Mata Kuliah Dosen Batas Penyerahan
: Sistem Informasi Manajemen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) : 28 Agustus 2013
Case 1 Chapter 1: THE GLOBAL INNOVATION REVOLUTION AND IT’s INDISPENSABLE ROLE
OLEH: JAUHAR SAMUDERA NAYANTAKANINGTYAS P056121891.50
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013
1
Case Studi Question 1. Bagaimana kontribusi teknologi informasi untuk keberhasilan bisnis pada perusahaan yang dicontohkan dalam kasus? Berikan contoh dari masing-masing perusahaan dan jelaskan bagaimana teknologi informasi diterapkan sehingga terjadi peningkatan kinerja? Teknologi informasi memiliki peranan yang sangat penting untuk meningkatkan keberhasilan sebuah bisnis. Peranan utama teknologi informasi adalah membuat proses bisnis lebih terintegrasi, lebih cepat, tepat, dan informasi yang dibutuhkan selalu tersedia pada saat dibutuhkan. Perusahaan tanpa teknologi informasi akan jauh tertinggal dari perusahaan lainnya, sehingga sekarang tanpa disadari teknologi informasi sudah melekat di semua lini perusahaan. Beberapa perusahaan besar telah menunjukkan bagaimana peranan teknologi informasi untuk mengembangkan bisnis mereka, berikut penjelasan singkatnya: a. Amazon Amazon yang merupakan sebuah perusahaan retail online terbesar yang didirikan oleh Jeff Bezos. Jeff Bozes merupakan sosok yang jenius dalam hal inovasi produk dengan back ground pendidikan Computer Science dan kecerdasannya dalam menangkap peluang, Amazon.com tumbuh menjadi ritel online raksasa. Awalnya hanya bermula dari menjual buku secara online, Amazon.com merambah penjualan beragam produk lainnya mulai dari cd music, pakaian serta penggunaan teknologi berbasis layanan komputasi awan (cloud computing). Komputasi awan adalah suatu metoda komputasi di mana kapabilitas terkait TI disajikan sebagai suatu layanan sehingga pengguna dapat mengaksesnya lewat Internet (cloud computing) tanpa perlu mengetahui apa yang ada didalamnya, memiliki keahlian tinggi, atau memiliki kendali terhadap infrastruktur teknologi di belakangnya. Amazon.com juga dinilai berhasil dalam membentuk pangsa pasar ebook reader dan e-book dengan diluncurkannya Kindle, e-book reader yang laris (Amazon.com juga pada akhirnya merilis tablet android juga). Satu hal lagi Amazon.com selain fokus kepada produk juga fokus kepada layanan pelanggan. Situs Amazon.com yang “user friendly” dan kaya fitur (review produk, saran produk terkait) menjadi toko tempat belanja yang unik. Dengan costumer service Amazon.com yang handal dan pengiriman barang yang kilat menjadikan Amazon.com mampu “menjaring” banyak pelanggan loyal. Amazon.com secara berkala melaksanakan “A/B experiments” yang merupakan pengujian atas halaman web dengan memberikan versi berbeda dari satu halaman pada satu waktu tertentu kepada pengunjung situs web.
1
Amazon.com melakukan 200 sampai 300 eksperimen setiap harinya dan juga memonitor aktivitas yang dilakukan pengunjung/ pelanggan Amazon.com dapat memberikan kontribusi teknologi informasi terhadap perusahaan sehingga mempengaruhi kinerja perusahaan yang sangat baik dan juga dengan “teknologi one-click” dinilai mampu melakukan “quantum leap” mengenai cara bisnis retail modern. Penggabungan teknologi internet, layanan pelanggan dan sistem suplai juga dinilai yang sangat efisien (Wagenugraha, 2011). b. Google Perusahaan ini berbasis di Mountain View, California, dan memiliki karyawan berjumlah 19.604 orang (30 Juni 2008) Filosofi Google meliputi slogan seperti "Don't be evil", dan "Kerja harusnya menantang dan tantangan itu harusnya menyenangkan", menggambarkan budaya perusahaan yang santai. Google didirikan oleh Larry Page dan Sergey Brin ketika mereka masih mahasiswa di Universitas Stanford dan perusahaan ini merupakan perusahaan saham pribadi pada 4 September 1998. Penawaran umum perdananya dimulai pada tanggal 19 Agustus 2004, mengumpulkan dana $1,67 milyar, menjadikannya bernilai $23 milyar. Melalui berbagai jenis pengembangan produk baru, pengambil alihan dan mitra, perusahaan ini telah memperluas bisnis pencarian dan iklan awalnya hingga ke area lainnya, termasuk email berbasis web, pemetaan online, produktivitas perusahaan, dan bertukar video. Google telah membuat layanan dan peralatan untuk lingkungan bisnis dan masyarakat; termasuk aplikasi web, jaringan periklanan dan solusi bagi bisnis (Anonim, 2011). Google memakai pendekatan “experimentation” dan juga melakukan “A/B experiments”, sebanyak 200 – 300 kali per hari. Google dikenal luas karena layanan pencarian webnya, yang mana merupakan sebuah faktor besar dari kesuksesan perusahaan ini. Pada Agustus 2007, Google merupakan mesin pencari di web yang paling sering digunakan dengan pangsa pasar sebanyak 53,6%, kemudian Yahoo! (19,9%) dan Live Search (12,9%). Google memiliki miliaran halaman web, sehingga pengguna dapat mencari informasi yang mereka inginkan, melalui penggunaan kata kunci dan operator. Google juga telah menggunakan teknologi Pencarian Web pada layanan pencarian lainnya, termasuk, Pencarian Gambar, Google News, situs perbandingan harga Google Product Search, arsip Usenet interaktif Google Groups, Google Maps dan lainnya (Anonim, 2011). Tahun 2004, Google meluncurkan layanan email berbasis web gratisnya, disebut sebagai Gmail. Gmail memiliki fitur teknologi penyaringan spam dan kemampuan untuk menggunakan teknologi
2
Google untuk mencari surel. Layanan ini mendatangkan keuntungan dengan menampilkan iklan dari layanan AdWords yang dimasukkan dalam isi pesan email yang ditampilkan di layar. Pada awal 2006, perusahaan ini meluncurkan Google Video, yang tidak hanya membolehkan pengguna untuk mencari dan melihat video secara gratis, tetapi juga membolehkan pengguna dan penyebar media menyebarkan isinya, termasuk acara-acara televisi CBS, pertandingan basket NBA, dan video musik. Bulan Agustus 2007, Google mengumumkan bahwa mereka akan menghentikan program penyewaan dan penjualan videonya dan menawarkan pengembalian uang dan kredit Google Checkout bagi pengguna yang telah membeli video untuk sendiri. Google juga telah membuat beberapa aplikasi desktop, termasuk Google Earth, sebuah program pemetaan interaktif yang disediakan oleh satelit dan fotografi udara yang mencakup keseluruhan planet Bumi. Google Earth dianggap sangat akurat dan lebih mendetail. Beberapa kota besar memiliki gambar jelas yang dapat dibesarkan sedekat-dekatnya untuk melihat kendaraan dan pejalan kaki dengan jelas. Akibatnya, terdapat beberapa alasan mengenai keterlibatan dalam keamanan nasional. Secara spesifik, beberapa negara dan militer beranggapan perangkat lunak ini dapat digunakan untuk melihat dengan kejelasan dekat-jelas lokasi fisik infrastruktur yang rusak, bangunan komersial dan penghunian, pangkalan, agensi pemerintah, dan lainnya. Bagaimanapun, gambar satelit jarang diperbarui, dan semuanya tersedia gratis melalui produk lainnya dan bahkan sumber pemerintah (NASA dan National Geospatial-Intelligence Agency, sebagai contoh). Beberapa orang menilai argumen ini dengan menyatakan bahwa Google Earth mudah diakses juga saat mencari lokasi. c. CVS CVS adalah perusahaan terbesar kedua dalam rantai apotek di Amerika Serikat (setelah Walgreens), dengan lebih dari 7.000 toko di 41 negara dan Puerto Rico. Sebagai divisi ritel farmasi CVS Caremark, CVS menjual obat resep dan berbagai macam barang dagangan yang umum, termasuk obat-obatan, produk kecantikan dan kosmetik, film dan jasa penyelesaian foto, barang musiman, kartu ucapan dan kenyamanan makanan melalui Farmasi dan toko ritel obat-obatan dan online melalui CVS.com. Ini juga menyediakan layanan kesehatan melalui Minute Clinic Healthcare serta klinik Diabetes Care Center. Sebagian besar berlokasi di dalam klinik CVS. CVS mendapatkan benefit dari pendekatan “replication” melalui fungsi TI untuk mengulangi inovasi pada satu apotik ke apotik lainnya yang sangat berpengaruh positif kepada proses bisnisnya. Pada tahun
3
2002 CVS mengalami penurunan kepuasan pelanggan. Hal ini disebabkan lamanya waktu tunggu dan pelayanan buruk pada loket pengambilan obat di apotek. Pada saat itu ada 2 proses yang terjadi setelah pelanggan memasukkan resep: pertama adalah pemrosesan resep/peracikan obat dan yang kedua pemeriksaan status asuransi. Kedua proses ini berjalan simultan memakan waktu lebih kurang 1 jam, dan terkadang banyak issue terjadi, misalnya: kesalahan pada tanggal lahir pasien. Banyak issue yang tidak tuntas pada saat pengambilan obat, dan hal ini membuat pelanggan tidak puas. Sehingga CVS memutuskan untuk memindahkan pemeriksaan asuransi di awal dari pemrosesan resep, sehingga pelanggan akan tetap ada untuk menjawab pertanyaanpertanyaan. Proses perubahan ini dimasukkan ke dalam sistem informasi yang mendukung operasi di 4.000 apotek CVS di AS. Terjadi peningkatan di semua apotik dan skor kepuasan pelanggan meningkat dari 86% menjadi 91%. Perusahaan juga menerapkan sebuah bisnis untuk meningkatkan proses untuk pemesanan obat resep di salah satu apotek, yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan secara signifikan. Manajer juga memutuskan bahwa proses bisnis dan tertanam dalam sebuah informasi perusahaan sistem teknologi, dan kemudian mereka direplikasi ke 4.000 apotek lain di 4.000 toko CVS dalam waktu satu tahun. 2. CVS menggunakan teknologi informasi untuk meningkatkan proses bisnisnya, sehingga terjadi peningkatan kepuasan konsumen mereka. Apa profesi/bisnis lainnya yang bisa mengambil keuntungan dari penerapan teknologi informasi yang sama dan bagaimana caranya? Kembangkan dua kemungkinan berbeda. CVS menggunakan sebuah sistem informasi yang memungkinkan customer untuk mengorder obat-obatan dimana pun dan kapan pun. Informasi ini kemudian langsung dikerjakan oleh pihak perusahaan. CVS sebagai salah satu perusahaan farmasi ternama di USA, mengaplikasikan CVS diseluruh store mereka, dan ternyata meningkatkan kepuasan customer secara signifikan. Ternyata teknologi yang digunakan CVS dalam perusahaannya dapat digunakan pada jenis bisnis yang berbeda. Berikut diberikan dua contoh perusahaan yang juga menerapkan teknologi tersebut: a. State Street Boston Corporation (Financial Consultant) State Street Boston Corporation (selanjutnya disebut State Street) berkantor pusat di Boston, Massachusetts mencoba untuk menerapkan teknologi yang sama seperti CVS. Perusahaan ini merupakan perusahaan jasa finansial untuk investor-investor institusi hampir di seluruh dunia. Saat ini, State Street mempunyai karyawan
4
sebanyak 17.000 orang, yang tersebar pada 85 pasar-pasar dan kantorkantor cabang di 24 negara. Seperti sudah disinggung sebelumnya, teknologi informasi merupakan "napas" bisnis State Street. Kesungguhan manajemen dalam investasi teknologi informasi ini dapat dilihat pada hal-hal berikut: 1) Alokasi biaya untuk teknologi informasi yang tinggi. Sebagai contoh,State Street menyediakan 10% pendapatannya atau kurang lebih $120 juta untuk teknologi informasi. 2) Semua sistem dibangun oleh pegawai State Street sendiri. Teknologi informasi dipandang sebagai senjata untuk berkompetisi, karena itu pengembangannya tidak diserahkan kepada pihak lain, melainkan dikerjakan sendiri. 3) Posisi yang tinggi dari CIO (chief information officer), dimana kedudukannya setingkat EVP (executive vice president). Semua pengembangan sistem diawasi langsung oleh CIO. 4) Jumlah personel di Divisi Teknologi Informasi mencapai 900 orang hingga tahun 1994. Besarnya personel ini bertujuan untuk menjaga kesinambungan operasi dari teknologi informasi yang ada. Sebanyak 500 orang dari personel-personel tersebut disebarkan ke unit-unit bisnis di seluruh State Street. Sisanya difokuskan untuk pengembangan sistem baru, menangani arsitektur teknologi informasi, dan mengatasi isu-isu baru. Peran teknologi informasi pada perusahaan ini dapat dilihat pada dua sistem baru yang dihasilkan: 1) Multi-Currency Horizon (MCH). Penggunaan sistem ini memungkinkan layanan akuntansi dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai jenis mata uang, fleksibel untuk digunakan pada berbagai kondisi, dan dapat memberikan hasil secara realtime. 2) Global Horizon Interchange (GHI). Sistem ini diharapkan dapat mendukung jutaan pelanggan. Melalui sistem ini, manajer-manajer investasi dapat lebih memfokuskan waktunya untuk pengambilan keputusan, pelanggan dapat mengakses informasi yang diinginkannya untuk kebutuhan analisis, pelaporan kepada pelanggan dapat dilakukan dengan lebih efisien, dan berbagai keuntungan lain.
5
Manfaat yang diperoleh State Street melalui pemanfaatan teknologi informasi ini diantaranya adalah : 1) Beberepa pekerjaan digabungkan menjadi satu. Sebagai contoh, manajer investasi tidak lagi kesulitan mencari informasi di berbagai lokasi. Dengan menggunakan basis data terdistribusi, pencarian informasi dapat dilakukan secara transparan dan dalam waktu singkat. 2) Langkah-langkah proses bisnis tetap natural, sementara beberapa pekerjaan dapat dilakukan secara simultan. Sebagai contoh, proses bisnis layanan akuntansitidak berubah, akan tetapi penghitungan pajak, pembuatan dokumen, dan aktifitas-aktifitas lain dapat dilakukan sekaligus secara fleksibel . 3) Proses-proses dapat memiliki banyak versi. Sebagai contoh, layanan-layanan yang diberikan State Street mencapai 60 variasi, sesuai kebutuhan pelanggan. Untuk menangani aneka ragam variasi tersebut, teknologi informasi dari State Street dibuat sefleksibel mungkin. 4) Pekerjaan dilakukan di tempat yang paling menguntungkan. Sebagai contoh, penempatan data disesuaikan dengan kebutuhan, ada yang diletakkan di State Street dan ada yang diletakkan di pelanggan. Hal ini untuk menunjang kecepatan layanan yang diberikan. 5) Pengontrolan, pengecekan, dan berbagai aktifitas tidak bernilai diminimalkan. Sebagai contoh, aktifitas pengecekan pelaporan kepada pelanggan dihilangkan. Pengecekan cukup dilakukan oleh sistem, sehingga resiko kesalahan minimal. 6) Rekonsiliasi diminimalkan dengan mengurangi jumlah kontak eksternal. Sebagai contoh, pelanggan-pelanggan besar yang terhubung dengan jaringan teknologi informasi State Street dapat langsung mengakses informasi yang diinginkannya. Tidak diperlukan lagi adanya kontak eksternal untuk melayani kebutuhan pelanggan. b. PT. Kokoh Inti Aerabam (Distributor bahan bangunan) Contoh kasus lain dari penerapan proses teknologi informasi lainya pada PT Kokoh Inti Aerabam, perusahaan berambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama mengganti sistem TI inti buatan sendiri dengan aplikasi dari vendor besar. Awalnya sistem yang dibangun sendiri merupakan sistem yang sederhana dan hubungan antar cabangnya belum tersambung secara online. Tetapi seiring dengan kebutuhan yang semakin besar, maka mereka memutuskan untuk mencari suatu sistem yang bisa
6
memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen. Setelah melakukan benchmarking dengan perusahaan lain yang sejenis, dan mengundang vendor solusi TI (SAP, Oracle dan Microsoft), akhirnya diputuskan untuk menggunakan solusi dari Microsoft dengan sistemnya ERP. Karena solusi dari Microsoft ini dinilai cukup sesuai dengan kebutuhan dan sistem ini user-friendly. Implementasi dari sistem ERP tersebut mempunyai sasaran yaitu pengintegrasian antara sistem logistik dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan dan mengintegrasikan cabangcabangnya. Dalam pengimplementasiannya tidak ada masalah dari para karyawan karena sistemnya yang sudah user-friendly, lagipula mereka juga telah mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat seperti melakukan pendekatan antara lain dengan pemberian dukungan secara top-down ke semua jajaran operasional; mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan administrasi sebelum dilakukan pelatihan untuk enduser; serta melakukan demo aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang. Secara keseluruhan, melalui implementasi sistem ERP ini diharapkan tercipta suatu sistem kontrol yang baik dari pusat ke cabang. Karena segala sesuatunya dapat dimonitor dari pusat secara online dan real time melalui layar komputer. Melalui pola tersentralisasi ini, kantor pusat dapat memantau jenis barang yang dijual, kondisi stok barang hingga pemberian kredit ke pelanggan, serta pembuatan laporan keuangan menjadi lebih cepat. Dari sisi efisiensi, adanya peningkatan seperti waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan keputusan menjadi lebih cepat karena pelaporan dari cabang/gudang lebih cepat dan dapat dipantau secara langsung dari layar komputer. 3. Brynjolfsson menyebutkan ada 4 cara untuk memanfaatkan teknologi TI yang dimiliki perusahaan. Apakah cara lain yang dapat perusahaan lakukan untuk meningkatkan keuntungan strategis mereka dengan pemberdayaan teknologi IT? Sangat banyak cara penerapan TI dalam perusahaan. TI digunakan hampir diseluruh lini perusahaan, sehingga hampir seluruh proses yang dilakukan perusahaan dari hulu ke hilir dapat menerapkan IT. Brynjolfsson memperkenalkan 4 cara pendekatan implementasi TI ke dalam perusahaan, yaitu melalui: a. Pengukuran (measurement) Metode ini menyatakan bahwa perusahaan dapat mengukur aktivitas pelanggannya menggunakan teknologi informasi, sehingga dengan mudah perusahaan dapat menentukan strategi bisnis yang akan dipakai.
7
b. Eksperimen (experimentation) Perusahaan terkadang membutuhkan percobaan langsung ke pelanggan terkait dengan fitur-fitur produk atau jasa yang akan diuncurkan. Teknologi informasi memberikan kemudahan untuk melakukan hal ini. Bisa dikatakan tahapan ini merupakan langkah berikutnya setelah dilakukan pengukuran. c. Berbagi (sharing) Terkadang hanya inovasi-inovasi besar yang diumumkan di muka publik, akibatnya inovasi sederhana tanpa sadar tertutup. Teknologi informasi membuat masyarakat dapat melihat nilai-nilai inovasi mulai dari yang paling sederhana sampai inovasi yang memiliki nilai komersil tinggi. Inovasi sederhana belum tentu akan memberikan dampak sederhana juga untuk kelangsungan perusahaan, terkadang inovasi kecil pada tata cara kerja akan memberikan benefit tinggi. d. Replikasi (replication) Teknologi informasi akan tinggi nilai gunanya jika sesuai dengan alur sistem perusahaan. Perusahaan yang mampu menerapkan teknologi informasi yang sesuai, tentu saja dapat meningkatkan kinerja mereka. Tidak semua lini bisnis perusahaan berbeda nyata, sehingga dimungkinkan terjadi sharing informasi antar perusahaan. Dua perusahaan yang karakteristiknya mirip dapat saling meniru teknologi informasi. Metode-metode di atas memberikan pemahaman bahwa teknologi informasi dapat digunakan melalui banyak cara, tidak hanya keempat cara tersebut, berikut beberapa contoh lainnya: 1) Aliansi Strategis Aliansi dua perusahaan atau lebih dalam menghasilkan suatu produk bukan hanya bisa meringankan beban anggaran dan mempersingkat waktu, tetapi juga mempercepat proses produksi. Praktek aliansi akan memberikan efek positif pada produk yang dihasikan, produk tetap inovatif, dan diharapkan mampu meraih perhatian khalayak. Aliansi membantu perusahaan untuk mentransformasikan operasinya dan memperoleh akses pada berbagai sumber-sumber baru teknologi, pasar dan wawasan yang mungkin sulit dipelajari sendiri. Berbagai bentuk aliansi seperti penggabungan (merger), peleburan (consolidation), dan pengambilalihan (acquisition) menjadi pilihan strategis untuk memperkuat kinerja perusahaan. Ada beberapa alasan utama yang menjadi motivasi aliansi strategis. Alasan - alasan tersebut adalah sebagai berikut : Untuk meningkatkan dalam pemasaran global. Contohnya ketika perusahaan mobil Ford beraliansi dengan Mazda Motor Corp. untuk meraih pangsa pasar Asia.
8
Nilai tambah atau perluasan pada lini produk perusahaan. Perluasan distribusi dan menyediakan akses pada material. Untuk mengatasi mahalnya biaya research and development, yang merupakan beban bagi perusahaan untuk melakukan terobosan-terobosan baru. Mengembangkan dan meningkatkan operasi, fasilitas dan proses serta menyediakan akses pada kapabilitas, pengetahuan baru, dan teknologi baru. Menurunkan resiko dan mengatasi ancaman-ancaman dalam persaingan. Untuk mempercepat inovasi dan pengenalan produk baru. Untuk mengatasi integrasi beberapa teknologi. Untuk meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mempertahankan posisinya. 10.Untuk mewujudkan pemenuhan kebutuhan selera konsumen yang beragam sehingga perusahaan akan semakin dekat dengan konsumennya. 2) Research and Development secara annual Sistem perusahaan mungkin tidak akan berubah secara drastis dalam jangka waktu panjang, namun dibutuhkan penyesuaian secara berkala untuk menghadapi gejolak pasar dalam jangka pendek. Perusahaan wajib terus mengembangkan teknologi informasi yang telah diterapkan untuk mengimbangi perubahan ini. 3) Konsultasi Sistem Bisnis Pada prinsipnya, konsultasi wajib dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan, namun khusus untuk teknologi informasi, konsultasi dilakukan dengan melibatkan banyak pihak. Sistem yang terintegrasi menuntut kerjasama seluruh pelaku bisnis, dan harus diperkuat dengan peranan akademisi untuk menentukan inovasi terkini terkait sistem tersebut. 4) Pengontrolan Sistem down and up Sistem yang baik wajib mengolah data yang benar dengan proses yang benar juga, sehingga didapatkan informasi yang sebenar-benarnya. Pengontrolan sistem berfungsi untuk mencegah terjadinya pemasukan data yang salah. Pengontrolan dilakukan pada seluruh proses, baik itu sebelum sistem digunakan, atau setelah sistem dipakai.
9
Real World Activity 1. Contoh perusahaan global yang menggunakan satu atau lebih dalam 4 strategi sebagaimana yang dijelaskan oleh Brynjolfsoon. Apa perbedaan yang ditemukan dengan ulasan pada case. Jelaskan hasil yang ditemukan dan berita terbaru dan inovasi teknologi yang digunakan. Perkembangan Teknologi Informasi (TI) yang sangat pesat dewasa ini memberikan banyak kemudahan pada berbagai aspek kegiatan bisnis. Peranan TI dalam berbagai aspek kegiatan bisnis dapat dipahami karena sebagai sebuah teknologi yang menitik beratkan pada pengaturan sistem informasi dengan penggunaan komputer, TI dapat memenuhi kebutuhan informasi dunia bis nisdengan sangat cepat, tepat waktu, relevan, dan akurat (Wilkinson dan Cerullo 1997). Penerapan TI bagi perusahaan mempunyai peranan penting dan dapat menjadi pusat strategi bisnis untuk memperoleh keunggulan bersaing. Saat ini TI sudah menjadi kebutuhan dasar bagi setiap perusahaan terutama dalam menjalankan segala aspek aktifitas organisasi. Beberapa perusahaan besar dengan pertumbuhan bisnis yang eksponensial umumnya menerapkan setidaknya satu dari empat pendekatan penting dalam melaksanakan proses bisnisnya, yaitu : 1) Pengukuran; 2) Eksperimen; 3) Berbagi; dan 4) Replikasi. Beberapa contoh perusahaan yang telah menerapkan empat pendekatan penting diantaranya : a. Facebook Facebook adalah sebuah layanan jejaring sosial dan situs web yang diluncurkan pada bulan Februari 2004 yang dioperasikan dan dimiliki oleh Facebook, Inc. Saat ini, Facebook memiliki lebih dari 600 juta pengguna aktif. Pengguna dapat membuat profil pribadi, menambahkan pengguna lain sebagai teman dan bertukar pesan, termasuk pemberitahuan otomatis ketika mereka memperbarui profilnya. Strategi yang digunakan dalam facebook sesuai dengan data yang ditemukan adalah: 1) Measurement (Pengukuran) Measurement yang digunakan untuk mengelola data yang digunakan oleh pengguna adalah dengan menggunakan layanan bantuan yang selalu diletakkan diposisi kanan bawah atau kanan atas (layanan bantuan). Pada layanan bantuan tersebut facebook memberikan opsi kepada pengguna apakah pelayanan bantuan itu sangat membantu atau tidak. Dari layanan bantuan tersebut facebook dapat mengukur dan mengembangkan fitur-fitur yang akan digunakan oleh penggunaanan facebook di dalam mobile phone. Pada pelayanan bantuan inilah, facebook dapat menyimpan data-data pengguna yang memberikan keluhan serta saran-saran
10
yang nantinya dapat digunakan untuk merubah ataupun memperbaiki penggunaan facebook. 2) Experimentation (Percobaan) Perusahaan facebook sering bereksperimen dengan perubahan pelayanan atau fitur yang akandigunakan oleh pelanggan. Facebook Notes diperkenalkan pada 22 Agustus 2006, sebuah fitur blog yang mengizinkan tag dan penanaman gambar. Pengguna dapat mengimpor blog dari Xanga, LiveJournal, Blogger, dan layanan blog lain.Sepanjang minggu 7 April 2008, Facebook merilis aplikasi pesan instan berbasis Comet bernama "Chat" ke sejumlah profil,yang mengizinkan pengguna berkomunikasi dengan teman dan fungsinya sama seperti pengantar pesan instan berbasis desktop. Facebook meluncurkan Gifts pada 8 Februari 2007 yang memungkinkan pengguna mengirimkan hadiah virtual kepada temannya yang muncul di profil penerima. Tanggal 14 Mei 2007, Facebook meluncurkan Marketplace, yang memungkinkan pengguna mengirimkan iklan pendek gratis. Marketplace telah dibanding-bandingkan dengan Craigslist oleh CNET, yang menunjukkan bahwa perbedaan utama antara keduanya adalah daftar yang dikirimkan pengguna di Marketplace hanya bisa dilihat oleh pengguna yang berada di jaringan yang sama seperti pengguna tersebut, sementara daftar yang dikirimkan di Craigslist dapat dilihat oleh semua orang. Tanggal 20 Juli 2008, Facebook meluncurkan "Facebook Beta", yaitu desain ulang antarmuka penggunanya pada beberapa jaringan. tanggal 13 Juni 2009, Facebook memperkenalkan fitur "Usernames", yaitu halaman-halaman dapat ditautkan menggunakan URL yang lebih simpel. Tanggal 15 November 2010, Facebook mengumumkan layanan "Facebook Messages" baru. Eksperimen yang dilakukan oleh facebook sepenuhnya adalah perubahan atau penambahan fitur pada layar facebook itu sendiri, sedangkan pada amazon dan google eksperimen yang dilakukan hanyalah perubahan layar setiap pengguna yang berbeda-beda setiap saatnya. Perbedaan Facebook dengan amazon dan google adalah facebook lebih memberikan pelayanan berupa penambahan fitur yang akan digunakan pengguna misalnya penambahan fitur (seperti sharing dengan teman-teman di facebook, visibilitas konten yang dibagikan dapat diatur khusus untuk semua teman, teman didaftar tertentu, atau teman di grup tertentu, dapat melihat semua update teman dari pembaharuan status ataupun komentar teman di status teman yang lainnya, dan juga penambahan lokasi). Sedangkan amazon dan
11
google hanya merubah versi tampilan halaman yang digunakan oleh pengguna antara pengguna yang lain. b. Microsoft Windows Pada tahun 1983, Microsoft mengumumkan pengembangan sebuah antar muka grafis untuk sistem operasi buatannya, MS-DOS yang telah dibuat untuk sistem IBM PC dan kompatibelnya semenjak tahun 1981. 1) Measurement (Pengukuran) Perusahaan mengukur berapa banyak jumlah pengguna yang menggunakan produk mereka dari berapa jumlah perusahaan yang bergerak dibidang computer atau perusahaan lain membeli produk mereka. Selain itu, Microsoft menyediakan website yang dapat dibuka oleh pengguna. Website yang digunakan oleh perusahaan digunakan untuk pengguna menggunakan kritik dan saran yang nantinya akan berguna untuk perusahaan kedepannya. 2) Experimentation (Percobaan) Versi pertama Microsoft Windows, yang disebut dengan Windows 1.0, dirilis pada tanggal 20 November 1985. Windows versi 2 pun muncul kemudian pada tanggal 9 Desember 1987, dan menjadi sedikit lebih populer dibandingkan dengan pendahulunya. Sebagian besar popularitasnya didapat karena kedekatannya dengan aplikasi grafis buatan Microsoft, Microsoft Excel for Windows dan Microsoft Word for Windows. Selanjutnya, dua versi yang baru dirilis, yakni Windows/286 2.1 dan Windows/386 2.1. Seperti halnya versi Windows sebelumnya, Windows/286 menggunakan model memori modus real, tapi merupakan versi yang pertama yang mendukung High Memory Area (HMA). Windows/386 2.1 bahkan memiliki kernel yang berjalan dalam modus terproteksi dengan emulasi Expanded Memory Specification (EMS) standar Lotus Intel Microsoft (LIM), pendahulu spesifikasi Extended Memory Specification (XMS) yang kemudian pada akhirnya mengubah topologi komputasi di dalam IBM PC. Microsoft Windows akhirnya mencapai kesuksesan yang sangat signifikan saat menginjak versi 3.0 yang dirilis pada tahun 1990. Selama pertengahan hingga akhir 1980an, Microsoft dan IBM bekerja sama dalam mengembangkan sebuah sistem operasi penerus DOS, yang disebut sebagai IBM OS/2. Sebagai respons dari dirilisnya IBM OS/2versi 2.0 ke pasaran, Microsoft mengembangkan Windows 3.1, yang menawarkan beberapa peningkatan minor terhadap Windows 3.0 (seperti halnya kemampuan untuk menampilkan font True Type Fonts, yang dikembangkan secara bersama-sama dengan Apple), dan juga
12
terdapat di dalamnya banyak sekali perbaikan terhadap bug dan dukungan terhadap multimedia. Kira-kira pada waktu yang sama, Microsoft merilis Microsoft Windows for Workgroups, yang tersedia baik sebagai tambahan untuk Windows 3.1 dan sebagai sebuah versi yang tercakup di dalamnya lingkungan dasar Windows dan tambahan kemampuan jaringan di dalam sebuah paket. Selama waktu itu, Microsoft terus melanjutkan pengembangan sistem operasi yang barunya, yang disebut dengan Windows NT. Setelah Windows 3.11, Microsoft mulai memulai pengembangan sebuah versi Windows yang berorientasi kepada pengguna yang diberi nama kode Chicago. Microsoft merilis Windows NT 4.0, sebagai penerus Windows NT 3.x yang sukses mengancam dominasi Novell Netware dan UNIX di pasar korporat. Tanggal 25 Juni 1998, Microsoft merilis sebuah sistem operasi Windows baru, yang dikenal sebagai Windows 98. Microsoft merilis Windows 2000 pada 17 Februari 2000, sebuah versi yang sebelumnya dikenal dengan sebutan Windows NT 5.0 atau "NT 5.0". Versi Windows 2000 ditujukan untuk duapangsa pasar, yakni pangsa pasar workstation dan juga pangsa pasar server. Bulan September 2000, Microsoft memperkenalkan Windows Millennium Edition (dikenal juga dengan sebutan Windows Me atau Windows ME). Versi ini memperbarui Windows 98 dengan dukungan multimedia dan Internet yang lebih baik. Versi ini juga memasukkan fitur "System Restore," yang mengizinkan para penggunanya untuk mengembalikan keadaan sistem ke sebuah titik yang dikenal baik-baik saja, pada saat sistem operasi mengalami kegagalan. Pada tahun 2001, Microsoft memperkenalkan Windows XP (yang memiliki nama kode "Whistler" selama pengembangan. Akhirnya, setelah merilis beberapa versi Windows berbasis Windows 9x dan NT, Microsoft berhasil menyatukan kedua jajaran produk tersebut. Windows XP menggunakan kernel Windows NT 5.1, sehingga menjadikan kernel Windows NT yang terkenal dengan kestabilannya memasuki pasar konsumen rumahan, untuk menggantikan produk Windows 9x yang berbasis 16/32-bit yang sudah menua. Pada bulan Juli 2006, Microsoft merilis sebuah versi Windows XP Service Pack 2, yang ditujukan untuk pasar thinclient, yang disebut sebagai Windows Fundamentals for Legacy PCs (WinFLP).Setelah meraih kesukesan besar dengan Windows XP, Microsoft tidak lantas berhenti begitu saja mengembangkan Windows. Versi terbaru dari Windows, disebut dengan Windows
13
Vista, dirilis pada tanggal 30 November 2006 bagi kalangan bisnis, sementara untuk kalangan pengguna rumahan dirilis pada tanggal 30 Januari 2007. Windows Home Server (sebelumnya memiliki nama kode Q singkatan dari Quattro) merupakan sebuah produk server yang diturunkan dari Windows Server 2003, yang didesain khusus untuk digunakan oleh para konsumen dari pengguna rumahan.Windows Server 2008, adalah sebuah versi baru Windows Server, yang dijadwalkan untuk dirilis pada tanggal 27 Februari 2008. Pada saat pengembangannya, Windows Server memiliki nama kode "Windows Server Codenamed Longhorn. Rilis selanjutnya setelah Windows Vista adalah Windows 7, yang sebelumnya dikenal dengan sebutan Blackcomb dan Vienna. Saat pertama kali dirilis, Windows ini memiliki kernel NT versi 6.1 build 7600, yaitu perbaikan dari Windows Vista dimana saat rilis pertama memiliki kernel NT 6.0 build 6000. Windows 7 yang dirilis pada tanggal 22 Oktober 2009 ini memiliki keamanan dan fitur yang baru. c. PT Fastfood Indonesia, Tbk PT Fastfood Indonesia Tbk. adalah pemilik tunggal waralaba KFC di Indonesia, didirikan oleh Gelael Group pada tahun 1978 sebagai pihak pertama yang memperoleh waralaba KFC untuk Indonesia. Perseroan mengawali operasi restoran pertamanya pada bulan Oktober 1979 di Jalan Melawai, Jakarta, dan sukses outlet ini kemudian diikuti dengan pembukaan outlet-outlet selanjutnya di Jakarta dan perluasan area cakupan hingga ke kota-kota besar lain di Indonesia antara lain Bandung, Semarang, Surabaya, Medan, Makassar, dan Manado. 1) Measurement (Pengukuran) Pada tahun 2009, KFC memperkuat layanannya dengan menambah fasilitasnya yaitu menggunakan system pesan antar (delivery order) di Jawa dan Sumatera. System yang baru digunakan ini dibuat untuk memudahkan para konsumen yang malas membeli secara langsung (karena alasan mengantri) dapat memesan via telepon ataupun via website. Namun, layanan pesan antar ini hanya dikhususkan untuk para konsumen yang berada kurang dari 5 km. Layanan KFC itu baru mulai diujikan di kotakota Pulau Jawa dan Sumatera pada tahun 2009 dengan sistem komunikasi home delivery mencakup ke Bali, Sulawesi, dan Kalimantan. Tahun ini, KFC telah memperluas sistemnya (delivery order) hingga ke bagian timur Indonesia. Sistem baru ini, menyediakan jaringan komunikasi antar kantor regional besar KFC, menggunakan saluran Virtual Private
14
Network (VPN) MultiService, dan jaringan komunikasi antar tokonya lewat VPN Ezy HSDPA agar memudahkan KFc dalam mentransfer data pemesanan. System ini yang membedakan antara KFC dengan perusahaan CVS. CVS berbasis Sistem informasi enterprise sedangkan KFC menggunakan layanan Enterprise Collaboration System (ECS). Sistem ini juga digunakan oleh perusahaan fast food lainnya seperti Mc. Donald, Pizza Hut, dll. 2. Mengapa beberapa perusahaan dalam industri tertentu, seperti Google, mengadopsi dan menggunakan teknologi yang inovatif sementara pesaingnya dengan bisnis yang sama tidak melakukanya? Penggunaan teknologi informasi pada sebuah perusahaan bukan lagi sesuatu yang disarankan, namun diharuskan. Teknologi informasi sangat bermanfaat untuk terus mempertahankan kelanjutan perjalanan bisnis. Perusahaan baru menggunakan teknologi informasi untuk mengembangkan bisnis mereka, sedangkan perusahaan mapan akan memanfaatkan teknologi informasi untuk menjaga eksistensi mereka dan memberikan sentuhan diferensiasi pada seluruh proses bisnis yang dijalankan. Diferensiasi dilakukan semata-mata untuk memenangkan persaingan bisnis dengan perusahaan sejenis. Perusahaan yang mampu menggunakan teknologi informasi sesuai dengan sistem pengolahan data yang dibutuhkan, dapat dikatakan akan memenangkan persaingan. Perusahaan wajib mengembangkan sistem informasi yang ada secara berkala, karena dunia informasi teknologi akan terus berkembang dan dalam waktu singkat mencapai tahapan baru. Proses pengembangan dan penelitian teknologi informasi dilakukan oleh banyak pihak tanpa batas waktu dan area, sehingga kompetisi bisnis tidak lagi dilihat dari output produk semata, namun bagaimana sistem informasi digunakan dalam proses pengolahan input untuk menghasilkan output tertentu. Penggunaan teknologi informasi bagi perusahaan akan berperan untuk mendapatkan informasi tentang perilaku konsumennya, mempermudah kegiatan proses bisnis meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan, dan mengontrol proses rantai pasok perusahaan dari hulu ke hilir. Fungsi dan peranan teknologi informasi yang telah dijabarkan di atas dapat digunakan di seluruh jenis dan karakteristik perusahaan, baik itu retail, perbankan, manufacturing, atau penyedia jasa lainnya. Tidak perlu karakteristik atau tujuan bisnis tertentu untuk dapat mengaplikasikan teknologi informasi, karena memang semua bidang bisnis memerlukan teknologi informasi. Perusahaan yang ingin menggunakan teknologi informasi memang tidak memerlukan karakteristik khusus, namun wajib memiliki dan menyediakan seluruh faktor yang diperlukan untuk jalannya sistem informasi, seperti:
15
a. b. c. d. e. f. g. h.
Data akurat dalam periode waktu tertentu sebagai input. Tata kelola data yang sesuai dengan karakteristik bisnis bersangkutan. Hardware untuk fasilitas perjalanan sistem. Netware untuk media lalu lintas data. Software sebagai penunjang pengolahan data. Sumber daya manusia, sebagai pengguna dan pengakases data. Manajemen sistem dan kontrol untuk memantau jalannya sistem. Peraturan resmi dari perusahaan yang mengharuskan penggunaan sistem informasi sebagai upaya untuk membentuk budaya penggunaan teknologi informasi.
Semua aspek di atas harus diimplemantasikan dengan baik dan diawasi sepenuhnya sehingga kesalahan awam dalam penggunaan sistem (garbage in garbage out) tidak terjadi. Ada beberapa hambatan pada perusahaan untuk menggunakan teknologi informasi dalam manajemen perusahaan, diantaranya adalah: a. Investasi penggunaan teknologi informasi memerlukan dana yang cukup besar dan efeknya baru akan terasa dalam jangka waktu yang cukup lama. b. Kebiasaan lama pegawai yang masih senang menggunakan cara manual dibanding automatis, mereka memandang teknologi baru lebih sulit dbanding kebiasaan lama mereka. c. Perusahaan takut teknologi informasi yang digunakan tidak sesuai dengan sistem perusahaan mereka. d. Ketidaktahuan perusahaan akan persaingan global membuat perusahaan merasa teknologi informasi hanya membuang-buang investasi. Sebaiknya perusahaan yang masih menganut paham penghambat di atas kembali menyesuaikan diri dengan era perkembangan teknologi yang sudah berlangsung dalam waktu cukup lama.
16
