Het Nieuwe Werken
111
Inleiding Het Nieuwe Werken
De laatste jaren heeft Het Nieuwe Werken zich sterk ontwikkeld en veel bekendheid gekregen. Maatschappelijke ontwikkelingen als files, de balans tussen werk en privé, klimaatverandering, efficiëntie, bezuinigingen, technologische ontwikkelingen, duurzaamheid, vergrijzing en een nieuwe generatie hebben invloed op onze manier van werken. Werk kan tegenwoordig steeds vaker tijd- en plaatsonafhankelijk worden uitgevoerd. De ontwikkelingen van de technologie, de digitale revolutie, maken het mogelijk dat we onze werkzaamheden kunnen uitvoeren in een virtuele omgeving. Het communiceren en werken via een online netwerk wordt steeds toegankelijker en eenvoudiger. Een nieuwe manier van werken wordt geïntroduceerd.
De meest gebruikte definitie voor Het Nieuwe Werken is: tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Medewerkers de mogelijkheid bieden om te kunnen werken waar en wanneer ze willen, of dit nu op kantoor, thuis, in de trein of onderweg is. De medewerkers moeten de mogelijkheid hebben om te werken, maar zijn vrij op welk moment en waar ze dat doen. Het Nieuwe Werken bestaat uit drie onderdelen: de technologie, de werkplek en de medewerker. De technologie stelt de medewerkers in staat om het nieuwe werken toe te passen. Moderne technologie zorgt ervoor dat medewerkers altijd in de verbinding staan met hun klanten, collega’s, de organisatie en social media. De werkplek is niet meer de werkplek van vroeger: de vaste werkplek verdwijnt. Deze verandert in gedeelde werkplekken, stiltekamers, belwerkplekken, vergaderruimten, projectruimten, loungecorners en ontmoetingplaatsen. De werkplek ondersteunt de medewerker bij het uitvoeren van verschillende soorten werkzaamheden. De medewerker moet voldoende vrijheid, verantwoordelijkheid en uitdaging hebben. Het management stuurt niet meer op aanwezigheid maar op output en geeft vertrouwen aan haar medewerkers.
112
Het Nieuwe Werken, het tijd- en plaatsonafhankelijk werken, wordt de nieuwe aanpak. De invulling voor die aanpak is niet voor elke organisatie hetzelfde. Elke organisatie geeft een eigen invulling aan het huisvestingsconcept. Het Nieuwe Werken is niet alleen het inrichten van de werkplek maar ook het regelen van de ondersteunende technologie en een cultuurverandering. De strategie, werkwijze en cultuur van de organisatie moet het startpunt zijn. Alleen vanuit een integrale benadering kan een werkconcept worden ontwikkeld. Bij het ontwikkelen van het nieuwe concept moeten verschillende aspecten worden bekeken: aansturen van het management op resultaten, opnieuw inrichten van werkprocessen, gedrag en houding van medewerkers, optimaal ondersteunende technologie en de verschillende werkplekken binnen een kantoor. Implementatie van Het Nieuwe Werken kan zorgen voor een verlaging van de kosten, verhogen van de productiviteit van de medewerkers, het vergroten van het werkplezier en het versterken van het imago van de organisatie. In dit hoofdstuk komen best practices aan bod die laten zien hoe Het Nieuwe Werken in de praktijk wordt gebracht. Verschillende vormen van Het Nieuwe Werken worden door middel van cases weergegeven. Cases van bijzondere organisaties en gebouwen komen aan bod; zoals de ANWB, de Provincie Gelderland en de RGD. Een aantal partners van CFP op het gebied van Het Nieuwe Werken zijn beschreven waaronder Steelcase, RuZCo & DaaD en Qidos. Interviews zijn gehouden Theo Rinsema, CEO Microsoft Nederland en Manja Jongsma, programmadirecteur Het Nieuwe Werken bij SNS REAAL. Daarnaast heeft CFP een aantal publicaties geschreven met onderwerpen als flexibele huisvesting en Cradle to Cradle.
113
Het Nieuwe Werken past bij de visie van de ANWB
Erik de Jonge MBA, Manager Business Services ANWB: ‘Het is belangrijk om de capaciteit van mensen zo goed mogelijk te benutten. ANWB wil graag een aantrekkelijke werkgever zijn en hierbij een zo goed mogelijk ondersteunende werkomgeving bieden. Met CFP zijn hiervoor goede eerste stappen gezet richting Het Nieuwe Werken en het realiseren van de doelstellingen op dit gebied.’
ANWB en CFP vormden een gezamenlijk team voor het project met betrekking tot Het Nieuwe werken. Binnen de ANWB was Erik de Jonge, Manager Business Services, verantwoordelijk voor het project. CFP werkt hiervoor samen met Dik Bijl, adviseur Het Nieuwe Werken en auteur van het boek “Aan de slag met Het Nieuwe Werken”, die tevens een bijdrage heeft geleverd aan dit project. ANWB De Koninklijke Nederlandse Toeristenbond ANWB is een vereniging die met een unieke mix van beïnvloedende en dienstverlenende activiteiten de belangen van haar leden behartigt op het gebied van mobiliteit, vakantie en vrije tijd. Bij dat werk wil de ANWB tevens een bijdrage leveren aan een duurzame ontwikkeling van de samenleving. ANWB Business Services is geformeerd tijdens de verandering van de organisatiestructuur van divisies naar processen. ANWB Business Services biedt zo’n 26 facilitaire en huisvestingsdiensten voor de campus in Den Haag, naast dienstverlening voor circa 100 andere locaties in Nederland. Vraagstelling Op welke manier kan Het Nieuwe Werken aansluiten bij de doelstellingen binnen de ANWB en welke voordelen zijn daarmee te behalen? Beleidsnotitie, strategische doelstellingen en workshop Het Nieuwe Werken Voor de ANWB is een beleidsnotitie geschreven waarin Het Nieuwe Werken is toegelicht, de link is gelegd naar de strategische doelstellingen en ambities van de ANWB en een voorzet is gedaan voor de doelstellingen en voordelen voor de ANWB op het gebied van Het Nieuwe Werken. Daarnaast is er een bezoek aan koplopers op het gebied van Het Nieuwe Werken georganiseerd, inclusief een workshop over Het Nieuwe Werken.
124 Cases
Case Een van de belangrijkste ontwikkelingen die direct invloed heeft op de ontwikkeling van de ANWB is de krappere arbeidsmarkt en het binden en boeien van huidige en nieuwe medewerkers. Voor de ANWB is dit belangrijk, omdat de toekomstige medewerkers andere eisen stellen dan de huidige medewerkers. Er komt meer beweging en wisseling in medewerkers en de ANWB dient aan te sluiten bij de mensen die worden binnengehaald. Naast een aantal ontwikkelingen heeft de ANWB een bezettingsgraadonderzoek laten uitvoeren waaruit blijkt dat werkplekken en m2 efficiënter gebruikt kunnen worden. Het Nieuwe Werken lijkt goed te passen bij zowel de identiteit van de ANWB als bij haar missie, visie en strategie. Het Nieuwe Werken past bij de visie van de ANWB op mobiliteit, duurzaamheid en de geïnspireerde medewerker. Daarnaast ondersteunen de reeds ingezette en voorziene strategische initiatieven bij Business Services, ICT en HR een transformatie naar Het Nieuwe Werken. Voor de ANWB is het belangrijk om goed in kaart te hebben hoe Het Nieuwe Werken kan bijdragen en om draagvlak te creëren. Met dit project zijn hier eerste stappen in gezet door middel van een beleidsnotitie en een bezoek aan een koploper op het gebied van Het Nieuwe Werken en een workshop. In het vervolg hierop zal begin 2011 een pilot gestart worden. www.anwb.nl
ANWB wil graag een aantrekkelijke werkgever zijn en hierbij een zo goed mogelijk ondersteunende werkomgeving bieden 125 5 tips
Cases
Provincie Gelderland doet onderzoek naar drie huisvestingsalternatieven
Anko Grootveld, Projectleider: ‘Wij hebben in 2005 van Gedeputeerde Staten de opdracht gekregen om te onderzoeken op welke wijze de technische staat en de uitstraling van de huisvesting op orde gebracht kan worden en hoe de effectiviteit, efficiëntie en flexibiliteit van de ruimtes in de gebouwen en hun onderlinge samenhang kan worden verbeterd. In het onderzoek zijn drie huisvestingsalternatieven in beeld gebracht: nieuwbouw, renovatie en handhaven bestaande faciliteiten. Medio 2009 hebben Provinciale Staten de voorkeur uitgesproken voor nieuwbouw met kantoorinnovatie. De projectgroep kreeg de opdracht om het voorkeursalternatief nieuwbouw verder uit te werken. Een van de uitgewerkte onderdelen is de aanbestedingsvorm. Hieraan heeft CFP een bijdrage geleverd. Eind 2009 bleek dat een aantal uitgangspunten van het Programma van Eisen, onder druk van de bezuinigingen, mogelijk op de helling zou komen te staan. De geplande besluitvorming zou wel eens kunnen gaan vertragen; de bestaande verouderde huisvesting zou wellicht langer in gebruik moeten blijven. Om een gedegen besluit te kunnen nemen over het tempo van het project heeft de provincie CFP opdracht gegeven om in beeld te brengen wat de financiële consequenties zijn van vertraging van besluitvorming.’
Provincie Gelderland Gelderland is de grootste provincie van Nederland met maar liefst 5.137 km2 aan grondoppervlak. De hoofdstad van de provincie is Arnhem en de grootste stad is Nijmegen. De provincie telt in totaal 56 gemeenten en is toeristisch zeer in trek. Gelderland kan gerust worden betiteld als het groene hart van Nederland. De provincie heeft bijna 2 miljoen inwoners. Vraagstelling CFP heeft voor de Provincie Gelderland twee cases uitgewerkt. De eerste case: wat is de beste contract- en ontwikkelvorm voor het ontwerpen en realiseren van het gewenste nieuwe provinciekantoor? In verband met de besluitvorming binnen de Pro-
128 Cases
vincie Gelderland is gekeken naar de investeringen die nodig waren in de huisvesting en naar de kosten die het uitstellen van de beslissing voor nieuwbouw met zich meebrachten. CFP heeft de volgende case uitgewerkt: wat zijn de financiële gevolgen bij het uitstellen van de besluitneming over de nieuwbouw? Strategisch keuze op basis van feiten Het resultaat van de eerste case is een uitwerking en een objectieve vergelijking van verschillende aanbestedingsvormen voor de nieuwbouw van de Provincie Gelderland. Aan de hand van deze uitwerking heeft de Provincie Gelderland een goede keuze kunnen maken voor de aanbesteding van de bouw en ontwikkeling van het nieuwe provinciekantoor. In de tweede case zijn de financiële risico’s overzichtelijk in kaart gebracht. Aan de hand van het rapport is duidelijk geworden welke meerkosten er gemaakt moeten worden als de besluitvorming zou worden uitgesteld. Case De Provinciale Staten hebben medio 2009 opdracht gegeven voor het voorbereiden van het ontwerp en de realisatie van een nieuw provinciekantoor. Onderdeel hiervan is een analyse van verschillende contract- en ontwikkelvormen. CFP heeft bij deze case verschillende vormen voor de ontwikkeling van toekomstbestendige huisvesting geanalyseerd. Twee verschillende scenario’s werden onderzocht. Het eerste scenario gaat uit van een integrale aanbesteding. Het belangrijkste kenmerk van dit scenario is dat er één aanbesteding is en één contract wordt afgesloten voor ontwerp, realisatie en onderhoud van de gebouwen. Het tweede scenario is een aanbesteding in twee fasen, waarbij de ontwerpfase losgekoppeld is van de fase van realisatie en onderhoud. In dit scenario vinden twee aanbestedingen plaats. In beide scenario’s werden de rol en organisatie van de opdrachtgever, de opdrachtnemer en de samenwerking tussen de partijen beschreven. Daarnaast zijn de eigenschappen van het Programma van Eisen, de uitvoering van het project, de risico’s en de voor- en nadelen van de scenario’s beschreven. Eindresultaat was een vergelijking tussen beide scenario’s met een beschrijving van de verschillen en wat dit betekent voor de Provincie Gelderland. Voor het nemen van een goed onderbouwd besluit binnen de Provincie Gelderland zijn de beoogde investeringen die nodig waren voor de bouw van het nieuwe provinciekantoor opnieuw bekeken. CFP heeft bij deze case de financiële korte en lange termijn consequenties van het uitstel van het besluit voor de nieuwbouw onderzocht en tevens de kosten van het langdurig in stand houden van de huidige huisvesting in kaart gebracht. www.gelderland.nl
CFP heeft in beeld gebracht wat de financiële consequenties zouden zijn van de besluitvorming over onze huisvesting 129 5 tips
Cases
