Laboratorium Teknik Informatika
Ms. Excel & Ms. Access 2010 Modul Praktikum Dasar Komputer & Pemrograman 1 Jurusan Teknik Industri & Teknik Mesin
2015/2016
0
Universitas Gunadarma
Daftar Isi
Ms. Excel Pertemuan 1 : Mengenal Ms. Excel 1.1. Sejarah
4
1.2. Langkah – langkah memulai Microsoft Excel
5
1.3. Memasukkan Data
6
1.4. Alamat Sel
7
1.5. Manajemen File
8
1.6. Formatting
10
1.7. Latihan 1
14
Pertemuan 2 : Fungsi Perhitungan 2.1. Operator Matematika
15
2.2. Fungsi SUM
15
2.3. Fungsi PRODUCT
15
2.4. Fungsi MAX
16
2.5. Fungsi MIN
16
2.6. Fungsi COUNT
16
2.7. Fungsi ROUND
16
2.8. Fungsi SQRT
16
2.9. Fungsi POWER
16
2.10. Fungsi SUMSQ
16
2.11. Fungsi AVERAGE
17
2.12. Latihan 2
17
Pertemuan 3 : Fungsi Logika & Format Karakter 3.1. Fungsi IF Tunggal
18
3.2. Fungsi IF Majemuk
19
3.3. LEFT (Mengambil Karakter Kiri)
19
3.4. MID (Mengambil Karakter Tengah)
19
3.5. RIGHT (Mengambil Karakter Kanan)
20 1
3.6. Data Sort (Mengurutkan Data)
20
3.7. Data Filter (Menyaring Data)
20
3.8. Latihan 3
21
Pertemuan 4 : Fungsi LookUp, Tabel dan Grafik 4.1. Fungsi VLOOKUP
23
4.2. Fungsi HLOOKUP
24
4.3. Grafik Column dan Pie
25
4.4. Latihan 4
27
Ms. Access Pertemuan 5 : Mengenal Database & Ms. Access 5.1. Database
28
5.2. Mengenal Ms. Access
29
5.3. Fitur – fitur Ms. Access 2010
29
5.4. Object Database Access
31
5.5. Menjalankan Program Ms. Access 2010
31
5.6. Membuat File Database
32
5.7. Membuka File Database
33
5.8. Menutup File Database
34
5.9. Membuat Tabel
35
5.10. Mengolah Desain Tabel
37
5.11. Latihan 5
40
Pertemuan 6 : Operasi Tabel & Query 6.1. Modifikasi Tabel
41
6.2. Mengolah Data Record
42
6.3. Mengurutkan Data (Data Sort)
44
6.4. Menyaring Data (Data Filter)
44
6.5. Hubungan (Relasi) Antar-Tabel
45
6.6. Membuat Query
47
6.7. Menyimpan Query
52
6.8. Menampilkan/Menjalankan Query
52 2
6.9. Menampilkan Design Query
53
6.10. Menambah Field dengan Rumus (Formula)
53
6.11. Menghitung Total dalam Query
54
6.12. Membuat Kriteria pada Kalkulasi Total
55
6.13. Latihan 6
56
Pertemuan 7 : Form & Report 7.1. Membuat Form dengan Wizard
57
7.2. Membuat Form dengan Form Design
59
7.3. Mencetak Form
60
7.4. Membuat Laporan dengan Wizard
60
7.5. Latihan 7
63
3
Ms. Excel 2010
Pertemuan 1 : Mengenal Ms. Excel Tujuan Praktikum :
Praktikan mengetahui sejarah mengenai Microsoft Excel
Praktikan mengerti bagaimana cara memulai dan memasukkan data dalam Microsoft Excel beserta jenis data yang ada pada Microsoft Excel
Praktikan mengetahui tentang pengalamatan sel pada Microsoft Excel
Praktikan mengetahui cara manajemen file dan formatting pada Microsoft Excel
1.1. Sejarah Pada tahun 1982, Microsoft membuat sebuah program spreadsheet yang disebut dengan Multiplan, yang sangat populer dalam sistem operasi CP/M, tapi tidak dalam sistem MSDOS mengingat di sana sudah berdiri saingannya, yakni Lotus 1-2-3. Hal ini membuat Microsoft memulai pengembangan sebuah program spreadsheet yang baru yang disebut dengan Excel, dengan tujuan, seperti yang dikatakan oleh Doug Klunder, "do everything 1-2-3 does and do it better" melakukan apa yang dilakukan oleh 1-2-3 dan lebih baik lagi". Versi pertama Excel dirilis untuk Macintosh pada tahun 1985 dan versi Windows-nya menyusul (dinomori versi 2.0) pada November 1987. Lotus ternyata terlambat turun ke pasar program spreadsheet untuk Windows, dan pada tahun tersebut, Lotus 1-2-3 masih berbasis MSDOS. Pada tahun 1988, Excel pun mulai menggeser 1-2-3 dalam pangsa pasar program spreadsheet dan menjadikan Microsoft sebagai salah satu perusahaan pengembang aplikasi perangkat lunak untuk komputer pribadi yang andal. Prestasi ini mengukuhkan Microsoft sebagai kompetitor yang sangat kuat bagi 1-2-3 dan bahkan mereka mengembangkannya lebih baik lagi. Microsoft, dengan menggunakan keunggulannya, rata-rata merilis versi Excel baru setiap dua tahun sekali. Versi terakhir saat ini adalah Microsoft Excel 2016 untuk Mac OS X dan Microsoft Windows. Dalam praktikum Dasar Komputer dan Pemrograman 1 jurusan Teknik Industri ini, versi yang digunakan adalah versi 2010 untuk Microsoft Windows.
4
1.2. Langkah – langkah dalam memulai Microsoft Excel
Aktifkan komputer
Klik tombol Start pada taskbar
Pilih menu All Program, pilih Microsoft Excel
Kemudian klik Microsoft Excel 2010 Gambar berikut menunjukkan tampilan awal pada saat aplikasi Excel dibuka.
Gambar 1. Workspace Excel Unsur – unsur utama pada workspace Ms. Excel 2010
Judul File : menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif.
Quick Access Toolbar : merupakan sarana yang disediakan oleh Ms. Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi seperti menyimpan, mencetak dan sebagainya.
Menu Toolbar : barisan menu perintah yang berisi toolbar.
Toolbar : merupakan deretan tools (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.
Formula Bar : tempat mengisi isian pada sel aktif.
Nama Cell : nama cell yang sedang aktif pada lembar kerja sheet yang aktif. 5
Cell Aktif : penggabungan baris dan kolom yang sedang aktif.
Nama Kolom : berisi tentang petunjuk kolom pada lembar kerja sheet yang aktif.
Nama Baris : berisi tentang petunjuk baris pada lembar kerja sheet yang aktif.
Lembar Aktif : informasi lembar kerja sheet yang aktif.
Status Bar : berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.
Scroll Bar : memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung secara horizontal maupun vertikal.
Workspace : lembar kerja excel.
1.3. Memasukkan Data Untuk memasukkan data ke dalam Excel, lakukan prosedur sebagai berikut: 1. Pilih sel yang akan diisi dengan menggunakan mouse atau keyboard (tombol kursor). 2. Setelah sel terpilih, ketikkan data yang ingin dimasukkan. 3. Setelah selesai, tekan tombol Tab atau Enter. Jika tombol Tab ditekan, kursor akan berpindah ke sel berikutnya. Jika tombol Enter ditekan, kursor akan pindah satu baris ke bawah. 4. Jika diinginkan untuk tetap berada di sel yang bersangkutan, jangan tekan tombol Tab atau Enter, tetapi klik pada simbol √ di sebelah kiri Formula Bar.
Gambar 2. Formula Bar 5. Jika ingin batal memasukkan data tekan tombol Esc atau klik pada simbol X di sebelah kiri Formula Bar.
Jika terjadi kesalahan memasukkan data, pilih sel yang akan diubah. Untuk melakukan perubahan sebagian tekan tombol F2. Untuk melakukan perubahan keseluruhan lakukan pengetikan ulang.
6
Jenis data yang bisa dimasukkan ke dalam Excel di antaranya adalah sebagai berikut: Label/Teks : Merupakan data non numerik. Label biasanya dipakai untuk membuat judul worksheet, heading dari tabel maupun kolom. Bisa juga berupa data-data seperti nama, alamat, dan sebagainya Values/Angka : Merupakan data numerik. Termasuk di dalam jenis data ini adalah simbol mata uang, prosentase, pecahan. Tanggal : Data numerik yang berisi tanggal Waktu : Data numerik yang berisi waktu Formula : informasi matematis yang memberitahu Excel untuk melakukan perhitungan persamaan yang menggunakan nilai-nilai di dalam worksheet. Contoh: =A1+A2+A3 akan memberitahu Excel untuk menjumlahkan nilai-nilai di sel A1 dan A2 dan A3 kemudian menampilkan hasilnya. Fungsi : merupakan bentuk perhitungan lebih kompleks yang disediakan oleh Excel. Contoh: =SUM(A1:A10) akan menjumlahkan nilai-nilai yang berada di sel A1 sampai A10 kemudian menampilkan hasilnya.
1.4. Alamat Sel Alamat sel dalam format yang paling umum berupa alamat kolom dan alamat baris. Sebagai contoh, jika sebuah sel berada di kolom A dan baris 1, maka alamat sel yang bersangkutan adalah A1.
Gambar 3. Sel A1 Di samping menyebutkan alamat kolom dan baris, bisa juga disertakan nama worksheet dan workbook. Contoh penyebutan alamat dengan menyertakan nama worksheet adalah sebagai berikut: Sheet1!A1 Sheet1 merupakan nama worksheet yang bersangkutan.
7
Contoh penyebutan alamat dengan menyertakan nama worksheet dan workbook adalah sebagai berikut: [Book1.xlsx]Sheet1!A1 Book1 merupakan nama workbook yang bersangkutan.
Alamat untuk sekelompok sel (disebut juga range), dimulai dengan alamat sel pojok kiri atas, tanda ‘:’ dan diakhiri dengan alamat sel pojok kanan bawah. Contoh bisa dilihat pada gambar berikut untuk kelompok sel dengan alamat B3:E9.
Gambar 4. Sel B3:E9 Selain dengan menyebutkan alamat dengan cara di atas, alamat sel bisa diganti dengan nama yang didefinisikan oleh pengguna. Untuk memberi nama kepada sebuah sel/sekelompok sel tertentu, langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Pilih sel/kelompok sel yang diinginkan 2. Ketikkan nama yang diinginkan di Name Box
Gambar 5. Name Box
1.5. Manajemen File Setiap kali Excel dibuka, sebuah workbook kosong akan terbuka, sehingga data bisa segera dimasukkan. Pada saat kita bekerja dengan workbook, semua perubahan akan disimpan sementara 8
ke dalam memori komputer. Untuk menghindari resiko kehilangan data, sebaiknya secara rutin kita harus menyimpan workbook ke dalam sebuah file. Untuk menyimpan, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Pilih menu File → Save atau klik pada simbol disk di sebelah kiri atas.
Gambar 6. Menyimpan File
2. Pada saat pertama kali menyimpan, akan muncul kotak dialog untuk memberi nama file. Pilihlah tempat menyimpan file dan beri nama sesuai kebutuhan, kemudian Klik tombol Save.
Gambar 7. Menamai File 3. Untuk penyimpanan yang berikutnya, komputer akan langsung menyimpan pekerjaan ke dalam file
Sebagai catatan pada saat memberikan nama, usahakan untuk memberi nama yang deskriptif. Di samping itu, di samping nama deskriptif, tambahkan informasi tentang versi file berupa urutan
9
angka atau tanggal. Hal ini akan memudahkan untuk mencari file dan menentukan file mana yang paling akhir dikerjakan. Ada kalanya kita perlu menyimpan sebuah file ke dalam file dengan nama lain. Untuk menyimpan file dengan nama lain, lakukan prosedur berikut: 1. Piliih menu File → Save As 2. Pilih tempat menyimpan file dan ketikkan nama file yang diinginkan, kemudian Klik tombol Save
Untuk membuka file yang sudah tersimpan, lakukan prosedur berikut: 1. Pilih menu File → Open 2. Pilih lokasi file yang diinginkan, pilih nama file yang bersangkutan 3. Klik tombol Open
Jika file yang diinginkan baru saja dibuka, bisa juga dilakukan prosedur berikut: 1. Pilih menu File → Recent 2. Pilih dan Klik pada nama file yang berada dalam daftar
Excel versi 2010 juga memberikan pilihan untuk membuka file yang lupa kita simpan. Untuk memanfaatkan pilihan ini, lakukan prosedur berikut: 1. Pilih menu File → Recent 2. Klik pada pilihan Recover Unsaved Workbooks di sebelah kanan bawah 3. Pilih file yang diinginkan, kemudian Klik pada tombol Open
1.6. Formatting Pengaturan Format yang berlaku untuk sel atau sekelompok sel dilakukan melalui menu/Ribbon Home.
Gambar 8. Menu Home 10
Jika ingin mengatur format dengan cara klasik, pilih menu Home → Format → Format Cells …, tampilan berikut akan muncul.
Gambar 9. Format Cells Pengaturan format yang akan paling sering dilakukan adalah mengatur Format untuk: Number : Pengaturan tentang bagaimana menampilkan informasi sesuai dengan jenis data yang dimasukkan. Alignment : Pengaturan tampilan berkaitan dengan batas-batas sel Font : Pengaturan jenis huruf dan atribut yang berkaitan untuk menampilkan informasi Dalam Format → Number, informasi bisa dikategorikan sebagai berikut:
General : Menampilkan data tanpa atribut apapun
Number : Menampilkan angka ditambah dengan nilai desimal di belakang koma
Currency : Menampilkan simbol mata uang diikuti dengan angka. Angka negatif ditampilkan dengan gaya tertentu.
Accounting : Sama dengan Currency, tapi tidak mengatur angka negatif
Date : Memberikan pilihan untuk menampilkan tanggal dengan format-format tertentu
Time : Memberikan pilihan untuk menampilkan waktu dengan format-format tertentu
Percentage : Menambilkan angka ditambah dengan simbol %
Fraction : Menampilkan angka dalam bentuk pecahan
Scientific : Menampilkan angka dengan notasi ilmiah 11
Text : Untuk memberitahu Excel agar angka yang dimasukkan diperlakukan sebagai teks
Special : Mengatur format-format khusus seperti kode pose, telpon dan lain-lain yang sebetulnya bukan merupakan angka numerik
Custom : Untuk membuat format yang didefinisikan oleh pengguna
Contoh tampilan bisa dilihat di gambar berikut:
Gambar 10. Format → Number Untuk pengaturan alignment, apa saja yang bisa diatur bisa dilihat pada gambar berikut:
Gambar 11. Format → Alignment 12
Beberapa fitur yang mungkin akan sering digunakan antara lain adalah: -
Pengaturan Text Alignment untuk Horizontal maupun Vertical
-
Pengaturan Orientation
-
Pengaturan Wrap text
Untuk pengaturan font, apa saja yang bisa diatur bisa dilihat pada gambar berikut:
Gambar 12. Format → Font Dari tampilan, format yang bisa diatur antara lain adalah: -
Jenis Font
-
Style dari Font
-
Ukuran Font
-
Warna Font
-
Garis bawah dan efek-efek lain
Kalau diperhatikan, tampilan di atas sedikit berbeda dengan apa yang bisa dilihat pada Ribbon Home bagian Font. Bagian yang tidak tersedia adalah Fill Color dan Border. Bagian tersebut bisa juga diakses melalui tab Fill dan Border pada gambar di atas.
13
1.7. Latihan 1
Buatlah di dalam sheet 1 dimulai dari sel B2 tabel berikut
Buatlah di dalam sheet 1 dimulai dari sel G2 tabel berikut
Ganti nama sheet 1 dengan Latihan 1, kemudian simpan dengan nama NPM masingmasing di dalam folder praktikan.
14
Pertemuan 2 : Fungsi Perhitungan Tujuan Praktikum :
Praktikan mengetahui fungsi perhitungan pada Microsoft Excel
Praktikan mengetahui bentuk umum fungsi perhitungan pada Microsoft Excel
Praktikan mengerti bagaimana cara menggunakan fungsi perhitungan pada Microsoft Excel
2.1. Operator Matematika Operator matematika yang digunakan adalah :
Contoh Penulisan :
2.2. Fungsi SUM Fungsi sum digunakan untuk melakukan penjumlahan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk penulisannya : =SUM(number1, number2, ....) Contoh :
=SUM(4,8,9) → tekan enter atau =SUM(A1:A5) → tekan enter
2.3. Fungsi PRODUCT Fungsi product digunakan untuk melakukan perkalian sekumpulan data pada suatu range. Bentuk penulisannya : =PRODUCT(number1, number2, ....) Contoh : =PRODUCT(4,5,2) → tekan enter atau =PRODUCT(A1:B1) → tekan enter
15
2.4. Fungsi MAX Fungsi max digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk penulisannya : =MAX(number1, number2, ....) Contoh : =MAX(14,25,21) → tekan enter atau =MAX(A1:A5) → tekan enter
2.5. Fungsi MIN Fungsi min digunakan untuk mecari nilai terendah dari sekumpulan data (range). Bentuk penulisannya adalah : =MIN(number1, number2, ....) Contoh : =MIN(40, 5, 2) → tekan enter atau
=MIN(A1:A5) → tekan enter
2.6. Fungsi COUNT Fungsi count digunakan untuk menghitung jumlah data dari sutatu range yang dipilih. Bentuk penulisannya adalah : =COUNT(value1, value2, ....) Contoh : =COUNT(2,2,2,2) → tekan enter atau =COUNT(A1,A5, A7) → tekan enter
2.7. Fungsi ROUND Fungsi round digunakan untuk membulatkan bilangan ke digit tertentu. Bentuk penulisannya adalah : =ROUND(number, num_digits) Contoh : =ROUND(123.36, 1) → tekan enter atau =ROUND(A5, 1) → tekan enter
2.8. Fungsi SQRT Fungsi sqrt digunakan untuk menghasilkan suatu nilai akar kuadrat dari suatu bilangan. Bentuk penulisannya adalah : =SQRT(number) Contoh : =SQRT(9) → tekan enter atau =SQRT(A5) → tekan enter
2.9. Fungsi POWER Fungsi power digunakan untuk menghasilkan suatu bilangan yang dipangkatkan. Bentuk penulisannya adalah : =POWER(number, power) Contoh : =POWER(6,2) → tekan enter atau
=POWER(A5,3) → tekan enter
2.10. Fungsi SUMSQ Fungsi sumsq digunakan untuk mempangkatduakan angka dalam argumen dan memberikan jumlah dari pemangkatan. Bentuk penulisannya adalah :
=SUMSQ(number1, number2, ....)
Contoh : =SUMSQ(3,2) → 32 + 22 = 9 + 4 = 13 16
2.11. Fungsi AVERAGE Fungsi average digunakan untuk menghitung nilai rata-rata. Bentuk penulisannya adalah : =AVERAGE(number1, number2, ....) Contoh : =AVERAGE(6,2,4) → tekan enter atau =AVERAGE(A5:A15) → tekan enter
2.12. Latihan 2
Buat lembar kerja seperti gambar dibawah ini dan isi kolom total dengan menggunakan fungsi perhitungan yang sudah anda pelajari!
17
Pertemuan 3 : Fungsi Logika & Format Karakter Tujuan Praktikum :
Praktikan mengetahui fungsi logika pada Microsoft Excel
Praktikan mengetahui bentuk umum fungsi logika pada Microsoft Excel
Praktikan mengerti bagaimana cara menggunakan fungsi logika pada Microsoft Excel
Praktikan mengetahui cara menggunakan perintah left, mid dan right untuk format karakter pada Microsoft Excel
Praktikan dapat melakukan sorting dan filter data pada Microsoft Excel
Fungsi logika atau bersyarat memungkinkan kita menguji persyaratan dalam sel. Fungsi bersyarat ini adalah suatu kondisi atau =IF yang hasilnya bergantung pada benar atau salahnya pengujian. Fungsi logika memerlukan operator perbandingan yaitu : =
(sama dengan)
<=
(lebih kecil sama dengan)
<
(lebih kecil dari)
>=
(lebih besar sama dengan)
>
(lebih besar dari)
<>
(tidak sama dengan)
IF (logical_test, value_if_true, value_if_false) Untuk memilih diantara dua nilai berdasarkan dua kondisi yaitu kondisi benar atau kondisi salah. 3.1. Fungsi IF Tunggal Contoh 1 :
letakkan di kolom C2
=IF(B2>50, “Naik Kelas”, “Tinggal Kelas”)
Artinya jika nilai sel B2 (NILAI) lebih besar dari 50, maka dinyatakan “Naik Kelas”, sebaliknya jika nilai B2 kurang dari 50 maka dinyatakan “Tinggal Kelas”
Contoh 2 :
letakkan di kolom C2
=IF(B2=”Baik”, “Baik”, “Buruk”) Artinya jika nilai sel B2 (NILAI) berinisial B, maka bersikap “BAIK”. Namun, sebaliknya bila bukan B, maka bersikap “BURUK”. 18
3.2. Fungsi IF Majemuk Contoh : =IF(C4=”A”, “ISTIMEWA”, IF(C4=”B”, “BAIK”, IF(C4=”C”, “CUKUP”, “KURANG”))) Artinya jika pada sel C4 nilainya A maka hasilnya ISTIMEWA, namun jika pada sel C4 nilainya B maka hasilnya BAIK, dan jika pada sel C4 nilainya C maka hasilnya CUKUP, selain dari kondisi diatas maka akan menghasilkan nilai KURANG.
3.3. LEFT (Mengambil Karakter Kiri) Left ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars)
3.4. MID (Mengambil Karakter Tengah) Mid ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian tengah dari suatu teks. Bentuk penulisannya adalah =MID(text,start_num,num_chars)
19
3.5. RIGHT (mengambil Karakter Kanan) Right ini digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kanan dari suatu teks. Bentuk penulisannya adalah
=RIGHT(text,num_chars)
3.6. Data Sort (Mengurutkan Data) Langkah mengurutkan suatu data adalah : Blok seluruh data yang ingin diurutkan Pilih tab Data – klik icon Sort Klik AZ untuk pengurutan Ascending (diurutkan berdasarkan dari kecil ke yang besar) Klik ZA untuk pengurutan Descending (diurutkan berdasarkan dari besar ke yang kecil) Ok
3.7. Data Filter (Menyaring Data) Langkah menyaring suatu data adalah : Blok seluruh data dalam tabel
Pilih tab Data – klik icon Filter Untuk menghilangkan tanda klik kembali icon Filter
20
3.8. Latihan 3 1. Isi kolom-kolom yang kosong pada tabel dibawah ini dengan menggunakan fungsi logika yang sudah Anda pelajari!
Ketentuan :
Jenis Kelamin @ jika P maka jenis kelaminnya PRIA @ jika W maka jenis kelaminnya WANITA
Pekerjaan Ortu @ jika kodenya PN maka pekerjaan ortunya PEGAWAI NEGERI @ jika kodenya WR maka pekerjaan ortunya WIRASWASTA @ jika kodenya PS maka pekerjaan ortunya PEGAWAI SWASTA @ jika kodenya BR maka pekerjaan ortunya BURUH 21
Keterangan @ jika nilainya > 50 maka keterangannya LULUS @ jika nilainya < 50 maka keterangannya GAGAL
2. Lakukan fungsi MID, LEFT dan RIGHT pada tabel dibawah ini!
3. Urutkan gaji dari yang terendah sampai yang tertinggi serta saring data alamat yang berasal dari PANGGOI pada tabel dibawah ini!
22
Pertemuan 4 : Fungsi Look Up, Tabel & Grafik Tujuan Praktikum :
Praktikan mengetahui fungsi VlookUp dan HLookUp pada Microsoft Excel
Praktikan dapat membuat grafik batang dan pie dari suatu tabel pada Microsoft Excel
4.1. Fungsi VLOOKUP Fungsi Vlookup ini digunakan untuk membaca tabel secara vertikal (tegak). Bentuk penulisannya adalah : =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
Untuk mencari kolom lulusan, maka ketik rumus =Vlookup(C3,$G$6:$I$9,2) Dimana C3 (kolom C baris 3) merupakan Sel Kode di dalam Tabel Gaji Karyawan, kemudian data yang ada dalam Tabel Perbandingan harus diblok/ditandai, agar data dapat terbaca di dalam Tabel Gaji Karyawan. Untuk memunculkan simbol $ ketika data diblok, tekan F4 di keyboard. Di ujung rumus ketik letak kolom lulusan (kolom ke 2). Untuk mencari kolom gaji ketik rumus =Vlookup(C3,$G$6:$I$9,3) Maka caranya sama seperti diatas. Namun, yang berbeda adalah diujung rumus, ketik letak kolom gaji (kolom ke 3).
23
4.2. Fungsi HLOOKUP Fungsi Hlookup ini digunakan untuk membaca tabel secara horizontal (mendatar). Bentuk penulisannya adalah : =HLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
Untuk mencari kolom jabatan, maka ketik rumus =Hlookup(B4,$F$12:$J$14,2) Dimana B4 (kolom B baris 4 dengan kode BB) merupakan Sel Kode di dalam Tabel Smart Computer, kemudian data yang ada dalam Tabel Perbandingan harus diblok/ditandai, agar data dapat terbaca di dalam Tabel Smart Computer. Untuk memunculkan simbol $ ketika data diblok, tekan F4 di keyboard. Di ujung rumus ketik letak baris jabatan (baris ke 2 pada Tabel Perbandingan). Untuk mencari kolom gaji ketik rumus =Hlookup(B4,$F$12:$J$14,3) Maka caranya sama seperti diatas. Namun, yang berbeda adalah diujung rumus, ketik letak baris gaji (baris ke 3 pada Tabel Perbandingan).
Grafik (chart) biasanya sering digunakan untuk mengetahui suatu kenaikan atau penurunan dari angka-angka yang terjadi pada suatu data, apakah data tersebut semakin lama semakin meningkat atau semakin menurun. 24
4.3. Grafik Column dan Pie Adapun contoh grafik column yang akan kita pelajari adalah seperti yang tertera dibawah ini. Sebelum membuat grafik, terlebih dahulu harus membuat sebuah tabel.
Berikut langkah-langkah dalam membuat grafik column : 1. Terlebih dahulu blok isi data didalam tabel yang ingin dibuat grafik
2. Klik tab Insert pilih bentuk grafik yang anda inginkan 3. Pada tab Design klik pada icon bentuk layout grafik yang dinginkan
4. Tentukan judul dengan mengklik bentuk layout yang diharapkan
Pada Grafik Column/Batang ini dapat membuat banyak macam item/karakter benda serta dalam jangka waktu yang lama atau dengan kata lain jangka waktu yang panjang (misal : dalam beberapa tahun atau beberapa bulan).
25
Sedangkan pada Grafik Pie hanya bisa untuk satu jenis item/karakter benda dalam beberapa jangka waktu yang panjang. Atau sebaliknya, yaitu dalam beberapa macam item/karakter benda dalam satu jangka waktu. Hal ini juga terdapat pada beberapa jenis grafik yang lain. Langkah – langkah membuat grafik pie/pizza lingkaran : 1. Cara 1 dan 2 sama dengan cara pembuatan grafik column diatas tadi
2. Maka hasil grafik pie/lingkaran yang telah kita buat akan tampak seperti gambar dibawah ini
26
4.4. Latihan 4 1. Isi kolom Nama Ruang dan Nama Pengawas pada tabel dibawah ini dengan menggunakan fungsi Vlookup serta kolom Nilai Ujian dengan menggunakan fungsi Hlookup!
27
Ms. Access 2010
Pertemuan 5 : Mengenal Database & Ms. Access Tujuan Praktikum :
Praktikan mengetahui tentang Database
Praktikan mengenal tentang Ms.Access 2010 dan bagaimana cara memulainya
Praktikan mengetahui fitur-fitur tambahan pada Ms. Access 2010
Praktikan dapat membuat file database pada Ms. Access 2010
Praktikan dapat membuat dan mendesain tabel dengan menggunakan Ms. Access 2010
5.1. Database Dalam kehidupan sehari-hari kita tidak akan pernah terlepas dari data. Misalnya saja data tentang mahasiswa, dosen, akademik, keuangan, stok barang, karyawan, gaji, pasien, dan lain sebagainya. Agar data lebih bermanfaat, maka data harus diorganisasikan dalam suatu file database. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer, dibutuhkan suatu Sistem Manajemen Database (DBMS). Dengan DBMS, kita dapat menambah, mengedit, menghapus, mengurutkan data sesuai dengan urutan yang Anda imginkan dan membuat laporan bagi data tersebut. Database atau biasa disebut basis data adalah sekumpulan data atau informasi yang terdiri atas satu lebih tabel yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain, dimana Anda mempunyai wewenang untuk mengakses data tersebut, baik untuk menambah, mengganti, mengedit, menghapus data dalam tabel-tabel tersebut. Ada beberapa tingkatan Database yang perlu diketahui pada saat nanti Anda bekerja di dalam program Ms. Access, antara lain :
28
5.2. Mengenal Ms. Access Microsoft Access merupakan program database yang cukup populer, mudah digunakan, berorientasi visual dan berbasis Windows serta dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain terutama Visual Basic. Dengan Ms. Access, Anda dapat membuat dan memodifikasi tabel, fomulir entri data, query, laporan dan mengelola database dengan cara mudah dan cepat. Pada saat Anda membuka maupun membuat database baru, maka akan tampak tampilan Ms. Access 2010 seperti berikut :
5.3. Fitur – fitur Ms. Access 2010 Pada Microsoft 2010 terdapat fitur-fitur baru yang tidak terdapat pada versi Ms. Access sebelumnya, antara lain : a. Calculated Untuk jenis data pada Table Design. Pada saat pembuatan tabel, Anda dapat memasukkan rumus (expresssion) yang pada versi sebelumnya tidak dapat membuat atau menambahkan rumus dan hanya bisa dilakukan pada Query, Control, Macro maupun Code VBA misalkan field TOTAL = UNIT * HARGA 29
b. Navigation Control Access 2010 memiliki fitur kontrol navigasi baru yang memungkinkan Anda dengan cepat menambahkan kontrol navigasi ke halaman “Home” dari aplikasi Anda, pengguna dapat dengan cepat beralih antara form dan laporan dengan menggunakan antarmuka, intuitif tab, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.
c. Web Database Access 2010 Pada fitur ini memiliki cara baru untuk menggunakan aplikasi database ke server SharePoint sebagai database web. Hal ini memungkinkan Anda dan rekan kerja Anda untuk menggunakan database dalam browser web atau dengan menggunakan Access 2010 untuk membukanya dari situs SharePoint. Jika Anda merancang database untuk web-kompatibel, dan memiliki akses ke server yang menjalankan SharePoint Layanan Access, Anda dapat mengambil keuntungan dari metode penyebaran baru.
d. Data Macros Fitur ini mirip dengan “pemicu” dalam Microsoft SQL Server, macro data memungkinkan Anda untuk melaksanakan tugas pemrograman setiap kali data yang tertentu seperti After
30
Insert, After Update, atau Before Change atau Anda dapat membuat macro mandiri data yang disebut dari Event.
e. Dan fitur-fitur lainnya.
5.4. Object Database Access Terdapat beberapa objek database yang terdapat pada Microsoft Access 2010, yaitu : a. Tables, adalah objek database yang digunakan sebagai sarana untuk menyimpan data yang telah diolah. b. Queries, adalah objek database yang berfungsi untuk menampilkan, menyunting dan menyaring suatu data sesuai dengan kriteria yang diinginkan serta dapat memasukkan suatu ekspresi. c. Form, adalah objek database yang digunakan untuk memasukkan dan mengedit data atau informasi yang ada dalam suatu database dengan menggunakan bentuk tampilan formulir. d. Report, adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan data atau informasi
dalam bentuk laporan. e. Macros, adalah rangkaian perintah yang dapat disimpan dan dijalankan secara otomatis,
misalnya membuka form, mencetak laporan di layar, dan lain-lain. f.
Moduls, adalah program kecil atau procedur yang kegunaannya adalah untuk perancangan modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut.
5.5. Menjalankan Program Microsoft Access 2010 Untuk menjalankan atau mengaktifkan progam Microsoft Access 2010, dapat dilakukan dengan beberapa cara : a. Klik tombol Start, All Programs, Microsoft Office, Microsoft Access 2010
31
b. Atau klik dua kali icon Microsoft Access pada jendela desktop, sehingga muncul tampilan jendela Microsoft Access 2010.
5.6. Membuat File Database Untuk membuat file database baru, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : a. Pilih Blank Database b. Klik tombol Browse hingga muncul jendela File New Database
32
c. Pindahkan letak direktori atau drive-nya ke data kerja Anda di drive Praktikan lalu buat folder Nama dan kelas Anda d. Pada File Name ketik Modul-1 hingga kembali ke tampilan semula e. Klik tombol Create
5.7. Membuka File Database Untuk membuka atau mengaktifkan file database yang telah Anda buat sebelumnya pada data kerja, dapat dilakukan dengan langkah berikut : a. Klik menu File → Open hingga muncul jendela Open
33
b. Pindahlan letak direktori dimana data tersebut disimpan, lalu pilih nama filenya c. Klik tombol Open d. Atau klik menu File → Recent untuk membuka file database yang telah dibuka atau diaktifkan sebelumnya
e. Kemudian pilih dan klik file mana saja yang akan Anda buka atau aktifkan
5.8. Menutup File Database Untuk menutup atau keluar dari file database yang aktif, dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu : a. Klik menu File → Exit atau b. Klik tombol x (close) pada jendela Microsoft Access
34
5.9. Membuat Tabel Setelah Anda membuat database, tahapan berikutnya adalah membuat file tabel. Ada 2 cara untuk membuat file tabel, antara lain : (praktikan membuat tabel DATA PEGAWAI dibawah ini) a. Membuat Tabel dengan Datasheet View Dalam keadaan standar setelah Anda membuat file database, maka yang muncul pertama kali yang aktif adalah objek tabel sudah tampil dalam jendela Datasheet View berikut :
Ada beberapa tahapan jika Anda ingin mengisi data pada jendela Datasheet View seperti di atas, yaitu :
Mengisi Data/Record : Anda diminta untuk mengisi data atau record terlebih dahulu pada kolom isian Click to Add, misalkan diisi dengan angka 12345, hingga judul kolom Click to Add berubah menjadi Field1.
35
Mengganti Nama Field : untuk mengganti nama field, misal Field1 menjadi NIP, klik dua kali Field1 hingga muncul blok warna hitam, lalu ketikkan NIP lalu tekan tombol Enter atau dengan cara lain klik tombol kanan mouse lalu pilih Rename Field.
Menyimpan Tabel Ada beberapa cara untuk menyimpan tabel : Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar Klik tombol File lalu pilih Save Tekan tombol Ctrl + S Jika Anda memilih salah satu perintah diatas, maka akan muncul kotak dialog Save As
Pada Table Name ketik nama filenya, nisal DATA PEGAWAI Klik tombol OK
b. Membuat Tabel dengan Design View Untuk membuat tabel dengan menggunakan Design View, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
Klik tab Create
Pada kelompok Table, pilih dan klik Table Design hingga muncul jendela Desain tabel (struktur tabel) berikut :
36
Pada jendela desain tabel, Anda diminta terlebih dahulu untuk membuat struktur tabel seperti tampilan diatas
Klik tombol
Datasheet View untuk menyimpan dan sekaligus untuk mengisi
data, hingga muncul kotak dialog Save As
Simpan nama fileny, lalu klik tombol OK
Pada jendela Datasheet View silahkan Anda isikan data-datanya
5.10. Mengolah Desain Tabel Pada jendela Design View, Anda dapat membuat nama field (Field Name), memilih jenis data (Data Type), mengisi keterangan (Description), menetapkan field kunci pengurutan data (Primary Key) dan mengatur data dengan Field Properties. a. Nama Field (Field Name) Field Name digunakan untuk memasukkan nama field yang akan dibuat. Syarat pembuatan Field Name :
Nama field tidak boleh ada yang sama dalam satu tabel
Maksimum nama field 64 karakter dapat berupa kombinasi huruf, angka, spasi atau karakter khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru (!), tanda petik atas (‘) dan tanda kurung siku([ ])
37
b. Tipe Data (Data Type) Data Type untuk menentukan jenis data. Anda dapat memilih salah satu jenis data yang mana pilihannya tergantung dari isi data tersebut. Ada beberapa jenis data pada Access 2010 :
c. Keterangan (Description) Description untuk menampilkan teks keterangan pada bagian status bar dalam jendela datasheet sebuah tabel atau query. Dalam hal ini, Anda boleh mengosongkan atau mengisi keterangannya. Jumlah teks yang dapat diisi maksimum 255 karakter.
d. Primary Key Primary Key adalah field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field kunci pengurutan data dari sebuah tabel. Untuk menetapkan field misal field NIM sebagai Primary Key, maka lakukan langkah berikut ini : 38
Aktifkan jendela
Pilih field yang akan dijadikan sebagai Primary Key
Klik tombol
Design View
Primary Key pada group Tools
Apabila Anda menetapkan field NIM sebagai primary key dengan klik icon Primary Key, maka secara otomatis pada jendela Field Properties, baris indexed yang semula No akan berubah menjadi Yes (No Duplicate). Ada 3 pilihan pada baris indexed di jendela Field Properties :
No artinya field tersebut tidak diindeks (diurutkan)
Yes (Duplicate OK) artinya field tersebut diurutkan secara otomatis dan membolehkan Anda memasukkan data yang sama
Yes (No Duplicate) artinya field tersebut secara otomatis diindeks namun tidak diperbolehkan memasukkan data yang sama
39
5.11. Latihan 5 1. Buat file Tabel baru dengan menggunakan Tabel Design dengan struktur tabel seperti berikut ini :
Ketentuan : a. Gunakan field NIM sebagai Primary Key b. Simpan struktur diatas dengan nama file LATIHAN-5, kemudian isikan datadatanya seperti contoh berikut ini (Anda dapat mengubah datanya sesuai dengan data Anda maupun teman-teman Anda)
40
Pertemuan 6 : Operasi Tabel & Query Tujuan Praktikum :
Praktikan mengetahui bagaimana cara memodifikasi tabel dan mengolah data record
Praktikan dapat melakukan data sort dan data filter pada tabel
Praktikan dapat membuat relasi antar-tabel
Praktikan mengetahui cara membuat, menyimpan, menampilkan dan menjalankan query
Praktikan dapat menambah field dengan rumus (formula)
Praktikan mengetahui cara menghitung total pada query dan membuat kriteria pada kalkulasi total
6.1. Modifikasi Tabel Terkadang Anda perlu mengatur field yang sudah ditempatkan pada tabel, kemudian suatu saat struktur tabel tersebut ingin kita ubah, misal mengganti field, menambah atau menyisipkan field, memindahkan field, menghapus field dan lain-lain. a. Menyisipkan Field Misal : sisipkan field DEPARTEMEN setelah field NAMA PEGAWAI dengan jenis data Text (dari tabel DATA PEGAWAI yang sudah dibuat saat pertemuan ke-5) Aktifkan file tabel yang Anda ubah, misal TABEL DATA PEGAWAI Dalam keadaan Datasheet View, bok field STATUS
Klik tombol kanan mouse lalu pilih Insert Field, sehingga sebelum kolom STATUS akan dikosongkan satu kolom, atau Aktifkan tombol
Design View hingga muncul jemdela Table Design 41
Blok atau seleksi field STATUS Pada tab Design, kelompok Tools pilih dan klik Insert Rows atau klik tombol kanan mouse pilih Insert Rows sehingga akan dikosongkan satu baris Silahkan Anda sisipkan field baru yaitu DEPARTEMEN pada Field Name Sedangkan pada Data Type pilih Text Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes
b. Menghapus Field Misal : hapus field DEPARTEMEN Aktifkan file tabel yang akan Anda ubah, misal TABEL DATA PEGAWAI Dalam keadaan Datasheet View blok field DEPARTEMEN Klik tombol maouse kanan lalu pilih Delete Field atau Aktifkan tombol Design View hingga muncul jendela Table Design Blok atau seleksi field DEPARTEMEN Pada tab Design kelompok Tools pilih dan klik Delete Rows Simpan kembali perubahan tersebut jika muncul pesan konfirmasi pilih Yes
6.2. Mengolah Data Record Proses pengolahan data record biasanya berkaitan dengan menambah record baru, menghapus data maupun pencarian data record. a. Menambah Data Record Misal jika Anda ingin menambah data pada posisi record ke-6 Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View Letakkan kursor di record terakhir (apabila Anda ingin menambah data record baru pada Access, tidak dapat disisipkan baris kosong) Kemudian ketikkan datanya, misal :
Klik tombol Design View Kemudian Anda ubah Primary Key yang asalnya pada field ID, menjadi NIP Klik tombol Datasheet View, jawab Yes. Hasilnya adalah sebagai berikut :
42
b. Menghapus Data Record Misal menghapus data record ke-11 Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View Seleksi atau blok record ke-11 Klik tombol mouse kanan pada baris tersebut, pilih Delete Record. Atau tekan tombol Delete pada keyboard, maka akan muncul konfirmasi berikut :
Jawab Yes
c. Mencari dan Mengganti Data Misal ganti NAMA PEGAWAI = AHMAD menjadi ISKANDAR Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View Seleksi atau blok field NAMA PEGAWAI Tekan tombol Ctrl + H, maka akan muncul kotak dialog :
43
Pada Find What, ketik AHMAD Pada Replace With ketik ISKANDAR Klik tombol Find Next lalu Replace Klik x (close) untuk keluar dari jendela Find and Replace
6.3. Mengurutkan Data (Data Sort) Mengurutkan data dimana data record akan diurutkan berdasarkan urutan abjad atau nilai baik secara ascending (urut naik) maupun secara descending (urut turun). Tampilan file tabel DATA PEGAWAI sebagai berikut :
Kasus 1 : urutkan data pegawai berdasarkan field NAMA PEGAWAI secara ascending (dari urutan nama pegawai abjad A sampai Z). Langkah-langkahnya : Klik tombol panah bawah di sebelah kanan field NAMA PEGAWAI Pilih Sort A to Z Kasus 2 : urutkan data pegawai berdasarkan field GAJI POKOK secara descending (dari gaji pokok yang terbesar hingga terkecil). Langkah-langkahnya : Klik tombol panah di sebelah kanan field GAJI POKOK Pilih Sort Larges to Smallest
6.4. Menyaring Data (Data Filter) Menyaring data adalah menampilkan data-data record berdasarkan kriteria tertentu. Dengan filter, Anda dapat menyaring suatu data sehingga data dapat ditampilkan sesuai atau memenuhi kriteria penyaringan. Anda dapat menyaring data record sesuai dengan jenis data. Ada 2 bentuk penyaringan data pada datasheet view, yaitu :
44
a. Bentuk Text, maka pada saat penyaringan data akan muncul Text Filter, dengan pilihan contoh seperti berikut :
b. Bentuk Number (Angka), pada saat penyaringan data akan muncul Number Filter, dengan pilihan contoh sebagai berikut :
6.5. Hubungan (Relation) Antar-Tabel Tutup semua tabel atau query yang masih aktif. Berikutnya pilih ribbon Database Tools. Kemudian klik ikon Relationships pada grup Relationships Klik Relationships Tools → Design, kemudian pilih Show Table pada grup relationships Selanjutnya pilih tabel yang akan dihubungkan. Caranya pilih tabel pada kotak dialog “Show Table”, lalu klik Add → Close
45
Buat link untuk menghubungkan antar-table tersebut. Caranya klik Relationship Tools Design, kemudian Edit Relation pada grup tools Setelah muncul kotak dialog Edit Relationship klik Create New Pilih nama tabel pertama pada “Left Table Name” dan pilih fieldnya pada “Left Column Name” Pilih nama tabel kedua pada Right Rable Name dan pilih fieldnya pada “Right Column Name”
Lalu klik OK. Hasilnya akan muncul dua field dari kedua tabel tersebut yang menjadi link. Pilih Join Type, hilangkan centang Enforce Referentian Integrity, Cascade Update Related Field, Cascade Delete Related Records, lalu klik Create pada kotak dialog Edit Relationships Pada Editor Relationships akan terlihat link yang sudah dibuat. Cara lain membuat link adalah dengan men-drag atau menyeret pada field tabel pertama ke tabel kedua Jika diinginkan mengedit link, klik Create pada kotak dialog Edit Relationship Untuk menutup jendela Editor Relationship, klik tombol Close di ribbon Relationship → Tools → Design pada grup Relationship Akan muncul kotak dialog, klik Yes
46
6.6. Membuat Query Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya datadata tertentu yang akan dimunculkan dalam tabel. Secara fisik, query berupa tabel juga, jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel, dengan sumber dari tabel-tabel yang telah ada. Dengan query, Anda dapat mneyortir data atau menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu atau juga dapat berupa suatu ekspresi (formula). Sebelum Anda membuat query, sebagai ilustrasi misalkan ada 2 (dua) buah file tabel yang akan digunakan pada pembuatan query, yaitu tabel Mobil dan tabel Jual. File ke satu : MOBIL
Lalu isikan datanya seperti berikut :
File kedua : JUAL
47
Kemudian isikan datanya seperti berikut :
Untuk membuat query ada 2 (dua) cara yang dapat Anda lakukan, yaitu : a. Membuat Query dengan Query Wizard Klik tab Create Pada grup Queries, pilih Query Wizard hingga muncul tahapan berikut :
Pilih Simple Query Wizard, klik tombol OK, hingga muncul tampilan berikut :
48
Pada kotak daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik nama tabel atau query yang diinginkan, misal : -
Tabel MOBIL, nama field-field yang dinginkan yaitu KODE, NAMA MOBIL dan HARGA
-
Tabel JUAL, nama field-field yang diinginkan yaitu NO URUT, PEMBELI, UNIT dan TGL FAKTUR
Pada kotak daftar pilihan Available Field, pilih field-fieldnya dengan menekan tombol > untuk memilih field tertentu, klik tombol >> untuk memilih semua field, klik tombol
Klik tombol Next, hingga muncul tampilan berikut :
Pada tahap berikutnya, pilih bentuk query yang diinginkan, apakah ingin menampilkan seluruh field dengan sluruh record datanya secara lengkap (Detail) atau Summary (cukup rangkumannya saja), dalam hal ini pilih Detail (shows every field of every record) Klik tombol Next untuk menuju tahapan akhir 49
Pada what title do you want for your query?, isikan nama atau judul yang akan Anda berikan pada query, misal QUERY KENDARAAN, lalu pilih Open the query to view information untuk menampilkan hasil query yang terbentuk. Klik tombol Finish, hingga muncul tampilan akhir setelah dibuatkan query seperti berikut ini :
b. Membuat Query dengan Query Design Klik tab Create Pada grup Queries, pilih dan klik Query Design hingga muncul jendela Show Table berikut :
50
Pada jendela Show Table, pilih dan klik tabel atau query yang akan ditampilkan, lalu klik tombol Add atau klik dua kali nama filenya, pilih kedua file tersebut. Klik tombol Close untuk keluar jendela Show Table hingga tampilan akan muncul seperti berikut :
Pada jendela kerja Query diatas, letakkan field-field yang Anda inginkan pada kolom yang telah disediakan (QBE). Untuk itu ada 3 (tiga) cara untuk menempatkan atau meletakkan field-field tersebut, diantaranya : Pada kolom pertama baris Field, klik tombol pilihan lalu pilih nama fieldnya, misal JUAL.NO URUT, ulangi langkah ini untuk mengisi kolom berikutnya. Pada jendela Query diatas, pilih nama field yang akan Anda tempatkan pada kolom pertama, lalu tarik (drag) ke kolom pertama baris field Pada jendela Query diatas, klik dua kali nama field yang akan Anda tempatkan pada jendela QBE Setelah Anda menempatkan field-field tersebut dengan salaha satu cara diatas, maka akan tampak hasilnya seperti berikut :
51
6.7. Menyimpan Query Klik tombol
Save pada Quick Access Toolbar atau Ctrl+S, hingga muncul kotak
dialog Save As :
Pada Query Name, ketik nama filenya, misal : QUERY KENDARAAN Klik tombol OK
6.8. Menampilkan/Menjalankan Query Klik tombol
View atau
Klik tombol
Run sehingga muncul hasil query berikut :
52
6.9. Menampilkan Design Query Klik tombol
Design View hingga kembali ke tampilan desain query berikut :
6.10. Menambah Field dengan Rumus (Formula) Di dalam query, Anda dapat menambahkan field barui dengan rumus atau fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database. Sebagai contoh, Anda dapat menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara HARGA dikalikan UNIT. Maka pada jendela desain query Anda tambahkan field baru di kolom terkahir yaitu dengan mengetikkan rumus TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang tampak pada gambar dibawah ini :
53
Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut :
Catatan : - Jika yang muncul hasilnya berupa simbol # pada field TOTAL HARGA, artinya lebar kolomnya tidak mencukupi, silahkan Anda ubah lebar kolomnya. - Anda dapat memasukkan field baru misalnya DISCOUNT sebesar 5% dikalikan TOTAL HARGA
6.11. Menghitung Total dalam Query Salah satu kelebihan access adalah pada objek query. Anda dapat menghitung Total (Sum, Avg, Max, Min dan lain sebagainya) dengan langkah sebagai berikut : Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View Pada grup Records, klik
Totals hingga muncul dibawah baris New muncul Totals
54
Pilih field yang akan Anda jumlahkan, misal HARGA Pada tombol pilihan muncul fungsi yang ingin Anda hitung, misal SUM, maka secara otomatis field HARGA akan dijumlahkan. Untuk menjumlahkan field-field yang lainnya, klik tombol pilihan lalu pilih fungsi Sum.
6.12. Membuat Kriteria pada Kalkulasi Total Anda dapat membuat kalkulasi Total sesuai dengan kriteria yang diinginkan, dengan syarat Total-nya masih aktif. Misal : jumlahkan semua kendaraan yang NAMA MOBIL-nya adalah AVANZA atau XENIA, caranya adalah sebagai berikut : Tampilan harus dalam keadaan Design View Pada baris Criteria, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan AVANZA, sedangkan pada baris Or kolom field NAMA MOBIL, ketikkan XENIA
Jika ditampilkan, maka hasilnya akan tampak seperti berikut :
55
6.13. Latihan 6 1. Buatlah 2 (dua) file tabel baru dengan struktur tabel dan record (minimal 7 record) yang kalian inginkan. Kemudian lakukan operasi berikut : a. Sisipkan satu kolom baru pada tabel ke-1 b. Copy tabel ke-2 sebanyak 3 kali dan berikan nama yang berbeda c. Urutkan salah satu kolom secara ascending d. Urutkan salah satu kolom secara descending e. Buat relasi antara dua tabel tersebut f. Buat query dari kedua tabel tersebut
56
Pertemuan 7 : Form & Report Tujuan Praktikum :
Praktikan mengetahui bagaimana cara membuat Form dengan dan tanpa wizard
Praktikan mengetahui bagaimana cara mencetak Form
Praktikan mengetahui bagaimana cara membuat Laporan menggunakan Auto Report
Praktikan mengetahui bagaimana cara membuat Laporan dengan menggunakan Report Wizard
Form merupakan salah satu objek databse yang digunakan untuk mempermudah Anda memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data dan mencetaknya. Dengan form, kita bisa membuat atau merancang form yang hanya memperlihatkan sebagian field dari sebuah tabel atau bahkan menyertakan foto/gambar yang datanya kita simpan. Tidak itu saja, dengan form kita bisa menampilkan record-record yang memenuhi kriteria tertentu.
7.1. Membuat Form dengan Wizard Untuk membuat form dengan fasilitas Create From by Using Wizard, ikuti langkah berikut : Buka file database yang Anda inginkan, kemudian klik tab Create. Pilih Form Wizard pada Group Forms
Pada tombol daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik tabel atau query yang Anda inginkan (Anda dapat memilih lebih dari satu tabel) Pada kotak daftar Available Fields, pilih dan klik field yang ingin disertakan pada form, klik tanda > untuk memasukkan satu field atau tanda >> jika ingin memasukkan seluruh field. 57
Dengan langkah ini, nama field yang Anda pilih akan dipindahkan ke kotak daftar pilihan Selected Fields. Klik tombol Next untuk melanjutkan Pada kotak dialog selanjutnya, pilih dan klik salah satu tabel pada bagian How do you want to view your data? Lalu klik Next
Pada kotak dialog selanjutnya, pilih dan klik salah satu tombol (radio button) pilihan layout form yang Anda inginkan. Jika sudah, klik tombol Next
Pada kotak isian What title do you want for your form?, ketikkan judul form yang Anda rancang. Kemudian bila Anda ingin langsung memasukkan datanya, beri tanda atau klik tombol pilihan Open the form toview or enter information. Jika sudah, klik tombol Finish
58
7.2. Membuat Form dengan Form Design Buka file database Anda, kemudian klik tab Create → Form Design
Selanjutnya muncul tampilan design form. Pada perancangan ini klik Add Existing Fields pada group tools untuk menambahkam field ke dalam perancangan form Klik dua kali atau click and drag pada nama field yang berada di sidebar filed list. Lakukan langkah yang sama untuk memilih nama-nama field lain yang ingin dimasukkan kedalam form. Kemudian atur letak, maupun lebar dan tinggi kotaknya
Anda bisa mengubah tampilan form dengan menggunakan tab Design, Arrange dan Format Selain itu Anda juga bisa menambahkan label dan button pada tab Design 59
Setelah selesai, klik ikon save dan kemudian beri nama form yang sudah Anda buat dan klik OK
7.3. Mencetak Form Untuk melihat form sebelum dicetak, klik menu File → Print → Print Preview. Jika sudah selesai, klik tombol Print
7.4. Membuat Laporan dengan Wizard Buka file database Anda, kemudian pada jendela kerja database pilih dan klik Tabel/Query yang diinginkan untuk dibuatkan report Klik tab Create, pilih dan klik Report Wizard pada group reports. Maka akan muncul kotak dialog Report Wizard yang pertama
60
Pada tombol daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik tabel/query yang diinginkan (Anda dapat memilih lebih dari satu tabel/query) Pada kotak Available Fields, pilih dan kllik nama field yang ingin disertakan pada form, klik tanda > untuk memasukkan satu field atau tanda >> jika ingin memasukkan seluruh field. Dengan langkah ini, nama field yang Anda pilih akan dipindahkan ke kotak daftar pilihan Selected Fields. Lakukan langkah yang sama untuk field yang lainnya. Klik tombol Next, maka kotak dialog kedua akan muncul
Pada kotak How do you want to view your data? Pilih tabel yang dinginkan dan kemudian klik Next
Apabila report yang akan terbentuk ingin dikelompokkan berdasarkan field tertentu, pada kotak daftar pilihan Do you want to add any grouping levels? Pilih dan klik nama fieldnya, kemudian klik tombol >. Dengan langkah ini, nama yang akan dipindahkan ke kotak preview report yang ada di sebelah kanan. Untuk membatalkan klik tombol <. Jika sudah selesai klik tombol Next
61
Apabila report yang terbentuk ingin ditampilkan dengan urutan tertentu, pada tombol daftar pilihan yang disediakan, pilih dan klik nama field yang akan dijadikan kunci pengurutan (ascending/descending) yang Anda inginkan. Kemudian klik tombol Next
Pada kotak dialog dibawah ini, lakukan pemilihan berikut : - Pada kotak Layout klik radio button pilihan bentuk dan layout report yang diinginkan - Pada kotak Orientation klik radio button orientasi bentuk report yang diinginkan - Kemudian klik Next
Pada kotak isisan What title do you want for your report?, ketikan judul report yang Anda rancang. Kemudian bila Anda ingin langsung menampilkan report yang Anda rancang, beri tanda atau klik radio button pilihan Preview the report. Untuk mengakhiri klik tombol Finish
62
7.5. Latihan 7 1. Buatlah Form dan Report dari tabel yang Anda buat pada Latihan 6 minggu lalu!
63
