Epine communicatie Quick Scan

Epine communicatie Quick Scan Met behulp van een vragenlijst stelt Epine communicatie je in staat in een kort tijdsbestek de meest essentiële aspecten van communicatiebeleid te toetsen en eventuele hiaten te achterhalen. Het communicatievak wordt hierbij breed bedoeld en bestaat grofweg uit de volgende disciplines: - Commerciële vormen van communicatie als reclame, direct marketing, verpakkingscommunicatie, sales promotion en public relations; - Non-commerciële vormen van communicatie als publieksvoorlichting, persvoorlichting, informatievoorziening en klachtenbehandeling. Uitgangspunt van onze werkwijze is een geïntegreerde aanpak van het communicatiebeleid, zowel wat betreft de interne en externe communicatie als wat betreft de integratie van schriftelijke, mondelinge, audiovisuele als digitale vormen van communicatie. We hebben niet de pretentie dat de vragenlijst volledig is. De volgorde van de vragen is bewust onwillekeurig. 1. Omschrijf in drie zinnen de kenmerken van de organisatie.

2. Omschrijf in drie zinnen het beeld dat de medewerkers van de organisatie hebben.

3. Omschrijf in drie zinnen het beeld dat derden van de organisatie hebben.

4. Wat zijn de drie belangrijkste (commerciële) doelstellingen van de organisatie?

5. Wat zijn de drie belangrijkste communicatiedoelstellingen van de organisatie?

6. Is er een huisstijl met een vast logo (of naambeeld) en afspraken over kleur, lettertypes en lay-out? o ja o nee 7. Worden alle communicatie-uitingen uitgevoerd volgens deze huisstijl? o ja o nee

© 2001 Epine communicatie

8. Welke functionarissen houden zich binnen de organisatie bezig met communicatie?

9. Wie is er eindverantwoordelijk voor het communicatiebeleid?

10. Wordt er regelmatig over de organisatie of de producten/diensten gepubliceerd? o ja o nee 11. Is er regelmatig contact met journalisten van de regionale en/of vakpers? o ja o nee 12. Zijn de (potentiële) klanten en relaties actief op het internet? o ja o nee 13. Heeft de organisatie een eigen website op het internet? o ja o nee 14. Hoe vaak wordt deze site geupdate? (dagelijks, wekelijks, maandelijks, als er nieuws is) o dagelijks o wekelijks o maandelijks o als er nieuws is o anders, namelijk 15. Welke acties kunnen de bezoekers van de site ondernemen o zij kunnen reageren met behulp van een e-mail o zij kunnen op de site informatie aanvragen o zij kunnen op de site kosten uitrekenen o zij kunnen op de site bestellingen plaatsen o anders, namelijk 16. Heeft de organisatie een bedrijfsbrochure? o ja o nee 17. Wat is het doel van de bedrijfsbrochure?

18. Geeft de organisatie een personeelsblad uit en zo ja, met welke frequentie? o ja, wekelijks o ja, maandelijks o ja, driemaandelijks o ja, anders, namelijk o nee © 2001 Epine communicatie

19. Wat voor soort informatie publiceert de organisatie in de personeelsblad?

20. Hoe informeert de organisatie de medewerkers over nieuwe ontwikkelingen, acties, doelstellingen enzovoort?

21. Geeft de organisatie een nieuwsbrief of magazine uit voor de (potentiële) klanten en relaties en zo ja, met welke frequentie? o ja, wekelijks o ja, maandelijks o ja, driemaandelijks o ja, anders, namelijk o nee 22. Wat voor soort informatie worden gepubliceerd in de nieuwsbrief of magazine?

23. Wat is het doel van de nieuwsbrief of magazine?

24. Publiceert de organisatie nieuws uit nieuwsbrief of magazine ook op de website? o ja o nee 25. Publiceert de organisatie nieuws uit de dag- of vakbladen ook op de site? o ja o nee 26. Werkt de organisatie met communicatiebudgetten? o ja o nee 27. Zijn deze bepalend voor het te voeren communicatiebeleid? o ja o nee 28. Wordt achteraf berekend of de budgetten toereikend waren? o ja o nee

© 2001 Epine communicatie

29. Heeft dit gevolgen voor de budgettering voor het volgende jaar? o ja o nee 30. Welke tekst spreekt de telefonist(e) uit als hij/zij de telefoon opneemt?

31. Weet de telefonist(e) waar de medewerkers zich bevinden en of zij aanwezig zijn? o ja o nee 32. Weet de telefonist(e) welke mensen verantwoordelijk zijn voor welke activiteiten? o ja o nee 33. Werkt de organisatie met vaste tekst-, spreadsheet en andersoortige modellen? o ja o nee 34. Is er iemand verantwoordelijk voor het onderhoud van deze modellen? o ja o nee 35. Stelt de organisatie per jaar (periode) een plan op van de communicatiedoelstellingen en -activiteiten? o ja o nee 36. Wordt dit plan achteraf geëvalueerd? o ja o nee 37. Heeft deze evaluatie gevolgen voor het plan van het volgende jaar? o ja o nee 38. Bevat dit plan concrete afspraken over communicatie- en advertentieconcepten? o ja o nee 39. Welke activiteiten onderneemt de organisatie op persoonlijk vlak naar de klanten en relaties?

40. Beschikt de organisatie over de data van verjaardagen van de belangrijkste klanten en relaties? o ja o nee 41. Beschikt de organisatie over de e-mailadressen van de (potentiële) klanten? o ja o nee 42. Gebruikt de organisatie e-mail als middel om klanten, relaties of medewerkers te informeren over ontwikkelingen en acties? o ja o nee 43. Heeft de organisatie een procedure volgens welke klachten worden afgehandeld? o ja o nee

© 2001 Epine communicatie

44. Worden klachten ingebracht bij de ontwikkeling en/of vernieuwing van producten of diensten? o ja o nee 45. Wie is er eindverantwoordelijk voor het afhandelen van klachten?

46. Organiseert de organisatie met enige regelmaat sociale activiteiten voor de medewerkers? o ja o nee 47. Is de directie en het management tijdens deze activiteiten standaard aanwezig? o ja o nee 48. Treedt de organisatie ook naar buiten bij slecht nieuws? o ja o nee 49. Worden de medewerkers, klanten en relaties dan vooraf geïnformeerd? o ja o nee Zo, ja op welke wijze?

50. Worden handleidingen van producten getest bij proefpersonen? o ja o nee

Epine communicatie is graag behulpzaam bij de analyse van de antwoorden op de gestelde vragen. Ook kun je een beroep op ons doem als je eens met een onpartijdige derde van gedachten wilt wisselen. Vanzelfsprekend is een gesprek en/of een nadere toelichting op ons bureau en onze werkzaamheden ook mogelijk. In alle gevallen zijn wij blij met een reactie op deze Quick Scan.

Epine communicatie Kloosterstraat 92, 5688 HT Oirschot Postbus 239, 5688 ZL Oirschot Telefoon +31 (0)499 55 19 61 Telefax +31 (0)499 55 19 71 GSM +31 (0)6 51 51 33 53 e-mail [email protected]

© 2001 Epine communicatie