Studiegids WORKclass Flexibilisering Verpleegkundige Inzet

Studiegids WORKclass Flexibilisering Verpleegkundige Inzet 21 april 2015

09.00 uur - 17.30 uur

Welkom We zijn er trots op u binnenkort te mogen verwelkomen als deelnemer aan de WORKclass Flexibilisering Verpleegkundige Inzet. Ter voorbereiding hierop doen we u deze studiegids toekomen met praktische informatie over het programma.

Achtergrond opleiding In 1 dag doorloopt u de 10 stappen die leiden tot een coherente en onderbouwde implementatie van flexibilisering in uw ziekenhuis – de eerstvolgende workclass heeft plaats op 24 maart 2015. De workclass legt op een praktische wijze de link tussen de ziekenhuisspecifieke context en de logistieke principes achter flexibilisering. U leert het stappenplan flexibilisering doorgronden en toepassen, en maakt gebruik van handige software om in een handomdraai te beschikken over de berekeningen voor uw ziekenhuis. Inleiding - Voorraadbeheersing als metafoor voor flexibilisering van de verpleegkundige inzet De kruidenier om de hoek verkeert in een positie waarbij hij tot op zekere hoogte een keuze moet maken tussen kwaliteit en efficiëntie. De kruidenier wilt dat als de klant een pak melk komt kopen, dat dit pak ook voorradig is, zodat de klant niet misgrijpt (kwaliteit). Tegelijkertijd wilt de kruidenier niet dat hij teveel melk heeft staan, die uiteindelijk niet verkocht raakt. Daarom wilt hij ernaar streven dat de voorraad niet te groot wordt (efficiëntie). De kruidenier dient dus te zoeken naar een goed evenwicht tussen kwaliteit (misgrijpen voorkomen) en efficiëntie (geen te hoge voorraad). Omdat de kruidenier te maken heeft met een variabel proces (niet elke dag wordt er evenveel melk gekocht), dat ook nog deels onvoorspelbaar is (de kruidenier weet niet welke dag er hoeveel melk gekocht wordt), is het voor de kruidenier niet mogelijk om én perfecte kwaliteit te leveren én een perfecte efficiëntie. Hij dient hierin een keuze te maken. Ervan uitgaande dat hij een zeer goede kwaliteit wilt leveren, gaat dit ten koste van de efficiëntie (een grotere voorraad om misgrijpen te voorkomen). De groothandel van een bekende keten wat verderop in de straat staat voor hetzelfde dilemma. Net zoals de kruidenier heeft de groothandel te maken met een variabel, deels onvoorspelbaar proces. Ook hier is het onmogelijk om én perfecte kwaliteit te leveren én een perfecte efficiëntie. Maar de groothandel heeft wel een belangrijk voordeel, dat er in dit geval toe leidt dat hij in staat is om een betere kwaliteit en/of efficiëntie te leveren. Dat voordeel heeft te maken met de wijze waarop het voorraadbeheer kan uitgevoerd worden. Omdat de groothandel behoort tot een

grote keten, kan hij zijn voorraad afstemmen met de voorraden van de andere groothandelszaken van de keten. Ze gaan het voorraadbeheer over meerdere winkels uitvoeren. Het gevolg is dat er een kleinere voorraad nodig is (over alle winkels heen), en dat de kwaliteit (misgrijpen) niet in het gedrang komt. De reden dat er een kleinere relatieve voorraad nodig is, heeft te maken met de onderliggende variabele patronen. Het is meestal beter (lees efficiënter) om ‘voorraad’ over meerdere delen heen te beheersen, dan ‘voorraad’ voor elk deel apart te beheersen. En vanaf hier kan de analogie getrokken worden met de verpleegkundige inzet. Verpleegafdelingen hebben ook te maken met een variabel proces (de variabele aanwezigheid van patiënten en zorgzwaarte), dat deels onvoorspelbaar is. Kwaliteit kan hier beschouwd worden als het beschikken over voldoende verpleegkundigen om met een gezonde werkdruk, goede patiëntenzorg te kunnen leveren. Efficiëntie betekent dat er niet meer verpleegkundigen worden ingezet, dan nodig is om de kwaliteit te kunnen leveren. Net zoals in bovenstaand voorbeeld kan er een betere kwaliteit en efficiëntie gerealiseerd worden door aan voorraadbeheer te doen, net zoals de groothandelaar dit doet. Maar er zijn belangrijke valkuilen… Een ziekenhuis is geen groothandelaar, patiënten zijn geen pakjes melk. Een ziekenhuis is een bijzonder complexe omgeving, met een eigen dynamiek, en een grote verantwoordelijkheid voor de aan haar toevertrouwde patiënten. De beproefde logistieke principes (zoals bijvoorbeeld het voorraadbeheer) zijn gebaseerd op wetmatigheden die ook binnen ziekenhuizen van toepassing zijn. De valkuilen echter, hebben te maken met het té stringent toepassen van deze wetmatigheden, in een situatie waar de variabiliteit binnen de processen niet alleen te maken heeft met aantallen (bijv. aantal aanwezige patiënten), maar ook met zorginhoudelijke én menselijke factoren. Ziekenhuizen Steeds meer ziekenhuizen hebben de intentie om de inzet van verpleegkundigen te flexibiliseren over afdelingen heen, om zo efficiencyvoordelen te realiseren zonder aan kwaliteit te hoeven inboeten. Een ondoordacht inzetten van de werkwijze van flexibilisering kan echter belangrijke negatieve gevolgen hebben voor de verpleegafdelingen, waarbij een verhoogde werkdruk en sluiting van bedden enkele voorbeelden zijn. De belangrijkste driver voor ziekenhuizen om de flexibilisering van de inzet van verpleegkundigen te introduceren is het vooruitzicht op een aanzienlijke efficiencyverbetering die vaak op 5-10% van de basis verpleegkundige formatie wordt ingeschat. Na enkele jaren efficiencywinsten nagestreefd/gerealiseerd te hebben via allerlei programma’s die zich richten op de werkinhoud en werkorganisatie van de verpleegkundigen, is het laaghangend fruit geplukt en zoeken ziekenhuizen naar nieuwe mogelijkheden om – ingegeven door de nooit aflatende besparingsdruk – verdere efficiencywinsten te realiseren. Flexibilisering van de inzet van verpleegkundigen is daarbij een aanlokkelijk perspectief. Een goede werkwijze met betrekking tot de verpleegkundige inzet, waarbij gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden van flexibilisering vereist de toepassing van een aantal belangrijke aspecten van capaciteitsmanagement, die essentieel zijn om de nagestreefde voordelen te realiseren. De WORKclass ‘Flexibilisering van de verpleegkundige inzet’ is een 1-daags praktijkgericht programma waarin u de thema’s rondom flexibilisering van de verpleegkundige inzet doorloopt, en aan de hand van voorbeelden en oefeningen zelf leert hoe u binnen uw afdeling of ziekenhuis flexibilisering kunt berekenen en inrichten. U werkt binnen de WORKclass met door HOTflo voorbereide data en oefeningen gebaseerd op werkelijke ziekenhuisvoorbeelden.

Filosofie WORKclass We zijn de overtuiging toegedaan dat leren een samenspel is van ontdekken, toepassen en zelfreflectie. Deze drie didactische pijlers vormen de basis voor de WORKclass en noemen we ‘Hands-on learning’. De WORKclass staat dus voor: handen uit de mouwen en op een praktische wijze aan de slag. Concreet en praktijkgericht, een dagintensief leren in combinatie met concrete praktijkopdrachten en oefeningen om de berekeningen zelfstandig te kunnen uitvoeren.

Leerdoelen Deelnemers aan het programma: • Zijn zich bewust van de elementen die van belang zijn om te komen tot een onderbouwde werkwijze om flexibilisering binnen een ziekenhuis in te richten • Zijn in staat om het stappenplan ‘flexibilisering’ voor hun ziekenhuis te gebruiken of aan te passen • Zijn in staat de factoren en parameters te herkennen die van belang zijn om het stappenplan ‘flexibilisering’ in lijn te brengen met de specifieke situatie in hun ziekenhuis • Zijn in staat om de bewerkingen uit het stappenplan ‘flexibilisering’ zelfstandig toe te passen, en zo te komen tot de onderbouwde berekeningen voor hun ziekenhuis • Zijn in staat om planningsnormen te benoemen en te gebruiken om op statistische grondslag te komen tot een juiste formatiebepaling voor zowel de verpleegafdelingen als de flexibele inzet • Kennen de sturingsopbouw en -elementen om ‘flexibilisering’ optimaal te borgen binnen de organisatie • Zijn in staat om de HOTflo software te gebruiken om de nodige berekeningen op een gemakkelijke wijze uit te voeren Binnen de WORKclass wordt gewerkt met praktijkopdrachten en oefeningen, waarbij u de nodige berekeningen leert interpreteren en uitvoeren, zodat u deze berekeningen zelfstandig kunt uitvoeren binnen uw ziekenhuis.

Opzet Programma Het programma bestaat uit een plenair programma van 1 dag. Tijdens deze dag doorloopt u de thema’s die van belang zijn om flexibilisering kwalitatief in te richten in uw afdeling en/of ziekenhuis.

Tijdstip Module Omschrijving inhoud 09.00 uur - 09.45 uur Kennismaking & inleiding Kennismaking met de deelnemers en formuleren individuele leerdoelen. Het belang van flexibilisering en de link met andere belangrijke onderdelen (Evidence Based Staffing, variabiliteit in patiëntenaanwezigheid, en het tactisch plannen). 09.45 uur - 10.45 uur Deel 1 – planningsnormen en de verpleegindex

U maakt kennis met de opbouw van de personele planningsnormen en de verpleegindex. U leert de planningsnormen gebruiken om te komen tot een juiste formatiebepaling. U leert de verpleegindex te interpreteren en gebruiken om proactieve sturing van de personeelsinzet uit te voeren. Tijdens dit deel wordt ook stilgestaan bij de normbepaling op basis van de methodiek met ‘Evidence based Staffing’ (methodiek waarbij de planningsnormen rekening houden met de zorgzwaarteprofielen).

10.45 uur - 12.15 uur

U leert het belang te zien van de patronen van patiëntenaanwezigheid ten aanzien van de personele inzet. U leert deze patronen op te stellen, identificeren en te koppelen aan de planningsnormen. U leert op welk wijze u seizoenseffecten, en effecten van drukke en minder drukke dagen, statistisch kunt identificeren en op welke wijze dit invloed heeft op de totale formatie die nodig is voor een afdeling, een groep van afdelingen, en de flexibele inzet.

13.15 uur - 14.15 uur

14.15 uur - 15.45 uur

Deel 2 – Patronen van patiëntenaanwezigheid

Gezamenlijke Lunch Deel 3 – Inrichting van de U krijgt een overzicht van alle inrichtingsvragen die van flexibilisering belang zijn om flexibilisering op maat van uw organisatie in te richten. U leert welke inrichtingskeuzes gemaakt kunnen worden en welke parameters van belang zijn om de kwaliteit van de flexibilisering te borgen. Deel 4 – Bepalen van de grootte van de flexibele pool

U leert de interactie van afdelingsgrootte en grootte van de flexibele inzet kennen. U leert de berekening van de flexibele inzet zelf uit te voeren (gebaseerd op mogelijke keuzes die gemaakt kunnen worden). U leert deze berekening te relateren aan de afdelingsgroottes en de combinaties van mogelijke afdelingsclusters. U gebruikt hierbij de Flexcalculator om op een gemakkelijke manier de berekeningen uit te voeren.

15.45 uur - 17.00 uur

Deel 5 – Borging van de flexibilisering

U leert de verschillende niveaus van sturing (op basis van het Framework voor Integraal capaciteitsmanagement*) kennen en deze te relateren aan de elementen van flexibilisering. U leert welke instrumenten een basisvereiste zijn voor een optimale inrichting van de flexibilisering (en op welke wijze ze best gebruikt kunnen worden). * Zie ook http://www.hotflo.net/upload/Applicatiestructuur%20 A3_Nederlands.pdf

17.00 uur - 17.30 uur

Afsluiting

Capita selecte, evaluatie en afsluiting

Afhankelijk van de groep en specifieke leervragen vanuit de groep kan door de docenten - uitsluitend in samenspraak met de groep - inhoudelijk afgeweken worden van het programma als dit het leerresultaat ten goede komt.

Toepassing in de praktijk Tijdens de WORKclass worden de deelnemers getraind in het stappenplan flexibilisering en het zelfstandig kunnen uitvoeren van de verschillende berekeningen. De oefeningen tijdens de WORKclass gebeuren met de applicatie Bedcalculator®, aangevuld met de module Flexcalculator® (voor de specifieke flexibiliteitsberekeningen). Na de WORKclass zijn de deelnemers in staat om met de gegevens van hun eigen organisatie, de stappen en de berekeningen te doorlopen. Opgelet! Men dient hiervoor wel te beschikken over een gebruikerslicentie op de applicatie Bedcalculator®. Voor alle deelnemers aan de WORKclass die beschikken over deze gebruikerslicentie, of deze na de WORKclass aanschaffen, wordt de module Flexcalculator gedurende 1 jaar gratis ter beschikking gesteld.

Studiemateriaal Binnen de opleiding wordt gewerkt met Nederlandstalig studiemateriaal. De WORKclass is Nederlandstalig evenals de hand-outs. Bij aanvang van de WORKclass ontvang u een studiemap. Hierin kunt u het studiemateriaal opnemen dat tijdens het programma uitgereikt wordt.

Docenten De WORKclass wordt verzorgd door Gwen Roosemont, Karen Bruysters en Dennis Roubos. De trainers hebben een uitgebreide ervaring in vele Nederlandse ziekenhuizen met betrekking tot de personeelsinzet van verpleegafdelingen en de inrichting van flexibilisering. Zij zijn op de hoogte van de laatste (nationale en internationale) ontwikkelingen. Tijdens de WORKclass worden praktijkervaringen gedeeld. Contact gegevens: Gwen Roosemont Email: [email protected] Telefoon: 06-55507322 Karen Bruysters Email: [email protected] Telefoon: 06-12884867 Dennis Roubos Email: [email protected] Telefoon: 06-10993972

Data Tijdens de opleiding werkt u met trainingsdata die door HOTflo aangeleverd wordt. Na de training krijgt u de dataspecificatie waarmee u binnen uw organisatie de juiste data kunt opvragen.

Locatie De WORKclass wordt verzorgd in de nieuwe trainingslocatie van HOTflo in Maarssen. HOTflo Company Bisonspoor 3000-8000 Verdieping 4 Maarssen Routebeschrijving Een routebeschrijving volgt. Parkeergelegenheid Deze locatie beschikt over een ruime, gratis, parkeergelegenheid.

Kosten De kosten voor deelname aan de WORKclass Bedden & Verpleegkundige Capaciteit bedragen € 495,- excl. BTW. Deze kosten zijn bedoeld om de kosten voor de organisatie, zaalhuur, lunches, koffie/thee et cetera te dekken. Indien u gebruik wenst te maken van een hotelovernachting, dan is dit voor eigen rekening.

Overige zaken Lunches Tijdens deze WORKclass wordt er een lunch verzorgd. Verder kunt u onbeperkt genieten van koffie en thee. In de ochtendpauze worden huisgemaakte lekkernijen geserveerd en in de middagpauze is er een “fruitig-gezond” tussendoortje beschikbaar. Laptop Tijdens de opleiding wordt gebruik gemaakt van een laptop. Deelnemers dienen deze mee te nemen op de opleidingsdagen. De laptop dient voorzien te zijn van een WIFI-internetconnectie en Excel (minimaal Excel 2007). Een basiservaring met Excel is gewenst. Verhinderd Indien u door omstandigheden verhinderd bent (een deel van) het programma bij te wonen, neem dan contact op met uw docent. In samenspraak wordt dan gezocht naar een oplossing voor de gemiste lesstof. Afmelding Kosteloze afmelding is mogelijk tot 4 weken voor aanvang van het programma. Voor latere afmeldingen is het gehele bedrag verschuldigd. De deelnemer heeft de mogelijkheid om bij afmelding een vervanger te sturen. Annulering HOTflo behoudt zich het recht voor bij onvoldoende belangstelling (minder dan 8 aanmeldingen) het programma te annuleren tot uiterlijk 3 weken voor aanvang van het programma. Het lesgeld wordt in dit geval gerestitueerd. Evaluatie Wij stellen uw mening sterk op prijs. Na afloop van het programma wordt u gevraagd schriftelijk te evalueren en we waarderen het zeer als u deze evaluatie wilt invullen. Vragen? Indien u nog vragen heeft van welke aard dan ook, neem contact op met HOTflo: Telefoon: +31 (0)495 796 967 Email: [email protected]

Certificaat U ontvangen na afloop een certificaat van deelname.