STUDIJNÍ MATERIÁLY K E-LEARNINGOVÉMU KURZU
MS Office excel 2010
Rentel, a.s.
2013
Obsah: 1
Začínáme pracovat s tabulkovým procesorem .................................................... 6 1.1 Cíl kapitoly.................................................................................................... 6 1.2 Klíčová slova ................................................................................................ 6 1.3 Lekce............................................................................................................ 6 1.4 Spuštění a ukončení programu .................................................................... 7 1.5 Ovládání programu....................................................................................... 8 1.6 Možnosti zobrazení .................................................................................... 12 1.7 Základní pojmy ........................................................................................... 13 1.8 Vytvoření nového sešitu ............................................................................. 14 1.9 Uložení sešitu............................................................................................. 16 1.10 Formáty uložení.......................................................................................... 18 1.11 Otevření sešitů ........................................................................................... 19 1.12 Přepínání mezi otevřenými sešity............................................................... 20 1.13 Předvolby programu Excel ......................................................................... 21 1.14 Používání nápovědy................................................................................... 23 1.15 Shrnutí – Kapitola 1.................................................................................... 24 1.16 Cvičení ....................................................................................................... 24 2 Základní operace............................................................................................... 25 2.1 Cíl kapitoly.................................................................................................. 25 2.2 Klíčová slova .............................................................................................. 25 2.3 Lekce.......................................................................................................... 25 2.4 Pohyb po buňkách listu .............................................................................. 25 2.5 Vkládání dat ............................................................................................... 26 2.6 Typy dat ..................................................................................................... 28 2.7 Výběr buněk ............................................................................................... 30 2.8 Výběr řádků a sloupců................................................................................ 30 2.9 Úpravy vložených dat ................................................................................. 31 2.10 Použití příkazu zpět či znovu...................................................................... 33 2.11 Speciální způsoby vkládání dat .................................................................. 34 2.12 Kalendářní seznamy................................................................................... 35 2.13 Komentáře.................................................................................................. 38 2.14 Hledávání a nahrazování ........................................................................... 39 2.15 Řazení buněk ............................................................................................. 41 2.16 Shrnutí – Kapitola 2.................................................................................... 43 2.17 Cvičení ....................................................................................................... 44 3 Práce s listy ....................................................................................................... 45 3.1 Cíl kapitoly.................................................................................................. 45 3.2 Klíčová slova .............................................................................................. 45 3.3 Lekce.......................................................................................................... 45 3.4 Zobrazení listů............................................................................................ 45
2
3.5 Vložení nového listu ................................................................................... 46 3.6 Přejmenování listu...................................................................................... 47 3.7 Odstranění listu .......................................................................................... 48 3.8 Kopírování listu........................................................................................... 48 3.9 Přesouvání listu.......................................................................................... 49 3.10 Skrytí a zobrazení listu ............................................................................... 50 3.11 Shrnutí – Kapitola 3.................................................................................... 51 3.12 Cvičení ....................................................................................................... 51 4 Sloupce, řádky a buňky ..................................................................................... 53 4.1 Cíl kapitoly.................................................................................................. 53 4.2 Klíčová slova .............................................................................................. 53 4.3 Lekce.......................................................................................................... 53 4.4 Vkládání řádků a sloupců ........................................................................... 53 4.5 Odstranění řádků a sloupců ....................................................................... 54 4.6 Změna výšky řádku a šířky sloupce ........................................................... 55 4.7 Skrytí a zobrazení řádků a sloupců ............................................................ 58 4.8 Kopírování buněk pomocí schránky ........................................................... 60 4.9 Přesun buněk pomocí schránky ................................................................. 62 4.10 Kopírování a přesun pomocí myši .............................................................. 63 4.11 Ukotvení řádků a sloupců........................................................................... 63 4.12 Shrnutí – Kapitola 4.................................................................................... 65 4.13 Cvičení ....................................................................................................... 65 5 Vzorce a funkce................................................................................................. 66 5.1 Cíl kapitoly.................................................................................................. 66 5.2 Klíčová slova .............................................................................................. 66 5.3 Lekce.......................................................................................................... 66 5.4 Vkládání vzorců.......................................................................................... 66 5.5 Chybová hlášení......................................................................................... 68 5.6 Adresy buněk ............................................................................................. 69 5.7 Vkládání funkcí........................................................................................... 70 5.8 Vložení funkce SUMA ................................................................................ 71 5.9 Statistické funkce ....................................................................................... 72 5.10 Funkce Zaokrouhlit..................................................................................... 73 5.11 Logická funkce Když .................................................................................. 74 5.12 Shrnutí – Kapitola 5.................................................................................... 76 5.13 Cvičení ....................................................................................................... 76 6 Formát tabulky................................................................................................... 77 6.1 Cíl kapitoly.................................................................................................. 77 6.2 Klíčová slova .............................................................................................. 77 6.3 Lekce.......................................................................................................... 77 6.4 Formátování buněk .................................................................................... 77
3
6.5 Číselné formáty .......................................................................................... 78 6.6 Formát Měna a Účetnický .......................................................................... 79 6.7 Formát Datum ............................................................................................ 81 6.8 Formát Procent........................................................................................... 82 6.9 Úprava písma ............................................................................................. 82 6.10 Zarovnání nadpisu na střed oblasti buněk.................................................. 85 6.11 Zalomení textu v buňce .............................................................................. 86 6.12 Barva písma a pozadí buňky...................................................................... 87 6.13 Kopírování formátu buňky .......................................................................... 90 6.14 Shrnutí – Kapitola 6.................................................................................... 90 6.15 Cvičení ....................................................................................................... 91 7 Vytváření grafů .................................................................................................. 92 7.1 Cíl kapitoly.................................................................................................. 92 7.2 Klíčová slova .............................................................................................. 92 7.3 Lekce.......................................................................................................... 92 7.4 Vytvoření grafu ........................................................................................... 92 7.5 Změna typu grafu ....................................................................................... 95 7.6 Výběr grafu................................................................................................. 96 7.7 Úprava velikosti grafu................................................................................. 97 7.8 Název grafu ................................................................................................ 98 7.9 Popisky datových řad ................................................................................. 99 7.10 Změna barvy pozadí grafu ....................................................................... 100 7.11 Změna barev jednotlivých datových řad ................................................... 100 7.12 Úprava velikosti písma v názvech grafu ................................................... 101 7.13 Kopírování nebo přesun grafu .................................................................. 102 7.14 Minigrafy................................................................................................... 102 7.15 Shrnutí – Kapitola 7.................................................................................. 104 7.16 Cvičení ..................................................................................................... 105 8 Tisk tabulky ..................................................................................................... 106 8.1 Cíl kapitoly................................................................................................ 106 8.2 Klíčová slova ............................................................................................ 106 8.3 Lekce........................................................................................................ 106 8.4 Nastavení okrajů stránky.......................................................................... 106 8.5 Orientace stránky ..................................................................................... 108 8.6 Formát papíru a měřítko........................................................................... 109 8.7 Záhlaví a zápatí........................................................................................ 110 8.8 Předdefinovaná záhlaví a zápatí .............................................................. 110 8.9 Kontrola pravopisu ................................................................................... 112 8.10 Tisk mřížky, záhlaví řádků a sloupců a komentářů................................... 113 8.11 Opakovaný tisk řádku (sloupců) ............................................................... 115 8.12 Náhled sešitu............................................................................................ 116
4
8.13 8.14 8.15 8.16
Nastavení tisku......................................................................................... 117 Tiskové volby............................................................................................ 118 Shrnutí – Kapitola 8.................................................................................. 118 Cvičení ..................................................................................................... 119
5
1 Začínáme pracovat s tabulkovým procesorem 1.1 Cíl kapitoly Spustit a ukončit práci s tabulkovým programem | Otevřít sešit | Vytvořit nový sešit | Uložit sešit do určité složky na disk | Uložit sešit pod jiným názvem a v jiných formátech či verzích | Přepínat se mezi otevřenými sešity | Zavírat sešity | Používat nápovědu | Používat různá měřítka pohledů | Upravit základní nastavení programu | Základní pojmy
1.2 Klíčová slova Spuštění programu | Otevření sešitu | Formáty uložení | Šablona sešitu | Nápověda měřítka zobrazení | Lupa | Předvolby programu | Základní pojmy
1.3 Lekce 1.1 Spuštění a ukončení programu 1.2 Ovládání programu 1.3 Možnosti zobrazení 1.4 Základní pojmy 1.5 Vytvoření nového sešitu 1.6 Uložení sešitu 1.7 Formáty uložení 1.8 Otevření sešitů 1.9 Přepínání mezi otevřenými sešity 1.10 Předvolby programu Excel 1.11 Používání nápovědy 1.12 Shrnutí
6
1.4 Spuštění a ukončení programu Spuštění programu Program Excel můžete spustit několika způsoby: • Po správné instalaci najdete program v nabídce Start. Tedy klepněte na tlačítko Start na Hlavním panelu, kurzor myši umístěte na nabídku Všechny programy, v seznamu programů vyhledejte skupinu Microsoft Office a vyberte program Microsoft Office Excel 2010 (viz obrázek). • Pokud na vašem počítači byl program Excel používán, najdete jej v seznamu oblíbených programů, které používáte nejčastěji.
• Pro urychlení spouštění programu lze vytvořit přímo na pracovní ploše ikonu zástupce.
• Také můžete Excel spustit poklepáním na ikonu souboru s příponou .XLSX nebo .XLS (soubor kompatibilní s aplikací Excel 97–2003).
Ukončení práce s programem
7
Program Excel můžete ukončit různými, ale funkčně rovnocennými způsoby: • •
Klepnutím na tlačítko Soubor a výběrem příkazu Zavřít. Dojde vlastně k zavření aktivního sešitu. Pro ukončení programu a uzavření všech rozpracovaných sešitů použijte příkaz Konec (v nabídce tlačítka Soubor). Klávesovou zkratkou ALT+F4.
•
Klepnutím na tlačítko Zavřít v pravém horním rohu okna aplikace
.
Důležité » V případě, že v otevřeném sešitu nebyly uloženy změny, objeví se dotaz, zda si je přejete uložit. Pokud bylo více otevřených sešitů s neuloženými změnami, zobrazí se dotaz na každý sešit. Neukládat – pokud soubor zavřete bez uložení, bude dočasně zachována automaticky uložená verze souboru, abyste ji mohli při opětovném otevření souboru obnovit. Tlačítko Storno znamená zrušení zavírání dokumentu. O ukládání a obnově dokumentů se dozvíte více informací v tématu 1.6 Uložení sešitu.
1.5 Ovládání programu V aplikaci Excel 2010 dochází k nahrazení tlačítka Office (verze 2007) kartou Soubor. Nabídky programu a panelů nástrojů ze starších verzí programu (verze 97– 2003) jsou nahrazeny pásy karet. Karta Soubor Nabízí základní příkazy pro práci se sešitem, nahrazuje nabídku Soubor ze starších verzí programu Excel. Dále nabízí informace o aktivním sešitu, seznam naposledy otevřených sešitů, tisk a odeslání sešitů, nápovědu, možnosti programu Excel a jeho ukončení.
8
Obsah nabídky karty Soubor
vidíte na obrázku.
TIP » Klepnutím na kartu Soubor zobrazíte okno s uvedenou nabídkou příkazů. Opětovným klepnutím na kartu Soubor jej zavřete. Pás karet Nový prvek verze Excel 2007, který nahrazuje klasickou nabídku a panely nástrojů. Nástroje a funkce jsou zde seskupeny podle požadovaného výsledku. Karty jsou navrženy se zaměřením na jednotlivé úkoly. Obsahují skupinové rámečky, které rozdělují úkol na úkoly dílčí. Příkazová tlačítka v těchto skupinách pak slouží k provedení příkazu nebo zobrazí nabídku dalších příkazů. Pás karet lze minimalizovat a následně rozbalit klepnutím na tlačítko horním rohu okna aplikace.
9
v pravém
Důležité » Uvedené tlačítko má také svoji klávesovou zkratku CTRL+F1.
Minimalizace poklepáním • Poklepejte na název aktivní karty. Opětovným poklepáním pás karet obnovíte.
Popis karet • Domů – karta obsahuje příkazy pro práci se schránkou, formátování písma, možnosti zarovnání obsahu v buňkách, nabídku číselných formátů, styly pro formátování, příkazy pro práci s buňkou a úpravy obsahu buněk. • Vložení – karta umožní vložit do sešitu různé typy objektů včetně grafů. • Rozložení stránky – karta nastavuje vzhled celého sešitu, včetně okrajů a orientace stránky i barvy nebo motivů. • Vzorce – pomocí této karty přidáte do sešitu funkce z Knihovny funkcí, můžete pojmenovat oblasti buněk a sledovat závislosti vzorců. • Data – karta nabízí možnosti načítání externích dat, aktualizovat připojená externí data, řadit a filtrovat, manipulovat s daty pomocí datových nástrojů. • Revize – karta kontroluje v sešitu pravopis a gramatiku a sleduje revize. • Zobrazení – na této kartě nastavíte zobrazení sešitů.
Panel nástrojů Rychlý přístup Panel nástrojů Rychlý přístup je ve výchozím nastavení umístěn v horní části okna aplikace Excel. Umožňuje rychlý přístup k často používaným příkazům a je nezávislý na kartě, která je právě zobrazena. Panel může být upraven přidáním příkazů. Přidání příkazu na panel Rychlý přístup 1. Klepněte na tlačítko Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup (vidíte jej na následujícím obrázku).
2. Zobrazí se seznam příkazů, které výběrem přidáte na panel nebo naopak odstraníte z panelu.
10
3. Příkazy které jsou zaškrtnuté, jsou již na panelu umístěné.
Další příkazy – výběrem tohoto příkazu se zobrazí dialog Možnosti aplikace Excel, kde najdete seznam veškerých příkazů programu, které můžete přidat na panel Rychlý přístup. Dále zde můžete příkazy panelu Rychlý přístup přemisťovat, případně odebrat a dokonce pomocí tlačítka Obnovit vybrat z možností – Obnovit pouze panel nástrojů Rychlý přístup do výchozí podoby nebo Obnovit veškeré vlastní nastavení. Spouštěče dialogů Spouštěče dialogů jsou malé ikony, které se zobrazují v některých skupinách. Klepnutím na tuto ikonu se otevře příslušný dialog nebo podokno úloh nabízející další možnosti související s danou skupinou.
11
1.6 Možnosti zobrazení Tabulku si můžete přiblížit, abyste ji viděli z větší blízkosti, nebo naopak oddálit, abyste viděli větší část tabulky ve zmenšené velikosti. Rychlé přiblížení nebo oddálení zobrazení • Klepněte na stavovém řádku na posuvník Lupa . • Nebo uchopením „táhla na posuvníku“ jej posuňte na požadované procento přiblížení či oddálení. zmenšíte měřítko pohledu o 10%. • Nebo klepnutím na tlačítko • Nebo klepnutím na tlačítko zvětšíte měřítko pohledu o 10%.
Výběr určitého nastavení přiblížení Kromě posuvníku Lupa si dále můžete vybrat z různých možností zobrazení na kartě Zobrazení ve skupině Lupa:
• • •
Tlačítko 100% – nastaví zobrazení ve skutečné velikosti. Tlačítko Přejít na výběr – zvětší nebo zmenší zobrazení tak, aby vybraná oblast buněk vyplnila celé okno. Tlačítko Lupa – zobrazí dialog s výběrem procenta zvětšení v rozsahu 25% až 200%, Podle výběru a Vlastní (možnost zapsání vlastního procenta zvětšení, 400% je maximum).
12
1.7 Základní pojmy V tabulkovém programu pracujete s buňkami a s oblastmi buněk. Buňka je nejmenší adresovatelná část sešitu, oblast je množina buněk. Pro jednoznačné určení slouží adresa buňky, která je tvořena označením sloupce (písmeno abecedy) a číslem řádku. Například A1 je adresa první buňky v listu sešitu. Aktivní buňka – je silně orámovaná a lze do ní vkládat data. Na listu je stále nejméně jedna buňka aktivní. Rámeček kolem aktivní buňky je označován termínem buňkový kurzor.
Úchyt – je v pravém dolním rohu aktivní buňky a umožní vytvářet řady a kopírovat vzorec uložený v buňce. Kurzor myši – má v tabulce několik různých podob: •
základní podoba kurzoru
•
•
výrazný kříž, to když ukazujete na úchyt buňky
základní kurzor se na výrazných hranách aktivní buňky změní na šipku, která pak umožní přesun obsahu buňky na jiné místo. Při současném držení klávesy CTRL lze buňku kopírovat, kurzor se změní na .
•
textový kurzor – objeví se v okamžiku zápisu libovolného znaku z klávesnice v aktivní buňce. V Excelu stejně jako v běžném textovém programu zapisujeme a editujeme zapsané znaky nebo je mažeme a přitom je nutné sledovat textový kurzor. Oproti editoru zde pracujeme vždy v aktivní buňce.
13
List – je tvořen buňkami, které jsou uspořádané do řádků a sloupců. Každý list má svůj název, implicitní je List a pořadové číslo, tedy List1, List2, List3. Ale můžeme listy pojmenovat vlastním názvem. Sešit – je dokument v programu Excel, který obsahuje jednotlivé listy. Také sešit má svůj název, který zadáme v okamžiku ukládání. Jistě jste si již všimli, že standardně má sešit tři listy. Maximálně může sešit obsahovat 1–255 listů. Klepnutím na ouško listu jej aktivujeme a můžeme s ním pracovat. Pokud je v sešitu více listů, pak se může stát, že jejich ouška nevidíme. K jejich zobrazení použijeme tlačítka pro pohyb po listech (viz obrázek).
TIP » Klepnete-li na uvedená tlačítka pravou myší, objeví se místní nabídka se seznamem existujících listů a vy si vyberete ten, se kterým chcete pracovat. Vybraný list se ihned aktivuje.
1.8 Vytvoření nového sešitu Po spuštění programu Excel se automaticky otevře nový prázdný sešit s názvem Sešit1. Další nový sešit založíte:
14
•
Klávesovou zkratkou CTRL+N.
•
Nebo klepnutím na kartu Soubor a vybráním příkazu Nový. V seznamu Dostupné šablony poklepejte na ikonu Prázdný sešit.
TIP » Chcete-li rychleji vytvořit nový prázdný sešit, klepněte na tlačítko Nový panelu nástrojů Rychlý přístup.
na
Důležité » Panel Rychlý přístup je nad pásem karet. Může si jej přizpůsobit – klepnutím na tlačítko Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup (vidíte jej na následujícím obrázku) zobrazíte seznam možných příkazů. Zaškrtnutím volby Nový, přidáte toto tlačítko na panel.
Nový sešit na základě šablony a výběrem Sešit na základě šablony vytvoříte klepnutím na kartu Soubor příkazu Nový. Následuje nabídka dostupných šablon, jejíž část vidíte na obrázku. Další šablony lze vyhledat na webu Office.com.
Dostupné šablony • • •
Prázdný sešit – vytvoření prázdného sešitu. Naposledy otevřené šablony – seznam naposledy použitých šablon. Ukázkové šablony – šablony instalované s programem. 15
• •
Moje šablony – zobrazí dialogové okno Nový s kartou Osobní šablony, na které jsou uživatelem vytvořené šablony. Nový z existujícího – vznikne nový sešit jako kopie toho existujícího, který vyberete.
TIP » Nový sešit na základě vybrané šablony vytvoříte poklepáním na ikoně šablony, nebo označením ikony a klepnutím na tlačítko Vytvořit.
1.9 Uložení sešitu Sešity můžete uložit několika způsoby: • •
na panelu nástrojů Rychlý přístup. Klepnutím na tlačítko Uložit Klávesovou zkratkou CTRL+S.
•
Klepnutím na kartu Soubor
a vybráním příkazu Uložit.
•
Klepnutím na kartu Soubor
a vybráním příkazu Uložit jako.
Důležité » Ukládáte-li sešit poprvé, zobrazí se dialogové okno Uložit jako (viz následující obrázek). Zde přiřaďte sešitu název a určete, kde má být uložen. Také můžete určit, v jakém formátu budete sešit ukládat.
16
Při ukládání souboru je nutné určit: • • •
jaký bude typ (formát) souboru – pole Uložit jako typ, jaký bude mít název – pole Název souboru, a na kterém disku a ve které složce bude soubor uložen. Soubory ukládáme do složek, stejně jako v kanceláři různé písemnosti do jednotlivých šanonů čili složek. Excel vám jistě nabídl složku Dokumenty, která je připravena pro uživatele a jeho soubory. Pokud si chcete vytvořit ve složce Dokumenty vlastní složku pro vaše tabulky, klepněte na tlačítko Nová složka v horní části dialogového okna.
Uložení sešitu pod jiným názvem 1. Otevřete sešit, který chcete uložit pod jiným názvem. 2. Klepněte na kartu Soubor , dále klepněte na příkaz Uložit jako. 3. V následujícím dialogu do textového pole Název souboru napište nový název sešitu. 4. Zkontrolujte pole Uložit do (v horní části dialogového okna) – zde se nabízí složka, ze které byl sešit otevřen. 5. Klepněte na tlačítko Uložit.
TIP » Příkaz Uložit jako má svou klávesovou zkratku – F12. Obnova neuložených dokumentů Podobně jako u starších verzí aplikace Excel, budou v případě povolení automatického obnovení, během práce na sešitu ve vybraném intervalu ukládány jeho verze. Novinkou je možnost uchovávat poslední automaticky uloženou verzi souboru pro případ, že soubor omylem zavřete bez uložení, a tu pak můžete při dalším otevření souboru obnovit. Během práce se souborem také můžete mít prostřednictvím zobrazení Microsoft Office Backstage přístup k seznamu automaticky uložených souborů – tlačítko Soubor->Informace->Spravovat verze. Důležité » Chcete-li využívat tyto funkce, musí být povoleny možnosti Ukládat informace pro automatické obnovení a Zachovat poslední automaticky uloženou verzi při zavření bez uložení – tlačítko Soubor->příkaz Možnosti->karta Uložit.
Neuložený nový sešit
17
Při zavření sešitu bez uložení bude dočasně zachována automaticky uložená verze souboru, viz následující obrázek.
Obnova neuloženého dokumentu 1. Klepněte na kartu Soubor
a vyberte příkaz Naposledy otevřené.
2. Dále klepněte na tlačítko . 3. Otevře se složka s uloženými koncepty. Vyberte požadovaný soubor a klepněte na tlačítko Otevřít. 4. Na informačním panelu (viz obrázek) klepněte na tlačítko Uložit jako.
1.10 Formáty uložení Sešity jsou ve výchozím nastavení ukládány ve formátu konkrétní verze programu, v našem případě se jedná o formát – Microsoft Office Excel 2010. Pokud spolupracujete s uživatelem, který používá starší verze programu nebo jiné tabulkové procesory, můžete k uložení sešitů použít jiný formát. Seznam možných formátů najdete v dialogovém okně Uložit jako v rozevíracím seznamu Uložit jako typ.
18
• • • •
Sešit aplikace Excel – výchozí formát, přípona souborů XLSX. Sešit aplikace Excel 97–2003 – uloží sešit ve formátu kompatibilním s verzemi Excel 97–2003. Soubory s příponou XLS. Šablona – zvláštní typ sešitu s příponou XLTX, který může obsahovat formátování, styly, předdefinovaný text jako například záhlaví stránek, popisky sloupců a řádku; používá se jako vzor pro další sešity. Formát PDF – soubor s příponou PDF, universální formát pro výměnu dat.
Textové formáty: • • • •
Text (oddělený tabulátory) – soubor s příponou TXT. Text v kódu Unicode – soubor s příponou TXT. CSV (čárkami oddělený) – soubor s příponou CSV. Formátovaný text (oddělený mezerami) – soubor s příponou PRN, mezerami oddělený formát Lotus.
Do textových formátů můžete uložit pouze aktivní list a jeho veškeré formátování bude odstraněno.
1.11 Otevření sešitů •
Nejrychleji klepnutím na kartu Soubor – zde najdete seznam Naposledy otevřené sešity. To jsou soubory, s nimiž jste již pracovali. Klepnutím na název souboru jej otevřete.
• •
a příkazu Otevřít. Nebo pomocí karty Soubor Nebo klávesovou zkratkou CTRL+O.
• Nebo klepnutím na tlačítko Otevřít na panelu nástrojů Rychlý přístup. Když použijete příkaz nebo tlačítko Otevřít, zobrazí se příslušné dialogové okno, které vidíte na obrázku níže.
19
V seznamu Oblast hledání (v horní části dialogu) se nabízí složka Dokumenty. Pokud je váš soubor v jiné složce, musíte ji vyhledat ve struktuře složek a poté poklepat na ikonu souboru, který chcete otevřít. TIP » Pro vyhledání souboru využijte seznam Oblíbené položky – obsahuje nabídku zajímavých míst jako např. Poslední dokumenty, Plocha, Tento počítač, Dokumenty. Chcete-li otevřít nedávno používaný soubor, klepněte na položku Poslední dokumenty v seznamu Oblíbené položky (vlevo v dialogovém okně Otevřít).
1.12 Přepínání mezi otevřenými sešity Během práce v programu Excel můžete mít otevřeno více sešitů. Každý sešit je ve svém okně a jeho ikonu s názvem sešitu vidíte na Hlavním panelu. Klepnutím na tuto ikonu aktivujete příslušné okno a můžete se sešitem pracovat.
Důležité » Ikony oken dokumentů se na hlavním panelu zobrazí pokud je aktivní položka Zobrazit všechna okna na hlavním panelu v dialogu Možnosti aplikace Excel v části Upřesnit. Dialog Možnosti aplikace Excel najdete v nabídce tlačítka Soubor.
20
Seznam otevřených sešitů Seznam všech otevřených sešitů najdete na kartě Zobrazení ve skupinovém rámečku Okno pod příkazem Přepnout okna.
TIP » Vyzkoušejte klávesovou zkratku CTRL+TAB nebo CTRL+F6 pro rychlé přepínání mezi sešity. Nebo zkratku ALT+TAB, která ovšem nabídne nejen ikony otevřených sešitů ale i ikony běžících programů.
1.13 Předvolby programu Excel Chování programu lze přizpůsobit v dialogu Možnosti aplikace Excel. Dialog zobrazíte klepnutím na kaetu Soubor a výběrem příkazu Možnosti. Jak vidíte na obrázku, dialog má v levé části několik položek, které představují jednotlivé skupiny možných nastavení.
21
•
• • •
• • • • •
Obecné – (vidíte na obrázku) upravuje nastavení nejpoužívanějších možností programu Excel. Například zobrazení poloprůhledného minipanelu nástrojů, dynamický náhled, který umožní v sešitu zobrazit účinek změn formátování, výchozí písmo, velikost písma, počet listů v novém sešitu a osobní nastavení – uživatelské jméno. Vzorce – umožní změnit nastavení související s výpočtem vzorců, výkonem a zpracováním chyb. Kontrola pravopisu a mluvnice – určuje, jak má Excel opravovat a formátovat text včetně možností automatických oprav a automatických úprav formátu při psaní. Uložit – obsahuje volbu automatického ukládání pro obnovu sešitů při haváriích, která probíhá po deseti minutách a také výchozí složku, kterou program Excel nabídne při prvním použití příkazů Otevřít, Uložit nebo Uložit jako. Jazyk – výběr jazyka pro slovníky, kontrolu pravopisu a řazení. Upřesnit – upřesňuje možnosti úprav, kopírování a vkládání, zobrazení sešitu, zobrazení listu, tisku sešitu apod. Přizpůsobit pás karet – úpravy zobrazení pásů karet a vytváření vlastních karet. Panel nástrojů rychlý přístup – umožní úpravu obsahu panelu Rychlý přístup. Doplňky – zobrazí a spravuje doplňky nainstalované do sady Microsoft Office.
22
•
Centrum zabezpečení – zajistí bezpečnost dokumentů a celého počítače.
1.14 Používání nápovědy Nápověda pomáhá při práci s aplikací Excel. Můžeme se na ni obrátit v okamžiku, kdy si nevíme rady nebo potřebujeme zjistit podrobnosti k určité funkci programu. Okno nápovědy Nápovědu spustíme v každém dialogu buď stisknutím klávesy F1 nebo klepnutím na tlačítko v pravém horním rohu okna. Zobrazí se okno Nápověda k aplikaci Excel (viz následující obrázek).
Práce s oknem nápověda je stejná jako práce ve webovém prohlížeči. Nápověda je nainstalovaná na počítači anebo ji můžete získat na webu Microsoft Office Online. Pokud se vám zobrazí v pravém dolním rohu okna nápovědy zpráva Připojeno 23
k webu Office Online, prohledáváte nápovědu na webu. Pokud je zde zpráva Offline režim, prohledáváte nápovědu v souborech uložených v počítači. Hledání V horní části okna je kolonka hledání. Hledat můžete pomocí klíčových slov, která zapíšete do příslušné hledací kolonky a pak klepnete na tlačítko Hledat nebo prostě stiskněte ENTER. Část Obsah Obsah zobrazíte klepnutím na tlačítko v horní části dialogu Nápověda. Jednotlivá témata obsahu jsou seřazena do kapitol. Každá kapitola je uvedena ikonou ve tvaru zavřené knihy. Když klepnete na tuto ikonu, zobrazí se témata patřící do kapitoly. Dalším klepnutím se zase skryjí. Témata jsou uvedena ikonou otazníku. Klepnutím na určité téma si zobrazíte jeho text, který vidíte v samostatném okně.
1.15 Shrnutí – Kapitola 1 V první kapitole jsme zvládli základní manipulaci se sešitem. Tedy otvírání sešitů, ukládání a vytvoření nového sešitu. Především ukládání nepodceňujte. Program Excel má sice v přednastaveních zabudováno automatické ukládání po 10 minutách, ale toto automatické ukládání nenahrazuje ukládání uživatele. Je pouze pro havarijní situace, kdy uživatel sám nemůže uložit. K uložení, otevření a vytvoření nového sešitu používejte tlačítka na panelu nástrojů Rychlý přístup, který si můžete dle potřeby upravit, nebo nabídku karty Soubor. Dále jsme se naučili používat nápovědu programu a také upravovat měřítko pohledu na otevřené sešity. Kapitola vás rovněž seznámila s dialogem Možnosti aplikace Excel, který je v nabídce karty Soubor a obsahuje základní nastavení programu.
1.16 Cvičení 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Spusťte tabulkový procesor. Na panel Rychlý přístup doplňte příkaz Otevřít. Na panel Rychlý přístup doplňte příkaz Nový. Zkontrolujte, zda je zapnuté automatické ukládání sešitu. Do buňky A2 napište text – Zde bude nadpis mojí první tabulky. Upravte měřítko zobrazení na 120%. Soubor uložte do pracovní složky pod název CVICENI1.XLSX. Soubor CVICENI1.XLSX uložte ve formátu verze Excel 2003 opět do pracovní složky s názvem CVICENI1.XLS. 9. Soubor zavřete a ukončete práci s tabulkovým procesorem.
24
2 Základní operace 2.1 Cíl kapitoly Vkládat různé obsahy do buněk | Vybírat oblasti tabulky | Upravovat obsahy v buňkách | Používat příkazy Zpět a Znovu | Používat nástroj pro automatické vyplňování a kopírování dat | Vyhledávat v tabulce určité obsahy a ty pak nahrazovat | Řadit data v tabulce vzestupně a sestupně
2.2 Klíčová slova Obsahy buněk | Výběr buněk | Úpravy obsahu buněk | Zpět a znovu | Vyplňování buněk | Hledání a nahrazení | Řazení buněk
2.3 Lekce 2.1 Pohyb po buňkách listu 2.2 Vkládání dat 2.3 Typy dat 2.4 Výběr buněk 2.5 Výběr řádků a sloupců 2.6 Úpravy vložených dat 2.7 Použití příkazu zpět a znovu 2.8 Speciální způsoby vkládání dat 2.9 Kalendářní seznamy 2.10 Komentáře 2.11 Hledávání a nahrazování 2.12 Řazení buněk 2.13 Shrnutí
2.4 Pohyb po buňkách listu • • • •
Nejrychleji přejdete na buňku pomocí myší – klepnete na buňku. Na sousední buňku se dostanete stiskem libovolné kurzorové klávesy. Na první buňku tabulky A1 se pak dostanete pomocí klávesové zkratky Ctrl+Home. Podobně Ctrl+End je přesun do poslední vyplněné buňky listu. Pro pohyb nahoru a dolů po řádcích tabulky používejte klávesy PageUp pro posun nahoru a PageDown pro posun dolů. A co pohyb po sloupcích, tedy vpravo a vlevo? Použijte klávesové zkratky Levý Alt+PageDown pro posun vpravo a Levý Alt+PageUpP pro posun vlevo. 25
Přehled zajímavých klávesových zkratek • • • • • • • • • • • • • • •
TAB – přesun do následující buňky v řádku. SHIFT+TAB – přesun do předchozí buňky v řádku. ENTER – přesun do následující buňky ve sloupci. CTRL+kurzorová klávesa – přesun k okraji aktuální oblasti dat. HOME – přesun na začátek řádku. CTRL+HOME – přesun na začátek listu, do buňky A1. CTRL+END – přesun do poslední vyplněné buňky v listu. PAGE DOWN – přesun o jednu obrazovku dolů. PAGE UP – přesun o jednu obrazovku nahoru. ALT+PAGE DOWN – přesun o jednu obrazovku vpravo. ALT+PAGE UP – přesun o jednu obrazovku vlevo. CTRL+PAGE DOWN – přesun do následujícího listu. CTRL+PAGE UP – přesun do předchozího listu. CTRL+F6 – přechod do dalšího sešitu. CRTL+SHIFT+F6 – přechod do předchozího sešitu.
2.5 Vkládání dat Data vkládáme zápisem z klávesnice vždy do aktivní buňky (tj. buňka silně orámovaná s buňkovým kurzorem). Data zapisujeme přímo do buňky, ale zároveň je vidíme na řádku vzorců. Postup vložení dat do buňky • •
Klepněte na buňku, do které chcete data zadat – například C3. Zapište například 124 a pozorně se podívejte na řádek vzorců – měl by se shodovat s obrázkem.
26
Zápis do buňky je nutné vždy ukončit, což lze provést několika rovnocennými způsoby, které se liší pouze v tom, kam se posune buňkový kurzor, tedy která buňka bude aktivní pro další zápis dat (vyzkoušejte si následující možnosti): TIP Zápis můžete potvrdit stiskem klávesy ENTER. Aktivuje se následující buňka ve sloupci. TIP Nebo stiskem libovolné kurzorové klávesy, tedy VPRAVO, VLEVO, NAHORU, DOLŮ, podle toho se pak také aktivuje následná buňka. TIP Nebo klepnutím myší na jinou buňku, ta se pak aktivuje. TIP Nebo klepnutím na tlačítko Zadat na řádku vzorců. Pak zůstane aktivní buňka, do které jste právě data zapsali. TIP Nebo klepnutím myši do jiné libovolné buňky, tak pak bude aktivní.
Jak přerušit zadání dat Pokud začnete do buňky něco zapisovat a rozmyslíte si to, můžete přerušit vkládání a tak původní obsah buňky zůstane nezměněn: 1. Stiskem klávesy ESC. 2. Nebo klepnutím na tlačítko Storno
na řádku vzorců.
TIP » Pokud při zápisu do buňky uděláte chybu, dá se opravit pouze pomocí klávesy BACKSPACE. Protože jste v režimu Zadání, a ne v režimu Úpravy. Je vhodné stisknout klávesu F2, tak se přepnete do režimu Úpravy a pak již můžete jako v běžném editoru požít kurzorové klávesy pro pohyb textového kurzoru v buňce. Opětovným stiskem klávesy F2 se vrátíte do režimu Zadání. Doporučení pro vkládání dat Při vytváření tabulek je vhodné vyvarovat se prázdných řádků nebo sloupců. Při zápisu dlouhého obsahu, například textu, vždy upravit šířku sloupce podle délky tohoto obsahu. Nenechat dlouhý text přetékat do vedlejší buňky. Rozšíření sloupce Šířku sloupce nejrychleji upravíte poklepáním na hranu sloupce v oblasti záhlaví sloupce. Daný sloupec se přizpůsobí nejdelšímu obsahu v buňce tohoto sloupce. Nebo tažením za hranu sloupce upravíte šířku libovolně (viz obrázek).
27
Zalomení textu Při vkládání textu do buňky jej můžete zalomit, aby nepřetékal do buněk následujících. Při psaní na pozici kurzoru vložíte zalomení klávesovou zkratkou LEVÝ ALT+ENTER. Na kartě Domů najdete tlačítko v buňce.
pro zalomení a zrušení zalomení textu
2.6 Typy dat Buňka může obsahovat – text, číslo, datum a čas, komentář, vzorec nebo funkci. Zapsaný obsah lze formátovat a tak měnit jeho vzhled, tedy způsob zobrazení v buňce. Formátování buněk najdete na kartě Domů ve skupinovém rámečku Číslo. 1. Textové řetězce • Za text je v programu Excel považována libovolná kombinace čísel, mezer a nečíselných znaků. Například následující položky budou posuzovány jako textové: 13ABC-99, 999ASD, 13–125. • Zapsaný text je v buňce zarovnán doleva ve výchozím formátu Obecný. • Pokud je text, při zápisu textového řetězce do buňky, delší než šířka buňky (sloupce) a sousedící buňky napravo od aktivní buňky jsou prázdné, text se zobrazuje i v těchto buňkách. Pokud sousedící buňky napravo od aktivní buňky nejsou prázdné, zobrazí se jen část textu odpovídající šířce buňky. Když chcete vidět všechen text, můžete buď rozšířit sloupec, nebo zalomit text (viz téma 2.2 Vkládání dat).
28
2. Číselné hodnoty V programu Excel mohou čísla obsahovat pouze následující znaky: • 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / Kč % E e. Přičemž program přeskakuje úvodní znaménko plus (+) a čárku považuje za desetinnou čárku. Všechny ostatní kombinace čísel a nečíselných znaků jsou považovány za text. Čísla zapisujeme obvykle bez formátu jako je značka měny, procent apod. • Tento formát určujeme pomocí formátu buněk (viz kapitola 6 Formát tabulky). • Zapsaná čísla jsou v buňce zarovnána doprava ve výchozím formátu Obecný. Důležité » Výchozí formáty čísel závisí na možnostech vybraných v Ovládacích panelech>Místní a jazykové nastavení. Například u systémů založených na standardech platných v České republice se jako oddělovač tisíců používá mezera, čárka pro oddělení desetinných míst. 3. Datum a čas 4. Kalendářní data a časy jsou považovány za čísla. Důležité » Možnosti vybrané v Místním a jazykovém nastavení v Ovládacích panelech určují výchozí formát aktuálního data a času. Znaky, které jsou rozpoznány jako oddělovače data a času, jsou tečka, pomlčka nebo lomítko u data a dvojtečka u času. Zápisy 2.3.2010, 2.3.10, 2/3/10 a 2-3-10 jsou sobě ekvivalentní a zobrazí se jako 2.3.2010. Buňka, do které zapíšeme datum nebo čas, se automaticky přeformátuje, vložené datum je ve skutečnosti uloženo do buňky jako pořadové číslo dne v systému, kde první den je 1.1.1990. Čas je uložen jako desetinný zlomek. Proto, pokud do buňky kde byl původně datum nebo čas zapíšeme číslo, je toto číslo opět konvertováno na datum nebo čas. Pokud tedy chceme vložené číslo zobrazit jako číslo, musíme změnit formát buňky. V případě, že se po zapsání data zobrazí znaky ####, znamená to, že šířka buňky (sloupce) je příliš malá, aby mohla vložené datum zobrazit.
29
2.7 Výběr buněk Před formátováním, kopírování, přesunem nebo mazáním je nutné vybrat buňky nebo oblasti buněk, kterých se následující operace budou týkat. Vybrané buňky budou zobrazeny světlejší barvou.
Následuje přehled, co a jak vyberete: • Jedna buňka – klepněte na danou buňku nebo se na ni přesuňte pomocí kláves se šipkami. • Oblast buněk – umístěte kurzor myši nad první buňku oblasti, stiskněte levou myš a tahem vyberte oblast buněk. • Všechny buňky v listu – stiskněte klávesovou zkratku CTRL+A (Vybrat vše) nebo tlačítko Vybrat vše (viz obrázek).
• •
Nesousedící buňky nebo oblasti buněk – vyberte první buňku nebo oblast buněk. Podržte klávesu CTRL a vyberte tahem myši další buňky nebo oblasti. Rozsáhlá oblast buněk – klepněte na první buňku oblasti. Podržte klávesu SHIFT a klepněte na poslední buňku oblasti. Pokud není poslední buňka viditelná, použijte posuvník.
2.8 Výběr řádků a sloupců
30
Výběr řádků • Celý řádek – klepněte na záhlaví řádku. • Sousedící řádky – táhněte myší přes záhlaví řádků. Nebo vyberte první řádek (klepnutím na jeho záhlaví), podržte klávesu SHIFT a vyberte poslední řádek (opět klepnutím na jeho záhlaví). • Nesousedící řádky – vyberte první řádek, podržte klávesu CTRL a postupně klepněte na záhlaví dalších řádků, které chcete vybrat. • TIP » Klávesová zkratka SHIFT+Mezerník vybere celý řádek s aktivní buňkou.
Výběr sloupců • Celý sloupec – klepněte na záhlaví sloupce. • Sousedící sloupce – táhněte myší přes záhlaví sloupců. Nebo vyberte první sloupec (klepnutím na jeho záhlaví), podržte klávesu SHIFT a vyberte poslední sloupec (opět klepnutím na jeho záhlaví). • Nesousedící sloupce – vyberte první sloupec, podržte klávesu CTRL a postupně klepněte na záhlaví dalších sloupců, které chcete vybrat.
TIP » Klávesová zkratka CTRL+Mezerník vybere celý sloupec s aktivní buňkou.
2.9 Úpravy vložených dat Úprava vložených dat zahrnuje přepsání obsahu buňky, opravu nebo vymazání. Přepsání obsahu buňky novou hodnotou 1. Klepněte na buňku, jejíž obsah chcete přepsat. 2. Na klávesnici zapište novou hodnotu a stiskněte klávesu ENTER. 3. Přepsání je vlastně nový zápis do buňky.
Oprava obsahu buňky * Klepněte na buňku, jejíž obsah chcete opravit. * Stiskněte funkční klávesu F2, na konci obsahu se objeví textový kurzor a můžete upravovat vloženou hodnotu. * Při opravě využijte klávesy DELETE nebo BACKSPACE pro vymazání částí vloženého údaje, kurzorové klávesy pro pohyb textového kurzoru stejně jako v běžném editoru. * Opravu ukončete stiskem klávesy ENTER.
31
Vymazání obsahu buňky 1. Klepněte na buňku nebo vyberte oblast buněk, jejichž obsah chcete zrušit. 2. Na klávesnici stiskněte klávesu DELETE. Důležité » Takto vymažete hodnotu nebo vzorec nebo funkci, ale nezrušíte formát buňky (číselný formát, písmo, čáry, vzorky ani komentář). Vymazání s určením co chcete vymazat • Klepněte na buňku nebo vyberte oblast buněk. • Na kartě Domů ve skupinovém rámečku Úpravy klepněte na tlačítko Vymazat. • V následující nabídce příkazů vyberte, co chcete vymazat (viz obrázek):
TIP TIP TIP TIP TIP
Vymazat vše – zapsanou hodnotu, vzorec, funkci, formátování i komentář. Vymazat formáty – nastaví se výchozí hodnoty, číselný formát Obecný, odstraní se ohraničení a barva pozadí. Vymazat obsah – hodnoty, vzorce, funkce budou vymazány, ale komentář a formáty zůstanou zachovány. Vymazat komentář – zruší pouze komentář. Vymazat hypertextové odkazy – zruší pouze vložené hypertextové odkazy.
32
Příklad 1. Klepněte na prázdnou buňku a zapište datum (např.13/3/2013) jako oddělovače použijte znak lomítko. Ukončete zápis stiskem klávesy Enter. 2. V buňce vidíte zapsaný datum, ale zároveň se automaticky nastavil formát pro zobrazení data. 3. Aktivujte buňku s datem a stiskněte klávesu DELETE, smazali jste obsah, ale ne formát. 4. Nyní do této buňky zapište např. číslo 10. Když zápis potvrdíte, je v buňce 10.1.1900 (tj. desátý den od 1.1.1900 což je pro Excel počátek kalendářního systému). 5. Zkuste vymazat formát, který toto zobrazení způsobil – na kartě Domů ve skupinovém rámečku Úpravy klepněte na tlačítko Vymazat. V buňce by mělo být číslo 10.
2.10 Použití příkazu zpět či znovu [IK9] Anulování provedených operací •
Chybně provedené operace můžete vrátit zpět. K tomu lze použít tlačítko Zpět, které najdete na panelu Rychlý přístup nebo můžete použít klávesovou zkratku CTRL+Z.
• •
. Tlačítko Zpět Chcete-li vrátit několik akcí najednou, klepněte na šipku vedle tlačítka Zpět a vyberte tyto akce ze seznamu.
Opakování poslední operace •
Omylem vrácené akce lze provést znovu, zopakovat a to pomocí tlačítka Znovu, které najdete na panelu Rychlý přístup nebo můžete použít klávesovou zkratku CTRL+Y.
•
Tlačítko Znovu
.
33
2.11 Speciální způsoby vkládání dat Zkopírování stejných hodnot do řádku či sloupce Pokud se opakuje stejná hodnota ve sloupci nebo řádku můžete ji vložit takto: 1. Zapište hodnotu do první buňky (např. 1000). 2. Buňku aktivujte, nastavte kurzor myši na její pravý spodní roh (úchyt) až se objeví symbol kříže. Pak se stisknutou levou myší vyberte tažením cílovou oblast (buňky, které mají obsahovat danou hodnotu) a myš uvolněte. 3. Výsledek vidíte na obrázku.
Vkládání číselných nebo datumových posloupností – řady Tato varianta umožňuje vložit číselnou (10,20,30...) nebo datumovou (10.7.1999,12.6.1999...) posloupnost do řádku či sloupce (viz ukázka na obrázku). 1. Zapište první dvě hodnoty určující typ posloupnosti a její krok do dvou prvních buněk. Například 10 a 20 nebo 10.6.2009 a 12.6.2009. 2. Tyto dvě buňky vyberte tahem myši. 3. Pak umístěte kurzor myši na pravý spodní roh vybrané oblasti (úchyt) až se objeví symbol kříže. Pak se stisknutou levou myší tahem vyberte cílové buňky, do kterých se má posloupnost zapsat.
Tímto způsobem si můžete vytvořit libovolnou posloupnost např. lichých, sudých čísel apod.
34
Číselná řada sestupná nebo vzestupná: 1. Zapište číselnou hodnotu do první buňky (např. 10). 2. Buňku aktivujte, kurzor myši umístěte na úchyt (pravý dolní roh aktivní buňky). Tahem myši při současně stisknuté klávese CTRL vyberte cílové buňky. 3. Podle směru tahu se vytvoří sestupná nebo vzestupná řada. Pozor při uvolnění, nejprve uvolněte myš, pak teprve klávesu CTRL (viz ukázka na obrázku). Pokud táhnete směrem dolů nebo vpravo – vytvoříte řadu vzestupnou. Pokud táhnete směrem nahoru nebo vlevo – vytvoříte řadu sestupnou.
2.12 Kalendářní seznamy •
•
V programu Excel existují předdefinované seznamy, které najdete v Možnostech programu Excel na kartě Upřesnit pod tlačítkem . Tyto existující seznamy (vidíte je na obrázku), můžete rozšířit o další vlastní seznamy.
35
Jak použít existující seznam v tabulce? 1. Zapište libovolnou hodnotu ze seznamu do první buňky. 2. Buňku aktivujte klepnutím, nastavte kurzor myši na její pravý dolní roh (úchyt) až se objeví symbol kříže. Pak se stisknutou levou myší tahem vyberte všechny buňky, do kterých se má seznam vyplnit a myš uvolněte.
Vytvoření vlastního seznamu zápisem Pokud se ve vašich tabulkách stále opakují jisté řady, např. jména středisek, oddělení, jmen atd. udělejte z nich seznamy. • Klepněte na kartu Soubor a dále klepněte na příkaz Možnosti. • V následujícím dialogu klepnutím přejděte na kartu Upřesnit. • V pravé části na kartě Upřesnit téměř na konci klepněte na tlačítko . • Zobrazí se dialogové okno Vlastní seznamy (jak vidíte na obrázku níže). Zde klepněte do části Položky seznamu a zapište jednotlivá hesla, po každé položce stiskněte Enter. Položka seznamu může být složena z více slov, ale nelze použít číselnou řadu. Na obrázku vidíte řadu jaro až zima. • Vytvoření potvrďte klepnutím na tlačítko Přidat a pak na OK.
36
Vytvoření vlastního seznamu z buněk v tabulce • V tabulce v buňkách například C4 až C7 jsou zapsaná jména měst. Z nich uděláte seznam takto: • Vyberte buňky se seznamem měst. • Klepněte na kartu Soubor a dále klepněte na příkaz Možnosti. • V následujícím dialogu klepnutím přejděte na kartu Upřesnit. • V pravé části na kartě Upřesnit téměř na konci klepněte na tlačítko • • • •
. Zobrazí se dialogové okno Vlastní seznamy (viz obrázek výše). Klepněte na tlačítko Importovat. Načtený seznam se doplní do části Položky seznamu a Vlastní seznamy. V části Položky seznamu jej můžete ještě dodatečně upravit. Úpravu potvrďte klepnutím na tlačítko Přidat. Tlačítkem OK uzavřete dialogové okno
TIP » Nepotřebný seznam smažete tlačítkem Odstranit, což je ale nevratný krok.
37
Jak upravit vlastní seznam? Kdykoli můžete existující vlastní seznamy upravovat. a dále klepněte na příkaz Možnosti. 1. Klepněte na kartu Soubor 2. V následujícím dialogu klepnutím přejděte na kartu Upřesnit. 3. V pravé části na kartě Upřesnit téměř na konci klepněte na tlačítko 4. 5. 6. 7. 8. 9.
. Zobrazí se dialogové okno Vlastní seznamy (viz obrázek výše). Klepnutím aktivujte příslušný seznam. Vybraný seznam se pak objeví v části Položky seznamu, kde jej můžete upravovat. Stiskem klávesy Enter vložíte prázdný řádek pro novou položku seznamu. Klávesou Delete vymažete nepotřebnou položku. Úpravy ukončete klepnutím na tlačítko Přidat. Tlačítkem OK uzavřete dialogové okno.
2.13 Komentáře Do každé buňky v tabulce můžete vložit komentář – poznámku autora. Jak vložit komentář do buňky? 1. Klepněte na buňku, ke které chcete přidat komentář. 2. Stiskněte pravé tlačítko myší a z místní nabídky vyberte příkaz Vložit komentář. 3. Do textového pole napište text komentáře, může to být libovolně dlouhá poznámka. Na začátku textového pole je standardně zobrazeno jméno uživatele programu Excel zadané při instalaci. 4. Po dokončení zápisu klepněte mimo textové pole komentáře.
Komentář sice zmizel, ale je v buňce přítomen. Je skrytý. V buňce vidíte pouze značku komentáře – červený symbol v pravém horním rohu. Když ukážete na buňku kurzorem myši, komentář se zobrazí. 38
K prohlížení jednotlivých komentářů můžete využít kartu Revize nebo místní nabídku, kterou vyvoláte pravou myší, nabídne příkazy – Upravit komentář, Odstranit komentář, Zobrazit komentář. Důležité » Komentáře také můžete vytisknout – ale o tom až v kapitole 8 Tisk tabulky. Jak zrušit komentář • •
Aktivujte buňku s komentářem. Klepněte pravou myší a z místní nabídky vyberte příkaz Odstranit komentář.
Jak zobrazit všechny komentáře 1. Přejděte na kartu Revize. 2. Klepněte na tlačítko Zobrazit všechny komentáře. 3. Uvedené tlačítko funguje jako přepínač, klepnutím zobrazíte všechny komentáře, následujícím klepnutím je skryjete.
2.14 Hledávání a nahrazování Pro vyhledání určitého slova nebo fráze v tabulce použijte funkci hledání takto: 1. Na kartě Domů ve skupině Úpravy klepněte na tlačítko Najít a vybrat.
2. Z následující nabídky vyberte příkaz Najít. Lze také použít klávesovou zkratku CTRL+F. 3. Zobrazí se dialogové okno, které vidíte na následujícím obrázku. 4. Do pole Najít zapište slovo nebo frázi, kterou si přejete vyhledat. 5. Hledání spustíte klepnutím na tlačítko Najít další. 6. Hledá se od aktivní buňky, první výskyt. Dialogové okno Najít zůstává na obrazovce. Můžete jej zavřít klepnutím na tlačítko Storno. Nebo pokračovat ve vyhledávání dalších výskytů klepnutím na tlačítko Najít další.
39
Klepnutím na tlačítko Možnosti zobrazíte další volby (viz obrázek níže).
• •
Před vlastním hledáním můžete nastavit formát hledaného výrazu pomocí tlačítka Formát. Běžně hledáme v Listu, lze hledat také v celém sešitu. Směr hledání je Po řádcích nebo Po sloupcích.
Hledání a nahrazení určitého obsahu v tabulce Pro vyhledání a nahrazení určitého slova nebo fráze v tabulce použijte funkci nahradit takto:
Na kartě Domů ve skupině Úpravy klepněte na tlačítko Najít a vybrat.
40
Z následující nabídky vyberte příkaz Nahradit. Lze také použít klávesovou zkratku CTRL+H. Zobrazí se dialogové okno, které vidíte na následujícím obrázku. Pro zobrazení všech voleb klepněte na tlačítko Možnosti. Do pole Najít zapište slovo nebo frázi, kterou si přejete vyhledat. Do pole Nahradit – napište „nové slovo“, které má nahradit „slovo“ uvedené v poli Najít. Můžete také vybrat některou předchozí položku ze seznamu (na konci pole je tlačítko se šipkou, které rozbalí seznam). Pokud chcete vymazat nalezené slovo, ponecháte pole Nahradit prázdné. Hledání spustíte klepnutím na tlačítko Najít další. Hledá se od aktivní buňky, první výskyt. Dialogové okno Najít a nahradit zůstává na obrazovce. Klepněte na tlačítko Nahradit – dojte k nahrazení nalezeného výrazu, hledání pokračuje – najde se další výskyt, vy klepnete na tlačítko Nahradit a tak dále. Pro zrychlení použijte tlačítko Nahradit vše – nahradí všechny výskyty hledaného „slova“ v celém listu, což může mít dramatický dopad. Vhodnější je předchozí varianta, kdy si můžete prohlédnout a selektivně nahradit každý výskyt. Hledání a nahrazování ukončíte klepnutím na tlačítko Zavřít.
[ Před vlastním hledáním můžete nastavit formát hledaného výrazu i formát náhradního výrazu pomocí tlačítek Formát. Běžně hledáme v Listu, lze hledat také v celém sešitu. Směr hledání je Po řádcích nebo Po sloupcích.
2.15 Řazení buněk Skupiny buněk můžeme seřadit vzestupně nebo sestupně podle aktivního sloupce (tj. sloupce s aktivní buňkou). Program pak změní pořadí řádků vašeho seznamu. K tomuto řazení vlastně podle jednoho klíče (tím je aktivní sloupec) použijeme tlačítko Seřadit a filtrovat na kartě Domů ve skupinovém rámečku Úpravy. 41
Jak vidíte na obrázku, po klepnutí na uvedené tlačítko se zobrazí nabídka příkazů: • Seřadit od A do Z – vzestupné řazení (pro číselný obsah Seřadit od nejmenšího k největšímu). • Seřadit od Z do A – sestupné řazení (pro číselný obsah Seřadit od největšího k nejmenšímu). • Vlastní řazení – zobrazí dialogové okno Seřadit.
Příklad řazení seznamu prodejců
Na obrázku je příklad seznamu prodejců. Seznam je seřazen podle sloupce Prodejce vzestupně, v abecedním pořadí jsou uspořádána jména prodejců. Postupujte takto: • Aktivujte libovolnou buňku ve sloupci Prodejce, tj. sloupec, dle kterého budete řadit. • Klepněte na tlačítko Seřadit a filtrovat na kartě Domů ve skupinovém rámečku Úpravy. • Z následující nabídky vyberte příkaz Seřadit od A do Z – vzestupné řazení.
42
Řazení řádků podle hodnot dvou a více sloupců 1. Klepněte na buňku v seznamu, který chcete seřadit. 2. Klepněte na tlačítko Seřadit a filtrovat na kartě Domů ve skupinovém rámečku Úpravy. 3. Z následující nabídky vyberte příkaz Vlastní řazení – zobrazí se dialogové okno Seřadit. 4. V rozvíracích seznamech Seřadit podle vyberte sloupce, které jsou klíčem řazení. 5. Klepnutím na tlačítko Přidat úroveň – přidáte další klíč řazení. 6. Vyberte další libovolné možnosti řazení, které chcete použít, a klepněte na tlačítko OK.
2.16 Shrnutí – Kapitola 2 •
• •
Do buněk lze vložit libovolný text, číslo, datum, vzorec nebo sestavit funkci. Vzorce a funkce nás čekají v dalších kapitolách. Text, číslo nebo datum vkládáte zápisem z klávesnice vždy do aktivní buňky (tj. buňka silně orámovaná s buňkovým kurzorem). Data zapisujete přímo do buňky, ale zároveň je vidíte na řádku vzorců. Zápis je nutné vždy ukončit stiskem klávesy ENTER nebo některou z kurzorových kláves. Pokud následně upravujete obsah buňky, tak úpravu ukončíte stiskem klávesy ENTER, kurzorové klávesy umožňují pouze pohyb kurzoru v buňce. Chybný obsah aktivní buňky smažete klávesou DELETE. Ale buňka může mít nastavený formát, který zrušíte pomocí příkazů Vymazat na kartě Domů. Chybně provedené operace můžete odvolat pomocí tlačítka Zpět. Omylem vrácené operace lze provést znovu, zopakovat a to pomocí tlačítka Znovu.
43
• •
Tlačítko Najít a vybrat na kartě Domů ve skupině Úpravy umožní hledání a nahrazování obsahu buněk. Tlačítko Seřadit a filtrovat na kartě Domů ve skupinovém rámečku Úpravy nabídne možnosti řazení buněk.
2.17 Cvičení 1. 2. 3. 4.
Spusťte tabulkový procesor. Otevřete soubor BUNKY.XLSX. Nejprve soubor uložte jako CVICENI2.XLSX do pracovní složky. Pracujte na prvním listu. Zde do sloupce A doplňte názvy měsíců, takto – do buňky A6 zapište Leden. Pomocí úchytu datum kopírujte do oblasti buněk A7 až A17. 5. Do buňky D2 napište text Zpracováno. 6. Do buňky E2 napište dnešní datum. 7. Opravte překlep v názvu tabulky (Mesiční příjmy a výdaje). 8. Buňky A5 až B18 zkopírujte pomocí schránky na List2 od buňky B3. 9. Přejděte na List3, kde je seznam zákazníků. 10. V celém seznamu nahraďte jméno „Nováková“ jménem „Pražáková“. 11. Seřaďte seznam zákazníků podle jména zákazníka sestupně. 12. Soubor uložte a ukončete práci s tabulkovým procesorem.
44
3 Práce s listy 3.1 Cíl kapitoly Vkládání listů do sešitu | Přejmenování listu | Odstranění listu | Kopírování a přesun listu v rámci sešitu nebo mezi otevřenými sešity | Výběr listů | Skrytí a zobrazení listů | Pozadí listu
3.2 Klíčová slova Vložení listu | Přejmenování listu | Odstranění listu | Kopie listu | Přesun listu | Výběr listu | Skrytí listu | Zobrazení listu | Pozadí listu
3.3 Lekce 3.1 Zobrazení listů 3.2 Vložení nového listu 3.3 Přejmenování listu 3.4 Odstranění listu 3.5 Kopírování listu 3.6 Přesouvání listu 3.7 Skrytí a zobrazení listu 3.8 Shrnutí
3.4 Zobrazení listů
• •
•
List – je tvořen buňkami, které jsou uspořádané do řádků a sloupců. Každý list má svůj název, implicitní je List a pořadové číslo, tedy List1, List2, List3. Ale můžete listy pojmenovat vlastním názvem. Sešit – je dokument v programu Excel, který obsahuje jednotlivé listy. Také sešit má svůj název, který zadáte v okamžiku ukládání. Standardně má sešit tři listy. Maximálně může sešit obsahovat 1–255 listů. Klepnutím na ouško listu jej aktivujete a můžete s ním pracovat. Pokud je v sešitu více listů, pak se může stát, že jejich ouška nevidíte. Použijte k jejich zobrazení tlačítka pro pohyb po listech.
45
TIP » Klepnete-li na uvedená tlačítka pravou myší, objeví se místní nabídka se seznamem existujících listů a vy si vyberete ten, se kterým chcete pracovat. Vybraný list se ihned aktivuje.
TIP » Po listech můžete přecházet také CTRL+PgDn – následující CTRL+PgUp – následující list vlevo.
pomocí
klávesových list
zkratek. vpravo.
3.5 Vložení nového listu Standardně jsou v každém sešitu tři listy. Což není mnoho, kdykoli ovšem můžeme vložit nový list nebo nepotřebné listy odstranit. Pro práci s listy doporučujeme využít místní nabídku, kterou vyvoláte klepnutím pravé myši na oušku listu. Tato místní nabídka obsahuje všechny příkazy pro práci s listy a nemusíte je hledat v nabídce jednotlivých karet a skupinových rámečků.
46
TIP » Pokud chcete, aby každý nový sešit obsahoval více listů, klepněte na kartu Soubor->Možnosti. Pak v části Obecné zadejte jinou hodnotu v kolonce Zahrnout počet listů v novém sešitu. Sešit může mít maximálně 255 listů.
Vložení nového listu Za posledním existujícím listem je tlačítko Vložit list (vidíte jej na obrázku). Klepnutím na toto tlačítko dojde ke vložení nového listu vždy za list poslední.
Název nového listu je List+pořadové číslo. Excel nikdy nepoužije pořadové číslo listu, který již existuje nebo v právě otevřeném sešitu existoval.
3.6 Přejmenování listu Listy v sešitu mají standardně název List1, List2, List3. Je vhodné list pojmenovat podle jeho obsahu takto: * Poklepejte na stávajícím názvu listu, který se černě podbarví. * Napište nový název listu. * Ukončete stiskem klávesy ENTER.
Zásady pro názvy listů 5. V názvu listu můžete zapsat maximálně 31 znaků. 6. Jsou přípustné české znaky, malá a velká písmena se rozlišují, ale jen pro zobrazení názvu. 7. Mezera je rovněž přípustný znak. 8. Název musí být v sešitu jediný. 9. List nesmí mít název Historie, ten je vyhrazen pro záznam změn při sdílení sešitů.
47
Důležité » Pojmenování listu více slovy není vhodné, protože název bude ve vzorci v uvozovkách, což zhoršuje orientaci ve vzorci. Vhodné je slova spojit například podtržítkem.
3.7 Odstranění listu Pokud jsou v sešitu zbytečné prázdné listy, je vhodné je odstranit, protože zabírají místo a zvětšují velikost souboru. List odstraníte takto: • Klepnutím na ouško listu aktivujte list, který chcete odstranit. • Najeďte kurzorem myši nad ouško aktivního listu a klepnutím pravé myši vyvolejte místní nabídku a vyberte příkaz Odstranit.
Důležité » Pokud odstraňujete list s obsahem, objeví se varování, že odstranění listu je nevratná akce a můžete tak ztratit vše, co jste na něm vytvořili. Pokud list opravdu chcete odstranit, klepněte na tlačítko Odstranit.
3.8 Kopírování listu Kopírování listu pomocí myši v rámci sešitu • •
Klepnutím na ouško listu aktivujte list, který chcete kopírovat. Uchopte ouško listu myší a současně se stisknutou klávesou CTRL jej suňte kamkoli mezi ostatní ouška listů. Stisknutá klávesa CTRL se na obrazovce projeví znaménkem +. Černá šipka vám naznačí, kde bude umístěna kopie aktivního listu. Když vám místo vyhovuje, uvolněte nejprve myš, klávesu CTRL uvolněte jako poslední.
48
Důležité » Při kopírování původně aktivní list zůstane na svém místě a na novém místě je jeho kopie, která nese původní název listu s pořadovým číslem kopie v závorce. Můžete tedy vytvořit několik kopií jednoho listu. Kopírování listu mezi sešity 1. Klepnutím na ouško listu aktivujte list, který chcete kopírovat. 2. Najeďte kurzorem myši nad ouško aktivního listu a klepnutím pravé myši vyvolejte místní nabídku a vyberte příkaz Přesunout nebo zkopírovat. 3. Zobrazí se dialogové okno, které vidíte na obrázku.
4. Nejprve v dolní části dialogového okna zaškrtněte políčko Vytvořit kopii. 5. V poli Do sešitu vyberte cílový sešit nebo nový sešit. 6. Pak v poli Před list vyberete místo, kam má být list zkopírován nebo jej umístěte na konec. 7. Důležité » V seznamu Do sešitu se vždy nabízejí názvy otevřených sešitů. Nebo nový sešit, který pak bude obsahovat pouze kopírovaný list.
3.9 Přesouvání listu Přesun listu pomocí myši v rámci sešitu
Klepnutím na ouško listu aktivujte list, který chcete přesunout.
49
Uchopte ouško listu myší a suňte jej kamkoli mezi ostatní ouška listů. Černá šipka vám naznačí cílové místo. Pokud místo vyhovuje, uvolněte myš.
Přesun listu mezi sešity 5. Klepnutím na ouško listu aktivujte list, který chcete přesunout. 6. Najeďte kurzorem myši nad ouško aktivního listu a klepnutím pravé myši vyvolejte místní nabídku a vyberte příkaz Přesunout nebo zkopírovat. 7. Zobrazí se dialogové okno, které vidíte na obrázku.
8. Nejprve v dolní části dialogového okna zkontrolujte políčko Vytvořit kopii. Nesmí být zaškrtnuto. 9. V poli Do sešitu vyberte cílový sešit nebo nový sešit. 10. Pak v poli Před list vyberete místo kam má být list přesunut nebo jej umístěte na konec. Důležité » V seznamu Do sešitu se vždy nabízejí názvy otevřených souborů. Nebo nový sešit, který pak bude obsahovat pouze přesunutý list.
3.10 Skrytí a zobrazení listu 1. Aktivujte list, který chcete skrýt, nebo vyberte skupinu listů. 2. Kurzor myši umístěte nad ouško aktivního listu a stiskněte pravé tlačítko myši. 3. Z místní nabídky vyberte příkaz Skrýt.
50
Důležité » List opět zobrazíte tak, že umístíte kurzor myši nad ouško libovolného listu a stisknete pravé tlačítko myši. Z místní nabídky vyberete příkaz Zobrazit. Objeví se dialogové okno se seznamem skrytých listů a vy určíte, který list se má zobrazit. Nakonec klepnete na OK.
3.11 Shrnutí – Kapitola 3 •
•
Příkazy pro práci s listy nejrychleji najdete v místní nabídce, když umístíte kurzor myši nad ouško listu a klepnete pravým tlačítkem myši. Najdete zde možnost Vložit nový list (vkládá se vždy před právě aktivní), Odstranit aktivní list, Přejmenovat, Přesouvat a kopírovat v rámci aktivního sešitu nebo do jiných otevřených sešitů. V aktivním sešitu rychleji můžete list přesunout pomocí myši a zkopírovat také pomocí myši se stisknutou klávesou CTRL. Nový list také vložíte pomocí tlačítka Vložit list (je za posledním existujícím listem).
3.12 Cvičení • • • • • • • • •
Spusťte tabulkový procesor EXCEL 2010. Otevřete soubor LISTY z pracovní složky. Nejprve soubor uložte jako CVICENI3.XLSX do pracovní složky. Sešit obsahuje čtyři listy. Na prvním listu je seznam prodejců. Přejmenujte tedy List1 na „Prodejci“. List2 přejmenujte na „Bilance“. Odstraňte List4. List Bilance zkopírujte na konec sešitu. Za stávající poslední list vložte nový list, přejmenujte jej na „Nový“. List Prodejci zkopírujte do Nového sešitu, který pak uložte s názvem KOPIE do pracovní složky.
51
•
Soubor
uložte
a ukončete
práci
52
s tabulkovým
procesorem.
4 Sloupce, řádky a buňky 4.1 Cíl kapitoly Vkládání a odstranění řádků nebo sloupců | Úprava šířky sloupců a výšky řádků | Skrytí a zobrazení řádků a sloupců | Kopírování pomocí schránky | Kopírování pomocí myši | Ukotvení příček
4.2 Klíčová slova Vložení řádků a sloupců | Šířka sloupce | Výška řádku | Skrytí a zobrazení řádků nebo sloupců | Kopírování | Příčky
4.3 Lekce 4.1 Vkládání řádků a sloupců 4.2 Odstranění řádků a sloupců 4.3 Změna výšky řádku a šířky sloupce 4.4 Skrytí a zobrazení řádků a sloupců 4.5 Kopírování buněk pomocí schránky 4.6 Přesun buněk pomocí schránky 4.7 Kopírování a přesun pomocí myši 4.8 Ukotvení řádků a sloupců 4.9 Shrnutí
4.4 Vkládání řádků a sloupců
Nový řádek se vždy vloží nad řádek s aktivní buňkou. 6. Chcete-li vložit jeden řádek, klepněte na libovolnou buňku v řádku přímo pod místem, kam chcete nový řádek vložit. Například chcete vložit nový řádek nad řádek 3, klepněte na libovolnou buňku v řádku 3. 7. Pro vložení více řádků najednou, vyberte buňky pod sebou přímo pod místem, kam chcete vložit nové řádky. Vyberte tolik buněk pod sebou, kolik chcete vložit řádků. 8. Na kartě Domů ve skupinovém rámečku Buňky klepněte na rozbalovací šipku tlačítka Vložit, a vyberte příkaz Vložit řádky listu (viz obrázek níže).
53
Nový sloupec je vložen před sloupec s aktivní buňkou.
TIP
TIP
TIP
Pokud chcete vložit jeden sloupec, klepněte na libovolnou buňku v sousedním sloupci napravo od místa, kam chcete nový sloupec vložit. Například chcete vložit nový sloupec před sloupec B, klepněte na libovolnou buňku ve sloupci B. Pro vložení více sloupců, vyberte buňky vedle sebe napravo od místa, kam chcete vložit nové sloupce. Vyberte tolik buněk vedle sebe, kolik sloupců chcete vložit. Na kartě Domů ve skupinovém rámečku Buňky klepněte na rozbalovací šipku tlačítka Vložit, a vyberte příkaz Vložit sloupce listu (viz obrázek níže).
4.5 Odstranění řádků a sloupců • Vyberte celé řádky nebo celé sloupce, které chcete odstranit. Celé řádky vyberte tažením myši v oblasti záhlaví řádků (1,2,3,…). Celé sloupce vyberete tažením myši v oblasti záhlaví sloupců (A,B,C,...).
54
• Na kartě Domů ve skupinovém rámečku Buňky klepněte na tlačítko
Odstranit . • Okolní buňky se posunou a vyplní uvolněné místo. Důležité » Pokud nevyberete celé řádky či sloupce ale vyberete oblast buněk, musíte v nabídce tlačítka Odstranit určit, co vlastně chcete odstranit – buňky, řádky nebo sloupce. Klepněte na rozbalovací šipku tlačítka Odstranit, na obrázku vidíte nabídku příkazů.
4.6 Změna výšky řádku a šířky sloupce Sloupce Všechny sloupce jsou na začátku stejně široké – standardní šířka sloupce je 8,43 znaků. Šířka sloupce může být v rozsahu 0 až 255 znaků. a) Šířka sloupce Pokud umístíte kurzor myši do záhlaví sloupců, například na rozhraní sloupce B a C, změní se kurzor myši na tento tvar . Tahem myši vlevo nebo vpravo se šířka sloupce mění – sledujte popisek, který ukazuje, jaké šířky jste dosáhli. TIP » Zobrazená šířka sloupce může být v rozsahu hodnot 0 (nula) až 255. Toto číslo představuje počet znaků standardního písma. Je-li šířka sloupce 0, je sloupec skrytý. b) Přizpůsobení sloupce obsahu 1. Šířku sloupce přizpůsobíte obsahu poklepáním na pravý okraj záhlaví sloupce. Sloupce se přizpůsobí vloženým datům, tedy buňce s nejdelším obsahem. 2. Stejného výsledku dosáhnete pomocí nabídky tlačítka Formát->příkaz Přizpůsobit šířku sloupců na kartě Domů (viz obrázek).
55
TIP » Přizpůsobení sloupce využijete především tehdy, pokud v některé buňce vidíte znaky #######.
c) Změna šířky sloupce přesně • • • •
Aktivujte klepnutím libovolnou buňku daného sloupce. Na kartě Domů ve skupinovém rámečku Buňky klepněte na tlačítko Formát. Z následující nabídky (viz obrázek) vyberte Šířka sloupce. Objeví se dialogové okno, ve kterém do pole Šířka sloupce zadejte požadovanou hodnotu.
d) Jak upravit více sloupců najednou • •
Chcete-li změnit šířku několika sloupců, vyberte tyto sloupce (ale celé – pomocí jejich záhlaví). Můžete vybrat nejen sousedící sloupce, ale i ty, které nesousedí s podporou klávesy CTRL. Potom pomocí myši upravte šířku jednoho z vybraných sloupců.
Řádky •
Výška řádků se průběžně upravuje podle typu a velikosti písma. Můžete jistě upravit výšku řádků podle vašich představ podobně jako sloupce.
56
•
Výška řádku může být v rozsahu 0 až 409 bodů (1 bod je přibližně 0,353 mm).
a) Výška řádku Pokud umístíte kurzor myši do záhlaví řádků, například na rozhraní řádku 4 a 5, změní se kurzor myši na tento tvar . Tahem myši nahoru nebo dolů se výška řádku mění – sledujte popisek, který ukazuje, jaké výšky jste dosáhli. b) Přizpůsobení obsahu buňky • Poklepáním na hranici pod záhlavím řádku přizpůsobíte výšku řádku obsahu buňky. • Stejného výsledku dosáhnete pomocí nabídky tlačítka Formát->příkaz Přizpůsobit výšku řádků.
c) Změna výšky přesně • • • •
Aktivujte řádek klepnutím na libovolnou buňku v daném řádku. Na kartě Domů ve skupinovém rámečku Buňky klepněte na tlačítko Formát. Z následující nabídky vyberte příkaz Výška řádku. Objeví se dialogové okno, kde do pole Výška řádku zadejte požadovanou hodnotu v rozmezí 0 až 409. Je-li výška řádku 0, je řádek skrytý.
57
d) Změna více řádků najednou • Vyberte tyto řádky (ale celé – pomocí jejich záhlaví). • Pak tahem myši za hranu řádku v oblasti záhlaví řádků upravte výšku jednoho řádku nebo poklepáním na hranu, výšku přizpůsobte obsahu.
4.7 Skrytí a zobrazení řádků a sloupců Skrytí a zobrazení sloupce Občas může být užitečné, aby sloupec nebyl zobrazen, například když obsahuje pomocné výpočty. Což je výhodné i v případě tisku tabulek, protože skryté sloupce se netisknou. Můžete skrýt buď jeden sloupec s aktivní buňkou, nebo několik vybraných sloupců. • • •
Vyberte sloupce, které chcete skrýt. Kurzor myši umístěte nad vybraný sloupec a stiskněte pravé tlačítko myši. V místní nabídce klepněte na příkaz Skrýt. Nebo přejděte na kartu Domů, klepněte na tlačítko Formát, dále klepněte na příkaz Skrýt a zobrazit, z následující nabídky vyberte Skrýt sloupec. (nabídku příkazů vidíte na obrázku níže).
TIP » Ještě jeden způsob skrytí sloupce – upravte jeho šířku na nulovou hodnotu.
58
Jak skryté sloupce zobrazit? Zobrazení skrytých sloupců může činit potíže. Pokud si to zkoušíte, sloupec skryjete, jistě se vám podaří jej ihned zobrazit. V praxi ovšem po skrytí sloupců dále pracujete, např. tisknete atd. 7. Vyberte buňky ve sloupci nalevo a napravo od skrytých sloupců, tedy „jakoby přes ně“. Nebo můžete vybrat celou tabulku pomocí klávesové zkratky CTRL+A – pak ale zobrazíte všechny skryté sloupce tabulky, vy chcete zobrazit pouze některé. 8. Přejděte na kartu Domů, klepněte na tlačítko Formát, dále klepněte na příkaz Skrýt a zobrazit, z následující nabídky vyberte Zobrazit skryté sloupce. (nabídku příkazů vidíte na obrázku výše).
Důležité » Pokud je skrytý první sloupec listu, použijte pro výběr klávesovou zkratku CTRL+A.
59
Skrytí a zobrazení řádku Můžete skrýt buď jeden řádek s aktivní buňkou, nebo několik vybraných řádků. • Vyberte řádky, které chcete skrýt. • Přejděte na kartu Domů, klepněte na tlačítko Formát, dále klepněte na příkaz Skrýt a zobrazit, z následující nabídky vyberte Skrýt řádek (nabídku příkazů vidíte na obrázku výše).
TIP » Ještě jeden způsob skrytí řádku – upravte jeho výšku na nulovou hodnotu.
Jak skryté řádky zobrazit? 3. Vyberte buňky pod sebou ve sloupci, tedy přes skryté řádky. Nebo můžete vybrat celou tabulku pomocí klávesové zkratky CTRL+A – pak ale zobrazíte všechny skryté řádky tabulky, vy chcete zobrazit jen některé. 4. Přejděte na kartu Domů, klepněte na tlačítko Formát, dále klepněte na příkaz Skrýt a zobrazit, z následující nabídky vyberte Zobrazit skryté řádky (nabídku příkazů vidíte na obrázku výše).
Důležité » Skryté řádky a sloupce se netisknou!
4.8 Kopírování buněk pomocí schránky Vybrané buňky můžete kopírovat v rámci jednoho sešitu nebo mezi otevřenými sešity pomocí příkazů Schránky. Schránka umožňuje kopírování nebo přesun vybraných objektů z jednoho místa do místa cílového. V každém programu pod Windows najdete příkazy pro práci se schránkou – Vyjmout, Kopírovat, Vložit. Tyto příkazy mají své klávesové zkratky, nebo tlačítka na kartě Domů ve skupinovém rámečku Schránka.
60
•
Vyjmout (CTRL+X) – přesune obsah aktivní buňky nebo výběru a přemístí jej do schránky.
•
Kopírovat (CTRL+C) – kopíruje obsah aktivní buňky nebo výběru do schránky. Vložit (CTRL+V) – vloží obsah schránky na pozici kurzoru (od aktivní buňky). Tento příkaz je k dispozici jen tehdy, pokud předtím vyjmete nebo zkopírujete nějaký objekt, text nebo obsah buňky.
•
Důležité » Při použití schránky bude kopírována celá buňka včetně vzorců a jejich výsledných hodnot, komentářů a formátů buněk. V následujícím popisu dáme přednost klávesovým zkratkám. Kopírování buněk – postup • • • • •
Označte buňky, které chcete kopírovat. Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+C. Kolem buněk se objeví pohyblivé ohraničení. Klepnutím aktivujte buňku, která je počáteční buňkou cílové oblasti. Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+V. Obsah schránky lze vkládat opakovaně, pokud vidíte pohyblivé ohraničení. Stiskněte klávesu ESC, tak odstraníte pohyblivé ohraničení, schránka je prázdná.
Kopírování mezi listy a sešity – postup 1. Označte buňky, které chcete kopírovat. 2. Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+C. Kolem buněk se objeví pohyblivé ohraničení. 3. Klepněte na ouško cílového listu, který se aktivuje. 4. Klepnutím aktivujte buňku, která je počáteční buňkou cílové oblasti. 5. Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+V. Obsah schránky lze vkládat opakovaně, pokud vidíte pohyblivé ohraničení. 6. Stiskněte klávesu ESC, tak odstraníte pohyblivé ohraničení, schránka je prázdná. Důležité » Při kopírování buněk mezi různými sešity postupujete shodně, pouze neaktivujete ouško listu, ale hledáte sešit. Musí být otevřen, pak klepnete na ikonu tohoto otevřeného sešitu na Hlavním panelu, tak jej aktivujete.
61
4.9 Přesun buněk pomocí schránky • •
Vybrané buňky můžete přesouvat v rámci jednoho sešitu nebo mezi otevřenými sešity pomocí příkazů Schránky. Schránka (jak již bylo uvedeno v předchozím tématu) umožňuje kopírování nebo přesun vybraných objektů z jednoho místa do místa cílového. V každém programu pod Windows najdete příkazy pro práci se schránkou – Vyjmout, Kopírovat, Vložit. Tyto příkazy mají své klávesové zkratky, nebo tlačítka na kartě Domů ve skupinovém rámečku Schránka. V následujícím popisu dáme přednost klávesovým zkratkám.
Přesun buněk – postup • • • • •
Označte buňky, které chcete přesunout. Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+X. Kolem buněk se objeví pohyblivé ohraničení. Klepnutím aktivujte buňku, která je počáteční buňkou cílové oblasti. Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+V. Obsah schránky lze vkládat opakovaně, pokud vidíte pohyblivé ohraničení. Stiskněte klávesu ESC, tak odstraníte pohyblivé ohraničení, schránka je prázdná.
Přesun mezi listy a sešity – postup 1. Označte buňky, které chcete přesunout. 2. Stiskněte klávesovou zkratku CTRL+X. Kolem buněk se objeví pohyblivé ohraničení. 3. Klepněte na ouško cílového listu, který se aktivuje. 4. Klepnutím aktivujte buňku, která je počáteční buňkou cílové oblasti. 5. Stiskněte klávesovou kombinaci CTRL+V. Obsah schránky lze vkládat opakovaně, pokud vidíte pohyblivé ohraničení. 6. Stiskněte klávesu ESC, tak odstraníte pohyblivé ohraničení, schránka je prázdná. 62
Důležité » Při přesunu buněk mezi různými sešity postupujete shodně, pouze neaktivujete ouško listu, ale hledáte sešit. Musí být otevřen, pak klepnete na ikonu tohoto otevřeného sešitu na Hlavním panelu, tak jej aktivujete.
4.10 Kopírování a přesun pomocí myši Kopírování buněk pomocí myši 1. Aktivujte buňku nebo vyberte oblast buněk. 2. Kurzor myši umístěte na hranu aktivní buňky nebo oblasti. Kurzor změní podobu na šipku se šipkovým křížem . 3. Podržte klávesu CTRL, stiskněte myš a táhněte – kurzor myši opět změní podobu – . 4. Při kopírování ale pozor v cílové oblasti, zde nejprve uvolněte myš, klávesu CTRL uvolněte jako poslední.
Přesun buněk pomocí myši 1. Aktivujte buňku nebo vyberte oblast buněk. 2. Kurzor myši umístěte na hranu aktivní buňky nebo oblasti. Kurzor změní podobu na šipku se šipkovým křížem . 3. Stiskněte myš a táhněte. Takto lze přesunout buňky na novou pozici, kde myš uvolníte.
4.11 Ukotvení řádků a sloupců Ukotvení příček umožňuje vybrat data, která zůstávají při posunu listu viditelná. Slouží například k zobrazení nadpisů řádků a sloupců při posunu listu. Lze vložit dvě příčky podle aktivní buňky. Důležité » Jedna příčka se vloží nad aktivní buňku, druhá pak před aktivní buňku.
63
Jak ukotvit nadpisy sloupců v prvním řádku a zároveň nadpisy řádků v prvním sloupci • •
Klepnutím aktivujte buňku B2. Na kartě Zobrazení ve skupinovém rámečku Okno klepněte na tlačítko Ukotvit příčky. Z následující nabídky (viz obrázek níže) vyberte příkaz Ukotvit příčky.
•
•
•
Příčky jsou vloženy, při listování po řádcích tabulky první zůstává stále viditelný a při listování po sloupcích, také první sloupec je stále zobrazen.
• Vložení příček nezávisle na aktivní buňce • • •
Na kartě Zobrazení ve skupinovém rámečku Okno klepněte na tlačítko Ukotvit příčky. Vyberte příkaz Ukotvit horní řádek, pokud chcete vložit příčku pod první řádek. Nebo vyberte příkaz Ukotvit první sloupec, pokud chcete vložit příčku za první sloupec.
Jak uvolnit příčky • • •
Klepnutím aktivujte libovolnou buňku. Na kartě Zobrazení ve skupinovém rámečku Okno klepněte na tlačítko Ukotvit příčky. Z následující nabídky vyberte příkaz Uvolnit příčky. (Příkaz je nabízen, pouze pokud jsou příčky vložené.)
64
4.12 Shrnutí – Kapitola 4 • • •
•
Do již existující tabulky můžete vkládat řádky nebo sloupce pomocí příkazů z nabídky tlačítka Vložit na kartě Domů. Na kartě Domů je dále tlačítko Odstranit, které umožní odstranit vybraný řádek nebo sloupec. V nabídce tlačítka Formát pak najdete příkazy pro úpravu šířky sloupců a výšky řádků. Rychleji tyto rozměry upravíte pomocí myši, kterou uchopíte hranu sloupce nebo řádku v oblasti záhlaví sloupců či řádků a tažením upravíte. Pokud na hraně sloupce poklepete, bude jeho šířka přizpůsobena nejdelšímu obsahu. Pokud poklepete na hraně řádku, bude jeho výška přizpůsobena nejvyššímu znaku. Dále jsou v nabídce tlačítka Formát příkazy pro skrytí a zobrazení sloupců nebo řádků. Pamatujte, co je skryté, se netiskne.
4.13 Cvičení 8. Spusťte tabulkový procesor. 9. Otevřete soubor SLOUPCE.XLSX. 10. Nejprve soubor uložte jako CVICENI4.XLSX do pracovní složky. 11. Sešit obsahuje tři listy. Na prvním listu je seznam zákazníků. Přejmenujte tedy List1 na „Zákazníci“. 12. Přizpůsobte šířku všech sloupců tak, aby byl viditelný obsah všech buněk. 13. Pod první řádek vložte příčku, aby při listování po řádcích tabulky byl stále první řádek viditelný. 14. List2 přejmenujte na „Výkaz“. 15. Na tomto listu dále vložte pod řádek s nadpisem „Výkaz“ jeden volný řádek 16. Na tomto listu dále sjednoťte šířku všech číselných sloupců. 17. Buňky A1 až D17 zkopírujte pomocí schránky na List3 od buňky B3. 18. Soubor uložte a ukončete práci s tabulkovým procesorem.
65
5 Vzorce a funkce 5.1 Cíl kapitoly Vytváření aritmetických vzorců | Použití relativních a absolutních odkazů ve vzorcích | Chybová hlášení | Vkládání funkcí
5.2 Klíčová slova Zápis vzorce | Relativní adresa | Absolutní adresa | Kopírování vzorce | Vložení funkce | Chybové hlášení
5.3 Lekce 5.1 Vkládání vzorců 5.2 Chybová hlášení 5.3 Adresy buněk 5.4 Vkládání funkcí 5.5 Vložení funkce SUMA 5.6 Statistické funkce 5.7 Funkce Zaokrouhlit 5.8 Logická funkce Když 5.9 Shrnutí
5.4 Vkládání vzorců Vzorce jsou matematické výrazy, které obsahují nezávisle proměnné a konstanty, a vrací závisle proměnnou. Zápis vzorce lze popsat předpisem: • • • • •
=Operand1OperátorOperand2OperátorOperand3... Vzorec vidíme na řádku vzorců a výsledek se zobrazí v buňce, ve které je vzorec umístěn. Operandem může být – číslo, text, datum, čas, adresa buňky, název buňky, funkce, logická hodnota, chybová hodnota, vektor a pole. Počet operandů není omezen. Operandy odkazující na adresu buňky zapíšeme z klávesnice nebo klepneme na příslušnou buňku a její adresa pak bude do vzorce zapsána. Program Excel automaticky přepočítává vzorce celého sešitu při jakékoli změně vstupní hodnoty ovlivňující vzorec. Proto je vhodné vytvářet odkazy na buňky s číselnými hodnotami namísto zadávání čísel přímo do vzorců. Stačí pak změnit číslo – tedy obsah buňky, jejíž adresa je ve vzorci – všechny výpočty se automaticky přepočítají.
66
•
Tedy vzorce jsou matematické výrazy, které se skládají ze symbolických odkazů na buňky (A3, G6…) a konstant, které jsou spojeny pomocí operátorů (+,-,*,/).
Důležité » Vzorec musí začínat znakem “=”, jinak by Excel považoval výraz za text. Například vzorec =A1+A2 sečte hodnoty buněk A1 a A2. Při vytváření vzorců nezapomeňte na matematické priority jednotlivých operátorů, případně využijte možnosti určení priority uzavřením výrazu do kulatých závorek. Matematické operátory • • • •
+ (znaménko plus) – Sčítání, např. =A1+A2, =A1+10, =13+3 – (znaménko minus) – Odčítání, např. =A1-A2, =A1-10, =13-3 (hvězdička) – Násobení, např. =A1*A2, =A1*10, =13*3 / (lomítko) – Dělení, např. =A1/A2, =A1/10, =13/3 ^ (znak umocnění) – Umocnění, např. =A1^2
Symbol mocniny napíšete klávesovou zkratkou LEVÝ ALT+94 (na numerické části klávesnice). Nebo použijte tlačítko Symbol na kartě Vložení ve skupinovém rámečku Text a znak vyhledejte v seznamu Písma typu „normální text“. Zadání vzorce pro součet buněk A3+B3 do buňky C3 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Klepněte na buňku, do které chcete zadat vzorec, tedy C3. Napište úvodní znak vzorce =. Klepněte na buňku A3, její adresa se přenese do vzorce. Napište operátor pro součet +. Klepněte na buňku B3, její adresa se přenese do vzorce. Zápis vzorce vždy ukončete stiskem klávesy ENTER.
67
5.5 Chybová hlášení Jestliže vzorec nemůže řádně vyhodnotit výsledek, zobrazí se chybová hodnota. Chybové hodnoty mohou být výsledkem například použití textu tam, kde vzorec očekává číselnou hodnotu, odstranění buňky, na kterou odkazuje vzorec, nebo použití buňky, která není dostatečně široká, aby mohla zobrazit výsledek. Chybové hodnoty nemusí být způsobeny samotným vzorcem. Jestliže například vzorec zobrazí chybovou hodnotu #N/A nebo #HODNOTA!, může chybu obsahovat buňka, na kterou vzorec odkazuje. #### Výsledek vzorce v buňce je příliš dlouhý, je nutné zvětšit šířku sloupce. Šířku sloupce můžete zvětšit přetažením okraje záhlaví sloupce nebo poklepáním na tomto okraji (pak se šířka sloupce přizpůsobí nejdelšímu obsahu). #HODNOTA! Chybová hodnota #HODNOTA! se objeví v případě, že používáte nesprávný typ argumentu nebo operandu. Ujistěte se, zda vzorec nebo funkce je správná pro požadovaný operand nebo argument, a zda buňky, na které vzorec odkazuje, obsahují platné hodnoty. Například buňka A5 obsahuje číslo a buňka A6 obsahuje text, pak vzorec =A5+A6 vrátí chybovou hodnotu #HODNOTA!. #DIV/0! Chybová hodnota #DIV/0! se objeví v případě, že ve vzorci dělíte 0 (nulou). #NÁZEV? Chybová hodnota #NÁZEV? se objeví v případě, že text (odkaz na buňky v podobě názvu) ve vzorci není rozpoznán. Ujistěte se, zda název buňky existuje. #N/A Chybová hodnota #N/A se objeví v případě, že hodnota není funkci nebo vzorci dostupná. #REF! Chybová hodnota #REF! se objeví v případě, že je odkaz na buňku neplatný. #NUM! Chybová hodnota #NUM! se objeví v případě výskytu problému s číslem ve vzorci nebo funkci. #NULL! Chybová hodnota #NULL! se objeví v případě, že určíte průnik dvou oblastí, které se nepřekrývají.
68
5.6 Adresy buněk Každá buňka tabulky je jednoznačně určena svou adresou. Adresy se používají především ve vzorcích a funkcích. V Excelu se používají kromě relativních adres (A1) také adresy absolutní ($A$1). Když se na buňku odkážete absolutní adresou, znamená to, že při kopírování vzorce se odkaz na tuto buňku nezmění jako v případě relativní adresy. Pokud kopíruje vzorec s relativní adresou, tak se upraví o tolik řádků a sloupců, o kolik se buňka posunula. • • •
Absolutní adresa obsahuje znak $, který při zápisu vzorce k odkazu na buňku přidáte stiskem klávesy F4. Například $A$1. Relativní adresa – je zcela běžný odkaz na buňku, který se při kopírování vzorců mění podle cílového místa. Neobsahuje žádné dolary, například A1. Smíšená adresa – obsahuje dolar, ale záleží kde je umístěn. Pak se nevztahuje k celé adrese ale buď k řádku, nebo sloupci. Dolar určuje, která souřadnice je absolutní a ta se při kopírování nemění. Například $A1 – absolutní je sloupec, ten se při kopírování nemění. Ale A$1 – absolutní je řádek a ten se při kopírování nemění.
Jak umístit dolar k odkazu? Jak již bylo uvedeno klávesou F4. Záleží ovšem, kolikrát ji stisknete. • Při prvním stisknutí se objeví absolutní odkaz, například =$A$1. • Při druhém stisknutí se změní na =A$1. • Při třetím stisknutí se změní na =$A1. • A při čtvrtém stisknutí je zpět odkaz relativní, tedy =A1.
Použití absolutní adresy Na obrázku vidíte jednoduchou situaci – výrobky a jejich cena. Chceme k ceně vypočítat DPH. Procento DPH je zapsáno v pracovní buňce E2. Ve vzorci se na tuto buňku odkážeme absolutně. Někdo asi namítne, že lze procento DPH přímo zapsat do vzorce jako konstantu. Ano, to je jistě pravda, ale co když se procento DPH změní, pak by bylo nutné přepsat vzorce. V tomto případě stačí přepsat jen buňku s daným procentem.
69
Jak tedy postupovat • • • • •
Aktivujte buňku C2. Napište výraz =B2*E2, teď se na chvilku zastavte, odkaz na buňku E2 má být absolutní, aby se při kopírování k dalším výrobkům neměnil. Zatím je relativní. Proto stiskněte klávesu F4 a u adresy se objeví dolary, tedy výraz nyní vypadá takto: =B2*$E$2. Vzorec je správný, stiskněte klávesu ENTER. Pomocí úchytu a tahu myši vzorec zkopírujte do buněk C3 až C7.
5.7 Vkládání funkcí Funkce jsou předdefinované vzorce, které provádějí matematické výpočty pomocí určitých hodnot, nazývaných argumenty, mnohem přesněji a rychleji než bychom to dokázali pomocí vlastních vytvářených vzorců. Například funkce SUMA sčítá hodnoty nebo oblasti buněk. Funkce začíná znakem „=“. Dále následuje klíčové slovo – název funkce, otevírací závorka, argumenty (ty jsou od sebe odděleny znakem středník) a zápis končí uzavírací závorkou. Argumentem funkce může být hodnota, oblast buněk, adresa buňky, vzorec.
Jednotlivé funkce jsou rozděleny do skupin. Konkrétní funkci hledáte buď ve skupině Naposledy použité – zde je seznam naposledy použitých funkcí. Pokud hledaná funkce není zde, hledejte buď ve skupině Vše – zde je abecední seznam všech funkcí programu nebo hledejte přímo v konkrétní skupině např. Statistické funkce.
70
Jak vložit funkci • •
Aktivujte buňku, kde má být výsledek funkce. Klepněte na tlačítko Vložit funkci na Řádku vzorců (viz obrázek).
•
Zobrazí se dialogové okno Vložit funkci, kde musíte funkci vyhledat.
•
Výběr funkce potvrdíte OK a v následujícím okně funkce zadáte její parametry.
5.8 Vložení funkce SUMA Funkci Suma, která je velmi často používanou funkcí, vložíte standardním postupem pro vkládání funkcí nebo rychleji pomocí tlačítka Součet na kartě Domů ve skupinovém rámečku Úpravy.
71
• • • •
Klepněte na buňku, do které chcete funkci vložit. Klepněte na tlačítko Součet na kartě Domů ve skupinovém rámečku Úpravy. Kolem číselných buněk nad (nebo před) aktivní buňkou uvidíte pohyblivé ohraničení. Pomocí myši můžete vybrat jinou oblast buněk. Vložení funkce Suma potvrdíte stiskem klávesy ENTER.
TIP » Rychlejší použití funkce SUMA – součet několika sloupců či řádků čísel jedním krokem – označte všechny buňky, které chcete sečíst, včetně prázdných buněk pro výsledek a klepněte na tlačítko Součet na kartě Domů ve skupinovém rámečku Úpravy. Tlačítko Součet má také svoji klávesovou zkratku – Levý Alt+=.
5.9 Statistické funkce MAX(číslo1;číslo2;...) Číslo1, číslo2, ... je 1 až 255 čísel, mezi kterými chcete najít maximální hodnotu. MIN(číslo1;číslo2;...) Číslo1, číslo2, ... je 1 až 255 čísel, mezi kterými chcete najít minimální hodnotu. PRŮMĚR(číslo1;číslo2;...) Číslo1, číslo2, ... je 1 až 255 čísel, mezi kterými chcete najít průměrnou hodnotu. POČET(hodnota1;hodnota2;...) Hodnota1, hodnota2, ... je 1 až 255 argumentů, které mohou obsahovat různé datové typy nebo na ně odkazovat. Počítají se však pouze čísla. POČET2(hodnota1;hodnota2;...) Hodnota1, hodnota2, ... je 1 až 255 argumentů, které mohou obsahovat různé datové typy nebo na ně odkazovat. Funkce vrátí počet buněk, které nejsou prázdné.
72
Použití funkce MAX – postup
Jak vidíte na obrázku, máme zjistit maximální hodnotu prodeje za měsíc leden. • • • • •
•
Klepněte na buňku, kde má být výsledek, tedy B10. Klepněte na tlačítko Vložit funkci na Řádku vzorců. Zobrazí se dialogové okno Vložit funkci, zde vyhledejte funkci MAX (bude v kategorii Naposledy použité nebo Statistické). Výběr funkce ukončete klepnutím na tlačítko OK. Zobrazí se okno funkce, podobně jako vidíte na obrázku. Funkce MAX má jediný povinný parametr – Číslo1 (jeho název je tučně), ostatní jsou nepovinné, tedy nemusí být vyplněné. Pomocí myši vyberte v tabulce buňky, ze kterých chcete zjistit maximální hodnotu. Na obrázku je to oblast od B4 až B8 (což se projeví zápisem B4:B8). Klepněte na OK, funkce je sestavena, v buňce je výsledná hodnota a na Řádku vzorců zápis funkce.
Důležité » Funkce MIN, PRŮMĚR, POČET a POČET2 jsou rovněž statistické funkce a sestavují se shodně s funkcí MAX.
5.10 Funkce Zaokrouhlit
73
Jak vidíte na obrázku, máme zaokrouhlit vypočítanou průměrnou hodnotu prodeje za měsíc leden. • Klepněte na buňku, kde má být výsledek, tedy B12. • Klepněte na tlačítko Vložit funkci na Řádku vzorců. • Zobrazí se dialogové okno Vložit funkci, zde vyhledejte funkci ZAOKROUHLIT (bude v kategorii Naposledy použité nebo Matematické). • Výběr funkce ukončete klepnutím na tlačítko OK. • Zobrazí se okno funkce, podobně jako vidíte na obrázku. Funkce ZAOKROUHLIT má dva povinné parametry – Číslo a Číslice. Číslo – je číslo, které chcete zaokrouhlit. Pomocí myši klepněte v tabulce na buňku B11, kde je vypočítaný průměr, který máme zaokrouhlit. • V okně funkce klepněte do druhé kolonky – druhý povinný parametr – Číslice. Je to počet cifer, na které chceme zaokrouhlit. Napište 0, zaokrouhlíme na celá čísla. • Klepněte na OK, funkce je sestavena, v buňce je výsledná hodnota a na Řádku vzorců vidíte zápis funkce.
5.11 Logická funkce Když Funkce KDYŽ je logická funkce. Kontroluje podmínku, která musí být buď Pravda, nebo Nepravda. Je-li podmínka Pravda, vrátí funkce jednu hodnotu; je-li podmínka Nepravda, vrátí funkce hodnotu jinou. Funkce obsahuje tři argumenty: podmínku, která má být kontrolována, hodnotu, která má být vrácena, je-li podmínka Pravda, a hodnotu, která má být vrácena, je-li podmínka Nepravda. =KDYŽ(podmínka;ano;ne)
74
Jak zjistit plnění plánu (viz obrázek)? • • • • • • • • •
Aktivujte buňku G4. Klepněte na tlačítko Vložit funkci na Řádku vzorců. Vyhledejte funkci KDYŽ (patří do kategorie Logické). Okno funkce již vidíte na obrázku. Do pole Podmínka zapište E4>=F4 (Celkem je větší rovno Plánu). Do pole ANO napište Splněno (znaky uvozovek dodá program, ty nepište). Do pole NE napište Nesplněno. Nakonec klepněte na OK. V buňce G4 vidíte výsledek a na řádku vzorců je zapsaná funkce. Tu nyní zkopírujte tahem myši za úchyt do buněk G5 až G8. Výsledek zkontrolujte s obrázkem.
TIP » Jak zapsat znaky < nebo >? Podržte klávesu Pravý Alt a stiskněte klávesu se znakem < nebo >.
75
5.12 Shrnutí – Kapitola 5 •
• •
Každá buňka tabulky je jednoznačně určena svou adresou. Adresy se používají především ve vzorcích a funkcích. V Excelu se používají kromě relativních adres (A1) také adresy absolutní ($A$1). Pokud se na buňku odkážete absolutní adresou, znamená to, že při kopírování vzorce se odkaz na tuto buňku nezmění jako v případě relativní adresy. Když kopíruje vzorec s relativní adresou, tak se upraví o tolik řádků a sloupců, o kolik se buňka posunula. Vzorce jsou matematické výrazy, které se skládají ze symbolických odkazů na buňky (A3, G6…) a konstant, které jsou spojeny pomocí operátorů (+,,*,/). Vzorec musí začínat znakem “=”. Funkce jsou předdefinované vzorce, které provádějí matematické výpočty pomocí určitých hodnot, nazývaných argumenty. Funkce vkládáme pomocí tlačítka Vložit funkci na Řádku vzorců, kde konkrétní funkci vybíráme ze seznamu kategorií. Funkci SUMA rychleji vložíme pomocí tlačítka Součet na kartě Domů. Tlačítko Součet má rozbalovací tlačítko, kde jsou nabízeny také funkce Průměr, Počet, Maximum, Minimum a Další funkce (což také vyvolá dialogové okno Vložit funkci).
5.13 Cvičení 1. 2. 3. 4.
Spusťte tabulkový procesor. Otevřete soubor VZORCE_FUNKCE.XLSX. Nejprve soubor uložte jako CVICENI5.XLSX do pracovní složky. Sešit obsahuje dva listy Výrobky a Prodej1, kde budete pracovat a dva listy s výsledky pro kontrolu. 5. Na prvním listu Výrobky vypočítejte pro jednotlivé výrobky Slevu, Cenu sníženou o slevu, DPH a Cenu s DPH. Zadání vzorců najdete pod tabulkou. 6. Zkontrolujte si výpočty s listem Výsledek_Výrobky. 7. Na druhém listu Prodej1 vypočítejte Celkem, vložte funkce Maximum, Minimum a Průměr. 8. Dále pomocí funkce Když vyhodnoťte plnění plánu (Ano, Ne). 9. Zkontrolujte si výpočty s listem Výsledek_Prodej1. 10. Soubor uložte a ukončete práci s tabulkovým procesorem.
76
6
Formát tabulky
6.1 Cíl kapitoly Formátování obsahu buněk zahrnuje – číselné formáty | měnové symboly | procenta | úpravu písma | zarovnání | změnu orientace | barvu pozadí buňky | ohraničení buněk | kopírování formátu buněk
6.2 Klíčová slova Číselné formáty | Měnové symboly | Procenta | Písmo | Zarovnání | Orientace | Pozadí buňky | Ohraničení buněk | Kopírování formátu buněk
6.3 Lekce 6.1 Formátování buněk 6.2 Číselné formáty 6.3 Formát Měna a Účetnický 6.4 Formát Datum 6.5 Formát Procenta 6.6 Úprava písma 6.7 Zarovnání obsahů buněk 6.8 Zarovnání nadpisu na střed oblasti buněk 6.9 Zalomení textu v buňce 6.10 Barva písma a pozadí buňky 6.11 Ohraničení buněk 6.12 Kopírování formátu buňky 6.13 Shrnutí
6.4 Formátování buněk Pojem Formátování buněk zahrnuje veškeré příkazy, upravující zobrazení obsahu buněk. Jedná se o typ písma, jeho velikost a řez, barvu písma, zobrazení čísel, data a časů, směry zarovnání obsahů buněk, ohraničení buněk a barvu pozadí buněk. Důležité » Před vlastním formátováním musíte nejprve označit tu oblast buněk, kterou chcete formátovat. Pokud nevyberete oblast buněk, budete formátovat právě aktivní buňku.
Konkrétní příkazy pro formátování najdete •
Na kartě Domů.
77
•
Dále v místní nabídce – příkaz Formát buněk. Místní nabídku vyvoláte klepnutím pravé myši nad vybranou oblastí buněk nebo nad aktivní buňkou. Zároveň se zobrazí miniaturní panel nástrojů rovněž s nabídkou tlačítek pro formátování buněk.
6.5 Číselné formáty Pro rychlou úpravu formátů zobrazení čísel můžete použít tlačítka na kartě Domů ve skupinovém rámečku Číslo. Výchozí formát je Obecný (tj. žádný konkrétní formát). Důležité » Typ formátu aktivní buňky vždy vidíte v kolonce Formát čísla.
78
Zapsané číslo 12000 se zobrazí takto: • • •
Účetnický číselný formát – 12 000,00 Kč (účetnický formát s oddělovačem tisíců, dvěma desetinnými místy a nabídkou dalších měnových symbolů). Styl procent – 1200000% (procentní formát bez desetinných míst, bez oddělení tisíců). Styl čárky – 12 000,00 (účetnický formát bez symbolu měny, přidá 2 desetinná místa a oddělovač tisíců).
•
Přidat desetinné místo – 12 000,000.
•
Odebrat desetinné místo – 12 000,0.
Důležité » Další číselné formáty najdete v nabídce tlačítka Formát čísla, kde se vždy zobrazí formát aktivní buňky (na obrázku výše je to výchozí formát Obecný).
Dialog Formát buněk •
•
Klepnutím na spouštěč dialogů na kartě Domů ve skupinovém rámečku Číslo zobrazíte dialog Formát buněk, kde na kartě Číslo můžete vybrat druh formátu, případně upravit počet desetinných míst, u některých formátů zapnout oddělení tisíců (mezerou jsou odděleny) a vybrat zobrazení záporných čísel. Na obrázku vidíte část dialogu Formát buněk – je zde vybrán formát Číslo.
6.6 Formát Měna a Účetnický Výchozí symbol měny odpovídá národnímu prostředí, ale můžete jej změnit. Program Excel má dva druhy formátu se symbolem měny – Měna a Účetnický. Oba najdeme v nabídce tlačítka Formát čísla na kartě Domů ve skupinovém rámečku Číslo. 79
Účetnický formát má ještě další tlačítko ve skupinovém rámečku Číslo pro rychlé použití (viz obrázek níže). Účetnický formát na rozdíl od formátu Měna nenabízí ovšem možnost úpravy záporných čísel.
Jak tedy nastavit k číslu formát se symbolem měny? • • • • • •
Vyberte buňky, které chcete formátovat. Na kartě Domů ve skupinovém rámečku Číslo klepněte na rozbalovací tlačítko Účetnický číselný formát (nabídku vidíte na obrázku výše). Pokud chcete podrobnější nastavení, klepněte na příkaz Další účetnické formáty. Zobrazí se dialog Formát buněk, kde na kartě Číslo je nabízen formát Účetnický, můžete vybrat také formát Měna. Oba druhy formátu obsahují nabídku symbolů měn. U formátu Měna je navíc vzhled záporných čísel. Výběr ukončete klepnutím na OK.
80
6.7 Formát Datum Datum zapisujeme ve tvaru českého národního prostředí, např. 13.12.2010. Místo tečky můžete použít znak / nebo -, rok není nutné vypisovat celý, stačí poslední dvojčíslí. Tedy zápis 13/12/10 nebo 13-12-10 se v buňce zobrazí jako 13.12.2010. Změna formátu zapsaného datumu •
Vyberte buňky se zapsaným datem. Na kartě Domů ve skupinovém rámečku Číslo bude na tlačítku Formát čísla zobrazen aktivní formát tedy Datum (viz obrázek níže).
• •
Klepněte na rozbalovací šipku tlačítka Formát čísla. Z následující nabídky si můžete zvolit Datum krátké nebo Datum dlouhé.
•
Případně zvolte příkaz Další číselné formáty, kde v dialogovém okně najdete další možné datumové styly.
81
6.8 Formát Procent
• • • •
Vyberte buňky, které chcete formátovat. Na kartě Domů ve skupinovém rámečku Číslo klepněte na tlačítko Styl procent (viz obrázek výše). Obsah buňky bude vynásoben číslem 100 a zobrazen se symbolem procent. Pokud potřebujete upravit počet desetinných míst, použijte tlačítka Přidat nebo Odebrat desetinné místo
6.9 Úprava písma Výchozí typ a velikost písma je nastaven v nabídce tlačítka Soubor->Možnosti>karta Oblíbené v polích Použít písmo a Velikost písma – písmo textu je Calibri, písmo nadpisů je Cambria, velikost 11b. Důležité » Nové výchozí písmo a jeho velikost budou použity pouze v případě, že program Excel znovu spustíte. Nové výchozí písmo a jeho velikost budou použity pouze u sešitů, které jste vytvořili po novém spuštění programu. Na již existující sešity nemají tyto změny vliv. TIP » Vzhled písma dodatečně upravíte pro vybrané buňky nejrychleji pomocí tlačítek na kartě Domů ve skupinovém rámečku Písmo.
82
Přehled tlačítek skupinového rámečku Písmo • Rozvírací nabídka typů písma. • Rozvírací nabídka velikosti písma. • Tlačítko Zvětšit písmo. • Tlačítko Zmenšit písmo. • Tlačítko Tučné (Bold). • Tlačítko Kurzíva (Italic). • Tlačítko Podtržení (s nabídkou – jednoduché nebo dvojité). • Rozvírací nabídka Ohraničení, Barva výplně a Barva písma.
TIP » Klepnutím na spouštěč dialogů ve skupinovém rámečku Písmo zobrazíte dialog Formát buněk, kde na kartě Písmo najdete kromě již uvedených možností také nastavení horního a dolního indexu, nebo další možnosti podtržení.
Dialog Formát buněk Klepnutím na spouštěč dialogů ve skupinovém rámečku Písmo zobrazíte dialog Formát buněk (viz obrázek).
83
Výběr typu písma, jeho bodové velikosti a řezu najdete rychleji na obrazovce na kartě Domů. Zde ovšem jsou širší možnosti Podtržení a nastavení horního a dolního indexu. Důležité » Účetnické a dvojité účetnické podtržení se od jednoduchého a dvojitého liší v umístění a délce. Účetnická podtržení nejsou těsně pod údajem a jejich délka je daná šířkou sloupce. Běžné jednoduché a dvojité podtržení kopíruje délku textu.
Zarovnání obsahů buněk Výchozí zarovnávání textových údajů v buňce je doleva a číselných údajů doprava. Podle potřeby však můžete zarovnávání měnit pomocí tlačítek na kartě Domů ve skupinovém rámečku Zarovnání.
Popis tlačítek pro zarovnání Tři tlačítka pro svislé zarovnání: • • •
Zarovnat nahoru – zarovná obsah buňky svisle k jejímu hornímu okraji. Zarovnat doprostřed – zarovná obsah buňky svisle na střed mezi horní a dolní okraj. Zarovnat dolů – zarovná obsah buňky svisle k jejímu dolnímu okraji.
Tři tlačítka pro vodorovné zarovnání: • Zarovnat vlevo – zarovná obsah k levému okraji buňky. • Zarovnat na střed buňky – zarovná obsah mezi levý a pravý okraj buňky. • Zarovnat vpravo – zarovná obsah k pravému okraji buňky.
Orientace Na obrázku vidíte možnosti úpravy orientace obsahu buněk.
84
Příkaz Formátovat zarovnání buňky zobrazí dialogové okno Formát buněk, kde můžete zadat úhel natočení obsahu. Na obrázku vidíte ukázku orientace Proti směru hodinových ručiček (tj. s úhlem 45°) v bu ňkách řádku 3.
6.10 Zarovnání nadpisu na střed oblasti buněk • •
Tlačítko Sloučit a zarovnat na střed na kartě Domů ve skupinovém rámečku Zarovnání používáme pro vybranou oblast buněk. Buňky ve vybrané oblasti se sloučí, a obsah bude zarovnán na střed.
Důležité » Vhodné pro nadpisy tabulek. Zarovnání textu sloučené buňky můžete změnit klepnutím na tlačítka Zarovnat vlevo, vpravo, na střed.
Postup sloučení a zarovnání na střed •
Nejprve vyberte oblast buněk, které chcete sloučit. Například v buňce A2 je nadpis tabulky, která obsahuje sloupce A až D – vybereme tedy oblast A2 až D2.
85
•
Pak
•
. Buňky ve vybrané oblasti se sloučí a obsah bude zarovnán na střed.
klepněte
na
tlačítko
Sloučit
a zarovnat
na
střed
Sloučit vodorovně Na obrázku vidíte nabídku tlačítka Sloučit a zarovnat na střed. Běžně ji nemusíte vůbec používat, ke sloučení vybraných buněk případně oddělení sloučení stačí pouze klepnout na uvedené tlačítko, které funguje jako přepínač.
• •
Ale v této nabídce je jeden zajímavý příkaz Sloučit vodorovně – sloučí každý řádek vybraných buněk do jedné. Na obrázku níže je ukázka. V oblasti buněk B2 až D4 byl použit příkaz Sloučit vodorovně.
6.11 Zalomení textu v buňce • •
Na kartě Domů ve skupinovém rámečku Zarovnání je tlačítko Zalamovat text . Na následujícím obrázku vidíte skupinový rámeček Zarovnání.
86
Zalomení textu Při vkládání textu do buňky jej můžete zalomit, aby nepřetékal do buněk následujících. Při psaní na pozici kurzoru vložíte zalomení klávesovou zkratkou LEVÝ ALT+ENTER. Klepnutím na tlačítko Zalamovat text na kartě Domů, zalomíte nebo zrušíte zalomení textu v aktivní buňce. Ukázku zalomení vidíte na obrázku.
6.12 Barva písma a pozadí buňky Barva písma je Automatická = nastavená ve Windows pro barvu písma. Barvu můžete měnit na kartě Domů ve skupinovém rámečku Písmo.
Jak nastavit barvu písma? •
Vyberte buňky, kterým chcete nastavit barvu písma.
•
Klepněte na tlačítko Barva písma . U vybraného textu se použije ta barva, která je zobrazena na tlačítku. Pokud chcete barvu jinou, klepněte na šipku vedle tlačítka Barva písma a z nabídky vyberte barvu jinou (viz obrázek výše).
•
87
Barva pozadí buňky •
Vybrané buňky můžete podstínovat buď Standardními barvami, nebo Barvami motivu.
•
Nabídku tlačítka Barva výplně vidíte na obrázku – najdete ji na kartě Domů ve skupinovém rámečku Písmo.
Jak nastavit barvu výplně? • •
Vyberte buňky, které chcete vystínovat plnými barvami. Pokud chcete použít poslední vybranou barvu, klepněte na tlačítko Barva
•
výplně . Jestliže chcete použít barvu jinou, klepněte na šipku vedle tlačítka Barva výplně a příslušnou barvu vyhledejte v nabídce.
6Ohraničení buněk V tabulce vidíte kolem všech buněk nevýrazné ohraničení – to je mřížka, která se sice netiskne, ale lze její tisk nastavit v tiskovém dialogu. Vhodnější je ovšem nastavit vlastní ohraničení takto: •
Vyberte buňky, které mají mít ohraničení.
•
Klepněte na šipku vedle tlačítka Ohraničení na kartě Domů ve skupinovém rámečku Písmo. Zobrazí se nabídka typů ohraničení a možnost kreslení vlastního ohraničení (viz obrázek).
•
88
• • • •
Nejprve klepněte na tlačítko Všechna ohraničení – všechny vybrané buňky budou mít ohraničení. Klidně zrušte výběr buněk, ale znovu klepněte na šipku vedle tlačítka Ohraničení a vyberte Nakreslit ohraničení. Kurzor myši se změní na tužku a vy můžete myší kreslit vlastní ohraničení. Pokud přetáhnete, nic se neděje, opět klepněte na šipku vedle tlačítka Ohraničení a vyberte příkaz Vymazat ohraničení a čáru vymažte. Před dalším kreslením si zde můžete zvolit barvu čáry a typ – příkazy Barva čáry a Styl čáry.
TIP » Při kreslení vlastního ohraničení nástrojem tužka, dočasně zapnete nástroj guma stisknutím a podržením klávesy Shift. Po uvolnění této klávesy lze pokračovat v kreslení nástrojem tužka. • •
Příkaz Nakreslit mřížku ohraničení umožní rychlejším způsobem nastavit jednotné ohraničení všem buňkám, které následně vyberete. Příkaz Nakreslit ohraničení nastaví pouze vnější ohraničení následně vybraným buňkám.
89
•
Příkaz Další ohraničení zobrazí dialog Formát buněk.
6.13 Kopírování formátu buňky Veškeré formátování buňky (typ písma, velikost, řezy písma, barva písma nebo výplně, číselné formáty a ohraničení) lze kopírovat z aktivní buňky do vybrané cílové oblasti buněk. Obsah buněk se nemění, pouze vzhled obsahu. Tlačítko Kopírovat formát (viz obrázek níže).
je na kartě Domů ve skupinovém rámečku Schránka
Jak tedy kopírovat formát buňky? • •
Vyberte buňku nebo oblast buněk s formátováním, které chcete kopírovat. Na kartě Domů ve skupinovém rámečku Schránka klepněte na tlačítko
• • •
Kopírovat formát . Kolem vybraných buněk se zobrazí pohyblivé ohraničení. Vyberte buňku nebo oblast, do které chcete formátování zkopírovat. Po jednom použití se kopírování vypíná.
TIP » Pokud chcete kopírovat formátování vybrané buňky nebo oblasti na různá místa, poklepejte na tlačítko Kopírovat formát. Po dokončení kopírování na toto tlačítko znovu klepněte a tak vypnete kopírování formátu.
6.14 Shrnutí – Kapitola 6 •
• •
Pojem Formátování buněk zahrnuje veškeré příkazy, upravující zobrazení obsahu buněk. Jedná se o typ písma, jeho velikost a řez, barvu písma, zobrazení čísel, data a časů, směry zarovnání obsahů buněk, ohraničení buněk a barvu pozadí buněk. Formátujeme vybrané oblasti buněk souvislé i nesouvislé nebo právě aktivní buňku. K formátování lze použít tlačítka na kartě Domů.
90
•
Chybně nastavený formát zrušíme okamžitě pomocí tlačítka Zpět, později pak musíme buď buňky přeformátovat (tedy nastavit jiný správný formát), nebo formát vymazat – na kartě Domů ve skupinovém rámečku Úpravy příkaz Vymazat formáty.
6.15 Cvičení • • • • • • • • • • • • •
Spusťte tabulkový procesor. Otevřete soubor FORMATOVANI.XLSX. Nejprve soubor uložte jako CVICENI6.XLSX do pracovní složky. Sešit obsahuje dva listy. První list obsahuje tabulku, kterou budete formátovat. Na druhém listu je výsledná zformátovaná tabulka. Tedy přejděte na první list. Změňte velikost písma nadpisu na 16b a zarovnejte na střed nad celou tabulkou. Všem ostatním vyplněným buňkám nastavte velikost písma 12b. Nadpisy sloupců zarovnejte k pravému okraji buňky a zapněte řez tučný a kurzívní. Pro nadpisy řádků zapněte řez tučný a kurzívní. Ke všem číslům přidejte symbol měny Euro (za číslo). Pro oblast A1 až G4 vyberte barvu výplně – Olivově zelená velmi tmavá 25% a Bílé písmo. Pro oblast buněk A5 až G11 vyberte barvu výplně – Žlutá a všem buňkám nastavte ohraničení. Zkontrolujte výsledek s tabulkou na druhém listu, jsou shodné, jistě ano. Soubor uložte a ukončete práci s tabulkovým procesorem.
91
7
Vytváření grafů
7.1 Cíl kapitoly Vytvářet různé typů grafů | Možné úpravy grafů | Kopírování a přesun grafu v rámci sešitu nebo mezi sešity
7.2 Klíčová slova Vytvoření grafu | Typy grafu | Úpravy grafu | Kopie a přesun grafu
7.3 Lekce 7.1 Vytvoření grafu 7.2 Změna typu grafu 7.3 Výběr grafu 7.4 Úprava velikosti grafu 7.5 Název grafu 7.6 Popisky datových řad 7.7 Změna barvy pozadí grafu 7.8 Změna barev jednotlivých datových řad 7.9 Úprava velikosti písma v názvech grafu 7.10 Kopírování nebo přesun grafu 7.11 Minigrafy 7.12 Shrnutí
7.4 Vytvoření grafu •
Data v tabulkách lze prezentovat pomocí různých typů grafů. Namísto procházení několika sloupců čísel na listu stačí letmý pohled k tomu, abyste například zjistili, zda prodej za čtvrtletí stoupá nebo klesá či jaký je skutečný prodej v porovnání s plánovaným.
•
Graf je propojen s daty listu, z nichž je vytvořen, a při změně těchto dat se automaticky aktualizuje.
•
Graf můžete vytvořit na samostatném listu nebo jako vložený objekt na listu u tabulky. Chcete-li vytvořit graf, musíte nejprve na listu zadat jeho data. Potom tato data vyberete a na kartě Vložení ve skupinovém rámečku Grafy klepnete na typ grafu.
•
92
Vytvoření grafu – postup 5. Vyberte buňky s daty, která chcete v grafu zobrazit. 6. Pokud chcete, aby se v grafu zobrazily popisky sloupců a řádků, zahrňte do výběru buňky, které tyto popisky obsahují (objeví se pak v legendě a na ose grafu). Na obrázku níže vidíte vybranou oblast buněk A2 až D7 tedy včetně názvů měsíců a měst. 7. Klepněte na tlačítko Sloupcový na kartě Vložení ve skupinovém rámečku Grafy. 8. V nabídce podtypů Sloupcového grafu vyberte požadovaný. 9. Graf bude umístěn do středu okna sešitu.
Právě vytvořený graf je aktivní Aktivní graf můžete upravovat pomocí tlačítek na kartách Návrh, Rozložení a Formát. Karta Návrh
Na kartě Návrh kromě barevných Stylů grafů a Rozložení grafu najdete tlačítka: •
Změnit typ grafu – zobrazí nabídku typů grafů.
93
• • •
Zaměnit řádek za sloupec – datové řady grafu tvoří řádky nebo sloupce, tímto tlačítkem můžete vyzkoušet změnu podoby datových řad. Vybrat data – zobrazí zdrojová data pro graf v tabulce, která můžete dodatečně upravit. Přesunout graf (není na obrázku vidět) – umožní měnit umístění grafu – na novém listu nebo jako objekt listu s tabulkou.
Karta Rozložení
Na kartě Rozložení kromě formátování vybraných částí grafu (skupina Aktuální výběr) a vložení objektů typu obrázek, obrazce neboli tvary a textové pole (skupina Vložit), můžete do grafu doplnit hlavní název pro celý graf a názvy os (vodorovná osa X (Kategorie) a svislá osy Y (Hodnoty)). • • • • • • •
Název grafu – možnost do grafu doplnit název. Názvy os – možnost do grafu doplnit názvy os. Legenda – nabízí varianty umístění legendy v grafu. Popisky dat – zde můžete k jednotlivým sloupcům (bodům) grafu doplnit popisky (například hodnoty z tabulky). Tabulka dat – umožní připojit tabulku dat ke grafu Osy – možnosti zobrazení vodorovných a svislých os Mřížka – možnosti zobrazení hlavní případně vedlejší vodorovné nebo svislé mřížky. Hlavní mřížka se zobrazí podle hlavních značek na ose X nebo Y.
Karta Formát
Na kartě Formát jsou různé možnosti formátování částí grafu včetně barevných výplní, obrysů, efektů a stylů.
94
7.5 Změna typu grafu • •
Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete. Na kartě Vložení ve skupinovém rámečku Grafy můžete vybrat jiný typ grafu. Jak vidíte na obrázku níže, jsou k dispozici grafy – Sloupcový, Spojnicový, Výsečový, Pruhový, Plošný, Bodový a Další grafy. •
• •
Pokud jste měli v grafu vybranou datovou řadu, bude jiný typ grafu použít pro tuto řadu a tak vytvoříte kombinovaný graf. Změna se projeví okamžitě v aktivním grafu.
Změna typu grafu pomocí karty Návrh
Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete. Na kartě Návrh ve skupinovém rámečku Typ klepněte na tlačítko Změnit typ grafu.
V následujícím dialogovém okně vyberte požadovaný graf. Pokud jste měli v grafu vybranou datovou řadu, bude jiný typ grafu použít pro tuto řadu a tím vytvoříte kombinovaný graf. Změna se projeví okamžitě v aktivním grafu.
95
7.6 Výběr grafu
• •
• •
S grafem pracujeme jako se samostatným objektem. Graf na obrázku je aktivní (v rozích a ve středu stran jsou tečkované úchyty). Uchopením úchytu myší můžete změnit velikost objektu. Graf také můžete přemístit – uchopte jej myší uvnitř, nejlépe v prázdném prostoru (tj. oblast grafu) a tahem přesuňte. Současně s vybraným grafem se v tabulce barevně zvýrazní oblasti, ze kterých je graf sestaven – datová oblast je orámovaná modře, popis osy X fialově a legenda zeleně. Pokud ale myší klepnete do libovolné buňky, tedy mimo graf, pak pracujete v tabulce a graf není aktivní (nejsou úchyty).
Jak vybrat položku grafu • •
Nejprve klepnutím vyberte celý graf. Potom klepněte na požadovanou položku grafu. Datové řady, popisky dat a legenda jsou složeny z jednotlivých prvků, které lze vybrat. Jestliže například chcete vybrat jednu datovou značku v datové řadě, klepněte nejdříve na datovou řadu a potom na požadovanou značku.
96
Na obrázku je aktivní graf s vybranou Legendou.
7.7 Úprava velikosti grafu • • •
Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete. Uchopením úchytu vybrané oblasti grafu upravíte libovolně jeho velikost. Kurzor myši umístěte na nejlépe rohový úchyt, kurzor se změní do tvaru oboustranná šipka – nyní stiskněte a podržte stisknuté levé tlačítko myši a tažením upravte velikost grafu.
97
Odstranění grafu • Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete. • Stiskněte klávesu DELETE. • Graf je odstraněn.
7.8 Název grafu Název grafu • • •
Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete. Přejděte na kartu Rozložení. Ve skupinovém rámečku Popisky klepněte na tlačítko Název grafu.
•
V následující nabídce vyberte z možností (viz obrázek): Žádný – nezobrazí název grafu. Překryvný název zarovnaný na střed – nezmění velikost grafu. Nad grafem – upraví velikost grafu. Další možnosti nadpisů – zobrazí dialog Formát názvu grafu – s možnostmi přidání k nadpisu výplň, ohraničení, stín nebo prostorový efekt.
98
TIP » Pokud název již v grafu existuje, tak jej stačí klepnutím myši vybrat a formátovat pomocí nabídky na kartě Formát. Nebo smazat klávesou DELETE.
7.9 Popisky datových řad • • • • •
Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete. Klepněte na jednu datovou řadu – je vybraná. Ve skupinovém rámečku Popisky klepněte na tlačítko Popisky dat. V následující nabídce vyberte z možností, které vidíte na obrázku níže. Vhodná je předposlední varianta – Za zakončením.
Příkaz Další možnosti popisků dat – zobrazí dialog Formát popisků dat – s možnostmi přidání k popiskům výplň, ohraničení, stín nebo prostorový efekt, ale hlavně zvolit obsah popisku.
Jak vidíte na obrázku, obsahem popisku může být – Název řady, Název kategorie, Hodnota a Procento. (Procento se nabízí pouze pro výsečové a prstencové grafy.)
99
7.10 Změna barvy pozadí grafu • • •
Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete. Na kartě Formát klepněte na tlačítko Výplň obrazce (viz obrázek níže). V následující nabídce klepněte na libovolné barevné políčko – část Barvy motivu nebo Standardní barvy. Dále můžete vybrat Obrázek, Přechod nebo Textura.
Jak obarvit například legendu? 10. Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete. 11. Dále klepnutím vyberte legendu. 12. Na kartě Formát klepněte na tlačítko Výplň obrazce (viz obrázek výše). 13. V následující nabídce klepněte na libovolné barevné políčko – část Barvy motivu nebo Standardní barvy. Dále můžete vybrat Obrázek, Přechod nebo Textura.
7.11 Změna barev jednotlivých datových řad • • •
Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete. Klepněte na jednu datovou řadu – je vybraná. Na kartě Formát klepněte na tlačítko Výplň obrazce (viz obrázek níže).
100
•
V následující nabídce klepněte na libovolné barevné políčko – část Barvy motivu nebo Standardní barvy. Dále můžete vybrat Obrázek, Přechod nebo Textura.
Styly grafů Dále můžete pro celý graf vybrat z nabízených barevných kombinací v podobě Stylů grafů. Najdete je na kartě Návrh. Klepnutím na tlačítko Více [IK31] na kartě Návrh zobrazíte kompletní nabídku Stylů grafů.
7.12 Úprava velikosti písma v názvech grafu Písmo vybraného názvu grafu, vybraných názvů os nebo vybrané legendy můžete upravit podobně jako jakýkoli jiný obsah buňky, tedy na kartě Domů ve skupinovém rámečku Písmo – typ písma, velikost písma a tlačítka řezů. Další možnosti jsou na kartě Formát ve skupinovém rámečku Styly WordArt.
101
•
Jak vidíte na obrázku v první části je nabídka „vizuálních stylů textu“. Není úplná, klepněte na tlačítko Více pro zobrazení kompletní nabídky.
•
– tlačítko Výplň textu – vyplní vybraný text plnou barvou, přechodovou výplní, texturou nebo obrázkem.
•
– tlačítko Obrys textu – umožní zadat barvu, šířku a styl obrysu vybraného textu.
•
– tlačítko Textové efekty – použití efektu pro vybraný text – stín, záře, odraz nebo prostorové otočení.
7.13 Kopírování nebo přesun grafu Pro kopírování nebo přesun grafu použijeme schránku. • • • • •
Klepněte na oblast grafu, tak jej vyberete. Vybraný graf zkopírujte do schránky stiskem CTRL+C (pro přesun použijte CTRL+X). Přejděte na cílové místo – klepněte na název listu (případně aktivujte jiný otevřený sešit a jeho list). Na cílovém listu ještě klepnutím aktivujte buňku, která značí místo vložení grafu. Stiskněte CTRL+V. Graf je vložen.
7.14 Minigrafy
•
Novinkou v aplikaci Microsoft Excel 2010 je miniaturní graf v buňce listu, který vizuálně znázorňuje data. Minigrafy neboli křivky, lze využít k zobrazení trendů v řadě hodnot, například sezónních poklesů či růstů, ekonomických cyklů, případně ke zvýraznění nejvyšších a nejnižších 102
• •
•
hodnot. Nejlepšího účinku dosáhneme umístěním minigrafu do blízkosti příslušných dat. Na rozdíl od grafů nejsou minigrafy objekty – minigraf je ve skutečnosti miniaturní křivka na pozadí buňky. Je tedy možné do buňky vložit text a minigraf použít jako jeho pozadí. Vztah mezi minigrafem a daty, z nichž vychází, je okamžitě viditelný a při změně dat se tato změna ihned promítne do minigrafu. Kromě vytvoření jednoho minigrafu pro řádek nebo sloupec dat můžete vytvořit také několik minigrafů najednou tak, že vyberete více buněk odpovídajících zadaným datům. Na obrázku vidíte ukázku dvou typů minigrafu – spojnicový a sloupcový.
Vytvoření minigrafu • • • • •
Vyberte prázdnou buňku pro vložení minigrafu. Na kartě Vložení ve skupinovém rámečku Minigrafy klepnutím vyberte typ – Spojnicový nebo Sloupcový. V následujícím dialogovém okně (viz obrázek) zadejte oblast dat – výběrem těch buněk v tabulce, které obsahují data, na nichž mají být křivky založeny. Ukončete klepnutím na OK. Pro další řádky tabulky minigraf z aktivní buňky pomocí úchytu zkopírujte do buněk následujících.
103
Karta Návrh pro úpravu minigrafu
Křivku v aktivní nebo vybraných buňkách lze upravit pomocí karty Návrh (viz obrázek výše) – je možné měnit data pro křivku, typy minigrafů, zvýraznění vysokých a nízkých bodů na křivce podle vstupních dat, styly zobrazení a také tlačítko Vymazat. Zrušení minigrafu • •
Vyberte buňku s vloženým minigrafem. Na kartě Návrh ve skupinovém rámečku Skupina klepněte na tlačítko Vymazat.
7.15 Shrnutí – Kapitola 7 • • •
Graf je propojen s daty listu, z nichž je vytvořen, a při změně těchto dat se automaticky aktualizuje. Existující graf lze dále upravovat, pokud je vybrán, tak na pásu karet budou zobrazeny karty Návrh, Rozložení a Formát kde najdete vše potřebné. Každou vybranou část grafu lze dále formátovat. Kromě uvedených možností formátování také pravé tlačítko myši zobrazí příslušnou nabídku s příkazem Formátovat „vybranou část grafu“.
104
7.16 Cvičení 1. 2. 3. 4.
Spusťte tabulkový procesor. Otevřete soubor GRAF.XLSX. Nejprve soubor uložte jako CVICENI7.XLSX do pracovní složky. Sešit obsahuje čtyři listy. Pracovat budete na Listu1. List2 a List3 jsou prázdné, list Výsledek je pro kontrolu. Tedy přejděte na první list. 5. Vytvořte pod tabulkou skupinový sloupcový graf, který bude obsahovat jen měsíce leden, únor a březen. 6. Upravte velikost grafu podle potřeby a přemístěte jej pod tabulku. 7. Nad graf vložte název – „Prodej vozů“. 8. Vyberte datovou řadu „ÚNOR“ a přidejte Popisky dat typu Hodnota. 9. Vložené popisky zformátujte – vyberte libovolnou barevnou výplň. 10. Změňte barvu datové řadu „ÚNOR“ (například olivově zelená). 11. Porovnejte váš výsledek s grafem na listu Výsledek. 12. Zkopírujte graf na List2. 13. Soubor uložte a ukončete práci s tabulkovým procesorem.
105
8 Tisk tabulky 8.1 Cíl kapitoly Připravit list k tisku – nastavit okraje, orientaci a formát papíru | Přizpůsobit obsah na jeden list papíru | Vložit záhlaví a zápatí | Zkontrolovat pravopis | Pro velké tabulky nastavit opakování řádků | Zkontrolovat nastavení tisku v náhledu
8.2 Klíčová slova Vzhled stránky | Kontrola pravopisu | Náhled a Tisk
8.3 Lekce 8.1 Nastavení okrajů stránky 8.2 Orientace stránky 8.3 Přizpůsobení velikosti tabulky 8.4 Záhlaví a zápatí 8.5 Kontrola pravopisu 8.6 Tisk mřížky a záhlaví řádků a sloupců 8.7 Opakovaný tisk řádku (sloupců) 8.8 Náhled sešitu 8.9 Nastavení tisku 8.10 Shrnutí
8.4 Nastavení okrajů stránky Vlastní nastavení velikosti stránky, okrajů nebo orientace tištěných stránek najdete na kartě Rozložení stránky ve skupinovém rámečku Vzhled stránky.
Jak upravíme velikost okrajů listu tabulky? • •
Na kartě Rozložení stránky ve skupinovém rámečku Vzhled stránky klepněte na tlačítko Okraje. V následující nabídce (viz obrázek) vyberte příkaz Vlastní okraje.
106
• • • •
V dialogu Vzhled stránky bude aktivní karta Okraje. Zde nastavíte velikost jednotlivých okrajů. Také můžete tabulku vycentrovat na stránce. Výsledek zkontrolujte v náhledu – klepněte na tlačítko Náhled. Na list se pak vraťte klepnutím na kartu Soubor.
107
TIP » Okraje lze také upravit přímo v Náhledu a tisku v části Nastavení.
8.5 Orientace stránky • •
Na kartě Rozložení stránky ve skupinovém rámečku Vzhled stránky klepněte na tlačítko Orientace. V následující nabídce (viz obrázek) vyberte – Na výšku nebo Na šířku.
TIP » Orientaci lze také upravit přímo v Náhledu a tisku v části Nastavení. 108
8.6 Formát papíru a měřítko •
Na kartě Rozložení stránky ve skupinovém rámečku Vzhled stránky klepněte na tlačítko Velikost.
• •
V následující nabídce klepněte na příkaz Další velikosti papíru. Zobrazí se dialogové okno Vzhled stránky (viz obrázek níže), kde můžete upravit procento velikosti stránky do tisku nebo vybrat volbu Přizpůsobit – vhodné pro menší tabulky, kdy program sám procento velikosti upraví tak, aby se tabulka vešla například na jednu stránku. Dále zde můžete změnit formát papíru nebo orientaci – výchozí je A4 na výšku. Výsledek zkontrolujte v náhledu – klepněte na tlačítko Náhled. Na list se pak vraťte klepnutím na kartu Soubor.
• •
TIP » Formát papíru i měřítko lze také upravit přímo v Náhledu a tisku v části Nastavení.
109
8.7 Záhlaví a zápatí 8.8 Předdefinovaná záhlaví a zápatí • • • •
Na kartě Rozložení stránky ve skupinovém rámečku Vzhled stránky klepněte na tlačítko spouštěč dialogů . V dialogovém okně Vzhled stránky přejděte na kartu Záhlaví a zápatí. Na této kartě máte možnost vybrat některé z předdefinovaných záhlaví nebo zápatí pro stránku nebo pomocí tlačítek Vlastní záhlaví, Vlastní zápatí definovat vlastní vzhled a obsah. Na obrázku vidíte nabídku předdefinovaných záhlaví, kde je například zajímavá volba automatického číslování Stránka 1 nebo Stránka 1 z ? (? je celkový počet stránek).
Vlastní záhlaví a zápatí •
Na kartě Vložení ve skupinovém rámečku Text klepněte na tlačítko Záhlaví a zápatí.
•
Nad tabulkou bude zobrazen horní okraj s nabízenou oblastí pro Záhlaví. Došlo ke změně zobrazení – původní Normální zobrazení nahradilo zobrazení Rozložení stránky. Oblast záhlaví je dělena na tři části pro umístění textu vlevo, na střed a vpravo. Nebo využijte tlačítka na kartě Návrh, pro vložení polí (například číslo stránky, datum, celkový počet stránek). Tvorbu ukončíte klepnutím do libovolné buňky tabulky. Klepnutím do oblasti Záhlaví (horní okraj) jej můžete opět upravovat.
• • • •
Důležité »
110
Oblasti pro Záhlaví a zápatí jsou viditelná při zobrazení Rozložení při tisku, nikoli v Normálním zobrazení. Tlačítka pro přepínání zobrazení jsou v pravém dolním rohu okna před Lupou.
Karta Návrh
Pomocí následujících tlačítek z karty Návrh ze skupinového rámečku Prvky záhlaví a zápatí vložíte různá pole na pozici textového kurzoru do oblasti záhlaví nebo zápatí:
•
– kód &[Stránka] – číslování stránek
•
– kód &[Stránek] – celkový počet stran
•
– kód &[Datum] – aktuální datum
•
– kód &[Čas] – aktuální čas
•
– kód&[Cesta] &[Soubor] – jméno souboru
•
– kód &[Soubor] – jméno souboru včetně umístění na disku
•
•
– kód &[List] – jméno listu
– kód &[Obrázek] – obrázek.
111
8.9 Kontrola pravopisu Před tiskem nebo v podstatě kdykoliv můžete provést kontrolu pravopisu (překlepů) textových údajů v tabulce. Je to obdoba kontroly pravopisu, se kterou jste se pravděpodobně setkali při práci s textovým editorem. 1. Vyberte tabulku nebo aktivujte první vyplněnou buňku. 2. Na kartě Revize klepněte na tlačítko Pravopis
3. Pokud program najde výraz, který se nenachází v jeho slovníku, zastaví se na této buňce a v následujícím dialogovém okně nabídne možnosti opravy nalezené chyby. 4. V textovém poli Není ve slovníku, můžete chybný výraz ručně opravit. 5. Nebo v části Návrhy klepnout na správný tvar, pokud je v nabídce. 6. Klepnutím na některé z následujících tlačítek provedete: • • • • •
Přeskočit jednou – výraz je v pořádku a chcete jej přeskočit, tedy pokračovat v kontrole bez opravy (obvykle jména měst, lidí…). Přeskakovat – pokud by se výraz objevil vícekrát v textu, bude automaticky přeskočen. Zaměnit – výraz chcete opravit, tedy zaměnit některou z vybraných možností v okénku Návrhy nebo přímo výrazem, který jste zapsali do políčka Není ve slovníku. Zaměňovat – pokud by se výraz objevil vícekrát, bude automaticky zaměněn zvoleným výrazem. Přidat do slovníku – výraz je v pořádku a chcete jej přidat do slovníku, aby nebyl při příští kontrole označen jako chyba. Výrazy jsou přidávány do uživatelského slovníku.
112
•
8.10 Tisk mřížky, záhlaví řádků a sloupců a komentářů •
Na kartě Rozložení stránky klepněte na tlačítko Tisk názvů
•
. V následujícím dialogovém okně Vzhled stránky bude aktivní karta List.
113
V části Tisk určíte, co se má kromě dat tabulky a jejího formátu ještě tisknout: • • • • •
•
Mřížka – pokud zaškrtnete, bude se tisknout mřížka buněk. Černobíle – zaškrtněte v případě, že chcete na barevné tiskárně tisknout černobíle. Na nebarevné tiskárně pak barevné oblasti budou tištěny ve stupních šedi. Koncept – pokud zaškrtnete, bude se tisknout tabulka rychleji bez formátů a grafických objektů. Záhlaví řádků a sloupců – pokud zaškrtnete, bude se tisknout záhlaví sloupců (označení A,B,…) a řádků (označení 1,2,…). Komentáře – umožní vytisknout i vložené komentáře buněk. Při výběru Na konci listu budou komentáře vytištěny na zvláštní stránce. Když vyberete Podle zobrazení na listu, budou vytištěny tak, jak jsou zobrazeny na listu. Pořadí tisku stránek – tato část je zajímavá jen tehdy, pokud se vaše tabulka nevejde na jednu stránku. Při tisku několik stránek určíte pořadí tisku těchto stránek.
114
Zobrazení nebo tisk Mřížky a Názvů klepnutím Na kartě Rozložení stránky ve skupinovém rámečku Možnosti listů, můžete rychleji klepnutím zaškrtnout, nebo zrušit zaškrtnutí zobrazení, nebo tisku Mřížky a Nadpisů (tj. záhlaví řádků a sloupců).
8.11 Opakovaný tisk řádku (sloupců) 1. Na kartě Rozložení stránky klepněte na tlačítko Tisk názvů
2. V následujícím dialogovém okně Vzhled stránky bude aktivní karta List. 3. Důležité » Pokud dialogové okno Vzhled stránky otevřete z Náhledu, budou volby Oblast tisku a Tisk názvů potlačeny. Proto musíte Náhled uzavřít a pak klepnout na tlačítko Tisk názvů.
Pro velké tabulky, které se nevejdou na jeden list a budou se tisknout na více listů, je vhodné, aby se i na dalších listech opakovaly nadpisy řádků nebo sloupců. Představte si tabulku, která má více než 7000 řádku, bude se tedy tisknout na několika listech. Jistě budete chtít na každém listě opakovat nadpisy jednotlivých sloupců, které jsou na řádku 1 a 2 například. 1. Klepnutím umístěte kurzor do pole Nahoře opakovat řádky.
115
2. Táhněte myší přes záhlaví řádků (1,2) přímo v tabulce. Tak určíte, které řádky se budou opakovat. V příslušném políčku se objeví zápis $1:$2. Můžete jej také napsat ručně. 3. S opakování sloupců je to podobně.
8.12 Náhled sešitu • • •
Před vlastním výstupem na tiskárnu je vhodné prohlédnout tištěné tabulky pomocí náhledu sešitu. Tiskový dialog i náhled je v Excelu 2010 zcela přepracován, vše najdete v jednom okně. Klepněte na kartu Soubor, dále pak klepněte na příkaz Tisk. V levé části okna vidíte nastavení tisku a vpravo pak náhled aktivní stránky. V dolní části pomocí listovacích tlačítek můžete přecházet mezi tištěnými stránkami.
•
V pravé dolní části jsou dvě tlačítka – Zobrazit okraje a Zvětšit na stránku.
•
– Zobrazit okraje – první tlačítko zapne/vypne zobrazení okrajů stránky a šířku sloupců. Velikost okrajů a sloupců na listě je možné v náhledu změnit přetažením úchytů pro změnu velikosti. Při posunu okrajů v náhledu se však posunuje vše, tedy tabulka i graf. Pokud graf není proti tabulce vystředěn, přesunem okrajů nic nezískáte. Musíte se vrátit zpět do listu a graf posunout.
•
– Zvětšit na stránku – druhé tlačítko umožní jedním klepnutím zvětšit měřítko pohledu na stránku v náhledu. Druhým klepnutím pak vrátit měřítko zpět, neboli upravíte měřítko pohledu tak, aby celá stránka byla zobrazena.
TIP » Na panel nástrojů Rychlý přístup si přidejte tlačítko Náhled a tisk pro rychlejší zobrazení náhledu – klepněte na konci panelu na tlačítko Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup a z nabídky tlačítek vyberte Náhled. Nebo použijte klávesovou zkratku CTRL+P. Jak ukončit náhled 4. Klepnutím na kartu Soubor se vrátíte zpět do běžného pohledu na dokument. 5. Nebo můžete klepnout na kartu Domů. 6. Nebo stiskněte klávesu ESC.
116
8.13 Nastavení tisku • •
Klepněte na kartu Soubor a dále klepněte na příkaz Tisk. Zobrazí se okno s náhledem aktivní stránky v pravé části a s možnostmi nastavení tisku v části levé (na následujícím obrázku vidíte pouze levou část okna). Všechna provedená nastavení tisku okamžitě sledujete na náhledu v pravé části okna.
TIP » Na panel nástrojů Rychlý přístup si přidejte tlačítko Náhled a tisk pro rychlejší zobrazení náhledu včetně nastavení tisku. Nebo použijte klávesovou zkratku CTRL+P.
117
8.14 Tiskové volby • •
Kopie – zvolte počet kopií dokumentu. Tiskárna – klepnutím rozbalte seznam instalovaných tiskáren a vyberte tu, na kterou chcete tisknout. Zpravidla je zde jako výchozí nastavena tiskárna, která se používá nejčastěji. Nastavení – klepnutím rozbalte nabídku rozsahu tisku: Vytisknout aktivní listy – vytiskne pouze aktivní listy Vytisknout celý sešit – vytiskne všechny listy aktivního sešitu Vytisknout výběr – vytiskne pouze vybrané buňky Ignorovat oblasti tisku – ignoruje oblasti tisku definované samostatně v dialogu Vzhled stránky na kartě List. Pole Stránky – pro zadání čísla nebo rozsahu stránek do tisku. Jednotlivá čísla stránek oddělujte čárkou, rozsah stránek pomlčkou. Kompletováno – znamená vytištění všech stránek jedné kopie, a pak se tiskne kopie další. Volba Nekompletováno vytiskne nejprve všechny kopie první stránky, pak druhé atd. Orientace na výšku – možnost změnit orientaci stránky. A4 – možnost změnit velikost papíru. Vlastní okraje – možnost změnit okraje stránky. Bez měřítka – vytiskne listy v jejich skutečné velikosti, další volby pak umožní přizpůsobit list nebo všechny sloupce nebo všechny řádky na jeden list papíru, případně zvolit vlastní měřítko. Vzhled stránky – zobrazí dialog Vzhled stránky. Klepnutím na tlačítko Tisk (v horní části nastavení tisku) zahájíte tisk, tedy tisková úloha je předána do tiskové fronty zvolené tiskárny.
•
• • • • • • • •
8.15 Shrnutí – Kapitola 8 •
• • •
Před vlastním výstupem na tiskárnu je vhodné zkontrolovat Vzhled stránky. Zde můžeme upravit měřítko tabulky, měnit orientaci, velikosti okrajů, tabulku vycentrovat na stránce, doplnit záhlaví a zápatí a určit opakování nadpisů pro dlouhé tabulky. Možnosti tohoto dialogu jsou také v podobě tlačítek na kartě Rozložení stránky. Náhled a tisk nám pak ukáže, jak bude tabulka vypadat na listu papíru. Přímo z Náhledu se můžeme vrátit do Vzhledu stránky, nebo využít jednotlivá dostupná zde nastavení, nebo začít tisknout. Standardně se tiskne aktivní list.
118
8.16 Cvičení • • • • • • • • •
Spusťte tabulkový procesor. Otevřete soubor TISK.XLSX. Nejprve soubor uložte jako CVICENI8.XLSX do pracovní složky. Na listu je tabulka a graf. Tento list budete tisknout. Pomocí náhledu zkontrolujte a případně přizpůsobte vzhled stránky tak, aby se obsah listu vešel na jednu stránku. Do záhlaví vložte aktuální datum a název listu. Do zápatí vložte automatické číslování stránek. Nastavte tisk záhlaví řádků a sloupců. List vytiskněte dvakrát (2 kopie) do souboru CVICENI8.PDF (pokud v seznamu nabízených tiskáren najdete Adobe PDF nebo PDF Creater). Soubor uložte a ukončete práci s tabulkovým procesorem.
119
