STUDIEDAG. Projectmatig werken in lokale overheden LEUVEN 27 oktober 2011

STUDIEDAG

Projectmatig werken in lokale overheden LEUVEN 27 oktober 2011

1. 2. 3. 4.

Voorstelling Stad en OCMW Roeselare Inleiding Beleidscyclus Projectmatig werken

2 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

28-10-2011

1. 2. 3. 4.



28-10-2011

Voorstelling Stad en OCMW Roeselare • centrumgemeente, regionale stad (clusteringsmethode Dexia – jaarbeeld ABB)

• ± 58.000 inwoners, opp. 6000 ha • hart van West-Vlaanderen, inkoopstad • onderwijsstad : 49 basis- en sec. scholen (± 16.000 leerlingen)


28-10-2011

Voorstelling Stad en OCMW Roeselare • lage werkloosheid (gemiddelde 2009 : 5,85 % : mei 2010 : 5,44 %) • meer dan 4500 ondernemingen, 90 % KMO’s • sport :


28-10-2011

Voorstelling Stad en OCMW Roeselare Het OCMW Roeselare  vrij ‘groot’ OCMW  

   

bijna 1600 werknemers (incl. ziekenhuis) gecumuleerd budget van 120 miljoen euro

13 raadsleden Coalitie (7-2) Oppositie (2-2) goede verstandhoudingen  



politiek-administratie meerderheid-oppositie

organisatie in volle verandering


28-10-2011

Voorstelling Stad en OCMW Roeselare Het OCMW Roeselare  

      

sterk uitgebouwde sociale dienst revalidatiecentrum voor kinderen (problemen qua gehoor, spraak, leren, ADHD,…) centrum voor opvoedingsondersteuning drie kinderdagverblijven (voorschoolse opvang) dienst voor onthaalouders vier woonzorgcentra drie dienstencentra serviceflats, dagverzorgingscentrum, … eigen ziekenhuis (‘puur’ ; nog niet verzelfstandigd)


28-10-2011

1. 2. 3. 4.



28-10-2011

Inleiding Optimalisatiestudie Deloitte, zes strategische aanbevelingen: • werken aan een geïntegreerde en gedeelde strategie • formaliseren van het besluitvormingsproces • opzetten van een vereenvoudigd, maar sterker management • aanscherpen van de competentie “organisatieontwikkeling” • ontwikkelen van het financieel bewustzijn • evolueren van personeelsadministratie naar HRM


28-10-2011

Inleiding “Werken aan een geïntegreerde en gedeelde strategie” • Doel aanbeveling • Ontwikkelen en vertalen strategische planning teneinde LT- en MT-doelstellingen te bereiken. • Invoeren en opvolgen van diverse meetinstrumenten om werking organisatie in kaart te brengen en te kunnen monitoren.

• Randvoorwaarde: indiensttreding stafmedewerker (medio 2009) • Hefboom: meerjarenplan 2011-2013 10 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

28-10-2011

Inleiding Kwaliteitsbeleid: 5 onderdelen (geen model) 1. Beleidscyclus 2. Procesmatig werken 3. Projectmatig werken 4. Organisatie 5. Doorlichting en evaluatie • • • • • •

tevredenheidsmetingen (klanten / medewerkers) klachtenmanagement audits benchmarking / -learning inspectie …


28-10-2011

1. 2. 3. 4.



28-10-2011

Beleidscyclus Doelstelling beleidscyclus • Vanuit de visie, missie en organisatiewaarden via een strategie en concreet meetbare doelen die opgevolgd worden aan de hand van indicatoren komen tot uit te voeren acties die worden gekoppeld aan middelen. • Het einddoel is de realisatie van een cyclus van beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, beleidsuitvoering en –opvolging, en beleidsevaluatie waarbij er indicatoren worden bepaald en gemeten (vermijden van "blind vliegen"). • Integratie beleidsmatige en financiële luik


28-10-2011

Beleidscyclus • Beleidscyclus is hefboom voor inbedding projectmatig werken • • • •

beleidsvoorbereiding beleidsbepaling beleidsuitvoering en –opvolging beleidsevaluatie


28-10-2011

Basisdienstverlening vs. acties • Basisdienstverlening: • = gelijkblijvend beleid • zit vervat in processen en procedures • = dagdagelijkse opvang van asielzoekers, verzorgen van senioren in WZC, … net als voorgaande jaren • 95%-98% van tijd en middelen

• Acties • nieuw (of vernieuwend) beleid • doel: basisdienstverlening blijven verzekeren, optimaliseren (kwaliteitsverhoging en/of kostenbesparing) of eventueel uitbreiden 15 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

28-10-2011

Planningslogica

Missie

Visie en waarden

Strategische en operationele doelstellingen

ACTIES


28-10-2011

Missie - visie - waarden Bepaling (5-tal maanden): • voorstel uitgebreid managementteam • workshops personeel (100-tal deelnemers) • overleg OCMW-Raad • bespreking uitgebreid managementteam • goedkeuring OCMW- Raad • presentatie aan personeel dmv bedrijfstheater


28-10-2011

Missie - visie - waarden


28-10-2011

Doelstellingen Strategische en operationele doelstellingen • directieoverschrijdend – geïntegreerde werking • bepaald door uitgebreid managementteam adhv input medewerkers • Aantal beperkt / beheersbaar • SD’s: 6 • OD’s: 35


28-10-2011

Acties Definitie actie • Eenmalige onderneming die tot doel heeft een uniek product, dienst of organisatiewijziging (resultaatgericht) op te leveren tegen een vooraf afgesproken tijdstip en gebruik makende van een vooraf afgesproken hoeveelheid middelen. = Project • helpen om strategie van organisatie te verwezenlijken • kunnen langlopende projecten zijn met onderliggende subprojecten • kunnen tijdens jaar toegevoegd worden nav nieuwe noden, behoeften, opportuniteiten, verplichtingen 20 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

28-10-2011

Acties • Enkel acties worden opgenomen in systeem beleidscyclus • Acties opgenomen in systeem: • investeringen • acties met exploitatiebudgetten • acties zonder budgetten waarvan nodig is dat management en bestuur op de hoogte zijn

• Acties die niet worden opgenomen: • quickwins • acties met kleine impact op organisatie, enkel medewerkers van 1 dienst betrokken, bestaat uit minimum van taken, … 21 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

28-10-2011

Projecten • Projecten (acties) zitten niet vervat in operationele werking (processen en procedures) • Wel raakvlakken met processen • opstarten nieuwe dienstverlening • optimaliseren nieuwe dienstverlening • • • •

efficiëntie en effectiviteit kwaliteit klantgerichtheid interne controle

• gaan meestal over in operationele werking • meetbaarheid projecten = indicatoren processen 22 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

28-10-2011

Database tool - beleidscyclus • Intern ontwikkelde applicatie • Toegangspoort om acties (inclusief aan gekoppelde budgetten) in te dienen • Opvolging en planning van projecten • door management • door budgethouders en projectleiders

• Uitgebreide zoekfunctie • Beleidsnota met “druk op de knop” • Mailnotificaties (aanvraag en opvolging 3 basisdimensies projectmatig werken) 23 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

28-10-2011

Database tool - beleidscyclus


28-10-2011



28-10-2011



28-10-2011



28-10-2011



28-10-2011



28-10-2011



28-10-2011



28-10-2011



28-10-2011

1. 2. 3. 4.



28-10-2011

Projectmatig werken • Doel projectmatig werken • methode om gestructureerd en resultaatgericht beleid uit te voeren • eenvormige terminologie: efficiëntere communicatie en informatiedoorstroming • interne opleidingen • opstellen projectplannen ter validatie project

• overzichtssysteem (database Beleidscyclus) • • • •

geplande projecten projecten in uitvoering afgewerkte projecten projecten met vertraging


28-10-2011

Projectmatig werken • Definiëren projecten • jaarlijks: bij budgetopmaak • • • •

belangrijkste elementen van projecten worden beschreven formele opdracht/goedkeuring budgethouder (opdrachtgever) binnen strategie van OCMW budget

• tijdens jaar ook mogelijk

• Budgetbesprekingen = projectportfoliomanagement • projectmanagement: de dingen goed doen • projectportfoliomanagement: de juiste dingen doen 35 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden

28-10-2011

Projectmatig werken • Budgetopmaak • rekening houdend met beschikbare middelen, bepalen van prioriteiten om organisatiedoelstellingen te bereiken • bepalen van enveloppes voor investeringen => responsabilisering van budgethouders • beperken discussies MAT tot essentie  wat willen we komend jaar bereiken ?  waar zetten we prioritair op in ?


28-10-2011

Projectmatig werken • Rollen projecten: • • • •

stuurgroep: MAT, middenkader, … opdrachtgever (sponsor): budgethouder projectleider: verantwoordelijke uitvoering projectteam

• Eindverantwoordelijke = budgethouder • Door inbedding in beleidscyclus => rollen impliciet aanwezig


28-10-2011

Opvolging projecten • Opvolging projecten • Focus op 3 basisdimensies projecten

Resultaat (kwaliteit)

• Frequentie • Driemaandelijks in MAT • Na zes maanden werking opvolging in Raad • Jaarlijks: jaarverslag


28-10-2011

Opvolging projecten • Opvolging projecten • Resultaat (kwaliteit): • doelstelling project: database beleidscyclus • indicatoren: rapporten boordtabellen & database indicatoren

• Tijd: • realisatiestatus projecten: database beleidscyclus

• Middelen: • financiële opvolging: financieel dashboard


28-10-2011

Opvolging tijd en resultaat


28-10-2011

Opvolging resultaat • Indicatoren • projecten stellen nieuwe streefwaarde vast (Doel) • projecten om realiteit te laten aansluiten bij streefwaarde

• Opvolging indicatoren door driemaandelijkse rapporten boordtabellen • Database indicatoren: piloot in seniorenzorg • Volgende (nodige) stap is verder integreren van indicatoren aan acties/projecten/doelstellingen


28-10-2011

Rapporten boordtabellen


28-10-2011

Rapporten boordtabellen


28-10-2011

Database indicatoren


28-10-2011

Opvolging middelen • Financieel dashboard • Real-time rapporten boekhouding • Projecten: opvolging adhv projectcodes


28-10-2011

Opvolging middelen


28-10-2011

Opvolging middelen


28-10-2011


28-10-2011

VRAGEN ?


28-10-2011

Bedankt voor uw aandacht! Deze presentatie kunt u vanaf maandag 31 oktober downloaden van www.vvsg.be.

STUDIEDAG. Projectmatig werken in lokale overheden LEUVEN 27 oktober 2011

Recommend Documents