STEUNPUNT EXPERTISENETWERKEN VZW Sterrenkundelaan 30 lokaal 803 1210 Brussel
JAARVERSLAG 2002
INHOUDSOPGAVE
1. Inleiding 2. Opstart VZW 3. Voorlopige erkenning 4. Werkzaamheden 2002 a. b. c. d. e.
5. Financieel 6. Bijlagen
Informatievergaring Personeel Huisvesting en accomodatie Reglement Inwendige Orde Planning startvergadering inhoudelijke comité’s en stuurgroepen
1. INLEIDING Dit verslag wordt aangeboden in uitvoering van het Besluit van de Vlaamse Regering van 13 december 2002 betreffende de erkenning en subsidiëring van een steunpunt voor kennisbeheer en netwerkvorming met betrekking tot de hulp- en dienstverlening aan specifieke subdoelgroepen van personen met een handicap. Meer bepaald onder artikel 7 van voornoemd Besluit wordt onder 2° vermeld: “Art. 7. Het jaarlijkse subsidiebedrag, bedoeld in artikel 6, § 1 wordt uitbetaald in twee schijven: 1° 2° een tweede schijf van 50 % wordt uitbetaald voor 31 juli van het kalenderjaar waarop het subsidiebedrag betrekking heeft en na goedkeuring van het inhoudelijke en financiële verslag van het voorgaande kalenderjaar. Het Fonds bepaalt de vorm en de inhoud van dit verslag.” In zijn brief aan de voorzitter van de Raad van Bestuur van de VZW Steunpunt Expertisenetwerken dd. 11 juni 2003 betreffende de voorlopige erkenning als steunpunt inzake kennisbeheer en netwerkvorming vermeldt de heer Foubert dat dit verslag de vooruitgang dient te schetsen in de realisatie van de doelstellingen, geformuleerd in het plan op basis waarvan de voorlopige erkenning werd verleend. Vermits voornoemd plan slechts kon ingediend worden op 3 januari 2003 situeert de vooruitgang in de realisatie van de doelstellingen ervan zich evident na die datum. Strictu sensu valt dit buiten het jaarverslag 2002. We meenden echter dat het opportuun was in dit verslag waar nodig en mogelijk verwijzingen naar acties en realisaties in de loop van het voorjaar 2003 te vermelden.
2. OPSTART VZW Na voorbereidende vergaderingen op 29 april, 7 juni, 20 juni, 27 juni, 9 juli, 15 juli, 19 augustus en 8 september 2002 werd op 22 oktober 2002 in lokaal 201 van het Vlaams Fonds voor Sociale Integratie van Personen met een Handicap de stichtingsvergadering van ‘Steunpunt Expertisenetwerken’ Vereniging Zonder Winstoogmerk gehouden met een eerste Algemene Vergadering en Raad van Bestuur. Op deze vergadering worden de statuten van de vereniging goedgekeurd en de functies in de Raad van Bestuur toegewezen. (zie bijlage 1). Diezelfde dag worden de statuten verstuurd naar de diensten van het Belgisch Staatsblad waarin ze op 17 januari 2003 zouden verschijnen onder het nummer 13022003.
3. VOORLOPIGE ERKENNING De Raad van Bestuur houdt een tweede vergadering op 6 november ter voorbereiding van acties in functie van het te verwachten Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de erkenning en subsidiëring van een steunpunt voor kennisbeheer en netwerkvorming met betrekking tot de hulp- en dienstverlening aan specifieke subdoelgroepen van personen met een handicap. Dit wordt vertaald in het werkplan voor de periode 1 oktober 2002 – 31 december 2003 (zie bijlage 2).
Het besluit van de Vlaamse Regering wordt genomen op 13 december 2002 en verschijnt in het Belgisch Staatsblad op 29 januari 2003. Op 3 januari 2003 doet de vereniging in uitvoering van het besluit en op basis van de statuten en het werkplan een aanvraag tot voorlopige erkenning als steunpunt voor kennisbeheer en netwerkvorming met betrekking tot de hulp- en dienstverlening aan specifieke subdoelgroepen van personen met een handicap bij het VFSIPH. Deze erkenning wordt verleend op 13 januari 2003 en schriftelijk bevestigd op 11 juni 2003.
4. WERKZAAMHEDEN 2002
a. informatievergaring In voorbereiding van de operationalisering van het Steunpunt Expertisenetwerken wordt door de leden van de Raad van Bestuur relevante informatie ingewonnen bij interne en externe partners. Niet onbelangrijk is o.a. een nota van juridisch raadgever Bart Carmeliet rond het al dan niet onderhevig zijn aan BTW-heffingen voor het Steunpunt Expertisenetwerken (zie bijlage 3). Deze nota zal in 2003 dienstig zijn in verdere gesprekken en onderhandelingen met de diensten van de administratie belastingen. Logistiek-ondersteunend wordt contact gezocht met bank- en verzekeringsmaatschappijen. Dit zal in 2003 resulteren in een samenwerking met DEXIA-bank, DVV-verzekeringen en Winterthur-verzekeringen, met ACERTA Sociaal Secretariaat, met VZW Procura – kenniscentrum voor non-profit en sociale economie. Eén van de prioritaire opdrachten voor de coördinator bestaat er in een exploratie naar know how en kennismanagement op te zetten met relevante actoren in binnen- en buitenland. Verwacht wordt dat deze exploratie rond kan zijn einde juli 2003. Contacten met vergelijkbare organisaties en deskundigen kennismanagement, data- en web-beheer, -design en –implementatie vormen de basis.
b. personeel Binnen de Raad van Bestuur werd onmiddellijk werk gemaakt van een snelle en degelijke procedure voor de aanwerving van een eerste beroepskracht, coördinator. De Raad van Bestuur stelt een functieomschrijving en profiel op en gaat voor een professioneel ondersteunde recrutering samenwerking aan met ASCENTO – Human Capital Services te Aalst, contract wordt ondertekend op 30 januari 2003. De vacature wordt gepubliceerd in job@ van 21 december 2002 en 4 januari 2003. 50 sollicitanten reageren op de advertentie waarvan er 11 uitgenodigd worden voor een gesprek met de selectiecommissie van de Raad van Bestuur, daarvan worden 3 personen
doorgestuurd voor individueel assessment door ASCENTO. Dit resulteert in de aanwerving van een coördinator, Guy Bruyninckx, per 1 mei 2003. Andere mogelijkheden van aanwerving zullen onderzocht worden in de loop van de toekomstige werkzaamheden op basis van de practische en inhoudelijke noden.
c. huisvesting en accomodatie Na onderzoek van verschillende mogelijkheden wordt een overeenkomst gesloten met het VFSIPH voor de huur van een lokaal en parkingplaats op het adres Sterrenkundelaan 30 te 1210 Brussel. Deze huur is exclusief telefoon-, fax- en internetverbindingen. De huurovereenkomst gaat in op 1 mei 2003. Via de diensten van het VFSIPH wordt bureelmeubilair, computerapparatuur en andere burotica aangekocht. Telefoon, telefax, gsm en internetverbindingen worden aangevraagd op 6 mei 2003 via Belgacom en Proximus. Deze verbindingen komen tot stand op 12 mei 2003, de domeinnaam “steunpuntexpertisenetwerken wordt aangevraagd op 6 mei 2003, geregistreerd op 16 mei 2003 en actief vanaf 21 mei 2003.
d. reglement inwendige orde Op de vergadering van de Raad van Bestuur van 6 november 2002 wordt het Reglement van Inwendige Orde besproken en goedgekeurd (zie bijlage 4). Op basis van dit reglement kon tevens verder gewerkt worden aan uitnodigingen aan het werkveld om deel te nemen aan inhoudelijke comité’s en stuurgroepen.
e. planning startvergadering en inhoudelijke comité’s Prioritaire aandacht ging in 2002 naar het opzetten van een eerste werkvergadering met het werkveld omtrent het opzetten en installeren van de inhoudelijke comités en de stuurgroepen voor de drie specifieke subdoelgroepen: personen met niet aangeboren hersenletsel, personen met autisme en verstandelijk gehandicapte personen met bijkomende gedragsproblemen. In 2002 werden hiervoor ontwerpen van methodiek en uitnodiging opgemaakt die verder werden uitgewerkt in 2003 door beperkte werkgroepen voor elke subdoelgroep. Uitnodigingen aan het werkveld werden verspreid voor een eerste inleidende en informatieve vergadering op 27 maart in de lokalen van het VFSIPH. De respons hierop was dermate massaal dat de bijeenkomst ontdubbeld diende te worden en een tweede ingelast op 4 april 2003. Tijdens deze vergadering werd het voorwoord verzorgd door de heer Piet De Roeck, kabinetschef van de Vlaamse minister van Welzijn, Gezondheid, Gelijke Kansen en Ontwikkelingssamenwerking. De historiek, opdracht en doelstelling van het Steunpunt Expertisenetwerken samen met een eerste oproep tot meewerking werd geschetst door de voorzitter van de vereniging, mevrouw Diane Serneels.
In een tweede deel werden de deelnemers opgesplitst per doelgroep voor een eerste gedachtewisseling rond de stuurgroepsamenstelling en –werking. Op 29 april 2003 werd een volgende bijeenkomst per subdoelgroep georganiseerd met aan de agenda de samenstelling van de stuurgroepen voor een eerste periode van 4 jaar. De inhoudelijke comité’s beslisten over de samenstelling van de stuurgroepen. De samenstelling van stuurgroepen en inhoudelijke comités werd bekrachtigd op de raad van bestuur van de vzw van 21 mei 2003. De samenstelling van stuurgroepen en inhoudelijke comités gaan in bijlage als kopij van outlook-bestand, waarbij IC staat voor Inhoudelijk Comité en SG voor StuurGroep (bijlage 5). Op heden genereert dit volgende gegevens: -
-
stuurgroep autisme met 11 leden en 6 raadgevers, inhoudelijk comité autisme met 120 geregistreerde leden stuurgroep personen met niet aangeboren hersenletsel met 14 leden, inhoudelijk comité niet aangeboren hersenletsel met 98 geregistreerde leden stuurgroep verstandelijke handicap met bijkomende gedragsstoornissen met 14 leden en inhoudelijk comité verstandelijke handicap met bijkomende gedragsstoornissen met 153 geregistreerde leden
Op dit ogenblik zijn de verschillende stuurgroepen reeds werk aan het maken van de verdere planning en van de uitwerking van hun elementen binnen het 5-jarenplan en jaarplan 2004. Hiervoor werd een timing opgemaakt die er in voorziet dat de stuurgroepen en de inhoudelijke comité’s 31 oktober 2003 zullen klaar zijn met hun luik van het 5-jarenplan en jaarplan 2004. Voor de zomervakantie 2003 zullen de stuurgroepen elk reeds minstens 3 maal zijn samengekomen.
5. FINANCIEEL Tijdens het kalenderjaar 2002 verwierf de VZW Steunpunt Expertisenetwerken geen enkele inkomst en verrichtte geen enkele uitgave. De subsidies voor het jaar 2002 kwamen op de zichtrekening van de vereniging op 27 januari 2003 ten bedrage van € 495 284,64. Het verschil van € 503,36 met het subsidie bedrag van € 495 788,00 wordt verklaard door het feit dat het VFSIPH de kosten verbonden aan de publicatie van de statuten van de VZW in het Belgisch Staatsblad betaalde en dit verrekende met de uitkering van de subsidie. Op 7 januari 2002 ontving de VZW een gift van DEXIA BANK N.V. ten bedrage van € 2500,00. De eerste schijf van de subsidies voor 2003 werd overgemaakt op 17 maart 2003 ten bedrage van € 247 894,00.
Voor een gedetailleerd overzicht van alle verrichtingen en rekeningen op een correcte boekhoudkundige manier is de VZW een samenwerking aangegaan met ‘De Kleine Prins’, boekhoudkantoor te Wilsele. Dit wordt in de volgende dagen verder geoperationaliseerd.
Als eerste indicatie volgt een ruw overzicht van alle tot op woensdag 18 juni 2003 gedane uitgaven van de vzw: -
huur lokaal + 1 parkeerplaats (1 mei – 30 september 2003): € 3821,50 aankoop meubilair: € 6 131,31 aankoop computerapparatuur: € 4108,98 aankoop toestellen, aansluiting, abonnement telefoon,fax, gsm, internet: € 857,5 aanwervingsprocedure coördinator (advertentie, ASCENTO): € 6 779,03 lonen en werkgeversverplichtingen: € 5 368,41 uitnodigingen, mailings, huur lokalen vergaderingen inhoudelijke comité’s en stuurgroepen: € 717,43 verzekeringen: € 555,20 sociaal secretariaat: € 102,85 aansluiting PROCURA: € 74,00 werkingskosten (inschrijving congres ‘focus op onderzoek’ NL, broodjes): € 347,42
Totale uitgaven tot op 18 juni 2003: € 28 863,63 Evident zijn er nog te betalen en te verwachten schulden die nu echter nog niet gefactureerd of betaald zijn (bv verzekeringen, vervoerskosten, huur lokalen, kantoormateriaal) De tot op heden gedane uitgaven zullen analytisch geboekt worden over 4 posten: 1 per doelgroep en het coördinaat. De hierboven vermelde uitgaven vallen volledig onder de post coördinaat met uitzondering van het luik ‘mailings, huur lokalen vergaderingen inhoudelijke comité’s en stuurgroep. Hier dient nog een boekhoudkundige uitzuivering te gebeuren.
6. BIJLAGEN -
bijlage 1: statuten vzw steunpunt expertisenetwerken bijlage 2: werkplan 1 oktober 2002 – 31 december 2003 bijlage 3: juridische nota BTW bijlage 4: reglement van inwendige orde bijlage 5: lijst samenstelling stuurgroepen en inhoudelijke comités
