Het Nieuwe Werken en Werken Anno Nu
Ardis Organisatie Ontwikkeling
Het Nieuwe Werken en Werken Anno Nu Ardis Organisatie Ontwikkeling
Na een afspraak niet terug naar kantoor, maar door naar huis waar je inlogt op het netwerk om nog wat te werken. Op maandag en dinsdag met je projectteam in een grote werkruimte, maar op woensdag juist in een stiltekamer werken aan het projectplan. Donderdag eind van de middag de kinderen van school halen en in plaats daarvan ’s avonds nog wat werken. Via een interactieve website samen met stakeholders werken aan nieuw beleid. Stuk voor stuk voorbeelden van Het Nieuwe Werken of Werken Anno Nu. Nieuwe ICT- en huisvestingsmogelijkheden maken nieuwe manieren van (samen)werken mogelijk en noodzakelijk. Het Nieuwe Werken staat binnen de overheid volop in de belangstelling. De noemer voor deze manier van werken verschilt per overheidsorganisatie, net als de invulling ervan. Het ene departement spreekt van Flexibel Werken, het andere van Hedendaags Werken en een grote gemeente van Het Nieuwe Werken. Minimaal komt de invulling ervan neer op tijds- en plaatsonafhankelijk werken. Maximaal betekent het een manier van werken waarbij de medewerker ook bepaalt hoe en met wie hij1 werkt, gebruik makend van de mogelijkheden van sociale media. De minimale variant noemen wij in deze brochure Het Nieuwe Werken (HNW), de maximale variant Werken Anno Nu. 1
Met het oog op de leesbaarheid gebruiken we in deze brochure ‘hij’, ‘zijn’ en ‘hem’. Uiteraard kan hier ook ‘zij’ en ‘haar’ gelezen worden.
2
Bij veel overheidsorganisaties vinden er op dit moment krimpoperaties en verhuizingen plaats. Dit is soms aanleiding om Het Nieuwe Werken vorm te geven binnen de eigen organisatie. Sommige overheidsinstellingen zijn hier verder mee dan anderen. Ardis heeft verschillende overheidsinstellingen ondersteund en begeleid bij het vormgeven en implementeren van Het Nieuwe Werken en het Werken Anno Nu. Een belangrijk uitgangspunt bij deze invoering is vrijwilligheid. HNW en WAN werken pas als afdelingen er concreet mee aan de slag gaan en ermee kunnen en durven experimenteren. We merken dat organisatieonderdelen die in dit verband een voorbeeldfunctie hebben zoals de directie P&O, de directie Communicatie en organisatieonderdelen die daadwerkelijk urgentie ervaren doordat zij voor een verhuizing staan (en straks minder werkplekken hebben), zelf het initiatief nemen om hierin een eerste stap te zetten. Zij vragen hierbij om ondersteuning. HNW en WAN zijn meestal voor alle betrokkenen nieuw. Daardoor leven er diverse beelden van mogelijke consequenties, die meer of minder reëel zijn en voor onrust kunnen zorgen. Tegelijkertijd is er vaak geen helder beeld van de daadwerkelijke betekenis waardoor het lastiger is om je als organisatieonderdeel op HNW/WAN voor te bereiden. Een deel blijft pionieren, omdat ieder werkproces en ieder mens eigen behoeften heeft. Tegelijkertijd is het jammer om het wiel helemaal opnieuw uit te moeten vinden, terwijl er op andere plekken nuttige ervaring is opgedaan en kennis en expertise voorhanden is.
3
Ardis biedt organisaties ondersteuning op het gebied van: 1. inspireren van individuele medewerkers om met HNW/WAN aan de slag te gaan, 2. ondersteunen van managementteams die HNW/ WAN willen vormgeven, 3. ondersteunen van organisatieonderdelen/teams die concreet met HNW/WAN gaan werken, 4. trainen van leidinggevenden in op afstand sturen op resultaat en verbinding. Hieronder werken we deze thema’s uit.
1. Algemeen Wat is het? Inspirerend verkennen van de thema’s en wat HNW/WAN van medewerkers vraagt.
2. Wij als MT Hoe sturen wij op: HNW/ WAN?
3. Wij als team Hoe implementeren wij HNW/WAN als team?
4. Ik als leidinggevende: Hoe stuur ik op afstand op resultaat en verbinding?
4
1. Inspireren tot Het Nieuwe Werken / Werken Anno Nu
Doel: Medewerkers enthousiasmeren om met HNW/WAN aan de slag te gaan en daarin voorloper te willen en durven zijn. Aanpak: We werken met experts/voorlopers uit de eigen organisatie die vertellen over hun ervaring met Het Nieuwe Werken of Werken Anno Nu. Wij zorgen in overleg met de opdrachtgever voor een interactief en organisatie-eigen programma. 5
Thema’s die aan bod komen zijn: • Trends, hedendaagse ontwikkelingen en noodzaak voor HNW/WAN. • De keuze voor WAN of HNW. • Dialoog over de eigen (veranderende) rol in en van de organisatie. • Toenemend belang van persoonlijke waarden en netwerk. • Mogelijke bijdrage van sociale media aan het werkproces en jouw resultaten. • De mogelijkheden van sociale media als Twitter, Socialtext, Pleio, Yammer, Linked-In, Crowdsourcing en Skype. • Dilemma’s bij het gebruik van sociale media in een politiek-bestuurlijke context. • Starten met HNW/WAN ondanks tegenwerking in je omgeving of de top. Inspireren tot Het Nieuwe Werken/ Werken Anno Nu
Mogelijke opzet: Twee losse dagen, met een tussentijd van drie weken. Op deze dagen komen bovenstaande thema’s aan de orde. In de tussenliggende periode krijgen de deelnemers een aantal opdrachten, zoals het aanmaken van een Twitter-account en het bespreken van een aantal principes rond HNW/WAN met collega’s.
6
Inspireren tot Het Nieuwe Werken/ Werken Anno Nu
2. Ondersteunen van managementteams die HNW of WAN willen vormgeven Doel: Het MT ontwikkelt een heldere visie hoe zij gaat sturen op de implementatie van HNW/WAN. Aanpak: Als een MT HNW of WAN wil invoeren, zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten. Ten eerste is het belangrijk om verbinding te creëren rond waarden. Dit betekent dat het MT helder aangeeft welke waarden zij belangrijk vindt en de betekenis van deze waarden gezamenlijk deelt. MT-leden en medewerkers kunnen deze waarden vervolgens vertalen naar hun eigen dagelijkse doen en laten. Ten tweede is het belangrijk dat het MT helder maakt wat er niet mis mag gaan als mensen op een andere manier gaan werken. Het gaat dan om het beperken van onacceptabele risico’s door helder te zijn over de grenzen waarbinnen medewerkers mogen werken. In een paar bijeenkomsten met het MT bespreken we aan de hand van een sturingsmodel de gewenste en passende sturing van het MT op HNW/WAN, stemmen we binnen het MT de kernwaarden van de directie af en maken we afspraken die tot doel hebben om als MT te reflecteren op hoe het implementatieproces zal verlopen.
Ondersteunen managementteams die HNW of WAN willen vormgeven
7
Thema’s die aan bod komen zijn: • Wat verstaan wij onder HNW/WAN? • Benoemen, verhelderen en afstemmen van kernwaarden voor de nieuwe manier van werken en hun betekenis. • Hoe gaan wij sturen op deze waarden in de afdelingen? • Hoe gaan wij sturen op beperking van risico’s? Wat zijn de grenzen die we meegeven? • Uitdragen van de waarden en voorbeeldgedrag vanuit het MT. • Reflectie organiseren op het implementatieproces en op de eigen rol van het MT daarin. Mogelijke opzet: De frequentie van de begeleiding van het MT kan variëren van één tot meerdere bijeenkomsten afhankelijk van de vraag.
Ondersteunen managementteams die HNW of WAN willen vormgeven
8
3. Ondersteuning van teams die gaan werken met HNW/WAN
Doel: Het verkennen van ieders beelden en maken van concrete teamafspraken over belangrijke thema’s voor het team met betrekking tot HNW/WAN. Aanpak: Voor elk team bieden we een aanpak op maat. We doen dit in een aantal bijeenkomsten die we voorbereiden met medewerkers uit het team. 9
In de bijeenkomsten verkennen we de houding ten opzichte van HNW/WAN en inventariseren we thema’s waarover afspraken gemaakt moeten worden. We sluiten daarbij aan bij het werkproces. We inventariseren met het team welke kennis gedeeld moet worden en op welke manier. We kijken naar onderlinge samenhang en afhankelijkheden. We bespreken de kwaliteitsnorm die we willen hanteren. En we spreken af hoe het team omgaat met ad hoc vragen en overleggen. Verder zorgen we ervoor dat het team concrete afspraken maakt over bereikbaarheid, beschikbaarheid, aanwezigheid en sociale cohesie. Hierbij hebben we aandacht voor individuele voorkeursstijlen en verschillen daartussen. Verder bespreken we hoe de teamleden elkaar aanspreken op de gemaakte afspraken.
Ondersteuning teams die gaan werken met HNW/WAN
Thema’s die aan bod komen zijn: • Hoe kan HNW/WAN bijdragen aan onze werkprocessen? Wat zijn kansen/risico’s? • Afspraken over bereikbaarheid, beschikbaarheid, aanwezigheid en sociale cohesie • Hoe blijven we met elkaar in verbinding? • Hoe delen we kennis? • Wat heeft iedereen nodig, welke verschillen onderscheiden we? Mogelijke opzet: Een gemiddeld traject bestaat uit drie bijeenkomsten met het team. De eerste bijeenkomst duurt een dagdeel tot een dag. De volgende twee bijeenkomsten duren een dagdeel.
Ondersteuning teams die gaan werken met HNW/WAN
10
4. Training Sturen op afstand op resultaat en verbinding Doel: Leidinggevenden en coördinatoren vaardig maken in het op afstand sturen op resultaat en verbinding. Hen in staat stellen om met vertrouwen het gesprek met medewerkers aan te gaan over resultaatafspraken. Aanpak: We ontwerpen een training op maat voor leidinggevenden en coördinatoren. Vooraf inventariseren we de persoonlijke leerdoelen van de deelnemers. Ons uitgangspunt is dat het belangrijk is dat de leidinggevende of coördinator in zijn sturing durft te differentiëren. Dit betekent dat de aanpak per medewerker afhangt van de gepercipieerde taakbekwaamheid, integriteit en communicatie van de betreffende medewerker. In de training brengen we de deelnemers in de gelegenheid om te oefenen, onder andere met behulp van trainingsacteurs. De deelnemers krijgen gerichte en persoonlijke feedback. Thema’s die aan bod komen zijn: • Beargumenteerd en openlijk durven differentiëren in sturing. • Maken van uitdagende resultaatafspraken in dialoog met de medewerker. • Balans tussen heldere werkkaders en ruimte voor de medewerker.
Training: sturen op afstand op resultaat en verbinding
11
•
• •
Hoe organiseer ik het zo dat ik in vertrouwen los durf te laten èn ervoor zorg dat de medewerker het durft over te nemen? Medewerkers verantwoordelijk maken voor het inzichtelijk maken van hun prestaties/functioneren. Sturen op verbinding en communicatie.
Mogelijke opzet: De duur van de training kan variëren van een dag tot een tweedaagse met tussenliggende avond. Ook kunnen we losse verdiepingsdagdelen organiseren zodat de deelnemers, kunnen reflecteren op het toepassen van het geleerde in de praktijk. De deelnemers wisselen ervaringen uit en geven elkaar tips over hoe specifieke vraagstukken rondom sturing op afstand aan te pakken.
Training: sturen op afstand op resultaat en verbinding
12
Meer informatie? Neem gerust contact op met Rike Hendrikse of Vincent Hendriks voor meer informatie of een vrijblijvend gesprek.
[email protected] 06 472 505 22
[email protected] 06 286 363 36
13
