Het nieuwe werken zonder nieuwe kantooromgeving Onderzoek naar het belang van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken

Het nieuwe werken zonder nieuwe kantooromgeving Onderzoek naar het belang van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken

Het nieuwe werken zonder nieuwe kantooromgeving Onderzoek naar het belang van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken

Het nieuwe werken zonder nieuwe kantooromgeving Onderzoek naar het belang van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken

Nadine Wessels 9 januari 2012 Opleiding Facility Management Hanzehogeschool Groningen

2

In opdracht van Gea Posthumus en Jan Gerard Hoendervanger Kenniscentrum Noorderruimte, Atelier Mens en Omgeving, Onderzoeksprogramma Workspace Design Hanzehogeschool Groningen

3

Management Samenvatting Het nieuwe werken is een breed begrip. In de literatuur zijn vele definities te vinden, een overeenkomst hierin is het samenspel tussen de fysieke, de virtuele en de mentale werkomgeving. Echter is aandacht voor deze drie aspecten nog geen garantie voor een succesvolle implementatie van het nieuwe werken. Een perfecte aanpak voor het nieuwe werken bestaat niet en dit maakt het voor organisaties moeilijk om de juiste keuzes te maken. Hoe weet een organisatie welke keuzes van cruciaal belang zijn voor de implementatie van het nieuwe werken? Dit onderzoek richt zich op het aspect van de fysieke werkomgeving en zal uitsluitsel bieden over het belang van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken. Er is gekozen voor een kwalitatief onderzoek. Er zijn diepte-interviews afgenomen met respondenten uit zeer diverse bedrijven. De respondenten vertegenwoordigen kleine, middelgrote en grote bedrijven. De organisaties bevinden zich in de profit- en non-profit sector. Er zijn vijf face-to-face interviews afgenomen en twaalf telefonische interviews. Daarnaast is er een literatuuronderzoek uitgevoerd. Het uitgangspunt van dit onderzoek is om het belang van veranderingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken te onderzoeken. De hoofdvraag tijdens dit onderzoek is als volgt geformuleerd: ‘In hoeverre zijn veranderingen in de fysieke werkomgeving een kritische succesfactor voor het nieuwe werken?’ Uit het kwalitatief onderzoek is gebleken dat de uitkomsten op deze hoofdvraag zeer divers zijn. Het is daarom niet mogelijk om een sluitend antwoord te geven op deze vraag. Negen respondenten zijn van mening dat het een succesfactor is, terwijl acht respondenten van mening zijn dat het geen succesfactor is. Ondanks dat er geen sluitend antwoord te geven is op bovenstaande hoofdvraag, kan er wel gesteld worden dat veranderingen in de fysieke werkomgeving een sterke toegevoegde waarde kunnen leveren bij de implementatie van het nieuwe werken. Aanpassingen in de werkomgeving kunnen het acceptatieniveau verhogen, het maakt de verandering naar het nieuwe werken tastbaar en het kan het gemis van een vaste werkplek deels opvangen. Door een inspirerende werkomgeving voelen medewerkers zich prettig op hun werk, ze zijn creatiever en dit komt ten goede van de gepercipieerde arbeidsproductiviteit. Daarnaast is een tevreden medewerker minder vaak ziek en hierdoor daalt het ziekteverzuim. Binnen de drie aspecten bricks, bytes and behaviour, speelt de fysieke werkomgeving een belangrijke rol. Organisaties moeten zich er echter wel van bewust zijn dat de fysieke werkomgeving een middel is om de mentaliteitsverandering te ondersteunen. Uiteindelijk moeten de mensen het doen, zij moeten de wil en de verantwoordelijkheid tonen om te zorgen dat het nieuwe werken succesvol geïmplementeerd wordt. In combinatie met de veranderingen in de fysieke en virtuele omgeving, kan deze mentaliteitsverandering makkelijker bereikt worden, waardoor de implementatie van het nieuwe werken een grotere kans van slagen heeft. 4

Voorwoord Met dit onderzoek rond ik mijn opleiding Facility management af aan de Hanzehogeschool Groningen. Dit onderzoek heeft plaatsgevonden binnen het onderzoeksprogramma Workspace Design van het Kenniscentrum Noorderruimte aan de Hanzehogeschool Groningen. Workspace Design richt zich op vier pijlers namelijk, management en gedrag, de omgeving en het ontwerp en de wisselwerking hierin. Met deze focus ben ik het afstudeertraject ingegaan en ik kwam vrij snel uit bij het nieuwe werken. Er wordt veel gezegd over dit onderwerp, maar in hoeverre wordt dit daadwerkelijk onderzocht? Vanuit mijn persoonlijke interesse voor de wat hardere kant, namelijk de huisvesting zelf, kwam ik uit bij de fysieke werkomgeving. Het viel op dat bij organisaties die zich bezig houden met het nieuwe werken, er vaak aanpassingen in de fysieke werkomgeving worden gedaan. De vraag ontstond in hoeverre deze aanpassingen van belang zijn voor het nieuwe werken. Na wat vooronderzoek bleek er op dit gebied nog relatief weinig onderzocht te zijn en kennisdeling aangaande dit onderwerp is gewenst. Daarom is ervoor gekozen om uit te zoeken of alle tijd, geld en moeite die gestoken wordt in veranderingen in de fysieke werkomgeving wel noodzakelijk is. Dit leidt tot de uiteindelijke vraag of veranderingen in de fysieke werkomgeving een succesfactor zijn voor het nieuwe werken. Verder wil ik graag een aantal personen bedanken die mee hebben geholpen om dit onderzoek tot stand te brengen. Dankzij hun bereidheid en inzet ben ik gekomen tot het product wat nu voor u ligt. Als eerste dank aan mijn opdrachtgevers, Gea Posthumus en Jan Gerard Hoendervanger. Onder andere dankzij hun input gedurende dit gehele onderzoek en de fijne samenwerking, is dit voor mij een goede periode geweest waarin ik veel heb geleerd, hierdoor heb ik een beter product op kunnen leveren. Daarnaast wil ik in het bijzonder mijn twee onderzoekscollega’s bedanken, Melvin Mulder en Anton Penninga, dankzij de leuke samenwerking, het geven en ontvangen van feedback en de onderlinge interactie, heb ik veel geleerd en deze periode als zeer prettig ervaren. Ik kijk hier met veel plezier op terug. Als laatste wil ik alle respondenten bedanken die hebben meegewerkt aan dit onderzoek. Ook dank aan de personen uit mijn persoonlijke netwerk die mij hebben geholpen om respondenten te vinden. Groningen, 9 januari 2012 Nadine Wessels

5

Inhoudsopgave Inleiding............................................................................................................................................................ 8 2. Vraagstelling ............................................................................................................................................... 10 2.1 Centrale onderzoeksvraag .................................................................................................................... 10 2.2 Subvragen ............................................................................................................................................ 10 2.4 Specificatie onderzoeksvraag ................................................................................................................ 10 3. Methode..................................................................................................................................................... 12 3.1 Onderzoekstraject ................................................................................................................................ 12 3.2 Methode van onderzoek ....................................................................................................................... 12 3.3 Literatuuronderzoek ............................................................................................................................. 12 3.4 Kwalitatief onderzoek ........................................................................................................................... 13 3.5 Doelgroep ............................................................................................................................................ 13 3.5.1 Soort bedrijf .................................................................................................................................. 13 3.5.2 Geïnterviewde organisaties ........................................................................................................... 14 3.5.3 Functies ........................................................................................................................................ 15 3.6 Benaderen organisaties.................................................................................................................... 15 3.7 Uitvoering ............................................................................................................................................ 16 3.8 Verwerking ...................................................................................................................................... 17 4. Literatuuronderzoek ................................................................................................................................... 18 4.1 Organisatie ........................................................................................................................................... 18 4.1.1 War for talent ............................................................................................................................... 18 4.1.2 Imago............................................................................................................................................ 19 4.1.3 Identiteit ....................................................................................................................................... 19 4.1.4 Productiviteit ................................................................................................................................ 19 4.1.5 Acceptatieniveau .......................................................................................................................... 19 4.1.6 Invloed medewerkers .................................................................................................................... 19 4.2 Medewerkers ....................................................................................................................................... 19 4.2.1 Productiviteit ................................................................................................................................ 20 4.2.2 Creativiteit .................................................................................................................................... 20 4.2.3 Tevredenheid ................................................................................................................................ 20 4.2.4 Acceptatieniveau .......................................................................................................................... 20 4.2.5 Flexibiliteit .................................................................................................................................... 20 4.3 Samenspel ............................................................................................................................................ 21 5. Resultaten .................................................................................................................................................. 22 5.1 Welke veranderingen hebben bij organisaties in de fysieke omgeving plaatsgevonden voor het nieuwe werken? ..................................................................................................................................................... 22 5.2 Wat is de toegevoegde waarde van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken? 23 5.2.1 Effect van aanpassingen ................................................................................................................ 23 5.2.3 Reden aanpassing ......................................................................................................................... 24 5.2.4 Invloed productiviteit .................................................................................................................... 25 5.3 In hoeverre ervaren organisaties die het nieuwe werken in de praktijk hebben ingevoerd een verandering in de fysieke werkomgeving als een Kritische succesfactor voor het nieuwe werken? .............. 26 5.3.1 Belang van aanpassingen............................................................................................................... 26 5.3.2 Verantwoording van belang .......................................................................................................... 26 5.3 Overige resultaten ................................................................................................................................ 28 6. Financiële onderbouwing ............................................................................................................................ 31 6.1 Kosten .................................................................................................................................................. 31 6.2 Opbrengsten ........................................................................................................................................ 31 7. Conclusie .................................................................................................................................................... 33 7.1 Welke veranderingen hebben bij organisaties plaatsgevonden in de fysieke werkomgeving voor het nieuwe werken?......................................................................................................................................... 33 7.2 Wat is de toegevoegde waarde van aanpassingen in de fysieke werkomgeving binnen het nieuwe werken? ..................................................................................................................................................... 33 7.3 In hoeverre ervaren bedrijven die het nieuwe werken in de praktijk hebben ingevoerd een verandering in de fysieke werkomgeving als een kritische succesfactor voor het nieuwe werken? .................................. 34

6

7.4 hoeverre zijn veranderingen in de fysieke werkomgeving een kritische succesfactor voor het nieuwe werken?” ................................................................................................................................................... 35 8.Discussie ...................................................................................................................................................... 36 8.1 Relatie met andere literatuur................................................................................................................ 36 8.2 Verbeterpunten .................................................................................................................................... 36 8.3 Mogelijke vervolgonderzoeken ............................................................................................................. 36 Literatuurlijst en bronvermelding .................................................................................................................... 38

7

Inleiding Zwemmend in een datarivier met informatie over het nieuwe werken, bijna verdrinkend. Hoe meer men vind, hoe onduidelijker het wordt. Het begrip ‘het nieuwe werken’ is inmiddels een kapstokbegrip geworden waar veel aan opgehangen wordt. Een aantal definities van het nieuwe werken staan hieronder beschreven: Consultant Bas van de Haterd definieert in zijn boek ‘Werken nieuwe stijl’ (2010) het nieuwe werken als volgt: “Werken nieuwe stijl heeft praktisch gezien drie peilers waar het op leunt: technologie, werkplek en cultuur. Wanneer een organisatie aan de slag gaat met de nieuwe stijl van werken zullen alle drie deze peilers in acht genomen moeten worden.” Michel Mooij omschrijft het nieuwe werken op zijn website als volgt: “Het nieuwe werken is de manier van werken waarmee de early adopters van de nieuwste (mobiele) communicatieen informatietechnologie, reageren op de nieuwe mogelijkheden (om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken) en de gevolgen, om deze manier van werken in organisaties en hun omgeving te integreren”. Ruurd Baane, Patrick Houtkamp en Marcel Knotter stellen in het boek ‘Het nieuwe werken ontrafeld’(2010) dat het nieuwe werken bestaat uit vier deeldisciplines namelijk: “tijd- en plaatsonafhankelijk werken (anyplace, anytime), medewerkers sturen op resultaat (manage your own work), vrij toegang hebben tot en gebruik kunnen maken van kennis, ervaringen en ideeën (unlimited access and connectivity) en het creëren van flexibele arbeidsrelaties (my size fits me).” Elk van deze definities geven een goede weergave van het begrip het nieuwe werken. Voor de helderheid van dit onderzoek wordt de definitie gehanteerd van Ruurd Baane, Patrick Houtkamp en Marcel Knotter. Het nieuwe werken is een veel besproken onderwerp waar de afgelopen jaren steeds meer aandacht voor is ontstaan. Een reden hiervoor is dat organisaties zich in een veranderende omgeving bevinden, waarin technologische ontwikkelingen zich steeds sneller opvolgen. Dit maakt een andere manier van werken mogelijk. ICT: Door de ontwikkelingen op ICT gebied is het mogelijk om kennis overal beschikbaar te stellen. Dit betekent dat het werk overal uitgevoerd kan worden en dat een medewerker dus niet meer gebonden is aan zijn werkplek. Bij veel organisaties die overstappen naar het nieuwe werken, wordt er dan ook vaak voor gekozen om hun medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk te laten werken. Ze hoeven dus niet verplicht van negen tot vijf op het kantoor te zijn en kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om thuis te gaan werken. Door de mogelijkheden van ICT is ook een andere manier van samenwerken mogelijk. Door middel van video- conferencing en skype is het mogelijk om grote afstanden te overbruggen en kan er effectiever samengewerkt worden. Mentaliteit: Een nieuwe manier van werken vraagt verder om een nieuwe manier van denken. Dit betekent dat er een mentaliteitsverandering plaats moet vinden bij de organisatie. Daar worden zowel de medewerkers als de managers onder verstaan.

8

Medewerkers krijgen meer vrijheid en flexibiliteit en kunnen hun werk overal uitvoeren, onafhankelijk van de tijd of de plaats. Ze hebben vaak geen eigen werkplek meer en kunnen nu ook buiten het kantoor gaan werken. Met deze verandering moeten ze leren omgaan. Voor de managers betekent dit een nieuwe manier van leidinggeven, waarin het gaat om vertrouwen en sturen op output. De rol verandert van een sturende, naar een coachende rol. Fysiek: Verder ziet men vaak dat organisaties die overgaan naar het nieuwe werken, kiezen voor een aanpassing in de fysieke werkomgeving. Doordat het mogelijk is voor medewerkers om zelf te kiezen waar ze gaan werken, verandert de rol van het kantoor. Er worden activiteitgerelateerde werkplekken gerealiseerd met allerlei verschillende functies, allemaal bedoeld om de medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen in zijn werkzaamheden. Een kant en klaar recept voor een succesvolle invoering van het nieuwe werken is echter niet te vinden. Dit is ook niet mogelijk, aangezien elke organisaties andere doelen en behoeftes heeft. Een standaard voor het nieuwe werken is dan ook niet op te stellen, toch komen vaak dezelfde elementen terug, zo wordt er bij het nieuwe werken vaak drie elementen aangekaart: de bricks, bytes and behaviour. Ook wel bekend als de fysieke, mentale en virtuele omgeving. Als er gekeken wordt naar de fysieke omgeving, is er te zien dat verschillende bedrijven vaak veel investeren in een spectaculaire werkomgeving. Er zijn activiteitgerelateerde werkruimtes, zowel formeel als informeel en er zijn vaak leuke elementen aangebracht, zoals innovatieve zitjes en een aantrekkelijke koffiehoek. Bij Google in Zwitserland hebben ze zelfs een heuse glijbaan geïnstalleerd. Echter door de komst van het nieuwe werken, werken steeds meer medewerkers buiten het kantoor. De vraag ontstaat hoe belangrijk deze werkomgeving nog is. Is het voor een organisatie belangrijk om de huisvesting aan te passen bij de implementatie van het nieuwe werken, of kan het geld beter besteedt worden in een tijd van crisis? In het boek ‘The art of Working’(2005) van Erik Veldhoen wordt ingegaan op de manier waarop technologische ontwikkelingen invloed zullen hebben op de werkomgeving. In 1994 vroeg Erik Veldhoen zich al af wat tegenwoordig nog de toegevoegde waarde van een kantoor is in zijn boek ‘Kantoren bestaan niet meer’. Het schijnt dat een goede werkomgeving onder andere kan zorgen voor een hogere productiviteit en minder ziekteverzuim. Maar is deze werkomgeving nog wel op het kantoor? Misschien werken medewerkers wel veel liever in de tuin of op de bank. Organisaties moeten zich afvragen of een aanpassing in de werkomgeving van belang is voor een succesvolle implementatie van het nieuwe werken. Het doel van dit onderzoek is om hier meer informatie te verschaffen aangaande de fysieke werkomgeving. Verder geeft het onderzoek antwoord op de vraag in hoeverre veranderingen in de fysieke werkomgeving een succesfactor zijn voor een succesvolle implementatie van het nieuwe werken.

9

2. Vraagstelling In dit hoofdstuk worden de hoofdvraag en deelvragen benoemd met daarnaast een specificatie van de begrippen. 2.1 Centrale onderzoeksvraag “In hoeverre zijn veranderingen in de fysieke werkomgeving een kritische succesfactor voor het nieuwe werken?” 2.2 Subvragen   

Welke veranderingen hebben bij organisaties plaatsgevonden in de fysieke werkomgeving voor het nieuwe werken? Wat is de toegevoegde waarde van aanpassingen in de fysieke werkomgeving binnen het nieuwe werken? In hoeverre ervaren bedrijven die het nieuwe werken in de praktijk hebben ingevoerd een verandering in de fysieke werkomgeving als een kritische succesfactor voor het nieuwe werken?

2.3 Doel onderzoek Het doel van dit onderzoek is het verzamelen van kennis in het kader van het onderzoeksprogramma Workspace Design binnen het Kenniscentrum Noorderruimte. Vervolgens zal dit onderzoek ter kennisdeling beschikbaar worden gesteld, aangezien er behoefte bestaat voor het behandelde onderwerp. 2.4 Specificatie onderzoeksvraag Fysieke werkomgeving: De website Encyclo verstaat onder de fysieke werkomgeving: “de fysieke omgeving op het werk, met daarin de opstelling van bureaus, verlichting, ventilatie enz.” Deze definitie is aardig gedateerd en is volgens Michel Mooij breder, hij stelt namelijk: “De fysieke werkomgeving is de ruimte waar de werkzaamheden worden verricht. Dat kan zijn op kantoor, maar evengoed, op een bankje op het station, in de trein, thuis, of waar dan ook. Een deel van die omgeving heeft de organisatie zelf onder controle en een deel bevindt zich in de openbare omgeving. De fysieke omgeving is dus niet de omgeving van informatiesystemen.” De TU Delft sluit hierbij aan met een gelijksoortige definitie: “De werkplek is elke locatie, binnen of buiten, waar een werknemer de werkzaamheden uitoefent in opdracht van zijn leidinggevende”. Dit onderzoek richt zich uitsluitend op de kantoorgebonden fysieke werkomgeving, aanpassingen in andere werkomgevingen waar de organisatie geen controle over heeft, worden niet meegenomen.

10

Kritische Succes Factor: Door de literatuur wordt gesteld: “Factoren waarvan het slagen of mislukken van een activiteit of onderneming vanaf hangt. KSF hebben meestal betrekking op kwaliteit, prijs, benodigde levertijd, e.d.” In dit geval heeft het betrekking op het slagen of mislukken van de implementatie van het nieuwe werken. (Bron: Wikipedia, Taaladvies en Encyclo) Het nieuwe werken: Tijdens dit onderzoek is de definitie van Baane, Houtkamp en Knotter (2006) aangehouden. Zij stellen dat het nieuwe werken bestaat uit vier deeldisciplines: “Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, creëren van flexibele arbeidsrelaties, volledige toegang tot kennis en ervaringen en medewerkers sturen op resultaat”. Veranderingen: Veranderingen in de fysieke werkomgeving hebben betrekking op veranderingen in de huisvesting binnen een kantoorgebouw van een organisatie.

11

3. Methode In dit hoofdstuk wordt de methode van onderzoek beschreven en verantwoord. Er is gekozen voor kwalitatief onderzoek, in combinatie met literatuuronderzoek. Dit zal hieronder verder toegelicht worden. 3.1 Onderzoekstraject Het onderzoekstraject is gestart met een oriënterende periode. In deze periode van vijf weken is het onderzoeksonderwerp bepaald. Dit onderwerp is ontstaan door middel van het uitvoeren van literatuuronderzoek, informatievergaring door middel van congressen en seminars en gesprekken met ervaringsdeskundigen. Na deze periode is het definitieve onderwerp vastgesteld en is het onderzoeksvoorstel opgeleverd. 3.2 Methode van onderzoek De methode die is uitgekozen voor dit onderzoek, is een kwalitatief onderzoek in combinatie met een literatuuronderzoek. De combinatie van een literatuuronderzoek en een kwalitatief onderzoek zorgt voor resultaten voortkomend uit de praktijk, die vervolgens aangevuld kunnen worden met informatie uit de literatuur, wat de validiteit vergroot. Daarnaast wordt voor kwalitatief onderzoek gekozen, omdat dit een verkennend onderzoek is. Door het deels- gestructureerde interview is het mogelijk om precieze en diepgaande informatie te vergaren. Het onderzoek wil uitwijzen in hoeverre veranderingen in de werkomgeving een succesfactor zijn, dit wordt onderzocht door middel van diepte- interviews. Door het houden van interviews met personen uit organisaties die veranderingen in de werkomgeving hebben ervaren, zijn antwoorden verkregen op de centrale vraag. Daarnaast is het literatuuronderzoek van belang om te kijken in hoeverre resultaten uit de literatuur overeenkomen met de resultaten uit het kwalitatief onderzoek, of juist verschillen. 3.3 Literatuuronderzoek Tijdens het literatuuronderzoek is er getracht om op een brede wijze informatie te vergaren. Ten eerste is de informatie vergaard via verschillende boeken, die grotendeels betrekking hebben op het nieuwe werken. Een paar voorbeelden hiervan zijn: ‘Ruimte voor het nieuwe werken’ (2009) door Michel Mooij, ‘Het nieuwe werken ontrafeld’(2010) door Baane R. Houtkamp. P en Knotter M, (2010) en ‘The art of working’ (2008) door E. Veldoen. Daarnaast zijn er verschillende vakbladen gebruikt, vooral op het gebied van Facility Management. Een aantal voorbeelden hiervan zijn: Facility Management Magazine, Facility Management Nederland en Facilitair en gebouwbeheer. Er is veelvuldig gebruik gemaakt van het internet tijdens het literatuuronderzoek. Via kennisbanken zoals de HBO Kennisbank en de digitale bibliotheek van de RUG zijn verschillende onderzoeken gebruikt als achtergrond voor dit onderzoek. Binnen deze kennisbanken zijn een aantal databases gebruikt, waaronder Picarta, Ebsohostcomplete en Thesaurius. Verder zijn door het Center for People and Buildings verschillende onderzoeken op het gebied van kantooromgevingen beschikbaar gesteld.

12

Via Google en Google Scholar zijn verschillende zoektermen gebruikt om informatie te vergaren, een paar voorbeelden hiervan zijn: ‘fysieke werkomgeving’, ‘het nieuwe werken’ en ‘invloed werkomgeving’. Tenslotte is er literatuur beschikbaar gesteld door het Kenniscentrum Noorderruimte, waaronder ‘De breinwerker’ (2009). 3.4 Kwalitatief onderzoek Er wordt gekozen voor het houden van diepte- interviews die deels gestructureerd zijn. De interviews worden opgedeeld in drie onderdelen, namelijk: Het nieuwe werken, de fysieke werkomgeving en de eigen fysieke werkomgeving. Op deze manier wordt er op een gestructureerde manier informatie vergaard. Binnen deze onderwerpen zijn een aantal vaste vragen opgesteld, maar binnen het interview is ruimte voor extra vragen. Er zijn zeventien interviews afgenomen bij bedrijven gepositioneerd in heel Nederland en één organisatie uit België. Er zijn vijf face-to-face interviews afgenomen, in lengte variërend van 40 minuten tot anderhalf uur en twaalf telefonische interviews, in lengte variërend van 25 minuten tot 45 minuten. De voorkeur lag bij face-to-face interviews, maar vanwege de tijdspanne en de soms lange reistijd is er voor gekozen om te volstaan met een aantal telefonische interviews. 3.5 Doelgroep De doelgroep zijn organisaties die het nieuwe werken (deels) hebben geïmplementeerd of adviesbureaus met kennis aangaande het nieuwe werken. Tijdens dit onderzoek zijn er zeventien interviews afgenomen uit zeer diverse organisaties. De respondenten werken bij organisaties die op verschillende tijden zijn begonnen met het nieuwe werken. Door de grote variëteit aan jaartallen wordt aangetoond dat de antwoorden niet afhankelijk zijn van de fase waarin het nieuwe werken zich bevind. De organisaties zijn in contact gekomen met het nieuwe werken tussen 1995 en 2010. 3.5.1 Soort bedrijf Er zijn respondenten van verschillende soorten organisaties geïnterviewd, deze zijn onder te verdelen in een aantal groepen namelijk: Klein bedrijf: tot 25 personen Middelgroot bedrijf: 25 tot 250 personen Groot bedrijf: 250 of meer personen Er zijn zes respondenten van kleine bedrijven geïnterviewd, vier respondenten van een middelgroot bedrijf en zeven respondenten van een groot bedrijf. Binnen het groot bedrijf vallen twee overheidsorganisaties. Hun bevindingen worden apart vermeld. Binnen het middelbedrijf bevinden zich twee adviesbureaus en binnen het klein bedrijf bevinden zich vijf adviesbureaus. De respondenten van adviesbureau vertellen over hun eigen ervaringen en wat ze zien bij andere organisaties. Drie van deze adviesbureaus hebben geen kantoor en bevinden zich binnen het klein bedrijf. Er is voor deze indeling gekozen om inzichtelijk te krijgen of antwoorden van deze organisaties uiteen zouden lopen.

13

3.5.2 Geïnterviewde organisaties De geïnterviewde organisaties zijn divers, zowel in grootte als in core business. Hieronder worden deze bedrijven benoemd en wordt de core business beschreven. Groot bedrijf:  Essent: Dit is een energiebedrijf dat gas, elektriciteit, warmte en energiediensten levert aan consumenten en bedrijven.  Schiphol: Deze organisatie bestaat uit het Eviation- en non Eviaton deel, het non Eviation deel bestaat real estate, winkeltjes, horeca, waar Schiphol acteert als bedrijf.  Achmea: Dit is de grootste verzekeringsmaatschappij van Nederland.  Tennet: Dit is een landelijke netwerkbeheerder voor hoogspanning, het verzorgen van alle losse kabels en leidingen, inclusief alle stations. Verder verzorgt Tennet het transport van energiecentrales, ook bij commerciële organisaties zoals Enexis. Waarvan twee overheidsorganisaties:  Belastingsdienst: Deze organisatie houdt zich bezig met de inning en heffing van belastingen.  AgentschapNL: Een agentschap is een zelfstandig onderdeel van een ministerie. Een agentschap heeft een eigen directie en een eigen winst- en verliesrekening. AgentschapNL is een fusie van meerdere agentschappen van ministeries. Middelgroot bedrijf:  Draaijer en Partners Groningen: Dit is een adviesbureau op het gebied van huisvestingsadvies en managementdiensten. Dit geldt voor zowel verbouw, als nieuwbouw.  Draaijer en Partners Bunnik: Idem als bovenstaande uitleg.  Drentea: Dit is een organisatie met dienstverlening op het gebied van kantoormeubelen, echter bieden zijn een breed scala aan diensten aan namelijk: Huisvestingadvies, conceptontwikkeling, interieurarchitectuur, custom made projectmanagement, productie en realisatie.  Aurelium Club: Deze organisatie levert, optimaliseert en onderhoudt de ICTinfrastructuur. Klein bedrijf:  Proven Workspace: Dit is een huisvestingsadviesbureau moet een sterke focus op het nieuwe werken.  PMTD: Dit is een organisatie die zich richt op projectmanagement en adviesorganisatie. Hier vallen vraagstukken onder op het gebied van organisatie, proces en ICT.  Were2: Dit is een adviesbureau op het gebied van strategische veranderingen binnen organisaties.  Wortell: Deze organisatie bieden brede pakketten aan op het gebied van Microsoft oplossingen. Het menselijk proces staat hierin centraal. Verder met een sterke focus op het nieuwe werken..  YNNO: Adviesbureau gericht op nieuwe manieren van werken,

14

3.5.3 Functies Er zijn respondenten geïnterviewd uit diverse organisaties, met diverse functies. 1. Hoofd Corporate Real Estate en FM 2. Projectmanager Group Facility Services 3. Manager Facilitaire zaken, Programmamanager 4. Portfoliomanager Real Estate 5. Centrum Facilitaire Dienstverlening, beleidsadviseur het nieuwe werken 6. Interim P&O adviseur 7. Lid managementteam, conversation manager 8. Drie maal Huisvestingsadviseur 9. Key account manager 10. Manager Vastgoed en Gebiedsontwikkeling 11. Account manager 12. Vier maal Directeur 3.6 Benaderen organisaties De eerste stap was het benaderen van organisaties naar aanleiding van contacten die waren opgedaan tijdens de bezochte congressen en seminars in het kader van het nieuwe werken. Vijf van de vijftien benaderde personen waren bereid om mee te werken aan een interview. Daarnaast is er gezocht binnen het persoonlijke netwerk en daaruit zijn drie reacties voortgekomen. Verder zijn er meerdere discussies uitgezet in verschillende digitale groepen door middel van social media. Specifiek is er gebruik gemaakt van LinkedIn, Facebook en Twitter. Uit Facebook en Twitter zijn geen reacties naar voren gekomen, maar vanuit LinkedIn zijn vijf respondenten van organisaties gevonden die bereid waren tot een interview. Via ‘hetnieuwewerkenblog.nl’ zijn tien personen benaderd en er zijn vier respondenten die bereid waren tot een interview. De organisaties die gevonden zijn naar aanleiding van de bezochte congressen en seminars zijn benaderd via de e-mailadressen die ter beschikking waren gesteld tijdens de congressen en seminars. De organisaties uit het persoonlijke netwerk zijn benaderd via de e-mail, of via de telefoon. Via LinkedIn zijn een aantal discussies uitgezet binnen groepen die betrekking hebben op dit onderzoek. Denk hierbij aan groepen aangaande het nieuwe werken en organisaties die opereren op het gebied van Human Resource Management.(HRM) Hieruit zijn een vijftal reacties voortgekomen. De vraag die onder andere werd uitgezet was: ‘Op zoek naar organisaties waar het nieuwe werken is geïmplementeerd, wie is bereid om mee te werken met een onderzoek over de fysieke werkomgeving en een aantal vragen te beantwoorden van ongeveer een half uur. Medewerking zou enorm gewaardeerd worden.’ Het viertal respondenten die benaderd zijn via ‘hetnieuwewerkenblog.nl’ konden benaderd worden omdat het e-mailadres genoemd was op de site. Op het moment dat er een reactie kwam van de benaderde personen, werd het contact voortgezet via de e-mail, echter gaven enkele respondenten aan om liever telefonisch een afspraak te maken.

15

Tijdens het tweede contactmoment, werd de respondent hartelijk bedankt voor zijn of haar bereidheid. Verder werd er informatie over het onderwerp gegeven en werd vermeld dat het interview ongeveer een half uur zou duren. Daarna werd gevraagd welke datum zou schikken. Ook werd er gevraagd of de respondenten de interviewvragen vast wilden ontvangen. Deze lijst is niet heel strak aangehouden, maar zo hadden de respondenten een idee over wat er gevraagd zou worden. Aan het einde van het gesprek werd de respondent nogmaals bedankt voor zijn medewerking. 3.7 Uitvoering Aan het begin van zowel de face-to-face interviews, als bij de telefonische interviews is duidelijk gemaakt dat de interviewer anoniem blijft en wordt toestemming gevraagd om het gesprek op te nemen. Het gesprek wordt opgenomen zodat bij de verwerking geen essentiële informatie gemist kan worden. Er is getracht de vragen zo neutraal en objectief mogelijk te stellen, zodat de geïnterviewde niet gestuurd wordt. De toon van het gesprek was neutraal en rustig, verder is er veel gebruik gemaakt van open vragen. Daarnaast werd bij de face-to-face interviews door middel van non- verbale communicatie overgebracht dat de interviewer interesse had in wat de geïnterviewde vertelde. Bij de telefonische interview mist de non verbale communicatie en dit is opgevangen door het extra benadrukken van verbale uitdrukkingen. Bijvoorbeeld een instemmende ja, of een klein lachje, om zo aan de respondent te laten weten dat de interviewer interesse heeft in het verhaal. Er is hoofdzakelijk gebruik gemaakt van open vragen om een vertekend beeld te voorkomen. Tijdens de interviews is gecontroleerd of de interviewer en de geïnterviewde op één lijn zaten aangaande terminologie. Specifiek aangaande de begrippen: ‘het nieuwe werken’ en ‘de fysieke werkomgeving’. De gesprekken verliepen vriendelijk en de interviewer kreeg het gevoel dat de respondenten open waren in hun antwoorden. Hierdoor kan aangenomen worden dat de respondenten eerlijk waren in hun antwoorden en hierin niet werden belemmerd, bijvoorbeeld door de organisatie. Na het stellen van de vragen werd de geïnterviewde hartelijk bedankt. Er is gevraagd aan alle respondenten of ze graag het uitgeschreven interview wilden ontvangen. Één respondent heeft aangegeven dat deze graag het uitgeschreven interview ontvangt om eventuele misvattingen te voorkomen. Verder werd gevraagd of de respondenten het onderzoek wilden ontvangen en werd verteld wanneer ze weer benaderd zullen worden. Na de interviews hebben alle respondenten het uitgeschreven interview ontvangen. Het eerste interview dat gehouden is, was een telefonisch interview. Dit was afkomstig uit een persoonlijk netwerk en was geschikt voor een eerste interview. Na dit interview is gebleken dat opgepast moet worden dat de grens tussen samenvatten en sturen niet overschreden wordt. Daarnaast zijn een aantal vragen verduidelijkt. Grotendeels de opzet hetzelfde gebleven. De rest van de interviews waren hierdoor van betere kwaliteit en eventuele valkuilen zijn hierdoor voorkomen.

16

3.8 Verwerking Tijdens de verwerking is gebruik gemaakt van een factoranalyse. Van alle interviews zijn transcripten gemaakt. Vervolgens zijn van deze gesprekken samenvattingen geformuleerd met daarin de belangrijkste hoofdpunten. Deze samenvattingen zijn vervolgens gelabeld en opgedeeld in verschillende groepen. De overige resultaten, quotes en opmerkingen zijn in een apart bestand opgeslagen. De volgende stap was om de resultaten te koppelen aan de deelvragen, zoals weergegeven. Er is voor gekozen om de antwoorden op te delen in vier groepen, namelijk het kleinbedrijf, middelgroot bedrijf, groot bedrijf en overheidsinstanties. Er is voor gekozen om een student ditzelfde proces te laten doorlopen, alleen dan met één interview. Deze student kwam tot dezelfde uitkomst. Tijdens de verwerking zijn verder alle uitgeschreven interviews ter verificatie opgestuurd naar de respondenten om uit te sluiten dat antwoorden onjuist zijn verwerkt, of verkeerd zijn opgevat. Er is één respondent die opmerkte dat één uitspraak niet juist omschreven was. Dit is vervolgens aangepast.

17

4. Literatuuronderzoek In dit hoofdstuk zal een antwoord gegeven worden op onderstaande deelvraag, dit antwoord is verkregen door middel van literatuuronderzoek. In het volgende hoofdstuk zal deze vraag verder beantwoord worden middels de uitkomsten van de interviews. ‘ Wat is de toegevoegde waarde van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken? In de literatuur zijn vele voorbeelden te vinden waarin de toegevoegde waarde van aanpassingen in de fysieke werkomgeving worden beschreven. Vooral ervaringsdeskundigen zijn het vaak eens over de mogelijkheden die aanpassingen in de werkomgeving kunnen bieden. Zo geeft Michel Mooij in zijn boek ‘Ruimte voor het nieuwe werken’(2009) meerdere voorbeelden van voordelen die de werkomgeving kan bieden. Er zijn meerdere boeken waarin beschreven staat wat de kracht van de werkomgeving kan zijn, een paar voorbeelden zijn: - ‘Het nieuwe werken ontrafeld’ (2010) door Baane R. Houtkamp P. en Knotter M. - ‘Aan de slag met het nieuwe werken’ (2010) door Bijl D. - ‘The art of working’ (2008) door Veldhoen E. De website hetnieuwewerkenblog.nl bezit meer dan duizend artikelen van ervaringsdeskundigen waar meerdere malen de toegevoegde waarde van de fysieke werkomgeving wordt genoemd. Er zijn een aantal toegevoegde waardes die aan de orde komen in de literatuur. Deze worden in de volgende paragraven benoemd. Deze paragraven zijn opgedeeld in de toegevoegde waarde in de werkomgeving voor organisaties en de toegevoegde waarde in de werkomgeving voor medewerkers. 4.1 Organisatie Hieronder zullen de toegevoegde waardes genoemd worden die betrekking hebben op de organisatie. 4.1.1 War for talent Organisaties kampen met een toekomstige krapte op de arbeidsmarkt. Dit heeft als gevolg dat organisaties harder moeten werken om hun medewerkers aan te trekken en te behouden. In een artikel uit FMM door Eliza van den Anker (2011), wordt dit ook wel ‘the war for talent’ genoemd. Dit kan soms een reden zijn voor organisaties om over te stappen naar het nieuwe werken en in een onderzoek van Alliance for Work-Life Progress-AWLP (2011) wordt zelfs gesteld dat het bieden van flexibel werken cruciaal is om toptalent aan te trekken en te behouden. Het artikel van Eliza van den Anker stelt dat het managen van de facilities een belangrijk onderdeel is om ‘the war for talent’ te winnen. Een goede ondersteuning in de werkomgeving kan er voor zorgen dat medewerkers eerder geneigd zijn om te blijven en nieuwe werknemers zullen aangetrokken worden door de nieuwe werkomgeving.

18

4.1.2 Imago Verder kan een aangepaste werkomgeving invloed hebben op het imago, zoals wordt gesteld in een artikel door Alex Vermeule over Swung House(2006). Op het moment dat een organisatie er voor kiest om zijn werkomgeving aan te passen, kan dit ten goede komen van het imago. 4.1.3 Identiteit Ook bepaalt de inrichting de identiteit van de organisatie en medewerkers moeten zich hiermee kunnen identificeren, als hier een discrepantie ontstaat, kunnen aanpassingen in de werkomgeving ervoor zorgen dat medewerkers zich beter identificeren met de organisatie en dit komt ten goede van de arbeidstevredenheid. Aldus Jolanda H. van der Ende (2009). 4.1.4 Productiviteit Een actueel aandachtspunt, is de productiviteit van medewerkers. Organisaties trachten om een zo hoog mogelijke productiviteit te realiseren, om zo te kunnen zorgen voor een goed bedrijfsresultaat. De productiviteit is van meerdere onderdelen afhankelijk, waaronder een aanpassing in de werkomgeving. In een onderzoek van het CFBP door Maartje Maarleveld en Iris de Been (2011), wordt gesteld dat een goede werkomgeving voor 56 procent verantwoordelijk is voor de gepercipieerde arbeidsproductiviteit. Ook Erik van Loo (2009) stelt dat een goede werkomgeving een positief effect heeft op de arbeidsproductiviteit. Er bestaat er nog enige onduidelijkheid over in hoeverre de huisvesting bijdraagt aan een productieve medewerker. Echter kan er voorzichtig gesteld worden dat een goede huisvesting ten goede komt van de productiviteit. 4.1.5 Acceptatieniveau Het nieuwe werken is een organisatieverandering, zoals ook gesteld wordt in een artikel van Erik van de Loo (2010). Voor medewerkers is een organisatieverandering nooit iets waar ze op zitten te wachten, ze zullen weerstand vertonen en blijven het liefst op hun eigen manier werken. Een aanpassing in de werkomgeving kan er echter voor zorgen dat het idee meer tastbaar wordt voor de medewerkers en dat kan het acceptatieniveau verhogen. Het kan een sterke katalysator zijn om het nieuwe werken te implementeren en om een cultuurverandering te genereren. Door het creëren van flexplekken, laat een organisatie aan zijn medewerkers zien dat het toegestaan is om bijvoorbeeld thuis te gaan werken. Dit wordt o.a. gesteld in ‘Het nieuwe werken ontrafeld’(2010). 4.1.6 Invloed medewerkers Een goede medewerker is het belangrijkste bezit van een organisatie. Een organisatie zal trachten zijn medewerkers tevreden te houden en als aanpassingen in de fysieke werkomgeving hierbij een bijdrage kunnen leveren, kan dit meerdere voordelen opleveren. In de volgende paragraaf zal de toegevoegde waarde van de fysieke werkomgeving beschreven worden vanuit het perspectief van de medewerker. 4.2 Medewerkers Een aanpassing in de fysieke werkomgeving kan niet alleen toegevoegde waarde leveren voor de organisatie, maar ook voor zijn medewerkers.

19

4.2.1 Productiviteit Zoals in paragraaf 4.1.4 wordt gesteld, kan een goede werkomgeving leiden tot een hogere productiviteit. Dit is niet alleen goed voor de organisatie, maar ook zeker voor de medewerkers. “Medewerkers zijn productief als ze efficiënt kunnen werken en de werkomgeving goed past bij de voorkeuren en wensen van de medewerkers en hun werkzaamheden” Aldus een bron van de website CFPB (2011). Bij een hoge productiviteit voelen medewerkers zich zeker van zichzelf en leveren werk af waar ze trots op zijn. Als de hogere productiviteit erkend wordt door de organisatie, zal de eigenwaarde van de medewerkers verder stijgen en voelen ze zich gewaardeerd op de werkplek. 4.2.2 Creativiteit In een onderzoek door Van Ree (2002) is te zien dat de werkomgeving invloed heeft op de creativiteit. Volgens Csikzentmyhalyi (1997) is de mens creatiever in een ruimte waarin nieuwe prikkels ervaren worden. Ook worden er de laatste tijd diverse onderzoeken uitgevoerd op het gebied van het effect van kleuren op de productiviteit en de creativiteit. Het blijkt dat de huisvesting en het gebruik van bepaalde kleuren hier daadwerkelijk invloed op hebben. 4.2.3 Tevredenheid Op het moment dat medewerkers zich bevinden in een aantrekkelijk werkomgeving, zal de tevredenheid van de medewerkers stijgen. Op de website van CFPB (2011) wordt in een onderzoek beschreven dat er een aantal aspecten te noemen zijn in de werkomgeving, die een positief effect heeft op de tevredenheid van de medewerkers: - Een goede ICT infrastructuur en goede faciliteiten - Een aantrekkelijke inrichting en vormgeving van het gebouw - Goed gebruik van kleur, licht, vorm materiaal daglicht en dergelijke - Een aantrekkelijk binnenklimaat 4.2.4 Acceptatieniveau Het acceptatieniveau wordt al eerder genoemd in paragraaf 4.1.5 en daar wordt gesteld dat het acceptatieniveau stijgt op het moment dat er aanpassingen in de werkomgeving worden gedaan bij een stap naar het nieuwe werken. Hier hebben de medewerkers baat bij, want een organisatieverandering kan voor medewerkers zeer stressvol zijn. Dik Bijl (2010) en Baane R. Houtkamp P. en Knotter M. (2006) zien ook het voordeel in van een aanpassing in de werkomgeving. Het maakt een verandering tastbaar en het verhoogd het acceptatieniveau. 4.2.5 Flexibiliteit Door een aanpassing in de fysieke werkomgeving in de stijl van het nieuwe werken worden er vaak flexplekken geïntroduceerd. Dit maakt het voor medewerkers mogelijk om te werken waar ze maar willen. Door activiteitgerelateerde werkplekken waar medewerkers zich zowel kunnen concentreren, als sociaal contact zoeken, worden medewerkers flexibeler. Hierdoor kunnen medewerkers hun werk effectiever uitvoeren en dit heeft een positief effect op de tevredenheid van medewerkers zoals te zien in het onderzoek van CFPB (2011).

20

Daarnaast is het vaak mogelijk om ook buiten het kantoor te werken, bijvoorbeeld thuis. Vaak zijn medewerkers daardoor ook niet meer gebonden aan vaste werktijden. Dit vergroot de flexibiliteit en zorgt voor een betere balans tussen werk en privé. 4.3 Samenspel Zoals in voorgaande paragraven te zien is, zijn er veel onderzoeken die onderbouwen in welke opzichten aanpassingen in de fysieke werkomgeving kunnen zorgen voor toegevoegde waarde. Een aandachtspunt is echter wel dat deze voordelen vaak een samenspel zijn met andere aspecten. De productiviteit, of het acceptatieniveau bijvoorbeeld, is niet alleen afhankelijk van een aanpassing in de fysieke werkomgeving. Aanpassingen in de fysieke werkomgeving kunnen op meerdere manieren toegevoegde waarde leveren voor het nieuwe werken. Echter moeten ook de andere aspecten meegenomen worden om te zorgen voor een goede implementatie van het nieuwe werken. Er moet een samenspel zijn tussen de fysieke, mentale en virtuele omgeving, zoals gesteld wordt door Dik Bijl (2010) en Baane R. Houtkamp P. en Knotter M. (2006) Als deze drie aspecten in acht genomen worden, zal de fysieke werkomgeving de grootste toegevoegde waarde kunnen leveren voor organisatie bij de implementatie het nieuwe werken.

21

5. Resultaten In dit hoofdstuk zullen de resultaten uit de interviews benoemd worden. De resultaten staan per deelvraag beschreven. 5.1 Welke veranderingen hebben bij organisaties in de fysieke omgeving plaatsgevonden voor het nieuwe werken? De informatie die vergaard is uit de interviews heeft een variëteit aan fysieke aanpassingen opgeleverd. Deze staan hieronder in een tabel beschreven met daarnaast een splitsing in genoemde aanpassingen door overheidsinstanties, grote bedrijven, middelgrote bedrijven en kleine bedrijven. In de tabel is verder te zien hoe vaak een bepaalde aanpassing genoemd is. Er is aan de respondenten gevraagd wat voor aanpassingen te zien zijn bij externen en/of bij hun eigen organisatie. Hieronder zijn de genoemde aanpassingen te zien. Dit zijn echter de aanpassingen die specifiek genoemd zijn. Mits een aanpassing niet genoemd is, betekent dit niet dat deze aanpassing niet heeft plaatsgevonden binnen de desbetreffende organisaties. Zo is bijvoorbeeld de grand café setting in de tabel slechts één maal genoemd, dit wil echter niet zeggen dat dit niet bij meer organisaties aanwezig is. Deze is specifiek door een bepaalde respondent genoemd. De tabel moet gezien worden als een overzicht van soorten aanpassingen. Fysieke aanpassingen 1.Wanden geopend 2.Varieteit in werkruimtes 3.Overlegplekken 4.Vergaderruimtes 5.Concentratieplekken 6. Verschillende zitjes 7. Pantry 8. Sta-tafels 9. Tv of Xbox, iets leuks 10. Flexplekken 11. Dubbele bureaus 12. Activiteit gerelateerde plekken 13. Semivaste plekken 14. Koffiehoeken 15. Gespecialiseerde ruimtes 16. Grand café setting 17. Plek voor klanten 18. Veel gewerkt met glas

Groot bedrijf xx xxxx xx x xx xx x x x xxx x x

Overheidsinstanties x xx x x x x x

xx

Kleinbedrijf xxxx xxxxxx xxx xxx

xx

xxx x

xx xxx xx

x x x x xx

Middelgroot bedrijf x xxx xxx xx

x x x

x x

Totaal 8 15 9 4 6 5 2 1 3 11 2 3 1 3 2 1 2 2

Zoals te zien is in de tabel worden door de respondenten de variëteit in werkruimtes en de flexplekken het meeste genoemd, namelijk vijftien en elf keer. Daarna worden de overleg ruimtes en geopende wanden het meeste genoemd, namelijk negen en zeven keer.

22

De vergaderruimtes en concentratiewerkplekken worden vijf en zes keer genoemd en de vergaderruimtes vier keer. De rest van de aanpassingen worden een paar keer genoemd. 5.2 Wat is de toegevoegde waarde van aanpassingen in de fysieke werkomgeving bij het nieuwe werken? Uit de interviews kwamen een aantal zaken naar voren. De vragen met de daarbij horende uitkomsten staan per paragraaf beschreven. 5.2.1 Effect van aanpassingen De vraag werd gesteld of aanpassingen in de werkomgeving mogelijk effect kunnen hebben op de implementatie van het nieuwe werken. Twaalf respondenten zijn van mening dat de aanpassingen in de fysieke werkomgeving inderdaad effect hebben op de implementatie van het nieuwe werken. Deze respondenten vertegenwoordigen organisaties uit het klein, middelgroot en groot bedrijf, waarvan twee overheidsorganisaties. Daarentegen stellen twee respondenten uit kleine organisaties dat het geen effect heeft op de implementatie. “Het nieuwe werken doe je zelf en of je nou op een krukje zit, of op een super-de-luxe stoel, je kunt precies hetzelfde qua techniek. Het ligt niet zozeer aan de fysieke werkplek”. Aldus een respondent van Wortell.

Verder wordt er door twee respondenten uit grote organisaties voorzichtig gesteld dat aanpassingen mogelijk effect zouden kunnen hebben bij de implementatie van het nieuwe werken. 5.2.2 Reden van het effect De volgende vraag werd gesteld aan de respondenten die van mening waren dat het effect had, of zou kunnen hebben. Er werd gevraagd waarom de respondenten van mening zijn dat het effect heeft op de implementatie van het nieuwe werken. Er werden een aantal redenen genoemd, waarvan sommige redenen meerdere malen zijn genoemd. Deze zijn te vinden in de tabel op de volgende pagina.

23

Reden effect van aanpassingen in de fysieke werkomgeving 1.Als je iets afneemt, moet je iets terug geven 2.Moet een samenspel zijn van ICT en het mentale aspect 3.Zonder aanpassingen gaan mensen niet thuiswerken 4.Kantoor wordt ontmoetingsplaats 5.Het nieuwe werken is niet voor iedereen, moet je wel willen dwingen? 6. Beter voor communicatie en kennisdeling 7. Organisatie wordt informeler 8. Zorgt voor activiteit gerelateerd werken 9. Invoering HNW wordt gemakkelijker 10. Andere resultaten worden geboekt in verschillende ruimtes

Groot bedrijf

Overheidsinstanties

x

Middelgroot bedrijf

Kleinbedrijf

x

x

3

xx

3

x

Totaal

x

1

x x

x x

x

2 2

x

2

x

x

1 2

xx

x

x

xxx

6

x

1

Er worden een tiental redenen aangedragen waarom aanpassingen effect hebben op de implementatie van het nieuwe werken. Daarvan worden de meeste redenen een aantal keer benoemd. Opvallend is dat punt negen: ‘Invoering van het nieuwe werken wordt gemakkelijker’ zes keer worden genoemd. “Door aanpassingen te doen en te zeggen gij zult flexen, komen mensen uit hun oude gewoontes en dan maak je echt een slag!” Aldus een respondent uit het grootbedrijf. De rest van de aanpassingen worden één, twee, of drie keer genoemd. Een respondent van het kleinbedrijf is van mening dat de aanpassingen effect hebben op de resultaten die geboekt worden: “Je ziet wat traditionele ruimtes en daar komen heel andere dingen uit zo’n brainstormsessie dan mensen in een wat creatievere ruimte. Dus er zit enorm veel effect tussen werkomgeving en hoe mensen zich gaan gedragen”. 5.2.3 Reden aanpassing De volgende vraag die gesteld is aan de respondenten, is waarom organisaties kiezen voor bovengenoemde aanpassingen. Er zijn een zestal redenen genoemd die hieronder zullen worden benoemd.  Vanwege aankomende groei  Het kantoor wordt een ontmoetingsplaats  Het kantoor moet toekomstbestendig zijn  Als je iets afneemt, moet je iets terug geven  Om activiteitgerelateerd werken mogelijk te maken  Het maakt de invoering van het nieuwe werken gemakkelijker

24

Punt drie, waarin beschreven staat dat het kantoor toekomstbestendig moet zijn, wordt drie maal genoemd. Daarnaast wordt punt zes: Invoering van het nieuwe werken wordt makkelijker’, vier maal genoemd. De overige punten worden één of twee keer genoemd. De respondenten van grote bedrijven hebben gekozen voor aanpassingen in de fysieke werkomgeving vanwege aankomende of mogelijke groei in de toekomst. Ten tweede, omdat ze de trend zien dat de het kantoor een ontmoetingsplaats wordt. Ten derde, omdat ze willen dat het kantoor toekomstbestendig is. Als laatste, omdat ze van mening zijn dat als je mensen hun vertrouwde werkomgeving afneemt, dat je ook iets terug moet geven. De respondenten zijn van mening dat door deze aanpassingen de medewerkers makkelijker kunnen wennen aan een nieuwe situatie en minder het gevoel ervaren dat ze beroofd worden van hun vaste werkplekken. Door de fysieke aanpassingen zal het acceptatieniveau stijgen. Een respondent van een overheidsinstelling noemt dat ze graag een toekomstbestendig kantoor willen bezitten, vanwege de snel opvolgende veranderingen in de maatschappij. Verder wordt er als reden genoemd, dat ze over willen gaan naar activiteitgerelateerd werken. Om dit te realiseren zijn in hun mening aanpassingen in de fysieke werkomgeving nodig. De respondenten van de middelgrote bedrijven, geven een drietal redenen aan waarom er gekozen is voor aanpassingen in de werkomgeving: Één van de respondenten geeft evenals de respondent van een groot bedrijf aan, dat op het moment de organisatie iets afneemt, dat er dan ook iets moet worden teruggegeven. Daarnaast wordt gesteld dat het de invoering van het nieuwe werken gemakkelijker maakt en dat de aanpassingen nodig zijn om activiteitgerelateerd werken te realiseren. Drie respondenten uit het klein bedrijf stellen dat de aanpassingen uitgevoerd zijn, omdat het de invoering van het nieuwe werken mogelijk maakt. “Bij verandering gaat het naast woorden om daden, woorden zijn soms makkelijk, maar de fysieke werkplek is dé plek om de daden te laten zien.” Aldus een respondent van Were2. Één respondent stelt dat aanpassingen nodig zijn om het kantoor toekomstbestendig te maken. 5.2.4 Invloed productiviteit Aan de respondenten is gevraagd of de productiviteit zou dalen op het moment dat je nieuw gaat werken in de oude werkomgeving. Vier respondenten uit alle sectoren zijn van mening dat het een negatief effect zou hebben op de productiviteit. Daarentegen stellen drie respondenten, waarvan twee uit een klein bedrijf en één uit het groot bedrijf, dat het niets uitmaakt. Andere uitkomsten zijn dat als je de vraag omdraait, een goede omgeving kan bijdragen aan de productiviteit. Vijf respondenten van alle sectoren stellen dat de productiviteit zal stijgen door een goede, fijne werkomgeving. Er werd overigens wel gesteld dat productiviteit moeilijk te meten valt en drie respondenten uit kleine, middelgrote en grote organisaties hebben hier daarom geen duidelijke mening

25

over. Een respondent van Draaijer en Partners stelt: ‘De productiviteit is moeilijk te meten, ik noem het liever fijner en leuker werken.’ Als laatste zijn vier respondenten uit een kleine, middelgrote en grote organisaties van mening dat het mogelijk invloed kan hebben. 5.3 In hoeverre ervaren organisaties die het nieuwe werken in de praktijk hebben ingevoerd een verandering in de fysieke werkomgeving als een Kritische succesfactor voor het nieuwe werken? Om deze deelvraag te beantwoorden zijn er een aantal vragen gesteld aan de respondenten om duidelijkheid te krijgen over het belang van aanpassingen in de fysieke werkomgeving. 5.3.1 Belang van aanpassingen Er werd gevraagd of de respondenten de aanpassingen in de fysieke werkomgeving een belangrijk aspect vinden binnen het nieuwe werken. Er waren twee respondenten die van mening waren dat het niet belangrijk is. Één respondent stelt: ”Heel eerlijk denk ik dat het niet heel veel uitmaakt, je werkt over het algemeen achter je laptop en waar je dan zit, mag dan niet uitmaken.” Daarentegen stellen zes respondenten dat dit een redelijk belangrijk aspect is. Drie respondenten stellen dat het belangrijk is en acht respondenten stellen dat het heel belangrijk is om aanpassingen te doen als het nieuwe werken geïmplementeerd worden. Het merendeel van de respondenten is van mening dat aanpassingen in de fysieke werkomgeving een belangrijk aspect is binnen het nieuwe werken. “Het is belangrijk om een momentum te creëren voor gedragsverandering”. Aldus een respondent van Were2. Twee van de zestien respondenten zijn van mening dat het niet belangrijk is. Dit zijn twee respondenten van kleine organisaties, die geen kantoorlocatie bezitten. 5.3.2 Verantwoording van belang Er zijn een aantal redenen genoemd waarom veranderingen in de fysieke werkomgeving van belang zijn bij de invoering van het nieuwe werken, deze staan hieronder in een tabel weergegeven. Waarom belangrijk 1 Aanpassing noodzakelijk 2.Kantoor als ontmoetingsplaats 3.Het nieuwe werken is niet voor elke functie 4. Toekomstbestendig 5. Activiteit gerelateerd mogelijk maken 6. Goed moment voor verandering

Groot bedrijf

Overheidsinstanties

x xx x x

Middelgroot bedrijf

Kleinbedrijf

Kleinbedrijf 1 3 1

x

x x

2 1 x

xx

3

Bovenstaande redenen kwamen uit de interviews naar voren. Één van de respondenten stelt dat een aanpassing noodzakelijk is om de mindset van medewerkers te kunnen veranderen. “Zonder aanpassingen zijn mensen minder geneigd om anders te gaan werken”. Aldus een respondent uit het grootbedrijf.

26

Door drie respondenten wordt genoemd dat kantoren in de toekomst meer als ontmoetingsplaats zullen dienen en dat de fysieke omgeving aangepast moet worden om dit te kunnen faciliteren. Een andere respondent van een grote organisatie stelt dat het nieuwe werken niet voor elke functie geschikt is en moet er per organisatie, per functie gekeken worden hoe diegene zijn of haar werk het beste uit kan voeren. Een aanpassing is ook belangrijk voor de mensen die niet tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken. Verder wordt er gesteld dat een verandering in de fysieke werkomgeving belangrijk is om toekomstbestendig te kunnen zijn. “Zonder wanden kunnen er makkelijker mensen bij, heeft niemand last van. Je bent veel flexibeler en toekomstbestendiger, er zijn veel minder verbouwingen nodig.” Aldus een respondent van de Belastingsdienst. Ook werd als reden aangegeven dat aanpassingen in de fysieke werkomgeving belangrijk zijn om het activiteit gerelateerd werken mogelijk te maken, wat gezien wordt als onderdeel van het nieuwe werken. Als laatste stellen drie respondenten dat een verandering in de fysieke werkomgeving heel krachtig kan zijn om een organisatieverandering te ondersteunen. De volgende twee paragraven geven weer in hoeverre bedrijven veranderingen in de fysieke werkomgeving als een succesfactor ervaren en waarom zij deze mening hebben. 5.3.3 Slagen zonder aanpassing De vraag is gesteld of de implementatie zou kunnen slagen zonder een aanpassing in de fysieke werkomgeving. Zes respondenten uit grote, middelgrote en kleine organisaties zijn van mening dat de implementatie dan wel kan slagen. Zeven respondenten van alle vier de sectoren zijn van mening dat een succesvolle implementatie dan niet mogelijk is. Een respondent van de Belastingsdienst stelt zelfs dat bij de Belastingsdienst, de aanpassingen voor 80 á 90 procent de kans van slagen bepaalde. Vier respondenten van de overheid, middelgrote en kleine bedrijven stellen dat het wel mogelijk is, maar dat dit de implementatie moeilijker maakt. 5.3.4 Succesfactor Bij de vraag of de respondenten van mening zijn dat veranderingen in de fysieke werkomgeving een succesfactor zijn voor het nieuwe werken, zijn de meningen verdeeld. Negen respondenten zijn van mening dat het een succesfactor is voor het nieuwe werken en acht respondenten zien de fysieke werkomgeving niet als een succesfactor voor het nieuwe werken. De redenen die worden aangevoerd voor het wel of niet zien van aanpassingen in de fysieke werkomgeving als een succesfactor, ziet u in de tabel op de volgende pagina.

27

Waarom succesfactor 1 Kantoor wordt ontmoetingsplaats 2. Activiteit gerelateerd werken vraagt om aanpassingen 3.ICT, mentaal en fysiek moet samen 4.Wordt een bottleneck Waaromvanzelf geen succesfactor 1 Mentaal en ICT is belangrijker 2. Kan later wel 3. Ondersteunend, het is een middel 4.Wenselijk 5. Secundair

Groot bedrijf

Overheid

Midden bedrijf

Kleinbedrijf

x x x Groot bedrijf

x Overheid

Midden bedrijf

x x

x Kleinbedrijf x

x

x x x

Er worden drie redenen genoemd waarom veranderingen in de fysieke werkomgeving een succesfactor zijn, namelijk dat het kantoor een ontmoetingsfunctie zal moeten faciliteren en dat je mensen lastig valt als je elkaar in de oude situatie ontmoet. Verder wordt genoemd dat activiteitgerelateerd werken niet kan zonder aanpassingen in de werkomgeving. Verder komt er naar voren dat ICT, het mentale aspect en de fysieke omgeving niet los van elkaar gezien kunnen worden. “Als je het goed wil doen en het nieuwe werken goed wil faciliteren, als je de flexibiliteit wil verhogen en de cultuur mee wil nemen, dan moet je samen aan de slag op die bricks, bytes and behaviour integraal op elkaar af te stemmen”. Aldus een respondent van de Belastingsdienst. Er worden een aantal redenen aangedragen waarom de respondenten van mening zijn dat veranderingen in de fysieke werkomgeving geen succesfactor zijn voor het nieuwe werken. De eerste reden die genoemd wordt is dat de fysieke werkomgeving slechts een middel is om het nieuwe werken te implementeren. Daarnaast wordt er gesteld dat een verandering in de werkomgeving slechts wenselijk is. Ook wordt door een respondent gesteld dat het een secundaire succesfactor is. redenen die worden aangedragen waarom het geen succesfactor is, zijn onder andere dat het slechts wenselijk is, of secundair. Ook zegt een respondent van Draaijer en Partners dat het later nog wel kan, maar dat het uiteindelijk wel een bottleneck kan worden. “Zonder aanpassingen loop je op den duur tegen grenzen aan”. Verder wordt twee keer gesteld dat de mentaliteitsverandering en de aanpassing de in ICT infrastructuur belangrijker zijn om het nieuwe werken succesvol te implementeren. 5.3 Overige resultaten Tijdens het afnemen van de interviews zijn een aantal interessante opmerkingen, statements en dergelijke genoemd, die niet direct gerelateerd zijn aan de deelvragen, maar wel interessant zijn om in dit onderzoek te noemen.

28

Het nieuwe werken Het samenspel tussen de virtuele omgeving, de mentale omgeving en de fysieke werkomgeving worden vaak als geheel genoemd. Elke respondent was bekend met dit drietal, echter soms in iets andere vorm. Meerdere respondenten zien deze drie pijlers als een samenspel, waarbij alle pijlers belangrijk zijn om het nieuwe werken te laten slagen. Ook wel de bricks, bytes and behaviour. Een aantal respondenten geven aan dat de fysieke werkomgeving minder belangrijk is als ICT en de mentaliteitsverandering. Echter geven twee respondenten met een personeelsfunctie aan dat vooral het mentale aspect in de praktijk weinig benadrukt wordt. Twee respondenten binnen ICT gerichte organisaties stellen dat ICT de belangrijkste pijler is om het nieuwe werken te laten slagen. Een aantal respondenten geven aan dat een mentaliteitsverandering het belangrijkste is. ICT en de fysieke werkomgeving zijn slechts middelen. Volgens een respondent zijn er soms organisaties die beginnen met ICT en het gedrag en de fysieke werkomgeving later aanpakken. Een respondent heeft een keer een locatie bezocht met stenen binnenmuren, deze organisatie was ook bezig met het nieuwe werken, dit was tot dusver mogelijk. Het was alleen lastig, omdat iedereen in een aparte ruimte zat waardoor de sociale cohesie verminderde. Mentaliteit Volgens een respondent van Essent is een zorgvuldige implementatie van het nieuwe werken heel belangrijk, er moet onder andere gebruik gemaakt worden van workshops voor de medewerkers. Medewerkers moeten goed begeleid worden. “De mensen moeten het doen, het gaat om een mentaliteitsverandering en de huisvesting draagt daar aan bij”. Aldus een respondent uit het kleinbedrijf. Mentaliteit en de fysieke omgeving moet zoveel mogelijk samen gaan, een jaar is echter te kort om de cultuur te veranderen. Je gewoon starten. Aldus een aantal respondenten. Mensen die zich fijn voelen stralen dit ook naar de buitenwereld uit en zijn positief naar de buitenwereld. Dit is een toegevoegde waarde van het nieuwe werken, zo blijkt bij een respondent van Wortell. Reistijd Uit het onderzoek kwamen meerdere respondenten met de opmerking dat het heel voordelig is voor de reistijd. Een aantal gaven aan dat ze het zonde vinden van hun tijd om elke dag zo lang in de file te staan. Een respondent dan Draaijer en Partners, die toch nog redelijk vast zit aan de negen tot vijf situatie zegt dat de reistijd een grote beperking is. “Maar we leven nou eenmaal niet in een 24- uurs economie”. Een respondent van Essent stelt, waar ze terug gaan van dertien naar vijf panden, dat doordat de reistijd langer wordt, er ook meer flexibiliteit nodig is, zodat medewerkers niet elke dag naar het kantoor hoeven te komen.

29

Twee respondenten proberen hun effectiviteit te vergroten door op het moment dat er file is, de auto aan de kant te zetten en even op een bankje een uur gaan werken tot de files weer verminderd zijn. Een respondent uit het kleinbedrijf stelt dat hij of zij best bereid is om naar kantoor te komen, maar als je daarom elke dag drie uur in de file moet staan, ziet hij of zij daar het nut niet van in. Een aantal respondenten zijn heel blij dat ze minder tijd hoeven te verspillen in de auto. Eigen werkomgeving Alle respondenten maken gebruik van het tijd- en plaatsonafhankelijk werken en werken op allerlei verschillende werkplekken. “Ik ben een rondtrekkende nomade”. Aldus een respondent van de Belastingsdienst. Alle respondenten zijn zeer tevreden met de situatie. Echter geeft één respondent binnen Newfacts aan, die geen kantoor bezitten, dat hij het contact met collega’s op een kantoorlocatie toch mist. Geen van de respondenten zou weer willen terug keren naar een traditionele negen tot vijf situatie, redenen die hiervoor genoemd zijn onder andere : Minder flexibiliteit, minder productiviteit, minder gelukkig en een slechte balans tussen werk en privé. Één van de respondenten zegt: “Dat heb ik ooit gedaan, ik ben niet voor niets gaan ondernemen”. Verder wordt door een aantal respondenten gesteld dat het werk persen tussen negen en vijf nadelig zou zijn voor hun productiviteit en veel discussie op zou leveren. Zonder kantoor De drie respondenten zonder kantoorlocatie stellen dat het tot ongeveer 15 á 20 personen prima mogelijk is om zonder kantoor te werken, maar op het moment dat je een grotere organisatie wordt, is het moeilijker om de binding met je collega’s te behouden. Ze stellen dat het in elk geval enorm in de kosten scheelt. Ook wordt gesteld door een respondent dat als ze groter worden, ze elkaar niet meer vast kunnen houden zonder kantoor. Er werden een aantal interessante praktijkuitspraken gedaan, die de moeite waard zijn om hieronder te benoemen:     

Bij veel overheidsorganisaties wordt weinig flexibiliteit gegeven. De overheid is nogal terughoudend als het gaat om het nieuwe werken. Bij overheidsinstanties waar mensen al veertig jaar achter een bureau werken, moet je niet willen veranderen. De bezettingsgraad is bij veel kantoren slechts dertig procent. Bij grote bedrijven zijn ze veel met het nieuwe werken bezig, bij kleine bedrijven niet echt.

30

6. Financiële onderbouwing In dit hoofdstuk worden de financiële kosten en opbrengsten benoemd. Aangezien het moeilijk is harde getallen weer te geven is er voor gekozen om te volstaan met een globaal kosten- en opbrengstenoverzicht. 6.1 Kosten Kosten: De kosten om veranderingen in de fysieke werkomgeving aan te brengen zijn zeer divers. De kosten zijn sterk afhankelijk van de mate waarin aanpassingen moeten worden gedaan. In het geval dat er enkel een paar wanden wordt uitgebroken en er nieuwe meubilair geplaatst wordt, kan volstaan worden met een aantal duizenden euro’s. Bij de meeste organisaties is dit niet het geval. Vaak moeten er aanzienlijke investeringen gemaakt worden in bouwkundige aanpassingen om een open structuur mogelijk te maken. Vaak gaat het om honderdduizenden euro’s, maar in sommige gevallen kunnen de renovaties miljoenen kosten. De kosten hiervan hangen af van de grootte van het bedrijf en de schaal waarop de renovaties plaatsvinden. Bij de Belastingsdienst bijvoorbeeld, waar inmiddels meer dan twintig kantoren zijn aangepast voor het nieuwe werken, moesten er miljoenen geïnvesteerd worden op te komen tot een aangepaste werkomgeving. Bij een aanpassing in de werkomgeving wordt er door organisaties soms gekozen voor het inhuren van een externe, dit kan een huisvestingsbureau zijn, een interieurontwerper of een programmamanager op het gebied van het nieuwe werken. Indien dit het geval is, zal dit kosten met zich mee brengen. Voor een organisatie is het verstandig om verschillende offertes aan te vragen zodat de beste prijs- kwaliteit verhouding bereikt kan worden. Een andere mogelijkheid is dat de kennis hiervoor reeds binnen de organisatie aanwezig is. Dan zal de organisatie het arbeidsloon en eventuele bijscholing moeten bekostigen. Er wordt vaak voor gekozen om in plaats van een renovatie te plegen, een nieuw pand te laten bouwen. Een nieuwbouw pand betrekken is vaak goedkoper dan het renoveren van het huidige gebouw. Indien er gekozen wordt voor nieuwbouw, dan kunnen de kosten zeer variëren. In sommige gevallen worden er enorme bedragen betaald voor een nieuw kantoor. Zo heeft Google in 2010 1,4 miljard euro betaald voor een nieuw pand in Manhattan. (Bron: Dutchcowboys 2010). 6.2 Opbrengsten Een grote opbrengst die gerealiseerd kan worden bij het invoeren van het nieuwe werken, is het verminderen van het aantal vierkante meters. Momenteel is de bezettingsgraad binnen organisaties 30 á 60 procent en vaak komen organisaties niet boven de 50 procent bezetting. De helft van het kantoor staat dus vaak leeg, terwijl hier wel voor betaald moet worden. Op het moment dat er gekozen wordt voor het nieuwe werken, heeft dat vaak het gevolg dat organisaties kiezen voor een flexfactor. Deze varieert meestal tussen de 0.6 en 0.9. Dit betekent dat bij een factor van bijvoorbeeld 0.6, er voor zes van de tien medewerkers een werkplek beschikbaar is op de kantoorlocatie. In dat geval zullen er nog minder vierkante meters nodig zijn. Als het mogelijk is om de overbodige vierkante meters af te stoten, zijn er grote besparingen mogelijk.

31

Immers, voor deze vierkante meters hoeft niet meer betaald te worden. Daarnaast hoeven deze vierkante meters niet verlicht, niet schoongemaakt en niet beveiligd te worden. Dit kan jaarlijkse besparingen opleveren van duizenden euro’s tot honderdduizenden euro’s. In meerdere gevallen wordt er voor gekozen om het aantal vierkante meters met zo’n dertig procent te verminderen, zoals te zien is bij de Belastingsdienst. Dit percentage is echter afhankelijk van de mate waarin het voor medewerkers mogelijk is om thuis te kunnen werken. Bij Essent was het realiseerbaar om het aantal vierkante meters te verminderen van 100.000 m² tot 35.000 m². Ook organisaties als Achmea en Schiphol hebben een grote vierkante meter besparing weten te realiseren. Dit heeft geleid tot een grote kostenbesparing. 6.3 Terugverdientijd Als er gekozen wordt voor veranderingen in de werkomgeving, brengt dit kosten met zich mee. In paragraaf 6.1 is te zien dat dit soms aanzienlijke investeringen met zich mee kan brengen. Dit zou organisaties af kunnen schrikken om de fysieke werkomgeving aan te passen. Een organisatie moet zich echter goed beseffen dat dit ten koste kan gaan van de lange termijn opbrengsten, zoals te zien is in het literatuuronderzoek. In meerdere gevallen is het zelfs mogelijk om de gehele investering in een aantal jaren terug te verdienen. Bij de Belastingdienst was de gehele investering binnen vier jaar weer terugverdient. Deze terugverdientijd is bij meerdere organisaties geconstateerd.

32

7. Conclusie In dit hoofdstuk zal antwoorden gegeven worden op de deelvragen en de hoofdvraag. Deze antwoorden zijn verkregen door middel van de resultaten voortkomend uit het kwalitatief onderzoek en het literatuuronderzoek. 7.1 Welke veranderingen hebben bij organisaties plaatsgevonden in de fysieke werkomgeving voor het nieuwe werken? Uit het onderzoek is gebleken dat er binnen organisaties een variëteit aan aanpassingen plaatsvindt op het moment dat de overstap gemaakt wordt naar het nieuwe werken. Als eerste is er te zien dat er vaak een open structuur ontstaat. De smalle gangen verdwijnen en de cellenstructuur worden vervangen door een open ruimte met veel gebruik van glas. Er is te zien dat er binnen het kantoor meerdere soorten werkruimtes aangeboden worden met verschillende functies. Een aanpassing die men vaak doorvoert, is het invoeren van flexplekken. Dit betekent dat niemand meer een vaste werkplek heeft. Bij sommige organisaties wordt er echter gekozen voor semi-vaste werkplekken, of een beperkt aantal vaste plekken. Deze keuze wordt gemaakt, omdat sommige functies enkel werkplekgebonden uitgevoerd kunnen worden. Verder worden er werkruimtes gecreëerd met zowel formele als informele functies. Vaak worden er concentratieplekken geplaatst waarin medewerkers zich alleen kunnen terugtrekken om ongestoord hun werk te kunnen doen. Daarnaast zijn er vergaderruimtes en zijn er verschillende overlegplekken gerealiseerd om het samenwerken te vergemakkelijken. Ook worden er verspreid over het kantoor verschillende zitjes geplaatst waar overlegd kan worden. Er worden informele ruimtes gecreëerd om de samenwerking te bevorderen, dit kan door middel van koffiehoeken, loungeplekken, een pantry, Grand café settings, enzovoorts. Per organisatie is het verschillend in hoeverre de diversiteit in werkplekken toegepast wordt. In sommige gevallen worden er een minimaal benodigd aantal werkruimtes aangeboden, terwijl sommige organisaties heel ver gaan in de aanpassingen die gedaan worden in de fysieke werkomgeving. Zo wordt er bijvoorbeeld een Xbox of een flatscreen televisie geïnstalleerd. In de praktijk kunnen veranderingen in de werkomgeving vele vormen aannemen, echter blijkt er wel een overeenkomend element te zijn. Door de variëteit in werkruimtes worden er activiteitgerelateerde werkplekken gerealiseerd, zodat medewerkers hun werk overal uit kunnen voeren en daarin optimaal ondersteund worden door de fysieke werkomgeving. 7.2 Wat is de toegevoegde waarde van aanpassingen in de fysieke werkomgeving binnen het nieuwe werken? Uit zowel het literatuuronderzoek als het kwalitatief onderzoek is gebleken dat de fysieke werkomgeving op meerdere manieren toegevoegde waarde kan leveren binnen het nieuwe werken.

33

Aanpassingen in de fysieke werkomgeving kunnen een heel krachtig middel zijn om een organisatieverandering te ondersteunen. Het kan dienen als een sterke katalysator bij het nieuwe werken en kan helpen om het acceptatieniveau te verhogen. Aanpassingen kunnen verder het effect hebben dat de nieuwe manier van werken tastbaar wordt. Door het creëren van flexplekken, laat de organisatie aan de medewerkers zien dat het toegestaan is om bijvoorbeeld thuis te gaan werken. Dit zorgt er tevens voor dat managers op een andere manier moeten aansturen, omdat ze niet meer over de schouder van hun medewerkers kunnen mee kijken. Door het faciliteren van activiteitgerelateerde werkplekken, wordt medewerkers de vrijheid gegeven om hun werk te doen op de manier waarop zij vinden dat dit het beste is, ongeacht waar dat is. Verder helpen aanpassingen het gemis van een vaste werkplek en de oude werkwijze op te vangen. Als er een leuke, inspirerende werkplek gecreëerd wordt, zullen medewerkers zich sneller op hun plek voelen en daardoor wordt het gemis deels opgevangen. Een inspirerende werkplek kan ook realiseren dat de creativiteit van medewerkers wordt bevordert. Dit kan onder andere ondersteund worden middels meubilair en kleurgebruik. Verder kan een goede werkomgeving waar een medewerker zich tevreden voelt, ten goede komen van de gepercipieerde productiviteit. Als er binnen de werkomgeving een goed binnenklimaat gerealiseerd is, zal dit ten goede komen van de gezondheid van de medewerkers. Het ziekteverzuim zal dalen en medewerkers voelen zich actiever en gelukkiger. Zoals hierboven vermeld, zijn er vele voordelen te noemen die veranderingen in de fysieke werkomgeving mogelijk op kunnen leveren. 7.3 In hoeverre ervaren bedrijven die het nieuwe werken in de praktijk hebben ingevoerd een verandering in de fysieke werkomgeving als een kritische succesfactor voor het nieuwe werken? De uitkomsten zijn zeer divers, waardoor het niet mogelijk is om een sluitend antwoord te geven. Uit het kwalitatief onderzoek kwam naar voren dat negen respondenten veranderingen in de fysieke werkomgeving als een kritische succesfactor zien. Acht respondenten zijn van mening dat het geen kritische succes factor is. Ter verduidelijking zijn een aantal redenen aangedragen waarom de respondenten deze mening hebben. De respondenten die van mening zijn dat het een succesfactor is, noemen dat om het nieuwe werken succesvol in te voeren, er gekozen moet worden voor activiteitgerelateerd werken. Om dit te kunnen faciliteren moeten er activiteitgerelateerde werkplekken gerealiseerd worden. Als dit niet ingevoerd wordt, zal het niet mogelijk zijn om het nieuwe werken succesvol te implementeren. Ook zien respondenten de trend dat door de invoering van het nieuwe werken het kantoor een andere functie gaat vervullen. De functie zal verplaatsen van sec een werkplek, naar een ontmoetingsplaats voor medewerkers. Het wordt steeds belangrijker om elkaar op het kantoor te ontmoeten, aangezien er ook veel op andere werkplekken gewerkt wordt. Dit vraagt om aanpassingen in de fysieke werkomgeving, zodat deze ontmoetingsfunctie zo goed mogelijk gefaciliteerd wordt, vaak door middel van informele ruimtes. Voor de

34

organisatie zal het kantoor meer dienen als bindmiddel, om zo het contact en de binding met zijn medewerkers zo goed mogelijk te behouden. Als laatste wordt genoemd dat het nieuwe werken een samenspel is tussen de fysieke, virtuele en mentale omgeving. Als de virtuele en mentale omgeving aangepast wordt, maar de fysieke omgeving wordt hierin niet mee genomen, zal het niet mogelijk zijn om het nieuwe werken succesvol te implementeren. Andersom zal het alleen met een aanpassing in de fysieke werkomgeving, niet mogelijk, zijn om het nieuwe werken te implementeren. Het moet gezien worden als een samenspel, waarin alle drie aspecten meegenomen worden. Daarnaast worden er een aantal redenen aangegeven waarom veranderingen in de fysieke werkomgeving geen kritische succesfactor zijn. Als eerste wordt gesteld dat de fysieke werkomgeving enkel een middel is om de invoering van het nieuwe werken te ondersteunen. Er wordt gesteld dat veranderingen in de virtuele en de mentale omgeving belangrijker zijn om het nieuwe werken in te voeren. Het aanpassen van de fysieke werkomgeving heeft weinig toegevoegde waarde als de virtuele en mentale omgeving niet aangepast worden. De mentaliteitsverandering vraagt om de grootste inspanning, dit is een proces wat ongeveer een jaar kan duren. Daarnaast is het aanpassen van de virtuele werkomgeving belangrijk om altijd en overal beschikking te hebben over kennis en informatie. Dit zorgt ervoor dat het tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk wordt gemaakt. De fysieke werkomgeving kan vervolgens dienen als middel om het acceptatieniveau te verhogen bij de implementatie van het nieuwe werken. Het kan als ondersteuning bieden om de implementatie te vergemakkelijken, maar dit is slechts een secundaire factor om het nieuwe werken te kunnen implementeren. 7.4 hoeverre zijn veranderingen in de fysieke werkomgeving een kritische succesfactor voor het nieuwe werken?” Uit het kwalitatief onderzoek is gebleken dat de uitkomsten op deze hoofdvraag zeer divers zijn. Het is daarom niet mogelijk om een sluitend antwoord te geven op deze vraag. Er kan echter wel gesteld worden dat veranderingen in de fysieke werkomgeving een sterke toegevoegde waarde kunnen leveren bij de implementatie van het nieuwe werken. Veranderingen in de werkomgeving kunnen een sterk middel zijn om een organisatieverandering te ondersteunen, zoals te zien is in paragraaf 7.2. Echter moet de fysieke werkomgeving niet beschouwd worden als een losstaand onderdeel. Het moet gezien worden als een samenspel tussen de fysieke, de virtuele en de mentale omgeving. De fysieke werkomgeving speelt een grote rol in het geheel, maar organisaties moeten in acht nemen dat de fysieke werkomgeving een middel is om de mentaliteitsverandering te ondersteunen. Uiteindelijk moeten de mensen het doen, zij moeten de wil en de verantwoordelijkheid tonen om te zorgen dat het nieuwe werken succesvol geïmplementeerd kan worden. In combinatie met de veranderingen in de fysieke en virtuele omgeving, kan deze mentaliteitsverandering makkelijker bereikt worden, waardoor de implementatie van het nieuwe werken een grotere kans van slagen heeft.

35

8.Discussie In dit hoofdstuk wordt de relatie met de andere literatuur beschreven. Daarnaast worden verbeterpunten voor dit onderzoek genoemd en worden er mogelijke vervolgonderzoeken aangedragen. 8.1 Relatie met andere literatuur Zoals te zien is in het onderzoek, worden de sommige uitkomsten van het kwalitatieve onderzoek aangevuld met het literatuuronderzoek. Er zijn een aantal overeenkomsten te noemen. Als eerste het samenspel tussen ICT, de mentaliteitsverandering en de fysieke werkomgeving, dit komt zowel in het kwalitatief onderzoek, als in het literatuuronderzoek meerdere malen naar voren. Een voorbeeld hiervan is het boek ‘Het nieuwe werken ontrafeld’(2010) door Baane R. Houtkamp P. en Knotter M. Daarnaast zijn er in het literatuuronderzoek meerdere voorbeelden beschreven over hoe veranderingen de fysieke werkomgeving toegevoegde waarde kunnen creëren. Al deze onderdelen kwamen ook terug in het kwalitatieve onderzoek. Een paar voorbeelden die overeen kwamen zijn: verhogen productiviteit, verhogen acceptatieniveau en meer flexibiliteit. Echter op de uiteindelijke hoofdvraag, namelijk of aanpassingen in de fysieke werkomgeving een kritische succesfactor zijn voor het nieuwe werken, is geen vergelijkbaar antwoord te vinden. De conclusie is wel redelijk te trekken uit de genoemde resultaten, maar een sluitend antwoord is niet te vinden. 8.2 Verbeterpunten Het was het onderzoek ten goede gekomen als er meer respondenten waren geïnterviewd. Dit was qua respons ook mogelijk, maar vanwege de tijdslijn is er op den duur voor gekozen om te stoppen met de interviews en te beginnen met het verwerken. Dit onderzoek was echter een verkennend onderzoek en binnen de gegeven tijdspanne zijn er redelijk veel interviews afgenomen. Als dit onderzoek op grote schaal zouden worden uitgevoerd, zou dat de validiteit van het onderzoek te goede komen. Er zijn twee interviews afgenomen met respondenten uit overheidsorganisaties. Het is mogelijk dat meer respondenten uit overheidsinstanties een toegevoegde waarde hadden kunnen leveren voor dit onderzoek. Er worden diverse functies beslaan onder de respondenten. Er is een mogelijkheid dat het interviewen van respondenten met andere functies een toegevoegde waarde hadden kunnen leveren voor dit onderzoek. Het omzetten van de interviews naar transcripten en het vervolgens labelen en groeperen van de resultaten is door één persoon uitgevoerd. Dit proces is enkel gecontroleerd door een student die hetzelfde proces op een kleine schaal heeft doorlopen. Het was de verwerking mogelijk ten goede gekomen als meerdere personen de manier van verwerken hadden gemonitord en eventueel zelf hadden uitgevoerd. 8.3 Mogelijke vervolgonderzoeken Een opvallende uitkomst is dat veel respondenten stellen dat de mentaliteitsverandering heel belangrijk is. Toch stellen twee respondenten binnen een HRM functie dat de 36

mentaliteitsverandering in de praktijk weinig in acht wordt genomen. Ook stelt een respondent van de Belastingsdienst dat de verandering er eerst werd doorgedrukt en dat de mentaliteit bij de invoering totaal niet was meegenomen. Een vervolgonderzoek zou kunnen zijn in hoeverre er daadwerkelijk aandacht wordt besteed aan de mentaliteitsverandering binnen de organisatie. Ook is opvallend dat de vermindering van de reistijd meerdere malen wordt aangekaart. De vraag ontstaat hier hoe belangrijk dit is voor medewerkers binnen het nieuwe werken. Een vervolgonderzoek zou kunnen zijn in hoeverre medewerkers de reistijd als hinderlijk ervaren en hoe dit bijdraagt aan het nieuwe werken. Uit de resultaten kwam meerdere malen naar voren dat het kantoor in de toekomst meer een ontmoetingsplaats wordt. In hoeverre zal dit in de toekomst ook echt zo zijn? Er wordt door drie respondenten zonder kantoor gesteld dat je tot 15 á 20 personen prima kan werken zonder kantoor. Het is opvallend dat hier zo’n specifiek getal wordt genoemd. Een vraag aan het begin van het onderzoek was dan ook in hoeverre een kantoor nog belangrijk is voor een organisatie. In een vervolgonderzoek kan het interessant zijn om onderzoeken met hoeveel medewerkers een organisatie goed weet te opereren zonder kantoor.

37

Literatuurlijst en bronvermelding Literatuur Baane R. Houtkamp P. en Knotter M. (2010) ‘Het nieuwe werken ontrafeld’. Groningen: WoltersNoordhoff: Groningen. Bijl D. (2010) ‘Aan de slag met het nieuwe werken’. Zeewolde: Par CC Kempen, P.M en Keizer J.A.( 2006) ‘Competent afstuderen en stagelopen’. Noordhoff Uitgevers Mooij M. (2009) ‘Ruimte voor het nieuwe werken’ Alphen aan den Rijn: Kluwer Peeman T. (2009) ‘I trust you, managen vanuit vertrouwen’ Benelux: Pearson Education B.V Veldhoen E. ( 1994) ‘Kantoren bestaan niet meer’ Uitgeverij 010 Publishers Veldoen E. (2008) ‘The art of working’ Uitgeverij 010 Publishers Websites Bibliotheek IJmond Noord (2011) Algemene informatie zaalhuur. Verkregen op 20 december 2011, via http://www.bibliotheekijmondnoord.nl/index.php/algemene-informatie/zaalhuur Boerderij land- en zeezicht (2011) Prijzen Zaalverhuur. Verkregen op 20 december 2011, via http://www.boerderijlandenzeezicht.nl/?page_id=299 Center for People and Buildings (2011) Kaderstelling fysieke werkomgeving bij het Rijk Verkregen op 10 oktober 2011, via http://www.cfpb.nl/fileadmin/cfpb/News/nieuwsflitsen/Onderzoeksrapportage_Kaderstelling_FWRC S2011.pdf. Center for People and Buildings (2001) Een zoektocht naar de werkomgeving van de creatieve mens. Verkregen op 22 december 2011, via http://www.cfpb.nl/fileadmin/cfpb/images/publicaties/artikelen/2007/Artikelcreativiteit.def.pdf Center for People and Buildings (2011) Onderzoek naar de invloed van de fysieke werkomgeving op de medewerkers. Verkregen op 1 oktober 2011, via http://www.cfpb.nl. Center for People and Buildings (2011) Onderzoek naar invloed van werkomgeving op creativiteit. Verkregen op 20 december 2011, via http://cfpb.nl/fileadmin/cfpb/images/publicaties/artikelen/2007/Artikelcreativiteit.def.pdf De pelikaan (2011) Zaalverhuur. Verkregen op 20 december 2011, via http://www.depelikaan.nl/index.php?subpage=65&mainpage=30

Dutchcowboys (2011) Kosten nieuw pand Google. Verkregen op 29 december 2011, via http://www.dutchcowboys.nl/google/21225 Encyclo (2011) Nederlandse encyclopedie. Verkregen op 28 december 2011, via http:// www.encyclo.nl Ende van der, J.H. (2009) Mijn werkplek is mijn alles: de invloed van de architectural identity, corporate identity en personal identity op de tevredenheid met de werkplek en het werk. Verkregen op 12 oktober 2011, via http://essay.utwente.nl/59550.

Facility Management Magazine(2009) Flexibel werken cruciaal om toptalent aan te trekken en te behouden. Verkregen op 28 december 2011, via http://www.fmm.nl/nieuws/nieuws/flexibel-werken-noodzakelijk-voorbehoud.95597. 38

lynkx?utm_campaign=26september2011&utmcontent=Meer%20nieuws&utm_medium=em ail&utm_source=ezineFMM GT midden Drenthe( 2011) Tarieven zaalverhuur. Verkregen op 20 december 2011, via http://www.gtmiddendrenthe.nl/verhuur-vergaderruimte-drenthe.html Het nieuwe werken blog (2011) Artikelen over het nieuwe werken. Verkregen op 1 december 2011, via http://www.hetnieuwewerkenblog.nl Kelliher, C. en D. Anderson (2010). Doing more with less? Flexible working practices and the intensification of work. Human Relations. Verkregen op 3 oktober 2011, via http://hum.sagepub.com/content/63/1/83.short. Loo E. (2010) Risico’s van het tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Verkregen op 3 oktober 2011, via http://scholar.googleusercontent.com/scholar?q=cache: wofgiwQFXMcJ:scholar.google.com/+fysieke+werkomgeving&hl=nl&as_sdt=0,5. Michel Mooij (2011) Algemene informatie. Verkregen op 1 november 2011, via http://www.workspace.nl/category/het-nieuwe-werken-2/ PMTD (2011) Algemene informatie. Verkregen op 1 december 2011, via http://www.pmtd.nl/home Proven Workspace (2011) Adviesbureau aangaande het nieuwe werken. Verkregen op 10 oktober 2011, via http://provenworkspace.nl. Taaladvies (2011) Uitleg op het gebied van taal, definities en begrippen. Verkregen op 20 december 2011, via http://taaladvies.net/taal/advies/vraag/477 TNO en Novay (2011) Het nieuwe werken bij het Rijk, ervaringen uit de praktijk. Verkregen op 4 oktober 2011, via http://www.scribd.com/doc/50450141/36/Relatie-met-succes-en-faalfactoren-uitHNW-pilots. Van der Voordt.T ,Pullen.W Flexibel werken, bron van ontevredenheid? Verkregen op 10 oktober 2011, via Pullehttp://scholar.googleusercontent.com/scholar?q=cache:wofgiwQFXMcJ:scholar.google.com/+fy sieke+werkomgeving&hl=nl&as_sdt=0,5. Venster op waterland (2011) Prijzen vergaderruimtes. Verkregen op 20 december 2011, via http://www.vensteropwaterland.nl/Prijzen.html Vergaderruimtes Brabant. Algemeen. Verkregen op 20 december 2011, via http://www.vergaderruimte-brabant.nl/ Werken 2.0(2011) Bedrijven die het nieuwe werken hebben geïmplementeerd. Verkregen op 5 oktober 2011, via http://www.werken20.nl/nieuws-over-nieuwe-werken/organisatiebedrijf/814/overzicht-van-bedrijven-die-het-nieuwe-werken-implementeren. Geraadpleegd op 5 oktober 2011. Wikipedia (2011) Vrije encyclopedie. Verkregen op 10 oktober 2011, via http://wikipedia.nl

39

Artikelen van online encyclopedie Omschrijving werkomgeving (2011) Verkregen op 12 december 2011, via http://www.thesauruszorgenwelzijn.nl/werkomgeving.htm Omschrijving kritische succesfactor (2001) Verkregen op 12 december 2011, via http://www.fonsvernooij.nl/bb-site/hoofdk.html Artikelen Arts, Joris (2011) Rabobank unplugged. Verkregen op 21 december 2011, via http://hetnieuwewerkenblog.nl/rabobank-unplugged-een-impressie/ Mooij, Michel (2009) Hoe kan huisvesting slim worden gebruikt? Verkregen op 21 december, via http://hetnieuwewerkenblog.nl/huisvesting-slim-gebruik/ Verhoeve, Alex (2011) Interview Swung House. Verkregen op 21 december 2011, via http://hetnieuwewerkenblog.nl/interview-het-nieuwe-werken-swung-house-flexkantoor-flexwerken-zzp-thuiswerker-ondernemer/ Onderzoeken McCoy,J.; Evans, G.W. The potential role of the physical environment fostering creativity. Creativity researchJournal. Volume 14, 2002 Ree, H.J. van. (2002)The added value of office accommodation the organizational performance. Work study. Volume 51,number 7, Voordt, D.J.M. van der (2003), Hoe innovatief is kantoorinnovatie en wat zijn de effecten?BOSSmagazine nr. 18, 8-12.

40