Střední škola stavební Jihlava
Sada 2 - MS Office , Excel 18. Excel 2007. Filtrování dat Digitální učební materiál projektu: SŠS Jihlava – šablony registrační číslo projektu:CZ.1.09/1.5.00/34.0284 Šablona: III/2 - inovace a zkvalitnění výuky prostřednictvím ICT
Jan Pospíchal © 2012
Projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky
Filtrování dat Filtrováním vybíráme ze seznamu záznamy, které splňují dané podmínky. Excel nabízí: •Automatický filtr •Filtrování příkazy •Rozšířený filtr Při filtrování nejsou záznamy přemisťovány. Záznamy nevyhovující podmínce filtrování jsou skryty. Pokud byl seznam po nastavení filtru změněn, filtrování aktualizujeme příkazem Znovu použít.
Automatický filtr Automatický filtr vyvoláme: a) na kartě Domů, ve skupině Úpravy stisknutím tlačítka Seřadit a filtrovat a volbou příkazu Filtr; b) na kartě Data, ve skupině Seřadit a filtrovat stiskneme tlačítko Filtr; c) Klávesovou zkratkou Ctrl+Shift+L. Ke všem názvům polí se doplní rozbalovací šipka. Opakovaným zadáním příkazu automatický filtr odstraníme.
Filtrování podle jednoho kritéria Příklad . Výběr objednávek jednoho zákazníka. Jednou z možností je filtrování příkazem - užití kontextové nabídky na buňce s kódem daného zákazníka. Stav před filtrací.
Filtrování podle dvou kritérií Příklad. Výběr letošních objednávek jednoho zákazníka. Ke kritériu z minulého příkladu přidáme kritérium v poli Datum objednávky. Stav před filtrací.
Filtrování podle barvy Příklad. V poli Číslo zaměstnance mají některé buňky barevnou výplň. Automatickým filtrem je vyberte. Výsledek filtrování. Stav před filtrací.
Vlastní filtr (1) Příklad. Vlastním filtrem vyberte všechny objednávky od zákazníků s kódem ANTON nebo BLAUS. Vlastní filtr nastavený v poli Kód zákazníka: Výsledek filtrování. Stav před filtrací.
Vlastní filtr (2) Příklad. Vlastním filtrem vyberte všechny objednávky s cenou větší nebo rovnou 1 750 Kč a menší než 2 500 Kč. Vlastní filtr nastavený v poli Cena objednávky: Výsledek filtrování. Stav před filtrací.
Rozšířený filtr - kritéria Rozšířená filtrace je vázána na vytvoření tzv. kriteriální tabulky. Splní-li záznam kritéria, je zobrazen. Filtrace se nastavuje v dialogovém okně Rozšířený filtr, které zobrazíme stisknutím tlačítka Upřesnit na kartě Data ve skupině Seřadit a filtrovat. Kriteriální tabulka. Kritériem může být text, číslo, relace nebo odkaz na jinou buňku. V textových kritériích můžeme použít zástupné znaky: * (nahrazuje libovolné znaky před a za řetězcem), ? (nahrazuje libovolný znak na pozici otazníku), ~ (tilda) je vodicí znak pro nalezení znaku * a ?. Požadujeme-li u textu přesnou shodu, musíme text kritéria uvést za rovnítka = “=text“ (velká a malá písmena se nerozlišují). Čísla se mohou zadat hodnotou, relací nebo odkazem. Např. 100, >100, >=100, =I3. Přímo lze zadat datum nebo podmínku: např. >8.12.2012. Prázdné buňky vyfiltrujeme, když do buňky zadáme jen = (rovnítko). Druhy kritérií. Srovnávací kritéria. Odkazovací kritéria.
Rozšířený filtr - filtrace Postup filtrace: 1. Vytvoříme kriteriální tabulku. 2. Buňkový kurzor umístíme do seznamu, na kartě Data ve skupině Seřadit a filtrovat stiskneme tlačítko Upřesnit. 3. V dialogovém okně Rozšířený filtr nastavíme parametry: •Určíme, zda se mají filtrované záznamy zobrazit přímo v seznamu nebo jinde. •Oblast seznamu – doplníme oblast se seznamem. Je-li kurzor v seznamu, doplní se automaticky. •Oblast kritérií – uvedeme oblast kriteriální tabulky. •Kopírovat do – určíme oblast, kam se mají vyfiltrované záznamy zapsat. Cílovou oblastí může být jediná buňka nebo oblast buněk s názvy polí filtrovaného seznamu. • Zaškrtnutím políčka Bez duplicitních záznamů rozhodneme o tom, zda filtrem projdou všechny záznamy splňující kritéria nebo zda budou potlačeny duplicitní záznamy.
Poznámky k rozšířené filtraci V dialogovém okně Rozšířený filtr je vhodné se pohybovat klávesou Tab, resp. Shift+Tab. Oblast zapsaná v políčku se označí a v listu se objeví pohybující se hranice („běhající mravenci“). Při obsluze myší k tomu nedojde. Pro cílovou oblast filtrovaného seznamu platí: •Určíme-li jako cílovou oblast jednu prázdnou buňku, od které napravo jsou prázdné buňky, zkopírují se ze zdrojového seznamu všechna pole. Obsahuje-li buňka název pole, zkopírují se data z tohoto pole. •Pole použité v kritériu nemusí být uvedeno v cílové oblasti. Určíme-li pro cílovou oblast jen některé názvy polí, zkopírují se jen tato pole. Názvy se mohou opakovat, musí být těsně vedle sebe. •Je-li cílová oblast dvojrozměrná, zkopírují se pouze záznamy, které se do ní vejdou. Vyfiltrované záznamy můžeme označit jako oblast a překopírovat jinam. Zkopírují se pouze označené záznamy. Zdrojový seznam, kriteriální tabulka a vyfiltrovaný seznam mohou být každý na jiném listu stejného sešitu.
Rozšířený filtr – příklad Ze seznamu vybíráme objednávky za rok 2012, jejichž cena je větší než maximální cena objednávky v roce 2011 nebo je menší než průměrná cena objednávky v roce 2011. Výsledek. List filtr1 – filtrované záznamy přímo v seznamu. List filtr2 – filtrované záznamy jsou pod seznamem. List výsledek_filtr2 – filtrované záznamy umístěné na zvláštním listu. Seznam je na listu filtr2. Počet polí u filtrovaných záznamů není omezen. List výsledek1_filtr2 – filtrované záznamy umístěné na zvláštním listu. Seznam je na listu filtr2. Počet polí u filtrovaných záznamů je omezen.
Použitá literatura Brož , Milan. Microsoft Office Excel 2007. Podrobná uživatelská příručka. 1. vydání. Brno: Computer Press, a. s., 2007. 407 s. ISBN 978-80-251-1822-1 Pecinovský, Josef. Microsoft Excel 2007. Hotová řešení. 1. vydání . Brno: Computer Press, a. s., 2008. 247 s. ISBN 978-80-251-1966-2
Materiál je určen k bezplatnému používání pro potřeby výuky a vzdělávání na všech typech škol a školských zařízení. Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je : : Jan Pospíchal Pokud není uvedeno jinak, byly při tvorbě použity volně přístupné internetové zdroje. Autor souhlasí se sdílením vytvořených materiálů a jejich umístěním na www.ssstavji.cz.
