Studi Deskriptif Tentang Kegiatan Humas Pemerintah Terhadap Citra Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara Sihar Pangondian Lumbantobing 090922006 Abstrak Jenis penelitian adalah jenis penelitian deskriptif. Masalah yang diteliti adalah peranan Humas Pemerintah dalam Meningkatkan Citra Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara dengan tujuan untuk mengetahui peran dan fungsi humas pemerintah dalam meningkatkan citra Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara. Penelitian ini menggunakan purposive sampling dengan populasi sampel 40 orang dan menggunakan data primer dan data sekunder. Selanjutnya dianalisis dalam 2 bentuk penyajian yaitu analisis tabel tunggal dan analisis tabel silang. Penelitian memperlihatkan bahwa kinerja humas sangat ditentukan dengan penyebarluasan informasi ke publik dengan memanfaatkan media massa. Sehingga akan menimbulkan reaksi publik terutama dalam peningkatan citra lembaga. Kata kunci : Peranan Humas, Citra Lembaga, Badan Perpustakaan, Arsip Daerah PENDAHULUAN Humas memiliki peran penting dalam membantu menginformasikan pada publik internal (dalam organisasi) dan publik eksternal (luar organisasi). Peranan humas di lingkungan pemerintahan sangat penting dalam membangun citra positif suatu lembaga. Tujuan keberadaan Humas pada instansi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah untuk menyampaikan informasi sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Dalam menjalankan kegiatannya, Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah tidak mungkin menangani semua kegiatan secara langsung. Oleh karena itu, humas berfungsi untuk memberikan informasi kepada masyarakat dan sekaligus menjadi jembatan komunikasi antara masyarakat dengan pemerintah. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk meneliti, seberapa besar peranan Humas dalam meningkatkan Citra Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara. Perumusan Masalah Agar tidak terlalu luas maka permasalahan yang diteliti adalah sebagai berikut: a. Penelitian dilakukan untuk mengetahui peranan humas dalam membangun Citra Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara. b. Penelitian terbatas pada humas dan citra Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara. c. Unit analisis penelitian adalah anggota perpustakaan yang masih aktif. 1
Tujuan Penelitian Penulis melakukan penelitian ini dengan tujuan : a. Untuk mengetahui tugas, peran dan fungsi Humas, di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara. b. Untuk mengetahui peranan humas pemerintah dalam meningkatkan citra Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara. c. Untuk mengetahui kegiatan humas pemerintah dalam peningkatan citra Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara. KAJIAN LITERATUR Hubungan Masyarakat (Humas) Pada tahun 1975 “The Foundations for Public Relation Research and Education” menyimpulkan Public Relations adalah pembedaan fungsi manajemen yang secara timbal balik membantu dan memelihara komunikasi, saling pengertian, saling penerimaan dan kerjasama antara public dengan organisasinya yang melibatkan kepada masalah manajemen dan isu, membantu para manejer untuk melayani kepentingan public dan menggunakan riset dan teknik-teknik komunikasi sebagai prinsip utama ( Danandjaja, 2011: 15). Peran Humas Peran Humas sebagai wahana komunikasi kedalam maupun keluar. Untuk tujuan menyaring (filterisasi), mengelola, dan menyajikan informasi yang diperlukan sehingga sesuai dengan kebutuhan komunikasi dari kelompok sasaran atau masyarakat yang dituju sehingga mereka mendukung dan menyetujui apa yang diharapkan. (A.W.Widjaja, 1993: 52). Tugas dan Fungsi Humas Tugas Humas Tugas Humas hampir sama dengan kegiatan Humas. Menurut A.W.Widjaja dalam bukunya KOMUNIKASI Komunikasi dan Hubungan Masyarakat (1993: 57) menyebutkan tugas pokok Humas antara lain: Pengumpulan dan pengolahan data, penerangan dan publikasi yang dilengkapi dengan evaluasi data. Tujuan Humas yaitu untuk menciptakan, membina, dan memelihara sikap budi yang menyenangkan bagi lembaga atau organisasi di satu pihak dan dengan publik di lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik. (A.W.Widjaja, 1993: 55) Fungsi Humas Humas atau Public Relations pada dasarnya berfungsi menghubungkan publik atau pihak-pihak yang berkepentingan di dalam suatu instansi atau perusahaan dengan efektif untuk menghasilkan tercapainya kepentingan dan kepuasan bersama. (Oemi Abdurrachman, 2001: 29). Humas dalam Instansi Pemerintah Humas dalam Instansi Pemerintah bertujuan untuk menyampaikan informasi di semua sektor termasuk menyangkut masalah pembangunan di segala 2
bidang. Humas bermitra dengan media massa dalam menyampaikan informasi memiliki peranan yang cukup tinggi (Zulkarnain, 2004 : 21). Humas pemerintah adalah wajah dari suatu dan sering dijadikan ukuran suatu keberhasilan instansi yang bersangkutan. Citra Menurut Rusady (1999 : 70), citra adalah tujuan utama sekaligus merupakan reputasi dan prestasi yang hendak dicapai bagi dunia PR. Untuk mengukur penilaian atau pengetahuan khalayak terhadap objek tertentu dilakukan melalui analisis citra (menurut Philip Kotler yang dikutip Rosady Ruslan : 81 )
SANGAT DIKENAL
Analisis Citra & Tanggapan Khalayak CITRA BAIK A B KURANG D C DIKENAL CITRA BURUK
Model Grid Analysis Citra (Tanggapan Kahlayak) di atas, penjelasan dan analisisnya sebagai berikut : 1. Point A, merupakan grade citra perusahaan atau penilaian pelayanan dalam posisi yang ideal atau positif, dan dikenal sangat baik oleh semua orang, atau khalayak yang menjadi sasarannya. 2. Point B, grade perusahaan atau pelayanan cukup positif, hanya disukai atau dikenal oleh kalangan khalayak tertentu (kurang dikenal). 3. Point C, grade citra perusahaan atau penilaian terhadap pelayanannya buruk, kurang dikenal orang atau khalayak. 4. Point D, merupakan grade atau penilaian terhadap perusahaan hingga tingkat pelayanannya sangat terkenal kurang baik, dan memiliki citra buruk di mata setiap orang atau khalayak. METODE PENELITIAN Penelitian ini menggunakan purposive sampling dimana sejumlah populasi yang telah dipilih dijadikan sampel. Terdiri dari anggota perpustakaan yang masih aktif sebanyak 40 orang. Menggunakan 2 (dua) jenis data yaitu Data Primer dan Data Sekunder. Tekhnik pengumpulan data dengan dengan melakukan observasi lapangan, wawancara terstruktur dalam bentuk quesioner, dan kepustakaan. Data yang telah dikumpulkan dianalisis dalam 2 bentuk penyajian yaitu analisis tabel tunggal dan analisis tabel silang. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Analisa Deskriptif Karakteristik Responden Tingkat usia digolongkan menjadi 3 kelompok, yaitu kelompok usia 2030 tahun, 31-40 tahun dan > 41 tahun . Penelitian menunjukkan bahwa anggota 3
Perpustakaan yang berusia 20 s/d 30 tahun adalah 20 orang (50%), 31 s/d 40 tahun 15 orang (37,5%), 41 tahun ke atas 5 orang (12,5%) dan lebih dari 50 tahun 1 orang (5%). Berdasarkan jenis kelamin, laki-laki 18 orang (45%), perempuan 22 orang (55%) . Tingkat pendidikan SMU 5 orang (12,5%), Diploma 7 orang (17,5%), S1 sebanyak 26 orang (65%), dan Pasca sarjana sebanyak 2 orang (5%). Masa aktif keanggotaan 5 tahun 20 orang (50%), 6-10 tahun 13 orang (32,5%), dan 7 tahun 7 orang (17,5%). Peranan dan Efektivitas Humas Peranan humas pemerintah dapat disajikan dalam tabel berikut ini : Peranan humas pemerintah sudah efektif dampaknya pada aktivitas Baperasda Provsu No Uraian Frekuensi Persentase (%) 1 Sangat efektif 5 12,5 2 Efektif 12 30 3 Jarang 20 50 4 Tidak efektif 3 7,5 Jumlah 40 100 Dalam hal efektivitas humas dalam mempengaruhi citra ditemukan data 3 orang (7,5%) yang menyatakan bahwa efektivitas Humas pemerintah sangat mempengaruhi citra Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara, 25 orang (62,5% ) menyatakan berpengaruh, kemudian 8 orang (20%) menganggap tidak berpengaruh, 4 orang (10%) menyatakan sangat tidak berpengaruh. Penelitian ini juga menemukan 4 orang (10%) menyatakan bahwa Program aktivitas Humas khususnya bagi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara sangat sering dilaksanakan, 5 orang (12,5%) menjawab sering, 21 orang (52,5%) menyatakan jarang, 10 orang (25%) menyatakan tidak sering. Pencitraan Lembaga Sejumlah 8 orang (20%) menyatakan peran dan kinerja Humas sudah berjalan dengan baik, 10 orang (25%) menyatakan baik, 20 orang (50%) menyatakan jarang, 2 orang (5%) menyatakan tidak baik. Peneilitan tentang kinerja menunjukkan sebanyak 12 orang (30%) yang menyatakan bahwa kinerja Humas dalam meningkatkan citra sudah sangat sesuai, 24 orang (60%) mengatakan sesuai, kemudian 3 orang (7,5%) mengatakan kurang sesuai, dan 1 orang (2,5%) mengatakan tidak sesuai. Analisis Tabel Silang Penyajian analisis tabel silang ini bertujuan untuk melihat hubungan antara Peranan Humas dalam membangun Citra. Tidak seluruh item pertanyaan dari variable X dan variable Y disilang dan dianalisis. Peneliti hanya menampilkan 4
item-item penting variable tersebut. Hasil dari analisis table silang tersebut dipaparkan pada table berikut. Tabel silang Humas dalam membangun Citra Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara Citra Badan Perpustakaan dan Kegiatan Humas Pemerintah Total Arsip Daerah Provinsi Sumatera Sangat Sering Jarang Tidak Utara sering sering Sangat sesuai Sesuai Jarang Tidak sesuai Total Sumber : hasil penelitian, 2012
7 10 0 0 17
9 8 2 1 20
1 2 0 0 3
0 0 0 0 0
17 20 2 1 40
Hubungan antara Peranan Humas dalam membangun Citra dengan kegiatan Humas Pemerintah Pencitraan lembaga Peranan dan efektivitas Humas Total Sangat Sesuai Jarang Tidak sesuai sesuai Sangat efektif 7 6 2 0 15 Efektif 9 8 0 0 17 Jarang 4 3 1 0 9 Tidak efektif 0 0 0 0 0 Total 20 17 3 0 40 Sumber : hasil penelitian, 2012 Responden memiliki tanggapan yang berbeda tentang Peranan Humas dalam membangun Citra. 15 orang mengatakan sangat efektif, 17 orang menyatakan efektif, sedangkan 9 orang menyatakan jarang. Penelitian menunjukkan bahwa Pencitraan lembaga sudah mampu terencana dan terarah untuk mencapai rencana kerja yang akan dilaksanakan. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian serta dilengkapi dengan analisis data yang telah diuraikan sebelumnya, maka dirumuskan kesimpulan sebagai berikut : 1. Tugas, peran dan fungsi Humas di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara diarahkan untuk berhubungan dengan media. Kegiatan yang ditangani oleh humas antara lain konferensi pers, pameran, media intern, mengatur pertemuan dengan masyarakat, penerangan melalui media massa bagi masyarakat, mendokumentasikan kegiatan, mengorganisasikan kunjungan para pejabat, menerima keluhan public. 2. Kegiatan humas pemerintah dalam meningkatkan citra telah berjalan dengan baik. Humas sudah ikut serta sejak perencanaan hingga 5
pelaksanaan suatu kegiatan dan juga mengevaluasi rangkaian kegiatan yang telah dilaksanakan. 3. Humas telah bekerja dengan baik dalam upaya peningkatan citra, kegiatan yang dilakukan adalah menyebarkan informasi kepada masyarakat dengan memilah dan memilih informasi yang akan membantu meningkatkan citra institusi tersebut. SARAN Adapun yang menjadi saran dari responden dalam penelitian ini adalah : 1. Responden berharap fungsi Humas bukan sekedar memberi informasi akan tetapi image yang dikeluarkan memang benar-benar untuk masyarakat luas. 2. Responden mengharapkan Humas menampung informasi yang menjadi keluhan masyarakat. 3. Aparatur humas pemerintah harus lebih memperluas wawasan, pemahaman dan pengetahuan di seputar dunia kehumasan agar kinerja dan profesionalisme tugas pemerintahan dapat terlaksana dengan baik. 4. Penulis menyarankan bagi yang ingin melakukan penelitian pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di bidang Ilmu Komunikasi, disarankan untuk melakukan penelitian mengenai efektifitas komunikasi antar pribadi di lingkungan pegawai pada instansi tersebut. DAFTAR PUSTAKA Abdurrachman, Oemi. 2001. Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: Citra Aditya Bakti. Danandjaja. 2011. Peranan Humas dalam Perusahaan. Yogyakarta: Graha Ilmu. Effendy Onong Uchjana. 1993. Human Relations dan Public Relations. Bandung: Remaja Rosdakarya. Nasution, Zulkarnain. 2004. Kiat Humas Membina Hubungan dengan Public Eksternal: Konsep dan Aplikasinya. Bandung: Kalangan Sendiri. Rosady Ruslan. 1999. Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi : Konsep dan Aplikasi. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. Widjaja, A.W. 1993. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat. Jakarta: Bumi Aksara.
6
