Strategisch coördinator Doel van de functie: Als Strategisch coördinator bent u enerzijds verantwoordelijk voor de aansturing van de strategische cel. Anderzijds neemt u zelf ook een aantal taken/projecten ter harte die bijdragen tot de strategische planning, de organisatieontwikkeling en innovatie.
Plaats in de organisatie: U rapporteert rechtstreeks aan de stadssecretaris en geeft rechtstreeks leiding aan de medewerkers van de strategische cel. U woont frequent de vergaderingen van het MAT (= managementteam dat bestaat uit de stadssecretaris, de financieel beheerder en de directeurs) bij teneinde het MAT te adviseren i.f.v. haar verantwoordelijkheden.
Resultaatsgebieden: -
U bent verantwoordelijk voor de strategische planning en de ondersteuning van de beleidsvoorbereiding.
-
In samenwerking met het CBS (college van burgemeester en schepenen) en het MAT zorgt u voor het formuleren, opvolgen en evalueren van de beleidsdoelstellingen.
-
U fungeert als adviseur van de stadssecretaris en bij uitbreiding het MAT.
-
U bent de drijvende kracht achter de ontwikkeling van managementinstrumenten met het oog op de realisatie van de doelstellingen (o.a. monitoring- en rapportagetools).
-
U onderneemt en ondersteunt kwaliteitsverbeterende initiatieven.
-
U ondersteunt de beleidsevaluatie en de bijsturing van het beleid.
-
U coördineert de werking van de strategische cel zodat de strategische cel de organisatie optimaal ondersteunt bv. a.d.h.v. programmamanagement, de coördinerende rol bij grote organisatiebrede projecten (bv. grote infrastructuurpojecten, de implementatie van de nieuwe beleids- en beheerscyclus, visievorming, enz.) en de motor wordt van de organisatieontwikkeling.
-
U zorgt voor informatiedoorstroming binnen de strategische cel m.b.t. beslissingen van het MAT, CBS maar ook m.b.t. de werkzaamheden van de verschillende medewerkers binnen de strategische cel
-
U organiseert op geregelde tijdstippen overleg binnen de strategische cel
COMPETENTIEPROFIEL
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES ...................................................................................................... 4 VOORTDUREND VERBETEREN (niveau IV) ............................................................................................ 4 KLANTGERICHTHEID (niveau IV) ............................................................................................................. 4 SAMENWERKEN (niveau IV) .................................................................................................................... 4 BETROUWBAARHEID ‘consequent en correct handelen’ (niveau IV) ............................................ 5 PERSOONSGERELATEERD GEDRAG........................................................................................................... 5 ORGANISATIEBETROKKENHEID (niveau III) ........................................................................................... 5 OMGAAN MET STRESSFACTOREN (niveau III)..................................................................................... 6 INTERPERSOONLIJK GEDRAG ..................................................................................................................... 6 OVERTUIGINGSKRACHT (niveau III) ........................................................................................................ 6 NETWERKEN (niveau III) ............................................................................................................................ 6 OMGAAN MET INFORMATIE ........................................................................................................................ 7 VISIE (conceptueel denken) (niveau III) ................................................................................................... 7 LEIDERSCHAP .................................................................................................................................................. 7 DELEGEREN (niveau III) .............................................................................................................................. 7
COMPETENTIEPROFIEL
WAARDEGEBONDEN COMPE TENTIES
VOORTDUREND VERBETER EN (NIVEAU IV) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de departementen, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. - Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen. -
Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen.
-
Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen.
-
Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen.
-
Voorziet in mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan.
-
Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat ze voor de eigen werking kunnen betekenen.
-
Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om voorstellen tot verbetering te formuleren.
KLANTGERICHTHEID (NI VEAU IV) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. - Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie aan klanten te optimaliseren. -
Legt voor de departementen meetbare doelstellingen vast op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid.
-
Past binnen de departementen de diensten, procedures en doelstellingen toe om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden.
-
Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen.
-
Controleert of de door de IKZ-coördinator vooropgestelde procedures rond klantentevredenheid binnen de departementen strikt worden opgevolgd.
-
Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren.
SAMENWERKEN (NIVEAU IV) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. - Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten. -
Creëert structuren om de samenwerking met andere entiteiten te verbeteren.
-
Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere entiteiten te verstevigen.
-
Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de entiteit en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan.
-
Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen entiteit overstijgen.
-
Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen entiteit overstijgen.
-
Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere entiteiten.
BETROUWBAARHEID ‘CONSEQUENT EN CORRECT HANDELEN’ (NIVEAU IV) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg …) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. - Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat. -
Blijft correct en integer handelen rond basisregels, sociale en ethische normen, in situaties van grote externe druk.
-
Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat.
-
Houdt in zijn rol het algemeen belang duidelijk voor ogen en gedraagt zich daar ook naar.
-
Weet op een flexibele, maar zorgvuldige, objectieve en correcte wijze om te gaan met bestaande regels en procedures als de situatie dat vereist.
-
Durft op een verantwoorde en onderbouwde wijze een uitzondering maken op de strikte regel, als dat het belang van de organisatie dient.
PERSOONSGERELATEERD GEDRAG
ORGANISATIEBETROKKEN HEID (NIVEAU III) Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. - Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelwijze van de organisatie. -
Durft harde standpunten innemen die de gehele organisatie ten goede komen, zelfs als die minder populair zijn.
-
Praat over ‘wij’ in plaats van ‘zij’ als hij het over de eigen organisatie heeft. Hij/zij neemt mee de verantwoordelijkheid van de organisatie op.
-
Onderkent de belangen van de organisatie en handelt zelf conform die belangen.
-
Legt uit hoe hij tot belangrijke beslissingen is gekomen.
-
Verdedigt de keuzes van de organisatie bij collega’s, eigen medewerkers en derden.
-
Identificeert zich bij eigen medewerkers en buitenstaanders met de standpunten of beslissingen van de eigen hiërarchie.
OMGAAN MET STRESSFAC TOREN (NIVEAU III) Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek. - Blijft kalm en rustig in complexe situaties waarin hij wordt geconfronteerd met een langdurige of regelmatig weerkerende hoge druk of met crisissituaties die de eigen opdracht overstijgen. -
Blijft onder moeilijke werkomstandigheden hoofd- en bijzaak in het eigen werk onderscheiden.
-
Presteert goed in situaties waar er sprake is van langdurige of zich herhalende hoge tijdsdruk, tegenslag en complicaties.
-
Handhaaft zich in complexe situaties en in situaties met onzekerheden en onbekenden.
-
Blijft zich niettegenstaande grote tijdsdruk open opstellen voor meningen of opmerkingen van anderen.
-
Blijft in situaties van grote druk en weerstand zoeken naar een aangepaste stijl en aanpak om toch zijn doelstelling te bereiken.
INTERPERSOONLIJK GED RAG
OVERTUIGINGSKRACHT ( NIVEAU III) Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen. -
Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën.
-
Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details.
-
Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen.
-
Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken (bv. beeldmateriaal gebruiken, interactieve momenten inlassen).
-
Weet tegenargumenten actief te beluisteren en waar mogelijk te ontkrachten door eigen argumentatie.
-
Denkt (vooraf) aan de impact die de eigen argumentatie kan hebben op anderen; durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken die de aanvaardbaarheid van de argumentatie kan verhogen.
NETWERKEN (NIVEAU III) Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of departement en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. -
Bouwt doelgericht een invloedrijk, professioneel netwerk uit (allianties, coalities …).
-
Kan zijn netwerk inschakelen om de eigen werkzaamheden te ondersteunen (informatie verzamelen …).
-
Betrekt anderen bij de eigen professionele netwerken en stimuleert hen die uit te bouwen.
-
Schakelt anderen in om een breder draagvlak te creëren waardoor de organisatie haar doelstellingen beter kan waarmaken.
-
Zoekt gericht contact met anderen die een rol kunnen spelen in de uitbouw van een invloedrijk netwerk.
-
Is integer, samenwerkend en niet-manipulatief ingesteld bij het inschakelen van zijn netwerk.
OMGAAN MET INFORMATI E
VISIE (CONCEPTUEEL D ENKEN) (NIVEAU III) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. -
Brengt een eigen beleid naar voren dat de organisatie op lange termijn beïnvloedt.
-
Anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen en de toekomst, evenals op de manier om de eigen organisatie hierop voor te bereiden.
-
Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren.
-
Houdt vast aan de langetermijnvisie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen.
-
Brengt een eigen beleid naar voren dat gebaseerd is op een duidelijke visie op de missie en de doelstellingen van de organisatie.
LEIDERSCHAP
DELEGEREN (NIVEAU II I) Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen. -
Delegeert ruime verantwoordelijkheidsgebieden.
-
Creëert betrokkenheid en verhoogt de eigenwaarde van de medewerkers door hen de volle verantwoordelijkheid te geven over bepaalde dossiers, processen … en over de middelen om de vastgestelde output te bereiken.
-
Weet waar de sterke kanten van de medewerkers liggen en durft daarop te vertrouwen.
-
Initieert zelfsturing en empowerment bij de medewerkers.
-
Geeft ruimte aan medewerkers om zaken op hun eigen manier te realiseren.
-
Geeft medewerkers bevoegdheid om in complexe en onvoorspelbare situaties autonoom te handelen.
