TOELICHTENDE NOTA GEMEENTERAAD GEMEENTE LAARNE DONDERDAG 18 DECEMBER 2014 DAGORDE

TOELICHTENDE NOTA GEMEENTERAAD GEMEENTE LAARNE DONDERDAG 18 DECEMBER 2014

DAGORDE OPENBARE ZITTING INTERNE ZAKEN EN COMMUNICATIE 1.

GOEDKEURING NOTULEN VAN DE VORIGE VERGADERING

De notulen van de vergadering van de gemeenteraad (27 november 2014) werden onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris opgesteld overeenkomstig artikelen 180 en 181 van het gemeentedecreet. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris. ALGEMEEN (GRONDGEBIEDSZAKEN) 2.

RECHT VAN GEBRUIK VOOR EEN HOOGSPANNINGSCABINE GELEGEN WEGVOERINGSTRAAT- KLEEMPSTRAAT

Imewo heeft aan de gemeente de vraag gesteld om te kunnen beschikken over een locatie voor de plaatsing van een nieuwe elektriciteitscabine ter hoogte van het kruispunt Wegvoeringstraat/ Kleempstraat, wegens de steeds groter wordende vraag vanwege gebruikers. Deze cabine wordt geplaatst ter vervanging van de oude cabine die verderop op privaat eigendom staat. Daarom wordt een recht van gebruik gevraagd voor de plaatsing van deze cabine op een deel van het openbaar domein van de gemeente. De raad wordt gevraagd om de principiële goedkeuring te verlenen voor dit recht van gebruik. 3.

ERFPACHTOVEREENKOMST VOOR EEN LOKAAL VOOR HOOGSPANNING GELEGEN NERENWEG 3

Bij het oude gemeentehuis van Kalken was destijds een hoogspanningscabine ingebouwd. Bij de verbouwingen in 2013 – 2014 werd deze cabine uit het gebouw verwijderd, en werd een nieuw gebouw hiervoor opgericht, samen met een sanitaire cel. Dit nieuw gebouw staat op het privaat domein van de gemeente, gekend tweede afdeling, sectie D, nr. 583c. Imewo vraagt aan de gemeente om een erfpachtovereenkomst op te maken voor het gedeelte van dit gebouwtje dat als elektriciteitscabine wordt gebruikt, en een recht van doorgang over het privaat domein van de gemeente om deze cabine te kunnen betreden en onderhouden. 1

De gemeenteraad dient hiervoor de toestemming te geven. De burgemeester en secretaris zullen de notariële akte ondertekenen namens de gemeente. MILIEU (GRONDGEBIEDSZAKEN) 4.

ONDERHOUD OPENBAAR DOMEIN DOOR PARTICULIEREN

De gemeente wenst te starten met een proefproject om een deel van het openbaar groen te laten onderhouden door vrijwilligers gezien het intensieve karakter van een pesticidenvrij onderhoud. Hiertoe zal een oproep gelanceerd worden om geïnteresseerde kandidaten te zoeken. Kaderend in een algemeen vrijwilligersbeleid zullen de nodige afspraken worden vast gelegd in een overeenkomst/afsprakennota met elke vrijwilliger. WOONPLUS 5.

GOEDKEURING VERLENING, HERNIEUWING SUBSIDIE-AANVRAAG EN GEWIJZIGDE STATUTEN PROJECT INTERGEMEENTELIJKE SAMENWERKING WOONPLUS

De tweede driejaarlijkse fase van het intergemeentelijk samenwerkingsverband (IGS) Woonplus eindigt op 30 juni 2015. Het project kan nog één keer voor drie jaar verlengd worden. Hiertoe moet ten laatste op 31 december 2014 een dossier ingediend te worden bij Wonen Vlaanderen. Het besluit van de Vlaamse Regering van 10 december 2010 betreffende de subsidiëring van de projecten IGS rond wonen bepaalt dat de subsidie voor de volgende werkingsperiode zal beperkt worden tot 30% van de totale loonkost van alle projectmedewerkers (in plaats van 60% tijdens de huidige werkingsperiode). Op basis van een aantal factoren zoals het aantal huishoudens, aantal gemeenten dat samenwerkt enz. …kon bij het begin van het project Woonplus 4 VTE projectmedewerkers laten subsidiëren. Door wijzigen binnen het totaal aantal inwoners, huishoudens,… in het hele werkingsgebied is kan voor het verlengingsdossier vanaf 1 juli 2015 4,5 VTE projectmedewerkers worden ingebracht. Als gevolg van de wijzigingen in personeelsinzet werden ook de statuten van het project Woonplus aangepast. Op 26 november 2014 keurde het beheerscomité dan ook de voorliggende gewijzigde statuten goed.

VRIJE TIJD (VRIJE TIJD) 6.

GOEDKEURING SUBSIDIEVERDELING AAN ERKENDE VERENIGINGEN VOOR SOCIAAL-CULTUREEL WERK, WERKJAAR 2013 – 2014 (SEPTEMBER TOT AUGUSTUS)

Naar analogie met vorige jaren dient de gemeenteraad zijn goedkeuring te hechten aan de subsidieverdeling op niveau van sport, socio-culturele verenigingen evenals jeugd en ontwikkelingssamenwerking. De verdeling werd voorgesteld in de subsidiecommissie, die plaatsvond voorafgaand aan de gemeenteraad van 27 november 2014 en waarop alle raadsleden hun opmerkingen konden geven. De verdeling werd tevens ter advies voorgelegd 2

aan de bevoegde gemeentelijke raden. Aan de gemeenteraad wordt nu de goedkeuring gevraagd. Op 25 juni 2009 werd het huidig gemeentelijk reglement betreffende de erkenning en subsidiëring van het socio-cultureel Volwassenenwerk goedgekeurd. Doel van het nieuwe reglement was de verenigingen te belonen voor de organisatie van hun activiteiten. Hoe meer activiteiten men organiseert, hoe meer subsidies daar tegenover staan. Aan de gemeenteraad wordt nu de goedkeuring gevraagd van de subsidieverdeling. JEUGD (VRIJE TIJD) 7.

GOEDKEURING SUBSIDIEVERDELING AAN ERKENDE JEUGDWERKINITIATIEVEN VOOR HET WERKJAAR 2013 - 2014

Volgens het ‘Subsidiereglement ter ondersteuning van de erkende jeugdwerkinitiatieven’, zoals goedgekeurd in gemeenteraadszitting van 29 november 2007, worden jaarlijks subsidies toegekend aan de lokale, erkende jeugdwerkinitiatieven en dit volgens de criteria zoals opgenomen in het betreffende reglement. Nadat alle verenigingen het subsidiedossier ingediend hebben bij de jeugddienst, wordt een berekening gemaakt met een voorstel tot de subsidieverdeling. De jeugdraad gaf een positief advies over de subsidieberekening, maar wil graag een herziening van de projectsubsidies, omdat de huidige reglementering in verband met projectsubsidies niet toegankelijk genoeg is voor de jeugdverenigingen. Dit werkjaar waren er geen geldige aanvragen voor projectsubsidies. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akkoord te gaan met deze subsidieverdeling SPORT (VRIJE TIJD) 8.

GOEDKEURING VAN DE VERDELING VAN BELEIDSSUBSIDIES EN IMPULSSUBSIDIES SPORT 2014 (WERKJAAR 2013-2014)

Ingevolge de decretale verplichtingen zijn de gemeenten verplicht om , met goedgekeurd advies van de lokale sportraad, jaarlijks hun sportverenigingen te ondersteunen aan de hand van beleidssubsidies en/of impulssubsidies, die gebaseerd zijn op een goedgekeurd subsidiereglement (cfr. GR 19 december 2013), welke bovendien voorziet in voldoende kwaliteitsnormen. De berekening van de beleids- en impulssubsidies gebeurt aan de hand van de door de lokaal erkende sportclubs ingediende subsidiedossiers en slaat op het werkjaar daterende van 1 juli 2013 tot en met 30 juni 2014. Alle inputgegevens werden door de sportdienst vooraf gescreend en ook alle bijgeleverde bewijsstukken werden nagezien op hun echtheid en/of volledigheid. Aan de hand van al deze beschikbare/niet-beschikbare gegevens werd uiteindelijk een subsidieberekening opgemaakt en voorgelegd ter advies aan de algemene vergadering van de sportraad in zitting van 17 november 2014. De sportraad heeft bijgevoegde verdeling dan ook unaniem, positief geadviseerd (zie advies sportraad ook in bijlage).

3

9.

GOEDKEURING HOUDENDE DE TOEKENNING VAN EEN TOELAGE AAN LAARNSE ERKENDE VOETBAL – EN TENNISVERENIGINGEN MET EEN JEUGDWERKING OP NIET-GEMEENTELIJKE SPORTTERREINEN, ALS TUSSENKOMST IN DE KOSTEN VOOR ONDERHOUD VAN DE OPENLUCHTSPORTTERREINEN – DIENSTJAAR 2014

Ingevolge het gemeenteraadsbesluit van 25 juni 2009 werd een nieuwe vorm van “betoelaging” goedgekeurd aan Laarnse erkende voetbal- en tennisverenigingen met een jeugdwerking op niet gemeentelijke sportterreinen en dit als tussenkomst in de kosten voor onderhoudskosten aan de openluchtsportvelden. Ook voor het werkjaar 2013- 2014 werd door Voetbalclub Hoger Op Kalken en Tennisclub De Heide een aanvraagdossier ingediend voor desbetreffende vorm van betoelaging. Alle inputgegevens werden door de sportdienst vooraf gescreend en ook alle bijgeleverde bewijsstukken werden nagezien op hun echtheid en/of volledigheid. De berekening van deze betoelaging voor 2014 werd uiteindelijk ook voorgelegd ter advies aan de algemene vergadering van de sportraad in zitting van 17 november 2014 en unaniem, positief geadviseerd (zie advies sportraad ook in bijlage). Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de voorgestelde vorm van betoelaging voor het werkjaar 2013-2014 aan Tennisclub De Heide en Voetbalclub Hoger Op kalken toe te kennen

PERSONEEL 10. AANPASSING PERSONEELSFORMATIE Een formatiewijziging drong zich op naar aanleiding van o.m. de stopzetting van het dienstenchequebedrijf, de noodzaak tot versterking van de dienst ruimtelijke ordening, en het voorzien van een diensthoofd vrijetijd evenals van een diensthoofd burger- en welzijnszaken op A-niveau. De formatiewijziging werd voorgelegd op syndicaal overleg en goedgekeurd. In een ingesloten nota worden de belangrijkste wijzigingen geduid en weer gegeven. FINANCIËN 11. GOEDKEURING MEERJARENPLANNING AANPASSING NR. 1 2014-2019 (OCMW) Het meerjarenplan van het OCMW en de aanpassingen ervan worden aan de gemeente bezorgd. De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn licht het meerjarenplan of de aanpassingen ervan toe op de vergadering van de gemeenteraad waarop het geagendeerd is. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om van de meerjarenplanning aanpassing nr. 1 2014 – 2019 kennis te nemen. 12. KENNISNAME BUDGETWIJZIGING 01/2014 OCMW Budgetwijzigingen zijn die kredietaanpassingen aan het budget die niet door middel van een interne kredietaanpassing kunnen worden doorgevoerd. De budgetwijziging van het OCMW werd aan de gemeente bezorgd. De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn licht de budgetwijziging toe op de vergadering van de gemeenteraad. Als een budgetwijziging past binnen het meerjarenplan, neemt de gemeenteraad er kennis van. 4

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akte te nemen van de budgetwijziging 012014 OCMW 13. GOEDKEURING MEERJARENPLANNING AANPASSING NR. 2 2014-2019 BUDGETJAAR 2015 (OCMW) Het meerjarenplan van het OCMW en de aanpassingen ervan worden aan de gemeente bezorgd. De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn licht het meerjarenplan of de aanpassingen ervan toe op de vergadering van de gemeenteraad waarop het geagendeerd is. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om van de “meerjarenplanning aanpassing nr. 2 20142019 Budgetjaar 2015 (OCMW)” kennis te nemen. 14. KENNISNAME BUDGET 2015 (OCMW) Budgetwijzigingen zijn die kredietaanpassingen aan het budget die niet door middel van een interne kredietaanpassing kunnen worden doorgevoerd. De budgetwijziging van het OCMW werd aan de gemeente bezorgd. De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn licht de budgetwijziging toe op de vergadering van de gemeenteraad. Als een budgetwijziging past binnen het meerjarenplan, neemt de gemeenteraad er kennis van. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akte te nemen van het budget 2015 – OCMW 15. HET REGLEMENT VOOR HET ONTLENEN VAN GEMEENTELIJK MATERIAAL, HET GEBRUIK VAN GEMEENTELIJKE ZALEN EN LOKALEN EN ALGEMENE DIENSTVERLENING AAN VERENIGINGEN AANPASSING Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akkoord te gaan met enkele wijzigingen aan het bestaande uitleenreglement. De wijzigingen die worden voorgesteld behelzen onder meer :  bepaalde verenigingen maakten de opmerking dat het nogal duur uitvalt om telkens 25 euro te moeten betalen voor steeds weerkerende activiteiten in de grote zaal van de Keistraat (bijvoorbeeld terugkerende ‘toneel’repetitie)  andere wijzigingen die worden voorgesteld uit de facilitaire dienst :  het schrappen van de werfhekkens, verlichtingskransen in tubes, houten tentoonstellingsborden en houten tafels (110 cm op 70 cm) die niet meer ter beschikking worden gesteld  het reglement maakt ook melding van “Aed toestellen” terwijl er maar 1 toestel kan worden uitgeleend  als wijziging zou ook worden vermeld dat de sportverenigingen kunnen kopiëren in de sportdienst.  het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 20 november 2014 om ten dele akkoord te gaan met de gegeven opmerkingen maar om in deze de adviezen van de cultuur- en jeugdraad eveneens te volgen: werfhekkens blijven behouden in de uitleendienst mits zelfafhaling door de verenigingen. Tentoonstellingsborden blijven in de uitleen met een uitdovend karakter.

5

16. VASTSTELLING VAN DE TARIEVEN VOOR CONCESSIES EN ANDERE OP DE GEMEENTELIJKE BEGRAAFPLAATSEN Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akkoord te gaan met een nieuw retributiereglement voor wat betreft de gemeentelijke grafconcessies. Bij dit gemeenteraadsbesluit wordt het bestaande reglement van inwendige orde op het verlenen van graf- en columbariumconcessies ook lichtjes aangepast. 17. BELASTINGSREGLEMENT MET BETREKKING TOT HET OPRUIMEN VAN SLUIKSTORTEN Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het bestaande reglement op te heffen en om een nieuw belastingsreglement met betrekking tot het opruimen van sluikstorten vast te stellen. Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 6 november 2014 om het bestaande reglement te laten aanpassen waarbij moet gedacht worden in de richting van gelijkstelling met de andere gemeenten uit de politiezone (Wetteren en Wichelen), zijnde 350 euro minimaal maar waarbij de mogelijkheid om werkelijke kosten aan te rekenen (zeker bij ernstige/grote sluikstorten) mogelijk blijft. 18. BELASTINGREGLEMENT MET BETREKKING TOT DE AFGIFTE VAN ADMINISTRATIEVE STUKKEN 2014-2019 - AANPASSING In de zitting van 19 december 2013 werd er een belastingreglement vastgesteld met betrekking tot de afgifte van administratieve stukken 2014-2019. Omdat er echter dit jaar wijzigingen werden doorgegeven door de Federale Overheidsdienst Buitenlandse zaken die een aanpassing van het bestaande reglement noodzakelijk maakten wordt dit reglement opnieuw ter goedkeuring voorgelegd met enkel wijzigingen erin verwerkt. Zo werd onder meer de prijs van de reispassen verlaagd en de geldigheidsduur ervan werd in sommige gevallen op 7 jaar gebracht. Er moet nu ook een onderscheid gemaakt worden tussen een vreemdelingenkaart met of zonder biometrische kenmerken. Voor dringende en zeer dringende Kids-id’s die gelijktijdig worden aangevraagd voor kinderen van hetzelfde gezin en dus op hetzelfde adres zijn ingeschreven, zullen de transportkosten vanaf 01/01/2015 slechts éénmaal aangerekend worden; aldus wordt de prijs, zonder gemeentebelasting 50 euro voor een tweede , derde …kaart. Voor het inscannen en afdrukken van grote plannen zal nu ook een retributie worden gevraagd. Voor wat betreft de af te leveren milieuvergunningen wordt voortaan een onderscheid gemaakt in de betalingswijze al naar gelang de vergunning (contant of via overschrijving). 19. BELASTINGREGLEMENT STANDPLAATSEN/MARKTEN/KERMISSEN 2014-2019 - AANPASSING VAN HET REGLEMENT De marktleider stelde voor om, in verhouding tot andere gemeenten om enkele bedragen aan te passen in het bestaande marktreglement. Zo wordt de retributie voor een standplaats (buiten Kermis en markt) verminderd van 2 euro naar 1,5 euro per lopende meter per dag, met een minimum van 9 euro per dag op het openbaar domein. En de retributie (marktrecht voor een marktkramer met abonnement) 6

wordt als volgt verminderd : 15 euro (voorheen : 20 euro) per lopende meter met een minimum van 90 euro per trimester (voorheen : 120 euro per trimester) voor de marktkramers met een abonnement. Voortaan wordt er ook een onderscheid gemaakt tussen verkopen in het kader van manifestaties ter bevordering van de lokale handel en verkopen in het kader van manifestaties ter bevordering van het gemeenteleven. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akkoord te gaan met deze wijzigingen. 20. BRANDWEER - VASTSTELLING GEMEENTELIJKE DOTATIE AAN DE HULPVERLENINGSZONE Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akkoord te gaan met de vastgestelde dotaties voor exploitatie en investeringen zoals zij zijn vastgelegd in de beslissing van de Prezoneraad hulpverleningszone Zuid-Oost in zitting van 1 december 2014 21. GOEDKEURING VAN DE POLITIEDOTATIE VOOR HET JAAR 2015 Alvorens de gemeentelijke meerjarenplanning en het budget 2015 goed te keuren, dient de gemeenteraad zich akkoord te verklaren met de verschillende gemeentelijke overdrachten waaronder deze aan de politie. De gemeentelijke dotatie moet minimaal volstaan om de zone waar de gemeente deel van uitmaakt voldoende middelen ter beschikking te stellen zodat alle uitgaven kunnen worden gedekt die voortkomen uit de vervulling van haar wettelijk verplichte opdrachten en is het sluitstuk van de begroting van de politiezone. Voor de gemeente Laarne wordt de politiedotatie voor het dienstjaar 2015 vastgesteld op € 1.078.214. 22. DE AANPASSING VAN HET STRATEGISCHE MEERJARENPLANNING 2014-2019 Het ontwerp van het meerjarenplan (aanpassing) werd minstens veertien dagen vóór de vergadering waarop het wordt besproken, aan ieder lid van de raad bezorgd. De raad stemt over het meerjarenplan (aanpassing) in zijn geheel, maar elk raadslid kan de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen van het meerjarenplan. In dat geval moet eerst over die afzonderlijke onderdelen worden gestemd, vooraleer over het geheel kan gestemd worden. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akkoord te gaan met deze aanpassing van de strategische meerjarenplanning 2014-2019. 23. VASTSTELLEN VAN HET BUDGET 2015 Voor het einde van het jaar stelt de raad het budget van het volgende jaar vast. Het ontwerp van budget 2015 werd minstens veertien dagen vóór de bespreking op de raad aan de raadsleden bezorgd. Net als bij het meerjarenplan stemt de raad in principe ook over het budget in zijn geheel, maar ook hier kan elk raadslid afzonderlijke stemmingen over bepaalde onderdelen eisen. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het budget 2015 goed te keuren. ALGEMEEN (GRONDGEBIEDSZAKEN) 7

24. VERNIEUWEN DAK GEMEENTEHUIS KALKEN - GOEDKEURING RAMING EN LASTVOORWAARDEN Het dak van het oude gedeelte van het gemeentehuis van Kalken is aan vernieuwing toe. Onder de pannen is de onderdakbekleding totaal vergaan. Ook de twee dakvensters aan de achterkant worden het best vervangen. De kosten worden geraamd op € 33.000,00 incl. BTW. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd het bestek goed te keuren. 25. RAAMOVEREENKOMST VOOR DE AANKOOP VAN BOUWMATERIALEN EN BETONPRODUCTEN Het is zeer gemakkelijk en tijdbesparend als de technische dienst gebruik kan maken van een raamcontract voor de aankoop van betonproducten en bouwmaterialen. Op die manier moet niet voor elke individuele aankoop een prijsvraag worden opgemaakt, wat ook een aanzienlijke administratieve vereenvoudiging inhoudt. Het bestuur beschikt bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet over de exact benodigde hoeveelheden. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd goedkeuring te verlenen om deze raamovereenkomst op te starten. 26. ONDERHOUD VAN GROENVOORZIENINGEN EN VERHARDINGEN OP DIVERSE LOCATIES TE LAARNE Het onderhoud van de sportterreinen in Laarne en Kalken wordt, sinds jaren, van april tot oktober uitbesteed aan een externe firma. Ook voor 2015 wordt aan de gemeenteraad gevraagd om goedkeuring te verlenen voor het opstarten van de procedure. Gezien de specifieke inzet van materiaal voor het onderhoud van de sportvelden, is externe uitbesteding wenselijk.

BIBLIOTHEEK (VRIJE TIJD) 27. ALGEMENE AANKOOP VAN BOEKEN EN JEUGDBOEKEN 2015-2016 GOEDKEURING BESTEKKEN – RAMINGEN : 45.000 EURO INCL BTW EN 25.000 EURO INCL BTW- ONDERHANDELINGSPROCEDURE De aankoop van boeken is een voortdurende taakstelling van de gemeentelijke bibliotheek. De aanduiding van een vaste boekhandelaar die met regelmatige zichtzendingen boeken aanbiedt laat een flexibele werking toe. Aan de raad wordt gevraagd haar goedkeuring te hechten aan twee bestekken, telkens met een duurtijd van 2 jaar (2015-2016) voor respectievelijk de aankoop van boeken (fictie en non-fictie voor volwassenen) en de aankoop van jeugdliteratuur. Op basis van de vooropgestelde gunningscriteria in de bestekken wordt een eenvoudige en goede dienstverlening inzake de aankoop van boeken betracht.

8