Het Nieuwe Werken. Uitleg quickscan. Het Nieuwe Werken Scan 1

Het Nieuwe Werken Uitleg quickscan

Het Nieuwe Werken Scan

1

2

A&O-fonds Waterschappen

Inhoudsopgave

Inleiding en doel 5 Volwassenheidsmodel als basis voor de scan 7 Instructies voor het uitvoeren van de scan 9

BIJLAGE 1: Beantwoording Stellingen 11 BIJLAGE 2: Score kaarten

14

BIJLAGE 3: Volwassenheidsniveau kaarten

15

BIJLAGE 4: Checklist per volwassenheidsniveau 18 BIJLAGE 5: Witte vlekken kaart

21

BIJLAGE 6: Digitale versie van de scan (weblink)


3

4


Inleiding en doel Begin 2011 is in opdracht van het A & O-fonds Waterschappen een aantal initiatieven gestart rondom ‘Het Nieuwe Werken bij de Waterschappen’. De aanleiding hiervoor was de overtuiging dat de ontwikkelingen van ‘Het Nieuwe Werken’ ook voor de Waterschappen en gelieerde organisaties van toepassing zullen zijn. De initiatieven vormen een belangrijke pijler onder het Meerjarenbeleidsplan[1] 2010-2012: Klaar voor de toekomst?! Naast een onderzoek naar de stand van zaken en een toolbox met hulpmiddelen voor de invoering en begeleiding van Het Nieuwe Werken, is besloten een ‘scan’ te ontwikkelen die waterschappen zelf in staat stelt om inzicht te verwerven naar de mate waarin dit binnen de organisatie speelt. Het Nieuwe Werken is een niet meer weg te denken ontwikkeling die binnen veel organisaties aandacht krijgt; toch is het nog vaak een ‘ondefinieerbaar’ en lastig te concretiseren begrip. De scan baseert zich op de volgende context: • Het Nieuwe Werken vindt haar oorsprong in maatschappelijke ontwikkelingen en heeft invloed op hoe organisaties werk organiseren. • Het Nieuwe Werken is een nieuwe manier van organiseren (van werk) door beter gebruik te maken van de huidige mogelijkheden en inzichten. • Het Nieuwe Werken is voor iedereen van toepassing. • Het raakt de gehele organisatie van klantbediening, afspraken, medewerkers, management, processen en middelen. • Het Nieuwe Werken is geen doel op zich, maar een middel om vastgestelde (organisatie) ambities te realiseren. • Als afgeleide van deze ambities wordt vaak een overkoepelende visie op werken geformuleerd. • De vertaling naar concrete invulling en invoering van Het Nieuwe Werken wordt zichtbaar in huisvesting, technologie en mens & organisatie. • Als onderdeel van mens & organisatie zullen aanpassingen in de gevestigde arbeidspatronen, arbeidsrelaties en arbeidsverhoudingen mogelijk én gewenst zijn. • Niet iedereen werkt in dezelfde patronen: invulling van Het Nieuwe Werken vereist, afhankelijk van de context van het werk, een gedifferentieerde invulling. Het is maatwerk met een continue (door-)ontwikkeling. • Het is niet een kwestie van of Het Nieuwe Werken toe te passen is, maar vooral van wanneer en hoe. Veel waterschappen, zo is gebleken uit het onderzoek ‘Het Nieuwe Werken verkend’[2], oriënteren zich op de mogelijkheden; andere zijn er daadwerkelijk mee aan de slag. Vrijwel alle initiatieven komen vanuit eigen inzicht en overtuiging en staan alle op zichzelf. Deze scan biedt de waterschappen een referentiemodel waarmee ze zichzelf kunnen plaatsten in de fase van ontwikkeling naar Het Nieuwe Werken. Hierdoor is het voor iedere organisatie een bruikbaar instrument, ook als blijkt dat de organisatie nog niet toe is aan ‘Het Nieuwe Werken’. De scan biedt inzicht en ondersteuning bij het volgende: 1 Bieden van concrete inzichten in waar de organisatie staat in relatie tot Het Nieuwe Werken inclusief een Witte vlekken profiel (welke instrumenten ontbreken). 2 Bieden van een platform om de gesprekken rond het thema van Het Nieuwe Werken. 3 Inzicht in de mogelijke (instrumentele) maatregelen om Het Nieuwe Werken in te voeren.

1 Uitgave A&O-fonds Waterschappen: Klaar voor de toekomst?! (Meerjarenbeleidsplan 2010-2012) dec 2010 2 Uitgave A&O-fonds Waterschappen: Het Nieuwe Werken verkend (mei 2011)


5

Antwoorden die via de scan gevonden kunnen worden op de volgende vragen: 1 Hoe denken wij binnen onze organisatie over (fundamentele) vraagstukken rond (de organisatie van) werken? 2 Waar bevinden wij ons in de ontwikkeling van nieuwe vormen van werken? 3 Hebben wij een (gezamenlijk) beeld bij de toekomstige manier van werken (ambitie)? 4 Welke instrumenten kunnen of moeten we inzetten om onze ambities van de organisatie van werk vorm te geven? 5 Welke instrumenten ontbreken nog om onze huidige manier van werken optimaal te faciliteren (witte vlekken)? De opzet is niet wetenschappelijk getoetst; de modellen die gebruikt worden, dienen als discussieframework en duiding op het onderwerp. De inhoud en richting geven een houvast voor uw reis naar Het Nieuwe Werken. Een ‘Toolbox’ die separaat beschikbaar is voor de waterschappen, biedt vervolgens beschrijvingen en concrete instrumenten om het proces om te komen tot invoering van Het Nieuwe Werken, verder invulling te geven. De scan kunt u in 5 stappen doorlopen en is in te zetten voor zowel team, afdeling of werkmaatschappij. De scan kunt u als volgt op twee manieren doorlopen: 1 Alle 5 de stappen van de scan kunt u doorlopen in een interactieve sessie met een team. Doel is: oriëntatie en richting. De opzet van de sessie is beschouwend van aard. 2 De eerste 3 stappen van de scan zet u in de interactieve sessie met het management- of directieteam. Het doel van deze opzet is: oriëntatie en richting. Vervolgens kunt u met stap 4. en 5. in een aparte sessie met de inhoudelijk betrokkenen van ICT, P&O, huisvesting en facilitaire zaken de checklist doorlopen om de huidige situatie in kaart te brengen (stap 4.) en de witte vlekken, de onderdelen die nog niet op het gewenste niveau zijn, te bespreken (stap 5.). Het doel van deze opzet is instrumenteel en beoordelend.

6


Volwassenheidsmodel als basis voor de scan De grondslag voor de scan is het volgende volwassenheidsmodel.

Mens & Organisatie

Partnership sociale partners

Expert

Keuzepakket arbeidsvoorwaarden

Vertrouwen als uitgangspunt Gedigitaliseerde processen

Verantwoordelijkheid nemen

Technologie

Gevorderde

Gedeelde visie op werken Papierloos werken

Sturen op output

Flexibiliteit in voorwaarden

Standaard flexplekken ondersteuning Zelfstandigheid medewerker

Beginner

Afspraken over HNW

Inzet sociale media (intern en extern)

Device-onafhankelijke ondersteuning

Telewerkregeling

Ondersteuning kennisdeling

Draadloos werken

Leidinggeven op afstand

Ondersteuning plaatsonafhankelijk werken

Huisvesting

Activiteitengebaseerde werkinrichting

Samenwerken Ondersteuning samenwerking

Ondersteuning mobiele devices Standaard flexplekken

Nog niet begonnen

Hiërarchisch leiderschap Standaard voorwaarden Verzuilde relaties

Voorziening flexplekken

Standaard werkplek ICT = kernproces

Geen mobiele devices Geen thuiswerkplek

Inrichting op afdeling Kantoor werkplek

Vlekkenplan inrichting

Thuiswerkplek Concentratie & communicatie werkplekken

0-10 10-20 Figuur 1: Volwassenheidsmodel HNW


Duurzaamheid = uitgangspunt

Flexibel groei en krimp

20-30

Mobiliteitvriendelijk

30-40

7

Beginner

Gevorderde

Expert

1 Voorwaarden 2 Verhoudingen 3 Werkafspraken 4 Leidinggeven 5 Cultuur 6 Werknemerstijl

1 Beperkte keuzemogelijkheden 2 Gedeelde agenda (bijv. HNW) 3 Werken op afstand 4 Coördinerend 5 Afspraak = afspraak 6 Enige zelfstandigheid

1 Standaard keuzepakket (menu) 2 V isie op werken 3W erken op output 4 C oachend/faciliterend 5 Z elfredzaamheid 6A utonomie/eigenaarschap

1 Individueel keuzepakket 2 Partnership (bijv. tav HNW) 3 Werken op vertrouwen 4 Zelfsturing 5 Vertrouwen 6 Verantwoordelijkheid

Techniek

1 Werkplek (techniek) 2 Informeren 3 Samenwerken 4 Communiceren 5 Plaatsonafhankelijkheid 6 Processen

1 S tandaard werkplek 2 Centrale (virtuele) plek 3A fdelingsoverstijgend 4 C hatten 5 T huiswerkmogelijkheid 6B eperkt digitaliseren

1 Mobiele werkplek 2 Kennisgroepen 3 Virtuele projectteams 4 Integrale communicatie 5 Beschikbaarheidinfo 6 Papierarm werken

1 Device-onafhankelijk werken 2 Kennisdeling 3 Projectorganisatie 4 Vergaderen op afstand 5 Overal connected 6 Papierloos werken & cloud

1 Werkplek (fysiek) 2 Mobiliteit 3 Uitrusting 4 Gebruik kantoor 5 Functie kantoor 6 Locatiebeleid

1 Aantal flexplekken 2 Mobiel binnen kantoor 3 Selectief laptop & draadloos 4 Primaire plek voor werk 5 Aanwezigheid locatie 6 Kantoor gericht

1 Informele overlegruimtes 2 Werken waar efficiënt 3 Werkstijl bepalend 4 Faciliteren activiteiten 5 Plek voor samenwerken 6 Werklocatie gericht

1 Vlekkenplan voor afdelingen 2 fysiek minimum voor teams 3 Vrije keuze (binnen range) 4 Satelliet voor werknemers 5 Plek voor ontmoeten 6 Locatieonafhankelijk gericht

Mens & Organisatie

Check

Huisvesting

Het Nieuwe Werken is een evolutionair proces dat vorm krijgt via het innoveren op specifieke onderdelen (instrumenten) van de bedrijfsvoering: Mens & Organisatie; Technologie en de huisvesting (fysieke werkomgeving).

Tabel 1: instrumenten voor HNW

8


Instructies voor het uitvoeren van de scan Voor het uitvoeren van de scan is geen voorbereiding of voorwerk noodzakelijk. De ideale setting voor het uitvoeren van de scan is een interactieve sessie met een multidisciplinair team in de vorm van een workshop van een dagdeel. Een multidisciplinair team bestaat voor dit thema uit een vertegenwoordiging van directie, P&O, Techniek (ICT), Huisvesting en Financiën. Indien uw organisatie reeds een team heeft samengesteld voor Het Nieuwe Werken kan deze scan ook inzicht en inspiratie bieden. Indien het waterschap zich oriënteert op Het Nieuwe Werken of zich afvraagt of ze deze nieuwe trend bespreekbaar wil maken, kan deze scan volledig uitgevoerd worden (stap 1 t/m 5). De uitkomsten zullen dan inzichten geven in het onderwerp en richting bieden op de invulling ervan. Deze sessie is beschouwend van aard. De stellingen dienen beantwoord te worden vanuit de huidige- en de gewenste situatie. Het is verstandig om vooraf met elkaar af te spreken in welk tijdsframe de gewenste situatie beoordeeld wordt (bijv. 1 jaar of 3-5 jaar). Daarnaast kunnen de laatste twee stappen van de scan ook los doorlopen worden; hierbij kan veel meer instrumenteel over de elementen van Het Nieuwe Werken gediscussieerd worden. Eerst dient een ‘checklist’ doorlopen te worden om aan te geven welke elementen voldoen aan de gewenste implementatieniveau van Het Nieuwe Werken en welke nog niet. Vervolgens zal de discussie gevoerd worden hoe daar mee om te gaan. De verwachting is dat, indien deze stap los doorlopen wordt, er ook een andere samenstelling aan tafel zit. De doelstelling van de sessie is dan meer beoordelend van aard. Het kan een aanzet zijn voor het opstellen van een Plan van Aanpak om de route uit te stippelen naar invoering of verdere vervolgstappen op het gebied van Het Nieuwe Werken. De scan bestaat uit: 1. 39 stellingen in de vorm van een elektronische toets (excel) 2. Aantal losse werkbladen: a. Score kaart (huidig niveau en gewenst niveau) b. Niveaubeschrijvingen • Beginners • Gevorderden • Experts c. Checkbox lijsten • Beginners • Gevorderden • Experts d. Witte vlekken kaart Op de volgende pagina worden de 5 stappen beschreven die doorlopen dienen te worden. Open de digitale versie van de scan hier.


9

Doel

Uitvoering Stap 1: Beantwoording van de stellingen

Objectief vaststellen hoe over de organisatie van werk(en) binnen Het beste resultaat kan behaald worden door de stellingen gezahet team, de afdeling of de organisatie geoordeeld wordt. menlijk te bespreken en te beantwoorden tijdens een interactieve bijeenkomst De stellingen worden voorgelegd in de vorm van een digitale test (excel sheet) die doorlopen dient te worden. Stap 2: Interpreteren van de scores Op basis van de uitkomst van stap 1 worden, door de beantwoording van de stellingen, twee posities berekend in het volwassenheidsmodel: 1 Bepaling van de huidige positie op de gebieden van: a. Mens & Organisatie b. Techniek c. Huisvesting 2 Bepaling van het gewenste volwassenheidsniveau ten aanzien van dezelfde gebieden

De uitkomsten van de beantwoording van de stellingen worden overgenomen in het volwassenheidsmodel HNW Scores in twee reeksen: 1 Score op huidige positie a. Mens & Organisatie b. Techniek c. Huisvesting 2 Score op het gewenste volwassenheidsniveau ten aanzien van dezelfde gebieden Het team kleurt de scores in.

Stap 3: Bespreken van het advies: Het gewenste niveau van HNW Bespreken van de score op het gewenste niveau. Bevestiging van De uitkomsten duiden een gewenst niveau aan. Het team wordt de vorm van HNW waar naar gestreefd wordt of afwijkt van de aangemoedigd samen een discussie te voeren en te onderzoeken uitkomsten. Een keuze voor het niveau dat past bij de organisatie of de uitkomsten gedragen worden: “Zijn we het eens over het toekomstige profiel van de organisatie van werken?” De discussie wordt gevoerd aan de hand van de volwassenheidskaarten Stap 4: Uitvoeren van checklist Inventariseren van de geïmplementeerde elementen die horen bij het gewenste niveau

Samen met het team wordt de checklist doorlopen. Per element of instrument beoordeelt het team in hoeverre die geïmplementeerd zijn en welke nog niet. Uitkomst is een witte vlekkenkaart

Stap 5: Opstellen ‘witte vlekkenkaart’ en bespreken Op basis van de checklist ontstaat een overzicht van de ontbrekende elementen die nodig zijn voor het realiseren van het gewenste niveau

De witte vlekkenkaart bespreken met het team en bepalen welke stappen genomen kunnen worden om het gewenste volwassenheidsniveau instrumenteel te realiseren. De Toolbox biedt materiaal hiervoor.

Zoals hiervoor beschreven kan de laatste stap ook apart doorlopen worden. In een andere samenstelling kan de interactieve sessie dan het volgende doen: Doel

Uitvoering Stap 4: Uitvoeren van checklist

Vaststellen welke onderdelen van HNW wel en niet geïmplementeerd zijn. De checklist bij het geambieerde niveau van HNW wordt als uitgangspunt gebruikt

Het team dat deze laatste stappen uitvoert dient een uitgangspunt meegekregen te hebben met het gewenste niveau van Het Nieuwe Werken waartegen gespiegeld wordt. De bij het niveau behorende checklist dient vervolgens afgelopen te worden. Per item komt het team overeen in hoeverre dat al dan niet geïmplementeerd is.

Stap 5: Opstellen ‘witte vlekkenkaart’ en bespreken Valideren van de witte vlekken en bespreken van de mogelijkheden voor het opstarten van een initiatief om deze witte vlekken in te vullen

10

De resultaten van Stap 4 levert een overzicht op van witte vlekken: die elementen die niet of onvoldoende geïmplementeerd zijn voor het geambieerde HNW niveau. Het team bespreekt de witte vlekken; valideert en geeft prioriteiten aan. Dit kan gezien worden als een start van een volgende fase: opstellen van een plan van aanpak voor het invoeren van HNW. (Zie ook de Toolbox)


BIJLAGE 1: Beantwoording Stellingen Flexibele Arbeidsrelaties

Huidig

Gewenst

1

Medewerkers hebben bij indiensttreding en tussentijds keuze mogelijkheden omtrent de gewenste contractvorm (vast, flexibel)

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

2

Medewerkers worden ondersteund door een systeem waarmee zij zelf keuzes kunnen maken bij het samenstellen en wijzigen van het individuele arbeidsvoorwaardenpakket

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

3

De toebedeling van beloning van medewerkers vindt plaats op basis van geleverde prestaties/bijdragen en toegevoegde waarde

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

4

Het opleidings- en ontwikkelbeleid is ingericht op (individueel) maatwerk. In samenspraak met de leidinggevende wordt gekeken naar ontwikkelmogelijkheden toegespitst op individuele (groei) ambities en individuele ontwikkelpaden

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Medewerkers hebben in plaats van gedetailleerde functiebeschrijvingen globale rolbeschrijvingen en kunnen op basis van hiervan breed worden ingezet

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

6

Het werkplekconcept stimuleert maximale flexibiliteit van medewerkers

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

7

Systemen zijn maximaal te personaliseren

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

8

Er is sprake van een volwassen arbeidsrelatie, waarbij leidinggevende en medewerkers gezamenlijk komen tot afspraken over inzet, samenwerking en resultaten

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Werkgever- en werknemersvertegenwoordigers hebben een gemeenschappelijk beeld van de noodzaak van flexibele arbeidsrelaties

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

5

9

1= helemaal oneens / niet van toepassing, 5= helemaal eens


11

Vrije toegang tot en gebruik van kennis, ervaringen en ideeën

Huidig

Gewenst

10 Er wordt open en transparant gecommuniceerd over alle aspecten van de organisatie. Medewerkers zijn goed op de hoogte van de laatste informatie of ontwikkelingen

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

11 Er wordt gewerkt volgens het principe van ‘share unless’. Medewerkers worden actief aangemoedigd om kennis en informatie in principe altijd beschikbaar te stellen voor anderen

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

12 Er is een digitaal kenniswerkingsplatform aanwezig waarop alle informatie centraal wordt opgeslagen en makkelijk te vinden en te delen is

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

13 Werkprocessen zijn in hoge mate gedigitaliseerd, zodat documenten en informatie ‘any time, any place, any device’ beschikbaar zijn

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

14 Op frequente basis worden kennisuitwisselingssessies georganiseerd en worden (spontaan) momenten van kennisdeling gecreëerd

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

15 Medewerkers worden gestimuleerd te werken met Social Media en Web 2.0 toepassingen

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

16 Van iedereen worden kennis- en/of expertisegebieden bijgehouden, zodat medewerkers snel kunnen zien wie zij daarvoor kunnen benaderen

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

17 Het werkplekconcept stimuleert samenwerking, co-creatie en kennisdeling

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

18 De werkplek is een open netwerkomgeving waarbij fysiek ruimte wordt gecreëerd om de ‘buitenwereld’ naar binnen te halen

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Huidig

Gewenst

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

20 Medewerkers worden gestuurd op resultaat en hebben daarmee zeg1 2 3 4 5 genschap over tijd en plaats van werken en werkinvulling

1 2 3 4 5

21 Medewerkers zijn gewend om eigen initiatief en verantwoordelijkheid te nemen en krijgen hiervoor de ruimte van hun leidinggevende

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

22 Managers sturen op basis van coachend en faciliterend leiderschap en zijn in staat om situationeel te anticiperen op verschillen in werkstijlen en persoonlijkheden

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

23 Het performance management systeem is geschikt om resultaatgerichte doelstellingen vast te leggen en erop te beoordelen

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

24 De toebedeling van beloning van medewerkers vindt grotendeels plaats op basis van concrete prestaties, toegevoegde waarde en geleverde (team)bijdrage

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

25 Medewerkers zijn vrij in het bepalen van de scheiding tussen ‘werk in privé’ en ‘privé in werk’

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

26 Het werkplekconcept stimuleert het optimaal behalen van resultaten

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

27 Medewerkers worden gestuurd op het ontwikkelen van competenties gericht op het slim omgaan met de eigen tijd en middelen, verantwoordelijk zijn voor eigen beslissingen en hierop aanspreekbaar zijn

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Sturen van medewerkers op resultaat 19 Beslissingsbevoegdheid is zo laag mogelijk belegd binnen de organisatie

1= helemaal oneens / niet van toepassing, 5= helemaal eens

12


Tijd- en plaatsonafhankelijk werken

Huidig

Gewenst

28 Medewerkers kunnen met behulp van IT-ondersteuning werken waar en wanneer dat nodig is. Zowel op kantoor, thuis als op iedere 1 2 3 4 5 andere locatie

1 2 3 4 5

29 Op afstand kunnen medewerkers (ongeacht waar zij zich bevinden) makkelijk communiceren met collega’s en bij afwezigheid zijn medewerkers goed bereikbaar voor collega’s of klanten

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

30 Met onze systemen kunnen collega’s elkaars werk digitaal bekijken, becommentariëren of aanvullen

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

31 Medewerkers kunnen zelf hun IT-middelen meenemen en hiervan gebruik maken op de werkplek (‘bring your own’)

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

32 Collega’s hebben online inzicht wie zich waar bevindt en wie er beschikbaar is voor contact

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

33 De werkplek is ingericht als inspirerende ontmoetingsplaats

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

34 Medewerkers kunnen hun tijd zelf (in samenspraak met de leidinggevende) indelen; ook als dat buiten de traditionele werktijden valt

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

35 Niemand binnen de organisatie heeft een eigen werkplek. Er wordt gewerkt volgens het clean desk-principe

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

36 Collega’s worden ondersteund om ook buiten het kantoor op een arbo-technisch verantwoorde manier te werken

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

37 Voor verschillende typen werkzaamheden zijn verschillende typen werkplekken beschikbaar

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

38 Met het werkplekconcept wordt snel en flexibel ingespeeld de nieuwe eisen die medewerkers stellen aan de werkomgeving maar ook op veranderende omstandigheden zoals groei en krimp

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

39 Door het flexibele concept in combinatie met de mogelijkheid om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken, kan fors worden bespaard op het aantal werkplekken

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5


13

BIJLAGE 2: Score kaarten

Expert

Mens & Organisatie

Technologie

GEWENST

Gevorderde

SCORES

NIVEAU

Nog niet begonnen

Beginner

Huisvesting

0-10

10-20

20-30

30-40

Expert

Mens & Organisatie

Technologie

HUIDIG

Gevorderde

SCORES

NIVEAU

Nog niet begonnen

Beginner

Huisvesting

0-10

14

10-20

20-30

30-40


BIJLAGE 3: Volwassenheidsniveau kaarten

Doordat de beweging van flexibel werken wel ingezet is wordt aandacht besteed aan het belang van het delen van kennis en expertise. De technische mogelijkheden om virtueel samen te werken en om informatie te ontsluiten zijn of worden toegepast. Ook voor ambulante medewerkers zijn systemen beschikbaar om kennis en/ of informatie te verwerven. Ook vanuit dit perspectief wordt ‘samenwerken’ gestimuleerd. Arbeidsvoorwaardelijk zijn er nog geen grote stappen gemaakt. Incidentele gevallen worden uitzonderingen voor gemaakt en ‘gedogen’ kan van toepassing zijn op bijv. flexibele arbeidstijden. Vanuit werkgevers perspectief is men wel steeds meer doordrongen van het belang van het behouden van talent en het aantrekken van nieuwe medewerkers om de uitstroom die de komende jaren zich zal aandienen, kan worden opvangen. Logische drijfveren voor HNW zijn: • Kostenbesparingen op m² (ivm nieuwbouw) • Fusie • Druk binnen organisatie naar flexibel werken • Thuiswerken


Expert

Mens & Organisatie

Gevorderde

Technologie

Beginner

Huisvesting

Nog niet begonnen

Leidinggeven is gekenmerkt als directief; prestatiecontracten zijn nog niet ingevoerd; beoordelingssystemen traditioneel. De beweging om dit te veranderen is nog niet ingezet; hoewel er wel over gesproken wordt en de P&O afdeling zoekt naar de mogelijkheden. De medewerkers zijn over het algemeen al lang op hun positie en verrichten hun taken. Er wordt wel meer in projectvorm gewerkt en samenwerking is belangrijke driver van het beleid.

Vrije toegang tot kennis, ervaring en informatie

Thuiswerken is vaak de eerste stap op weg naar HNW. Vaak is hierover veel discussie omdat geen duidelijke afspraken zijn gemaakt over voor wie het geldt en hoe het past binnen de werkafspraken. De technische uitrusting voor (mobile) werknemers is niet voldoende geschikt om plaatsonafhankelijk te werken. Op kantoor zijn er (experimenteel) enkele flexplekken en voorzieningen voor draadloos werken.

Flexibele arbeidsrelaties

Tijd- en plaats onafhankelijk werken

De organisatie is zich (voorzichtig) aan het oriënteren op HNW. De besturen zijn nog niet overtuigd van het nut en vaak is ook nog onduidelijk wat er onder HNW wordt verstaan; een vertaalslag naar de eigen organisatie is nog niet gemaakt. Een projectteam is opgericht of in wording; spontaan ontstaan wel bewegingen die binnen het domein van HWN vallen; er is nog geen sprake van regie op de ontwikkelingen.

Sturen op resultaat

Algemeen

Beginners

0-10

10-20

20-30

30-40

KENMERKEN Mens & Organisatie Standaard arbeidsvoorwaarden HNW nog niet in CAO Regels voor thuiswerken Leidinggeven = directief Cultuur: afspraak=afspraak Zelfstandig werken (medewerkers) Technologie Standaard werkplek Centrale (virtuele) plek voor info. Systeem voor samenwerken Iedereen kan chatten met collega’s Thuiswerk mogelijkheid Beperkt gedigitaliseerde processen Facilitair Aantal flexplekken Enkele medewerkers kunnen mobiel werken (binnen kantoor) Selectief Laptop & draadloos Kantoor is primaire plek voor werk Aanwezigheidlocatie Huisvesting is kantoor

15

Sturen op resultaat

Er is een nieuwe stijl van leidinggeven opgesteld; meer op resultaat sturing ondersteund door situationeel leiderschap. De invoering van deze ingrijpende verandering neemt tijd en staat niet op zichzelf. Ook de systemen zullen mee moeten om de veranderingen te faciliteren. Ook de medewerkers worden ondersteund om de beweging mogelijk te maken. De nadruk ligt op zelfredzaamheid en ondernemerschap. Medewerkers worden aangemoedigd initiatief te nemen. Er is een begin gemaakt met digitalisering van processen om tijd- en plaatsonafhankelijk werken ook in de kernprocessen te ondersteunen. Dit gaat gepaard met papier-arm werken. De medewerkers worden aangemoedigd om pro-actief kennis te delen en informatie beschikbaar te stellen voor anderen. Er is een formele projectorganisatie waarbij veel afdelingsoverstijgend gewerkt wordt. De arbeidsvoorwaarden zijn aangepast om flexibel werken voor iedereen mogelijk te maken (keuzepakken binnen arbeidsvoorwaarden). In de arbeidsverhoudingen werken sociale partners meer samen om het klimaat geschikt te maken voor HNW. Medewerkers worden wel meer aangespoord om zelfstandig te werken. Logische drijfveren voor HNW zijn: • Productiviteit verhoging • Aantrekkelijk Werkgeverschap • Kwaliteit dienstverlening • Terugdringen mobiliteit

16

Expert

Mens & Organisatie

Gevorderde

Technologie

Beginner

Huisvesting

Nog niet begonnen

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken

Een groot deel van de medewerkers kunnen tijd- en plaats onafhankelijk werken. Hier is een beleid voor opgesteld en goed gecommuniceerd. Het is niet zo dat iedereen volledig vrij is om locatie en tijd te kiezen voor de werkzaamheden; de organisatie is op zoek naar de optimale verhoudingen. Wel zijn er interventies voor de werk/privé balans. Ook het kantoor is meegegaan in het flexibele werkconcept; afdelingen zijn als ‘vlekken’ over de werkvloer verdeeld; de werkplek ingericht als flexplekken met mogelijkheden voor concentratiewerk en communicatiewerk.


De organisatie heeft officieel de beweging ingezet om HNW in te voeren c.q. de organisatie van werk aan te passen aan de huidige mogelijkheden. De kansen zijn benoemd en discussie is gevoerd over hoe de nieuwe manier van werken binnen de organisatie uit moet gaan zien. De lijnorganisatie is geïnformeerd en vanuit de disciplines P&O; ICT en Facilitair lopen er projecten om de componenten in te richten die de nieuwe manier van werken mogelijk moeten maken.


Algemeen

GEVORDERDEN

0-10

10-20

20-30

30-40

KENMERKEN Mens & Organisatie Keuzepakket (menu) arbeidsvoorwaarden We hebben een ‘visie op werken’ Sturen op output Coachend leiderschap Cultuur is samenwerken Zelfredzame medewerkers Technologie Mobiele werkplek Kennisgroepen Virtuele projectteams Integrale communicatie ‘Werkstatus’ zichtbaar voor collega Papier arm werken Facilitair Informele overlegruimtes Werken waar efficiënt Werkstijl bepalend Kantoor ondersteunt type werk Plek voor samenwerken Meerdere locaties ondersteund


Algemeen

HNW is de norm. De organisatie is ingericht om de medewerkers optimaal te ondersteunen in de nieuwe werkvorm, die niet meer ‘nieuw’ is maar gewoon weer werken. De initiatieven van HNW zijn afgerond en iedereen weet waar hij/zij aan toe is. De kenmerkende begrippen binnen de organisatie zijn nu: Vertrouwen en Verantwoordelijkheid. De gehele organisatie werkt nu volgens de nieuwe inzichten en principes die vastgelegd zijn in een ‘visie op werken’.

Tijd- en plaats onafhankelijk werken

Iedereen heeft de beschikking over de middelen om te werken waar en wanneer dat het meest productief is; en is weerbaar en gemotiveerd om dat ook te doen. Vergaderen op afstand is standaard ingevoerd. Het kantoor krijgt meer de functie van ontmoetingsplek. Deze is ingericht volgens het principe van activiteitengericht werken. werk wordt daar verricht waar het meest productief. Afspraken worden op team niveau over het ‘fysieke minimum’ van ontmoeten.

Maatwerk arbeidscontract

Sturen op resultaat

De invoering van het sturen op resultaat i.p.v. op aanwezigheid is voltooid. De leidinggevenden zijn steeds meer coach en hanteren het principe van dienend leiderschap. Iedereen heeft een ‘resultaatcontract’ dat de verwachtingen weergeeft van de individuele bijdrage van medewerkers. Medewerkers zijn zelfstandig en zelfredzaam.


Papierloos werken is ingevoerd. Sociale media worden toegepast om binnen de organisatie (ook daar buiten) samenhang en verbondenheid te stimuleren. Iedereen heeft toegang tot relevante informatie die gepersonaliseerd is. De kernprocessen zijn beschikbaar vanuit de ‘cloud’en daarmee plaatsonafhankelijk beschikbaar. Medewerkers leren van elkaar en kennis wordt gedeeld.

Cultuur = verantwoorden & vertrouwen

Arbeidsvoorwaarden zijn flexibel en individueel te personaliseren. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun ontwikkeling en carrièrepad; functieroulatie wordt toegepast. Sociale partners beschouwen elkaar als partners en hebben een gedeelde agenda. Vertrouwen als basis voor de cultuur binnen de gehele organisatie. Deze straalt ook uit op externe partijen. Arbeidsrelaties gericht op duurzaam en verantwoord ondernemen.

Vergaderen op afstand mogelijk


EXPERTS

Logische drijfveren voor HNW zijn: • Toonaangevend werkgeverschap • Duurzaamheid • Optimale dienstverlening • Ondernemerschap


Expert

Mens & Organisatie

Gevorderde

Technologie

Nog niet begonnen

Beginner

Huisvesting

0-10

10-20

20-30

30-40

KENMERKEN Mens & Organisatie Sociale partners werken samen Vertrouwen uitgangspunt in organisatie Teams grote mate van autonomie Inspirerend leiderschap

Technologie Device onafhankelijke werkplek Kennisdeling optimaal ondersteund Projecten digitaal ondersteund Iedereen kan overal werken Papierloos werken & cloud Facilitair Vlekkenplan voor afdelingen Fysiek minimum voor teams Uitrusting obv vrije keuze Kantoor is satelliet voor werknemers Kantoor is plek voor ontmoeten Werken overal ondersteund

17

BIJLAGE 4: Checklist per volwassenheidsniveau

Huisvesting

Techniek

Mens & organisatie

Beginners

18

Onderdeel

Check

J

Arbeidsvoorwaarden

Beperkte keuzemogelijkheden

Medewerkers kunnen op onderdelen eigen voorkeur kiezen

Arbeidsverhoudingen

Gedeelde agenda (bijv HNW)

Sociale partners praten met elkaar over onderwerpen waar gedeelde belangen ervaren worden

Werkafspraken

Werken op afstand

Werken op afstand (bijv thuis) is mogelijk

Leidinggeven

Coördinerend

Leidinggeven wordt meer coördinerend

Cultuur

Afspraak = afspraak

Iedereen doet zijn ding; controle is nodig

Werknemerstijl

Enige zelfstandigheid

Werknemers worden geacht zelfstandig te kunnen werken

Onderdeel

Check

Werkplek (techn)

Standaard werkplek

(bijna) Iedereen heeft dezelfde functionaliteit op de werkplek (bureau; PC; etc)

Informeren

Centrale (virtuele) plek

Er is een ‘intranet’ waar informatie en nieuws te vinden die relevant is voor mijn werk

Samenwerken

Afdelingsoverstijgend

In projecten kan samengewerkt worden doordat digitaal projectinformatie beschikbaar is

Communiceren

Chatten

Er is ‘instant messaging’ mogelijk binnen de organisatie

Plaats onafhankelijk

Thuiswerk mogelijkheid

(sommige) Medewerkers kunnen vanuit huis werken

Processen

Beperkte digitaliseren

Digitalisering is begonnen; meestal de niet kernprocessen eerst

Onderdeel

Check

Werkplek (fysiek)

Aantal flexplekken

Enkele werkplekken zijn omgebouwd naar flexibele werkplekken; door iedereen te gebruiken

Mobiliteit

Mobiel binnen kantoor

Medewerkers kunnen op verschillende plaatsen binnen het kantoor het werk doen

Uitrusting

Selectief Laptop & draadloos

Enkele medewerkers kunnen mobiel werken door de persoonlijke uitrusting

Gebruik kantoor

Primaire plek voor werk

Op kantoor wordt het werk gedaan

Functie kantoor

Aanwezigheidlocatie

Op kantoor hoor je te zijn

Locatie beleid

Kantoor gericht

Facilitaire zaken levert voorzieningen voor werken alleen op kantoor

J

J

N Toelichting

N Toelichting

N Toelichting


Huisvesting

Techniek

Mens & organisatie

GEVORDERDEN Onderdeel

Check

Arbeidsvoorwaarden

Stnd Keuzepakket (menu)

Medewerkers kunnen uit verschillende constructies kiezen; als in een menukaart

Arbeidsverhoudingen

Visie op werken

Sociale partners hebben gemeenschappelijk beeld bij ‘werken in de toekomst’

Werkafspraken

Werken op output

Resultaat is belangrijker dan aanwezigheid

Leidinggeven

Coachend/faciliterend

Leidinggeven wordt meer een coach van team

Cultuur

Zelfredzaamheid

Medewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid voor uitvoeren van werkzaamheden en nemen die ook

Werknemerstijl

Autonomie/ eigenaarschap

Medewerkers worden zelf geacht initiatief te nemen; zowel in het werk als vwb eigen loopbaan

Onderdeel

Check

Werkplek (techn)

Mobile werkplek

(bijna) Iedereen heeft de uitrusting om overal en altijd te kunnen werken

Informeren

Kennisgroepen

Het intranet biedt ook mogelijkheden om rond specifieke onderwerpen kennis te delen

Samenwerken

Virtueel projectteams

Projecten worden standaard uitgevoerd obv virtuele teams

Communiceren

Integrale communicatie

We hebben maar één telefoon; kunnen zien of collega’s beschikbaar zijn en gebruiken mail waar het voor bedoeld is.


Beschikbaarheidinfo

Van iedereen kan de ‘status’ opgevraagd worden; bezet; afwezig; in meeting; vrij; beschikbaar..

Processen

Papier arm werken

De meeste processen zijn gedigitaliseerd waardoor nauwelijks nog papier gebuikt wordt

Onderdeel

Check

Werkplek (fysiek)

Informele overlegruimtes

Er zijn ruimtes binnen kantoor die gebruikt worden om spontaan even overleg te hebben; deze zijn niet te reserveren

Mobiliteit

Werken waar efficiënt

Werk wordt daar gedaan waar het meest logisch is (productief)

Uitrusting

Werkstijl bepalend

Er zijn enkele werkprofielen opgesteld die de uitrusting voor de medewerkers bepalen (afgestemd op werk)

Gebruik kantoor

Faciliteren activiteiten

Kantoor is plaats waar gewerkt kan worden

Functie kantoor

Plek voor samenwerken

Kantoor is ingericht om samenwerken te stimuleren

Locatie beleid

Werklocatie gericht

Facilitaire zaken levert voorzieningen voor werken op meerdere locaties (ook niet kantoor)


J

J

J

N Toelichting

N Toelichting

N Toelichting

19

Huisvesting

Techniek

Mens & organisatie

EXPERTS

20

Onderdeel

Check

J

Arbeidsvoorwaarden

Individuele keuzepakket

Medewerkers hebben de vrije keuze om eigen pakket samen te stellen (individuele keuze)

Arbeidsverhoudingen

Partnership (bijv tav HNW)

Sociale partners zien elkaar als ‘partners’ en zien HNW als een gezamenlijke kans

Werkafspraken

Werken op vertrouwen

Werken vanuit uitgangspunt van vertrouwen

Leidinggeven

Zelfsturing

Teams nemen verantwoordelijkheid; leidinggevende is ‘ondersteunend’

Cultuur

Vertrouwen

Uitgangspunt in de organisatie is vertrouwen; echter hoort ook de verantwoordelijkheid bij

Werknemerstijl

Verantwoordelijkheid

Medewerkers nemen de verantwoordelijkheid en tonen initiatief en ondernemerschap

Onderdeel

Check

Werkplek (techn)

Device onafhankelijke werkplek

Iedereen heeft de beschikking over technologie waarmee overal en altijd werk verricht kan worden

Informeren

Kennis deling

De waarde van informatie wordt ingezien; technologie aanwezig om eenvoudig kennis te delen zodat het vermenigvuldigd kan worden

Samenwerken

Project organisatie

Een projectorganisatie zorgt voor natuurlijke samenwerking; medewerkers rouleren binnen organisatie

Communiceren

Vergaderen op afstand

Vergaderen op afstand (video – of voice conferencing) als het mogelijk is


Overal connected

Iedereen is altijd bereikbaar en ‘aangesloten’; indien medewerker niet werkt is dat ook duidelijk

Processen

Papierloos werken & cloud

Alle processen zijn digitaal; papier is niet meer nodig

Onderdeel

Check

Werkplek (fysiek)

Vlekkenplan voor afdelingen

Afdelingen hebben hun eigen gebied binnen het kantoor en werkfaciliteiten die passen bij de activiteit van de medewerkers

Mobiliteit

Fysiek minimum voor teams

Medewerkers komen nog samen als dat nodig is of omdat het nodig is voor de verbondenheid

Uitrusting

Vrije keuze (binnen range)

Alle medewerkers kunnen een ‘werkuitrusting’ samenstellen die past bij zijn/haar stijl van werken

Gebruik kantoor

Satelliet voor werknemers

Kantoor is plaatst die voor werknemers beschikbaar is om te gebruiken als de activiteit daar om vraagt

Functie kantoor

Plek voor ontmoeten

Kantoor is ingericht om te ontmoeten (alle stakeholders; ook partners en klanten)

Locatie beleid

Locatie onafhankelijk gericht

Facilitaire zaken levert voorzieningen voor werken ongeacht de locatie (en tijd)

J

J

N Toelichting

N Toelichting

N Toelichting


BIJLAGE 5: Witte vlekken kaart Checklist resultaten voor BEGINNERS

Checklist resultaten voor GEVORDERDEN

Checklist resultaten voor EXPERTS

Beperkte keuzemogelijkheden

Stand Keuzepakket (menu)

Individuele keuzepakket

Gedeelde agenda (bijv HNW)

Visie op werken

Partnership (bijvoorbeeld ten aanzien van HNW)

Werken op afstand

Werken op output

Werken op vertrouwen

Coördinerend

Coachend/faciliterend

Zelfsturing

Afspraak = afspraak

Zelfredzaamheid

Vertrouwen

Enige zelfstandigheid

Autonomie/eigenaarschap

Verantwoordelijkheid

Standaard werkplek

Mobiele werkplek

Device-onafhankelijke werkplek

Centrale (virtuele) plek (info)

Kennisgroepen

Kennisdeling

Afdelingsoverstijgend samenwerken

Virtuele projectteams

Projectorganisatie

Chatten

Integrale communicatie

Vergaderen op afstand

Thuiswerkmogelijkheid

Beschikbaarheidsinfo

Overal connected

Beperkt digitaliseren

Papier-arm werken

Papierloos werken & cloud

Aantal flexplekken

Informele overlegruimtes

Vlekkenplan voor afdelingen

Mobiel binnen kantoor

Werken daar waar efficiënt

Fysiek minimum voor teams

Laptop & draadloos (selectief)

Werkstijl bepalend

Vrije keuze uitrusting (range)

Kantoor: plek om te werken

Faciliteren activiteiten

Kantoor = satelliet

Functie kantoor: aanwezigheid

Plek voor samenwerken

Kantoorfunctie: ontmoeten

Huisvesting = kantoor

Meerdere locaties ondersteund

Werken overal ondersteund


21

22


Colofon Opdrachtgever Stichting A&O-fonds Waterschappen Secretaris/projectmanager E. van Vliet Eindredactie De werkgroep Het Nieuwe Werken Concept, tekst en realisatie Ruurd Baane (Bright & Company/HR Strategy) Willem Blanken (Productivity Partners) Met dank aan De werkgroep Het Nieuwe Werken Vormgeving Ruurd Heijting, Rotterdam Beeld Kees Winkelman, Amsterdam Oplage 150 stuks en webpublicatie Uitgave

© Stichting Arbeidsmarkt- en Ontwikkelingsfonds Waterschappen, Den Haag. Juni 2011 Stichting A&O-fonds Waterschappen bevordert en ondersteunt vernieuwende activiteiten op het gebied van arbeidsmarkt en HRM-beleid. Actuele informatie over de verschillende projecten treft u aan op www.aenowaterschappen.nl Rechten Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enigerwijze, hetzij elektronisch, mechanisch door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de Stichting A&Ofonds Waterschappen. Hoewel aan deze uitgave de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de samenstellers niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de inhoud rechten worden ontleend.


23

A&O-fonds Waterschappen Postbus 30435 2500 GK Den Haag 070 373 82 99 [email protected] www.aenowaterschappen.nl

24


Het Nieuwe Werken. Uitleg quickscan. Het Nieuwe Werken Scan 1

Recommend Documents