebben deze veranderingen weinig tot geen effect op de eigenlijke gang van zaken binnen de vereniging. Er is immers amper sprake van enige coördinatie tussen de verschillende niveau’s binnen de organisatie, noch van enige ex post evaluatie. Op het einde van de rit heeft een dergelijke transformatie de organisatie en haar werking dan ook nauwelijks beïnvloed (Meyer en Rowan, 1977; Groot en Van Helden, 2007). In het geval van de boekhoudhervorming zou dit betekenen dat vzw’s de verandering pro forma hebben doorgevoerd, enkel en alleen om de wetgever tevreden te stellen, maar zonder dat dit enig effect zou sorteren op de dagelijkse taakuitvoering. Aldus zou deze hervorming haar doel ten dele voorbijschieten. 2. 3. 3. HET BELANG VAN DE SOCIAL BENEFITS
EN SOCIAL INPUTS
Een belangrijk nadeel van de boekhouding en bijgevolg een hindernis bij het gebruik ervan voor managementondersteuning, is dat enkel de financieel-economische aspecten hierin aan bod komen. Waar dit bij private ondernemingen wel degelijk een vrij volledig beeld van de organisatorische werking biedt, spelen bij de meeste vzw’s uiteraard ook de zogenaamde 37
“social benefits”. Het gaat om de sociale effecten van het gevoerde beleid, die zich vaak niet eenvoudig laten vertalen naar de boekhouding. Verder is er ook een probleem met de registratie van de zogenaamde “social input”. Het betreft in de eerste plaats de tewerkstelling van vrijwilligers (Christiaens en Vanhee, 2007; Smets, 2009). Dit is veel voorkomend bij vzw’s, maar behalve een eventuele onkostenvergoeding zijn hiervan vaak geen sporen te vinden in de boekhouding. Dit is een duidelijke tekortkoming van de toepassing van de logica uit ondernemingen in de non-profitsector. Het is bijgevolg ontzettend belangrijk dat managers zich hiervan bewust zijn en de boekhoudkundige informatie op de juiste wijze interpreteren (Smets, 2009).
2.4. Digitalisering en accountingsoftware De boekhoudhervorming verplicht vzw’s ertoe om de boekhouding te voeren volgens een specifiek model. Om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, hebben de vzw’s zich ook gespecialiseerde software moeten aanschaffen voor het voeren van de boekhouding. Het gaat meer bepaald om de “grote” en “zeer grote” vzw’s die er door de nieuwe vzw-wet toe verplicht worden om een dubbele boekhouding te voeren. (VZW Info nr. 4, 2010). De almaar verdergaande digitalisering van de informatie brengt ongetwijfeld heel wat voordelen met zich mee, maar er gaan toch ook verschillende belangrijke hindernissen mee gepaard (VZW Info nr. 1, 2010). Een eerste belangrijke probleem betreft de levensduur van dergelijke digitale documenten. Vermits ook de softwareprogramma’s waarmee men werkt evolueren doorheen de tijd, is het niet gegarandeerd dat de gegevens die vandaag de dag in deze softwareprogramma’s worden ingevoerd en verwerkt leesbaar blijven. Het verzekeren van de leesbaarheid van deze informatie is een belangrijke bezorgdheid van het management van een organisatie. Bovendien impliceert een evolutie in de gebruikte programma’s ook de noodzaak tot het regelmatig bijscholen van de medewerkers die met deze programma’s moeten werken (Deshmukh, 2006). Een tweede moeilijkheid betreft de snelheid waarmee de informatie tegenwoordig op verenigingen afkomt, evenals de omvang van deze stroom aan informatie. De digitalisering van de informatie en de communicatie laat immers toe dat informatie steeds sneller wordt verspreid en gepubliceerd. Dit betekent ook dat verenigingen deze informatie steeds sneller moeten verwerken, indien men niet overspoeld wil worden door een
38
onbeheersbare berg aan gegevens. Een belangrijke vraag in dit verband is hoe vzw’s de orde kunnen bewaren in deze digitale stroom? (VZW Info nr. 1, 2010) Een derde belangrijke probleem heeft betrekking op de motivatie van de betrokken medewerkers om bepaalde accountingsoftware daadwerkelijk te gebruiken. Afgezien van de vereiste technische kennis, is de wil van een organisatie en haar medewerkers cruciaal voor het welslagen van de digitalisering. De eventuele toegevoegde waarde van accounting software krijgt op deze manier uiteraard niet de kans om tot uiting te komen (Deshmukh, 2006, pp. 14-15).
2.5 Koken kost geld: de kostprijs van de boekhoudhervorming De implementatie van een professionele boekhouding vergt niet alleen technische kennis, het betekent ook een belangrijke financiële investering voor de vzw’s. Koken kost geld en ook dit kan het management van een vzw hinderen, dan wel temperen in zijn enthousiasme om de boekhoudhervorming zoals voorgeschreven door te voeren. 2.5.1. INVESTEREN
IN MEDEWERKERS EN SOFTWARE
Een eerste belangrijke investering heeft betrekking op de noodzaak aan competente medewerkers. Het betekent een financiële kost voor een organisatie om de vereiste competenties te verwerven. De financiële/boekhoudkundige dienst van de vzw’s moest in vele gevallen versterkt worden en dit impliceert bijna altijd extra kosten (VTOM nr. 4, 1999). Er bestaan verschillende manieren om de organisatie van de nodige kennis te voorzien. Dit bleek ook uit de bevraging van enkele managers in het kader van dit onderzoek. Een eerste mogelijkheid bestaat erin om als vereniging het aanwezige potentieel te benutten en verder aan te boren. Dit kan door te investeren in de bijscholing van de beschikbare medewerker(s) en door hen toe laten bepaalde opleidingen bij te wonen. In een tweede scenario beschouwt het management van een vzw het aanwezige personeelsbestand als onvoldoende om de boekhoudhervorming op een succesvolle manier door te voeren. In dit geval kan men ofwel nieuwe medewerkers met de juiste competenties aanwerven ofwel een beroep doen op externe expertise en dus de boekhoudkundige taken uitbesteden. Het investeren in competente medewerkers is uiteraard cruciaal, maar op zich onvoldoende. De vzw’s zullen zich ook gespecialiseerde software moeten aanschaffen, opdat deze medewerkers de boekhouding kunnen voeren zoals het door de wetgever wordt
39
voorgeschreven. Dergelijke accountingsoftware betekent enerzijds een eenmalige kost in de aankoop en anderzijds een jaarlijkse ‘abonnementskost’ (met het oog op ondersteuning, updates en dergelijke meer). Er zijn verschillende boekhoudprogramma’s op de markt en hun prijs varieert al naargelang het merk of de provider. 2.5.2. OPENBAARMAKINGSKOSTEN Vzw’s dienen jaarlijks hun jaarrekening neer te leggen, wat van de openbaarmakingskosten een jaarlijks terugkerende kost maakt. (VZW Info nr. 20, 2009). Vzw’s hebben de keuze bij het neerleggen van de jaarrekening: ofwel maken ze gebruik van een pdf-bestand, ofwel gebruiken ze een XBRL-bestand. De neerleggingskosten voor een gestructureerd databestand (i.e. XBRL-extensie) liggen wel beduidend lager dan deze voor een pdfbestand5. 2.5.3. DE KOSTPRIJS VAN EEN COMMISSARIS Eerder werd in deze masterproef reeds geschreven dat “zeer grote” vzw’s er door de wetgever toe werden verplicht om een of meerdere commissarissen aan te stellen voor de controle van hun financiële toestand en de jaarrekening. Andere vzw’s kregen deze verplichting niet opgelegd, tenzij vanuit een eventuele sectorale regeling, maar zij kunnen uiteraard wel vrijwillig kiezen voor het aanstellen van een commissaris. Het aanstellen van een bedrijfsrevisor als commissaris bij een vzw betekent evenwel op meerdere vlakken een ingrijpende verandering voor deze vzw. Er is het inzagerecht voor de leden van de vzw dat vervalt. Het is enkel nog mogelijk om inzage te krijgen in de documenten van de vzw, indien men hiervoor toestemming heeft gekregen van de commissaris. Belangrijker in dit verband is dat de diensten van een bedrijfsrevisor uiteraard niet gratis zijn. Het betekent toch een grote meerkost voor vzw’s (VZW Review nr. 114, 2005). Geert Stroobant, directeur van De Heide vzw te Merelbeke, raamt deze kost op zo’n 10.000 euro per jaar6. 2.5.4. VERTALINGSKOSTEN VOOR ANDERSTALIGE VERENIGINGEN Dit is uiteraard een bijzonder soort kosten, dat enkel van toepassing is op die vzw’s die intern een andere taal hanteren dan de taal van het taalgebied waarin zij gelegen zijn. De documenten van vzw’s moeten immers neergelegd worden, en nadien gepubliceerd in het 5
Bron: website van de Nationale Bank van België (www.NBB.be), geconsulteerd op 12/04/2011. Geert Stroobant werd aangeschreven op datum van 7 april 2011. Antwoord ontvangen op 11 april 2011. 6
40
Staatsblad, en dat dient te gebeuren in de taal van het taalgebied waar hun zetel gevestigd is. Deze vertalingkosten zijn voor de betrokken vzw’s ook een direct gevolg van de boekhoudhervorming. Voor deze hervorming moesten zij immers niet zelf instaan voor de vertaling. De documenten werden toch rechtstreeks doorgestuurd naar het Staatsblad en werden daar ter plekke vertaald naar één van de drie landstalen. Op zich is dit uiteraard geen strikt boekhoudkundige kwestie maar door de nieuwe boekhoudwetgeving worden vzw’s onder meer wel verplicht om hun jaarrekening neer te leggen bij de griffie en dit moet overeenkomstig de taalwetgeving gebeuren. Een Nederlandstalige vzw die in Wallonië gevestigd is, zal dus haar statuten in het Frans moeten publiceren. (VZW Review nr. 115, 2005) 2.5.5. BESLUIT: DE NIEUWE VZW-WET ALS BRON VAN EXTRA KOSTEN Van te voren hadden vele vzw’s verwacht dat de hervormde vzw-wetgeving een serieuze kostenverlaging met zich mee zou brengen. Uit het bovenstaande mag evenwel blijken dat er heel wat extra uitgavenposten zijn bijgekomen voor vzw’s. Het VSDC omschrijft de boekhoudhervorming dan ook weinig flatterend als “een administratieve verzwaring en een ferme meerkost” (VZW Review nr. 102, 2002). Een dergelijke meerkost komt voor een vzw bovenop de andere uitgaven. Dit betekent dat sommige vzw’s ten gevolge van de boekhoudhervorming hun middelen moeten realloceren. Een deel van de middelen die voorheen het eigenlijke doel van de vzw konden dienen, vloeien af naar de administratie (Smets, 2009)
2.6. Mentaliteitskwestie Vanaf 2006 zijn de nieuwe boekhoudregels voor alle verenigingen van toepassing. De deadline die aanvankelijk was vooropgesteld, lag nochtans een jaar eerder. De wetgever besloot echter om de aanpassingstermijn met een jaar te verlengen, waardoor de vzw’s de tijd kregen om zich ten laatste tegen 31 december 2005 te conformeren met de bepalingen van de nieuwe vzw-wet. Het VSDC schreef hierover het volgende in VZW Review: “Dit uitstel betekent voor veel vzw’s ongetwijfeld een opluchting” (VZW Review nr. 114, 2005). Dit toont aan dat de omschakeling voor vele vzw’s inderdaad een grote stap moet geweest zijn. Ten dele betreft de boekhoudhervorming uiteraard een materiële verandering voor de vzw en haar management, maar bijna even belangrijk is het mentale aspect binnen dit
41
verhaal geweest. In het vaktijdschrift VZW Info werd in 2006 reeds gewag gemaakt van “een zekere gewenningsperiode, die nu misschien nog deels bezig is” (VZW Info nr. 7, 2006).
Het
is
begrijpelijk
dat
er
ook
een
mentale
conformering
met
de
boekhoudhervorming nodig was, gezien het bijwijlen ingrijpende karakter ervan. Deze mentaliteitskwestie is bijzonder cruciaal voor het welslagen van de hervorming. Immers, het volstaat niet om een hervorming in nomine door te voeren en officieel de nieuwe wetgeving te volgen, wanneer in de praktijk blijkt dat deze regels niet of niet volledig worden geïmplementeerd en/of gerespecteerd. Bovendien noopt desinteresse of een gebrek aan motivatie ook tot meer interne controle, omdat het risico bestaat dat de opgelegde documenten slechts snel en oppervlakkig worden ingevuld (VTOM nr. 4, 1997). Het is belangrijk om mensen voor te bereiden op deze wijziging, en ze zich eventueel ook te laten inlezen, opdat ze gemotiveerd worden om de nieuwe boekhouding ten volle in te voeren. De manier waarop het management en de medewerkers met de verandering omgaan kan immers een belangrijke struikelblok zijn voor een succesvol beleid (VZW Info nr. 5, 2006). In het kader van deze mentaliteitskwestie heeft ook de volgende opmerking haar plaats: het valt op dat er toch met heel grote marges gewerkt wordt bij het typeren van de onderscheiden vzw’s (cfr. supra, pp. 27-28). Dit hoeft uiteraard niet te verrassen als er slechts met drie verschillende categorieën wordt gewerkt om alle vzw’s in onder te brengen. Echter, het kan eventueel aanleiding geven tot een gebrekkige identificatie van een bepaalde vzw met de specifieke categorie in dewelke zij wordt ondergebracht. Een vereniging die maar net voldoet aan twee van de drie criteria voor een grote vzw is voor de wetgever en boekhoudkundig gezien evenveel een “grote vzw” als een andere vereniging die deze criteria ruimschoots overschrijdt. Wettelijk gezien hebben beide vzw’s met andere woorden dezelfde boekhoudkundige verplichtingen. De feitelijke context in dewelke deze boekhouding dient gevoerd te worden kan evenwel heel sterk verschillen. Zowel in zake budget, boekhoudkundige expertise en ervaring kan er een sterke divergentie bestaan (Jegers en Houtman, 1993; Verbruggen et. al, 2011). Dit kan eventueel de psychologie en de motivatie van het management bepalen, inzake het al dan niet strikt navolgen van de
42
wettelijke bepalingen7. Zij kunnen deze verplichtingen immers als onredelijk, zwaar of zinloos complex beschouwen (Smets, 2009).
7
Deze bedenking is gebaseerd op een gesprek met de leidinggevende van een vzw binnen de regio van Gent. De persoon in kwestie, die er zowel voor zichzelf als voor de vzw de voorkeur aan gaf anoniem te blijven, gaf duidelijk te kennen dat hij/zij de eigen vzw niet als “groot” beschouwde, ondanks het feit dat aan alle drie de vereiste criteria werd voldaan.
43
V. Toets aan de praktijk: een bevraging van bevoorrechte getuigen
44
In dit hoofdstuk komen theorie en praktijk samen. Na de literatuurstudie en het identificeren van alle hindernissen op basis van het documentair onderzoek, vormt dit hoofdstuk de derde en laatste fase in het totstandkomen van dit onderzoek. Hierbij is het de bedoeling om de informatie die in de voorgaande twee fasen werd vergaard specifiek te toetsen aan de ervaringen van personen die met beide voeten in de dagdagelijkse praktijk staan. Dit is gebeurd aan de hand van een bevraging van bevoorrechte getuigen, hetzij het management van een vzw, hetzij de financieel verantwoordelijke ervan. Vermits deze bevraging van bevoorrechte getuigen eerder een aanvulling is op het documentaire onderzoek, werd niet geopteerd voor een kwantitatief onderzoek, maar voor een kwalitatieve studie, waarbij het management of de financieel verantwoordelijke van een beperkt aantal vzw’s diepgaand werd bevraagd met betrekking tot het thema. De bevindingen op basis van de lectuur werden in de vorm van een interview of schriftelijke bevraging voorgelegd aan het management. Verder komt in dit deel van de masterproef ook de tweede onderzoeksvraag aan bod, namelijk: Hoe staat het management van vzw’s tegenover deze boekhoudhervorming, die werd opgelegd door het K.B. van 2 mei 2002? Hierbij wordt nadrukkelijk gepeild naar de perceptie van het management met betrekking tot de toegevoegde waarde van de boekhoudhervorming. Dit behelst ook de kwestie of de boekhoudhervorming al dan niet een kantelmoment is gebleken dat werd aangegrepen om ook op het vlak van management veranderingen door te voeren.
1. Selectie van de vzw’s: verantwoording en methodiek 1.1. Verantwoording voor de keuze van vzw’s In de loop van de literatuurstudie en het documentair onderzoek werd duidelijk dat de meningen omtrent de boekhoudhervorming vrij sterk uiteenlopen. Waar bijvoorbeeld VZW Info over het algemeen een eerder positieve kijk heeft op de hervormde wetgeving, daar heeft het Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzw’s er in VZW Review veel minder goede woorden voor over. Het VSDC uit haar ongenoegen over de wijziging van de vzw-wet omdat de vzw’s meer administratieve verplichtingen worden opgelegd dan voorheen het geval was, bijvoorbeeld een groter dossier bijhouden bij de griffie en de vzw’s moeten voor dit bijhouden zelf de kosten dragen (VZW Review nr. 101, 2002). Ook in Activa (tijdschrift voor accountants en boekhouders) wordt hier kritiek op gegeven. Op
45
de burgerlijke griffie van de rechtbank van eerste aanleg van het gerechtelijk arrondissement waar de zetel van de vzw gevestigd is, wordt een verenigingsdossier bijgehouden voor elke vzw. Dit dossier moet zeer veel zaken bevatten onder ander de statuten, het adres, allerlei aktes, register van de leden, de jaarrekeningen enzovoort. (Activa, nr. 1, 2003). Over het algemeen vindt het VSDC dat de wettekst tekort schiet om de beoogde transparantie te bereiken binnen de non-profit sector, wat nochtans één van de voornaamste doelstellingen van de wet is. Volgens het VSDC is de enige manier om deze doelstelling te bereiken het houden van betere en eerlijkere fiscale controles. Op die manier kunnen volgens hen de gecamoufleerde vzw’s die de echte en goedwerkende vzw’s een negatief imago bezorgen uit de non-profit sector gehaald worden. Dit zal volgens VSDC de geloofwaardigheid van de echte vzw’s ten goede komen (VZW Review nr. 94, 2001). Het bovenstaande duidt dus duidelijk op kritiek vanuit het vzw-veld zelf op de nieuwe wet. Het Vlaams Welzijnsverbond stelt bij monde van de stafmedewerker financieel beleid echter dat er specifiek voor de vzw’s uit de welzijnssector weinig problemen of extra kosten gepaard gingen met de introductie van de nieuwe regelgeving inzake boekhouding. Hierbij een ingekorte versie van hun antwoord8: “Wij hebben nooit echt negatieve geluiden gehoord over de boekhoudhervorming. In 2006 is het rekeningstelsel voor de welzijnsvoorzieningen (VZW’s) gewijzigd, wat natuurlijk gepaard ging met een aantal praktische omzettingsproblemen om vergelijkbaarheid met de periode voor 2006 mogelijk te maken. Maar uiteindelijk is men hier vrij vlot in geslaagd. Men beschikte immers voor de invoering van het nieuwe rekeningstelsel al over een degelijke boekhouding [...] Uiteindelijk kunnen we zeggen dat de hervorming heeft gezorgd voor meer uniformiteit in de boekhouding. Aangevuld met een aantal bijkomende afspraken, zoals de ontwikkeling van een handleiding uniforme boekhouding (HUB) in overleg met de verschillende bevoegde agentschappen (Kind en Gezin, Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, Jongerenwelzijn) hebben de sectoren geprobeerd om die uniformiteit nog te bevorderen” De verklaring voor deze divergentie in de meningen omtrent de boekhoudhervorming moet in hoofdzaak gezocht worden bij de sectorale boekhoudregeling binnen de welzijnssector. Zoals eerder al werd vermeld, werden vzw’s in deze sector er door de subsidiërende 8
Het Vlaams Welzijnsverbond werd aangeschreven op datum van 30 maart 2011, het antwoord werd ontvangen op 1 april 2011 46
overheid toe verplicht om een boekhouding te voeren naar het model van de n.v.boekhouding en dit al sinds 19879. Bijgevolg waren deze vzw’s veel beter voorbereid op de boekhoudhervorming van 2 mei 2002 en vormde de omschakeling voor hen een formaliteit, zoals mag blijken uit het antwoord van het Vlaams Welzijnsverbond. Vanuit deze optiek is het interessant om de vergelijking te maken tussen die vzw’s zonder en deze met een sectorale boekhoudregeling (i.c. vzw’s uit de welzijnssector). De volgende vraag dringt zich in dit verband op: betekent het geruisloos voorbijgaan van de nieuwe vzw-wet van 2 mei 2002 ook dat deze vzw’s op managementvlak een kans gemist hebben? Of anders gezegd: vermits men niet geconfronteerd werd met moeilijkheden op boekhoudkundig vlak, werd het management van vzw’s uit de welzijnssector misschien ook niet of minder uitgenodigd om na te denken over de eventuele opportuniteiten van de boekhouding op het gebied van managementondersteuning?
1.2. Methodiek voor de selectie van vzw’s Concreet werden in het kader van deze masterproef vijftien vzw’s aangeschreven, respectievelijk zeven binnen de welzijnssector en acht andere vzw’s, uit diverse sectoren. Van alle vzw’s die werden gecontacteerd zijn er uiteindelijk negen die gehoor hebben gegeven aan de vraag tot medewerking, respectievelijk vijf en vier voor de twee onderscheiden categorieën. Voor de eigenlijke bevraging werd aan het management de keuze gelaten tussen een interview of het schriftelijk invullen van de vragenlijst. Het merendeel van de contactpersonen heeft voor deze tweede optie geopteerd. De enkele interviews die werden afgenomen verliepen semi-gestructureerd, met de vragenlijst als basis, maar tevens met de mogelijkheid om dieper in te gaan op bepaalde thema’s10. De selectie van het beperkte aantal vzw’s gebeurde op twee manieren. Voor de selectie van vzw’s binnen de welzijnssector werd grotendeels uitgegaan van de methode van de sneeuwbalsteekproef. Deze methode wordt gebruikt wanneer bepaalde mensen die men wil bereiken moeilijk te vinden of aanspreekbaar zijn. Vermits de te bestuderen vzw’s zich specifiek binnen een bepaalde niche situeerden (i.e. de welzijnssector), hebben we dus, 9
Bron: De boekhoudreglementering uitgaande van het Ministerie van de Vlaamse
Gemeenschap - Administratie voor Gezin en Maatschappelijk Welzijn (1987) 10
Een overzicht van de vzw’s die hebben meegewerkt aan het onderzoek is te vinden in de
bijlage (cfr. infra, pp. 79-81). Ook het overzicht over het hoe en wanneer van de contacten is opgenomen in de bijlage (cfr. infra, pp. 82-84). 47
vertrekkende van een interview met een bepaald lid van de doelgroep, aan deze contactpersoon de gegevens van andere eventueel nuttige leden van deze doelgroep gevraagd. Op deze manier wordt de steekproef steeds groter, als gevolg van het “sneeuwbaleffect” (De Pelsmacker en Van Kenhove, 2010). Het vertrekpunt vormde een interview met Martine Simons, de adjunct-directeur van Home Emmaüs. Zij stelde een lijst ter beschikking van een aantal mogelijke respondenten binnen de welzijnssector. De selectie van de vzw’s uit andere dan de welzijnssector gebeurde academisch gezien op een eerder onorthodoxe manier. Zij is immers het resultaat van een vrij willekeurige zoektocht binnen de geografische grenzen van Gent en meer specifiek de Gentse arbeiderswijk De Brugse Poort. Verder werd ook enige aandacht geschonken aan de omvang van de besproken vzw’s, om elk type aan bod te laten komen. Indien het de bedoeling was geweest om de bevindingen van dit praktijkonderzoek met zekerheid te kunnen veralgemenen, dan was het aangewezen om met een doelgerichte steekproef te werken. Dit is evenwel niet het geval, vermits de geselecteerde vzw’s in de eerste plaats dienst doen als illustratie. Zij vormen met andere woorden niet de academische basis van deze masterproef, maar veeleer een aanvulling op het documentaire onderzoek.
48
2. Ervaring aan het woord: een bevraging van bevoorrechte getuigen 2.1. Problemen met het voeren van een (volledige) boekhouding De boekhoudhervorming bracht voor vzw Humival niet zo’n grote veranderingen met zich mee omdat ze reeds voor de hervorming een volledige boekhouding voerden. Ook stelt Marc Sercu dat de boekhouding volledig op punt staat en dat zij geen problemen ervaren. Vzw Home Emmaüs geeft aan dat een volledige boekhouding voeren voor hen vroeger al een verplichting was, uitgaande van de subsidiërende overheid. Dit bracht dus geen ingrijpende gevolgen met zich mee, niet op boekhoudkundig vlak en al zeker niet op managementvlak. Zij geven aan dat hun boekhouding min of meer volledig op punt staat: alles is wettelijk in orde maar er is altijd verbetering mogelijk omdat de boekhouding niet door een professionele boekhouder wordt gevoerd. Ook vzw Basboot geeft aan dat zij voor de boekhoudwet al verplicht waren om een volledige boekhouding te voeren omdat zij een gesubsidieerde vzw zijn. Vzw De Klinkaard zegt dat zij reeds voor 2006 in orde waren met het voeren van de volledige boekhouding, inclusief boekhoudpakket, boekhoudplan, jaarrekening en begroting. Vzw Ryhove, een zeer grote vzw, stelt geen enkel probleem gehad te hebben met de omschakeling in verband met de boekhoudhervorming. Yvan de Bie geeft aan weinig notie gehad te hebben over de boekhoudhervorming omdat de vzw al lange tijd intensief bezig was met de boekhoudhervorming. Er werden door de subsidiërende overheid (V.F.S.I.P.H, thans V.A.P.H.)11 immers al verplichtingen in verband met de boekhouding opgelegd, die reeds als vrij steng werden ervaren door het management van de vzw, waardoor de boekhouding al vrij gedetailleerd was, en er dus geen problemen waren voor de omschakeling. Vzw Ryhove voert een NV-boekhouding, een dubbele economische boekhouding, zonder eigenlijk een NV te zijn. Dit werd als dusdanig opgelegd door de subsidiërende overheid. Deze boekhouding sluit heel nauw aan bij de boekhoudhervorming 11
Deze afkortingen staan respectievelijk voor “Vlaams Fonds voor Sociale Integratie van
Personen met een Handicap” en “Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap”. (Bron: http://www.vaph.be/vlafo/view/nl, geconsulteerd op 4/05/2011)
49
van 2002. Vzw Ryhove verzorgt de volledige boekhouding zelf, ze wordt volledig intern gevoerd. Sinds 2007 is Ryhove gefusioneerd met De Merel. De Merel besteedde in het verleden hun boekhouding wel uit, maar sinds de fusie wordt dit ook bij hen intern geregeld door de eigen diensten. Verder betrof de verandering enkel formaliteiten, aldus de manager. Hij geeft wel aan dat hij zich goed kan voorstellen dat de boekhoudwijziging voor kleinere vzw’s wel ingrijpend is geweest. Yvan De Bie is vroeger zelf nog secretaris van een volleybalclub geweest en daar betekende de wetswijziging een verzwaring van de werking en het nut was niet direct duidelijk merkbaar. Deze opmerking van De Bie wordt inderdaad gestaafd door vzw Basboot, een kleine vzw. Zij zijn van mening dat de nieuwe boekhoudwet geen meerwaarde is voor hen. Zij vinden het als leken heel moeilijk om de boekhouding te lezen en te interpreteren. Vzw
Bij
de
Vieze
Gasten
heeft
geen
hinder
ondervonden
van
de
boekhoudhervorming. Zij moesten zich hiervoor al aan allerlei regels houden omdat ze een gesubsidieerde vzw zijn, bijvoorbeeld wat betreft de quota voor erelonen. Patrick De Wit, de financieel verantwoordelijke van vzw Bij de Vieze Gasten, heeft de overschakeling in 2002 niet bewust meegemaakt omdat hij pas in 2004 bij de vzw werd aangesteld. De Wit staat positief tegenover de boekhoudhervorming voor vzw’s omdat deze kadert in de algemene professionalisering van de sector, wat volgens hem noodzakelijk was. Hij haalt aan dat hij vroeger regelmatig verhalen heeft gehoord over controles waar de boekhouding bewaard werd in een schoendoos. Hij noemt dit het prehistorische tijdperk. Volgens hem is de professionalisering van de vzw’s er met rasse schreden op vooruit gegaan. De Wit is van mening dat de nieuwe boekhoudwet absoluut niet voor een administratieve verzwaring heeft gezorgd en dat er veel voordelen zijn. Er is effectief meer transparantie en de grijze zone is verkleind. Als voorbeeld haalt hij het vele vrijwilligerswerk binnen vzw’s aan, dat beter gereguleerd en veel transparanter is geworden. Vzw’s weten nu duidelijk waar ze aan toe zijn en dit is een grote verbetering. De Wit vindt niet dat de vzw bewegingsvrijheid heeft moeten opgegeven om deze grotere transparantie te bereiken. Ook de uniformiteit vindt De Wit een groot pluspunt: het is makkelijker om tot een overeenkomst te komen tussen gelijken. Hier krijgt men dus een positief verhaal te horen over de boekhoudhervorming.
Tafeltennisclub
en
vzw
TTC
Rooigem
moest
door
de
boekhoudhervorming overschakelen van een manuele naar een elektronische verwerking maar dit vonden zij alleen maar positief. Het zorgt volgens hen voor een vlot overzicht en makkelijker opzoekingswerk. Ook voegen ze er aan toe dat hun boekhouding al jaren op punt staat. 50
Uit deze vraag komt dus naar voor dat de meeste vzw’s geen problemen hebben ervaren bij het voeren van een volledige boekhouding. Verschillende van de ondervraagde vzw’s waren omwille van subsidies al verplicht om een volledige boekhouding te voeren. Anderen voor wie de aanpassing wel nieuw was, zagen er meestal de voordelen van in.
2.2. Het balanceren tussen kleine en grote vzw Vzw Humival heeft hier nooit problemen bij ervaren, zij waren altijd duidelijk een grote vzw. Hetzelfde geldt voor vzw Basboot, dat altijd duidelijk een kleine vzw is geweest. Bij vzw Home Emmaüs lag dit echter anders. Zij hebben enige tijd in dubio gezeten maar al bij al vinden zij de criteria duidelijk. De boekhoudkundige verplichtingen voor hun vereniging bestonden al, waardoor de vraag of ze een eenvoudige dan wel een volledige boekhouding moesten voeren geen probleem was. Vzw Klinkaard is net als vzw Humival niet geconfronteerd geweest met dit probleem. Dit geldt ook voor TTC Rooigem vzw. Het is duidelijk dat dit een probleem is waar maar weinig vzw’s mee geconfronteerd zijn geweest.
2.3. Extra complicaties en/of gebrek aan expertise? Over het algemeen bracht de boekhoudhervorming voor vzw Humival geen problemen met zich mee, alles verliep vlekkeloos. Ook vzw Home Emmaüs is van mening dat de boekhoudhervorming geen problemen met zich heeft meegebracht. De enige verandering die ze hebben ondergaan was een verandering van het rekeningstelsel maar dit was een boekhoudkundige formaliteit. Vzw Klinkaard geeft aan dat de overschakeling van het oude naar het nieuwe rekeningstelsel heel wat extra werk met zich heeft mee gebracht. Vele zaken waren voor hen, maar ook voor de diensten van het VAPH en voor het Vlaams Welzijnsverbond niet helemaal duidelijk. Ook vzw Basboot heeft veel problemen ervaren met de nieuwe boekhoudwet. Voor de boekhoudhervorming deden eigen medewerkers de boekhouding maar door de complexiteit van de nieuwe boekhoudwet hebben zij zich verplicht gezien om een professionele boekhouder in dienst te nemen, wat uiteraard een meerkost betekende. Zij
51
komen er eerlijk voor uit dat zij de omschakeling moeilijk, tijdrovend en vaak problematisch vonden. Vzw Humival vindt dat er binnen hun vzw geen gebrek was aan boekhoudkundige expertise. In vzw Home Emmaüs lag dit deels anders. Hier wordt de boekhouding niet gevoerd door een professionele boekhouder maar door een opsteller. Dit impliceert dat het boekhoudkundig inzicht voor een diepere analyse van ratio’s en dergelijke soms ontbreekt. Bij Home Emmaüs is dit echter geen issue omdat dergelijke analyses niet gevraagd worden door het management. Maar op zich zou dit wel een hindernis kunnen betekenen wanneer beslist wordt om de boekhoudkundige informatie wel als een management tool te gebruiken. Binnen vzw De Klinkaard was er ook geen gebrek aan boekhoudkundige expertise aangezien de manager een boekhoudkundige opleiding heeft genoten. Vzw Bij De Vieze Gasten heeft het omgekeerde traject gevolgd. Sinds midden jaren ’80 hadden zij een professionele boekhouder in dienst maar met de komst van Patrick De Wit in 2004 heeft men beslist om de boekhouding intern te voeren. De Wit geeft aan dat hun vzw geen gebrek aan expertise heeft ondervonden, maar hij kan zich goed voorstellen dat dit voor kleine vzw’s wel het geval is geweest. Hij denkt dat mensen nu niet meer zo snel zullen zeggen: “Laten we eens gauw een vzw’tje oprichten”. Het is niet meer zo vrijblijvend door de nieuwe boekhoudwet maar dit vindt hij een goede zaak. TTC Rooigem vzw geeft aan dat ze een aanpassingsperiode van één à twee maanden nodig hadden en dat er een paar klassieke beginnersfouten zijn gemaakt. Wel willen ze benadrukken dat hun boekhouding nooit “in de knoop” is geraakt. Voor een aantal kleine zaken hebben ze wel beroep gedaan op een boekhoudkundig expert. De meningen over mogelijke complicaties en een gebrek aan expertise zijn duidelijk verdeeld onder de bevraagde vzw’s. Sommige vzw’s vonden de boekhoudhervorming zeer tijdrovend en hebben beroep moeten doen op externe organisaties om hen bij te staan terwijl andere vzw’s aangeven amper hinder ondervonden te hebben van de boekhoudhervorming. Opvallend is dat het vooral de kleinere vzw’s zijn die het meest problemen ondervonden hebben van de boekhoudhervorming.
52
2.4. Mentaliteitskwestie Er waren volgens Marc Sercu van vzw Humival geen mentaliteitsproblemen bij het personeel ten aanzien van de boekhoudhervorming, iedereen ging er goed in mee. Ook binnen Home Emmaüs geeft men aan dat er nooit sprake geweest is van een gebrek aan motivatie. Wel vergde de overgang van een manuele boekhouding (in Excel) naar het gebruik van een boekhoudprogramma een zekere gewenningsperiode voor het personeel. Dit was evenwel lang voor de boekhoudhervorming, gezien de sectorale verplichtingen. In vzw Klinkaard heerste er geen mentaliteitsprobleem want ze werkten reeds met een boekhoudpakket en een jaarrekening moesten ze reeds neerleggen, zij het in een iets andere lay-out, voor hun erkenning bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH). Vzw Basboot ervoer wel mentaliteitsproblemen, vooral bij de oorspronkelijke verantwoordelijke voor de boekhouding. Deze persoon was voor de boekhoudhervorming verantwoordelijk voor de boekhouding en probeerde dit ook verder te zetten na de hervorming. Na anderhalf jaar bleek dit echter onhaalbaar. De persoon moest er wegens een gebrek aan kennis zeer veel tijd insteken en achteraf moesten er steeds allerlei zaken rechtgezet worden. Dit was behoorlijk frustrerend voor de persoon in kwestie en bijgevolg is hij er maar mee gestopt. Deze extra kosten, namelijk de aankoop van een boekhoudprogramma, het abonnement daarop en het in dienst nemen van een professionele boekhouder, moesten op de één of andere manier gecompenseerd worden. Patrick De Wit van vzw Bij de Vieze Gasten geeft te kennen dat sommige medewerkers moeite hadden met de professionalisering van de culturele vzw, vooral gezien de anarchistische wortels van de vzw, dit durfde nogal eens te botsen. De Wit vindt echter dat men er zich bewust van moet zijn dat men werkt met belastinggeld en dat deze professionalisering dus wel noodzakelijk was. Dit belastinggeld moet transparant en traceerbaar gebruikt worden en het moet ook gezegd worden als het niet goed gebruikt is. Er hangen jobs van af dus er mag niet te nonchalant mee omgesprongen worden en men mag ook de indirecte tewerkstelling niet uit het oog verliezen. Het management van TTC Rooigem vzw geeft aan dat ze geen tegenwerking of ongenoegen bij het personeel hebben ervaren. Het management vindt zelf dat de gewijzigde wet niet zoveel extra werk met zich meebracht.
53
Ook wat de mentaliteitskwestie betreft zijn de ervaringen van de bevraagde vzw’s duidelijk uiteenlopend. Het grootste probleem lijkt te zijn dat de medewerkers soms moeite hadden (of nog steeds hebben) met de professionalisering die de boekhoudhervorming met zich meebracht, het beleid van een vzw was niet meer zo vrijblijvend.
2.5. Aanstellen van en werken met een bedrijfsrevisor De kwestie van de bedrijfsrevisor manifesteert zich enkel in de zeer grote vzw’s of in die vzw’s die vrijwillig besloten hebben om met een commissaris te werken. De manager van vzw De Heide, Geert Stroobant, geeft bijvoorbeeld aan dat zij vrijwillig gekozen hebben voor het aanstellen van een bedrijfsrevisor om de boekhouding na te kijken. Voor vzw Ryhove betekende de verplichting om een bedrijfsrevisor aan te stellen geen verandering want zij hadden al vrijwillig een bedrijfsrevisor in dienst sinds het begin van de jaren negentig. De kost van een bedrijfsrevisor ligt voor hen tussen de 6000 en de 7000 euro per jaar. Dit kan echter hoger liggen als men er meer beroep op doet, bovenop de normale controleactiviteiten, bijvoorbeeld voor juridische informatie. Ook kleine gesubsidieerde vzw’s moeten verplicht een bedrijfsrevisor aanstellen. Dit geldt dus ook in het geval van vzw Basboot. Deze was dus al aanwezig voor de boekhoudhervorming. De kostprijs voor deze vzw komt op 750 à 1000 euro per jaar plus één namiddag werk voor één vzw-werknemer en de boekhouder. Dat bij het aanstellen van een bedrijfsrevisor het inzagerecht voor de leden niet meer geldt, vindt vzw Basboot geen probleem omdat de leden uitgebreid geïnformeerd worden tijdens de Algemene Vergadering. Vzw Bij de Vieze Gasten is een grote vzw die gesubsidieerd wordt door de Vlaamse Gemeenschap en moest dus al voor de boekhoudhervorming verplicht een bedrijfsrevisor aanstellen. Dit bracht dus geen problemen met zich mee bij de boekhoudhervorming. Al sinds het begin was de boekhouder echter eenzelfde persoon als diegene die verantwoordelijk was voor de bedrijfsrevisie. De Wit was hier niet mee akkoord, omdat hij het “twee keer langs de kassa passeren” noemt. Daarom heeft hij dan de beslissing genomen om de boekhouding intern te voeren, zodat hij overal meer zicht en vat op had. Iets om te onthouden uit deze paragraaf is dat niet enkel zeer grote vzw’s een bedrijfsrevisor hebben. Gesubsidieerde vzw’s worden door de overheid opgelegd om een
54
bedrijfsrevisor aan te stellen. Dit gold zelfs voor vzw Basboot, een kleine vzw. Andere vzw’s hebben soms vrijwillig gekozen voor het aanstellen van een bedrijfsrevisor, zoals vzw De Heide. Wat opvalt is dat de kostprijs voor een bedrijfsrevisor serieus kan oplopen. Nog opvallend is dat de meeste bevraagde vzw’s er geen problemen mee hebben dat het inzagerecht voor de leden wegvalt van zodra er een bedrijfsrevisor is aangesteld.
2.6. De digitalisering van de boekhouding Vzw Humival voerde sinds het begin hun boekhouding elektronisch. De aanpassingen die gepaard gingen met de nieuwe boekhoudwet zijn ingevoerd door de leverancier van hun boekhoudpakket. Voor Home Emmaüs vergde het gebruik van een boekhoudprogramma toch een zekere gewenning ten opzichte van een voorgaande manuele boekhouding, zoals hiervoor al werd aangegeven. In de aanvangsfase had de verantwoordelijke van de boekhouding de indruk dat hij het overzicht verloor. Er werd wel een dagopleiding voorzien door de leverancier van de software, maar dit volstond niet om de startproblemen te vermijden. Vzw Klinkaard werkte reeds voor 2006 met een boekhoudpakket. Behalve het extra werk bij de omzetting van hun rekeningplan naar het nieuwe model hebben ze weinig extra kosten gehad, enkel de kosten voor het neerleggen van de jaarrekening. Voor het onderhoud van hun softwarepakket hebben ze een onderhoudscontract en dit is een kost die ze ook al hadden voor de boekhoudhervorming. In vzw Ryhove zijn er veranderingen doorgevoerd met betrekking tot accounting software maar niet specifiek voor de boekhouding. Ze hadden een eigen boekhoudpakket maar in 2004 zijn ze overgestapt naar een ERP-pakket. Deze overstap is evenwel niet ingegeven door de boekhoudhervorming. De verandering heeft plaatsgegrepen omdat men een algemeen ERP-pakket wou hebben, er is geen link met de wetgeving. Vzw Basboot is geabonneerd bij ePro Acc, wat maandelijks 75 euro kost. Zij vinden het een goede zaak dat de boekhouding gedigitaliseerd is. Vzw Bij De Vieze Gasten heeft ook software moeten aankopen ten gevolge van de boekhoudhervorming maar ze maken hier geen probleem van. De kosten komen op ongeveer duizend euro per jaar. Bij TTC Rooigem vzw vertelt men dat er in het begin een aantal fouten zijn gebeurd bij de digitalisering van de boekhouding. Daarom hebben ze de hulp van het VSDC ingeroepen en nu verloopt alles perfect.
55
De tendens onder de bevraagde vzw’s is dat de meesten de digitalisering van de boekhouding een positieve zaak vinden, ondanks kleine of minder kleine ongemakken waar ze soms mee te kampen hebben gehad.
2.7. Het neerleggen van de jaarrekening Vzw Humival legt hun jaarrekening neer langs de digitale weg en dit heeft geen extra aanpassingen gevergd. Ook vzw Klinkaard legt hun jaarrekening neer via digitale weg. Zij geven aan dat dit wat meer computerkennis vereist en een ondersteuning van het technische gedeelte voor de computer. De apparatuur en de systemen waren reeds aanwezig in de organisatie. Ook Home Emmaüs geeft aan dat zij geen grote aanpassingen hebben moeten doorvoeren hiervoor. De Nationale Bank van België leverde het gratis softwareprogramma Sofista, met het oog op de digitale neerlegging van de jaarrekening. Het was voor de vzw wel even zoeken om hier vlot mee te kunnen werken. Bovendien moesten ze ook een digitale handtekening aanschaffen om de documenten rechtsgeldig te maken. Een voordeel volgens hen is dat de digitale neerlegging van de jaarrekening goedkoper is dan de neerlegging op papier. Een uitzondering in dit rijtje is vzw Basboot: zij leggen de jaarrekening neer op papier. Ze vinden dit handiger en daarenboven hebben ze een andere browser dan de vereiste. Kleine vzw’s worden er door de wetgever niet toe verplicht om hun jaarrekening digitaal neer te leggen en lijken uit zichzelf ook niet voor deze optie te kiezen. Dit zou kunnen bevestigd worden door het feit dat TTC Rooigem vzw, eveneens een kleine vzw, de jaarrekening ook niet digitaal neerlegt. Inzake de neerlegging van de jaarrekening is er een duidelijke tweescheiding merkbaar: de twee kleine bevraagde vzw’s, vzw BASboot en TTC Rooigem, leggen hun jaarrekening niet digitaal neer, in tegenstelling tot de andere vzw’s. Deze andere vzw’s vinden het neerleggen van de jaarrekening via de digitale weg een gemak maar er komen zeker ook moeilijkheden bij kijken, zoals de noodzaak om de juiste browser en een digitale handtekening te hebben.
56
2.8. Aantrekken van expertise en de kostprijs Heeft u als gevolg van de nieuwe boekhoudwet nieuw personeel moeten aanwerven of bestaand personeel moeten bijscholen? Heeft u een beroep gedaan op extern (betaald) advies? Wat was de kostprijs van al deze zaken? Bovenstaande vragen werden voorgelegd aan het management van de verschillende vzw’s om inzicht te krijgen in de mate waarin en de wijze waarop deze vzw’s de noodzakelijke expertise binnengehaald hebben. Vzw Humival heeft geen extra personeel moeten aanwerven of bestaand personeel moeten bijscholen als gevolg van de boekhoudhervorming. Dit geldt ook voor Home Emmaüs, althans voor wat betreft de kennis van het boekhouden. Dit staat los van het gebruik van accounting-software en dergelijke meer. Dit kwam reeds aan bod. Ook vzw De Klinkaard geeft aan dat de nieuwe boekhoudwet geen nieuwe aanwervingen tot gevolg heeft gehad. Wel vindt de manager van vzw De Klinkaard dat de nieuwe boekhoudwet veel meer, dikwijls dubbel, papierwerk heeft geëist, en dat het dus helemaal geen administratieve verlichting is geworden, zoals de wetgever voorstond. De manager van vzw De Klinkaard zegt dat de nieuwe boekhoudwet veel (zelf)studie vereiste en het neerleggen van de jaarrekening is voor hen een extra kost. Ook bij vzw Humival waren er geen expertiseproblemen: het bestaande personeel moest geen extra opleidingen volgen en het was niet nodig om nieuw personeel aan te werven of een beroep te doen op externen, zoals hierboven al werd aangehaald. Ook bij Home Emmaüs waren er geen expertiseproblemen omdat de noodzakelijke expertise door de sectorale regeling al aanwezig was. Vzw Klinkaard gaf aan dat zij wel een beroep hebben moeten doen op extern betaald advies. Voor hen waren er aan het begin van de boekhoudhervorming en zelfs nog met de jaarafsluiting in 2006, nog veel onduidelijkheden. Zij hebben een beroep gedaan op het VSDC en het Vlaams Welzijnsverbond. Vzw De Heide heeft de boekhouding uitbesteed aan externen. Geert Stroobant, de manager van vzw De Heide, geeft aan dat het uitbesteden van de boekhouding en het aanstellen van een bedrijfsrevisor op ongeveer 10 000 euro kosten per jaar komt.
57
Vzw Basboot heeft een professionele boekhouder moeten aannemen, zoals hierboven al werd aangehaald. Daarbovenop kwamen ook nog de kosten van het softwarepakket. Zij hebben geen beroep moeten doen op extern betaald advies. Vzw Regent heeft de boekhouding moeten uitbesteden omwille van praktische redenen: de competentie was bij hen intern niet aanwezig en zij trachten hun personeel aan te werven in functie van hun kerntaken en andere taken besteden ze uit. TTC Rooigem vzw heeft geen extra personeel moeten aanwerven maar had wel af en toe een duwtje in de rug nodig van het VSDC, zoals ze het zelf noemen. Opvallend is dat men deze hulp van het VSDC bij TCC Rooigem niet percipieert als betaald advies. Dit moet evenwel genuanceerd worden, vermits men enkel beroep kan doen op de diensten van het VSDC als men hierbij aangesloten is en dit lidmaatschap is allesbehalve gratis. Geen enkele bevraagde vzw heeft extra personeel moeten aanwerven omwille van de boekhoudhervorming. Wel hebben verschillende vzw’s beroep moeten doen op extern betaald advies om sommige problemen te overwinnen. Dit kan gaan van kleinere zaken zoals hulp bij de jaarafsluiting tot meer ingrijpende zaken zoals het uitbesteden van de boekhouding.
2.9. Het opstellen van de begroting Al voor de invoering van de nieuwe boekhoudwet werd er jaarlijks een begroting opgesteld en voorgelegd aan de algemene vergadering binnen vzw Humival, dus ook op dit vlak is er niets veranderd voor hen. Ook in vzw Klinkaard werd er al een begroting opgesteld voor de verplichting van de nieuwe boekhoudwet. Binnen Home Emmaüs wordt de begroting opgesteld op basis van de resultatenrekening van de voorgaande jaren, met een exponentiële verhoging. De praktijk werd gaandeweg verfijnd en bijgestuurd maar bestond dus al voor de nieuwe vzw-wet, als gevolg van de sectorale regeling. Vzw Ryhove stelt al sinds lange tijd een begroting op dus ook dit aspect werd niet beïnvloed door de nieuwe vzw-wet. Dit geldt ook voor vzw Basboot. Doordat zij een gesubsidieerde vzw zijn moesten zij sowieso al een uitgewerkt subsidiedossier hebben.
58
TTC Rooigem vzw heeft geen hinder ondervonden bij het opstellen van de begroting. Het vorige boekjaar en de geplande activiteiten, investeringen of werken vormen voor hen de basis van de begroting. Het is duidelijk dat er zich op het vlak van het opstellen van de begroting amper moeilijkheden hebben voorgedaan. Vele vzw’s stelden al sinds langere tijd een begroting op.
2.10. Controle op de boekhouding Bij Vzw Humival wordt geopperd dat zij nog niks gemerkt hebben van meer of strengere controles als gevolg van de nieuwe boekhoudwet. Zij hebben sinds de invoering van de nieuwe boekhoudwet nog geen enkele controle gehad. Home Emmaüs treedt de mening van vzw Humival bij door te stellen dat zij niets gemerkt hebben van meer controles. Zij werden al verplicht geaudit, dit kwam uit van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap. Bij controles was Home Emmaüs altijd in orde: elke boeking wordt gestaafd met de nodige verantwoordingsstukken. Het kan altijd gebeuren dat er eens een ticket verloren gaat maar dit is minimaal. Door de band genomen krijgen ze weinig commentaar tijdens de controles. De verantwoordelijken van Home Emmaüs willen hier toch nog een opmerking bij geven. Zij hebben de indruk dat de wetgever voornamelijk aandacht besteed aan de bottom line van de vzw’s. Immers, toen Home Emmaüs, lang voor de boekhoudhervorming, door een fout bij de boekingen verschillende jaren op rij in het rood ging, volgde een diepgaande controle van de boekhouding. Vzw De Klinkaard zegt dat zij vanuit het ministerie nog geen controles hebben gehad, wel dat ze al een foutmelding hebben gekregen van de Nationale Bank. Wel is er al een boekhoudkundige controle gekomen van het VAPH maar daarbij hebben ze geen grote problemen ondervonden. In tegenstelling tot de andere vzw’s, stelt vzw Ryhove vast dat er vanuit de revisor meer en beter gecontroleerd wordt dan vroeger. De revisor wordt zelf meer gecontroleerd dan vroeger dus neemt hij zelf ook meer zijn verantwoordelijkheid op. Een grote verandering op dat gebied is dat de bedrijfsrevisor vroeger een halve dag kwam, waar dit nu al gauw vier tot vijf dagen is.
59
Net als vzw Ryhove vindt vzw Basboot dat zij regelmatig gecontroleerd worden, namelijk drie maal per jaar. Ten eerste door de boekhouder van het VSDC, ten tweede door de subsidiërende overheid en ten derde door de revisor. Zij waren telkens grotendeels in orde, behalve dat er soms nog eens achteraf een bepaald document moest bezorgd worden. Patrick De Wit van vzw Bij de Vieze Gasten vertelt dat er in de culturele sector vroeger weinig of geen controles werden gehouden en volgens hem gebeurt dat nu nog steeds zeer beperkt: er zijn zeer weinig controles doorheen het jaar. Binnen de culturele sector is men zeer afhankelijk van subsidies en vanuit die hoek is er wel een vorm van controle. Dit is dus gelijkaardig met de gesubsidieerde vzw Basboot. Volgens De Wit worden kleine vzw’s die niet gesubsidieerd worden, niet gecontroleerd. Vzw Bij de Vieze Gasten moet jaarlijks een fiscaal attest invullen en soms krijgen ze hier wel eens een vraag voor uitleg over maar meer ook niet. Opmerkelijk is dat TTC Rooigem vzw sinds de boekhoudhervorming nog geen enkele controle heeft gekregen. Ook over de kwestie van controles lopen de bevindingen van de ondervraagde vzw’s weer sterk uiteen. Zowel vzw Humival als TTC Rooigem vzw hebben sinds de boekhoudhervorming nog geen enkele controle gekregen. Ook vzw Bij de Vieze Gasten heeft nog geen echte controle gekregen. Vzw Home Emmaüs is wel al regelmatig gecontroleerd geweest maar niet meer dan voor de boekhoudhervorming. Dit staat in contrast met vzw Ryhove en vzw Basboot, die beiden aangeven dat ze veel meer gecontroleerd worden dan voor de boekhoudhervorming.
2.11. Het managementgebruik van boekhoudkundige informatie In de zeer grote vzw Ryhove heeft men op dit vlak weinig veranderingen ervaren omdat men reeds voor de boekhoudinghervorming werkte met een bedrijfseconomische balans en resultatenrekening. Yvan De Bie, de manager van vzw Ryhove, vindt dat het doel van de boekhoudhervorming, namelijk meer professionele vzw’s en een intern gebruik van de boekhoudinformatie, in zijn vzw geslaagd is. Vzw Ryhove werkt met profitcenters waarbij per maand de resultaten van de verschillende profitcenters worden overschouwd. Er wordt per profitcenter bekeken of iets haalbaar is of niet. Vzw Ryhove probeert ook een onderscheid te maken tussen overheadkosten en operationele kosten. Dit is een volgende
60
stap in het interne gebruik van managementinformatie waar ze nu volop mee bezig zijn, aldus algemeen directeur Yvan De Bie. De Bie ziet verschillende oorzaken voor het niet gebruiken van boekhoudkundige informatie door het management. Er is de angst voor innovatie en dit houdt inderdaad gevaren in. Zolang het goed gaat in een vzw hoeft men zich daar ook niet mee bezig te houden, ze kijken enkel naar de bottom line. En als de cijfers in het rood gaan, stelt men zich daar geen extra vragen bij, men gaat niet gaan zoeken waar de oorzaak ligt. Eén derde van de beschutte werkplaatsen zijn verlieslatend, aldus De Bie. Waarom reageert de Raad van Bestuur dan niet? De Bie stelt dat leden van de Raad van Bestuur in feite niets moeten kunnen: ze moeten niet over specifieke competenties beschikken. Nochtans is het belangrijk dat zij enige basiskennis hebben van het boekhouden. Dit is zeker een hindernis voor het management voor het actief gebruik van boekhoudkundige informatie bij het bestuur van een onderneming. De Bie zit zelf in een Raad van Bestuur die heel weinig aandacht en interesse hebben voor deze kwestie, behalve twee à drie personen. Nochtans vindt hij het heel interessant en verrijkend om te discussiëren over de verschillende posten en dergelijke. De Bie vindt dat enige notie van boekhouding (bijvoorbeeld een cursus balansanalyse) heel nuttig zou zijn maar dit wordt door de wetgever niet opgelegd. Dit werkt volgens hem remmend. Er zou een incentive moeten komen vanuit de wetgeving. Wat De Bie ook nog een nadeel vindt aan de wetgeving is dat men slechts twee jaar moet terug gaan. Dat vindt hij veel te weinig omdat men dan ook te weinig aandacht besteedt aan ratio’s. Home Emmaüs geeft aan dat het managementgebruik van boekhoudkundige informatie in hun vzw werkelijk tot een minimum beperkt is. In hoofdzaak wordt bij Home Emmaüs de boekhouding gevoerd met het oog op externe rapportering, financial accounting met andere woorden. Het interne gebruik beperkt zich hoofdzakelijk tot een evaluatie van de bottom line. Als er verlies was op het einde van het boekjaar, dan wordt de jaarrekening dieper geanalyseerd op zoek naar de specifieke verliespost. Als er echter winst geboekt wordt is alles in orde en wordt er verder niet meer naar de jaarrekening gekeken. Zo zal men bijvoorbeeld niet zoeken naar eventuele posten van verspilling of mogelijkheden om de efficiëntie te verhogen. Verder beperkt de analyse van de jaarrekening
zich
voornamelijk
tot
een
boekhoudkundige
evaluatie:
zijn
er
boekhoudkundige fouten gemaakt? Kan een bepaalde boeking anders of beter gebeuren? Er is evenwel geen sprake van grondige analyses van de financiële informatie aan de hand van bijvoorbeeld ratio’s. Men gebruikt de boekhoudkundige gegevens in de eerste plaats voor een ex post evaluatie en niet voor een strategisch beleid naar de toekomst toe. Zowel het 61
management als de beheerraad van Home Emmaüs beschikken immers nauwelijks tot niet over kennis van het boekhouden. Binnen de beheerraad is er een boekhouder aangesteld maar die kijkt in de eerste plaats toe of alles boekhoudkundig op de juiste manier verloopt, of er met andere woorden geen anomalieën merkbaar zijn. Er wordt echter weinig tot geen strategisch beleid gevoerd en er is geen echte visie naar de toekomst toe. Het opstellen van de begroting gebeurt op basis van de vaste uitgavenposten van de voorbije jaren, bijvoorbeeld eten, elektriciteit, verwarming… Men gaat met andere woorden uit van de voorgaande situatie en denkt niet in termen van innovatie. Dit komt dus overeen met wat manager De Bie aanhaalde voor vzw Ryhove, dat men bang is voor innovatie. Het management stelt dat Home Emmaüs anders werkt dan andere vzw’s. De vzw is ooit klein begonnen, als een niet-erkende organisatie, die haar eerste gebouw bij wijze van spreken moest financieren met een wafelbak. Na de officiële erkenning en tijdens haar ontwikkeling tot grote vzw heeft het management van Home Emmaüs gepoogd om zoveel mogelijk medewerkers te behouden: mensen die voorheen waren aangeworven onder het D.A.C.-statuut (i.e. het derde arbeidscircuit). Er is sprake van een zekere spanning tussen enerzijds de hang naar continuïteit (“we blijven wie we waren en we doen verder wat we deden”, de rol van de barmhartige Samaritaan, dixit Yvan De Bie over Ryhove) en anderzijds de noodzaak om te professionaliseren. In vzw Bij de Vieze Gasten wordt de boekhouding zeker en vast gebruikt als een instrument voor het management. Voor hen is het een wezenlijk instrument in de beleidsvoering. De cijfers tonen bijvoorbeeld aan dat ze een zeer arbeidsintensieve sector zijn. De vzw krijgt telkens subsidies over een periode van vier jaar en na die vier jaar moeten ze een slotbalans opmaken. Er is een langetermijnvisie nodig over die vier jaar omdat men er vanuit het management over moet waken dat niet alle subsidies worden opgebruikt tijdens het eerste jaar, ze moeten mooi verdeeld worden over die vier jaren want anders komt men in de problemen. Dit moet dus goed opgevolgd worden. Deze verdeling van de subsidies over een langere termijn is er gekomen op vraag van de sector zelf. Volgens De Wit is dit langetermijndenken typisch voor de culturele sector. De Wit vindt dit systeem veel beter want subsidies voor één jaar vormden vaak een struikelblok. In vzw REGent wordt de boekhoudkundige informatie gebruikt bij het opvolgen van de vooropgestelde budgetten van algemene kosten en investeringen. Bovendien moeten ook de Service Level Agreements (SLA’s), waar ook budgetten tegenover staan, bewaakt worden op basis van deze gegevens. De verschillende uitgaven worden geboekt op basis van de omschrijvingen van de goedgekeurde budgetten. De vzw voert geen analytische 62
boekhouding op zich maar periodiek worden op basis van draaitabellen toch de uitgaven op basis van een aantal verdeelsleutels bekeken. Halfjaarlijks wordt een stand van zaken voorgelegd aan de beheerraad, na de halfjaarlijkse controle van de revisor, en natuurlijk na de afsluiting van het boekjaar in december. Na de jaarlijkse controle van de revisor wordt een definitieve jaarrekening opgemaakt. Deze jaarrekening en de budgetten worden jaarlijks voorgelegd aan de Algemene Vergadering. Belangrijk om te onthouden uit dit deel is dat de manager van vzw Ryhove van mening is dat het doel van de boekhoudhervorming, namelijk meer professionele vzw’s en een intern gebruik van de boekhoudinformatie, in zijn vzw geslaagd is. Volgens hem zijn er verschillende redenen
waarom
het
management
geen
gebruik
maakt
van
de
boekhoudkundige informatie, zoals angst voor innovatie. Hij vindt ook dat de Raad van Bestuur te weinig competenties heeft. Ook in Home Emmaüs wordt de boekhoudkundige informatie amper gebruikt door het management en ze beseffen zelf dat dit een gemis is. Beide vzw’s zijn van mening dat er meer zou moeten gewerkt worden aan een strategische visie naar de toekomst toe. Helemaal anders gaat het er aan toe in vzw Bij de Vieze Gasten, daar wordt de boekhoudkundige informatie zoveel als mogelijk door het management gebruikt. Zij hanteren wel een langetermijnvisie naar de toekomst toe, zij het deels uit noodzaak om de subsidies te kunnen beheren. Ook vzw REGent gebruikt de boekhoudkundige informatie deels als een managementinstrument. Ook hier zien we dus weer een opdeling tussen de verschillende ondervraagde vzw’s.
2.12. Plannen voor de toekomst? Verbeterpunten en opmerkingen Vzw Ryhove wil in de toekomst zeker nog de splitsing tussen operationele kosten en overheadkosten bekijken. Ook willen ze de nacalculatie verder ontwikkelen, zodat ze goed weten of een order dat ze uitgevoerd hebben rendabel is geweest. Dit is natuurlijk niet gemakkelijk binnen deze sector want niet iedereen is gelijk: niet elke handicap is dezelfde, sommige mensen werken sneller, anderen dan weer trager. Verder ziet vzw Ryhove kostenbeheersing als een zeer belangrijk aspect. Zeker ten tijde van de economische crisis bleek dit bijzonder nuttig. Daarom vindt Yvan De Bie het goed dat ze een heel gedetailleerde balans hebben, die een klare kijk geeft op de organisatie en haar werking. Dit willen ze nog verder uitbouwen. Yvan De Bie is er van overtuigd dat er heel wat informatie uit de boekhouding moet komen. Hij als manager doet de sturing, maar de boekhouding
63
levert de tools. De opsplitsing per profitcenter is in dit verband dus heel belangrijk en dit wil men nog verder uitdiepen, het moet verfijnd en op punt gesteld worden. Ten slotte is de optimalisatie van de verdeelsleutels bij het budgetteren een belangrijk discussiepunt. In de toekomst wil men hierover meer eensgezindheid bereiken. Yvan De Bie van Ryhove heeft, naast bovenstaande toekomstplannen, ook nog enkele opmerkingen. Hij vindt het niet goed dat andere vzw’s (zoals zorgcentra) vanuit het management amper aandacht hebben voor boekhoudkundige informatie. Hij vindt dat ze er veel te weinig mee bezig zijn en dat ze amper beseffen dat dit ook belangrijk is. Hij geeft het voorbeeld van aankoop, dat voor minder economisch gerichte vzw’s schijnbaar niet belangrijk is maar hij vindt van wel. De Bie stelt dat “wij kopen toch niets aan” een foute perceptie is omdat elke vzw zaken aankoopt zoals bedden, lakens, elektriciteit enzovoort. Ryhove ontkent niet dat het een echte economische speler is, ze drijven echt handel en ze willen niet de barmhartige Samaritaan spelen. De enige reden waarom ze vzw blijven is omwille van de belastingvrijstelling. Er is echter druk vanuit Europa om van statuut te veranderen. Momenteel bevinden ze zich in een schemerzone. Patrick de Wit van vzw Bij de Vieze Gasten vindt dat de boekhoudhervorming de transparantie sterk ten goede is gekomen. Als grote vzw proberen zij alles zo correct mogelijk te doen. Zij komen met hun vzw echter vaak in contact met kleine vzw’s of eenmansverenigingen. Dan is het soms moeilijk om aan een btw-nummer of registratienummer te raken. De Wit wil niet echt uitspraak doen over het eventuele gebrek aan correctheid bij kleine vzw’s maar hij gaf eerder wel al aan dat kleine niet gesubsidieerde vzw’s amper gecontroleerd worden en dat dit zich wel op een bepaalde manier uit. Hij bedekt dit wat met de mantel der liefde door te spreken over de “artistieke sfeer” en dat artiesten het niet gemakkelijk hebben. Hij wil er wel aan toevoegen dat hij vindt dat de nieuwe boekhoudwet zeer positief is en dat hij zeker niet het gevoel heeft dat deze in het leven is geroepen om vzw’s te nekken. Opvallend hier is dat Patrick De Wit zelf aangeeft dat hij vindt dat kleine vzw’s te weinig gecontroleerd worden. Dit stemt dus overeen met de bevindingen van de kleine vzw’s zelf. (cfr. supra) Het is misschien een goed idee voor de wetgever om meer controles in het algemeen en zeker bij kleine vzw’s te laten uitvoeren?
64
2.13. Besluit: de boekhoudhervorming in de praktijk Een eerste opmerkelijke vaststelling is dat de meeste ondervraagde vzw’s aangeven geen grote moeite te hebben gehad met de omschakeling naar het voeren van een volledige boekhouding. Ook het balanceren tussen kleine en grote vzw is een probleem waar weinig bevraagde vzw’s mee te kampen hebben gehad. Wat wel meermaals als een probleem naar voor werd geschoven waren een gebrek aan expertise en de bijkomende complicaties. Ook de noodzaak voor vzw’s om een professionele boekhouder in dienst te nemen werd aangehaald, maar een dergelijke ingrijpende maatregel lijkt eerder zeldzaam. De meeste vzw’s die beroep hebben moeten doen op extern betaald advies zijn te situeren in de nietwelzijnssector. Dit hoeft niet te verrassen, vermits de vzw’s uit de welzijnssector door de sectorale regeling al meer vertrouwd waren met het voeren van een volledige boekhouding dan vzw’s uit de niet-welzijnssector. Wat de mentaliteitskwestie betreft, hebben er zich niet veel noemenswaardige hindernissen voorgedaan, behalve dat sommige medewerkers af en toe moeite hadden met de professionelere werking. Opvallend hierbij, maar niet verwonderlijk, is dat het de vzw’s uit de niet-welzijnssector zijn waarbij het personeel de meeste problemen had met de omschakeling naar de nieuwe boekhoudwet. Het personeel van de welzijnssector was met de meeste veranderingen al enkele jaren vertrouwd door de sectorale regeling. De boekhoudhervorming betrof in deze sector hoofdzakelijk boekhoudkundige formaliteiten. Het is ook opmerkelijk dat vrij veel andere dan zeer grote vzw’s een bedrijfsrevisor in dienst hebben. Dit heeft alles te maken met het feit dat deze verplichting ook aan bepaalde vzw’s wordt opgelegd vanwege de subsidiërende overheid, los van de omvang van deze verenigingen. Hoe dan ook, het werken met een bedrijfsrevisor-commissaris brengt een redelijk grote meerkost met zich mee voor de vzw’s. De digitalisering van de boekhouding werd door meerdere vzw’s gezien als een moeilijkere fase in de boekhoudhervorming. De meeste vzw’s geven wel aan dat eenmaal het digitaal systeem meer op punt stond, dit het boekhoudwerk aanzienlijk vergemakkelijkte. Deze digitalisering was ook voor de vzw’s uit de welzijnssector een nieuw gegeven, dus alle vzw’s moesten hieromtrent doorheen een aanpassingsperiode. Voor wat betreft het neerleggen van de jaarrekening is er een duidelijke tweespalt in de resultaten merkbaar. De kleine vzw’s leggen hun jaarrekening niet digitaal neer, tegenover de grote en zeer grote vzw’s. Deze kleine vzw’s zijn vzw’s uit de niet-welzijnssector.
65
Het opstellen van de begroting bracht voor geen van de ondervraagde vzw’s problemen met zich mee. De meeste vzw’s stelden al een begroting op voor de boekhoudhervorming, vaak omdat ze hiertoe verplicht werden door de overheid omdat deze hen subsidies verstrekt of omwille van de sectorale regeling waar de vzw’s uit de welzijnssector al voor de boekhoudhervorming aan onderhevig waren. Over een toename van de controle op de boekhouding, zoals in de boekhoudhervorming werd aangekondigd, zijn de meningen verdeeld. De ene helft van de vzw’s heeft niets gemerkt van meer controles of heeft zelfs nog geen enkele controle gehad sinds de boekhoudhervorming. De andere helft van de vzw’s zegt dat zij merkbaar meer gecontroleerd worden dan voor de boekhoudhervorming. Dit onderscheid tussen de bevraagde vzw’s lijkt echter niets te maken te hebben met het onderscheid tussen vzw’s uit de welzijnssector en vzw’s uit de niet-welzijnssector. Afgaande op de doelstellingen van de nieuwe vzw-wet (cfr. supra, pp. 23-24) zou men nochtans een meer eensluidend antwoord kunnen verwachten in de richting van meer en betere controle. Dat dit niet het geval is, lijkt aan te tonen dat de nieuwe vzw-wet nog geen afgerond verhaal is. Weinig vzw’s gebruiken hun boekhoudkundige informatie om het management (bij) te sturen. Dit zou als een gemiste kans kunnen gezien worden. Hier zijn verschillende vzw’s zich ook van bewust. En zij hebben dan ook plannen om naar de toekomst toe vanuit het management boekhoudkundige informatie op een systematische manier te gaan gebruiken. Hiervoor is het evenwel cruciaal dat het management een zekere notie heeft van de praktijk van het boekhouden en de terminologie, zoals Yvan De Bie bevestigde. Het feit dat verschillende managers de vragenlijst door hebben geschoven naar de financiële verantwoordelijke van de instellingen is een aanwijzingen dat er op dit gebied nog werk aan de winkel is. Uit het voorgaande kan afgeleid worden dat de bevraagde vzw's uit de welzijnssector weinig problemen kenden. Dit hoeft niet te verrassen, vanwege de sectorale regeling waar de vzw’s uit de welzijnssector al voor de boekhoudhervorming aan onderworpen waren. Het is daarentegen wel opmerkelijk dat ook de andere vzw's die bevraagd werden aangeven weinig tot geen problemen te hebben gehad met de boekhoudhervorming, dit in tegenstelling tot wat het VSDC beweert. Dit toont niet zozeer aan dat het VSDC verkeerde informatie geeft, maar wel dat de concrete werkelijkheid veel meer diversiteit en nuances kent.
66
VI. Algemeen besluit
67
Zowel in de titel als in de probleemstelling van deze masterproef wordt duidelijk dat de nadruk hier in de eerste plaats ligt op wat eerder al de schaduwzijde van de boekhoudhervorming werd genoemd. Nochtans had de wetgever goede bedoelingen toen de wet werd geconcipieerd. De doelstellingen van de nieuwe vzw-wet waren duidelijk: meer transparantie enerzijds en meer algemeen een professionalisering van de werking anderzijds. Men had ook op het oog om de werking minder gecompliceerd te maken, het moest allemaal eenvoudiger worden voor de mensen binnen de vzw’s. Deze ontwikkelingen moeten gezien worden binnen een context waarbij het economische en maatschappelijke belang van vzw’s heel sterk toeneemt. Een professionalisering en modernisering van de werking is hierbij van primordiaal belang. Ook de invloed van het New Public Management en haar nadruk of efficiëntie en effectiviteit mag niet vergeten worden. Ondanks het feit dat het uitgangspunt voor de hervorming ten gronde goed was, heeft de wetgever bij de concretisering ervan de bal echter serieus misgeslagen. Dit is althans de visie van het Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzw’s. Het vernietigende oordeel van het VSDC doet, los van haar waarheidsgehalte, de vraag rijzen: in welke mate heeft de nieuwe wetgeving daadwerkelijk het effect gesorteerd dat men voor ogen had? Deze vraag vormt de voedingsbodem van de eerste, eigenlijke onderzoeksvraag van deze masterproef, met name de vraag naar de hindernissen en moeilijkheden die het management van vzw’s ervoeren/ervaren ten gevolge van de veranderde wetgeving. Gezien de concrete invalshoek van deze masterproef, waarbij de problematiek vanuit een managementperspectief wordt benaderd, werd ook aandacht besteed aan de eventuele moeilijkheden of hindernissen voor het managementgebruik van boekhoudkundige informatie binnen de vzw’s. Naast de - bijwijlen bijzonder negatieve - benadering van het VSDC kwamen uit lectuur van de relevante vaktijdschriften enerzijds en de bevraging van mensen uit de praktijk anderzijds wel degelijke duidelijke hindernissen naar voor. Deze moeilijkheden hebben zowel betrekking op het voeren van een boekhouding in het algemeen als op de implicaties van de boekhoudhervorming in het bijzonder. Uit het documentaire onderzoek blijkt dat de hindernissen vooral op drie gebieden worden (of werden) verwacht, zijnde de (1) noodzakelijke expertise, (2) het kostenplaatje en (3) het mentale aspect of anders gezegd: de wil en motivatie om in het hervormingsverhaal mee te gaan. De resultaten van de concrete bevraging van enkele personen uit de praktijk weerspiegelen dit beeld evenwel niet helemaal. Hieruit blijkt dat vooral het gebrek aan expertise een aantal vzw’s parten heeft gespeeld bij de omschakeling. Verschillende vzw’s zagen zich genoodzaakt om zich 68
op de ene of de andere manier van de vereiste expertise te voorzien. De kostprijs van de boekhoudhervorming lijkt daarentegen niet als een hindernis te worden beschouwd, ondanks het feit dat dit in de literatuur vrij vaak wordt aangehaald. Bij verschillende vzw’s zijn wel degelijk kosten gemaakt in het kader van de nieuwe vzw-wet, maar deze worden doorgaans niet als hinderlijk gepercipieerd. De mentaliteitskwestie tot slot blijkt op zichzelf geen echte hindernis te zijn. Enkel bij die vzw’s die om de ene of de andere reden wel moeite hadden met de omschakeling werkten de moeilijkheden enige frustratie en demotivatie in de hand. Een andere opmerkelijke vaststelling met betrekking tot de boekhoudhervorming betreft de controle van de boekhouding. Een van de voornaamste doelstellingen van de nieuwe vzw-wet is meer transparantie en meer controle ter bescherming van alle betrokkenen, zowel extern als intern (de werknemers bijvoorbeeld) (Prims en Cuypers, 2009). Uit de bevraging blijkt evenwel dat verschillende vzw’s hier nauwelijks iets van merken. Er blijken geen of weinig extra controles te worden doorgevoerd in vergelijking met de periode voor de boekhoudhervorming. Deze masterproef biedt niet noodzakelijk een representatief beeld, maar het kan wel een indicatie geven over de eventuele gebrekkige doeltreffendheid van de hervormde wetgeving. Meer diepgaand onderzoek zou zekerheid moeten brengen in dit verband. Het is belangrijk om bij het bespreken van de hindernissen ten allen tijde te beseffen dat het niet mogelijk is om één algemeen oordeel te vellen voor alle vzw’s. Dit zou immers impliceren dat dé vzw bestaat, maar dat is niet het geval. Er bestaat een grote verscheidenheid binnen de vzw’s en dit zowel inzake de werking als inzake de prioriteiten. Enerzijds zijn er bijvoorbeeld kleine vzw’s, zoals vzw Basboot, die organisatorisch onvoldoende waren uitgebouwd om op een vlotte manier aan de voorschriften te voldoen. Anderzijds bestaan er ook vzw’s die nadrukkelijk de prioriteit geven aan hun eigenlijke missie, binnen de sociaal-maatschappelijke context. Een voorbeeld hiervan is vzw REGent, die aangeeft de boekhouding uit te besteden om de eigen mensen en middelen te kunnen organiseren rond de eigenlijke kernactiviteiten. Deze grote verscheidenheid onder de vzw’s maakt het moeilijk om conclusies te trekken met betrekking tot de voornaamste hindernissen en moeilijkheden ten gevolge van de boekhoudhervorming. Uit de literatuur komt wel naar voor dat het vooral kleine vzw’s zijn die hinder hebben ondervonden van de boekhoudhervorming. Deze bevinding blijkt ook uit de bevraging van bevoorrechte getuigen. Het is meer bepaald het gebrek aan expertise dat hierbij vermeld wordt. Kleine vzw’s zoals vzw Basboot vzw en TCC Rooigem 69
hebben inspanningen moeten doen om het gebrek aan boekhoudkundige kennis binnen de vereniging te overwinnen. Hetzij door het aanwerven van een professionele boekhouder, hetzij door het inwinnen van extern betaald advies. De nood aan expertise is echter evenmin een eenduidig gegeven. De noodzakelijke boekhoudkundige kennis wordt mede bepaald door de wens van een vzw om haar boekhoudkundige informatie op een intensieve manier te gebruiken (door te werken met ratio’s, bijvoorbeeld). De casus van Home Emmaüs illustreert dit. Hierbij dient nogmaals te worden benadrukt dat de besproken vzw’s dienst doen als illustratie van het documentaire onderzoek. Los van de eigenlijke impact van de hervormende wetgeving kan gesteld worden dat de aandacht van de wetgevende overheid voor de praktijk van het boekhouden op zich al een interessant gegeven is. Door in het K.B. van 2 mei 2002 ook een luik over de boekhoudhervorming op te nemen, geeft de wetgever aan dat een goede boekhouding belangrijk kan zijn voor een organisatie en dat het een meerwaarde kan betekenen. Deze positieve aspecten zijn ook aan bod gekomen in deze masterproef. Dit is belangrijk om aan te tonen dat de boekhoudhervorming geen eenzijdig negatief verhaal hoeft te zijn en dat zij ook voordelen en opportuniteiten met zich mee kan brengen voor vzw’s en hun management. Uit de bevraging van deze managers blijkt dat de uniformiteit als het belangrijkste voordeel wordt beschouwd dat gepaard ging met de boekhoudhervorming. Ook in de literatuur komt veelvuldig terug dat deze uniformiteit als een enorm groot voordeel kan gezien worden. In de tweede onderzoeksvraag wordt nadrukkelijk gepeild naar de persoonlijke opinie van het management van vzw’s aangaande de boekhoudhervorming. Beschouwen zij de nieuwe richtlijnen als een administratieve overlast of net integendeel als een meerwaarde voor de werking van de organisatie? Nog in dit verband werd gepeild naar de mate waarin de boekhouding al dan niet gebruikt wordt bij het beheer van de vzw’s. Een scherpe uitval naar de boekhoudhervorming, zoals deze in VZW Review staan te lezen, komt zelden voor. Doorgaans wordt in bedekte termen over deze hervorming en haar eventuele tekortkomingen geschreven en gepraat. Uit de gesprekken met het management van verschillende vzw’s wordt op een enkele uitzondering na het woord overlast niet in de mond genomen. Waar er toch iets van kritiek te horen is, wordt er meteen aan toegevoegd dat de boekhoudhervorming een goede zaak is geweest. Of het toegenomen belang van de boekhouding binnen deze verenigingen ook geleid heeft tot een (toegenomen) managementgebruik, dat is evenwel een andere zaak. Uit verschillende reacties op de vraag tot medewerking bij het totstandkomen van deze masterproef, mag 70
blijken dat veel managers van vzw’s weinig kaas gegeten hebben van boekhouding. Zeker in de welzijnssector, maar ook daarbuiten, blijft het boekhoudkundige facet in de organisatie onderbelicht voor het management. Er zijn slechts enkele managers die op de ene of de andere manier over een notie van boekhouden beschikken, omdat ze een boekhoudkundige opleiding hebben genoten of hun kennis hebben verrijkt door middel van bepaalde cursussen. Dit is een teken aan de wand dat managers slechts weinig gebruik maken van de boekhoudkundige informatie die hun vereniging produceert. De redenen hiervoor kunnen divers zijn. Yvan De Bie van Ryhove vzw haalde volgende mogelijke redenen aan12:
Gebrek aan kennis over het boekhouden (onbekend is onbemind)
Gebrekkige kennis over de voordelen
Gebrek aan innovatiedrang, angst voor het nieuwe
Over het algemeen kan worden besloten dat dé vzw als dusdanig niet bestaat en dat de impact van de boekhoudhervorming, zowel in positieve als in negatieve zin, bijgevolg sterk kan verschillen per vzw, al naargelang hun grootte, hun sector en hun concrete werking. Dit is ook een kritiek die men kan geven op de berichtgeving van het VSDC met betrekking tot de boekhoudhervorming. Ze lieten hierbij een nogal eenzijdig negatief verhaal horen en maakten weinig onderscheid tussen de onderlinge verschillen bij vzw’s. Voor wat betreft het managementgebruik van financiële informatie lijkt de teneur over de verschillende sectoren heen meer eenduidig te zijn: managers zijn er niet of te weinig mee bezig. Al zijn er natuurlijk uitzonderingen die de regel bevestigen. Het grote voordeel van de boekhoudhervorming was de transparantie die zij met zich meebracht en de uniformiteit over de verschillende verenigingen heen. Dit lijkt evenwel niet zozeer de interne werking van de vzw’s, dan wel de samenwerking over de grenzen van verschillende verenigingen heen en tussen vzw’s en de toezichthoudende/subsidiërende overheden te hebben vergemakkelijkt. Of de boekhoudhervorming van 2002 nu al dan niet een grote verandering in het voeren van de boekhouding betekende, het blijkt in alle gevallen weinig effect te hebben op het gebruik van financiële informatie door het management. De nieuwe vzw-wet van 2 mei 2002 lijkt dus niet hèt grote kantelmoment te zijn geweest in de richting van een brede en diepgaande professionalisering. Het is cruciaal om de conclusies die hier getrokken worden steevast te bekijken in het licht van de beperkingen die eigen zijn aan dit onderzoek. Dit geldt zowel voor de 12
Yvan De Bie werd in het kader van deze masterproef geïnterviewd op datum van 14 april 2011, te Gent. 71
bevindingen uit het documentaire onderzoek als die uit het praktijkonderzoek. Wat het documentaire onderzoek betreft, hiervoor werd een selectie gemaakt van vzwvaktijdschriften, aangevuld met andere wetenschappelijke tijdschriften inzake accounting enerzijds en publicaties uitgaande van gespecialiseerde instanties anderzijds. Gezien het enorme aantal teksten dat vandaag de dag wordt geproduceerd is het allesbehalve ondenkbaar dat de geselecteerde lectuur niet alle kritieken op en tekortkomingen van de nieuwe vzw-wet behelst. Deze opmerking is evenzeer van toepassing op het praktijkonderzoek. Zoals eerder al werd geopperd zijn de vzw’s die in het kader van deze masterproef zijn aangeschreven in hoofdzaak geselecteerd als aanvulling op het documentaire onderzoek. Vermits zij niet noodzakelijk een representatief beeld geven voor andere vzw’s kunnen de bevindingen terzake niet zonder meer veralgemeend worden. Het belangrijkste besluit dat op basis van dit onderzoek kan getroffen worden is dat voor wat betreft de hindernissen en moeilijkheden de vraagstelling naar de toekomst toe verfijnd kan worden naar specifieke sectoren enerzijds, om van daaruit een sectoraal onderzoek te voeren naar de voornaamste hindernissen van de boekhoudhervorming, en/of naar de concrete omvang van vzw’s anderzijds, waaruit de verschillen en eventuele gelijkenissen tussen kleine en (zeer) grote vzw’s kunnen blijken. Deze studie kan de basis vormen voor een dergelijk, meer gespecialiseerd onderzoek.
72
VII. Referentielijst
73
Referentielijst -
ANHEIER, H. (2000). Managing non-profit organisations: Towards a new approach (Civil Society Working Paper), 18 p.
-
ANHEIER, H. (2009). “What Kind of Nonprofit Sector, What Kind of Society?: Comparative Policy Reflections”. American Behavioral Scientist, 52 (7), pp. 10821094.
-
ARHENDT, B. (2009). What are the costs and benefits of XBRL in the financial services industry?, onuitgegeven masterproef (Erasmus Universiteit Rotterdam), V + 74 p.
-
BARBERA, S., VAN DEN HOLEN, P. en VERVAET, C. (2006-2007). Can and should public organizations be “effective” and “efficient”?, ongepubliceerde paper (Universiteit Gent), 45 p.
-
BUCKMASTER, N. (1999). “Associations between outcome measurement, accountability and learning for non-profit organisations”. The International Journal of Public Sector Management, 12 (2), pp. 186-197.
-
BULCKAERT, M. (1996). Financiële aspecten. Praktijkgids voor de VZW, Diegem, 172 p.
-
BURNS, J. en SCAPENS, R. (2000). “Conceptualizing management accounting change: An institutional framework”. Management Accounting Research, 11, pp. 3-25.
-
CARRUTHERS, B. (1995). “Accounting, Ambiguity, and the New Institutionalism”. Accounting, Organizations and Society, 20 (4), pp. 313-328.
-
CHEVALIER, C. (2009). Vademecum Vennootschapsbelasting, Gent, 1733 p.
-
CHRISTIAENS, J. en VANHEE, C. (2007). Handboek accountancy in de publieke en nonprofitsector. Accounting, financieel management en auditing, Brugge, 484 p.
74
-
COPPENS, L. (2011). “Verenigingen zonder winstoogmerk groeien sneller dan BBP”. De Standaard , jg. 88, nr. 77, 7 april 2011.
-
DE HAAS, M. (2002). “eXtensible Business Reportering Language: e-Reporting?”. Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie, nr. 4, pp. 183-189.
-
DE LEMBRE, E. en CHRISTIAENS, J. (2004). Het nieuw boekhoudkundig stelsel van de kleine verenigingen, Brussel (FOD Justitie), 66 p, URL: <www.just.fgov.be/cgi_justice/publications/show_pdf.pl?id=70> (7/02/2011)
-
DE PELSMACKER (P.). en VAN KENHOVE (P). (2010). Marktonderzoek: methoden en toepassingen. Derde editie, Amsterdam, 550 p.
-
DESHMUKH, A. (2006). Digital Accounting. The Effects of the Internet and ERP on Accounting, Londen, 394 p.
-
DRURY, C. en TAYLES, M. (1995). “Issues Arising from Surveys of Management Accounting Practice”. Management Accounting research, 6, pp. 267-280.
-
EIKENBERRY, A.M. en KLUVER, J.D. (2004). “The Marketization of the Nonprofit Sector: Civil Society at Risk?”. Public Administration Review, 64 (2), pp. 132-140.
-
ENGLUND, H. en GERDIN, J. (2008). “Structuration theory and mediating concepts: Pitfalls and implications for management accounting research”. Critical Perspectives on Accounting, 19, pp. 1122-1134.
-
FALK, H. (1992). “Towards a framework for not-for-profit accounting”. Contemporary Accounting Research, 8 (2), pp. 468-499.
-
GROOT, T.L.C.M. en VAN HELDEN, G.J. (2007). Financieel management van nonprofit-organisaties, Groningen/Amsterdam, 344 p.
-
GUTHRIE, J. (1998). “Application of accrual accounting in the Australian public sector – rhetoric or reality?” Financial Accountability and Management, 14(1), pp. 1-19.
75
-
HEENE, A. en DESMIDT, S. (2005). Strategie en organisatie van publieke organisaties, Leuven, 312 p.
-
INSTITUUT
VOOR
ACCOUNTANTS
EN
BELASTINGSCONSULENTEN (2002). Jaarverslag
2002. URL: <www.iec-iab.be/nl/instituut/jaarverslagen-van.../Jaarverslag-NL-2002.pdf> (12/03/2011) -
JEGERS, M. en HOUTMAN, C. (1993). “Accounting theory and compliance to accounting regulations: the case of hospitals”. Financial Accountability & Management, 9 (4), pp. 267-278.
-
K.B. 2
MEI
verenigingen
2002 (Belgisch Staatsblad, 11 december 2002). Wet betreffende de zonder
winstoogmerk,
de
internationale
verenigingen
zonder
winstoogmerk en de stichtingen. Gewijzigd door de wet van 16 januari 2003 tot oprichting van een Kruispuntbank van Ondernemingen, tot modernisering van het handelsregister, tot oprichting van erkende ondernemingsloketten en houdende diverse bepalingen. (bijgewerkt tot februari 2010). -
LOHMANN, R. (2007). “Charity, Philantrophy, Public Service, or Enterprise: What Are the Big Questions of Nonprofit Management Today?” Public Administration Review, pp. 437-444.
-
LUKKA, K. (2007). “Management accounting change and stability: Loosely coupled rules and routines in action”. Management Accounting Research, 18, pp. 76-101.
-
MEYER, J. en ROWAN, B. (1977). “Institutionalized Organizations: Formal Structure as Myth and Ceremony”. The American Journal Of Sociology, 83 (2), pp. 340-363.
-
MORDECAI, L. (2004). “Public Reporting. A Neglected Aspect of Nonprofit Accountability”. Nonprofit Management & Leadership, 15 (2), pp. 169-185.
76
-
MYERS, J. en SACKS, R. (2003). “Tools, techniques and tightropes: The art of walking and talking private sector management in non-profit organizations, is it just a question of balance?” Financial Accountability and Management, 19 (3), pp. 287-306.
-
NASI, G. en STECCOLINI, I. (2008). “Implementation of accounting reforms – An empirical investigation into local Italian governments”. Public Management Review, 10, pp. 175-196.
-
NIJMAN, M. en JONGEBLOED, F. (2005). Financieel management voor niet-financiële managers, Houten, 141 p.
-
PRIMS, H. en CUYPERS, J. (2009). VZW-zakboekje. Achttiende herwerkte editie, Mechelen, XII + 297 p.
-
TORRES, L. en PINA, V. (2003). “Accounting for Accountability and Management in NPO’s. A Comparative Study of Four Countries: Canada, The United Kingdom, The USA and Spain”. Financial Accountability & Management, 19 (3), pp. 265-285.
-
SAERENS, K. (academiejaar 2004-2005). De fiscale gevolgen van de nieuwe VZWboekhoudwetgeving, onuitgegeven masterproef (Universiteit Gent), XII + 120 p.
-
SHOHAM, A. (2006). “Market Orientations in the Nonprofit and Voluntary Sector: A Meta-Analysis of Their Relationships With Organizational Performance”. Nonprofit and Voluntary Sector Quarterly, 35 (3), pp. 453-476.
-
SMETS, L. (2009). De vzw-wet 7 jaar na de wetswijziging. Boekhoudkundige struikelblokken en de toegevoegde waarde van de nieuwe verplichtingen, onuitgegeven masterproef (Universiteit Hasselt), XI + 106 p.
-
TORRES, L. en PINA, V. (2003). “Accounting for accountability and management in NPOs. A comparative study of four countries: Canada, the United Kingdom, the USA and Spain”. Financial Accountability & Management, 19 (3), pp. 265-285.
77
-
TRIGG, R. en NABANGI, F. (1995). “Representation of the Financial Position of Nonprofit
Organizations:
The
Habitat
for
Humanity
Situation”.
Financial
Accountability & Management, 11 (3), pp. 259-269. -
VERBRUGGEN, S., CHRISTIAENS, J. en MILIS, K. (2011). “Can Resource Dependency and Coercive Isomorphism Explain Nonprofit Organizations’s Compliance With Reporting Standards?”. Nonprofit and Voluntary Sector Quarterly, 40 (1), pp. 5-32.
-
VLAAMS AGENTSCHAP
VOOR
PERSONEN
MET EEN
HANDICAP (2011). Over het VAPH.
URL: < http://www.vaph.be/vlafo/view/nl/10512-Over+het+VAPH.html> (4/05/2011). -
VLAAMS WELZIJNSVERBOND (e.a.) (2006). Handleiding uniforme boekhouding op basis van de vzw-wet. URL: <www.vaph.be/vlafo/download/nl/1931500/bestand> (22/02/2011).
-
VLAAMS WELZIJNSVERBOND (2003). Informatief 2003/123. Bijlage: Toepassing van de nieuwe vzw-wet. Praktisch vademecum, 32 p.
-
VLAAMS WELZIJNSVERBOND (2011). Persbericht: Het Vlaams Welzijnsverbond lanceert de campagne ‘Samen ondernemer in welzijn. URL: < http://www.vlaamswelzijnsverbond.be/?action=nieuws> (18 mei 2011)
-
W ILLIAM, S. en P ATTON , P. (1998). “The State of Charity Accounting – Developments, Improvements and Continuing Problems”. Financial Accountability & Management, 14 (4), pp. 265-279.
78
Bijdragen inzake vzw’s en management Deze vaktijdschriften en losse bijdragen in verband met vzw’s en de boekhoudhervorming van 2 mei 2002 werden specifiek geconsulteerd in het kader van het documentair onderzoek. -
Accountancy en Bedrijfskunde, 2001-2010
-
Activa – Tijdschrift voor accountants en boekhouden, 2000-2011
-
Periodieke berichten van het Instituut der Bedrijfsrevisoren (IBR), 2002
-
Tijdschrift voor economie en management, 1999-2010
-
Vlaams Tijdschrift voor Overheidsmanagement (VTOM), 2006
-
VZW Info, 2000-2011
-
VZW Review, 2000-2011
79
VIII. Bijlagen
I
1.1 Een korte introductie van de vzw’s 1/ VZW De Klinkaard (grote vzw) Deze vzw is gelegen in Boom en biedt een sociale leefomgeving aan bewoners. De bewoners worden ondersteund door begeleiders maar de grootst mogelijke zelfstandigheid wordt nagestreefd. De Klinkaard wil een gastvrij huis en een warme thuis zijn waar bewoners vrijheid hebben en de nodige kansen krijgen om zichzelf te zijn en zichzelf te ontplooien vanuit hun persoonlijke noden. De Klinkaard heeft ook een maatschappelijke opdracht die ze wil nastreven door bruggen te slaan met de samenleving. Ze hebben bijzondere aandacht voor de dovengemeenschap. Communicatie staat centraal. Bron: www.deklinkaard.be 2/ VZW De Heide (grote vzw) De Heide is een centrum voor personen met een motorische handicap die tijdelijk of permanent in het centrum verblijven. Het centrum biedt een integrale hulpverlening op maat van de bewoner. De bedoeling is om mensen geestelijk en lichamelijk in beweging te houden. Bron: www.deheidevzw.be 3/ VZW Ryhove (zeer grote vzw) Ryhove is een moderne KMO, actief in de sociaal-economische sector. Ze verzorgen taken die door andere ondernemingen worden uitbesteed zoals grafische afwerking, verpakken van chocolade-artikelen… Naast de economische werking, is ook het sociale luik heel belangrijk. Ryhove is actief in de sociale economie. Deze bestaat uit een verscheidenheid van bedrijven en initiatieven die in hun doelstellingen de realisatie van bepaalde maatschappelijke meerwaarden vooropstellen. De missie van Ryhove bestaat erin een passende en blijvende werkgelegenheid te bieden aan personen met een arbeidshandicap uit de regio Gent. De beschutte werkplaatsen dragen bij tot de maatschappelijke integratie van de tewerkgestelden. II
Bron: www.ryhove.be 4/ VZW Home Emmaüs – Martine Simons (grote vzw) Deze vzw werd in 1994 opgericht en erkend als tehuis voor het opnemen van tien gehandicapte volwassenen met ernstige spraak-, taal- of gehoorstoornissen, bekwaam om een officieel erkende beschutte werkplaats te bezoeken. Het DAC-personeel bleef tewerkgesteld als aanvulling en ook om gehandicapte personen, die niet in een erkende beschutte werkplaats tewerkgesteld konden worden, op te vangen. Intussen is Home Emmaüs verder uitgebreid. Bron: http://users.skynet.be/dovencentrum.emmaus/vzw_home_emmaus1.htm 5/ Humival VZW – Marc Sercu (grote vzw) Humival biedt woon- en /of dagondersteuning aan volwassen personen met een verstandelijke en/of meervoudige handicap. Humival heeft erkenning voor tehuiswerkenden, tehuis niet-werkenden (bezigheid en nursing) en dagcentrum. Bron: www.vzw-humival.be 6/ VZW Basboot (kleine vzw) VZW Basboot is een kleine vzw. BAS is de Gentse organisatie voor muziekeducatie rond Afrika. BAS staat voor Belgisch Afrikaans Slagwerk en is een muziekeducatieve organisatie die erkend is als culturele vereniging door de Stad Gent en gesubsidieerd wordt door de Vlaamse Overheid en de provincie Oost-Vlaanderen. BAS biedt een muzikale vorming aan voor West-Afrikaans slagwerk van de plattelandstraditie tot de stedelijke wereldcultuur. Bron: www.basboot.be
III
7/ TTC Rooigem Gent vzw (kleine vzw) TTC Rooigem is een tafeltennisclub te Gent. Het gaat om een kleine vzw die grotendeels gedragen wordt door vrijwilligers. TCC Rooigem biedt de mogelijkheid aan kinderen en volwassenen om tafeltennis te spelen op zowel een recreatief als een competitief niveau. Bron: www.tccrooigem.be 8/ Bij de Vieze Gasten vzw (grote vzw) Bij de Vieze Gasten is een sociaalartistiek project in de wijk de Brugse Poort in Gent. Bij De Vieze Gasten voorziet een ruimte voor theater, muziek en performance. Daarenboven is Bij De Vieze Gasten ook een ontmoetingsplaats en de broeihaard voor korte en langlopende buurtprojecten met kunstenaars en buurtbewoners. De Propere Fanfare en fotocollectief Fixatief zijn enkele voorbeelden van die projecten. Bron: www.deviezegasten.be 9/ VZW REGent (grote vzw) De Stad Gent wil via vzw REGent het energie- en waterverbruik van de Gentenaars verkleinen, met in het bijzonder aandacht voor mensen die het financieel moeilijker hebben. In de eerste plaats richt men zich op particulieren maar er is ook aandacht voor bijvoorbeeld kinderdagverblijven, scholen… Hierbij richten zij zich op de volgende activiteiten: het uitvoeren van energiescans, het verlenen van advies inzake besparen op water en energie en het verstrekken van leningen voor personen die verbouwingen willen doorvoeren, specifiek gericht op het energievriendelijk maken van een gebouw. De jobs binnen de vzw zijn voorbehouden voor mensen met minder kansen op de arbeidsmarkt. VZW REGent is nog maar sinds eind 2007 opgericht waardoor zij niet alle vragen konden beantwoorden. Bron: www.vzwregent.be
IV
1.2. De bevraging van de contactpersonen In dit deel van de bijlage wordt nader gespecificeerd (1) wie de contactpersonen waren die hun medewerking aan het onderzoek hebben verleend, (2) wanneer deze personen werden gecontacteerd en (3) op welke wijze zij hebben meegewerkt aan dit onderzoek
1/ De Klinkaard vzw Contactpersonen: Jos Mariën (algemeen directeur) en Myriam Wyn (financieel verantwoordelijke). Wanneer? Dhr. Jos Mariën werd aangeschreven op datum van 7 april 2011. Hij antwoordde een dag later met de mededeling dat hij de vragenlijst had doorgestuurd naar de financieel verantwoordelijk van De Klinkaard vzw, zijnde Myriam Wyn. Het uiteindelijke antwoord werd ontvangen op 18 april 2011. Hoe? Schriftelijke bevraging. 2/ De Heide vzw Contactpersoon: Geert Stroobant (algemeen directeur). Wanneer? Dhr. Geert Stroobant werd aangeschreven op datum van 7 april 2011. Vier dagen later (i.e. 11/04/2011) werd zijn antwoord ontvangen. Hoe? Geert Stroobant gaf de voorkeur aan een schriftelijke medewerking. 3/ Vzw Ryhove Contactpersoon: Yvan De Bie (algemeen directeur). Wanneer? Vzw Ryhove werd aangeschreven op datum van 7 april 2011. Er werd een afspraak voor interview verkregen op donderdag 14 april. Hoe? Semi-gestructureerd interview.
V
4/ Vzw Home Emmaüs Contactpersonen: Martine Simons (adjunct-directeur) en Bruno Heirman (boekhouder). Wanneer? Vzw Home Emmaüs werd gecontacteerd op 7/04/2011. Er werd een afspraak voor interview verkregen op woensdag 27 april. Hoe? Semi-gestructureerd interview. 5/ Humival vzw Contactpersonen: Marc Sercu (algemeen directeur) en Marnix De Vos (financieel verantwoordelijke). Wanneer? Dhr. Marc Sercu werd aangeschreven op datum van 7 april 2011. Hij gaf te kennen de taak door te schuiven naar de financieel verantwoordelijke van Marnix De Vos. Hoe? Men opteerde voor een schriftelijke medewerking. 6/ BASboot vzw Contactpersoon: Charlotte Verfaille Wanneer? Charlotte Verfaille werd gecontacteerd op 18 april 2011 en op 21 april kregen we de ingevulde vragenlijst toegestuurd. Hoe? Schriftelijke bevraging 7/ TCC Rooigem vzw Contactpersoon: Michel Hovaert (voorzitter) Wanneer? Michel Hovaert werd een eerste maal gecontacteerd op 18 april. Een tweede contact volgde op 5/05/2011. Hoe? Schriftelijke bevraging, aangevuld met een telefonische bevraging. 8/ Bij de Vieze Gasten vzw Contactpersoon: Patrick De Wit (zakelijke leiding) Wanneer? Gecontacteerd op 21/04/2011. Datum van het interview: 22/04/2011 Hoe? Semi-gestructureerd interview VI
9/ Vzw REGent Contactpersoon: Hilde Van Hecke (projectleidster) Wanneer? Een eerste contact op datum van 18 april 2011. Een tweede contact volgde op 3/05/2011. Hoe? Schriftelijke bevraging, aangevuld met een telefonische bevraging. 10/ Vlaams Welzijnsverbond vzw Contactpersonen: Frank Cuyt (algemeen directeur) en Steven De Looze (stafmedewerker financieel beleid) Wanneer? 30 maart 2011. Antwoord ontvangen op 1 april 2011. Hoe? Via e-mail enkele vragen doorgestuurd, los van de eigenlijke vragenlijst, in verband met eventuele klachten of opmerkingen die men bij het Vlaams Welzijnsverbond zelf had ontvangen vanwege vzw’s.
VII
1.3. Vragenlijst Hieronder volgt de vragenlijst zoals ze aan het management van de vzw’s werd voorgelegd. Voor de interviews werd uitgegaan van een semi-gestructureerde aanpak. Er werd met andere woorden vertrokken van de onderstaande vragen, maar waarbij het gesprek kon uitwaaieren naar andere interessante en relevante thema’s. Voorafgaande vraag 1. De boekhoudhervorming van 2002 voorzag een verschillende regeling voor VZW’s al naargelang het type. Meer bepaald werd een onderscheid gemaakt tussen verschillende omvang van VZW’s. Tot welk van de drie volgende categorieën mag u uw VZW rekenen? (omcirkel wat past) -
Kleine VZW
-
Grote VZW
-
Heel grote VZW
Boekhoudhervorming voor vzw’s – Enkele algemene aspecten 2. De boekhoudhervorming voorzag ofwel in het invoeren van een volledige boekhouding (voor grote tot zeer grote VZW’s), dan wel een vereenvoudigde boekhouding (voor kleine VZW’s). Vragen: A. Hoe staat u hier tegenover vanuit het standpunt van uw vzw? Betekent dit een meerwaarde voor uw VZW? En heeft het een verandering veroorzaakt in de manier waarop uw voorziening wordt geleid (bvb. gebruik van management accounting)? B. Vanaf 2006 moest de nieuwe boekhoudwetgeving in alle voorzieningen ingevoerd zijn. Staat uw boekhouding vandaag reeds op punt of ervaart u nog geregeld problemen? Antwoord: A. B.
VIII
3. Vaak wordt door ervaren instanties gewezen op het probleem van het balanceren op de grens tussen een kleine en een grote vzw, wat balanceren tussen een eenvoudige en een volledige boekhouding impliceert. Door de wetgever wordt er amper aandacht besteed aan dit probleem. Vraag: Is uw vzw ook geconfronteerd geweest met dit probleem? Antwoord:
4. Enkele van de voornaamste doelstellingen van de nieuwe vzw-wet waren meer transparantie en een vereenvoudiging van het verenigingleven. Evenwel, volgens het VSDC heeft de wetgever de complexiteit en de impact van de hervormde VZWwetgeving serieus onderschat. Vanuit het Vlaams Welzijnsverbond is echter een heel ander geluid te horen, hier heeft men geen weet van echt negatieve geluiden ten aanzien van de boekhoudhervorming. Vragen: A. Hoe staat u hier vanuit het standpunt van uw vzw tegenover? Bracht deze boekhoudhervorming extra complicaties met zich mee? Of verliep alles vlekkeloos? B. Werd u geconfronteerd met een gebrek aan boekhoudkundige expertise bij uw medewerkers, waardoor deze hervorming bemoeilijkt werd? (Dit kan zowel betrekking hebben op algemene boekhoudkundige kennis, kennis van financieel-economische taal en/of van de specifieke vereisten inzake het houden en neerleggen van de jaarrekening) Antwoord: A. B. 5. Cruciaal voor het welslagen van de hervorming is ook de motivatie van een organisatie en haar medewerkers om hierin mee te gaan. Vraag: Hoe heeft u dit ervaren (bij de medewerkers) in uw vzw? Leeft of leefde er enig ongenoegen omwille van eventuele bijkomende verplichtingen, die werden gezien als een verzwaring van de werklast? IX
Antwoord:
Digitalisering van de boekhouding 6. Door de nieuwe boekhoudwet wordt informatie steeds meer gedigitaliseerd. Dit is voor veel zaken zonder twijfel een voordeel maar er kunnen ook verschillende hindernissen mee gepaard gaan. We denken hierbij aan de kostprijs en het specifieke gebruik van softwareprogramma’s Vraag: Hoe is de digitalisering die gepaard ging met de nieuwe boekhoudwet verlopen in uw vzw? Antwoord:
7. Sinds 2008 is het mogelijk om de jaarrekening, behalve op papier, ook via een gestructureerd databestand neer te leggen. Deze elektronische neerlegging brengt echter wel enkele technische vereisten met zich mee. Men moet beschikken over een pc met internetverbinding (bij voorkeur breedband), een Windows besturingssysteem is noodzakelijk (XP of Vista), Microsoft Internet Explorer (minstens versie 55) moet als browser ingesteld zijn en een digitaal certificaat is genoodzaakt dat in de browser geïnstalleerd is. Vraag: Legt uw vzw de jaarrekening neer langs de digitale weg en zo ja, heeft u hiervoor aanpassingen moeten doorvoeren? Antwoord:
Kostprijs 8. Uit verschillende bronnen kwam naar voor dat de nieuwe boekhoudwet voor vzw’s toenemende kosten en meer nutteloos papierwerk met zich meebracht. Voorbeelden van (belangrijke) financiële investeringen zijn onder meer het aanwerven van nieuwe medewerkers, het voorzien in opleidingen, evenals de openbaarmakingskosten, die gepaard gaan met het neerleggen van de jaarrekeningen.
X
Vraag: Heeft u dat ook zo ervaren in de praktijk van uw vzw? Heeft u door de nieuwe vzw boekhoudwet bijvoorbeeld nieuw personeel moeten aanwerven of bestaand personeel moeten bijscholen? Antwoord:
9. De juridische dienst van het VSDC raakte op een bepaald moment overbelast door het grote aantal vragen naar aanleiding van de nieuwe vzw boekhoudwet. Er was veel onduidelijkheid en onzekerheid over de nieuwe voorschriften. Vraag: Heeft u beroep moeten doen op extern (betaald) advies met betrekking tot de nieuwe boekhoudwet? Antwoord:
10.
A. Heel grote vzw’s moeten één of meer commissaris-bedrijfsrevisoren aanstellen
voor de controle van de financiële toestand en de jaarrekening sinds de nieuwe boekhoudwet. Hoe staat uw vzw hier tegenover? Wat voor extra kosten heeft dit met zich meegebracht? (enkel van toepassing voor heel grote vzw’s) B. Een ingrijpend gevolg van deze programmawet is dat wanneer de vzw een commissaris-bedrijfsrevisor heeft benoemd, het inzagerecht van de leden niet meer geldt. Men kan enkel nog inzage krijgen via de commissaris. Hoe heeft u hierop gereageerd als vzw? Antwoord:
Het opstellen van een begroting 11. De nieuwe wet bepaalt dat de raad van bestuur jaarlijks een begroting ter goedkeuring moet voorleggen aan de algemene vergadering maar er is evenwel geen duidelijkheid over hoe deze begroting er precies moet uitzien. Vraag: Hoe heeft u dit aangepakt in uw vzw en welke problemen heeft u eventueel ondervonden? XI
Antwoord:
Controle van de boekhouding 12. Een element van de nieuwe boekhoudwet is dat er meer controles zouden komen. Vragen: A. Heeft uw vzw hier al iets van gemerkt in de praktijk? B. Indien uw vzw reeds controles heeft gehad, was u dan systematisch in orde? Of heeft u reeds problemen gekend tijdens dergelijke controles? (bvb. omdat de verantwoordingsstukken voor het staven van inkomsten en uitgaven niet voor handen waren) Antwoord:
XII
XIII
