Projectmatig werken in control brengen Als u projectmatig werkt, dan valt het niet mee uw bedrijf adequaat te besturen. En het maakt dan niet uit of u een service bedrijf, een consultancy bureau, een bouwbedrijf, een ICT bedrijf, een engineering bureau, een administratiekantoor of een opleidingsinstituut bent. In alle gevallen bepaalt de order van de klant de werkzaamheden van uw bedrijf en de verkoop, het contracteren, de levering, de planning, de urenregistratie en de facturering moeten soepel en geïntegreerd verlopen. Als dat niet het geval is, komt u bij klanten niet professioneel over, kost het u onnodig veel geld en, beschikt u, last but not least, niet over adequate informatie om uw bedrijfsproces naar de toekomst toe te managen. Want uw boekhouding gaat tenslotte over het verleden en geeft u geen informatie over wat er de komende weken en maanden op u afkomt en waar u op moet anticiperen. Een werkwijze als ‘het onmogelijke doen we direct, wonderen duren iets langer’, is niet lang vol te houden. De klant zal dan steeds verrassingen ervaren en meestal verrassingen waarop hij niet zit te wachten. Natuurlijk werkt u intern hard gewerkt om de communicatie en de informatiestromen steeds beter te laten verlopen. Allerlei zaken worden in spreadsheets bijgehouden. Dat is lekker overzichtelijk. De meeste spreadsheets zijn echter de spreadsheets van individuele medewerkers. Soms lijkt het wel of u een spreadsheetfabriek bent. En al die verschillende spreadsheets dragen niet bepaald bij aan het verminderen van miscommunicatie. Afspraken noteren medewerkers vaak op geeltjes. Maar als dat er teveel worden, dan blijven ze gewoon hangen en blijven acties uit. Er wordt veelvuldig gebeld, ge-sms’t en gemaild. Afspraken die zo gemaakt worden, leiden echter vaak tot dubbele invoer en vooral tot het ontbreken van een overzicht van verplichtingen, die u als bedrijf bent aangegaan. Uw verkopers hebben de wereld aan kaartjes van klanten die ze bezocht hebben. De gegevens op deze kaartjes zijn echter lang niet allemaal ingevoerd in een centraal systeem. En voor nabellen en factureren hebben toch echt ook anderen deze gegevens nodig. De verkopers zelf zijn zelden te bereiken. Zij horen tenslotte ‘buiten’ te zijn bij de klant. En natuurlijke moeten ook zijzelf bij die klant direct kunnen checken of verplichtingen die ze aangaan ook waargemaakt kunnen worden. Uw medewerkers in het primaire proces werken ook projectmatig. Zij zijn eveneens vaak buiten de deur. Natuurlijk weet u elke uren zij hebben besteed. Misschien heeft u hiervoor een prachtig papieren systeem. Zo'n systeem betekent echter dubbele invoer. En als er afspraken bijgesteld worden, dan wordt er wel gebeld of gemaild, maar de gewijzigde verplichting wordt meestal niet vastgelegd waar het hoor. Dat vermindert uw leverbetrouwbaarheid en ook de planningen worden hierdoor onbetrouwbaar. Uw verkopers en uw medewerkers in het primaire proces willen vanaf externe werklocaties altijd en overal toegang hebben tot de klant- en projectgegevens die zij nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Steeds meer mensen werken tenslotte vanuit huis. Daarvoor moet echter wel de toegang tot uw bedrijfssystemen en relevante informatie goed zijn geregeld, zodat uw medewerkers niet met oude of onvolledige verkoopprijzen en projectgegevens hoeven werken. Gemaakte afspraken worden nagekomen, werkbriefjes getekend, informatie uit verschillende Excels verzameld, verwerkt en gefactureerd. Dat is echter een wekelijks terugkerende crime voor de medewerkers van uw administratie. Hoeveel facturabele uren worden uiteindelijk toch niet gefactureerd? Het gaat te vaak fout en uw bedrijf loopt daardoor veel inkomsten mis.
Als u dit herkent, wordt het misschien tijd voor een structurele aanpak. Een geïntegreerde bedrijfsdatabase is een must. Mogelijk heeft er al eens iemand voorgesteld om naar een ERPoplossing te kijken. Dat lijkt echter overdone. U heeft tenslotte geen zin in: investeringen in software, die vaak direct ook investeringen vergen in de infrastructuur; complexe implementaties die vaak duurder uitvallen dan beloofd. een nieuw boekhoudpakket, want het bestaande pakket is goed genoeg. Vanwege de komst van zogenaamde Cloud software toepassingen gelden deze bezwaren echter niet meer.
Eisen stellen aan de oplossing Natuurlijk stelt u wel een aantal eisen aan een oplossing. Om uw projectmatige bedrijfsproces in control te krijgen, moeten alle projectmatige processen kunnen beschikken over gemeenschappelijke gegevens (dus een gemeenschappelijke database) en inzicht hebben in de status van de verschillende stappen. De belangrijke onderdelen waar het om gaat zijn: het verkoopproces met de relatiegegevens en de status van het verkoopproces; de orderadministratie met de contractgegevens, de wijzigingen op aangegane verplichtingen als basis voor de planning, de levering en de facturering; de planning; het leveringsproces inclusief de inkooporders en de achterliggende documentatie voor hergebruik of ondersteuning; de urenverantwoording; eventuele serviceafspraken de facturering en de boekhouding; de debiteurenbewaking; het documentenbeheer. Grote delen van uw bedrijfsprocessen en activiteiten worden buiten uw bedrijfsmuren uitgevoerd. De software en de database moeten dus anytime/anywhere beschikbaar zijn. Daarmee kan ook onnodig bellen en mailen worden voorkomen. Gegevens moeten worden vastgelegd bij de bron, zodat fouten, miscommunicatie en dubbele invoer niet meer voorkomen. Het is natuurlijk niet de bedoeling, dat iedereen alles kan en mag. Daarom moet het mogelijk zijn de autorisatie passend voor uw organisatie in te regelen. Bovendien is een softwareoplossing is voor u een gebruiksmiddel dat moet werken. U wilt niet lastig gevallen worden met de technische infrastructuur, datacommunicatie en updates van de software. De oplossing moet werken en als die niet werkt, dan wilt u er ook gemakkelijk weer vanaf kunnen. U wilt dus een oplossing waarin u niet hoeft te investeren. U wilt betalen voor het gebruik van de oplossing en daar houdt het op. Waarschijnlijk wilt u ook niet veel tijd investeren in de invoer van allerlei bestaande gegevens zoals relaties en contactpersonen uit bestaande systemen en spreadsheets. Die moeten vooraf eenvoudig en snel overgezet kunnen worden. Als u training of extra ondersteuning nodig is, dan wilt u geen dure consultants bij u op locatie. Uw leverancier moet op een deskundige en pragmatische wijze zelf ondersteuning kunnen bieden.
Assistance PSA van Engion voor projectmatig werken in control De oplossing die voldoet aan al deze eisen is Assistance PSA van Engion (www.engion.nl) Assistance PSA kan gezien worden als een branchegerichte vorm van ERP. De PSA oplossing van Engion is gebaseerd op Assistance PSA for Microsoft Dynamics CRM 2011 van Assistance Software. Het is een door Microsoft gecertificeerde oplossing specifiek voor dienstverleners waarbij het contractmanagement, het projectmanagement, de resourceplanning en de facturatie rechtstreeks gekoppeld zijn met de financiële administratie. De PSA oplossing kent een standaardintegratie met de ERP-applicaties Microsoft Dynamics NAV en AX en heeft een naadloze integratie met Outlook en SharePoint, zoals hieronder schematisch weergegeven:
Assistance PSA
Assistance PSA kent een groot aantal functies onderverdeel in een aantal groepen Projecturen rechtstreeks boeken uit Outlook Heel veel informatie en gegevens worden gedeeld via Outlook. 80% van deze informatie bestaat uit e-mails, plannen van afspraken en taken op de to-do lijst.
Met Assistance PSA is het mogelijk om de administratieve handelingen van de projecturen rechtstreeks uit de Outlook agenda te boeken. Naast het boeken van uren kunt u ook kosten boeken en met één klik worden facturen klaargezet voor de financiële administratie en/of uw projectmanager. Alle handelingen in één systeem, geen tijdsverlies meer en uw medewerkers werken vanuit hun vertrouwde Outlook omgeving waardoor de kans op fouten en onvolledigheid vrijwel is uitgesloten. Acquisitie en relatiebeheer PSA maakt gebruik van het Microsoft CRM platform waarmee u real-time informatie heeft over uw klanten en prospects. Wanneer u een opdracht eenmaal binnen heeft gehaald kunt u deze heel makkelijk omzetten naar een project en uw uren calculeren en plannen. Monitoren van projecten Het hart van de PSA-oplossing is de projectadministratie. PSA geeft per project up-to-date informatie over de bestede uren, kosten, facturen en bijbehorende documenten. Contractafspraken kunnen per projectfase of projectitem worden vastgelegd. In PSA is een activiteitenplanning aanwezig. Hiermee kunt u tijdslijnen uitzetten, afhankelijkheden aangeven en mijlpalen definiëren. De benodigde capaciteit plant u met de geïntegreerde Outlook groepsagenda. Het projecten ‘dashboard’ geeft u direct inzicht in de status van het project. In één oogopslag heeft u een 360° beeld van het verloop van het project, planning en capaciteit en kunt u zonodig direct bijsturen.
Grafisch projectoverzicht
Document- en kennisbeheer De PSA-oplossing maakt gebruik van een standaard integratie met Microsoft SharePoint. U krijgt hierdoor een portaal (intranet of extranet) waarin kennis en documenten uit gestructureerde systemen, zoals uw ERP- of CRM-omgeving en uit ongestructureerde systemen, (emails, handleidingen, rapporten, kennisitems) bij elkaar worden aangeboden. Zo heeft u alle informatie centraal en compleet. Branches De branches waar Assistance PSA wordt gebruikt zijn:
Architecten en Ingenieurs; Consultancy; Techniek en Bouw; Overheidsinstellingen; Public Relations; Marketing- and Communicatiebureaus; Non-profit; Projectmatige fabricage en Industriële Informatie.
Investering Assistance PSA voor Microsoft Dynamics CRM 2011™ wordt als SaaS (Software as a Service) geleverd. De software is altijd en overal beschikbaar en u betaalt per maand een vaste vergoeding voor het gebruik. U zit niet aan hoge investeringen vast en u heeft de flexibiliteit om makkelijk te upgraden of te downsizen naar gelang u meer/minder gebruikt. Ook heeft u zelf geen kosten voor het onderhoud en beheer van de software. Assistance PSA kent twee type gebruikers: full users en light users. Light users kunnen projectinformatie raadplegen en uren boeken in Outlook. Full users beschikken ook over de
mogelijkheid om projectinformatie in te voeren. Door middel van het instellen van autorisaties worden lees- en schrijfrechten per gebruiker bepaald.
Assistance PSA Assistance PSA wordt u aangeboden vanaf € 25,00 per maand voor een light user en vanaf € 50,00 per gebruiker per maand voor een full user. Deze tarieven zijn gebaseerd op een maandelijks abonnement. U betaalt de kosten per gebruiker per maand en u kunt maandelijks meer of minder gebruikers activeren.
Implementatie De implementatie van Asisstance PSA vindt plaats in drie online sessies van twee uur. Daarbij wordt de volgende ”fasttrack” aanpak gehanteerd:
De fasttrack implementatie wordt u aangeboden voor een vast bedrag van 599 EURO.
Indien gewenst kunnen training, support, en consultancy bieden ter ondersteuning van uw implementatie worden geboden.
Microsoft Dynamics NAV Assistance PSA is gebaseerd op Microsoft Dynamics CRM2011 en integreert naadloos met de ERP oplossing Microsoft Dynamics NAV. Ook dit kan als SaaS-dienst geleverd worden.
Eerst zien en dan geloven? U heeft natuurlijk vaker verhalen van verkopers gehoord. Kortom u wilt zich graag zelf overtuigen. Dit door een online demo of via een proefaccount. U kunt ons bellen op 088-338 2832 of e-mailen op
[email protected].
