SOP Pembuatan Acara di FKUI Demi terciptanya sinergi antara acara badan-‐badan di FKUI, maka BEM akan menyediakan kalender IKM agar kita dapat menghindari bentrokan tanggal acara/program kerja antar badan. Berikut adalah SOPnya: 1. Lihat kalender IKM di tiny.cc/kalenderIKM. Lihat tanggal acara Anda disana. Berikut adalah kode warnanya: putih (acara internal badan), kuning (IKM FKUI) dan hijau (umum). Jika tanggal acara Anda ditandai dengan warna kuning dan hijau artinya tanggal acara Anda bermasalah/bentrok dengan acara lain. Hal ini harus dihindari. 2. Laporkan status tanggal acara Anda ke Hotline BEM (Luthfi:081310225438) 3. Tunggu konfirmasi/mediasi lebih lanjut dari Hubin BEM. Sambil menunggu, Anda boleh menyusun proposal. Proposal TIDAK BOLEH di print terlebih dahulu jika tanggal belum disetujui Hubin BEM. 4. Lanjut ke teknis pembuatan proposal (terlampir) Terima kasih atas perhatian Anda! Biro Hubungan Internal BEM IKM FKUI 2015
Terlampir: 1. Daftar Tilik Proposal 2. SOP Administrasi 3. Kesepakatan akan Kalender IKM
Daftar Tilik Proposal No.
1.
Daftar Tilik
Keterangan (beri tanda √)
Melengkapi isi proposal sesuai dengan format PROPOSAL BEM IKM FKUI 2015
2.
Anggaran dana yang ditujukkan kepada PPKM / dekanat dibuat sesuai dengan RKAT.
3.
Mengecek kelengkapan proposal kepada sekretaris departemen/biro yang bersangkutan.
4.
Mengecek anggaran proposal kepada bendahara departemen/biro yang bersangkutan.
5.
Mengirim proposal (beserta surat yang disertakan) ke email
[email protected] untuk dicek Sekretaris dan Bendahara BEM IKM FKUI 2015
6.
Menghubungi Sekretaris BEM IKM FKUI 2015 untuk permohonan pengecekan proposal (Melati Padma A. : 085217071212)
7.
Tanggal acara disetujui oleh BEM IKM FKUI dengan menghubungi hotline BEM IKM FKUI (081310225438) dengan mengirim SMS berisikan: Nama Acara – Badan Pelaksana – Tanggal Pelaksanaan
8.
Meletakkan proposal di Meja BEM sebanyak 3 rangkap (1 asli, 2 fotokopi)
9.
Menyertakan surat izin kegiatan ke dekanat (wajib)
10.
Menyertakan surat permohonan bantuan dana ppkm beserta form 1a (sesuai dengan keperluan anggaran)
*Kelengkapan pengisian daftar tilik proposal merupakan syarat pengajuan proposal ke dekanat/ppkm
SOP ADMINISTRASI BEM IKM FKUI 2015 I.
Proposal Kegiatan A. Syarat Pengajuan Proposal 1. Proposal diajukan maksimal 1 BULAN sebelum kegiatan, kecuali untuk acara delegasi (maksimal H-7 kegiatan) 2. Melengkapi daftar tilik proposal 3. Pengajuan proposal disertai surat izin kegiatan yang ditujukan kepada dekanat 4. Pengajuan proposal disertai surat permohonan dana PPKM (jika menggunakan dana PPKM) 5. Pengajuan proposal disertai satu lembar form 1a B. Komponen Proposal Komponen proposal terdiri atas: 1. Cover berupa nama kegiatan, logo badan, dan tanggal pelaksanaan 2. Ringkasan Kegiatan 3. Daftar Tilik Proposal 4. Daftar Isi 5. Latar Belakang 6. Tujuan dan Sasaran 7. Target Kegiatan 8. Ruang Lingkup 9. Waktu dan Tempat 10. Rencana Anggaran 11. Susunan Kepanitiaan 12. Penutup
II.
Surat A. Ketentuan Umum 1. Surat resmi BEM IKM FKUI terdiri dari dua jenis yaitu eksternal dan internal
2. Setiap surat resmi BEM IKM FKUI wajib menggunakan Kop Surat BEM IKM FKUI 3. Surat Eksternal BEM IKM FKUI wajib ditandatangani oleh Ketua BEM IKM FKUI dan Koordinator Kemahasiswaan FKUI 4. Surat Internal BEM IKM FKUI wajib ditandatangani oleh Ketua BEM IKM FKUI namun tidak perlu tanda tangan Koordinator Kemahasiswaan FKUI B. Ketentuan Khusus Administrasi surat-menyurat terdiri atas: 1. Administrasi Kegiatan a. Mekanisme perizinan kegiatan b. Mekanisme permohonan dana c. Mekanisme pertanggungjawaban kegiatan 2. Administrasi Peminjaman Fasilitas C. Format Standar Surat 1. Kertas A4 2. Font: Arial ; ukuran 10 ; spasi 1 ; Align justify 3. Margin : atas 5 cm; bawah 2.54 cm ; kiri-kanan 2.54 cm 4. Kepala surat berturut-turut terdiri atas: a. Nomor, berdasarkan kodifikasi surat b. Lampiran, jumlah disesuaikan (misal: lampiran berkas proposal) c. Hal, yaitu maksud penulisan surat à tulisan di BOLD 5. Penulisan kodifikasi surat sesuai urutan: a. angka (3 digit), diketik atau ditulis dengan pulpen tinta hitam sesuai dengan buku surat keluar b. eksternal (diluar BEM) atau internal (intra BEM) c. nama kegiatan (khusus kategori event misal Liga Medika dan Baksos) d. Pihak yang bertanggungjawab (misal. Departemen/Biro) e. BEMIKMFKUI f. bulan (angka romawi)
g. tahun contoh penulisan: 001/e/Baksos/Pengmas/BEMIKMFKUI/III/2015 , atau 002/e/Hubeks/BEMIKMFKUI/III/2015 6. Penulisan tujuan surat sesuai urutan: a. “Yth.” b. Nama pihak yang dituju beserta gelar lengkap à tulisan BOLD c. Jabatan à tulisan BOLD d. Nama kota 7. Isi surat : nama kegiatan, hari, tanggal, dan tempat WAJIB di BOLD 8. Lembar pengesahan surat diawali kalimat perbaris berurutan yaitu “Badan Eksekutif Mahasiswa”, “Ikatan Keluarga Mahasiswa”, dan “Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia” dengan align center dan di BOLD 9. Urutan pada lembar pengesahan dimulai dari kanan atas, semakin ke kiri dan ke bawah semakin tinggi posisi/jabatan 10. Penulisan NAMA harus di BOLD dan UNDERLINE 11. Penulisan JABATAN dan NIP harus di BOLD 12. Tanda tangan HARUS pakai pulpen TINTA HITAM 13. Setiap surat hanya perlu 1 halaman 14. Bagian pembukaan jangan bertele-tele 15. Jika konten isi terlalu banyak, font dapat diperkecil menjadi 9,5 atau 9 D. Jenis Surat dan Ketentuannya 1. Surat Izin Kegiatan dan Permohonan Dana PPKM a. Surat Izin Kegiatan ditujukan kepada Dekan FKUI dan Permohonan Dana ditujukan kepada Ketua PPKM FKUI dengan mengetahui Ketua BEM IKM FKUI dan Koordinator Kemahasiswaan FKUI b. Surat diajukan bersama proposal kegiatan sebanyak 3 rangkap (untuk dekanat, PPKM, dan arsip BEM).
Diajukan maksimal 1 BULAN sebelum pelaksanaan kegiatan c. Proposal kegiatan yang ditujukan untuk arsip BEM diberikan berupa hardcopy dan softcopy 2. Surat Peminjaman Fasilitas RIK a. Surat peminjaman fasilitas di Depok diajukan maksimal H-7 kepada Seketariat RIK di Gedung A lantai 1 b. Surat peminjaman fasilitas atau ruangan ditujukan kepada Koordinator Fasilitas dan Umum RIK III.
Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) A. Syarat Pengajuan LPJ 1. LPJ dikumpulkan maksimal H+14 kegiatan atau H+14 dana terakhir turun (dari PPKM) 2. Daftar kelengkapan pertanggungjawaban kegiatan a. Surat Pengantar LPJ kepada Dekanat dan PPKM (jika menggunakan dana PPKM) b. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan i. Rincian pendanaan dipisah untuk dekanat dan PPKM ii. Rincian meliputi Rencana Anggaran dan Anggaran Terealisasi B. Komponen Komponen LPJ terdiri dari atas : 1. Cover 2. Ringkasan Kegiatan 3. Daftar Tilik Laporan Pertanggungjawaban 4. Daftar Isi 5. Susunan Kepanitiaan 6. Sinopsis Acara 7. Anggaran Kegiatan 8. Evaluasi, Kesimpulan, dan Saran 9. Penutup 10. Lampiran
IV.
Alur Administrasi Alur administrasi merupakan langkah pengajuan administrasi baik surat, proposal, dan laporan pertanggung jawaban melalui BEM IKM FKUI. 1. Hubungi kontak Hubungan Internal (081310225438) untuk mentag tanggal Acara. Tunggu hingga ada konfirmasi bahwa acara tidak bentrok 2. Lengkapi daftar tilik di proposal dan laporan pertanggungjawaban dengan ceklis (V) 3. Kirim kelengkapan administrasi baik surat, proposal ke email Administrasi BEM IKM FKUI 2015 (
[email protected]) maksimal pukul 21.00 pada hari yang telah ditentukan oleh Tim Administrasi BEM IKM FKUI 2015 4. Jadwal pemeriksaan Surat dan Proposal oleh Tim Administrasi BEM IKM FKUI 2015 adalah Hari Selasa, Kamis, dan Minggu 5. Hubungi Sekretaris BEM IKM FKUI 2015 (085217071212) untuk memohon pemeriksaan Surat dan Proposal 6. Tim Administrasi BEM IKM FKUI akan membalas email berupa hal-hal yang perlu direvisi. Balasan terdiri dari 2 jenis yaitu mengenai format sesuai SOP dan anggaran sudah sesuai/tidak dengan RKAT 7. Pemeriksaan Surat dan Proposal selambat-lambatnya H+2 setelah pengiriman ke email Administrasi BEM IKM FKUI 2015 8. Setelah Surat dan Proposal di revisi, letakkan hardcopy proposal di Ruang BEM IKM FKUI sesuai dengan tempat yang telah disediakan 9. Tanda tangan Ketua Acara harus dilakukan sebelum meminta Tanda Tangan Ketua BEM dan Koordinator Kemahasiswaan 10. Tidak dianjurkan untuk meminta Tanda Tangan Koordinator Kemahasiswaan secara mandiri dikarenakan Surat dan Proposal harus didata oleh TU Bagian Kemahasiswaan 11. Langkah di atas juga berlaku untuk pengajuan Laporan Pertanggungjawaban
12. Hubungi Controller BEM IKM FKUI 2015 (081382084992) dan Sekretaris BEM IKM FKUI 2015 untuk memohon pemeriksaan Laporan Pertanggungjawaban
Kesepakatan akan Kalender IKM Biro Hubungan Internal BEM IKM FKUI 2015 Definisi 1. Kalender IKM merupakan suatu timeline yang mencakup kegiatan yang ada dalam IKM FKUI 2. Kegiatan yang dimasukan ke dalam kalender IKM harus meminta izin kepada Biro Hubungan Internal BEM IKM FKUI yang kemudian akan disesuaikan ke kalender IKM 3. Kegiatan yang terdapat di kalender IKM merupakan kegiatan yang diadakan oleh: a. Badan Eksekutif Mahasiswa b. Badan Perwakilan Mahasiswa c. Badan Kelengkapan d. Badan Rohani e. Badan Eksternal f. Himpunan Mahasiswa Tujuan Kalender IKM bertujuan untuk mengkoordinasi kegiatan yang ada di IKM FKUI dan mempermudah alur informasi mengenai kegiatan yang ada di IKM FKUI. Teknis Pelaksanaan 1. Timeline setiap badan dan himpunan selama tahun kepengurusan 2015 dikumpulkan oleh Biro Hubungan Internal BEM IKM FKUI 2. Timeline setiap badan dan himpunan berisi kegiatan yang akan dilaksanakan selama satu tahun kepengurusan 3. Kegiatan yang dicantumkan ke dalam kalender akan diberikan warna yaitu a. Putih: kegiatan yang target peserta/panitia mengundang keseluruhan anggota badan/himpunan b. Kuning: Kegiatan yang target peserta/panitia mengundang IKM FKUI c. Hijau: Kegiatan yang target pesertanya umum (IKM FKUI atau non-IKM FKUI) d. Kegiatan ini memiliki prioritas putih
c. Target yang mengundang umum (hijau) bersamaan dengan kegiatan yang targetnya keseluruhan angora badan/himpunan (putih) d. Target yang mengundang umum (hijau) bersamaan dengan kegiatan yang targetnya IKM FKUI (kuning) e. Target yang mengundang umum (hijau) bersamaan dengan kegiatan yang targetnya umum (hijau) Pelaksanaan Kalender IKM dipublikasikan oleh Biro Hubungan Internal BEM IKM FKUI
