ADVIESRAPPORT PROJECTMATIG WERKEN
Eindopdracht projectmatig werken Hogeschool Rotterdam CDM1B Team: Secret Society
De Bont, Ingelotte
0824951 Fortes Silva, Marisa 0854833 Gerde, Kevin 0852997 Klootwijk, Pleun 0835370 Motta, Cecile 0778094 1
Inhoudsopgave Samenvatting ...................................................................................................... 3 Inleiding .............................................................................................................. 4 Leermomenten projectmatig werken ..................................................................... 5 Samenwerking .................................................................................................. 5 Planning ........................................................................................................... 5 Vergaderen ....................................................................................................... 5 Feedback .......................................................................................................... 5 Blog ................................................................................................................. 6 Belbintest ......................................................................................................... 6 Risicoanalyse.................................................................................................... 6 Teambuilding ................................................................................................... 6 Resultaten, conclusies en aanbevelingen .............................................................. 7
2
Samenvatting Dit adviesrapport is opgesteld uit eigen ervaringen over projectmatig werken. In dit rapport willen wij de eerstejaars studenten advies geven over dit vak. We hebben een aantal belangrijke zaken binnen projectmatig werken uitgelicht en deze gebruikt voor een kort bondig advies. We hebben 7 onderdelen uitgelicht die wij belangrijk vonden binnen dit vak:
Samenwerking Planning Vergaderen Feedback Belbintest Blog Risicoanalyse Teambuilding
Deze onderwerpen zijn in ons team naar voren gekomen als de onderwerpen waar wij het meest mee te maken hebben gehad. Uit de uitlichting komt naar voren dat alles uiteindelijk om samenwerking draait en de eindconclusie is dan ook dat samenwerking ontzettend belangrijk is. Als advies hebben wij een aantal tips waarmee de samenwerking zal bevorderen.
3
Inleiding Dit jaar beginnen jullie aan een nieuwe opleiding. Dit houdt in dat jullie nieuwe vakken krijgen met nieuwe werkwijzen. In dit adviesrapport willen wij jullie iets vertellen over het vak projectmatig werken. Bij projectmatig werken wordt een groot project vaak opgedeeld in fasen. Na elke fase kan het projectdoel en de te volgen weg worden verbeterd. Het project wordt uitgevoerd in teamverband. Projectmatige werkzaamheden zijn vrij voorspelbaar en om deze voorspelbaarheid te vergroten wordt er planmatig gewerkt. Als deze vergroot wordt is de te volgen weg binnen een project duidelijker. In dit adviesrapport delen wij onze eigen momenten die tijdens het projectmatig werken naar voren kwamen. We beschrijven kort wat onze eigen leermomenten zijn en we beschrijven wat we hebben geleerd tijdens de lessen. Deze punten hebben we onderzocht door voor onszelf te bedenken wat de do’s en don’ts zijn binnen een project dat wij hebben afgerond.
4
Leermomenten projectmatig werken In dit hoofdstuk vatten wij kort onze eigen bevinden op het gebied van projectmatig werken samen.
Samenwerking Een belangrijk onderdeel van projectmatig werken is de samenwerking. Dit is belangrijk omdat je als team aan een project begint en je moet dus met elkaar overeenstemmen. Hierin moet je soms compromissen stellen. Als team hebben we aan het begin van de samenwerking aan elkaar gevraagd wat onze persoonlijke sterktes en zwaktes zijn zodat we al een bepaald idee van elkaar konden vormen. Hier hebben wij later veel aan gehad omdat we meer op elkaar ingespeeld waren. We konden elkaar helpen en begeleiden binnen het project.
Planning Om als team tot een resultaat te komen is planning binnen een project heel belangrijk. Een planning behoudt de structuur en maakt het overzichtelijk. In het begin hadden wij duidelijke afspraken en deadlines waar wij ons ook aan hielden. Nu zijn wij erachter dat je de deadlines toch moet bewaken, want in het team werden wij steeds lakser met de deadlines en deliverables. De deadlines kun je bewaken door een samenwerkingscontract op te stellen. In ons team hielp dat omdat als men iets niet op tijd inleverde dit ook echt gevolgen had voor je studieloopbaan.
Vergaderen Om je project te laten slagen is het van belang om te vergaderen zodat je kunt controleren of je nog op schema loopt als team en of er nog veranderingen aangebracht moeten worden. Vergaderen blijft toch lastig. Iedereen moet aanwezig zijn, je moet ervoor zorgen dat het geen schreeuwuurtje wordt waar uiteindelijk niets uitkomt en het moet niet te lang duren. Als team besloten wij om op een vaste dag en een vast tijdstip te vergaderen zodat men in ieder geval wist waar men aan toe was. Ook de aanwezigheid verplichtten wij (ook in het samenwerkingscontract). Wij hebben 1x een zieke gehad in ons team, maar ook hij was aanwezig tijdens een vergadering via Skype. De vergaderingen waren gestructureerd en wij zijn erachter gekomen dat het handig is om een agenda te maken met de te bespreken punten. Zo voorkom je dat je afdwaalt van het doel. Aan het einde van de vergedering is er een ronde waarin iedereen zijn zegje nog kan doen, wat ons positief heeft geholpen omdat niet iedereen dan nog met onaf gesloten zaken blijft zitten.
Feedback Om tot een geslaagd eindresultaat te komen met het team is het belangrijk om feedback te geven. Dit is belangrijk voor de samenwerking in het team en voor het eindresultaat. Binnen ons team hebben we gezien dat feedback geven niet zo makkelijk is. Sommigen hebben er geen moeite mee maar anderen wel, en dat kan enige wrijving opleveren. Het is een idee om de feedback in te plannen tijdens vergaderingen. Dan komt iedereen aan de beurt en komt niemand er onder uit. Ook de manier van feedback geven is van belang. Meteen iemand aanvallen is niet goed,
5
probeer op elkaar af te stemmen en open voor elkaar te staan. Communicatie is een belangrijk onderdeel bij feedback en voor projectmatig werken.
Blog Voor ons project moesten wij een blog bijhouden. In het begin hadden wij als team het gevoel dat dit onzin was. Maar naarmate het project vorderde hebben wij ingezien dat het toch handig is om een blog bij te houden. Wij als team kozen ervoor om een website te maken en op deze website alles bij te houden. Het is uiteindelijk leuk om te zien hoe het idee een vorm krijgt en hoe je als team tot een mooi eindproduct komt.
Belbintest In het begin van het project moesten wij een bepaalde test afleggen om te kijken wat jouw rol is binnen het team. Wij als team zijn erachter gekomen dat dit handig is om zo een duidelijk beeld te vormen van ieders kwaliteiten. De test is ook voor jullie af te leggen: http://www.thesis.nl/belbin/ Met de uitkomst van deze test kun je de taken goed verdelen en kan je juist de sterke kanten inzetten bij bepaalde taken.
Risicoanalyse Het is vooraf handig om een risicoanalyse te maken. Hierin schets je de problemen die je kunt tegenkomen binnen het projectmatig werken. Om deze uit te sluiten hebben wij de risico’s opgeschreven en een plan gemaakt om dit te voorkomen. Als plan hebben wij het samenwerkingscontract opgesteld wat al naar voren kwam in het stukje over de planning.
Teambuilding Als laatste onderwerp willen wij graag vertellen dat het werken aan teambuilding belangrijk is maar ook erg leuk! Wij hebben met ons team verschillende activiteiten buiten school gedaan waardoor we als persoon dichter bij elkaar kwamen wat uiteindelijk de samenwerking bevorderde. Je leert elkaar kennen en je weet waarom iemand bepaalde eigenschappen heeft. Als team hadden wij een gezamenlijke eigenschap en dat is eten. Daarom gaan we vaak met het team lekker sushi eten.
6
Resultaten, conclusies en aanbevelingen Uit het teamonderzoek blijkt dat het van belang is dat er binnen het projectmatig werken goed wordt gecommuniceerd, en dat je een team probeert op te bouwen waarmee je de voortgang van het project bewaakt. Dit doe je door middel van feedback, vergaderingen, een blog en natuurlijk door teambuilding. Ook is het van belang dat er een risicoanalyse wordt gemaakt waarin je de valkuilen kunt uitsluiten. Dit bij elkaar opgeteld is samenwerking uiteindelijk het belangrijkst Wij adviseren jullie om bij de samenstelling van een team ten eerst met elkaar te zitten en met elkaar te praten. Wie ben je eigenlijk, wat zijn je sterke en zwakke punten? Hierdoor krijg je al een bepaald beeld van de ander. Door de Belbin test af te leggen kunnen de rollen hierna goed worden ingedeeld. Maak daarna een risicoanalyse en een samenwerkingscontract. Zorg dat je de vergaderingen op vaste dagen houdt en zorg dat de vergaderingen gestructureerd lopen. Tijdens de vergaderingen kun je het beste tijd bewaren voor een ronde waarin iedereen zijn zegje kan doen, en waarin men feedback kan geven en ontvangen. Maak tijdens de vergadering goede planningen die realistisch zijn. En als laatste: Houdt de sfeer positief en ga met z’n allen een dagje weg om elkaar beter te leren kennen.
7
