10/20/2011
STUDIEDAG
Projectmatig werken in lokale overheden LEUVEN 27 oktober 2011
Projectmatig 2 werken voor lokale overheden
Projectmatig werken in de lokale sector Katlijn Perneel, Partner, ParFinis
20-10-2011
1
10/20/2011
Inhoud • Enkele begrippen • De levenscyclus van een project • De relatie met de strategie van de organisatie
3 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
Enkele begrippen
Wat is een project ? Wat zijn kenmerken van projecten ? Hoe verschillen ze van een reguliere werking ? Wat is projectmatig werken Wat zijn de voordelen van projectmatig werken?
Studiedag -
2
10/20/2011
Wat is een project? Een specifieke beheersstructuur om een verandering op te leveren
Karakteristieken
• Op een efficiënte en effectieve manier • Dat zakelijk gerechtvaardigd is: meer bepaald dat gewenst, levensvatbaar en realiseerbaar is
• • • • •
Output Eindig Uniek Creëert verandering Scope, budget, tijd & kwaliteitsvereisten
Deze karakteristieken zijn ook de voorwaarden om een succesvol project te hebben maar succes veronderstelt ook dat de belanghebbenden tevreden zijn met het resultaat! Studiedag -
Afstemmen met belanghebbenden?
Hoe de klant het heeft uitgelegd
Hoe de productbeheer- der het begrepen heeft
Hoe de analist het ontworpen heeft
Hoe de programmeur het geschreven heeft
Hoe de expert het beschreven heeft
Hoe het project was gedocumenteerd
Wat Operations heeft uitgevoerd
Hoe de klant werd gefactureerd
Hoe de klant werd ondersteund (na-service)
Wat de klant eigenlijk wilde
-6Studiedag -
3
10/20/2011
Wat is projectmanagement? Projectmanagement is het geheel van activiteiten die nodig zijn om het project te begeleiden …
• de ontwikkeling van het idee Vanaf…
Met als onderdelen
• over de definitie • en de uitvoering • tot aan de voltooiing en afsluiting
• plannen • organiseren en delegeren • bewaken en beheersen
… MAAR het is geen exacte wetenschap. Het gaat in eerste instantie over het leiden en motiveren van mensen!
7 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
Verschil met de reguliere werking Project
D2D
Tijdslijn
Tijdelijk (duidelijke start- en einddatum)
Continue taak
Resultaat
Concrete verandering
Levering van een 'lopende' dienst
Inspanning
Grootte varieert per project
Gelijkmatig in functie van dienst
Medewerker s
Verscheidenheid aan medewerkers met bepaalde 'pieken'
Steeds zelfde type medewerker op lange termijn
Specificiteit
Uniek
Recurrent
Product
Nieuw product/dienst
Blijvende dienstverlening
Studiedag -
4
10/20/2011
Wat is dan projectmatig werken Projectmatig werken wijst niet zozeer op een strikte methodologie maar op een manier van werken en een cultuur binnen een organisatie Een manier van werken voor oplevering van eenmalige prestaties
De kunst om dienstof sectoroverschrijdend te werken
• Het stapsgewijs werken van een probleem naar een oplossing • Het opdelen van activiteiten in fasen • Het focussen op elke fase zonder het eindresultaat uit het oog te verliezen • Het regelmatig aftoetsen met eindgebruikers • • • •
Mensen te betrekken en te stimuleren Vanuit verschillende disciplines Om samen een resultaat te bereiken Dat een verandering meebrengt aan de werking van het bestuur
Maar de projectleider kan dit niet alleen… Deze manier van werken moet gedragen worden door de ganse organisatie.
Projectmatig werken voor lokale overheden 9 - Studiedag -
20-10-2011
Waarom projectmanagement? • Projectmatig werken biedt heel wat voordelen: • Duidelijkheid en eensgezindheid • Draagvlak en betrokkenheid • Focus • Effectiviteit
10 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
5
10/20/2011
De levenscyclus van een project
Welke grote fases kan je onderscheiden in een project ?
Studiedag -
De projectfasen
Goedkeuring
Voorbereiding van de werken
Uitvoering van de werken
Beslissingsorgaan
Studiedag -
6
10/20/2011
De projectfasen Goedkeuring
Voorbereiding/ Concept
Uitvoering van de werken
Beslissingsorgaan
- doel - bereik + afbakening - kwaliteitsaspecten - tijdsgebonden aspecten: wanneer opleveren - budget - organisatie : wie neemt deel - impact - risico & haalbaarheid Studiedag -
De voorbereidende fase: overzicht 1
3
5
Akkoord idee
Akkoord uitwerking
Goedkeuring
Opleveren voorontwerp & Ruwe Schattingen (tijd, geld, enz)
Gedetailleerd Ontwerp & Planning (tijd, geld, enz)
2
4
Beslissingsorgaan
Beslissingsorgaan
Realisatie en rollout
Beslissingsorgaan Plan van Aanpak
Project fiche Haalbaarheidsstudie Studiedag -
7
10/20/2011
De voorbereidende fase: overzicht Akkoord idee
Akkoord uitwerking
Uitwerken Projectfiche
Beslissingsorgaan
Goedkeuring
Uitwerken Plan van aanpak
Beslissingsorgaan
Werkuitvoering
Stuurgroep
Plan van Aanpak •
• • •
Is formeel engagement • tussen de projectleider en opdrachtgever • is steeds het document waarnaar teruggegrepen zal worden De projectleider is eigenaar van en verantwoordelijk voor het Plan van Aanpak De projectleider legt contacten rond beschikbaarheid & inzet van de medewerkers Essentieel : de stuurgroep valideert het Plan van Aanpak
Studiedag -
De projectfasen Goedkeuring
Voorbereiding/ Concept
Uitvoering van de werken
Beslissingsorgaan
- Opstartvergadering organiseren - Uitvoeren van het plan van aanpak - De voortgang van het project bewaken - Rapporteren over de voortgang - Team leiden - De afsluiting van het project voorbereiden
Studiedag -
8
10/20/2011
De uitvoerende fase: overzicht Akkoord uitwerking
Akkoord idee
Uitwerken Projectfiche
Beslissingsorgaan
Goedkeuring
Uitwerken Plan van aanpak
Validatie voortgang
Goedkeuring oplevering
Uitvoeren van het project
Afsluiten van het project
Beslissingsorgaan
Stuurgroep
Stuurgroep
Voortgangsrapport
Stuurgroep
Eindrapport
17 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
Enkele voorbeelden van projecten • • • • • • • • • • •
De ontwikkeling van een nieuw beleid op het opzetten van diverse beleidsinstrumenten De invoering van de beleids- en beheerscyclus De uitwerking van een nieuwe rechtspositieregeling Het uitwerken van een kwaliteitshandboek De invoer en implementatie van een documentbeheersysteem De organisatie van een nieuwe tentoonstelling De organisatie van een nieuw sportief evenement Het ontwerp en de aanleg van een nieuw park De integratie van ondersteunende diensten van stad en ocmw De bouw van een nieuw woonzorgcentrum …
Studiedag -
9
10/20/2011
De relatie met de strategie Waar situeren projecten zich in de beleids- en beheerscyclus?
19 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
De relatie met de strategie Externe omgeving Interne kenmerken Verwachtingen belanghebbenden
Missie - Visie
Strategische doelstellingen
Richten
Tactische doelstellingen (Programma’s & Projecten)
Inrichten
Operationele doelstellingen (Activiteiten)
Verrichten
20 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
Op basis van omgevingsanalyse: identificeren, bewaken en evalueren van de strategische doelstellingen. Inrichten van de strategische keuzes in tactische doelstellingen. Deze vertalen zich in programma’s en projecten. De vertaalslag van tactische doelstellingen in operationele doelstellingen. Het proces van de uitvoering van concrete activiteiten om de producten af te leveren en de projecten te realiseren. 20-10-2011
10
10/20/2011
Inbedding in integraal management Portfolio Management • Portfolio: het geheel van de investeringen in de veranderingen die nodig zijn aan de dagdagelijkse werking om de strategische doelstellingen van de organisatie te realiseren •Portfolio management: het geheel van strategische processen en beslissingen die samen zorgen voor het evenwicht tussen verandering en dagdagelijkse werking.
Programma Management: • Programma: tijdelijke en flexibele organisatie die wordt opgezet voor de coördinatie, sturing en opvolging van gerelateerde projecten en activiteiten, om baten te realiseren die rechtstreeks aansluiten bij de strategie van de organisatie • Programma management: gecoördineerde organisatie, sturing en implementatie van een geheel van projecten en transitieactiviteiten ifv de realisatie van bepaalde doelstellingen of baten.
21 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
Voor vragen en meer info
[email protected] ParFinis nv Mechelen Campus Schaliënhoevedreef 20T 2800 MECHELEN www.parfinis.be 22 - Studiedag - Projectmatig werken voor lokale overheden
20-10-2011
11
10/20/2011
Bedankt voor uw aandacht! Deze presentatie kunt u vanaf maandag 31 oktober downloaden van www.vvsg.be.
12
