TOOLBOX HET NIEUWE WERKEN U wilt binnen uw waterschapsorganisatie een start maken met Het Nieuwe Werken, maar hoe pakt u dat aan? Of u bent reeds gestart met de invoering, maar bent op zoek naar verdieping, praktische instrumenten en tips. Om u verder op weg te helpen is vanuit het A&O-fonds Waterschappen de Toolbox HNW ontwikkeld. Deze toolbox is ingedeeld aan de hand van een overzicht van concrete stappen waar een (best practice) implementatietraject van HNW uit zou kunnen bestaan. Per stap vindt u een uitwerking door middel van ‘doorklik-links’ die u de bijbehorende informatie aanbied. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen: • Theorie, methoden en technieken • Praktische instrumenten • Referentiemateriaal • Waterschappen referentiemateriaal
Deze toolbox is opgesteld als een hulpmiddel bij het leren werken volgens de principes van HNW. HNW is geen doel op zich, maar een middel om op een slimmere, efficiëntere, leukere een meer toekomstgerichte manier vastgestelde (organisatie) ambities re realiseren. HNW is ook geen product, maar een gericht programma met voor iedere organisatie een specifiek en contextgebonden eindresultaat. De ingrediënten uit de toolbox bevatten een selectie van relevante materialen, zonder de pretentie volledig te zijn. Meer weten? Voor meer informatie over de toolbox en Het Nieuwe Werken in het algemeen, kunt u contact opnemen met het A&O-fonds Waterschappen of de website bezoeken.
www.aenowaterschappen.nl
OPEN DE TOOLBOX
STAP 1
STAP 2
STAP 3
STAP 4
STAP 5
Oriëntatie & inspiratie
Analyse & concept
Plan
Realisatie
IMPLEMENTATIE
TOELICHTING
TOELICHTING
TOELICHTING
TOELICHTING
TOELICHTING
Basispresentatie Het Nieuwe Werken
Visie op Het Nieuwe Werken
Samenstelling projectgroep
Het Nieuwe Werken en HR
Business Case Het Nieuwe Werken
Implementatiestrategieën
Het Nieuwe Werken en OR
Aan de slag met Het Nieuwe Werken
THEORIE, METHODEN EN TECHNIEKEN
Introductie op Het Nieuwe Werken
Introductieworkshop Het Nieuwe Werken
Praktische
Werkstijlen
Werkstijlonderzoek Activiteitenanalyse
Rapport ‘Onder de waterlijn’
Instrumenten
Communicatie en Change
Template voor een plan van aanpak
Basispresentaties voor leidinggevenden
Invoeren en succes meten
Basispresentaties voor medewerkers
Quickscan Het Nieuwe Werken Toelichting bij Quickscan Het Nieuwe Werken
REFERENTIEMATERIAAL
Literatuur, websites en sprekers
Veelgestelde vragen
Voorbeeld werkprofiel
Do’s en don’ts Aan de slag met Het Nieuwe Werken
Voorbeeld visie Rijksdienst Koplopers
Voorbeeldcases
ALGEMEEN
REFERENTIE
Informatie
Informatie
Informatie
Informatie
Informatie
MATERIAAL
Contactpersonen
Contactpersonen
Contactpersonen
Contactpersonen
Contactpersonen
WATERSCHAPPEN SPECIFIEK
STAP 1 Oriëntatie & inspiratie
Basispresentatie Het Nieuwe Werken
THEORIE, METHODEN EN TECHNIEKEN
Introductie op Het Nieuwe Werken
Introductieworkshop Het Nieuwe Werken
Praktische
STAP 1: oriëntatie & inspiratie Zoals het gezegde luidt: “een goed begin is het halve werk”, is het belangrijk aan het begin van uw reis naar Het Nieuwe Werken uitvoerig stil te staan bij wat dat “Nieuwe Werken” nu eigenlijk is en hoe dat er uit kan zien voor uw eigen organisatie. Antwoorden op vragen die u hierbij kunnen helpen zijn o.a.: • Wat is het nieuwe werken, en wat kan het betekenen voor mijn organisatie? • Wat zijn de kansen en wat zijn de risico’s van een nieuwe manier van werken? • Wat is de impact van z’n project op mijn bedrijfsvoering en organisatie? • Wat zou het ons kunnen brengen en wat zijn onze randvoorwaarden
Advies voor succes • Laat u inspireren door praktijkcases en leer van koplopers; • Ontwikkel een eigen kijk op werken die past binnen uw organisatie; • Creëer draagvlak voor verandering; betrek directie, lijnmanagement, HRM, ICT en Facilities, Communicatie en de OR.
Rapport ‘Onder de waterlijn’
Instrumenten
REFERENTIEMATERIAAL
Literatuur, websites en sprekers Koplopers
ALGEMEEN
REFERENTIE
Informatie
MATERIAAL
Contactpersonen
WATERSCHAPPEN SPECIFIEK
STAP 1
STAP 2
STAP 3
STAP 4
STAP 5
Oriëntatie & inspiratie
Analyse & concept
Plan
Realisatie
Invoering
TOELICHTING
TOELICHTING
TOELICHTING
TOELICHTING
STAP 2 Analyse & concept
Visie op Het Nieuwe Werken
THEORIE, METHODEN EN TECHNIEKEN
Business Case Het Nieuwe Werken Werkstijlen
Werkstijlonderzoek
Praktische Instrumenten
STAP 2: ANALYSE & CONCEPT Nu u voldoende inzichten en inspiratie heeft opgedaan, is het belangrijk om aan de slag te gaan met het onderzoeken en formuleren van de vraag hoe HNW er voor uw organisatie dan zou moeten uitzien. Hoe kunnen we HNW praktisch maken en passend maken bij onze eigen ambities en profiel van de organisatie. U wilt antwoorden op de volgende vragen: • Wat is ons beeld bij “de toekomst van werken bij ons waterschap”? • Wat kan HNW ons opleveren? • Wat doen we al, waar staan we nu en waar zitten nog witte vlekken? • Wie moeten we wat aanbieden?
Advies voor succes • Zorg voor een breed gedragen visie op (de toekomst van) werk en stel een concrete ambitie voor de nieuwe manier van werken; • Zorg door toepassing van onderzoek en analyse voor inzicht in de gewenste vernieuwing; • Bepaal uw eigen mix; het gebruik werkstijlen als ontwerpprincipe biedt een handige manier om HNW behapbaar, inzichtelijk en aantrekkelijk te maken.
Activiteitenanalyse Quickscan Het Nieuwe Werken Toelichting bij Quickscan Het Nieuwe Werken
Voorbeeld werkprofiel
REFERENTIE-
Voorbeeld visie Rijksdienst
MATERIAAL ALGEMEEN
REFERENTIE
Informatie
MATERIAAL
Contactpersonen
WATERSCHAPPEN
STAP 1
STAP 2
STAP 3
STAP 4
STAP 5
Oriëntatie & inspiratie
Analyse & concept
Plan
Realisatie
Invoering
SPECIFIEK
TOELICHTING
TOELICHTING
TOELICHTING
TOELICHTING
STAP 3 Plan
Samenstelling projectgroep
THEORIE,
Implementatiestrategieën
METHODEN EN
Communicatie en Change
TECHNIEKEN
Template voor een plan van aanpak
Praktische Instrumenten
STAP 3: Plan In stap 2 heeft u vastgesteld wat HNW voor het waterschap inhoud en hoe ver het afstaat van de huidige manier van werken. Om het verschil te overbruggen, c.q. de veranderingen door te voeren, is het van belang een plan op te stellen dat beschrijft hoe deze veranderingen gerealiseerd en ingevoerd kunnen worden. Hierbij zijn de volgende vragen relevant: • Wat willen we realiseren en wat wordt onze implementatiestrategie? • Hoe zorgen we voor een gefaseerde en gedifferentieerde aanpak? • Hoe maken we die nieuwe manier van werken concreet en overdraagbaar? • Wie gaan wat doen; lijn vs projectorganisatie • Wat gaat het kosten; en hoe ziet de planning er uit? • Hoe meten we de voortgang?
Advies voor succes • Wees ambitieus en realistisch tegelijk; • Bepaal de succescriteria; • Bespreek zorgvuldig waar we de verantwoordelijkheden neerleggen en bepaal wat we in de lijn oplossen/ voorbereiden en wat vanuit een projectteam; • Denk goed na hoe de voortgang gemeten kan worden en doe een nul-meting.
REFERENTIEMATERIAAL ALGEMEEN
REFERENTIE
Informatie
MATERIAAL
Contactpersonen
WATERSCHAPPEN
STAP 1
STAP 2
STAP 3
STAP 4
STAP 5
Oriëntatie & inspiratie
Analyse & concept
Plan
Realisatie
Invoering
SPECIFIEK
TOELICHTING
TOELICHTING
TOELICHTING
TOELICHTING
STAP 4 Realisatie
Het Nieuwe Werken en HR
THEORIE,
Het Nieuwe Werken en OR
METHODEN EN TECHNIEKEN
Basispresentaties voor leidinggevenden
Praktische Instrumenten
STAP 4: REALISATIE Meestal dienen er voor dat tot de invoering overgegaan wordt, voorbereidingen getroffen worden. Het betreft hier de benodigde aanpassingen in de huisvesting; voorzieningen op technologisch gebied of aanpassingen in de arbeidsvoorwaarden of arbeidsrelatie sfeer. Dit kunnen belangrijke voorwaarden zijn voor een succesvolle invoering. Vragen die hier spelen zijn: • Welke voorzieningen dienen beschikbaar gemaakt worden voordat we met de invoering van HNW kunnen beginnen? • Hebben we alle belanghebbenden aan boord en goed geïnformeerd
Advies voor succes • Zorg dat iedereen op de hoogte is van de plannen en besteed aandacht aan het (mentaal) voorbereiden van de medewerkers • Zorg ervoor dat alle faciliteiten die nodig zijn voor de introductie en realisatie van HNW aanwezig zijn en werken
Basispresentaties voor medewerkers
Veelgestelde vragen
REFERENTIEMATERIAAL ALGEMEEN
REFERENTIE
Informatie
MATERIAAL
Contactpersonen
WATERSCHAPPEN
STAP 1
STAP 2
STAP 3
STAP 4
STAP 5
Oriëntatie & inspiratie
Analyse & concept
Plan
Realisatie
Invoering
SPECIFIEK
TOELICHTING
TOELICHTING
TOELICHTING
TOELICHTING
STAP 5 IMPLEMENTATIE
Aan de slag met Het Nieuwe Werken
THEORIE, METHODEN EN TECHNIEKEN
STAP 5: INVOERING Als alle stappen doorlopen zijn ter voorbereiding op de invoering, kunnen we beginnen met het introduceren en aanbieden van HNW aan medewerkers en leidinggevenden. Vanaf hier begint het verandertraject en de échte reis naar HNW. De vragen die hier relevant zijn: • Hoe krijgen we onze medewerkers en leidinggevenden mee in het nieuwe werkconcept? • Hoe zorgen we dat de verandering voor medewerkers en leidinggevende behapbaar blijft? • Hoe houden we overzicht en grip op de activiteiten?
Advies voor succes • Betrek medewerkers en leidinggevende; zorg voor overzichtelijke interventies; • Ga aan de slag met premières: zorg voor verbinding en leer door te doen; • Borg het nieuwe werkconcept: invoeren is een kwestie van weten, kunnen, willen en blijven doen.
Invoeren en succes meten
Praktische Instrumenten
Do’s en don’ts
REFERENTIEMATERIAAL
Aan de slag met Het Nieuwe Werken
ALGEMEEN
Voorbeeldcases
REFERENTIE
Informatie
MATERIAAL
Contactpersonen
WATERSCHAPPEN
STAP 1
STAP 2
STAP 3
STAP 4
STAP 5
Oriëntatie & inspiratie
Analyse & concept
Plan
Realisatie
Invoering
SPECIFIEK
TOELICHTING
TOELICHTING
TOELICHTING
TOELICHTING
