INHOUDSOPGAVE Ms Access 2010

Inhoudsopgave Ms Access 2010 - 1

INHOUDSOPGAVE Ms Access 2010 Woord vooraf ..................................................................................................................... 11 Inleiding .............................................................................................................................. 12 1

Een inleiding tot databanken ..................................................................................... 12

2

Een databank ontwerpen ........................................................................................... 13

3

Wat is Microsoft Access? .......................................................................................... 16

DEEL 1 Een relationele databank opstellen .................................................................... 17 1

Ms Access starten ...................................................................................................... 17

2

De schermonderdelen ................................................................................................ 19

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Opdrachten geven ...................................................................................................... 23 Het lint gebruiken.......................................................................................................... 23 Een snelmenu gebruiken .............................................................................................. 24 De werkbalk Snelle toegang gebruiken......................................................................... 25 Het toetsenbord gebruiken ........................................................................................... 25

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

De helpfunctie ............................................................................................................. 25 Zoeken met trefwoorden ............................................................................................... 25 De inhoudsopgave raadplegen ..................................................................................... 28 Online- of offline-hulp gebruiken ................................................................................... 28 De website Office.com gebruiken ................................................................................. 29 Controleren op updates ................................................................................................ 30

5 5.1 5.2 5.3

Een databank met meer tabellen maken ................................................................... 32 Inleiding ........................................................................................................................ 32 Een databank maken .................................................................................................... 33 De tabellen maken........................................................................................................ 34 5.3.1 Een tabel opstellen vanuit de ontwerpweergave .................................................. 34 5.3.2 Een tabel opstellen door gegevens in te typen ..................................................... 38 Tabellen hernoemen, kopiëren of verwijderen .............................................................. 39 5.4.1 Een tabel hernoemen........................................................................................... 39 5.4.2 Een tabel kopiëren ............................................................................................... 39 5.4.3 Een tabel verwijderen .......................................................................................... 40 Relaties maken, bekijken, wijzigen en verwijderen ....................................................... 40 5.5.1 Relaties tussen tabellen leggen ........................................................................... 40 5.5.2 De relaties bekijken.............................................................................................. 42 5.5.3 Een relatie wijzigen .............................................................................................. 42 5.5.4 Een relatie verwijderen......................................................................................... 43 5.5.5 Een relatierapport maken ..................................................................................... 43 Beveiligingswaarschuwing ............................................................................................ 44 Een databank afsluiten ................................................................................................. 45 Een databank openen .................................................................................................. 45 Een databank verwijderen ............................................................................................ 46

5.4

5.5

5.6 5.7 5.8 5.9

6 Gegevens invoeren, wijzigen en verwijderen ........................................................... 47 6.1 Gegevens invoeren ...................................................................................................... 47 www.informaticaboeken.be


6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

Verplaatsingen tussen records ..................................................................................... 49 De ingevoerde gegevens wijzigen ................................................................................ 50 Records selecteren....................................................................................................... 51 Records verwijderen ..................................................................................................... 51 Records toevoegen ...................................................................................................... 52

7

Subgegevensbladen ................................................................................................... 52

8 De schermopmaak instellen ...................................................................................... 55 8.1 De opmaak van kolommen en rijen............................................................................... 55 8.1.1 De kolombreedte wijzigen .................................................................................... 55 8.1.2 De rijhoogte wijzigen ............................................................................................ 56 8.1.3 Een kolom verplaatsen ........................................................................................ 56 8.1.4 Een kolom verbergen ........................................................................................... 57 8.1.5 Een kolom vastzetten ........................................................................................... 57 8.1.6 Een kolom toevoegen .......................................................................................... 57 8.1.7 Een kolom hernoemen ......................................................................................... 58 8.1.8 Een kolom verwijderen ......................................................................................... 58 8.2 Overige opmaakmogelijkheden .................................................................................... 58 8.2.1 Het lint gebruiken ................................................................................................. 58 8.2.2 Het dialoogvenster gebruiken............................................................................... 59 9 9.1 9.2 9.3

Gegevens zoeken en vervangen in een tabel ........................................................... 61 Gegevens opzoeken..................................................................................................... 61 Jokertekens gebruiken.................................................................................................. 63 Gegevens zoeken en vervangen .................................................................................. 63

10 Gegevens selecteren .................................................................................................. 64 10.1 De algemeen filter ........................................................................................................ 64 10.2 De formulierfilter ........................................................................................................... 67 10.3 De selectiefilter ............................................................................................................. 68 11 Gegevens sorteren ..................................................................................................... 68 12 Afdrukken.................................................................................................................... 69 12.1 De gegevens afdrukken ................................................................................................ 69 12.2 De tabelstructuur afdrukken .......................................................................................... 70 13 De tabeldefinitie verfijnen .......................................................................................... 71 13.1 De veldeigenschappen wijzigen.................................................................................... 71 13.1.1 De veldlengte instellen ................................................................................ 71 13.1.2 De weergave van de gegevens instellen ..................................................... 72 13.1.3 De vormvereiste van de invoer bepalen ...................................................... 77 13.1.4 Een bijschrift opgeven................................................................................. 79 13.1.5 Een standaardwaarde opgeven .................................................................. 79 13.1.6 Controle van de invoer ................................................................................ 80 13.1.7 Verplichte invoer van gegevens .................................................................. 81 13.1.8 Instellen of lege invoer toegelaten is ........................................................... 82 13.1.9 Unicode-compressie ................................................................................... 82 13.1.10 Infolabels gebruiken .................................................................................... 82 13.1.11 Tekst met opmaak bij een Memo-veld ........................................................ 83 13.1.12 De uitlijning van het veld instellen ............................................................... 83 13.1.13 De geschiedenis van de veldwaarde bijhouden .......................................... 83 13.1.14 De datumkiezer weergeven of verbergen.................................................... 83 13.1.15 De weergave van het veld instellen............................................................. 84 13.2 Indexen gebruiken ........................................................................................................ 85 13.2.1 Wat is een index? ....................................................................................... 85 www.informaticaboeken.be


13.2.2 Een enkelvoudige index maken .................................................................. 86 13.2.3 Een meervoudige index maken................................................................... 86 13.3 De tabeleigenschappen instellen .................................................................................. 87 DEEL 2 Een databank raadplegen: ‘query’s’................................................................... 93 1

Hoe werkt een query? ................................................................................................ 93

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Een query maken ........................................................................................................ 93 Velden aan het query-raster toevoegen ........................................................................ 95 Velden uit het query-raster verwijderen ........................................................................ 95 De volgorde van de velden wijzigen ............................................................................. 96 Tabellen toevoegen en verwijderen .............................................................................. 96 Het ontwerpscherm aanpassen .................................................................................... 96

3

Een query uitvoeren ................................................................................................... 97

4

Een query bewaren..................................................................................................... 97

5

Een opgeslagen query gebruiken.............................................................................. 98

6

Kolomtotalen toevoegen ............................................................................................ 98

7

Gegevens sorteren ..................................................................................................... 98

8 Selectiecriteria gebruiken .......................................................................................... 99 8.1 Een enkelvoudig selectiecriterium invoeren .................................................................. 99 8.1.1 Algemene werkwijze .......................................................................................... 100 8.1.2 Zoeken naar lege velden.................................................................................... 101 8.1.3 Zoeken naar opgevulde velden .......................................................................... 101 8.2 Een meervoudig selectiecriterium invoeren ................................................................ 102 8.2.1 Algemene werkwijze .......................................................................................... 102 8.2.2 De operatoren .................................................................................................... 103 8.3 Het belang van de joineigenschappen ........................................................................ 104 8.4 Topwaarden opzoeken ............................................................................................... 106 8.5 Unieke waarden opvragen .......................................................................................... 106 8.6 Dubbele veldwaarden zoeken..................................................................................... 107 8.7 Niet gekoppelde records zoeken ................................................................................ 109 8.8 De Opbouwfunctie voor expressies ............................................................................ 111 9 9.1 9.2 9.3

Geavanceerde query’s ............................................................................................. 114 Een veld als criterium gebruiken (velden vergelijken) ................................................. 114 Berekeningen maken .................................................................................................. 115 Functies in query’s gebruiken ..................................................................................... 117 9.3.1 Tekstfuncties...................................................................................................... 117 9.3.2 Datum- en tijdfuncties ........................................................................................ 117 9.3.3 Wiskundige functies ........................................................................................... 118 9.3.4 Functies met voorwaarden ................................................................................. 119 9.3.5 De Format-functie .............................................................................................. 120 9.4 Parameters gebruiken ................................................................................................ 121 9.4.1 De parameters definiëren................................................................................... 122 9.4.2 De volgorde van de parameters instellen ........................................................... 123 9.5 Totalen en statistische gegevens opstellen................................................................. 124 10 Kruistabellen maken ................................................................................................ 130

www.informaticaboeken.be


11 Actiequery's .............................................................................................................. 133 11.1 Tabelmaakquery ......................................................................................................... 134 11.2 Bijwerkquery ............................................................................................................... 135 11.3 Toevoegquery ............................................................................................................ 137 11.4 Verwijderquery ........................................................................................................... 138 12 Een tabel normaliseren met actiequery's................................................................ 141 DEEL 3 Formulieren........................................................................................................ 143 1 1.1 1.2 1.3

Een voorgedefinieerd formulier maken................................................................... 143 De functie Formulier gebruiken ................................................................................... 143 De functie Gesplitst formulier gebruiken ..................................................................... 144 De functie Meerdere items gebruiken ......................................................................... 145

2

De Wizard Formulier gebruiken ............................................................................... 146

3 3.1 3.2 3.3

De mogelijke weergaven bij formulieren................................................................. 148 De formulierweergave ................................................................................................ 148 De indelingsweergave ................................................................................................ 148 De ontwerpweergave .................................................................................................. 149

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8

Het formulier aanpassen .......................................................................................... 150 Soorten besturingselementen ..................................................................................... 150 Besturingselementen selecteren................................................................................. 150 Besturingselementen verplaatsen en kopiëren ........................................................... 151 4.3.1 Besturingselementen die tot een indeling horen ................................................. 152 4.3.2 Besturingselementen die niet tot een indeling horen .......................................... 153 Het formaat van besturingselementen wijzigen ........................................................... 154 Het formulier aanpassen met de tab Ontwerp............................................................. 154 Het formulier aanpassen met de tab Schikken............................................................ 156 Het formulier aanpassen met de tab Opmaak............................................................. 158 De bijschriften aanpassen .......................................................................................... 160

5

Objecten uit het ontwerpscherm verwijderen......................................................... 160

6

Zelf een formulier ontwerpen................................................................................... 160

7 De eigenschappen instellen..................................................................................... 161 7.1 De eigenschappen van een besturingselement .......................................................... 161 7.2 De eigenschappen van het formulier .......................................................................... 165 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9

Besturingselementen toevoegen............................................................................. 166 Een tekstlabel maken ................................................................................................. 169 Een berekend tekstvak toevoegen .............................................................................. 169 Een wisselknop invoegen ........................................................................................... 170 Een groepsvak maken ................................................................................................ 170 Een keuzelijst maken .................................................................................................. 172 Opdrachtknoppen toevoegen ..................................................................................... 176 Grafische elementen invoegen ................................................................................... 178 Tabbladen invoegen ................................................................................................... 179 Een hoofd- met een subformulier maken .................................................................... 180 8.9.1 De Wizard Formulier gebruiken.......................................................................... 180 8.9.2 Het hoofd- en subformulier zelf ontwerpen ......................................................... 181

9

Gegevens voor een formulier selecteren ................................................................ 182 www.informaticaboeken.be


10 Een formulier verwijderen ........................................................................................ 182 DEEL 4 Rapporten .......................................................................................................... 186 1

Een voorgedefinieerd rapport maken ..................................................................... 186

2

De Wizard Rapport gebruiken.................................................................................. 187

3 3.1 3.2 3.3 3.4

De mogelijke weergaven bij rapporten ................................................................... 190 De rapportweergave ................................................................................................... 190 Het afdrukvoorbeeld ................................................................................................... 191 De indelingsweergave ................................................................................................ 191 De ontwerpweergave .................................................................................................. 192

4

Het rapport aanpassen ............................................................................................. 192

5

Een paginanummer invoegen .................................................................................. 192

6

De huidige datum en/of tijd invoegen ..................................................................... 193

7

Zelf een rapport ontwerpen...................................................................................... 193

8 Rapporten afdrukken................................................................................................ 194 8.1 Pagina-instellingen maken .......................................................................................... 194 8.2 Het rapport afdrukken ................................................................................................. 195 9 Etiketten maken ........................................................................................................ 196 9.1 Een bestaand etiketformaat gebruiken ....................................................................... 196 9.2 Een eigen etiketformaat opstellen ............................................................................... 197 10 Bijzondere mogelijkheden ....................................................................................... 200 11 Het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen .................................... 204 12 De eigenschappen van een sectie aanpassen........................................................ 207 13 Een rapport verwijderen ........................................................................................... 208 DEEL 5 Draaitabellen en -grafieken ............................................................................... 211 1

Een draaitabel maken ............................................................................................... 211

2

Een draaigrafiek maken ........................................................................................... 213

3

Een draaitabel wijzigen ............................................................................................ 214

4

Rekenen in een draaitabel ....................................................................................... 216

5

Gegevens verbergen ................................................................................................ 216

6

Sorteren in een draaitabel ........................................................................................ 217

7

De eigenschappen van een draaitabel instellen ..................................................... 218



DEEL 6 Een navigatieformulier gebruiken .................................................................... 223 1

Een navigatieformulier maken ................................................................................. 223

2

Het navigatieformulier aanpassen........................................................................... 225

3

Het navigatieformulier automatisch openen........................................................... 225

4

Een knop op het navigatieformulier verwijderen ................................................... 226

DEEL 7 Integratie met Ms Word en Ms Excel ................................................................ 227 1 1.1 1.2 1.3

Overdracht van Ms Access naar Ms Word.............................................................. 227 Gegevensoverdracht via het klembord ....................................................................... 227 Exporteren naar een .rtf bestand ................................................................................ 228 Gegevens samenvoegen met een hoofddocument ..................................................... 229

2 2.1 2.2 2.3

Overdracht van Ms Access naar Ms Excel ............................................................. 232 Gegevensoverdracht via het klembord ....................................................................... 232 Exporteren naar Ms Excel .......................................................................................... 234 Een databank delen met Ms Excel ............................................................................. 234

3 Overdracht van Ms Excel naar Ms Access ............................................................. 236 3.1 Een lijst uit Ms Excel importeren ................................................................................. 236 3.2 Een lijst uit Ms Excel koppelen ................................................................................... 238 DEEL 8 De koppeling met het internet .......................................................................... 241 1

Wat is internet?......................................................................................................... 241

2

Verbinding maken via het lint .................................................................................. 241

3

Een databaseobject als bijlage bij een e-mail versturen ....................................... 242


INHOUDSOPGAVE Ms Access 2010

Recommend Documents