HANDLEIDING - Duurzaamheidsscreening Lokale Overheden STAP 1: Invullen van QuickScans per Site/Gebouw 1. Open het Excel-bestand ‘Duurzaamheidsscreening Patrimonium Lokale Overheid X’
2. Klik op Site 1 in overzichtstabel SITE
3. Je komt automatisch op de QuickScan van deze Site: tabblad Site 1 > Vul de nodige gegevens van de site in + eventuele opmerkingen of relevante info bij site of gebouw in de laatste kolom Commentaar Auditor: bv. het gebruik van het gebouw, de bezettingsgraad,… – stel dat een gebouw enkel in de zomer gebruikt wordt, kan je dit best als opmerking toevoegen, want dan zullen de criteria voor verwarming/isolatie minder aanpak vragen in de praktijk) Er staan momenteel al enkele mogelijke opmerkingen als voorbeeld ingevuld in deze kolom – deze kan je uiteraard verwijderen/aanpassen indien niet van toepassing
4. Doe nu hetzelfde voor Gebouw 1 door op het naastliggende tabblad te klikken
STAP 2: Creëren van het globaal overzicht van de QuickScan-scores 1. Ga na het invullen van één QuickScan (bv. site 1 + gebouw 1) terug naar het overzicht en pas de namen in de overzichtstabellen aan. a. Je kunt ineens ook de namen in de andere overzichtstabellen Mobiliteit en Energie aanpassen b. of achteraf als het volledige overzicht gegenereerd is, met copy/paste-functie (zie stap 3) OPGELET! Pas niet de namen van de tabbladen aan, anders moet de tool ‘geherprogrammeerd’ worden. Dit vraagt veel meer werk en is ook niet nodig voor de leesbaarheid van de resultaten, aangezien elke naam automatisch naar het desbetreffende tabblad verwijst als je er op klikt.
a. Pas ineens ook de namen van de tabellen energie en mobiliteit aan of… b. (STAP 3)
STAP 3: Herhaal Stap 1 + 2 voor het volledige patrimonium b. Kopieer de namen van de sites en de gebouwen naar de tabellen mobiliteit en energie
> STAP 4: De tool genereert automatisch een overzicht van de duurzaamheidsscores van het patrimonium Grafieken en scores in de tabellen passen zich automatisch aan, aan de ingevulde waardes in de QuickScan
Voorbeeld: Duurzaamheidsscreening Kasterlee
STAP 5: Ik wil de resultaten rangschikken op score van laag naar hoog (of andersom) i.f.v. ordening grafieken 1. > Selecteer alle gegevens uit de eerste 2 overzichtstabellen site en gebouw > Sta in selectieveld en klik rechtermuisknop > klik Sorteren > klik Aangepast sorteren…
2. > Vul de correcte gegevens in > Sorteer op de totaalscores van de sites = in dit geval KOLOM F > Sorteer op waarden > Sorteer van klein naar groot > Klik OK
3. Doe nu hetzelfde voor de derde overzichtstabel gebouw (dit is om de grafiek gebouwen ook mooi van klein naar groot te ordenen) > Selecteer alle gegevens uit overzichtstabel gebouw > Sta in selectieveld en klik rechtermuisknop > klik Sorteren > klik Aangepast sorteren…
4. > Vul de correcte gegevens in > Sorteer op de totaalscores van de gebouwen = in dit geval KOLOM T > Sorteer op waarden > Sorteer van klein naar groot > Klik OK
STAP 6: Ik wil nog meer resultaten specifiek in kaart brengen 1. > Naargelang welke score je verder wilt uitdiepen selecteer en kopieer je de tabel Gebouw/Score Energie of Site/Score Mobiliteit > Wil je bv de site-score ‘Vervuiling’ verder toelichten, kopieer dan de Site-tabel Mobiliteit en plak deze op een vrije ruimte in het werkblad (bv. onder mobiliteits-tabel)
2. > Laat de namen van de sites staan > Pas de benoemingen in de bovenbalk aan de nieuwe criteria aan > Dubbelklik in de cel en pas de naam aan van de score en elk bijhorend criterium aan > Wis alle andere gegevens in de tabel door deze te selecteren en ‘delete’ te drukken of Inhoud wissen te selecteren
> Wis alle overbodige kolommen door deze te selecteren > Rechtermuisknop in selectieveld: Celeigenschappen… aanklikken > Rand > Randen verwijderen en enkel een dikke linker-rand overhouden
3. > Kopieer de scores vervuiling in één keer uit de globale overzichtstabel van de site en plak deze in de nieuwe tabel onder ‘Score Vervuiling’ OPGELET! De volgorde van de sites (of gebouwen) in de nieuw aangemaakte tabel dient dan wel
dezelfde te zijn als deze in de overzichtstabel! Zodat de scores overeenkomen met site/gebouw.
> 4. Nu komt er een papegaaienwerkje aan…: > Klik op de eerste site waardoor je automatisch naar het bijhorende tabblad (QuickScan) gaat > Klik de eerste score onder de rubriek Vervuiling aan (++, +, +/-, …) en kopieer deze met de rechtermuisknop of CTRL+C (tegelijkertijd ingedrukt houden)
> Ga terug naar het Overzichtstabblad
> Plak de score bij de juiste Site en onder de correcte kolom: klik de correcte cel aan – rechtermuisknop – klik bij plakken op het koppeling-icoontje (zéér belangrijk!)
> Herhaal dit voor de andere scores van deze site
> Herhaal deze handelingen nu voor alle andere sites
WAT ALS… … In de loop der tijd er aanpassingen gebeuren aan sites of gebouwen? Maak voor elk nieuw jaar een kopie van het ingevulde excel-document! Doe dit sowieso, ook al zijn er geen aanpssingen gebeurd. Pas de gewijzigde situaties, die dat jaar zijn gebeurd, aan in de quickscans van desbetreffende sites en gebouwen. Op deze manier zullen deze aangepaste sites en gebouwen ook een nieuwe (en hopelijk betere) score krijgen. Je kan dan een duidelijke evolutie van de duurzaamheid van het patrimonium in kaart brengen.
… Je meer sites en gebouwen hebt dan de voorziene overzichtslijnen en tabbladen in het aangereikte Excel-document? Je maakt een kopie van het (lege) excel-document en werkt hierin verder. Kan je goed met excel werken? Dan kan je eventueel zelf overzichtslijnen, tabbladen, selectievelden, … bijmaken en aanpassen in het document zelf. TIP! Vooraleer je je hieraan waagt, maak een kopie van het (reeds ingevulde) document!
… Er meerdere gebouwen op 1 site staan? Je vult het eerste tabblad voor de site in en het volgende tabblad voor 1 van de aanwezige gebouwen, zoals je anders zou doen. Voor de 2 tabbladen site + gebouw, die hierop volgen, kopieer je de gegevens van de site in het tabblad site en vul je de gegevens van het tabblad gebouw in voor het 2de gebouw op de site. Het zelfde doe je voor nog andere gebouwen. Zo zullen in het overzichtstabblad de gegevens van de site een paar keer herhaald worden, per aanwezig gebouw.
… Je minder sites/gebouwen hebt dan de 20 in de overzichtslijst? OFWEL verwijder je de overschot aan rijen in de overzichtstabel en de tabbladen van het teveel aan sites en gebouwen. PAS OP! Dan dien je ook het selectieveld voor de grafieken en de formule van de totaalsom aanpassen = gevaar voor fouten. OFWEL en BETER is ervoor zorgen dat de gegevens van de niet ingevulde tabbladen op NVT (niet van toepassing) staan. Op die manier staan de niet ingevulde lijnen op 0% en tellen ze niet mee. (wil je deze lege tabbladen niet in de grafiek zien voorkomen? Pas dan het selectieveld van de grafieken aan)
Het is op deze manier ook geen probleem om nieuwe sites/gebouwen opnieuw aan het overzicht toe te voegen op termijn. Dan staan de tabbladen en overzichtslijnen al klaar.
… Er op termijn nieuwe sites/gebouwen bijkomen? Als het over een nieuwe site/gebouw gaat en er zijn nog lege lijnen en niet ingevulde tabbladen kan je de quickscans gewoon invullen in het bestaande excel-doc. Zijn alle tabbladen reeds ingevuld, dan open je een nieuw, nog niet ingevuld exccel-doc. van de duurzaamheidsscreening en werk je hierin verder. Kan je goed genoeg met excel werken, kan je eventueel nieuwe tabbladen en overzichtslijnen toevoegen aan het huidige excel-doc.. Pas dan wel op dat ook de input voor de grafieken, formule van de toataalsom, e.d. dan ook mee aangepast worden aan het grotere bereik. Komt er op een al gescreende site één of meerder gebouwen bij in de toekomst? Als je al weet dat dit in de toekomst zal gebeuren en je weet hoeveel gebouwen erbij komen, laat je per gebouw een overzichtslijn open: kopieer de gegevens van de gemeenschappelijke site reeds in het nodige aantal tabbladen (=aantal bijkomende gebouwen), in het tabblad van het bijhorende gebouw zet je de beoordelingen dan voorlopig nog op NVT. Deze vul je in vanaf dat deze gekend zijn.
SUCCES! Toch nog vragen bij het hanteren van deze excel-tool?
An De Vriendt – T 014 27 96 40 –
[email protected] Dirk Verbeeck – T 014 27 96 61 –
[email protected]
