Hoe projectmatig werken introduceren in de organisatie
3 cases
Departement Bestuurszaken
VDAB
OVAM
Projectmatig werken binnen BZ
Chris Logghe
2004
2006
2008
2010
2012
2014
Kleine prins en grote prins
Achtergrond = ICT • Programmeur => ontwerper / business analist => projectbehe • 2002 Leefmilieu & Infrastructuur (LIN) Basis via opleidingen • Prince2 Foundation • Prince2 Practitioner En … stille dood gestorven … • Eénpersoonstraject • Weinig draagvlak binnen organisatie
2004
2006
2008
2010
2012
2014
Reorganisatie BBB Nieuwe organisatie (D)BZ Projectmatig werken gestimuleerd.
Evoluties: • Type: ICT- projecten => alle projecten • Inhoud: Administratief / Documentatie => Planning => Opvolging • Inhoud: Tijdsadministratie => Planning => Alles => Gedoseerd • Betrokkenen: Projectbeheerder => Projectteam => Leidinggevend • Aard: Enkele projecten => Alles => Gedoseerd
2004
2006
2008
2010
2012
2014
Hmmm… PITA! Ontwikkeling PITA (Project Informatie en TijdsAdministratie) • • • • • •
Oorspronkelijk: zuiver tijdsadministratie Versie 1.x Planning Versie 2.x Projectdocumentatie Versie 3.x Koppeling aan doelstellingen Opvolging gegevens via Rapporteringsplatform: MODO Andere functionaliteiten: programma’s, koppeling PLOEG, …
Piek: meer dan 2000 ‘projecten’ / ‘processen’ Weerstand: administratieve last / gebruiksgemak
2004
2006
2008
2010
2012
2014
Opleidingen in diverse smaken Opleidingen • • • • • •
Basiscursus projectbeheer Projectbeheer voor gevorderden Projectbeheer op maat Projectbeheer voor leidinggevenden (stuurgroepleden) Projectbeheer in een agile omgeving Vo- brede opleidingen en de toolbox
Accenten DBZ: projectvoorstel, business case, standaardisatie in communicatie, stuurgroep, escaleren
2004
2006
2008
2010
2012
2014
Eén + één = drie Project Review Board
• Frequentie: tweemaandelijkse review • Samenstelling: 2 senior projectleiders + roulerend 1 DC- lid • Projecten: grote & zichtbare; voorgedragen door afdelingshoofd; op v van projectleider • Doel: overlopen van status project; meegeven tips en truucs; waar no bijsturen; begeleiding projectleiders bijsturen • Resultaat: rapportering op DC Ongedwongen positieve benadering
2004
2006
2008
2010
2012
2014
Alles kan beter… toch? Toekomst? • Reorganisatie: Kanselarij en Bestuurszaken • Nieuwe tool: doelstellingenmanagement • Groeimarge: • betere planning • dedicated projectleiders • samenstelling stuurgroepen • aantal projecten / projecten en beleid op elkaar afgestemd • strikte(re) scheiding tussen exploitatie en projecten • … • Gedragen toepassing in ‘agile projectomgeving’
2004
2006
2008
2010
2012
2014
Projectmatig werken binnen OVAM Anne D’Haese
Eerste stappen 1998 Methodologie • theoretisch OK • weinig algemeen toegepast
1998 – 2007 Afdeling Projectontwikkeling Afvalstoffen • • • • •
strategische projecten beperkt aantal senior projectleiders projectmedewerkers in andere afdelingen groeiende onduidelijkheid weinig draagvlak
Vanuit centrale planning … Van wildgroei aan fiches … • • • • •
communicatiefiche IT-fiche onderzoeksfiche begrotingsfiche OP-fiche
naar … ÉÉN PROJECTFICHE
Van behoefte aan … • procesmanagement • tijdsregistratie • monitoring ondernemingsplan
naar … ÉÉN P&M TOOL
… naar gedragen projectwerking SLEUTELWOORDEN BOTTOM UP
DRAAGVLAK
Projectleiders
Opleiding/coaching op maat met eigen project als basis
Middenkader
Projectfiche als leidraad
Directie
Handleiding aangepast aan de organisatie
Projectwerking introduceren = veranderingsmanagement
Opportuniteiten uit omgeving
Strategisch plan 5 jaar
Waar staan we nu? Missie, Visie, Strategische doelstellingen
Operationele doelstellingen
Planningstabel = portfolio (Jaarlijks ondernemingsplan) Projecten
Processen
ontwikkeling nieuwe initiatieven
diensten, producten indicatoren
Monitoring via Planning & Monitoring tool
Onze groeimarge Keuze maken in projectideeën • aantal projecten vs resources • resource planning
Coaching ‘on the project’ • duidelijkheid • projectleider vs opdrachtgever / sponsor / stuurgroep
Voldoende tijd geven voor projecten • experiment: projectteam tijdelijk uit hiërarchie • succesvol!
Projectmatig werken binnen VDAB Een reis door de geschiedenis....
... de prehistorie: iedereen voor zich geen transparantie geen opvolging
... de middeleeuwen: 1999 oprichting dienst projectbeheer Projectcontract (enkel innovatieve projecten) Projecten geclusterd per thema Per cluster opdrachtgever Innovatiebudget Ontwikkeling van rapportage instrumenten
Informele opleidingen
... de industriële revolutie: 2009 online systeem (peoplesoft) Projectleider kan online project indienen (projectcontract) Tijdsregistratie Budgetopvolging Rapporten op maat Opmaak raamwerk projectmatig werken
Opleiding ism Propellor 2011 samensmelting dienst projectbeheer + Europse projecten
... de toekomst: Organisatie ingedeeld volgens BPM model (business process management) Oprichting VERF (vernieuwingsforum)
VDAB management systeem Van strategie naar uitvoering BST VONK-visie Bedrijfsstrategie (BHO/ JOP)
VDAB MANAGEMENTSYSTEEM Dienstverlening managen (via producten/ processen)
Vernieuwing managen (via programma’s/ projecten) VER
BPM
Outside-in • • • • •
Burgers: werkzoekenden, werknemers, leerlingen Ondernemingen Partners Politiek: Europa, Federale overheid, Vlaamse overheid Maatschappij
Inside-out 3 managementprocessen: • BST: Besturen van de bedrijfsstrategie • BPM: Aansturen van de dienstverlening • VER: Aansturen van de vernieuwing
VDAB management systeem Van strategie naar uitvoering
Domeinbeleid
Roadmap
Realisatie
STRATEGISCH
TACTISCH
OPERATIONEEL
Organisatie richten naar niveau van verwachte dienstverlening
Organisatie zodanig inrichten opdat het gewenste niveau van dienstverlening kan gerealiseerd worden
Procesdoelstellingen en optimalisaties realiseren
(RICHTEN)
(INRICHTEN)
(VERRICHTEN)
Geleerde lessen & valkuilen
Creëer draagvlak voor projectmatig werken • werk op maat van je organisatie • voorzie opleiding, coaching, …
Investeer in mensen: projectleiders, stuurgroepleden, teamleden
Projecttool/fiche is in eerste instantie niet de succesfactor • •
sjablonen kunnen projectwerking ondersteunen maar zijn geen doel op zich formuleer als leidraad/vraag voor projectleider
Standaardiseer op maat (communicatie, documentatie, …)
Vermijd een “big bang”: aantal projecten, aard documentatie •
risico op perceptie als overhead
Beschouw niet alles als een project •
vb vanaf 20 persoonsdagen
Durf een project stopzetten als het tot niets leidt
Projectleider ≠ grootste inhoudelijk expert
Projectleiding is eerder plannen opvolgen dan plannen maken • • •
projectleiding is geen extraatje op dagdagelijkse taken projectleiding doe je niet vanop je werkplek …
Verzorg je communicatie met alle betrokken partijen
Verzorg vanaf begin relatie tussen projectleider en stuurgroep Betrek leidinggevenden = kruispunt: • • • •
rol als sponsor leidinggevende van projectmedewerker bepalen welke projecten worden uitgevoerd duiden projectleider aan
Geef de organisatie de tijd om te groeien (en af en toe te falen)
Toekomst Vlaamse overheid?
• Vo-brede projectaanpak (terminologie, aanpak met behoud van eigenheden…) • Ondersteund met Vo-brede projecttool • Volledige transparantie over de projecten
