UBVU-EMP-pilot: project Digitale dienstverlening UBVU Inventarisatie van de vraag van de faculteiten VU-breed naar digitale dienstverlening door de bibliotheek Michel Jansen, Jakko van der Pol, Sandra de Maesschalck Augustus 2008
In de aanvraag van het project stond de volgende vraagstelling: Inventarisatie en analyse van de vraag van faculteiten naar VU-brede digitale dienstverlening door de bibliotheek moet leiden tot een advies aan de bibliotheek inzake de opzet en invulling hiervan. Gekozen is voor inventarisatie middels een vragenlijst. Deze zal antwoord moeten geven op gebruikerswensen t.a.v.: a) type digitaal product E-book, E-reader, platte scan, film, video, 3D (bijvoorbeeld voor digitalisering kleitabletten) b) gebruiksformaten TIFF; JPEG; PDF; etc. c) functionaliteit scherm; projectie; gebruik in blackbord; printing-on-demand; zoeken; annotatiemogelijkheid.” In samenspraak met de UBVU zijn een aantal vragen die het projectteam wilde stellen toegevoegd aan een door de bibliotheek parallel geplande enquête ‘Gebruikersonderzoek onder wetenschappelijk personeel van de VU’ in mei 2008 (projectleider Imke Limpens). De opzet van de door de projectteam samengestelde enquête is bijgevoegd in de bijlage 1. Doordat er in het ‘Gebruikersonderzoek’ veel van de voorgestelde vragen zijn komen te vervallen, is er niet op alle bovenstaande vragen een antwoord verkregen. Het ‘Gebruikersonderzoek’ is door 966 medewerkers (52%) ingevuld waardoor de antwoorden een goede afspiegeling zijn van de wensen van het wetenschappelijk personeel van de VU.
Resultaten enquête De resultaten van de gehele enquête volgen nog. In dit document zijn door het projectteam alleen conclusies getrokken met betrekking tot dit project. a) type digitaal product Deze wordt behandeld bij deel C. b) gebruiksformaten
De enquête heeft hier geen nieuwe inzichten opgeleverd. De standaard formaten moeten hier gevolgd worden. Gescande materialen worden opgeslagen als TIFF moederbestand op een Blade server bij de bibliotheek. JPEG en PDF worden op verzoek geleverd als afgeleiden. In het deelproject kwam naar voren dat in de praktijk niet altijd hoge resolutie bestanden als afgeleide nodig zijn. Voor presentaties in het onderwijs zijn vaak bestanden met minder hoge resolutie goed genoeg. Een aanbeveling is om op verzoek van betreffende docent de afgeleide bestanden JPEG, PDF op gewenste grootte in resolutie, afhankelijk van de toepassing, te leveren, . Het is van belang om aan te sluiten bij bestaande en te ontwikkelen standaarden. c) functionaliteit Over het type digitaal product en de functionaliteiten zijn weinig specifieke gegevens uit de enquête gekomen. In het algemeen kan geconcludeerd worden dat: • van de diensten van de bibliotheek buiten de campus (bijvoorbeeld thuis) via VU-net-ID 45% van de medewerkers geen gebruik maakt, omdat men met name niet weet (42%) dat dit kan. Toegang vanuit huis zou gebruik van digitale bronnen kunnen stimuleren • een derde van de deelnemers aangeeft geen gebruik te maken van de diensten van de bibliotheek. De factoren die het meest worden genoemd zijn: afstand, aanbod van e-journals/ e-resources, tijdgebrek gebruikersonvriendelijkheid van de website, onbekendheid en openingstijden. • van de ondersteuning door de bibliotheek bij het gebruik van e-books in het onderwijs en het samenstellen van online readers (de vervanger van de papieren readers) meer dan 80% niet op de hoogte is! • 67% van de respondenten niet weet dat de UBVU cartografisch materiaal collectioneert • 70% niet op de hoogte is van de videocollectie bij de VU MediaXperience • 68% niet op de hoogte is dat de UB op zaterdag is geopend • bijna de helft van de respondenten niet op de hoogte is dat de bibliotheek informatievaardigheden verzorgt (ook specifiek op uw vakgebied) • de ondersteuning bij gebruik van Endnote / Reference manager bij de helft van de deelnemers onbekend is • 56% niet op de hoogte is dat de UB handleidingen bij e-resources verzorgt. Bijna de helft van de deelnemers geeft aan een privécollectie te gebruiken om bij te blijven op het vakgebied. Omdat er niet is doorgevraagd wat zo’n collectie omvat, weten we niet om wat voor collecties het gaat. Indien een privécollectie zinnig is voor gebruik in het onderwijs/ onderzoek, zou door digitaliseren hiervan zo’n collectie breder toegankelijk worden en beter bewaard worden. Over nieuwe diensten van de bibliotheek is men positief: • 47% wil gebruik maken van de mogelijkheid van het digitaliseren (scannen) op verzoek van documenten, die in bezit zijn van de bibliotheek (cartografisch materiaal, historische documenten, hoofdstukken van boeken etc.) • bijna de helft (47%) wil graag ondersteuning bij omgaan met auteursrechten rond het beschikbaar stellen van onderwijsmateriaal • een kwart van de deelnemers wil gebruik maken van ondersteuning bij gebruik van beeld en geluid in het onderwijs (vb. ZOEP)
2/11
•
50% zegt gebruik te willen maken van een VU- databank voor onderzoeksmiddelen (wetenschappelijke vragenlijsten en testen) en 37% wil gebruik maken van een VU-databank voor onderwijsmateriaal (vb. Lorenet)
Informatie leest men het liefst op de website van de bibliotheek. Algemene informatie zou via een facultaire nieuwsbrief of via Ad Valvas moeten verlopen. Daarnaast wil men graag te woord gestaan worden via de mail, aldus de resultaten van de enquête.
Conclusie De conclusie is gebaseerd op het resultaat van het project ‘Gebruikersonderzoek onder wetenschappelijk personeel van de VU’, mei 2008. Het is jammer dat er op meer specifiek vragen geen antwoord kan worden gegeven, omdat maar een klein deel (2 vragen) van de door het projectteam opgestelde vragen (14 vragen) kon worden meegenomen in het ‘Gebruikersonderzoek’. De algemene conclusie van de enquête is dat veel medewerkers niet goed genoeg op de hoogte zijn van de diensten die geboden worden door de bibliotheek. Veel winst zou gehaald kunnen worden door meer bekendheid te geven aan de mogelijkheden die de bibliotheek biedt. Er is behoefte aan door de bibliotheek verzorgde diensten op digitaal gebied. Momenteel wordt hierover door de bibliotheek met de faculteiten en onderzoekscholen gesproken en er worden op dit terrein afspraken gemaakt. Verder is het een aanbeveling om op de website van de UBVU een onderwerp digitalisering van collecties (cartografisch materiaal, historische documenten, hoofdstukken uit boeken, enz.) op te nemen. Enkele voorbeelden om de bekendheid van de bibliotheek te vergroten en de dienstverlening te verbeteren zijn te vinden in bijlage 2 : • Op de TU Delft bijvoorbeeld wordt voor elke bachelor opleiding een virtueel kenniscentrum opgezet door de bibliotheek (voorbeeld 1). • Digitale kaarten en geodata (GIS) kunnen een goed hulpmiddel zijn bij het geven van onderwijs (voorbeeld 2). • Voorbeeld 3 is een voorbeeld van een door de bibliotheek gedigitaliseerde toepassing in het onderwijs: op verzoek van de faculteit Letteren is het Getijdenboek (handschrift) uit 1470-1490 (XV.05560.-) gedigitaliseerd.
3/11
Bijlage 1 Door projectteam opgestelde enquête
Enquête van de UB VU onder medewerkers van faculteiten van de VU over…. (Bestaande uit 6 bladzijden, met 14 vragen) Persoonsgegevens Naam:
..................................................................................................................
Faculteit:
..................................................................................................................
Functie:
..................................................................................................................
Aandeel onderzoek / onderwijs / managementtaken (in percentages):
.........../.............../............
Bibliotheekgebruik Vraag 1 1a Maakt u wel eens gebruik van de bronnen (digitaal en op papier) die de bibliotheek aanbiedt? Nee Ja: o Meer dan 1 keer per week o 1 keer per week o 2 tot 3 keer per maand o Minder dan 1 keer per maand Vraag 2 Zijn er bepaalde factoren die u ervan weerhouden om van de diensten van de bibliotheek Gebruik te maken? Ja Nee, vawege: (meerdere antwoorden zijn mogelijk) o Afstand o Tijdgebrek o Openingstijden o Onvoldoende kopieerfaciliteiten o Tijdstippen ophaalmomenten depot o Gebruikersvriendelijkheid van de website o Onbekendheid met producten en diensten van de UB o Overig: ........................................................ Vraag 3 Maakt u gebruik van de mogelijkheid om buiten de campus (bijvoorbeeld thuis) de bibliotheek te raadplegen? Ja (ga naar vraag 3b) Nee, vanwege: o Technische problemen o Inlogaccount o Onbekendheid met deze mogelijkheid o Geen noodzaak
4/11
Scripties en dissertaties
Kaarten
Digitale tijdschriften en e-resources
E-readers
Ondersteuning gebruik van Endnote/ Reference manager
DARE
Contact met informatie-/ collectiespecialisten
Open opstelling meest gebruikte literatuur
Mondelinge workshops
Webcursussen informatievaardigheden
Aanwinstenlijst op de website
Overige webpagina’s van de universiteitsbibliotheek
Bestanden en catalogi en op de website
Documentleverantie/ IBL
Handleidingen/ cursussen
Verlengen/ reserveren van boeken
(ja/nee)
Bijna nooit
Soms
Vaak
(--, -, +, of ++)
Waardering
(bestandsfrormaten, benodigde hardware, ondersteuning, etc.)
Suggesties voor verbetering
Belang Belangrijk
Gebruik Enigszins belangrijk
Bekend Zeer belangrijk
Vraag 4 Met welke diensten bent u bekend, hoe vaak maakt u van deze diensten gebruik, hoe waardeert u ze, heeft u suggesties voor verbetering van deze diensten en hoe belangrijk vindt u ze?
Onbelangrijk
Het zoeken en gebruik van informatie in het algemeen (zowel via UB VU als daarbuiten) Vraag 5 Hoe belangrijk en gemakkelijk te gebruiken zijn de volgende informatietypen, bronnen en informatiebestanden voor u? (U kunt ontbrekende dingen zelf toevoegen op de puntjes)
Privé-collectie op werkplek of thuis Collega’s Collectie bibliotheek VU Personeel bibliotheek VU Andere bibliotheken Uitgeversinformatie Google (scholar) Media Vakgerichte e-resources Seminars/ congressen … Informatiebestanden: Catalogus UB VU Tijdschriftencatalogus UB VU PiCarta Metasearch … Typen informatie: Tijdschriftartikelen Working papers/ preprints/ voorpublicaties Bijdragen uit bundels Boeken Conferentiepapers Data en statistieken Overheidsinformatie Informatie van een speciale organisatie Publicaties van een auteur op mijn vakgebied Jurisprudentie …
Gebruik ik niet
Zeer moeilijk
Gemakkelijk
Zeer gemakkelijk
Onbelangrijk
Enigszins belangrijk
Belangrijk
Zeer belangrijk Bronnen:
Moeilijk
Gemak
Belang
Vraag 6 Is het huidige aanbod van e-journals en e-resources voor u voldoende? Ja / nee Wat mist u in het aanbod?
Vraag 7 Welke middelen gebruikt u om bij te blijven op uw vakgebied? (meerdere antwoorden zijn mogelijk) Aanwinstenlijst bibliotheek UB VU Attenderingsservices in informatiebestanden Attenderingsservices uitgeverijen Nieuwsbrieven organisaties Seminar/congres Lidmaatschap beroepsorganisaties Collega’s Discussiegroepen internet / weblogs
Overig (s.v.p. hieronder noemen) …………………………………….
Vraag 8 8a Is de tijd die u tot uw beschikking heeft voor het zoeken naar informatie naar uw idee: Meer dan genoeg Genoeg Niet genoeg 8b
Zou u die taak willen uitbesteden aan een informatiespecialist? Ja Nee Weet niet / geen mening Geef eventueel een motivatie.
7/11
Nieuwe initiatieven
Zeer onbelangrijk
Onbelangrijk
Enigszins belangrijk
Belangrijk
Zeer belangrijk
Vraag 9 De universiteitsbibliotheek overweegt om op korte/ middellange termijn de volgende diensten aan te gaan bieden, uit te breiden of samen met u te ontwikkelen. Wilt u in onderstaande lijst per dienst aangeven hoe belangrijk deze voor u is? (Wanneer u geen mening hebt over een dienst kunt u de betreffende regel leeg laten)
Ondersteuning bij e-publiceren. Voorbeel: DARE Ondersteuning bij gebruik van Beeld en geluid in het onderwijs Voorbeeld: ZOEP Ondersteuning bij werken met e-books in het onderwijs Ondersteuning bij werken met nieuwe vormen van leren i.s.m. het Onderwijscentrum Voorbeeld: Excellent research Digitaliseren op verzoek (scannen) Ondersteuning bij uitzoeken van auteursrechten rond het beschikbaar stellen van onderwijsmateriaal Rondleidingen voor nieuwe medewerkers Aanwinstenlijsten op de website van de UB Virtuele rondleiding in de UB Ondersteuning door de afdeling MediaXperience bij het gebruik van gaming in de onderwijssituatie (Ana vragen om beter voorbeeld) http://www.library.cmu.edu/Libraries/etc/game2/game2.swf
Thematische portal opbouwen Voorbeeld: TU Delft Ter beschikking stellen van een VU-databank Onderzoeksmiddelen (meldpunt om databestanden, informatie over apparatuur en andere middelen aan elkaar beschikbaar te stellen). Interactief met de catalogus werken: zelf trefwoorden reviews en abstracts toevoegen. Voorbeeld: Danbury Library Catalog (Jeroen Alblas: in PP zetten) Cursussen / workshops vanuit de UB binnen de faculteit Ondersteuning bij de invoering van een digitale boekenlezer. Voorbeeld: Kindle Webcursus speciaal gericht op uw discipline Voorbeeld webcursus Nieuwsbrief van de Universiteitsbibliotheek in uw mailbox Mogelijkheid tot chatsessies met de Digitale balie van de bibliotheek VUMX vragen (in overleg met Stephin) Ondersteuning bij multimediaal publiceren (Voorbeeld uit Science direct nog zoeken, Max?) Digitale diensten vragen (overleg Rob/Ivonne) METIS/DARE
8/11
Vraag 10 10a Wordt u op de hoogte gehouden van nieuwe diensten en ontwikkelingen binnen de bibliotheek? Ja Nee 10b
Hoe wordt u op de hoogte gehouden van nieuwe diensten en ontwikkelingen van de bibliotheek? (meerdere antwoorden mogelijk) Nieuws op de website van de bibliotheek Facultaire nieuwsbrief Ad Valvas Gerichte mails Informatie- / collectiespecialisten Collega’s Overig
Vraag 11 Op welke manier zou u informatie van de bibliotheek het liefst ontvangen? (meerdere antwoorden mogelijk) Via de website van de bibliotheek Mondeling, op eigen initiatief Per e-mail, op eigen initiatief Persoonlijke instructie Inloopcursus / workshop Folders Digitale Nieuwsbrief van de Bibliotheek Overig Vraag 12 Geeft u wel eens bestelsuggesties door aan de bibliotheek? Ja Nee, want:
Vraag 13 Is er digitaal materiaal (beschikbaar, zelf te digitaliseren, of digitaal aan te kopen) dat u graag voor uw onderwijs zou willen gebruiken? Materiaal uit de eigen bijzondere collecties Hoofdstukken uit boeken Landschapskaarten Anders, namelijk:
Vraag 14 Wilt u van de uitkomsten van dit onderzoek op de hoogte worden gesteld?
Ja Nee
9/11
Bijlage 2
Voorbeeld 1: Virtuele kenniscentra bij TU Delft Vertrekpunt voor vakspecifieke informatie Op zoek naar relevante en betrouwbare informatie op een specifiek vakgebied? Onze Virtuele Kenniscentra helpen u verder: Wat biedt een Virtueel Kenniscentrum u? Een Virtueel Kenniscentrum geeft verwijzingen naar: • technisch-wetenschappelijke bronnen (boeken, tijdschriften, databases, octrooien, naslagwerken) • relevante en kwalitatief hoogwaardige andere (internet)bronnen zoals websites, congresagenda’s, krantenartikelen en nieuwsbrieven • specialisten op het gebied van onderwijs en onderzoek: deskundigen en organisaties, zowel binnen als buiten de TU Delft, ook internationaal • een overzicht van lopend onderzoek • recente publicaties van medewerkers van de TU Delft Tevens biedt een Virtueel Kenniscentrum ondersteuning bij het zoeken, vinden. beoordelen en verwerken van informatie. Elke opleiding een eigen Virtueel Kenniscentrum • De Bibliotheek maakt voor elke bachelor opleiding van de TU Delft een Virtueel Kenniscentrum. Daarnaast zijn – in overleg- ook Virtuele Kenniscentra voor andere technisch-wetenschappelijke doelgroepen of vakgebieden mogelijk. http://www.library.tudelft.nl/ws/search/knowledgecentres/index.htm
Voorbeeld 2: Kaartenkamer bij TU Delft Welkom op de website van de Kaartenkamer van de Bibliotheek TU Delft. Op deze site kunt u meer informatie vinden over de Kaartenkamer en toepassingen van kaarten binnen de TU Delft. Kaarten vormen een onmisbare bron van informatie bij het maken van een regionaal, stedenbouwkundig of architectonisch ontwerp een cultuurhistorisch onderzoek of een waterbeheerplan. Daarom is in de Kaartenkamer een collectie van circa 12000 papieren kaarten beschikbaar, en wordt hard gewerkt aan het beschikbaar krijgen van digitale kaarten. De dienstverlening van de Kaartenkamer omvat: o het beheer van het archief voor topografische kaarten; o abonnementen op actuele topografische kaarten en digitale bestanden; o advisering en bemiddeling bij het verkrijgen van kaarten en digitale data voor onderwijs en onderzoek (op aanvraag); o uitwisseling van kennis over het werken met (digitale) kaarten en daarvoor benodigde software. http://campus.bk.tudelft.nl/live/pagina.jsp?id=1834360d-beb5-4571-8f11-38129ee00eb0&lang=nl
10/11
Voorbeeld 3: Getijdenboek bij Letteren VU Een aantal jaren geleden is op verzoek van enkele docenten van de Faculteit der Letteren een getijdenboek gedigitaliseerd en via internet toegankelijk gemaakt http://www.ubvu.vu.nl/xv05560
11/11
