PROJECTMATIG WERKEN
Luk Indesteege
2011
Overzicht van de inhoud 1. Verschillende manieren van werken 2. Wat is een project? 3. Fasen in een project ---------------------------4. Beslissingen nemen 5. Projectbeheersing/projectmanagement
2011
Doelstellingen Na deze bijeenkomsten: heb je een basisinzicht in projectmatig werken kan je een project faseren weet je hoe beslissingen in een project kunnen genomen worden heb je een inzicht in de 5 managementsaspecten van een project 2011
Werkwijze oefeningen, actieve inbreng van de deelnemers
beperkte stukjes theorie praktijkvoorbeelden, ervaringsuitwisseling
interactie en vragen 2011
Oefening 1 : kennismaking 1. Naam, functie of rol 2. Werk je in projecten?
Wat is jouw taak hierin? 3. Wat zijn de problemen waar je tegenaan loopt in projecten? 4. Wat verwacht je van vandaag?
2011
Overzicht van de inhoud 1. Verschillende manieren van werken 2. Wat is een project? 3. Fasen in een project
4. Beslissingen nemen 5. Projectbeheersing/projectmanagement
2011
Projectmatig werken is niet nieuw
2011
1. Er zijn meerdere manieren van werken 1. Routinematig werken: seriewerk standaardprocedures
2. Improviserend werken: innovatie creativiteit
3. Projectmatig werken: eenmalig tussen improviserend en routinematig werken
Dit is geen kwalitatieve indeling! 2011
Vergelijking werktypes improvisatie
project
routine
nieuw
nieuw
bekend
onbekend
gepland
bekend
regels
weinig
krijtlijnen
procedures
aanpak
flexibel
planmatig
vast
structuur
weinig
tijdelijk
standaard
onderwerp resultaat
2011
2. Projectmatig werken Tussen improviseren en seriewerk ligt projectmatig werken Een project heeft als kenmerken: Doel opdrachtgever Einddatum mijlpalen Budget geld, werkuren Structuur projectleider, medewerkers, werkpakketten WP 2011
Oefening 2: wat is een project? omschrijf een eigen projecten (thuis of in het werk):
doel periode, duur projectleider medewerkers 2011
Drie succesvoorwaarden bij de start van een project Het projectvoorstel overleg tussen opdrachtgever en projectleider over het doel, het resultaat van het project
De projectleider De geschikte persoon met de nodige competenties en bevoegdheden om het doel te kunnen bereiken
De projectgroep een divers team dat o.l.v. de projectleider alle verschillende taken goed en tijdig uitvoert 2011
succesvoorwaarde 1: vragen over het projectvoorstel Is er een akkoord (tussen opdrachtgever en projectleider) over het op te lossen probleem ? Is het resultaat (doel) duidelijk omschreven? Is het resultaat een goede oplossing voor het probleem? Zijn er tegengestelde belangen?
2011
succesvoorwaarde 2: vragen over de projectleider kent hij/zij de organisatie en het thema? is hij/zij bevoegd om te beslissen? heeft hij/zij organisatietalent? heeft hij/zij leidinggevende talenten? (mensen motiveren, communiceren, conflicten hanteren…)
kan hij/zij goed samenwerken met de opdrachtgever? 2011
succesvoorwaarde 3: vragen over het projectteam zijn de betrokken groepen, afdelingen, … vertegenwoordigd? zijn de nodige (aanvullende) talenten aanwezig is de nodige werktijd beschikbaar en ingepland? zijn er tegenstrijdige belangen in het team? aanvaarden de teamleden het leiderschap van de projectleider?
2011
structuur van een project Opdrachtgever DOEL projectleider Admin
WP1
WP2
WP3
2011
WP4
Extraatje bij succesvoorwaarden Een NAAM voor het project duidelijk link met het doel goed bekkend
2011
Drie sleutelbegrippen bij projectmatig werken faseren project indelen in fasen (standaard) beslissen opdrachtgever geeft groen licht voor volgende fase beheersen is de taak van de projectleider
Dit zijn de 3 thema’s van deze opleiding 2011
Overzicht van de inhoud 1. Verschillende manieren van werken 2. Wat is een project? 3. Fasen in een project
4. Beslissingen nemen 5. Projectbeheersing/projectmanagement
2011
3. Projectfasering 0. initiatieffase 1. definitiefase 2. ontwerpfase 3. voorbereidingsfase 4. uitvoeringsfase 5. nazorgfase Doel: het project te kunnen overzien en de werkzaamheden te kunnen plannen 2011
Fasering in een project 0. initiatief
we gaan ‘iets’ doen
1. definitiefase
akkoord over wat we willen + PL, budget
2. ontwerpfase
plan opstellen, offerte
3. voorbereiding
afspraken maken
4. uitvoering
nu gebeurt het
5. nazorg
opruimen, onderhoud, toepassing 2011
Oefening 3: projectfasering Herneem (per 2) een eigen project: Omschrijf kort de 5 fasen 1. 2. 3. 4. 5.
Definitie Ontwerp Voorbereiding Uitvoering Nazorg
en de bijbehorende mijlpalen 2011
Projectfase 1 : definitie Doel: duidelijkheid over de opdracht krijgen Werkwijze: Overleg over de opdracht, keuzes maken Definiëren van doel en resultaat Bepalen van de einddatum Nodige middelen (mensen, dagen) inschatten Projectleider aanduiden Kwaliteitseisen vastleggen Eensgezindheid bereiken Mijlpaal 1: goedgekeurd projectopzet 2011
Projectfase 2 : ontwerp Doel: precies plan van aanpak Werkwijze: Brainstormen met projectmedewerkers Activiteiten verdelen in fasen en werkpakketten Tijdsplanning opmaken Kosten berekenen, offerte maken, plan
Mijlpaal 2 : een goedgekeurd projectplan (door de opdrachtgever) GO/NOGO 2011
Projectfase 3 : voorbereiding Doel: alles klaar hebben voor uitvoering Werkwijze: Draaiboek / checklist opstellen Materialen bestellen Mensen inplannen Toeleveranciers vastleggen Risk management opstarten Communicatie opstarten Mijlpaal 3 : startensklaar 2011
Projectfase 4 : uitvoering Doel: projectresultaat bouwen Werkwijze: Stap voor stap uitvoeren Kwaliteit bewaken Risk management Bijsturen Mijlpaal 4: projectresultaat klaar op tijd, volgens plan 2011
Projectfase 5 : nazorg Doel: verankering in organisatie, blijvend gebruik Werkwijze: Nazorgplan uitvoeren disseminatie, inbedding, valorisatie…. Al het tijdelijke opruimen Alle administratie afwerken Opleiding voor de gebruikers Onderhoud systematiseren Mijlpaal 5: project is af (oplevering), resultaat blijft 2011
Overzicht van de inhoud 1. Verschillende manieren van werken 2. Wat is een project? 3. Fasen in een project
4. Beslissingen nemen 5. Projectbeheersing/projectmanagement
2011
4.1 Het belang van beslismomenten veiligheid voor de opdrachtgever:
Hij heeft informatie over het projectverloop Hij kan bijsturen Hij blijft betrokken
veiligheid voor de projectmedewerkers
Ze krijgen tussentijdse feedback Zij hebben een duidelijk kader Ze hebben vrijheid van werken binnen elke fase De kans op aanvaarding en succes is groot
2011
4.2 Wie beslist, wanneer, waarover? Beslissen is een keuze maken, de andere mogelijkheden vallen af de projectleider beslist (met het team) gedurende elke fase de opdrachtgever beslist bij elke mijlpaal (na elke fase)
indien afwezig: adviesgroep
hoe: met beslisdocumenten 2011
4.3 beslisdocumenten 1. Na de definitiefase:
projectvoorstel
Aanleiding, doel, resultaat, doelgroep, middelen, timing
2. Na de ontwerpfase:
plan van aanpak
Activiteiten, fasering, gedetailleerd budget,…
3. Na de voorbereiding:
draaiboek
Detail van acties en middelen
4. Na de uitvoering:
resultaat
Beschrijving, publicatie, …… nazorgplan
5. Na de nazorg
saldodossier, eindrapport 2011
einddossier
Overzicht van de inhoud 1. Verschillende manieren van werken 2. Wat is een project? 3. Fasen in een project
4. Beslissingen nemen 5. Projectbeheersing/projectmanagement
2011
5. Projectbeheersing projectmanagement Derde sleutelelement naast faseren en beslissen
De taken van de projectleider: Zorgen dat het project goed loopt en tijdig binnen budget het resultaat bereikt plannen en organiseren beheren en beheersen meten en bijsturen risicomanagement en brandjes blussen weten en laten weten 2011
Projectbeheersing : 5 beheersaspecten 1. 2. 3. 4. 5.
Tijd mijlpalen Geld budgetbewaking Kwaliteit gestelde eisen Informatie duidelijkheid voor allen Organisatie eenduidige afspraken
Dit zijn de taken van een projectleider 2011
5.1. TIJD beheersen werktijd per takenpakket en werkpakket WP totale werktijd verdelen over WP marges voorzien heen en weer denken van grof naar fijn plannen (nu fijn en later grof) doorlooptijd werktijd parallelle acties zijn mogelijk balkenplanning tijden strikt registreren en rapporteren
2011
BALKENPLANNING Week
1
J
A N
2
3
4
F E B 5
6
7
8
9
WP1 Taak 1 WP1 Taak 2 WP1 Taak 3 WP2 Taak 1
2011
M A A 10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Oefening 4: balkenplanning Omschrijf 6 activiteiten bij het bouwen van een huis, 2 per fase
Ontwerp Voorbereiding Uitvoering
Teken een eenvoudige balkenplanning in maanden
2011
5.2. BUDGET beheersen Totale budget is de norm, en deelbudgetten per fase marges zijn mogelijk tussen fases kleine marges in geld = grotere marges in tijd of kwaliteit eerstvolgende fase wordt in detail uitgewerkt, latere fases grof werkelijke uitgaven strikt registreren na elke fase budgetcontrole en bijsturing vergeet de onderhoudskosten achteraf niet (nazorgfase) geen niet-gebudgetteerde uitgaven 2011
5.3. INFORMATIE beheersen Communicatie kent 3 problemen:
De zender het kanaal De ontvanger
enkele verduidelijkingen:
Gezegd ≠ gehoord Gehoord ≠ begrepen Begrepen ≠ aanvaard Aanvaard ≠ uitgevoerd
Uitvoeren is nagenoeg onnatuurlijk 2011
5.3. INFORMATIE beheersen duidelijke en eenduidige informatie goedgekeurd en op papier niet alle info aan iedereen: overdaad schaadt overzichtelijke documenten :
Van wie + doelstelling Voor wie + verwachte actie Datum verzending + datum afhandeling
info aan opdrachtgever: in beslisdocumenten info dient gearchiveerd (naamgeving) 2011
5.4. KWALITEIT beheersen moeilijkst te omschrijven beheersfactor eisen zoveel mogelijk als (meetbare) kwaliteitsnormen in cijfervorm formuleren Effect voor de gebruikers Inhoud, omvang van het resultaat Vorm van het resultaat, presentatie karakter is afhankelijk van fase: 1+2: kwaliteitseisen omzetten in normen 3+4: handhaven van kwaliteitsnormen 4+5: toetsen van de normen ook hier zijn marges noodzakelijk 2011
5.5. ORGANISATIE beheersen bevoegdheden vastleggen beslisstructuur vastleggen relatie met rest van de organisatie afspreken:
de opdrachtgever moeit zich niet met de uitvoering de projectleider heeft bevoegdheid en vrijheid van handelen de projectmedewerkers werken zelfstandig, overleggen en beslissen mee en rapporteren (tijdelijk) aan de projectleider 2011
Beheersaspecten integreren de 5 beheersaspecten beïnvloeden mekaar, vooral de marges bij elke mijlpaal moet de balans opgemaakt van alle 5, en de prioriteiten in de volgende fase een projectleider is maar gelukkig als de 5 beheersaspecten goed lopen 2011
Nog enkele extraatjes hoe denken? eenvoudige denkregels hoe risico’s verkleinen risk management hoe projectmatig werken intern ‘verkopen’? De voordelen softwarepakketten 2011
Hoe werken in projecten: 3 regels 1. Eerst denken, dan doen 2. Van voren naar achteren denken en terug 3. Van grof naar fijn denken Deze 3 denkregels gelden in elke fase
2011
Risk management nr
Risico
Impact
Preventieve actie
Evolutie
1
2
3
4
verder: financiële impact, wie?, prioriteiten….. 2011
Curatieve actie
Oefening 5: risk-management Project : studiebezoek in Spanje Omschrijf kort 5 risico’s (brainstorming) Denk ook aan de fasen Ontwerp, Voorbereiding en Uitvoering
Vul de Risk Management tabel in
2011
Softwarepakketten voor projectmatig werken betalend: MS Project e.a. freeware:
www.zoho.com http://ganttproject.biz/ www.openworkbench.org
2011
Voordelen van projectmatig werken efficiënte inzet van schaarse mankracht PW is motiverend PW is overzichtelijk, veilig PW is leerrijk PW is afwisselend PW is niet-hiërarchisch
2011
Vragen ???
2011
Dank voor uw aandachtige medewerking en tot ziens
2011
