BAB II BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara awalnya didirikan pada tanggal 1 Agustus 1956 dengan nama Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera Utara, yang bertugas untuk melayani keperluan pemerintah maupun masyarakat umum berupa buku, majalah dan sejenisnya. Sekalipun Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera Utara didirikan tahun 1956, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendididikan dan Kebudayaan No. 4762/S/1956, peresmiannya baru dilaksanakan pada tahun 1957. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0199/1997 tertanggal 23 Juni 1978 Perpustakaan Negara berubah nama menjadi Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara. Setahun kemudian Menteri Pendidikan dan Kebudayaan menerbitkan Surat Keputusan No.095/0/1979 bahwa Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara termasuk kriteria Tipe B karena koleksinya kurang dari 20.000 judul. Dalam perkembangan selanjutnya berdasarkan Keputusan Presiden No. 11 tahun 1989 tertanggal 6 Maret 1989 Perpustakaan Daerah Sumatera Utara merupakan satuan organisasi lingkungan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang berada di Provinsi Sumatera Utara. Adapun tugas fungsi diatur oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia melalui Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional No. 001/RG/1990 tertanggal 21
Universitas Sumatera Utara
September 1990. Dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden No. 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia tertanggal 29 Desember 1997 Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berubah nama menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Melalui Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia No. 44 tahun 1998 ditegaskan bahwa Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara termasuk Tipe A dengan eselon II a. Setelah menjadi perangkat Daerah Provinsi Sumatera, Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah No. 4 tahun 2000 berubah nama menjadi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ditetapkan sebagai salah satu Lembaga Teknis Daerah sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara No. 9 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lambaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara dan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 38 tahun 2007 bahwa Perpustakaan dan Kearsipan merupakan unsur urusan wajib pemerintah, dipimpin oleh seorang Kepala Badan berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah.
Universitas Sumatera Utara
Visi dan Misi Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah “Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional.” Untuk mewujudkan visi tersebut, perlu dirumuskan misi yang menggambarkan amanah apa yang harus dituntaskan oleh organisasi, agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil sesuai dengan visi yang ditetapkan. Dengan adanya misi, diharapkan seluruh pegawai dan pihak-pihak terkait lain yang berkepentingan dapat mengenal Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dan mengetahui peran dan program-program serta hasil yang akan datang. Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah : a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah/dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa. b. Meningkatkan promosi gemar membaca dan masyarakat sadar akan pentingnya arsip untuk meningkatkan daya saing. c. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis teknologi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca.
Universitas Sumatera Utara
d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada Instansi Pemerintahan, BUMD, Swasta dan masyarakat. e. Mendorong pengembangan kualitas Sumber Daya Manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik. B. Struktur Organisasi Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab yang menunjukkan adanya hubungan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh sorang Kepala Badan (pejabat struktural eselon II a) dan dibantu 5 (lima) orang pejabat struktural eselon III a.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara Sumber : BPAD PROVSU
C. Job Description Berikut ini adalah uraian tugas dari Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara :
Universitas Sumatera Utara
1. Sekretariat a. Menyelenggarakan
pengkajian
perencanaan
dan
program
kesekretariatan. b. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan. c. Menyelenggarakan penatausahaan, kelembagaan dan ketatalaksanaan. d. Menyelenggarakan fasilitasi pelayanan umum dan pelayanan minimal. e. Menyelenggarakan pengendalian administrasi anggaran belanja. f. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan naskah BPAD. g. Menyelenggarakan fasilitasi dan pengaturan keamanan kantor. h. Menyelenggarakan
pengkoordinasian
dan
pembinaan
jabatan
fungsional. i. Menyelenggarakan dan mengatur rapat-rapat internal Badan. j. Menyelenggarakan pengkajian anggaran belanja. k. Menyelenggarakan penyusunan dan pengkajian koordinasi rencana program kerja Sekretariat dan bidang-bidang Badan. l. Menyelenggarakan
penyusunan
Rencana
Stategis,
Laporan
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Keterangan Pertanggung Jawaban dan Laporan Pelaksanaan Pemerintahan Daerah Badan. m. Menyelenggarakan pengadaan, pemeliharaan, penataan, pembinaan dan pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan/peralatan kantor.
Universitas Sumatera Utara
n. Menyelenggarakan penyusunan bahan rancangan pendokumentasian peraturan perUndang-Undangan, pengelolaan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi serta hubungan masyarakat. o. Menyelenggarakan pengkoordinasian pelaporan, evaluasi, monitoring atas kegiatan bidang-bidang di lingkup BPAD. 2. Sub Bagian Umum a. Melaksanakan penyusunan bahan pembinaan disiplin pegawai. b. Melaksanakan penyusunan dan pengolahan data kepegawaian. c. Melaksanakan penyerasian ketikan naskah dinas. d. Melaksanakan penggandaan naskah dinas. e. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat. f. Melaksanakan penyusunan perencanaan/kegiatan kerja Sekretariat dan Sub Bagian Umum. g. Melaksanakan penyiapan dan pengusulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala dan pensiun pegawai, peninjauan masa kerja, pemberian penghargaan, pemberian cuti serta tugas/izin belajar, pendidikan dan pelatihan kepemimpinan/struktural, fungsional dan teknis, pemberian izin perkawinan dan perceraian. h. Melaksanakan penyiapan bahan pengembangan karir dan mutasi serta pemberhentian pegawai. i. Melaksanakan pengusulan peningkatan kesejahteraan pegawai di lingkungan Badan.
Universitas Sumatera Utara
j. Melaksanakan
penyiapan
bahan
pembinaan
kelembagaan
dan
ketatalaksanaan kepada unit di lingkungan Badan. k. Melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian peraturan perUndang-Undangan. l. Melaksanakan
administrasi/penatausahaan,
penerimaan,
pendistribusian, surat-surat, naskah dinas dan arsip. m. Melaksanakan urusan keprotokolan, upacara, absensi dan penyiapan rapat-rapat. n. Melaksanakan penyusunan laporan, evaluasi dan monitoring kegiatan Sub Bagian Umum. o. Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasana, pengurusan rumah tangga, pemeliharaan/perawatan lingkungan kantor, kendaraan dan aset lainnya serta ketertiban, keindahan, keamanan dan layanan kantor. p. Melaksanakan pengelolaan hubungan masyarakat, pelayanan umum, pelayanan minimal dan pendokumentasian surat-surat, barang bergerak dan barang tidak bergerak. q. Melaksanakan pembuatan laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris, sesuai standar yang ditetapkan. 3. Sub Bagian Keuangan a. Melaksanakan penyusunan bahan dan penyiapan anggaran Badan. b. Melaksanakan pengadministrasian dan pembukuan keuangan Badan.
Universitas Sumatera Utara
c. Melaksanakan penyusunan pembuatan daftar gaji dan tunjangan daerah. d. Melaksanakan pembinaan perbendaharaan keuangan. e. Melaksanakan pelayanan dan penyiapan bahan atas pengawasan. f. Melaksanakan verifikasi keuangan. g. Melaksanakan pengendalian administrasi perjalanan dinas pegawai. h. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat. i. Melaksanakan penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Keuangan. j. Melaksanakan penyiapan bahan dan pembinaan pengelolaan teknis administrasi keuangan. k. Melaksanakan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) dan penyiapan bahan pertanggungjawaban keuangan. l. Melaksanakan pembayaran gaji pegawai dan penghasilan tambahan lainnya. m. Melaksanakan penatausahaan belanja langsung dan belanja tidak langsung pada Badan. n. Melaksanakan koordinasi penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan administrasi keuangan. o. Melaksanakan pembuatan laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris, sesuai standar yang ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara
4. Sub Bagian Program a. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat. b. Melaksanakan koordinasi penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Program yang meliputi pengembangan perpustakaan, arsip dan dokumentasi. c. Menyelenggarakan
penyusunan
Rencana
Stategis,
Laporan
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Keterangan Pertanggung Jawaban dan Laporan Pelaksanaan Pemerintahan Daerah Badan. d. Melaksanakan pengelolaan dan pembinaan sistem perpustakaan, arsip dan dokumentasi. e. Melaksanakan penyusunan pengelolaan data perpustakaan, arsip dan dokumentasi. f. Melaksanakan penyusunan perencanaan program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Program. g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Sekretaris sesuai dengan bidang tugasnya. h. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Sekretaris sesuai bidang tugasnya. i. Melaksanakan pembuatan laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris, sesuai standar yang ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara
j. Melaksanakan pemantapan prosedur birokrasi kerja, tata naskah dinas, sarana administrasi, sistem pelayanan, pengkajian dan eksaminasi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. 5. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah a. Menyelenggarakan
penyempurnaan
dan
penyusunan
standar
pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan dan pelestarian terbitan Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara baik tercetak maupun terekam serta pemasyarakatan dan pengawasan realisasi Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. b. Menyelenggarakan, pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan koleksi perpustakaan, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Menyelenggarakan, pengembangan dan pengelolaan terbitan Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, baik tercetak maupun terekam sebagai koleksi deposit daerah, sesuai ketentuan yang ditetapkan. d. Menyelenggarakan dan pengelolaan penerbitan Bibliografi Daerah, Daftar Judul Karya Cetak dan Karya Rekam, Katalog Induk Daerah, Daftar Tambahan Buku, hasil karya intelektual dan artistik pengarang Sumatera Utara, penerbitan Majalah Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi, Indeks Artikel Majalah dan Surat Kabar, dan penerbitan penulisan cerita rakyat daerah.
Universitas Sumatera Utara
e. Menyelenggarakan perencanaan, pengkoordinasian dan pengendalian bidang Pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan deposit daerah, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. f. Menyelenggarakan
penyempurnaan
dan
penyusunan
standar
pelaksanaan pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan koleksi perpustakaan. g. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Kepala BPAD sesuai dengan standar yang ditetapkan. 6. Sub Bidang Pengolahan Bahan Pustaka a. Melaksanakan evaluasi pelaksanaan standar pengelolaan dan standar koleksi perpustakaan baik yang diselenggarakan oleh Provinsi maupun Kabupaten/Kota. b. Melakanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan tentang pengembangan koleksi perpustakaan dan peningkatan pengolahan bahan pustaka, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan hunting dan
pengkajian
dalam
rangka
seleksi
pengadaan bahan pustaka, penerbitan Katalog Induk Daerah, menyelenggarakan penerbitan Daftar Tambahan Buku, penerbitan Majalah Perpustakan,
Kearsipan dan Dokumentasi, penjilidan dan
preservasi bahan pustaka.
Universitas Sumatera Utara
d. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan prosedur tetap tentang seleksi, pengadaan dan pengolahan bahan pustaka, penerbitan Katalog Induk Daerah dan penerbitan Daftar Tambahan Buku (Accession List) serta presevasi bahan pustaka. e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelakasanaan tugas dan fungsi kepada Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah. f. Melaksanakan
pengadaan,
pengolahan,
pendistribusian
dan
pengembangan bahan pustaka sesuai dengan kepentingan pemustaka. 7. Sub Bidang Deposit Daerah a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan pengajian bahan/data untuk
penyusunan
dan
penyempurnaan
penyimpanan dan pelestarian
standar
karya intelektual
pengumpulan,
dan artistik baik
tercetak maupun terekam yang diterbitkan di Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, pemasyarakatan, pemantauan realisasi UU No. 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, peringatan dan penerapan sanksi hukum, hunting deposit, penerbitan Bibliografi Daerah dan penerbitan Daftar Judul Karya Cetak dan Karya Rekam. b. Melaksanakan
pengumpulan
dan
penyajian
bahan/data
untuk
penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan pengembangan dan
Universitas Sumatera Utara
pelestarian
koleksi Deposit Daerah sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan. c. Melaksanakan
pengumpulan,
pengolahan,
penyimpanan
dan
pelestarian karya cetak dan terekam yang ditebitkan di Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, pemasyarakatan, pemantauan realisasi UU No. 4 Tahun 1990, peringatan dan penerapan sanksi hukum kepada para penerbit dan pengusaha rekaman yang tidak menyerahkan karya cetak dan karya rekamnya. d. Melaksanakan penerbitan Bibliografi Daerah, Daftar Judul Karya Cetak dan Karya Rekam, Indeks Artikel Majalah dan Surat Kabar, hasil Karya Pengarang Sumatera Utara, dan penerbitan penulisan cerita rakyat Daerah serta preservasi bahan pustaka. e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah, sesuai dengan standar yang ditetapkan. 8. Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi a. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar layanan kepustakaan, jaringan informasi bahan pustaka, penerapan otomasi dan media alternatif lainnya. b. Menyelenggarakan penerapan program jangka menengah dan tahunan dalam Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara
c. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan pengendalian pelayanan perpustakaan, bahan pustaka, penerapan otomasi, kerjasama jaringan perpustakaan dan media alternatif lainnya sesuai dengan ketentuan dan standar yang telah ditetapkan. d. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala BPAD sesuai dengan standar yang ditetapkan. 9. Sub Bidang Layanan Perpustakaan a. Melaksanakan jasa layanan perpustakaan. b. Melaksanakan layanan perpustakaan keliling dan LTPS. c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk
penyusunan
rencana
jangka
menengah
dan
tahunan
pengembangan dan peningkatan layanan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. d. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk
penyusunan
dan
penyempurnaan
standar
layanan
jasa
perpustakaan, informasi, bibliografi, literatur sekunder, administrasi keanggotaan perpustakaan, statistik, rujukan, kerjasama layanan dan sirkulasi bahan pustaka. e. Melaksanakan jasa layanan informasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. f. Melaksanakan jasa layanan Bibliografi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara
g. Melaksanakan jasa layanan literatur sekunder sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. h. Melaksanakan administrasi keanggotaan perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. i. Melaksanakan statistik layanan perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. j. Melaksanakan jasa layanan rujukan bahan pustaka sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. k. Melaksanakan kerjasama layanan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. l. Melaksanakan promosi minat baca sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. m. Membuat laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi sesuai dengan standar yang ditetapkan. 10. Sub Bidang Teknologi Informasi a. Melaksanakan layanan internet, multi media, Audio Visual, pangkalan data, jaringan otomasi, kerjasama jaringan dan pengelolaan informasi, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dn penyajian data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan layanan internet, multi media, Audio Visual, pangkalan data, jaringan otomasi, kerjasama jaringan dan pengelolaan informasi.
Universitas Sumatera Utara
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyjian bahan/data untuk
penyusunan
rencana
jangka
menengah
dan
tahunan
pengembangan dan peningkatan otomasi dan multimedia sesuai dengan ketentuan standar yang ditetapkan. d. Membuat
laporan
dan
mempertanggungjawabkan
pelaksanaan
tugasnya kepada Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi sesuai dengan standar yang ditetapkan. 11. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan a. Menyelenggarakan perencanaan program rencana jangka menengah dan tahunan dalam Bidang Pembinaan SDM Perpustakaan. b. Menyelenggarakan
penyusunan
dan
penyempurnaan
standar
pelaksanaan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan semua jenis perpustakaan serta kelembagaan Perpustakaan sesuai kebijakan nasional. c. Menyelenggarakan perencanaan program rencana jangka menengah dan tahunan dalam Bidang Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. d. Menyelenggarakan
penyusunan
pelaksanaan
peraturan
Perpustakaan
melalui
dan
dan kebijakan
pemasyarakatan,
penyempurnaan pengembangan penyuluhan,
standar SDM
pembinaan
pustakawan, Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Teknis Perpustakaan serta pengembangan minat baca sesuai kebijakan nasional.
Universitas Sumatera Utara
e. Menyelenggarakan kegiatan lomba minat baca, perpustakaan terbaik dan lomba pustakawan teladan tingkat Sumatera Utara. f. Menyelenggarakan pengkordinasian, pengendalian, pemasyarakatan, penyuluhan,
pendataan,
dokumentasi,
informasi,
semua
jenis
perpustakaan dan pembinaan pustakawan, pembinaan kelembagaan perpustakaan
serta
pendidikan
dan
pelatihan
tenaga
teknis
perpustakaan, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. g. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. 12. Sub Bidang Pembinaan Sumber Daya Manusia a. Melaksanakan pembinaan teknis perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. b. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan penyuluhan pemasyarakatan jabatan fungsional sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. d. Melaksanakan magang perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. e. Melaksanakan lomba minat baca dan pustakawan teladan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara
f. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk
penyusunan
pendidikan
dan
dan
penyempurnaan
pelatihan,
pembinaan
standar
pelaksanaan
bimbingan
penyuluhan
pemasyarakatan jabatan fungsional, peserta magang, dan peningkatan kemampuan SDM kepustakawanan. g. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk
penyusunan
rencana
jangka
menengah
dan
tahunan
pengembangan dan peningkatan SDM, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. h. Melaporkan kepada
dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya
Kepala
Bidang
Pembinaan
SDM
dan
Kelembagaan
Perpustakaan sesuai dengan Standar yang ditetapkaan. 13. Sub Bidang Kelembagaan Perpustakaan a. Melaksanakan lomba perpustakaan terbaik sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyiapan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar koordinasi dan
kerjasama
pembinaan
dan
pengembangan
semua
jenis
perpustakaan milik pemerintah maupun masyarakat, organisasi profesi perpustakaan, dokumentasi, informasi, pengembangan minat baca masyarakat. c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyiapan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan
Universitas Sumatera Utara
pengembangan dan peningkatan kelembagaan perpustakaan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. d. Melaksanakan
koordinasi
dan
kerjasama
pengembangan semua jenis perpustakaan
pembinaan
dan
milik pemerintah dan
swasta, organisasi profesi perpustakaan, dokumentasi, informasi, pengembangan minat baca masyarakat sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan sesuai dengan Standar yang ditetapkan. 14. Bidang Arsip dan Dokumentasi a. Menyelenggarakan perencanaan Pelaksanaan Pelayanan Arsip Statis kepada publik. b. Menyelenggarakan perencanaan Pembinaan, Pengelolaan Kearsipan serta Dokumentasi ke semua unit kerja dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/ Kota serta Perusahaanperusahaan Swasta. c. Menyelenggarakan perencanaan Pembinaan/Pelatihan Sumber Daya Manusia
Kearsipan
dan
Dokumentasi
ke
semua
unit
kerja
dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/ Kota serta Perusahaan-perusahaan Swasta.
Universitas Sumatera Utara
d. Menyelenggarakan perencanaan Penyelamatan Arsip Dinamis In Aktif, Statis dan Dokumentasi dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Perusahaan Swasta. e. Menyelenggarakan perencanaan program jangka menengah dan tahunan dalam bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai ketentuan yang ditetapkan. f. Menyelenggarakan
pengkoordinasian,
pengendalian,
penyuluhan,
pendataan, pengumpulan kearsipan dan dokumentasi sesuai ketentuan standar yang ditetapkan. g. Menyelenggarakan perencanaan Sarana dan Prasarana Kearsipan untuk Peningkatan Pengelolaan Kearsipan di Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/ Kota. h. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. 15. Sub Bidang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan, penyelenggaraan standar kearsipan dinamis dan statis dan dokumentasi di lingkungan provinsi sesuai dengan standar yang ditetapkan. b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penggunaan sarana dan prasarana kearsipan dalam peningkatan
Universitas Sumatera Utara
pengelolaan Arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan perorangan berskala provinsi, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk
penggunaan
sarana
dan
prasarana
dokumentasi
dalam
peningkatan pengelolaan dokumentasi perangkat daerah, lintas daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan perorangan berskala provinsi, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. d. Melaksanakan pemberian persetujuan jadwal retensi arsip dan pemusnahan arsip kabupaten/kota yang telah memiliki pedoman retensi, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan bidang tugasnya. f. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan bidang tugasnya. g. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara
16. Sub Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana, pengembangan jaringan kearsipan, dokumentasi dan penyempurnaan standar pelestarian, pemeliharaan, perawatan,
pengamanan,
pembentukan
jaringan
informasi,
pengelolaan, pelayanan, penilaian arsip statis dan dokumentasi. b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk pengendalian dan pengawasan/supervisi, penelitian/pengkajian, pengembangan
sistem
sarana
dan
prasarana,
pemberdayaan,
pemasyarakatan, pembinaan SDM kearsipan dan dokumentasi, penyuluhan kearsipan, pengembangan dan peningkatan arsip statis dan dokumentasi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan pelestarian, pemeliharaan, perawatan, pengamanan, pembentukan jaringan informasi, pengelolaan, pelayanan, penilaian arsip statis dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. d. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi, sesuai dengan standar yang ditetapkan. D. Jaringan Kegiatan Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara selalu menjalankan perpustakaan keliling untuk melayani masyarakat di pinggiran kota Medan. Selain untuk melayani masyarakat pinggiran kota,
Universitas Sumatera Utara
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara juga mengutus perpustakaan keliling ke posko-posko pengungsian korban bencana alam. Ini merupakan salah satu bentuk kepedulian Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terhadap para pengungsi. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara juga menggelar Perpustakaan Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah (LTPS), dengan menggunakan 4 Mobil Perpustakaan Keliling (MPK) dan 1 Unit Mobil LTPS. Kegiatan ini ditujukan untuk meningkatkan minat baca dan mencerdaskan kehidupan bangsa khususnya masyarakat Sumatera Utara. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terus berupaya untuk menciptakan inovasi perbaikan dalam upaya meningkatkan kinerja penyelenggaraan pelayanan termasuk dengan menjalin kerja sama dengan beberapa instansi yang diharapkan dapat mewujudkan perpustakaan khususnya di Sumatera Utara. E. Kinerja Terkini Pastinya untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah : 1. Meningkatkan
kemampuan
Sumber
Daya
Manusia
di
Bidang
Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi dengan sasaran yang ingin dicapai adalah :
Universitas Sumatera Utara
a. Peningkatan sistem pengelolaan dan pelayanan jasa perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi sesuai kaidah yang berlaku baik secara nasional maupun internasional. b. Peningkatan profesionalisme pustakawan dan arsiparis sebagai profesi yang dibutuhkan oleh masyarakat dalam bidang informasi. 2. Meningkatkan pelayanan prima kepada masyarakat pemustaka dan pengguna arsip serta dokumentasi, dengan sasaran yang ingin dicapai sebagai berikut : a. Ketersedian alat bantu penelusuran informasi berbasis teknologi informasi untuk memudahkan proses temu balik informasi (Retrieval Information Service). b. Menjadikan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi sebagai rujukan dalam memperoleh informasi untuk proses belajar mengajar, menulis meneliti, berdiskusi, wisata baca dan bukti otentik serta pengambilan keputusan yang akurat yang dapat dipertanggungjawabkan. c. Terwujudnya perpustakaan dan arsip digital serta ketersediaan informasi melalui jaringan informasi global atau internet. d. Meningkatnya sarana dan prasarana pelayanan publik dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. e. Penyebaran dan distribusi informasi ilmiah yang diperoleh dari jurnaljurnal ilmiah dalam bentuk tercetak maupun terekam. 3. Meningkatkan kualitas sistem pembinaan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi yang baik, dengan sasaran yang ingin dicapai adalah :
Universitas Sumatera Utara
a. Ketersediaan perpustakaan yang ditata dengan baik sebagai sarana untuk belajar mandiri bagi masyarakat di Kabupaten/Kota sampai tingkat pedesaan. b. Melaksanakan
kebijakan
Pemerintah
di
bidang
perpustakaan,
kearsipan dan dokumentasi. c. Tertatanya unit-unit kearsipan dan dokumentasi di Sumatera Utara sebagai bahan bukti pertanggungjawaban pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan. 4. Meningkatkan minat baca masyarakat di perkotaan maupun pedesaan, dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut : a. Meningkatkan kebiasaan membaca menjadi budaya baca sehingga membaca merupakan kegiatan utama dalam proses belajar mengajar. b. Tingkat kecerdasan pengetahuan masyarakat meningkat. 5. Meningkatkan jaringan kerjasama informasi, baik lokal, regional maupun internasional dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut : a. Adanya kerjasama dengan instansi-instansi baik pemerintahan maupun swasta dalam hal penyediaan dan pengelolaan informasi. b. Terjalinnya kerjasama dibidang informasi berbasis teknologi informasi sehingga memudahkan dalam proses transfer pengetahuan dan teknologi. c. Adanya kesamaan gerak dan langkah dalam pengelolaan perpustakaan, dokumentasi dan informasi serta arsip.
Universitas Sumatera Utara
d. Beragamnya sumber-sumber informasi baik dari bentuk maupun jenisnya sehingga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat akan informasi. 6. Melestarikan hasil karya budaya bangsa dalam bentuk tercetak dan terekam, dengan sasaran sebagai berikut : a. Meningkatnya jumlah terbitan dan koleksi terbitan tentang Sumatera Utara. b. Terealisasinya pelaksanaan UU Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam PP 70 tahun 1991 dan PP 23 tahun 1999. c. Terealisasinya pelaksanaan Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan yang diperbaharui dengan UndangUndang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. d. Terpeliharanya bahan pustaka dan arsip. F. Rencana Kegiatan Rencana Kegiatan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara diaktualisasikan dalam bentuk kegiatan yang meliputi : 1. Anggaran Belanja Administrasi Umum terdiri atas : a. Belanja Pegawai/Personalia b. Belanja Barang dan Jasa c. Belanja Perjalanan Dinas d. Belanja Pemeliharaan
Universitas Sumatera Utara
2. Anggaran Belanja Aparatur terdiri atas : a. Belanja Operasional dan Pemeliharaan b. Belanja Modal 3. Anggaran Belanja Publik terdiri atas : a. Belanja Operasional dan Pemeliharaan b. Belanja Modal
Universitas Sumatera Utara
