De (a)sociale kant van Het Nieuwe Werken

De (a)sociale kant van Het Nieuwe Werken Whitepaper

Pagina 1 van 14

Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken. Een begrip dat vaak opduikt in de media. Het Nieuwe Werken houdt onder andere in dat de medewerkers van een bedrijf of organisatie plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. Niet de vaste werkplek en de reguliere kantooruren zijn de bepalende factoren, maar wat er wordt opgeleverd. Een omslag van aanwezigheid naar resultaat.

De (a)sociale kant van Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken kent ook valkuilen. Het zoeken naar een collega of een werkplek kan nogal wat tijd in beslag nemen. En de individualisering komt de sociale samenhang tussen uw medewerkers niet per definitie ten goede.

Pagina 2 van 14

Tien keer de (a)sociale kant van Het Nieuwe Werken Met Het Nieuwe Werken (HNW) lopen werk en gezinsleven voortdurend door elkaar heen. En dan spelen psychische en sociale aspecten een rol. Twee hoogleraren waarschuwen voor de psychische en sociale effecten van Het Nieuwe Werken. Het Nieuwe Werken heeft consequenties voor het privéleven. De hoogleraar Joop Schippers (Universiteit Utrecht) en Professor Ben Dankbaar (Radboud Universiteit Nijmegen) beschrijven hiervan een aantal aspecten in het artikel ‘De menselijke kant van Het Nieuwe Werken'. Hieruit destilleerden we tien aandachtspunten: Sociaal contact blijft belangrijk Met HNW gaat veel contact digitaal. Werk je veel digitaal, dan heeft dat onmiskenbaar invloed op het sociaal contact. Uit Kluwer-onderzoek blijkt dat ruim de helft (52 procent) het werken met collega's belangrijker vindt dan de voordelen van thuiswerken. En ruim 70 procent denkt dat het gemis aan persoonlijk contact niet op te lossen is via social media. Belang van contactmomenten HR kan vanuit zijn expertise de juiste ondersteuning bieden in het proces van HNW. Schippers heeft praktische tips: ‘Het gaat niet alleen om thuis te mogen werken. Organiseer bijeenkomsten zodat medewerkers en managers elkaar regelmatig ontmoeten. Benadruk daarin het belang van de collectiviteit.' Isolement voorkomen Contactmomenten tussen collega's en leidinggevenden blijven met name van belang voor medewerkers die ziek dreigen te worden. Werkt zo'n medewerker veel thuis en zegt hij er zelf niets over, dan kan hij in een isolement raken. Maar ontmoet je hem persoonlijk bijvoorbeeld voor functioneringsgesprekken, dan zie je vaak wel dat het niet goed met hem gaat. Verschillen tussen man en vrouw door traditionele patronen Traditionele gezinspatronen spelen een rol. Hoogleraar Joop Schippers daarover: ‘Zijn vrouwen thuis aan het werk dan denken hun kinderen vaak dat ze toch tegelijkertijd huisvrouw en moeder zijn. Vaders kunnen thuis ongestoord werken, moeders heel vaak niet. Deze traditionele patronen maken het voor vrouwen moeilijker om een schutting tussen werk en privé op te trekken. Niet voor iedereen weggelegd Potentieel knelpunt bij invoering van HNW is dat medewerkers die ermee aan de slag gaan veel volwassener en zelfstandiger moet kunnen werken. Deze medewerker moet zelf keuzes kunnen maken, zichzelf aansturen en goed werken zonder dat zijn leidinggevende in de buurt is. Schippers daarover: ‘De valkuil is dat niet iedereen deze talenten heeft. Daar moet altijd een vorm van leiding op zitten'.

Pagina 3 van 14

Niet weten wanneer te stoppen Professor Ben Dankbaar wijst er op dat sommige mensen thuiswerkend juist moeilijk weten te stoppen met werken. Dat is de groep die meer risico loopt op een burn-out. Het collectieve ritme van op een bepaalde tijd en plaats met elkaar werken kan daarin beschermend werken. ‘Thuiswerkers ervaren dat het werk eindeloos wordt, nooit af komt, omdat zij niet weten waar de grens ligt.' Managers kunnen die onduidelijkheid en twijfel wegnemen door hen te vertellen wat zij van elke medewerker individueel verwachten.' Werken met een teamagenda Werken medewerkers in teams, dan moeten de teamleden van elkaar weten waar ze zijn en of ze aan het werk zijn. De een zal gemakkelijker aangeven dat hij een bepaalde periode niet bereikbaar is (omdat hij bijvoorbeeld gaat sporten) dan de ander. Dan doemen vragen op als: accepteert mijn manager dat wel? De antwoorden liggen in een dialoog in teamverband en afspraken maken met de leidinggevende. Minder thuis op kantoor Professor Ben Dankbaar merkt dat veel mensen graag op kantoor werken: ‘Medewerkers hebben vaak het gevoel dat hun werkplek ook een soort thuis is. Het is hun ‘home away from home'. Dat gevoel vermindert wanneer de eigen werkplek op kantoor verdwijnt. Het management moet er voor zorgen dat medewerkers zich desondanks toch betrokken voelen bij hun organisatie en zich ermee kunnen blijven identificeren.' Angst minder zichtbaar te zijn Liefst 72 procent van de respondenten uit Kluwer-onderzoek is bang minder zichtbaar te zijn voor hun manager. Hoe kan mijn manager mijn functioneren nog goed beoordelen wanneer we elkaar minder vaak zien? Managers kunnen deze angst wegnemen door op afstand werk te controleren. Goede werkplek En dan nog praktischer: regel iets voor de werkplek thuis. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers thuis een goede werkplek hebben? En wie betaalt dat? Dat is een punt van zorg en voorzorg. Zulke zaken moet je goed regelen in HNW. HR kan daar een goede rol in spelen. Bron: GIDS voor personeelsmanagement, Joop Schippers, Hoogleraar Universiteit Utrecht en Ben Dankbaar, Hoogleraar Radboud universiteit

Pagina 4 van 14

Onderzoek naar knelpunten In het afstudeeronderzoek van bedrijfskundige Valerie Schipper is in opdracht van TNO onderzocht welke knelpunten gepaard gaan met Het Nieuwe Werken. De uit dit onderzoek naar voren gekomen knelpunten zijn: Sociale cohesie HNW leidt voor een significant aantal respondenten tot het missen van de sociale aspecten van werk: deze Nieuwe Werkers ervaren een grote gevoelsmatige afstand ten opzichte van hun collega’s, een tekort aan zowel persoonlijk- als aan face to face-collega contact, en een gebrek aan teamgeest en sociale cohesie binnen hun afdeling. En allen koppelen dat aan Het Nieuwe Werken. Verbondenheid en gezelligheid Opvallend genoeg ervaren respondenten die minder dan vijf jaar aan HNW doen meer knelpunten dan degenen die dit langer dan vijf jaar doen. Dit betreft dan een gebrek aan verbondenheid, evenals aan identificatie met collega’s. Ook voelen zij zich zowel geïsoleerd als vervreemd van hun collega’s en ontberen zij de gezelligheid op het werk. Het feit dat respondenten die sinds een kortere periode volgens Het Nieuwe Werken werkzaam zijn meer knelpunten ervaren dan degenen die dit al langer doen, kan impliceren dat werknemers naarmate zij langer op basis van Het Nieuwe Werken werken, leren omgaan met sommige knelpunten. Wellicht hebben werknemers dus de tijd nodig om aan HNW te wennen. Toch ligt er nog steeds een uitdaging voor HNWmanagers om deze knelpunten aan te pakken. Ergonomie, kennisdeling en overwerken Een significant aantal respondenten geeft aan ontevreden te zijn over de ergonomische omstandigheden op de thuiswerkplek en problemen te ervaren met betrekking tot het delen van impliciete kennis. Dit laatste is niet verrassend, aangezien HNW een fysieke afstand creëert tussen collega’s en impliciete kennis lastig te verwoorden is. Ook leidt HNW voor een significant aantal van de Nieuwe Werkers tot frequenter overwerken. Bijna geen enkele respondent geeft echter aan minder tevreden te zijn over de nieuwe werkprivé-balans. Dit impliceert dat zij overwerken niet per definitie als knelpunt ervaren. Voor organisaties is dit resultaat echter wel een aanwijzing om de mate waarin Nieuwe Werkers overwerken in de gaten te houden.

Pagina 5 van 14

Sociaal contact extra belangrijk bij HNW In een universitair onderzoek in 2011 wordt geconcludeerd dat Het Nieuwe Werken zorgt voor meer plezier op het werk, ondanks het feit dat men elkaar door tijd- en plaatsonafhankelijk werken minder vaak ziet. Maar let op: Dat geldt alléén als: • •

Medewerkers ervaren dat ze gemotiveerd worden door hun leidinggevende . Medewerkers voldoende en goed werkende communicatiemiddelen tot hun beschikking hebben en zich gerespecteerd en gesteund voelen door collega’s en leidinggevenden .

Verschillende andere onderzoeken hebben aangetoond dat een goed sociaal contact, ook wel sterke sociale cohesie genoemd, onder werknemers en leidinggevenden een van de belangrijkste succesfactoren is van een moderne onderneming omdat het de productiviteit en werktevredenheid bevordert. Plezier in en tevredenheid met het werk hangen dus nauw samen met goede communicatie en voldoende aandacht. Zowel van de leidinggevende als van de collega’s. Dat gebeurt niet vanzelf blijkt uit ervaring, dat moet worden georganiseerd. Vijf tips om sociaal contact op niveau te houden 1. Stel goede communicatiemiddelen ter beschikking om het sociaal contact te ondersteunen; denk bijvoorbeeld aan: Wi‐Fi, instant messaging, on-line document management, sociale software CU. 2. Leer de medewerkers met de communicatiemiddelen om te gaan; organiseer ‘werkwinkels’ waarin medewerkers door middel van praktijkvoorbeelden hands-on de nieuwe communicatiemiddelen leren gebruiken. 3. Vooral: Stimuleer het gebruik van de nieuwe communicatiemiddelen en schaf oude mogelijkheden af, zoals ‘gedeelde team- en afdelingsnetwerkschijven’ 4. Plan werkinhoudelijke en sociale bijeenkomsten buiten de ‘oude werktijden’ en maak ze extra aantrekkelijk – als je er niet bij bent heb je echt wat gemist – of stel ze verplicht. Voorbeeld: een pizzaoverleg van 17.30 u tot 19.30 u met een leuke inleiding door een teamlid. 5. Last but not least: Plan ouderwetse personeelsuitjes en teambuildingactiviteiten

Pagina 6 van 14

Met HNW zonder sociale media bouw je geen vitale organisatie, maar een spookdorp. Onder invloed van technologische ontwikkelingen veranderen overheid en maatschappij. Zo zie ik veel organisaties Het Nieuwe Werken invoeren, of daar plannen voor maken. HNW is leuk, spontaan en innovatief. Net als sociale media en netwerken. Dit zijn allemaal trends die de meeste organisaties als een positieve ontwikkeling zien. Zo presenteren ze dat ook aan de medewerkers die getroffen worden door HNW. Maar als je het mij vraagt, hoeft dit helemaal niet zo positief te zijn! Het Nieuwe Werken heeft veelal een vrij karakter. Dat gaat heel snel veranderen. Onder invloed van de nieuwe mogelijkheden die technologie biedt, gaan overheden steeds vaker uit van 0,8 of zelfs 0,7 werkplek per medewerker. Bijvoorbeeld bij nieuwbouw of verhuizingen. Dit betekent dat er simpelweg geen plaats meer is voor álle medewerkers. Je wordt gedwongen op andere plaatsen te werken. (Of écht heel vroeg van huis te gaan om een werkplek te veroveren…) Dit betekent dat de kenniswerkers die dit raakt zich moeten herbezinnen op de manier waarop zij hun werk doen. Immers, als ambtenaar kan ik niet langer altijd beschikken over mijn bureau bij het raam. Waar en hoe ga ik dan die complexe beleidsinhoudelijke notitie schrijven? Op welke tijdstippen ga ik schrijven? Welke online sociale media sta ik toe mij daarbij te storen? Welke competenties heb ik nodig? Want sociale media hebben we heel hard nodig om van Het Nieuwe Werken een succes te maken. Overheden met 0,7 werkplek per medewerker zijn per definitie een 'gedistribueerde organisatie'. Het betekent dat altijd minimaal 30% van je medewerkers niet aanwezig is. Je weet niet waar ze zijn, maar je wilt natuurlijk wel contact blijven houden. Al is het maar om een idee te krijgen waar iedereen mee bezig is. Instant messaging kun je daar prima voor gebruiken, mits je als afdeling of organisatie afspraken maakt over het doel van dat sociale medium. Zonder helder doel zal ieder sociaal medium dat je kiest snel vervuilen. Hierdoor verliest het zijn waarde en komt er niemand meer. Dan eindig je met een gedistribueerde organisatie die ook nog eens slecht verbonden is! En wie wil er nou werken in een spookdorp? Precies: niemand. Daarom moeten overheidsorganisaties en bedrijven die werkplekken reduceren op zoek naar andere middelen om medewerkers aan de organisatie te binden. Sociale media spelen daarin een belangrijke rol. Hiermee is het mogelijk de community van medewerkers in stand te houden en te versterken. Juist als zij niet langer in het gebouw aanwezig zijn, is dit van belang om de vitaliteit van de organisatie te behouden. Peter Keur adviseur en onderzoeker.

Pagina 7 van 14

Sturen op sociale cohesie Vanzelfsprekend vraagt de sociale cohesie van een team extra aandacht bij flexibel werken. Medewerkers zijn immers niet meer allemaal tegelijk op dezelfde plaats aan het werk. Toch is de angst dat men elkaar helemáál niet meer ziet, ongegrond. Het kantoor vervult een belangrijke functie als ontmoetingsplek, medewerkers blijven behoefte houden aan regelmatige ontmoetingen ‘in het echt’. In een flexibele werkcultuur heeft de leidinggevende de belangrijke taak om de sociale cohesie tussen medewerkers te behouden. Eén manier om dat te bereiken is het inzichtelijk maken van de samenhang tussen de verschillende resultaatgebieden van individuele medewerkers die uiteindelijk gezamenlijk het afdelingsresultaat bepalen. Een andere manier om de sociale cohesie te bevorderen, is het formuleren van en in de praktijk sturen op teamwaarden en normen. Sociale activiteiten met het team organiseren (bijvoorbeeld werkoverleg met een lunch of borrel) is een goede manier om de sociale binding te vergroten. Tenslotte is transparante communicatie binnen het team cruciaal voor een goede sociale teamcohesie.

Pagina 8 van 14

sociale media Een oplossing om de sociale cohesie in een HNW organisatie te verbeteren is het gebruik van sociale media. Software die erop gericht is dat collega’s elkaar snel weten te vinden. Dat ze in één oogopslag zien welke werkplekken vrij zijn. Maar ook dat ze even bij kunnen praten. Over hun werk, hun gezin of hun vakantie. De oplossing CU, een voorbeeld van sociale media CU is een oplossing die “ziet” waar mensen zijn in een gebouw. Op basis hiervan zijn er tal van mogelijkheden die hieronder beschreven zijn. Webportaal Gebruikers kunnen op het webportaal inloggen. Het webportaal is toegankelijk vanuit pc's, laptops, tablets en smartphones. Buddylijst Op het webportaal kun je een persoonlijke collegalijst, oftewel een buddylijst samenstellen. De software gebruikt de buddylijst om een overzicht van collega's die aanwezig zijn te genereren. Plattegrond Op het webportaal kun je bovendien de locatie van je collega’s opvragen. De locatie wordt getoond op een plattegrond. Je ziet overigens alleen collega's die hiervoor toestemming hebben verleend.

Pagina 9 van 14

Zo werkt sociale media CU bij binnenkomst Mogelijkheid 1 Iedere deelnemende medewerker krijgt automatisch een bericht met waar zijn 'buddies' in het gebouw zijn zodra hij voor de eerste keer die dag in bereik van het WiFi kantoornetwerk komt. Deze suggestie wordt met een slim algoritme samengesteld, zodat je altijd bij de meest relevante buddies wordt geplaatst. Mogelijkheid 2 Medewerkers houden bij binnenkomst hun pas voor een kaartlezer. CU meldt vervolgens de locatie van de aanwezige ‘buddies’. Deze suggestie wordt met een slim algoritme samengesteld, zodat je altijd bij de meest relevante buddies wordt geplaatst. Sms of WhatsApp verzoek Door het versturen van een sms of WhatsApp naar CU kan de buddylijst opgevraagd worden. CU meldt vervolgens per sms of WhatsApp de locatie van de aanwezige “buddies”. Privézones Bepaalde delen van het gebouw kunnen gedefinieerd worden als ‘privézone’. Zodra een collega zich in deze zone begeeft zal CU alleen maar aangeven dat de collega zich in een privézone bevindt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een toiletgroep of de hrm-afdeling. Goedkeuring vooraf Of een andere collega mag weten waar jij zit bepaal je op het webportaal. Met ‘locatiegoedkeuring’ geef je aan of een bepaalde collega mag weten waar jij je bevindt. Zet je locatiegoedkeuring uit, dan kan iedereen zien waar je bent. Smartphone & Tablet Op een smartphone en tablet (iPhone, iPad, Android, Blackberry, Nokia, Windows) kan een medewerker op een plattegrond snel en eenvoudig zien of iemand aanwezig is en waar zij of hij zich bevindt. Plaatsbepaling De plaatsbepaling van medewerkers gebeurd op twee manieren. Via het WIFI netwerk kan draadloos bepaald worden waar telefoons, tablets en laptops zijn. De eigenaren van deze apparaten zijn daarmee ook gelijk gevonden. Daarnaast kan via het bekabelde netwerk bepaald worden wie achter een PC op een flexibele werkplek zit.

Pagina 10 van 14

Unified Communication Er zijn verschillende mogelijkheden om de sociale media CU te koppelen met een Unified Communicatie systeem. Een van de mogelijkheden is om de locatie van medewerkers te tonen in een chat cliënt zoals te zien is in onderstaand voorbeeld.

Pagina 11 van 14

PersoneelsInformatie Met de Personeelsinformatie module kan sociale media CU informatie uitwisselen met een aantal personeelsinformatiesystemen. Op deze manier kan gezocht worden op bijvoorbeeld BHV-vaardigheden, functie, specifieke kennis of een locatie. Voorbeelden:

✔

Zoek BedrijfsHulpVerlening (BHV) Met de ‘Zoek BHV’-functionaliteit kan CU op het webportaal en smartphones snel en eenvoudig de aanwezigheid en locatie van BHV'ers aangeven.

✔

Zoek Vergaderruimte Met de ’Zoek Vergaderruimte’-functionaliteit doet CU dat voor beschikbare vergaderruimtes in de buurt.

✔

Zoek Kennis / Afdeling / Accountteam Een bepaald accountteam nodig? Behoefte aan specifieke kennis? Op zoek naar een afdeling? Ook deze kan CU snel en makkelijk vinden.

Meerdere vestigingen Het is mogelijk om CU te gebruiken over meerdere vestigingen. Hierdoor is het mogelijk om te zien of een collega in huis is of op een andere vestiging. Virtual Lock, Laptop en Tablet beveiliging De Virtual Lock module is een alarmfunctionaliteit voor laptops, iPads en andere tablets. In geval van een poging tot diefstal zal er een luid alarm klinken op alle laptops en tablets in de directe omgeving. Daarnaast ontvangt de eigenaar een sms of WhatsApp bericht. Virtual Lock monitort de laptops en tablets via het WiFi-netwerk. Wanneer het alarm is ingeschakeld, zal het alarm afgaan bij verplaatsing van de laptop of de tablet. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) De MVO module maakt het mogelijk om op basis van het aantal aanwezige personen in een bepaalde ruimte of op een verdieping, de verwarming, koelingen en verlichting te sturen. Feitelijk wordt de energiebehoefte aangesloten op CU. Zodat in rustige tijden niet het hele gebouw gebruikt wordt door medewerkers en bij drukke tijden het energieverbruik wordt geoptimaliseerd. Een mens levert normaal gesproken 75 Watt aan energie af aan zijn omgeving. Op basis hiervan is te berekenen hoeveel verwarming of koeling noodzakelijk is.

Pagina 12 van 14

Managementrapportage De managementrapportage module geeft informatie over de bezettingsgraad per zone en/of verdieping en over de frequentie van gebruik van werkplekken en vergaderruimtes. Tevens is er de optie rapportagegegevens te downloaden.

Team dashboard De Team dashboard module geeft managers een overzicht van de locatie van medewerkers van zijn team. Indien gekoppeld kan ook weergegeven worden dat medewerkers vanuit huis aan het werk zijn. Meer informatie? Heeft u vragen of wenst u meer informatie bel ons gerust voor een afspraak. Wij komen graag bij u langs. Onze telefoonnummer is 070 2040158. Artikelen Automatiserings Gids en Computable Op www.12CU.com staan links naar artikelen van Automatiserings Gids en Computable over de CU implementatie op het Oracle hoofdkantoor in Utrecht.

Pagina 13 van 14

Contact gegevens 12CU b.v. Email:

[email protected]

Website:

www.12CU.com

Telefoon:

070 2040158

Contactpersoon:

Eric Vermaat

Social Media Linkedin:

linkedin.com/company/2585531

Facebook:

facebook.com/pages/12CU

Twitter:

twitter.com/12CU_com

Kantoor Den Haag Saturnusstraat 60 2516 AH Den Haag Kantoor Zaltbommel De Virieusingel 4 5301 GB Zaltbommel Postadres Postbus 223 5300 AE Zaltbommel

Pagina 14 van 14