MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) DOSEN : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)

UJIAN TENGAH TRIWULAN (TAKE HOME EXAM) Waktu Pengumpulan : 12 Juli 2011

MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

DOSEN : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS) Oleh : NAMA

:

ARDE LINDUNG PAMBUDI

NIM

:

P056100092.35E

ANGKATAN

:

E 35

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011

PENERAPAN E-BUSINESS DI INDONESIA

SIM UTT TAKE HOME

DAFTAR ISI

Daftar Isi

…………………………………………………………………

i

…………………………………………………………..

ii

Daftar Gambar

1

Pendahuluan

1.1 Latar Belakang 1.2 Tujuan 2

………………………………………………….

1

………………………………………………………….

1

Tinjauan Pustaka

2.1 Perbedaan E-Business dengan E-Commerce……………………….

2

2.2 Pengertian E-Commerce

…………………………………………

2

……………………………………………..

3

2.4 Ruang Lingkup E-Business …………………………………………

5

2.5 Electronic Business System

7

2.3 Pengertian E-Business

…………………………..…………...

2.6 Definisi Integrasi Aplikasi Enterprise ………………………………. 10 3

Pembahasan

3.1 Sejarah Singkat PT. Anugerah Argon Medika

…………………..

11

3.2 Implementasi Teknologi Informasi (TI) pada PT. Anugerah Argon Medika.......................................................................................

4

12

Kesimpulan dan Saran

4.1 Kesimpulan dan Saran………………………………………………… 17 Daftar Pustaka ............................................................................................


18

i


SIM UTT TAKE HOME

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. E-Commerce ……………….…………………………………………

3

Gambar 2. E-Business ………………………...…….…………………………….

5

Gambar 3. Proses Pengembangan Produk dengan cross-functional system. ………………………………………………………………….

8

Gambar 4. Enterprise Application Architecture ………………………………….

8

Gambar 5. Logo PT. Anugerah Argon Medika (AAM) ……................................ 11 Gambar 6. Contoh Sistem ERP …………………............................................ 13


ii


SIM UTT TAKE HOME


1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Saat ini kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi menjadi sebuah perubahan tradisi dari kultur masyarakat sehari-hari, dengan terciptanya sebuah keterbukaan dan transparansi di berbagai bidang, yang terutama di bidang Teknologi Informasi (IT). Informasi yang cepat dan akurat merupakan bentuk informasi yang sangat dibutuhkan oleh masyarakat, termasuk didalamnya dunia bisnis. Berkembangnya penggunaan Internet dan teknologi World Wide Web, menyebabkan munculnya penggunaan internet mengalami perkembangan yang luar biasa di bidang bisnis terutama pada perusahaan skala besar maupun kecil. Sejak

berkembangnya teknologi internet

tersebut

pada tahun 1990-an

penggunaannya meluas karena dipandang memberikan manfaat yang sangat besar bagi kelancaran proses-proses bisnis. Penggunaan teknologi internet diharapkan dapat memberikan manfaat yang besar terhadap dunia bisnis yang kompetitif tersebut. Perusahaan yang mampu bersaing dalam kompetisi tersebut adalah perusahaan yang mampu mengimplementasikan teknologi ke dalam perusahaannya. Salah satu jenis implementasi teknologi dalam hal meningkatkan persaingan bisnis dan penjualan produk-produk adalah dengan menggunakan electronic commerce (e-commerce) dan electronic business (e-business) untuk memasarkan berbagai macam produk atau jasa, baik dalam bentuk fisik maupun digital serta memaksimalkan kepentingan-kepentingan perusahaan yang bersifat jangka panjang. 1.2 Tujuan Tujuan dari penyusunan paper ini adalah untuk memenuhi tugas Ujian Tengah Triwulan (UTT) Take Home mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mengambil topik Penerapan E-Business di Indonesia.


1


SIM UTT TAKE HOME

2. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Perbedaan Antara E-Business dengan E-Commerce Kedua istilah e-commerce dan e-business apabila tidak dipahami terlebih dahulu akan membuat pembahasan tentang e-commerce itu sendiri menjadi berputar-putar dan tidak sistematis. Hal ini disebabkan karena kebingungan menentukan istilah yang paling cocok untuk mewakili konsep perdagangan dengan sarana elektronik. Perbedaan yang mendasar antara e-commerce dan e-business adalah bahwa tujuan e-commerce memang benar-benar money oriented (berorientasi pada perolehan uang), sedangkan e-business berorientasi pada kepentingan jangka panjang yang sifatnya abstrak seperti kepercayaan konsumen, pelayanan terhadap konsumen, peraturan kerja, relasi antar mitra bisnis, dan penanganan masalah sosial lainnya. Selain perbedaan seperti yang telah disebutkan e-commerce dan ebusiness juga memiliki kesamaan tujuan utama yaitu memajukan perusahaan menjadi perusahaan yang lebih besar dari sebelumnya. e-commerce dan ebusiness merupakan terobosan yang dapat mendongkrak penjualan melalui online marketing (pemasaran online) dan sebagai sarana mempromosikan produk melalui media Internet (Turban, 2002). 2.2 Pengertian E-Commerce E-commerce merupakan kepanjangan dari Electronic Commerce yang berarti perdagangan yang dilakukan secara elektronik. Seperti halnya e-mail (Electronic Mail) yang artinya sudah diketahui yaitu pengiriman surat secara elektronik. Dalam buku Introduction to Information Technology, e-commerce berarti perdagangan elektronik yang mencakup proses pembelian, penjualan, transfer, atau pertukaran produk, layanan, atau informasi melalui jaringan computer, termasuk Internet (Turban, 2002). Apabila dipilah e-commerce terdiri dari huruf ‘e’ yang berarti elektronik dan commerce yang berarti perdagangan. Pada perdagangan konvensional dikenal adanya penjual dan pembeli, lalu perdagangan sesungguhnya ada barang atau jasa yang dijual dan tentu ada pembelinya. Kata ‘perdagangan’ itu sendiri berdiri dengan arti sekedar tawar menawar antara penjual dan pembeli, lalu apabila keduanya sepakat maka barulah dilakukan transaksi. Perdagangan


2


SIM UTT TAKE HOME

yang seperti ini terjadi hanya ‘sesaat’ dan tidak ada relasi yang berarti antara penjual dan pembeli, dalam hal ini perdagangan hanyalah sekedar kegiatan menjual dan membeli.

Gambar 1. E-Commerce

2.3 Pengertian E-Business Banyak orang berpikir bahwa dalam kegiatan bisnis, kegiatan yang akan dilakukan adalah kegiatan yang merupakan transaksi dan berisi tentang penjualan dan pembelian barang, padahal kegiatan yang akan dilakukan belum tentu seperti yang orang pikirkan. Kegiatan berbisnis bukan hanya kegiatan demi mencari keuntungan berupa uang tetapi juga keuntungan yang bersifat abstrak seperti reputasi, kemitraan, dan kepercayaan dalam bertransaksi. E-Business merupakan suatu implementasi pertukaran barang dan jasa melalui medium elektronis. Dengan e-business, suatu perusahaan dapat menurunkan total biaya pengeluaran operasional tetap. Lebih jauh, banyak potensi sumber pendapatan baru ditawarkan oleh konsep e-business. Hal lain yang membuat e-business menjadi primadona dalam kerangka bisnis modern adalah adanya berbagai data statistik yang menunjukkan kian tingginya nilai bisnis yang terjadi di dunia maya, yang perlahan-lahan tumbuh menyaingi apa yang terjadi dalam dunia nyata.


3


SIM UTT TAKE HOME

Fenomena e-business tidak dapat disangkal telah menjadi trend yang mewarnai aktivitas bisnis di negara-negara maju maupun berkembang. Konsep baru yang berkembang karena kemajuan teknologi informasi dan berbagai paradigma bisnis baru ini dianggap sebagai kunci sukses perusahaanperusahaan di era informasi dan di masa-masa akan datang. Seperti halnya ada pepatah yang mengatakan “banyak jalan menuju Roma”, e-business merupakan salah satu jalan yang dimaksud untuk menuju kepada “the creation of wealth” bagi sebuah perusahaan. Dengan kata lain, cakupan e-business dapat sangat luas wilayahnya tergantung dari masingmasing orang melihat definisi kata ‘bisnis’ itu sendiri. Menurut Elia Laemba (2008), e-business dapat didefinisikan secara luas sebagai proses bisnis yang bergantung pada sebuah sistem yang terotomasi dengan tujuan agar teknologi informasi (elektronik dan digital) berfungsi sebagai medium tercapainya proses dan sistem bisnis (pertukaran barang dan jasa) yang lebih baik dibandingkan dengan cara-cara konvensional. Penggunaan sistem ebusiness itu sendiri merupakan akibat dari adanya perubahan paradigma “from old economy to digital economy” dimana terdapat beberapa alasan yang mendasari perubahan paradigma tersebut, antara lain: data dan informasi dapat dengan mudah diterima/disebar sehingga memudahkan proses bisnis, biaya yang murah serta kemudahan dalam melakukan duplikasi, serta mudah dalam melakukan proses restrukturisasi. E-business memiliki karakteristik tujuan yang sama dengan bisnis secara konvensional, hanya saja e-business memiliki scope yang berbeda. Bisnis mengandalkan pertemuan antar pebisnis seperti halnya rapat ditempat khusus, atau sekedar untuk berkenalan dengan partner bisnis, sedangkan e-business mengandalkan media Internet sebagai sarana untuk memperoleh tujuannya. Menurut Turban, e-business atau bisnis elektronik merujuk pada definisi ecommerce yang lebih luas, tidak hanya pembelian dan penjualan barang serta jasa, tetapi juga pelayanan pelanggan, kolaborasi dengan mitra bisnis, elearning, dan transaksi elektronik dalam perusahaan (Turban, 2002).


4


SIM UTT TAKE HOME

Gambar 2. E-Business

2.4 Ruang Lingkup E-Business Untuk dapat menangkap dimensi ruang lingkup pengertian e-Business, cara yang kerap dipakai adalah dengan menggunakan dimensi 4W, yaitu: 1. What Berbeda dengan e-commerce yang hanya menfokuskan diri pada aktivitas

atau

elektronik/digital,

mekanisme wilayah

tranksaksi

e-business

yang

mencakup

dilakukan

secara

kolaborasi

antara

organisasi dan mitranya, interaksi antara organisasi dan pelanggannya, pertukaran informasi antara organisasi dengan para stakeholder, dan lain sebagainya. Adanya internet telah memungkinkan perusahaan untuk menjalin komunikasi langsung maupun tidak langsung dengan berjutajuta

bahkan

bermilyar-milyar

entity

(pelanggan,

mitra,

pesaing,pemerintah) yang ada di dunia maya, karena sifat komunikasi tersebut merupakan bagian dari sebuah sistem bisnis, maka dapat dimengerti luasnya pengertian dari e-business. 2. Who Siapa saja yang terlibat di dalam e-business? Semua pihak atau entiti yang melakukan interaksi dalam sebuah sistem bisnis atau serangkaian proses bisnis merupakan pihak-pihak yang berkepentingan dalam ruang lingkup e-business. Paling tidak ada tujuh klasifikasi entiti yang kerap dipergunakan dalam mengilustrasikan e-business masing-masing: Agent, Business, Consumer, Device, Employee, Family, dan Government.


5


SIM UTT TAKE HOME

3. Where Hampir semua orang mempertanyakan dimana sebenarnya kegiatan bisnis dapat dilakukan dalam e-business. Jawabannya sangat singkat dan mudah, yaitu dimana saja, sejauh pihak yang berkepentingan memiliki fasilitas elektronik/digital sebagai kanal akses (acces channel). Berbeda dengan bisnis konvensional dimana tranksaksi biasa dilakukan secara fisik di sekitar perusahaan yang bersangkutan, maka dalam ebusiness, interaksi dapat dilakukan melalui berbagai kanal akses. 4. Why Pertanyaan terakhir yang sering dipertanyakan para pelaku bisnis tradisional adalah mengapa para praktisi bisnis di seluruh dunia sepakat untuk mengimplementasikan e-business sesegera mungkin sebagai model bisnis di masa mendatang. Penerapan konsep e-business secara efektif tidak saja menguntungkan perusahaan karena banyaknya komponen biaya tinggi yang dapat dihemat, tetapi justru memberi kesempatan perusahaan untuk meningkatkan level pendapatannya secara

langsung

maupun

tidak

langsung.

Dengan

mengimpelementasikan e-business, perusahaan dapat melihat berbagai peluang dan celah bisnis baru yang selama ini belum ditawarkan kepada masyarakat. Di samping itu, terbukti telah banyak perusahaan yang melakukan transformasi bisnis setelah melihat besarnya peluang bisnis baru di dalam menerapkan konsep e-business. Yang tidak kalah menariknya

adalah

bahwa

dengan

menerapkan

konsep

jejaring

(networking), sebuah perusahaan berskala kecil dan menengah dapat dengan

mudah

bekerjasama

dengan

perusahaan

raksasa

untuk

menawarkan berbagai produk barang/jasa. Dan tidak jarang pula sebuah perusahaan

berskala

kecil,

pendapatannya

melebihi

perusahaan

menengah dan besar karena strategi efektif mereka dalam menerapkan e-business.

Perdagangan melalui jaringan elektronik dapat didefinisikan secara sangat sempit, hanya mencakup transaksi bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dan pemasok serta digambarkan dalam hal penggunaan internet, seolah-olah tidak ada alternatif lain.


6


SIM UTT TAKE HOME

Dalam pandangan yang lebih luas, perdagangan melalui jaringan elektronik didefinisikan sebagai penggunaan komputer untuk memudahkan semua operasi perusahaan. Banyak operasi tersebut bersifat internal – mereka dilakukan di dalam perusahaan oleh area bisnis keuangan, sumber daya manusia, jasa informasi, manufaktur, dan pemasaran. Beberapa operasi lain mencakup hubungan perusahaan dengan seluruh delapan elemen lingkungan, antara lain: (1) Pelanggan; (2) Pemasok; (3) Pemegang saham dan pemilik; (4) Serikat buruh; (5) Pemerintah; (6) Masyarakat keuangan; (7) Masyarakat global; (8) Pesaing, (McLeod, 2001). 2.5 Electronic Business Systems Saat ini telah banyak perusahaan menggunakan teknologi informasi untuk mengembangkan sistem terpadu lintas fungsional

perusahaan (Cross

Functional Enterprise Systems) yang melintasi batas-batas fungsi bisnis tradisional

dan

meningkatkan

proses-proses

bisnis

penting

di

seluruh

perusahaan. Hal ini dilakukan karena perusahaan menganggap bahwa Cross Functional Enterprise Systems merupakan salah satu strategi bagi perusahaan untuk dapat menggunakan Teknologi Informasi (IT) untuk menyebarkan sumbersumber informasi serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses bisnis, antara lain dalam mengembangkan strategi hubungan dengan konsumen, pemasok serta mitra usaha. Di bawah ini dapat kita lihat proses pengembangan produk baru dalam perusahaan manufaktur yang merupakan contoh proses bisnis yang harus didukung oleh cross-functional systems yang melintasi batas-batas fungsi tradisional dari beberapa fungsi bisnis. Sistem Bisnis Enterprise adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusaahan seperti perusahaan di bidang manufaktur maupun jasa yang berperan untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan yang bersangkutan. Ini berarti bahwa sistem ini nantinya akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.


7


SIM UTT TAKE HOME

Gambar 3. Proses Pengembangan Produk dengan cross-functional systems

Sebagai langkah pertama yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam mengimplementasikan sistem ini adalah mengganti seluruh sistem lama yang telah digunakan bertahun-tahun dengan aplikasi sistem terpadu lintas fungsional untuk clent/server. Langkah ini biasanya melibatkan instalasi/pemasangan software (perangkat lunak) seperti enterprise resource planning, supply chain management serta customer relationship management yang bias diperoleh dari SAP America, Oracle dsb. (O’Brien, 2010).

Gambar 4. Enterprise Application Architecture

Menurut

O’Brien

(2010)

Enterprise

Application

Architecture

menggambarkan hubungan timbal balik dari aplikasi utama lintas fungsional perusahaan. Arsitektur ini menyediakan kerangka konseptual untuk membantu menggambarkan dasar masing-masing komponen dan proses


dari aplikasi

8


SIM UTT TAKE HOME

utama e-business serta hubungan timbal balik satu sama lain. Penjabaran tiaptiap aplikasi komponen utama dari arsitektur tersebut adalah sbb: 1. Customer Relationship Management (CRM), Fokus

pada

proses

untuk

mendapatkan

dan

mempertahankan

keuntungan dari konsumen melalui proses pemasaran, penjualan dan jasa. Keunggulan yang dimiliki CRM antara lain: dapat mengidentifikasi sekaligus mencari target konsumen terbaik, memiliki waktu nyata dalam menyesuaikan produk dan jasa melacak

ketika

ada

sesuai yang diinginkan konsumen,

pelanggan

yang

menghubungi

perusahaan,

memberikan pengalaman kepada pelanggan yang konsisten melalui layanan serta dukungan yang unggul. 2. Enterprise Resource Planning (ERP), Fokus dalam mengefisienkan proses-proses internal perusahaan seperti proses produksi, distribusi dan proses keuangan perusahaan. Keunggulan yang dimiliki ERP antara lain: kualitas dan efisiensi, dapat mengurangi

biaya-biaya,

dapat

mendukung

dalam

pengambilan

keputusan, dan meningkatkan tingkat mobilitas perusahaan. 3. Supply Chain Management (SCM), Fokus dalam pengembangan proses pembelian dan penyediaan sumber bahan baku yang paling efektif dan efisien untuk mendapatkan barang dan jasa dari pemasok. Keunggulan yang dimiliki SCM antara lain: efektif dalam distribusi barang kepada

mitra

usaha,

meningkatkan

nilai

tujuan

terkait

dengan

memuaskan kebutuhan pelanggan melalui waktu pelayanan yang cepat dan tingkat harga yang rendah, meningkatkan koordinasi produsen dengan proses bisnis antar perusahaan, serta lebih responsif dan bertanggung jawab kepada konsumen.


9


SIM UTT TAKE HOME

2.6 Definisi Integrasi Aplikasi Enterprise Integrasi Aplikasi Enterprise adalah perangkat lunak (software) yang menggunakan prinsip-prinsip arsitektur sistem komputer untuk satu set komputer aplikasi dalam suatu perusahaan. Keuntungan : 1. Mengakses sistem informasi secara real time; 2. Meningkatkan organisasi dan proses bisnis yang mendukung; 3. Memudahkan pengembangan kegiatan perusahaan.

Kekurangan : 4. Biaya pembangunan terlalu tinggi, terutama untuk usaha kecil dan menengah (UKM); 5. EAI dalam pelaksanaannya memerlukan waktu yang lama dan banyak sumber daya; 6. Memerlukan banyak tenaga professional.


10


SIM UTT TAKE HOME

3. PEMBAHASAN STUDI KASUS

3.1 Sejarah Singkat PT. Anugerah Argon Medika

Gambar 5. Logo PT. Anugerah Argon Medika (AAM)

PT. Anugerah Argon Medika (AAM), perusahaan raksasa distribusii nasional yang memiliki spesialisasi di produk farmasi etikal, awalnya merupakan bagian dari PT. Dexa Medica yang kemudian memisahkan diri pada tahun 1980 terkait dengan dikeluarkannya peraturan baru pada tahun tersebut dari Menteri Kesehatan yang menyatakan bahwa distribusi atau operasi grosir dari perusahaan farmasi harus dilakukan oleh badan hukum yang terpisah. Ini merupakan awal berdirinya PT. Anugerah Argon Medika (AAM). Peraturan Pemerintah

yang

baru

ini

menciptakan kesempatan

bagi

AAM

untuk

mendistribusikan produk tidak hanya bagi Dexa Medica, tetapi juga pelaku usaha lainnya lebih banyak lagi baik perusahaan lokal maupun asing. Mulai pada tahun 1980, AAM mereposisi bisnis dari usaha perdagangan untuk menjadi distributor produk farmasi fisik dengan cakupan nasional di tahun 1996. Mengantisipasi dinamika pasar farmasi, pada tahun 2001 hingga 2003, AAM mengembangkan sistem distribusi terpadu dan teknologi informasi yang canggih. Sejalan dengan kemajuan teknologi dan infrastruktur di Indonesia, AAM telah berkomitmen untuk terus meningkatkan layanan kepada pelanggan. Setiap cabang sudah terkomputerisasi dan terhubung dengan kantor pusat melalui sistem operasi modem yang memungkinkan perusahaan untuk menyediakan sistem informasi yang komprehensif untuk penggunaan yang berbeda baik dari stakeholder internal dan eksternal. Cakupan AAM sepenuhnya sejalan dengan prinsip untuk memanfaatkan barang sedekat mungkin ke outlet. Cakupan


11


SIM UTT TAKE HOME

intensif: ini dilakukan melalui 33 gudang ritel, 5 kantor penjualan, 4 kantor perwakilan, dan 2 pusat distribusi. Bersama dengan komitmen utama, AAM yakin bahwa jaringan distribusi yang ada akan menjawab kebutuhan riil distribusi farmasi dan perusahaan kesehatan perawatan terkait untuk pasar Indonesia. Kemajuan inilah yang terus-menerus ditunjukkan dengan komitmen AAM dalam memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan dan mitra bisnisnya. AAM berkomitmen untuk melakukan implementasi Total Quality Management, ini terbukti dengan diperolehnya sertifikasi standar di tahun 2008, seperti: ISO 9001:2008 & Standar GDP, sesuai dengan seri Teknis WHO No. 937, tahun 2006. 3.2 Implementasi Teknologi Informasi (TI) pada PT. Anugerah Argon Medika Pemanfaatan TI di AAM sudah dimulai sejak tahun 1993, tapi kala itu masih sebatas otomasi. Program yang digunakan juga sangat sederhana, yaitu dBase dan Clipper. Sementara antar bagian dalam organisasi belum terintegrasi satu sama lain. Seiring reposisi perusahaan, pada tahun 1996 AAM mengubah visi dari perusahaan trading menjadi perusahaan distribusi, parameter yang digunakan dalam proses bisnis pun berubah, terutama berkaitan dengan persediaan barang (stok) dan pelaporan ke principal. Hasilnya, pertumbuhan usaha naik sebesar 30%-40% di atas rata-rata industri. Dari situlah AAM merasa penting mengimplementasi sistem TI yang lebih memadai untuk menunjang proses bisnis. Maka, pada tahun 1999 muncul gagasan investasi TI dengan mengimplementasi ERP (Enterprise Resource Planning). Investasi di TI ini dilakukan dengan pertimbangan yang cukup matang karena telah dilakukan kajian visi perusahaan dan visi TI perusahaan. Manajemen AAM meyakini bahwa TI bakal berperan penting dimana banyak persoalan terkait dengan sistem informasi, data, standardisasi, prosedur, serta integrasi antara kantor pusat dan sales point yang akan terbantu dengan keberadaan TI. Apalagi, bisnis distribusi berada di posisi intermedier, pelaku usaha dan pelanggan sering memerlukan informasi yang cepat, akurat dan user friendly. Itu semua hanya dapat dilakukan dengan dukungan TI.


12


SIM UTT TAKE HOME

Berdasarkan hasil assessment dan pertimbangan biaya, akhirnya diputuskan memilih Oracle Application 11i. Hal ini dakarenakan memiliki tingkat kesesuaian yang paling mendekati dengan kebutuhan perusahaan. AAM langsung mencoba menggunakan model big bang dengan aplikasiaplikasi yang terintegrasi secara penuh. Artinya, TI diterapkan di semua aktivitas dan bagian perusahaan, baik di bagian front office maupun bagian back office. Pemilihan model big bang ini dikarenakan pihak manajemen tidak ingin tanggung-tanggung dan berkomitmen besar untuk mengimplementasi ERP yang terbaik. Selain itu, dalam kajian AAM, tingkat resistensi terhadap perubahan tergolong rendah, sehingga tidak mengkhawatirkan bila semua modul langsung diimplementasikan secara bersamaan.

Gambar 6. Contoh Sistem ERP

Secara lebih detail, implementasi TI di AAM dibagi dalam tiga fase. Pertama, membangun fondasi di tahun 2000, yaitu dengan implementasi ERP dan supply chain. Fase ini merupakan fase perubahan, standardisasi dan konsolidasi. Kedua, fase utilisasi. Dengan dasar ERP, dibangun aplikasi strategis penunjang bisnis perusahaan, seperti business intelligence, performance management, security system, B2B serta beberapa aplikasi lain. Fase kedua ini secara paralel berjalan sejak tahun 2002. Ketiga, fase integrasi dengan pelanggan dan pelaku usaha lainnya. Yakni, menggunakan aplikasi customer relationship management yang akan dibangun dengan sistem terintegrasi dan advanced. Banyak inisiatif yang dilakukan dalam fase ini, salah satunya adalah penerapan mobile sales application. Dalam perkembangannya salesman AAM dapat mengentri data melalui PDA.


13


SIM UTT TAKE HOME

Manfaat dari implementasi TI ini setidaknya dirasakan oleh tiga lapisan, yaitu lapis operasional, lapis manajer dan lapis top management. Di tingkat operasional, manfaat yang sangat terasa adalah dalam pelaporan. Dengan menggunakan ERP, laporan dapat dibuat melalui e-mail dengan sistem alert, sehingga perkembangan penjualan perusahaan dapat dipantau secara real time. Selain itu, tidak ada lagi pekerjaan pengulangan dan pekerjaan dapat dilakukan lebih cepat. Bila dikaji lebih jauh lagi, ada sejumlah departemen yang mendapat manfaat langsung dari investasi TI. Bagian keuangan misalnya, kini proses pencatatan keuangan perusahaan jauh lebih mudah dan cepat, karena otomasi yang terintegrasi telah dilakukan untuk manajemen piutang, utang, general ledger dan manajemen arus kas. Hal ini dimungkinkan karena AAM telah menggunakan software Oracle 11i dalam pengelolaan account receivable, account payable, general ledger dan manajemen arus kas. Bagian pemasaran juga memperoleh berkah dari software tersebut, yang memberikan fasilitas manajemen order, advanced pricing dan e-store. Dengan adanya fasilitas ini memudahkan manajemen penjualan dan penentuan harga (diskon), serta memungkinkan dilakukannya order (pemesanan) via internet. Yang paling signifikan, manfaat di bidang logistik, sebab barang persediaan menjadi lebih efisien dan terhindar dari penumpukan. Kemudian, pembelian dan persediaan menjadi lebih tanggap terhadap klien, perencanaan rantai pasokan lebih lancar karena segalanya termonitor secara online dan real time. Bahkan kini, dimungkinkan untuk melakukan forecasting terhadap tingkat permintaan dan jumlah pasokan ke depan. AAM merasakan bahwa salah satu yang membuat bisnisnya terus tumbuh di atas rata-rata industri berkat dukungan TI. Kepemilikan sistem TI yang memadai juga menjadi marketing tool yang amat menentukan ketika menarik klien baru. Dengan kapabilitas TI, telah membuat pelaku usaha baru tertarik untuk menjalin kerjasama bisnis. Investasi AAM di TI tampaknya serius, hanya saja pilihan pada sistem big bang perlu dicermati lebih dalem lagi. Hal ini dikarenakan sistem ini membuat arah investasi menjadi lebih terintegrasi dalam satu platform. Namun, selain membutuhkan investasi awal yang besar, dengan pola tersebut sering tidak memberikan hasil efektif, hal ini disebabkan platform yang didesain sejak awal sering dalam perkembangannya membutuhkan penyesuaian. Dengan demikian,


14


SIM UTT TAKE HOME

big bang rawan pemborosan dari segi biaya. Yang menjadi kekhawatiran adalah bila kebutuhan perusahaan ke depan belum tentu lebih besar ketimbang proyek yang telah didesain. Tentu utilisasi menjadi rendah, karena ada kapasitas yang tidak terpakai. Seperti AAM pada saat ini, AAM berani mengimplementasikan fitur tertentu yang jarang diimplementasikan oleh perusahaan-perusahaan lain, yaitu advanced planning scheduling. AAM adalah perusahaan pertama di Asia Pasifik yang mengimplementasi software jenis ini untuk kepentingan manajemen demand. Jika dilihat dari besarnya anggaran yang dikeluarkan untuk belanja kebutuhan TI, sebenarnya investasi AAM tidak terlalu royal, hanya 1% dari total revenue. AAM bisa menekan anggaran karena terlalu banyak melakukan pengembangan sendiri melalui divisi TI. Konsultan hanya digunakan untuk proyek besar yang kompetensi teknisnya tidak dimiliki oleh AAM. Divisi TI AAM meliputi 30 karyawan, dengan dipimpin oleh seorang kepala divisi setingkat manajer. Langkah yang dilakukan oleh AAM dengan berinvestasi di bidang TI tepat, Investasi TI akan memberi hasil yang signifikan jika dilakukan pada hal-hal yang berhubungan dengan biaya transaksi dan biaya interaksi. Salah satu contohnya adalah industri distribusi. Bagi perusahaan distribusi hal yang paling utama yang harus dikelola adalah data. Salah sedikit saja dalam pengelolaan data akan beresiko memberikan kerugian yang sangat besar. Karena itu, dibutuhkan investasi TI, khususnya yang berhubungan dengan manajemen data atau proses di back office. Selain

itu,

prinsipal

dari

AAM

kebanyakan

adalah

perusahaan

multinasional sehingga investasi TI berperan cukup penting dalam hubungan dengan prinsipal. Prinsipal asing biasanya memiliki demand terhadap informasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan prinsipal lokal. Pengembangan

kompetensi

pasar

dilakukan

pada

tahun

2005,

pengembangan pengetahuan organisasi pada tahun 2006, pengembangan supply chain dan Total Quality Management pada tahun 2008, serta peningkatan kompetensi di Customer Relationship Management pada tahun 2009. Selain itu, pada tahun 1993, peraturan pemerintah yang lain memperbolehkan perusahaan distribusi untuk mengimpor dan mendaftar produk jadi sebagai mitra lokal dari setiap perusahaan asing. Oleh karena itu, untuk mengantisipasi era globalisasi, AAM menyadari pentingnya meningkatkan kemampuan dan keberadaan sebagai


15


SIM UTT TAKE HOME

salah satu perusahaan distribusi terkemuka di Indonesia melalui investasi dan pengembangan di bidang teknologi informasi (Majalah Swa, 2003).


16


SIM UTT TAKE HOME

4. KESIMPULAN DAN SARAN

Yang paling penting bagi AAM, pembenahan harus dilakukan terhadap bagian back office sampai level tertentu, baru kemudian dilanjutkan dengan pembenahan di bagian front office. Tanpa pembenahan di bagian front office, hasilnya tidak akan signifikan karena back office itu tidak bisa menghasilkan uang. Sebaiknya pembenahan di kedua bagian back office dan front office tidak dilakukan secara bersamaan. Hal ini dikarenakan pada waktu tertentu nantinya akan terjadi penurunan produktivitas, karena semua orang di organisasi itu akan tersedot energinya untuk memikirkan masalah TI. Seharusnya perhatian lebih dititikberatkan pada bagian front office sedangkan bagian back office cukup sampai level tertentu saja.


17


SIM UTT TAKE HOME

DAFTAR PUSTAKA

Anonimous. 2010. Sistem Bisnis Elektronik. http://gozarago.blogspot.com/2010/05/sistem-bisnis-elektronik.html diakses tanggal 11 Juli 2011.

Elia Laemba. 2008. Pengertian E-Business. http://elia-laemba.blogspot.com/2008/09/pengertian-e-bisnis.html diakses tanggal 8 Juli 2011.

Luciana Spica Almilia, Lidia Robahi, 2009, Penerapan E-Commerce Sebagai Upaya Meningkatkan Persaingan Bisnis Perusahaan.

McLeod, Raymond, Jr., George Schell. 2001. Management Information System. 2001. Prentice-Hall, Inc., New Jersey, 07458.

M. Fiki Pratama. 2010. Ruang Lingkup E-Business. http://fikimicky.blogspot.com/2010/11/ruang-lingkup-e-business.html diakses tanggal 8 Juli 2011

O’Brien, James A., George M. Marakas. 2009. Management Information System. 2009. Ninth Edition. The McGraw-Hill/Irwin Companies, Inc., New York, 10020.

PT. Anugerah Argon Medika http://www.anugrah-argon.com/ diakses tanggal 10 Juli 2011.

Sudarmadi, Taufik Hidayat. 2003. Anugerah Argon Medika:Pilih Sistem Big Bang. 2003. Majalah SWA edisi 02/XI/X 23 Januari-5 Februari 2003.


18


SIM UTT TAKE HOME

Turban, Efraim, David King, Jae Lee, Merrill Warketin and H. Michael Chung. 2002. Electronic Commerce A Managerial Perspective. Pearson Education, Inc., New Jersey, 07458.

http://blog.trisakti.ac.id/ diakses tanggal 11 Juli 2011. http://www.kaskus.us/ diakses tanggal 11 Juli 2011.


19

MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) DOSEN : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)

Recommend Documents