BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN. iii

Profil BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN

BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH iii PROVINSI BANTEN

I. DA

Visi dan Misi Renstra BPAD Tahun 2012 - 2017 Program Kerja Kegiatan BPAD Tahun Anggaran 2013 Kedudukan BPAD Tugas Pokok Gambaran Umum Perpustakaan Gambaran Umum Kearsipan Sistem Pelayanan Perpustakaan Hasil Pelayanan Yang Diterima Pelanggang Sumber Daya Manusia BPAD Perkembangan Layanan Perpustakaan BPAD Provinsi Banten Perkembangan Perpustakaan dan Kearsipan Se- Provinsi Banten

1


I.

2

VISI DAN MISI Diselaraskan Dengan Renstra BPAD 2012 – 2017 Visi "PROFESIONAL DALAM PENYELENGGARAAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI" Misi a Peningkatan Kapasitas Kelembagaan dan Kompetensi Sumber Daya Manusia b Peningkatan Kualitas Layanan, Pengelolaan dan Pembinaan Perpustakaan c Pengembangan Sistem dan Peningkatan Kualitas Pengelolaan Kearsipan

II. PROGRAM KERJA a. Urusan pemerintahan umum, otonomi daerah dan administrasi keuangan daerah, kepegawaian dan persandian (1) Program peningkatan kualitas tata kelola pemerintahan daerah, dengan indikator capaian program sebagai berikut:  Rasio ketersediaan dokumen perencanaan, evaluasi dan pelaporan  Rasio ketersediaan dokumen penatausahaan, pengendalian dan evaluasi laporan keuangan (2) Program peningkatan sarana prasarana perkantoran dan kapasitas aparatur, dengan indikator capaian program sebagai berikut:  Rasio penyediaan barang dan jasa administrasi perkantoran serta pelayanan tata usaha kerumahtanggaan  Rasio penyelenggaraan rapat koordinasi dan konsultasi di dalam dan ke luar daerah  Rasio pembangunan, pengadaan, pemeliharaan dan rehabilitasi prasarana dan sarana aparatur  Rasio pembinaan dan peningkatan pelayanan, tata usaha dan administrasi kepegawaian b. Urusan statistik (1) Program penyediaan data dan informasi pembangunan, dengan indikator capaian program sebagai berikut:  Ketersediaan data dan informasi pembangunan


3

c. Urusan kearsipan (1) Program pembinaan kearsipan daerah, dengan indikator capaian program sebagai berikut:  Persentase SKPD Provinsi yang pengelolaan arsipnya sesuai dengan ketentuan  Persentase cakupan koneksi jaringan informasi kearsipan Provinsi (JIKP) dengan seluruh SKPD, Kab/Kota d. Urusan perpustakaan (1) Program pengembangan minat dan budaya baca, dengan indikator capaian program sebagai berikut:  Tingkat kunjungan perpustakaan per hari  Meningkatnya kunjungan ke Website BPAD (2) Program pengembangan dan pembinaan perpustakaan, dengan indikator capaian program sebagai berikut:  Peningkatan jumlah perpustakaan sesuai standar III. KEGIATAN BADAN PERPUSTAKAAN PROVINSI BANTEN TAHUN ANGGARAN 2013 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

DAN

ARSIP

DAERAH

Kegiatan penyusunan laporan kinerja keuangan dan neraca asset Kegiatan perencanaan, evaluasi dan pelaporan Kegiatan pengadaan sarana dan prasarana kantor Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor Kegiatan penyediaan barang dan jasa perkantoran Kegiatan peningkatan kapasitas aparatur Kegiatan penyediaan data dan informasi pembangunan daerah Kegiatan penataan dan pengembangan kearsipan daerah Provinsi Banten Kegiatan pengelolaan data dan sistem informasi kearsipan Provinsi Banten Kegiatan pembinaan aparatur pengelola kearsipan daerah Provinsi Banten Kegiatan pengembangan sistem administrasi kearsipan daerah Kegiatan peningkatan kualitas layanan dan kerjasama perpustakaan Kegiatan pembinaan dan pengembangan minat dan budaya baca masyarakat 14 Kegiatan pengelolaan bahan deposit, otomasi karya cetak-rekam dan naskah kuno tentang Banten


4

15 Kegiatan penyedia bahan pustaka perpustakaan 16 Kegiatan pengembangan layanan dan informasi perpustakaan berbasis teknologi dan informatika 17 Kegiatan pembinaan dan pengembangan sistem pengelolaan perpustakaan IV. KEDUDUKAN BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Banten dibentuk pada tahun 2008 berawal dari perubahan SOTK SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Banten, dari penggabungan SKPD yang menangani perpustakaan yaitu Kantor Perpustakaan dan SKPD yang menangani data elektronik yaitu Kantor Pusat Data Elektronik dan Arsip Daerah. Kelembagaan yang awalnya merupakan kantor setelah dikeluarkannya Peraturan Daerah Nomor 4 tahun 2008 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah maka menjadi sebuah Badan (Lembaga Teknis Daerah), yaitu Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Banten. Seiring dengan perubahan regulasi pada tahun 2012 susunan organisasi dan tata kerja perangkat daerah Provinsi Banten ditetapkan Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Banten Nomor 3 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah Provinsi Banten, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah mempunyai kedudukan sebagai berikut:  Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah merupakan unsur pendukung tugas Gubernur di bidang perpustakaan dan arsip daerah.  Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah. V. TUGAS POKOK Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan di bidang perpustakaan dan arsip daerah. Struktur organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Banten berdasarkan Peraturan Daerah (PERDA) Provinsi Banten Nomor 3 Tahun 2012 Tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah Provinsi Banten sebagai berikut:


5

Sumber: Peraturan Daerah (PERDA) Provinsi Banten Nomor 3 Tahun 2012

VI. GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN A Lokasi Lokasi kantor Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Banten di Jl. Raya Jakarta – Serang, Km. 4 Pakupatan Serang – Banten Telp. (0254)280774, Fax. (0254)280785,Email:[email protected], Website:www.bpad.bantenprov.go.id B Fasilitas Berdiri di atas tanah seluas : 4,500 m², gedung perpustakaan terdiri dari 3 (tiga) lantai dan fasilitas ruang sebagai berikut: 1. Lantai I terdiri dari :  Ruang lobby atau hall lantai 1 dilengkapi dengan : konter pendaftaran anggota, konter pendaftaran, konter penitipan barang, locker dan rak penitipan barang, panggung/pentas, rak koran.


6

 Ruang koleksi perpustakaan  Ruang baca umum  Ruang perpustakaan anak dan story telling.  Musholla  Toilet 2. Lantai II terdiri dari :  Ruang audio visual, multimedia  Ruang internet  Ruang seminar, lokakarya, workshop  Ruang banten corner  Ruang deposit pengembangan perpustakaan  Ruang pengolahan buku  Ruang restorasi buku  Musholla  Toilet 3. Lantai III :  Ruang kepala  Ruang sekretariat  Ruang bidang konservasi arsip  Ruang bidang pengembangan sistem dan pembinaan kearsipan  Ruang pertemuan  Ruang server C Fasilitas Penunjang 1. Layanan pembuatan kartu anggota, perpanjangan pinjaman dan penelusuran koleksi on-line Tersedia pelayanan pembuatan kartu anggota dan perpanjangan pinjaman buku. Untuk mempermudah pencarian buku pengunjung telah disediakan komputer penelusuran buku referensi. 2. Layanan dongeng dan film dalam kunjungan sekolah ke perpustakaan Perpustakaan BPAD Provinsi Banten menerima kunjungan dari sekolahsekolah untuk pengenalan Perpustakaan. Jadwal kunjungan bisa dikonfirmasikan terlebih dahulu. Kunjungan ini bisa dilayani pada hari dan jam kerja.


7

3. Layanan free wifi/hot spot area Bagi pengunjung umum, yang notabene bukan Anggota, tapi ingin menggunakan fasilitas Internet secara gratis, bisa membawa sendiri laptop yang dilengkapi WiFi ke Area Hotspot Perpustakaan. 4. Layanan perpustakaan keliling dan layanan mobil pintar Layanan Perpustakaan Keliling ditujukan untuk menjangkau lembaga pendidikan Sekolah Dasar, Madrasah, Pondok Pesantren, Panti Asuhan hingga PKK, Karang Taruna dan PAUD yang tersebar di seputar Provinsi Banten. 5. Layanan ruang baca ramah dan layak anak Layanan yang menitik beratkan pada pendamping kegiatan membaca bagi anak-anak, yaitu wahan permainan. Dunia Anak adalah dunia bermain, oleh karena itu untuk menarik minat anak ke Perpustakaan maka disediakan wahana tersebut. Di masa mendatang program Virtual Library ini akan kami kembangkan menjadi gerbang ilmu pengetahuan bagi semua pengguna perpustakaan Provinsi Banten, antara lain dengan menambahkan koleksi bahan pustaka digital. Tanpa perlu ada buku secara fisik, namun isinya bisa dibaca melalui teks berupa file-file digital. VII. GAMBARAN UMUM KEARSIPAN A Peraturan atau Regulasi Pengelolaan Kearsipan Arsip identik dengan catatan (record) tentang perjalanan organisasi atau Negara. Seluruh catatan yang ditimbulkan dari perjalanan organisasi atau Negara yang setiap kegiatannya menyentuh hajat hidup orang banyak tentu tidak boleh hilang atau terbengkalai. Arsip juga merupakan upaya menyelamatkan dokumen Negara agar seluruh catatan pergerakan organisasi atau Negara menjadi teratur dan dapat dipertanggungjawabkan. Sejak terbentuknya Kantor KPDE dan Arsip Daerah Provinsi Banten tahun 2001 sebagai cikal bakal sekaligus wujud konkrit perhatian Pemerintah Provinsi Banten terhadap pembangunan dan pengelolaan arsip, pembangunan bidang kearsipan lebih dititik beratkan pada penguatan kelembagaan melalui penyusunan seperangkat regulasi atau kebijakan bidang kearsipan. Peraturan atau regulasi pengelolaan kearsipan untuk tingkat provinsi banten yang juga sudah disusun yaitu:


8

1. Peraturan Daerah Provinsi Banten Nomor 47 Tahun 2002 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Banten; 2. Peraturan Daerah Provinsi Banten Nomor 4 Tahun 2008 tentang Pembentukan Struktur Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Provinsi Banten; 3. Keputusan Gubernur Banten Nomor 27 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas dan Tata Kerja BPAD Provinsi Banten; 4. Keputusan Gubernur Banten Nomor 29 Tahun 2003 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Provinsi Banten; 5. Peraturan Gubernur Banten Nomor 6 Tahun 2005 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di Lingkungan Pemerintah Provinsi Banten; 6. Peraturan Gubernur Banten Nomor 7 Tahun 2005 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan Pemerintah Provinsi Banten; 7. Peraturan Gubernur Banten Nomor 19 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Pemerintah Provinsi Banten; 8. Peraturan Gubernur Banten Nomor 21 tahun 2008 tentang Pengelolaan Arsip Inaktif di Lingkungan Pemerintah Provinsi Banten. B Sistem Pengelolaan, Layanan dan Pembinaan Kearsipan Kearsipan adalah salah satu urusan wajib yang harus dilaksanakan oleh Pemerintah Provinsi Banten melalui Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah, salah satu tugas pokok BPAD Provinsi Banten adalah menyimpan dan melestarikan arsip statis untuk menambah khasanah arsip daerah sebagai memori kolektif dan pendidikan. Pengelolaan dan pembinaan kearsipan yang dilaksanakan belum berjalan secara optimal karena beberapa alasan, yaitu: Belum adanya prasarana gedung depo arsip Belum tersedianya standard operational procedures (SOP) atau pedoman pengelolaan kearsipan daerah Koordinasi dengan SKPD, Kabupaten/Kota dan ANRI masih harus ditingkatkan, Tenaga fungsional kearsipan dan tenaga teknis belum mencukupi Pembangunan dan pemanfaatan sarana berbasis TIK belum optimal Regulasi perlu direviu/disesuaikan dengan aturan yang terbaru


9

Dalam rangka optimalisasi pelaksanaan tugas dan fungsi BPAD sebagai lembaga pengelola arsip daerah, dan menjalankan amanat sebagaimana tertuang dalam RPJMD Provinsi Banten 2012 – 2017, maka persoalan – persoalan tersebut diatas harus menjadi perhatian serius dan menjadi fokus pembangunan urusan kearsipan oleh BPAD dimasa datang. Hal ini tidak hanya berkaitan dengan masalah eksistensi lembaga BPAD, tetapi juga sejalan dengan semakin meningkatnya pemahaman masyarakat dan SKPD akan arti pentingnya pengelolaan arsip yang baik dan benar untuk mewujudkan tata pemerintahan yang bersih dan transparan. C Strategi Pengelolaan Kearsipan Strategi untuk mencapai misi pengembangan sistem dan peningkatan kualitas pengelolaan kearsipan adalah: Membangun dan memelihara sistem informasi kearsipan Provinsi Banten Meningkatkan kompetensi tenaga pengelola kearsipan dan SIKD Membangun dan memelihara jaringan SIKD dengan SKPD dan SIKN Menyediakan sarana dan prasarana pendukung Meningkatkan pelaksanaan akuisis/pengumpulan arsip statis dan arsip vital Meningkatkan upaya-upaya pencairan (hunting) arsip statis dan arsip vital daerah Menyediakan sarana dan prasarana pendukung pemeliharaan dan pelestarian arsip. VIII. SISTEM PELAYANAN PERPUSTAKAAN a Jam layanan Hari Senin s.d Kamis : 09.00 WIB s.d 15.30 WIB Hari Jum’at : 09.00 WIB s.d 16.00 WIB Hari Sabtu : 09.00 WIB s.d 12.00 WIB b Fasilitas layanan (1) Melayani layanan dasar perpustakaan : Layanan keanggotaan Layanan peminjaman buku Layanan pengembalian atau perpanjangan buku Layanan baca di tempat Layanan penitipanbarang (locker) Layanan kunjungan berkelompok/rombongan


10

Layanan audio visual Layanan perpustakaan keliling (2) Layanan Tambahan Layanan magang (PKL) / penelitian bagi pelajar atau mahasiswa Layanan mendongeng untuk anak (story telling) Layanan fasilitas hotspot Layanan pemutaran film Layanan pembinaan pengelolaan perpustakaan Layanan pelaksanaan seminar, workshop, sarasehan Layanan pelaksanaan pameran dan pelestarian seni budaya Jumlah koleksi tahun 2013 total = 26530 eksemplar dengan 12761 judul tersebar di : sirkulasi, referensi, anak-anak, koleksi tandon, koleksi keliling IX. HASIL PELAYANAN YANG DITERIMA PELANGGAN Dengan beragam jenis layanan yang disediakan, hasil layanan yang berhak diterima oleh para pemustaka, antara lain sebagai berikut : No 1

Jenis Layanan Keanggotaan

2

Peminjaman Buku

4

Pengembalian atau Perpanjangan Buku

3

Baca di tempat

a. b. c. d.

Output Layanan Kartu anggota perpustakaan Aktifasi Member Registrasi keanggotaan Informasi seputar layanan keanggotaan

a. Peminjaman bahan pustaka dengan memenuhi persyaratan yang berlaku b. Informasi seputar bahan pustaka a. Pengembalian dengan memenuhi persyaratan yang berlaku b. Perpanjangan buku dengan memenuhi persyaratan yang berlaku c. Aktifasi member a. Ketersediaan bahan pustaka yang siap untuk dipergunakan pemustaka b. Penataan bahan pustaka sesuai dengan metode DDC yang benar c. Informasi seputar bahan pustaka


5

Kunjungan Berkelompok atau Rombongan

6

Mendongeng (story telling)

7

8 9

10 11

12

13

11

d. Kenyamanan ruang baca dengan fasilitas AC e. Penataan ruang baca yang nyaman a. Pendampingan oleh petugas pada waktu kunjungan berkelompok/rombongan b. Study wisata perpustakaan di lingkungan gedung perpustakaan c. Pengenalan dasar perpustakaan

a. Pendampingan oleh petugas pada waktu layanan mendongeng b. Penanaman minat baca c. Pengenalan dasar perpustakaan Magang (PKL) atau a. Pendampingan dan bimbingan oleh petugas Penelitian b. Kemudahan akses yang dibutuhkan sesuai dengan keperluan c. Informasi seputar perpustakaan dan kearsipan Audio Visual a. Pendampingan oleh petugas pada waktu layanan audio visual b. Pengenalan dasar pengetahuan dan teknologi Perpustakaan Keliling a. Kunjungan secara rutin dan terjadwal oleh perpustakaan keliling b. Peminjaman buku secara kolektif c. Pengembalian buku secara kolektif d. Informasi seputar perpustakaan Free Internet dan a. Pemanfaatan acces point hot spot bagi para Fasilitas Hot Spot pemustaka Penitipan Barang a. Pemanfaatan fasilitas locker dengan (locker) memenuhi persyaratan yang berlaku b. Pemanfaatan lemari penitipan barang bagi pelajar Pelaksanaan a. Fasilitator pelaksanaan acara Seminar, Workshop, Sarasehan Pelaksana Hari a. Perpustakaan Kunjung


12

Disamping dalam bentuk hasil layanan yang ada, bagi para pengunjung perpustakaan baik yang menjadi anggota perpustakaan ataupun yang belum menjadi anggota perpustakaan dapat memanfaatkan beragam fasilitas sarana dan prasarana pendukung yang telah disediakan seperti konter informasi (yang akan membantu pengunjung untuk mendapatkan seluruh informasi tentang perpustakaan), mushola, toilet. X. SUMBER DAYA MANUSIA BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH

Dukungan ketersediaan sumberdaya manusia yang berkualitas dalam mengelola suatu organisasi atau lembaga agar dapat berjalan secara optimal merupakan hal yang sangat diperlukan. Keberhasilan pencapaian kinerja organisasi akan sangat ditentukan oleh kinerja sumber daya manusia yang ada dalam menjalankan tugas dan fungsinya masing-masing. Sebagai salah satu perangkat kerja Pemerintah Provinsi Banten, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah didukung oleh sejumlah personil atau pegawai yang mengemban tugas dan fungsi sebagaimana tertuang dalam Peraturan Daerah Provinsi Banten Nomor 3 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah Provinsi Banten Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Banten. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Banten pada tahun 2013 jumlah total pegawai yang berada di lingkungan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Banten adalah sebagai berikut: Jumlah pegawai keseluruhan : 92 a. Jumlah Pegawai menurut status : 17  Pejabat Struktural : 27  Staf Pelaksana : 48  Non PNS b. Jumlah Pegawai menurut jenjang pendidikan : 6 Orang  SMU / SMK : 4 Orang  D-3 : 21 Orang  S-1 : 13 Orang  S-2 Dari 44 jumlah pegawai PNS tersebut, ternyata untuk tenaga fungsional perpustakaan baru berjumlah 5 orang dan untuk arsiparis berjumlah 1 orang sehinggga belum maksimal dalam mendukung peningkatan pelayanan publik.


13

XI. PERKEMBANGAN LAYANAN PERPUSTAKAAN BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN TAHUN 2013

XII. PERKEMBANGAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN SE-PROVINSI BANTEN a Jumlah perpustakaan berdasarkan kategori Kabupaten/Kota se-Provinsi Banten


14

b Koleksi buku yang tersedia di perpustakaan daerah di Provinsi Banten tahun 2010 – 2012 No

Kabupaten/K ota

Kabupaten 1 Pandeglang

Jumlah Koleksi Judul Buku yang Tersedia di Perpustakaan Daerah

Tahun 2010

Tahun 2011

Jumlah Koleksi Jumlah Buku yang Tersedia di Perpustakaan Daerah (eksp)

Rasio


Rasio

Jumlah Koleksi Judul Buku yang Tersedia di Perpustakaan Daerah

Tahun 2012 Jumlah Koleksi Judul Buku yang Tersedia di Perpustakaan Daerah


Rasio

201

561

35,83

127

158

80,38

304

940

32,34

2

Lebak

4,583

9,191

49,86

5,583

11,191

49,89

5,583

11,191

49,89

3

Tangerang

19,050

95,252

20,00

20,364

101,821

2,79

21,003

105,017

20,00

4

Serang

15,693

-

16,193

5

Tangerang

37,281

47,031

79,26

40,925

52,223

78,36

41,797

54,839

76,22

6

Cilegon

5,797

10,221

56,72

6,340

11,288

56,16

8,484

15,467

54,85

7

Serang

2,929

6,146

47,65

284

1,038

27,36

284

1,038

27,36

8

Tangerang Selatan

12,78

17,179

Kota

Provinsi

-

-

-

999

5,236

19,07

1,947

15,240

13,870

41,610

-

15,066

45,198

-

16,157

48,471

Nasional

c Jumlah perpustakaan Kab/Kota se-Provinsi Banten tahun 2010 - 2012


d Jumlah pengunjung perpustakaan di Provinsi Banten tahun 2010 – 2012

e Pengelolaan arsip Kabupaten/Kota se-Provinsi Banten

15


f SDM pengelolaan kearsipan di Provinsi Banten tahun 2010 - 2012

16


17

KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN PANDEGLANG

Visi dan Misi Program Kerja dan Kegiatan Perpustakaan Organisasi Gambaran Umum Sarana Perpustakaan Sumber Daya Manusia Koleksi Buku Perpustakaan Pembinaan Perpustakaan Jam Buka Layanan Jumlah Pengunjung Perpustakaan

dan

Jumlah

Anggota

Sistem Regulasi Bidang Kearsipan Gambaran Umum Sarana Kearsipan Penyelenggaraan Kegiatan Kearsipan Khazanah Arsip Tersimpan Pengelolaan Kearsipan dan Sumber Manusia Pengelolaan Kearsipan

Daya


18

I. VISI DAN MISI Visi "Pusat informasi pustaka dan arsip menuju masyarakat pembelajar" Misi Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumberdaya perpustakaan dan kearsipan. Mengembangkan layanan pustaka dan arsip dengan prinsip kemitraan dengan swasta Mengembangkan layanan pustaka dan informasi melalui pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi II. PROGRAM KERJA DAN KEGIATAN Program Prioritas

: a Pembinaan Perpustakaan b Pengembangan budaya perpustakaan c Pengelolaan arsip Daerah

Kegiatan

baca

dan

pembinaan

: a Penyediaan dan pengolahan bahan perpustakaan

daerah b Pemasyarakatan minat dan kebiasaan membaca melalui perpustakaan keliling c Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca d Supervisi dan simulasi pada perpustakaan e Bimbingan teknis tenaga pengelola perpustakaan f Pendataan dan pemutakhiran data perpustakaan

III. ORGANISASI Dasar pendirian instansi Struktur Organisasi

: : : : : : :

Perda No. 6 Tahun 2008 Kepala kantor Sub bagian tata usaha Seksi pembinaan dan pengembangan Seksi pengelolaan perpustakaan Seksi pengelolaan arsip dan dok Kelompok jabatan fungsional


19

IV. GAMBARAN UMUM SARANA a. Ruang lingkup Berlokasi di Jl. KH. TB. Abdul Halim No. 1 Pandeglang 42213, dengan kondi luas bangunan sebagai berikut: : 136 M2  Luas gedung perpustakaan : 21 M2  Luas R.koleksi/layanan : 30 Orang  Daya tampung R. baca : ± 250 Km  Jarak perpust dgn kantor Bupati/Walikota b. Fasilitas (1) Sarana prasarana : 5 buah  Lemari catalog : 1 buah  Rak display majalah/Koran : 14 buah  Meja baca : 15 buah  Kursi baca : 1 buah  Study carell : 11 buah  Meja sirkulasi : 2 buah  Papan pengumuman : 2 buah  Rak penitipan barang V. SUMBER DAYA MANUSIA Status Kepegawaian

Jabatan

: a. b. c. : a.

b.

Pendidikan

: a. b. c.

PNS Non PNS Jumlah Total Struktural Eselon III Eselon IV Jumlah Total Fungsional Pustakawan Arsiparis S3 S2 S1

17 9 26

orang orang orang

1 4 5

orang orang orang

1 1 7

orang orang orang orang orang


d. e. f. g.

D3 SMA SMP SD

1 16 1 1

20

orang orang orang orang

VI. KOLEKSI BUKU PERPUSTAKAAN Jumlah Koleksi

Penambahan Koleksi

a. b. c. d. e. f. a. b.

Buku Majalah Koran Skripsi Thesis Naskah Kuno 500 1000

8526/26905 10/300 4/744 237/237 5/5 50/50

jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar judul/tahun eksemplar/tahun

VII. PEMBINAAN PERPUSTAKAAN : 60 Desa : 20 buah : 500 buah : 2 buah : 4 buah : Perpustakaan Desa (Perpusdes)/Kelurahan : TBM/Perpustakaan Masyarakat

 Jumlah perpus Desa/Kel  Jumlah perpus pesantren  Jumlah perpus sekolah  Jumlah perpus Perguruan Tinggi  Jumlah perpus khusus  Pembinaan Perpustakaan  yang telah dilakukan VIII. JAM BUKA LAYANAN Jam buka layanan

:

a. b.

08.00 s.d 15.30 WIB Hari Senin s.d Sabtu

IX. JUMLAH PENGUNJUNG DAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN Jumlah Anggota Jumlah Pengunjung

: 1475 orang a. 70/hari b. 840/Tahun


21

X. SISTEM REGULASI BIDANG KEARSIPAN Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Keuangan Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Subtantif Standar Operasional Prosedur (SOP) Layanan Kearsipan

: Ada, No. 35 Tahun 2011 : Ada, No. 13 Tahun 2011 : Ada, No. 35 Tahun 2012 : Ada, No. 35 Tahun 2012 : Ada, No. 3 Tahun 2008

XI. GAMBARAN UMUM SARANA KEARSIPAN a. Fasilitas (1) Sarana dan prasarana : 13 M²  Luas Gedung Kantor Kearsipan : 9 M²  Luas Gedug/Ruang Record Centre (2) Sarana penunjang : 1 buah  roll 'o' pack : 7 buah  rak arsip : 5 buah  lemari arsip  paper shredder/ mesin penghancur kertas : 1 buah (3) Sarana alih media arsip : 1 unit  Scaner low speed : 3 unit  Personal computer (pc) : 1 unit  Printer laserjet : 1 unit  Printer colour (4) Sarana penataan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK) : 1 unit  PC mainframe/server : 2 unit  Personal computer (pc) : Ada  Jaringan internet : Ada  Jaringan local area network (lan) : Ada  Hotspot/wi fi


22

XII. PENYELENGGARAAN KEGIATAN KEARSIPAN a. Kegiatan Pembinaan/Bimbingan & Konsultasi/Supervisi/Monev /Bintek/Diklat

:

b. Disemiasi/permasyarakatan : /sosialisasi/penyuluhan/ Pameran/Apresiasi Kearsipan

c. Kegiatan Preservasi dan pelestarian arsip Pemeliharaan rutin berkala Fumigasi Wawancara Arsip Sejarah Lisan

Kgt : Pengumpulan Data Tahun 2011 Objek Kegiatan Pengelolaan tenaga Kearsipan dan Penarikan Arsip Kgt : Pengumpulan Data Tahun 2012 Objek Kegiatan Pengelola Tenaga Kearsipan dan Penarikan Arsip serta Rapat Koordinasi Bidang Kearsipan Kgt : Pengumpulan Data Tahun 2013 Objek Kegiatan Pengelola Tenaga Kearsipan dan Penarikan Arsip SKPD Kgt : Pembinaan Kearsipan Tahun 2013 Objek Kegiatan Pengelola Tenaga Kearsipan SKPD Kgt : Sosialisasi & Penyuluhan Kearsipan Tahun 2008 Objek Kegiatan Kep. No. 3 Tahun 2008 tentang Tata cara Kearsipan Kgt : Penyusunan dan Penerbitan Naskah Sumber Arsip Tahun 2010 Objek Keg. Penyusunan dan Penertiban Perbup JRA Keuangan dan Kepegawaian Kgt : Sosialisasi Tahun 2012 Objek Keg. Sosialisasi Perbup JRA Keuangan dan Kepegawaian Kgt : Penyusunan & Penelitian Naskah Sumber Arsip Tahun 2012 Objek Kgt. Penyusunan JRA Fasilitatif dan Substantif

: berapa kali : - Dalam 2 (Dua) tahun : berapa kali : - 1 (satu) tahun : Ada


23

XIII. KHAZANAH ARSIP TERSIMPAN a. Arsip sejarah/citra daerah

: 3 Boks/Lembar, kondisi baik periode tahun 1874 s.d Tahun 1874 : 362 Boks/Lembar, kondisi baik periode tahun 1950 s.d Tahun 2000 : 200 Boks/Lembar, kondisi kurang baik periode tahun 1984 s.d Tahun 2009 : 45 Boks/Lembar, kondisi baik periode tahun 1848 s.d Tahun 1950

b. Arsip Pemerintahan c. Arsip Kependudukan d. Arsip Gambar

XIV. PENGELOLAAN KEARSIPAN DAN SUMBER DAYA MANUSIA PENGELOLAAN KEARSIPAN a. Pengelolaan Kearsipan Tahun 2010 No

Kabupaten

1

Pandeglang

Jumlah SKPD yang telah menggunakan arsip secara baku 33

Tahun 2011

Jumlah SKPD

%

80

41,25


Tahun 2012

Jumlah SKPD

%

81

46,91


Jumlah SKPD

%

81

83,95


b. Sumber Daya Manusia Pengelolaan Kearsipan No

Kabupaten

Tahun 2010

Tahun 2011

Tahun 2012

1

Pandeglang

33

38

81

24


25

KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN SERANG

Visi dan Misi Program Kerja dan Kegiatan Organisasi Gambaran Umum Sarana Perpustakaan Sumber Daya Manusia Koleksi Buku Perpustakaan Pembinaan Perpustakaan Jam Buka Layanan Jumlah Pengunjung Perpustakaan

dan

Jumlah

Anggota


Daya


26

I. VISI DAN MISI Visi "Terwujudnya kantor arsip dan perpustakaan daerah kabupaten serang sebagai wahana informasi dan simpul pemersatu kegiatan pemerintah dan kemasyarakatan” Misi Memperdayakan lembaga kearsipan dan perpustakaan Meningkatan kualitas sdm kearsipan dan perpustakaan Mengembangan sistem informasi kearsipan dan perpustakaan Memasyarakatkan arsip dan perpustakaan Mewujudkan standarisasi sarana dan prasarana kearsipan dan perpustakaan II. PROGRAM KERJA DAN KEGIATAN Program Prioritas

Kegiatan

: a Program pengembangan budaya baca dan pembinaan perpustakaan b Progran pengembangan budaya baca dan pembinaan perpustakaan c Program perbaikan sistem administrasi kearsipan d Program pemeliharaan rutin/berkala sarana dan prasarana kearsipan e Program peningkatan kualitas layanan informasi : a Pengembangan Minat dan Budaya Baca b Pelaksanaan koordinasi pengembangan perpustakaan c Penyediaan bantuan pengembangan perpustakaan dan minat baca di daearah d Penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah e Pemasyarakatan minat an kebiasaan membaca untuk mendorong terwujudnya masyarakat pembelajar f Supervisi, pembinaan dan stimulasi pada perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan sekolah dm perpustakaan masyarakat g Pengklasifikasian data


27

h Kajian sistem administrasi kearsipan i Monitoring, evaluasi dan pelaporan kondisi situasi data j Sosialisasi/penyuluhan kearsipan dilingkungan instansi pemerintah/swasta k Pemeliharaan rutin berkala arsip daerah l Penyediaan sarana layanan informasi arsip III. ORGANISASI Dasar pendirian instansi Struktur Organisasi

: : : : : : :

Lembaga teknis daerah Kepala Kantor Sub bagian tata usaha Seksi kearsipan Seksi perpustakaan Seksi pemeliharaan perpustakaan Kelompok Jabatan Fungsional

IV. GAMBARAN UMUM SARANA a. Ruang lingkup Berlokasi di Jl. Veteran nomor 01 Serang, dengan kondi luas bangunan sebagai berikut: : 600 m2  Luas gedung : 300 m2  Luas gedung depo arsip b. Fasilitas (1) Sarana prasarana : 4 Buah  Lemari catalog : 1 Buah  Katalog computer : 2 Buah  Rak display majalah/Koran : 15 Buah  Meja baca : 25 Buah  Kursi baca : 10 Buah  Study carell : 2 Buah  Meja sirkulasi : 35 Buah  Rak buku


: 3 : 2

 Papan pengumuman  Rak penitipan barang

28

Buah Buah

V. SUMBER DAYA MANUSIA Status Kepegawaian

:

Jabatan

:

Pendidikan

:

a. b. c. a.

PNS Non PNS Jumlah Total Struktural Eselon III Eselon IV Jumlah Total S3 S2 S1 D3 SMA

a. b. c. d. e.

10 12 22

Orang Orang Orang

1 4 5 1 7 3 12

Orang Orang Orang Orang Orang Orang Orang Orang


Penambahan Koleksi

a. b. c. d. a. b.

Buku Majalah Koran CD 136 176

16,064 120 ±500 45

jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar judul/tahun eksemplar/tahun

VII. PEMBINAAN PERPUSTAKAAN  Jumlah perpus Desa/Kel  Jumlah perpus pesantren  Jumlah perpus sekolah  Jumlah perpus Perguruan Tinggi  Jumlah perpus khusus  Pembinaan Perpustakaan yang telah dilakukan

: 62 Desa : - buah : 145 buah : 1 buah : 1 buah : 1 Kali dalam setahun mulai Tahun 2010


29

VIII. JAM BUKA LAYANAN Jam buka layanan

:

a. b.

08.00 s.d 16.00 WIB Hari Senin s.d Jum’at


: 1,375 orang a. ±30/hari b. ±8,472/Tahun

X. SISTEM REGULASI BIDANG KEARSIPAN Perda tentang Penerimaan : Ada Keputusan Bupati Serang Nomor 24 Negara Bukan Pajak Tahun 2002 direvisi dengan Peraturan Daerah (PNBP) di Bidang Nomor 46 Tahun 2010 tentang Tata Kearsipan Kearsipan di Lingkungan Pemerintahan Kab. Serang Perbup/Perwal tantang Tata : Ada Peraturan Bupati Serang No 79 Tahun Jadwal Retensi Arsip 2005 Kepegawaian Perbup/Perwal tantang Tata : Ada Peraturan Bupati Serang No. 80 Tahun Jadwal Retensi Arsip 2005 Keuangan XI. GAMBARAN UMUM SARANA KEARSIPAN a. Fasilitas (1) Sarana dan prasarana : 600 M²  Luas Gedung Kantor Kearsipan : 300 M²  Luas Gedug/Ruang Depo Arsip (2) Sarana penunjang : 4 buah  Roll 'o' pack : 96 buah  Rak arsip : 3 buah  Lemari arsip : 3 buah  Lemari kartu kendali  Paper shredder/ mesin penghancur kertas : 1 buah


(3) Sarana alih media arsip  Scaner high Speed  Personal computer (pc)  Printer laserjet  Printer colour

: : : :

30

2 unit 4 unit 4 unit 1 unit

XII. PENYELENGGARAAN KEGIATAN KEARSIPAN a. Kegiatan : Pembinaan/Bimbingan & Konsultasi/Supervisi/Monev /Bintek/Diklat


Kgt : Monitoring Evaluasi dan Pelaporan Kondisi Situasi Data Tahun 2013 Kgt : Monitoring Evaluasi dan Pelaporan Kondisi Situasi Data Tahun 2012 Kgt : Monitoring Evaluasi dan Pelaporan Kondisi Situasi Data Tahun 2011 Kgt : Monitoring Evaluasi dan Pelaporan Kondisi Situasi Data Tahun 2010 Kgt : Bintek Kearsipan Tahun 2013 Objek Keg. Sekretaris & Kasubag Umum Kgt : Pameran Kearsipan Tahun 2012 Objek Keg. Umum Kgt : Siosialisasi Kearsipan Tahun 2012 Objek Keg. Arsiparis & Pengelola

c. Kegiatan Preservasi dan pelestarian arsip Pemeliharaan rutin : berapa kali : Dalam 1 (satu) tahun berkala Fumigasi : berapa kali : 2 (dua) kali Dalam 1 (satu) tahun d. Kegiatan : Pameran Kearsipan dengan BP3 Serang Kemitraan/Kerjasama Tahun 2012 Penyelenggaraan Kearsipan e. Kegiatan Bantuan Teknis di Bidang Kearsipan


Bantuan Teknis Penataan/Pembenahan Arsip

31

: Ada

XIII. KHAZANAH ARSIP TERSIMPAN a. Arsip sejarah/citra daerah

: 1 Boks/Lembar, kondisi Baik periode tahun 1800 s.d Tahun 1970 : 6000 Boks/Lembar, kondisi Baik periode tahun 1970 s.d Tahun 2010 : 10 Boks/Lembar, kondisi Baik periode tahun 1990 s.d Tahun 1999

b. Arsip Pemerintahan c. Arsip Vital


Kabupaten

1

Serang


Tahun 2011

Jumlah SKPD

%

56

100


Tahun 2012

Jumlah SKPD

%

56

100


Jumlah SKPD

%

56

100



Kabupaten

2010

2011

2012

1

Serang

20

18

12

32


33

KANTOR PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATEN TANGERANG

Visi dan Misi Program Kerja dan Kegiatan Organisasi Gambaran Umum Sarana Sumber Daya Manusia Koleksi Buku Perpustakaan Pembinaan Perpustakaan Jam Buka Layanan Jumlah Pengunjung Perpustakaan

dan

Jumlah

Anggota


34

I. VISI DAN MISI Visi "Mewujudkan perpustakaan Kabupaten Tangerang terunggul di Provinsi Banten tahun 2018” Misi Meningkatkan Budaya Baca Masyarakat Meningkatkan Pelayanan dengan Memberikan Delegasi dan Wewenang ke Kecamatan, Kelurahan dan Desa Meningkatkan Promosi dan Sosialisasi Meningkatkan Kerjasama dengan Pihak Lain untuk Pengembangan Perpustakaan Meningkatkan Jumlah Pengunjung II. PROGRAM KERJA DAN KEGIATAN Program : a Pengembangan budaya baca dan pembinaan perpustakaan prioritas b Perpustakaan modern berbasis budaya tangerang dengan nuansa religius yang didukung oleh pemanfaatan teknologi mutakhir. Kegiatan : a Pemasyarakatan minat dan kebiasaan membaca untuk mendorong terwujudnya masyarakat pembelajar b Pelaksanaan koordinasi pengembangan kepustakaan  Bimbingan teknis pengelola perpustakaan  Sosialisasi peraturan bupati no. 54/2011 tentang penyelenggaraan perpustakaan di Kabupaten Tangerang c Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca  Layanan perpustakaan keliling, shelving and weeding, dan pengadaan sarana layanan perpustakaan kecamatan  Pengadaan sarana layanan perpustakaan kecamatan d Penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah  Pengadaan bahan pustaka e Pembangunan gedung perpustakaan kabupaten f Penataan ruang perpustakaan


35

g Penetapan teknologi informasi mutakhir hardware dan software perpustakaan h Pengembangan koleksi digital i Pembuatan sop perpustakaan III. ORGANISASI Dasar pendirian instansi

: a. Perda nomor 08 tahun 2010 tentang organisasi perangkat daerah b. Peraturan bupati nomor 59 tahun 2010 tentang tugas pokok, fungsi dan tata kerja kantor perpustakaan daerah Kabupaten Tangerang : Kepala kantor

Struktur organisasi

: : : : :

Kepala sub bagian tata usaha Kepala kasi akuisisi dan pengolahan Kepala kasi penyuluhan dan promosi Kepala kasi pelayanan Kelompok jabatan fungsional pustakawan

IV. GAMBARAN UMUM SARANA a. Ruang lingkup Berlokasi di Jalan Raya Kresek No. 1 Balaraja Tangerang 15610 V. SUMBER DAYA MANUSIA Status Kepegawaian

:

Jabatan

:

a. b. c. a.

PNS Non PNS Jumlah Total Struktural Eselon III Eselon IV Jumlah Total b. Fungsional Pustakawan

14 17 31

orang orang orang

1 4 5

orang orang orang

1

orang


Pendidikan

:

a. b. c. d. e.

S2 S1 D3 SMA SMP

4 6 2 14 2

36



Penambahan Koleksi

a. b. c. a.

Ensiklopedi 328/743 3 Koran CD 1200/7500 1250/4000

jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar judul/tahun

VII. PEMBINAAN PERPUSTAKAAN      

: 58 Desa : 2 buah : 8 buah : 2 buah : 8 buah : Monitoring ke Perpustakaan Desa: - Bintek Pengelolaan Perpustakaan - Kunjungan ke Perpustakaan perpustakaan

Jumlah perpus Desa/Kel Jumlah perpus pesantren Jumlah perpus sekolah Jumlah perpus Perguruan Tinggi Jumlah perpus khusus Pembinaan Perpustakaan yang telah dilakukan


:

a. b.

08.30 WIB s.d 15.30 WIB Hari Senin s.d Jum’at


: 45.955orang ± 17.751/Tahun


37

KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN TANGERANG

Visi dan Misi Program Kerja dan Kegiatan Organisasi Gambaran Umum Sarana Sumber Daya Manusia Sistem Regulasi Kearsipan Khazanah Arsip Tersimpan Pengelolaan Kearsipan dan Sumber Manusia Pengelolaan Kearsipan

Daya


38

I. VISI DAN MISI Visi " Menuju tertib administrasi tata kearsipan daerah” Misi Menigkatkan perencanaan kearsipan daerah Menigkatkan pembinaan, penyelenggaraan dan pengelolaan arsip in-aktif Daerah di lingkungan pemerintah daerah Menigkatkan penatausahaan kantor; Menigkatkan penerimaan arsip in aktif daerah dari unit kearsipan SKPD Dalam rangka pengamanan aset daerah Meningkatkan pendaygunaan arsip daerah sebagai sumber informasi dalam Penelitian, perencanaan, perumusan dan penetapan kebijakan pemda. II. PROGRAM KERJA DAN KEGIATAN Program Prioritas

: a Program perbaikan sistem administrasi kearsipan b Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen Arsip Daerah c Program pemeliharaan rutin/berkala sarana prasarana kearsipan d Program peningkatan kualitas pelayanan informasi


: Peraturan daerah Kab. Tangerang DT II Tangerang tentang struktur organisasi dan tata kerja Kantor Arsip Daerah tingkat : Kepala kantor : Sub bagian tata usaha : Seksi pembinaan unit kerja : Seksi pengolahan dan pelayanan arsip : Seksi program dan pengembangan : Kelompok jabatan fungsional


39

IV. GAMBARAN UMUM SARANA a. Ruang lingkup Berlokasi di Jln. Keadilan No. 7 Batuceper Kota Tangerang, dengan kondisi luas bangunan sebagai berikut: : 1834 m2  Luas Gedung kantor kearsipan : 455 m2  Luas gedung/ruang depo arsip b. Fasilitas (1) Sarana penunjang : 17 buah  Roll 'o' Pack : 50 buah  Rak Arsip : 3 buah  Lemari Arsip : 1 buah  Lemari kartu kendali : 1 buah  Meja pengolah arsip  Paper Shredder/ mesin penghancur kertas : 3 buah (2) Sarana alih media arsip : 3 unit  Scaner high Speed : 9 unit  Personal Computer (PC) : 4 unit  Printer Laserjet : 2 unit  Printer Colour (3) Sarana penataan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK) : 9 unit  Personal computer (pc) : Ada  Jaringan internet : Ada  Jaringan local area network (lan) : Ada  Hotspot/wi fi V. SUMBER DAYA MANUSIA Status Kepegawaian

:

Jabatan

:

a. b. c. a.

PNS Non PNS Jumlah Total Struktural Eselon III Eselon IV Jumlah Total

18 9 27

orang orang orang

1 4 5

orang orang orang


40

VI. SISTEM REGULASI KEARSIPAN Perda tentang Penyelenggaraan Kearsipan Peraturan Bupati (Perbup)/Peraturan Walikota (Perwal) tentang Tata Kearsipan Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Keuangan Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Subtantif Standar Operasional Prosedur (SOP) Layanan Kearsipan

: Ada, Perda No. 4 Tahun 2001 ; : Ada , Perbup Tangerang No. 26 Tahun 2009; : Ada, PeraturanBupati Tangerang Nomor 39 Tahun 2009 : Ada, PeraturanBupati Tangerang Nomor 39 Tahun 2009 : Ada, PeraturanBupati Tangerang Nomor 39 Tahun 2009 : Ada, PeraturanBupati Tangerang Nomor 39 Tahun 2009

VII. KHAZANAH ARSIP TERSIMPAN a. Arsip Pemerintahan b. Arsip Kependudukan

8310 Boks/Lembar, kondisi Baik periode tahun 1986 s.d Tahun 2004 300. Boks/Lembar, kondisi Baik periode tahun 1971 s.d Tahun 1990

VIII. PENGELOLAAN KEARSIPAN DAN SUMBER DAYA MANUSIA PENGELOLAAN KEARSIPAN a. Pengelolaan Kearsipan Tahun 2010 No

1

Kabupaten

Tangerang

Tahun 2011

Tahun 2012

Jumlah SKPD yang telah menggunakan arsip secara baku

Jumlah SKPD

%


Jumlah SKPD

%


Jumlah SKPD

%

10

73

146

10

73

146

10

73

146


b. Sumber Daya Manusia Pengelolaan Kearsipan No Kabupaten

2010

2011

2012

1

115

115

115

Tangerang

41


42

KANTOR PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN DAERAH KABUPATEN LEBAK

Visi dan Misi Program Kerja dan Kegiatan Organisasi Gambaran Umum Sarana Perpustakaan Sumber Daya Manusia Koleksi Buku Perpustakaan Pembinaan Perpustakaan Jam Buka Perpustakaan Jumlah Pengunjung dan Jumlah Anggota Perpustakaan Gambaran Umum Sarana Kearsipan Penyelenggaraan Kegiatan Kearsipan Pengelolaan Kearsipan dan Sumber Daya Manusia Pengelolaan Kearsipan


43

I. VISI DAN MISI Visi "Mewujudkan tertib administrasi kearsipan sebagai penunjang Akuntabilitas kinerja pemerintah (AKIP) dan memperdayakan Perpustakaan guna mencerdaskan masyarakat Kabupaten Lebak" Misi Menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan bahan pertanggung jawaban penyelenggaraan pemerintahan Meningkatkan sumber daya manusia (sdm) bidang kearsipan dan perpustakaan yang profesional dan mandiri Meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan dan mengoptimalkan pemanfaatan arsip kegiatan pemerintahan dan kepentingan masyarakat Menumbuhkembangkan budaya tertib arsip dilingkungan Aparatur Pemerintah Kabupaten Lebak Membina, mengembangkan dan mendayagunakan perpustakaan; Meningkatkan kecerdasan masyarakat dalam informasi ilmu pengetahuan dan mengembangkan minat baca masyarakat Menyelenggarakan dan mengembangkan layanan informasi arsip dan perpustakaan umum II. PROGRAM KERJA DAN KEGIATAN Program Prioritas

Kegiatan

: a Menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan bahan pertanggung jawaban Penyelenggaraan pemerintahan b Meningkatkan sumber daya manusia (SDM) kearsipan di lingkungan KPAD, satuan kerja Sampai ke desa. c Pemenuhan sarana prasarana kearsipan dan perpustakaan pada KPAD, seluruh satker Lingkup pemerintah daerah lebak, kelurahan dan desa d Meningkatkan kemampuan dan keterampilan para aparatur pengelola kearspan dan Perpustakaan pada setiap satuan kerja sampai ke desa se-Kabupaten Lebak. : a Penyusunan rencana dan program di bidang pengelolaan data elektronik kearsipan dan perpustakaan daerah sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan


44

b Pengumpulan, Pengolahan Dan Penataan Kearsipan Dan Perpustakaan Daerah Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Lebak c Melaksanakan pembinaan kearsipan dan perpustakaan terhadap satuan kerja di lingkungan Pemerintah Kabupaten Lebak d Melaksanakan akuisisi, penilaian dan penyerahan arsip statis kepada arsip nasional RI sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. III. ORGANISASI Dasar pendirian instansi Struktur Organisasi

: : : : : : :

Perda Nomor 11 Tahun 2007 (KPAD) Kepala kantor Sub bagian tata usaha Seksi program dan evaluasi Seksi pengelolaan arsip Seksi pengelolaan perspustakaan Kelompok jabatan fungsional

IV. GAMBARAN UMUM SARANA a. Ruang lingkup Berlokasi di Jl. Abdi Negara No. 03 Rangkas bangunan sebagai berikut:  Luas gedung perpustakaan  Luas R.koleksi/layanan  Daya tampung R. baca  Jarak perpust dgn kantor Bupati/Walikota b. Fasilitas (1) Sarana prasarana  Lemari catalog  Meja baca  Kursi baca  Meja sirkulasi  Papan pengumuman

Bitung 42312, dengan kondi luas : : : :

108 2 x (2,5 x 6) 10 ± 200

: : : : :

2 4 5 1 1

Buah Buah Buah Buah Buah

M2 M2 Orang Km


45

: 2 Buah  Rak penitipan barang : 2 Buah  Komputer internet (2) Sistem otomasi perpustakaan yang dimiliki : 1 Buah  Sarana MUPK V. SUMBER DAYA MANUSIA Status Kepegawaian

Jabatan

Pendidikan

: a. b. c. : a.

: a. b. c. d. e. f. g.

PNS Non PNS Jumlah Total Struktural Eselon III Eselon IV Jumlah Total S3 S2 S1 D3 SMA SMP SD

9 7 16

Orang Orang Orang

1 4 5 1 4 1 8 1 1

Orang Orang Orang Orang Orang Orang Orang Orang Orang Orang


Penambahan Koleksi

a. b. c. d. e. a. b.

Buku Koran kaset CD Ensiklopedi 176 344

5836/11.191 2 44 44 186

VII. PEMBINAAN PERPUSTAKAAN  Jumlah perpus Desa/Kel  Jumlah perpus pesantren

: :

55 Desa 6 buah

jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar judul/tahun eksemplar/tahun


: 410 buah : 7 buah : Buah : Pembinaan dan Monitoring ke 20 Perpustakaan Desa yang mendapat bantuan buku. .

 Jumlah perpus sekolah  Jumlah perpus Perguruan Tinggi  Jumlah perpus khusus  Pembinaan Perpustakaan yang telah dilakukan VIII. JAM BUKA LAYANAN Jam buka layanan

:

a. b.



: 841 orang a.±30/hari b. ±6,072/Tahun

X. GAMBARAN UMUM SARANA KEARSIPAN a. Fasilitas (1) Sarana dan prasarana : 576 M²  Luas Gedung Kantor Kearsipan (2) Sarana penunjang : 60 buah  Rak arsip : 1 buah  Lemari arsip : 1 buah  Lemari arsip kaca : 2 buah  Lemari kartu kendali : 1 buah  Meja Pengolahan Arsip  Paper Shredder/ mesin penghancur kertas : 1 buah (3) Sarana alih media arsip : 2 unit  Scaner high speed : 2 unit  Personal computer (pc) : 2 unit  Printer laserjet (4) Sarana penataan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK) : 2 unit  Personal Computer (PC)

46


47

XI. PENYELENGGARAAN KEGIATAN KEARSIPAN a. Kegiatan Pembinaan/Bimbingan & Konsultasi/Supervisi/Monev/Bi ntek/Diklat

:

b. Disemiasi/permasyarakatan/so sialisasi/penyuluhan/ Pameran/Apresiasi Kearsipan

:

c. Kegiatan Preservasi dan pelestarian arsip Pemeliharaan rutin berkala Fumigasi

Kgt : Pembinaan Kearsipan Tahun 2009 Objek Kegiatan Kantor Camat. Kgt : Pendataan & Penataan Dok. DPPKD Tahun 2012 Objek Keg. Kantor DPPKD Kgt : Pameran Tahun 2009 Objek Keg. Foto-foto dan Film Dokumen Kgt : Siosialisasi Tahun 2011 Objek Keg Aparat Desa Kgt : Sosialisasi Tahun 2012 Objek Keg. Aparat Desa

: berapa kali : - Dalam 1 (satu) tahun : berapa kali : - Dalam 1 (satu) tahun

XII. PENGELOLAAN KEARSIPAN DAN SUMBER DAYA MANUSIA PENGELOLAAN KEARSIPAN a. Pengelolaan kearsipan No

Kabupaten

1

Lebak

Tahun 2010

Tahun 2011


Jumlah SKPD

%


Tahun 2012 Jumlah SKPD

60

60

100

60

60

%


Jumlah SKPD

%

100

60

62

96,7


b. Sumber daya manusia pengelolaan kearsipan No Kabupaten 1

Lebak

2010

2011

2012

16

16

16

48


49

KANTOR PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA TANGERANG SELATAN


dan

Jumlah

Anggota


50

I. VISI DAN MISI Visi “Terwujudnya Kantor Perpustakaan Daerah sebagai pusat layanan informasi menuju peningkatan mutu pendidikan masyarakat Kota Tangerang Selatan yang cerdas, modern, dan religius” Misi Meningkatkan Kualitas dan Kuantitas Penyelenggara Perpustakaan Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Pengelola Perpustakaan Meningkatkan Kualitas Pelayanan serta Pemasyarakatan Perpustakaan Meningkatkan Pengembangan dan Pembinaan Perpustakaan Meningkatkan Jaringan Informasi dan Kerjasama Perpustakaan Menigkatakan Minat dan Budaya Baca Masyarakat Menigkatkan Penyelamatan dan Pelestarian hasil Budaya Bangsa berupa Karya Cetak dan Karya Rekam II. PROGRAM KERJA DAN KEGIATAN Program : a Prioritas b c d e f g h i j k

Kegiatan

: a

b c

Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan Pembinaan, Peningkatan Kapasilitas Kelembagaan dan Aparatur Penyediaan dan Pemeliharaan Barang dan Jasa Perkantoran Penyusunan Laporan Kinerja Keuangan dan Neraca Aset Perencanaan, Pengendalian, Evaluasi dan Pelaporan Kinerja Program dan Kegiatan Pemantauan dan Evaluasi Pelaksanaan Program Pengembangan Nilai Budaya Pemasyarakatan Minat dan Kebiasaan Membaca untuk Mendorong terwujudnya Masyarakat Pembelajar Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum Daerah Pulikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca Supervisi Pembinaan dan Stimulasi pada Perpustakaan Umum, Perpustakaan Khusus, Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Masyarakat Pengolahan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum Daerah Penyediaan pakaian dinas harian pegawai Pengadaan alat absensi pegawai Pelayanan administrasi perkantoran


d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y

51

Pengadaan meubelair Pengadaan bunga anggrek Pengadaan perlengkapan kantor Sistem aplikasi keuangan SKPD Laporan triwulan I Laporan triwulan III Laporan semester I Laporan akhir tahun Penyusunan LAKIP Penyusunan RKA/DPA 2014 Pemutakhiran database SKPD Seminar naskah sastra Kegiatan mobil pintar/pusling Peningkatan kualitas pelayanan perpustakaan Bedah buku Promosi, Publikasi dan Pendataan Perpustakaan Lomba peningkatan minat baca Jambore perpustakaan Hari kunjung perpustakaan Penyediaan perlengkapan dan peralatan bahan pustaka Penyediaan koleksi bahan pustaka buku ilmu pengetahuan umum Penyediaan Koleksi Bahan Pustaka Buku Ilmu Pengetahuan dan Teknologi z Penyediaan koleksi bahan pustaka buku ensiklopedia aa Penyediaan koleksi bahan pustaka majalah/surat kabar bb Sosialisasi Permendiknas no. 25 tahun 2008 cc Sosialisasi nomor pokok perpustakaan dd Sayembara logo "ayo Tangsel membaca" ee Bimtek petugas perpustakaan ff Fs perpustakaan skala kecamatan gg Pengolahan buku ilmu pengetahuan umum hh Pengolahan Buku Ilmu Pengetahuan dan Teknologi ii Pengelolaan buku ensiklopedia jj BIMTEK penyuntingan Makalah kk Peningkatan sistem pengolahan bahan pustaka


52


: Perda No. 6 Tahun 2010 tentang Organisasi Perangkat Daerah : Kepala kantor : Kepala sub bagian tata usaha : Kepala seksi pengolahan dan pengadaan : Kepala seksi pembinaan dan pemberdayaan perpustakaan : Kepala seksi pelayanan dan informasi : Kelompok jabatan fungsional pustakawan

IV. GAMBARAN UMUM SARANA a. Ruang lingkup Berlokasi di Jl. Raya Siliwangi No.3 RT 01 RW 04, Pondok Benda, Pamulang, dengan kondi luas bangunan sebagai berikut: : 300 m2  Luas gedung perpustakaan : 75 m2  Luas R.koleksi/layanan : 25 orang  Daya tampung R. baca : 5 Km  Jarak perpust dgn kantor Bupati/Walikota b. Fasilitas (1) Sarana Prasarana : 1 Buah  Katalog computer : 3 Buah  Meja baca : 25 Buah  Kursi baca : 1 Buah  Meja sirkulasi : 7 Buah  Rak buku : 1 Buah  Papan pengumuman : 1 Buah  Komputer internet  Sarana layanan : 8 Buah LCD TV : 8 Buah DVD 8 : 8 Buah Speaker Aktif : 7 Buah Laptop


(2) Sistem otomasi perpustakaan yang dimiliki  Sarana Motor Pintar

: 8

53

Buah


Jabatan

Pendidikan

: a. b. c. : a.

: a. b. c. d. e.

PNS Non PNS Jumlah Total Struktural Eselon III Eselon IV Jumlah Total S3 S2 S1 D3 SMA

10 68 78

Orang Orang Orang

1 4 5 1 3 36 6 32

Orang Orang Orang Orang Orang Orang Orang Orang


Penambahan Koleksi

a. b. c. d. a. b.

Buku Koran Majalah CD 1000 5000

4271/17726 3/666 9/108 397/3963


VII. PEMBINAAN PERPUSTAKAAN  Jumlah perpus Desa/Kel  Jumlah perpus pesantren  Jumlah perpus sekolah  Jumlah perpus Perguruan Tinggi  Jumlah perpus khusus  Pembinaan Perpustakaan yang telah dilakukan

: : : : : :

14 Kelurahan 10 buah 133 buah 8 buah 4 buah Sosialisasi perpustakaan tentang Undang-undang No. 43 Tahun 2007


54

Sosialisasi Perpustakaan tentang Permendiknas No. 25 Tahun 2008 Bimbingan Teknis Supervisi, Pembinaan, dan stimulasi pada Perpustakaan Umum, Perpustakaan Perpustakaan Khusus, Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Masyarakat Thn 2011 VIII. JAM BUKA LAYANAN Jam buka layanan

:

a. b.



: 285 orang a.400/hari b.146.000/Tahun


55

KANTOR ARSIP DAERAH KOTA TANGERANG SELATAN

Visi dan Misi Program Kerja dan Kegiatan Organisasi Gambaran Umum Sarana Sumber Daya Manusia Sistem Regulasi Kearsipan Pengelolaan Kearsipan dan Sumber Manusia Pengelolaan Kearsipan

Daya


56

I. VISI DAN MISI Visi "Terwujudnya pengelolaan kearsipan daerah yang sistematis dan akuntabel" Misi Meningkatkan kapasitas dan kualitas sumber daya aparatur dalam dalam melaksanakan manajemen kearsipan Meningkatkan standarisasi manajemen kearsipan melalui pemanfaatan teknologi Meningkatkan sinergitas lintas SKPD dalam manajemen kearsipan daerah Meningkatkan daya dukung sarana prasarana manajemen kearsipan II. PROGRAM KERJA DAN KEGIATAN Program Prioritas

: Peningkatan kualitas pelayanan informasi

Kegiatan

: a Sosialisasi / penyuluhan dilingkup pemerintah / swasta

b Pengadaan sarana penyimpanan


: : : : : : :

Peraturan Daerah No. 6 Tahun 2010 Kepala kantor Sub bagian tata usaha Seksi program dan pengembangan arsip Seksi pengelolaan arsip Seksi pelayanan dan pembinaan kearsipan Kelompok jabatan fungsional

IV. GAMBARAN UMUM SARANA a. Ruang lingkup Berlokasi di Ruko Graha Mitra R6/R7, Jln. Raya Siliwangi No. 03 Pamulang Tangerang Selatan, dengan kondi luas bangunan sebagai berikut: : dalam proses M2  Luas gedung perpustakaan : dalam proses M2  Luas R.koleksi/layanan


b. Fasilitas (1) Sarana penunjang : 30 Buah  Rak arsip : 3 Buah  Lemari arsip : 7 Buah  Lemari arsip kaca : 1 Buah  Meja pengolahan arsip : 2 Buah  Paper shredder/ mesin penghancur kertas (2) Sarana alih media arsip : 2 buah  Scaner high speed : 1 buah  Scaner low speed : 1 buah  Personal computer (PC) (3) Sarana penataan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK) : 1 Unit  PC mainframe/server 1 Unit  Personal computer (PC) ada  Jaringan internet ada  Hotspot/wifi V. SUMBER DAYA MANUSIA Status Kepegawaian

Jabatan

Pendidikan

: a. b. c. : a.

: a. b. c. d.

PNS Non PNS Jumlah Total Struktural Eselon III Eselon IV Jumlah Total S2 S1 D3 SMA

14 19 33

Orang Orang Orang

1 4 5 3 15 3 12

Orang Orang Orang Orang Orang Orang Orang

57


58

VI. SISTEM REGULASI KEARSIPAN Perda tentang Penyelenggaraan Kearsipan Peraturan Bupati (Perbup)/Peraturan Walikota (Perwal) tentang Tata Kearsipan Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Keuangan

:

Ada, Peraturan Daerah No. 8 Tahun 2013 tentang Kearsipan Ada, Peraturan Walikota Tangerang Selatan No. 53 Tahun 2010

:

:

Ada, Peraturan Walikota Tangerang Nomor 7 Tahun 2008

:

Masih dalam proses

VII. PENGELOLAAN KEARSIPAN DAN SUMBER DAYA MANUSIA PENGELOLAAN KEARSIPAN a. Pengelolaan Kearsipan Tahun 2010 No

Kota

1

Tangerang Selatan


Jumlah SKPD

15

15

Tahun 2011

Tahun 2012

%


Jumlah SKPD

100

22

22

%


Jumlah SKPD

%

100

38

38

100



Kota

2010

2011

2012

1

Tangerang Selatan

-

38

38

59


60

KANTOR PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA TANGERANG


dan

Jumlah

Anggota


61

I. VISI DAN MISI Visi “Masyarakat Kota Tangerang yang cerdas dan berakhlakul karimah" Misi Meningkatkan kualitas dan kuantitas penyelenggaraan perpustakaan, Meningkatkan kualitas sumber daya pengelolaa kearsipan Meningkatkan layanan serta pemasyarakatan perpustakaan Meningkatkan pengembangan dan pembinaan perpustakaan Meningkatkan informasi dan kerasama perpustakaan Meningkatkan budaya baca masyarakat Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian hasil budaya bangsa berupa Karya cetak dan karya rekam II. PROGRAM KERJA DAN KEGIATAN Program Prioritas Kegiatan (43)

: Program pengembangan budaya baca dan pembinaan perpustakaan : Penyediaan jasa surat menyurat Penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik Penyediaan jasa pemeliharaan dan perizinan dinas/operasional Penyediaan jasa kebersihan kantor Penyediaan jasa perbaikan peralatan kerja Penyediaan alat tulis kantor Penyediaan barang cetakan dan penggandaan Penyediaan komponen instalasi listrik/penerangan bangunan kantor Penyediaan peralatan dan perlengkapan kantor Penyediaan peralatan rumah tangga Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundangundangan Penyediaan makanan dan minuman Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi ke luar daerah Penyediaan jasa pengamanan kantor Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor


62

Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional Pemeliharaan buku Penyusunan laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi kinerj SKPD Penyusunan laporan keuangan semesteran Penyusunan pelaporan prognosis realisasi anggaran Penyusunan laporan keuangan akhir tahun Penyusunan lakip Penyusunan RKA dan dpa Penyusunan renstra dan renja SKPD Penyelenggaraan forum SKPD Penetapan kinerja Pengendalian dan evaluasi renja SKPD Penyusunan laporan dan pengelolaan dokumen kepegawaian SKPD Pengendalian dan pelporan dan pemutakhiran data keuangan secretariat Penyusunan profil kinerja pelayanan SKPD Penyusunan rencana kerja SKPD Pemasyarakatan minat dan budaya baca Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca Penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum daerah Pengadaan peralatan sistem keamanan ruang baca perpustakaan Pengolahan bahan pustaka Pembinaan pengelola perpustakaan sekolah, kelurahan, SKPD, puskesmas Pengelolaan rumah pintar Bimbingan teknis pengelola perpustakaan masyarakat, sekolah, kecamatan, kelurahan, pesantren dan perpustakaan masjid Abstraksi bahan pustaka Lomba perpustakaan terbaik tk. Kecamatan


63

Pengelolaan perpustakaan kecamatan Pengelolaan perpustakaan keliling dan penataan sirkulasi bahan pustaka III. ORGANISASI Dasar pendirian instansi Struktur Organisasi

: : : : : : :

Perda No.6 Tahun 2008 Kepala kantor Kepala sub bagian tata usaha Kepala kasi akuisisi dan pengolahan Kepala seksi layanan, bibliografi dan deposit Kepala seksi pembinaan perpustakaan Kelompok jabatan fungsional pustakawan

IV. GAMBARAN UMUM SARANA a. Ruang lingkup Berlokasi di Jln. Perintis Kemerdekaan II Mo. 9 Cikokol Tangerang, Tlp. (021) 5527169, Email: [email protected], dengan kondi luas bangunan sebagai berikut: : 400 M2  Luas gedung perpustakaan : M2  Luas R.koleksi/layanan 250 : 150 Orang  Daya tampung R. baca : 0,75 Km  Jarak perpustakaan dengan kantor bupati/walikota b. Fasilitas (1) Sarana prasarana : 2 buah  Katalog computer : 3 buah  Rak display majalah/Koran : 30 buah  Meja baca : 42 buah  Kursi baca : 4 buah  Meja sirkulasi : 60 buah  Rak buku : 1 buah  Papan pengumuman : 3 buah  Rak penitipan barang : 6 buah  Komputer internet


(2) Sistem otomasi perpustakaan yang dimiliki  Sarana MUPK  Sarana Motor Pintar

64

: 1 buah : 3 buah


Jabatan

Pendidikan

: a. b. c. : a.

PNS Non PNS Jumlah Total Struktural Eselon III Eselon IV Jumlah Total S2 S1 D3 SMA

: a. b. c. d.

15 7 22

orang orang orang

1 4 5 3 10 4 5

orang orang orang orang orang orang orang


Penambahan Koleksi

a. b. c. d. e. f. g. a. b.

Buku Majalah Koran Skripsi Thesis Jurnal Ensiklopedi 150 450

42669/56445 10 /10 13 6 4 5 58 / 174

VII. PEMBINAAN PERPUSTAKAAN  Jumlah perpus Desa/Kel  Jumlah perpus pesantren  Jumlah perpus sekolah  Jumlah perpus Perguruan Tinggi

: : : :

34 Desa 2 buah 244 buah 4 buah

jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar judul/tahun eksemplar/tahun


 Jumlah perpus khusus  Pembinaan Perpustakaan yang telah dilakukan

65

: 2 buah : Bintek Pengelolaan Perpustakaan 22 Kali Pembinaan Kunjungan 16 Kali


: a. b.

08.00 WIBs.d 15.00 WIB (Hari Senin s.d Jum’at) 09.00 WIB s.d 13.00 WIB (Hari Sabtu s.d Minggu)


: 6,600 orang a. ± 90 /Hari b. 30000 Tahun


66

KANTOR ARSIP DAERAH KOTA TANGERANG

Visi dan Misi Program Kerja dan Kegiatan Organisasi Gambaran Umum Sarana Sumber Daya Manusia Sistem Regulasi Kearsipan Khazanah Arsip Tersimpan Pengelolaan Kearsipan dan Sumber Manusia Pengelolaan Kearsipan

Daya


I.

67

VISI DAN MISI Visi "Menjadi pengelola kearsipan terbaik" Misi Meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan daerah II. PROGRAM KERJA DAN KEGIATAN Program prioritas

Kegiatan

: a Program perbaikan sistem administrasi kearsipan : b Program penyelamatan dan pelestarian arsip daerah; c program pemeliharaan rutin/berkala sarana & prasarana kearsipan; d Program peningkatan kualitas layanan informasi kearsipan; e Program peningkatan kapasitas sumber daya aparatur. : a Kajian sistem administrasi kearsipan; b Pemeliharaan peralatan jaringan informasi kearsipan; c pengembangan sistem informasi kearsipan; d Pengadaan sarana pengolahan dan penyimpanan kearsipan; e Pengolahan/penataan dokumen /arsip daerah; f penduplikasian dokumen /arsip daerah dalam bentuk informatika; g Pelaporan kondisi dan situasi data arsip SKPD; h Akuisisi arsip; i penyusutan/pemusnahan arsip; j fumigasi hama arsip; k penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip; l penyediaan sarana layanan informasi arsip; m Sosialisasi/penyuluhan kearsipan dilingkungan pemerintah/swasta


68

III. ORGANISASI Dasar pendirian instansi

Struktur Organisasi

: a Perda No. 24 Tahun 2000 b Perda No. 6 Tahun 2008 c Peraturan Walikota No. 45 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang : Kepala kantor : Sub bagian tata usaha : Seksi pembinaan kearsipan : Seksi pengelohan arsip : Seksi pelayanan arsip : Kelompok jabatan fungsional

IV. GAMBARAN UMUM SARANA a. Ruang lingkup Berlokasi di Gedung Windu Karya, Jl. Jend. Ahmad Yani No. 7 Kota Tangerang, dengan kondisi luas bangunan sebagai berikut: : 684 M2  Luas gedung kantor kearsipan : 135 M2  Luas gedug/ruang depo arsip : 45 x 5 R M2  Luas gedug/ruang record centre b. Fasilitas (1) Sarana penunjang Roll 'o' pack : 15 buah Rak arsip : 411 buah Lemari arsip : 4 buah Lemari arsip kartografi/kearsitekturan : 3 buah Lemari arsip kaca : 1 buah Lemari kartu kendali : 1 buah Meja pengolahan arsip : 1buah Paper shredder/ mesin penghancur kertas : 4 buah


69

(2) Sarana alih media arsip : 4 unit  Scaner high speed : 4 unit  Scaner low speed : 16 unit  Personal computer (pc) : 10 unit  Printer laserjet : 3 unit  Printer colour (3) Aplikasi penataan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK) : 2 unit  PC mainframe/server : 16 unit  Personal computer (PC) : Ada  Jaringan internet : Ada  Jaringan intranet : Ada  Jaringan local area network (LAN) : Ada  Hotspot/wifi : Ada  Ruang network operating centre noc)/ruang data base V. SUMBER DAYA MANUSIA Status kepegawaian Jabatan Pendidikan

: PNS : a. Struktural Eselon IV : a. S2 b. S1 c. D3 d. SMA

19

orang

4 1 9 2 7


VI. SISTEM REGULASI KEARSIPAN a. Perda tentang Penyelenggaraan Kearsipan

: Ada, Perda Kota Tangerang No. 13 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Kearsipan;

b. Peraturan Bupati (Perbup)/Peraturan Walikota (Perwal) tentang Tata Kearsipan

:

Ada , Perwal Kota Tangerang No. 6 Tahun 2008 tentang Standar Minimal Sarana Kearsipan Ada , Perwal Kota Tangerang No. 8


c. Perbup/Perwal tantang Tata Naskah Dinas d. Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian e. Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Keuangan f. Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif g. Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Subtantif

70

Tahun 2008 tentang Pengendalian Naskah Dinas dan Penataan Arsip Ada , Perwal Kota Tangerang No. 15 Tahun 2008 tentang Pemeliharaan, Perawatan dan Penyusutan Arsip Ada , Perwal Kota Tangerang No. 17 Tahun 2008 tentang Pengelolaan Arsip Media Baru dan Pengelolaan Layanan Informasi Arsip di lingkungan Pemerintah Kota Tangerang : Ada, Peraturan Walikota Tangerang No. 7 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas; : Ada, Peraturan Walikota Tangerang Nomor 7 Tahun 2008 : Ada, Peraturan Walikota Tangerang Nomor 7 Tahun 2008 : Ada, Peraturan Walikota Tangerang Nomor 7 Tahun 2008 : Ada, Peraturan Walikota Tangerang Nomor 7 Tahun 2008, tentang Jadwal Retensi Arsip, Fasilitatif, Substantif, Keuangan dan Kepegawaian, Pegawai Negri Sipil dan Pejabat Negara di Lingkungan Pemerintah Kota Tangerang

VII. KHAZANAH ARSIP TERSIMPAN  Arsip Pemerintahan  Arsip Kependudukan  Arsip Audio Visual

: Kode Klasifikasi 000 s.d 900 : 9532 Boks/Lembar, kondisi Baik periode tahun 1992 s.d Tahun 2005 : berupa buku register 480 Boks/Lembar : 175 VHS Film/155 DVC/Can


71

VIII. PENGELOLAAN KEARSIPAN DAN SUMBER DAYA MANUSIA PENGELOLAAN KEARSIPAN a. Pengelolaan Kearsipan Tahun 2010 No

Kota

1

Tangerang


Jumlah SKPD

153

200

Tahun 2011

%


Jumlah SKPD

100

153

153

Tahun 2012

%


Jumlah SKPD

%

100

153

200

100


b. Sumber Daya Manusia Pengelolaan Kearsipan No Kota 2010 2011 1

Tangerang

158

155

2012 155

72


73

KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA CILEGON


dan

Jumlah

Anggota


Daya


74

I. VISI DAN MISI Visi "Menjadi pusat informasi terdepan, melalui bahan pustaka dan arsip" Misi Meningkatkan Perencanaan, Pengendalian dan Kualitas Aparatur Pengelola dalam Pelaksanaan Pengembangan dan Pembangunan Perpustakaan dan Arsip Meningkatkan Pelayanan Prima Pengelolaan Perpustakaan dan Kearsipan dengan memasyarakatkan Gemar Budaya Baca serta tertib Kearsipan untuk mewujudkan Masyarakat Cilegon yang berilmu Pengetahuan dan Berteknologi. II. PROGRAM KERJA DAN KEGIATAN Program : a Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan Prioritas Menigkatkan ketersediaan Bahan Pustaka Meningkatkan Pengelolaan Perpustakaan yang berstandar baku Meningkatkan Gemar Budaya Baca Masyarakat b Pengembangan Arsip Daerah Meningkatkan Pengelolaan Kearsipan berstandar Baku Menambah Khasanah Arsip Statis Membina Sumber Daya Kearsipan Kegiatan : a Pengadaan bahan pustaka, monev perpus kelurahan dan sekolah; b Pengadaan srana perpustakaan c Bintek pengelolaan bahan pustaka secara baku d Stop opname e Monitoring dan evaluasi perpustakaan kelurahan dan sekolah f Layanan perpustakaan daerah g Layanan perpustakaan keliling h Shelving i Gerakan nasional gemar membaca dan hari kunjung perpustakaan; j Pameran hari jadi perpustkaan monev dan pembinaan kearsipan, penelusuran arsip, arsip berbasis IT, regulasi kearsipan dan bintek.


75


: : : : : : :

Perda Kota Cilegon Nomor 12 Tahun 2005

Kepala kantor Sub bagian tata usaha Kasie pengadaan dan pengolahan bahan pustaka Kasie layanan dan pengembangan perpustakaan Kasie pengelolaan dan pembinaan kearsipan Kelompok jabatan fungsional

IV. GAMBARAN UMUM SARANA a. Ruang lingkup Berlokasi di Jln. Pangeran Jayakarta No. 1 A Cilegon, Tlp. (0254) 374435, Email. [email protected], dengan kondisi luas bangunan sebagai berikut: : 300 m2  Luas Gedung perpustakaan : m2  Luas R. koleksi layanan 150 : 30 orang  Daya tampung R. baca : 0,3 Km  Jarak Perpustakaan dengan kantor Bupati/Walikota b. Fasilitas (1) Sarana prasarana : 2 buah  Lemari catalog : 2 buah  Katalog computer : 1 buah  Rak display majalah/Koran : 10 buah  Meja baca : 20 buah  Kursi baca : 1 buah  Meja sirkulasi : 28 buah  Rak buku : 1 buah  Papan pengumuman : 6 buah  Rak penitipan barang : 3 buah  Komputer internet : A. Wifi / hotspot area buah  Sarana layanan multimedia


76


:

Jabatan

:

a. b. c. a.

b.

PNS Non PNS Jumlah Total Struktural Eselon III Eselon IV Jumlah Total Fungsional Arsiparis

19 6 25

orang orang orang

1 4 5

orang orang orang

10

orang


Penambahan Koleksi

a. b. c. d. a. b.

Buku Majalah Koran CD

9088/21823 5/195 7/1680

100

1000 / 2000 2000 / 3000


VII. PEMBINAAN PERPUSTAKAAN     

Jumlah perpus Desa/Kel Jumlah perpus sekolah Jumlah perpus Perguruan Tinggi Jumlah perpus khusus Pembinaan Perpustakaan yang telah dilakukan

: : : : :

43 Desa 60 buah 2 buah 3 buah Pembinaan Perpustakaan Kelurahan Pembinaan Perpustakaan Sekolah


: a. 08.00 WIB s.d 15.00 WIB (Hari Senin s.d Jum’at) b. 08.00 WIB s.d 14.00 WIB (Hari Sabtu)



: 5.654 orang a. 150 /Hari b. 44.350 orang/Tahun

X. SISTEM REGULASI BIDANG KEARSIPAN a. Peraturan Bupati (Perbup)/Peraturan Walikota (Perwal) tentang Tata Kearsipan b. Perbup/Perwal tantang Tata Naskah Dinas c. Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian d. Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Keuangan e. Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif f. Perbup/Perwal tantang Tata Jadwal Retensi Arsip Subtantif

: Ada, No 16 Tahun 2006 : Ada, No 10 Tahun 2010 : Ada, No 6 Tahun 2012 : Ada, No. 7 Tahun 2011 : Dalam Proses : Dalam Proses

XI. GAMBARAN UMUM SARANA KEARSIPAN a. Fasilitas (1) Sarana dan prasarana : 400 M²  Luas Gedung Kantor Kearsipan : 200 M²  Luas Gedug/Ruang Depo Arsip : 200 M²  Luas Gedug/Ruang Record Centre : 60 M²  Luas Gedug/Ruang Audio Visual Arsip : 12 M²  Luas Gedug/Ruang Alih Media Arsip : 12 M²  Luas Gedug/Ruang Network Operating Centre (NOC)/Ruang Data Base : 40 M²  Luas Gedug/Ruang Ekspose Arsip (2) Sarana penunjang : 6 buah  Roll 'o' pack : 28 buah  Rak arsip

77


78

: 8 buah  Lemari arsip : 2 buah  Lemari kartu kendali : 2 buah  Meja pengolah arsip  Paper Shredder/ mesin penghancur kertas : 1 buah (3) Sarana penataan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK) : 2 unit  Personal computer (pc) : 1 unit  PC mainframe/Server : Ada  Jaringan internet : Ada  Jaringan local area network (lan) : Ada  Hotspot/wi fi XII. PENYELENGGARAAN KEGIATAN KEARSIPAN a. Kegiatan Pembinaan/Bimbingan & Konsultasi/Supervisi/Monev/ Bintek/Diklat

:

b. Disemiasi/permasyarakatan/s : osialisasi/penyuluhan/ Pameran/Apresiasi Kearsipan c. Kegiatan Preservasi dan pelestarian arsip Pemeliharaan rutin berkala Fumigasi Akuisisi Arsip d. Kegiatan Kemitraan/Kerjasama Penyelenggaraan Kearsipan e. Kegiatan Bantuan Teknis di Bidang Kearsipan

Kgt : Monev dan Pembinaan Tahun 2009, 2011. 2012, 2013 Objek Kegiatan SKPD Kgt : Bontek Kearsipan Tahun 2009 Objek Kegiatan Peng. Arsip Kgt : Pertemuan Pengelola Arsip Tiap Semester Objek Keg. Pengelola Arsip Kgt : Pameran Hari Jadi Kota Cilegon Tiap Tahun

:

1 Dalam 1 (satu) tahun

: : :

Dalam 1 (satu) tahun Ada BPPT Kerjasama dalam Program IT


Bantuan Teknis Penataan/Pembenahan Arsip

:

79

Ada

XIII. KHAZANAH ARSIP TERSIMPAN  Arsip Gambar  Arsip Keuangan

: :

 Arsip Sospol(Pemilu)

:

20 Boks/Lembar 520 Boks/Lembar, kondisi baik periode tahun 1996 s.d Tahun 2005 3 Boks/Lembar, kondisi baik periode tahun 2005


Kabupaten

1

Cilegon


Jumlah SKPD

63

127

Tahun 2011

%


Jumlah SKPD

50

83

128

Tahun 2012

%


Jumlah SKPD

%

60

89

128

70



Kota

2010

2011

2012

1

Cilegon

131

133

133

80


81

KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA SERANG


dan

Jumlah

Anggota

Sistem Regulasi Bidang Kearsipan Gambaran Umum Sarana Kearsipan Penyelenggaraan Kegiatan Kearsipan Khazanah Arsip Tersimpan Sumber Daya Manusia Pengelolaan Kearsipan


I.

82

VISI DAN MISI Visi "Menjadi akses pusat informasi yang terdepan, melalui bahan pustaka dan arsip tahun 2013" Misi Meningkatkan pelayanan administrasi, perencanaan, pengendalian dan evaluasi pengelolaan perpustakaan dan kearsipan Meningkatkan kualitas aparatur pengelola perpustakaan dan kearsipan Mewujudkan masyarakat kota serang yang gemar membaca menuju Kota Serang cerdas Memasyarakatkan budaya baca dan tertib administrasi Meningkatkan pelayanan prima pengelolaan perpustakaan dan kearsipan ;

II. PROGRAM KERJA DAN KEGIATAN Program Prioritas

Kegiatan

: a Peningkatan sarana dan prasarana b Penyelamatan dan pelestarian dokumen /arsip daerah c Peningkatan kualitas dan pelayanan informasi d Pengembangan budaya baca dan pembinaan perpustakaan. : a Pemsayarakatan minat dan kebiasaan membaca untuk mendorong terwujudnya masyarakat pembelajar b Pelaksanaan koordinasi pengembangan perpustakaan c Supervisi, pembinaan dan stimulasi pada perpustakaan umum, perpustakaan khusus perpustakaan sekolah dan perpustakaan masyarakat d Pengembangan minat dan budaya baca e Pengadaan sarana pengolahan dan penyimpanan arsip f Sosialisasi kearsipan g Penyediaan sarana layanan informasi h Penyusunan dan penerbitan naskah sumber arsip i Monitoring, evaluasi dan pelaporan kondisi situasi data


83


: : : : : :

Perda Kota Serang Nomor 10 Tahun 2008 Kepala kantor Sub bagian tata usaha Kepala seksi pengelolaan arsip dan dokumentasi Kepala seksi pengelolaan perspustakaan Kelompok jabatan fungsional

IV. GAMBARAN UMUM SARANA a. Ruang lingkup Berlokasi di Jln. Jenderal Sudirman No. 5 Ciceri Serang Eks. Puspemkot Lama Kota Serang, Tlp. (0254) 202205 / 208820, dengan kondisi luas bangunan sebagai berikut: : 150 m2  Luas gedung kantor perpustakaan : 100 m2  Luas ruang koleksi/layanan : 25 orang  Daya tampung R. baca : Km  Jarak perpustakaan dengan kantor Bupati/Walikota 5 b. Fasilitas (1) Sarana prasarana : 1 buah  Lemari catalog : 3 buah  Rak display majalah/Koran : 4 buah  Meja baca : buah  Kursi baca 8 : 1 buah  Meja sirkulasi : 18 buah  Rak buku : 2 buah  Papan pengumuman : 1 buah  Rak penitipan barang (2) Sistem otomasi perpustakaan yang dimiliki : 2 buah  Sarana MUPK V. SUMBER DAYA MANUSIA Status Kepegawaian

: a. b.

PNS Non PNS

10 5

orang orang


c. : a.

Jabatan

Pendidikan

: a. b. c.

Jumlah Total Struktural Eselon III Eselon IV Jumlah Total S2 S1 D3

15

orang

1 3 4 3 6 1

orang orang orang orang orang orang

84


a. b. c. d. e.

Buku Majalah Koran Skripsi CD

3213/7148 5 6 30

3

jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar jdl/eksemplar

VII. PEMBINAAN PERPUSTAKAAN     

: Jumlah perpus Desa/Kel : Jumlah perpus pesantren : Jumlah perpus sekolah Jumlah perpus Perguruan Tinggi : : Pembinaan Perpustakaan yang telah dilakukan

49 Desa 6 buah 136 buah 12 buah Supervisi ke Perpustakaan Desa /Kelurahan, Perpustakaan Pesantren dan Perpustakaan Sekolah


: a.

09.00 WIB s.d 15.00 WIB (Hari Senin s.d Jum’at)


: 371 orang a. 150 /Hari b. 3456 orang/Tahun


85

X. SISTEM REGULASI BIDANG KEARSIPAN a. Perda tentang Penyelenggaraan Kearsipan

: Ada, Peraturan Daerah No. 2 Tahun 2012

b. Peraturan Bupati (Perbup)/Peraturan Walikota (Perwal) tentang Tata Kearsipan

: Ada, Peraturan Walikota Tahun 2009

No. 13

XI. GAMBARAN UMUM SARANA KEARSIPAN a. Fasilitas (1) Luas gedung kearsipan  Luas gedung kantor kearsipan  Luas gedug/ruang depo arsip (2) Sarana penunjang  Roll 'o' pack  Rak arsip  Lemari arsip  Lemari arsip kaca  Lemari kartu kendali  Meja pengolah arsip  Paper shredder/ mesin penghancur kertas

: :

120 M² 64 M²

: : : : : : :

1 buah 7 buah 5 buah 3 buah 3 buah 3 buah 1 buah

XII. PENYELENGGARAAN KEGIATAN KEARSIPAN a. Kegiatan Pembinaan/Bimbingan & Konsultasi/Supervisi/Monev /Bintek/Diklat

:

Kgt : Monev Tahun 2009 Objek Kegiatan SKPD Kgt : Monev Tahun 2010 Objek Kegiatan Desa/Kelurahan Kgt : Monev Tahun 2011 Objek Kegiatan Sekolah Kgt : Monev Tahun 2012 Objek Kegiatan SKPD



c. Kegiatan Preservasi dan pelestarian arsip Pemeliharaan rutin berkala Fumigasi

86

Kgt : Siosialisasi Tahun 2010 Objek Keg SKPD Kgt : Siosialisasi Tahun 2010 Objek Keg Desa/Kelurahan Kgt : Sosialisasi Tahun 2012 Objek Keg. SKPD Kgt : Sosialisasi Tahun 2013 Objek Keg. SKPD

: berapa kali : - Dalam 1 (satu) tahun : berapa kali : - Dalam 1 (satu) tahun

XIII. KHAZANAH ARSIP TERSIMPAN  Arsip sejarah/citra daerah  Arsip Kependudukan

: 1 Boks/Lembar, kondisi Baik periode tahun 2007 : 100 Boks/Lembar, kondisi Baik periode tahun

XIV. SUMBER DAYA MANUSIA PENGELOLAAN KEARSIPAN a. Sumber daya manusia pengelolaan kearsipan No Kota 2010 2011 1

Serang

2

3

2012 3

BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN. iii

Recommend Documents