STUDIEDAG
Projectmatig werken in lokale overheden LEUVEN 27 oktober 2011
Introductie
"Projectmatig werken is teamwork.... maar vanuit andere samenwerkingsvormen dan we vaak gewoon zijn in de reguliere werking. En met andere rollen en verantwoordelijkheden voor personen die we vanuit een andere functie kennen in ons lokaal bestuur. Een overzicht... met een sportieve knipoog !"
2 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
Een vergelijking met de sport
Wat zijn de succesfactoren van een goed presterend team ? 3 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
De meeste projecten lopen doorheen de ganse organisatie van een lokaal bestuur
4 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
Werken in een matrixstructuur
5 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
Projecten = uitdagingen •
Laten toe uw organisatie te laten evolueren. Projecten zijn dus noodzakelijk !
•
Vraagt teamwerk tussen interne/externe betrokkenen, met diverse competenties over verschillende departementen heen.
•
Beogen verandering in de bestaande organisatie die altijd complexer is dan initieel ingeschat werd.
•
Te realiseren in combinatie met de dagelijkse reguliere werking, maar ook met andere lopende projecten/initiatieven…
•
…
Deze uitdagingen creëren tegelijkertijd spanningsvelden … … dus pak dit gestructureerd aan en maak afspraken !
6 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
De projectleider kan niet alles alleen doen… !
7 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
De centrale rol van de projectleider… CBS-Lid Dep Z
CBS-Lid
Dep B
Dep A
Opdrachtgever - Sponsor
Etc.
Projectleider Projectteam Interne gebruikers 8 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Externe doelgroepen Leveranciers 20-10-2011
Een type projectorganisatie
Stuurgroep
Projectteam
Projectondersteuning
Werkgroepen
9 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
De beslissingsorganen bij een lokaal bestuur
10 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
• • • • • • • •
Goedkeuren Plan van Aanpak Knelpunten oplossen die autoriteit van PL overstijgen Controleren van kwaliteit van de opleveringen Goedkeuren belangrijke wijzigingen Communicatie naar doelgroepen over genomen beslissingen Integratie veranderingen in de reguliere werking Aanvaarding oplevering(en) van het project Formeel beëindigen van het project
De stuurgroep moet voldoende autoriteit en vertrouwen hebben binnen het bestuur om beslissingen te kunnen nemen…. maar moet ook bereid zijn de dagelijke projectleiding te delegeren naar de projectleider ! Studiedag -
PROJECT MANAGEMENT TRAINING – DAY 1
Verantwoordelijkheden van de stuurgroep
Een projectleider beheert zijn project in naam van de stuurgroep
Het lijnmanagement engageert zich volgens de afspraken in het Plan van Aanpak
Studiedag -
De Stuurgroep is altijd eindverantwoordelijk
PROJECT MANAGEMENT TRAINING – DAY 1
Beslissingsorganen vs Management van een bestuur
Hoe sturen we aan ?
13 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
Tips uit de praktijkervaring •
Zet een gepaste projectorganisatie. i.f.v. de doelstellingen en het projectverloop
•
Hou complementariteit voor ogen bij de teamsamenstelling en spreek rollen en verantwoordelijkheden formeel af
•
Duid een sponsor aan per programma / project en beoog een 1/1 relatie tussen sponsor en projectleider
•
Organiseer systematisch stuurgroepen/projectmeetings voor tussentijdse afstemming
•
Vraag projectleiders om het (tussentijds) beslissingsproces voor te bereiden
•
Anticipeer op mogelijke weerstanden vanuit het (lijn)management
14 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
Sturen • Instructies geven • Resultaten bijsturen • Discipline handhaven
Studiedag -
Motiveren • Erkennen van afgewerkte taken • Stijl aanpassen aan anderen • Delegeren
Coachen/Ontwikkelen • Competenties ontwikkelen • Feedback geven
PROJECT MANAGEMENT TRAINING – DAY 2
Relatie projectleider / individu
Hoe volgen we alles op ?
Processes
1 2 3 4 5 6 7 18/2 25/2 4/3 11/3 18/3 25/3 1/4
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 8/4 15/4 22/4 29/4 6/5 13/5 20/5 27/5 3/6 10/6
AS IS - situering Definitie TO BE processen Balanced Scorecard Actuele Data inventaris Toek. Data behoeften + DW structuur Change Management Opmaak RFP-elementen Steering Committee 08/03 Validation Phase1
16 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Interim Steering commitee
Final Steering commitee
20-10-2011
Beheren • Planning opstellen… • Duur van taken inschatten… • Oplossingen uitwerken… • Beslissingen nemen… • Informatie verzamelen…
Leiden • …met het projectteam • …met diegene die ze zal uitvoeren • …door creativiteit en inbreng binnen de groep te stimuleren • …met inspraak van de groep • …en delen met de groep
De projectleider is de ‘coach’ die zijn team toelaat goed werk te leveren Studiedag -
PROJECT MANAGEMENT TRAINING – DAY 2
Aansturen en opvolgen in de praktijk
Het projectbureau (PMO) : situering en toegevoegde waarde
Een informatiecentrum voor de projecten van het bestuur • Informatie en documentenbeheer
• Identificatie van afhankelijkheden
• Opvolging en rapportering
• Aandachtspunten voor belanghebbenden
• Financiële planning & opvolging
• Kwaliteitscontrole
• Beheer van risico’s en knelpunten
• Ondersteuning m.b.t. communicatie
Knooppunt m.b.t. het beheer van de middelen Informatiedoorstroming
• Inventaris van alle middelen
• Overzicht van alle toegewezen middelen
• Overzicht m.b.t. het gebruik van alle middelen
• Zicht op werving van middelen
18 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
Hoe is de teamspirit ?
xx
19 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
Projectwerking als HR-instrument •
… inspelen op het ambitieniveau van medewerkers
•
… verwerven van andere competenties
•
… verruiming van kennis en inzichten
•
… onderdeel van de planning- en evaluatiecyclus
20 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
Leer- en ontwikkelpunten
•
Besef dat een succesvolle projectwerking een andere aanpak vraagt t.o.v. de reguliere werking
•
Maak formele afspraken m.b.t. rollen en verantwoordelijkheden (o.a. aanduiding van een ‘sponsor’ als 1e aanspreekpunt voor een projectleider)
•
Laat de projectorganisatie evolueren in functie van het projectverloop (cfr. PMO-ondersteuning)
•
Bewaak een goede teamspirit
•
Integreer projectwerking in uw HR-beleid
21 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
Een vergelijking met de sport …
We wensen jullie nog veel (sportieve) successen toe !!! 22 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
Bedankt voor uw aandacht! Deze presentatie kunt u vanaf maandag 31 oktober downloaden van www.vvsg.be.
