Quick scan Het Nieuwe Werken

Quick scan Het Nieuwe Werken

BMC Versie

: 1.0

Auteurs

: Erik Versterre, Gert Hofman en Ron Stevens

Datum

: 16 december 2013

QUICK SCAN HET NIEUWE WERKEN

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enig andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Bestuur en Management Consultants (BMC). Het gemeentelijk gebruik door de Gemeente Valkenswaard is toegestaan.

© Copyright 2013, Bestuur en Management Consultants

2


I VOORWOORD .......................................................................................................................................................................... 4

I.I INLEIDING...................................................................................................................................................................4 I.II LEESWIJZER................................................................................................................................................................4 I.II.I Referentiekader bouwstenen HNW ................................................................................................................4 I.II.II Het gebruik van kengetallen ..........................................................................................................................4 1. DE AANLEIDING ...................................................................................................................................................................... 6

1.1 EEN SCHETS VAN DE SITUATIE ........................................................................................................................................6 1.2 DE OPDRACHT ............................................................................................................................................................6 2. WAT IS HET NIEUWE WERKEN? ............................................................................................................................................... 7

2.1 INLEIDING .................................................................................................................................................................7 2.2 BEHAVIOUR ...............................................................................................................................................................7 2.3 BRICKS 8 2.4 BYTES 9 3. DE UITGANGSPUNTEN VOOR DE SCENARIO’S ........................................................................................................................ 10

3.1 UITGANGSPUNTEN: HNW .........................................................................................................................................10 3.1.1 De twee HNW varianten .............................................................................................................................10 3.2 UITGANGSPUNTEN: DE AANTALLEN MEDEWERKERS EN DE FORMATIE ..................................................................................14 3.3 UITGANGSPUNTEN: DE BOUWKUNDIGE ASPECTEN ...........................................................................................................15 3.4. UITGANGSPUNTEN: INVESTERINGSVARIANTEN ...............................................................................................................19 3.4.1 De minimale investeringsvariant ................................................................................................................19 3.4.2 De optimale investeringsvariant .................................................................................................................22 4. UITWERKING SCENARIO’S HNW GEMEENTE VALKENSWAARD .............................................................................................. 25

4.1 SCENARIO 0: HUIDIG CONVENTIONEEL KANTOORCONCEPT EN GEEN INVESTERINGEN ..............................................................25 4.2 SCENARIO 1: BASISVARIANT HNW MET MINIMALE INVESTERINGSVARIANT ..........................................................................26 4.3 SCENARIO 2: BASISVARIANT HNW MET OPTIMALE BOUWKUNDIGE INVESTERINGSVARIANT .....................................................26 4.4 SCENARIO 3: OPTIMAAL VARIANT HNW MET MINIMALE INVESTERINGSVARIANT ...................................................................26 4.5 SCENARIO 4: OPTIMAAL VARIANT HNW MET OPTIMALE INVESTERINGSVARIANT ...................................................................26 5. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN ......................................................................................................................................... 27 BIJLAGE 1: KOSTENRAMING MINIMALE BOUWKUNDIGE INVESTERING ..................................................................................... 28 BIJLAGE 2: KOSTENRAMING OPTIMALE BOUWKUNDIGE INVESTERING ..................................................................................... 29

3


I Voorwoord I.I Inleiding De gemeente Valkenswaard staat voor meerdere uitdagingen. De gemeente bereidt zich voor op de decentralisaties van rijkstaken naar gemeenten. Vanuit de rijksoverheid wordt samenwerking tussen gemeenten sterk gestimuleerd, zodat de kennis en expertise in de gemeenten wordt gebundeld. Dat leidt tot wederzijdse voordelen en verhoogt de uitvoeringskracht. De gemeente Valkenswaard heeft zich verbonden met twee andere gemeenten, Leende en Cranendonck (Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking A2-gemeenten), waarbij op meerdere terreinen wordt samengewerkt. Daarnaast vereisen de veranderingen in het sociale domein en de bezuinigingen waarmee een en ander gepaard gaat, nieuwe vormen van samenwerking met de uitvoerende partners. De gemeente Valkenswaard wil daarom verschillende vormen van dienstverlening concentreren in het huidige gemeentehuis en gebruik maken van de potentiële vergader- en flexwerkfaciliteiten in het cultureel centrum De Hofnar. Het gebied dat het gemeentehuis en het cultureel centrum omvat, is het kloppend maatschappelijk en cultureel hart van Valkenswaard. Het interne, gemeentelijke programma ‘Sterk in je werk’ biedt de kaders voor het nieuwe werken. Binnenkort wordt samengewerkt met maatschappelijke partners, waarvan het de uitdrukkelijke bedoeling is dat zij hun publieksbalies op de begane grond in het gemeentehuis vestigen (Paladijn, Lumens Groep en GRA2gemeenten voor Werk & Inkomen). Nieuwe vormen van dienstverlening worden samen met deze partners door de gemeente ontwikkeld. Het resultaat is dat meer medewerkers van verschillende organisaties zullen worden gehuisvest in het gemeentehuis en gebruik zullen maken van de faciliteiten in het cultureel centrum. Het betekent inschikken of het toepassen van het vernieuwende concept van Het Nieuwe Werken. Anders werken, anders gebruiken van de faciliteiten schept immers ruimte.

I.II Leeswijzer I.II.I Referentiekader bouwstenen HNW Dit document bevat een quick scan naar de mogelijke voordelen die Het Nieuwe Werken de gemeente Valkenswaard kan bieden. Over Het Nieuwe Werken (HNW) is inmiddels veel literatuur voorhanden, geschreven vanuit verschillende invalshoeken en voorkeuren. De definities, uitleg en interpretaties van HNW in dit document zijn gebaseerd op het inzichten van Dik Bijl1. Hij is auteur van Aan de slag met Het Nieuwe Werken -2009 en een aantal andere boeken over HNW en wordt beschouwd als een van de grondleggers van de integrale benadering van HNW in Nederland. Alhoewel Dik Bijl zich juist richt op de integrale benadering van HNW, dus aandacht voor alle bouwstenen (Behavior, Bricks en Bytes) van HNW, ligt de focus in dit quick scanonderzoek met name op het onderdeel Bricks. De focus komt voort uit de opdracht van het onderzoek om met name de mogelijke voordelen van de bouwsteen Bricks te onderzoeken.

I.II.II Het gebruik van kengetallen Bij de uitwerking en doorrekening van getallen en cijfers is voor deze quick scan onder meer gebruik gemaakt van kengetallen afkomstig uit onderzoeken bij andere gemeenten. Dit geldt bijvoorbeeld voor de verdeling van de categorieën medewerkers binnen het functiebouwwerk, de verdeling van functiesoorten en de verhouding tussen de verschillende werktypen. Ook de investeringsberekeningen zijn gemaakt op 1

D. Bijl, Aan de slag met Het Nieuwe Werken (2009), D. Bijl, Het nieuwe werken: op weg naar een productieve kenniseconomie (2007) en D. Bijl, Resultaatgericht Organiseren (2013)

4


basis van vierkante meterprijzen. De keuze om deze kengetallen en ervaringscijfers in het onderzoek op te nemen komt voort uit de doelstelling van het onderzoek. Dit quick scan onderzoek is erop gericht om in relatief korte tijd inzicht te geven in de consequenties van de invoering van HNW. Op basis van de resultaten van deze quick scan kan in later stadium intensief onderzoek worden gedaan naar specifieke waarden. Ten aanzien van de kengetallen kan nog worden vermeld dat veilige waarden zijn gekozen. Dat betekent dat de resultaten met de onderliggende gebruikte ratio’s reëel in praktijk haalbaar zijn en er geen scherpe doelstellingen of ondergrenswaarden zijn gehanteerd. Alleen de belangrijke getallen over de aantallen medewerkers, fte en de bouwmaten van het gebouw zijn direct van de organisatie verkregen. Deze getallen vormen de basis van dit quick scanonderzoek en moeten een goede indicatie opleveren van de mogelijke voordelen die HNW biedt aan de gemeente Valkenswaard.

5


1. De aanleiding 1.1 Een schets van de situatie Het gemeentehuis van Valkenswaard is gevestigd op het terrein van de oude sigarenfabriek De Hofnar. Het gebouw is meer dan 15 jaar oud. Enkele jaren later is het cultureel centrum De Hofnar in spiegelbeeld gebouwd. Luchtfoto’s laten zien dat de architect de gebouwen in de vorm van een ’sigarenbandje’ heeft gepositioneerd. De gebouwen zijn daarmee natuurlijke tegenvoeters. In eerdere plannen was ook een overkapping van het plein voorzien. Een atrium zal de gebouwen sterker met elkaar verbinden. Dit is niet de plek om daar dieper op in te gaan, maar de gebouwen vormen één geheel. Het wordt dan ook ‘De Nieuwe Hofnar’ genoemd. De bijzondere architectuur van de gebouwen geeft een bijzonder effect. In beide gebouwen domineert een centrale functie. In het cultureel centrum is dat het theater, in het gemeentehuis neemt de raadszaal een centrale rol in. Van daaruit zijn vleugels met veelal kantoor- en vergaderfuncties opgenomen. In deze quick scan staat het gemeentehuis centraal. De begane grond herbergt centraal de publieksfuncties in de vorm van publieksbalies. Aan weerszijden zijn kantoor- en facilitaire functies. De bijzondere vorm van het gebouw maakt dat het gebouw niet optimaal wordt gebruikt. Het biedt volop kansen om de gebouwen opnieuw in te delen en daarvoor Het Nieuwe Werken als leidraad toe te passen.

1.2 de opdracht BMC is verzocht een inschatting te maken van de consequenties van de invoering van Het Nieuwe Werken (HNW) bij de gemeente Valkenswaard. Het betreft een kort indicatief onderzoek voor de directie van de gemeente Valkenswaard op basis waarvan de directie een inschatting kan maken van de consequenties (voordelen, nadelen en kosten) van HNW. BMC voert dit onderzoek uit in de vorm van een quick scan. Deze quick scan maakt op basis van een beperkt aantal specifieke getallen van de gemeente Valkenswaard (onder andere formatiecijfers) gebruik van kengetallen en ervaringscijfers van andere gemeenten. In het onderzoek wordt rekening gehouden met de toename van ambtenaren door de mogelijke komst van 35 ambtenaren van het GRA2-gemeenten en met de uitplaatsing van ambtenaren naar de brandweerkazerne. BMC werkt een tweetal HNW varianten en een tweetal bouwkundige varianten uit, met als resultaat vier scenario’s. De scenario’s uit het rapport laten op basis van kengetallen zien wat de uitwerking is van de andere manier van werken, welk vloeroppervlak daarbij wordt gewonnen en wat de globale bouwkundige kosten zijn.

6


2. Wat is Het Nieuwe Werken? 2.1 Inleiding De term Het Nieuwe Werken (HNW) is géén diskwalificatie van de huidige werkwijze (het ‘oude’ werken). Maar het is een vorm van anders werken. HNW is een samenspel van de bouwstenen Bricks, Bytes en Behavior. Van deze elementaire bouwstenen zijn vele naamvarianten aanwezig die refereren naar dezelfde principes en elementen. Voorbeelden van deze varianten naamgeving van de HNW bouwstenen: Gebouw, Gegevens, Gedrag en Fysiek, Virtueel en Mentaal. HNW verschilt met andere kantoorconcepten zoals flexwerken, kantoortuininrichting, telewerken of thuiswerken. Dit zijn kantoorconcepten waarbij met name de aandacht op één aspect van HNW wordt gericht. Soms is dat het Bricks aspect, bijvoorbeeld door het loslaten van vaste werkplekken en soms is dat het Bytes aspect, zoals het digitaal en op afstand toegang geven tot informatie. HNW kenmerkt zich door de combinatie van deze drie aspecten die samen meerwaarde geven voor zowel de medewerkers als de organisatie. HNW is geen doel op zich. HNW moet de organisatie in staat stellen om slagvaardiger, sneller, efficiënter en transparanter te functioneren. Tevreden en gemotiveerde medewerkers vormen een sleutelfactor in de verhoging van de klanttevredenheid. De invoering van HNW kan er ook voor zorgen dat de gemeente als werkgever aantrekkelijk blijft, ook voor de nieuwe generatie werknemers op de arbeidsmarkt. Bij HNW hoort eveneens een ander meer efficiënt en duurzaam ruimtegebruik. In de huidige organisatie heeft bijna iedere medewerker een eigen werkplek op een vaste plaats. Deze werkplek wordt de gehele week (benut of onbenut) in stand gehouden. Dat kan anders. (Verbeterde) ICT voorzieningen kunnen via het HNW-concept werkprocessen ondersteunen en er voor zorgen dat medewerkers niet aan een bepaalde werkplek of bepaalde werktijd zijn gebonden om hun werk te kunnen doen. De gemeente Valkenswaard is een professionele organisatie en een aantrekkelijke werkgever. HNW biedt de mogelijkheden de sterke punten, en onderdelen die tot nu toe minder aandacht hebben gekregen, verder te ontwikkelen.

2.2 Behaviour Bij HNW krijgt de professional de ruimte zijn werk zo goed mogelijk te doen. De kernwaarden van de bouwsteen Behaviour zijn: 1. Verantwoordelijkheid. De medewerker en leidinggevende maken (SMART) resultaatafspraken. De medewerker neemt verantwoordelijkheid voor het nakomen van deze afspraken en informeert actief over de voortgang. 2. Vertrouwen. Leidinggevenden geven medewerkers vertrouwen, vrijheid en ruimte. Ze sturen op basis van collectieve ambities en vertalen die door naar concrete resultaatafspraken op teamniveau en individueel niveau. 3. Verbinding. Medewerkers zoeken actief verbinding (informeren, kennis delen, afstemmen, samenwerken) met collega’s, leidinggevende, interne en externe klanten. En zij zijn optimaal te bereiken. 4. Flexibiliteit. Medewerkers werken in wisselende samenstellingen rondom thema’s en taken, waarbij mensen worden ingezet op basis van talenten. Structuur, functie en hiërarchie zijn daarbij ondergeschikt. 5. Openheid. Medewerkers delen kennis en informatie met elkaar en met de gemeente.

7


2.3 Bricks De tweede bouwsteen vormt de fysieke werkomgeving, de plek waar we werken. Voor kennis- en informatiewerkers is dat normaal gesproken de kantooromgeving. Het kantoor is vaak nog traditioneel ingericht. Het vormt veelal een fysieke afspiegeling van de organisatiestructuur met ruimten gerangschikt naar grootte en plaats. Het HNW vraagt om middelen en diensten die de mens optimaal ondersteunen. Het ultieme Nieuwe Werken kantoor is een efficiënt en effectief kantoor, een ontmoetingsplaats en een visitekaartje. Het nieuwe kantoor Het werk verandert. Medewerkers zijn, over de grenzen van hun afdeling heen, gaan werken in projecten en andere samenwerkingsverbanden. Een kantoor dat bestaat uit gangen met kamers met gesloten deuren, waarin altijd dezelfde mensen op dezelfde plek zitten, is daarbij niet ondersteunend aan het effectiever samenwerken. In het algemeen voeren Kenniswerkers twee hoofdactiviteiten uit: communicatiewerk of concentratiewerk. Voor het communicatie-gerelateerd werk is een fysieke ruimte nodig die geschikt is om te communiceren met anderen. Bij concentratiewerk is een plek nodig waarin de kenniswerker niet of nauwelijks gestoord wordt. In een gedeeld kantoor kan de kenniswerker prima overleggen met de collega’s, maar voor concentratiewerk is een dergelijke ruimte niet geschikt. Omgekeerd kan een manager zich in zijn eigen kamer met gesloten deur prima concentreren, maar deze situatie nodigt niet uit tot spontaan communiceren. Het nieuwe kantoor ondersteunt beide soorten activiteiten voor alle medewerkers en biedt daarvoor niet-persoonsgebonden op activiteit gebaseerde werkplekken. Met andere woorden, concentratiewerkplekken zijn er voor degenen die zich geheel of gedeeltelijk willen afzonderen en communicatiewerkplekken voor degenen die formeel of informeel, spontaan of georganiseerd willen overleggen. Bij dit effectieve kantoorconcept wordt de vaste werkplek meestal opgeofferd en ontwikkeld tot een niet persoonsgebonden activiteit gebaseerde werkplek. Het effectieve maatwerkkantoor HNW vraagt om flexibiliteit in het uitvoeren van het werk. Daarom zijn alle bouwstenen van HNW primair bedoeld om de mensen los te maken van de gebondenheid aan een vaste werkplek. De bouwsteen ICT is hiervan een mooi voorbeeld. Datzelfde geldt voor de werkplek op kantoor: een vaste werkplek bindt de medewerker min of meer vast en werkt daarmee flexibiliteit effectiviteit en efficiency tegen: medewerkers raken ‘vastgeroest’ aan hun plek en werkwijze en dat heeft ook effecten op hun denk- en werkpatronen. De manier waarop het effectieve kantoor optimaal kan worden ingericht is erg afhankelijk van het soort werk en de manier waarop dat wordt uitgevoerd. HNW biedt de bouwstenen om dit effectieve maatwerkkantoor te ontwikkelen. Het efficiënte kantoor De klassieke kantooromgeving is niet alleen niet-effectief, hij is ook inefficiënt. Vanuit het verleden is het klassieke kantoor uit efficiëntie overwegingen ingericht met gangen, met vaste bureaus en uniform meubilair. De grootste efficiencywinst is te bereiken in de vermindering van vierkante meters en de bezettingsgraad van de beschikbare werkplekken. HNW leidt niet alleen tot een effectievere werkomgeving, maar ook tot een werkomgeving die tot aanzienlijke besparingen kan leiden in de facilitaire kosten. HNW kantoor neemt veel minder vierkante meters per medewerker in beslag dan het klassieke kantoor. Neem bijvoorbeeld de lange gangen, de vele scheidingswanden, ladenblokken en grote hoeveelheid kastruimte voor de archivering van papieren documenten. In het efficiënte kantoor zijn die nagenoeg verdwenen en dat levert veel vierkante meters op. Bij de inrichting van de werkplek is het belangrijk te kijken naar de werkzaamheden die nodig zijn, zodat meubilair voor dat doel kan worden aangepast. Ook de bezetting

8


van een werkplek en/of hoe vaak vergaderruimtes daadwerkelijk worden benut is een belangrijk cijfer. De gemiddelde bezetting van vaste werkplekken van kantoren blijkt ergens tussen de 50 en 70 procent te liggen. Medewerkers zijn vaak in overleg, brengen een extern bezoek, zijn op cursus, met vakantie, ziek of hebben hun parttime dag. Het efficiënte kantoor met niet persoonsgebonden activiteit gebaseerde werkplekken kan veelal met pakweg 30 tot 40 procent minder werkplekken toe. Al met al levert dit effectiever inrichten van kantoren een behoorlijke besparing op. Deze besparing mag echter nooit het primaire doel zijn van die herinrichting; maar is wel een mooi bijkomstig effect. Overigens wordt een klein deel van de structurele kostenbesparing teniet gedaan, omdat nu eenmaal andere voorzieningen nodig zijn, zoals verbouwingen en robuuster en verstelbaar meubilair.

2.4 Bytes Bytes staat voor de ICT component. ICT speelt een belangrijke rol in HNW . Dankzij de ontwikkelingen binnen de ICT is het tijd en plaats onafhankelijk werken technisch mogelijk en betaalbaar geworden. In de definitie van HNW is het altijd en overal kunnen werken een belangrijk element. De bouwsteen Bytes kent een tweetal dimensies. Allereerst betekent dit dat er (technische) voorzieningen aanwezig zijn voor toegang tot informatie zoals email, MS Office, officedocumenten en informatiesystemen. Deze technische voorzieningen bestaan uit telefoons, tablets, laptops of voorzieningen om thuis te kunnen werken, maar ook uit de software waarmee medewerkers samenwerken rond projecten. Er zijn interessante toepassingen beschikbaar gekomen waarmee het samenwerken, netwerken en kennis delen binnen en buiten de organisatie veel nieuwe mogelijkheden geven. Al deze, veelal technische, voorzieningen geven de mogelijkheid onafhankelijk van het tijdstip en de plaats toegang te krijgen tot informatie. Een tweede dimensie is de vorm waarin informatie is opgeslagen. Bij veel gemeentelijke processen wordt informatie direct digitaal gevormd, opgeslagen en verwerkt. Maar dit is niet voor ieder werkproces binnen de organisatie het geval. Soms komt dit omdat de wet, bijvoorbeeld de archiefwet, dit afdwingt en de gemeente geen toestemming heeft om papieren documenten door digitale versies te mogen vervangen. Een andere reden voor het handhaven van papieren documenten zijn de te hoge kosten van het digitaliseren in deze.

9


3. De uitgangspunten voor de scenario’s 3.1 Uitgangspunten: HNW Dit quick scan onderzoek maakt gebruik van twee categorieën broninformatie. De eerste categorie broninformatie is informatie die exact en specifiek betrekking heeft op de situatie van de gemeente Valkenswaard. Dit zijn met name de aantallen medewerkers, de aantallen fte’s en het aantal medewerkers dat buiten de formatieplaatsen om ook binnen het gebouw werkzaam is, zoals stagiaires en tijdelijke medewerkers. Ook wat betreft de maatvoering van de betrokken gebouwen maken wij gebruik van de exacte en specifieke informatie van de gemeente Valkenswaard. De tweede categorie informatie is afkomstig van kengetallen en ervaringscijfers van andere gemeenten. De keuze om deze kengetallen en ervaringscijfers in het onderzoek op te nemen komt voort uit de doelstelling van het onderzoek. Dit quick scan onderzoek is erop gericht om in relatief korte tijd inzicht te geven in de consequenties van de invoering van HNW. Op basis van de resultaten van deze quick scan kan in later stadium intensief onderzoek worden gedaan naar specifieke waarden. Toelichting op gebruikte kengetallen en ervaringscijfers Voor inzicht in de gehanteerde kengetallen en ervaringscijfers volgt hieronder een korte toelichting. De gehanteerde kengetallen en ervaringscijfers bestaan uit twee onderdelen. Het eerste onderdeel betreft het personeel en de organisatie: bijvoorbeeld de verdeling van de medewerkers binnen het functiebouwwerk (leidinggevenden, beleidsmedewerkers, ondersteunende medewerkers, enz.), de werktypen binnen de organisatie en de verdeling van deze werktypen over de medewerkers. Tot dit onderdeel behoren ook de kengetallen die de verhouding aangeven tussen het aantal werkplekken en het aantal medewerkers c.q. fte. Deze getallen en verdeling daarin vormen de basis voor de functionele behoefte van de nieuwe HNW kantoorinrichting. Het tweede onderdeel betreft de investeringsberekeningen; ook deze worden gemaakt op basis van kengetallen en vierkante meterprijzen. Varianten Bij het invullen van HNW spelen veel variabelen een rol. Intensief onderzoek binnen de organisatie is nodig om te inventariseren welke variabelen binnen de drie bouwstenen Bricks, Bytes en Behavior passend en haalbaar zijn. In deze quick scan beperken wij ons tot een tweetal HNW varianten. Een basis variant, waarin slechts een aantal elementen van HNW zijn opgenomen en een optimale variant. Hierin zijn alle elementen van HNW geactiveerd. Daarover hieronder meer.

3.1.1 De twee HNW varianten HNW bestaat uit een eenvoudig menu met tien keuzemogelijkheden. In het onderstaande schema zijn twee HNW varianten zichtbaar. Beide varianten worden in deze quick scan doorgerekend. Variant 1 laat een klein aantal, relatief eenvoudig in te voeren basiselementen van HNW zien. Deze variant is conform de opdracht van de directie van de gemeente Valkenswaard. In variant 2 zijn alle HNW menukeuzen opgenomen. Deze variant toont de mogelijkheden van HNW in volle omvang. De toepassing van de varianten heeft een behoorlijke invloed op de werkplekratio. De werkplekratio geeft de verhouding weer tussen het aantal werkplekken en het aantal fte c.q. medewerkers. De huidige werkplekratio bij de gemeente Valkenswaard bedraagt 1,29 werkplek per fte en 1,05 werkplek per medewer-

10


ker. In de basisvariant HNW is de waarde 1,00 per fte en 0,80 per medewerker; bij de optimale variant HNW liggen de waarden op 0,80 per fte en 0,64 per medewerker. Voor de verhouding tussen de waarden per medewerker en fte gebruiken wij de deeltijdfactor van 0,8. Deze deeltijdfactor is de huidige verhouding in de gemeentelijke organisatie van Valkenswaard tussen het aantal fte en het aantal medewerkers. Hieronder beide varianten HNW. Voor beide varianten zijn de HNW keuzemogelijkheden aangekruist. Onder de matrix volgt een uitleg per keuzemogelijkheid. Varianten HNW Variant 1 - Basis

Variant 2 - Optimaal

Thuiswerken

Thuiswerken

√

Telewerken

Telewerken

√

Resultaatgericht management

Resultaatgericht management

√

Vrije indeelbaarheid werktijden

Vrije indeelbaarheid werktijden

√

Arbeidsovereenkomst op maat

Arbeidsovereenkomst op maat

√

Activiteitgerichte werkplekken

√

Activiteitgerichte werkplekken

√

Flexibel gebruik werkplekken

√

Flexibel gebruik werkplekken

√

Informatie (overal) beschikbaar

√

Bereikbaarheid gegarandeerd

√

Faciliteiten op maat

√

Informatie (overal) beschikbaar Bereikbaarheid gegarandeerd Faciliteiten op maat

√

THUISWERKEN Thuiswerken omvat het thuis uitvoeren van een deel van de werkzaamheden door de medewerkers. In principe zijn dit werkzaamheden die onafhankelijk van de werksituatie op het gemeentehuis kunnen worden uitgevoerd. Thuiswerken biedt de medewerker de vrijheid zelfstandig invulling te geven aan de plaats en tijd van uitvoeren van de werkzaamheden. Het management stimuleert thuiswerken, maar legt het niet als verplichting op. TELEWERKEN Telewerken omvat het uitvoeren van werkzaamheden buiten het gemeentehuis met behulp van ICT hulpmiddelen. Het principe is hierbij dat de medewerker onafhankelijk van de locatie (thuis, onderweg, bij een klant, et cetera) en het tijdstip toegang heeft tot de voor zijn werkzaamheden benodigde informatie en bedrijfssystemen. RESULTAATGERICHT MANAGEMENT HNW gaat er van uit dat de medewerker (binnen de grenzen van diens functie en in overleg met het management) zelf bepaalt wanneer en waar de overeengekomen werkzaamheden worden uitgevoerd. Dit vraagt van het management een andere manier van aansturen. Het management stuurt op resultaat, niet op de fysieke aanwezigheid op kantoor, ofwel het zogenaamde resultaatgericht management.

11

De volgende uitgangspunten gelden voor het resultaatgerichte management:  Afspraken met de medewerker over de te behalen ‘productieresultaten’ en ‘bereikbaarheid;  De basishouding van de manager is vertrouwen, de medewerker is taakvolwassenheid;  De medewerker bepaalt in principe zelf wanneer en waar het werk gebeurt;  Medewerker en manager waken over de balans werk/privé;  De managers en medewerkers worden getraind in de principes van het resultaatgericht management. WERKTIJDEN VRIJ INDEELBAAR HNW gaat er van uit dat de medewerker (voor een deel) zelfstandig de werktijden bepaalt. Dit kan invloed hebben op de openstelling van het gemeentehuis voor de medewerker buiten de traditionele kantooruren en de beschikbaarheid van hulpmiddelen en ondersteuning op het gebied van ICT. Voor de gemeente gelden de volgende uitgangspunten:  De medewerker bepaalt in overleg met de manager zelf op welke tijdstippen hij of zij de werkzaamheden verricht;  De medewerker heeft 7x24 uur toegang tot de bedrijfssystemen (behoudens de benodigde tijd voor onderhoud aan de systemen);  De openingstijden van het kantoorgedeelte van het gemeentehuis zijn van maandag tot en met vrijdag van 7:00 tot 19:00 uur. ARBEIDSOVEREENKOMST OP MAAT Het effectief invoeren van HNW vereist nieuwe werkafspraken en arbeidsvoorwaarden. Deze afspraken passen binnen de principes van het plaatsen tijdonafhankelijk werken. Dit betreft afspraken over werktijden, arbeidsprestaties, de invulling van parttime werken en thuiswerken. De gemeente hanteert de volgende uitgangspunten op dit gebied:  Afspraken worden gemaakt over invulling van parttime werken en de aanwezigheid op kantoor;  Voor dienstverlening benodigde bezetting op het gemeentehuis is ten alle tijde gegarandeerd;  Afspraken worden gemaakt over de thuiswerkplek;  Het resultaatgericht werken wordt benoemd;  Waar nodig worden instrumenten, resultaatafspraken en functiebeschrijvingen aangepast. ACTIVITEITGERICHTE WERKPLEKKEN HNW volgt het principe dat in de kantooromgeving werkplekken worden aangeboden die zijn afgestemd op de verschillende werkprocessen van de medewerkers. Dit houdt in dat zij afhankelijk van hun taak kunnen kiezen voor een werkplek waar zij ongestoord kunnen werken, samen met anderen werken of overleg voeren. De gemeente geeft hieraan de volgende invulling:  Er zijn op activiteit gerichte werkplekken;  Het type werkplek is afgestemd op de behoefte van de organisatie en de afdeling;  Alle medewerkers (inclusief directie en management) gebruiken deze werkplekken;  Medewerkers werken in werkgebieden (de ‘wijken’) waarbij afdelingen hun thuisbasis hebben in één of meer (aangrenzende) wijken;  Een wijk omvat zowel ARBO werkplekken als overleg- en ontmoetingsplekken;  De werkprocessen van de organisatie zijn leidend bij de positionering van afdelingen;  Er zijn voldoende mogelijkheden voor het voeren van vertrouwelijke gesprekken.


FLEXIBEL GEBRUIK WERKPLEKKEN Uitgangspunt hierbij is dat de werkplekken situatieafhankelijk worden gebruikt, dus niet worden toegewezen aan individuele medewerkers. De gemeente geeft hieraan de volgende invulling:  De werkplekken worden door ieder flexibel gebruikt.;  Het aantal beschikbare werkplekken is afhankelijk van de fysieke aanwezigheid op kantoor. INFORMATIE (OVERAL) BESCHIKBAAR De informatievoorziening is één van de belangrijkste technische aspecten HNW. In feite is de informatievoorziening de basis voor het daadwerkelijk tijd en plaats onafhankelijk werken. Dit vraagt om de beschikbaarheid van digitale informatie en systemen op elke plek en op elk tijdstip waarop de werkzaamheden vragen om het gebruik van informatie. Het digitaliseren van papieren dossiers en workflow alsmede het stroomlijnen van de informatie door middel van een document management systeem vormen een belangrijk onderdeel van de invoering van HNW. De gemeente geeft hieraan de volgende invulling:  Formele documenten worden volledig digitaal gedistribueerd; de huidige fysieke analoge documenten en dossiers blijven analoog;  Er zijn geen fysieke werkvoorraden meer op de afdelingen;  Voor de documentenstromen wordt het documentmanagementsysteem (DMS) gebruikt;  De organisatie stimuleert papierloos werken;  Iedereen deelt of heeft toegang tot alle informatie, tenzij (privacy, veiligheid). BEREIKBAARHEID GEGARANDEERD De bereikbaarheid van medewerkers is essentieel als zij niet meer op een vaste werkplek werken. Bij HNW is de keuze van de werkplek afhankelijk van de activiteit van dat moment en de locatie die daar het beste bij past. Dat kan zijn in het gemeentehuis, bij een cliënt in huis, of bij de medewerker thuis. Ondersteunende (ICT) systemen zijn onmisbaar. De gemeente geeft hieraan de volgende invulling:  De bereikbaarheid van medewerkers is (door ondersteunende ICT systemen) gegarandeerd. FACILITEITEN OP MAAT De medewerker krijgt op diens taken afgestemde faciliteiten. Dit zijn de eerder genoemde ICT voorzieningen, op de activiteiten afgestemde werkplekken en eventuele andere voorzieningen. De gemeente geeft hieraan de volgende invulling:  Iedere medewerker krijgt de beschikking over voldoende faciliteiten: - activiteitgerichte werkplek; - thuiswerkplek; - ICT voorzieningen op kantoor, onderweg en thuis.

13


3.2 Uitgangspunten: de aantallen medewerkers en de formatie Onderstaande getallen over de aantallen medewerkers en formatie zijn door de gemeente aangeleverd en vormen een belangrijk fundament voor het onderzoek.

Team

Medewerkers

Medewerkers

Externen, stagiai-

Externen, stagiai-

in aantallen

in fte

res niet op for-

res niet op for-

matieplaats

matieplaats

in aantallen

in fte

Griffie

2

1,34

College

4

4,0

Directie

2

2,0

S&C

6

6,0

2

1,7

AMO

19

16,1

3

2,7

FBB

19

15,2

4

FAB

31

25,3

2

2,0

KCC

18

13,0

1

0,4

VTH

25

21,6

3

Sport

2

1,6

1

0,7

ZWO

24

19,3

4

2,9

ROE

20

19,3

9

4,1

BOR

12

11,6

2

2,0

7

5,1

38

21,7

Brandweer

Totaal in gebouw

184

156,3

Totaal aantal personen (medewerkers en externen)

222,0

Totaal aantal fte (medewerkers en externen)

177,9

Daarnaast is rekening gehouden met de inhuizing van 60 fte personen afkomstig van externe locaties. Dit aantal is met de huidige deeltijdfactor (0,8) van de gemeente Valkenswaard omgezet naar het aantal in te huizen personen. Aantal personen inhuizenden

74,9

Aantal fte inhuizenden

60,0

Hieronder is de optelsom van beide groepen weergegeven. Dit betreft het totaal aantal personen en fte dat bij de berekeningen in de varianten is gebruikt.

14


Totaal aantal personen (medewerkers, externen en inhuizenden)

296,9

Totaal aantal fte (medewerkers, externen en inhuizenden)

237,9

Een klein aantal van deze medewerkers is gebonden aan een bepaalde plaats in het gebouw, bijvoorbeeld vanwege logistieke redenen (facilitair), zwaar meubilair c.q. kasten of apparatuur (DIV) of klantcontact (PD). Tot deze groep behoort ook het college en het collegesecretariaat. Om grootschalige ingrepen in het gebouw te voorkomen laten wij in deze quick scan deze groepen op dezelfde plaats in het gebouw zitten. Zij doen overigens wel mee met HNW, want ook zij krijgen een niet persoonsgebonden activiteitgerichte werkplek. De groep locatiegebonden medewerkers (DIV, FZ, PD, college en collegesecretariaat) neemt relatief veel ruimte in het gebouw. Zij nemen 724 m2 van in totaal 2.570 m2 FNO in beslag. Hieronder in het schema het resultaat van het totaal aantal vrij indeelbare personen, zonder de locatiegebonden personen. Totaal aantal personen (medewerkers, externen en inhuizenden) minus locatiegebonden medewerkers Totaal aantal fte (medewerkers, externen en inhuizenden) min locatiegebonden medewerkers

265,9 213,1

3.3 Uitgangspunten: de bouwkundige aspecten Algemene gebouwkenmerken Voor een goed beeld van de huidige inrichting van het gebouw, de bouwkundige constructie en installatietechnische aspecten hebben wij het gemeentehuis oculair onderzocht. Aan de hand van deze visuele opname, en de ontvangen gegevens van de gemeente, is gekeken welke bouwkundige mogelijkheden het gebouw biedt voor HNW. De meeste technische installaties van het gebouw zijn op de 3e verdieping van het gemeentehuis. Tijdens de visuele opname zijn een aantal zaken geconstateerd die voor de werkomgeving van de medewerkers niet optimaal zijn. Zo zijn op een aantal kantoren toevoerroosters (klimaatbeheersing) dicht gezet met papier om tocht op de werkplek tegen te gaan of te verminderen (foto 1).

15


foto 1 Daarnaast zijn in de loop der jaren extra wanden geplaatst in enkele kantoren. Deze wanden zijn dusdanig gepositioneerd dat deze op sommige werkplekken over bestaande verlichtingsarmaturen zijn geplaatst (foto 2).

foto 2 Door het plaatsen van deze extra wanden zijn ruimtes anders ingedeeld en is de klimaatbeheersing verstoord. Enkele regelaars voor de klimaatbeheersing zijn per ruimte niet meer juist in te stellen. Door de beheerder van het gebouw zijn al posten opgenomen in de meerjaren onderhoudsplanning om deze klimaat beheersing beter in te stellen en aan te passen aan de huidige werksituatie. In de investeringsramingen in deze quick scan zijn hiervoor geen posten opgenomen, omdat hiervoor geen juiste ramingen kunnen worden weergegeven. Dat vergt nader onderzoek. 16


Brandcompartimentering Uit een gesprek met een medewerker onderhoud van de gemeente blijkt dat de brandcompartimenteringen op enkele plaatsen in het gebouw niet goed zijn. Hiervoor zijn kostenposten opgenomen in de meerjaren onderhoudsplanning van de gemeente om dit aan te passen, zodat wordt voldaan aan het bouwbesluit. Deze kostenposten zijn berekend naar de huidige situatie. Ook in een nieuwe situatie is nader onderzoek nodig of en op welke wijze de brandcompartimentering en sub brandcompartimenteringen moeten worden uitgevoerd. In de varianten van de quick scan is dit nader onderzoek niet opgenomen. In de kostenraming optimale investeringsvariant is een glaswand/paneel langs de vide opgenomen. Wij verwachten dat het aanbrengen van een glaswand/paneel mogelijk is, maar dat dient nader worden onderzocht. Eventuele aanpassing van de brandcompartimenteringen in de overige ruimten in het gebouw, bij uitvoering van de scenario’s HNW hieronder, zijn niet opgenomen in de investeringsberekeningen. De bouwmaten Voor de berekening van het bruto vloeroppervlak (BVO)2 en het functioneel vloeroppervlak (FNO) zijn de tekeningen gehanteerd die digitaal aangeleverd zijn door de gemeente. Het betreft hier de volgende werktekeningen:    

Matenplan begane grond, blad nr. 5001 d.d. 08-05-1995 Matenplan 1e verdieping, blad nr. 5002 d.d. 08-05-1995 Matenplan 2e verdieping, blad nr. 5003 d.d. 08-05-1995 Matenplan 3e verdieping, blad nr. 5004 d.d. 08-05-1995

Door de jaren heen zijn ruimtes in het gebouw anders ingedeeld ten opzichte van de oorspronkelijke tekeningen van de ingebruikname. Hierdoor kunnen kleine verschillen aanwezig zijn in maatvoering. De genoemde m2 in de investeringsberekeningen zijn daarom ‘bij benadering’. In onderstaande tabel zijn per verdieping de hoeveelheden bvo en fno weergegeven. Ook zijn de m2 fno van de vaste werkplekken benoemd. De raadszaal, de crisisruimte en de ontmoetingsruimte op de begane grond zijn niet opgenomen in de fno-berekeningen beschikbare ruimte. Er wordt bij deze ruimten vanuit gegaan dat zijn hun vaste functie behouden en een beperkter mogelijkheid bieden tot andere gebruiksfuncties. Ook zijn de maten berekend bij het verwijderen van wanden, maar bij handhaving van de bestaande gangen (basis bouwkundige investeringsvariant) en bij verwijdering van alle wanden, behalve de geselecteerde ruimten voor locatiegebonden activiteiten (optimale bouwkundige investeringsvariant).

2

FNO: het functioneel netto vloeroppervlak (fno) is dat deel van de vloeroppervlakte, dat direct gericht is op de doelstelling en het gebruik van het gebouw of een deel daarvan. Dit zijn alle netto meters voor zalen, studio’s, kantoren etc. uitgezonderd schachten, gangen toiletten, liftschachten, techniekruimten, verkeersruimten, garderobes, roltrappen, vluchtrouten etc.. BVO: het bruto vloeroppervlak (bvo) is het totale vloeroppervlak, gemeten op basis van de buitenomtrek per verdieping van het gebouw. 17


Totaal extra m2 vloer oppervlak bij verwijderen wanden Totaal m2 BVO Totaal m2 FNO Totaal extra m2 vloer oppervlak bij verwijderen wanden Totaal m2 BVO Totaal m2 FNO Totaal extra m2 vloer oppervlak bij verwijderen wanden Totaal m2 BVO Totaal m2 FNO Totaal extra m2 vloer oppervlak bij verwijderen wanden Totaal m2 BVO Totaal m2 FNO

Vaste Vaste werkplekken werkplekken Minimale Optimale BVO FNO investering investering 0 0 0 5 11 1604 588 588 1604 1604 711 0 339 377 422 0 0 0 8 20 1673 327 327 1673 1673 895 0 290 612 745 0 0 0 7 25 1423 94 94 1423 1423 904 0 94 817 964 0 0 0 0 0 1604 1604 1604 1604 1604 60 0 0 60 60

Totaal extra m2 vloer oppervlak bij verwijderen wanden Totaal m2 BVO Totaal m2 FNO

0 6304 2570

Huidige situatie

Totaal overzicht gebouw Begane grond

1e Verdieping

2e Verdieping

3e Verdieping

0 2613 0

0 2613 724

20 6304 1866

56 6304 2192

Bij de berekening van extra m2 vloeroppervlak zijn alleen de m2 opgenomen die vrijkomen t.p.v. de te verwijderen wanden In de optimale investeringsvariant zijn de extra m2 van verkeersruimten meegerekend voor 50% (deze zitten in de totaal m2 FNO)

Uitgangspunten berekening FNO Voor de berekening van de fno op de 3e verdieping is de 1.500 mm lijn aangehouden voor de berekening van de oppervlakten. Dit houdt in dat alle oppervlakten van delen van vloeren, waarboven de netto hoogte kleiner is dan 1.500 mm niet zijn meegenomen in de berekeningen. Aangezien de ruimten op deze verdieping merendeel gebruikt worden als technische ruimten of archief hebben wij deze verdieping voor de berekening van de fno buiten beschouwing gelaten. De twee op deze verdieping gelegen vergaderruimten zijn wel in de berekeningen van de fno opgenomen en kunnen bij invoering van HNW worden gebruikt. Daarnaast hebben wij de ruimte van de raadzaal niet opgenomen in de m2 fno, maar kan deze in de nieuwe situatie wel ingezet worden als vergaderzaal / uitvoeringszaal voor grotere groepen. Bij de berekening van de optimale investeringsvariant fno zijn de m2 van de gangen en verkeersruimten die vrijkomen door het verwijderen van de wanden in de berekeningen meegenomen voor 50%. Kengetallen kostenramingen Voor de berekening van de verschillende kostenramingen is gebruik gemaakt van kengetallen. In onderstaande tabel zijn de kengetallen weergegeven zoals deze als onderlegger in de berekeningen zijn gehanteerd. Werkzaamheden

Prijs per eenheid in € Eenheid

SLOOPWERKZAAMHEDEN Sloopwerkzaamheden binnenwanden Sloopwerkzaamheden plafonds Sloopwerkzaamheden vloerafwerking

30,00 per/m2 22,50 per/m2 15,00 per/m2

BOUWKUNDIGE WERKZAAMHEDEN Aanhelen plafonds Aanbrengen nieuwe systeemplafonds

45,00 per/m2 45,00 per/m2

18


Aanhelen vloerbedekking Aanbrengen vloerbedekking Aanbrengen glazenwand t.p.v. vide ELEKTROTECHNISCHE INSTALLATIES Installatie aanpassingen verlichtingsplan Installatie aanpassingen elektra

30,00 per/m2 40,00 per/m2 950,00 per/m2 45,00 per/m2 30,00 per/m2

3.4. Uitgangspunten: Investeringsvarianten De verschillende investeringsvarianten worden hier onder weergegeven. De betreffende ruimten zijn ingekleurd om zo een overzicht te geven van de ruimten en waarvoor zij worden gebruikt. In de renvooien worden de betekenis van de verschillende kleuren weergeven.

3.4.1 De minimale investeringsvariant Bij de minimale investeringsvariant is er voor gekozen om de wanden gelegen aan de gangen te handhaven en ruimten te vergroten door enkele tussenwanden te verwijderen (met uitzondering van de locatiegebonden medewerkers, zie 3.2). De reden hiervoor is dat de plafonds in de gangen van een ander materiaal zijn dan de plafonds in de werkkamers. Door het handhaven van de gangen worden de bouwkundige kosten beperkt. Kostenraming In bijlage 1 is een overzicht weergegeven van de kostenraming voor de minimale investeringsvariant. De kosten zijn gesplitst in a) Sloopwerk; b) Bouwkundige werken ; c) Elektrotechnische installatie; d) Bijkomende kosten. Ad.a. Onder de sloopkosten vallen de werkzaamheden voor het verwijderen van de binnenwanden en plafonds ter plaatse van de te verwijderen wanden. Ad.b. Onder de bouwkundige werken zijn kosten opgenomen voor het aanhelen van de plafonds ter plaatse van de verwijderde wandjes en het aanhelen van de vloerbedekking. Daarnaast is er een PM post opgenomen voor schilderwerkzaamheden. Ad.c. In de post elektrotechnische installatie zijn kosten opgenomen voor het aanpassen van het verlichtingsplan en elektra algemeen. Ad.d. De bijkomende kosten bestaan uit honorarium adviseurs akoestiek, E/W installatie, interieur architect, onvoorzien en algemene kosten. In de kostenraming (bijlage 1) zijn geen posten opgenomen voor het aanpassen/optimaliseren van de klimaatbeheersing, verhuiskosten, brandcompartimentering en het aanschaffen van het benodigde meubilair voor HNW. Wat betreft de brandcompartimentering en de klimaatbeheersing, deze posten zijn al opgenomen in de huidige meerjaren onderhoudsplanning. De kosten voor vervanging van meubilair komen uit de reguliere vervangingsbudgetten. Ook project en begeleidingskosten voor het realiseren van een bouwkundig project zijn niet opgenomen in de ramingen. 19


Minimale investeringsvariant op tekening Locatiegebonden werkplekken FZ, Frontoffice, College en secretariaat, DIV Ruimte voor het nieuwe werken Ruimte crisis centrum Raadzaal Ontmoetingsgebied Vergaderruimte Magazijn Kast Gang

20


21


3.4.2 De optimale investeringsvariant Bij de optimale investeringsvariant is er voor gekozen alle binnenwanden (met uitzondering van de locatiegebonden medewerkers, zie 3.2) te verwijderen. Hierdoor wordt een optimale ruimte gecreëerd die geheel vrij indeelbaar is. Deze variant brengt hogere kosten met zich mee dan de minimale investeringsvariant. In deze variant worden, buiten het verwijderen van de wanden, ook de plafonds vervangen. De plafonds in de gangen zijn van een ander materiaal dan de plafonds op de werkplekken. Daarnaast komt door het verwijderen van de wanden de verdieping in open contact met de vide. Om geluidsoverlast/contact vanaf de verschillende verdiepingen te voorkomen, is er voor gekozen om een glazen wand te plaatsen rondom de vide en de toegang naar de lift en trappenhuis af te sluiten met een glazen wand. Kostenraming In bijlage 2 is een overzicht weergegeven van de kostenraming voor de minimale investeringsvariant. De kosten zijn gesplitst in a) Sloopwerk; b) Bouwkundige werken; c) Elektrotechnische installatie; d) Bijkomende kosten. Ad.a. Onder de sloopkosten vallen de werkzaamheden voor het verwijderen van de binnenwanden, plafonds en vloerbedekking. Ad.b. Onder de bouwkundige werken zijn de kosten voor het aanbrengen van nieuwe systeemplafonds, nieuwe vloerbedekking, het aanbrengen van een glazenwand ter plaatse van de vide, lift en trappenhuis. Daarnaast is er een PM post opgenomen voor schilderwerkzaamheden. Ad.c. In de post elektrotechnische installatie zijn kosten opgenomen voor het aanpassen van het verlichtingsplan en elektra algemeen. Ad.d. De bijkomende kosten bestaan uit honorarium adviseurs akoestiek, E/W installatie, interieur architect, onvoorzien en algemene kosten. In de kostenraming (bijlage 2) zijn geen posten opgenomen voor het aanpassen/optimaliseren van de klimaatbeheersing, verhuiskosten, brandcompartimentering en het aanschaffen van het benodigde meubilair voor HNW. Wat betreft de brandcompartimentering en de klimaatbeheersing, deze posten zijn al opgenomen in de huidige meerjaren onderhoudsplanning. De kosten voor vervanging van meubilair komen uit de reguliere vervangingsbudgetten. Ook project en begeleidingskosten voor het realiseren van een bouwkundig project zijn niet opgenomen in de ramingen.

22

Optimale investeringsvariant op tekening Locatiegebonden werkplekken FZ, Frontoffice, College en secretariaat, DIV Ruimte voor het nieuwe werken Ruimte crisis centrum Raadzaal Ontmoetingsgebied Vergaderruimte Magazijn Kast Gang


24


4. Uitwerking scenario’s HNW gemeente Valkenswaard De varianten in HNW en de bouwkundige investeringen zijn beschreven in hoofdstuk 3. In dit hoofdstuk worden deze varianten samengebracht tot een viertal scenario’s. Hierbij een kort resumé van de varianten in HNW en in bouwkundige investering. Varianten HNW 1. Basisvariant HNW: bestaat uit een drietal relatief eenvoudig in te vullen bouwstenen van HNW, te weten: Flexibel gebruik werkplekken, Activiteitgerichte werkplekken en Bereikbaarheid gegarandeerd. 2. Optimaal variant HNW: bestaat uit de volledige set bouwstenen van HNW, te weten: Thuiswerken, Telewerken, Resultaatgericht management, Vrije indeelbare werktijden, Arbeidsovereenkomst op maat, Activiteitgerichte werkplekken, Flexibel gebruik werkplekken, Informatie (overal) beschikbaar, Bereikbaarheid gegarandeerd en Faciliteiten op maat. Varianten investeringen 1. Minimale bouwkundige investeringsvariant: door het verwijderen van tussenwanden wordt een grotere optimaal indeelbare ruimte gecreëerd. De gangwanden blijven gehandhaafd. 2. Optimale bouwkundige investeringsvariant: door het verwijderen van alle binnenwanden wordt een volledig en optimaal indeelbare ruimte binnen het gebouw gecreëerd. Definities Ruimtebehoefte. De ruimtebehoefte heeft betrekking op de ruimte (uitgedrukt in m2) die nodig is om in de betreffende HNW variant alle medewerkers inclusief de inhuizenden te kunnen huisvesten. Het ruimteaanbod. Het ruimteaanbod heeft betrekking op de ruimte (uitgedrukt in m2 FNO) dat beschikbaar is bij de betreffende bouwkundige investeringsvariant. Werktypen. Bij de ruimtevraag en het ruimteaanbod is rekening gehouden met alle werktypen, behalve het werktype ‘officiële vergadering’. De ruimtebehoefte en ruimtevraag voor dit werktype zijn geprojecteerd in de vergaderruimten in het Cultureel centrum. Hier zijn 9 vergaderzalen en 5 andere ruimten (Volksuniversiteit) beschikbaar voor de officiële vergaderingen. Locatiegebonden werkplekken. In de ruimtebehoefte en in het ruimteaanbod zijn alle medewerkerkers, alle taken en al het beschikbaar vloeroppervlak opgenomen, behalve de medewerkers en het vloeroppervlak die om logistieke, materiële of klantcontact-redenen aan een bepaalde locatie binnen het gebouw zijn gebonden. Ook zij doen volledig mee aan HNW, alleen voeren hun taken uit binnen een bepaalde zone.

4.1 Scenario 0: Huidig conventioneel kantoorconcept en geen investeringen In scenario 0 wordt inzicht gegevens in de consequenties indien medewerkers en inhuizenden bij gelijkblijvend conventioneel kantoorconcept en zonder investeringen in het gebouw zouden worden gehuisvest. De ruimtebehoefte in dit scenario bedraagt 3.305 m2. Het beschikbare ruimteaanbod is kleiner dan 2.000 m2. Het effectief beschikbare ruimteaanbod is ruim onder de 2.000 m2 vanwege ruimteverlies door de relatief ongunstige huidige indeling van ruimten. 25

Scenario 0 Huidig conventioneel kantoorconcept - geen investeringen Ruimtebehoefte Ruimteaanbod 3.305 m2 < 2.000 m2

4.2 Scenario 1: Basisvariant HNW met minimale investeringsvariant Scenario 1 Basisvariant HNW - Minimale investeringsvariant Ruimtebehoefte Ruimteaanbod 2 2 2.131 m 1.866 m

In de combinatie basisvariant HNW en minimale investeringsvariant schiet het beschikbare vloeroppervlak ongeveer 267 m2 tekort om de gehele organisatie inclusief de inhuizenden te kunnen huisvesten. Dit scenario is niet te realiseren.

4.3 Scenario 2: Basisvariant HNW met optimale bouwkundige investeringsvariant Scenario 2 Basisvariant HNW - Optimale investeringsvariant Ruimtebehoefte Ruimteaanbod 2 2 2.131 m 2.192 m

In de combinatie basisvariant HNW en optimale investeringsvariant kan de gehele organisatie inclusief de inhuizenden worden gehuisvest.

4.4 Scenario 3: Optimaal variant HNW met minimale investeringsvariant Scenario 3 Optimaal variant HNW - Minimale investeringsvariant Ruimtebehoefte Ruimteaanbod 2 2 1.705 m 1.866 m

In de combinatie optimaal variant HNW met minimale investeringsvariant kan de gehele organisatie inclusief de inhuizenden worden gehuisvest.

4.5 Scenario 4: Optimaal variant HNW met optimale investeringsvariant Scenario 4 Optimaal variant HNW - Optimale investeringsvariant Ruimtebehoefte Ruimteaanbod 2 2 1.705 m 2.192 m

In de combinatie optimaal variant HNW met optimale investeringsvariant kan de gehele organisatie inclusief de inhuizenden worden gehuisvest. Er is zelfs ruimte om meer groepen mensen te huisvesten.


5. Conclusies en aanbevelingen Uit de doorrekening van de scenario’s in dit quick scanonderzoek blijkt dat de gemeente meerdere mogelijkheden heeft om tot inhuizing van extreme partijen over te gaan. De scenario’s 2, 3 en 4 tonen aan dat in beide varianten HNW invulling kan worden gegeven aan de ruimtebehoefte. Samenvatting scenario’s Ruimtebehoefte Scenario 0 Huidig conventioneel kantoorconcept - geen investeringen Scenario 1 Basisvariant HNW - Minimale investeringsvariant Scenario 2 Basisvariant HNW - Optimale investeringsvariant Scenario 3 Optimaal variant HNW - Minimale investeringsvariant Scenario 4 Optimaal variant HNW - Optimale investeringsvariant

Ruimteaanbod

3.305 m2

< 2.000 m2

2.131 m2

1.866 m2

2.131 m2

2.192 m2

1.705 m2

1.866 m2

1.705 m2

2.192 m2

U kunt bij het bepalen van het meest wenselijke scenario draaien aan een tweetal knoppen. De eerste knop betreft de mate waarin bouwstenen van HNW worden geïmplementeerd. In de beide HNW varianten is zichtbaar dat de toepassing van een groter aantal HNW bouwstenen ook een groter voordeel oplevert in de ruimtevraag. De andere knop betreft de bouwkundige investering. Meer investeren leidt tot meer effectief vloeroppervlak voor de huisvesting van de medewerkers en inhuizenden. In antwoord op de opdracht benadert scenario 2 het beste het antwoord op uw vraag: De basisvariant HNW met een optimale investering. U kunt echter ook HNW optimaler inzetten en dan kunt u ook kiezen voor scenario’s 3 en 4. Welk scenario u ook kiest, hierna is een uitgebreid en specifiek onderzoek nodig. Bij dit onderzoek worden de kengetallen, de waarden en de ratio’s met betrekking tot HNW en de bouwkundige investeringen, die nu gedeeltelijk met algemene kengetallen en ervaringscijfers zijn gevuld, vertaald naar de specifieke Valkenswaards situatie. Een overall masterplan biedt dan inzicht in de benodigde investeringen in ICT, verhuiskosten en werkafspraken, naast de bouwkundige investeringen.

27


BIJLAGE 1: kostenraming minimale bouwkundige investering

KOSTEN RAMING Minimale investering Totaal sloopwerk

€

26.625,00

Totaal bouwkundige werken

€

36.250,00

Totaal elektrotechnische installaties

€

200.000,00

€ €

262.875,00 55.203,75

€

318.078,75

€

82.542,75

€ €

82.542,75 17.333,98

€

99.876,73

TOTALE BOUWKOSTEN EXCL. B.T.W. B.T.W. 21% TOTALE BOUWKOSTEN INCL. B.T.W. Totaal bijkomende kosten TOTAAL BIJKOMENDE KOSTEN EXCL. B.T.W. B.T.W. 21% TOTAAL BIJKOMENDE KOSTEN INCL. B.T.W.

TOTAAL GERAAMDE INVESTERINGSKOSTEN EXCL. B.T.W. € B.T.W. 21% € TOTAAL GERAAMDE INVESTERINGSKOSTEN INCL. B.T.W. €

28

345.417,75 72.537,73 417.955


BIJLAGE 2: kostenraming optimale bouwkundige investering

KOSTEN RAMING Optimale investering Totaal sloopwerk

€

149.250,00

Totaal bouwkundige werken

€

428.000,00

Totaal elektrotechnische installaties

€

187.500,00

€ €

764.750,00 160.597,50

€

925.347,50

€

240.131,50

€ €

240.131,50 50.427,62

€

290.559,12

TOTALE BOUWKOSTEN EXCL. B.T.W. B.T.W. 21% TOTALE BOUWKOSTEN INCL. B.T.W. Totaal bijkomende kosten TOTAAL BIJKOMENDE KOSTEN EXCL. B.T.W. B.T.W. 21% TOTAAL BIJKOMENDE KOSTEN INCL. B.T.W.

TOTAAL GERAAMDE INVESTERINGSKOSTEN EXCL. B.T.W. € B.T.W. 21% € TOTAAL GERAAMDE INVESTERINGSKOSTEN INCL. B.T.W. €

29

1.004.881,50 211.025,12 1.215.907

Quick scan Het Nieuwe Werken

Recommend Documents