Táblázatkezelés MS-Excel
Mikor használjunk táblázatkezelıt? • Táblázatkezelı: – egy táblázatba győjthetı adatok sorrendezése, keresése, szőrése, csoportosítása – ha függvényt/változást kívánunk vizsgálni/szemléltetni. – ha különbözı változatokat kívánunk kipróbálni (What-If Analysis).
• Táblázat szövegszerkesztıben: – kifinomultabb, jobban formázható, – képletek nagyon korlátozottan használhatók.
• Adatbázis: – nagy mennyiségő, struktúrált adat tárolása, feldolgozása, – rugalmatlan, adatok bevitele, módosítása, keresése csak elıre megírt programon keresztül lehetséges (pl. Neptun), vagy programozási ismeretet igényel (sql).
Az Excel ablaka • Excel fájl (xls) – munkafüzet – tartalma tetszıleges számú munkalap
• egy munkalap 256 – betőkkel jelölt – oszlopból és 65536 sorszámozott sorból áll – A cella neve az oszlop betője és a sor száma, pl. F8
név mezı
képlet-sor (szerkesztıléc)
kijelölt tartomány, oszlop, sor
aktív cella lapváltó gombok munkalapok
Tartalom: statikus/dinamikus • statikus – szöveg-állandó (max. 32 767 karakter, pl.: Bevétel:), – szám-állandó, konstans (max. 15 számjegy, pl.: 1234, 1,23, 2005.10.24), – mővelet(ek)et, és függvény(eke)t tartalmazó képlet (pl.: =2^8, =GYÖK(2), =PI()).
• dinamikus – olyan képlet, melynek eredménye függ egy másik cella tartalmától (pl. =A1+1), vagy más változótól (pl. az aktuális dátumtól: =MA()),
Eredmény: szám/szöveg Akár statikus, akár dinamikus, a cella tartalma (eredménye) lehet: • szám • (formázás nélküli cellában) jobb oldalra lesz igazítva, és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####" jelenik meg). • logikai érték • speciális „érték”, lehet IGAZ (TRUE), vagy HAMIS (FALSE) (kiértékeléskor 1, vagy 0), (formázás nélküli cellában) középre lesz igazítva, és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####" jelenik meg). • szöveg • minden, ami nem minısül az elızık egyikének, szövegként kerül eltárolásra (pl. 1 cm), (formázás nélküli cellában) balra lesz igazítva, és (optikailag) átnyúlhat a szomszéd cellába, amennyiben az üres (ha nem fér el a szöveg, csonkul). • hibaüzenet • pl. nullával való osztás (#ZÉRÓOSZTÓ! , #DIV/0!), érvénytelen hivatkozás (#HIV! , #REF!), szám helyett szöveges argumentumra történı hivatkozás (#ÉRTÉK! , #VALUE!), nem létezı névre való hivatkozás, vagy bármely föl nem ismert szöveg (#NÉV?, #NAME?), egy függvény vagy képlet hiányzó értéke (#HIÁNYZIK, #N/A) esetén.
Cellaformátum A cella formázása Formátum • Cellák (Format • Cells): – Igazítás (Alignment): szöveg vízszintes és függıleges helyzete, írásirány, ill. írás elforgatási szöge, többsoros cellatartalom (sordobás: Alt + Enter), automatikus betőméret-csökkentés, ill. cellaegyesítés. – Betőtípus (Font): betők stílusa, mérete, színe, (+pl. felsı/alsó index), vagy választható az alapértelmezéső "Normál" stílus. – Szegély/Mintázat (Border/Patterns): cella (ill. tartomány) szegélyének színe vonaltípusa, vastagsága, ill. hátterének színe és mintázata adható meg.
Természetesen van mód stílus és sablon (template) használatára is. Itt nincs stílus-hierarchia és -öröklıdés, viszont szabályozható, hogy a stílus mely fönti formázási opciókra (pl. csak a számformátumra) vonatkozzon.
Számformátum • kategóriák
A cella megjelenési formátuma Formátum • Cellák (Format • Cells) panel, Szám (Number) lap: – Általános (General): a program által megfelelınek ítélt formátum – Szám (Number): adott tizedesjegy pontosságú számkijelzés – Dátum/Idı (Date/Time): egészrésze a napokat jelöli (1 = 1900.01.01.), tört része az idıt (óra, perc, mp, pl. 0,5 = 12:00:00). – Egyéni (Custom): egyedi formátum, pl. értékfüggı formázás: pl. egy dinamikus képlet kiszámolja a zh-átlagot, ennek eredménye egy szám, mely ha 4,5-nél nagyobb, "Jeles" jelenik meg.
Számformátum • egyéni fomátumkód A szám kijelzésének pontossága (alapesetben) nem befolyásolja a tovább-számolást. Tizedes-jel (".", ill. ",") és listaelválasztó jel (",", ill. ";") a Windows beállításai szerint. – A megjelenés alapesetben elıjel-függı, és max. négy szakaszból áll: "Pozitív szám";"Negatív szám";"Nulla";"Nem szám (szöveg)". – Számjegy-kódok: a # kód hely(iérték)én csak az értékes jegy jelenik meg (kivéve pl. 0,012 & 0,## => 0,01), a 0 kód helyén minden. – A % százzal szorozva (0,01 & 0,0#% => 1,0%), a szóköz ezerrel osztva (12345 & #,0# " eFt" => 12,35 eFt) jeleníti meg a számot. – Megadható feltétel (értékhatár), pl.: [<2], a megjelenítés színe pl.: [Piros],és elé- v. hozzátoldható szöveg, pl.: # ###,00#" km".
Cellahivatkozás • A1/R1C1 stílusok A mőveletet vagy függvényt tartalmazó képlet mindig mőveleti jellel (=, +, -) kezdıdik, és hivatkozhat más cellákra. A cella-hivatkozási stílus kétféle lehet (Eszközök • Beállítások panel, Általános lap (Tools • Options panel, General lap)): A1 stílus – Az oszlopokat bető, a sorokat szám jelöli – ez az elterjedtebb. R1C1 (S1O1) stílus – Az oszlopokat és a sorokat is szám jelöli. A képletben a hivatkozás történhet • egyetlen cellára (pl. C5, ill. S[2]O[1]), vagy tartományra, ami lehet • téglalap alakú terület (pl. C6:D7, ill. S[1]O[1]:S[2]O[2]), • oszlop, vagy oszlopok (pl. C:C, C:D, ill. O[1], O[1]:O[2]), • ill. sor, vagy sorok (pl. 6:6, 6:8, ill. S[1], S[1]:S[2]).
Cellahivatkozás • abszolút, relatív, vegyes Sok munka takarítható meg, ha több cellába azo-nos képlet vihetı be (másolható át). relatív hivatkozás – a hivatkozott cellának az aktuális cellához viszonyított helyzetét jelzi (pl. A1, ill. SO[-1]) – másoláskor ezt "viszi tovább".
abszolút hivatkozás – a hivatkozott cella mindig ugyanaz lesz (pl. $C$1, ill. S1O3).
vegyes hivatkozás – A hivatkozásnak vagy csak az oszlopa, vagy csak a sora kötött (pl. B$1*$A2, ill. S1O*SO1).
Cellahivatkozás • nevek használata A képlet olvashatóbbá tételének érdekében hivatkozásként használhatunk neveket is. Név megadható a Beszúrás • Név > Név megadása Insert • Name > Define) parancs panelén, vagy elıbb a cellá(k)ra állva) a név mezıbe írva. – Ha egy cellát elnevezünk (pl. C1=>"ÁFA”), – neve mindig abszolút hivatkozásként használható (pl. =A1*ÁFA). – Ha egy oszlopot (függ.tartományt) elnevezünk (pl. A:A=>"Nettó"), neve vegyes ($A1) hivatkozásként mindig a tartománynak az adott cella sorába esı celláját jelöli (pl. =Nettó*ÁFA). (Ugyanez persze sorokra is átfordítható.) Tartományra vonatkozó függvénynél (pl. SZUM) a tartományt jelöli! – Elnevezett sorok és oszlopok metszéke is hivatkozható, szóközzel elválasztva a neveket, pl. =Január Bevétel.
Képletek • mőveletek, függvények •
•
Más cellák tartalmával (operátorok segítségével) mőveletek végezhetık: pl. =2*A1+B2^2-C3/2&" +ÁFA". Végrehajtás balról jobbra, precedencia szerint: – hivatkozási operátorok: : (tartomány-), szóköz (metszet-) ; (egyesítı operátor), – matematikai mőveleti operátorok: - (negáció, pl. -1), %, ^, * és /, + és (kivonás), – szövegösszefőzı operátor: &, – összehasonlító operátorok: =, <, >, <=, >=, <>. Összetettebb feladatokra függvényeket alkalmazhatunk, pl. =SZUM(A1:C123), =ÁTLAG(A1;B2:C3) (ez két argumentum!) – A függvény neve után mindig kell zárójel, még ha nincs is argumentuma (=FV())! Neve beírás után nagybetősre változik! – A függvények egymásba ágyazhatók. – Függvények beírását segíti a Beszúrás • Függvény (Insert • Function) parancs panelje (Shift + F3).
Függvény beszúrása Függvény beszúrása panelbıl: • A kategóriák közül választva kattintsunk a függvényre, (alul megjelenik a formátum). • A megjelenı panel rovataiban megadhatjuk, vagy megmutathatjuk a paramétereket. • Példa: =HA( MOST() > Határidö; "máris késö!"; "jó lesz sietni!")
Függvény • argumentumok típusai Az argumentumok olyan értékek, melyeket a függvények mőveletek végrehajtásához használnak. Típusuk a függvénytıl függ. • lehet szám, szöveg, logikai érték, • lehet cellahivatkozás, • lehet tömb (akkor használjuk, ha egy képletnek több eredményt kell visszaadnia: pl. tömbtartomány olyan cellák tartománya, melyek képlete közös. Ezekre nem térünk ki), • lehet hibaérték (pl. #HIÁNYZIK) • lehet másik képlet, ill. függvény is (a függvények „egymásba ágyazhatók”), pl. =HA(MAX(A1;A2);IGAZ;HAMIS)
Szövegformázás •
a táblázatkezelı nem szövegszerkesztı – hosszabb szöveg egységes kezelésére, tördelésére alkalmatlan – a formázási lehetıségek szőkebbek, kivitelezésük nehézkesebb – a cellákba kötött hosszúságú szöveg kerülhet – a cellák közti szöveg-átvitel nehézkes
•
alkalmas viszont (fıként rövidebb szöveg esetén) pl. számítási eredmény, illetve számítás vagy egyéb feltétel függvényében változó tartalom megjelenítésére
Szövegformázás • statikus szöveg •
karakter-szintő szövegformázásra csak statikus szöveg esetén van mód (Formátum • Cellák (Format • Cells) panel, Betőtípus (Font) lap): –
a beállított formázás csak a végeredményen látható
–
mivel a stílusok cella-szinten vannak értelmezve, csak egyedi formázásra van mód, melynek átvitele más cellába nehézkes
–
sordobás: [Alt] + [Enter] (igazítás: cellán belül, a kijelölés közepére, vagy cellaegyesítéssel) hosszabb szöveg beírásához érdemes lehet szövegdobozt beszúrni
Szövegformázás • számérték •
amennyiben a cella eredménye számérték, lehetıség van tartalom-függı megjelenítésre (az érték változtatása nélkül): – feltételes formázás (betőtípus, szegély, és mintázat) megadásával (Formátum • Feltételes formázás (Format • Conditional Formatting))
–
egyedi számformátum megadásával, (max. 3 számtartományban) pl.: [>=4,5][Kék]"Jeles"; [<2][Piros]"Bukik"; "Megfelelt"; "Hiba!"
Szövegformázás • képlet •
képlet formázásakor nincs lehetıség az eredmény karakterenkénti formázására (csak a teljes cellára vonatkozó opciók (igazítás, szegély- és mintázat… stb.) alkalmazhatók), mégis van mód a tartalom változtatására: – számítás vagy egyéb feltétel függvényében változó tartalommal, pl.: =HA( ZhÁtlag >= 4,5;"Jeles"; HA( ZhÁtlag < 2;"Elégtelen"; "Megfelelt")) – számítási eredmény, vagy egyéb adat átvételével, pl.: képlet: ="Még "&Hatarido-Datum&" nap van hátra." eredmény: Még 25 nap van hátra.
