SISTEM INFORMASI PELAYANAN ARSIP PADA BADAN ARSIP DAERAH PROVINSI SUMATERA SELATAN DENGAN MENGGUNAKAN DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Firman Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang
Abstrak Badan Arsip Daerah Sumatera Selatan adalah Lembaga pembina dan penyelenggara, pengelolaan pengarsipan dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Selatan yang keberadaan nya ditentukan oleh operasionalisasi dan implementasi berbagai kegiatan yang ada di Sumatera Selatan. Sistem informasi pengarsipan yang ada saat ini kurang efektif dan efisien sehingga lamban dalam pengelolaan data yang diperlukan. Perancangan sistem ini telah sesuai dengan DFD (Data Flow Diagram) serta ERD (Entity Relationship Diagram) yang ada serta rancangan tabel database. Sistem yang dibangun nantinya akan dapat memudahkan pegawai dalam menyimpan data , mencari data, memperbaiki data, menghapus data dan mencetak laporan. Dengan dibangunnya Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Dokumen di Badan Arsip Daerah Sumatera Selatan di Palembang diharapkan dapat mengatasi masalah yang sering terjadi. Kata kunci : Sistem Informsi, Arsip, Delphi 2007, SQL Server 2008
PENDAHULUAN Pengelolaan di bidang arsip khususnya di provinsi sumatera selatan mulai berkembang mengikuti perkembangan pengelolaan badan arsip ANRI pusat, namun perkembangan yang baru di mulai dalam beberapa tahun ini menimbulkan masalah dari sistem yang lama, sehingga menyebabkan lambannya pengelolaan suatu arsip di karenakan minimnya tenaga ahli (arsiparis) khususnya di bagian IT sehingga pengolahan data pada badan arsip menjadi lambat dan tidak efisien. Pelayanan arsip yang masih menggunakan sistem lama menyebabkan adanya beberapa masalah yang timbul di antaranya seperti susahnya mencari data arsip yang di minta oleh peminjam arsip sehingga membuat si peminjam harus menunggu 1 bahkan 2 minggu untuk arsip yang di carinya. Masalah kedua adalah pencarian arsip yang tidk berurutan berdasarkan tanggal masuk arsip seringkali menghambat kerja petugas untuk mencari arsip. Tabel 1. Jumlah Arsip Masuk Periode Tahun 2009 s/d Tahun 2011 No. 1.
Tahun 2009
Jumlah 112 Arsip
2.
2010
320 Arsip
3.
2011
433 Arsip
Berdasarkan tabel 1.1. penulis menganalisis adanya peningkatan kegiatan pengarsipan dari tahun 2009 ke 2011. Tahun 2009 adalah tahun pertama perubahan badan asrsip palembang menjadi suatu badan yang membuat para instansi baru memulai kegiatan arsip
1
tetapi peningkatan signifikan terjadi pada tahun 2010 ke 2011 yang di karenakan adanya event Internasional yang berlangsung di palembang yaitu SEAGAMES yang membuat instansi beramai ramai mengarsipkan data mereka agar menjadi bukti yang sah apabila terjadi sesuatu yang tidak di inginkan. Sistem pada pelayanan badan arsip provinsi sumatra selatan ini mula mula suatu instansi (swasta atau negeri) mengumpulkan semua arsip mereka untuk di simpan pada badan arsip. Kemudian petugas arsip menyimpan arsip tersebut dengan tempo waktu yang sudah di tetapkan. Suatu waktu ketika instansi tersebut membutuhkan arsipnya kembali maka mereka harus mengisi formulir peminjaman arsip dan mengikuti prosedur untuk meminjam arsip mereka kembali, baik original ataupun soft copynya. Badan arsip daerah provinsi sumatera selatan sebagai salah satu pengelola kearsipan lingkungan pemerintah provinsi sumatera selatan, keberadaanya sangat di tentukan oleh operasionalisasi dan inplementasi berbagai kegiatan yang telah menjadi tanggung jawab badan arsip daerah provinsi sumatera selatan no 8 tahun 2010 dan keputusan gubernur provinsi sumatera selatan no 41 tahun 2010 tentang uraian tugas dan fungsi badan arsip daerah provinsi umatera selatan. LANDASAN TEORI Sistem Menurut Kristanto (2007:1), suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Informasi Menurut Hanif (2007:9), informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Dengan demikian informasi berarti data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Delphi Menurut Wahana Komputer (2010:3), Delphi adalah lingkungan pengembangan terintegrasi powerfull yang digunakan untuk merancang dan mengembangkan aplikasi, baik berbasis desktop maupun web yang dapat berjalan di semua versi Windows dan platform database secara cepat dan mudah. Delphi dimaksudkan untuk meyempurnakan versi delphi yang sudah dikembangkan sebelumnya dengan penambahan fitur serta fasilitas yang belum ada pada versi delphi sebelumnya. Dengan delphi dapat dengan mudah membangun aplikasiaplikasi clien yang kaya akan fitur, antar muka yang bagus, atau aplikasi berbasis command line.
SQL Server 2008 Menurut Wahana Komputer (2010:2), SQL Server 2008 adalah sebuah terobosan baru dari microsoft dalam bidang database. SQL Server adalah sebuah DBMS (Database Manajeman Sytem) yang dibuat oleh microsoft untuk ikut berkecimpung dalam persaingan dunia pengolahan data menyusul pendahulunya seperti IBM dan Oracle. Menurut Nugroho (2009:1), SQL Server 2008 adalah sebuah RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat powerful dan telah terbukti kekuatannya dalam mengolah data. Dalam versi terbarunya ini, SQL Server 2008 memiliki banyak fitur yang bisa dihandalkan untuk meningkatkan performa database.
2
HASIL DAN PEMBAHASAN Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram merupakan alat bantu yang dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Berdasarkan hasil analisa penelitian, peneliti memberikan gambaran arus data terhadap sistem yang akan direncanakan sebagai berikut : 1. Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data sistem informasi pelayanan arsip, dapat dilihat pada Gambar 1 :
Gambar 1. Diagram Konteks 2. Diagram Level 0 Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks yang penjabarannya lebih terinci, digram dapat dilihat pada Gambar 2 :
3
Gambar 2. Diagram Level 0 3. Diagram Level 1 Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail dari tahapan proses yang ada di dalam diagram level 0, diagram dapat dilihat pada Gambar 3:
Gambar 3. Diagram Level 1
4
4. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu penyajian data dengan menggunakan entitas dan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut diagran yang menggambarkan hubungan antara entitas dengan atribut penghubungnya. Diagram dapat dilihat pada Gambar 4 :
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD)
Implementasi 1. Tampilan Form Sistem a. Login File ini adalah file form Login yang merupakan tampilan awal sebelum masuk menu utama dari program, adapun tampilan Login seperti pada Gambar 5 :
5
Gambar 5. Tampilan Form Login
b. Main Menu File ini adalah file form Menu Utama yang merupakan tampilan utama dari program, adapun tampilan Main menu seperti pada Gambar 6 :
Gambar 6. Tampilan Form Main Menu c. Form Input Data Pemilik Form input data Pemilik berfungsi untuk mengolah data Pemilik. Adapun tampilan form input data pemilik seperti pada Gambar 7 :
6
Gambar 7. Tampilan Form Input Data Pemilik d. Form Input Data Pengunjung Form input data pengunjung berfungsi untuk mengolah data pengunjung. Adapun tampilan form input data Pengunjung seperti pada Gambar 8 :
Gambar 8 Tampilan Form Input Data Pengunjung e. Form Input Data Penggandaan Form input data Penggandaan berfungsi untuk mengolah data Penggandaan. Adapun tampilan form input data Penggandaan seperti pada Gambar 9 :
7
Gambar 9. Tampilan Form Input Data Penggandaan f. Form Input Arsip Form input Arsip berfungsi untuk mengolah Arsip. Adapun tampilan form input Arsip seperti pada Gambar 10 :
Gambar 10. Tampilan Form Input Arsip g. Form Input Data Arsip Form input data arsip berfungsi untuk mengolah Data Arsip. Adapun tampilan form input data arsip seperti pada Gambar 11:
Gambar 11. Tampilan Form Input Data Arsip
8
h.
Form Input Laporan Data Pengunjung Form Input laporan data pengunjung berfungsi untuk memilih tampilan laporan data pengunjung berdasarkan data yang dipilih dan diinput. Adapun tampilan form input laporan data pengunjung seperti pada Gambar 12 :
Gambar 12. Tampilan Form Input Laporan Data Pengunjung i.
Form Input Laporan Data Penggandaan Form Input laporan data penggandaan berfungsi untuk memilih tampilan laporan data penggandaan berdasarkan data yang dipilih dan diinput. Adapun tampilan form input laporan data penggandaan seperti pada Gambar 13 :
Gambar 13. Tampilan Form Input Laporan Data Penggandaan
PENUTUP Setelah penulis menguraikan isi Penelitian ini, maka penulis dapat mengambil kesimpulan dari apa yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya. Kesimpulan ini diambil dari permasalahan yang sedang berjalan. Secara umum penulis dapat menyimpulkan bahwa Sistem yang berjalan pada badan arsip daerah provinsi sumatera selatan ini masih kurang efisien di karenakan sistem yang berjalan masih menggunakan metode manual yaitu penulisan pada buku besar yang membuat lambatnya penyimpanan dan memperbesar resiko akan kehilangan data semakin besar. Oleh karena itu penulis menawarkan penyelesaian dari
9
masalah tersebut dengan membuat semua terkomputerisai yang membuat penyimpanan data lebih aman serta ke tepatan dalam pencarian data.Aplikasi Delphi 2007 dan SQL Server 2008 merupakan aplikasi yang mudah digunakan dan cepat dimengerti oleh para penggunanya. Setelah penulis melakukan riset/penelitian dan menganalisa sistem yang telah ada pada perusahaan, sampai penulisan skripsi ini selesai, penulis mencoba memberikan saransaran yang berkaitan dengan apa yang telah penulis uraikan. Saran-saran tersebut adalah : Back-up data dilakukan secara berkala untuk menjaga keamanan data. Dengan sistem baru ini diharapkan dapat dijadikan bahan analisa untuk pengembangan sistem yang lebih baik. DAFTAR PUSTAKA Hanif, Al Fatta. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Penerbit Andi: Yogyakarta. Kristanto, Andri. 2007. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media: Yogyakarta. Nugroho, Aryo. 2009. Mengimplementasikan Sql Server 2008. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo. Wahana Komputer. 2010. Sql Server 2008. Yogyakarta: CV. ANDI OFFSET.
10
