Studiedag VVSG: Het Nieuwe Werken Case: Sociale Dienst OCMW Leuven
Agenda • Context • Overlopen traject •Aanpak •Inhoudelijk
•Feedback teams
• Observaties en tussentijdse conclusie • Verdere stappen
2
Context: Offertevraag • Programma: •Opleiding / begeleiding verandertraject naar het nieuwe werken •Implementatie kantoorinnovatie Sociale Dienst • Onderwerpen: •Introductie in het nieuwe werken
•Vormgeving van het nieuwe werken (Bricks, Bytes, Behaviour) •Implementatie van kantoorinnovatie • Doelgroep: •20-tal maatschappelijk werkers en 2 coördinatoren
3
Inschatting van de behoefte • Welke is de toekomstvisie van het OCMW Leuven ivm het nieuwe werken? • Welke zijn de knelpunten? • Vorm: leren en/of begeleiding verandering • 20-tal maatschappelijk werkers + 2 coördinatoren • Budget
4
Voorstel • Achtergrond: Future of Work / Nieuwe werken • Bewaking Integrale benadering • Interactieve en vraaggestuurde aanpak • Bijdrage: •Ondersteuning
•Begeleiding •Inhoudelijke expertise • Evenwicht tussen theoretische inbreng en praktijkgerichte oefening • Vertrouwensband - drempelverlagend
5
Agenda • Context • Overlopen traject •Aanpak •Inhoudelijk
•Feedback teams
• Observaties • Adviesformulering
6
Aanpak traject • Opleiding en analyse in 3 dagdelen •Dagdeel 1: Algemene inleiding: • Waarom het Nieuwe Werken? • Wat wordt verstaan onder het Nieuwe Werken?
•Dagdeel 2: Teamontwikkeling en leidinggeven •Dagdeel 3: Reflectie-oefening rond huidige werksituatie • Positieve punten • Verbeterpunten
• Terugkoppeling van bevindingen en advies naar de stuurgroep • Op basis van feedback voorstel uitwerken rond verdere begeleiding
7
Traject Inhoudelijk
Strategie
Strategie Uitvoering
Model Strategieformulering en -uitvoering: Harvard Business School
Why ? 9
Externe omgeving - Trends • Politiek en economie •Wijzigende economische en financiële context
•Wetgevend kader •Goed bestuur en naleving van regelgeving •Concurrentiekracht (globalisering) •Samenwerkingen Stad-Gemeente
•Economische crisis
• Technologie
10
Externe omgeving - Trends •Maatschappelijk • Demografie • Individualisering • Kloof arm-rijk • Rol centrumsteden Tabel 1: Structuur van de bevolking in België - Bron: Bevolkingsvooruitzichten 2010-2060, Federaal Planbureau (2011)
2010
2020
2030
2060
10.839
11.686
12.286
13.515
0-14 (%)
16,90
17,54
17,31
16,82
15-64 (%)
65,94
63,49
60,69
58,43
65+ (%)
17,16
18,97
22,00
24,75
Gemiddelde leeftijd
40,8
41,5
42,5
43,8
65+ indicator evolutie pensioenlast (2010 = 100)
100
119
145
180
85+ indicator evolutie uitgaven medische en bejaardenzorg (2010 = 100)
100
138
152
319
Actieven per oudere (15-64)/65+
3,84
3,35
2,76
2,36
Totale bevolking x 1000
11
Externe omgeving - Trends • Mens en Werk •Tijdelijke tewerkstelling •Engagement •Work – Life en Welzijn •Samenwerking en kennisdeling •Nieuwe loopbanen
12
Uitdagingen Sociale Dienst OCMW Leuven • Missie : •Recht op maatschappelijke integratie •Recht op menswaardig bestaan • Uitdagingen: •Armoede neemt toe (Stijging aantal dossiers)
•Specifieke doelgroepen (Vluchtelingen,…) •Complexiteit dossiers •Kinderarmoede •Demografie
•Meer nadruk op thuiszorg •… 13
Missie Sociale bescherming Terugdringen armoede bij kinderen Toegang tot werk
Huisvesting
Recht op gezondheid
Visie, waarden en strategische doelstellingen Klantgerichtheid
Resultaat Innovatie
Respect Efficiëntie
Laagdrempelig
Samenwerken
14
Observaties over performantie van organisaties in het algemeen • Bureaucratische modellen • Tevreden medewerkers • Ziekteverzuim • Lange doorlooptijd procedures • Opdelingen in specialisaties • Oneindig overleg • Agenda’s van directiecomités gevuld met casuïstiek • Steeds wederkerende beleidsplannen • Prikklokken • Grote stafdiensten • Sociaal passief • Hiërarchie • Administratieve overlast • Geen kandidaten om moeilijke shifts in te vullen • Organisatie gericht op beheersing en controle • Moeilijk om nieuwe initiatieven op te starten • Trage ontwikkelingen 15
Tussentijdse conclusie • Kwaliteit van de organisatie ?! Klaar voor de uitdagingen van de toekomst ?! • Wendbaar ? • Competitief ? • Efficiënt ? • Klantgericht ?
• Kwaliteit van de arbeid ?! • Zijn mensen echt gemotiveerd / betrokken ? • Om bijvoorbeeld langer te werken ?
16
Situering van de vraag van het OCMW:
Strategie
Strategie Uitvoering
Model Strategieformulering en -uitvoering: Harvard Business School
What ? 18
Waar hebben we het over? Sociale innovatie tov technologische innovatie = Innovatie in arbeidsrelaties = Nieuwe vormen van managen, organiseren en samenwerken = Flexibeler omgaan met de organisatie van arbeid betreffende : Tijd (tijdskrediet, glijdende uren, loopbaanonderbreking) Plaats (thuiswerk, regionale kantoren) Contractvorm (interim, zelfstandigen, deeltijds) Jobinhoud (jobrotatie, taakverbreding) Loopbaan (onderbreking, horizontale verschuiving) Loon (flexincome, mobiliteitsbudget) Structuur (zelfsturende teams, projectwerk) Development (development-store, blended learning) Leadership (ROWE)
Sociale innovatie/flexibiliteit invoeren is een cultuurshift, vergt dus tijd en kan alleen onder bepaalde voorwaarden : Voorwaarden in de organisatie : -Drang en dwang Geloof in de noodzaak ROI zien
-Daarna naar volgende voorwaarden toe werken Dialoogcultuur werknemer-leidinggevende Vertrouwen in medewerkers Nieuwe kijk op management: Resultaat-sturing (fysieke controle loslaten) Vanuit talenten denken Medewerker neemt een deel van de verantwoordelijkheid op
Voorwaarden buiten de organisatie -Mentaliteitswijziging -Sociale wetgeving versoepelen
How ? 21
Het nieuwe werken: Hoe aanpakken?
• Teamontwikkeling • Effectief Leidinggeven: 3 rollen
22
Verschuiving
23
VAN …
NAAR …
• Controleren
• Ondersteunen
• Regelen
• Voorwaarden scheppen
• Dirigeren
• Aanmoedigen
• Intern gericht
• Extern gericht
• Routine taken
• Niet-routine taken
• Operationeel
• Tactisch – Strategisch
• Op werkwijze gericht
• Op resultaat gericht
• Beheersing
• Ontwikkeling
• Gericht op individuen
• Gericht op teamverantwoordelijkheid
De huidige werksituatie: Reflectie • Situatie team in functie van opdracht van de sociale dienst en het team
• Verwachting ten aanzien van het nieuwe werken • Aan de hand van model rond strategieformulering en strategie-uitvoering
• Gestructureerde brainstorming • In 2 stappen: • Positieve punten • Verbeterpunten
24
Feedback positieve punten
•Systemen •Cultuur •Functie •Organisatie •Leidinggevenden
25
Feedback verbeterpunten •Missie en visie •Organisatie •Leidinggevenden •Cultuur
•Systemen
26
Observaties •Sense of Urgency (wat is de impact van de omgevingsfactoren op de dienstverlening van de sociale dienst?) •Invoer van nieuwe aanpak door het vinden van een nieuw evenwicht in het strategiemodel voor alle factoren: sommige elementen lijken moeilijk vatbaar te zijn voor verandering •Binnen teams verschillende standpunten ivm verhuis en flexibel werken •Opsplitsing van dienstverlening Sociale Dienst in expertisedomeinen
27
Tussentijdse aanbevelingen Algemeen: •De hamvraag is: hoe betrokkenheid creëren om de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen? En dus af te stemmen op de uitdagingen voor de toekomst •Formuleer gezamenlijke visie voor de toekomst vanuit management •Bepaal welke de vrijheidsgraden zijn waarbinnen kan worden bewogen •Communiceer die visie Concreet: • Gezien de context binnen het OCMW Leuven, evolueer in kleine stappen • Zorg bij elke stap voor een evenwicht tussen de elementen
28
Verdere stappen
• Stuurgroep vraagt: •Uitwerking van nieuw evenwicht voor de Fonteinstraat
•Uitwerking van de acties die daartoe ondernomen moeten worden
29
Vragen of opmerkingen
30
