PRACTICAL OFFICE PENGGUNAAN MS. WORD PENGGUNAAN MS. EXCEL PENGGUNAAN MS. POWERPOINT

PRACTICAL OFFICE

PENGGUNAAN MS. WORD PENGGUNAAN MS. EXCEL PENGGUNAAN MS. POWERPOINT

LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI TELEMATIKA INDONESIA 2006

KATA PENGANTAR

Kemampuan menggunakan Office dari basic hingga professional merupakan hal yang harus kita kuasai dalam dunia kerja sekarang ini, karena secara umum aplikasi ini akan digunakan dalam banyak hal, baik membuat dokumen, slide presentasi dan sebagainya. Pada modul ini akan dibahas tentang penggunaan Microsoft Office tingkat lanjut. Yaitu Microsoft Word, Excel, PowerPoint

UNIT-UNIT KOMPETENSI TIK yang ada dalam modul komputer ini terdaftar dalam tabel berikut ini: Kode TIK TIK.OP02.011.01 TIK.OP02.012.01 TIK.OP02.013.01

Nama TIK Mengoperasikan piranti lunak presentasi Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata (word processor) tingkat maju Mengoperasikan piranti lunak lembar sebar (spreadsheet) tingkat maju

BAB I Microsoft Office 1.1 Tujuan Instruksional Umum 1. Siswa

dapat menjelaskan peranan

aplikasi Microsoft Office 2003

yang

terdiri dari Ms. Word, Ms. Excel, Ms. PowerPoint dan Ms. Access

1.2 Tujuan Instruksional Khusus 1. Siswa dapat menjelaskan fungsi aplikasi Microsoft Office 2003 2. Siswa memiliki gambaran penerapan Microsoft Office

pada dunia

perkantoran. 3. Siswa dapat menjelaskan kelebihan Ms. Office 2003

Microsoft Office merupakan aplikasi yang terdiri dari pengolah kata, pengolah lembar kerja, pengolah presentasi maupun aplikasi basis data, yang umum digunakan saat ini dengan berbagai macam fitur yang memberikan kemudahan bagi penggunanya. Untuk informasi lebih lanjut silahkan mengunjungi situs www.microsoft.com Berikut merupakan rincian pokok pembahasan dari modul Microsoft Office yang memenuhi sebagian unit kompetensi pada SKKNI Bidang keahlian Operator :

Jadi, terlihat pada Peta konsep diatas, umumnya Product Microsoft office digunakan

untuk

aplikasi

perkantoran

seperti

membuat

dokumen/surat,

perhitungan biaya menggunakan Ms. Excel, presentasi menggunakan Ms. Powerpoint dan aplikasi database pelanggan menggunakan Ms. Access. Dapat

dipastikan,

umumnya

aplikasi

yang

digunakan

untuk

administrasi

perkantoran menggunakan Ms. Office, jika sistem operasi yang digunakan menggunakan Microsoft Windows. Sedang sistem operasi yang menggunakan Linux, dapat menggunakan Star Office. Oleh karena itu, sudah selayaknya siapa saja yang ingin bekerja, minimal menguasai software Ms. Office. Ms. Office merupakan software yang dijual terpisah dari software Sistem Operasi Meskipun begitu, jika kita membeli/memesan

komputer, kita dapat memesan

agar software Ms. Office tersebut sudah diinstall di komputer kita. Beberapa kelebihan dari Microsoft Office 2003 terhadap pendahulunya antara lain : o

Memungkinkan team untuk memodifikasi, mengakses dan menyimpan dokumen pada lokasi sentral menggunakan Document Workspaces. Serta mengefisienkan meeting dengan Meeting Worspaces, yang menawarkan lokasi terpusat untuk sharing agenda, sumber-sumber visual dan dokumentasi lainnya.

o

Memberikan fasilitas Instant Messaging (IM)

o

Dapat memformat dokumen dengan mudah menggunakan berbagai fitur yang sangat lengkap

o

Memiliki file-file gambar animasi/clipart yang lebih lengkap pada microsoft word dan Powerpoint.

o

Dapat membaca email dengan lebih cepat meggunakan Outlook 2003.

o

Dapat menampilkan email yang penting dengan cepat

o

Memproteksi privacy dokumen Anda

TUGAS PRAKTEK : 1. Minta bantuan instruktur anda untuk mengunjungi situs Ms. Office Online di http://office.microsoft.com/en-us/default.aspx .

2.

Cobalah mengetik dengan menggunakan 10 jari, minta bantuan instruktur

Anda cara mengetik masing –masing tuts menggunakan jari-jari yang sesuai. Anda dapat mencoba selama 30 menit, dengan latihan yang teratur selama 1 minggu, maka anda dapat lebih cepat mengetik di papan ketik Anda.

BAB II Pengenalan Microsoft Word Tujuan Instruksional Umum : 1. Siwa dapat menjelaskan fungsi aplikasi pengolah kata yaitu Microsoft Word 2003. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa mengetahui fungsi Microsoft Word secara umum. 2. Siswa mengetahui fitur-fitur atau tools yang terdapat pada Microsoft Word.

Bab berikut ini akan menjelaskan secara umum mengenai aplikasi pengolah kata yaitu Microsoft Word, serta kegunaannya dengan menjabarkan tools atau fitur apa saja yang dimiliki oleh aplikasi ini. Berikut ini digambarkan topik-topik yang akan dibahas pada bab ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab II : Pengenalan Microsoft Word

Bab

ini

merupakan

bahan

pembelajaran

untuk

unit

kompetensi

TIK.OP02.004.01: Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata (word processor) – tingkat dasar.

Microsoft Word adalah aplikasi pengolah kata (word processor) dimana user dapat membuat atau meng-edit suatu dokumen baik berupa teks biasa maupun dokumen yang terdiri atas tabel-tabel dan gambar.

Berikut ini merupakan tampilan dari Microsoft Word 2003 :

Gambar Tampilan Microsoft Word 2003

Untuk tampilan awal word (default), terdapat tools sebagai berikut : •

Title bar : Tempat judul atau nama dokumen. Contoh : document1

•

Menu bar : Terdiri dari daftar menu-menu yang memuat perintahperintah yang dapat djalankan pada aplikasi MsWord, dan setiap menu memiliki sub-sub menu dengan perintah yang berbeda-beda.

•

Standard toolbar : Terdiri dari beberapa shortcut yang sama dengan perintah-perintah yang terdapat pada menu bar.

•

Formatting toolbar : Terdiri

dari beberapa shortcut untuk melakukan

format seperti yang terdapat pada menu Format. •

Horizontal and vertical Rulers :

Alat pengukuran dalam inchi, yang

digunakan untuk mengukur layak sebuah penggaris. •

Halaman

putih

tempat

user

mengetikkan

huruf

dalam

membuat,

mengubah atau melakukan format terhadap suatu dokumen. •

View

: User dapat melakukan pilihan untuk menampilkan dokumen

dalam bentuk tampilan yang berbeda-beda. •

Status bar : Menunjukkan nomor halaman, nomor section, jumlah total halaman, posisi baris, kolom dan lain sebagainya atas dokumen yang sedang dikerjakan user.

2.1 Menu Bar Menu-menu pilihan yang terdapat pada menu bar dapat dipilih dengan meng-klik pada salah satu menu yang diinginkan. Masing-masing menu tersebut terdiri dari sub-sub menu yang juga dapat diklik untuk menjalankannya. Apabila tidak semua sub menu ditampilkan, maka klik tanda panah yang ada di posisi bawah dari tampilan daftar submenu, untuk menampilkan keseluruhan sub menu tersebut.

Gambar Menu Bar

2.2 Toolbars Toolbars yang terdiri dari daftar shortcut dapat membantu user untuk melakukan edit dan format terhadap suatu dokumen dengan cepat dan mudah. Untuk menampilkan toolbar sesuai dengan yang diinginkan pilih menu View > Toolbars, lalu klik pada toolbar yang ingin ditampilkan.

Gambar View Toolbar

2.2.1 Standard Toolbar Di bawah ini merupakan beberapa shortcut yang terdapat pada standard toolbar :

1. New Blank Document : memulai membuat dokumen baru. 2. Open : membuka suatu dokumen. 3. Save : menyimpan dokumen. 4. Print : mencetak dokumen. 5. Print Preview : melihat tampilan dokumen pada kertas sebelum dicetak. 6. Spelling and Grammar : memeriksa ejaan dan tata bahasa teks pada suatu dokumen. 7. Cut : memindahkan teks (copy teks dan sekaligus menghapus). 8. Copy : menggandakan teks. 9. Paste : menyalin teks yang telah di-copy atau di-cut. 10. Undo : membatalkan suatu efek yang dibuat terhadap teks.

11. Redo : mengulang kembali

suatu efek pada teks, yang tadi telah

dibatalkan. 12. Insert Hyperlink : menyisipkan alamat suatu web site atau

web page

untuk link dari dokumen tersebut. 13. Insert Table : menyisipkan table dengan memilih ukuran tabel tersebut (jumlah baris dan kolom).

2.2.2 Formatting Toolbar

1. Style : untuk melakukan format teks secara cepat, dimana untuk setiap style telah ditentukan format tidak hanya terhadap huruf tapi juga paragraph dan lain sebagainya. 2. Font : menentukan jenis huruf. 3. Font Size : menentukan ukuran huruf. 4. Bold : memberikan efek tebal pada huruf. 5. Italic : memberikan efek miring pada huruf. 6. Underline : memberikan efek garis bawah pada huruf. 7. Align left : format teks rata kiri pada halaman. 8. Center : format teks rata tengah pada halaman. 9. Align Right : format teks rata kanan pada halaman. 10. Justified : format teks rata kiri kanan pada halaman. 11. Line Spacing : menentukan besar jarak antar baris (satu spasi, dua spasi, dan lain-lain). 12. Numbering : membuat daftar angka. 13. Bullets : membuat daftar kalimat dengan menggunakan bullets. 14. Decrease Indent : mengurangi kedalaman posisi teks (ke kiri). 15. Increase Indent : menambah kedalaman posisi teks (ke kanan). 16. Outside Border : memberikan border di bagian luar dari suatu teks. 17. Highlight : memberi tanda pada suatu teks. Warna kuning.

spesifikasi awal :

18. Font Color : memberi warna pada huruf.

2.3 Shortcut Menus Shortcut Menus adalah menu yang terdiri dari daftar shortcut, dimana menu ini dapat diakses dengan cepat. Klik pada objek yang akan di-edit atau format, kemudian klik kanan pada mouse, maka shortcut menus akan tampil.

Gambar Shortcut Menu

2.4 Tampilan Dokumen (View) Microsoft Word memberikan beberapa pilihan untuk tampilan dokumen yang dapat dipilih sesuai keinginan user. Pilih menu View, selanjutnya pilih jenis tampilan yang diinginkan. Jenis tampilan yang tersedia adalah : a. Normal View : Tampilan normal untuk edit dan format teks pada dokumen b. Web Layout View : Tampilan seperti web browser, dimana teks berada diatas background. c. Print Layout View : Untuk melihat bagaimana posisi teks, grafik, dan elemen yang lain ketika dokumen tersebut dicetak. d. Outline view : Untuk melihat struktur dari suatu dokumen, dan memindahkan, menggandakan serta mengatur ulang teks pada dokumen. e.

Reading Layout View : Tampilan ini dirancang untuk mempermudah user membaca suatu dokumen tanpa harus mencetaknya.

atau

Gambar Menu dan Toolbar View

SOAL LATIHAN 1. Yang digunakan sebagai alat ukur pada Microsoft Word adalah : a. Toolbar b. View c. Horizontal and Vertical Ruler d. Shortcut 2. Cara memunculkan shortcut menu adalah : a. Klik kiri pada kertas dokumen b. Klik kanan pada kertas dokumen c. Klik File > shortcut d. Klik Window Shortcut 3. Tampilan normal untuk format teks pada dokumen adalah : a. Web Layout View b. Print Layout View c. Normal View d. Outline View

BAB III Bekerja dengan Dokumen

Tujuan Instruksional Umum : 1. Siswa dapat mulai bekerja dengan Microsoft Word. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa dapat membuat dan menyimpan dokumen baru. 2. Siswa dapat membuka dokumen yang telah disimpan dan menutup dokumen. 3. Siswa dapat membuat properti dari suatu dokumen. 4. Siswa dapat mencetak dokumen. 5. Siswa dapat menggunakan Scanner.

Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana user akan bekerja dengan dokumen, mulai dari membuat suatu dokumen baru, membuka dokumen yang telah tersimpan, menyimpan dokumen, sampai dengan menutup dokumen. Berikut digambarkan rincian topik yang akan dibahas pada bab ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab III : Bekerja dengan Dokumen

Bab

ini

merupakan

bahan

pembelajaran

untuk

unit

kompetensi

TIK.OP02.004.01: Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata (word processor) – tingkat dasar

3.1 Membuat Dokumen Baru Untuk membuat dokumen baru, pilih menu File > New atau dengan klik pada icon new

, maka akan tampil suatu menu baru di layar sebelah kanan.

Kemudian pilih Blank document. Perintah ini akan membuka lembar dokumen baru yang siap untuk ditulis. Pastikan tampilan dokumen dalam keadaan Normal View. User pun telah dapat melakukan pengetikan untuk pembuatan dokumen.

Gambar File > New

3.2 Membuka Dokumen Apabila ingin melakukan edit atau mengubah dokumen yang telah ada, maka buka terlebih dahulu dokumen tersebut. Pilih menu File > Open, atau klik icon Open

pada Standard Toolbar,

maka akan tampil suatu kotak dialog

sebagai berikut :

Gambar Open Dialog

Pilih lokasi dimana dokumen tersebut disimpan panah

dengan cara klik tanda

pada

selanjutnya

combobox pilih

Look

lokasi

in,

tempat

dokumen tersebut berada. Setelah itu

klik

nama

file

dari dokumen

tersebut dan diikuti dengan tombol open. MsWord akan menampilkan dokumen yang telah dibuka, dan user

langsung dapat melakukan

Gambar Petunjuk Open Dialog

perubahan pada dokumen tersebut.

3.3 Menyimpan Dokumen 3.3.1 Menyimpan Dokumen Biasa Apabila penulisan atau pengubahan terhadap maka

dokumen

dokumen

telah

dapat

selesai, disimpan

dengan cara pilih menu File > Save atau klik icon Save

yang terdapat

pada Standard Toolbar. Kemudian akan tampil kotak dialog save. Tentukan dimana dokumen akan disimpan, isi nama dokumen pada kotak File name, dan selanjutnya tekan tombol Save. Untuk menyimpan dokumen dengan nama lain yang berbeda, hampir sama dengan save, hanya saja sub menu yang dipilih adalah Save As, melalui menu File. Kemudian, isi nama baru dokumen pada kotak File name, dan tekan tombol Save.

Gambar Save As Dialog

3.3.2 Menyimpan Dokumen Sebagai Web Page User juga dapat menyimpan dokumen Microsoft Word sebagai suatu Web Page. Caranya adalah pilih menu File > Save atau klik icon Save

yang terdapat

pada Standadr Toolbar. Kemudian, sama seperti menyimpan dokumen biasa, tentukan nama dokumen dan lokasi penyimpanan pada kotak dialog. Setelah itu pilih Web Page pada combo box Save as type, lalu klik tombol Save.

Gambar Kotak Dialog Save Web Page

3.4 Mencetak Dokumen Sebelum

melakukan

pencetakan

menggunakan

Printer,

perlu

dilakukan

pengaturan setting printer terlebih dahulu. Mengatur Setting Printer Agar dapat menggunakan printer, maka terlebih dahulu pengguna harus melakukan instalasi driver dari printer yang digunakan tersebut. Adapun langkahlangkah yang perlu dilakukan adalah : •

Pada taskbar klik Start > Control Panel.

•

Kemudian pilih Printer and Faxes dengan mengklik dua kali.

•

Kemudian pada taskpane sebelah kiri dari window baru yang tampil, klik menu Add printer.

Gambar Task Pane Add Printer

•

Selanjutnya akan tampil suatu wizard, klik Next.

•

Kemudian

pada

tahapan

berikutnya,

tentukan

jenis

printer

yang

digunakan, dengan menandai salah satu opsi pilihan. Apakah merupakan printer plug and play, atau printer yang terdapat pada jaringan yang terhubung ke komputer lain.

Gambar Wizard untuk Tentukan Jenis Printer

•

Jika printer meerupakan printer plug and play, maka windows akan berusaha mengenali secara otomatis printer tersebut. Jika windows tidak dapat mengenalinya, maka akan keluar peringatan pada tahapan wizard berikutnya, serta anjuran untuk melakukan instalasi secara manual, maka klik tombol Next.

•

Tentukan port tempat terhubungnya printer, lalu klik Next.

Gambar Wizard untuk Tentukan Port Printer

•

Kemudian pilih jenis atau merk printer yang digunakan, lalu klik Next. Jika tidak terdapat printer yang sesuai merk printer yang dimiliki, maka lakukan instalasi driver dengan menggunakan cd driver dari printer tersebut, dengan mengikuti langkah-langkah pada tahapan instalasi menggunakan cd tersebut.

Gambar Wizard untuk Tentukan Merk Printer

•

Tentukan nama untuk printer tersebut, lalu klik Next.

•

Setelah itu, pengguna dapat melakukan uji coba cetak.

•

Ketika telah berhasil mencetak kertas uji coba, maka driver printer telah berhasil di-install dan siap untuk digunakan.

Instalasi driver telah berhasil dilakukan, dan pengguna telah dapat menggunakan printer untuk mencetak dokumen. Setelah membuat atau mengubah suatu dokumen dan ingin mencetaknya, terlebih dahulu lihat tampilan dokumen melalui File > Print Preview atau klik

icon

pada Standard Toolbar. Apabila tampilan telah sesuai dengan yang

diinginkan, pilih menu File > Print, atau klik icon

pada Standard Toolbar,

maka akan tampil kotak dialog print seperti berikut :

Gambar Kotak Dialog Print

Selanjutnya : 1. Tentukan nama printer 2. Pada kategori Page Range, tentukan halaman yang akan dicetak dengan menandai radio button Pages dan mengisi nomor halaman yang akan dicetak pada tempat yang ada disebelahnya. Apabila semua halaman akan dicetak pilih radio button All. 3. Pada combobox Print,

user dapat memilih apakah ingin mencetak

halaman yang telah ditentukan pada Pages (All pages in range), halaman ganjil saja (odd pages) atau halaman genap saja (Even pages). 4. Tentukan banyaknya jumlah cetakan untuk tiap halamannya pada combo box Number of Copies. 5. Lalu tekan tombol OK.

3.5 Membuat Properti Dokumen Setiap dokumen memiliki beberapa karakteristik, atribut,

dan fitur-fitur yang

membuat dokumen tersebut menjadi unik, hal ini dinamakan properti. Properti dari suatu dokumen memberikan berbagai macam kegunaan, diantaranya melalui properti suatu dokumen user

dapat mengetahui ukuran dari suatu dokumen,

lokasi penyimpanan dokumen tersebut, siapa yang membuat dokumen tersebut dan lain sebagainya. Untuk mengatur properti dari suatu dokumen, pilih menu File > Properties pada saat sedang mengerjakan suatu dokumen. Kemudian akan tampil suatu kotak dialog tersebut, selanjutnya pilih kategori Summary yang terdapat di bagaian atas kotak dialog. Pada kotak yang tersedia tentukan hal-hal berikut : Judul, Subject, author, manager, perusahaan, kategori dan lain sebagainya. Setelah selesai mengisi informasi untuk properti suatu dokumen klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Properties

3.6 Menutup Dokumen Setelah selesai bekerja dengan dokumen dan dokumen telah disimpan, tutup dokumen dengan memilih menu File > Close atau klik tanda silang yang berada pada baris paling kanan Menu Bar. Untuk keluar dari aplikasi MsWord, pilih menu File>Exit atau dapat juga dengan klik tanda silang yang berada di posisi paling kanan pada Title Bar.

Gambar Close dan Exit

3.7 Setting Scanner Sebelum menggunakan scanner perlu dilakukan settingan awalnya terlebih dahulu. Adapun langkah-langkah yang perlu diperhatikan untuk melakukan settingan scanner adalah sebagai berikut : •

Pada taskbar klik Start > Control Panel.

•

Kemudian pilih Scanners and Cameras dengan mengklik dua kali.

•

Kemudian pada taskpane sebelah kiri dari window baru yang tampil, klik menu Add an Imaging Device.

Gambar Task Pane Add Imaging Device

•

Selanjutnya akan tampil suatu wizard, klik Next.

•

Kemudian tentukan jenis scanner yang ingin di-install drivernya, sesuai dengan merk scanner, lalu klik tombol Next.

Gambar Wizard untuk Tentukan Jenis Scanner

•

Selanjutnya, hubungkan scanner pada komputer dan tentukan port tempat terhubungnya scanner tersebut, lalu klik Next.

Gambar Wizard untuk Tentukan Port Scanner

•

Tentukan nama untuk scanner tersebut, lalu klik Next.

Instalasi driver untuk scanner telah berhasil dilakukan, dan pengguna telah dapat menggunakan scanner dengan cara meletakkan gambar yang ingin discan di permukaan scanner menghadap ke bawah.

LATIHAN SOAL 1. Menu yang dipilih untuk membuat dokumen baru adalah : a. File > New

c. File > Copy

b. File > Open

d. File > File Search

2. Icon

yang terdapat pada Standard Toolbar berfungsi untuk :

a. Membuka dokumen b. Menyimpan dokumen

c. Melihat

dokumen

sebelum

dicetak d. Mencetak dokumen

3. Opsi (radio button) yang dipilih pada kategori page range yang terdapat di kotak dialog Print ketika ingin mencetak semua halaman adalah : a. Pages

c. Current Page

b. Number of Copies

d. All

TUGAS PRAKTEK : 1. Buatlah sebuah dokumen baru, kemudian isi dokumen tersebut dengan teks, dan simpan dokumen tersebut! 2. Bukalah sebuah dokumen Microosft Word yang telah disimpan sebelumnya, kemudian simpan lagi dokumen tersebut dengan nama lain dan sebagai web page!. 3. Cobalah menscan foto kamu menggunakan scanner, simpan hasilnya di folder c:\foto.

BAB IV Pengaturan dan Bekerja dengan Teks

Tujuan Instruksional Umum : 1. Mengenalkan siswa cara melakukan format terhadap teks dan bekerja dengan teks. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa menyisipkan dan menghapus teks pada dokumen. 2. Siswa dapat mengatur tampilan teks. 3. Siswa dapat menggandakan dan memindahkan teks. 4. Siswa dapat melmbatalkan atau melakukan ulang perintah terhadap teks. 5. Siswa dapat membuat daftar kalimat. 6. Siswa dapat mengatur paragraf dan kolom. 7. Siswa dapat memeriksa ejaan teks pada dokumen. 8. Siswa dapat mencari dan mengganti kata tertentu pada dokumen.

Pada bab berikut ini akan dijelaskan cara bekerja dengan teks dalam sebuah dokumen, Hal ini meliputi penyisipan teks, pengaturan tampilan teks dan lain sebagainya seperti dijabarkan pada gambar di bawah ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab IV : Pengaturan dan Bekerja dengan Teks

Bab

ini

merupakan

bahan

pembelajaran

untuk

unit

kompetensi

TIK.OP02.004.01: Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata (word processor) – tingkat dasar.

4.1 Mengetik dan Menghapus Teks 4.1.1 Mengetik Teks Ketika membuka dokumen baru, maka akan tampak layar putih yang merupakan tempat pengetikan teks. Pada halaman putih tersebut terdapat kursor | , yang menunjukkan posisi awal huruf yang akan diketik. Pengetikan dapat dilakukan dengan menekan setiap huruf atau angka yang terdapat pada keyboard. User dapat langsung melakukan pengetikan pada halaman tersebut dengan format yang telah ada (default), yaitu : Jenis huruf : Times New Roman, Besar huruf : 12, Paragraf : 1 baris, dan lain sebagainya. Cara pengetikan yang efektif, dikenal dengan sebutan Pengetikan 10 Jari, yaitu melibatkan 10 jari tangan. Ketika memulai mengetik, posisi ke empat jari kiri adalah pada huruf A, S, D, F dan keempat jari kanan pada posisi ;, L, K, J, seperti yang tampak pada gambar berikut ini :

Gambar Posisi Tangan pada Keyboard

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika menggunakan keyboard dalam mengetik teks adalah : •

Huruf Besar : Untuk penulisan huruf besar dapat dilakukan dengan mengaktifkan

capslock

terlebih

dahulu

dengan

menekan

tombol

capslock yang terdapat pada bagian sebelah kiri keyboard. Aktifnya capslock ini ditandai dengan menyalanya lampu indikasi capslock. Selain

itu, dapat juga dengan menekan tombol Shift bersamaan dengan huruf yang ingin diketik dalam bentuk huruf besar. Contoh : Shift + B. Ketika ingin kembali mengetik huruf seperti semula, yaitu sebgai huruf kecil, capslock harus dalam keadaan tidak aktif atau lampu indikator capslock harus dalam keadaan tidak menyala. •

Untuk memberi spasi atau jarak antar kata, gunakan tombol Space Bar atau tombol spasi terdapat di bagian bawah keyboard.

•

Untuk berpindah baris atau mengetik teks

pada baris selanjutnya,

gunakan tombol Enter, maka kursor akan berpindah ke baris berikutnya. •

Untuk memindah-mindahkan posisi kursor pada teks, gunakan tombol tanda panah atau arrow key(↓↑→←).

•

Untuk mengetik karakter-karakter atau simbol-simbol lain yang terdapat pada bagian atas dari setiap tombol pada keyboard, adalah dengan menggunakan tombol Shift yang ditekan bersamaan dengan tombol karakter tersebut. Contoh : untuk mengetik $, tekan tombol Shift bersama tombol huruf 4(tombol $ tersebut).

•

Pengetikan bilangan atau angka dapat dilakukan dengan menggunakan Numeric Key yaitu tombol-tombol angka yang terdapat di sisi kanan keyboard . Untuk dapat menggunakan numeric key tersebut, lampu indikator Num Lock harus dalam keadaan menyala. Cara mengaktifkannya adalah dengan menekan tombol Num Lock yang terdapat di bagian atas numeric key.

Berikut ini gambar keyboard dan rincian beberapa tombol penting dalam pengetikan :

Pengetikan teks terdiri dari dua jenis, yaitu : a. Insert Mode Insert Mode adalah menyisipkan teks tanpa menghapus teks yang telah ada pada dokumen. Perhatikan Status Bar, yang terletak pada bagian bawah layar, lihat tulisan OVR, apabila tidak berwarna hitam berarti pengetikan berada pada keadaan Insert Mode.

Gambar Status Bar Not OVR

b. Overtype Mode Overtype Mode adalah menyisipkan teks sambil menghapus teks yang telah ada pada dokumen. Perhatikan Status Bar, yang terletak pada status bar layar, lihat tulisan OVR, apabila tidak berwarna hitam berarti pengetikan berada pada keadaan Insert Mode, maka klik OVR dua kali agar berubah menjadi warna hitam. Hal ini menandakan pengetikan berada pada keadaan Overtype Mode.

Gambar Status Bar OVR

4.1.2 Menghapus Teks Apabila ingin melakukan perubahan pada teks, dan user ingin melakukan penghapusan, maka gunakan backspace untuk menghapus karakter yang terletak di sebelah kiri kursor dan delete untuk menghapus karakter yang terletak di sebelah kanan kursor. Namun, apabila user ingin menghapus semua

teks yang ada pada dokumen, maka pilih atau tandai semua teks terlebih dahulu dengan menekan Ctrl+A pada keyboard kemudian tekan Delete, maka semua teks pada dokumen tersebut akan terhapus.

4.2 Mengatur Tampilan Teks Untuk mengubah format teks, maka user perlu memilih / menandai (blok) terlebih dahulu teks yang akan diformat tersebut. Pemilihan kata-kata atau baris kalimat tersebut dapat dilakukan sebagai berikut : Satu kata

: Klik dua kali pada kata tersebut

Satu Paragraf

: Klik tiga kali pada paragraf tersebut

Beberapa kata atau baris : Klik kiri pada mouse sambil ditahan dan mouse digerakkan di atas kata-kata atau baris tersebut. Cara lain adalah dengan menempatkan kursor pada awal kata atau baris yang akan diblok tersebut, kemudian tekan Shift bersamaan dengan tombol tanda panah atau Arrow Key (↓↑→←) ke arah kata-kata tersebut. Semua kata

: Shortcut untuk memilih atau menandai semua kata adalah Ctrl+A.

Untuk melakukan format terhadap huruf, pilih menu Format > Font, maka akan tampil suatu kotak dialog font sebagai berikut :

Gambar Kotak Dialog Font

a. Font : Daftar jenis-jenis huruf dengan berbagai macam bentuk yang dapat dipilih. Pilih salah satu jenis huruf yang diinginkan pada combobox Font. b. Font Style : Bentuk penyajian huruf. Tandai salah satu checkbox untuk memilih bentuk penyajian huruf yang diinginkan. •

Reguler : Huruf tampilan biasa

•

Italic : Huruf miring. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+I atau klik icon Italic

yang terdapat pada

Formatting Toolbar. •

Bold : Huruf tebal. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+B atau klik icon Bold

yang terdapat pada

Formatting Toolbar. •

Underline : Huruf digarisbawahi. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+U atau klik icon Underline yang terdapat pada Formatting Toolbar.

c. Size : Ukuran huruf. Pilih ukuran huruf yang diinginkan sesuai angka-angka yang terdapat combobox Size. d. Font Color : Warna Huruf

pada

Pilih warna huruf yang diinginkan pada combobox Font Color. Untuk awal, warna telah ditentukan automatic yaitu hitam. Hal ini dapat juga dilakukan dengan mengklik icon Font Color

yang terdapat pada Formatting

Toolbar. e. Underline Style : Jenis garis bawah Pilih jenis garis bawah yang diinginkan pada combobox Underline Style. f.

Underline Color : Warna garis bawah Pilih warna garis bawah yang diinginkan pada combobox Underline Color.

g. Effect : Efek pada suatu teks. •

Strikethrough : Efek garis pada

tulisan.

Contoh

:

Strikethrough

:

strikethrough •

Double

Efek garis dua pada tulisan.

Outline. Contoh : •••

o b m E ossssss bo mb Emboss. Contoh : E Em

•••

Engrave. Contoh : E g n E grrraaavvveee ng En

•

Small caps : Huruf kapital dengan

Contoh : strikethrough •

Superscript

:

lebih

Huruf

pada

posisi atas. Contoh : 25 •

Subscript : Huruf pada posisi

Shadow

:

Huruf

besar.

awal

Contoh

:

•

All

caps

:

Huruf

kapital

dengan ukuran sama besar. Contoh: ALLCAPS

memiliki

bayangan. Contoh : shadow Beberapa jenis pengaturan

huruf

SMALLCAPS

bawah. Contoh : O2 •

ukuran

•

Hidden

:

Huruf

tidak

kelihatan atau disembunyikan

teks ini dapat juga dilakukan melalui shortcut icon

yang terdapat pada Formatting Toolbar.

4.3 Memindahkan Teks (Move/Cut) Untuk melakukan pemindahan teks, tandai (blok) terlebih dahulu teks tersebut. Kemudian pilih menu Edit

> Cut, atau klik icon Cut

pada Standard

Toolbar . Cara lain adalah dengan menggunakan shortcut Ctrl+X. Pada tempat teks akan dipindahkan pilih menu Edit > Paste, atau klik icon Paste

pada

Standard Toolbar. Proses pemindahan teks ini juga dapat dilakukan dengan memilih menu Cut yang terdapat pada Shortcut Menus. Setelah memilih atau menandai teks yang akan dipindahkan, klik kanan pada teks yang telah dipilih tersebut, maka akan tampil suatu Shortcut Menus, kemudian pilih menu Cut,

selanjutnya klik kanan lagi pada tempat teks tersebut akan dipindahkan, lalu piih menu Paste. Perintah paste ini juga dapat dilakukan dengan shortcut Ctrl+V.

Gambar Cut Menu

4.4 Menggandakan Teks (Copy) Untuk menggandakan teks atau kalimat tanpa harus melakukan pengetikan ulang, user dapat dengan mudah menggunakan fitur yang tersedia untuk melakukan penggandaan tersebut. Pilih atau tandai teks yang akan digandakan, kemudian piih menu Edit > Copy atau pilih icon Copy

yang terdapat pada

Standard Toolbar. Selanjutnya, pindahkan kursor pemilih sel pada sel tempat hasil penggandaan teks tersebut akan ditempatkan, lalu pilih menu Edit > Paste atau klik icon Paste yang terdapat pada Standard Toolbar

. Selain cara di

atas, menu Copy, dan Paste juga dapat dipilih melalui Shortcut Menus yang tampil dengan mengklik kanan pada teks yang telah dipilih untuk digandakan.

Gambar Copy Menu

4.5 Membatalkan atau Melakukan Ulang Perintah (Undo/Redo) Jika user ingin membatalkan suatu efek pada teks dokumen atau perintah yang baru dilakukannya, pilih Edit > Undo, atau klik icon Undo Toolbar. User juga dapat mengulang kembali

pada Standard

suatu efek pada teks atau

perintah yang tadi telah dibatalkan dengan memilih menu Edit > Redo, atau klik icon Redo

pada Standard Toolbar.

Gambar Undo Redo Menu

4.6 Membuat Daftar Kalimat (Bullets and Numbering) Untuk membuat suatu daftar pada dokumen, terdiri atas dua jenis daftar : a. Bullets Pilih menu Format > Bullets and Numbering. Selanjutnya pilih Bulleted pada menu atas, maka akan tampil berbagai macam jenis bullet. Klik salah satu jenis bullet yang diinginkan diikuti dengan tombol OK. Pada layar

akan tampil bullet yang telah dipilih tersebut, ketik kalimat baris

pertama, kemudian tekan Enter, maka untuk baris kedua, bullet akan secara otomatis terbentuk.

Gambar Kotak Dialog Bullets

b. Numbering Pilih menu Format > Bullets and Numbering. Selanjutnya pilih Numbered pada menu atas, maka akan tampil berbagai macam jenis penomoran. Klik salah satu jenis penomoran yang diinginkan diikuti dengan tombol OK. Pada layar

akan tampil nomor sesuai dengan jenis

yang telah dipilih tersebut, ketik kalimat baris pertama, kemudian tekan Enter, maka untuk baris kedua, nomor akan secara otomatis terbentuk.

Gambar Kotak Dialog Numbering

Untuk membuat daftar nomor atau bullet yang multilevel, dapat menggunakan atau Decrease Indent

icon Increase Indent

pada Formatting

Toolbar.

User juga dapat membuat Nested List, yaitu penulisan daftar di dalam suatu daftar. Misalnya user ingin membuat daftar angka di dalam daftar bullet, maka : 1. Ketikkan kalimat baris pertama, kemudian klik icon Increase Indent untuk setiap kalimat.

2. Tandai kalimat-kalimat tersebut , kemudian klik icon Numberring yang terdapat pada Formating Toolbar.

4.7 Mengatur Paragraf Untuk melakukan pengaturan paragraph, pilih menu Format > Paragraph. Pilih Line Spacing untuk menentukan jarak baris pada paragraf. Kemudian tentukan Alignment , yaitu untuk mengatur posisi baris teks pada dokumen, apakah posisi rata di tengah (Center), kiri (Left), kanan (Right), atau rata kiri kanan (Justified). Untuk menambah spasi sebelum atau setelah baris terakhir suatu paragraf, tentukan nilai before dan after pada tempat yang disediakan.

Gambar Kotak Dialog Paragraph

Hal ini juga dapat diatur dengan menggunakan shortcut yang ada pada Formatting Toolbar.

Gambar Paragraph Formatting

Untuk penulisan paragraph yang posisi awal baris lebih condong ke dalam, dapat dilakukan dengan menekan Tab pada keyboard.

Indentation Indentation berguna untuk menentukan posisi suatu paragraf baik dari sebelah kanan maupun sebelah kiri.

Gambar Indentasi

Pengaturan indentasi pada suatu paragraf dilakukan dengan mengklik tanda indentasi dan menggeser tanda tersebut ke posisi yang diinginkan. a. First Line Indent : untuk mengatur indentasi baris pertama suatu paragraf. b. Left Indent : untuk mengatur indentasi semua baris dalam suatu paragraf.

c. Hanging Indent : untuk mengatur indentasi semua baris paragraf kecuali baris pertama. d. Right Indent : mengubah indentasi pada batas kanan suatu paragraf. Pengaturan indentasi dapat juga dilakukan melalui Format > Paragraph, dan menentukan indentasi yang diinginkan.

Gambar Kotak Dialog Paragraph

4.8 Mengatur Kolom Teks (Column) Tampilan teks pada dokumen juga dapat disajikan dalam bentuk kolom. Tandai terlebih dahulu kalimat-kalimat pada dokumen, yang akan diformat menjadi bentuk kolom. Pilih menu Format > Column , kemudian akan tampil suatu kotak dialog. Tentukan jumlah kolom yang diinginkan pada textfield Number of Columns, kemudian tentukan lebar dan jarak antar kolom pada Width dan Spacing.

Gambar Kotak Dialog Column

4.9 Memeriksa Ejaan dan Tata Bahasa (Spell and Grammar Checking) Microsoft Word melakukan pemeriksaan (check) terhadap setiap kata pada suatu dokumen. Pengecekan tersebut meliputi ejaan dan tata bahasa. Pemeriksaan ejaan dan tata bahasa ini mengacu pada bahasa standar yang digunakan oleh Microsoft Word yaitu bahasa Inggris. Untuk ejaan yang salah, maka akan ditandai dengan garis bawah berwarna merah pada kata yang salah tersebut, sedangkan untuk kesalahan tata bahasa ditandai dengan garis bawah berwarna hijau pada kata yang salah.

Jika user ingin melakukan pengecekan tersebut pada dokumennya, klik icon Spelling

yang terdapat pada Standard Toolbar. Cara lain adalah dengan

memilih menu Tools > Spelling and Grammar. Apabila ingin melakukan pemeriksaan pada beberapa kata saja, tandai (highlit) kata yang ingin dicek, kemudian klik icon Spelling tersebut.

Gambar Kotak Dialog Spelling and Grammar

Pada kotak dialog Spelling and Grammar, akan dilakukan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa. Jika ditemukan suatu kata yang tidak terdapat di dalam kamus, maka kata tersebut akan tampil dalam kotak Not in Dictionary dengan ditandai warna merah. Usulan kata pengganti untuk kata tersebut terdapat di dalam kotak Suggestion, dan apabila ttidak terdapat usulan kata pengganti, maka kotak Suggestion akan kosong. Untuk melakukan perbaikan terhadap kata-kata yang salah tersebut, dapat dilakukan berbagai cara : •

Perbaikan teks dapat dilakukan secara manual dengan mengklik Change.

•

Jika ingin menggunakan salah satu usulan yang diajukan, pilih usulan sebagai kata pengganti dari kotak Suggestion tersebut, kemudian klik Change.

•

Untuk kasus kesalahan ejaan dapat dilakukan perbaikan secara manual dengan langsung mengganti teks yang salah pada dokumen tersebut satu persatu. Selain itu dapat juga dengan memilih usulan sebagai kata pengganti dari kotak Suggestion, kemudian klik Change All

Microsoft

Word akan mengganti semua kata yang salah untuk kata tersebut pada dokumen. •

Jika menambahkan kata yang salah eja dan menggantinya pada daftar Auto Correct sehinga Microsoft Word dapat memperbaikinya secara otomatis, klik AutoCorrect.

•

Jika ingin mengabaikan saja kesalahan ejaan dan tata bahasa, klik Ignore.

•

Jika ingin mengabaikan semua kesalahan ejaan, klik Ignore All.

•

Jika ingin mengabaikan kesalahan tata bahasa, klik Ignore Rule.

•

Jika ingin melewati kalimat yang salah tata bahasanya dan melanjutkan koreksi berikutnya, klik Next Sentence.

•

Langkah tersebut diulang beberapa kali, hingga semua kata pada dokumen selesai diperiksa.

•

Jika ingin mengakhiri pengoreksian, pilih tombol Cancel.

Aabila tidak ingin dilakukan pemeriksaan ejaan maupun tata bahasa karena bahasa yang digunakan bukan bahasa

Inggris, pilih menu Tools > Set

Language, kemudian pilih salah satu bahasa, tandai checkbox yang bertuliskan “do not check spelling or grammar”, dan klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Language

4.10 Mencari dan Menggantikan Teks 4.10.1 Mencari Teks Jika ingin mencari suatu kata tertentu, dapat menggunakan perintah Find. Jika ingin mencari pada keseluruhan dokumen, cukup dengan menjalankan perintah Find tersebut. Caranya adalah klik menu Edit > Find, kemudian ketik kata yang dicari pada tempat yang tersedia.

Gambar Kotak Dialog Mencari Teks

Setelah itu, klik tombol Find Next, maka Microsft Word akan terus mencari kata demi kata pada dokumen tersebut hingga kata tersebut tidak ditemukan lagi. Hal yang sama juga dapat dilakukan dengan menekan Ctrl + f pada keyboard secara bersamaan, dan kotak dialog find and replace seperti gambar diatas akan tampil. Gambar di atas menunjukkan tampilan kotak dialog default. Jika ingin melakukan pencarian yang lebih rinci, maka klik tombol More, maka akan tampil kotak dialog yang lebih lengkap, seperti berikut :

Gambar Kotak Dialog Mencari Teks yang Lebih Rinci

Pada kotak dialog yang baru tersebut, tedapat beberapa opsi pencarian, yaitu : •

Match Case : membedakan huruf besar dan huruf kecil.

•

Find Whole Words Only : mencari kata yang tepat sama dengan yang dicari. Pilihan ini tidak berfungsi untuk pencarian kata lebih dari satu.

•

Use Wildcards : Memungkinkan penggunaan karakter * dan ? dalam pencarian. Karakter * mewakili karakter 0 atau lebih karakter yang tidak diketahui, sedangkan ? mewakili satu karakter yang tidak diketahui. Contoh : pencarian sa*r akan menemukan kata ‘sar’, ‘saur’, serta kata lain yang sejenis.

•

Sound like : Menemukan kata-kata yang memiliki lafal pengucapan yang sama.

•

Find All Words Forms : Memungkinkan mencari alternative lain dari kata yang dicari. Contoh : kata rise tidak hanya akan menemukan rise tapi juga raise, rising, dan kata lain.

4.10.2 Menggantikan Teks Jika user ingin melakukan penggantian terhadap kata tertentu dengan suatu kata lain, maka dapat dilakukan dengan menggunakan perintah Find juga. Pilih menu Edit > Find, kemudian klik menu Replace yang terletak pada menu di bagian atas kotak dialog yang telah terbuka tersebut, selanjutnya ketik kata lama yang akan diganti dan ketik kata baru yang akan menggantikan kata lama tersebut. Perintah replace ini juga dapat dilakukan dengan shortcut Ctrl+H.

Gambar Kotak Dialog Mengganti Teks

Setelah itu, klik tombol Replace, maka Microsft Word akan terus mencari kata lama tersebut pada dokumen dan menggantikannya dengan kata yang baru, hingga kata tersebut tidak ditemukan lagi.

Untuk tampilan lebih rinci kotak

dialog diatas, dapat menekan tombol More, maka akan tampil kotak dialog dengan opsi yang lebih rinci seperti yang terdapat pada kotak dialog “Mencari Teks” yang sebelumnya telah dijelaskan.

LATIHAN SOAL

1. Ketika simbol OVR pada status bar menyala, berarti jenis pengetikan teks berada pada keadaan : a. Overtype Mode

c. Insert Mode

b. Ready Mode

d. Quick Mode

2. Untuk membuat daftar kalimat pada dokumen, menu yang dipilih adalah : a. Format > Bullets and Numbering b. Format > Borders and Shading c. Format > Column d. Format > Styles and Formatting 3. Untuk mengganti suatu kata dengan kata baru, menu yang dipilih adalah: a. Edit > Replace

c. Edit > Go To

b. Edit > Change

d. Edit > Clear

PRAKTEK 1. Ketiklah suatu paragraf pada suatu dokumen, minimal lima (5) baris, dengan ketentuan sebagai berikut : Jenis Huruf : Verdana Ukuran

: 15

Jarak spasi antar baris kalimat : 1,5 Warna Huruf : Biru 2. Ubah paragraf yang telah diketik tersebut menjadi bentuk 2 kolom!

BAB V Bekerja dengan Tabel

Tujuan Instruksional Umum : 1. Siswa dapat menjelaskan cara membuat tabel pada Microsoft Word. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa dapat membuat dan memilih tabel. 2. Siswa dapat menyisipkan dan mengatur teks pada tabel. 3. Siswa dapat membuat garis dan warna tabel. 4. Siswa dapat menyisipkan baris dan kolom. 5. Siswa dapat mengatur ukuran baris dan kolom. 6. Siswa dapat mengubah teks menjadi tabel. 7. Siswa dapat membagi dan menggabungkan sel tabel. 8. Siswa dapat melakukan fungsi penjumlahan (SUM). 9. Siswa dapat mengurutkan data pada tabel. 10. Siswa dapat menghapus tabel.

Pada bab berikut ini akan dijelaskan cara bekerja dengan tabel dalam sebuah dokumen, Hal ini meliputi penyisipan tabel, penggunaan tabel pengaturan tampilan tabel dan lain sebagainya seperti dijabarkan pada gambar di bawah ini:

Gambar Rincian Pembahasan Bab V : Bekerja dengan Tabel

Bab

ini

merupakan

bahan

pembelajaran

untuk

unit

kompetensi

TIK.OP02.004.01: Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata (word processor) – tingkat dasar.

5.1 Membuat Tabel Ada dua cara untuk membuat tabel : A. 1. Pilih menu Table > Insert > Table

2. Tentukan jumlah baris pada tabel yang akan dibuat 3. Tentukan jumlah kolom pada tabel yang akan dibuat 4. User dapat juga memilih style dari tabel yang telah tersedia, dengan cara menekan tombol Auto Format, kemudian pilih salah satu style yang diinginkan, selanjutnya tekan tombol OK.

Berikut salah satu contoh style tabel yang dipilih pada kotak dialog Table Auto Format:

Gambar Kotak Dialog Table Auto Format

B. 1. Klik icon Insert Table

yang terdapat pada Standard Toolbar.

2. Tandai jumlah baris dan kolom yang diinginkan. Jumlah maksimum table yang dapat dibuat dengan cara ini adalah 4 baris x 5 kolom.

Gambar Insert Table

3. Tekan Enter atau klik, untuk membuat table tersebut.

Setiap blok pada table dinamakan sel. Gunakan Tab pada keyboard untuk berpindah dari satu sel ke sel yang lain dengan arah kiri ke kanan. Gunakan Shift + Tab pada keyboard yang ditekan secara bersamaan untuk berpindah dari satu sel ke sel yang lain dengan arah kanan ke kiri.

5.2 Memilih atau Menandai Tabel Untuk memilih tabel atau beberapa sel pada tabel, terdapat berbagai macam cara: •

Memilih Tabel Tempatkan kursor pada sel tabel manapun, kemudian pilih menu Table > Select > Table.

•

Memilih Satu Kolom Tempatkan kursor pada kolom yang ingin dipilih atau ditandai, kemudian pilih menu Table > Select > Column.

•

Memilih Satu Baris Tempatkan kursor pada baris yang ingin dipilih atau ditandai, kemudian pilih menu Table > Select > Row.

•

Memilih Satu Sel Tempatkan kursor pada sel yang ingin dipilih atau ditandai, kemudian pilih menu Table > Select > Cell.

•

Memilih Beberapa Sel

Klik pada salah satu sel awal yang ingin ditandai, sambil digeser ke arah semua sel yang akan ditandai. (drag mouse pada sel-sel yang akan ditandai tersebut)

Gambar Table Menus

Gambar Memilih Beberapa Sel

5.3 Menyisipkan dan Mengatur Teks pada Tabel Untuk menyisipkan teks pada tabel, cukup hanya dengan mengetik teks pada salah satu sel yang diinginkan. Gunakan Tab pada keyboard untuk berpindah dari satu sel ke sel yang lain seperti yang telah dijelaskan di atas.

5.3.1 Mengatur Tampilan Teks (Font Format) Untuk melakukan format terhadap teks yang ada di dalam tabel, tandai sel tempat teks yang akan diformat, kemudian pilih menu Format > Font, seperti melakukan format terhadap teks biasa, yang telah dijelaskan sebelumnya. Halhal yang bisa diatur pada berikut adalah : menentukan jenis huruf, ukuran huruf, warna huruf, efek teks dan lain sebagainya.

5.3.2 Mengatur Posisi Teks (Alignment) Posisi teks pada sel tabel (kiri, tengah , kanan, atau rata kiri kanan) dapat diatur dengan menggunakan icon alignment yang terdapat pada Formatting Toolbar.

Gambar Alignment Icon

Namun selain itu juga dapat dilakukan dengan mengklik kanan pada sel yang telah ditandai. Kemudian, akan Shortcut Menus sebagai berikut :

Gambar Table Shortcut Menus

Pilih Cell Alignment, selanjutnya akan tampil daftar pilihan alignment dalam bentuk gambar. Klik alignment yang diinginkan.

5.4 Membuat Garis dan Warna Tabel (Border and Shading) Microsoft Word juga memiliki kemampuan untuk mengatur garis-garis atau border dan warna dari sel-sel pada tabel tersebut.

5.4.1 Membuat Garis Tabel (Border) Untuk mengatur tampilan garis pada tabel, tandai terlebih dahulu sel pada tabel, selanjutnya pilih menu Format > Borders and Shading.

Gambar Borders Menu

Selanjutnya, tentukan jenis border, jenis garis, tebal garis, warna garis, dan bagian sel mana saja yang diberikan garis (atas, kiri, kanan, atau bawah), terakhir klik tombol OK.

5.4.2 Memberi Warna Tabel (Shading) Untuk mengatur shading pada tabel, tandai terlebih dahulu sel pada tabel, selanjutnya pilih menu Format > Border and Shading. Kemudian pilih menu Shading yang terdapat pada bagian atas kotak dialog yang telah terbuka.

Gambar Shading Menu

Selanjutnya, tentukan warna sel

dan style warna yang diinginkan , diikuti

dengan menekan tombol OK.

5.5 Menyisipkan Baris dan Kolom User dapat menyisipkan baris atau kolom pada tabel yang telah ada tanpa harus mengulang pembuatan tabel dari awal lagi.

5.5.1 Menyisipkan Baris Untuk menyisipkan baris, terdapat dua pilihan : •

Menambah baris diatas sel Tempatkan kursor pada sel yang di atasnya akan disisipkan baris baru. Kemudian pilih menu Table > Insert > Rows Above.

•

Menambah baris dibawah sel Tempatkan kursor pada sel yang di bawahnya akan disisipkan baris baru. Kemudian pilih menu Table > Insert > Rows Below.

Gambar Insert Row Menu

5.5.2 Menyisipkan Kolom Untuk menyisipkan kolom, terdapat dua pilihan : •

Menambah kolom di sebelah kanan sel Tempatkan kursor pada sel yang di sebelah kanannya akan disisipkan kolom baru. Kemudian pilih menu Table > Insert > Columns to the Right.

•

Menambah kolom di sebelah kiri sel Tempatkan kursor pada sel yang di sebelah kirinya akan disisipkan kolom baru. Kemudian pilih menu Table > Insert > Columns to the Left.

Gambar Insert Column Menu

5.6 Mengatur Ukuran Baris dan Kolom Ukuran baris atau kolom pada tabel dapat diubah-ubah sesuai dengan keinginan. Microsoft Word memiliki beberapa cara untuk mengatur ukuran baris atau kolom.

5.6.1 Mengatur Ukuran Baris Untuk mengatur ukuran baris, tandai terlebih dahulu baris yang ingin diatur ukurannya. Kemudian pilih menu Table > Table Properties, maka akan tampil suatu kotak dialog

baru. Setelah itu pilih menu Row yang terdapat di bagian

atas kotak dialog, selanjutnya tandai checklist specify height, dan isi ukuran tinggi baris yang diinginkan pada tempat disebelahnya.

Gambar Table Properties : Row

Ukuran baris juga dapat diatur dengan cara lain, yaitu tempatkan kursor pada garis yang memisahkan dua baris, maka akan tampil height indicator. Ketika height indicator telah mucul, klik kiri sekali pada mouse sambil digeser untuk menyesuaikan ukuran tinggi baris yang diinginkan.

5.6.2 Mengatur Ukuran Kolom Untuk mengatur ukuran kolom, tandai terlebih dahulu kolom yang ingin diatur ukurannya. Kemudian pilih menu Table > Table Properties, maka akan tampil suatu kotak dialog

baru. Setelah itu pilih menu Column,

yang terdapat di

bagian atas kotak dialog, selanjutnya tentukuan ukuran lebar kolom yang diinginkan pada tempat yang tersedia.

Gambar Table Properties : Column

Ukuran kolom juga dapat diatur dengan cara lain, yaitu tempatkan kursor pada garis yang memisahkan dua kolom, maka akan tampil width indicator. Ketika width indicator telah mucul, klik kiri sekali pada mouse sambil digeser untuk menyesuaikan ukuran lebar kolom yang diinginkan.

Gambar Width Indiacator

5.7 Mengubah Teks Menjadi Tabel Microsoft Word dapat langsung diubah menjadi tabel. Tanda pembatas atau pemisah

(delimiters)

seperti

koma,

paragraph

marker,

atau

tab

akan

memisahkan teks ke dalam kolom-kolom. Contoh : Nama, Umur, Golongan Darah Andi, 15, O Rani, 18, B Budi, 19, A Caranya adalah : •

Tandai (highlit) teks tersebut.

•

Pilih menu Table > Convert > Text to Table.

•

Tentukan jumlah kolom, berdasarkan contoh maka jumlah kolom = 3.

•

Pilih Auto pada lebar kolom.

•

Tentukan delimiters dengan memilih salah satu radio button. Berdasarkan contoh di atas, maka pilih radio button commas.

•

Klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Convert Text to Table

5.8 Membagi dan Menggabungkan Sel (Split and Merge Cells) 5.8.1 Membagi Sel (Split Cell) Suatu sel pada tabel dapat dibagi lagi menjadi beberapa kolom dan baris, dengan cara tempatkan kursor pada sel yang akan di-split. Kemudian pilih menu Table > Split Cells, maka akan tampil suatu kotak dialog baru. Tentukan jumlah baris dan kolom baru yang diinginkan, lalu tekan tombol OK.

Gambar Split Cell Menu

Gambar Contoh Split Cell

5.8.2 Menggabungkan Sel (Merge Cell) Beberapa sel pada tabel dapat digabungkan menjadi satu sel, dengan cara tandai sel-sel yang akan digabungkan menjadi satu. Kemudian pilih menu Table > Merge Cells, maka sel-sel tersebut akan menjadi satu sel.

Gambar Merge Cell Menu

Gambar Contoh Merge Cell

5.9 Fungsi Penjumlahan (Sum Function) Microsoft

Word

juga

dilengkapi

dengan

fungsi

yang

dapat

melakukan

penjumlahan pada suatu tabel. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : •

Tempatkan kursor pada sel yang akan berisi hasil penjumlahan dari bilangan-bilangan di atasnya.

•

Pilih menu Table > Formula.

•

Ketik fungsi SUM(ABOVE/LEFT/RIGHT).

•

Tentukan format angka pada number format , yaitu #,##0. Format ini berarti ribuan akan dipisahkan dengan koma.

•

Klik tanda OK.

Gambar Formula Menu

Gambar Contoh Penjumlahan

5.10 Mengurutkan Data pada Tabel (Sort Table) Suatu tabel dapat diurutkan berdasarkan satu atau beberapa kolom, dimana kolom tersebut dapat diurutkan sesuai jenisnya, yaitu berdasarkan angka, teks atau tanggal. Untuk mengurutkan elemen pada tabel, tempatkan kursor pada sel tabel manapun, kemudian pilih menu Table > Sort. Selanjutnya, tentukan kolom pertama yang digunakan sebagai acuan pengurutan, dan kolom lain yang juga digunakan sebagai acuan pengurutan. Setelah itu tentukan jenis pengurutan, serta cara pengurutan, apakah ascending atau descending.

Gambar Sorting Menu

5.11 Menghapus Tabel 5.11.1 Menghapus Baris Untuk menghapus baris, tandai terlebih dahulu baris yang ingin dihapus, atau tempatkan kursor pada baris yang ingin dihapus. Pilih menu Table > Delete> Rows.

5.11.2 Menghapus Kolom Untuk menghapus kolom, tandai terlebih dahulu kolom yang ingin dihapus, atau tempatkan kursor pada kolom yang ingin dihapus. Pilih menu Table > Delete> Columns.

Untuk menghapus suatu tabel. Tempatkan kursor pada sel manapun, kemudian piih menu Table > Delete> Table.

Gambar Delete Table Menu

LATIHAN SOAL 1. Cara untuk mengatur posisi teks pada tabel (rata kiri, tengah atau kanan) adalah : a. Klik kanan pada teks > Text Position b. Klik kanan pada teks > Cell Alignment c. Klik kanan pada teks > Borders and Shading d. Klik kanan pada teks > Auto Fit

2. Menu yang dipilih untuk memberi warna pada tabel adalah: a. Format > Color b. Format > Border Color c. Format > Borders and Shading d. Format > Table Color

3. Menu yang dipilih untuk membagi satu sel menjadi beberapa sel adalah: a. Table > Split Cells

c. Table > Convert

b. Table > Column

d. Table > Merge Cells

PRAKTEK 1. Buatlah sebuah tabel dengan jumlah baris lima (5) dan jumlah kolom lima (5), serta memiliki garis luar tabel dan warna latar abu-abu! 2. Ubah teks berikut menjadi sebuah tabel secara otomatis: Company, Location, Product Toshiba, Japan, Electronic Chevron, California, Oil and Gas Nestle, Indonesia, Food

BAB VI Mengatur Halaman Dokumen

Tujuan Instruksional Umum : 1. Mengenalkan

siswa

cara

mengatur

halaman

suatu

dokumen

pada

Microsoft Word. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa dapat memberi halaman dokumen. 2. Siswa dapat memberi header dan footer pada suatu dokumen. 3. Siswa dapat mengatur margin dan kertas halaman. 4. Siswa dapat menampilkan daftar halaman.

Bab ini menjelaskan bagaimana mengatur suatu halaman dokumen, termasuk memberi halaman, mengatur batas kiri/kanan (margin) halaman, menentukan ukuran kertas halaman, dan lain sebagainya. Berikut digambarkan rincian topik yang akan dibahas pada bab ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab VI : Mengatur Halaman Dokumen

Bab

ini

merupakan

bahan

pembelajaran

untuk

unit

kompetensi

TIK.OP02.004.01: Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata (word processor) – tingkat dasar dan TIK.OP02.012.01: Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata – tingkat maju.

6.1 Memberi Halaman Dokumen Untuk memberi halaman dokumen, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : •

Pilih menu Insert > Page Numbers.

Gambar Insert Page Number Menu

•

Tentukan posisi nomor halaman, serta alignment halaman tersebut.

•

Klik tombol Format.

•

Tentukan format nomor halaman tersebut (angka, atau huruf, dan lainlain).

•

Tentukan nomor halaman awal dokumen

Gambar Kotak Dialog Page Number

6.2 Memberi Header dan Footer Header dan Footer adalah sejenis label yang terdapat di setiap halaman, biasanya berisikan tanggal, atau identitas pembuat atau identitas dari dokumen, ataupun

alamat file dokumen berada. Header terdapat pada bagian atas tiap halaman, dan Footer terdapat pada bagian bawah tiap halaman. Untuk membuat header dan footer pada suatu dokumen, dapat dilakukan dengan memilih menu View > Header and Footer. Selanjutnya akan tampil suatu kotak dialog dan kursor tepat berada pada posisi header halaman. Header dapat langsung dibuat dengan mengetik teks pada posisi kursor tersebut. Kemudian untuk membuat

footer,

pilih icon Switch Between Header and Footer, maka kursor akan berpindah pada posisi footer halaman. Footer dapat langsung dibuat dengan mengetik teks pada posisi kursor tersebut.

Gambar Header and Footer Menu

Gambar Kotak Dialog Header and Footer

1. Insert Page Number : menyisipkan nomor halaman. 2. Insert Number of Pages : menyisipkan jumlah halaman. 3. Format Page Number : melakukan format nomor halaman. 4. Insert Date : menyisipkan tanggal 5. Insert Time : menyisipkan jam. 6. Page Setup : mengatur halaman seperti margin dan ukuran halaman. 7. Switch Between Header and Footer : menuju header atau footer. 8. Show Previous : menuju header sebelumnya. 9. Show Next : menuju header selanjutnya. 10. Close Header and Footer : menutup kotak dialog Header and Footer. Header dan Footer juga dapat diisi teks apa saja yang sesuai dengan keinginan pembuat dokumen.

6.3 Mengatur Margin dan Tampilan Halaman 6.3.1 Margin dan Bentuk Kertas Halaman Untuk mengatur margin dan kertas halaman, pilih menu File > Page Setup, kemudian pada kotak dialog yang tampil, tentukan margin kiri, kanan, atas dan bawah sesuai yang diinginkan. Selanjutnya, tentukan juga bentuk kertas, apakah Portrait (bentuk kertas memanjang/vertikal) atau Landscape (bentuk kertas mendatar/horizontal).

Gambar Kotak Dialog Page Setup : Margins

6.3.2 Ukuran Kertas (Paper Size) Untuk mengatur ukuran kertas yang digunakan, pilih menu Paper yang terdapat pada bagian atas kotak dialog, kemudian tentukan jenis kertas yang digunakan untuk mencetak dokumen tersebut (A4, letter, legal, dll), atau dapat langsung menentukan lebar dan panjang halaman. Setelah itu tekan tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Page Setup : Paper

6.4 Menampilkan Daftar Halaman Microsoft Word memiliki kemampuan untuk membuat daftar halaman yang memuat link-link ke halaman tertentu sesuai dengan judul bab atau sub bab yang terdapat pada daftar halaman tersebut. Untuk itu sebelum membuat daftar halaman tersebut, setiap judul-judul bab atau sub bab atau hal penting yang ingin ditampilkan pada daftar halaman, harus telah ditentukan jenis stylenya terlebih dahulu. Untuk menampilkan daftar halaman sebagai daftar isi yang biasanya ditaruh pada awal suatu dokumen, perlu diperhatikan langkah-langkah sebagai berikut : Terlebih dahulu tempatkan kursor pada halaman tempat akan dibuatnya daftar isi. •

Pilih menu Insert > References > Index and Tables, kemudian akan muncul suatu kotak dialog.

Gambar References Menu

•

Pilih menu Table of Contents yang tedapat di bagian atas kotak dialog.

•

Tandai checkbox Show Page Number, untuk menampilkan nomor halaman.

•

Tandai checkbox Right Align Page Number , untuk membuat tampilan nomor halaman rata kanan.

•

Tentukan level dari style yang akan tampil pada daftar halaman.

Gambar Kotak Dialog Index and Tables

•

Selanjutnya pilih tombol Option pada kotak dialog, maka akan tampil daftar-daftar style yang tersedia, tentukan style yang akan ditampilkan dengan memasukkan nilai level ke dalam kotak yang ada disebelah nama style tersebut. Levelnya dimulai dari angka 1 sebagai level tertinggi sampai seterusnya, lalu klik tombol OK.

Gambar Table of Contents Options

•

Klik Tombol OK untuk selesai

SOAL LATIHAN

1. Menu yang dipilih untuk membuat halaman dokumen adalah : a. Insert > Reference

c. Insert > Page Numbers

b. Format > Page Numbers

d. Format > Reference

2. Opsi yang dipilih pada kotak dialog page setup, jika ingin mengatur tampilah halaman kertas menjadi mendatar atau horizontal adalah : a. Landscape

c. Long

b. Portrait

d. Wide

3. Menu yang dipilih untuk membuat suatu daftar halaman adalah : a. Insert > Reference > Page b. Insert > Reference > Footnote c. Insert > Reference > Index and Tables d. Insert > Reference > Caption

PRAKTEK 1. Beri halaman pada suatu dokumen dengan format halaman berupa huruf (a,b,c, ....)! 2. Tentukan margin dari suatu dokumen dengan batas atas 3 cm, batas kiri 4 cm, batas kanan 3 cm, dan batas bawah 4 cm!

BAB VII Bekerja dengan Style Tujuan Instruksional Umum : 1. Siswa dapat menggunakan style dan dapat menjelaskan kegunaan style pada suatu dokumen. 2. Siswa dapat bekerja dengan style kompleks. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa mengerti mengenai style dan kegunaannya. 2. Siswa dapat menggunakan style dan membuat style baru. 3. Siswa dapat melakukan modifikasi terhadap style yang sudah ada.

Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana mengunakan style pada suatu dokumen. Hal ini meliputi pembuatan style, modifikasi style, dan lain sebagainya. Berikut digambarkan rincian topik yang akan dibahas pada bab ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab VII : Bekerja dengan Style

Bab

ini

merupakan

bahan

pembelajaran

untuk

unit

kompetensi

TIK.OP02.012.01: Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata – tingkat maju.

Style merupakan berbagai pengaturan seperti pengaturan teks, paragraph, yang tergabung menjadi satu jenis style, yang dapat diberi nama serta disimpan. Penggunaan style dalam Microsoft Word dapat mempermudah melakukan format terhadap dokumen. User dapat memilih jenis style yang telah ada apabila teks memerlukan pengaturan yang sama seperti itu, sehingga tidak perlu selalu melakukan pengaturan yang sama terhadap teks.

Pada dasarnya, Microsoft Word mempunyai dua jenis style, yaitu : •

Style Paragraf Style ini mengatur seluruh paragraph dan dapat berisi semua aspek pemformatan dalam Word seperti : jenis huruf, besar spasi, indentasi teks, tabulasi, garis, dan yang lain. Setiap paragraph pasti memiliki style dan spesifikasi awal untuk styleadalah Style Normal.

•

Style Karakter Style ini mengatur beberapa bagian teks dan berisi beberapa jenis pemformatan yang dapat digunakan untuk karakter tunggal seperti nama font dan ukurannya, efek garis bawah, tebal dan yang lain. Hal ini dapat dilakukan

melalui

menu

Format

>

Font.

Microsoft

Word

tidak

menyediakan default untuk style karakter.

Dengan menggunakan style untuk melakukan format terhadap teks dokumen, proses akan menjadi lebih cepat dibandingkan melakukan format untuk setiap bagian secara manual. Hal ini juga dapat membuat tercapainya konsistensi pemformatan dokumen. Jika nanti akan dilakukan perubahan untuk pengaturan style, semua teks yang ada pada dokumen dan tergolong jenis style tersebut akan berubah secara otomatis.

7.1 Menggunakan Style Menggunakan style pada suatu paragraph atau teks sangat mudah. Tandai terlebih dahulu teks atau paragraph yang akan ditentukan stylenya, kemudian pilih style yang diinginkan dari daftar style

yang terdapat pada Formatting

Toolbar. Cara lain adalah dengan memilih menu Format > Styles and Formatting, selanjutnya akan tampil suatu Styles and Formatting window yang

terdapat di bagian kanan layar. Pilih style yang diinginkan dari daftar styleyang ada pada kotak dialog tersebut.

Gambar Formatting Toolbar : Styles

7.2 Membuat Style Baru Disamping menggunakan style-style yang telah ada disediakan oleh Microsoft Word, user juga dapat membuat style baru dan mengatur spesifikasinya sesuai dengan keinginan. Berikut merupakan langkah-langkah pembuatan style baru : •

Pilih Format > Styles and Formatting, maka akan tampil suatu window Styles and Formatting di sebelah kanan layar.

Gambar Styles and Formatting Step

•

Pilih tombol New Style, maka akan tampil kotak dialog.

•

Tentukan nama style.

•

•

Tentukan jenis style. o

Paragraph : untuk style suatu paragraf

o

Character : untuk style suatu karakter teks

o

Table : untuk style suatu table

o

List : untuk style penulisan daftar kalimat

Pilih tombol Format untuk melakukan pengaturan, maka akan muincul daftar hal-hal yang dapat diatur, yaitu : huruf, paragraph, tabulasi border, bahasa, frame, penomoran, shortcut key.

Gambar Menu Format Style

•

Pilih pengaturan yang tersedia untuk melakukan pengaturan tiap bagian yang diinginkan.

•

Apabila style baru

ini digunakan menjadi bagian dari template yang

dipakai pada dokumen ini, tandai check box Add to template. Jika check box tidak ditandai, berarti style yang baru tersebut hanya digunakan pada dokumen tersebut saja. •

Agar Miscrosoft Word

secara otomatis melakukan perubahan terhadap

style tersebut ketika user melakukan perubahan secara manual pada karakter atau paragaf yang menggunakan style tersebut, maka tandai check box Automatically update. •

Setelah selesai, klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog New Style

7.3 Modifikasi Style User juga dapat melakukan modifikasi terhadap style yang telah ada. Caranya adalah : •

Pilih style yang ingin dimodifikasi dari daftar style yang terdapat di window Formatting of Selected Text, sebelah kanan layar.

•

Klik tanda panah yang tampil ketika memilih style tersebut.

•

Pilih Modify Style, maka akan tampil kotak dialog baru seperti kotak dialog pembuatan style baru.

•

Lakukan pengaturan seperti yang telah dijelaskan pada pembuatan style baru sebelumnya.

Gambar Modify Styles

Contoh Style pada Dokumen:

Gambar Kotak Dialog Modify Styles

SOAL LATIHAN

1. Menu yang dipilih untuk membuat suatu style baru adalah : a. Format > New Styles b. Format > Styles and Formatting c. Insert > New Styles d. Insert > Styles and Formatting 2. User dapat menentukan jenis style pada suatu teks dengan memilih dari daftar pilihan styles yang terdapat pada : a. Standard Toolbar b. Status Bar c. Formatting Toolbar d. Title Bar

TUGAS PRAKTEK : 1. Bukalah suatu dokumen, kemudian tentukan style dari setiap judul bab pada dokumen tersebut dengan style Heading1 dan setiap sub bab pada dokumen tersebut dengan style Heading2! 2. Buatlah suatu style baru dengan ketentuan sebagai berikut : Nama style : Judul

Spasi Paragraf : 1,5

Jenis Huruf : Arial

Alignment : Justify

Ukuran Huruf : 14

BAB VIII Bekerja dengan Template

Tujuan Instruksional Umum : 1. Mengenalkan siswa mengenai template dan kegunaan template pada suatu dokumen. 2. Mengenalkan siswa bagaimana bekerja dengan template. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa mengerti mengenai template dan kegunaannya. 2. Siswa dapat menggunakan template dan membuat template baru. 3. Siswa dapat melakukan modifikasi terhadap template yang sudah ada. 4. Siswa dapat membuat template dari suatu dokumen. 5. Siswa dapat memperbarui dokumen bila templatenya berubah.

Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana mengunakan template pada suatu dokumen. Hal ini meliputi pembuatan template, modifikasi template, dan lain sebagainya. Berikut digambarkan rincian topik yang akan dibahas pada bab ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab VIII : Bekerja dengan Template

Bab

ini

merupakan

bahan

pembelajaran

untuk

unit

kompetensi

TIK.OP02.012.01: Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata – tingkat maju.

8.1 Menggunakan Template Template adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai model untuk membuat dokumen lainnya. Dengan menggunakan template, user akan semakin mudah membuat dokumen, karena akan menghemat waktu untuk merancang dan melakukan format terhadap dokumen. Untuk menggunakan template yang telah disediakan oleh Microsoft Word, pilih menu File > New, selanjutnya akan tampil task pane new document pada bagian kanan layar. Pada kategori Template, pilih On my computer, kemudian akan tampil suatu kotak dialog. Pilih kategori template yang diinginkan pada bagian atas kotak dialog, setelah itu pilih template yang diinginkan, lalu klik tombol OK.

8.2 Membuat Template Baru Microsoft Word memiliki kemampuan untuk user dapat membuat template yang diinginkan. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat suatu template baru: •

Pilih menu File > New, maka akan tampil suatu task pane new document baru pada bagian kanan layar.

Gambar New Document Task Pane

•

Pada kategori Template, pilih On my computer, kemudian akan tampil suatu kotak dialog.

•

Tandai radio button Template yang terdapat di sudut kanan bawah kotak dialog.

•

Jika ingin membuat template baru berdasarkan template yang telah ada, pilih icon template tersebut pada kotak dialog, atau pilih icon Blank Document pada menu General di bagaian atas kotak dialog. Selanjutnya akan tampil, dokumen kosong, yang langsung dapat ditulis.

Gambar Kotak Dialog Membuat Template Baru

•

Setelah selesai membuat template tersebut, maka simpan template dengan memilih menu File > Save. Tulis nama template pada kotak File Name, selanjutnya pilih tombol OK.

Template telah selesai dibuat, dan dapat digunakan sewaktu-waktu untuk menjadi model acuan membuat dokumen lain.

8.3 Modifikasi Template Microsoft Word telah memiliki berbagai macam jenis template yang dapat digunakan user. User dapat menggunakan salah satunya, kemudian melakukan modifikasi terhadap template tersebut dan menyimpannya menjadi template yang sama atau sebagai template yang baru. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : •

Buka template dengan cara pilih menu File > Open, atau klik icon Open pada Standard Toolbar.

•

Masuk ke folder C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033 melalui kotak Look in, jika ingin membuka template yang telah disediakan oleh Microsoft Word. Namun jika ingin memodifikasi template yang

dibuat

sendiri,

maka

user

dapat

memasuki

folder

tempat

penyimpanan template tersebut. •

Buatlah perubahan pada dokumen template tersebut sesuai dengan yang diinginkan.

•

Klik icon Save pada Standard Toolbar atau pilih menu File > Save, jika ingin menyimpan template yang telah diperbaharui dengan nama yang sama. Namun apabila ingin menyimpan template hasil modifikasi tersebut dengan nama yang berbeda, maka pilih menu File > Save as, kemudian tentukan nama template yang baru pada kotak File name dan simpan template

tersebut

sebagai

template

dengan

memilih

Document

Template pada Save as type. •

Klik tombol Save.

8.4 Membuat Template dari Suatu Dokumen Jika ingin membuat template dari suatu dokumen yang telah ada, berikut langkah-langkah yang perlu diperhatikan :

Buka dokumen yang akan dibuat templatenya. Pilih menu File > Open atau klik icon Open

yang terdapat pada Standard Toolbar, kemudian

pilih dokumen yang diinginkan. Lakukan perubahan pada dokumen tersebut sesuai kebutuhan. •

Simpan dokumen tersebut sebagai template. Pilih menu File > Save as. Ketik nama dokumen pada kotak File name, tentukan jenis dokumen dengan memilih Document Template pada combobox Save as type.

Gambar Kotak Dialog Menyimpan Template

Pilih lokasi atau folder tempat ingin menyimpan template tersebut. •

Untuk

terakhir,

klik

tombol

Save.

Template

telah

berhasil

dibuat

berdasarkan dokumen tersebut.

8.5 Memperbarui Dokumen bila Templatenya Berubah Jika suatu template diperbarui, maka hanya dokumen-dokumen baru yang akan dibuat sesuai dengan template baru tersebut. Sementara, dokumen yang lama tidak secara otomatis berubah menurut format dari template yang baru diubah tersebut. Namun, user tetap dapat memperbarui dokumen-dokumen lama tersebut, melalui langkah-langkah sebagai berikut : Buka dokumen yang ingin diperbarui. Pilih menu File > Open atau klik icon Open

yang terdapat pada Standard Toolbar, kemudian pilih

dokumen yang diinginkan.

Pilih menu Tools > Templates and Add-ins. Selanjutnya akan muncul suatu kotak dialog, dimana terdapat nama template yang digunakan oleh dokumen tersebut. •

Pilih check box Automatically Update Document Style, kemudian klik OK. Dengan demikian dokumen akan secara otomatis diperbarui sesuai dengan template yang baru tersebut.

Gambar Kotak Dialog Template and Add-ins

Selanjutnya simpan dokumen yang telah diperbarui tersebut. Pilih menu File > Save Toolbar.

atau klik icon Save

yang terdapat pada Standard

SOAL LATIHAN 1. Jika ingin menyimpan dokumen sebagi suatu template, maka opsi yang dipilih pada combobox save as type adalah : a. Word Document b. Rich Text Format c. Plain Text d. Documen Template 2. Menu

yang

dipilih

ketika

ingin

memperbaiki

suatu

dokumen

karena

templatenya telah berubah adalah : a. Tools > Template and Add-ins b. Tools > Option c. Tools > Template d. Tools > Customize

TUGAS PRAKTEK : 1. Bukalah suatu dokumen biasa, kemudian jadikan dokumen tersebut sebagai template! 2. Bukalah template yang tadi telah dibuat tersebut, kemudian lakukan sedikit modifikasi dan selanjutnya simpan template tersebut dengan nama lain!

BAB IX Menyisipkan Gambar atau Objek Lain

Tujuan Instruksional Umum : 1. Mengenalkan siswa cara menyisipkan gambar atu objek lain pada suatu dokumen. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa menyisipkan gambar baik clip art maupun gambar dari file. 2. Siswa dapat menyisipkan grafik pada dokumen. 3. Siswa dapat menyisipkan bagan pada dokumen.

Selain membuat dokumen yang terdiri dari kalimat-kalimat, user juga dapat menyisipkan gambar-gambar atau objek lain pada dokumen yang sedang dikerjakan. Pada bab ini akan dijelaskan cara menyisipkan gambar atau clip art serta objek-objek lainnya seperti grafik, tabel, dan lain sebagainya. Berikut digambarkan rincian topik yang akan dibahas pada bab ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab IX : Menyisipkan Gambar atau Objek Lain

Bab

ini

merupakan

bahan

pembelajaran

untuk

unit

kompetensi

TIK.OP02.012.01: Mengoperasikan piranti lunak pengolah kata – tingkat maju.

9.1 Menyisipkan Gambar 9.1.1 Menyisipkan Clip Art Untuk menyisipkan gambar berupa clip art pada dokumen, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : •

Pilih menu Insert >Picture > Clip Art, maka akan tampil suatu menu pada Taskbar yang terletak di sebelah kanan layar.

•

Pada kotak yang tersedia di tampilan menu tersebut, ketik nama gambar yang dicari untuk disisipkan pada dokumen. Kemudian klik tombol Go.

•

Setelah

itu,

akan

tampil

daftar gambar-gambar yang berhubungan yang

dengan

dimasukkan

kata

tersebut.

Pilih salah satu dari gambar yang ada, dengan mengklik dua

kali,

maka

gambar

tersebut akan disisipkan pada dokumen

yang

sedang

dikerjakan.

Gambar ClipArt Menu

9.1.2 Menyisipkan Gambar dari File Gambar yang ingin disisipkan pada suatu dokumen tidak hanya berasal dari koleksi clip art, namun dapat juga berupa file gambar yang disimpan pada suatu lokasi folder. Untuk menyisipkan gambar dari file, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : •

Pilih menu Insert >Picture From file, maka akan tampil suatu kotak dialog.

Gambar Insert Picture Dialog

•

Tentukan lokasi tempat penyimpanan gambar yang akan disisipkan.

•

Klik salah satu file gambar yang ingin disisipkan tersebut.

•

Klik tombol Insert, maka file gambar tersebut telah disisipkan pada dokumen yang sedang dikerjakan.

Gambar yang telah disisipkan pada dokumen tersebut memiliki Shortcut Menus, yang dapat diakses dengan melakukan klik kanan pada gambar tersebut.

Gambar Shortcut Menus Gambar

Adapun perintah-perintah yang terdapat pada Shortcut Menus tersebut adalah: •

Cut Perintah ini dapat digunakan untuk memindahkan gambar, namun dapat juga digunakan untuk menghapus gambar.

•

Copy Perintah ini digunakan untuk menggandakan gambar

•

Paste Perintah ini digunakan untuk menyalin gambar yang telah di-copy atau dicut.

•

Show Picture Toolbar Perintah ini untuk menampilkan Picture Toolbar.

Gambar Picture Toolbar

•

Borders and Shading Perintah ini untuk mengatur border dan shading dari gambar tersebut.

•

Caption Perintah ini digunakan untuk membuat judul atau nama dari gambar tersebut.

•

Format Picture Perintah ini digunakan untuk melakukan format atau modifikasi terhadap gambar tersebut, baik dari segi warna, garis, ukuran dan sebagainya.

•

Hyperlinks Perintah ini digunakan untuk menyisipkan alamat dari suatu web site atau web page sebagai link dari gambar tersebut.

9.2 Menyisipkan Grafik Microsoft Word juga memiliki kemampuan untuk membuat suatu grafik menjadi bagian dari suatu dokumen. User dapat dengan mudah memasukkan data yang akan direpresentasikan untuk kemudian menjadi grafik pada suatu dokumen. Berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk membuat atau menyisipkan grafik pada suatu dokumen : •

Pilih menu Insert > Picture > Chart.

Gambar Chart Menu

•

Selanjutnya akan muncul tampilan grafik dengan Datasheet sebagai berikut :

Gambar Tampilan Awalo Grafik

•

Kemudian isi Datasheet dengan data yang ingin direpresentasikan oleh grafik. o

Isi baris paling atas kolom A, B, C, D dan seterusnya (tambahkan kolom yang digunakan, jika perlu atau hapus jika tidak perlu) dengan item yang ingin digambarkan pada sumbu x.

o

Isi kolom paling kiri baris 1, 2, 3 dan seterusnya (tambahkan baris yang digunakan, jika perlu atau hapus jika tidak perlu) dengan item yang ingin digambarkan pada sumbu y.

o

Selanjutnya isi data-data yang merupakan nilai dari hubungan tiap baris dan kolom tersebut.

Seperti yang terlihat pada gambar berikut :

Gambar Menyisipkan Grafik

•

Setelah selesai pengisian data, maka klik pada sembarang tempat di halaman dokumen tersebut. Grafik telah disisipkan pada dokumen tersebut.

9.3 Menyisipkan Bagan Selain grafik Microsoft Word juga dapat menyisipkan bagan(organization chart) pada suatu dokumen. Langkah-langkah dalam membuat atau menyisipkan bagan tersebut adalah sebagai berikut : •

Pilih menu Insert > Picture > Organization Chart.

Gambar Organization Chart Menu

•

Maka, akan tampil suatu bagan yang akan dimodifikasi pada halaman dokumen, seperti berikut :

•

Selain itu juga terdapat Organization Chart Toolbar, yang memuat daftar shortcut yang diperlukan untuk melakukan modifikasi terhadap bagan tersebut.

•

Untuk menambah komponen dari bagan tersebut, pilih Insert Shape yang terdapat pada Organization Chart Toolbar.

•

o

Subordinate :

o

Coworker

:

o

Assistant

:

Tentukan tampilan dari bagan dengan memilih daftar tampilan melalui Layout.

•

Untuk mengatur posisi bagan terhadap teks, piih icon Text Wrapping yang terdapat pada Organization Chart Toolbar.

SOAL LATIHAN 1. Menu yang dipilih untuk menyisipkan clip art adalah : a. Insert > Clip art

c. Insert > Picture > Clip art

b. Insert > File

d. Insert > File > Clip art

2. Judul kolom yang harus diisi pada datasheet, ketika melakukan penyisipan grafik, merupakan item yang akan terletak pada : a. Sumbu X grafik

c. Sumbu Z grafik

b. Sumbu Y grafik

d. Sumbu X dan Y

3. Untuk menambah komponen dari suatu bagan, maka menu yang dipilih pada Organizatin Chart Toolbar, adalah : a. Insert Shape

c. Insert Component

b. Insert Layout

d. Insert Chart

PRAKTEK 1. Sisipkan sebuah clip-art! 2. Sisipkan sebuah grafik, dengan data sebagai berikut : Januari

Februari

Maret

Makanan

20

35

70

Minuman

25

50

75

BAB X Pengenalan Microsoft Excel

Tujuan Instruksional Umum : 1. Siswa dapat menjelaskan dan menggunakan

aplikasi pengolah data

berupa angka dan teks (spreadsheet) yaitu Microsoft Excel 2003. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa mengetahui fungsi Microsoft Excel secara umum. 2. Siswa mengetahui fitur-fitur atau tools yang terdapat pada Microsoft Excel.

Setelah mempelajari Microsoft Word pada bab-bab sebelumnya, pada bab ini akan dijelaskan mengenai Microsoft Excel, yaitu aplikasi pengolah data berupa angka (spreadsheet). Aplikasi Microsoft Excel digunakan untuk membuat dan mengatur data-data yang melibatkan angka-angka. Aplikasi ini memiliki banyak fitur untuk mempermudah user bekerja dengan data-data tersebut. Rincian pembahasan pada bab ini seperti digambarkan berikut :

Gambar Rincian Pembahasan Bab X : Pengenalan Microsoft Excel

Bab

ini

merupakan

TIK.OP02.005.01

:

bahan

pembelajaran

Mengoperasikan

(SpreadSheet) – tingkat dasar.

piranti

untuk lunak

unit

kompetensi

lembar

sebar

Untuk menggunakan aplikasi Microsoft Excel, terdapat beberapa cara untuk dapat membuka aplikasi tersebut, yaitu : •

Pada menu Taskbar yang terdapat di desktop, klik Start > All Programs > Microsoft Excel, atau Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Excel

Gambar Membuka Aplikasi Microsoft Excel dari Start Menu

•

Klik shortcut My Computer, kemudian buka drive C:\Local Disk dengan mengklik folder tersebut. Setelah itu klik folder Program Files > Microsoft Office > Office11, lalu akan terlihat banyak file pada folder tersebut. Cari file aplikasi Microsoft Excel, klik file tersebut.

Gambar Membuka Microsoft Excel Melalui Local Disk

•

Selain dua cara di atas, user dapat langsung membuat lembar kerja baru untuk digunakan pada aplikasi Microsoft Excel, yang nantinya secara otomatis akan membuka aplikasi Microsoft Excel tersebut. Caranya adalah, klik kanan mouse pada sembarang tempat di desktop, selanjutnya pilih New > Microsoft Excel Worksheet, maka akan dihasilkan suatu lembar kerja excel yang iconnya diletakkan pada desktop. Beri nama file tersebut, selanjutnya tekan Enter. Untuk membuka lembar kerja yang masih kosong tersebut, klik dua kali pada icon file excel tersebut.

Gambar Membuka Microsoft Excel Melalui Lembar Kerja Baru

Gambar Tampilan Awal Microsoft Excel

Seperti yang terlihat pada gambar, interface Microsoft Excel terdiri dari : •

Title Bar : Menunjukkan nama aplikasi yaitu Microsoft Excel, beserta nama file yang sedang dibuka.

•

Maximize : Membuat tampilan aplikasi memenuhi layar.

•

Minimize : Mengecilkan tampilan aplikasi pada layar .

•

Menu Bar : Terdiri dari daftar menu-menu yang memuat perintahperintah yang dapat djalankan pada aplikasi MsExcel, dan setiap menu memiliki sub-sub menu dengan perintah yang berbeda-beda.

•

Standard Toolbar : Terdiri dari daftar shortcut yang juga terdapat pada menu.

•

Formatting Toolbar : Terdiri dari daftar shortcut yang merupakan perintah untuk melakukan format terhadap lembar kerja, baik data maupun tampilan.

•

Baris dan Kolom : Excel pada umumnya terdiri dari 65536 baris yang dinyatakan dengan bilangan 1 – 65536, dan kolom yang dinyatakan dengan alfabet

A-IV. Pertemuan antara basi dan kolom tersebut

dinamakan dengan sel. •

Sel Aktif : Sel terpilih, dimanan data yang ada pada sel bersangkutan dapat diedit.

•

Rumus / Isi Sel : Berisi informasi aktivitas yang sedang dilakukan atau isel sel yang sedang dipilih.

•

Tab Lembar Kerja : Terdiri dari nama-nama lembar kerja yang dapat digunakan dengan mengklik untuk memilih lembar kerja tersebut. Standarnya berisikan sheet1, sheet2, dan sheet3.

•

Drawing Toolbar : Terdiri dari daftar shortcut yang merupakan perintah untuk melakukan penggambaran pada lembar kerja.

Microsoft Excel dilengkapi menu Help, yang akan dapat membantu user jika mengalami

kesulitan

dalam

menggunakan

aplikasi

Microsoft

Excel.

Cara

membuka menu Help adalah dengan mengklik menu Help, kemudian memilih salah satu submenu dengan mengklik submenu tersebut.

10.1 Menu Bar Menu-menu yang terdapat pada menu bar dapat dijalankan dengan mengklik pada nama menu tersebut. Ketika di klik maka akan tampil daftar sub menu dari menu-menu tersebut. Sub-sub menu tersebutpun dapat dijalankan dengan mengklik nama sub menunya. Apabila tidak semua sub menu ditampilkan, maka klik tanda panah yang ada di posisi bawah dari tampilan daftar submenu, untuk menampilkan keseluruhan sub menu tersebut.

Gambar Perpanjangan Menu / Extension Menu

10.2 Toolbars Toolbar adalah daftar shortcut yang berguna untuk mempermudah user dalam melakukan

pekerjaannya

sehubungan

dengan

lembar

kerja

yang

sedang

dikerjakan. Cara menggunakan salah satu dari shortcut yang ada pada toolbar adalah dengan mengklik pada gambar iconnya.

10.2.1 Standard Toolbar Berikut beberapa shortcut yang terdapat pada suatu Standard Toolbar :

Gambar Standard Toolbar

1. New Blank Document : memulai lembar kerja baru. 2. Open : membuka suatu lembar kerja. 3. Save : menyimpan lembar kerja. 4. E-mail : mengirim lembar kerja melalui e-mail. 5. Print : mencetak dokumen. 6. Print Preview : melihat tampilan dokumen pada kertas sebelum dicetak. 7. Spelling and Grammar : memeriksa ejaan dan tata bahasa teks pada suatu dokumen. 8. Research : melakukan pencarian kata pada dokumen. 9. Cut : memindahkan teks (copy teks dan sekaligus menghapus). 10. Copy : menggandakan teks. 11. Paste : menyalin teks yang telah di-copy atau di-cut. 12. Undo : membatalkan suatu efek yang dibuat terhadap teks. 13. Redo : mengulang kembali

suatu efek pada teks, yang tadi telah

dibatalkan. 14. Insert Hyperlink : menyisipkan alamat suatu web site atau

web page

untuk link dari dokumen tersebut. 15. Sum : melakukan perhitungan dengan menggunakan rumus, baik penjumlahan (sum), mencari rata-rata (average), nilai maksimum (max) dan lain sebagainya.

16. Sort Ascending : mengurutkan kata-kata pada suatu kolom berdasarkan alfabet dari A-Z. 17. Sort-Descending

:

mengurutkan

kata-kata

pada

suatu

kolom

berdasarkan alfabet dari Z-A. 18. Chart Wizard : menyisipkan grafik. 19. Drawing : menggambar pada lembar kerja. 20. Zoom : memperbesar tampilan lembar kerja Microsoft Excel sesuai dengan pilihan persentase yang tersedia. 21. Microsoft Excel Help : memberikan dokumentasi bantuan bagi user yang mengalami kesulitan dalam menggunakan Microsoft Excel.

10.2.2 Formatting Toolbar Berikut beberapa shortcut yang terdapat pada suatu Formatting Toolbar :

1. Font : menentukan jenis huruf. 2. Font Size : menentukan ukuran huruf. 3. Bold : memberikan efek tebal pada huruf. 4. Italic : memberikan efek miring pada huruf. 5. Underline : memberikan efek garis bawah pada huruf. 6. Align left : format teks rata kiri pada halaman. 7. Center : format teks rata tengah pada halaman. 8. Align Right : format teks rata kanan pada halaman. 9. Merge and Center : menggabungkan beberapa sel menjadi satu dan meletakkan posisi teks pada sel tersebut pada posisi tengah. 10. Currency Style : memberikan format currency pada angka beserta satuannya. Contoh : $65,50.00 11. Percent Style : memberikan lambang persen % tepat dibelakang teks pada suatu sel. 12. Comma Style :memberikan format bilangan berkoma dengan dua buah nol dibelakang koma. Cth : 54,00

13. Increase Decimal : menambahkan nilai desimal. Contoh : 65 menjadi 65,0 14. Decrease Decimal : mengurangi nilai desimal. Contoh : 65,0 menjadi 65. 15. Decrease Indent : mengurangi kedalaman posisi teks (ke kiri). 16. Increase Indent : menambah kedalaman posisi teks (ke kanan). 17. Border : memberikan garis pada suatu sel sesuai dengan posisi garis yang diinginkan (bawah, atas, kiri, kanan, atau pinggiran luar saja / outside) 18. Fill Color : memberikan warna sel. 19. Font Color : memberikan warna teks.

10.3 Shortcut Menus Microsoft Excel juga dilengkapi dengan Shortcut Menus yang mempermudah user untuk memilih perintah yang ingin dilakukan tanpa harus mencari dimana lokasi menu perintah yang diinginkan tersebut berada. Untuk menampilkan Shortcut Menus ini adalah dengan mengklik kanan pada sembarang sel yang terdapat di lembar kerja yang sedang dikerjakan.

Gambar Shortcut Menus

SOAL LATIHAN 1. Cara membuka aplikasi Microsoft Excel yang benar adalah : a. Start > All Programs > MyComputer > Microsoft Excel b. MyComputer > Microsoft Office > Microsoft Excel c. Start > MyComputer > Microsoft Excel d. Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Excel

2. Tempat nama aplikasi dan nama dokumen(file) yang terdapat di bagian atas aplikasi disebut : a. Taskbar

c. Title Bar

b. Toolbar

d. Menu Bar

3. Untuk menampilkan shortcut menus pada suatu sel adalah : a. Klik kiri pada sel

c. Klik dua kali pada sel

b. Klik kanan pada sel

d. Tekan enter pada sel

TUGAS PRAKTEK: 1. Buatlah sebuah dokumen dan format teks yang anda ketik menggunakan tollbar. 2. Gunakan short cut menu untuk memformat cell.

BAB XI Bekerja dengan Lembar Kerja

Tujuan Instruksional Umum : 1. Siswa dapat bekerja dengan lembar kerja pada Microsoft Excel. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa dapat membuat dokumen lembar kerja baru. 2. Siswa dapat membuka dokumen lembar kerja yang telah disimpan. 3. Siswa dapat menuju atau berpindah ke suatu lembar kerja. 4. Siswa dapat menambah lembar kerja. 5. Siswa dapat menyimpan lembar kerja baik sebagai lembar kerja biasa atau sebagai web page. 6. Siswa dapat menggandakan dan memindahkan lembar kerja. 7. Siswa dapat memberi nama pada suatu lembar kerja. 8. Siswa dapat menghapus lembar kerja. 9. Siswa dapat mencetak lembar kerja. 10. Siswa dapat membagi area lembar kerja. 11. Siswa dapat mebuat area bebas scroll pada lembar kerja. 12. Siswa dapat membuat properti dokumen lembar kerja. 13. Siswa dapat menutup atau keluar dari lembar kerja.

11.1 Membuat Dokumen Lembar Kerja Baru Untuk membuat dokumen lembar kerja (worksheet) baru, pilih menu File > New, maka akan tampil suatu menu baru di layar sebelah kanan. Kemudian pilih Blank Workbook. Selain itu dapat juga dengan mengklik icon New

, yang

terdapat pada Standard Toolbar. Cara lain dapat juga menggunakan shortcut yaitu dengan menekan Ctrl+n pada keyboard. Lembar kerja baru akan tampil, dan user telah dapat menggunakan lembar kerja tersebut.

Gambar Membuat Dokumen Lembar Kerja Baru

Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana user akan bekerja dengan lembar kerja, mulai dari membuat suatu lembar kerja baru, membuka lembar kerja yang telah tersimpan, menyimpan lembar kerja, sampai dengan menutup lembar kerja. Berikut digambarkan rincian topik yang akan dibahas pada bab ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab XI : Bekerja dengan Lembar Kerja

Bab

ini

merupakan

TIK.OP02.005.01

:

bahan

pembelajaran

Mengoperasikan

untuk

piranti

lunak

unit

kompetensi

lembar

sebar

(SpreadSheet) – tingkat dasar.

11.2 Membuka Dokumen Lembar Kerja Selain membuat lembar kerja baru, user juga dapat memperbarui lembar kerja yang telah ada. Buka terlebih dahulu lembar kerja yang akan diperbarui dengan memilih menu File > Open, atau dengan mengklik icon Open

yang terdapat

pada Standard Toolbar. Shortcut untuk perintah ini adalah Ctrl+O. Kemudian pada kotak dialog yang tampil, pilih lokasi dimana dokumen lembar kerja tersebut disimpan, caranya adalah klik tanda panah pada combobox Look in, selanjutnya pilih lokasi tempat dokumen lembar kerja tersebut berada. Setelah itu klik nama file dari dokumen tersebut dan diikuti dengan tombol open. MsExcel akan menampilkan dokumen yang telah dibuka, dan user

langsung

dapat melakukan perubahan pada lembar kerja tersebut.

Gambar Kotak Dialog Membuka Dokumen

11.3 Menuju Suatu Lembar Kerja Pada Microsoft Excel, user dapat bekerja dengan beberapa lembar kerja pada suatu dokumen. Apabila user ingin berpindah dari suatu lembar kerja menuju ke suatu lembar kerja lain, user cukup mengklik nama salah satu lembar kerja yang diinginkan yang terdapat pada Tab Lembar Kerja yang berada di bagian bawah lembar kerja atau di atas Drawing Toolbar.

Gambar Tab Lembar Kerja

Selain cara tersebut, pengguna juga dapat menggunakan shortcut Ctrl+PageUp untuk berpindah ke lembar kerja yang berada di sebelah kiri dari lembar kerja yang sedang aktif terbuka, dan sebaliknya tekan tombol Ctrl+PageDown, untuk berpindah ke lembar kerja yang berada di sebelah kanan dari lembar kerja yang sedang aktif terbuka.

11.4 Menambah Lembar Kerja Apabila lembar kerja yang tersedia pada suatu dokumen telah dipergunakan semuanya, user dapat menambah lembar kerja baru dengan cara memilih menu

Insert > Worksheet. Cara lain adalah dengan mengklik kanan pada Tab Lembar Kerja (sheet1 atau sheet2 dan seterusnya), maka akan tampil shortcut menus.Pada shortcut menus tersebut pilih Insert, selanjutnya akan tampil suatu kotak dialog. Pilih Worksheet kemudian klik tombol OK.

Gambar Menambah Lembar Kerja

11.5 Menggandakan dan Memindahkan Lembar Kerja 11.5.1 Menggandakan Lembar Kerja User dapat menggandakan suatu lembar kerja yang berada pada suatu dokumen. Caranya adalah klik kanan pada Tab Lembar Kerja dari lembar kerja yang ingin digandakan. Contoh : Jika lembar kerja yang ingin digandakan adalah sheet2, maka klik kanan pada Tab Lembar Kerja sheet2. Selanjutnya pada shortcut menus yang tampil, piih Move or Copy.

Gambar Shortcut Menus untuk Menggandakan Lembar Kerja

Setelah menu Move or Copy dipilih, maka akan tampil suatu kotak dialog. Tentukan nama file atau dokumen tempat lembar kerja yang digandakan tersebut akan ditempatkan atau berada. Kemudian tentukan posisi lembar kerja hasil

penggandaan dengan menentukan nama lembar kerja yang nanti akan terletak tepat setelah lembar kerja hasil penggandaan tersebut. Setelah itu, tandai checklist Create a copy dan klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Penggandaan Lembar Kerja

11.5.2. Memindahkan Lembar Kerja Susunan lembar kerja yang telah ada pada suatu dokumen dapat diperbarui oleh user. Selain itu, user juga dapat memindahkan suatu lembar kerja dari suatu dokumen ke dokumen lain. Jika user ingin memindahkan suatu lembar kerja, klik kanan pada Tab Lembar Kerja dari lembar kerja yang ingin dipindahkan.

Gambar Shortcut Menus untuk Memindahkan Lembar Kerja

Setelah itu, pilih menu Move or Copy. Tentukan nama file tempat lembar kerja tersebut akan dipindahkan, selanjutnya tentukan posisi lembar kerja tersebut dengan memilih lembar kerja mana yang nantinya akan berada setelah lembar

kerja yang akan dipindahkan tersebut. Pastikan checklist Create a copy tidak ditandai. Kemudian klik tombol OK. Lembar kerjapun telah berhasil dipindahkan.

Gambar Kotak Dialog Pemindahan Lembar Kerja

11.6 Menyimpan Dokumen Lembar Kerja 11.6.1 Menyimpan Lembar Kerja Biasa Untuk menyimpan lembar kerja pada suatu dokumen, pilih menu File > Save atau dengan mengklik icon Save

yang terdapat pada Standard Toolbar.

Selanjutnya akan tampil suatu kotak dialog. Tentukan dimana dokumen akan disimpan, setelah itu tentukan nama dokumen dengan mengetik nama dokumen pada kotak File name, kemudian klik tombol Save. Perintah ini juga dapat dilakukan dengan shortcut Ctrl+S yang ditekan bersamaan pada keyboard.

Gambar Kotak Dialog Penyimpanan Dokumen

Apabila user ingin menyimpan dokumen lembar kerja dengan nama lain, pilih menu File > Save as. Kemudian akan tampil kotak dialog yang sama seperti kotak dialog penyimpanan suatu dokumen baru pada kotak dialog yang tampil, tentukan lokasi tempat dokumen akan disimpan, isi nama baru dokumen pada kotak yang disediakan, dan klik tombol OK.

Gambar Save As Menu

11.6.2 Menyimpan Lembar Kerja Sebagai Web Page User

juga dapat menyimpan

dokumen lembar kerja sebagai halaman Web,

caranya hampir sama seperti proses penyimpanan biasa. Pilih menu File > Save atau dengan mengklik icon Save

(Ctrl+S) yang terdapat pada Standard

Toolbar, kemudian pada kotak dialog yang tampil, tentukan lokasi penyimpanan dan nama dokumen pada kotak File name. Setelah itu pilih Web Page pada kotak Save as type. Tandai radio button Entire Workbook, jika ingin menyimpan seluruh lembar kerja yang ada pada dokumen tersebut sebagai halaman Web, atau tandai radio button Selection : Sheet, jika hanya ingin menyimpan lembar kerja tertentu saja, yaitu yang aktif terbuka saat itu saja,

yang ingin disimpan sebagai halaman Web. Selanjutnya klik tombol OK, maka dokumen lembar kerja tersebut telah tersimpan sebagai halaman Web.

Gambar Kotak Dialog Untuk Menyimpan Web Page

11.7 Memberi Nama pada Lembar Kerja Lembar kerja yang ada pada suatu dokumen pada awalnya diberi nama Sheet1, sheet2, begitu seterusnya. Namun nama lembar kerja tersebut dapat ditukar, sehingga lebih mencerminkan isi dari masing-masing lembar kerja. Caranya adalah klik kanan pada Tab Lembar Kerja dari lembar kerja yang akan diberi nama, kemudian piilh Rename. Selanjutnya, nama lembar kerja yang telah ada akan ditandai dengan warna hitam (highlit), tentukan nama baru lembar kerja dengan

langsung

mengetik

nama

baru

lembar

kerja

tersebut

dengan

menggunakan keyboard. Setelah selesai mengetik nama baru lembar kerja, tekan Enter, nama lembar kerjapun telah berubah sesuai pemberian user.

Gambar Memberi Nama pada Lembar Kerja

11.8 Menghapus Lembar Kerja Apabila tidak semua lembar kerja yang ada pada suatu dokumen digunakan, dan user ingin menghapusnya, user dapat melakukannya dengan mengklik kanan

pada Tab Lembar Kerja dari lembar kerja yang mau dihapus, selanjutnya pilih Delete, maka lembar kerja akan dihapus.

Gambar Menghapus Lembar Kerja

11.9 Mengatur Area Lembar Kerja 11.9.1 Membagi Area Lembar Kerja Tampilan lembar kerja pada Microsoft Excel dapat dibagi menjadi emapat bagian. Untuk melakukan hal ini pilih menu Window > Split pada daftar menu yang ada di Menu Bar, dan untuk mengaembalikan lembar kerja ke tampilan semula pilih menu Window > Remove Split.

Gambar Lembar Kerja yang Telah di-Split

11.9.2 Membuat Area Bebas Scroll Sementara itu, jika pengguna ingin membuat area dari lembar kerja bebas dari scroll, caranya adalah pindahkan kursor pada sel yang letaknya tepat di bawah area yang ingin dibuat bebas dari scroll tersebut, selanjutnya pilih menu Window > Freeze Panes dan untuk mengembalikan ke keadaan semula, atau untuk menghilangkan efek freeze, piih menu Window > Unfreeze Panes.

Gambar Lembar Kerja dengan Area Bebas Scroll

11.10 Mencetak Dokumen Lembar Kerja Setelah membuat atau mengubah suatu dokumen lembar kerja dan ingin mencetaknya, terlebih dahulu lihat tampilan dokumen melalui File > Print Preview

atau klik icon

pada Standard Toolbar. Apabila tampilan telah

sesuai dengan yang diinginkan, pilih menu File > Print (Ctrl+P), atau klik icon pada Standard Toolbar, maka akan tampil menu print seperti berikut :

Gambar Print Menu

Selanjutnya : 1. Tentukan nama printer 2. Pada kategori Print Ranges,

tentukan halaman yang akan dicetak

dengan menandai radio button Pages dan mengisi nomor halaman awal dan akhir dari dokumen yang akan dicetak pada tempat yang ada disebelahnya. Apabila semua halaman akan dicetak pilih radio button All. 3. Pada kategori Print What,

user dapat memilih radiobutton Active

Sheets jika ingin mencetak lembar kerja yang sedang aktif, semua lembar kerja pada dokumen tersebut (Entire Workbook) atau hanya lembar kerja pilihan saja (Selection). 4. Tentukan banyaknya jumlah

cetakan untuk

tiap halamannya pada

combobox Number of copies. 5. Lalu tekan tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Printer

11.11 Membuat Properti Dokumen Setiap dokumen memiliki beberapa karakteristik, atribut,

dan fitur-fitur yang

membuat dokumen tersebut menjadi unik, hal ini dinamakan properti. Properti dari suatu dokumen memberikan berbagai macam kegunaan, diantaranya melalui properti suatu dokumen user

dapat mengetahui ukuran dari suatu dokumen,

dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut, siapa yang membuat dokumen tersebut dan lain sebagainya. Untuk mengatur properti dari suatu dokumen, pilih menu File > Properties pada saat sedang mengerjakan suatu dokumen. Kemudian akan tampil suatu kotak dialog tersebut, selanjutnya pilih kategori Summary yang terdapat di bagaian

atas kotak dialog. Pada kotak yang tersedia tentukan hal-hal berikut : Judul, Subject, author, manager, perusahaan, kategori dan lain sebagainya. Setelah selesai mengisi informasi untuk properti suatu dokumen klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Properties

11.12 Menutup Dokumen Lembar Kerja Setelah selesai bekerja dengan dokumen dan dokumen telah disimpan, tutup dokumen dengan memilih menu File > Close atau klik tanda silang yang berada pada baris paling kanan Menu Bar. Untuk keluar dari aplikasi MsWord, pilih menu File > Exit atau dapat juga dengan klik tanda silang yang berada di posisi paling kanan pada Title Bar.

Atau

Gambar Menutup Dokumen Lembar Kerja

SOAL LATIHAN 1. Shortcut untuk membuka dokumen lembar kerja (spreadsheet) yang telah pernah disimpan adalah : a. Ctrl+N

c. Ctrl+O

b. Ctrl+C

d. Ctrl+S

2. Menu yang dipilih untuk menyimpan dokumen lembar kerja (spreadsheet) dengan nama lain adalah : a. File > Save b. Klik icon

c. File > Save As d. Klik kanan pada sel > Save

3. Cara untuk memberi nama pada salah satu lembar kerja adalah: a. Klik kanan pada tab nama lembar kerja > Rename b. Klik kiri pada tab nama lembar kerja > Insert c. Klik kanan pada tab nama lembar kerja > Insert d. Klik kiri pada tab nama lembar kerja > Rename

TUGAS PRAKTEK : 1. Buatlah suatu dokumen lembar kerja baru, kemudian tambahkan satu lembar kerja pada dokumen tersebut yang letaknya tepat setelah lembar kerja sheet3 dan diberi nama new sheet! 2. Buatlah properti dari dokumen tersebut dengan ketentuan data properti diantaranya : Judul : Laporan Keuangan Subject : Keuangan Author : PenulisLaporan

BAB XII Pengaturan Teks pada Excel Tujuan Instruksional Umum : 1. Mengenalkan siswa cara melakukan format terhadap teks dan bekerja dengan teks pada Microsoft Excel. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa dapat menyisipkan, mengubah dan menghapus teks pada dokumen. 2. Siswa dapat mengatur tampilan teks. 3. Siswa dapat mengatur posisi teks pada sel tabel. 4. Siswa dapat menggandakan teks. 5. Siswa dapat memindahkan teks. 6. Siswa dapat membatalkan atau melakukan ulang perintah terhadap teks. 7. Siswa dapat mencari dan mengganti kata tertentu pada dokumen.

Pada bab berikut ini akan dijelaskan cara bekerja dengan teks dalam sebuah presentasi, Hal ini meliputi penyisipan teks, pengaturan tampilan teks dan lain sebagainya seperti dijabarkan pada gambar di bawah ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab XII : Pengaturan Teks pada Excel

Bab

ini

merupakan

TIK.OP02.005.01

:

bahan

pembelajaran

Mengoperasikan

(SpreadSheet) – tingkat dasar.

piranti

untuk lunak

unit

kompetensi

lembar

sebar

Microsoft Excel terdiri dari tabel-tabel yang berupa baris dan kolom. Pertemuan baris dan kolom yang dinamakan sel tersebut dapat diisi dengan teks baik berupa alphabet maupu angka.

12.1 Menyisipkan, Mengubah dan Menghapus Teks Sebelum mengatahui cara menyisipkan, mengedit teks pada suatu sel, perlu diketahui terlebih dahulu cara penggunaan kursor, sebagai berikut : •

Untuk memindahkan kursor pemilih sel dari satu sel ke sel lain dapat menggunakan tombol tanda panah (←↑→↓) yang terdapat pada keyboard.

•

Untuk memindahkan kursor ke pemilih sel ke bagian awal dari suatu lembar kerja dapat menggunakan shortcut Ctrl+Home, sebaliknya untuk memindahkan kursor ke bagian akhir dari suatu lembar kerja, dapat menggunakan shortcut Ctrl+End.

•

Untuk berpindah satu layar ke bawah, tekan tombol Page Down pada keyboard, sebaliknya jika ingin berpindah satu layar ke atas, tekan tombol Page Up.

Untuk melakukan pengetikan teks, letakkan kursor pemilih sel yang berbentuk kotak pinggiran tebal pada sel tempat teks akan diketikkan. Kemudian user langsung dapat menggunakan keyboard untuk mengetik teks pada sel aktif yang telah dipilih tersebut. Sementara itu, untuk melakukan edit atau perubahan terhadap teks yang terdapat pada suatu sel, klik dua kali pada sel tempat teks yang akan diedit, kemudian dapat dilakukan perubahan terhadap teks tersebut. Cara lain adalah dengan menempatkan kursor pemilih sel pada sel tempat teks yang akan diubah atau diedit berada, kemudian tekan F2 pada keyboard, maka edit dapat dilakukan. Untuk melakukan penghapusan terhadap isi sel, cukup dengan menempatkan kursor pemilih teks pada sel tempat teks yang ingin dihapus, kemudian tekan Delete pada keyboard. Microsoft Excel juga memiliki kemampuan untuk user melakukan format terhadap teks yang ada pada suatu lembar kerja.

Gambar Sel Aktif

Untuk dapat melakukan format terhadap teks yang ada pada suatu lembar kerja, user harus memilih atau menandai terlebih dahulu sel-sel tempat teks yang akan diformat tersebut berada. Selain itu format terhadap teks juga dapat dilakukan

untuk sebagian teks yang terdapat pada suatu sel, dimana sebagian teks yang akan diformat tersebut harus dipilih atau ditandai terlebih dahulu. Adapun cara untuk memilih teks pada suatu sel adalah sebagai berikut : Klik dua kali pada sel yang beberapa hurufnya akan diformat. Selanjutnya klik pada awal huruf yang ingin diformat, sambil terus ditahan dan digeser ke arah huruf-huruf lain yang juga akan dipilih. Maka huruf-huruf yang telah dipilih pada sel tersebut akan ditandai dengan warna hitam.

Gambar Memilih Teks

Selain itu, jika pengguna ingin memilih seluruh teks yang ada pada lembar kerja, maka dapat menggunakan shortcut Ctrl+A.

12.2 Mengatur Tampilan Teks Untuk melakukan pengaturan terhadap huruf, pilih menu Format > Cells, selanjutnya akan tampil kotak dialog. Pilih kategori Font, pada menu yang terdapat di bagian atas kotak dialog.

Gambar Kotak Dialog Font

Pengaturan huruf atau teks yang dapat diatur pada kotak dialog ini adalah tepat sama dengan pengaturan huruf yang terdapat di Microsoft Word, yaitu sebagai berikut : 4. Font : Daftar jenis-jenis huruf dengan berbagai macam bentuk yang dapat dipilih. Pilih salah satu jenis huruf yang diinginkan pada combobox Font. 5. Font Style : Bentuk penyajian huruf. Tandai salah satu checkbox untuk memilih bentuk penyajian huruf yang diinginkan. •

Reguler : Huruf tampilan biasa

•

Italic : Huruf miring. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+I atau klik icon Italic

yang terdapat pada

Formatting Toolbar. •

Bold : Huruf tebal. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+B atau klik icon Bold

yang terdapat pada Formatting

Toolbar. •

Underline : Huruf digarisbawahi. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+U atau klik icon Underline

yang terdapat

pada Formatting Toolbar. 6. Size : Ukuran huruf. Pilih ukuran huruf yang diinginkan sesuai angka-angka yang terdapat

pada

combobox Size. 7. Font Color : Warna Huruf Pilih warna huruf yang diinginkan pada combobox Font Color. Untuk awal, warna telah ditentukan automatic yaitu hitam. Hal ini dapat juga dilakukan dengan mengklik icon Font Color

yang terdapat pada Formatting

Toolbar. 8. Underline Style : Jenis garis bawah Pilih jenis garis bawah yang diinginkan pada combobox Underline Style. 9. Underline Color : Warna garis bawah Pilih warna garis bawah yang diinginkan pada combobox Underline Color. 10. Effect : Efek pada suatu teks.

•

Strikethrough : Efek garis pada

tulisan.

Contoh

:

Strikethrough

:

strikethrough. •

Double

Efek garis dua pada tulisan.

Outline. Contoh : •••

o b m E ossssss bo mb Emboss. Contoh : E Em

•••

Engrave. Contoh : E g n E grrraaavvveee ng En

•

Small caps : Huruf kapital dengan

Contoh : strikethrough •

Superscript

:

Huruf

lebih pada

posisi atas. Contoh : 25 •

Subscript : Huruf pada posisi

Shadow

:

Huruf

besar.

awal

Contoh

:

•

All

caps

:

Huruf

kapital

dengan ukuran sama besar. Contoh: ALLCAPS

memiliki

bayangan. Contoh : shadow Beberapa jenis pengaturan

huruf

SMALLCAPS

bawah. Contoh : O2 •

ukuran

•

Hidden

:

Huruf

tidak

kelihatan atau disembunyikan

teks ini dapat juga dilakukan melalui shortcut icon

yang terdapat pada Formatting Toolbar atau melalui Shortcut Menus dengan mengklik kanan pada sel tempat teks yang akan diformat tersebut berada kemudian pilih menu Format > Cells.

12.3 Mengatur Posisi Teks Untuk mengatur posisi teks pada suatu sel, apakah rata kiri, tengah atau kanan, user dapat melakukannya dengan memilih menu Format > Cells. Selanjutnya pada kotak dialog yang tampil, pilih kategori Alignment. Kemudian tentukan posisi teks yang diinginkan pada suatu sel, baik secara horizontal maupun vertikal.

Gambar Kotak Dialog Alignment

•

Right Aligning : Posisi rata kanan pada sel

•

Left Aligning : Posisi rata kiri pada sel

•

Center Aligning : Posisi rata tengah pada sel

Pengaturan posisi teks ini juga dapat dilakukan dengan mengklik kanan pada sel tempat teks yang akan diformat tersebut berada kemudian pilih menu Format > Cells.

12.4 Memindahkan Teks (Move / Cut) Untuk melakukan pemindahan teks dari satu sel ke sel yang lain, tandai atau pilih sel tempat teks yang akan dipindahkan. Kemudian pilih menu Edit > Cut, atau klik icon Cut

pada Standard Toolbar. Cara lain adalah dengan

menggunakan shortcut Ctrl+X. Selanjutnya geser kursor pemilihan sel ke sel tempat teks tersebut ingin dipindahkan, atau klik pada sel tempat teks ingin dipindahan. Lalu, pada sel tempat teks akan dipindahkan tersebut pilih menu Edit > Paste, atau klik icon Paste

pada Standard Toolbar. Perintah paste juga

dapat dilakukan dengan shortcut Ctrl+V.

Gambar Menu Memindahkan Teks

Proses pemindahan teks ini juga dapat dilakukan dengan memilih menu Cut yang terdapat pada Shortcut Menus. Setelah memilih atau menandai sel tempat teks

yang akan dipindahkan, klik kanan pada sel yang telah dipilih tersebut, maka akan tampil suatu Shortcut Menus, kemudian pilih menu Cut, selanjutnya klik kanan lagi pada sel tempat teks tersebut akan dipindahkan, lalu piih menu Paste.

Gambar Shortcut Menu untuk Memindahkan Teks

12.5 Menggandakan Teks (Copy) Untuk menggandakan teks atau kalimat tanpa harus melakukan pengetikan ulang, user dapat dengan mudah menggunakan fitur yang tersedia untuk melakukan penggandaa tersebut. Pilih sel tempat teks yang akan digandakan berada, kemudian piih menu Edit > Copy atau pilih icon Copy

yang terdapat

pada Standard Toolbar. Cara lain adalah dengan menekan Ctrl+C pada keyboard, dimana hal ini dikenal dengan shortcut. Selanjutnya, pindahkan kursor pemilih sel pada sel tempat hasil penggandaan teks tersebut akan ditempatkan, atau klik pada sel tempat teks hasil penggadaan itu akan ditempatkan, lalu pilih menu Edit > Paste atau klik icon Paste (Ctrl+V) yang terdapat pada Standard Toolbar

.

Gambar Menu Menggandakan Teks

Selain cara di atas, menu Copy, dan Paste juga dapat dipilih melalui Shortcut Menus yang tampil dengan mengklik kanan pada sel tempat akan dilakukannya perintah.

Gambar Shortcut Menu untuk Menggandakan Teks

12.6 Membatalkan (Undo / Redo)

atau

Melakukan

Ulang

Perintah

Jika user ingin membatalkan suatu efek pada teks dokumen, atau membatalkan perintah yang baru saja dilakukan, pilih Edit > Undo, atau klik icon Undo pada Standard Toolbar. Shortcut untuk perintah undo ini adalah Ctrl+Z. User juga dapat mengulang kembali

perintah yang tadi telah dibatalkan dengan

memilih menu Edit > Redo, atau klik icon Redo

pada Standard Toolbar.

Perintah redo juga dapat dilakukan dengan shortcut, yaitu Ctrl+Y.

Gambar Undo/Redo Menu

12.7 Mencari Teks (Text Finding) Apabila ingin mencari kata tertentu pada suatu lembar kerja, pilih menu Edit > Find, maka akan muncul suatu kotak dialog. Pada kotak dialog tersebut, ketik nama kata yang dingin dicari, lalu tekan tombol Find Next atau Find All, Microsoft Excel akan mencari kata demi kata pada dokumen tersebut. Perintah pencarian ini juga dapat dilakukan dengan shortcut Ctrl+F.

Gambar Kotak Dialog Mencari Teks

Kotak Dialog di atas merupakan tampilan default dari kotak dialog Find, untuk tampilan lebih rinci, klik tombol Options, maka tampilan kotak dialog akan menjadi sebagai berikut :

Gambar Kotak Dialog Mencari Teks Lebih Rinci

Untuk penggunaanya, ketik teks yang dicari pada kotak teks yang tersedia, kemudian pada combo box Within, tentukan tempat pencarian kata, apakah pada lembar kerja yang aktif terbuka saja (Sheet) atau pada semua lembar kerja yang ada pada dokumen (Workbook). Lalu tentukan metode pencarian, apakah pencarian dilakukan per baris (By Rows) atau per kolom (By Columns). Apabila pencarian memperhatikan huruf besar dan kecil (case sensitive), maka tandai check box Match Case dan apabila pencarian terhadap kata tersebut harus tepat sama dengan kandungan seluruh isi satu sel (bukan sebagian isi suatu sel), maka tandai check box Match entire cell contents. Setelah itu, barulah klik tombol Find Next, untuk memulai pencarian kata demi kata.

12.8 Mengganti Teks (Text Replacing) Jika user ingin melakukan penggantian terhadap kata tertentu dengan suatu kata lain, maka dapat dilakukan dengan memilih menu Edit > Replace selanjutnya ketik kata lama yang akan diganti dan ketik kata baru yang akan menggantikan kata lama tersebut. Kemudian klik tombol Replace jika ingin mengganti kata lama satu persatu, atau Replace All jika ingin

mengganti

semua kata lama

yang terdapat pada lembar kerja secara sekaligus. Perintah penggantian teks ini juga dapat dilakukan denga shortcut Ctrl+H.

Gambar Kotak Dialog Mengganti Teks

Kotak Dialog Mengganti Teks juga dapat ditampilkan dengan opsi yang lebih rinci dengan menekan tombol Options. Tampilan rinci kotak dialog Mengganti Teks ini, akan menampilkan opsi-opsi tambahan yang sama dengan kotak dialog Mencari Teks, yang sebelumnya telah dijelaskan.

SOAL LATIHAN 1. Menu apakah yang dipilih untuk mengatur ukuran huruf ? a. Format > Cells > Alignment b. Format > Cells > Border c. Format > Cells > Font d. Format > Cells > Patterns 2. Pasangan shortcut untuk melakukan Undo dan Redo adalah : a. Ctrl+C dan Ctrl+V b. Ctrl+C dan Ctrl+X c. Ctrl+Z dan Ctrl+Y d. Ctrl+N dan Ctrl+O 3. Shortcut untuk perintah mengganti teks tertentu dengan teks yang lain adalah: a. Ctrl+F b. Ctrl+H c. Ctrl+R d. Ctrl+Y

TUGAS PRAKTEK : 1. Ketiklah teks di bawah ini, dengan ketentuan : Jenis tulisan arial berukuran 11 dan warna : biru! Nama

Umur

Tempat Tinggal

Andi

7

Bekasi

Bayu

10

Depok

Rino

8

Pulo Gadung

Tedi

13

Tangerang

2. Setelah selesai mengetik data di atas, pindahkan data baris ke dua (bayu) ke barisan akhir, tanpa mengetik ulang!

BAB XIII Bekerja dengan Tabel

Tujuan Instruksional Umum : 1. Siswa dapat menggunakan tabel pada Microsoft Excel. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa dapat memilih kolom, baris atau sel. 2. Siswa dapat mengatur ukuran baris dan kolom. 3. Siswa dapat memberi nama sel. 4. Siswa dapat menghapus nama sel. 5. Siswa dapat menggabungkan beberapa sel. 6. Siswa dapat memberi warna sel.

Pada bab berikut ini akan dijelaskan cara bekerja dengan tabel dalam sebuah lembar kerja, Hal ini meliputi penyisipan tabel, penggunaan tabel pengaturan tampilan tabel dan lain sebagainya seperti dijabarkan pada gambar di bawah ini:

Gambar Rincian Pembahasan Bab XIII : Bekerja dengan Tabel

Bab

ini

merupakan

TIK.OP02.005.01

:

bahan

pembelajaran

Mengoperasikan

(SpreadSheet) – tingkat dasar.

piranti

untuk lunak

unit

kompetensi

lembar

sebar

Fungsi utama dari lembar kerja excel adalah untuk mengatur data dengan menggunakan

tabel

dan

melakukan

perhitungan

terhadap

data

tersebut.

Penyajian data dengan menggunakan tabel adalah penyajian data dalam bentuk daftar sesuai kategori yang telah ditentukan tiap kolom atau tiap baris. Berikut ini contoh penyajian data dalam tabel satu dimensi :

Gambar Contoh Tabel Satu Dimensi

13.1 Kolom(Column) Microsoft excel memiliki 255 kolom, dimulai dengan header kolom A dan diakhiri dengan header kolom IV. Ketika membuka suatu dokumen (workbook) atau membuka aplikasi Microsoft Excel, semua kolom yang ada mulai dari A-IV telah tersedia dan dapat digunakan.

13.1.1 Memilih atau Menandai Kolom Untuk

melakukan

pengaturan

terhadap

suatu

kolom

seperti

tampilan,

garis/border pada kolom, ukuran kolom dan lain sebagainya, user harus menandai atau memilih kolom yang akan diatur tersebut terlebih dahulu. Berikut beberapa cara untuk melakukan pemilihan kolom : •

Satu kolom

: Untuk memilih satu kolom tertentu saja, klik(klik kiri

mouse) pada header kolom, maka semua sel yang terdapat pada kolom tersebut akan dipilih atau ditandai. Cara lain adalah, tempatkan kursor pemilihan sel pada sembarang sel yang terdapat di kolom yang akan ditandai tersebut, kemudian tekan Ctrl + SpaceBar (spasi) pada keyboard.

Gambar Memilih Satu Kolom

•

Beberapa kolom yang berdekatan: Untuk memilih beberapa kolom yang berdekatan. Pilih terlebih dahulu satu kolom yaitu klik pada salah satu header kolom sambil ditahan, kemudian geser ke arah kolom-kolom lain yang juga ingin dipilih atau ditandai.

Gambar Memilih Beberapa Kolom yang Berdekatan

•

Beberapa kolom yang tidak berdekatan : Untuk memilih beberapa kolom yang tidak berdekatan, klik pada salah satu header kolom yang ingin dipilih sambil menekan Ctrl pada keyboard, kemudian sambil terus menahan Ctrl klik header kolom lain yang ingin dipilih dengan Ctrl pada keyboard masih terus ditekan, begitu seterusnya hingga kolom-kolom berikutnya.

Gambar Memilih Beberapa Kolom yang Tidak Berdekatan

13.1.2 Mengatur Ukuran Kolom Ukuran kolom yang ada pada Microsoft Excel dapat diatur sesuai dengan keingin user. Sebelum menentukan ukuran lebar kolom, tandai terlebih dahulu kolomkolom yang akan diatur ukurannya. Terdapat beberapa cara untuk mengatur ukuran kolom : •

Pilih menu Format > Column > Width, kemudian akan tampil suatu kotak untuk diisi. Tentukan lebar kolom yang diinginkan pada kotak tersebut lalu klik tombol OK.

Gambar Column Width

•

Tempatkan kursor mouse pada garis kanan atau border sebelah kanan dari header kolom yang ingin diatur ukurannya, maka kursor akan berubah bentuk menjadi tanda plus(+) berwarna hitam. Ketika kursor pada keadaan seperti itu, klik pada pinggiran header kolom tersebut sambil ditahan, selanjutnya geser kursor tersebut ke kiri atau ke kanan sesuai dengan yang diinginkan. Geser ke kiri adalah untuk memperkecil ukuran lebar kolom sedangkan geser ke kanan akan memperbesar ukuran lebar kolom.

•

Untuk mengatur lebar kolom secara otomatis mengikuti isi dari kolom tersebut, tempatkan kursor mouse pada garis kanan atau border sebelah kanan dari header kolom yang ingin diatur ukurannya, maka kursor akan berubah bentuk menjadi tanda plus(+) berwarna hitam. Selanjutnya pada keadaan kursor seperti itu klik dua kali, maka lebar kolom akan secara otomatis berubah menyesuaikan isi kolom.

Gambar Column Width Cursor

Selain cara diatas, tandai terlebih dahulu kolom yang akan diatur ukurannya tersebut, kemudian pilih menu Format > Column > AutoFit Selection, maka excel akan mengatur secara otomatis ukuran lebar kolom-kolom tersebut sesuai dengan isi kolom.

13.1.3 Menyembunyikan Kolom Ketika bekerja dengan data-data pada tabel, tidak selalu semua kolom tersebut ingin ditampilkan oleh user. Ada kalanya user ingin menyembunyikan keberadaan dari suatu kolom. Hal ini dapat dilakukan dengan menempatkan kursor pemilih sel terlebih dahulu pada sembarang sel yang terdapat pada kolom yang ingin disembunyikan tersebut, selanjutnya pilih menu Format > Column > Hide, maka

kolom

tidak

akan

kelihatan

lagi.

Namun

apabila

sebaliknya

ingin

menampilkan kembali kolom yang telah disembunyikan tadi, tandai terlebih dahulu kolom yang terletak sebelum dan sesudah kolom yang disembunyikan tersebut, kemudian pilih menu Format > Column > Unhide, maka kolom yang tadinya tersembunyi kini telah kelihatan kembali pada lembar kerja.

Gambar Hide/ Unhide Column

13.2 Baris (Row) Microsoft excel memiliki 65536 baris, dimulai dengan header kolom 1 dan diakhiri dengan header kolom 65536. Pada Microsoft Excel, user tidak dapat mengganti nama header baris yang telah ditentukan oleh excel tersebut.

13.2.1 Memilih atau Menandai Baris Untuk melakukan pengaturan terhadap suatu baris seperti tampilan, garis/border pada baris, ukuran baris dan lain sebagainya, user harus menandai atau memilih baris yang akan diatur tersebut terlebih dahulu. Berikut beberapa cara untuk melakukan pemilihan baris : •

Satu baris

: Untuk memilih satu baris tertentu saja, klik(klik kiri

mouse) pada header naris, maka semua sel yang terdapat pada baris tersebut akan dipilih atau ditandai.

Gambar Memilih Satu Baris

•

Beberapa baris yang berdekatan: Untuk memilih beberapa baris yang berdekatan. Pilih terlebih dahulu satu baris yaitu klik pada salah satu header baris sambil ditahan, kemudian geser ke arah baris-baris lain yang juga ingin dipilih atau ditandai.

Gambar Memilih Beberapa Baris yang Berdekatan

•

Beberapa baris yang tidak berdekatan : Untuk memilih beberapa baris yang tidak berdekatan, klik pada salah satu header baris yang ingin dipilih sambil menekan Ctrl pada keyboard, kemudian sambil terus menahan Ctrl klik header baris lain yang ingin dipilih dengan Ctrl pada keyboard masih terus ditekan, begitu seterusnya hingga baris-baris berikutnya.

Gambar Memilih Beberapa Baris yang Tidak Berdekatan

13.2.2 Mengatur Ukuran Baris Ukuran baris yang ada pada Microsoft Excel dapat diatur sesuai dengan keingin user. Sebelum menentukan ukuran tinggi baris, tandai terlebih dahulu baris-baris yang akan diatur ukurannya. Terdapat beberapa cara untuk mengatur ukuran baris: •

Pilih menu Format > Row > Height, kemudian akan tampil suatu kotak untuk diisi. Tentukan tinggi baris yang diinginkan pada kotak tersebut lalu klik tombol OK.

Gambar Mengatur Ukuran Baris

•

Tempatkan kursor mouse pada garis bawah atau border sebelah bawah dari header baris yang ingin diatur ukurannya, maka kursor akan berubah bentuk menjadi tanda plus(+) berwarna hitam. Ketika kursor pada keadaan seperti itu, klik pada pinggiran bawah header baris tersebut sambil ditahan, selanjutnya geser kursor tersebut ke atas atau ke bawah sesuai dengan yang diinginkan. Geser ke atas adalah untuk memperkecil ukuran tinggi baris sedangkan geser ke bawah akan memperbesar ukuran tinggi baris.

•

Untuk mengatur lebar kolom secara otomatis mengikuti isi dari baris tersebut, tempatkan kursor mouse pada garis bawah atau border sebelah bawah dari header baris yang ingin diatur ukurannya, maka kursor akan berubah bentuk menjadi tanda plus(+) berwarna hitam. Selanjutnya pada keadaan kursor seperti itu klik dua kali, maka tinggi baris akan secara otomatis berubah menyesuaikan isi baris.

Gambar Row Height Cursor

Selain cara diatas, tempatkan kursor pemilihan sel pada sembarang sel yang terdapat di baris yang akan diatur ukurannya tersebut, kemudian pilih menu Format > Row > AutoFit, maka excel akan mengatur secara otomatis ukuran tinggi baris tersebut sesuai dengan isi baris.

13.2.3 Menyembunyikan Baris Ketika bekerja dengan data-data pada tabel, tidak selalu semua baris tersebut ingin ditampilkan oleh user. Ada kalanya user ingin menyembunyikan keberadaan dari suatu baris. Hal ini dapat dilakukan dengan menempatkan kursor pemilih sel terlebih dahulu pada sembarang sel yang terdapat pada baris yang ingin disembunyikan tersebut, selanjutnya pilih menu Format > Row > Hide, maka baris tidak akan kelihatan lagi. Namun apabila sebaliknya ingin menampilkan kembali baris yang telah disembunyikan tadi, tandai terlebih dahulu baris yang terletak sebelum dan sesudah baris yang disembunyikan tersebut, kemudian pilih menu Format > Row > Unhide, maka baris yang tadinya tersembunyi kini telah kelihatan kembali pada lembar kerja.

Gambar Hide/ Unhide Row

13.3 Sel Kotak-kotak putih yang terdapat di bagian bawah header kolom dan di sebelah kanan dari header baris adalah sel. Sel merupakan satu kotak pertemuan antara baris dan kolom. Ketika pertama sekali membuka lembar kerja, Microsoft Excel membuat 255 * 65536 = 16.711.680 sel. Masing-masing sel memiliki nama dimana nama tersebut mengacu pada header kolom dan header baris dari sel tersebut. Contoh : apabila suatu sel memiliki header kolom C dan header baris 4, maka nama sel tersebut adalah C4. Pada suatu lembar kerja minimal terdapat satu buah sel yang dipilih. Sel yang dipilih tersebut ditandai dengan garis tebal disekelilingnya yang membedakannya dari sel-sel lainnya. Sel yang dipilih tersebut disebut dengan Sel Aktif.

Gambar Nama Sel & Sel Aktif

Berikut beberapa cara untuk memilih sel :

•

Satu sel

: Pindahkan kursor pemilih sel pada sel yang diinginkan.

Untuk memindahkan kursor tersebut, dapat dengan mengklik sel yang diinginkan,

atau

pindahkan

kursor

pemilih

sel

tersebut

dengan

menggunakan Arrow Key (→←↑↓) pada keyboard. •

Beberapa sel yang berdekatan : Klik pada salah satu sel yang akan dipilih, sambil terus ditahan, geser mouse ke arah sel lain yang ingin dipilih juga.

Sebagai tanda bahwa sel tersebut telah dipilih, maka sel

tersebut akan berwarna biru muda dengan pinggiran garis berwarna hitam tebal. Selain itu dapat juga dengan cara memindahkan kursor pemilih sel pada salah satu sel yang ingin dipilih, selanjutnya tekan Shift bersamaan dengan Arrow Key (→←↑↓) yang terdapat pada keyboard, ke arah sel lain yang ingin dipilih.

Gambar Memilih Beberapa Sel yang Berdekatan

•

Beberapa sel yang tidak berdekatan : klik pada salah satu sel yang ingin dipilih atau ditandai sambil menekan Ctrl pada keyboard, kemudian sambil terus menahan Ctrl

klik sel lain yang ingin dipilih dengan Ctrl

pada keyboard masih terus ditekan, begitu seterusnya hingga sel-se berikutnya.

Gambar Memilih Beberapa Sel yang Tidak Berdekatan

•

Untuk memilih semua sel pada suatu lembar kerja dapat dilakukan dengan mudah. User cukup menggunakan short cut yaitu Ctrl+A, maka sel akan terpilih atau ditandai semua.

13.3.1 Memberi Nama Sel Sel-sel yang terdapat pada suatu lembar kerja sebenarnya telah memiliki nama yang merupakan kombinasi dari header kolom dan header baris dari sel tersebut.

Namun setiap sel tersebut juga dapat diberi nama lain menggantikan nama yang telah ada tersebut. Terlebih dahulu pilih sel yang akan diberi nama dengan memindahkan kursor ke sel tersebut, selanjutny klik kotak nama sel yang berada tepat diatas header kolom A, kemudian ketik nama sel yang diinginkan pada kotak tersebut.

Gambar Memberi Nama Sel

Selain itu dapat juga dengan memilih menu Insert > Name > Define. Pada kotak dialog yang tampil, ketik nama sel yang diinginkan, lalu klik tombol OK. Nama dari sel tersebutpun telah berubah.

Gambar Cara Lain Memberi Nama Sel

13.3.2 Menghapus Nama Sel User juga dapat menghapus nama sel yang telah dibuatnya, dengan demikian nama sel tersebut akan kembali ke spesifikasi awal yaitu kombinasi header kolom dan header baris dari sel tersebut. Untuk menghapus nama sel, pilih terlebih dahulu sel yang namanya ingin dihapus dengan memindahkan kursor ke sel tersebut.Buka kembali kotak dialog untuk memberi nama sel, dengan memilih

menu Insert > Name > Define. Kemudian pilih nama sel yang ingin dihapus dari kotak dialog yang tampil dengan mengklik nama sel tersebut, lalu klik tombol Delete, setelah itu klik tombol OK.

Gambar Menghapus Nama Sel

13.3.3 Menggabungkan Beberapa Sel Untuk menggabungkan beberapa sel, pilih atau tandai terlebih dahulu sel-sel yang ingin digabungkan. Selanjutnya, klik icon Merge and Center

yang

terdapat pada Formatting Toolbar, maka sel-sel tersebut akan menjadi satu sel.

Gambar Menggabungkan Beberapa Sel

13.4 Mengatur Border Sel-sel yang terdapat pada suatu lembar kerja dapat dibuatkan border atau garis pinggir pada sel tersebut, baik dari sisi kanan, kiri, atas atau bawah. Garis pinggir atau border tersebutpun dapat diatur ketebalan serta warnanya. Untuk membuat border sel, pilih menu Format > Cells. Selanjutnya pada kotak dialog yang tampil, piih kategori Border. Pada kotak dialog tersebut, terdapat piihan untuk membuat border pada berbagai sisi sel, jenis border dan warna border.

Gambar Kotak Dialog Format Border

Pilihan-pilihan border yang tersedia adalah sebagai berikut : •

None : Tidak memberikan border pada sel.

•

Outline : Membuat border di garis atau pinggiran luar sel.

Gambar Garis Luar / Outline Border

•

Inside Horizontal : Membuat border hanya pada garis-garis dalam horizontal dari sel-sel yang dipilih.

Gambar Garis Dalam Horizontal / Inside Horizontal Border

•

Inside Vertical : Membuat border hanya pada garis-garis dalam vertikal dari sel-sel yang dipilih.

Gambar Garis Dalam Vertikal / Inside Vertical Border

•

Left Border : Membuat border pada garis kiri sel.

Gambar Garis Kiri / Left Border

•

Right Border : Membuat border pada garis kanan sel.

Gambar Garis Kanan / Right Border

•

Top Border : Membuat border pada garis atas sel.

Gambar Garis Atas / Top Border

•

Bottom Border : Membuat border pada garis bawah sel.

Gambar Garis Bawah / Bottom Border

•

Ascending Diagonal Border : Membuat garis diagonal dari kanan atas ke kiri bawah pada sel.

Gambar Ascending Diagonal Border

•

Descending Diagonal Border : Membuat garis diagonal dari kiri atas ke kanan bawah pada sel.

Gambar Descending Diagonal Border

Selain cara di atas, user juga dapat membuat border tanpa perlu memilih menu Format. Caranya adalah : pilih icon Borders yang terdapat pada Formatting Toolbar dengan mengklik tanda panah yang terdapat pada icon tersebut, maka akan tampil daftar-daftar border yang dapat dipilih. Klik pada salah satu border yang ingin dibuat pada sel.

Gambar Icon Borders Pada Formatting Toolbar

Untuk memilih jenis garis atau border yang diinginkan, pilih menu Draw Borders, kemudian akan tampil kotak dialog yang memuat daftar piilhan jenis garis. Pilih jenis garis yang diinginkan dari combo box yang tersedia, kemudian tentukan warna garis tersebut.

Gambar Membuat Border dengan Cara Lain

13.5 Memberi Warna pada Tabel User dapat memberikan warna pada sel-sel untuk membuat tampilan lembar kerja lebih menarik. Hal ini dapat dilakukan dengan memilih menu Format > Cells. Kemudian pada kotak dialog yang tampil, piih kategori Patterns yang

berada dia bagian atas kotak dialog. Selanjutnya piilh warna yang diinginkan, lalu klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Untuk Memberi Warna Sel

SOAL LATIHAN 1. Menu yang dipilih untuk mengatur ukuran lebar kolom adalah : a. Format > Row > Width

c. Format > Row > Size

b. Format > Column > Size

d. Format > Column > Width

2. Cara cepat untuk melakukan pengaturan teks yang terdapat pada suatu sel adalah : a. Klik kanan pada sel kemudian pilih Format b. Klik kiri pada sel kemudian piih Format c. Klik kanan pada sel kemudian pilih Format Cells d. Klik kiri pada sel kemudian pilih Format Cells

3. Menu apakah yang harus dipilih untuk memberikan border pada suatu sel ? a. Format > Cells > Border

c. Format > Border

b. Format > Cells > Alignment

d. Format > Cells Patterns

TUGAS PRAKTEK : 3. Buatlah tabel di bawah ini dengan ketentuan garis luar tabel lebih tebal daripada garis dalam serta memiliki warna latar kuning ! Nama

Umur

Tempat Tinggal

Andi

7

Bekasi

Bayu

10

Depok

Rino

8

Pulo Gadung

Tedi

13

Tangerang

4. Setelah tabel di atas dibuat, perbesar ukuran ketinggian baris menjadi 15 !

BAB XIV Input Data pada Sel

Tujuan Instruksional Umum : 1. Mengenalkan siswa berbagai macam jenis data masukan pada suatu sel di Microsoft Excel. 2. Mengenalkan siswa bagaimana melakukan format terhadap beberapa jenis data. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa mengenal berbagai jenis data masukan pada sel. 2. Siswa dapat melakukan format general terhadap data. 3. Siswa dapat melakukan format terhadap data teks. 4. Siswa dapat melakukan format terhadap data bilangan. 5. Siswa dapat melakukan format terhadap data berupa nilai mata uang. 6. Siswa dapat melakukan format terhadap data akuntansi. 7. Siswa dapat melakukan format terhadap data berupa tanggal. 8. Siswa dapat melakukan format terhadap data berupa waktu. 9. Siswa dapat melakukan format terhadap data berupa bilangan dengan persen.

Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana menggunakan berbagai macam input data pada lembar kerja excel. Hal ini termasuk melakukan format terhadap jenis data input tersebut. Berikut rincian pembahasan pada bab ini digambarkan :

Gambar Rincian Pembahasan Bab XIV : Data Input pada Sel

Data masukan pada suatu sel yang terdapat pada lembar kerja terdiri atas berbagai macam jenis. Sel tersebut dapat menerima data masukan berupa teks biasa, angka, nialai keuangan, tanggal, waktu, persentase, dan lain sebagainya. Data masukan dengan berbagai macam jenis tersebut telah dapat diatur oleh fitur format yang terdapat pada Microsoft Excel ini. Berikut akan dijelaskan beberapa jenis masukan data pada suatu sel yang terdapat pada lembar kerja.

14.1 Umum / General Untuk jenis masukan data yang umum, user dapat memilih menu Format> Cells>Number. Selanjutnya piih kategori General pada kotak dialog yang tampil. Format dengan kategori ini akan membiarkan masukan data user pada suatu sel tampil seperti apa adanya, dengan tidak ada perubahan.

Gambar Kotak Dialog untuk Format Sel Kategori General

14.2 Teks / Text Apabila user ingin memasukkan data berupa teks pada suatu sel, maka yang perlu dilakukan adalah melakukan format terhadap sel tersebut dengan kategori teks. Untuk kategori ini, masukan data oleh user akan diberlakukan sebagai teks, walaupun terdapat bilangan pada masukan data tersebut.

Gambar Kotak Dialog untuk Format Sel Kategori Text

14.3 Bilangan atau Angka / Number Untuk data masukan berupa angka, maka user dapat memilih kategori Number. Pada kategori ini, atribut-atribut lain yang dapat diatur adalah : •

Jumlah bilangan dibelakang koma.

•

Apakah menggunakan pemisah untuk setiap ribuan.

•

Format penulisan untuk bilangan negatif.

Gambar Kotak Dialog untuk Format Sel Kategori Number

14.4 Nilai Mata Uang / Currency Penulisan nilai mata uang juga dapat diatur pada Microsoft Excel. Hal ini akan memberikan kemudahan bagi user, karena user tidak perlu melakukan format

secara manual tiap kali memasukkan data berupa nilai mata uang pada suatu sel. Hal-hal yang dapat diatur untuk kategori ini adalah : •

Jumlah bilangan dibelakang koma

•

Satuan nili mata uang yang digunakan, apakah $, rupiah, dan lain sebagainya.

•

Format penulisan untuk nilai negatif.

Gambar Kotak Dialog Format Sel untuk Currency

14.5 Akuntansi / Accounting Microsoft Excel juga dapat mengatur nilai-nilai yang digunakan pada proses bagian akuntansi. Hal ini dapat dilakukan dengan memilih kategori Accounting. Selanjutnya tentukan jumlah bilangan dibelakang koma yang diinginkan serta satuan niali yang akan digunakan.

Gambar Kotak Dialog Format Sel untuk Kategori Accounting

14.6 Tanggal / Date User juga dapat memberikan data masukan berupa tanggal dengan gaya penulisan tertentu pada suatu sel. Hal ini diatur pada kategori Date. Adapun halhal yang harus ditentukan adalah : •

•

Gaya penulisan tanggal, diantaranya adalah : o

3/14/01

Æ bulan/tanggal/tahun

o

14-Mar-01

Æ tanggal-bulan-tahun

o

March-01

Æ bulan-tahun

o

March 14, 2001

Æ bulan tanggal, tahun

o

3/14/01 1:30 PM

Æ bulan/tanggal/tahun jam:detik PM/AM

o

14-Mar-2001

Æ tanggal-bulan-tahun

Lokasi user, pilih Lokasi Indonesia untuk user yang berada di Indonesia.

Gambar Kotak Dialog Format Sel untuk Kategori Date

14.7 Waktu / Time Pengaturan waktu hampir sama dengan pengaturan tanggal. User cukup memilih jenis gaya penulisan yang diinginkan, selanjutnya tentukan lokasi tempat user tersebut berada. Gaya penulisan waktu yang tersedia diantaranya adalah : o

13:30 Æ jam:menit

o

1:30 PM Æ jam:menit PM/AM

o

1:30:55 PM Æ jam:menit:detik PM/AM

Gambar Kotak Dialog Format Sel untuk Kategori Time

14.8 Persentase / Percentage Untuk bilangan berupa nilai persentase, user dapat melakukan format dengan memilih kategori Percentage. Pada kategori ini user hanya perlu menentukan jumlah bilangan dibelakang koma yang diinginkan. Setelah melakukan format, user tidak perlu memasukan bilangan dengan tanda persen lagi. User cukup hanya memasukkan bilangan atau angka saja, maka Microsoft Excel akan secara otomatis memberi tanda persen sesuai format yang ditentukan user sebelumnya.

Gambar Kotak Dialog Format Sel untuk Kategori Percentage

SOAL LATIHAN 1. Untuk melakukan format isi sel menjadi bilangan atau angka, maka menu yang dipilih adalah: a. Format > Cells > Number, selanjutnya pilih kategori Number. b. Format > Cells > Number, selanjutnya pilih kategori Currency. c. Format > Cells > Number, selanjutnya pilih kategori Accounting. d. Format > Cells > Number, selanjutnya pilih kategori General.

2. Untuk memberikan warna merah pada sel yang berisi nilai negatif, option apakah yang harus dipilih pada kotak dialog format cells? a. Decimal Places b. Negative Numbers c. Leading Zero d. Separator

3. Untuk

menentukan

satuan

nilai

mata

uang,

combobox

apakah

yang

memberikan pilihan satuan tersebut pada dialog box format cells ? a. Decimal Places b. Type c. Symbol d. Separator

TUGAS PRAKTEK : 1. Format suatu sel untuk jenis data nilai mata uang dengan satuan nilai mata uang rupiah, dan jumlah angka dibelakang koma adalah dua ! 2. Format suatu sel untuk jenis data tanggal dengan gaya penulisan tanggal tglbulan-tahun!

TUGAS XV Penggunaan Fungsi pada Microsoft Excel

Tujuan Instruksional Umum : 1. Siswa dapat menjelaskan kegunaan serta cara menggunaan fungsi pada Microsoft PowerPont. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa mengerti apa yang dimaksud dengan fungsi. 2. Siswa dapat menggunakan fungsi. 3. Siswa mengetahui beberapa fungsi yang dimiliki Microsoft Excel.

Pada bab ini akan dijelaskan apa yang dimaksud dengan fungsi, kegunaan serta cara menggunakan fungsi tersebut. Selain itu, akan dijabarkan beberapa fungsi yang

terdapat

pada

Microsoft

Excel

dan

cara

penggunaannya.

Berikut

digambarkan rincian topik pembahasan pada bab ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab XV : Penggunaan Fungsi pada Microsoft Excel

Bab

ini

merupakan

bahan

pembelajaran

untuk

unit

kompetensi

TIK.OP02.013.01 : Mengoperasikan piranti lunak lembar sebar – tingkat maju.

Fungsi

dapat

dikatakan

sebagai

sejenis

perintah,

yang

dilakukan

untuk

menghasilkan suatu hasil yang dapat dipercaya, tanpa perlu mengetahui bagaimana fungsi itu bekerja. Sebagai lembar kerja, Microsoft Excel diperlengkapi dengan berbagai macam fungsi yang dapat memecahkan berbagai macam perhitungan.

Hal-hal yang terkait dengan fungsi, adalah : •

Nama fungsi Untuk dapat menggunakan suatu fungsi, user harus mengetahui nama fungsi yang ingin digunakan tersebut. Penulisan nama fungsi ini tidak case sensitive.

•

Kegunaan fungsi User harus mengetahui kegunaan dari suatu fungsi. Fungsi yang berbeda memiliki kegunaan yang berbeda pula.

•

Kebutuhan fungsi Untuk dapat menjalankan suatu fungsi, user harus mengetahui hal-hal apa saja yang dibutuhkan fungsi tersebut agar fungsi tersebut bisa dijalankan. Contohnya

jika

suatu

fungsi

membutuhkan

argumen,

maka

untuk

menjalankan fungsi tersebut haruslah terdapat argumen. Jika tidak, fungsi tidak dapat dijalankan. •

Hasil dari fungsi User perlu mengetahui hasil dari fungsi tersebut, sehingga dapat digunakan untuk keperluan selanjutnya.

15.1 Menggunakan Fungsi Ketika menggunakan fungsi pada lembar kerja Excel, user dapat menampilkan hasil dari fungsi tersebut pada sel lembar kerja. Sebab sel lembar kerja memang berfungsi untuk menyatakan atau menginterpretasikan suatu nilai.0 Jika user ingin menampilkan hasil dari suatu fungsi pada sel lembar kerja, maka implementai dari fungsi tersebut harus selalu diawali dengan simbol = yang diikuti dengan nama fungsi. Contoh : =SUM Cara penulisan fungsi yang benar pada Microsoft Excel adalah sebagai berikut :

•

=OperanOperatorOperan Contoh : Menjumlahkan isi sel A8 dengan isi Sel B5 Æ =A8+A5 Isi sel A1 sama dengan sel A2 Æ =A2 (pada sel A1)

•

=Fungsi(operan Operator operan) Contoh : Menjumlahkan isi sel A1-A5 Æ SUM(A1:A5)

15.2 Fungsi Matematika dan Statistik Sebelum mengetahui fungsi-fungsi apa saja yang dimiliki oleh Microsoft Excel, perlu diketahui terlebih dahulu operasi-operasi matematika apa saja yang digunakan oleh Microsoft Excel. Microsoft Excel mengenal operasi-operasi aljabar seperti penambahan (+), pengurangan (-), perkalian (x), pembagian (/). Operasi-operasi ini dapat disertakan bersamaan dengan penulisan fungsi pada sel, pada saat menjalankan suatu operasi.

15.2.1 Fungsi Penjumlahan Fungsi penjumlahan merupakan fungsi yang paling dasar dan merupakan fungsi yang paling banyak digunakan pada Microsoft Excel. Fungsi ini digunakan untuk menemukan hasil penjumlahan dari beberapa nilai yang terdapat dalam beberapa sel. Hasil penjumlahan tersebut kemudian dapat ditampilkan pada sel, atau digunakan sebagai ekspresi untuk operasi selanjutnya. Tombol yang digunakan untuk melakukan penjumlahan adalah tombol AutoSum yang terdapat pada Standard Toolbar. Adapun langkah-langkah untuk melakukan penjumlahan adalah sebagai berikut :

a. Penjumlahan nilai pada sel-sel yang berdekatan 5. Pilih atau tentukan sel yang akan menjadi tempat hasil penjumlahan tersebut, atau sel yang akan menampilkan hasil fungsi penjumlahan tersebut. Cara pemilihannya dapat dengan mengklik pada salah satu sel, atau memindahkan kursor pemilih sel pada sel yang diinginkan tersebut. 6. Klik tombol AutoSum 7. Pilih

beberapa

sel

yang terdapat pada Standard Toolbar. yang

letaknya

berdekatan,

yang

nilainya

ingin

dijumlahkan. Caranya adalah klik pada sel awal, selanjutnya sambil terus

diklik, gerakkan (drag) kursor panah ke arah sel akhir, kemudian tekan Enter.

8. Selanjutnya secara otomatis, hasil penjumlahan akan muncul pada sel yang tadi telah ditentukan.

Gambar Penjumlahan Sel yang Berdekatan

9. Apabila user ingin menggunakan hasil penjumlahan tersebut dalam suatu operasi lagi, maka ketik saja tambahan operasi yang ingin dilakukan pada tempat atau textfield isi sel.

Gambar Isi Sel Fungsi Penjumlahan

Cara lain untuk melakukan penjumlahan ini adalah: 1. Pilih atau tentukan sel yang akan menjadi tempat hasil penjumlahan tersebut, atau sel yang akan menampilkan hasil fungsi penjumlahan tersebut. Cara pemilihannya dapat dengan mengklik pada salah satu sel, atau memindahkan kursor pemilih sel pada sel yang diinginkan tersebut. 2. Selanjutnya pada textfield isi sel, ketik fungsi =SUM().

Gambar Penulisan Fungsi Sum

3. Selanjutnya isi argumen fungsi tersebut. Pindahkan terlebih dahulu kursor ke dalam tanda kurung ().

4. Kemudian klik sel awal yang mengandung nilai yang ingin dijumlahkan, setelah itu ketik : . Maka penulisan fungsi menjadi =SUM(selAwal:) 5. Setelah itu, klik sel akhir dari deretan nilai yang ingin dijumlahkan tersebut. Maka penulisan fungsi menjadi =SUM(selAwal:selAkhir). 6. Tekan Enter, maka nilai hasil penjumlahan ditampilkan pada sel hasil.

Gambar Penulisan Akhir Fungsi Sum

6. Apabila user ingin menggunakan hasil penjumlahan tersebut dalam suatu operasi lagi, maka ketik saja tambahan operasi yang ingin dilakukan pada tempat atau textfield isi sel.

b. Penjumlahan nilai pada sel-sel yang tidak berdekatan 1. Pilih atau tentukan sel yang akan menjadi tempat hasil penjumlahan tersebut, atau sel yang akan menampilkan hasil fungsi penjumlahan tersebut. Cara pemilihannya dapat dengan mengklik pada salah satu sel, atau memindahkan kursor pemilih sel pada sel yang diinginkan tersebut. 2. Klik tombol AutoSum

yang terdapat pada Standard Toolbar atau

ketik =SUM() pada textfield yang menyatakan tempat isi sel. 3. Selanjutnya isi argumen fungsi tersebut. Pindahkan terlebih dahulu kursor ke dalam tanda kurung (). 4. Setelah itu, klik sel tempat nilai yang ingin dijumlahkan, maka nama sel terebut akan tampil pada text field isi teks, lalu ketik tanda koma (,). 5. Selanjutnya klik sel berikutnya tempat nilai yang ingin dijumlahkan, dan ketik tanda koma (,), begitu seterusnya. 6. Apabila semua sel telah dimasukkan ke dalam argumen fungsi, lalu tekan Enter, nilai hasil penjumlahan ditampilkan pada sel hasil.

Gambar Penghitungan Jumlah pada Sel yang Tidak Berdekatan

15.2.2 Fungsi Absolute Nilai absolute suatu bilangan positif x adalah x itu sendiri. Jika bilangan tersebut adalah negatif, maka nilai absolutenya adalah nilai positif dari bilangan tersebut. Contoh: nilai absolute dari -14 adalah 14. Sintaks fungsi absolute adalah : ABS(bilangan). Argumen dari fungsi ini adalah bilangan yang akan dicari nilai absolutenya.

15.2.3 Fungsi Ceiling Fungsi ceiling bertujuan untuk membulatkan suatu bilangan ke bilangan bulat terdekat tertinggi. Contoh: nilai ceiling dari 15.234 adalah 16, nilai ceiling dari -15.24 adalah -14. Sintaks fungsi ceiling adalah : CEILING (bilangan, significance).

15.2.4 Fungsi Floor Fungsi floor bertujuan untuk membulatkan suatu bilangan ke bilangan bulat terdekat terendah. Contoh: nilai floor dari 15.234 adalah 15, nilai floor dari

-

15.24 adalah -15. Sintaks fungsi floor adalah : FLOOR (bilangan, significance).

15.2.5 Fungsi Pangkat (Power) Fungsi power bertujuan untuk menghitung nilai pangkat dari suatu bilangan, yaitu nilai xy. Contoh : dua pangkat lima (25) = 32. Sintaks penggunaan fungsi pangkat adalah : POWER(bilangan, pangkat). Argumen dari fungsi ini adalah bilangan serta pangkat bilangan tersebut.

15.2.6 Fungsi Eksponensial (Exponential) Microsoft

Excel

juga

menyediakan

fungsi

eksponensial

dengan

sintaks

EXP(bilangan). Argumen fungsi ini adalah bilangan yang akan dicari nilai eksponensialnya.

Jika

nilai

eksponensial

yang

dihasilkan

lebih

kecil

dari

-708.395996093, maka hasil akan dinyatakan 0. Namun, jika nilai eksponensial yang dihasilkan lebih besar dari 709.78222656, maka hasil akan dinyatakan tak terhingga (overflow).

15.2.7 Fungsi Logaritma (Log10) Fungsi Log10 bertujuan untuk menghitung nilai logaritma basis 10 dari suatu bilangan. Y = Log10X ekuivalen dengan X=10y.

Sintaks untuk fungsi logaritma adalah LOG10(bilangan). Argumen fungsi ini adalah bilangan yang akan dicari nilai logaritmanya.

15.2.8 Fungsi Akar Pangkat Dua (Square Root) Fungsi akar pangkat dua bertujuan untuk menghitung nilai akar pangkat dua dari suatu bilangan. Contoh : nilai akar pangkat 2 dari 64 adalah 8. Sintaks untuk fungsi akar pangkat dua ini adalah SQRT(bilangan). Argumen dari fungsi ini adalah bilangan yang akan dicari nilai akar pangkat duanya.

15.2.9 Fungsi Rata-rata (Average) Fungsi rata-rata bertujuan untuk menghitung nilai rata-rata dengan mencari nilai tengah dari sekelompok atau beberapa nilai. Berikut langkah-langkah yang perlu diperhatikan untuk menggunakan fungsi ini : a. Penghitungan nilai rata-rata pada sel-sel yang berdekatan 1. Pilih atau tentukan sel yang akan menjadi tempat hasil nilai rata-rata, atau sel yang akan menampilkan hasil penghitungan nilai rata-rata beberapa bilangan tersebut. Cara pemilihannya dapat dengan mengklik pada salah satu sel, atau memindahkan kursor pemilih sel pada sel yang diinginkan tersebut. 2. Klik tanda panah disebelah tombol AutoSum yang terdapat pada Standard Toolbar, dan pilih fungsi Average.

Gambar Menu Fungsi

3. Pilih beberapa sel yang letaknya berdekatan, yang ingin dihitung nilai rata-ratanya. Caranya adalah klik pada sel awal, selanjutnya sambil terus diklik, gerakkan (drag) kursor panah ke arah sel akhir, kemudian tekan Enter. 4. Selanjutnya secara otomatis, hasil penghitungan nilai rata-rata akan muncul pada sel yang tadi telah ditentukan.

Gambar Penghitungan Rata-rata Sel yang Berdekatan

5. Apabila user ingin menggunakan nilai rata-rata tersebut dalam suatu operasi lagi, maka ketik saja tambahan operasi yang ingin dilakukan pada tempat atau textfield isi sel.

Gambar Isi Sel Fungsi Rata-Rata

Cara lain untuk melakukan penghitungan nilai rata-rata ini adalah: 1. Pilih atau tentukan sel yang akan menjadi tempat hasil penghitungan nilai rata-rata, atau sel yang akan menampilkan hasil penghitungan nilai ratarata tersebut. Cara pemilihannya dapat dengan mengklik pada salah satu sel, atau memindahkan kursor pemilih sel pada sel yang diinginkan tersebut. 2. Selanjutnya pada textfield isi sel, ketik fungsi =AVERAGE().

Gambar Penulisan Fungsi Average

3. Selanjutnya isi argumen fungsi tersebut. Pindahkan terlebih dahulu kursor ke dalam tanda kurung (). 4. Kemudian klik sel awal tempat nilai awal dari sekelompok nilai yang akan dihitung nilai rata-ratanya tersebut, setelah itu ketik : . Maka penulisan fungsi menjadi =AVERAGE(selAwal:) 5. Setelah itu, klik sel akhir dari deretan nilai yang ingin dihitung nilai rataratanya

tersebut.

Maka

=AVERAGE(selAwal:selAkhir).

penulisan

fungsi

menjadi

6. Tekan Enter, maka hasil penghitungan nilai rata-rata ditampilkan pada sel hasil.

Gambar Penulisan Akhir Fungsi Average

7. Apabila user ingin menggunakan hasil penjumlahan tersebut dalam suatu operasi lagi, maka ketik saja tambahan operasi yang ingin dilakukan pada tempat atau textfield isi sel.

b. Penghitungan nilai rata-rata pada sel-sel yang tidak berdekatan 1. Pilih atau tentukan sel yang akan menjadi tempat hasil penghitungan nilai rata-rata, atau sel yang akan menampilkan hasil penghitungan nilai ratarata tersebut. Cara pemilihannya dapat dengan mengklik pada salah satu sel, atau memindahkan kursor pemilih sel pada sel yang diinginkan tersebut. 2. Klik tanda panah disebelah tombol AutoSum yang terdapat pada Standard Toolbar, dan pilih fungsi Average atau ketik =AVERAGE() pada textfield yang menyatakan tempat isi sel. 3. Selanjutnya isi argumen fungsi tersebut. Pindahkan terlebih dahulu kursor ke dalam tanda kurung (). 4. Setelah itu, klik sel tempat salah satu nilai dari sekelompok nilai yang ingin dihitung nilai rata-ratanya, maka nama sel terebut akan tampil pada text field isi teks, lalu ketik tanda koma (,). 5. Selanjutnya klik sel berikutnya tempat nilai dari sekelompok nilai yang ingin dihitung nilai rata-ratanya, dan ketik tanda koma (,), begitu seterusnya. 6. Apabila semua sel telah dimasukkan ke dalam argumen fungsi, lalu tekan Enter, hasil penghitungan nilai rata-rata tersebut ditampilkan pada sel hasil.

Penghitungan Nilai Rata-Rata pada Sel yang tidak Berdekatan

15.2.10 Fungsi Count Fungsi Count berfungsi untuk menghitung banyak data yang bukan kosong dalam suatu rentang. Contoh : =COUNT(H2:H9)

15.2.11 Fungsi MAX Funsi Max berfungsi untuk mencari data terbesar dalam suatu rentang atau interval. Contoh : =MAX(A1:A10)

15.2.12 Fungsi MIN Funsi Min berfungsi untuk mencari data terkecil dalam suatu rentang atau interval. Contoh : =MIN(A1:A10)

15.3 Fungsi-Fungsi Lain Excel juga menyediakan fungsi-fungsi lain yang berhubungan dengan pengelolaan data pada Excel diantaranya adalah :

15.3.1 LEFT(Label,n) Fungsi ini digunakan untuk mengambil bagian dari sebelah kiri dari suatu label sebanyak karakter tertentu. Contoh =LEFT(“Pelajaran”, 4) adalah Pela

15.3.2 RIGHT(Label,n) Fungsi ini digunakan untuk mengambil bagian dari sebelah kanan dari suatu label sebanyak karakter tertentu. Contoh =RIGHT(“Pelajaran”, 4) adalah aran

15.3.3 MID(Label,x,n) Fungsi ini digunakan untuk mengambil bagian tertentu dari suatu label sebanyak karakter tertentu, dimana nilai x adalah posisi awal karakter yang hendak diambil dan n adalah banyaknya karakter yang akan diambil. Contoh =MID(“Pelajaran”, 2,4) adalah elaj.

15.3.4 DATE(Tanggal,Bulan,Tahun) Fungsi date ini berguna untuk data berjenis tanggal, sehingga data tersebut dapat diolah dalam proses perhitungan. Contoh =DATE(98,8,14)

15.3.5 Fungsi IF Fungsi IF merupakan fungsi lojik yang melakukan pengecekan terhadap suatu kondisi tertentu. Sintaks untuk penulisan funsi ini adalah : IF(KondisiyangDiperiksa,HalyangDilakukanJikaKondisiBenar,HalyangDilakukanJi kaKondisiBenar) Contoh : IF(C12>=10, “Pass”, “Fail”)

SOAL LATIHAN 1. Fungsi yang digunakan untuk menghitung nilai rata-rata dari beberapa nilai adalah : a. Sum

c. Max

b. Count

d. Average

2. Fungsi SQRT bertujuan untuk : a. Menghitung nilai penjumlahan beberapa nilai b. Menghitung nilai akar pangkat dua dari suatu bilangan c. Menghitung nilai eksponensial dari suatu nilai d. Menghitung nilai perkalian dari suatu nilai TUGAS PRAKTEK : 1. Buatlah daftar laporan pengeluaran bulanan Anda menggunakan fungsi-fungsi yang telah dipelajari.

BAB XVI Mengatur Halaman Dokumen Excel Tujuan Instruksional Umum : 1. Mengenalkan

siswa

cara

mengatur

halaman

suatu

dokumen

pada

Microsoft Excel. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa dapat memberi halaman dokumen. 2. Siswa dapat memberi header dan footer pada suatu dokumen Excel. 3. Siswa dapat mengatur margin dan kertas halaman. 4. Siswa dapat menampilkan daftar halaman. Bab ini menjelaskan bagaimana mengatur suatu halaman dokumen, termasuk memberi header dan footer, mengatur batas kiri/kanan (margin) halaman, menentukan ukuran kertas halaman, dan lain sebagainya. Berikut digambarkan rincian topik yang akan dibahas pada bab ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab XVI : Mengatur Halaman Dokumen Excel

Bab

ini

merupakan

TIK.OP02.005.01

:

bahan

pembelajaran

Mengoperasikan

(SpreadSheet) – tingkat dasar.

piranti

untuk lunak

unit

kompetensi

lembar

sebar

16.1 Memberi Header dan Footer Header dan Footer adalah sejenis label yang terdapat di setiap halaman, biasanya berisikan tanggal, atau identitas pembuat atau identitas dari buku kerja, ataupun alamat file lembar kerja berada. Header terdapat pada bagian atas tiap halaman, dan Footer terdapat pada bagian bawah tiap halaman. Untuk pembuatan header dan footer, perhatikan langkah-langkah berikut ini : •

Pilih menu File > Page Setup, maka akan tampil suatu kotak dialog.

•

Pada kotak Page Setup, klik Tab Header/Footer.

•

Pada combo box daftar pilihan Header, pilih dan klik isi Header yang diinginkan, begitu pula combo box untuk daftar Footer, pilih dan klik isi yang diinginkan.

•

Bila pilihan yang tersedia pada tombol daftar pilihan Header/Footer tersebut tidak ada yang sesuai dengan keinginan, maka klik tombol perintah Custom Header atau Custom Footer.

•

Pada kotak Header/Footer tersebut, ketik dan isilah Header/Footer yang diinginkan.

Gambar Kotak Dialog Header and Footer

6.2 Mengatur Margin dan Tampilan Halaman 6.2.1 Margin Halaman Untuk mengatur margin dan kertas halaman, pilih menu File > Page Setup, lalu pilih kategori Margins pada bagian atas kotak dialog yang tampil. Selanjutnya, tentukan margin kiri, kanan, atas dan bawah sesuai yang diinginkan.

Gambar Kotak Dialog Page Setup : Margins

16.2.2 Bentuk dan Ukuran Kertas (Paper Size) Untuk menentukan posisi kertas, pilih kategori Page pada bagian atas kotak dialog.

Lalu

tentukan

bentuk

kertas,apakah

Portrait

(bentuk

kertas

memanjang/vertikal) atau Landscape (bentuk kertas mendatar/horizontal). Untuk mengatur ukuran kertas, pada combo box Paper Size tentukan jenis ukuran kertas yang digunakan untuk mencetak dokumen tersebut (A4, letter, legal, dll), atau dapat langsung menentukan lebar dan panjang halaman. Setelah itu tekan tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Page Setup : Page

16.2.3 Skala Kertas (Scaling) Digunakan untuk mengubah skala pencetakan pada kertas, misal lembar kerja yang dibuat tidak cukup dalam satu halaman, sehingga harus memperkecil sakala pencetakannya agar cukup satu halaman : •

Pilih menu File > Page Setup, kemudian pilih kategori Page seperti melakukan pengaturan ukuran kertas sebelumnya.

•

Kemudian tentukan pilihan skala, Fit atau Adjust o

Fit to : besar kecil hasil percetakan di dasarkan pada ukuran perhalaman.

o

Adjust to : memperbesar dan memperkecil hasil pencetakan dari ukuran normalnya, dengan persentase (%).

SOAL LATIHAN

1. Menu yang dipilih untuk mengatur margin dokumen excel adalah : a. File > Margin b. File > Page Margin c. File > Page Setup d. File > Margin Setup

2. Opsi yang dipilih pada kotak dialog page setup, jika ingin memperbesar atau memperkecil hasil pencetakan dari ukuran normal : a. Fit b. Peper Size c. Portrait d. Adjust to

3. Opsi yang dipilih untuk membuat bentuk kertas horizontal adalah : a. Landscape b. Portrait c. Horizontal d. Vertical

TUGAS PRAKTEK : 1. Beri header berupa nama file dan footer

berupa halaman dokumen pada

suatu file excel! 2. Tentukan margin dari suatu dokumen dengan batas atas 3 cm, batas kiri 4 cm, batas kanan 3 cm, dan batas bawah 4 cm!

BAB XVII Pengenalan Microsoft PowerPoint

Tujuan Instruksional Umum : 2. Mengenalkan siswa secara umum mengenai aplikasi yang berfungsi untuk membuat dan menggunakan presentasi yaitu Microsoft PowerPoint 2003. Tujuan Instruksional Khusus : 3. Siswa mengetahui fungsi Microsoft PowerPoint secara umum. 4. Siswa mengetahui fitur-fitur atau tools yang terdapat pada Microsoft PowerPoint.

Bab berikut ini akan menjelaskan secara umum mengenai aplikasi pengolah presentasi yaitu Microsoft PowerPoint, serta kegunaannya dengan menjabarkan tools atau fitur apa saja yang dimiliki oleh aplikasi ini. Berikut ini digambarkan topik-topik yang akan dibahas pada bab ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab XVII : Pengenalan Microsoft PowerPoint

Bab

ini

merupakan

bahan

pembelajaran

untuk

unit

kompetensi

TIK.OP02.011.01: Mengoperasikan piranti lunak presentasi.

Aplikasi

Microsoft

PowerPoint

adalah

aplikasi

pengolah

presentasi,

yang

memungkinkan user untuk membuat suatu presentasi, mengolahnya menjadi presentasi yang menarik serta dapat menggunakan presentasi tersebut.

Untuk menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, terdapat beberapa cara untuk dapat membuka aplikasi tersebut, yaitu : •

Pada menu Taskbar yang terdapat di desktop, klik Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft PowerPoint.

Gambar Membuka Aplikasi Microsoft PowerPoint dari Start Menu

•

Klik shortcut My Computer, kemudian buka drive C:\Local Disk dengan mengklik folder tersebut. Setelah itu klik folder Program Files > Microsoft Office > Office11, lalu akan terlihat banyak file pada folder tersebut. Cari file aplikasi Microsoft PowerPoint, klik file tersebut.

Gambar Membuka Microsoft PowerPoint Melalui Local Disk

•

Selain dua cara di atas, user dapat langsung membuat dokumen presentasi baru untuk digunakan pada aplikasi Microsoft PowerPoint, yang nantinya secara otomatis akan membuka aplikasi Microsoft PowerPoint tersebut. Caranya adalah, klik kanan mouse pada sembarang tempat di desktop, selanjutnya pilih New > Microsoft PowerPoint Presentation, maka akan dihasilkan suatu dokumen presentasi PowerPoint yang iconnya diletakkan pada desktop. Beri nama file tersebut, selanjutnya tekan Enter. Untuk membuka dokumen presentasi yang masih kosong tersebut, klik dua kali pada icon file PowerPoint tersebut.

Gambar Membuka Microsoft PowerPoint Melalui Dokumen Presentasi Baru

Gambar Tampilan Awal Microsoft Microsoft PowerPoint

Tampilan awal Microsoft PowerPoint terdiri dari tiga area utama, yaitu : a. Task Pane di sebelah kiri layar •

Outline task pane : memuat outline atau isi dari tiap slide presentasi.

•

Slide task pane : memuat urutan slide presentasi.

b. Halaman putih yang merupakan slide presentasi. c. Task Pane di sebelah kanan layar, yang pada tampilan awal memuat Getting Started Microsoft PowerPoint. Pada task pane tersebut terdapat daftar

menu

yang

dapat

dipilih,

sehingga

kandungan

task

pane

tergantung menu pilihan user pada task pane tersebut.

Seperti yang terlihat pada gambar, interface Microsoft PowerPoint pada dasarnya hampir sama dengan aplikasi office lainnya, yaitu memuat komponen sebagai berikut : •

Title Bar : Menunjukkan nama aplikasi yaitu Microsoft PowerPoint, beserta nama file yang sedang dibuka.

•

Maximize : Membuat tampilan aplikasi memenuhi layar.

•

Minimize : Mengecilkan tampilan aplikasi pada layar .

•

Menu Bar : Terdiri dari daftar menu-menu yang memuat perintahperintah yang dapat djalankan pada aplikasi MsPowerPoint, dan setiap menu memiliki sub-sub menu dengan perintah yang berbeda-beda.

•

Standard Toolbar : Terdiri dari daftar shortcut yang juga terdapat pada menu.

•

Formatting Toolbar : Terdiri dari daftar shortcut yang merupakan perintah untuk melakukan format terhadap dokumen presentasi, baik data maupun tampilan.

•

Drawing Toolbar : Terdiri dari daftar shortcut yang merupakan perintah untuk melakukan penggambaran pada dokumen.

•

View

: User dapat melakukan pilihan untuk menampilkan dokumen

dalam bentuk tampilan yang berbeda-beda. •

Status bar : Menunjukkan nomor slide presentasi yang sedang aktif atau dalam keadaan terbuka, jumlah slide serta jenis rancangan presentasi (design) yang digunakan pada suatu dokumen presentasi.

Microsoft PowerPoint dilengkapi menu Help, yang akan dapat membantu user jika mengalami kesulitan dalam menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint. Cara membuka menu Help adalah dengan mengklik menu Help, kemudian memilih salah satu submenu dengan mengklik submenu tersebut.

17.1 Menu Bar Menu Bar terdiri atas daftar menu-menu yang merupakan perintah yang dapat dijalankan. Setiap menu terdiri atas beberapa submenu yang dapat dipilih dengan mengklik submenu tersebut. Ketika mengklik suatu menu dan tidak semua submenu ditampilkan, maka klik tanda panah yang terdapat di bagian bawah dari daftar submenu tersebut, maka perpanjangan menu akan ditampilkan, akan menampilkan semua submenu yang ada.

menu

Gambar Perpanjangan Menu / Extension Menu

17.2 Toolbars Toolbar adalah daftar shortcut yang berguna untuk mempermudah user dalam melakukan pekerjaannya sehubungan dengan dokumen presentasi yang sedang dikerjakan. Cara menggunakan salah satu dari shortcut yang ada pada toolbar adalah dengan mengklik pada gambar iconnya. PowerPoint memiliki berbagai macam toolbar yang dapat ditampilkan pada layar untuk mempermudah kerja user. Untuk menampilkan toolbar, pilih menu View > Toolbars, selanjutnya klik toolbar yang diinginkan, maka toolbar tersebut akan tampil pada layar.

Gambar View Toolbar

17.2.1 Standard Toolbar Berikut beberapa shortcut yang terdapat pada suatu Standard Toolbar :

Gambar Standard Toolbar

22. New : memulai membuat dokumen presentasi baru. 23. Open : membuka suatu dokumen presentasi. 24. Save : menyimpan dokumen presentasi. 25. E-mail : mengirim dokumen presentasi melalui e-mail. 26. Print : mencetak dokumen. 27. Print Preview : melihat tampilan dokumen pada kertas sebelum dicetak. 28. Spelling and Grammar : memeriksa ejaan dan tata bahasa teks pada suatu dokumen. 29. Research : melakukan pencarian kata pada dokumen. 30. Cut : memindahkan teks (copy teks dan sekaligus menghapus). 31. Copy : menggandakan teks. 32. Paste : menyalin teks yang telah di-copy atau di-cut. 33. Format Painter : melakukan format terhadap suatu teks dengan menyalin format dari teks lain dengan menggunakan painter. 34. Undo : membatalkan suatu efek yang dibuat terhadap teks. 35. Redo : mengulang kembali

suatu efek pada teks, yang tadi telah

dibatalkan. 36. Insert Chart : menyisipkan grafik pada dokumen presentasi. 37. Insert Table : menyisipkan tabel pada dokumen presentasi. 38. Tables and Borders : memberikan garis / pinggiran (border) pada tabel. 39. Insert Hyperlink : menyisipkan alamat suatu web site atau untuk link dari dokumen tersebut.

web page

40. Show Formatting : menampilkan format dari teks. 41. Show / Hide Grid : menampilkan garis-garis (grid) pada dokumen untuk membantu user mnegatur posisi objek pada dokumen presentasi tersebut. 42. Color / Grayscale : menentukan format teks berwarna atau abu-abu. 43. Sum : melakukan perhitungan dengan menggunakan rumus, baik penjumlahan (sum), mencari rata-rata (average), nilai maksimum (max) dan lain sebagainya. 44. Zoom : memperbesar tampilan dokumen presentasi sesuai dengan pilihan persentase yang tersedia. 45. Microsoft PowerPoint Help : memberikan dokumentasi bantuan bagi user yang mengalami kesulitan dalam menggunakan Microsoft PowerPoint.

17.2.2 Formatting Toolbar Berikut beberapa shortcut yang terdapat pada suatu Formatting Toolbar :

Gambar Formatting Toolbar

20. Font : menentukan jenis huruf. 21. Font Size : menentukan ukuran huruf. 22. Bold : memberikan efek tebal pada huruf. 23. Italic : memberikan efek miring pada huruf. 24. Underline : memberikan efek garis bawah pada huruf. 25. Shadow : memberikan bayangan pada teks. 26. Align left : format teks rata kiri pada halaman. 27. Center : format teks rata tengah pada halaman. 28. Align Right : format teks rata kanan pada halaman. 29. Numbering : membuat daftar angka. 30. Bullets : membuat daftar kalimat dengan menggunakan bullets. 31. Increase Font Size : menambah ukuran teks.

32. Decrease Font Size : mengurangi ukuran teks. 33. Decrease Indent : mengurangi kedalaman posisi teks (ke kiri). 34. Increase Indent : menambah kedalaman posisi teks (ke kanan). 35. Font Color : memberikan warna pada teks. 36. Design : mengatur design suatu presentasi meliputi template, warna dan animasi. 37. New Slide : membuat slide presentasi baru.

17.3 Tampilan Dokumen (View) Terdapat berbagai macam pilihan bagi user untuk melihat tampilah dokumen presentasi power point ketika sedang bekerja dengan dokumen tersebut. Tampilan-tampilan tersebut adalah : a. Normal View •

Outline View Untuk tampilan outline view, pilih menu Outline pada bagian atas frame sebelah kiri yang terdapat pada layar Microsoft PowerPoint. Pada tampilan jenis ini, bagian tengah terbagi menjadi dua bagian frame. Frame sebelah kiri menampilkan teks yang tersusun berdasarkan slide presentasi tersebut. Frame sebelah kanan terbagi menjadi dua bagian lagi, yaitu frame atas dan bawah. Untuk frame atas terdapat slide presentasi, yang hanya dapat menampilkan satu slide presentasi saja. Sementara, frame bagian bawah

merupakan

tempat

dibutuhkan saat presentasi.

catatan

(notes)

yang

nantinya

Gambar Normal View : Outline View

Notes yang telah dibuat dapat ditampilkan dengan memilih menu View > Notes Page. •

Slide View Pada dasarnya tampilan hampir sama dengan outline view, namun frame sebelah kiri tidak memuat barisan teks atau outline melainkan memuat urutan slide yang terdapat pada dokumen presentasi tersebut dengan tampilan lebih kecil.

Gambar Normal View : Slide View

b. Slide Sorter View Tampilan

jenis

slide

shorter

view

berbeda

dari

tampilan-tampilan

sebelumnya. Pada jenis ini, ditampilkan semua slide presentasi yang ada pada suatu dokumen presentasi. Tiap slide presentasi ditampilkan sebagai gambar berukuran kecil yang jika diklik pada gambar atau slide tersebut, maka jenis tampilan akan berubah menjadi tampilan slide view, dimana slide yang dklik tersebut ditampilkan dengan ukuran yang lebih besar.

Gambar Slide Sorter View

17.4 Shortcut Menus Microsoft

PowerPoint

juga

dilengkapi

dengan

Shortcut

Menus

yang

mempermudah user untuk memilih perintah yang ingin dilakukan tanpa harus mencari dimana lokasi menu perintah yang diinginkan tersebut berada. Untuk menampilkan Shortcut Menus ini adalah dengan mengklik kanan pada halaman presentasi yang sedang dikerjakan.

Gambar Shortcut Menus

SOAL LATIHAN 1. Cara untuk membuka aplikasi Microsoft PowerPoint dengan membuka dokumen presentasi baru adalah : a. Klik kanan pada desktop, selanjutnya pilih New > document. b. Klik kanan pada desktop, selanjutnya pilih New > Blank document. c. Klik kanan pada desktop, selanjutnya pilih New > document. d. Klik kanan pada desktop, selanjutnya pilih New > Microsoft PowerPoint Presentation.

2. Berikut ini yang terdapat pada status bar Microsoft PowerPoint adalah : a. Nomor slide yang sedang aktif, nama author. b. Nomor

slide

yang

sedang

aktif,

jenis

rancangan

presentasi

yang

digunakan. c. Jenis rancangan presentasi yang digunakan, jenis huruf yang digunakan. d. Jumla slide yang digunakan, jenis huruf yang digunakan.

3. Icon

, yang terdapat pada Formatting Toolbar, berfungsi untuk :

a. Menambah ukuran teks

TUGAS PRAKTEK :

b. Mengurangi ukuran teks c. Memberi warna pada teks d. Memberi bayangan pada teks

1.

Buatlah

powerpoint

dan

c:\presentasi.

sebuah

dokumen

simpan

di

folder

BAB XVIII Bekerja dengan Slide Presentasi

Tujuan Instruksional Umum : 2. Siswa dapat bekerja dengan lembar kerja pada Microsoft PowerPoint. Tujuan Instruksional Khusus : 14. Siswa dapat membuat dokumen presentasi baru. 15. Siswa dapat membuka presentasi yang telah disimpan. 16. Siswa dapat menuju atau berpindah ke suatu slide presentasi. 17. Siswa dapat menambah slide presentasi baru. 18. Siswa dapat menyimpan dokumen presentasi. 19. Siswa dapat menggandakan dan memindahkan slide presentasi. 20. Siswa dapat menghapus slide presentasi. 21. Siswa dapat mencetak dokumen presentasi. 22. Siswa dapat membuat properti dokumen presentasi. 23. Siswa dapat menutup atau keluar dari dokumen presentasi.

Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana user akan bekerja dengan slide presentasi, mulai dari membuat suatu dokumen presentasi baru, menambah slide presentasi pada suatu dokumen, sampai dengan menutup dokumen presentasi. Berikut digambarkan rincian topik yang akan dibahas pada bab ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab XVIII : Bekerja dengan Slide Presentasi

Bab

ini

merupakan

bahan

pembelajaran

untuk

unit

kompetensi

TIK.OP02.011.01: Mengoperasikan piranti lunak presentasi.

18.1 Membuat Dokumen Presentasi Untuk memulai membuat suatu presentasi, buat dokumen presentasi baru dengan memilih menu File > New, maka akan tampil suatu menu baru di layar sebelah kanan. Kemudian pilih Blank Presentation. Selain itu dapat juga dengan mengklik icon New

, yang terdapat pada Standard Toolbar. Cara lain

dapat juga dengan menggunakan shortcut yaitu dengan menekan Ctrl+n pada keyboard.

Gambar Membuat Dokumen Presentasi Baru

Setelah itu, akan keluar daftar tampilan slide (layout) yang dapat dipilih. Daftar tampilan slide tersebut adalah sebagai berikut : a. Text Layouts •

Judul dan subjudul

•

Judul

•

Judul dan teks

•

Judul dan teks dengan format dua kolom

b. Content Layouts •

Slide Kosong (blank)

•

Content (gambar, clip art, grafik, tabel, diagram, organization chart, media clip)

•

Content dan judul

•

Judul, dan content dengan format dua kolom

•

Judul, 1 content di kiri dan 2 content di kanan

•

Judul, 2 content di kiri dan 1 content di kanan

•

Judul, 2 content di kiri dan 2 content di kanan

c. Text and Content Layouts •

Judul, teks di kiri dan clip art di kanan

•

Judul, clip art dan teks di kanan

•

Judul, teks di kiri dan grafik di kanan

•

Judul, grafik di kiri dan teks di kanan

•

Judul, teks di kiri dan media klip di kanan

•

Judul, media klips di kiri dan teks di kanan

•

Judul dan tabel

•

Judul dan diagram atau organization chart

•

Judul dan grafik

Setelah salah satu layout yang diinginkan dipilih dengan cara mengklik layout yang diinginkan, maka akan terbuka suatu halaman atau slide presentasi baru yang telah dapat dikerjakan.

Gambar Menentukan Layout untuk Membuat Dokumen Presentasi Baru

18.2 Membuka Dokumen Presentasi Selain membuat dokumen presentasi baru, user juga dapat memperbarui presentasi yang telah ada. Buka terlebih dahulu dokumen presentasi yang akan diperbarui dengan memilih menu File > Open, atau dengan mengklik icon Open yang terdapat pada Standard Toolbar. Shortcut untuk perintah ini adalah Ctrl+O. Kemudian pada kotak dialog yang tampil, pilih lokasi dimana dokumen presentasi tersebut disimpan, caranya adalah klik tanda panah pada combobox Look in, selanjutnya pilih lokasi tempat dokumen presentasi tersebut berada. Setelah itu klik nama file dari dokumen tersebut dan diikuti dengan tombol open. MsPowerPointl akan menampilkan dokumen yang telah dibuka, dan user langsung dapat melakukan perubahan pada dokumentasi presentasi tersebut.

Gambar Kotak Dialog Membuka Dokumen

18.3 Menuju atau Berpindah Ke Suatu Slide Presentasi Pada Microsoft PowerPoint, user dapat bekerja dengan beberapa lembar slide atau halaman presentasi pada suatu dokumen. Apabila user ingin berpindah dari suatu slide menuju ke suatu slide presentasi lain, user cukup mengklik salah satu slide presentasi yang diinginkan yang terdapat pada task pane di sebelah kiri layar.

Gambar Task Pane Slides

18.4 Menambah Slide Presentasi Ketika memulai membuat suatu presentasi, maka Microsot PowerPoint satu buah slide atau halaman presentasi untuk diisi oleh user. Selanjutnya user

dapat

menambah slide sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Pilih menu Insert > New Slide, kemudian pilih tampilan atau layout yang digunakan dengan mengklik salah satu layout yang diinginkan pada daftar pilihan layout di task pane sebelah kanan layar. Shortcut untuk menambah slide presentasi ini adalah Ctrl+M.

Gambar Menambah Slide atau Halaman Presentasi

18.5 Menggandakan dan Memindahkan Slide Presentasi 18.5.1 Menggandakan Slide Presentasi User dapat menggandakan suatu slide atau halaman presentasi yang berada pada suatu dokumen presentasi. Caranya adalah klik kanan pada salah satu slide yang ingin digandakan yang terdapat pada di taskpane di sebelah kiri layar. Kemudian dari shortcut menu yang tampil, pilih perintah Copy (Ctrl+C). Selanjutnya klik kanan lagi pada salah satu slide presentasi dan pilih menu Paste (Ctrl+V), maka slide presentasi yang baru atau hasil penggandaan tersebut akan ditempatkan setelah slide tempat perintah paste tadi dilakukan.

Gambar Shortcut Menus untuk Menggandakan Slide Presentasi

18.5.2. Memindahkan Slide Presentasi Susunan slide presentasi yang telah ada pada suatu dokumen presentasi dapat diperbarui oleh user. Caranya adalah klik kanan pada salah satu slide yang ingin dipindahkan yang terdapat pada di taskpane di sebelah kiri layar. Kemudian dari shortcut menu yang tampil, pilih perintah Cut (Ctrl+X). Selanjutnya klik kanan lagi pada salah satu slide presentasi dan pilih menu Paste (Ctrl+V), maka slide presentasi yang dipindahkan tersebut akan ditempatkan setelah slide tempat perintah paste tadi dilakukan.

Gambar Shortcut Menus untuk Memindahkan Slide Presentasi

Selain cara tersebut, user dapat juga memindahkan slide presentasi dengan melakukan drag mouse. Klik kiri pada salah satu slide presentasi yang terdapat di taask pane di sebelah kiri layar, kemudian sambil tetap diklik, gerakkan kursor mouse ke tempat slide

tersebut akan dipindahkan. Setelah itu, baru lepaskan

klik mouse, maka slide telah berpindah pada tempat yang telah ditentukan user.

18.6 Menyimpan Dokumen Presentasi 18.6.1

Menyimpan

Dokumen

Presentasi

sebagai

File

PowerPoint Untuk menyimpan dokumen presentasi, pilih menu File > Save atau dengan mengklik icon Save

yang terdapat pada Standard Toolbar. Selanjutnya

akan tampil suatu kotak dialog. Tentukan dimana dokumen akan disimpan, setelah itu tentukan nama dokumen dengan mengetik nama dokumen pada kotak File name, kemudian klik tombol Save. Perintah ini juga dapat dilakukan dengan shortcut Ctrl+S yang ditekan bersamaan pada keyboard.

Gambar Kotak Dialog Penyimpanan Dokumen

Apabila user ingin menyimpan dokumen presentasi dengan nama lain, pilih menu File > Save as. Kemudian akan tampil kotak dialog yang sama seperti kotak dialog penyimpanan suatu dokumen baru. Pada kotak dialog yang tampil, tentukan lokasi tempat dokumen akan disimpan, isi nama baru dokumen pada kotak yang disediakan, dan klik tombol OK.

Gambar Save As Menu

18.6.2 Menyimpan Dokumen Presentasi Sebagai Web Page User

juga dapat menyimpan

dokumen presentasi sebagai halaman Web,

caranya hampir sama seperti proses penyimpanan biasa. Pilih menu File > Save

atau dengan mengklik icon Save

(Ctrl+S) yang terdapat pada Standard

Toolbar, kemudian pada kotak dialog yang tampil, tentukan lokasi penyimpanan dan nama dokumen pada kotak File name. Selanjutnya klik tombol OK, maka dokumen presentasi tersebut telah tersimpan sebagai halaman Web.

Gambar Kotak Dialog Untuk Menyimpan Web Page

18.7 Menghapus Slide Presentasi Apabila

user

ingin

menghapus

salah

satu

slide

presentasi,

user

dapat

melakukannya dengan mengklik kanan pada salah satu slide yang terdapat pada task pane di sebelah kiri layar, kemudian pilih menu Delete pada shortcut menus yang tampil. Slide presentasi akan terhapus dari dokumen.

Gambar Menghapus Slide Presentasi

18.8 Mencetak Dokumen Presentasi Setelah

membuat

atau

mengubah

suatu

dokumen

presentasi

dan

ingin

mencetaknya, terlebih dahulu lihat tampilan dokumen melalui File > Print Preview

atau klik icon

pada Standard Toolbar. Apabila tampilan telah

sesuai dengan yang diinginkan, pilih menu File > Print (Ctrl+P), atau klik icon pada Standard Toolbar, maka akan tampil menu print seperti berikut :

Gambar Print Menu

Selanjutnya : 6. Tentukan nama printer 7. Tentukan halaman atau slide yang akan dicetak dengan menandai radio button Slides dan mengisi nomor slide awal dan akhir yang ingin dicetak, pada tempat yang ada disebelahnya. 8. Apabila semua halaman akan dicetak pilih radio button All. 9. Jika ingin mencetak lebih dari satu slide pada satu halaman kertas, maka pilih Handouts pada combobox Print What, selanjutnya tentukan jumlah slide yang akan dicetak untuk tiap halaman dan posisi slide yang akan dicetak pada halaman (horizontal atau vertikal). Namun, jika tetap ingin mencetak satu slide pada satu halaman kertas, maka pilih Slides pada combobox Print What. 10. Tentukan warna hasil cetakan yang diinginkan (berwarna, abu-abu atau hitam putih). 11. Tentukan banyaknya jumlah combobox Number of copies. 12. Lalu tekan tombol OK.

cetakan untuk

tiap halamannya pada

Gambar Kotak Dialog Printer

18.9 Membuat Properti Dokumen Setiap dokumen memiliki beberapa karakteristik, atribut,

dan fitur-fitur yang

membuat dokumen tersebut menjadi unik, hal ini dinamakan properti. Properti dari suatu dokumen memberikan berbagai macam kegunaan, diantaranya melalui properti suatu dokumen user

dapat mengetahui ukuran dari suatu dokumen,

dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut, siapa yang membuat dokumen tersebut dan lain sebagainya. Untuk mengatur properti dari suatu dokumen, pilih menu File > Properties pada saat sedang mengerjakan suatu dokumen. Kemudian akan tampil suatu kotak dialog tersebut, selanjutnya pilih kategori Summary yang terdapat di bagaian atas kotak dialog. Pada kotak yang tersedia tentukan hal-hal berikut : Judul, Subject, author, manager, perusahaan, kategori dan lain sebagainya. Setelah selesai mengisi informasi untuk properti suatu dokumen klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Properties

18.10 Menutup Dokumen Presentasi Setelah selesai bekerja dengan dokumen dan dokumen telah disimpan, tutup dokumen dengan memilih menu File > Close atau klik tanda silang yang berada pada baris paling kanan Menu Bar. Untuk keluar dari aplikasi MsPowerPoint, pilih menu File > Exit atau dapat juga dengan klik tanda silang yang berada di posisi paling kanan pada Title Bar.

Gambar Menutup Dokumen Presentasi

SOAL LATIHAN 4. Menu yang harus dipilih untuk membuat dokumen presentasi baru adalah : a. File > New b. File > New Slide c. File > Insert d. Insert > Slide

5. Shortcut untuk menambah slide presentasi adalah : e. Ctrl+N f.

Ctrl+C

g. Ctrl+M h. Ctrl+S

6. Opsi yang dipilih pada combobox Print What ketika user ingin mencetak lebih dari satu slide presentasi pada satu kertas halaman adalah : a. Slides b. Handouts c. Note Pages d. Outline View

TUGAS PRAKTEK : 1. Buatlah suatu dokumen slide presentasi baru, dengan jenis layout yang mengandung teks, lalu simpan presentasi tersebut ! 2. Buka dokumen presentasi yang tadi telah dibuat, lalu tambahkan slide presentasi baru, kemudian copy slide presentasi halaman pertama, sehingga pada dokumen presentasi tersebut terdapat dua halaman slide yang sama !

BAB XIX Mengatur Tampilan Slide Presentasi

Tujuan Instruksional Umum : 1. Agar siswa mengetahui cara mengatur tampilan slide pada Microsoft PowerPoint . Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa dapat memberi warna latar pada suatu slide. 2. Siswa dapat menggunakan rancangan slide yang telah tersedia. Tampilan suatu slide presentasi dapat dibuat lebih menarik dengan cara yang mudah. Pada bab berikut ini akan dijelaskan bagaimana mebuat tampilan suatu slide lebih menarik, meliputi pemberian warna latar slide, ataupun menggunakan rancangan slide yang sudah ada. Rincian topik pada bab ini dijabarkan pada gambar di bawah ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab XIX : Mengatur Tampilan Slide Presentasi

Bab

ini

merupakan

bahan

pembelajaran

untuk

unit

TIK.OP02.011.01: Mengoperasikan piranti lunak presentasi.

kompetensi

19.1 Menggunakan Template Slide Microsoft

PowerPoint

menyediakan

template-template

slide,

yang

dapat

digunakan untuk membuat slide presentasi lebih menarik. Untuk menampilkan pilihan template slide, pilih menu Format > Slide Design. Maka akan muncul task pane di sebelah kanan layar. Kemudian pilih Design Templates pada menu pilihan di bagaian atas task pane. Selanjutnya akan tampil daftar template slide, lalu klik pada salah satu rancangan yang diinginkan. Jika ingin menggunakan template slide yang tidak terdapat pada daftar pilihan tersebut atau untuk menggunakan template slide yang filenya tersimpan di komputer, klik Browse. Kemudian akan muncul kotak dialog, cari file tersebut kemudian klik tombol Apply.

Gambar Menggunakan Rancangan Slide

Setelah memilih template slide yang diinginkan, maka tampilan seluruh slide yang ada pada suatu dokumen presentasi, akan menyesuaikan template slide yang telah dipiih tersebut.

19.2 Memberi Warna Latar Slide Suatu slide presentasi dapat diberi warna latar, agar tampil lebih menarik. Untuk mengatur tampilan warna latar ini, pilih menu Format > Background, maka akan muncul suatu kotak dialog.

Gambar Kotak Dialog Background

Pada kotak dialog yang tampil, pilih warna latar yang diinginkan. Maka warna latar slide presentasi akan berubah sesuai warna yang dipilih tersebut.

SOAL LATIHAN 1. Cara untuk menggunakan template slide yang berasal dari file pada komputer adalah : a. Format > Browse b. Format

>

Slide

c. Slide > Slide Design Design

>

d. Slide > Browse

Browse 2. Menu yang dipilih untuk memberi warna pada latar suatu slide adalah : a. Format > Background

c. File > Background

b. Slide > Background

d. Format > Slide > Background

TUGAS PRAKTEK : 1. Buatlah suatu slide presentasi dengan menggunakan salah satu template yang ada ! 2. Bukalah suatu slide presentasi yang telah disimpan, kemudian ubah warna latar slide tersebut menjadi warna biru !

BAB XX Pengaturan Teks pada Slide Presentasi Tujuan Instruksional Umum : 1. Agar siswa mengetahui cara bekerja menggnakan teks pada Microsoft PowerPoint . 2. Mengenalkan siswa bagaimana melakukan pengaturan teks pada suatu dokumen presentasi Microsoft PowerPoint. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa dapat menyisipkan dan menghapus teks. 2. Siswa dapat menandai(highlight) atau memilih teks. 3. Siswa dapat mengatur tampilan teks. 4. Siswa dapat mengatur posisi teks. 5. Siswa dapat mengatur daftar kalimat (bullets and numbering). 6. Siswa dapat memindahkan teks (move/cut). 7. Siswa dapat menggandakan teks (copy). 8. Siswa dapat membatalkan atau melakukan ulang perintah (undo/redo). 9. Siswa dapat mencari teks (Text Finding). 10. Siswa dapat mencari teks (Text Replacing).

Salah satu isi atau kandungan dari slide presentasi adalah teks baik dalam bentuk judul, subjudul, paragraf biasa, maupun daftar kalimat. Pada bab berikut ini akan dijelaskan cara bekerja dengan teks dalam sebuah presentasi, Hal ini meliputi penyisipan teks, pengaturan tampilan teks dan lain sebagainya seperti dijabarkan pada gambar di bawah ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab XX : Pengaturan Teks pada Slide Presentasi

Bab

ini

merupakan

bahan

pembelajaran

untuk

unit

kompetensi

TIK.OP02.011.01: Mengoperasikan piranti lunak presentasi.

20.1 Menyisipkan dan menghapus Teks (Insert and Deleting Text) Untuk menyisipkan teks pada slide presentasi, pilih terlebih dahulu layout yang mengandung teks. Adapun layout-layout yang mengandung teks diantaranya adalah sebagai berikut :

Gambar Beberapa Layout yang Mengandung Teks

Klik pada salah satu layout yang diinginkan, untuk menentukan isi halaman slide presentasi. Selanjutnya layout tersebut akan ditampilkan pada halaman slide presentasi. Kemudian Klik pada kotak kosong yang merupakan kotak area khusus tempat penyisipan teks, yang berada di slide tersebut, atau tekan Ctrl + Enter, maka akan muncul kursor pada kotak area kosong tersebut. Selanjutnya isi kotak kosong tersebut dengan mengetikkan teks. Kemudian untuk berpindah ke kotak are teks berikutnya, dapat menggunakan Ctrl + Enter lagi, demikian seterusnya.

Gambar Menyisipkan Teks

Apabila user ingin menghapus teks yang telah disisipkan, klik pada teks tersebut dan

kursor

akan

muncul,

selanjutnya

hapus

teks

per

karakter

dengan

menggunakan backspace atau delete yang terdapat pada keyboard. Selain menghapus per karrakter, user dapat juga menghapus sekaligus satu kalimat, dengan cara menandai(highlight) terlebih dahulu kalimat yang ingin dihapus, setelah itu tekan baskpace atau delete pada keyboard.

20.2 Menandai(highlight) atau Memilih Teks Untuk dapat melakukan format terhadap teks yang ada pada suatu slide presentasi, user harus memilih atau menandai terlebih dahulu teks yang akan diformat tersebut. Adapun cara untuk memilih teks yang terdapat pada halaman slide presentasi adalah sebagai berikut : •

Klik pinggiran atau border kotak tempat teks berada.

Gambar Pemilihan Semua Teks di dalam Kotak Area

•

Tandai (highlight) teks yang ingin diformat, dengan mengklik awal kalimat yang ingin ditandai sambil terus ditahan dan digeser ke arah huruf-huruf lain yang juga akan dipilih. Maka huruf-huruf yang telah dipilih tersebut akan ditandai dengan warna hitam.

Gambar Pemilihan Teks Tertentu

•

Untuk menandai seluruh teks pada suatu slide, dapat menggunakan shortcut Ctrl+A.

20.3 Mengatur Tampilan Teks Untuk melakukan pengaturan terhadap teks, tandai terlebih dahulu teks yang akan diformat tersebut. Kemudian, pilih menu Format > Font, selanjutnya akan tampil kotak dialog.

Gambar Kotak Dialog Font

Pengaturan huruf atau teks yang dapat diatur pada kotak dialog ini hampir sama dengan pengaturan teks pada aplikasi Microsoft Word atau Microsoft Excel, yaitu sebagai berikut : h. Font : Daftar jenis-jenis huruf dengan berbagai macam bentuk yang dapat dipilih. Pilih salah satu jenis huruf yang diinginkan pada combobox Font. i.

Font Style : Bentuk penyajian huruf. Tandai salah satu checkbox untuk memilih bentuk penyajian huruf yang diinginkan. •

Reguler : Huruf tampilan biasa

•

Italic : Huruf miring. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+I atau klik icon Italic

yang terdapat pada

Formatting Toolbar. •

Bold : Huruf tebal. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+B atau klik icon Bold

yang terdapat pada Formatting

Toolbar. •

Underline : Huruf digarisbawahi. Perintah ini dapat juga dilakukan dengan shortcut Ctrl+U atau klik icon Underline

yang terdapat

pada Formatting Toolbar. 1. Size : Ukuran huruf. Pilih ukuran huruf yang diinginkan sesuai angka-angka yang terdapat

pada

combobox Size. j.

Font Color : Warna Huruf Pilih warna huruf yang diinginkan pada combobox Font Color. Untuk awal, warna telah ditentukan automatic yaitu hitam. Hal ini dapat juga dilakukan dengan mengklik icon Font Color

yang terdapat pada Formatting

Toolbar. k. Effect : Efek pada suatu teks. •

Underline : Efek garis bawah pada tulisan. Contoh : underline.

•

Superscript : Huruf pada posisi atas. Contoh : 25

•

Subscript : Huruf pada posisi bawah. Contoh : O2

•

Shadow : Huruf memiliki bayangan. Contoh : shadow. Perintah ini juga dapat dilakukan dengan mengklik icon shadow

pada

Formatting Toolbar. •••

o b m E ossssss bo mb Emboss. Contoh : E Em

Beberapa jenis pengaturan

teks ini dapat juga dilakukan melalui shortcut icon

yang terdapat pada Formatting Toolbar atau melalui Shortcut Menus dengan mengklik kanan pada teks yang telah ditandai tersebut, kemudian pilih menu Font.

20.4 Mengatur Posisi Teks Pasisi teks pada kotak area yang terdapat di suatu slide presentasi dapat diatur apakah rata kiri, tengah atau kanan. Cara melakukannya adalah dengan memilih

atau menandai terlebih dahulu teks yang ingin diatur posisinya, selanjutnya pilih menu Format > Alignment. •

Right Aligning : Posisi rata kanan pada sel

•

Left Aligning : Posisi rata kiri pada sel

•

Center Aligning : Posisi rata tengah pada sel

•

Justify Aligning : Posisi rata kiri kanan

Gambar Alignment Menu

Pengguna juga dapat mengatur posisi teks pada suatu paragraf agar menjorok ke dalam. Untuk membuat suatu teks menjorok ke dalam (menambah inden) klik icon Increase Indent Decrease Indent

dan untuk mengurangi inden suatu teks klik icon yang terdapat pada Formatting Toolbar.

20.5 Mengatur Daftar Kalimat (Bullets and Numbering) Apabila user ingin membuat suatu daftar kalimat pada slide presentasi, maka pilih layout Title and Teks. Daftar kalimat ini, terdiri atas dua bentuk : a. Bullets Pada kotak area teks, user dapat langsung mengetikkan kalimat baris pertama dan selanjutnya tekan Enter, maka Microsoft PowerPoint akan secara otomatis mengatur tampilan menjadi daftar kalimat dengan terdapat bullets untuk setiap baris kalimat. Apabila user ingin mengganti jenis bullets tersebut, tandai terlebih dahulu kalimat untuk setiap barisnya, kemudian pilih menu Format > Bullets and Numbering. Setelah itu, pilih Bulleted pada menu atas kotak dialog, maka akan tampil berbagai macam jenis bullet. Klik salah satu jenis bullet yang diinginkan diikuti dengan tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Bulleted

b. Numbering Apabila user ingin membuat kalimat penomoran atau numberring, user cukup hanya mengganti jenis bullet dengan angka. Setelah membuat daftar kalimat dengan bullet setiap barisnya, ganti bullet

tersebut dengan angka. Caranya

adalah tandai terlebih dahulu teks tersebut, kemudian pilih menu Format > Bullets and Numbering. Selanjutnya pilih Numbered pada menu atas, maka akan tampil berbagai macam jenis penomoran. Klik salah satu jenis penomoran yang diinginkan diikuti dengan tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Numbering

20.6 Memindahkan Teks (Move / Cut) Teks yang berada pada suatu kotak area dapat dipindah-pindahkan dengan cara klik pada pinggiran atau border teks tersebut, dengan tidak melepaskan mouse (masih mengklik), geser kotak tersebut ke arah yang diinginkan. Untuk melakukan pemindahan teks terdapat cara lain, yaitu tandai atau pilih teks yang akan dipindahkan. Kemudian pilih menu Edit

> Cut, atau klik icon Cut

pada Standard Toolbar. Cara lain adalah dengan menggunakan shortcut Ctrl+X. Selanjutnya untuk menyalin hasil copy tersebut, pilih menu Edit > Paste, atau klik icon Paste

pada Standard Toolbar. Perintah paste ini juga

dapat dilakukan dengan shortcut Ctrl+V.

Gambar Cut Menu

Proses pemindahan teks ini juga dapat dilakukan dengan memilih menu Cut yang terdapat pada Shortcut Menus. Setelah memilih atau menandai teks yang akan dipindahkan, klik kanan pada teks tersebut, maka akan tampil suatu Shortcut Menus, kemudian pilih menu Cut, selanjutnya klik kanan, lalu piih menu Paste.

atau Gambar Shortcut Menu untuk Memindahkan Teks

20.7 Menggandakan Teks (Copy) Untuk menggandakan teks atau kalimat tanpa harus melakukan pengetikan ulang, user dapat dengan mudah menggunakan fitur yang tersedia untuk melakukan penggandaan tersebut. Pilih atau tandai teks yang akan digandakan, kemudian piih menu Edit > Copy atau pilih icon Copy

yang terdapat pada

Standard Toolbar. Cara lain adalah dengan menekan Ctrl+C pada keyboard, dimana hal ini dikenal dengan shortcut. Selanjutnya pilih menu Edit > Paste atau klik icon Paste (Ctrl+V) yang terdapat pada Standard Toolbar

Gambar Menu Menggandakan Teks

.

Selain cara di atas, menu Copy, dan Paste juga dapat dipilih melalui Shortcut Menus yang tampil dengan mengklik kanan pada sel tempat akan dilakukannya perintah.

Gambar Shortcut Menu untuk Menggandakan Teks

20.8 Membatalkan (Undo / Redo)

atau

Melakukan

Ulang

Perintah

Jika user ingin membatalkan suatu efek pada teks atau membatalkan perintah yang baru saja dilakukan, pilih Edit > Undo, atau klik icon Undo

pada

Standard Toolbar. Shortcut untuk perintah undo ini adalah Ctrl+Z. User juga dapat mengulang kembali

perintah yang tadi telah dibatalkan dengan memilih

menu Edit > Redo, atau klik icon Redo

pada Standard Toolbar. Perintah

redo juga dapat dilakukan dengan shortcut, yaitu Ctrl+Y.

Gambar Undo/Redo Menu

20.9 Mencari Teks (Text Finding) Apabila ingin mencari kata tertentu pada suatu dokumen presentasi, pilih menu Edit > Find, maka akan muncul suatu kotak dialog. Pada kotak dialog tersebut, ketik nama kata yang dingin dicari. Jika ingin mencari kata yang persis sama dengan memperhatikan huruf besar dan kecil, tandai check box Match Case. Lalu tekan tombol Find Next, Microsoft Powerpoint akan mencari kata demi kata pada dokumen tersebut. Perintah pencarian ini juga dapat dilakukan dengan shortcut Ctrl+F.

Gambar Kotak Dialog Mencari Teks

20.10 Mengganti Teks (Text Replacing) Jika user ingin melakukan penggantian terhadap kata tertentu dengan suatu kata lain, maka dapat dilakukan dengan memilih menu Edit > Replace selanjutnya ketik kata lama yang akan diganti dan ketik kata baru yang akan menggantikan kata lama tersebut. Jika ingin mencari kata yang persis sama dengan memperhatikan huruf besar dan kecil, tandai check box Match Case. Kemudian klik tombol Replace jika ingin mengganti kata lama satu persatu, atau Replace All jika ingin

mengganti

semua kata lama yang terdapat pada dokumen

presentasi secara sekaligus. Perintah penggantian teks ini juga dapat dilakukan denga shortcut Ctrl+H.

Gambar Kotak Dialog Mengganti Teks

SOAL LATIHAN 4. Opsi apakah yang harus dipilih untuk memberikan efek bayangan pada teks ? a. Underline

c. Emboss

b. Italic

d. Shadow

5. Justify adalah opsi yang harus dipilih untuk mengatur posisi teks menjadi: e. Rata kiri

g. Rata kiri kanan

f.

h. Rata kanan

Rata tengah

6. Shortcut

untuk

perintah

mencari

teks

tertentu

pada

suatu

dokumen

presentasi adalah: e. Ctrl+F

g. Ctrl+R

f.

h. Ctrl+Y

Ctrl+H

TUGAS PRAKTEK : 1. Sisipkan teks kira-kira 3-4 baris pada slide

presentasi, dengan ketentuan

jenis tulisan Tahoma, ukuran 16, serta beri efek garis bawah pada teks tersebut! 2. Ubah teks tersebut menjadi bentuk daftar kalimat dengan penomoran angka!

BAB XXI Mengatur Halaman Slide Presentasi

Tujuan Instruksional Umum : 1. Siswa Dapat menjelaskan bagaimana mengatur halaman slide presentasi. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa dapat memberi header dan footer pada halaman. 2. Siswa dapat mengatur ukuran dan bentuk kertas halaman.

Pada bab ini akan dijelaskan cara pengaturan suatu slide presentasi pada halaman

atau

kertas

pencetakan.

Berikut

digambarkan

rincian

pokok

pembahasan pada bab ini:

Gambar Rincian Pembahasan Bab XXI : Mengatur Halaman Slide Presentasi

Bab

ini

merupakan

bahan

pembelajaran

untuk

unit

TIK.OP02.011.01: Mengoperasikan piranti lunak presentasi.

kompetensi

21.1 Memberi Header dan Footer Header dan Footer adalah sejenis label yang terdapat di setiap halaman. Pada aplikasi Microsoft PowerPoint, halaman slide hanya dapat terdiri dari footer, yaitu terdiri dari tanggal, nomor slide dan footer tambahan berupa teks dari pengguna. Sementara itu untuk halaman notes, handouts, selain tanggal dan nomor halaman, pengguna juga dapat memberi header dan footer pada halaman. Untuk memberi header dan footer, pilih menu View > Header and Footer. Selanjutnya akan tampil suatu kotak dialog.

21.1.1 Memberi Header dan Footer pada Halaman Slide Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk memberi header dan footer pada halaman slide adalah : •

Jika ingin mencantumkan waktu sebagai footer, tandai check box Date and Time. o

Untuk mencantumkan waktu secara otomatis, tandai radio button Update Automatically, selanjutnya pilih format penulisan waktu yang diinginkan dan bahasa.

o

Jika ingin menampilkan suatu tanggal tertentu, tandai radio button Fixed , lalu masukkan tanggal yang diinginkan pada kotak teks yang tersedia.

•

Jika ingin menampilkan nomor slide sebagai footer, tandai check box Slide number.

•

Untuk menambahkan teks sesuai keinginan pengguna sebagai footer, maka tandai check box Footer, kemudian masukkan teks yang ingin dijadikan footer pada kotak teks yang tersedia.

•

Setelah semuanya selesai, klik tombol Apply untuk menyisipkan footer tersebut

pada

suatu

slide

atau

klik

tombol

Aplly to

All

untuk

menyisipkan footer pada keseluruhan slide presentasi yang terdapat pada suatu dokumen presentasi.

Gambar Kotak Dialog Header and Footer untuk Slide

21.1.2 Memberi Header dan Footer pada Halaman Notes dan Handouts Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk memberi header dan footer pada halaman notes dan handouts adalah : •

Pada kotak dialog yang tampil, pilih tab Notes and Handouts.

•

Jika ingin mencantumkan waktu sebagai header, tandai check box Date and Time. o

Untuk mencantumkan waktu secara otomatis, tandai radio button Update Automatically, selanjutnya pilih format penulisan waktu yang diinginkan dan bahasa.

o

Jika ingin menampilkan suatu tanggal tertentu, tandai radio button Fixed , lalu masukkan tanggal yang diinginkan pada kotak teks yang tersedia.

•

Jika ingin menampilkan teks tambahan sebagai header, tandai check box header, kemudian masukkan teks yang ingin dijadikan header pada kotak teks yang tersedia.

•

Jika ingin menampilkan nomor halaman sebagai footer, tandai check box Page number.

•

Untuk menambahkan teks sesuai keinginan pengguna sebagai footer, maka tandai check box Footer, kemudian masukkan teks yang ingin dijadikan footer pada kotak teks yang tersedia.

•

Setelah semuanya selesai, klik tombol Aplly to All untuk menyisipkan header dan footer pada keseluruhan halaman notes dan handouts.

Gambar Kotak Dialog Header and Footer untuk Handouts and Notes

21.2 Mengatur Ukuran dan Bentuk Halaman 21.2.1 Mengatur Ukuran Kertas Untuk mengatur ukuran kertas yang akan digunakan mencetak dokumen slide presentasi, pilih menu File > Page Setup. Selanjutnya akan tampil suatu kotak dialog. Pilih ukuran kertas yang diinginkan pada combo box slides sized for. Selain pilihan ukuran yang tersedia, pengguna juga dapat memasukkan ukuran yang diinginkan, yaitu lebar kertas pada Width dan tinggi kertas pada Height.

Gambar Kotak Dialog Mengatur Ukuran Kertas

21.2.1 Mengatur Bentuk Kertas Untuk mengatur bentuk kertas yang akan digunakan mencetak dokumen slide presentasi, pilih menu File > Page Setup. Selanjutnya akan tampil suatu kotak dialog. Pilih bentuk kertas yang diinginkan baik untuk halaman slides maupun halaman notes, handouts dan outline. Pada bagian slides tandai radio button untuk bentuk kertas yang diinginkan. Bentuk kertas tersebut terdiri dari portrait untuk bentuk kertas memanjang atau vertikal dan landscape untuk bentuk kertas horizontal. Demikian pula pada bagian Notes, handouts & outline, tandai salah satu radio button untuk memilih bentuk kertas yang diinginkan. Lalu klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Mengatur Bentuk Kertas

SOAL LATIHAN a. Menu yang dipiih untuk memberi header dan footer pada suatu halaman adalah : a. View > Toolbar

c. File > Header and Footer

b. File > Page Setup

d. View > Header and Footer

b. Opsi yang dipilih jika ingin menyisipkan tanggal yang diset secara otomatis sebagai header atau footer adalah : a. Fixed b. Update automatically c. Automatically time d. Fixed Time

c. Menu untuk mengatur bentuk kertas halaman slide adalah : a. View > Toolbar b. File > Page Setup c. File > Header and Footer d. View > Header and Footer

TUGAS PRAKTEK : i. Buatlah Footer pada suatu slide berisi :tanggal yang di-update secara otomatis, nomor slide dan nama pembuat presentasi ! ii. Tentukan Halam kertas suatu slide menjadi A4 dengan bentuk kertas horizontal !

BAB XXII Bekerja dengan Objek Lain

Tujuan Instruksional Umum : 1. Siswa mengenal dan mengetahui bagaimana bekerja dengan objek-objek lain seperti bagan atau diagram, gambar, grafik dan tabel pada suatu slide presentasi. Tujuan Instruksional Khusus : 1. Siswa dapat menyisipkan dan menghapus gambar atau clip art 2. Siswa dapat memindahkan gambar 3. Siswa dapat mengatur tampilan gambar 4. Siswa dapat menyisipkan dan menghapus grafik 5. Siswa dapat memindahkan grafik 6. Siswa dapat memodifikasi grafik 7. Siswa dapat mengatur tampilan grafik 8. Siswa dapat menyisipkan dan menghapus tabel 9. Siswa dapat mengatur garis(border) dan warna tabel 10. Siswa dapat menyisipkan dan menghapus bagan atau diagram 11. Siswa dapat mengatur tampilan bagan atau diagram

Microsoft PowerPoint juga dapat menyisipkan gambar, grafik, bagan atau diagram, dan tabel pada suatu slide presentasi. Pada bab XVIII ini, akan dijelaskan cara menyisipkan objek-objek tersebut dan melakukan pengaturan terhadap objek-objek tersebut. Berikut ini digambarkan topik-topik yang akan dibahas pada bab ini :

Gambar Rincian Pembahasan Bab XXII : Bekerja dengan Objek Lain

Bab

ini

merupakan

bahan

pembelajaran

untuk

unit

kompetensi

TIK.OP02.011.01: Mengoperasikan piranti lunak presentasi.

22.1 Gambar User

dapat menambahkan gambar-gambar baik dari file atau

cli part untuk

membuat suatu presentasi lebih menarik.

22.1.1 Menyisipkan dan Menghapus Gambar Untuk menyisipkan gambar baik dari file atau berupa cli part pada slide presentasi, pilih terlebih dahulu layout yang mengandung gambar. Adapun layout-layout yang mengandung gambar diantaranya adalah sebagai berikut :

Gambar Beberapa Layout yang Mengandung Gambar

Klik pada salah satu layout yang diinginkan, untuk menentukan bentuk halaman slide presentasi. Selanjutnya layout tersebut akan ditampilkan pada halaman slide presentasi. Kemudian klik icon Insert Picture

atau Insert Clip art

yang terdapat pada kotak kosong yang merupakan kotak area khusus tempat penyisipan gambar pada slide tersebut.

Gambar Layout Tempat Penyisipan Gambar

a. Gambar dari File Untuk menyisipkan gambar dari file, maka icon yang diklik pada kotak area penyisipan gambar adalah icon Insert Picture

. Setelah itu, akan tampil

kotak dialog. Cari lokasi penyimpanan file gambar tersebut pada combobox look in. Setelah menemukan file gambar tersebut, klik nama file gambar tersebut, lalu klik tombol Insert, maka gambar dari file telah disisipkan pada slide presentasi tersebut.

Gambar Kotak Dialog Menyisipkan Gambar

b. Clip art Untuk menyisipkan clip art, maka icon yang diklik pada kotak area penyisipan gambar adalah icon Insert Clip art

. Setelah itu, akan tampil kotak dialog

yang berisi daftar clip art yang tersedia, selanjutnya klik pada clip art yang diinginkan, lalu klik tombol OK, maka clip art presentasi tersebut.

telah disisipkan pada slide

Gambar Kotak Dialog Menyisipkan Clip art

Apabila user ingin menghapus gambar yang telah disisipkan, klik pada gambar tersebut setelah itu tekan backspace atau delete pada keyboard.

22.1.2 Memindahkan Gambar User dapat memindahkan gambar sesuai dengan posisi yang diinginkan. Caranya cukup dengan mengklik gambar, kemudian sambil terus diklik, geser gambar ke arah posisi atau tempat yang diinginkan.Maka gambar telah berpindah dan user telah dapat melepaskan klik pada mouse.

22.1.3 Mengatur Tampilan Gambar Untuk mengatur tampilan gambar, klik kanan pada gambar. Maka akan tampil Shortcut Menus dengan berbagai macam menu yang dapat dipilih sehubungan dengan pengaturan terhadap gambar tersebut.

Gambar Shortcut Menus untuk Gambar

Hal-hal yang dapat diatur pada gambar tersebut, diantaranya adalah : •

Mengatur posisi gambar terhadap teks.

Untuk mengatur posisi gambar terhadap teks, pilih Oder pada shortcut menus. Kemudian pilih posisi gambar yang diinginkan terhadap teks, apakah berada di belakang teks atau di depan teks.

Gambar Order Shortcut Menu

•

Memberi warna pada gambar dan garis gambar Untuk memberi warna pada gambar dan garis gambar, pilih Format Picture pada shortcut menus. Kemudian pilih kategori Color and Lines pada bagian atas kotak dialog yang tampil. Selanjutnya tentukan warna gambar dan warna serta jenis garis gambar yang diinginkan, lalu klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Color and Lines

•

Menentukan ukuran gambar Untuk menentukan ukuran gambar, pilih Format Object pada shortcut menus. Kemudian pilih kategori Size pada bagian atas kotak dialog yang tampil. Selanjutnya tentukan ukuran panjang dan lebar gambar yang diinginkan, lalu klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Size

•

Menentukan posisi gambar Untuk menentukan posisi gambar, pilih Format Object pada shortcut menus. Kemudian pilih kategori Position pada bagian atas kotak dialog yang tampil. Selanjutnya tentukan posisi gambar yang diinginkan baik posisi horizontal maupun vertikal, lalu klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Position

22.2 Grafik Untuk membuat suatu presentasi lebih jelas atau terperinci, user biasanya ingin menambahkan grafik data pada presentasinya. Microsoft PowerPoint memiliki fitur-fitur untuk dapat memudahkan user menyisipkan grafik menjadi bagian suatu presentasi.

22.2.1 Menyisipkan dan Menghapus Grafik Untuk menyisipkan grafik pada slide presentasi, pilih terlebih dahulu layout yang mengandung grafik. Adapun layout-layout yang mengandung grafik diantaranya adalah sebagai berikut :

Gambar Beberapa Layout yang Mengandung Grafik

Klik pada salah satu layout yang diinginkan, untuk menentukan bentuk halaman slide presentasi. Selanjutnya layout tersebut akan ditampilkan pada halaman slide presentasi. Kemudian klik icon Insert Chart

yang terdapat pada kotak

kosong yang merupakan kotak area khusus tempat penyisipan grafik pada slide tersebut.

Gambar Layout Tempat Penyisipan Grafik

Untuk menyisipkan grafik, maka klik icon Insert Chart

tersebut. Setelah itu,

akan tampil lembar kerja yaitu datasheet. Kemudian isi Datasheet

dengan

data yang ingin direpresentasikan oleh grafik. •

Isi baris paling atas kolom A, B, C, D dan seterusnya (tambahkan kolom yang digunakan, jika perlu atau hapus jika tidak perlu) dengan item yang ingin digambarkan pada sumbu x.

•

Isi kolom paling kiri baris 1, 2, 3 dan seterusnya (tambahkan baris yang digunakan, jika perlu atau hapus jika tidak perlu) dengan item yang ingin digambarkan pada sumbu y.

•

Selanjutnya isi data-data yang merupakan nilai dari hubungan tiap baris dan kolom tersebut.

Selanjutnya klik sembarang tempat pada halaman slide presentasi, maka grafik telah disisipkan pada slide presentasi tersebut.

Gambar Kotak Dialog Menyisipkan Grafik

Apabila user

ingin menghapus grafik yang telah disisipkan, klik pada grafik

tersebut setelah itu tekan backspace atau delete pada keyboard.

22.2.2 Memindahkan Grafik User dapat memindahkan grafik sesuai dengan posisi yang diinginkan. Caranya cukup dengan mengklik grafik, kemudian sambil terus diklik, geser grafik ke arah posisi atau tempat yang diinginkan.Maka grafik telah berpindah dan user telah dapat melepaskan klik pada mouse.

22.2.3 Modifikasi Grafik Untuk melakukan modifikasi terhadap grafik yang telah disisipkan pada slide presentasi, klik kanan pada grafik tersebut. Selanjutnya pada Shortcut Menus yang tampil,

pilih Chart Object > Edit, maka akan tampil datasheet yang

mengandung data-data yang direpresentasikan oleh grafik tersebut. Ubah datadata pada datasheet tersebut sesuai kebutuhan. Setelah itu, klik sembarang tempat pada halaman slide presentasi, maka grafik telah selesai di modifikasi.

22.2.4 Mengatur Tampilan Grafik Untuk mengatur tampilan grafik, klik kanan pada grafik. Maka akan tampil Shortcut Menus dengan berbagai macam menu yang dapat dipilih sehubungan dengan pengaturan terhadap grafik tersebut. Hal-hal yang dapat diatur pada grafik tersebut, diantaranya adalah : •

Mengatur posisi grafik terhadap teks. Untuk mengatur posisi grafik terhadap teks, pilih Oder pada shortcut menus. Kemudian pilih posisi grafik yang diinginkan terhadap teks, apakah berada di belakang teks atau di depan teks.

Gambar Order Menu untuk Grafik

•

Memberi warna latar grafik dan garis pinggiran grafik Untuk memberi warna latar grafik dan garis pinggiran grafik , pilih Format Object pada shortcut menus. Kemudian pilih kategori Color and Lines pada bagian atas kotak dialog yang tampil. Selanjutnya tentukan warna latar grafik dan warna serta jenis garis pingiran grafik yang diinginkan, lalu klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Color and Lines untuk Grafik

•

Menentukan ukuran tampilan grafik Untuk menentukan ukuran grafik, pilih Format Object pada shortcut menus. Kemudian pilih kategori Size pada bagian atas kotak dialog yang tampil. Selanjutnya tentukan ukuran panjang dan lebar tampilan grafik yang diinginkan, lalu klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Size untuk Grafik

•

Menentukan posisi grafik Untuk menentukan posisi grafik, pilih Format Object pada shortcut menus. Kemudian pilih kategori Position pada bagian atas kotak dialog yang tampil. Selanjutnya tentukan posisi grafik yang diinginkan baik posisi horizontal maupun vertikal, lalu klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Position untuk Grafik

22.3 Tabel Disamping

grafik,

user

biasanya

ingin

menambahkan

tabel

data

pada

presentasinya sehingga presentasi tersebut dapat lebih jelas disampaikan pada pendengar. Microsoft PowerPoint memiliki fitur-fitur untuk dapat memudahkan user menyisipkan tabel menjadi bagian suatu presentasi.

22.3.1 Menyisipkan dan Menghapus Tabel Untuk menyisipkan tabel pada slide presentasi, pilih terlebih dahulu layout yang mengandung tabel. Adapun layout-layout yang mengandung tabel diantaranya adalah sebagai berikut :

Gambar Layout yang Mengandung Tabel

Klik pada salah satu layout yang diinginkan, untuk menentukan bentuk halaman slide presentasi. Selanjutnya layout tersebut akan ditampilkan pada halaman slide presentasi. Kemudian klik icon Insert Table

yang terdapat pada kotak

kosong yang merupakan kotak area khusus tempat penyisipan tabel pada slide tersebut. Maka, akan tampil suatu kotak dialog yang meminta user untuk

menentukan jumlah baris dan kolom pada tabel yang ingin dibuat tersebut. Setelah user menentukan jumlah baris dan kolom pada tabel, klik sembarang tempat pada halaman slide presentasi, maka tabel telah disisipkan pada slide presentasi tersebut.

Gambar Kotak Dialog Tabel

22.3.2 Mengatur Garis(Border) dan Warna Tabel Untuk menentukan garis pada tabel beserta warna, klik kanan pada garis pinggir(border)tabel tersebut. Kemudian akan tampil Shortcut Menus. Pilih Borders and Fill pada shortcut menus tersebut. Apabila user ingin menentukan jenis dan warna garis, pilih kategori Borders, pada bagian atas kotak dialog Format Table yang muncul. Setelah itu tentukan jenis, warna, serta ketebalan garis yang diinginkan.

Gambar Kotak Dialog Borders untuk Table

Selain itu, jika user ingin memberi warna pada tabel, Pilih kategori Fill pada bagian atas kotak dialog Format Table. Setelah itu warna latar tabel yang diinginkan. Lalu klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Fill untuk Tabel

22.4 Bagan atau Diagram Obek lain yang bisa disisipkan pada suatu presentasi, sehingga presentasi lebih jelas dan terperinci, adalah bagan atau diagram. Microsoft PowerPoint memiliki fitur-fitur untuk dapat memudahkan user menyisipkan bagan atau diagram tersebut menjadi bagian suatu presentasi.

22.4.1 Menyisipkan dan Menghapus Bagan atau Diagram Untuk menyisipkan tabel pada slide presentasi, pilih terlebih dahulu layout yang mengandung bagan atau diagram. Adapun layout-layout yang mengandung bagan atau diagram diantaranya adalah sebagai berikut :

Gambar Layout yang Mengandung Bagan atau Diagram

Klik pada salah satu layout yang diinginkan, untuk menentukan bentuk halaman slide presentasi. Selanjutnya layout tersebut akan ditampilkan pada halaman slide presentasi. Kemudian klik icon Insert Diagram or Organization Chart

yang terdapat pada kotak kosong yang merupakan kotak area khusus tempat penyisipan bagan atau diagram pada slide tersebut. Maka, akan tampil suatu kotak dialog yang meminta user untuk memilih jenis diagram yang ingin disisipkan, klik pada salah satu jenis diagram tersebut.

Gambar Kotak Dialog Diagram

Setelah salah satu jenis diaram dipilih, maka akan tampil suatu toolbar yang dapat digunakan untuk melakukan format terhadap diagram tersebut.

a. Bagan atau Organization Chart Apabila user memilih untuk menyisipkan bagan atau organization chart, maka akan tampil suatu bagan pada halaman slide dan sebuah toolbar yang dapat digunakan untuk melakukan edit atu perubahan terhadap bagan tersebut. Untuk menyisipkan teks pada abgan tersebut, user cukup mengklik anggota bagan yang ingin disisipkan teks. Setelah itu akan tampil kursor, dan user dapat mengetikkan teks yang ingin disisipkan. Toolbar bagan tersebut adalah sebagai berikut :

Gambar Organization Chart Toolbar

Hal-hal yang dapat diatur menggunakan toolbar ini diantaranya adalah sebagai berikut : •

Insert

Shape

menambahkan

:

untuk

komponen

bagan

sesuai

jenis

yang

diinginkan ke dalam bagan.

Gambar Inshert Shape Shortcut Menu untuk Organization Chart

•

Layout : untuk mennentukan bentuk tampilan bagan yang diinginkan.

Gambar Layout Shortcut Menu untuk Organization Chart

•

Select : untuk memilih atau menandai

sebagian

atau

keseluruhan komponen atau anggota bagan.

Gambar Select Shortcut Menu untuk Organization Chart

•

AutoFormat : untuk mengatur tampilan bagan secara otomatis. Ketika icon autoformat

diklik, maka akan tampil kotak dialog yang memuat

daftar jenis tampilan bagan. User dapat memilih salah satu yang diinginkan dari pilihan tersebut, selanjutnya menekan tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Organization Chart Style Gallery

b. Diagram

Apabila user memilih untuk menyisipkan diagram, maka akan tampil suatu diagram pada halaman slide dan sebuah toolbar yang dapat digunakan untuk melakukan edit atu perubahan terhadap diagram tersebut. Untuk menyisipkan teks pada diaram tersebut, user cukup mengklik tempat penyisipan teks yang terdapat pada diagram. Setelah itu akan tampil kursor, dan user dapat mengetikkan teks yang ingin disisipkan. Toolbar diagram tersebut adalah sebagai berikut :

Gambar Diagram Toolbar

Hal-hal yang dapat diatur menggunakan toolbar ini diantaranya adalah sebagai berikut : •

Insert Shape

: untuk menambahkan komponen diagram ke

dalam diagram tersebut. •

Layout : untuk menentukan bentuk tampilan diagram yang diinginkan.

Gambar Layout Shortcut Menu untuk Diagram

•

Change to : untuk mengganti jenis diaram.

Gambar Change to Shortcut Menu untuk Diagram

22.4.2 Mengatur Tampilan Bagan atau Diagram Untuk mengatur tampilan bagan atau diargam, klik kanan pada grafik. Maka akan tampil Shortcut Menus dengan berbagai macam menu yang dapat dipilih sehubungan dengan pengaturan terhadap grafik tersebut. Hal-hal yang dapat diatur pada grafik tersebut, diantaranya adalah :

•

Mengatur posisi bagan atau diaram terhadap teks. Untuk mengatur posisi bagan atau diagram terhadap teks, pilih Oder pada shortcut

menus.

Kemudian

pilih

posisi

bagan

atau

diagram

yang

diinginkan terhadap teks, apakah berada di belakang teks atau di depan teks.

Gambar Order Menu untuk Bagan atau Diagram

•

Memberi warna latar bagan/diagram dan garis pinggiran diagram/bagan Untuk

memberi

warna

latar

bagan/diagram

dan

garis

pinggiran

bagan/diagram , pilih Format Organization Chart untuk bagan dan Format Diagram untuk diagram, pada shortcut menus. Kemudian pilih kategori Color and Lines pada bagian atas kotak

dialog yang tampil.

Selanjutnya tentukan warna latar bagan/diagram dan warna serta jenis garis pingiran bagan/diagram yang diinginkan, lalu klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Color and Lines untuk Bagan atau Diagram

•

Menentukan ukuran tampilan bagan atau diagram Untuk

menentukan

ukuran

bagan

atau

diagram,

pilih

Format

Organization Chart untuk bagan dan Format Diagram untuk diagram pada shortcut menus. Kemudian pilih kategori Size pada bagian atas

kotak dialog yang tampil. Selanjutnya tentukan ukuran panjang dan lebar tampilan bagan/diagram yang diinginkan, lalu klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Size untuk Bagan atau Diagram

•

Menentukan posisi bagan atau diagram Untuk menentukan posisi grafik, pilih Format Organization Chart untuk bagan dan

Format Diagram untuk diagram pada shortcut menus.

Kemudian pilih kategori Position pada bagian atas kotak

dialog yang

tampil. Selanjutnya tentukan posisi bagan/diagram yang diinginkan baik posisi horizontal maupun vertikal, lalu klik tombol OK.

Gambar Kotak Dialog Position untuk Bagan atau Diagram

SOAL LATIHAN 1. Untuk mengatur posisi gambar terhadap teks, menu yang dipilih adalah : a. Klik kanan pada gambar > Position b. Klik kanan pada gambar > view c. Klik kanan pada gambar > order d. Klik kanan pada gambar > text position

2. Icon

berfungsi untuk :

a. Menyisipkan grafik b. Menyisipkan

bagan

c. Menyisipkan gambar atau

d. Menyisipkan clip art

diagram

3. Menu pada Shortcut Menu yang digunakan untuk memberi warna pada tabel yang disisipkan adalah : a. Table

c. Borders and Fill

b. Color

d. Table Color

TUGAS PRAKTEK : o

Sisipkan suatu gambar dari file, kemudian buat pinggiran gambar bergaris warna merah !

o

Sisipkan tabel dengan jumlah baris 2 dan jumlah kolom 3, garis berwarna merah, dan latar berwarna coklat

KUNCI JAWABAN 3. a

BAB II 1. c

BAB VIII

2. b

1. d

BAB XIV

3. c

2. a

1. a

XIX

2. b BAB IX

1. a

1. a

2. c

2. a

BAB XV

3. d

3. a

1. d 2. b

BAB X

1. C

1. d

2. a

2. c

3. a

3. b

BAB V

BAB XI

1.b

1. c

2.c

2. c

3.a

3. a

2. a

3. c

BAB III

BAB IV

1. b

BAB XVI

XX 1. d 2. c 3. a

1. c 2. d 3. a BAB XVII 1. d

XXI 1. d 2. b 3. b

2. b BAB VI

BAB XII

1. c

1. c

2. a

2. C

3. c

3. b

BAB VII

BAB XIII

1. b

1. d

2. c

2. c

3. a

XXII 1. c

BAB XVIII 1. a 2. c 3. b

2. b 3. c

DAFTAR PUSTAKA www.dzfx.com, diakses tanggal 21 Maret 2006. www.shaunakelly.com, diakses tanggal 21 Maret 2006. www.functionx.com, diakses tanggal 21 Maret 2006. www.malektips.com, diakses tanggal 28 Maret 2006. Mangkulo, Hengky Alexander. 2004. Tip dan Trik : Microsoft Access 2000,2002 dan 2003. Jakarta : PT Elex Media Komputindo

---. 2002. Panduan Lengkap Microsoft Windows XP Professional. Yogyakarta: ANDI.