SISTEM INFORMASI ARSIP AKTIF PADA BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH Adam Surya Aji Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro Jl. Nakula I No. 5-11 Semarang 50131 Telp : (024) 3517261, Fax : (024) 3520165 E-mail :
[email protected]
ABSTRAK
Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah sebuah lembaga pemerintah yang memiliki fungsi sebagai lembaga yang mengelola arsip maupun sebagai pusat arsip di Provinsi Jawa Tengah. Dalam hal pengelolaan arsip , Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah saat ini masih mengalami kendala dan kekurangan yaitu pada saat pengelolaan arsip mulai dari pengolahan dan pendistribusian arsip masih dilakukan secara manual yang mengakibatkan tidak efektif dan efisien baik tenaga, waktu maupun biaya.. Metodologi yang dipakai untuk merancang aplikasi tersebut adalah dengan menganalisis proses pengelolaan arsip yang sedang berjalan, mendesain sistem baru yang terkomputerisasi, membuat sistem database dan program, dan yang terakhir menguji dan mengevaluasi sistem yang telah dibuat. Program yang dihasilkan dalam sistem ini adalah Sistem Informasi Arsip Aktif Pada Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dengan menggunakan bahasa pemrograman berbasis aplikasi Visual basic 6.0 dan database Sql. Kata kunci: Arsip Aktif, Visual Basic 6.0, database Sql, SDLC, Pengelolaan Arsip.
1.
manajemen yang baik
PENDAHULUAN
Informasi saat ini sudah menjadi kebutuhan
utama
bagi
maupun swasta. Informasi merupakan penting dalam mendukung
proses
kerja
administrasi
dan
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen organisasi
dalam
perkembangan
menghadapi
dan
proses pengolahan dan pendistribusian.
setiap
organisasi, baik organisasi pemerintah
bagian
sejak dari
tantangan
perubahan situasi dan kondisi yang begitu cepat. Salah satu sumber data
Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah Lembaga Pemerintah Daerah Jawa Tengah yang berada di bawah Gubernur dengan tugas pokok dan fungsinya membantu Gubernur dalam Bidang Kearsipan, dimana dalam pelaksanaan tugasnya Badan
Arsip
Dan
Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah meliputi bidang pembinaan, pengelolaan, pembangunan
atau informasi adalah arsip.
sistem jaringan informasi kearsipan , Arsip
merupakan
rekaman
pengembangan sumber daya manusia
informasi dari kegiatan atau peristiwa
dan sarana serta
dalam berbagai bentuk dan media
pencipta arsip di lingkungan daerah
sesuai dengan perkembangan teknologi
provinsi dan lembaga kearsipan daerah
informasi dan komunikasi yang dibuat
kabupaten/kota di Jawa Tengah.
prasarana terhadap
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah
daerah,
pendidikan,
perusahaan,
lembaga organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam
pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa , dan bernegara. Disamping itu fungsi arsip sebagai pusat ingatan, bahan untuk pengambilan keputusan, bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa
dan
bernegara. Berdasarkan fungsi arsip
Sebagai bertugas
lembaga
daerah
melaksanakan
yang
kegiatan
kearsipan, seringkali Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah masih terkendala dalam beberapa hal, diantaranya
proses
pengelolaan
arsipnya mulai dari pengolahan dan pendistribusian arsip masih dilakukan secara manual yang mengakibatkan tidak efektif dan efisien baik tenaga, waktu maupun biaya .
yang penting maka harus dimbangi
Mengacu pada latar belakang di
pula dengan pengelolaan arsip atau
atas maka dapat di usulkan untuk diterapkan suatu sistem informasi arsip
aktif
yang
membantu
pengelolaan
arsip
pengolahan
dan
proses
mulai
dari
pendistribusian
yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. 2. Jogiyanto
H.
M.
(2011),
sehingga mengasilkan sistem informasi
mendefinisikan sistem adalah suatu
arsip yang utuh dari arsip aktif yang
jaringan
merupakan
prosedur yang saling berhubungan,
penggabungan
laporan
kerja
dari
prosedur-
surat masuk dan laporan surat keluar
berkumpul
dari arsip aktif. Oleh karena itu, dalam
melakukan suatu kegiatan atau
kegiatan penelitian ini dapat diambil
untuk menyelesaikan suatu sasaran
judul “Sistem Informasi Arsip Aktif
tertentu.
Pada Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah”.
bersama-sama
3. Abdul
untuk
Kadir
mendefinisikan
(2009),
sistem
adalah
sekumpulan elemen yang saling terkait
atau
terpadu
yang
dimaksudkan untuk mencapai suatu
II. TINJAUAN PUSTAKA
tujuan.
Pengertian Sistem Sistem adalah kumpulan elemen
Dari pernyataan mengenai
yang saling berhubungan merupakan suatu
sistem tersebut dapat disimpukan
kesatuan. Dari bahasa Latin dan yunani,
bahwa
istilah sistem dapat diartikan sebagai
memiliki pengertian yang sama
penggabungan, untuk mendirikan, dan
dimana sistem merupakan kesatuan
menempatkan bersama. Sistem adalah
elemen-elemen
suatu kumpulan atau himpunan dari unsur
berinteraksi dan bekerjasama untuk
atau
mencapai suatu tujuan. Elemen-
variabel-variabel
yang
saling
pada
prinsipnya
sistem
yang
saling
elemen
yang
dimaksud
saling bergantung satu sama lain. [5]
berupa
suatu
subsistem
Menurut beberapa pakar mendefinisikan
bagian-bagian dari suatu sistem
sistem sebagai ;
dapat
terorganisasi,
saling
berinteraksi,
dan
mencakup
dapat atau
struktur
1. Roberth G. Murdich, Joel E. Ross
organisasi, sumber daya manusia,
dan James R. Claggett (2010),
prosedur kerja, proses, sarana dan
mendefinisikan
prasarana,
seperangkat
sistem
adalah
elemen
yang
digabungkan antara satu dengan
tujuan
dari
sistem,
batasan, kontrol, input dan output serta umpan balik.
1. Data yang diolah menjadi
Pengertian Informasi
darah
Informasi dapat diibaratkan sebagai
bentuk yang lebih berguna
yang
dan lebih berarti bagi yang
mengalir
didalam
tubuh
manusia, seperti halnya informasi didalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk
mendukung
kelangsungan
perkembangannya,
sehingga
terdapat
alasan
informasi
sangat
bahwa
menerimanya. 2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat engurangi
derajat
ketidakpastian tentang suatu
dibutuhkanbagi sebuah perusahaan.Akibat
keadaan atau kejadian.
bila kurang mendapatkan informasi, dalam
Sebagai contoh, informasi
waktu
yang
tertentu
perusahaan
akan
menyatakan
bahwa
mengalamu ketidakmampuan mengontrol
nilai rupiah akan anaik, akan
sumber daya, sehingga dalam mengambil
mengurangi
keputusan-keputusan
mengenai
strategis
sangat
terganggu, yang pada akhirnya akan
sebuah
mengalami
dilakukan.
kekalahan dalam
bersaing
dengan lingkungan pesaingnya. Disamping
3. Data
ketidakpastian jadi
tidaknya
investasi
digunakan
akan
untuk
itu, sistem informasi yang dimiliki sering
membantu memilih untuk
kari tidak bekerja dengan baik. Masalah
bertindak
utamanya adalah bahwa sistem informasi
bertindak saat ini atau masa
tersebut terlalu banyak informasi yang
yang akan datang
tidak bermanfaat atau berarti (sistem
tujuan
terlalu banyak data). Memahami konsep
terpenuhi
dasar informasi adalah sangat penting
disebut sebagai pengambilan
(vital) dalam mendesain sebuah sistem
keputusan bisnis).
atau
perusahaan (pilihan
tidak
agar dapat yang
informasi yang efektif (efective bussiness system). Menyiapkan langkah atau metode
Pengertian Arsip
yang
Istilah arsip berasal dari bahasa
berkualitas adalah tujuan dalam mendesain
yunani, yaitu dari kata arche, kemudian
sistem baru.[7]Terdapat beberapa definisi,
berubah menjadi archea dan selanjutnya
antara lain :
mengalami perubahan kembali menjadi
dalam
menyediakan
informasi
archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan.
Arsip sebagaimana dijelaskan
tersebut
tidak
semua
surat
Surat
dapat
dalam undang – undang No. 43
dikatakan
Tahun 2009 tentang Kearsipan,
dikatakan arsip apabila memenuhi
adalah
persyaratan berikut :
rekaman
kegiatan
atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media
sesuai
dengan
arsip.
1. Surat tersebut harus masih mempunyai
kepentingan
perkembangan teknologi informasi
(bagi lembaga, organisasi,
dan komunikasi yang dibuat dan
instansi, perseorangan) baik
diterima oleh lembaga negara,
untuk masa kini maupun
lembaga
masa yang akan datang, dan
daerah,
lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi
2. Surat tersebut, karena masih
politik, organisasi kemasyarakatan,
mempunyai
dan
kepentingan harus disimpan
perseorangan
pelaksanaan
dalam kehidupan
bermasyarakat,
berbangsa
dan
dengan suatu
nilai
mempergunakan sistem
tertentu
bernegara. Dari pengertian tersebut
sehingga dengan mudah dan
dapat
cepat diketemukan apabila
dimaknai
bahwa
setiap
kegiatan pemerintah tercatat dalam
sewaktu-waktu
dokumen / arsip. Arsip merupakan
kembali.
bentuk
Menurut
pertanggung
jawaban
diperlukan
Basir
Barthos
terhadap penyelenggaran kegiatan
dalam
dari sebuah kementrian maupun
Kearsipan arsip (record) yang
lembaga
dalam Bahasa Indonesia disebut
serta
organisasi
dan
bukunya
Manajemen
perorangan.Semua kegiatan dalam
“dokumen”,
sebuah organisasi terutama dalam
dapat
instansi pemerintah terekam dalam
sebagai setiap catatan tertulis
arsip. Dimana rekaman kegiatan
baik
tersebut dapat digunakan sebagai
ataupun bagan yang memuat
bahan
keterangan-keterangan
dasar
pengembangan
pada
diberikan
dalam
pokoknya pengertian
bentuk
gambar
mengenai suatu subyek (pokok
instansi yang bersangkutan. Kamus
persoalan) ataupun peristiwa-
Umum Bahasa Indonesia, arsip
peristiwa yang dibuat orang
adalah
Sedangkan
penting.
menurut
simpanan
surat-surat
untuk membantu daya ingat
Menurut
pengertian
orang (itu) pula. Yang termasuk
sebagai arsip itu misalnya :
dalam perencanaan, pelaksanaan,
surat-surat,
penyelenggaraan
kuitansi,
faktur,
kehidupan
pembukuan, daftar gaji, daftar
kebangsaan pada umumnya atau
harga, kartu penduduk, bagan
dipergunakan
organisasi, foto-foto dan lain
dalam administrasi negara. Arsip
sebagainya.
dinamis
Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran Arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan
secara
teratur
berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat dengan cepat ditemukan
kembali.
Menurut
pengertian tersebut, dokumen yang
disebut
arsip
harus
memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
secara
juga
terekam,
langsung
berarti informasi
termasuk
data
dalam
sistem komputer yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam melakukan aktivitasnya.
Karena
masih digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi, maka arsip dinamis harus diciptakan dan dikelola
untuk
mendukung
aktivitas organisasi. Arsip dinamis harus
memenuhi
ditentukan,
syarat
lengkap,
yang cukup,
bermakna, komprehensip, tepat dan tidak melanggar hukum. Adapun
1. Dokumen
tersbut
harus
masih mempunyai kegunaan, 2. Dokumen
tersebut
harus
bentuk arsip dinamis dapat berupa : Kertas,
mikrofilm,
elektronik,
peta,
atau
media
cetak
biru,
disimpan secara teratur dan
gambar, foto, dari sistem komputer,
berencana, dan
audio dan video, dokumen tulisan
3. Dokumen
tersebut
dapat
ditemukan kembali dengan
tangan, formulir dan sebagainya. Sedangkan arsip statis adalah
mudah dan cepat apabila
arsip
diperlukan kembali.
secara
Dari beberapa definisi tersebut,
yang tidak
dipergunakan
langsung
perencanaan,
untuk
penyelenggaraan
arsip dibedakan menurut fungsinya
kehidupan
kebangsaan
pada
menjadi 2 golongan, yaitu arsip
umumnya
maupun
untuk
dinamis dan arsip statis. Arsip
penyelenggaraan
dinamis
administrasi
adalah
dipergunakan
arsip
secara
yang
langsung
sehari-hari
negara. Jadi arsip
dinamis adalah semua arsip yang
masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swata atau
Dinami
organisasi kemasyarakatan, karena masih
dipergunakan
langsung
dalam
pelaksanaan
Statis
kegiatan Gambar 2.1 Arsip Dinamis dan Statis
administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam
bahasa
record.
In-Aktif
Arsip
secara
perencanaan,
dan
inggris
Sedangkan
Aktif
arsip
disebut statis
Jadi
apapun
sebutannya,
yang
adalah arsip-arsip yang disimpan di
dimaksud dengan arsip disini adalah seiap
Arsip Nasional Republik Indonesia
catatan (record/dokumen) yang tertulis,
(ANRI) yang berasal dari arsip
tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf,
dinamis diberbagai kantor. Arsip
angka atau gambar, yang mempunyai arti
statis dalam bahasa inggris disebut
atau
Archieve. Dua istilah record dan
komunikasi dan informasi, yang terekam
archieve
pada kertas,(kartu formulir), kertas film
diatas
sering
disebut
tujuan
(slide,
dengan istilah arsip. Arsip dinamis terdiri dari arsip aktif dan in-aktif. Yang dimaksud
tertentu
film-strip,
sebagai
bahan
mikro-film),
media
komputer (disket, pita magnetik, piringan), kertas photocopy, dan lain-lain.[1]
dengan arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan untuk
Tujuan Arsip Aktif
kegiatan administrasi. Sedangkan
Bagi
pemerintah
arsip in-aktif adalah arsip yang
memiliki tujuan
sudah
bahkan
jarang
digunakan
untuk
arsip
aktif
menjamin keselamatan
pertanggungjawaban
nasional
administrasi.
tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
Pengelompokan arsip aktif dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
arsip in-aktif pada kepentingan
serta
organisasi.
pertanggungjawaban
kegiatan
untuk
menyediakan tersebut
bahkan bagi
kegiatan pemerintah”. Tujuan dari arsip aktif adalah agar arsip yang diolah dapat memberikan manfaat kepada organisasi, masyarakat, peneliti, dan pengguna arsip dalam rangka pelaksanaan kegiatan penelitian.[2]
dasarnya
Fungsi Arsip Aktif Secara umum arsip aktif diolah dan didayagunakan untuk memenuhi fungsi kultural dalam kehidupan kebangsaan tanpa
melepaskan
arsip
dari
ikatan
provenance dan original order-nya. Dalam rangka fungsi kultural ini pengaturan arsip aktif
dirancang
untuk
memenuhi
layanan
penelitian
kebutuhan layanan. Kesejarahan, dan layanan
publik, sehingga dalam
saja,
tergantung
kepada
kebutuhan dan kemampuan komputer yang dipergunakan.
Komputer
mampu
menyimpan seluruh tulisan dari setiap dokumen, disamping sebagai penunjuk atau radar, maka ke dalam komputer dapat dimasukan juga data-data dan informasi yang menjadi isi dari masing-masing arsip yang dikomputerkan.[6]
Pengertian
Sistem
Informasi
Arsip
Aktif
pengaturannya didasarkan pada prinsip
Definisi sistem informasi Arsip
asal-usul, yakni pengaturan arsip sesuai
Aktif disini adalah proses pengolahan,
dengan asal-usul organisasi penciptanya,
pendistribusian dan pelayanan informasi
dan prinsip aturan asli, yakni pengaturan
arsip aktif sedemikian rupa sehingga pada
arsip harus memperhatikan sistem aturan
Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi
asli yang digunakan saat arsip tersebut
Jawa
diciptakan.
informasi tentang arsip aktif. Pada
Jadi dari keterangan di atas dapat kita ketahui bahwa salah satu fungsi arsip dirancang untuk memenuhi kebutuhan kesejarah-an, layanan penelitian, dan layanan
Tengah
memperoleh
sistem
tersebut
semua
cara
pengelolaan data menjadi informasi sangat tergantung kepada tujuan dari keputusan yang akan dihasilkan. Sesuai dengan namanya maka sistem informasi arsip aktif
publik.[2]
di Komputerisasi Arsip Aktif Untuk
dukung
oleh
komponen
sistem,
informasi, dan data arsip aktif.
membantu
proses
Sistem disini diartikan sebagai
pengelolaan arsip aktif yang jumlahnya
suatu mekanisme yang mengatur data dan
banyak dan terus berkembang dengan
informasi
cepat,
dari
pengolahan,
komputer
sangat
pendistribusian dan pelayanan informasi
Komputer
dapat
kepada para pengambil keputusan. Sistem
yang
tersebut juga mengatur segala hubungan
terdapat pada suatu dokumen secara
saling berkaitan, saling ketergantungan,
lengkap,
dan saling mendukung dari berbagai
banyak
penggunaan
mulai
membantu.
menyimpan
keseluruhan
atau
tulisan
penyimpanan
data-data
a. Bagan Alir Sistem
komponen dan fungsi kegiatan yang ada
Merupakan
pada instansi pemerintah.
bahwa sistem informasi arsip aktif adalah
secara
suatu sistem yang membantu proses
sistem.
arsip
sehingga
dapat
kepada
para
keseluruhan
dari
b. Bagan Alir Dokumen
menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan
yang
menujukkan arus pekerjaan
Secara sederhana dapat dikatakan
pengelolaan
bagan
Disebut juga bagan alir
pengambil
formulir (form flowchart)
keputusan.[4]
merupakan bagan alir yang menunjukkan
Pengertian Analisis Sistem
arus
dari
laporan dan formulir atau
Analisis sistem adalah mempelajari
tembusan-tembusannya.
suatu sistem yang ada dengan tujuan untuk
c. Bagan Alir Skematik
mendesain sistem yang baru atau yang
Merupakan bagan alir yang
ingin ditingkatkan.
mirip dengan bagan alir
Analisis sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami
sistem
sistem yang ada dengan menganalisis
menggambarkan prosedur di
ketentuan/aturan yang ada, masalah dan
dalam sistem.
solusinya.[5]
yaitu
untuk
d. Bagan Alir Program
Alat Bantu Analisis Sistem Beberapa
alat
pendukung
Merupakan
bagan
yang
menjelaskan
secara
rinci
langkah-langkah dari proses
pengembangan dan perancangan sistem
program.
yang digunakan, dalam penulisan ini e. Bagan Alir Proses
adalah :[7]
Merupakan bagan alir yang
1. Bagan Alir Bagan alir adalah bagan yang
banyak digunakan di teknik
menunjukkan
industri.
program
atau
alir
di
dalam
prosedur
sistem
secara logika . Ada lima macam bagan alir yaitu sebagai berikut :
Bagan Alir Dokumen merupakan bagan yang menunjukkan arus dari laporan dan
formulir
termasuk
tembusan-
tembusannya. Bagan alir dokumen ini
mengunakan simbol- simbol yang sama
satu pengertian yang lengkap dan direkam
dengan yang digunakan didalam bagan alir
dalam satu record. Untuk menyebut isi dari
sistem.
field
maka
digunakan
atribut
atau
merupakan judul dari satu kelompok entity
2. Context Diagram Context Diagram merupakan alat
tertertu.[3]
pemodelan data yang menggambarkan
1. Entity
sistem sebagai suatu jaringan dari fungsi-
Entity
fungsi atau proses-proses dari sistem yang
kejadian
saling berhubungan satu sama lain dengan
informasinya direkam.
aliran data yang digambarkan dengan anak panah.
adalah atau
orang,
tempat,
konsep
yang
2. Atribute Setiap entity mempunyai atribute
3. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram merupakan alat pemodelan data yang menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan dari fungsifungsi atau proses-proses dari sistem yang
atau sebutan untuk mewakili suatu entity. Atribut juga disebut sebagai data elemen, data field, data item. 3. Data value
saling berhubungan satu sama lain dengan
Data value adalah data actual atau
aliran data yang digambarkan dengan
informasi yang disimpan pada tiap
anak panah.
data elemen atau atribute. 4. Record atau Tuple
Perancangan Database
Kumpulan elemen-elemen yang
Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut bisa ditunjukkan dengan kunci dari tiap-tiap
saling
berkaitan
menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap.
file yang ada. Satu data menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu
5. File File adalah
lingkup perusahaan, instalasi.
kumpulan record-
Dalam suatu file terdapat record-record
record sejenis yang mempunyai
yang sejenis, sama besar, sama bentuk,
panjang elemen yang sama, atribut
merupakan satu kumpulan entity yang
yang sama, namun berbeda-beda
seragam. Satu record terdiri dari field-field
data valuenya.
yang
saling
berhubungan
untuk
menunjukkan bahwa field tersebut dalam
6. Database management sistem Database
management
Normalisasi Data
sistem
adalah kumpulan file yang saling berkaitan
bersama
dengan
program untuk pengelolaannya. Kegunaan Database yaitu untuk mengatasi
masalah-masalah
pada
penyusunan data yaitu :
Proses normalisasi adalah suatu proses dimana
elemen-elemen
dikelompokkan
data
menjadi
tabel-tabel,
dimana didalam tabel tersebut terdapat entity-entity
dan
relasi
antar
entity
hal
yang
perlu
tersebut. Ada
1. Redudansi dan inkonsistensi
data
beberapa
diperhatikan dalam normalisasi suatu data yaitu :
2. Kesulitan pengaksesan data
1. Field atau Atribut Kunci Field kunci merupakan satu field
3. Isolasi dan standarisasi
atau satu set field yang terdapat
4. Multiple user
dalam satu file yang merupakan kunci dan mewakili record. Field
5. Masalah keamanan
yang 6. Masalah integrasi
merupakan
kunci
akan
menjadi penentu dalam pencarian
7. Masalah data independence
program. 2. Macam-macam kunci :
Desain
database
dimaksudkan
a. Candidat Key (Kunci Calon)
untuk mendefinisikan kebutuhan file-file
Adalah satu atribut atau field
yang digunakan oleh sistem informasi saja.
yang mengidentifikasikan secara
Pada tahap desain terinci ini, desain
unik dari suatu kejadian yang
database
sifatnya khusus dari suatu entity.
dimaksudkan
untuk
mendefinisikan isi atau stuktur dari tiap-
b. Primary Key (Kunci Primer)
tiap file yang telah didefinisikan di file
Adalah kunci kandidat yang
secara umum
dipilih untuk mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Kunci primer ini sifatnya unik, tidak mungkin
sama
mungkin ganda.
dan
tidak
c. Alternate Key (Kunci Alternatif) Adalah kunci kandidat yang tidak
dipakai
sebagai
pada tahun 1950 an.
kunci
primer.
Mengapa Visual Basic Penulis
d. Foreign Key (Kunci Tamu) Adalah
bahasa pemrograman BASIC yang hadir
kunci
primer
yang
dengan
memilih
membuat
sistem
aplikasi
Visual
menggunakan
dtempatkan pada fie lain dan
Basic karena visual basic cenderung lebih
biasanya
dan
mudah dalam pembuatannya. Visual Basic
hubungan
menyediakan tools yang dibutuhkan dalam
antara file satu dengan file
membuat suatu aplikasi, sehingga tidak
lainnya.
perlu
menunjukkan
melengkapi
suatu
menggunakan
membuat
coding
interface
suatu
untuk aplikasi.
Disamping itu Visual Basic dapat di
Kamus Data (Data Dictionary) Data Dictionary atau kamus data
hubungkan
dengan
MySQL
untuk
report
untuk
digunakan untuk mendefinisikan data yang
database
mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus
pembuatan dan laporan. Visual Basic juga
Data di buat pada tahap analisis sistem dan
mempunyai tampilan yang user friendly
digunakan baik pada tahap Analisis Sistem
sehinga
maupun Perancangan Sistem. Pada tahap
menggunakan sistem.
analisis
sistem
Kamus
Data
dan
crystal
memudahkan
user
dalam
dapat
digunakan sebagai alat komunikasi antara
Kelebihan Visual Basic
analisis sistem dengan pemakai sistem.
Beberapa kelebihan Visual Basic
Pada tahap perancangan sistem kamus data
dibandingkan dengan versi sebelumnya
digunakan
adalah:
untuk
merancang
input,
1. Visual
laporan-laporan dan database
Basic
disertai
dengan
berbagai sarana untuk membuat aplikasi Database, sarana database
Pengertian Visual Basic Visual Basic merupakan salah satu alat
Visual Basic yang menjadikannya
bantu untuk memuat berbagai macam
lingkungan
program
mengembangkan
komputer,
khususnya
yang
menguunakan sistem operasi Windows. Bahasa
pemrograman
Visual
Basic
terbaik
untuk aplikasi
client/server. 2. Memiliki autolis.
dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun
3. Proses compiler cepat.
1991, dan merupakan pengembangan dari
4. Memiliki komponen non visual.
MySQL juga merupakan program yang dapat mengakses suatu database MySQL
Pengertian MySQL MySQL adalah suatu perangkat lunak database relasi (Relational Database
yang berposisi sebagai server. Pada saat itu program berposisi sebagai client.
Management System atau DBMS) yang
Database MySQL, biasa dibaca
bersifat terbuka (open source), yaitu
mai-es-ki-el atau mai-sekuel, merupakan
MySQL dapat di download oleh siapa saja,
suatu perangkat lunak database yang
baik
berbentuk database relational atau dalam
program
aslinya
maupun
versi
binernya. Dan juga mampu menerima dan
bahasa
basis
data
mengirimkan datanya dengan sangat cepat,
Relational Database Management System
multi user serta menggunakan perintah
(RDBMS)
SQL (Structure Query Language) sebagai
bahasa permintaan bernama SQL.
yang
disebut
menggunakan
dengan
suatu
Pada mulanya MySQL hanya dapat
bahasa interaktif dalam mengelola data
dijalankan pada sistem operasi berbasis
(sering disebut : query). MySql memiliki bentuk lisensi,
Unix seperti Linux. Namun sekarang
Shareware.
MySQL dapat pula berjalan di atas system
MySQL yang biasa digunakan adl MySQL
operasi lainya seperti Microsoft Windows,
General
Solaris, FreeBSD, IBM’s Aix, Mac OS X,
yaitu
FreeSoftware
Public
lengkap
dapat
dan
License).
Keterangan
dilihat
pada
dan lain-lain. MySQLdapat didapatkan
http://www.gnu.org/licenses/. Selain itu
pada
juga dapat memiliki produk MySQL yang
http://www.mysql.com/downloads/mysql-
sifatnya komersial, biasa disebut dengan
4.0.html. Program mirrornya dengan nama
MySQL AB.
mysql-4.0.15-win.zip
MySQL
merupakan
sebuah
alamat
dengan
ukuran
22,184 KB (atau 21,7MB).[8]
database server yang free,artinya bebas menggunakan database untuk keperluan
Kelebihan MySQL MySQL
pribadi atau usaha tanpa harus membeli atau membayar lisensinya.[9]
sering juga
disebut
database client/server,yang open source dengan kemampuan dapat berjalan baik di
Sejarah MySQL
OS (Operating System) maupun, dengan
MySQL merupakan hasil buah
Platform Windows maupun Linux. Yang
pikiran dari programmer database yaitu
memiliki beberapa kalebihan dibanding
Michael Monty Widenius, David Axmark,
dengan
dan Allan Larson. Selain database server,
adalah:[3]
database
lain,diantaranya
mengamati secara langsung terhadap
a. MySQL sebagai Database
obyek yang diteliti melalui:
Management System (DBMS). b. MySQL sebagai Relation Database Management System (RDBMS). c. MySQL dapat dihubungkan ke
a.
Wawancara (Interview) Metode
pengumpulan
mengadakan tanya
data
yang
jawab langsung
media internet sehingga dapat
dengan bagian pelayanan sehingga
diakses dari jauh.
dapat mengetahui history data yang
MySQL mampu menerima query
jelas.
yang bertumpuk dalam satu permintaan
b. Observasi Metode pengumpulan data dengan
atau yang disebut Multi-Threading.
melakukan langsung
pengamatan
dan pencatatan mengenai
bagaimana proses kerja pada Badan
IIII. METODE PENELITIAN Obyek Penelitian
Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Berdasarkan judul yang penulis
Tengah tersebut.
gunakan dalam pembuatan Tugas Akhir maka penulis mengambil obyek penelitian
IV. ANALISA DAN PEMBAHASAN
pada Badan Arsip dan Perpustakaan
A. Implementasi Sistem
Provinsi Jawa Tengah yang beralamatkan
1. Tampilan Menu Utama
Jl. Setiabudi No. 201 c Srondol Semarang
Metode Pengumpulan Data
1. Studi Pustaka (Library Research Method) Studi Pustaka yaitu penelitian dengan menggunakan dan mempelajari bukubuku maupun literatur-literatur yang berhubungan dengan masalah yang diteliti sebagai landasan teori bagi penulis. 2. Studi Lapangan Studi lapangan yang dilakukan yaitu data yang secara langsung dapat diperoleh
secara
dengan
meninjau
dan
2. Tampilan Login
3. Tampilan Data Surat
4. Tampilan Bagian Lain
5. Tampilan Instansi Lain
6. Tampilan Sekertariat
7. Tampilan Penerimaan Surat Masuk
8. Tampilan Disposisi Surat Masuk
9. Tampilan Pengiriman Surat Keluar
10.
Tampilan Laporan Surat Masuk
11.
Tampilan Laporan Surat Keluar
V. KESIMPULAN
Dari hasil penelitian dan analisis
[4]. Hariyanto, Bambang. Pengarsipan dan Akses pada Sistem Berkas, Penerbit Informatika, Bandung, 2000.
oleh penulis tentang Sistem Informasi Arsip Aktif pada Arsip dan Perpustakaan Provinsi
Jawa
Tengah,
maka
dapat
menarik kesimpulan yaitu Aplikasi ini dapat menjadi salah satu solusi dalam mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan
fungsi-fungsi
manajemen
[5]. Jogiyanto Hartanto, MBA, PhD, Analisa Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, PenerbitAndi Yogyakarta, 2009. [6]. Najirah Umar, SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DIGITAL ,Jurnal Ilkom, ISSN:2087-1716, Volume 2, Nomor 3, Desember 2010.
organisasi, aplikasi ini dapat membantu pengguna dalam pengelolaan arsip mulai dari
pengelolaan
dan
pendistribusian
secara efektif dan efisien.
[7]. Andri Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Penerbit Gaya Media Yogyakarta, 2011.
Mengingat bahwa Aplikasi ini berdasarkan
[8].http://www.mysql.com/downloads/my sql-4.0.html, di akses tanggal 10 Februari 2014; waktu 20.20PM
data-data
Pemerintah
[9].http://www.gnu.org/licenses/, di akses
Provinsi Jawa Tengah maka data-data
tanggal 12 Februari 2014; waktu 13.20PM
Saran yang dapat penulis berikan,
di
lingkungan
pengguna harus selalu diperbaharui guna menjamin
kualitas
informasi
yang
disajikan kepada pengguna. Aplikasi ini dapat dikembangkan lebih luas untuk penanganan arsip aktif sehingga informasi yang disajikan lebih luas pemanfaatannya.
DAFTAR PUSTAKA [1]. Bagian Humas, Arsip Nasional RI. ” Peran Arsip Dalam Reformasi Birokrasi.” Arsip Media Kearsipan Nasional, Th 2011, Edisi 55. [2]. Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan, Jakarta, Bumi Aksara, 2009. [3]. Fathansyah (2004). Basis Data. Bandung : Informatika Bandung.
