Tugas Sistem Informasi Manajemen Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Kekuatan dan Kegagalan dari Penggunaan Sistem Informasi dengan Corporate Portal
OLEH
Nama : Metha Naomi Putri Sipayung NIM : P056133532.52E Kelas : E-52
Program Pascasarjana Manajemen dan Bisnis Institut Pertanian Bogor 2015
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen dengan judul “ Kekuatan dan Kegagalan dari Penggunaan Sistem Informasi dengan Corporate Portal”. Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen atas wawasan yang telah diberikan selama perkuliahan. Akhir kata, penulis mohon maaf atas segala kekurangan dari tugas ini sehingga saran dan kritik sangat dibutuhkan bagi tulisan ini serta semoga makalah ini dapat bermanfaat. Jakarta, Januari 2015
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penggunaan sistem informasi dan teknologi merupakan suatu kewajiban bagi perguruan tinggi untuk memanfaatkannya. Pemanfaatan akan sistem informasi dan teknologi ini akan mendorong proses belajar mengajar, memudahkan civitas akademik untuk mencari dan memperoleh informasi yang terbaru. Pembaharuan informasi dapat dilakukan dengan menerapkan corporate portal. Corporate portal adalah teknologi yang menjanjikan meningkatkan efektivitas dan efisiensi informasi dan pengetahuan manajemen organisasi bagi banyak lembaga. Secara umum fungsi dari corporate portal adalah sebagai gerbang informasi bagi seluruh komponen suatu organisasi/perusahaan/ institusi akademik untuk mengakses knowledge, aplikasi, dan informasi lainnya yang berkaitan dengan organisasi/perusahaan/ institusi akademik. Peran corporate portal pada konsolidasi internal organisasi dan eksternal, informasi dan pengetahuan repositori telah diakui oleh banyak organisasi di seluruh dunia termasuk institusi akademik. Corporate portal telah diterapkan di bidang akademik dan mendapat perhatian yang luas dalam dunia akademis. Corporate portal memberikan beberapa manfaat bagi perusahaan, karyawan, mitra dan pelanggan. Dalam dunia akademis, mayoritas lembaga akademis menggunakan Campus Pipeline; perangkat lunak lain yang digunakan adalah Epicentric, Oracle, dan Home-grown software tergantung pada penggunaan corporate portal di dunia akademis (Li dan Wood, 2005). Universitas Sultan Qaboos di Oman telah menerapkan corporate portal. Corporate portal yang telah dibangun memberikan pelayanan kepada mahasiswa, dosen, dan staf administrasi&teknis. Seluruh pengguna corporate portal akan memiliki otorisasi untuk dapat mengakses. Informasi-informasi yang tersedia meliputi sistem sumber daya manusia, sistem perpustakaan, sistem pendaftaran, serta informasi-informasi umum dari sumber eksternal. Dengan adanya penerapan corporate portal, Universitas Sultan Haboos ingin mengetahui dan menganalisa performa dari corporate portal yang telah ada. Performa tersebut meliputi kekuatan dari penerapan corporate portal, kelemahan-kelemahan yang dihadapi,serta faktor – faktor yang mendukung keberhasilan corporate portal. Dalam makalah ini akan dibahas mengenai analisa penerapan corporate portal di Universitas Sultan Haboos. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas maka diperoleh rumusan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana aspek penggunaan corporate portal. 2. Apa kelemahan dan kekuatan corporate portal. 3. Faktor- faktor kesuksesan yang mempengaruhi penerapan corporate portal. 1.3 Tujuan Tujuan penelitian ini adalah untuk: 1. Mengetahui aspek penggunaan corporate portal 2. Mengetahui kelemahan dan kekuatan corporate portal 3. Mengetahui faktor –faktor kesuksesan yang mempengaruhi penerapan corporate portal
BAB II TINJAUAN PUSTAKA I. Pengertian dari Corporate Portal Corporate portal adalah teknologi berbasis web yang memungkinkan pegawai atau karyawan untuk mengakses data organisasi internal, eksternal dan repositori perusahaan melalui satu titik akses yang tampilannya dalam bentuk tampilan pribadi. Corporate portal tidak hanya menyediakan konten dan sebagai akses pengambilan informasi tetapi juga sebaiknya menyediakan saluran percakapan melalui ruang komunikasi dan kolaborasi yang mendukung tugas kerjadari masing-masing pegawai/karyawan (Deltor, 2000). Menurut Watson dan Fenner (2000), fitur utama dari corporate portal adalah memberikan informasi, kategorisasi dan organisasi, kolaborasi, pencarian, distribusi dan penerbitan, personalisasi, audit, analisa, manajemen, dan pencarian. Aneja et al. (2000) mengatakan bahwa corporate portalmenggabungkan sumber daya informasi internal maupun eksternal. Sumber daya informasi internal adalah website internal, produk, dokumen, basis pengetahuan organisasi, dan data warehouse sedangkan sumber daya informasi eksternal mencakup situs eksternal, konten eksternal, berita dan berita feed, dan layanan eksternal. Menurut Benbaya et al. (2004), corporate portal memberikan beberapa fitur kepada pengguna yaitu kemampuan inti (kolaborasi, integrasi, publikasi, pencarian, personalisasi dan taksonomi), kemampuan mendukung (keamanan, skalabilitas dan profiling) dan layanan web (dapat dilihat pada Gambar 1). Dengan demikian, corporate portal menyediakan dukungan yang kaya dan kemampuan untuk manajemen pengetahuan organisasi. External service
External content Web sites internet
News feed
Profile
Scalability
External Internal
Integration
Collaboration
Search
Publishing
Extensibiility
Personalization
Analysis/ Reporting Taxonomy Security Web sites
Business Services Collaboration
Documents
Business Content
Gambar 1. Karakteristik Corporate Portal
II. Kekuatan Penggunaan Corporate Portal Corporate Portal memiliki beberapa kekuatan yang perlu diketahui, yaitu kemampuan kategorisasi, integrasi, publikasi konten dan manajemen, pencarian terintegrasi, personalisasi, antarmuka dan navigasi, dan produk lainnya (Aneja et al., 2000). Menurut Guruge (2002a), corporate portal membantu perusahaan untuk memperoleh pencapaian, mengurangi biaya operasional, meningkatkan daya saing perusahaan melalui kemampuan secara efisien dan biaya efeksien dalam memberikan informasi dan layanan yang lebih lanjut melalui mekanisme web ini, meningkatkan loyalitas pelanggan dengan menghilangkan penundaan, frustrasi, inefisiensi, meningkatkan dan mempercepat produktivitas, serta pengambilan keputusan dan proses bisnis yang memiliki akses cepat ke data – data yang relevan. Corporate portal meningkatkan produktivitas karyawan dengan meningkatkan akses informasi perusahaan (Aneja et al., 2000). Corporate portal memberikan akses yang efisien terhadap informasi dan pengetahuan yang relevan dan akurat (Rainer et al, 2007; Turban et al, 2005). Selain itu, beberapa perusahaan melaporkan keuntungan finansial dari penggunaan corporate protal (Rose, 2003). HewlettPackard (HP) dapat meminimumkan pengeluarannya sebesar $ 50 juta dalam tahun pertama Dengan menerapkan corporate portal. Perusahaan Whirlpool juga memperoleh pertumbuhan penjualan sebesar $ 3 miliar dengan menerapkan bisnis untuk corporate portal. Hal ini juga terjadi pada perusahaan Halliburton yang telah meningkatkan penjualan sebesar $ 10 juta dan mengurangi dukungan biaya penjualan sebesar $ 280,000 dengan menerapkan corporate portal untuk mengelola data dari portofolio aplikasi. Sehingga secara garis besar manfaat yang dapat diperoleh dengan menerapkan corporate portal adalah : Informasi yang terorganisasi Keunggulan kompetensi Informasi menurut perannya Akses yang lebih cepat untuk informasi yang relevan Akses informasi kapan saja Akses di mana saja Return on Investment (ROI) yang tinggi Menyatukan informasi Knowledge management Hubungan para pakar Oleh karena itu bagi perusahaan yang selangkah demi selangkah mulai menggunakan dan menerapkan corporate portal mengharapkan penggunaan corporate portl memberikan efisiensi yang besar, meningkatkan produktivitas dan memperbaiki manajemen yang ada, serta pada akhirnya memberikan kepuasan bagi pelanggan. III. Kelemahan Menggunakan Corporate Portal Meskipun, pentingnya dan popularitas corporate portal, ada beberapa kelemahan yang terkait dengan penggunaan dan penyebaran. Menurut Benbya et al. (2004), faktor-faktor yang mempengaruhi penerapan corporate portal berkaitan dengan tantangan teknis yaiitu desain sistem, kualitas informasi, kegunaan dan segmentasi; tantangan manajemen (seperti kepemimpinan), sistem imbalan, efektivitas biaya dan strategi, dan tantangan sosial seperti organisasi budaya, kepercayaan, komitmen dan kepuasan. Penelitian menyimpulkan bahwa kelemahan corporate portal berkaitan dengan kualitas, relevansi konten, perubahan manajemen (Norris dan Duray, 2002), manajemen tim dan
integrasi (Roberts-Witt, 2000), serta keamanan (Rose, 2003). Masalah keamanan terkait dengan otentikasi saat corporate portal tergantung pada nama pengguna dan password. Keamanan, skalabilitas, sinkronisasi (menjaga konten corporate portal up-to-date), dan kecepatan adalah masalah penting untuk menjaga kesuksesan corporate portal perusahaan (Guruge, 2002b). Dalam sebuah penelitian terbaru dari universitas di Amerika Serikat dan Kanada, Li dan Wood (2005) menemukan bahwa tantangan terbesar dalam menjaga dan mempertahankan campus portal adalah masalah teknis (integrasi dan logon tunggal), sedangkan tantangan terbesar corporate portal adalah masalah perilaku (tingkat penerimaan dan partisipasi dari pengguna).
BAB III Metodologi Makalah ini akan membahas studi kasus mengenai penerapan corporate portal pada lembaga akademis/universitas Sultan Qaboos yang terletak di Oman. Tujuan yang ingin dicapai yaitu mengetahui kekuatan, kelemahan dari penerapan corporate portal yang telah ada serta menilai apakah penerapan corporate portal telah berhasil di universitas ini. Corporate portal yang telah ada di Universitas Sultan Qaboos digunakan sebagai penghubung antara dosen, mahasiswa, dan staf administrasi & teknis. Dimana pada corporate portal ini telah tersedia beberapa sumber informasi seperti informasi mengenai sumber daya manusia, sistem perpustakaan, sistem pendaftaran dan fasilitas dari sumber eksternal yang ditampilkan oleh corporate portal seperti berita, dan situs software anti virus. Metodologi yang digunakan yaitu metode kuantitatif dengan melakukan wawancara terhadap anggota fakultas: dosen, professor, serta asistennya. Data dikumpulkan melalui kuesioner, 24% respondennya adalah dosen, 44% adalah asisten professor, 24% adalah professor, dan 8% adalah professor penuh. Setidaknya responden yang dipilih adalah pengguna corporate portal dengan rentang waktu dua bulan.
BAB IV PEMBAHASAN I. Aspek penggunaan Corporate Portal Meneliti aspek penggunaan corporate portal terlihat pada apakah fungsi corporate portal benar-benar dirasakan manfaatnya oleh anggota fakultas dan fungsi apa yang tidak mendapatkan perhatian. Para anggota fakultas menunjukkan bahwa anggota fakultas menggunakan corporate portal untuk beberapa tujuan. Terlihat dari penggunaan yang dilakukan anggota fakultas untuk mengakses informasi akademis dan pribadi seperti informasi mengenai kelas, jadwal ujian, dan daftar absen dl sama seperti mengakses informasi pribadi (gaji, cuti, pelatihan, menghadiri konferensi dll) dan informasi perpustakaan (dipinjam dan buku terlambat). Beberapa dosen yang menggunakan e-layanan seperti online directory di corporate portal juga menggunakan corporate portal untuk berkomunikasi dengan siswa melalui email (20%), jadwal dan peraturan universitas (16%), dan pencarian karyawan (12% dari responden). Sangat sedikit dosen yang menggunakan corporate portal untuk melihat data eksternal. misalnya, hanya 8% responden menggunakan corporate portal untuk melihat pelanggaran lalu lintas yang terhubungan dengan situs Kepolisisan Royal Oman. II. Kekuatan dari Corporate Portal Kekuatan dan kelebihan digunakan untuk menilai manfaat dari corporate portal perusahaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kekuatan corporate portal terkait kepada kualitas informasi yang disediakan oleh corporate portal (76% dari anggota fakultas), kualitas sistem (68% dari anggota fakultas) seperti yang ditunjukkan pada Tabel 1. Anggota fakultas menunjukkan bahwa beberapa kekuatan terkait dengan kualitas informasi seperti aksesibilitas (24% dari anggota fakultas), tata letak informasi (16%), ketersediaan informasi (12%), informasi umum kualitas (12%), sumber informasi keandalan (8%) dan informasi ketepatan waktu (4%). Soal kualitas informasi yang disediakan oleh corporate portal, salah satu anggota fakultas menekankan bahwa "Ketersediaan, keandalan dan mengakses informasi yang berkualitas" adalah kekuatan dari corporate portal. Anggota fakultas lainnya juga mengatakan bahwa corporate portal menggelompokkan informasi yang diberikan kedalam beberapa section yang membuatnya semakin mudah untuk melakukan pencarian atas informasi. Kemudahan penggunaan dan pengaksesan (36%), kemampuan corporate portal dan berbagai layanan terpadu (16%), kecepatan sistem (12%) dan kualitas sistem (4%) merupakan salah satu kualitas sistem yang harus ditingkatkan sebagai kekekuatan dari corporate portal. Beberapa kekuatan dari corporate portal yang dirasakan oleh anggota fakultas yang berkaitan dengan keuntungan pribadi yaitu peningkatan akses informasi (24%), peningkatan efisiensi (20%) dan kenyamanan (12%). Salah satu responden mengatakan penggunaan corporate portal adalah "sangat efisien dan berguna". Tabel 1. Persentase Kekuatan Corporate Portal Dimensi Informasi Dimensi Sistem Keuntungan Pribadi Aksesbilitas informasi 24% Kemudahan dalam 36% Pengembangan 24% penggunaan dan akses informasi Tampilan informasi 16% Sistem terintegrasi 16% Peningkatan efisiensi 20% Kualitas informasi 12% Kecepatan sistem 12% Kenyamanan 12%
Keandalan informasi Ketepatan informasi Total
8% Kualitas sistem 4% 76%
4% 68%
56%
III. Kelemahan dari Corporate Portal Kelemahan digunakan untuk menilai kerugian atau biaya yang dikeluarkan pada saat penggunaan corporate portal di institusi akademik. Tabel 2 menggambarkan bahwa sebagian besar kelemahan yang diidentifikasi (64%) terkait dengan dimensi sistem: keterbatasan pelayanan (32%), akses lambat dari sumber eksternal (12%), aksesibilitas di luar kampus (8%) , keamanan (8%) dan kompleksitas (4%). Salah satu respon mengenai kelemahan dimensi sistem yaitu adanya kesulitan yang sangat besar ketika ingin memperoleh informasi dari sumber eksternal maka respon akan menjadi sangat lambat. Mengenai sistem layanan yang terbatas, salah satu komentar dari staf pengajar : “Semua permintaan di lingkungan universitas seharusnya tersedia didalam corporate portal sehingga semua layanan terpenuhi.” Kelemahan lain dari corporate portal terkait dengan layanan dukungan (20%) seperti tidak ada fasilitas online untuk berkomunikasi umpan balik atau bertanya (12%) dan tidak ada layanan dukungan prompt (8%) dan kualitas informasi (12%) seperti informasi terpadu yang terbatas (8%) dan informasi yang tidak up-to-date (4%). Salah satu komentar dari responden yaitu "Seharusnya semua informasi yang saya butuhkan tersedia disini tetapi saat ini tidak semua informasi yang saya butuhkan tersedia". Responden lain juga mengatakan "Seharusnya ada kebijakan, aturan dan peraturan yang memudahkan untuk pengaksesan". Tabel 2. Persentase Kelemahan Corporate Portal Dimensi Sistem Dimensi Informasi Keuntungan Pribadi Keterbatasan 32% Tidak ada form untuk 12% Informasi terpadu yang 8% pelayanan mengajukan terbatas pertanyaan Akses eksternal yang 12% Tidak ada layanan 8% Informasi yang tidak 4% lambat dukungan prompt up-to-date Tidak ada akses di luar 8% kampus Keamanan 8% Kompleksitas 4% Total 64% 20% 12% IV. Faktor Kesuksesan Corporate Portal Sebagaimana ditunjukkan di atas ada beberapa kerangka kerja yang digunakan untuk menilai karakteristik internal dari yang menunjukkan kekuatan dan kelemahan secara spesifik dan berkontribusi terhadap keberhasilannya. Salah satu model yang populer ini adalah DeLone dan McLean (2003). Evaluasi kekuatan dan kelemahan mengungkapkan bahwa faktor-faktor yang dianggap sebagai kelemahan dan kekuatan dari penggunaan corporate portal memberikan kontribusi bagi keberhasilan portal perusahaan (DeLone dan McLean, 2003). Penelitian ini menunjukkan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan portal perusahaan berkaitan dengan kualitas informasi, kualitas sistem dan kualitas layanan. Penelitian ini juga menunjukkan
bahwa ada manfaat yang diperoleh dari penggunaan corporate portal. menggambarkan aplikasi dari temuan studi DeLone dan McLean 2003.
Gambar 2. Model Kesuksesan Corporate Portal
Gambar 2
BAB V KESIMPULAN Peran corporate portal pada konsolidasi informasi dan pengetahuan, repositori internal dan eksternal telah diakui oleh banyak organisasi di seluruh dunia termasuk institusi akademik. Corporate portal telah telah menunjukkannya di lembaga-lembaga akademik. Penelitian ini memberikan beberapa wawasan, bagi para peneliti dan praktisi, pada beberapa aspek corporate portal di lembaga akademis seperti penggunaan, kekuatan, kelemahan dan faktor keberhasilan. Penelitian ini menggambarkan kasus penyebaran corporate portal di lembaga akademik. Kekuatan dan kelemahan dari corporate portal menunjukkan bahwa penerapan corporate portal dianggap sukses oleh anggota fakultas (responden penelitian) (Tabel 1 dan 2). Namun, corporate portal terbatas dalam hal memberikan ruang komunikasi, saluran untuk percakapan dan negosiasi; dan sangat terbatas dalam memberikan ruang koordinasi, arus kerja dan rutinitas untuk mendukung aksi kerja. Corporate Portal harus mengintegrasikan semua informasi dan layanan yang dibutuhkan oleh pengguna untuk benar-benar memberikan "satu tampilan tunggal" informasi dan pengetahuan repositori internal dan eksternal universitas.
DAFTAR PUSTAKA Busaidi, Kamla. 2010. Revealing the Strenghts and Weakness of Corporate Portal. Oman : IBIMA Publishing. DeLone, W. and McLean, E.R. 2003. The DeLone and McLean Model of Information Systems Success: A ten-year update,' Journal 9 Communications of the IBIMA of Management Information Systems, 19(4), 9–30. Syaifudin, Yan. 2010. Perencanaan Arsitektur dan Implementasi Corporate Portal Akademik Untuk Perguruan Tinggi (Studi Kasus : Politeknik Negeri Malang). Surabaya : Institut Teknologi Sepuluh November.
