TUGAS MATA KULIAH : SISTIM INFORMASI MANAJEMEN DOSEN : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) DISUSUN OLEH : MAULIA EKA R (P056132852.49)
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR NOPEMBER 2013
DAFTAR ISI DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang...................................................................................................... 3 I.2 Perumusan Masalah...............................................................................................3 I.3 Tujuan....................................................................................................................3 II. TINJAUAN PUSTAKA II.1 Sistem Informasi..................................................................................................4 II.2 Komponen Sistim Informasi................................................................................5 II.3 Penyempurnaan Sistim Informasi........................................................................6 III. PEMBAHASAN III.1 Faktor Penyebab Kegagalan dan Keberhasilan Proses Implementasi dan Pengembangan Sistim Informasi .............................................................7 III.2 Keterkaitan antar Keberhasilan dan Kegagalan Sistim Informasi dengan Tahapan Pengembangan informasi ......................................................9 KESIMPULAN DAFTAR PUSTAKA
2
BAB I PENDAHULUAN I.1 LATAR BELAKANG Dalam era globalisasi saat ini, perusahaan dituntut untuk mampu bersaing dalam segala hal, agar tetap bisa bertahan dan terus berkembang. Sistem informasi adalah salah satu cara yang digunakan banyak perusahaan untuk memperbaiki sistem internal dan meningkatkan daya saing. Walaupun dengan sistem informasi perusahaan harus banyak berinvestasi, namun hal ini tidak bisa dibandingkan dengan nilai tambah yang akan didapat perusahaan bila sistem informasi tersebut dapat dengan sukses di implementasikan. Pada proses implementasinya, pengembangan sistem informasi yang juga ditujukan untuk mengelola sumber daya organisasi tentu sangat diperlukan pengorganisasian yang teratur dan saling berintegrasi agar tujuan dari penerapan sistem informasi tersebut dapat tercapai tepat sasaran dan akan meminimalisir terjadinya tumpang tindih dengan perubahan operasi organisasi akibat penerapan sistem informasi berbasis komputer. Seperti yang di informasikan sebelumnya, implementasi sistem informasi ini bukan lah suatu investasi yang kecil, perlu benar-benar analisis yang tepat agar investasi yang seemikian besarnya dapat menghasilkan suatu hal yang berguna dan sejalan dengan tujuan perusahaan. Selain besarnya investasi yang dibutuhkan dalam penerapan sistem informasi ini, tentunya kapabilitas dari sumberdaya manusia yang akan menggunakan sistem tersebut perlu benar-benar disesuaikan agar mampu memaksimalkan segala potensi manfaat dari penggunaan sistem tersebut. Atas pertimbangan tersebut diperlukan suatu upaya yang tepat agar penerapan sistem informasi dapat mengelola sumberdaya informasi yang ada menjadi lebih efektif dan efesien dan mampu memaksimalkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan untuk mendukung perkembangan organisasai / bisnis dan dapat meningkatkan daya saing organisasi. Sistem informasi jika diterapkan dengan baik maka akan membawa keberhasilan dan keuntungan bagi organisasi atau perusahaan, namun sebaliknya penerapan sistem informasi yang tidak tepat dan kurang optimal akan berimplikasi pada kegagalan dan kerugian bagi organisasi atau perusahaan. Sistem informasi bagi suatu perusahaan dapat memberikan banyak peranan mulai dari peranan dalam fungsional proses bisnis hingga pada penciptaan keunggulan kompetitif bagi perusahaan tersebut. Namun dibalik peranan yang sangat menguntungkan bagi perusahaan dari implementasi dan pengembangan sebuah sistem informasi tersebut, ada kemungkinan untuk terjadinya kegagalan dalam proses implementasi I.2 PERUMUSAN MASALAH Masalah yang dirumuskan adalah, apa sajakah faktor – faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalah penerapan sistem informasi di organisasi. I.3 TUJUAN Makalah ini disusun untuk menjawab pertanyaan dalam rumusan masalah tersebut diatas yaitu untuk mengetahui faktor – faktor yang mempengaruuhi keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem informasi dalam orgnisasi, sehingga dapat menjadi tambahan informasi bagi siapa saja yang membaja dan menelaah mengenai sistem informasi. 3
BAB II LANDASAN TEORI II. 1 SISTEM INFORMASI Sistem Informasi merupakan suatu kombinasi antara manusia, hardware, software, jaringan, sumber data dan kebijakan serta prosedur dalam aktifitas pengumpulan dan penyimpanan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya untuk mencapai tujuan utama yakni mendukung operasi bisnis, berkompetisi dan pengambilan keputusan manajerial (O’Brien dan Marakas 2010) Gambar 1 Ruang Lingkup Sistem Informasi
Terdapat tiga peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu mendukung proses bisnis dan operasional, mendukung pengambilan keputusan dan mndukung strategi untuk keunggulan kompetitif . Penerapan sistem informasi bertujuan untuk menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Dan menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Gambar 2 Tiga Peran Utama Sistem Informasi
Menurut O’Brien, terdapat beberapa tipe sistem informasi, yaitu: 1. Sistem Informasi Penunjang Kegiatan Operasional (Operation Support System). Sistem informasi ini akan memproses data yang dihasilkan dalam setiap kegiatan operasional dan menggunakan informasi yang dihasilkannya untuk menunjang kegiatan operasional itu pula. Sistem informasi ini menghasilkan berbagai produk informasi yang digunakan untuk kepentingan internal dan eksternal. Berikut ini peran yang dilakukan oleh sistem informasi di tingkat ini: a. Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System) : b. Sistem Pengendalian Proses (Process Control System) : c. Sistem Otomatisasi Kantor (Office Automation System) : 2. Sistem Informasi Pengambilan Keputusan (Management Support System). Sistem ini dalam pemrosesan informasi bisnis menekankan orientasi pada manajemen, karena tujuan utamanya adalah menunjang pengambilan keputusan oleh manajemen. Sistem ini juga menggarisbawahi pentingnya kerangka sistem yang digunakan sebagian dasar pengorganisasian sistem informasi. Management Support System dapat digolongkan dalam sub sistem-sub sistem tertentu sesuai dengan tujuannya sebagai berikut : a. Sistem Informasi Pelaporan (Management Information System) : 4
b. c.
Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System) : Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System) :
II.2 KOMPONEN SISTIM INFORMASI Sistem informasi terdiri dari komponenkomponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. 1. Komponen input Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dokumen dasar. Gambar 3 Komponen Sistim Informasi 2. Komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Komponen output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4. Komponen teknologi Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Komponen hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. 6. Komponen software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. 7. Komponen basis data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System). 8. Komponen kontrol Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangan, kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan,sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal yang dapat 5
merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi. 9. Komponen Jaringan Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan. II.3 PENYEMPURNAAN SISTEM INFORMASI Menurut Fuadi (1995), terdapat empat langkah untuk menyempurnakan SI agar dapat diterapkan dengan sukses di perusahaan. 1. Menganalisa sistem. Misalnya, sistem apa yang ingin digunakan dan apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Intinya, manajemen perusahaan harus memiliki perencanaan yang matang Oleh karena itu,perusahaan dapat melakukan peninjauan terlebih dahulu, sehingga dapat merekomendasikan jenis sistem baru yang cocok untuk dikembangkan. Peninjauan tersebut mencakup pengetahuan tentang sistem lama dan berbagai masalah yang timbul dari penerapannya. 2. Merancang sistem. Setelah mengetahui jenis sistem yang dibutuhkan, manajemen perusahaan mulai merancang sistemnya. Oleh karena itu, sebaiknya manajemen perusahaan memiliki pengetahuan yang memadai tentang komponen sistem, cara mengoperasikannya, permasalahan yang ditimbulkan dan cara pemecahan permasalahan. Jika memungkinkan, manajemen perusahaan meminta bantuan seorang konsultan. 3. Menerapkan sistem. Manajemen perusahaan sebaiknya menerapkan sistem baru di perusahaannya secara bertahap. a. Tahap visi, dimana perusahaan meninjau kembali tujuan implementasi TI. Hal yang paling penting adalah adanya dukungan dari manajemen eksekutif perusahaan dan keterlibatan dari seluruh end-user. b. Tahap investasi. Perusahaan dapat menentukan jenis dan intensitas penggunaan fasilitas pengolahan, mengetahui peluang reaksi pelanggan, mengukur manfaat dan membuat account yang terpisah. c. Tahap kultivasi, dengan melakukan pengawasan terhadap penerapan TI dan memperbaikinya jika tidak berjalan dengan semestinya. d. Tahap memanen. Perusahaan perlu menyadari bahwa harus investasi di bidang TI memerlukan waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, sebaiknya, perusahaan tetap berada di jalur yang benar dan senantiasa melaksanakan hal-hal yang positif agar implementasi TI di perusahaannya membuahkan hasi 4. Melakukan evaluasi sistem. Tahap ini merupakan tahap yang terakhir, dimana manajemen perusahaan merencanakan berbagai langkah strategi yang akan dijalankan perusahaan dan bagaimana penerapan sistem informasi yang ada dikembangkan. Setelah itu, manajemen perusahaan senantiasa mengevaluasi penerapannya, sehingga dapat belajar dari kesalahan yang ada dan memperbaikinya. Dengan proses pembelajaran tersebut, diharapkan sistem informasi perusahaan akan semakin baik dari tahun ke tahun.
6
BAB III PEMBAHASAN
III.1.
FAKTOR PENYEBAB KEGAGALAN DAN KEBERHASILAN IMPLEMENTASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
PROSES
Sebelum membangun sistem informasi ini, perusahaan harus melakukan beberapa langkah terlebih dahulu agar pembangunan sistem informasi yang dilakukan dapat berjalan dengan baik. Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan - pertanyaan: - Informasi apakah yang dibutuhkan - Oleh siapa - Kapan? - Dimana? - Dalam bentuk apa? - Bagaimana cara memperolehnya?\ - Dari mana asalnya? - Bagaimana cara mengumpulkannya? Jika langkah- langkah diatas telah dilakukan maka barulah proses pembangunan sistem informasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan dapat terpenuhi. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model, sehingga dapat di indentifikasi beberapa hal yang menunjukkan penyebab kegagalan dan keberhasilan proses implementasi dan pengembangan sistem informasi, yaitu: 1. Dukungan dari manajemen eksekutif Faktor sumber daya manusia khususnya para eksekutif (pihak manajemen perusahaan) sangat berperan penting dalam keberhasilan implementasi dan pengembangan suatu sistem informasi. Mereka yang berwenang untuk menentukan kebijakan dan arah/masa depan perusahaan selanjutnya. Keputusan untuk menggunakan sistem informasi yang sudah ada atau mengembangkan sebuah sistem informasi baru yang lebih menunjang bagi perusahaan merupakan keputusan yang dibuat oleh pihak manajemen eksekutif. Jika pihak manajemen kurang mendukung pengembangan suatu sistem informasi baru maka tidak akan ada pengembangan sistem informasi. Selain itu, jika pihak manajemen perusahaan menginginkan pengembangan suatu sistem informasi manajeman yang baru untuk diimplementasikan di perusahaan namun tidak mendukung sepenuhnya kegiatan pengembangan tersebut maka dapat dipastikan sistem informasi yang akan dihasilkan tidak optimal. Bentuk dukungan dari pihak manajemen dapat berupa pemberian informasi yang lengkap dan jelas mengenai kebutuhan perusahaan yang diharapkan dapat dihasilkan oleh sistem informasi yang akan dikembangkan tersebut. Pernyataan kebutuhan tersebut hendaklah sedetail mungkin guna menghasilkan sistem informasi yang benar-benar sesuai dengan keinginan perusahaan. Ketidakjelasan mengenai pernyataan kebutuhan dan pernyataan kebutuhan yang sentiasa berubah-ubah ini dapat menyebabkan kegagalan dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi perusahaan. 7
2. Keterlibatan end-user (pemakai akhir) Keterlibatan people mempengaruhi kriteria kunci seperti kualitas sistem, kepuasan pengguna dan penggunaan sistem. Keterlibatan pengguna dalam proses pengembangan sistem mempunyai pengaruh positif terhadap kepuasan atas Computerize Based Information System (CBIS). Partisipasi pengguna memiliki hubungan langsung dengan kepuasan pengguna dimana kepuasan pengguna merupakan indikator keberhasilan suatu sistem informasi. Kurangnya pengetahuan tentang komputer diantara para pemakai (user) akan menghambat implementasi dari suatu sistem informasi. Bahkan dapat menyebabkan kegagalan akibat kurangnya pemahaman user terhadap sistem yang sedang diimplementasikan (belum siap) sementara sistem informasi tersebut telah ditetapkan oleh manajemen untuk digunakan. 3. Kejelasan penggunaan kebutuhan perusahaan Dalam pengembangan dan implementasi suatu sistem informasi perlu mengidentifikasi dengan jelas kebutuhan yang dibutuhkan oleh pengguna sistem informasi tersebut. Kebutuhan yang jelas tentunya harus ditunjang dengan perangkat hardware, software, dan network yang akan digunakan perusahaan dalam sistem informasi tersebut. Pengembangan yang cepat namun tidak diikuti dengan infrastruktur yang memadai akan menyebabkan kegagalan. Contoh : - Jika perusahaan ingin menggunakan sebuah software baru untuk sistem informasi produksinya namun hardware yang digunakan tidak mampu mendukung penggunaan software yang baru (memorinya sangat minimum dibawah prasyarat software yang akan digunakan) maka akan terjadi kegagalan dalam penerapannya. - jika sistem yang dikembangkan perusahaan membutuhkan network/jaringan dalam implementasi sistemnya namun akses terhadap network tersebut tidak dimiliki perusahaan atau jikapun ada jaringannya masih belum berfungsi dengan baik maka perusahaan yang memaksakan untuk mengimplementasikan sistem informasi tersebut akan mengalami kegagalan. Data juga merupakan faktor yang memegang peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Karena output yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi bermula dari data. Oleh karena itu, kurangnya perolehan dan pengolahan serta keakuratan data dapat memicu kekegalan dari sebuah sistem informasi yang dibangun oleh suatu perusahaan. Kurangnya input data dari end user dapat mengakibatkan kesalahan informasi yang akan dihasilkan, dimana informasi tersebut akan sangat membantu user dalam melakukan suatu tindakan. Misalnya dalam pengembangan sistem decision support system, data yang tidak lengkap dan tidak akurat akan menyebabkan manajer salah dalam mengambil keputusan bisnisnya. 4. Kematangan perencanaan dan harapan perusahaan yang nyata.
8
Suatu sistem informasi akan dapat terealisasi dengan baik jika perencanaan disusun dengan mempertimbangkan setiap kemungkinan yang dapat terjadi. Oleh karena itu harapan perusahaan yang nyata harus jelas diidentifikasikan terlebih dahulu sehingga perencanaan yang dibuat dapat optimal dan mengurangi kemungkinan kegagalan. Kesenjangan komunikasi antara pengguna dengan perancang sistem informasi juga dapat menjadi penyebab utama dalam kegagalan sebuah sistem informasi manajemen yang dibangun oleh suatu perusahaan. Latar belakang pendidikan yang berbeda dan persepsi yang berbeda dapat menjadi pemicu kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem. Oleh karena itu perancang sistem informasi harus mengetahui dengan benar siapa saja pengguna dari sistem yang akan dirancangnya. Kemudian perancang dapat menyesuaikan prosedur-prosedur standar yang dapat dilakukan oleh pengguna akhir. Selanjutnya sosialisai dari sistem yang akan digunakan sebaiknya dikomunikasikan dengan bahasa yang dapat dimengerti oleh pengguna akhir tersebut sehingga kemungkinnan terjadi perbedaan persepsi diantar pengguna dengan perancang sistem dapat dihindarkan. Penggunaan sumber daya manusia (orang) yang digunakan atau yang diberi tanggung jawab untuk membangun sistem informasi manajeman (SIM) bagi perusahaan tidak tepat atau tidak kompeten dibidangnya akan menyebabkan kegagalan, karena bisa dipastikan sistem yang akan dibangun mempunyai banyak kekurangan. Oleh sebab itu faktor sumber daya manusia sangat memegang peranan penting dalam implementasi dan pengembangan suatu sistem informasi. Pemilihan orang atau tim yang tepat yang mempunyai kompetensi dan berpengalaman dibidangnya merupakan prasyarat dalam membangun sebuah sistem informasi dalam perusahaan. III.2.
KETERKAITAN ANTARA KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN INFORMASI DENGAN TAHAPAN PENGEMBANGAN INFORMASI
SISTEM
Dalam rangka melakukan pengembangan sistem informasi, perusahaan umumnya dan pengembang pada khususnya harus mengetahui tahapan-tahapan dalam proses pengembangan sistem informasi itu sendiri guna memberikan kemungkinan keberhasilan yang besar. Dengan demikian setiap tahapan dalam proses pengembangan sistem informasi harus dapat dilakukan dengan baik untuk menghindari terjadinya kegagalan dalam pengembangan sistem informasi. Kesalahan atau kurang maksimalnya kegiatan dalam tahapan-tahapan pengembangan sistem akan berdampak pada kegagalan dari pengembangan sistem informasi itu sendiri. Oleh karena itu setiap tahapan dalam proses pengembangan sistem harus dilakukan dengan baik untuk memberikan hasil yang baik pula. Beberapa faktor penting yang dapat mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan dalam setiap tahapan dalam proses pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut NO
1.
TAHAPAN
PENGARUH TERHADAP KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN
Investigasi - Mendefinisikan dan merencanakan kebutuhan detail atau target yang ingin dicapai dalam pengembangan sistem informasi tersebut. - Pada tahapan ini sangat penting untuk mengetahui dengan jelas mengenai kebutuhan pengguna
- Kurangnya pernyataan akan kebutuhan akan berdampak pada kegegalan sistem yang dikembangkan. - Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah-ubah dapat membingungkan bagi pihak pengembang sistem. Hal ini dipicu oleh kurangnya pengidentifikasian kebutuhan secara lengkap yang diinginkan oleh pengguna (user). - Fokus profesional sebagai perancang atau 9
sistem informasi yang akan dikembangkan dan diimplementasikan.
2.
3.
pengembang sistem informasi hanyalah pada Tools, sehingga Methodologies dan Procedures biasanya diabaikan. - Beberapa profesional tidak mempunyai pengetahuan dan kemampuan yang memadai dalam metodologi manajemen, proyek-proyek juga biasanya tidak mengacu kepada prosedur standar.
Analisis Pada tahapan ini beberapa hal yang menjadi perhatian penting adalah mengenai - User interface requirements, yaitu input/output yang dibutuhkan oleh end users yang harus didukung oleh sistem informasi mencakup sources, format, content, volume, dan frekuensi dari tiap tipe dari input dan output; - Processing requirements, yaitu aktivitas yang dibutuhkan untuk mengkonversi input menjadi output yang meliputi kalkulasi, kaidah pengambilan keputusan, dan pengolahan operasi lainnya, dan kapasitas, turnaround time dan response time untuk pengolahan aktivitas; - Storage requirements meliputi Organization, content, dan ukuran databases; Control requirements, meliputi kebutuhan akan accuracy, validity safety, security, dan adaptability dalam system inputs, processing, output dan storage. Design
- Jika kebutuhan dan data yang digunakan pada tahapan ini tidak tersedia dengan baik dan pihak eksekuif manajemen tidak mengakomodasi hal tersebut maka dapat dipastikan sistem yang akan dibangun akan mengalami kegagalan.
Pada tahapan design - Tim teknologi informasi bekerjasama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. - Desain yang realistik akan mudah untuk diimplementasikan, namun sebaliknya desain yang tidak realistik dapat menyebabkan kegagalan suatu sistem dalam pengimplementasiannya. - Disamping itu, perbedaan pendapat mengenai desain dan aplikasi sistem
Jika desain sistem informasi kurang memenuhi harapan penggunanya. Hal ini dapat disebabkan oleh kurangnya informasi atau masukan dari user mengenai kebutuhan dan spesifikasi dalam pengembangan sistem informasi yang diinginkan. Selain itu faktor miscommunication antara pihak yang mengembangkan desain dan pihak pengguna desain (pemberi pekerjaan). Dalam tahapan perencanaan desain sistem informasi yang akan dikembangkan perlu dikelola dengan baik karena jika tidak tepat pengelolaannya besar kemungkinannya akan membawa konsekuensi kerugian, diantaranya meliputi biaya yang 10
informasi bagi pemakai organisasi berpotensi mengakibatkan kegagalan dalam pengembangan dan implementasi suatu sistem informasi.
4.
berlebihan sehingga melampaui anggaran, melampaui waktu yang diperkirakan, kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan, dan gagal memperoleh manfaat yang diperkirakan.
Implementasi dan Maintain Pada tahapan implementasi terdapat aktivitas pengujian dan pelatihan terhadap sistem informasi yang baru
-
-
-
Untuk memberikan hasil pengujian yang benar maka perlu dilakukan pengujian dengan sungguhsungguh karena hal ini menyangkut penggunaan jangka panjang. Jika pengujian dilakukan secara asal-asalan maka tidak akan mampu memperoleh koreksi-koreksi yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna guna menyempurnakan desain sistem yang dikembangkan dan hanya hanya akan menghasiskan waktu dan biaya implementasi dengan percuma. Selain itu dalam kaitannya dengan aktivitas pelatihan terhadap pengguna sistem informasi harus dikomunikasikan dengan baik dan dengan bahasa yang mudah dimengerti sesuai dengan level pengguna sistem informasi tersebut. Jika tidak demikian, maka respon yang diinginkan untuk perbaikan sistem informasi yang sedang dikembangkan menjadi terhambat terlebih jika terjadi kesalahan persepsi antara pengguna akhir dan perancang sisteminformasi tersebut. Lebih lanjut lagi kegagalan pada tahapan ini dapat disebabkan oleh Pre implementation yang tidak dilakukan dengan baik, Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya, serta Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru\ Oleh karena itu, untuk memperoleh hasil terbaik dan menghindari kesalahan yang tidak diinginkan maka beberapa hal berikut perlu dipertimbangkan, yaitu: peralatan-peralatan integrasi eksternal menghubungkan pekerjaan dari tim implementasi & pengguna disemua level organisasi, peralatanperalatan integrasi internal memastikan bahwa tim implementasi beroprasi sebagai sebuah unit kohesive, struktur peralatan perencanaan formal & tata urutan tugas-tugas, estimasi lebih lanjut tentang waktu, uang, & sumber daya teknis yang diperlukan untuk melaksanakannya, serta peralatan pengendalian formal membantu memonitor kemajuan terhadap pencapaian tujuan
. 11
BAB IV KESIMPULAN 1. Untuk menghadapi persaingan bisnis, sistem informasi sangat dibutuhkan, walaupun membutuhkan biaya yang tidak sedikit, namun akan memberikan banyak keuntunngan dan kemudahan juga sebagai nilai tambah dalam bisnis suatu perusahaan 2. Sebelum membangun sistem informasi ini, perusahaan harus melakukan beberapa langkah terlebih dahulu agar pembangunan sistem informasi yang dilakukan dapat berjalan dengan baik. Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan - pertanyaan: - Informasi apakah yang dibutuhkan - Oleh siapa - Kapan? - Dimana? - Dalam bentuk apa? - Bagaimana cara memperolehnya?\ - Dari mana asalnya? - Bagaimana cara mengumpulkannya? Jika langkah- langkah diatas telah dilakukan maka barulah proses pembangunan sistem informasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan dapat terpenuhi. 3. Sebagai sebuah sistem yang terdiri dari komponen yang saling berhubungan satu sama lain, tentu saja banyak faktor yang mempengaruhi, faktor – faktor tersebet dapat berakibat gagalnya penerapan sebuah sistem atau pun berhasilnya sebuah sistem
12
DAFTAR PUSTAKA
1. Fuadi, A. 1995. Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi. Majalah Manajemen. Edisi September-Oktober. 2. O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc
13
