Mata Kuliah : SIM
Batas Pengumpulan
Nama Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.CS Tanggal Pengumpulan
:23 Des 2011 :
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASIS WEB PADA PT JENG RATU INDONESIA PRODUK: REMPAH-REMPAH dari TANAMAN OBAT untuk KESEHATAN & KECANTIKAN
Disusun Oleh:
CANDRA DARMAWANTI PUTRI (P056101401.46)
Magister Manajemen dan Bisnis Program Pascasarjana Manajemen Dan Bisnis Institut Pertanian Bogor 2011
I.
Latar Belakang
PT Jeng Ratu Indonesia merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan barang dan jasa dengan produk yang berasal dari rempah‐ rempah tanaman obat untuk kesehatan dan kecantikan. Perusahaan ini telah berdiri dari tahun 2006 yang pada awalnya hanya menitik beratkan pada penjualan produk door to door saja, sejak tahun 2010 perusahaan membuatnya menjadi bisnis keagenan di setiap kota, yang saat ini sudah terdapat 112 agen yang tersebar di seluruh Indonesia. Perusahaan ini berkantor pusat di Semarang, Jawa Tengah dan telah menjadi usaha yang berada dibawah binaan beberapa Dinas Pemerintah diantaranya Dinas Perindustrian dan Perdagangan, Dinas Koperasi dan UKM, Dinas Pertanian dan Dekranas. Berdasarkan pembinaan tersebut saat ini perusahaan sedang berupaya untuk mengembangkan usahanya. Dengan hanya mengandalkan agen, perusahaan menilai bahwa produk dan jasa nya kurang dapat menjangkau komunitas yang memiliki tingkat kesibukan tinggi. Untuk menyelenggarakan event di luar kota dirasa membutuhkan biaya yang banyak dan juga kebutuhan biaya tenaga kerja semakin banyak pula. Permasalahan ini merupakan kendala yang umumnya berpengaruh terhadap meningkatnya omset yang dihasilkan perusahaan. Kesulitan pelanggan untuk memperoleh informasi mengenai data produk merupakan salah satu kendala yang dihadapi selama penggunaan sistem konvensional. Untuk melihat informasi mengenai produk yang dibutuhkan, pelanggan harus datang ke agen untuk mengetahui informasi secara mendetail. ini menyebabkan banyak waktu terbuang yang dibutuhkan pelanggan untuk memperoleh informasi. Selain itu untuk melakukan pembelian, pelanggan juga dipersulit dengan tidak adanya sistem yang mempermudah pelanggan untuk melakukan pembelian selain dengan datang langsung ke agen. Kendala seperti ini akan berdampak pada berkurangnya minat pelanggan untuk melakukan transaksi. Jangkauan pasar yang sempit juga merupakan kendala yang dihadapi pihak agen. Dengan kantor pusat yang berada di Semarang, terkadang pemenuhan pesanan memerlukan waktu karena ada proses yang harus dilalui beberapa tahap. Untuk meningkatkan omset penjualan
perusahaan memikirkan bagaimana cara untuk mendirikan sebuah sistem yang dapat menyetarai solusi membuat event di luar daerah maupun luar pulau. Sistem yang dibuat harus jauh lebih murah dibandingkan dengan mendirikan toko di luar daerah maupun luar pulau. Kedepannya perusahaan menginginkan produknya dikenal sampai ke luar negeri, dengan melihat animo para customer yang juga berasal dari luar negeri yang ditemuinya setiap menggelar pameran‐pameran.
II.
Tinjauan Pustaka Dalam proses jual beli, konsumen merupakan orientasi dari setiap transaksi.
Pihak pemilik bisnis, sudah saatnya berfikir mengenai customer oriented untuk memberikan layanan dan produk terbaiknya. Menurut Kotler (2006:457), penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjualan dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Dalam kenyataannya penjualan mempunyai dua sistem yang biasa diterapkan oleh suatu perusahaan dagang yaitu penjualan yang dilakukan dengan cara tunai dan penjualan yang dilakukan menggunakan cara kredit atau sering disebut cara angsuran. Penjualan yang dilakukan secara tunai merupakan penjualan dimana saat terjadi penjualan pembeli akan membayar harga barang atau jasa yang dibelinya saat itu juga. Penjualan yang dilakukan secara kredit atau angsuran adalah bilamana pembayaran baru diterima beberapa waktu kemudian setelah terjadinya transaksi penjualan dan cara pembayarannya dapat dilakukan secara bertahap dengan jumlah tertentu dan dalam jangka waktu tertentu pula. Pentingnya promosi penjualan karena promosi penjualan adalah kegiatan‐kegiatan pemasaran selain personal selling, periklanan dan publisitas, yang mendorong evektifitas pembelian konsumen dan pedagang dengan menggunakan alat peragaan, pameran, demonstrasi, dan sebagainya yang ditunjukkan untuk meningkatkan penjualan barang tertentu. Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara‐cara tertentu sehingga membenyuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna dalam mencapai suatu tujuan. Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:
Mempunyai komponen (components)
Mempunyai batas (boundary)
Mempunyai lingkungan (environment)
Mempunyai penghubung atau antar muka (interface) antar komponen
Mempunyai masukan (input)
Mempunyai pengolahan (processing)
Mempunyai keluaran (output)
Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
Mempunyai kendali (control)
Mempunyai umpan balik (feedback) Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu,
dalam membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat sebuah informasi yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen perlu didefinisikan lebih detail untuk mendapatkan informasi yang lebih spesifik. Model umum suatu sistem adalah terdiri atas masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh gambar berikut:
Input
Proses
Output
Gambar 1. Model Umum Suatu Sistem Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung maupun tidak langsung. Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi antara lain:
Menambah pengetahuan
Mengurangi ketidakpastian
Mengurangi resiko kegagalan
Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan
Memberi standar, aturan‐aturan, ukuran‐ukuran, dan keputusan‐keputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.
Manajemen dapat diartikan sebagai proses pemanfaatan berbagai sumberdaya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang‐orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumberdaya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, modal dan material. Dalam sistem informasi manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut ditambah dengan sumberdaya berupa informasi. Ada istilah Remenyi yang disebut Paradigma Anthony dalam pengembangan TI yang meliputi tida lapis: di puncak adalah level strategi bisnis yang ditangani manajemen papan atas, kemudian level pengawasan yang dipegang oleh manajemen madya, terakhir, level operasi yang dikelola penyelia. Dalam upaya memanfaatkan sumberdaya manajemen tersebut, para manajer akan melakukan tiga macam proses manajemen, yang meliputi:
Perencanaan
Pengendalian (meliputi pengorganisasian, penggerakan, dan koordinasi)
Pengambilan keputusan Sistem Informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan
subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama‐sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan bagian lainnya dengan cara‐cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data‐data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi denagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik saat ini maupun dimasa yang akan datang, mendukung kegiatan operasional, menejerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumberdaya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan. Sistem informasi menggunakan SDM (people), perangkat keras (hardwere), perangkat lunak (softwere), data dan jaringan kerja (network) untuk menampilkan aktivitas input, processing, output, storage, dan control yang mengubah sumberdaya data menjadi produk informasi.
Agar Sistem Informasi Manajemen dalam suatu organisasi dapat beroperasi secara lebih efektif, maka perlu diperhatikan tentang beberapa unsur penting berikut:
Data yang dibutuhkan
Kapan data dibutuhkan
Siapa yang membutuhkan
Dimana data dibutuhkan
Dalam bentuk apa data dibutuhkan
Prioritas yang diberikan dari bermacam data
Prosedur/mekanisme yang digunakan untuk memproses data
Bagaimana pengaturan umpan balik
Mekanisme evaluasi yang digunakan. SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis
perhitungan data‐data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen mempunyai kebutuhan‐kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. Dengan demikian suatu SIM manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses‐proses berikut:
Proses perencanaan
Proses pengendalian
Proses pengambilan keputusan Teknologi Informasi (TI) secara potensial merupakan suatu strategi.
Lingkungan komunitas TI memandang bahwa aplikasi TI merupakan suatu bagian strategi organisasi, karena berkaitan dengan fungsi perencanaan, dan pengendalian manajemen organisasi. Untuk mengurangi resiko kegagalan TI, perusahaan harus: 1.
Pemisahan divisi TI dengan account tersendiri. Tujuannya, mencatat biaya berikut kontribusi keuntungan yang terjadi dari kontribusi investasi TI. Sehingga perusahaan dapat mengetahui sejauh mana efisiensi dan efektifitas pemanfaatan investasi yang telah dialokasikan untuk TI.
2.
Melaksanakan change management. Tujuan change management adalah berusaha agar perubahan TI diikuti oleh perubahan proses bisnis dan
organisasi. Hal ini harus mampu dilaksanakan baik oleh pemimpin atau pemilik perusahaan maupun tenaga operasional dan non operasional. Aspek‐aspek yang harus diperhatikan agar program change management berjalan dengan baik, antara lain:
Membangun dukungan top level management terhadap proyek TI yang sedang dikerjakan (sponsorship).
Mempunyai visi tentang proyek yang sedang dikerjakan (direction).
Membangun komitment seluruh tim yang terlibat dalam program change management (commitment).
3.
Membangun kompetensi dan transfer teknologi (competence).
Pemilihan perangkat TI yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Peranti TI yang melebihi kebutuhan bisnis justru akan menjadi beban.
4.
Investasi TI harus seimbang dengan investasi SDM. Dalam artian, kualitas SDM yang ada diperusahan harus mampu mengoperasikan TI yang ada. Beberapa persoalan yang menjadi penyebab gagalnya penerapan TI di
perusahaan‐perusahaan di Indonesia antara lain: 1.
Implementasi TI masih dalam taraf yang relatif sederhana dan hanya in‐house development. Masalah implementasi TI yang sering muncul adalah orang‐ orang Ti seringkali tidak mampu menerjemahkan bahasa komputer menjadi bahasa bisnis, sedangkan orang bisnis sendiri tidak mampu memahami kompleksitas TI. Jadi seharusnya SDM TI harus mampu menerjemahkan bahasa bisnis kedalam bahasa sistem komputer, begitu pula sebaliknya. Sehingga bukan TI yang menyetir bisnis, tetapi bisnislah yang menyetir TI. Ada sepuluh kiat yang diharapkan mampu mendukung hubungan TI dengan bisnis, yaitu:
Jangan serahkan sistem informasi hanya kepada profesional TI saja.
Pandanglah pemakai dan mesinnya sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
TI merupakan alat untuk memperlancar berbagai proses bisnis. Jadi, bisnislah yang menyetir TI, dan bukan sebaliknya.
Lakukan uji di tiap divisi atau unit pemakai TI.
Agar dapat memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan internal dan eksternal, profesional TI diharapkan mampu berkomunikasi dengan pelanggan secara langsung.
Sistem dapat berjalan baik kalau sistem tersebut telah selesai 100 persen. Bila sistem tersebut baru selesai 80 persen saja, sistem tersebut tidak dapat digunakan atau lumpuh.
Mengikuti perkembangan jaman teknologi yang sedang berlangsung, sehingga dapat menjaga posisi perusahaan jika perusahaan tersebut ingin menjadi pemimpin (leader) dari pesaingnya.
Ciptakan lingkungan kerja yang mampu menerima keberhasilan dan kegagalan TI.
2.
Memilih SDM yang mampu, ahli dan terampil mengoperasikan TI.
Belum memiliki SDM yang terampil dan ahli dalam mengoperasikan sistem TI yang ada. Sehingga banyak CEO perusahaan yang masih belum dapat mengoperasikan TI‐nya, urusan ini mereka serahkan kepada MIS, vendor dan konsultan.
3.
Kebijakan TI yang semestinya menyangkut urusan perusahaan diserahkan sepenuhnya kepada Menejer TI atau Menejer MIS, vendor dan konsultan.
4.
Banyak perusahaan belum mampu mengukur keberhasilan investasi TI.
5.
Belum memiliki blue print atau guidance book Investasi TI, sehingga evaluasi terhadap efektifitas dan efisiensi penggunaan TI sangat sulit dilakukan. Ada
tujuh
faktor
yang
menentukan
dalam
memformulasikan suatu strategi TI yang paling efektif, yaitu 1.
Scale dan scope
2.
Necessity dan Speed
3.
Principles dan increments
4.
Update dan review
5.
Fit dan timing
6.
Resources dan skill
7.
Support dan consensus
kesuksesan
dalam
E‐commerce merupakan suatu mekanisme berbisnis secara elektronis yang menggunakan sarana jaringan komputer yang saling terhubung. Dalam sistem e‐ commerce terjadi proses pembelian dan penjualan produk atau jasa melalui teknologi internet antara dua belah pihak. Aktifitas e‐commerce bisa juga berarti pertukaran informasi antara kelompok kerja dalam suatu perusahaan dengan menggunakan teknologi intranet. Secara umum, e‐commerce memiliki ciri‐ciri antara lain: (1) terjadi transaksi antara dua belah pihak, (2) adanya barang, jasa atau informasi yang diperdagangkan dan (3) transaksi dilakukan melalui teknologi berbasis internet (Indrajit, 2001). E‐commerce dibedakan atas tiga kelompok. Pertama, E‐commerce Business‐to‐ Consumer (B2C), yaitu perusahaan mengembangkan pasar elektronik yang menarik, sehingga pelanggan merasa tertarik untuk membeli produk/jasa dari perusahaan tersebut. Penjualan atau pertukaran barang dan jasa secara elektronik dan langsung antar perusahaan sehingga dapat memangkas biaya perantara merupakan sistem business to business. Dalam sistem B2B sebuah bisnis menjual ke bisnis yang lain dengan menggunakan internet atau jaringan khusus yang bertujuan untuk memangkas biaya transaksi dan meningkatkan efisiensi. Selain menjual produk, sistem ini juga dapat menjual iklan, pelatihan pegawai, riset pasar, dukungan teknis, layanan perbankan, dan layanan dukungan bisnis lainnya. B2B kebanyakan menggunakan jalur komunikasi komersial, namun sekarang banyak bisnis B2B menggunakan internet, extranet, dan atau jaringan pribadi virtual. Kedua, E‐commerce Business‐to‐Business (B2B), yang melibatkan pasar e‐business dan hubungan antar perusahaan atau antara perusahaan dan pemasok. Sistem e‐commerce ini memberikan fasilitas dimana perusahaan menjual barang atau jasa kepada konsumen. Sistem ini pada dasarnya menggeser karyawan di posisi penyelia dan bahkan stok fisik (bricks and mortar). Contoh sistem B2C adalah Amazon.com. Ketiga, E‐commerce Consumer‐to‐Consumer (C2C), merupakan tempat dimana para pelanggan dan perusahaan dapat saling membeli dan menjual produknya masing‐masing dalam proses situs Web lelang. (O’Brien, 2005). Sistem ecommerce berikut memberikan layanan dimana konsumen menjual barang atau jasa secara langsung ke konsumen lain, kerap kali dengan bantuan pihak ketiga (perusahaan lelang online). Pihak ketiga menjadi perantara atau mediator antara konsumen yang ingin membeli dan menjual, dan mereka mengambil sebagian kecil dari keuntungan penjual.
Ecommerce telah mengubah bisnis menjadi online, tidak hanya memperluas pilihan produk dan jasa bagi konsumen, tetapi juga membentuk peluang bisnis baru dan memperkuat bisnis yang telah ada untuk mengembangkan strategi dengan internet. E‐ commerce membentuk kembali keseluruhan industry dan mengubah hal yang paling mendasar dari sebuah perusahaan. Website adalah sebutan untuk sekelompok halaman web (web page), yang pada umumnya merupakan bagian dari suatu nama domain atau sub domain di World Wide Web di Internet. WWW terdiri dari seluruh situs web yang tersedia kepada public. Halaman halaman sebuah situs web diakses dari sebuah URL yang menjadi akar (root), disebut dengan homepage (halaman induk atau halaman muka) dan pada umumnya disimpan pada server yang sama. Sebuah website biasanya dibuat oleh individual, bisnis atau organisasi berdasarkan topic dan tujuan tertentu. Setiap website dapat juga berisi hyperlink ke website lainnya, jadi antara satu wesite dengan website lainnya dapat saling berhubungan. Website ditulis atau dirubah secara dinamis menjadi HTML (Hyper Text Markup Language) dan diakses dengan menggunakan software yang disebut Internet Browser yang dikenal juga dengan sebutan HTTP client. Web page dapat diakses dan dilihat dari berbagai macam alat, diantaranya desktop computer, laptop computer, PDA ataupun cell phone yang semuanya mempunyai koneksi internet. Sebuah website ditampung dalam sebuah sistem computer yang disebut web‐server, dikenal juga dengan sebutan HTTP server. Server ini menggunakan software yang berfungsi dan mengirim respon web page terhadap perintah yang dilakukan oleh pengakses website. Ada dua jenis website yang ada saat ini, yaitu Static Website dan Dynamic Website. Dua duanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing‐masing. Dibawah ini akan dijelaskan beberapa pengertian dari Static Website dan Dynamic Website. Static website (Website Statis) adalah website yang isinya dirancang untuk sering berubah secara manual, dan biasanya dikelola perorangan dengan menggunakan beberapa software editor. Dynamic Website (Website Dinamis) adalah website yang isinya dan informasinya dirancang untuk sering berubah. Ketika web‐server menerima perintah untuk menampilkan sesuatu dalam web page, maka webpage akan secara otomatis digerakkan oleh software yang dipakai untuk segera merespon perintah tersebut, contohnya: website dapat menampilkan status dialog antar user, memonitor situasi yang terjadi atau menyediakan informasi yang diminta oleh individual user. Beberapa system software
yang dapat digunakan untuk enunjang dalam pembuatan Dynamic Website antara lain: PHP, ASP.NET dan JSP. Sistem merupakan kumpulan dari objek‐objek seperti manusia, sumber daya, konsep dan prosedur untuk melakukan suatu fungsi atau tujuan. Sistem terbagi menjadi tiga bagian yaitu input, proses dan output. Bagian‐bagian tersebut dikelilingi oleh dan selalu meliputi mekanisme umpan balik. Sebagai contoh, pengambil keputusan manusia dapat dikategorikan sebagai sebuah sistem. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut, “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan‐laporan yang diperlukan”. Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Block bangunan tersebut adalah: 1.
Blok masukan (input block)
Masukan atau Input mewakili data yang masuk ke dalam system informasi. Masukan disini termasuk metode‐metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen‐dokumen dasar.
2.
Blok model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3.
Blok keluaran (output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4.
Blok teknologi (technology block)
Teknologi merupakan “kotak alat” (toolbox) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5.
Blok basis data (database block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).
6.
Blok kendali (control block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan‐kecurangan, kegagalan‐kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan‐kesalahan, ketidak‐efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal‐hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan‐kesalahan dapat langsung diatasi. Sistem merupakan kumpulan elemen‐elemen dan bekerja sama untuk
memproses masukan atau input yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah input tersebut sampai menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan. Sedangkan informasi adalah kumpilan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti atau dalam kata lain lebih bermanfaat bagi pengguna informasi tersebut. Informasi merupakan suatu kumpulan data yang sudah diproses untuk memperoleh pengetahuan yang lebih berguna untuk mencapai suatu sasaran. Suatu informasi dapat dikatakan bernilai apabila informasi tersebut memberikan suatu manfaat yang lebih disbanding dengan kita hanya melihat data yang ada. Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan oleh sistem. Sistem dapat dikatakan berhasil apabila jika dapat mencapai tujuan atau sasaran. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila memiliki manfaat yang lebih efektif dan efisien jika dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Informasi dapat dihasilkan dari sistem informasi yang disebut juga processing system atau information processing
system atau juga information generation system. Sistem informasi adalah “Suatu kombinasi dari orang‐orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur‐prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan lainnya terhadap kejadian‐ kejadian internal dan eksternal yang penting menyediakan suatu dasar untuk pengambilan keputusan yang cerdik”. Menurut Herlambang (2005:47), system informasi terdiri dari input, proses dan output. Pada proses terdapat hubungan timbal balik dengan dua elemen, yaitu control dari kinerja system dan sumber sumber penyimpanan data. Input yang akan diproses berupa data, baik berupa karakter‐karakter huruf maupun numerik. Saat ini data dapat berupa suara atau audio maupun gambar atau video. Data ini diproses dengan metode‐metode tertentu dan akan menghasilkan output yang berupa informasi. Informasi yang dihasilkan dapat berupa laporan atau report maupun solusi dari proses yang telah dijalankan. Menurut Nugroho (2004:4), basis data atau database merupakan koleksi dari data‐data yang terorganisir dengan rapi sehingga dapat dengan mudah disimpan dan dimanipulasi (ditambah, diubah, dihapus, dan dicari). Database merupakan komponen yang sangat penting dalam kehidupan seharihari. Kita dapat menjumpai pemanfaatan database dalam kehidupan sehari‐hari, seperti penggunaan mesin ATM, sistem akademik di sekolah, sistem informasi di kantor, dll. Sebenarnya database tidaklah harus berhubungan dengan computer, catatan belanja seorang ibu rumah tangga juga merupakan database dalam bentuk yang sangat sederhana. Salah satu tujuan dari database adalah memberikan pengguna suatu pandangan abstrak dari data, yaitu sistem menyembunyikan rincian bagaimana data disimpan dan dipelihara. Sistem database harus dibuat semudah mungkin untuk dimengerti karena kebanyakan pengguna sistem database adalah orang‐orang yang kurang terlatih di bidang teknologi komputer. Pengembang sistem database harusnya dapat menyembunyikan kompleksitas suatu sistem dengan menyediakan beberapa peringkat abstraksi. Beberapa peringkat abstraksi itu adalah: 1.
Peringkat Fisik yaitu peringkat terendah dari suatu abstraksi yang mendeskripsikan bagaimana data sesungguhnya disimpan dalam media penyimpanan fisik, seperti hardisk, pita magnetic dan sebagainya.
2.
Peringkat logika yaitu peringkat yang mendeskripsikan data apa yang disimpan di database dan hubungan apa yang ada antara data‐data tersebut. Peringkat logika menjelaskan database dengan struktur yang relative sederhana, meskipun implementasinya mungkin mengandung strukur fisik yang kompleks.
3.
Peringkat Pengguna yaitu peringkat tertinggi dari abstraksi. Meskipun peringkat logika sudah cukup sederhana, namun pada database yang berukuran besar, kompleksitas masih dijumpai karena banyaknya jenis data dan informasi yang tersimpan pada database. Kebanyakan pengguna tidak membutuhkan informasi itu, mereka kebanyakan mengaksesbagian tertentu dari database. Peringkat pengguna yang sering dijumpai adalah GUI (Graphichal User Interface).
III.
Pembahasan Internet merupakan saluran utama pemasaran (e‐commerce), sebuah media
untuk mempublikasikan informasi mengenai produk dan perusahaan dan sebagai media komunikasi dengan pemasok dan mitra bisnis. Penggunaan internet sebagai media pemasaran di PT Jeng Ratu Indonesia diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
Meningkatkan penjualan
Mengurangi biaya melalui penjualan online
Mencapai relung‐relung pasar (niche market) yang tidak tercapi melaui pemasaran konvensional
Meningkatkan kepuasan pelanggan yang mengarah kepada kesetiaan pelanggan melalui customer service dan support berbasis web.
Mengembangkan saluran distribusi dan pemasaran berbasis web untuk memasarkam produk
Adapun kegiatan pemasaran yang dilakukan mencakup online advertising yang dilakukan dengan cara beriklan di berbagai websites dan melakukan pemasaran
langsung dangan cara mengirimkan katalog produk ke konsumen dan konsumen potensial. 3.1
Analisa Perancangan Sistem (Dokumen Flow Transaksi Penjualan) Dokumen flow adalah sebuah model yang disusun sesuai dengan proses
bisnis yang ada yang akan dibangun menjadi sebuah sistem yang baru. Dokumen flow ini akan digunakan oleh analis sistem untuk memahami proses bisnis dan aliran dokumen yang ada untuk kemudian dianalisa dan dirancang kembali sistem yang akan digunakan. Pada dokumen flow berikut ini menjelaskan bagaimana alur proses penjualan. Proses diawali dengan pencarian produk pada gudang kantor pusat untuk didisplay pada front office kantor. Setelah itu maka akan keluar produk yang dipilih untuk didisplay beserta katalog produk yang tersedia. Proses selanjutnya yaitu didisplay produk pada toko agar dapat dilihat oleh pembeli. Apabila setelah melihat didisplay produk pembeli berminat dengan produk yang ditampilkan, maka dilanjutkan pemesanan produk oleh pembeli, kemudian karyawan kantor membuat nota penjualan yang nantinya diserahkan kepada pembeli. Data produk yang keluar dicatat secara manual oleh karyawan kantor. Laporan transaksi berupa nota penjualan akan digunakan sebagai bukti transaksi sebagai pertanggung jawaban karyawan terhadap produk yang berhasil dijual kepada pemilik perusahaan. Gambar 2. Gudang‐display‐nota‐transaksi
START
PRODUK
CEK PRODUK SEBELUM
CEK PRODUK DI GUDANG
CEK PRODUK SEBELUM DISPLAY
PRODUK YG DIDISPLAY
MELIHAT DISPLAY PRODUK DI KANTOR
DISPLAY PRODUK DI KANTOR
PEMBELIAN PRODUK
APAKAH PESANAN ADA DI DISPLAY
TIDAK
ORDER PRODUK
ADA
APAKAH PESANAN SAMA
DATA PRODU
NOTA PENJUALA
ADA
TIDAK
NOTA PENJUALA
PENCATATAN TRANSAKSI PENJUALAN
MONITORING PENJUALAN
PRODUK
NOTA PENJUALAN
PENENTUAN KEPUTUSAN UNTUK PENJUALAN BERIKUTNYA
FINISH PRODUK
PENCARIAN PRODUK DI GUDANG
DATA PENJUALA
Setelah melakukan pembuatan nota penjualan, maka produk yang dipesan diserahkan kepada pelanggan beserta nota penjualan. Dari hasil transaksi penjualan pemilik toko akan melihat laporan penjualan yang nantinya akan digunakan untuk menentukan keputusan penjualan berikutnya. 3.2
Proses Transaksi Penjualan (Dokumen Flow Terkomputerisasi) Pada dokumen flow terkomputerisasi proses transaksi penjualan
menggambarkan dua entity, yaitu entity pelanggan dan system penjualan. Proses transaksi penjualan dimulai dari pelanggan melakukan login ke sistem. Kemudian sistem akan mengecek apakah sudah terdaftar sebagai member apa belum. Jika belum terdaftar maka pelanggan melanjutkan ke proses registrasi pelanggan. Apabila pelanggan yang sudah terdaftarakan melakukan transaksi pembelian maka pelanggan akan memilih produk yang didisplay pada halaman website.
Gambar 4. Dokumen Flow Terkomputerisasi Transaksi Penjualan
3.3
Sistem Informasi Marketing Sistem ini dincang sebagai alat untuk mengelola pekerjaan dari bagian
penjualan. Sistem ini ditujukan untuk mengatasi permasalahan pembelian dimana produk akan dapat dipesan dan dibeli oleh konsumen dari lokasi mana saja setiap saat serta permasalahan pengiriman produk dimana produk yang dibeli konsumen perlu memperhatikan jarak yang terdekat, aman dan ekonomis dari salah satu pengusaha ke lokasi konsumen. Sebagian besar aktivitas pemasaran dapat dilakukan melaui internet, termasuk proses transaksi pembelian. Konsumen yang dapat memanfaatkan jasa kami adalah para konsumen herbal yang mengedepankan produk yang kembali kea lam untuk produk kecantikan dan kesehatan. Hal‐hal yang dapat dilakukan oleh konsumen melalui website kami yaitu melihat‐lihat jenis produk yang dapat dipesan pada galeri produk, selanjutnya mencari data informasi tertentu yang dibutuhkan sehubungan dengan proses transaksi pembelian yang akan dilakukan. Selain melakukan aktivitas pemesanan, konsumen juga dapat mendapatkan sejumlah informasi lain misalnya kegunaan produk, artikel tentang tanaman obat herbal, tips kesehatan dan kecantikan, dan menyampaikan kritik serta saran. Layanan pasca pembelian untuk konsumen tersedia di dalam website yang dapat disampaikan melalui e‐mail atapun chating, yang akan berkonsultasi dengan konsultan kecantikan dan kesehatan Jeng Ratu Indonesia.
acces
costumer
Online ads
Online order
Standard order
distribution
Gambar 5. Jalur Pemesanan Oleh Konsumen Melalui Website Jika konsumen tertarik dengan produk yang terdapat pada website maka konsumen dapat melakukan pemesanan dengan menggunakan e‐mail, dengan mengisi daftar pemesanan, melalui fax atau telephone. Pembayaran dapat dilakukan dengan menggunakan kartu kredit maupun e‐banking. Selanjutnya server akan menyampaikan pemesanan kepada kantor tanpa mengabaikan rencana produksi yang telah disusun. 3.4 Banking Electric Kami juga merancang jasa banking electronic yang akan memudahkan konsumen untuk melakukan transaksi finansial atas pembelian yang telah mereka lakukan. Konsumen dapat melakukan pembayaran menggunakan kartu kredit maupun e‐banking (kartu debit atau e‐transfer). 3.5
Matrik Komponen Sistem Informasi Jeng Ratu Indonesia Berikut ini adalah identifikasikan bagian‐bagian yang termasuk dalam sumberdaya
manusia, hardware, software, data, serta sumberdaya network dan produk informasi dalam perancangannya:
a.
Sumber Daya Manusia 1. Spesialis, terdiri dari : Operator 2. Pengguna, terdiri dari : Pegawai penjualan Pelanggan Manajer
Konsultan Kesehatan dan Kecantikan b.
Sumber Daya Hardware dan Jaringan 1. Mesin, terdiri dari :
Workstation manager PC
Intel Core 2 duo
ATM Reader
Magnetic disc drives
Network server
Prosessor komunikasi
Banking electronic
Printer
Server prosesor komunikasi
2. Media, terdiri dari : Magnetic stripe Hard disc ATM Card Media komunikasi elektronik Kertas laporan Customer service electronic Kertas laporan Magnetic disc drive Dokumen laporan pengendalian LAN Kertas struk
c.
Sumber Daya Software 1.
Program, terdiri dari : DBMS windows Program pemasukan data Pemprosesan penjualan NOS Analisis penjualan Program pelaporan Program grafik Program monitoring performance Program monitoring keamanan
2. Prosedur, terdiri dari :
d.
e.
Pemasukan data
Transaksi penjualan
Penggunaan dan distribusi output
Prosedur back up
Prosedur pengendalian
Prosedur koreksi
Sumber Daya Data
Data pelanggan
Data produk
Data transaksi
Data inventori
Data penjualan
Produk Informasi
Data entry display
Status display
Laporan analisa penjualan
Informasi penjualan di layar
Struk
Laporan
AKTIVITAS
INPUT
PEMPROSE SAN
OUTPUT
SUMBERDAYA HARDWARE DAN JARINGAN MESIN MEDIA Magnetic Workstation stripe manager PC Hard disk ATM reader Intel core 2 duo ATM Card Magnetic disc LAN (local drive, Network server area network) Prosesor komunikasi, Banking electronic, Server Workstation Media manager, Komunikasi Printer elektronik, Kertas laporan Customer service electronic, Kertas struk
SUMBERDAYA SOFTWARE PROGRAM
SUMBERDAYA MANUSIA
PROSEDUR
DBMS Windows, Program pemasukan data
Pemasukan data
Pemprosesan penjualan, Analisis penjualan.
Transaksi penjualan,
Program pelaporan, Program grafik, NOS
Penggunaan dan distribusi output
SPESIALIS
PENGGUNA Pegawai penjualan, Pelanggan
Pegawai penjualan, Pelanggan, Manajer
SUMBERDAYA DATA
PRODUK INFORMASI
Data produk, Data pelanggan, data transaksi
Data entry display
Idem, Data penjualan, Data inventori
Status display
Struk, Laporan analisa penjualan, Informasi penjualan dilayar
PENYIMPA NAN KENDALI
Magnetic drive
Server, Prosesor komunikasi,
disc Magnetic disk drive
Dokumen laporan pengendalia n, LAN, Kertas
Matrik Komponen Sistem Informasi
DBMS, NOS
Prosedur backup
Operator
Pegawai penjualan
Program monitoring performance, Program monitoring keamanan
Prosedur pengendalian , Prosedur koreksi
Operator
Pegawai penjualan, Pelanggan, Manajer
Idem, Data penjualan, data inventori Idem, Data penjualan, Data inventori
Laporan, Data entry display
IV.
Kesimpulan Saat ini perusahaan yang bergerak dalam bisnis rempah‐rempah herbal dari
tanaman obat sangat banyak di Indonesia. Saat ini PT Jeng Ratu Indonesia bermaksud menghadirkan layanan bisnis rempah‐rempah herbal dari tanaman obat yang berbeda dan emiliki nilai tambah. Dengan menggunakan internet, perusahaan yang bergerak di bidang ini dapat dikatakan masih sangat jarang yang memanfaatkan sistem informasi berbasis IT dalam pengembangan bisnis tersebut. Di samping itu dapat digunakan untuk mengatasi hambatan biaya, internetworking juga dapat mengatasi hambatan struktural. Akan tetapi ada sistem informasi yang harus diperhatikan dengan seksama oleh para pengusaha sehingga penggunaan IT dapat menyelesaikan solusi secara optimal. Untuk mengatasi permasalahan ini PT Jeng Ratu Indonesia sebagai perusahaan herbal dari tanaman obat disarankan untuk menerapkan hal‐hal terkait yaitu, (1) Penggunaan Internetworking sebagai aplikasi dokumen flow yang terkomputerisasi; (2) Aplikasi Software; (3) Sistem Informasi Marketing; (4) Banking Electronic; (5) Matrik Komponen SI Bunga Potong. Dengan penerapan sistem informasi dan teknologi informasi yang memadai, diharapkan PT Jeng Ratu Indonesia mampu bersaing dengan pengusaha herbal dari tanaman obat yang lain dan mengembangkan usahanya hingga tercapai target yang diharapkan perusahaan. Sehingga dapat dikatakan bahwa teknologi informasi ini merupakan suatu komponen dasar bagi sistem informasi untuk mempermudah kinerja para pengusaha atau instansi terkait.
DAFTAR PUSTAKA Andrew, Dorine C., dan Stalick, Susan K. 1994. Business reengineering : The Survival guide. Englewood Cliffs, New Jersey : Prentice Hall, Inc. Indrajit, R. E. 2001. E‐commerce, Kiat dan Strategi Bisnis di Dunia Maya. Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. Obrien, J. A. 2004. Management Information System. Managing Information Technology in the Business Enterprise. Sixth edition. McGraw Hill. New York, USA. Seminar, K. B. 2004. Pembangunan Sistem Informasi dan Penyusunan DSS. Pelatihan Dosen Tentang Teknologi Informasi untuk Pengelolaan Sumberdaya Alam. Fakultas MIPA, IPB, Bogor. Strauss, Judy, Adel El Ansaru, Raymond Frost. 2006, E‐Marketing. Prentice. New Jersey.
