Toolbox Het Nieuwe Werken

Toolbox Het Nieuwe Werken 18 werkvormen gericht op gedragsverandering

Amersfoort 19 september 2012 Ferry Bezem Gert van den Heuvel Marijke van der Geest – Ahuis Hanneke Vos

Toolbox Het Nieuwe Werken

Introductie Toolbox Het Nieuwe Werken (HNW) kent vele betekenissen die worden bepaald door de doelen die worden gesteld. Doelen worden gedefinieerd in termen van het beter gebruiken van werkplekken tot hogere motivatie en productiviteit Of er daadwerkelijk sprake is van ‘op een nieuwe manier werken’ wordt bepaald door de aanpak van de implementatie. Daarbij gaat het om veranderingen in processen, werkwijze, besturing, systemen en/of huisvesting. Het effect wordt echter pas gerealiseerd als het gedrag van mensen verandert. Dit vraagt om een doordachte aanpak Dit boekje geeft een overzicht van een aantal werkvormen rondom verschillende doelen en beoogde gedragsveranderingen. Werkvormen die haar waarde hebben bewezen in de praktijk. Werkvormen die een organisatie zelf vorm kan geven, of door Twynstra Gudde kan laten organiseren Het is onze ervaring dat de doelen beter worden bereikt, indien werkvormen aansluiten op de organisatie (geen standaardworkshops), met verschillende interactieve motiverende werkvormen. HNW moet immers inspirerend zijn en de organisatie in beweging brengen © Twynstra Gudde 19-9-2012

2


Inhoudsopgave Thema: Introductie en inspiratie voor HNW

Thema: Samenwerken en organiseren

Thema: De werkplek in HNW

Thema: Digitaliseren in HNW

Thema: Managen in HNW

© Twynstra Gudde 19-9-2012

3


Thema: Introductie en inspiratie voor HNW Scope HNW is een algemeen concept dat een specifieke vertaling vraagt voor iedere organisatie. Daarvoor is een verkenning en discussie nodig, en een concretisering naar een Plan van Aanpak Thema’s zijn: Wat betekent HNW en waarom is het een thema voor onze organisatie? Wat betekenen de doelen en kaders voor onze afdeling en teams? Waar liggen kansen en wat willen we niet? Wat betekent HNW voor de organisatie en de dagelijkse werkzaamheden: “hoe nieuw is het?”


4


Introductie World Café Doelen Een verkennend gesprek over het nut en de betekenis van HNW, bouwen aan een gezamenlijk kader

Doelgroep Workshop voor een grotere groep op afdelingen/of divisieniveau

Inhoud

Organisatie

Teamoverschreidend in gesprek met elkaar. Uitnodiging: 25 tot 100 deelnemers In gemengde en steeds wisselende groepen. Voorgesprek met het management Het behandelen van vraagstukken die aan de orde zijn bij het waarmaken van de ambitie van HNW Vorm: plenair, subgroepen rondom thema’s, plenaire terugkoppeling en afsluiting Resultaat Gedeelde vraagstukken en gezamenlijk bedachte oplossingen en vervolgafspraken maken


Tijd Workshop van drie uur

5


Introductie Shock Wave, nieuwe wereld… Doelen Bewustworden van de consequenties van HNW (kansen en zorgen) en vertalen naar de eigen situatie

Doelgroep Workshop voor een afdeling of team

Inhoud Praktijksituaties rond HNW worden in scène gezet met behulp van acteurs/collega’s. Het effect zit in de verrassing en herkenning. Dit geeft aanleiding tot een gesprek over ambitie, het nu,vervolgstappen en prioriteiten Vorm: opstelling op locatie

Organisatie Uitnodiging: 10 tot 50 deelnemers Voorbereiding Voorgesprek met leidinggevende

Resultaat

Capaciteit en kosten

Thema’s en consequenties in het kader van Workshop van drie uur de realisatie van HNW zijn concreet gedeeld Eén à twee trainers en acteurs en bespreekbaar gemaakt


6


Introductie workshop HNW Doelen Introductie van HNW: doelen, scope, voorbeelden en ervaringen


Organisatie Inhoud Na een introductiepresentatie gaan groepen Uitnodiging: 10 tot 50 deelnemers Voorbereiding uiteen om de externe en interne ontwikkelingen voor de eigen organisatie in Voorgesprek met leidinggevende kaart te brengen. Vervolgens wordt de vertaling naar HNW gemaakt Vorm: workshop Resultaat

Tijd

HNW heeft meer betekenis gekregen, in zijn Workshop van drie uur algemeenheid en de mogelijke invulling voor de eigen organisatie


7


Strategie HNW Doelen Bepalen van de aanleiding en strategie voor de eigen organisatie?

Doelgroep Workshop voor een managementteam, afdeling of team

Inhoud Vormgeven van de HNW-strategie voor de organisatie/afdeling: kansen, business benefits en beoogde veranderingen Vorm: presentatie/discussie/planvorming

Organisatie Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Voorgesprek met leidinggevende

Resultaat

Tijd

Gedefinieerde strategie

Workshop van drie uur


8


HNW Plan van Aanpak Doelen

Doelgroep

Vormgeven van de aanpak om de HNWstrategie te realiseren

Workshop voor een afdeling, toegespitst op individu

Inhoud

Organisatie

Bepalen veranderingsrichting: Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers organisatie, communicatie, planning en Voorgesprek met leidinggevende dilemma's Vorm: plenair, themagroepen, terugkoppeling richtingen vervolgstappen Resultaat

Tijd

Hoe geef ik invulling aan de strategie? Contouren voor een Plan van Aanpak



9


Thema: Samenwerken en organiseren Scope HNW kan worden vertaald naar effectiviteit en efficiënter werken in de organisatie, meer flexibiliteit, beter samenwerken en daarbij feedback geven. De concrete invulling vraagt een beeld op de gewenste situatie ten opzichte van de huidige organisatie en werkwijze. Binnen deze modulen ligt de focus op de organisatie van werk, persoonlijk leiderschap, het nemen van verantwoordelijkheid en saamhorigheid. Hoe kan ik mijn werk het beste plannen en organiseren? Hoe vergroten we de flexibiliteit? Hoe wensen wij met elkaar om te gaan? Hoe werken wij samen en spreken wij elkaar aan? Hoe zorgen wij dat wij met elkaar in verbinding blijven?


10


Organiseren en flexibiliteit Doelen Doelgroep HNW betekent slimmer en efficiënter werken. Workshop voor de individuele medewerker of Hoe organiseren wij dat? workshop voor een afdeling of teams

Inhoud Timemanagement Effectiever en efficiënter overleggen Werkplanning (individu en afdeling) Balanceren in werkplek, thuis en onderweg Samenwerken en communicatie Evalueren en verbeteren Vorm: reflectie, cases, doelen en oplossingen en vervolgstappen

Organisatie Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Voorgesprek met leidinggevende

Resultaat

Tijd

Reflectie op de eigen prestaties en organisatie



11


Samenwerking en gedragsverandering Doelen Doelgroep Met elkaar in gesprek over de cultuur van de Workshop voor een afdeling of team organisatie en (mogelijk) gewenst nieuw gedrag, dat hoort bij de ambitie van HNW. Daarmee kan de samenwerking worden verbeterd Doelen

Organisatie

Met behulp van het ‘cultuurspel’ wordt de gewenste cultuur bediscussieerd en afgezet ten opzicht van de huidige cultuur tegen de gewenste cultuur, met als doel te komen tot een gedragen cultuurcode voor de organisatie Vorm: cultuurspel: discussie en verbinden

Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Vooraf samen met leidinggevende/ medewerkers formuleren van stellingen over de cultuur

Resultaat Kunnen herkennen van ‘oud’ gedrag en een beeld hebben van ‘nieuw’ (gewenst) gedrag: cultuurcode dat dient als hulpmiddel in de implementatie



12


Feedback geven en ontvangen Doelen Doelgroep HNW creëert nieuwe relaties en gaat uit van Workshop voor de individuele medewerker of in wederzijdse flexibiliteit en verantwoordelijk- teams heid. De realisatie vraagt aandacht waarbij het goede gesprek en feedback nodig is: aanspreken op houding en gedrag, zorgvuldig en respectvol Inhoud

Organisatie

De regels voor feedback (geven en krijgen van feedback), zodat je er wat van kunt leren. Vormen: top en tip, feedbackcarrousel, met het kernkwaliteitenspel, of aan de hand van de Johariwindow en de Roos van Leary

Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Voorgesprek met leidinggevende

Resultaat

Tijd

Elkaar op een zorgvuldige en respectvolle Workshop van drie uur wijze durven aan te spreken, zodat de ander er iets mee kan © Twynstra Gudde 19-9-2012

13


Procesmanagement Game

Doelen HNW betekent effectieve en efficiënte werkprocessen om beter te presteren. Leren door ervaren


Inhoud

Organisatie

Door middel van een spelsimulatie wordt ervaren hoe processen en organisatie beter ingericht kunnen worden Vorm: spelsimulatie en vervolgens vertaling van de simulatie naar de eigen afdeling: vervolgstappen

Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Voorgesprek met leidinggevende

Resultaat Het ervaren van procesoptimalisatie en de bijbehorende veranderingen

Tijd Workshop van vier of acht uur


14


Thema: De werkplek in HNW Scope HNW betekent het op een nieuwe manier gebruiken van de werkplek, waar mogelijk andere werktijden en eisen aan de middelen die worden gebruikt. Binnen deze modulen ligt de focus op het kiezen van de juiste werkplek en middelen, afgestemd op de specifieke werkzaamheden. Hoe kunnen wij onze werkplekken flexibel gebruiken zodat productiviteit wordt verhoogd en samenwerking wordt verbeterd? Welke fysieke ruimte kies ik voor welke werkzaamheden (activiteitgericht werken)?


15


Activiteitgericht werken Doelen HNW creëert een nieuwe fysieke werkomgeving. Wat houdt dat in? Betekenis geven aan een fysieke activiteitgericht werkomgeving Inhoud Uitleg over de fysieke werkomgeving van HNW, wat zijn mogelijkheden en welke activiteiten er kunnen plaatsvinden. Welk werk en situatie kan zo effectief mogelijk gedaan worden? Vorm: uitleggen, creëren van een simulatieomgeving en ervaren

Doelgroep Workshop voor de individuele medewerker

Resultaat


Kennis van een activiteitgerichte werkomgeving


Organisatie Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers

16


Samenwerken op de werkplek Doelen

Doelgroep

HNW verandert de fysieke werkomgeving en Workshop voor de individuele medewerker daarmee de wijze van (samen-) werken. De werkplek moet de doelen faciliteren en dit vraagt onderlinge afstemming Inhoud Overleggen Geluidsoverlast Clean desk Elkaar aanspreken Thuishaven Vorm: kaartspel over samenwerken in de nieuwe werkomgeving


Resultaat

Tijd

Zicht op effectief samenwerken op de werkplek, nieuwe normen en waarden ontwikkelen



17


Thema: Digitaliseren in HNW Scope Om de visie van HNW te kunnen realiseren is het noodzakelijk dat de benodigde informatie tijd- en plaatsonafhankelijk te allen tijde beschikbaar is. Digitalisering kan innovatie en verbeteren stimuleren en een efficiënt voordeel opleveren. Binnen deze modulen ligt de focus op het inzetten en gebruik maken van digitale ondersteuning. Hoe delen we onze kennis beter? Hoe beperken wij onze papierstromen? Hoe gaan wij onze informatiestromen digitaliseren? Welk systeem gebruik ik voor welke doeleinden? Hoe gaan we om met beveiliging? Hoe kies ik de voor mij meest geschikte devices?


18


Digitaal werken in de organisatie Doelen Doelgroep HNW speelt in op ontwikkelingen in de Workshop voor de individuele medewerker samenleving. Digitalisering, meer papierloos werken en innovatie/verbeteren zijn daarin de uitgangspunten Inhoud Organisatie Digitalisering Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Kennismanagement (onder andere Sharepoint) Workflow management Papierloos/-arm werken Beveiliging Vorm: presenteren kansen, doen en bepalen vervolgstappen Resultaat

Tijd

Inzicht verkrijgen in de digitale werkvormen



19


De digitale wereld, de ontwikkeling Doelen HNW vraagt toekomstgericht handelen en denken. Kennismaken met de digitale revolutie

Doelgroep Workshop voor de individuele medewerker

Inhoud Organisatie Workshop over de digitale snelweg en welke Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers digitale uitingen passen er bij HNW: Facebook, LinkedIn en App Store. Vorm: voorbeelden, best practices en verkennen eigen mogelijkheden Resultaat Inzicht verkrijgen in de digitale werkomgeving en mogelijkheden



20


Thema: Managen in HNW Scope HNW is gericht op het ontwikkelen en motiveren van medewerkers en het sturen op resultaat. HNW zorgt voor een verandering in de samenwerking tussen medewerker, team en leidinggevenden. Binnen deze modulen ligt de focus op effectief gedrag, wederzijds managen van verwachtingen, flexibiliteit, verantwoordelijkheid en vertrouwen.

Welke manier van leidinggeven past in welke situatie? Hoe kunnen de kwaliteiten van teamleden optimaal benut worden? Op welke manier kunnen teamleden worden gecoacht en ondersteund in hun ontwikkeling?


21


Leiderschap naar prestaties Doelen Focus op richten, ontwikkelen en motiveren van medewerkers en teamontwikkeling

Doelgroep Workshop voor het management

Inhoud Richten, kaders en afspraken Persoonlijke ontwikkelplannen Sturing op prestaties, competenties en activiteiten HR-cyclus en evalueren Waarderend leiderschap Invulling geven aan persoonlijk leiderschap Vorm: tools, kaartspel en gesprekken


Resultaat

Tijd

Concretisering van algemene en individuele Workshop van drie uur verbeteringen van leiderschap gericht op het ontwikkelen en presteren van medewerkers


22


Managen van flexibiliteit Doelen De focus en sturing zal zich binnen HNW meer moeten gaan richten op output in een flexibele omgeving, zowel voor de leidinggevende als de medewerker Inhoud

Doelgroep Workshop voor leidinggevenden

Organisatie

Creëren van vertrouwen, nemen van Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers verantwoordelijkheid (loslaten) Samenwerking en ontmoetingen organiseren, sociale cohesie (brengen & halen, rechten & plichten) Wat kan wel en wat kan niet? Gezamenlijk normen en waarden bepalen Vorm: verkennen gewenste stijl, casegestuurd en speerpunten per leidinggevende Resultaat

Tijd

Beter leren managen waardoor flexibiliteit leidt tot productiviteit en motivatie



23


Situationeel leiderschap Doelen Komen Effectief leiderschap, afhankelijk van en toegespitst op de situatie en in het kader van meer verantwoordelijkheid nemen van medewerkers en omgaan met flexibiliteit Inhoud In welke situatie is welke stijl effectief en welke handvatten heb je om het op deze manier te doen. Taakgerichtheid, uitleggen wat er gedaan moet worden en op welke manier? Relaties versterken, luisteren, ondersteunen of juist loslaten, enthousiasmeren en medewerkers betrekken in besluitvorming. Hoe om te gaan met de nieuwe dilemma’s… Vorm: introductie, rollenspel, in gesprek met elkaar en individuele vervolgstappen

Doelgroep Workshop voor leidinggevenden


Resultaat

Tijd

Bewust van de eigen stijl en concrete mogelijkheden om effectiever te managen



24


Waarderend leiderschap Doelen

Doelgroep

HNW geeft vertrouwen tussen leidinggevenden en medewerkers, gericht op motivatie, ontwikkeling en prestaties

Workshop voor de afdeling met leidinggevende

Inhoud

Organisatie

Dialoog over wat goed gaat en wat beter kan Uitnodiging: 10 tot 14 deelnemers Kwaliteiten helpen ontwikkelen Voorgesprek met leidinggevende Vanuit vertrouwen ruimte maken voor feedback Verantwoordelijkheid nemen Vorm: kaartspel met stellingen, discussie en conclusies Resultaat

Tijd

Handelen en denken vanuit een waarderende motiverende positieve benadering



25


Leiderschapscoaching Doelen Stimuleren ontwikkeling leidinggevenden door op maat en naar behoefte kunnen inzetten van coaching of een klankbord

Doelgroep Leidinggevenden die behoefte hebben aan ondersteuning in de directe praktijk

Inhoud ‘On the job’-ondersteuning van leidinggevenden. Het zorgen voor een organisatievorm die zorgt voor een laagdrempelig klankbord voor effectieve gesprekken over de dilemma’s uit de dagelijkse praktijk met een collega of deskundige coach

Organisatie Gesprekken met individuele of kleine groepjes managers, op maat en naar behoefte

Resultaat

Tijd

Effectiever leiderschap gericht op de doelen van de afdeling

Gesprek van één à twee uur


26


Gedragsverandering als resultante Gedrag wordt beïnvloed door verschillende factoren. Factoren die gewenst gedrag stimuleren, faciliteren en soms ook blokkeren. Het is van belang inzicht te krijgen in zowel het huidige gedrag als het gewenste gedrag en welke prikkels hieraan ten grondslag liggen.

Afspraken Opvolging

Talenten Competenties

HR-ontwikkeling HR-cyclus Focus/kader Motivatie Inspiratie Samenwerking

Business planning

Gedragsverandering

Managementstijl Innovatie & verbetering

Ruimte Sturing Begeleiding Vertrouwen Transparantie Leren Samenwerken

Processen, werkwijze

Overlegstructuur … Minder Beter © Twynstra Gudde 19-9-2012

Regels Ruimte 27


Ferry Bezem [email protected] Gert van den Heuvel [email protected] Marijke van der Geest – Ahuis [email protected] Hanneke Vos [email protected] www.twynstragudde.nl Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot deze presentatie berusten bij Twynstra Gudde. Niets uit deze presentatie mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van Twynstra Gudde.

DOCSOpen nummer 596717


28

Toolbox Het Nieuwe Werken

Recommend Documents