TUGAS MATA KULIAH : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOSEN : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) DISUSUN OLEH : MAULIA EKA R (P056132852.49)
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR JANUARI 2014
DAFTAR ISI DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang...................................................................................................... 3 I.2 Perumusan Masalah...............................................................................................3 I.3 Tujuan....................................................................................................................3 II. TINJAUAN PUSTAKA II.1 Sistem Informasi..................................................................................................4 II.2 Manfaat Sistem Informasi Bagi Perusahaan........................................................5 II.3 Pengembangan Sistem Informasi........................................................................7 II.4 Definisi Insourcing dan Outsourcing..................................................................8 III. PEMBAHASAN III.1 Kelebihan dan Kekurangan In-Sourcinng dalam pengembangan SI...............11 III.2 Kelebihan dan Kekurangan Out-Sourcinng dalam pengembangan SI.............13
KESIMPULAN DAFTAR PUSTAKA
2
BAB I PENDAHULUAN I.1 LATAR BELAKANG Dalam era globalisasi saat ini, perusahaan dituntut untuk mampu bersaing dalam segala hal, agar tetap bisa bertahan dan terus berkembang. Sistem informasi adalah salah satu cara yang digunakan banyak perusahaan untuk memperbaiki sistem internal dan meningkatkan daya saing. Walaupun dengan sistem informasi perusahaan harus banyak berinvestasi, namun hal ini tidak bisa dibandingkan dengan nilai tambah yang akan didapat perusahaan bila sistem informasi tersebut dapat dengan sukses di implementasikan. Perusahaan dapat meningkatkan kemampuannya dengan mengembangkan sistem informasi sesuai dengan kemajuan teknologi yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Sistem informasi merupakan seperangkat alat, data, dan prosedur yang bekerja secara bersama-sama untuk memberikan hasil berupa informasi yang berguna. Informasi yang berguna adalah informasi yang akurat, tepat waktu, relevan dan valid sehingga dalam pengambilan yang didukung oleh informasi tersebut didapatkan keputusan yang tepat yang dapat mencapai sasaran yang telah direncanakan. Pentingnya peran SI dalam sebuah perusahaan membuat setiap perusahan harus memiliki system informasi yang baik agar dapat mendukung bisnis dari perusahaan tersebut, tetapi tidak semua perusahaan melakukan pengembangan system informasinya sendiri, karena berbagai alasan. Pada dasarnya pengembangan system informasi sebuah perusahaan dapat melakukannya melalui beberapa metode yaitu insourcing, outsourcing dan co-sourcing. Metode tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masingmasing dalam membangun system informasi sebuah perusahaan, yang menjadi alasan pemilihan metode pengembangan yang dilakukan oleh perusahaan yang juga harus memperhatikan kebutuhan dan kondisi perusahaannnya.
I.2 PERUMUSAN MASALAH Masalah yang dirumuskan adalah, bagaimana kelebihan dan kekurangan yang menjadi alasan perusahaan dalam pemilihan metode pengembangan system informasinya, yaitu In-Sourcing atau Out Sourcing.
I.3 TUJUAN Makalah ini disusun untuk menjawab pertanyaan dalam rumusan masalah tersebut diatas yaitu untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan yang menjadi alasan perusahaan dalam pemilihan metode pengembangan system informasinya, yaitu In-Sourcing atau Out Sourcing.
3
BAB II LANDASAN TEORI II. 1 SISTEM INFORMASI Sistem Informasi merupakan suatu kombinasi antara manusia, hardware, software, jaringan, sumber data dan kebijakan serta prosedur dalam aktifitas pengumpulan dan penyimpanan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya untuk mencapai tujuan utama yakni mendukung operasi bisnis, berkompetisi dan pengambilan keputusan manajerial (O’Brien dan Marakas 2010) Gambar 1 Ruang Lingkup Sistem Informasi
Terdapat tiga peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu mendukung proses bisnis dan operasional, mendukung pengambilan keputusan dan mndukung strategi untuk keunggulan kompetitif . Penerapan sistem informasi bertujuan untuk menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Dan menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Gambar 2 Tiga Peran Utama Sistem Informasi
Menurut O’Brien, terdapat beberapa tipe sistem informasi, yaitu: 1. Sistem Informasi Penunjang Kegiatan Operasional (Operation Support System). Sistem informasi ini akan memproses data yang dihasilkan dalam setiap kegiatan operasional dan menggunakan informasi yang dihasilkannya untuk menunjang kegiatan operasional itu pula. Sistem informasi ini menghasilkan berbagai produk informasi yang digunakan untuk kepentingan internal dan eksternal. Berikut ini peran yang dilakukan oleh sistem informasi di tingkat ini: a. Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System) : b. Sistem Pengendalian Proses (Process Control System) : c. Sistem Otomatisasi Kantor (Office Automation System)
4
2.
Sistem Informasi Pengambilan Keputusan (Management Support System). Sistem ini dalam pemrosesan informasi bisnis menekankan orientasi pada manajemen, karena tujuan utamanya adalah menunjang pengambilan keputusan oleh manajemen. Sistem ini juga menggarisbawahi pentingnya kerangka sistem yang digunakan sebagian dasar pengorganisasian sistem informasi. Management Support System dapat digolongkan dalam sub sistem-sub sistem tertentu sesuai dengan tujuannya sebagai berikut : a. Sistem Informasi Pelaporan (Management Information System) : b. Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System) : c. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System) :
Sistem informasi terdiri dari komponenkomponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
Gambar 3 Komponen Sistim Informasi
1. Komponen input 2. Komponen model 3. Komponen output 4. Komponen teknologi 5. Komponen hardware 6. Komponen software. 7. Komponen basis data 8. Komponen kontrol 9. Komponen Jaringan
II.2 MANFAAT SISTEM INFORMASI BAGI PERUSAHAAN Sistem informasi sangat berperan untuk memadukan semua unsur-unsur yang saling berhubungan sehingga sistem informasi tersebut harus dipandang sebagai suatu sistem tunggal, namun cukup kompleks sehingga perlu diuraikan menjadi subsistem-subsistem untuk perencanaan dan pengendalian pengembangannya serta untuk mengendalikan operasinya. Pemanfaatan teknologi informasi manjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindarkan oleh setiap perusahaan yang ingin menempatkan dirinya pada posisi paling depan dalam suatu industri. Terkait dengan hal ini, pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk menunjang suksesnya sebuah bisnis. Manfaat sistem informasi bagi perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan Efisiensi Operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya low-cost leadership. Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock 5
in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka. 2. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis Penggunaan ATM. automated teller machine dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain. 3. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users. istem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen. Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia informasi, atau alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem informasi dapat berfungsi untuk menolong end user manajerial membangun senjata yang menggunakan teknologi sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan yang ketat. Penggunaan yang efektif dari sistem informasi strategis menyajikan end usersmanajerial dengan tantangan manajerial yang besar. Kualitas suatu informasi perlu diperhatikan agar keputusan yang dihasilkan dapat efektif. Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal, yaitu : 1. Relevancy (relevan), Setiap informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda. 2. Accuracy (akurat), Informasi yang akurat berarti informasi harus terlepas dari kesalahankesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. 3. Timeliness (tepat waktu), Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.
6
II.3 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Menurut Nugroho Adi, 2005, Pengembangan sistem (System Devploment) dapat berarti menyusun suatu sistem informasi yang benar-benar baru atau yang lebih sering terjadi, menyempurnakan sistem yang telah ada. Konsep siklus hidup sistem merupakan bagian dari langkah pengembangan. Siklus hidup sistem merupakan penerapan pendekatan sistem untuk tugas mengembangkan dan menggunakan sistem berbasis komputer dilakukan dengan motivasi untuk memanfaatkan komputer sebagai alat bantu yang dikenal sebagai alat yang cepat, akurat, tidak cepat lelah, serta tidak mengenal kata bosan, untuk melaksanakan instruksi-instruksi pengguna. Ada berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem informasi ini, diantaranya : 1. System Development Life Cycle (SDLC) Digunakan untuk menjelaskan siklus kehidupan suatu sistem informasi. Proses pengembangan suatu sistem informasi dimulai dari proses pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, melakukan analisis terhadap rencana sistem yang akan dibuat, mendesain sistem, dan mengimplementasikan sistem yang telah disusun serta melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang telah disusun 2. Prototyping Sistem dapat dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang erat antara analis dengan pemakai sedangkan kelemahan teknik ini adalah tidak begitu mudah untuk dilaksanakan pada sistem yang relatif besar. 3. Rapid Application Developmen Pendekatan ini memerlukan keikutsertaan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahannya, sistem mungkin terlalu sulit untuk dibuat dalam waktu yang singkat yang pada akhirnya akan mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah. 4. Object Oriented Analysis and Development Integrasi data dan pemrosesan selama dalam proses desain sistem akan menghasilkan sistem yang memiliki kualitas yang lebih baik serta mudah untuk dimodifikasi. Namun, metode ini sulit untuk mendidik analis dan programmer sistem dengan menggunakan pendekatan object oriented serta penggunaan modul yang sangat terbatas. 5. End User Development Tahapan didalam proses pengembangan sistem informasi adalah suatu set kegiatan yang akan membawa suatu proyek kepada suatu kondisi dimana keputusan manajemen dibutuhkan untuk melanjutkan atau tidaknya proyek tersebut. Setiap kegiatan akan masuk dalam tahapan tertentu dan dapat dilaksanakan secara paralel atau bersamaan dengan kegiatan lainnya. Adapun tahapan dalam pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut : 1. Tahap Perencanaan Sistem (System Planning) Tahap Perencanaan yaitu menyangkut studi kelayakan baik secara teknis maupun secara teknologi serta penjadualan pengembangan suatu proyek sistem informasi dan atau perngkat lunak. 2. Tahap Analisis Sistem (System Analysis Tahap Analisis yaitu dimana kita berusaha mengenali segenap permasalahan yang muncul pada pengguna dengan mendekomposisikan use case diagram lebih lanjut, mengenali komponenkomponen sistem, obyek-obyek, hubungan antar obyek, dan sebagainya. 7
3. Tahap Perancangan (System ) Tahap perancangan lebih menekankan pada platform apa hasil dari tahap analisis kelak akan diimplementasikan serta tahap dimana kita melakukan penghalusan (Refinement) kelas-kelas yang didapat pada tahap analisis serta jika perlu menambahkan dan memodifikasi kelas-kelas yang akan lebih mengefesienkan serta mengefektifkan sistem/perangkat lunak yang akan kita kembangkan. 4. Tahap Implementasi (Implementation) Tahap implementasi dimana kita mengimplementasikan perancangan sistem ke situasi yang nyata. Di sini kita mulai berurusan dengan pemilihan perangkat keras, penyusunan perangkat keras aplikasi (pengkodean/coding). 5. Tahap Pengujian (Testing). Pada tahap ini apakah sistem yang kita buat sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna atau belum. 6. Pemeliharaan (Maintenance) Tahap pemeliharaan merupakan bentuk evaluasi untuk memantau supaya sistem informasi yang dioperasikan dapat berjalan secara optimal dan sesuai dengan harapan pemakai maupun organisasi yang menggunakan sistem tersebut. Memelihara sistem sehingga sistem tersebut memberikan dukungan yang diperlukan. Pemiliharaan sistem dilaksanakan untuk tiga alasan, yakni memperbaiki kesalahan, menjaga kemutakhiran sistem, meningkatkan sistem. Dalam mengembangkan sebuah sistem informasi, permasalahan dan tantangan yang sering muncul adalah siapa yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Di sini, pihak perusahaan dihadapkan pada beberapa alternatif yaitu : a. Merancang/membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi (Insourcing) b. Perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi. Pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. c. Meminta orang lain untuk melaksanakan proses pengembangan sisteminformasi (Outsourcing) termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintanance sistem kepada pihak ketiga. Beberapa faktor yang menyebabkan perlunya outsourcing diantaranya II.4 DEFINISI INSOURCING DAN OUSOURCING In-sourcing adalah suatu model pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh para pekerja di suatu area fungsional dalam organisasi (misalnya Akunting, Keuangan, dan Produksi) dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informasi atau tanpa sama sekali. Model ini dikenal juga dengan istilah end-user computing atau end-user development. Pengembangan ini dilakukan oleh para spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology), atau IS (Information System). Pengembangan sistem umumnya dilakukan dengan menggunakan SDLC (Systems Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan sistem Outsourcing berasal dari bahasa Inggris yang berarti “alih daya”. Nama lain Outsourcing adalah “contracting out” merupakan sebuah pemindahan operasi dari satu perusahaan ke tempat lain. Hal ini biasanya dilakukan untuk memperkecil biaya produksi atau untuk memusatkan perhatian kepada hal lain. 8
Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Outsourcing TI juga dapat diterjemahkan sebagai penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang TI untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini karena sering kali suatu perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga TI yang berkompeten dalam mengatasi kendala-kendala TI maupun operasional kantor sehari-hari. Jadi, outsourcing adalah pemberian sebagian pekerjaan yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan di sebuah organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga.
9
BAB III PEMBAHASAN
Semakin banyaknya organisasi yang mengimplementasikan IT (information technology) di lingkungan internalnya merupakan salah satu tolok-ukur meningkatnya kesadaran lembaga atas kemajuan. efisiensi maupun efektifitasnya. Banyak strategi yang sudah ditempuh oleh organisasi tersebut. Mulai dari yang sifatnya try and error hingga menerapkan framework menurut bestpractices yang sudah disusun oleh berbagai kalangan menurut kebutuhannya masing-masing. Pola umum yang digunakan oleh setiap organisasi tersebut dalam strateginya adalah melakukan alihsumberdaya (outsourcing), mengelolanya secara mandiri dengan tim internal maupun kombinasi di antara kedua pola tersebut. Berikut ini adalah beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum memutuskan alternatif mana yang akan digunakan : 1. Dinamika Organisasi, Setiap organisasi selalu memiliki dinamika. Dinamika tersebut merupakan sebuah kelaziman bahkan keharusan bagi organisasi tersebut. Dengan demikian strategi organisasi pun harus mampu beradaptasi dengan dinamika tersebut agar selalu mampu memenangi kompetisi atau minimalnya bertahan. Salah satu strategi paling umum dalam beradaptasi dengan dinamika tersebut adalah membuat sistem yang mampu dieksekusi secara efisien, efektif dan tidak bergantung kepada pihak manapun. Manajemen harus bisa menghitung berapa biaya yang harus dikeluarkan baik secara finansial maupun nonfinansial yang terkait dengan efisiensi dan efektifitas dan ketidakbergantungan tersebut. Semakin organisasi tidak bergantung kepada individu ataupun pihak-pihak tertentu maka dapat kematangan sistem yang beroperasi di dalamnya semakin teruji. 2. Manajemen Perubahan Organisasi, Perubahan dalam organisasi harus dapat dimanfaatkan sebesar - besarnya agar memberikan keuntungan. Upaya pemanfaatan tersebut harus dikelola dengan sebuah sistem manajemen perubahan supaya setiap individu di dalam organisasi mampu beradaptasi secara proporsional. Pemanfaatan IT harus dikelola dalam sebuah sistem manajemen perubahan tersebut. Hal ini tentu saja kembali lagi pada kalkulasi yang kita lakukan. Kalkulasi yang terkait dengan efisiensi, efektifitas dan ketidakbergantungan atas sumber daya individual maupun eksternal. 3. Ketersediaan Sumber Daya, Setiap strategi selalu bergantung dari daya dukung sumber daya yang dimilikinya. Strategi terbaik adalah perencanaan yang disusun dengan berbasiskan sumber daya yang dimiliki dan kemampuan untuk memanfaatkannya semaksimal mungkin. Kemampuan untuk bersikap realistis terhadap ketersediaan sumber daya merupakan hal penting dalam implementasi IT di dalam organisasi. Jika berdasarkan perhitungan sumber daya yang tersedia tidak dapat mendukung strategi organisasi maka pilihannya adalah melakukan alihsumberdaya (outsourcing) atau mengubah strategi tersebut menjadi mengikuti kemampuan daya dukung sumber daya yang tersedia. 4. Keterkaitan dengan Pihak-Pihak Eksternal, Seluruh organisasi selalu memiliki hubungan dan keterkaitan dengan pihak di luar organisasi dengan berbagai tujuan serta kebutuhan. Pihak eksternal tersebut memiliki kontribusi dalam membesarkan atau mungkin sebaliknya. 10
5. Dinamika dan Perubahan di Bidang Teknologi, Saat ini teknologi berubah sangat cepat pemutakhirannya. Namun kita jangan terjebak dengan dinamika dan perubahan teknologi tersebut. Hal terpenting yang harus diingat adalah kenyataan bahwa teknologi hanya sekedar alat. Secanggih apapun alat yang Anda gunakan, tidak akan memberikan manfaat apapun jika tidak digunakan secara tepat-guna dan berdaya-guna. Namun kita juga tetap harus fokus pada tujuan terpenting organisasi mengenai efisiensi, efektifitas dan ketidakbergantungan terhadap pihak lain. III.1 KELEBIHAN DAN KEKURANGAN INSOURCING DALAM PENGEMBANGAN SI In-sourcing adalah suatu model pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh para pekerja di suatu area fungsional dalam organisasi (misalnya Akunting, Keuangan, dan Produksi) dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informasi atau tanpa sama sekali. Model ini dikenal juga dengan istilah end-user computing atau end-user development. Pengembangan ini dilakukan oleh para spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology), atau IS (Information System). Pengembangan sistem umumnya dilakukan dengan menggunakan SDLC (Systems Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan sistem. Dengan menggunakan SDLC ini, organisasi akan mengikuti 6 langkah penting, yang mencakup berbagai tahapan berikut : 1. Perencanaan, yaitu membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi. 2. Penentuan lingkup, yaitu menentukan lingkup sistem yang diusulkan untuk dibangun. 3. Analisis, yaitu menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan. 4. Desain, yaitu merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh pada tahapan analisis. 5. Implementasi, yaitu membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur untuk sistem. 6. Pemeliharaan, yaitu mendukung sistem yang telah berjalan. Gambar berikut ini adalaha aliran perancangan sistem dengan menggunakan metode atau pendekatan In-sourcing, dimana terjadi perulangan pada proses revise & enhance yang merupakan proses perbaikan dan penyempurnaan sistem informasi sesuai dengan keinginan client atau dalam hal ini pihak perusahaan. Gambar 4 . Aliran perancangan sistem metode insourcing
11
Tabel 1 . Kelebihan dan Keurangan Insourcing
KELEBIHAN Sistem dapat diatur sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Sistem dapat diintegrasikan dengan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. Dokumentasi menjadi lebih lengkap. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol oleh perusahaan. User dalam perusahaan dapat mengendalikan pembuatan sistem. Mengembangkan sistem sendiri dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif perusahaan. Biaya pengembangannya relatif lebih murah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera dilakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing. Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks. Kedekatan departemen yang mengelola sistem informasi dengan enduser sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan. Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar
KEKURANGAN Membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari awal. Adanya kemungkinan program mengandung bug yang sangat besar. Terdapat kesulitan para user dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembang memahami user dan seringkali hal tersebut membuat para pengembang merasa putus asa. Memerlukan sumber daya manusia yang ahli dalam bidang sistem informasi dan teknologi informasi. Jika masih terbatas, maka sangat memerlukan diadakannya pelatihan. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date) Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri). Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri.
12
III.1 KELEBIHAN DAN KEKURANGAN OUTSOURCING DALAM PENGEMBANGAN SI Outsourcing berasal dari bahasa Inggris yang berarti “alih daya”. Outsourcing mempunyai nama lain yaitu “contracting out” merupakan sebuah pemindahan operasi dari satu perusahaan ke tempat lain. Hal ini biasanya dilakukan untuk memperkecil biaya produksi atau untuk memusatkan perhatian kepada hal lain. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam outsourcing
Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem informasi dengan hati-hati. Sebaiknya, pihak luar yang dipilih memang benar-benar telah berpengalaman Menandatangani kontrak. Kontrak dimaksudkan sebagai pengikat tanggung jawab dan dapat dijadikan sebagai pegangan dalam melanjutkan atau menghentikan proyek jika terjadi masalah selama masa pengembangan Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada setiap aktivitas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan dengan pihak pengembang dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau hambatan selama proyek berlangsung Mengendalikan biaya dengan tepat dengan misalnya memperhatikan proporsi pembayaran berdasarkan persentasi tingkat penyelesaian proyek.
Melalui out-sourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out-sourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Gambar berikut ini adalah aliran perancangan sistem dengan menggunakan metode atau pendekatan Out-sourcing. Gambar 5 . Aliran perancangan sistem metode outsourcing
13
Aplikasi IT outsourcing di suatu perusahaan antara lain mencakup layanan sebagai berikut: Pemeliharaan aplikasi (Applications maintenance) Pengembangan dan implementasi aplikasi (Application development and implementation) Data centre operations End-user support Help desk Dukungan teknis (Technical support)
Perancangan dan desain jaringan
Network operations Systems analysis and design Business analysis Systems and technical strategy
Tabel 2 . Kelebihan dan Keurangan Outsourcing
KELEBIHAN Perusahaan dapat berkonsentrasi pada bisnis yang ditangani Dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tidak perlunya aset untuk teknologi informasi Outsourcer yang telah ahli dibidang pengembangan sistem dapat memberikan jasa yang lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri oleh pihak internal perusahaan. Mendapatkan kepakaran yang lebih baik dan teknologi yang lebih maju Lebih menghemat biaya dan mengurangi risiko kegagalan investasi yang mahal. Waktu pengembangan lebih cepat Menghilangkan penyediaan sarana saat beban puncak terjadi dan cukup melakukan pengeluaran biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan pihak luar. Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tidak perlu lagi memikirkan pengurangan pegawai.
KEKURANGAN Kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing. Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakannya karena outsourcer juga harus memikirkan klien lain. Menjadi sangat tergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil. Jika terjadi gangguan pada sistem, maka perusahaan akan menanggung risiko keterlambatan penanganan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu. Jika kekuatan menawar ada pada outsourcer, maka perusahaan akan kehilangan kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi terdapat konflik antara perusahaan dan outsourcer.
14
BAB IV KESIMPULAN
1. Antara Insourcing dan Outsourcing memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Sebenarnya tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan mana yang buruk, tapi kebijakan memilih pendekatan itu tergantung pada situasi perusahaan. Ada pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun dua pendekatan sekaligus. 2. Keputusan melakukan insoursing/outsourcing merupakan sesuatu yang penting untuk kesuksesan ekonomi perusahaan karena keputusan tersebut mencerminkan batas kemampuan ekonomi dan karakteristik kompetitif dari sebuah perusahaan. Keputusan Melakukan Insourcing/ Outsourcing merupakan strategi perusahaan melalui investasi terhadap kapabilitasnya. 3. Jika suatu perusahaan kekurangan pekerja, kemudian tidak memiliki waktu dan tenaga untuk mengembangkan aplikasi secara internal, maka out-sourcing dapat menjadi pilihan bagi perusahaan tersebut dalam mengembangkan proyek atau operasional perusahaannya. Outsourcing dalam hal ini akan membantu perusahaan untuk mengurangi waktu, effort atau usaha yang dilakukan, dan juga mengurangi penggunaan tenaga kerja, dan juga memberikan hasil bagi perusahaan. 4. Jika perusahaan memerlukan jasa yang membutuhkan keahlian pada area tertentu yang bukan merupakan core competency dari perusahaan, maka out-sourcing juga dapat dijadikan, karena dengan out-sourcing dapat memberikan akses pada jasa keahlian, dan juga dapat mengurangi biaya, dan lebih cepat mendapatkan hasil dari proyek atau operasional perusahaan yang dilempar ke pihak ketiga atau perusahaan outsource. 5. Jika suatu operasional perusahaan yang akan dikerjakan meliputi proses produksi, maka insourcing yang menjadi pilihan, karena akan menghemat biaya transportasi dan perusahaan memiliki kontrol lebih terhadap proyeknya. 6. Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti.
15
DAFTAR PUSTAKA
1. Adi nugroho, Analisis dan perancangan sistem informasi dengen metodologi berorientasi objek, Bnadung Informatika, 2005 2. Indrajit RE. Djokopranoto R. 2003. Proses Bisnis Outsourcing. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia. 3. O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc 4. McLeod, R. 1983. Manajemen Information System (2nd Ed.). Chicago. Science Reseaerch Associates Inc. 5. Setiabudi, 2010, Pemanfaatan IT: “Dilema Outsourcing atau Internal Development” http://www.setiabudi.name/archives/1141 diakses pada 27 Januari 2014 6. Pasaribu, F.T.P. 2010. Outsourcing, Insourcing, dan Sel fsourcing. http://ferry1002.blog.binusian.org/ diakses pada 27 Januari 2014
16
